La creciente conciencia social sobre la importancia de la proteccin del medio ambiente, las tendencias actuales de la poltica comunitaria (a travs de su reflejo en una legislacin ambiental cada vez ms exigente) y la presin de los consumidores y de las instituciones oficiales, hacen que hoy en da ninguna empresa pueda permanecer ajena a la incorporacin del factor medioambiental al conjunto de actividades de gestin de una empresa.

El reglamento EMAS de Ecogestin y Ecoauditora y la publicacin de la norma UNE-EN ISO 14001 forman el marco para el desarrollo de una efectiva gestin ambiental en la empresa.

REQUISITOS DE UN SISTEMA DE GESTIN MEDIOAMBIENTAL

3.2.1. Generalidades de la norma.

La norma UNE-EN ISO 14001, sobre gestin medioambiental, no establece requisitos ms all del compromiso de la empresa en la poltica medioambiental, el cumplimiento de la legislacin aplicable y la mejora continua. Por este motivo, es posible el caso de que, por ejemplo, dos organizaciones con distinto comportamiento medioambiental puedan cumplir perfectamente con los requisitos.

Esta norma se aplica a los aspectos medioambientales (y no a los impactos) que la organizacin o empresa puede controlar y sobre los que puede esperar tener influencia. Por lo tanto, la implantacin del Sistema de Gestin Medioambiental, segn esta norma, no asegura necesariamente la mejora del medio ambiente.

Los requisitos de un S.G.M.A. segn la UNE-EN ISO 14001 se desarrollarn a lo largo del curso partiendo del siguiente esquema de contenidos:

UNE-EN ISO 14001:04

REQUISITOS DE UN SISTEMA DE GESTIN MEDIOAMBIENTAL

4.2 POLTICA MEDIOAMBIENTAL

4.3

4.3.1

4.3.2

4.3.3

PLANIFICACIN

Aspectos medioambientales.

Requisitos legales y otros requisitos.

Objetivos y Metas y Programa de gestin ambiental.

4.4

4.4.1

4.4.2

4.4.3

4.4.4

4.4.5

4.4.6

4.4.7

IMPLANTACIN Y FUNCIONAMIENTO

Estructura y responsabilidades.

Formacin, sensibilizacin y competencia profesional.

Comunicacin.

Documentacin del sistema.

Control de la documentacin.

Control operacional.

Planes de emergencia y capacidad de respuesta.

EL SISTEMA DE GESTIN AMBIENTAL

UNE-EN ISO 14001

4.1.

4.5

4.5.1

4.5.2

4.5.3

4.5.4

COMPROBACIN Y ACCION CORRECTORA

Seguimiento y medicin.

Evaluacin del cumplimiento de requisitos legales

No conformidad, accin correctora y accin preventiva.

Registros.

Auditora del sistema.

4.6 REVISIN POR LA DIRECCIN

3.2.2. Poltica Ambiental.

EXPLICACIN DEL REQUISITO

La poltica medioambiental es una declaracin pblica documentada de una organizacin que cumple las siguientes caractersticas:

Dirigida a la prevencin de la contaminacin.

Con el compromiso de:

Cumplimiento de la legislacin medioambiental aplicable.

Mejora continua.

Proporciona el marco de establecimiento y revisin de los objetivos y metas medioambientales.

Adecuada a sus actividades, productos, servicios y aspectos medioambientales.

Debe ser conocida, comprendida, desarrollada y mantenida al da por todos los niveles de la organizacin.

UNE-EN ISO 14001

4.2.

4.2. Poltica ambiental La alta direccin debe definir la poltica medioambiental de la organizacin y asegurar que:

a. es apropiada a la naturaleza, magnitud e impactos medioambientales de sus actividades, productos o servicios;

b. incluye un compromiso de mejora continua y de prevencin de la contaminacin;

c. contiene un compromiso de cumplir con la legislacin y la reglamentacin medioambiental aplicables y con los otros requisitos que la organizacin suscriba;

d. proporciona el marco para establecer y revisar los objetivos y metas medioambientales;

e. est documentada, implantada, mantenida al da y se comunica a todos los empleados;

f. se halla a disposicin del pblico.

PASOS NECESARIOS

1. La direccin de la empresa debe establecer este compromiso inicial al comienzo del proceso de desarrollo e implantacin del sistema, ya que es necesario para dirigir e impulsar la participacin en todos los niveles de la organizacin desde las etapas ms tempranas.

A la hora de decidir el contenido de dicha poltica medioambiental, deber tener en cuenta, como mnimo, los compromisos que recoge la norma ISO 14001. Adems, la poltica deber considerar aquellos otros compromisos que la empresa suscriba voluntariamente.

La direccin debe tener presente, a la hora de su redaccin, que la poltica sirve de instrumento de comunicacin en dos esferas:

Internamente, indicando a los empleados cules son sus intenciones en cuanto a las cuestiones medioambientales.

Externamente, como una declaracin de principios, prioridades e intenciones ante las partes interesadas de la empresa.

2. El desarrollo e implantacin de la poltica medioambiental requiere:

El establecimiento de las responsabilidades y la puesta en marcha de las medidas necesarias para gestionar las siguientes fases del desarrollo del sistema.

La aceptacin por parte de la direccin de sus responsabilidades medioambientales, y que compruebe que todos los niveles conocen y tienen presente sus obligaciones.

Asegurarse de que todos los empleados involucrados cuentan con la formacin necesaria para cumplir con los requisitos medioambientales inherentes a su puesto de trabajo y funcin.

Adems, se debe tener en cuenta que esta declaracin de intenciones se va a materializar ms tarde en la fase de planificacin del sistema; concretamente, en los criterios de evaluacin de los aspectos medioambientales, en la definicin de prioridades para la mejora del comportamiento medioambiental y en los objetivos y metas medioambientales. Por tanto, la coherencia debe hilvanar todos estos puntos.

3. Una vez decidido el contenido, se debe documentar y aprobar por la direccin de la organizacin, estableciendo un control documental de dicha poltica medioambiental.

Debido al carcter pblico de este documento, se tendr que prever cmo se va a permitir el acceso al mismo de las partes interesadas que lo soliciten y el modo de difundirlo a todos los niveles de la organizacin.

Todos los cambios de la poltica que puedan originarse como consecuencia del requisito de mantenerla siempre apropiada a la naturaleza, magnitud e impactos de las actividades, productos o servicios, debern incorporarse y difundirse de nuevo en la organizacin.

POSIBILIDADES

Las empresas pueden tener ya desarrolladas otras polticas, tanto corporativas como de gestin o de aseguramiento de la calidad. La empresa puede optar por incluir en un nico documento todos los compromisos adquiridos, sean cual sea su rea de actuacin, o segregarlos si lo considera as de mayor utilidad.

La poltica debe estar refrendada por la direccin, siendo la forma de hacerlo eleccin libre de la empresa. A veces, se firma una copia de la poltica que despus se incluye en el manual vigente; otras veces, se aprueba el manual en conjunto; tambin cabe la posibilidad de firmar todas las reproducciones distribuidas.

En cuanto a las vas de comunicacin para asegurarse de que los empleados conozcan la poltica medioambiental, la empresa puede utilizar los canales ya establecidos para otros asuntos: reuniones de personal por departamentos, jornadas masivas, cursos de ingreso para nuevas incorporaciones, reparto personal de un ejemplar, distribucin de copias por los puestos de trabajo, etc.

La difusin externa puede ser tan extensa como la empresa decida. Algunas empresas editan una publicacin de dicha poltica que luego distribuyen voluntariamente a algunas de sus partes interesadas; otras la difunden en comunicaciones ya establecidas, como revistas, folletos; algunas incluso utilizan su pgina Internet para asegurarse una mayor accesibilidad.

3.2.3. Planificacin

ASPECTOS AMBIENTALES

EXPLICACIN DEL REQUISITO

Los aspectos medioambientales hacen referencia a:

PASOS NECESARIOS

Identificacin de los Aspectos Medioambientales

1. Se deben identificar los aspectos medioambientales de las actividades, productos o servicios sobre los que tienen control o influencia.

Esto significa que el mbito de la identificacin estar delimitado por la posibilidad de actuacin, tanto de control como de mejora, de la empresa sobre los aspectos medioambientales identificados.

2. Para llevar a cabo la identificacin se podr utilizar el mtodo que la empresa estime oportuno y podr llevarse a cabo con o sin ayuda externa. Este mtodo tendr que ser capaz de asegurar que la identificacin no deja fuera alguno de los aspectos generados por la organizacin.

UNE-EN ISO 14001

4.3.

4.3.1 Aspectos ambientales La organizacin debe establecer y mantener al da el (los) procedimiento(s) para identificar los aspectos medioambientales de sus actividades, productos o servicios que puedan controlar y sobre el (los) que se pueda esperar que tenga influencia, para determinar aqullos que tienen o pueden tener impactos significativos en el medio ambiente. La organizacin debe asegurarse de que los aspectos relacionados con estos impactos significativos se consideran cuando se establezcan sus objetivos medioambientales.

UNE-EN ISO 14001

4.3.1

Los elementos de las actividades, productos o servicios de una organizacin que pueden interactuar con el medio ambiente.

Aspectos medioambientales

Es importante diferenciarlos de los impactos medioambientales, los cuales seran el resultado de esta interaccin, tanto si tiene consecuencias positivas como negativas.

Impactos

3. El mbito del sistema abarcar todas las actividades que se desarrollen dentro de las instalaciones de la organizacin, tanto las propiamente productivas como las auxiliares, y tanto las realizadas por el personal de la plantilla como por el personal subcontratado.

En empresas de servicios la identificacin, en ocasiones, no estar tan unida al emplazamiento fsico como a la naturaleza de las actividades que integren la prestacin del servicio. Por tanto, el mbito se definir en relacin con todas las actividades necesarias para el servicio que puedan afectar al medio ambiente.

4. La identificacin se deber realizar en condiciones normales de operacin, en condiciones anormales y en situaciones de emergencia. Las condiciones anormales son aquellas que no se producen habitualmente, pero no generan una situacin difcil, como s lo hacen los accidentes o las emergencias.

