6000 pengurusan stor

Embed Size (px)

Text of 6000 pengurusan stor

  • 1. PENGURUSAN STOR KERAJAAN BAHAGIAN KAWALAN DAN PEMANTAUAN PERBENDAHARAAN MALAYSIA

2. Merupakan salah satu aspek PENGURUSAN KEWANGAN yang penting Barang-barang dalam stor merupakan modal terikat (wang Kerajaan yang tersimpan dalam bentuk barangan) Terdapat lebih kurang 2,500 stor Kerajaan di pelbagai Agensi Kerajaan dengan anggaran nilai stok RM 4 billion Pengurusan Stor-Stor Kerajaan berasaskan : - Panduan Perbendaharaan Tatacara Pengurusan Stor - Surat Pekeliling Perbendaharaan Bil.12 Tahun 1995 PENGURUSAN STORPENGURUSAN STOR 3. DEFINISI STORDEFINISI STOR Stor secara umum TEMPAT penerimaan, penjagaan, pengawalan, penyimpanan, pengendalian dan pengurusan barang-barang DEFINISI BARANG STORDEFINISI BARANG STOR BARANG BELUM GUNA yang perlu disimpan untuk kegunaan operasi, penyelenggaraan dll. 4. OBJEKTIF PENGURUSAN STOROBJEKTIF PENGURUSAN STOR Memastikan stok barang-barang sentiasa kedapatan (readily available ) seperti dan apabila dikehendaki oleh pelanggan Menyimpan barang cara terbaik dengan memberi perlindungan, penjagaan dan penyelenggaraan sewajarnya semasa dalam simpanan 5. FUNGSIFUNGSI--FUNGSI PENGURUSAN STORFUNGSI PENGURUSAN STOR Melakukan perancangan dan perolehan Menerima barang-barang yang dipesan Memeriksa dan menguji barang sebelum diterima Merekodkan barang-barang dalam daftar-daftar tertentu ketika menerima dan mengeluarkannya Menyimpan barang-barang dalam tempat-tempat yang sesuai mengikut jenisnya dengan selamat Mengeluarkan barang-barang kepada pengguna apabila dipesan Melupuskan barang-barang dalam keadaan tertentu Mengamalkan aspek keselamatan iaitu safety dan security 6. JENIS STORJENIS STOR Jenis stor ditentukan selaras dengan peranan yang dimainkan seperti: - Depot Bekalan / Pusat Bekalan / Stor Pusat Menyedia dan membekal barang kepada pelanggan melalui rangkaian stor-stor diperingkat Negeri/Bahagian atau Daerah/Unit - Stor Utama / Stor Jabatan Menyedia dan membekal keperluan untuk sesuatu Kementerian/Jabatan dan pelanggan diarah mendapatkan bekalan dari stor ini - Stor Operasi Menyimpan stok untuk keperluan jangka pendek / guna terus.( contoh : bekalan pejabat ) 7. JENIS STOKJENIS STOK Material Spesifik Barang-barang teknikal yang khusus bagi keperluan/ kegunaan sesuatu jabatan (diiktiraf sebagai Stor Material Spesifik ) Barang Gunasama Barang yang boleh diguna pakai oleh semua Kementerian /Jabatan (diiktiraf sebagai Stor Pusat jika mempunyai berbagai pelanggan) Barang Bukan Standard Barang keperluan secara ad hoc atau khusus untuk sesuatu projek 8. PERATURAN PENGURUSAN STORPERATURAN PENGURUSAN STOR Panduan Perbendahaaraan Tatacara Pengurusan Stor (PP-TPS) Surat Pekeliling Perbendaharaan Bil. 12 Tahun 1995 (Penglibatan Pegawai Pengawal Dalam Pengurusan Stor) 9. ORGANISASI STORORGANISASI STOR Bahagian Kawalan Stok Bahagian Lejar Bahagian Penstoran Bahagian Pembungkusan dan Penghantaran Bahagian Akaun 10. TANGGUNGJAWAB BAHAGIAN STOR Bahagian Kawalan Stok - Perancangan dan organisasi - Menentukan Baucer Pemesanan dan Pengeluaran Barang-barang (BPPB) adalah teratur - Menentukan kuantiti yang akan dikeluarkan - Menentukan kod barang-barang - Mengusaha dan menguruskan perolehan 11. Bahagian Lejar - Merekod/mencatat butir-butir yang perlu terhadap barang-barang yang