654.базы данных создание отчетов в субд ms access 2007

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ ФГБОУ ВПО «УФИМСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ

УНИВЕРСИТЕТ ЭКОНОМИКИ И СЕРВИСА»

Кафедра «Информатика и ИКТ»

БАЗЫ ДАННЫХ: СОЗДАНИЕ ОТЧЕТОВ в СУБД MS Aсcess 2007

Практикум

Уфа 2013

Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»

2

Составитель: М.А. Абросимова

УДК 004.9 А16

Базы данных: Создание отчетов в СУБД MS Aсcess 2007: Практикум / Сост.: М.А. Абросимова. – Уфа: Уфимский государственный университет эко-

номики и сервиса, 2013. – 39 с.

Практикум подготовлен в соответствии с федеральным государственным стандартом высшего профессионального образования для направления подго-

товки 080500.62 Бизнес-информатика и 230700.62 Прикладная информатика.

Описана технология создания простых, детальных, составных отчетов баз данных в СУБД MS Aсcess 2007, выполнения в отчетах операций поиска, фильтрации, сортировки данных, построения диаграмм, приведены задания

для самостоятельного выполнения.

Илл.: 21. Табл.: 1. Библиогр.: 5.

Рецензенты:

Абрамова М.В., канд. техн. наук, доцент доцент кафедры «Информаци-онные технологии в управлении» БАГСУ

Лехмус М.Ю., канд. техн. наук, доцент кафедры «Экономическая ин-

форматика» УГАТУ

© Абросимова М.А., 2013 © Уфимский государственный университет

экономики и сервиса, 2013


3

СОДЕРЖАНИЕ

ОСНОВНЫЕ ПОНЯТИЯ .............................................................................. 4 НАЧАЛО РАБОТЫ........................................................................................ 5 ОТКРЫТИЕ БАЗЫ ДАННЫХ ................................................................................... 5

ОСОБЕННОСТИ ИНТЕРФЕЙСА MS ACCESS 2007 .................................................... 5 ОБЪЕКТЫ БАЗЫ ДАННЫХ .................................................................................... 6

СПРАВОЧНАЯ СИСТЕМА MS ACCESS 2007 ........................................................... 8 ОТКРЫТИЕ ОТЧЕТА И ПРОСМОТР ДАННЫХ ...................................... 8

ПРОСТЫЕ ОТЧЕТЫ..................................................................................... 9 СОЗДАНИЕ ПРОСТОГО ОТЧЕТА ............................................................................. 9

ПРОСМОТР ОТЧЕТА ............................................................................................. 9 ПОИСК ДАННЫХ В ОТЧЕТЕ................................................................................. 10

ФИЛЬТРАЦИЯ ЗАПИСЕЙ ..................................................................................... 10 ФИЛЬТРАЦИЯ В ДИАПАЗОНЕ ЗНАЧЕНИЙ ............................................................. 12

РАБОТА С МАКЕТОМ ОТЧЕТА............................................................... 12 ОФОРМЛЕНИЕ ЗАГОЛОВКА И НОМЕРОВ СТРАНИЦ ................................................ 12

ИЗМЕНЕНИЕ ФОРМАТОВ ПРЕДСТАВЛЕНИЯ ЧИСЛОВЫХ ДАННЫХ, ДАТ И ВРЕМЕНИ . 13 ДОБАВЛЕНИЕ, УДАЛЕНИЕ, ИЗМЕНЕНИЕ ПОРЯДКА СЛЕДОВАНИЯ ПОЛЕЙ ............... 13 ГРУППОВЫЕ ОПЕРАЦИИ В ОТЧЕТЕ ...................................................................... 14

ПРЕДВАРИТЕЛЬНЫЙ ПРОСМОТР ОТЧЕТА ........................................ 17 РЕЖИМ КОНСТРУКТОРА ОТЧЕТА ....................................................... 18

СТРУКТУРА ОТЧЕТА .......................................................................................... 18 РАБОТА СО СТРУКТУРОЙ ОТЧЕТА ....................................................................... 19

ДЕТАЛЬНЫЕ ОТЧЕТЫ.............................................................................. 20 СОЗДАНИЕ ДЕТАЛЬНОГО ОТЧЕТА ....................................................................... 20