5. Adems tendrn que tenerse en cuenta los aspectos medioambientales derivados de actividades pasadas. Es decir, la empresa deber informarse de los usos pasados de sus instalaciones con objeto de identificar si hay contaminacin histrica, fruto de actuaciones del pasado.

6. Adems de la identificacin de los aspectos se debe obtener informacin adicional sobre ellos, como una cuantificacin o estimacin.

Evaluacin de los aspectos medioambientales

7. Posteriormente, y con el fin de cumplir con el requisito de seleccionar los aspectos significativos, la organizacin deber establecer unos criterios de significancia. Dichos criterios (en el nmero que se estime oportuno) debern tener sensibilidad ambiental, ya que se trata de determinar cules son las actividades que generan mayores impactos.

8. Adems, ser necesario establecer la forma de aplicacin de dichos criterios a la batera de aspectos medioambientales identificada. Esta metodologa deber documentarse de tal manera que se evite la subjetividad en su aplicacin favoreciendo el potencial de comparacin entre las distintas evaluaciones sucesivas.

Considerando los pasos anteriores, la empresa u organizacin ya est preparada para realizar la evaluacin de los aspectos, que consistir en la aplicacin de los criterios de significancia, a travs de la metodologa, a los aspectos medioambientales.

Como resultado de dicha evaluacin se obtendrn tanto los aspectos medioambientales significativos como los no significativos:

Los aspectos significativos tendrn que tenerse en cuenta a la hora de establecer los objetivos, ya que sern los temas prioritarios en nuestra mejora medioambiental.

Esta informacin se generar en las etapas de implantacin del sistema, pero necesita mantenerse actualizada; por tanto, el procedimiento deber contemplar una forma de revisin y actualizacin para contar siempre con informacin fiable e til.

El procedimiento o mtodo de evaluacin ser distinto para cada empresa, pues no existe un mtodo patrn que sea ptimo para todas. Cada una tendr que elaborarlo en funcin de sus caractersticas.

Adems, el mtodo deber ser sensible a los cambios o mejoras originadas en la empresa y, por tanto, mediante las evaluaciones sucesivas, poder evidenciar el cumplimiento del compromiso de mejora continua.

POSIBILIDADES

Para la identificacin de los aspectos medioambientales, puede ser til emplear la herramienta del diagrama de flujo del proceso como esquema bsico en el cual se podrn identificar los flujos de entrada y salida de materiales, recursos y energas.

Este diagrama de flujo consiste en una sucesin secuencial de todas las acciones que componen el proceso, representadas en bloques unidos en orden cronolgico. Incluye las actividades auxiliares o complementarias.

Adems, para la cuantificacin podr completarse el diagrama con un balance de masas de los flujos identificados, de manera que se pueda comprobar que se tienen todas las cantidades identificadas y no hay partidas sin control. La tolerancia admitida a la hora de hacer coincidir el balance de masas estar en funcin de los mtodos de medida empleados para cuantificar los flujos.

Fuentes de Informacin para la Identificacin de los Aspectos Medioambientales

Toda la informacin necesaria para hacer dicha identificacin y evaluacin se encuentra en la propia organizacin, aunque quizs no recopilada para este fin. A continuacin se incluyen algunos ejemplos de las fuentes de informacin que una empresa puede utilizar para recoger datos medioambientales:

EJEMPLO DE FUENTES DE INFORMACIN

ENTRADAS SALIDAS

Recibos de consumos de agua, electricidad, combustibles.

Albaranes de entrega de materiales consumidos como materias primas o materias auxiliares.

Fichas tcnicas de materiales y productos.

Hojas de seguridad de sustancias qumicas.

Registros de formulacin de productos.

Registros de produccin.

Registros de incidentes o accidentes medioambientales.

Registros de cantidades de residuos peligrosos generados.

Certificados de destruccin de residuos.

Recibos de retirada de residuos slidos.

Facturas de la retirada de residuos.

Analtica de vertidos, emisiones e inmisiones.

Medidas de la contaminacin sonora.

Registros de distribucin de los productos.

Registros de quejas de clientes, vecinos, partes interesadas, etc.

La metodologa utilizada para la aplicacin de los criterios de evaluacin depender de los datos disponibles sobre todos los aspectos medioambientales identificados. As, existen distintas posibilidades segn los mtodos de evaluacin sean:

Cualitativos.

Cuantitativos.

Semicuantitativos.

Las organizaciones que dispongan de un diagnstico inicial podrn utilizar sus conclusiones como parte de la identificacin de los aspectos medioambientales. Este diagnstico no entra en los requisitos de la norma ISO 14001, aunque el anexo informativo de dicha norma lo aconseja como buena prctica de implantacin.

Adems, aquellas empresas que por ley posean una Evaluacin de Impacto Medioambiental (EIA), fruto del cumplimiento de un requisito legal aplicable, podrn utilizarla tambin como fuente de informacin til sobre la identificacin y evaluacin de los aspectos medioambientales. Para eso se necesita tener en cuenta las diferencias de concepto entre una EIA conforme a la ley y el requisito 4.3.1 de la norma ISO 14001.

REQUISITOS LEGALES Y OTROS REQUISITOS

EXPLICACIN DEL REQUISITO

Se debe desarrollar un procedimiento que describa cmo, a partir de ahora, la organizacin va a tener acceso a los requisitos legales medioambientales. De stos, identificar los que les sean de aplicacin en funcin de sus actividades, productos o servicios de la empresa y mantener esta informacin actualizada a la luz de los cambios constantes de la legislacin medioambiental.

En este procedimiento tambin se debern contemplar los requisitos voluntariamente asumidos por parte de la empresa como pueden ser:

Los cdigos de prctica industrial,

Manuales corporativos de la empresa,

Los acuerdos con las autoridades,

Las guas no reglamentarias.

PASOS NECESARIOS

1. Si se ha llevado a cabo una revisin medioambiental inicial, la empresa ha identificado los requisitos legales aplicables, pero en esta etapa de planificacin es necesario formalizar el proceso.

Para ello, se tendr que revisar con qu medio cuenta tanto en recursos humanos como en fuentes de informacin y en funcin de stos decidir cul va a ser el mtodo elegido para cumplir con el requisito.

2. Se debe tener en cuenta a la hora de elaborar el procedimiento que la funcin de los requisitos legales identificados, es asegurar que los responsables conocen y comprenden las obligaciones formales y materiales establecidas en la legislacin y asegurar su cumplimiento. Por tanto, no es un procedimiento que slo implique al responsable de su identificacin sino a todo el personal implicado en cuanto a sus obligaciones en la prctica.

A la vez que se decide el mtodo se deber designar el responsable de su cumplimiento y documentarlo.

4.3.2 Requisitos legales y otros requisitos La organizacin debe establecer y mantener al da un procedimiento para la identificacin y el acceso a los requisitos legales, y otros requisitos a los que la organizacin se someta que sean aplicables a los aspectos medioambientales de sus actividades, productos o servicios.

UNE-EN ISO 14001

4.3.2

3. El procedimiento no debe dejar a un lado una parte esencial del requisito que es la actualizacin de la informacin, la cual deber realizarse de manera peridica. Dicha periodicidad deber decidirse en funcin de la disponibilidad de datos y de la frecuencia de cambio de los requisitos aplicables, para que sea suficiente para garantizar el conocimiento del marco legal de referencia.

4. Para cerrar el ciclo el procedimiento podra incluir o referenciar cmo se van a comunicar los requisitos legales identificados a los responsables de su cumplimiento.

POSIBILIDADES

Para la actualizacin peridica de los requisitos legales aplicables, la empresa puede consultar diferentes fuentes tales como:

La Administracin Medioambiental competente.

Las asociaciones o agrupaciones industriales.

Las bases de datos existentes en el mercado.

Los servicios profesionales especializados.

Habr que tener en cuenta que ninguna de las fuentes citadas es completa en s misma y que, por lo tanto, sera conveniente combinar varias de ellas para recoger todo el espectro legislativo.

OBJETIVOS Y METAS AMBIENTALES

4.3.3 Objetivos y Metas Ambientales.

La organizacin debe establecer y mantener documentados los objetivos y metas medioambientales, para cada una de las funciones y niveles relevantes dentro de la organizacin.

Cuando se establezcan estos objetivos, la organizacin debe considerar los requisitos legales y de otro tipo, sus aspectos medioambientales significativos, sus opciones tecnolgicas y sus requisitos financieros, operacionales y de negocio, as como la opinin de las partes interesadas.

Los objetivos y metas deben ser consecuentes con la poltica medioambiental, incluido el compromiso de prevencin de la contaminacin.

UNE-EN ISO 14001

4.3.1

EXPLICACIN DEL REQUISITO

Los objetivos y metas medioambientales constituyen la concrecin de la poltica medioambiental de la empresa y de los compromisos en ella asumidos.

De los objetivos medioambientales derivan las metas:

El establecimiento de los objetivos es un punto clave del sistema, ya que es la herramienta por la cual la empresa define su velocidad de mejora del comportamiento medioambiental. Por este motivo, la elaboracin de los objetivos y de las metas medioambientales debe cumplir una serie de caractersticas que los otorgue la suficiente validez dentro del Sistema de Gestin Medioambiental.

Se deben establecer y mantener debidamente documentados para cada nivel y funcin profesional relevante dentro del organigrama de la empresa.

Deben considerarse, a la hora de establecer los objetivos, los requisitos legales, los aspectos medioambientales significativos de la organizacin, las necesidades de las partes interesadas, las tecnologas opcionales al alcance de la organizacin, los requisitos financieros y operacionales o de la empresa, etc.

Ser coherentes con el compromiso de mejora continua del medio ambiente.

Mostrar la coherencia con la poltica medioambiental, que a su vez incluir el compromiso de prevencin de la contaminacin.

Los objetivos son los puntos de mejora internos de la empresa, cuantificados, en la medida de lo posible, y aplicables a toda la organizacin o a un aparte.

Objetivos Medioambientales

Las metas medioambientales constituyen requisitos detallados de actuacin con el fin de alcanzar dichos objetivos.