diterima dalam kad-kad lejar/ kawalan stok - Mengurus dan mengendalikan lejar dengan teratur dan selamat TANGGUNGJAWAB BAHAGIAN STOR Bahagian Penstoran - Menerima barang-barang - Menyimpan barang-barang - Mengeluarkan barang-barang 12. TANGGUNGJAWAB BAHAGIAN STOR Bahagian Pembungkusan dan Penghantaran - Membungkus barang-barang mengikut kaedah tertentu - Menghantar ke destinasi selaras dengan peraturan/ prosedur Bahagian Akaun - Menguruskan hal ehwal akaun dan kewangan barang- barang 13. Pegawai Stor/penerima hendaklah:- - Semak nota atau bil serahan, nota bungkusan dan invois - Semak dan menghitung kuantiti yang diterima - Memberi akuan terima setelah dipastikan semua barang yang diterima adalah mengikut spesifikasi, dalam keadaan baik dan cukup kuantitinya - Barang-barang yang dikembalikan kepada pembekal, urusan penggantian hendaklah dicatatkan dalam baucar penerimaan barang-barang - Semua penerimaan hendaklah dicatatkan dalam kad kawalan stok/ kad petak/ lejar dengan secepat mungkin. PENERIMAAN (BAHAGIAN PENSTORAN)PENERIMAAN (BAHAGIAN PENSTORAN) 14. Cara-cara penyimpanan yang baik, tersusun, teratur dan selamat:- - Sediakan carta lokasi stok - Ruang stor hendaklah digunakan secara maksimum - Gunakan petak/rak yang mudah diubah-ubah dan tanda pengenalan - Gunakan pelet kayu bagi barang-barang besar dan berat - Membahagikan ruang stor kepada beberapa seksyen mengikut jenis stor dan menyusun mengikut susunan abjad dan tiap-tiap rak, pallet diberi nombor. Nombor ini juga perlu direkod dalam kad stok PENYIMPANAN (BAHAGIAN PENSTORAN)PENYIMPANAN (BAHAGIAN PENSTORAN) 15. - Satu bekas hendaklah digunakan untuk satu barang dan simpan mengikut unit kuantiti bagi memudahkan pengeluaran - Pastikan tindanan barang-barang tidak terlalu tinggi - Amalkan sistem Masuk Dahulu-Keluar Dahulu(MDKD). - Barang-barang yang keselamatannya boleh terjejas disebabkan panas, lembab hendaklah disimpan dalam bilik sejuk atau bilik berhawa dingin dan barang-barang tidak tahan lembab hendaklah disimpan dalam bilik yang dilengkapkan dengan dehumifier - Barang-barang berharga/menarik hendaklah disimpan di dalam almari berkunci/sangkar keselamatan PENYIMPANAN (BAHAGIAN PENSTORAN)PENYIMPANAN (BAHAGIAN PENSTORAN) 16. - Barang-barang yang mempunyai tarikh luput hendaklah diselenggarakan dalam satu buku daftar yang lengkap dengan ruang-ruang seperti di Lampiran Q PP-TPS. Tarikh luput hendaklah dicatatkan juga pada kotak atau bekas simpanan. Barang-barang ini perlu diberi tag biru pada kad lejar/stok dan tag merah jambu pada kad petak buku daftar. - Bahan-bahan kimia atau yang mudah terbakar hendaklah disimpan berasingan dan dengan selamat selaras dengan tatacara yang dinyatakan dalam Panduan 161 hingga 166 PP-TPS. - Barang-barang yang mudah berkarat perlu disapu dengan pencegah karat dari masa ke semasa PENYIMPANAN (BAHAGIAN PENSTORAN)PENYIMPANAN (BAHAGIAN PENSTORAN) 17. Setiap pengeluaran barang-barang dari stor hendaklah dibuat hanya setelah dibenarkan oleh Pegawai Stor. Ketua Jabatan hendaklah mengeluarkan arahan bertulis kepada Pegawai Stor memberi kuasa kepadanya meluluskan pengeluaran barang-barang stor Setiap pengeluaran hendaklah dicatatkan dalam kad petak dan kad stok dengan serta merta supaya baki sentiasa kemaskini. PENGELUARAN (BAHAGIAN PENSTORAN)PENGELUARAN (BAHAGIAN PENSTORAN) 