ВЫПОЛНЕНИЕ ИТОГОВЫХ РАСЧЕТОВ ................................................................. 24 ВСТАВКА ГРАФИЧЕСКИХ ДАННЫХ..................................................... 25

СОЗДАНИЕ ДИАГРАММЫ ................................................................................... 26 СОСТАВНЫЕ ОТЧЕТЫ ............................................................................. 32

ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ЭЛЕМЕНТОВ УПРАВЛЕНИЯ ...................................................... 33 СОЗДАНИЕ ПОДЧИНЕННОГО ОТЧЕТА .................................................................. 33 ДОРАБОТКА ВНЕШНЕГО ВИДА СОСТАВНОЙ ФОРМЫ............................................. 36

УДАЛЕНИЕ ОТЧЕТА ................................................................................. 36 КОНТРОЛЬНЫЕ ВОПРОСЫ .................................................................... 37

ЛИТЕРАТУРА .............................................................................................. 38


4

Практикум нацелен на формирование компетенции студента манипули-ровать информационными ресурсами средствами СУБД, представлять содер-

жание прикладных и информационных процессов.

Основные понятия

База данных (БД) - поименованная совокупность взаимосвязанных дан-ных, отображающая состояние объектов и их отношений в некоторой пред-

метной области, и используемая для удовлетворения информационных по-требностей пользователей. Базы данных в СУБД МS Access принадлежат к ти-

пу реляционных баз данных. В таких базах данных сведения, относящиеся к различным вопросам, сохраняются в отдельных таблицах, между которыми

установлены связи. База данных - файл, состоящий из таблиц и других информационных

объектов. Таблица - информационная объект, состоящий из записей. Таблица – это

фундаментальная структура данных, основной информационный объект в СУБД.

Запись - это полный набор данных об определенном объекте реального мира: клиенте, книге, событии и т.д. Запись представляется в виде строки. Структура всех записей таблицы одинакова. Количество записей в таблице яв-

ляется переменным. Поле – это набор данных одного типа в таблице, например, фамилии

всех сотрудников. Для представления поля используется столбец. Поле имеет имя и значения.

Отчет - информационный объект, хранящий данные таблиц или запро-сов в виде отформатированного документа, готового к печати.

Составной отчет – отчет, отображающий связанные данные при помо-щи подчиненного отчета или подтаблицы.

Элемент управления в отчете – объект в отчете, улучшающий интер-фейс пользователя при работе с данными, например, кнопка, переключатель,

вкладка и пр. Присоединенный элемент управления — элемент управления, источ-

ником данных которого служит поле таблицы или запроса. Присоединенный

элемент управления служит для отображения значений полей базы данных. Свободный элемент управления — элемент управления, не имеющий

источника данных (например, поля или выражения). Свободные элементы управления используются для вывода на экран сведений, линий, прямоуголь-

ников и рисунков. Примером свободного элемента является надпись, которая отображает заголовок в отчете.

Практикум содержит пошаговые инструкции создания отчетов различ-ных видов, выполнения операций простого поиска данных, фильтрации и сор-

тировки данных, изменения структуры отчета, вставки в отчеты дополнитель-ных элементов управления данными, а также включает задания для самостоя-

тельного выполнения.


5

Начало работы Для получения представления об отчетах базы данных предлагается от-

крыть в СУБД MS Access учебную базу данных «Борей 2007». Открытие базы данных

Для открытия базы данных «Борей 2007» необходимо:

1. Запустить Microsoft Access, щелкнув на кнопке Пуск, 2. Выбрать «Все программы», затем Microsoft Office, затем Microsoft Access

2007. Откроется окно Microsoft Access 2007. 3. В области «Категории шаблонов» выбрать «Учебная база данных» и затем

щелкнуть Борей 2007:

если на Вашем компьютере база данных «Борей 2007» открывается не

в первый раз, то на экране Вы увидите окно заставки БД «Борей 2007»;

если в первый раз, то MS Access сначала выполнит ее загрузку. Для

начала загрузки нужно щелкнуть командную кнопку «Загрузка» и следовать

инструкциям. Открывается окно базы данных «Борей 2007».