Metas Medioambientales

PASOS NECESARIOS

1. El primer paso para el establecimiento de objetivos y metas es decidir qu puntos dbiles (identificados en la revisin previa o en la evaluacin de aspectos medioambientales) son prioritarios. Esto no significa la obligacin de poner un objetivo para cada uno de los anteriores, sino de tenerlos en cuenta para fijar los objetivos

Este proceso se debe llevar a cabo por los responsables designados en la documentacin del sistema.

2. Sin embargo para establecer los objetivos la empresa tambin puede tener en consideracin informacin importante no para el medio ambiente pero s para la empresa como son:

Las opiniones de las partes interesadas. Es decir, la empresa puede decidir establecer un objetivo de mejora en funcin del grado de sensibilidad de un problema medioambiental, tanto est asociado o no a un aspecto medioambiental significativo.

Los cambios legislativos en materia medioambiental. Se pueden establecer objetivos para anticiparse a cambios de legislacin, con el objeto de cumplir los nuevos requisitos o simplemente considerarlo ms estratgico para la empresa por tener asociadas determinadas responsabilidades.

Las opciones tecnolgicas de mejora disponibles. A la hora de decidir sobre cules de nuestros aspectos significativos podemos actuar tenemos que tener en cuenta las distintas opciones posibles.

Las opciones financieras para llevar a cabo las mejoras. Este criterio constituir un ltimo filtro en funcin de los recursos disponibles para llevar a cabo determinadas medidas de mejora.

3. Cuando se hayan decidido los objetivos medioambientales debern documentarse de manera que se pueda identificar cules son los vigentes en cada momento.

4. Por ltimo la gestin integrada exige que todos los niveles de la organizacin conozcan y dispongan los distintos objetivos y metas a conseguir.

CONSEJOS

Las metas, o en su ausencia los objetivos, deben ser lo ms especficas posibles y cuantificables con objeto de desterrar la subjetividad y de poder medir la evolucin en el tiempo con mayor fiabilidad.

Es recomendable la definicin de sus correspondientes indicadores de medida. Estos deben ser utilizados como base del sistema de evaluacin del comportamiento medioambiental, el grado de cumplimiento de los objetivos y metas medioambientales fijados y los progresos realizados. En el seno del comit 207 de ISO se est elaborando la norma 14031 acerca de la evaluacin del comportamiento medioambiental mediante el uso de indicadores.

Adems de evaluar la tendencia favorable o no del cumplimiento de los objetivos, puede ser til en algunas ocasiones revisar los mismos si se tiene informacin suficiente que nos ponga en evidencia su falta de adecuacin.

Es aconsejable que el cumplimiento de las metas medioambientales sea un componente de responsabilidad personal y de la valoracin de la actuacin de los trabajadores. Pero la direccin tendr que dar mensajes coherentes dentro de su definicin de gestin con el inters de su cumplimiento prioritario. Estos dos factores contribuirn a que el personal involucrado integre el sistema en su prctica diaria y no lo perciba como algo ajeno.

EVOLUCIN DE LOS OBJETIVOS MEDIOAMBIENTALES

Al mismo tiempo que se ha producido una evolucin del concepto de gestin empresarial ha ido evolucionando la actitud hacia la gestin medioambiental.

El concepto de gestin empresarial comienza centrndose en las caractersticas del producto, conforme la competencia iguala las ofertas, los aspectos diferenciales se van centrando en la empresa. Posteriormente, se ha dado un giro de orientacin a las necesidades del cliente y, en estos momentos, enfatiza la importancia del marketing como principal estrategia de la gestin empresarial.

Mientras tanto, la actitud hacia la gestin medioambiental ha pasado por varias etapas: desde la indiferencia total hacia temas colaterales a la produccin, y pasando de una actitud defensiva por sus posibles repercusiones negativas en la empresa, hasta una actitud preventiva que nos aleje de esa problemtica. Ms recientemente se percibe como una estrategia ms, integrada dentro de la gestin empresarial. Una estrategia que aporta una serie de beneficios y ventajas a la organizacin como son la reduccin y prevencin de costes, la mejora de la imagen de la empresa, una utilizacin adecuada de los recursos naturales, la mejora de los procesos, etc.

PROGRAMA DE GESTIN MEDIOAMBIENTAL

EXPLICACIN DEL REQUISITO

En este programa se debe especificar cmo se van a cumplir los objetivos medioambientales previamente establecidos y aprobados.

Como ya se ha indicado previamente, los objetivos deben ser cuantificables -en la medida de lo posible- y estar referidos a unos plazos para su ejecucin. Adems, debe sealarse los recursos necesarios y el personal disponible para la puesta en marcha de dichos objetivos

El programa de gestin medioambiental es la concrecin prctica de los objetivos y metas, con los cronogramas para cada uno de ellos. Consiste en disponer de metas establecidas para cada nivel de la organizacin, con los medios y recursos adecuados para su puesta en funcionamiento y un calendario que seale las fechas de compromiso para su consecucin. Este programa se modificar cuando sea necesario debido a proyectos de nuevos desarrollos, productos o servicios.

INDIFERENCIA PRODUCTOS

DEFENSIVA EMPRESA

PREVENTIVA

CLIENTE

ESTRATEGIA

MARKETING

EVOLUCIN DE LA ACTITUD DE GESTIN MEDIOAMBIENTAL

EVOLUCIN DEL CONCEPTO DE GESTIN EMPRESARIAL

Programa (s) de gestin medioambiental

La organizacin debe establecer y mantener al da un programa o programas para lograr sus objetivos y metas. Debe incluir:

a) Asignacin de responsabilidades para lograr los objetivos y metas en cada funcin y nivel relevante de la organizacin.

b) Los medios y el calendario en el tiempo en que han de ser alcanzados.

Si un proyecto se relaciona con nuevos desarrollos y actividades, productos o servicios nuevos o modificado, el programa o programas, deben modificarse, donde sea necesario, para asegurarse de que la gestin medioambiental se aplica a tales proyectos.

UNE-EN ISO 14001

Para afrontar la gestin medioambiental se hace necesaria la asignacin de responsabilidades a diversas personas de la organizacin, de manera que se cubran todas las actividades reflejadas en las metas medioambientales.

PASOS NECESARIOS

1. Lo primero es ver la necesidad de desarrollar los objetivos en metas ms especficas, dependiendo de la complejidad de la organizacin y de la utilidad de este desglose como parte de la concienciacin y sensibilizacin de los implicados.

2. Una vez decidido las distintas acciones necesarias, se deben buscar dentro de los recursos disponibles a las personas ms apropiadas para que se responsabilicen de cada tarea o para que la ejecute. Habr que reflexionar acerca de la necesidad de ayuda externa, tanto en cuanto a recursos como a inversiones en adquisiciones necesarias, formacin, etc., y por tanto asignar los medios para cubrir dichas necesidades.

3. El siguiente paso ser estimar el tiempo necesario para que se alcancen los objetivos y las metas planificadas, estableciendo el calendario gradual de actuacin. Estas decisiones pueden estar muy condicionadas por el paso anterior.

4. Todo lo decidido hasta el momento deber documentarse, aprobarse por los responsables de su elaboracin, pensemos que la firma en este documento compromete a asignar los recursos y a hacer todo lo posible para alcanzar los plazos.

5. Adems deber darse a conocer a todos los niveles implicados en su realizacin e incluso, puede ser necesario en aquellos niveles no implicados directamente en su realizacin pero cuyas actividades puedan tener influencia en su cumplimiento.

6. Es necesario que se adecuen e incluyan en el programa los cambios que se realicen en cuanto al desarrollo de nuevos productos, ampliacin de actividades o modificacin de los procesos que hagan referencia a alguno de los proyectos incluidos en el programa, para asegurar que se aplica la gestin medioambiental a ellos. Normalmente los nuevos proyectos representan una oportunidad de utilizar nuevas tcnicas o prcticas con menor efecto medioambiental.

POSIBILIDADES

El contenido del programa medioambiental puede ser el siguiente:

La descripcin de las acciones especficas.

El nivel de aceptacin del objetivo para cada paso.

La persona o grupo responsable de llevar a cabo cada accin.

Los principales pasos a tomar.

El calendario en que se compromete a alcanzarlos.

Los recursos econmicos y humanos necesarios.

Mtodo de revisin y modificaciones del contenido del programa.

Los programas son la herramienta que ayuda a la empresa a su mejora del comportamiento medioambiental, por tanto:

3.2.4. Implantacin y Funcionamiento

ESTRUCTURA Y RESPONSABILIDADES

Los programas deben ser una herramienta dinmica

UNE-EN ISO 14001

4.4.

4.4.1 Estructura y responsabilidades

Las funciones, las responsabilidades y la autoridad deben estar definidas y documentadas, y se debe informar al respecto para facilitar la eficacia de la gestin medioambiental.

La direccin debe proveer los recursos esenciales para la implantacin y control del Sistema de Gestin Medioambiental. Estos recursos incluyen tanto recursos humanos y conocimientos especializados como recursos tecnolgicos y financieros.

La alta direccin de la organizacin debe asignar uno o varios representantes especficos que, sin perjuicio de otras responsabilidades, deben tener definidas sus funciones, autoridad y responsabilidad para:

a) Asegurar que los requisitos del Sistema de Gestin Medioambiental estn establecidos, implantados y mantenidos al da de acuerdo con esta norma internacional.

b) Informar del funcionamiento del Sistema de Gestin Medioambiental a la alta direccin para su revisin y como base para la mejora del Sistema de Gestin Medioambiental.

EXPLICACIN DEL REQUISITO

Para conseguir implantar el Sistema de Gestin Medioambiental es necesario definir "quin es quin" en la empresa, "quin hace qu" y, adems, asignar y definir las responsabilidades y sobre quin recaen.

La direccin debe asumir la responsabilidad ltima del desarrollo y la implantacin del sistema, a la vez que debe asignar responsabilidades para su funcionamiento.

El organigrama es esencial para definir la estructura organizativa del sistema. ste debe mostrar la estructura jerrquica de la organizacin respecto a los temas medioambientales, as como las relaciones entre diferentes reas.