18. PENGELUARAN (BAHAGIAN PENSTORAN)PENGELUARAN (BAHAGIAN PENSTORAN) Setiap barang yang dikeluarkan perlu disertai dengan borang permintaan barang-barang dan Pegawai Stor hendaklah memastikan borang penerimaan dikembalikan selepas barang-barang diakui terima. Semua pesanan barang-barang untuk stor gunasama (stor pusat) hendaklah dibuat dengan menggunakan Baucer Pemesanan Pengeluaran Barang-barang (KEW 300-A1). Bagi pesanan dalam Jabatan sahaja satu borang direka sendiri oleh Jabatan boleh digunakan. 19. PENGELUARAN (BAHAGIAN PENSTORAN)PENGELUARAN (BAHAGIAN PENSTORAN) Semua barang-barang stor yang dipinjam sementara hendaklah didaftarkan di dalam daftar pinjaman (KEW-300B). Pinjaman hendaklah dibenarkan setelah kelulusan pegawai yang bertanggungjawab diperolehi. Barang-barang yang dipulangkan hendaklah disahkan dan dimasuk balik ke dalam kad kawalan stok. 20. PENGELUARAN (BAHAGIAN PENSTORAN)PENGELUARAN (BAHAGIAN PENSTORAN) Barang-barang yang dihantar keluar hendaklah dibungkus dengan cermat dan betul dan barang-barang yang mudah pecah hendaklah dicatatkan dengan dakwat merah di luar bungkusan (Panduan 26,27-PP-TPS). 21. Kad yang perlu digunakan untuk merekod penerimaan dan pengeluaran barang-barang stor : - Kew 300-J1(Panduan 85) - Untuk Stor Pusat - Kew 300-J2 - Kew 300-J3 - Untuk Stor Negeri/Daerah PEREKODAN (BAHAGIAN LEJAR)PEREKODAN (BAHAGIAN LEJAR) 22. Kawalan stok merupakan nadi dalam Pengurusan Stor bagi mengawal dari berlakunya stok berlebihan atau kehabisan stok. TUJUAN KAWALAN STOKTUJUAN KAWALAN STOK KAWALAN STOKKAWALAN STOK Stok berlebihan dan pembaziran dapat dielakkan Penggunaan ruang stor dapat dijimatkan. Stor sentiasa mempunyai stok yang optimum mengikut keperluan organisasi 23. Panduan kawalan stok yang cekap ialah : - Semua barang-barang hendaklah direkodkan ke dalam kad kawalan stok (KEW-300J1-J2 atau J3) mengikut mana yang berkenaan. - Kad kawalan stok(KEW-300J3) hendaklah mempunyai nombor bersiri dan penyerahan kad dikawal dan didaftarkan oleh seorang pegawai lain. - Kad kawalan stok hendaklah menunjukkan kuantiti stok dan harga, kuantiti stok maksimum dan stok minimum. - Pembetulan atas kad kawalan stok hendaklah dibuat oleh pegawai yang bertanggungjawab dan ditandatangani ringkas. KAWALAN STOKKAWALAN STOK 24. - Nombor Baucer Pengeluaran Pemesanan Barang-barang perlu dicatat pada kad kawalan stok. - Semua penerimaan dan pengeluaran perlu dicatat dalam kad petak (KEW-300J4). - Kekurangan/berlebihan perlu diselaraskan dan disokong dengan penyata perselisihan stok (KEW-300K). KAWALAN STOKKAWALAN STOK 25. KAWALAN STOKKAWALAN STOK (( ContohContoh kaedahkaedah MemberiMemberi KumpulanKumpulan KepadaKepada BarangBarang--BarangBarang -- TPSTPS PanduanPanduan 110)110) SENARAI BARANG SEBELUM DIBERISENARAI BARANG SEBELUM DIBERI KUMPULANKUMPULAN SENARAI BARANG SETELAH DIBERISENARAI BARANG SETELAH DIBERI KUMPULANKUMPULAN Bil. 1. 2. 3. 4. 5. 6 7. 8 9. 10 No. Kod FE 123 AF 230 BL 758 FB 429 WB 359 WR 111 TB 775 UJ 232 HL 521 PR 089 Perihal Barang Oil Filter Air Filer Brake Lining Fan Belt Wiper Blade Wheel Bearing Timing Belt Universal Joint Head Lamp Piston Ring Jumlah Nilai Belian 2 Thn. Kebelakangan (RM) 9,000.00 5,700.00 2,810.00 1,424.00 680.00 3,900.00 5,502.00 8,102.00 790.00 1,390.00 Purata Nilai Belian Tahunan 4,500.00 2.850.00 1,405.00 712.00 340.