Закрывается база данных обычным для MS Office способом: в системном меню, содержащем команды работы с файлом, выбрать «Закрыть базу дан-

ных».

Задание 1. Запустите MS Access 2007. Откройте базу данных «Борей 2007». Закройте ее. Снова откройте базу данных «Борей 2007».

Особенности интерфейса MS Access 2007

В MS Access 2007 отличный от предыдущих версий интерфейс. Меню и

панели инструментов заменяет лента меню с разными вкладками: Главная, Со-здание, Внешние данные, Работа с базой данных.

На вкладках размещаются инструменты или группы инструментов (группа помечена значком «треугольник»), в которую можно войти.

Рис. 1. Лента меню MS Access 2007 с вкладками

Также в зависимости от того, с каким объектом базы данных Вы работа-ете, появляются автоматически контекстные инструменты, например, при ра-

боте с формами появляются контекстные инструменты для формы. Под лентой расположены слева Область перехода, а справа Окно редак-

тирования, в котором отображается редактируемый объект.


6

Рис. 2. Окно базы данных «Борей 2007»

В Области переходов находятся все объекты Access (таблицы, формы, запросы, отчеты и т.д.). В списке «Все объекты Access» можно выбрать требу-

емый объект. При двойном щелчке на имени объекта в Области переходов этот объект будет отображаться в Окне редактирования на своей вкладке. Объекты базы данных

База данных содержит данные в объектах следующих видов: таблица, запрос, форма, отчет, макрос и модуль. Фундаментальной структурой хране-

ния данных является таблица. Все остальные виды объектов являются произ-водными от таблицы:

Запрос хранит данные таблиц, удовлетворяемые какому-либо крите-

рию, заданному пользователем в ходе составления команды на выборку дан-

ных.

Форма хранит данные таблиц или запросов в виде совокупности

экранных карточек, каждая из которых отображает содержимое одной записи таблицы или запроса, что удобно при обновлении данных в таблицах.

Отчет хранит данные таблиц или запросов в виде текстового докумен-

та, пригодного для печати.

Макрос хранит совокупность операций обработки данных, которые

можно запускать одним нажатием клавиши Enter, что удобно при необходимо-сти часто выполнять одни и те же типовые операции.

Модуль хранит программу обработки данных, написанную на языке

программирования, чаще всего на языке, встроенном в MS Access, Access Basic.

Объекты базы данных в Области перехода сгруппированы, и Вы видите названия групп. Чтобы увидеть содержимое группы, нужно щелкнуть на

названии группы. Второй щелчок свернет список группы до ее названия.

О к н о р е д а к т и р о в а н и я О б л а с т ь п е р е х о д а

В к л а д к а о б ъ е к т а

б а з ы д а н н ы х


7

Задание 2. Сверните и разверните списки групп в Области перехода. В силу того, что таблицы являются основной структурой хранения дан-

ных, во избежание их повреждения и для обеспечения удобства работы с дан-ными, пользователь работает с производными видами объектов. В БД «Борей 2007» формы «Клиенты и заказы», «Запасы и закупки», «Поставщики», «До-

ставка», «Отчеты», «Сотрудники» явным образом представлены в Области перехода.

Таблицы и другие виды объектов скрыты в Области перехода в группе «Вспомогательные объекты».

В группе «Неназначенные объекты» хранятся объекты, создаваемые пользователем дополнительно. Например, здесь можно сохранить созданные

Вами запросы. Обратите внимание, что разные виды объектов обозначены разными

значками:

Таблица Запрос Форма Отчет Макрос Модуль

Можно изменить представление объектов в Области перехода на при-вычный, применяемый в ранних версиях MS Access. Для этого нужно щелчком на значке списка (▼) в заголовке Области перехода развернуть список филь-

тров объектов и выбрать «Все объекты Access».

Задание 3. Просмотрите содержимое группы «Вспомогательные объек-ты». Откройте разные виды объектов, просмотрите их содержание. Закройте

группу «Вспомогательные объекты». Измените представление объектов в Об-ласти перехода, чтобы сгруппировать объекты по видам: таблицы, запросы,

формы, макросы, модули. Область перехода можно свернуть и развернуть щелчком на кнопке с

двойными стрелками (<<) или (>>) в верхнем правом углу панели.