Las responsabilidades relativas a cada uno de las funciones deben ser definidas documentalmente, igual que las interrelaciones del sistema.

PASOS NECESARIOS

Dentro del sistema se distinguen dos tipos de responsabilidades de mbito general:

Actividades Directivas. Corresponden a la direccin general y, dependiendo de la complejidad estructural, a otros niveles de direccin.

Actividades Tcnicas. Corresponden a cargos tcnicos dentro de la organizacin, de los cuales el representante de la direccin es un ejemplo. Entre las tareas asignadas a estos se encuentran:

Identificar los aspectos medioambientales.

Desarrollar y utilizar los procedimientos.

Ejemplos de este tipo de responsabilidades:

Fijar la poltica medioambiental de la empresa.

Disear la programacin y gestionar las actividades desarrolladas.

Establecer los respectivos objetivos medioambientales.

Definir las responsabilidades.

Proporcionar los medios y recursos necesarios.

Revisar el sistema implantado y su seguimiento posterior.

Elaborar toda la documentacin relacionada con la marcha del sistema.

Hacer el seguimiento y control operacional de las actividades.

Llevar a cabo la generacin de registros.

El representante de la direccin. Debe estar formalmente designado por la direccin y ser alguien con capacidad ejecutiva para que se responsabilice del sistema.

La norma le asigna dos responsabilidades:

Garantizar que los requisitos del sistema estn establecidos, implantados y actualizados de acuerdo a la norma.

Informar del funcionamiento del Sistema de Gestin Medioambiental a la alta direccin para su revisin, como base para la mejora continua.

Adems, podr realizar otras tareas, pero debe tener la autoridad necesaria en la empresa para garantizar que el sistema est funcionando de manera efectiva.

CUADRO DE RESPONSABILIDAES EN MATERIA AMBIENTAL

Este cuadro es un ejemplo orientativo sobre como se puede documentar los responsables (R) y los que deben participar (D) en las funciones relativas a la gestin medioambiental.

FUNCIONES DE GESTIN MEDIOAMBIENTAL

D G E N E R A L

DT T E C N I C O

C O M P R A S

P R O D U C C I O N

C A L I D A D

M. A M B I E N T E

C O M E R C I A L

F I N A N Z A S

R. H U M A N O S

Poltica M.A. R D D D D D D D D

Objetivos y Metas * * * * * * * * *

Programa ** ** ** ** ** ** ** ** **

Documentacin R D D D D D D D

Revisin Sistema R D D D

Control operacional R D R D R

Acciones correctoras D D D D D R D D D

Auditoras D D D D D R D D D

Comunicacin externa R D

Formacin D R

Comunicacin interna D D R

Identificacin de aspectos medioambientales

R

* No tiene porque existir en todas las reas a la vez. Siempre en relacin con una mejora continua (Ver definicin UNE-EN-ISO 14001).

** En funcin de objetivos y proyectos relativos a nuevos desarrollos, productos, etc.

FORMACIN, SENSIBILIZACIN Y COMPETENCIA PROFESIONAL

EXPLICACIN DEL REQUISITO

Para que todo el personal cumpla de forma eficiente con sus obligaciones necesita poseer la formacin necesaria en cuanto a conocimientos, experiencia y habilidades.

La eficacia de un Sistema de Gestin Medioambiental depende, en gran medida, de la actitud positiva de todos los miembros de la empresa.

La forma de conseguirlo es doble: por una parte, se requiere una adecuada formacin para realizar su trabajo, y, por otra, que estn suficientemente sensibilizados.

PASOS NECESARIOS

1. Para ello, en primer lugar, es necesario la identificacin de las necesidades de formacin. Estas necesidades surgirn, por ejemplo, de:

Comparar la formacin definida como necesaria para un puesto determinado con la que posee el personal asignado.

De las no conformidades del sistema cuya causa sea la falta de formacin.

De los resultados asignables a determinadas funciones.

UNE-EN ISO 14001

4.4.2

4.4.2 Formacin, Sensibilizacin y competencia profesional

La organizacin debe identificar las necesidades de formacin. Se requerir que todo el personal cuyo trabajo pueda generar un impacto significativo sobre el medio ambiente haya recibido una formacin adecuada. La organizacin debe establecer y mantener al da procedimientos para hacer conscientes a sus empleados, miembros de cada nivel o funcin relevante que: a) La importancia del cumplimiento de la poltica medioambiental y de los

procedimientos y requisitos del Sistema de Gestin Medioambiental. b) Los impactos medioambientales significativos, actuales o potenciales, de

sus actividades y de los beneficios para el medio ambiente de un mejor comportamiento personal.

c) Sus funciones y responsabilidades en el logro del cumplimiento de la poltica y procedimientos medioambientales; y de los requisitos del Sistema de Gestin Medioambiental, incluyendo los requisitos relativos a la preparacin y a la respuesta ante situaciones de emergencia.

d) Las consecuencias potenciales de la falta de seguimiento de los procedimientos de funcionamiento especficos.

2. Por tanto, se necesitar definir las caractersticas de los puestos de trabajo que puedan tener influencia en la gestin medioambiental, para posteriormente asegurarse de que todo el personal cuya actividad pueda generar un impacto significativo haya recibido la formacin necesaria y posea la competencia profesional adecuada.

3. Habr que dar respuesta a los temas pendientes de formacin que no cubre el cumplimiento de todos los requisitos del sistema referidos a este apartado, ya que es necesaria la tarea de sensibilizacin de este mismo personal. En algunos casos, la actuacin conforme o no al sistema no se origina por la falta de conocimientos, sino por la falta de concienciacin de las repercusiones que puede originar no seguirlo.

Por esta razn, resulta esencial establecer los procedimientos esenciales para que todos los niveles de la estructura organizativa se hagan conscientes de la importancia del cumplimiento de la poltica y de los requisitos del sistema y de sus funciones concretas en esta rea. Igualmente, es importante que tomen conciencia de los impactos significativos derivados de sus actividades y de la consecuencia de incumplir el seguimiento de los procedimientos.

Este requisito se relaciona con la comunicacin interna, ya que sta es la herramienta ms poderosa para sensibilizar y comunicar con eficacia los mensajes que pueden cambiar hbitos o actitudes.

4. El ltimo paso ser comunicar a toda la organizacin los procedimientos que se establecen para la formacin, sensibilizacin y competencia profesional, de manera que se conozca la forma de obtener la formacin necesaria y los canales establecidos para ello. Si la empresa posee esta sistemtica, se podr integrar en ella la formacin medioambiental.

5. El nivel de la formacin depender de la influencia de las actividades desempeadas en relacin con el medio ambiente. As, existen dos perfiles que se mencionan en la norma que, por su influencia en el sistema, deber garantizarse que poseen los conocimientos necesarios para llevar a cabo las funciones asignadas en el sistema:

El representante de la direccin.

Los auditores medioambientales.

6. Adems de este proceso descrito, no debe dejarse sin cubrir las necesidades de formacin para el personal de nueva incorporacin, que, si bien puede poseer toda la formacin acadmica y experiencia necesaria, desconocer la estructura del sistema y sus implicaciones para el desarrollo de sus futuras funciones.

EL SISTEMA DE GESTIN MEDIOAMBIENTAL.

POSIBILIDADES

Comnmente se utiliza para dar respuesta a esta formacin una planificacin mediante programas de formacin. Estos programas pueden ser comunes a todas las necesidades de la empresa en otras materias o especficos, y contener, entre otros, los siguientes elementos:

Las necesidades identificadas.

La planificacin de las actividades para dar las respuestas.

La forma de eleccin del responsable interno o externo de impartirla.

La evaluacin a posteriori de la formacin recibida

COMUNICACIN

EXPLICACIN DEL REQUISITO

Uno de los requisitos es dar a conocer, internamente y a las partes interesadas, el Sistema de Gestin Medioambiental que se implanta en la empresa u organizacin. Por este motivo, se deben elaborar los procedimientos para desarrollar las vas de comunicacin sobre los asuntos relativos a la gestin, la poltica, las actuaciones y los aspectos medioambientales.

La comunicacin se desarrollar atendiendo tanto a la comunicacin interna, es decir, a todos los niveles y a todas las funciones participantes de la gestin medioambiental dentro de la empresa, como a la comunicacin externa, referida a la recepcin, la documentacin y las respuestas a las comunicaciones relevantes de las partes interesadas.

UNE-EN ISO 14001

4.4.3

4.4.3 Comunicacin

En relacin con los aspectos medioambientales y el Sistema de Gestin Medioambiental, la organizacin debe establecer y mantener al da procedimientos para:

a) La comunicacin interna entre los diversos niveles y funciones de la organizacin.

b) Recibir, documentar y responder a las comunicaciones relevantes de partes interesadas externas.

La organizacin debe considerar procesos para comunicaciones externas en sus aspectos medioambientales significativos y registrar las decisiones en ese campo.

La comunicacin incluye el establecimiento de procesos de informacin, interna y externamente, de las actividades de la organizacin.

PASOS

La distincin entre comunicacin interna y externa responde slo al propsito de ser ms claros, pues no resultara necesario debido a que los requisitos de ambas son coincidentes en muchos puntos y pueden integrarse en un mismo documento.

Comunicacin Interna.

7. A la hora de establecer el proceso para dar respuesta a la comunicacin interna, lo primero que hay que plantearse son los objetivos que deben cubrirse con dicha comunicacin. stos son:

Comunicar a todos los empleados de la organizacin tanto la poltica medioambiental como las lneas estratgicas del S.G.M.A.

Explicar las razones para la implantacin del sistema y qu se pretende obtener con su puesta en marcha.

Sensibilizar sobre la importancia del factor medioambiental en el futuro y la necesidad de participar activamente en su proteccin a travs de buenas prcticas de gestin integradas en el resto de las polticas de empresa.

Motivar suficientemente a los empleados para que colaboren y se sientan involucrados en la implantacin y el desarrollo del sistema.

Establecer vas de comunicacin que posibiliten los flujos de informacin tanto en sentido ascendente como descendente.