Задание 4. Сверните и разверните Область перехода. Окно редактирования сейчас занято заставкой. Заставку можно убрать

щелчком на кнопке (Х) справа от ярлыка «Заставка».

Вывести ее можно в Области перехода из группы «Вспомогательные объекты», далее форма «Заставка».

Задание 5. Закройте заставку БД «Борей 2007».

Все таблицы базы данных связаны между собой. Связи между таблицами Вы можете посмотреть, если откроете схему данных, выбрав «Схема данных»

на вкладке меню «Работа с базами данных». Закрыть схему данных можно щелком на кнопке «Закрыть» вкладки ме-

ню «Конструктор»


8

Задание 6. Откройте и закройте схему данных. Справочная система MS Access 2007

Как любое приложение MS Office СУБД MS Access 2007 имеет свою справочную систему. Для того, чтобы ее открыть, нужно:

1. В правой части строки меню щелкнуть на кнопке (?). 2. В окне «Справка: Access» войти в нужный раздел справки в нижней части

окна или в строке поиска ввести поисковый контекст и нажать Enter.

Задание 7. Откройте справочную систему MS Access 2007. Откройте раздел «Формы и отчеты». Просмотрите содержание раздела. Закройте спра-

вочную систему.

Открытие отчета и просмотр данных

Для того, чтобы открыть отчет, следует в Области перехода сделать два щелчка на названии отчета. Открывается отчет, выводящий записи таблицы в

виде отформатированного документа, готового к печати (Рис. 3).

Рис. 3. Окно отчета «Адресная книга сотрудников»

Для просмотра отчета нужно воспользоваться кнопками навигации обла-

сти перехода.

Задание 8. 1. Откройте отчет «Адресная книга сотрудников», просмотрите его.

2. Закройте отчет «Адресная книга сотрудников».

И м я о т ч е т а

З а г о л о в о к о т ч е т а


9

3. Закройте базу данных «Борей 2007».

Простые отчеты

Отчеты можно создавать на базе таблиц: первичных, хранящих исходные данные, и запросных – получаемых в результате выполнения запроса. Создание простого отчета

Для создания простого отчета достаточно: 1. выделить в Области перехода источник данных для отчета - таблицу или за-

прос; 2. перейти на вкладку меню «Создание» (рис. 4);

Рис. 4. Вкладка меню для создания отчетов

3. щелчком выбрать инструмент «Отчет». В Области редактирования появляется

отчет в режиме макета.

Задание 9. Создайте простой отчет на базе таблицы «Заказы». Сохраните его под

именем «Заказы1»

Просмотр отчета

Просматривая отчет, Вы можете прове-рить, все ли сделано как нужно. Работа с от-

четом возможна в нескольких режимах, каж-дый из которых позволяет производить с отчетом свои операции (Рис. 5):

Таблица 1 Режим Операции с отчетом Инструментарий

Представление отчета

Просмотр, поиск, фильтрация данных Вкладка меню «Глав-ная»

Предваритель-

ный просмотр

Просмотр, изменение параметров страницы,

сохранение отчета в документе других форма-тов, отправка на печать.

Вкладка меню «Пред-

варительный про-смотр»

Режим макета Просмотр, изменение форматов символов и

абзацев, вставка графики и обрамления, расчет итоговых значений в полях отчета, группиро-

вать и сортировать записи.

Вкладка меню «Фор-

мат»

Конструктор То же самое, что и в режиме макета, плюс опе-рации по вставке новых полей, гиперссылки на веб-ресурс, подчиненного отчета, проведения

вычислений.

Вкладка меню «Кон-структор»

Рис 5. Режимы работы с

отчетом


10

Поиск данных в отчете

Для поиска данных нужно: 1. Находясь в режиме «Представление отчета», щелкнуть на кнопке «Найти»

вкладки меню «Главная». Появится диалог «Поиск и замена». 2. На вкладке «Поиск»

в поле для ввода «Образец» ввести поисковый контекст: либо цели-

ком, либо частично.

В поле «Совпадение» если поисковый контекст вводится частично, то

следует указать вид совпадения поискового контекста с имеющимся в этом поле данным: с любой частью поля или с началом поля;

В поле «»Поиск в» указать имя отчета.

3. Щелкнуть на кнопке «Найти далее». В отчете поисковый контекст будет выделен черным.

4. Щелчок на кнопке «Найти далее» выделит следующее данное, удовлетво-ряющее критерию поиска, если таковое имеется.

Задание 10. Выполните поиск данных, задав поисковый контекст цели-

ком. Затем выполните поиск, задав поисковый контекст частично. Фильтрация записей

Фильтрация обеспечивает отбор записей отчета, удовлетворяющих зна-чению фильтра. Если при поиске данных данные последовательно выделялись

черным, то при фильтрации в отчете остается совокупность только тех запи-сей, которые удовлетворяют критерию поиска, а остальные пользователь не

видит. Для того, чтобы вывести на экран все записи, нужно будет отменить фильтрацию.

Для фильтрации Вы должны: 1. Оставить курсор в том поле, по которому будет выполняться фильтрация. 2. Щелкнуть на кнопку «Фильтр» вкладки панели инструментов «Главная».

Открывается окно диалога для определения фильтра - критерия выбора. 3. Определить критерий выбора карточек либо точно путем установки/снятия

флажков со значений поля, по которому выполняется фильтрация, либо задать выражение, используя предлагаемые операторы «начинается с…», «содер-

жит…» и пр. т.е. путем настройки фильтра (Рис. 6):


11

Рис. 6. Фильтрация по настраиваемому фильтру

В случае настройки фильтра ввести в диалог «Настраиваемый фильтр» поисковый контекст (Рис. 7):

Рис. 7. Настройка фильтра

4. Щелкнуть на кнопке ОК. Будут отобраны записи с выбранным значением поля.

Для отмены выборки нужно щелкнуть на кнопке «Дополнительно» вкладки панели инструментов «Главная», далее «Отменить фильтр» либо ис-пользовать здесь же кнопку «Применить фильтр».

Задание 11.

1. Выполните фильтрацию записей по полю «Сотрудник» путем точного зада-ния значения кода. Отмените фильтр.

2. Выполните фильтрацию записей по полю «Клиент» для отбора записей, за-канчивающихся на «М» Отмените фильтр.


12

Фильтрация в диапазоне значений

Если Вам требуется отфильтровать записи в диапазоне значений, то нужно воспользоваться кнопкой «Выделение». Вы должны:

1. Выделить поле, по которому будет выполняться фильтрация или просто установить в нем курсор.

2. Щелкнуть на кнопке «Выделение» вкладки меню «Главная» и выбрать ко-манду «Между» либо, если задается одна из границ, то команды «Больше или

равно» или «Меньше или равно». 3. В диалоге «Диапазон чисел» ввести границы диапазона, щелкнуть ОК.

На экране останутся записи, удовлетворяющими заданному диапазону значений.

Задание 12. Выполните фильтрацию записей по полю «Дата отгрузки»

для отбора записей между двумя датами (выберите их самостоятельно). Отме-ните фильтр.

Работа с макетом отчета

Access 2007 предлагает интерактивный интерфейс работы с отчетом «что

на экране, то и в результате» (WYSIWYG), давая пользователю новый режим работы с отчетом – режим макета. Режим макета позволяет изменять структу-

ру, одновременно просматривая результаты. В режиме макета можно менять размеры и положение объектов формы: надписей и полей, менять шрифт

надписей, менять порядок следования полей, используя обычные для MS Office способы. В режиме макета можно внести большинство изменений,

обычно вносимых в конструкторе, и при этом просматривать данные в отчете. Для работы с макетом на экран выводится вкладка меню «Формат» (Рис. 8):

Рис. 8. Вкладка меню «Формат» при работе с отчетом в режиме макета

Перед тем, как дается команда на выполнение того или иного действия с

полем таблицы, его нужно выделить щелчком мыши. Поле выделится рамкой.

Оформление заголовка и номеров страниц

Для изменения заголовка Вам нужно

воспользоваться панелью «Элементы управ-ления» вкладки меню «Формат» (Рис.9).

Вы должны: 1. Щелкнуть инструмент «Заголовок». Рамка объекта становится активной.