8. Estos requisitos afectan a todos los empleados de la organizacin y, por tanto, habr que:

Plantearse cmo va a ser el mtodo segn el pblico objetivo.

Documentar estos mtodos y difundirlos a toda la organizacin.

9. Es importante que este procedimiento se implante, es decir, que sea una va efectiva, fluida y utilizada habitualmente por la organizacin, y no slo un procedimiento casi de urgencia. Adems, deben crearse los registros que demuestren su utilizacin.

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Comunicacin externa

Los pasos que hay que seguir para la comunicacin externa son los mismos que en la comunicacin interna.

10. Los objetivos perseguidos por la comunicacin son:

Demostrar el compromiso medioambiental de la organizacin.

Ocuparse de las reacciones causadas por las cuestiones relativas a los problemas medioambientales.

Informar a cualquier parte interesada sobre el Sistema de Gestin Medioambiental implantado y sus resultados.

Estimular la comprensin y aceptacin de los esfuerzos realizados por la empresa para mejorar su comportamiento medioambiental.

11. El pblico objetivo est formado por las diferentes partes interesadas que puedan solicitar informacin o aquellas otras a las que la empresa quiera transmitrsela de forma voluntaria.

La norma ISO 14001 incluye una definicin de parte interesada segn la cual cualquiera puede personarse como tal. Por tanto, la organizacin no puede restringir el concepto a su voluntad.

Aunque no exclusivamente, se pueden identificar como partes interesadas a las siguientes:

Organismos estatales, autonmicos o locales.

Grupos de presin.

Medios de comunicacin.

Asociaciones de consumidores o de vecinos.

Inversores y accionistas.

Clientes.

Competidores.

Organizaciones empresariales.

Empleados.

La importancia relativa de cada grupo o individuo depende de la naturaleza y circunstancias de la empresa. stos pueden expresar su opinin o simplemente solicitar informacin a la empresa. Estas comunicaciones deben percibirse como oportunidades de corregir problemas medioambientales o percepciones errneas de las actividades de la empresa.

12. Adems, hay que escoger el mtodo por medio de alguno de los canales que se pueden emplear para dar respuesta a dicho requisito y documentarlo.

13. Y por ltimo, hay que implantar la va elegida y dejar registros de las comunicaciones producidas.

POSIBILIDADES

Puede ser importante incluir a los empleados de contratas externas que desarrollan sus actividades en las instalaciones de la empresa, los subcontratistas ajenos o los suministradores, dependiendo de la importancia de sus actividades para el sistema.

Existen numerosos canales de comunicacin interna que la organizacin puede utilizar: tablones de anuncios, buzones de sugerencias, informes o memorias anuales, boletines o revistas de comunicacin interna, jornadas de convivencia, programas de divulgacin, iniciativas para incentivar y los canales clsicos entre la estructura departamental de la empresa.

Adems de la comunicacin por todas estas vas, es fundamental el papel de la comunicacin no verbal. Los mensajes transmitidos mediante los recursos asignados, los presupuestos, las prioridades de direccin, etc. debern ser coherentes con los mensajes expresados verbalmente y, por supuesto, con los compromisos pblicos asumidos en la poltica medioambiental; ya que, en caso contrario, se originara una gran confusin por el cruce de mensajes opuestos.

Para la comunicacin externa se pueden utilizar los siguientes canales:

Telfono de asistencia.

Revista de noticias.

Noticias en prensa, radio, etc.

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Jornadas de puertas abierta.

Visitas a las instalaciones.

Videos divulgativos.

Informes sobre la gestin medioambiental.*

Puede ser til tener previsto la comunicacin en situaciones de crisis para asegurarse, en la medida de lo posible, de que se ofrecer una informacin suficiente llegado el caso. Esta informacin se difundira tanto interna como externamente para evitar especulaciones por falta de conocimiento.

DOCUMENTACIN DEL SISTEMA

EXPLICACIN DEL REQUISITO

De acuerdo con el modelo de gestin medioambiental elegido, se preparar la documentacin bsica, que normalmente se denomina manual de gestin medioambiental, y se definir el resto de la documentacin necesaria. El objeto es establecer y mantener informacin de la descripcin de los elementos centrales del SIGMA y de las interacciones que stos conllevan.

No es obligatorio que la empresa cuente con un manual como tal, sin embargo, es la forma ms habitual de cumplir con el requisito de documentacin del sistema.

Aparte de este manual, que se refiere a la columna vertebral de la documentacin del sistema, es necesario desarrollar otro tipo de documentacin, como son los procedimientos.

* Sobre este tema se podr encontrar ms informacin en el captulo sobre la declaracin medioambiental del Reglamento EMAS.

UNE-EN ISO 14001

4.4.4

4.4.4 Documentacin del Sistema de Gestin Medioambiental

La organizacin debe establecer y mantener al da, en papel o en formato electrnico, la informacin para:

a) Describir los elementos bsicos del sistema de gestin y su interrelacin.

b) Orientar sobre la documentacin de referencia.

Es el conjunto de documentos utilizados para describir todas las normas o disposiciones tomadas por la empresa con el objeto de realizar una adecuada gestin medioambiental.

Manual de Gestin Medioambiental

Los procedimientos reportan una mayor probabilidad de la "reproducibilidad" del proceso y favorecen la ejecucin de las actividades de forma controlada. Tambin son tiles para minimizar los errores humanos y homogeneizar los procesos.

En funcin de la complejidad documental del sistema, se podrn crear documentos ms especficos como son las instrucciones.

PASOS NECESARIOS

14. Lo primero que hay que hacer a la hora de desarrollar la documentacin es identificar las actividades cuya ejecucin tenga que regularse por la documentacin. De manera general, estas actividades sern las especficas de la implantacin del sistema, ms todas aquellas que, aunque no estn especificadas en la norma, son necesarias para el cumplimiento de los requisitos que se exigen.

Evidentemente, las actividades descritas varan de una empresa a otra segn el tipo de sector, instalaciones, productos, servicios, as como el tamao y complejidad de la organizacin.

15. Identificadas las actividades, se deber decidir los tipos de documentos necesarios para cubrir las exigencias.

16. Una vez que se identifica la necesidad de elaborar un determinado procedimiento de trabajo, se deber definir la sistemtica que hay que seguir para la redaccin, aprobacin y distribucin de dicha documentacin. Esto incluir la designacin de los responsables de llevar a cabo todas las etapas del desarrollo de la documentacin, que pueden ser las siguientes:

Revisar prcticas actuales.

Analizar prcticas actuales.

Desarrollar el borrador del procedimiento.

Los procedimientos son todas las acciones, recogidas por escrito y ordenadas cronolgicamente, que se llevan a cabo para cumplir con una funcin especfica de la empresa.

Procedimiento

La documentacin es la herramienta que marca la trazabilidad del sistema

EL SISTEMA DE GESTIN MEDIOAMBIENTAL.

Distribuir el borrador para su comentario.

Revisar comentarios y corregir.

Distribuir para su aceptacin.

Obtener aprobacin.

Distribuir para su uso.

Ejecutar

Controlar y revisar.

POSIBILIDADES

Existen distintos tipos de documentos necesarios para cubrir las exigencias de la norma de referencia. Se pueden agrupar de la siguiente forma:

Nivel I: Poltica medioambiental y manual de gestin medioambiental.

Nivel II: Procedimientos bsicos, procedimientos especficos o normas de anlisis.

Nivel III: Instrucciones, especificaciones y otros.

Nivel IV: Registros. (De ste hablaremos en detalle en el punto 4.5.3. de la norma).

Diferencia entre documento y registro

l trmino documento incluye tanto los internos, (tales como planos, manuales, procedimientos, instrucciones), como los externos (cdigos, especificaciones, reglamentos).

Los procedimientos e instrucciones se emplean para descubrir o controlar la forma en la que se hacen las cosas y pueden ser revisados para reflejar cambios circunstanciales.

No debe confundirse los documentos con los registros. Los registros son el resultado de alguna actividad y quedan como una declaracin de los hechos de un momento dado; por tanto, no pueden ser revisados. Los documentos reemplazados o revisados pueden convertirse en registros.

Poltica Medioambiental y manual de gestin medioambiental

El manual de gestin medioambiental es un documento que proporciona una visin global del sistema, as como una base para la coordinacin y el control de las actividades de gestin a travs de la organizacin. ste realiza una descripcin de:

Los principios e intenciones generales.

Los elementos clave de la organizacin y las responsabilidades.

La aplicacin concreta en la empresa de los distintos requisitos de la norma.

Adems, contiene referencias necesarias a otros documentos del sistema.

Si el manual no incluye algo de lo anterior, puede que se limite a indicar dnde podemos encontrarlo.

La empresa es libre de elegir el formato de manual que considere ms apropiado para su estructura y complejidad.

A modo de EJEMPLO, un manual podra contener:

La poltica de gestin medioambiental.

Descripcin de las actividades de la empresa.

La forma en que funciona el sistema de documentacin y la organizacin de dicho manual.

Un ndice de los procedimientos que se han desarrollado para documentar la forma de cumplir cada requisito aplicable.

Un glosario con las definiciones de los trminos necesarios para la comprensin del manual.

Designacin de responsabilidades y autoridades.

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Procedimientos e instrucciones

Se debe evaluar la necesidad de crear procedimientos especficos o de aprovechar la documentacin ya existente. Bastara con incluir una simple referencia o modificar la documentacin donde hiciera falta.

La precisin de los detalles de los procedimientos e instrucciones depende, en gran medida, de los mtodos empleados, las habilidades requeridas, la formacin que se ofrezca y el grado de supervisin exigido. No obstante, la presentacin de detalles excesivos no necesariamente proporciona un mayor control sobre la actividad en cuestin.

Los procedimientos no deben ser una lista de lo que se desea que ocurra en la empresa, sino que deben reflejar con exactitud lo que realmente sucede. Sin embargo, es conveniente aprovechar el momento de su desarrollo para cuestionar la necesidad y utilidad de todas las prcticas llevadas a cabo y para introducir las mejoras en las pautas de actuacin.

Algunas organizaciones prefieren, dependiendo de la complejidad de lo descrito, desarrollar el cmo en una instruccin de trabajo o manual de operaciones, cuya referencia se incluir en el procedimiento.

Algunos apartados de esta norma fijan requisitos para los procedimientos documentados. Sin embargo, esto no significa que la empresa necesite tener un procedimiento especfico para cada requisito.

Cuando se trata de documentos informticos, existe la posibilidad de acceder a ellos mediante una contrasea combinada con una forma de identificacin del documento en vigor para los usuarios.

En estos procedimientos se recoge el alcance, es decir, dnde se aplicarn los procedimientos, quines sern los responsables de su utilizacin, cules son las referencias que utilizar y su estado de revisin.

Las principales partes que cubre un procedimiento pueden ser:

CONTENIDOS DE UN PROCEDIMIENTO

Objeto Se define la intencin y utilidad del documento.

Alcance Se define las actividades y puestos de trabajo

afectados por el documento.

Responsabilidades Los cargos que se ven afectados por el contenido.

Desarrollo En este captulo se detallan las acciones, incluido el

qu, quin, cmo y cundo.

Definiciones Palabras que puedan en una interpretacin

especfica.

Referencias Se citan los documentos que permiten ascender o

descender en la pirmide documental.

Documentacin anexa Se incluyen aquella documentacin adicional

necesaria.

Generalmente, los procedimientos van acompaados de instrucciones, las cuales completan y desarrollan los puntos de un determinado procedimiento.

Sistemas de Documentacin

Cuando la empresa desarrolla todo la documentacin del S.G.M.A., tendr que tenerse en cuenta cmo se va a relacionar con la documentacin ya existente; muy especialmente, con otros sistemas de gestin ya existentes, sobre todo, si ya tienen un sistema de calidad implantado. En estas empresas, se considera de sumo inters aprovechar al mximo la estructura y documentacin del sistema de calidad existente.

Existen diferentes alternativas de integrar la estructura documental necesaria en el sistema, siendo la empresa la que decida entre ellas de acuerdo con sus intereses:

SISTEMAS DE DOCUMENTACIN

Sistemas en paralelo

La elaboracin de la documentacin es totalmente independiente al sistema de calidad. Esto puede provocar exceso de documentacin y duplicidades, pero puede ser conveniente en funcin del organigrama de la empresa y de los responsables del sistema.

Sistemas integrados Se revisa la documentacin de calidad para que

cumpla ambas normas y se desarrolla la documentacin adicional necesaria.

Sistema de referencias cruzadas

Se elabora la documentacin independientemente y se integra en los procedimientos operativos y las instrucciones, incluso con registros comunes.

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CONSEJOS

Existen muchas formas de preparar y presentar los procedimientos o instrucciones. La empresa puede usar el mtodo, estilo, composicin o formato que considere ms adecuado. Lo importante es evitar la preparacin de documentacin innecesaria y conseguir que sean tan sencillos como sea posible.

Aproveche la flexibilidad que permite este apartado, adoptando mtodos sencillos y prcticos que eviten costes burocrticos, as como la falta de seguimiento de los procedimientos y la ineficaz implantacin del sistema.

CONSEJOS PRCTICOS PARA LA ELABORACIN DE LA DOCUMENTACIN

Conciso Decir lo que se quiere transmitir con las menos palabras

posibles.

Coherente Con la prctica y la realidad de la empresa.

Exacto Evitar trminos que den lugar a interpretaciones

subjetivas o errneas

Prctico til para los usuarios.

Lenguaje sencillo Para facilitar su comprensin al nivel de los usuarios, no

de los redactores.

Buena organizacin Facilidad de manejo y rapidez.

Presentacin cuidada Ofrecer una buena imagen.

CONTROL DE LA DOCUMENTACIN

EXPLICACIN DEL REQUISITO

En principio, el motivo del control de los documentos es garantizar que el documento que est utilizndose sea el correcto. Es decir, que sea el documento aplicable, vigente y aprobado. Esto es importante con el fin de que las personas dispongan de la informacin que necesitan para realizar sus tareas.

La labor de asegurar la gestin medioambiental implica tambin el control, mediante los procedimientos adecuados, de los documentos relacionados con la marcha de la empresa.

Se debe aplicar tanto a los documentos internos como a aquellos documentos y datos de origen externo que afecten a la gestin del medio ambiente.

El control significa que los documentos:

Estn identificados en todo momento y que los vigentes estn disponibles en los lugares apropiados para evitar la confusin con los obsoletos.

Mantengan su idoneidad y se realicen las reediciones necesarias.

UNE-EN ISO 14001

4.4.5

4.4.5 Control de la documentacin

La organizacin debe establecer y mantener al da procedimientos que permitan controlar toda la documentacin requerida por esta Norma Internacional para asegurar que:

a) pueda ser localizada;

b) sea examinada peridicamente, revisada cuando sea necesario y aprobada, todo ello por personal autorizado;

c) las versiones actualizadas de los documentos apropiados estn disponibles en todos los puntos donde se lleven a cabo operaciones fundamentales para el funcionamiento efectivo del Sistema de Gestin Medioambiental;

d) los documentos obsoletos se retiren rpidamente de todos los puntos de uso o distribucin o se garantice de otra manera que no se haga de ellos un uso inadecuado;

e) los documentos obsoletos que se guarden con fines legales o para conservar la informacin estn adecuadamente identificados.

La documentacin debe ser legible, fechada (incluidas las fechas de revisin) e identificable con facilidad; conservada de manera ordenada y archivada por un perodo especificado. Deben establecerse y mantener actualizados procedimientos y responsabilidades relativos a la elaboracin y modificacin de los distintos tipos de documentos.

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Se revisen peridicamente y se aprueben por el personal responsable, a la vez que se definan quines son los responsables de su creacin y modificacin.

Existe la posibilidad de que el control de la documentacin sea comn al sistema de calidad, el S.G.M.A. y el sistema de seguridad e higiene, si existe.

CONTROL OPERACIONAL

EXPLICACIN DEL REQUISITO

El objetivo del control operacional de la empresa es mantener sus actuaciones dentro de unos lmites medioambientales predeterminados.

Con el control operacional puede dar respuesta a diferentes necesidades de la empresa, como son:

Desarrollo de actividades destinadas a prevenir la contaminacin.

Actividades cotidianas de gestin destinadas a garantizar la conformidad de las exigencias externas e internas.

Actividades estratgicas de gestin destinadas a anticiparse y responder a las nuevas exigencias en materia de medio ambiente.

UNE-EN ISO 14001

4.4.6

4.4.6 Control operacional

La organizacin debe identificar aquellas operaciones y actividades que estn asociadas con los aspectos medioambientales significativos identificados, conforme a su poltica, objetivos y metas. La organizacin debe planificar estas actividades, incluido el mantenimiento, para asegurar que se efectan segn las condiciones especificadas:

a) estableciendo y manteniendo al da procedimientos documentados para cubrir situaciones en las que su ausencia podra llevar a desviaciones de la poltica, los objetivos o las metas medioambientales;

b) estableciendo criterios operacionales en los procedimientos;

c) estableciendo y manteniendo al da procedimientos relativos a aspectos medioambientales significativos identificables de los bienes y servicios utilizados por la organizacin; y comunicando los procedimientos y requisitos aplicables a los proveedores y subcontratistas.

PASOS NECESARIOS

17. Lo primero ser identificar cules son las actividades que van a ser objeto de control operacional. Para ello, habr que considerar:

Poltica medioambiental.

Los aspectos medioambientales identificados y valorados como significativos.

Los objetivos y metas planificados.

Los requisitos legales aplicables.

El principio de prevencin de la contaminacin.

Adems, habr que tener en cuenta que se debe considerar el control tanto en condiciones normales de funcionamiento como en condiciones anormales.

18. Despus habr que desarrollar la forma de ejecucin de dichas actividades, incluyendo en stas los criterios de aceptacin y rechazo y documentarlos en el sistema. Dichos criterios pueden ser.

Subjetivos, en el caso de control de atributos cualitativos.

Objetivos, en el caso de control de variables cuantitativas.

19. El grado de control necesario depender en cada caso del tipo de actividades, de los requisitos aplicables y, sobre todo, de los efectos potenciales de su falta de cumplimiento.

20. Para establecer los criterios de aceptacin se podr emplear, bien la legislacin medioambiental aplicable, bien otros criterios de eficacia propios de la empresa (ej. mantenimiento preventivo), condiciones de control de procesos o criterios de reduccin de impactos.

En esta fase -muy relacionada con la elaboracin de la documentacin- ser necesario consultar a aquellas personas cuyo trabajo ser controlado para asegurar la eficacia y el cumplimiento de lo documentado.

A la hora de decidir cundo debo documentar o no unas actividades de control, la norma nos indica el siguiente criterio: "deben documentarse para situaciones en las que la ausencia de tales instrucciones pudiera dar lugar a infracciones de la poltica medioambiental".

21. Esto est ntimamente relacionado con la formacin del personal que debe aplicar dichos procedimientos, ya que el nivel de detalle de su contenido vara dependiendo de la formacin que posea.

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22. Llegado a este punto, debemos implantar los procedimientos, es decir, que dichas actividades se lleven a cabo tal y como se han previsto en la documentacin.

23. Posteriormente, se lleva a cabo la comprobacin de que la actividad se ha desarrollado conforme a lo planificado, incluyendo los mecanismos de control, la frecuencia de los mismos y el responsable de su aplicacin.

A menudo, tambin se originan registros que recogen la informacin de los resultados de dicha comprobacin.

24. Es importante sealar que el control operacional est muy ligado a:

Seguimiento y medicin, como fuente de parmetros a medir.

No conformidades, como fuente de desviaciones.

Acciones correctoras, como fuente de informacin de las causas.

Poltica Medioambiental, como referencia permanente.

Requisitos reglamentarios y otros, como parte a cubrir durante el control operacional.

Por tanto, es difcil distinguir, a menudo, qu actividades forman parte del control operacional y cules del seguimiento y medicin.

ALCANCE

El control operacional alcanza a todas las actividades que se realizan dentro de las instalaciones de la organizacin; tambin a aquellas externas que forman parte del mbito de su actividad como empresa.