2. Внести изменения: вписать новое назва-Рис. 9. Инструменты для ра-

боты с объектами отчета


13

ние, изменить форматы символов и абзаца заголовка и пр., используя панель «Шрифт» вкладки меню «Формат».

3. Выйти из режима редактирования щелчком мыши за пределами рамки объ-екта.

Аналогично можно изменить форматы представления номеров страниц

отчета и отображения даты и времени создания отчета, используя для этого инструменты «Номер страницы» и «Дата и время» панели «Элементы управ-

ления».

Задание 13. 1. Измените заголовок отчета на «Заказы фирмы». Измените форматы изме-

нить форматы символов и абзаца заголовка. 2. Формат страниц измените на «Страница N из M» с расположением в ниж-

нем колонтитуле и выравнивании по центру.

Изменение форматов представления числовых данных, дат и времени

Для изменения форматов представления числовых данных, дат и време-ни Вы должны:

1. Выделить поле с числовыми данными, формат которых Вы хотите изменить. Обратите внимание, что нужно выделить не заголовок поля, а значения поля.

2. Используя панель «Форматирование» изменить формат данных.

Задание 14. Измените форматы полей: 1. «Стоимость доставки» на вывод одной значащей цифры после запятой.

2. «Дата оплаты» на вывод данных в среднем формате даты. Добавление, удаление, изменение порядка следования полей

Для того, чтобы добавить новое поле в отчет, нужно: 1. Щелкнуть инструмент «Добавить поля». Справа открываются окна со спис-

ками полей. 2. Мышью перетащить нужное поле в нужное место отчета.

Для удаления поля из отчета нужно: 1. Щелчком поле выделить.

2. Из контекстного меню выбрать команду «Удалить» Для изменения порядка следования полей Вам нужно:

1. Выделить заголовок поля. 2. Перетащить его мышью в нужное место.

Задание 15.

1. Добавьте в отчет новое поле «Тип платежа»

2. Удалите поле «Страна». 3. Поле «Город получателя » расположите перед полем «Адрес получателя».

Поменяйте местами поля «Дата размещения» и «Клиент». 4. Измените фон надписи с датой создания отчета.


14

5. Сделайте обрамление горизонтальными линиями каждой записи отчета. 6. Просмотрите отчет в режиме «Представление отчета». Вернитесь в режим

«Макет отчета». Групповые операции в отчете

Расчет итоговых значений Режим макета позволяет выполнять расчет итоговых значений в поле:

минимальных, максимальных значений, количества записей и пр. в зависимо-

сти от того, какой тип данных хранит поле. Для этого в режиме макета можно использовать либо вкладку меню «Формат», либо контекстное меню.

Для расчета итоговых значений поля Вам нужно: 1. Щелчком выделить поле, итоговые значения по которому Вы рассчитываете.

2. Открыть список итоговых расчетов, щелкнув на вкладке меню «Формат» кнопку «Итоги» или из контекстного меню.

Итоговое значение появляется в конце поля после последней записи.

Задание 16. 1. Рассчитайте минимальное и максимальное значение стоимости доставки. Просмотрите результат.

2. Рассчитайте число записей и количество значений в поле «Дата отгрузки». Просмотрите результат.

3. Просмотрите отчет в режиме «Представление отчета» и сохраните его под именем «Заказы1_итоги». Закройте отчет.

Группировка и сортировка записей

Режим макета позволяет выполнять группировку и сортировку записей в отчете, для чего используется инструмент «Группировка» на вкладке меню

«Формат». При этом по мере задания условий группировки и сортировки в об-ласти редактирования Вы наблюдаете результаты выполнения операций.

Для группировки Вы должны:

1. щелкнуть инструмент «Группировка» на вкладке меню «Формат». В обла-сти редактирования появятся дополнительные инструменты для группировки

и сортировки (Рис. 10)


15

Рис. 10. Инструменты группировки и сортировки записей в отчете

Отказаться от проведения Группировки/Сортировки можно повторным

щелчком на кнопке «Группировка» на вкладке меню «Формат».