Por tanto, existen muy pocas circunstancias en las que alguna actividad se deja fuera del alcance del control operacional.

Adems, se tiene que tener en cuenta que tambin se deben incluir las actividades realizadas por los subcontratistas con incidencia medioambiental (en lo que les afecte). La norma no pide una evaluacin a los subcontratistas, pero s que cumplan con lo que la organizacin les exija, especialmente, dentro de las instalaciones.

Para que esto sea as, la empresa tiene que comunicar a estos subcontratistas cules son los procedimientos que les afectan.

POSIBILIDADES

En ocasiones, es til elaborar planes de control que recojan las distintas actividades de supervisin previstas. Estos planes pueden incluir algunos de estos aspectos:

Puntos que hay que controlar.

Especificacin.

Criterios de aceptacin.

Frecuencia.

Mtodo de control.

Identificacin del registro.

Responsable.

El origen de las desviaciones del control operacional radica en la falta de seguimiento de dichas pautas, lo cual est relacionado con la sensibilizacin del personal involucrado en estas labores. Por tanto, ser siempre til planificar estas actividades de sensibilizacin teniendo en cuenta lo mencionado anteriormente.

CONSEJOS

Conviene no confundir el concepto de control operacional con el de seguimiento y medidas o analticas realizadas al final de proceso.

Ejemplo: Parmetros de los vertidos de agua residuales

El control operacional incluir todas las actividades necesarias para llegar a conseguir unos determinados parmetros de vertido.

El seguimiento se referir a los ensayos para obtener datos fiables de esos parmetros de vertido.

EL SISTEMA DE GESTIN MEDIOAMBIENTAL.

El concepto de control operacional no es totalmente equivalente al concepto de calidad de control de procesos, ya que el primero abarca todas las actividades que pueden estar asociadas con los aspectos medioambientales, estn o no relacionadas con el proceso productivo. Grficamente se podra representar as:

CONTROL OPERACIONAL

Actividades anexas Servicio mdico Servicio de comidas Planta depuradora Servicio de limpieza Oficinas, etc.

El control operacional sobre las actividades que realiza personal subcontratado es, a menudo, origen de desviaciones del sistema; por tanto, es conveniente no slo comunicarles los requisitos a cumplir sino tambin extender el control a la comprobacin de su cumplimiento en la medida de lo posible. Para esto resultan tiles los mecanismos de evaluacin de proveedores y subcontratistas que puedan existir.

PLAN DE EMERGENCIAS

CONTROL DE

PROCESOS

UNE-EN ISO 14001

4.4.7

4.4.7 Planes de emergencia y capacidad de respuesta La organizacin debe establecer y mantener al da procedimientos para identificar y responder a accidentes potenciales y situaciones de emergencia, as como para prevenir y reducir los impactos medioambientales que puedan estar asociados a ellos. La organizacin debe examinar y revisar cuando sea necesario, sus planes de emergencia, y procedimientos de respuesta, en particular despus de que ocurran accidentes o situaciones de emergencia. La organizacin tambin debe comprobar peridicamente tales procedimientos cuando ello sea posible.

DEFINICIONES

EXPLICACIN DEL REQUISITO

Los planes deben contener secuencias de actuacin encaminadas a:

Identificar y responder a accidentes y situaciones de emergencia.

Prevenir y mitigar los impactos.

Es importante que sean revisados despus de un accidente o situacin de emergencia para comprobar si estaban contempladas todas las contingencias.

Adems, para asegurar la operatividad del plan deben realizarse pruebas, en la medida de lo posible, con el fin de confirmar su adecuacin y eficacia peridicamente.

PASOS NECESARIOS

25. El estudio o evaluacin de riesgos constituye la base para la redaccin y puesta en marcha de los planes de emergencia en la industria.

26. La evaluacin de riesgos se puede realizar por medio de diferentes metodologas. En cada caso, se deber seleccionar la adecuada al tamao de la organizacin teniendo en cuenta la aplicabilidad o no de la legislacin existente sobre prevencin de accidentes mayores.

Suceso incontrolado de la actividad de la empresa, tanto previsto como consecuencia de hechos inesperados, capaz de producir un dao.

Suceso incontrolado de la actividad de la empresa, tanto previsto como consecuencia de hechos inesperados, capaz de producir un dao.

Accidente

Suceso incontrolado de la actividad de una empresa, tanto previsto como no, capaz de producir algn tipo de perjuicio no catalogable como dao.

Incidente

Posibilidad de que se produzca el suceso, con las consecuencias que conlleva. Puede tener carcter cuantitativo o cualitativo.

Riesgo

EL SISTEMA DE GESTIN MEDIOAMBIENTAL.

Existen dos importantes fuentes de informacin que hay que consultar al confeccionar el estudio. Una es el registro de incidentes o accidentes ya ocurridos; y la otra, la identificacin y evaluacin de aspectos medioambientales potenciales y en situaciones de emergencia.

El uso de esta herramienta debe ser tal que permita obtener un desglose de situaciones especficas en las que puede producirse una accidente que lleve asociado un riesgo de dao.

27. Una emergencia puede originar consecuencias simultneamente para la seguridad, la salud y el medio ambiente o slo para el medio ambiente. Las empresas suelen contar con planes relativos a la seguridad e higiene; sin embargo, no es habitual -a no ser que lo exija la ley- que dispongan de planes de actuacin para emergencias exclusivamente medioambientales o que incluyan en los riesgos de seguridad las consideraciones medioambientales.

Por tanto, una vez que se hayan identificados los riesgos y examinado el material con el que se cuenta en la empresa (existencia o no de otros planes de emergencia), habr que desarrollar el plan o completar el existente con lo que requiera.

El contenido del plan deber ser coherente con los requisitos mencionados en determinadas autorizaciones administrativas. Ejemplos: autorizacin de vertidos, licencia como productor de residuos, etc.

El plan elaborado tendr que ser comunicado a todos los niveles con el objetivo de que tanto el personal designado para tareas especficas como cualquier otro trabajador conozca su existencia y se familiarice con l.

Adems, para asegurar su eficacia se deben hacer simulaciones peridicas con el fin de detectar posibles errores de concepto o de aplicacin prctica. Lgicamente, stas debern estar completadas con las prcticas necesarias desde el punto de vista de seguridad.

28. Cuando se produzca una circunstancia que exija la puesta en marcha del plan de emergencia, ser necesario que despus se revise cmo se ha actuado para detectar posibilidades de mejora e incluirlas en dicho plan.

POSIBILIDADES

Es aconsejable registrar todos los incidentes y accidentes ocurridos, as como el resultado de la actuacin planificada, de manera que sta sea una informacin que alimente la identificacin y evaluacin de aspectos medioambientales potenciales y la mejora del plan de emergencia.

El plan de emergencia puede contemplar los siguientes contenidos:

La organizacin y las responsabilidades en caso de emergencia.

El personal clave en cada caso.

Los datos de los servicios de emergencia externos.

Plan de comunicacin interna y externa.

Medidas a adoptar en las diferentes situaciones de emergencia.

Planes de entrenamiento y ejercicios que permitan comprobar la eficacia de las medidas.

Ejemplo:

En un plan de emergencia en materia de medio ambiente no slo debe establecer sitemtica interna, sino contemplar la comunicacin con los bomberos, con Responsabilidad Civil, con la depuradora de agua, etc.

EL SISTEMA DE GESTIN MEDIOAMBIENTAL.

3.2.5. Comprobacin y accin correctora

SEGUIMIENTO Y MEDICIN

EXPLICACIN DEL REQUISITO

Se necesita establecer los procedimientos que definan cmo medir y comprobar el cumplimiento de las especificaciones. Existen diversas fuentes:

El control operacional previamente definido.

Los requisitos legales medioambientales aplicables.

El cumplimiento de los objetivos y metas planificados.

Compromisos voluntarios adquiridos por la organizacin.

PASOS

Para ello, se deben seguir los siguientes puntos:

29. Decidir, en funcin de lo anteriormente indicado, las especificaciones que hay que controlar.

30. Desarrollar la metodologa y documentar cmo se van a establecer las medidas y el seguimiento de stas para cada especificacin existente.

Estos procedimientos debern contener: los responsables de su aplicacin, la operativa y los aparatos utilizados si fueran necesarios. Para ello se debe tener en cuenta, en el caso de los objetivos, que la forma de medirlos y evaluarlos sea coherente con los indicadores seleccionados.

UNE-EN ISO 14001

4.5.1

4.5.1 Seguimiento y Medicin

La organizacin debe establecer y mantener al da procedimientos documentados para controlar y medir de forma regular las caractersticas clave de sus operaciones y actividades que puedan tener un impacto significativo en el medio ambiente. Esto debe incluir el registro de la informacin de seguimiento del funcionamiento, de los controles operacionales relevantes y de la conformidad con los objetivos y metas medioambientales de la organizacin.

Los equipos de inspeccin deben estar calibrados y someterse a mantenimiento, y los registros de este proceso deben conservarse de acuerdo con los procedimientos de la organizacin.

La organizacin debe establecer y mantener al da un procedimiento documentado para la evaluacin peridica del cumplimiento de la legislacin y reglamentacin medioambiental aplicable.

UNE-EN ISO 14001

4.5

31. Los equipos de medida utilizados deben ser calibrados. La frecuencia de calibracin depender de su uso y de qu se est midiendo con ellos (especialmente, si en funcin de la medida que d ese equipo se van a tomar decisiones para el sistema).

El concepto de calibracin de los equipos es el siguiente:

Definiciones relacionadas con la calibracin de equipos

Operaciones que establecen, en condiciones especificadas, la relacin entre los valores de una magnitud indicada por un instrumento de medida y los valores correspondientes a esa magnitud realizados por patrones.

Calibracin de los equipos

Hace referencia al intervalo aceptable de los valores reales que puede adoptar una determinada variable sin representar una no conformidad. El conjunto formado por la medida y la tolerancia constituye el requisito o especificacin que debe cumplirse.

Tolerancia

Valor numrico caracterstico de un instrumento o patrn de medidas calculado en la calibracin, que caracteriza el grado de bondad para asegurar cmo se ajusta esta medida con la realidad. Nos sirve para conocer su idoneidad para determinadas aplicaciones.

Incertidumbre

Referida a un instrumento, es el mnimo intervalo existente entre dos divisiones sucesivas de su escala de medida.

Resolucin

Propiedad del resultado de una medicin o de un patrn tal que pueda relacionarse con referencias determinadas (generalmente, a patrones nacionales o internacionales) por medio de una cadena ininterrumpida de comparaciones teniendo todas las incertidumbres determinadas.

Trazabilidad

EL SISTEMA DE GESTIN MEDIOAMBIENTAL.

Es importante asegurar que las medidas se realizan con equipos calibrados, lo cual implica que se conoce la incertidumbre asociada al aparato y que sta es compatible con la tolerancia del requisito para asegurar la fiabilidad de las medidas y, como consecuencia, de las actuaciones derivadas de ellas.

32. Deben originarse registros de la aplicacin de todos los procedimientos definidos para el seguimiento y medidas. Los registros son, adems de los resultados de las medidas en s, los registros de calibracin, planes de calibraciones, fichas de mantenimiento de equipos, informes de laboratorios externos.

33. Por ltimo, con toda la informacin recogida en los registros generados es aconsejable realizarse un anlisis con el objeto de sacar conclusiones - como mnimo - sobre los siguientes puntos:

Evolucin en el control de los aspectos medioambientales.

Adecuacin de los medios utilizados para su seguimiento.

Grado de cumplimiento de los objetivos medioambientales.

Utilidad y adecuacin de los indicadores seleccionados.

Evaluacin del cumplimiento de los requisitos legales.

CONSEJOS

Las actividades de seguimiento y medicin podrn ser realizadas por personal de la propia empresa o ser contratado a laboratorios o empresas externas especializadas. Aunque una empresa subcontrate la calibracin de los equipos de medida, no podr subcontratar el control de dicha calibracin y la validacin para el parmetro que hay que controlar.

Los procedimientos pueden incluir, entre otros aspectos:

Los parmetros que hay que medir.

La tolerancia admitida.

La frecuencia de las mediciones o los muestreos.

Metodologa de toma de muestras.

Los equipos utilizados.

Metodologa de manejo, conservacin y almacenamiento de equipos.

Formatos de registro de datos.

Responsables de su ejecucin.

Mtodo de identificacin del estado de calibracin.

Metodologa para evaluar la validez de los resultados obtenidos con equipos que no estn en condiciones.

Puede existir, adems, requisitos particulares para cada equipo, como son:

Su exactitud y precisin.

Magnitud de medida.

Verificaciones o calibraciones que deben realizarse, forma de hacerlas, frecuencia, criterios de aceptacin y rechazo y acciones en caso de rechazo.

NO CONFORMIDAD, ACCIN CORRECTORA Y ACCIN PREVENTIVA

EXPLICACIN DEL REQUISITO

Se debe desarrollar una documentacin que recoja cmo se va a llevar a cabo la operativa para que se identifiquen las no conformidades ya originadas o las que se pueden derivar de la situacin potencial, de modo que se tomen las medidas oportunas para su tratamiento, correccin o prevencin.

Para ello, la empresa debe describir en dicho procedimiento cmo se desarrollar esta cadena de actuacin teniendo en cuenta la magnitud de cada incumplimiento detectado, ya que puede ser vlida o no la misma operativa para todos los problemas.

UNE-EN ISO 14001

4.5.3

4.5.2 No conformidad, accin correctora y accin preventiva

La organizacin debe establecer y mantener al da procedimientos que definen la responsabilidad y la autoridad para controlar e investigar las no conformidades llevando a cabo acciones encaminadas a la reduccin de cualquier impacto producido, as como para iniciar y completar acciones correctoras y preventivas correspondientes.

Cualquier accin correctora o preventiva tomada para eliminar las causas de no conformidades, reales o potenciales, deben ser proporcional a la magnitud de los problemas detectados y ajustada al impacto medioambiental encontrado.

La organizacin debe implantar y registrar en los procedimientos documentados cualquier cambio que resulte como consecuencia de las acciones correctoras y preventivas.

EL SISTEMA DE GESTIN MEDIOAMBIENTAL.

Una vez implantada esta forma de actuar, la empresa tiene que estudiar los cambios que se han originado en sus actuaciones debido a las acciones tomadas y decidir si deben incluirse esas modificaciones en la documentacin de la empresa para que estas prcticas se instauren de forma continua.

PASOS NECESARIOS

La aparicin de no conformidades indica la existencia de factores que incidirn negativamente sobre el SIGMA. Son una informacin til para saber en qu puntos del sistema se est errando y, por lo tanto, para buscar su mejora.

34. La identificacin de la existencia de una no conformidad se puede realizar en distintas situaciones:

La auditora del Sistema de Gestin Medioambiental.

Seguimiento del cumplimiento de los objetivos y el programa.

Actividades programadas de control operacional y de seguimiento y medicin.

Las quejas externas.

Incidencias originadas por primera vez o repetidas.

35. Existen tres fuentes de no conformidades, ya que son tres las fuentes de requisitos que hay que cumplir. stas son:

Los requisitos especificados en la norma ISO 14001.

Los requisitos legales medioambientales aplicables.

Los requisitos establecidos voluntariamente por la empresa en su documentacin o las especificaciones de cmo se va a cumplir con todos ellos.

Una no conformidad se produce cuando no existe cumplimiento, es decir, cuando la actuacin real se aparta de la ejecucin planificada del parte de sistema o cuando no se alcanza el resultado que se esperaba.

No conformidad

36. En ocasiones la no conformidad no es real, es decir, no se ha producido todava pero se puede identificar el riesgo de que se produzca. Es lo que se denomina no conformidad potencial.

Cmo actuar cuando se detecta una no conformidad?

37. Lo primero es iniciar un tratamiento inmediato con el objeto de mitigar el impacto que haya podido causar y para evitar que la falta de este tratamiento rpido origine consecuencias de mayor magnitud.

38. Posteriormente, deberemos registrar la no conformidad tal y como se haya establecido en nuestra documentacin y asignar un responsable de la investigacin de las causas que han originado la no conformidad.

En el caso de la no conformidad potencial deber investigarse la causa que produce el riesgo.

39. Este responsable designado para la investigacin podr ser la persona encargada de realizar la accin correctora o preventiva apropiada; en funcin de la complejidad del problema, se puede optar tambin por que la persona que posea la informacin necesaria y adecuada sea quien se haga cargo de tomar la decisin.

La accin correctora buscar eliminar la causa que origin el problema mientras que la accin preventiva eliminar la causa de que un riesgo potencial se convierta en una desviacin.

Estas medidas deben ser suficientes para eliminar la causa, pero hay que procurar no sobredimensionarlas y provocar as que la empresa destine muchos recursos para algo que se puede resolver con menos medios.

40. Tras la implantacin de la accin correctora o preventiva hay que llevar a cabo una evaluacin y un seguimiento de ella. La evaluacin permite conocer si se ha corregido el problema. El seguimiento es el medio para validar esa certeza. Por tanto, es necesario un seguimiento sistemtico para asegurar su efectividad de las acciones tomadas.

Ejemplo:

En una empresa se observa que existen bidones metlicos sumergidos en agua y que ya presentan corrosin.

EL SISTEMA DE GESTIN MEDIOAMBIENTAL.

41. El registro de todas las actuaciones y decisiones tomadas durante el proceso de resolucin de la no conformidad constituye una informacin muy til para la empresa sobre las operativas que pueden estar fallando. En consecuencia, se debern incluir los cambios originados por las soluciones concretas adoptadas en la operativa general, con lo que se reforzar la efectividad de las acciones.

CONSEJOS

Para conseguir una correcta definicin de la no conformidad es necesario evitar la bsqueda de culpables y la presentacin de conclusiones precipitadas sobre la causa de la no conformidad. Tampoco conviene confundir el tratamiento necesario con la accin correctora en s.

Normalmente, todas las no conformidades necesitan un tratamiento, pero no todas necesitan la implantacin de una accin correctora o preventiva. Esto depender de si existe causa o no, y si en el momento de la investigacin se ha detectado sta.

Es muy til registrar toda la informacin originada cuando se ha detectado una no conformidad, ya que servir como registro de las debilidades del sistema y las decisiones tomadas al respecto. Este registro puede constar de:

La descripcin de la no conformidad.

La descripcin del tratamiento inmediato realizado.

El responsable de la investigacin de las causas.

La decisin de implantar o no alguna accin y su descripcin.

Ejemplo:

Pregunta: Se ha derramado un bidn de aceite. Cmo se considera esta situacin?

Respuesta:

Hay que darle un tratamiento inmediato para minimizarlo.

Analizar si el derrame puede repetirse porque exista una situacin que lo ha provocado o si la causa ha sido fortuita.

En el caso de que exista causa, decidir la accin correctora para eliminarla.

Comprobar que la implantacin de esta accin ha sido efectiva.

El plazo para la implantacin y su responsable.

La fecha real de la ejecucin y su resultado.

La evaluacin de la efectividad de la accin y, por tanto, su cierre.

No se debe pensar que slo se originan no conformidades respecto del cumplimiento obligado de la documentacin de la empresa. Tambin se pueden originar desviaciones si, a pesar de seguir lo indicado en la documentacin, esto resulta ineficaz para cumplir los requisitos de la norma o los requisitos legales.

Es conveniente no obsesionarse con el cierre o resolucin de la accin correctora, ya que su cierre documentado precipitado origina su repeticin y, por tanto, su falta de cierre real.

REGISTROS DE LA GESTIN MEDIOAMBIENTAL

EXPLICACIN DEL REQUISITO

Durante la implantacin de un Sistema de Gestin Medioambiental se genera documentacin con la que se comprueba que se realizan las acciones relacionadas con el funcionamiento del sistema.

Los registros desempean un papel fundamental en la formulacin de los objetivos medioambientales de la organizacin y en la demostracin del cumplimiento del sistema, por ta