Задание 17. Снова создайте на базе таблицы «Заказы» простой отчет. Начните проведение групповой операции и откажитесь от нее. Снова начните

проведение групповой операции. 2. Щелкнуть инструмент «Добавить группировку» или «Добавить сортировку»

Появляются окно «Группировка, сортировка и итоги» с инструментами для определения дальнейших условий выбранной групповой операции. Здесь нуж-

но сначала выбрать поле, по значениям которого будет выполняться групповая операция, например, по полю «ИД клиента» (в отчете - поле «Клиент»):

В нашем примере на экране Вы увидите отчет в следующем виде (Рис. 11):


16

Рис. 11. Отчет с группировкой записей по полю «Клиент»

3. Если требуется, можно задать следующий уровень группировки записей, например, по «Дате размещения» заказа. Для этого щелкните на инструмент

«Добавить группировку» в окне «Группировка, сортировка и итоги». Напри-мер, если Вы выберите дальнейшую группировку по полю «Дата размещения»,

то получите отчет в таком виде (Рис. 12):

Рис. 12. Отчет с группировкой записей по полям «Клиент» и «Дата размещения»

Группировка по дате размещения заказа после предваритель-ной группировки по

полю «Клиент»

Заголовок группы


17

4. При необходимости щелкнуть в окне «Группировка, сортировка и итоги» на инструмент «Добавить сортировку» и указать поле, по которому будут отсор-

тированы значения. 5. При необходимости щелкнуть в окне «Группировка, сортировка и итоги» на инструмент «Больше» и указать свои требования на расчет итоговых значений,

правил оформления: без раздела заголовков, без раздела примечаний, разме-щать или нет группу на одной странице:

Задание 18. 1. Выполните группировку в отчете «Заказы» сначала по полю «ИД грузоот-

правителя» (заголовок поля в отчете «Доставка»), затем по полю «Дата отгруз-ки».

2. Задайте сортировку по полю «Дата отгрузки». 3. Внутри группы «ИД грузоотправителя» рассчитайте итоговое значение по

полу «Стоимость доставки» «Среднее», показать его в примечании группы. Далее в отчете выделить средние значения по группе жирным шрифтом и за-

лить фоновым цветом. 4. Внутри группы «Дата отгрузки» рассчитайте итоговое значение по полю «Ид заказа» по количеству записей и покажите его в заголовке группы.

5. Просмотрите отчет в режиме «Представление отчета» и сохраните его под именем «Заказы1_группировка».

Предварительный просмотр отчета

Режим предварительного просмотра предназначен для подготовки отчета к печати. В этом режиме Вы можете поменять ориентацию страницы, изме-

нить размеры полей, разместить отчет на двух и более страницах, сохранить отчет как документ другого формата: форматированного документа (Word),

простого (неформатированного) текстового файла, html-документа и пр. Для работы в режиме предварительного просмотра используется вкладка меню

«Предварительный просмотр» (Рис. 13).

Рис. 13. Вкладка меню «Предварительный просмотр»


18

Для того, чтобы выйти из режима, используется «Закрыть окно предва-рительного просмотра» на панели «Закрыть» вкладки меню «Предваритель-

ный просмотр». Задание 19. Создайте новый отчет на базе таблицы «Заказы». Откройте

его в режиме представления. Самостоятельно: 1. Просмотрите отчет в разных масштабах, используя инструмент «Масштаб»

и указатель мыши в виде лупы. 2. Сделайте верхнее поле равным 25 мм. Интервал строк – 1 мм.

3. Сохраните отчет в виде форматированного документа Word, под именем «Заказы1_печать» в папке «Мои документы». Просмотрите документ в тексто-

вом процессоре Word. 4. Разместите отчет на двух страницах.

5. Сохраните отчет под именем «Заказы1_предварительный просмотр».

Режим конструктора отчета Структура отчета

В режиме конструктора Вы видите области отчета: Заголовок, Верхний

колонтитул, Данные, Нижний колонтитул, Примечание (Рис. 14).

Рис. 14. Отчет в режиме конструктора

Размеры каждой области можно изменить, используя метод перетаскива-

ния границ объекта мышью.

Задание 20. 1. Создайте новый отчет на базе таблицы «Заказы». Откройте его в режиме

конструктора. 2. Увеличьте высоту области заголовка. Просмотрите отчет в режиме «Пред-

ставление отчета». Вернитесь в режим конструктора.


19

Все объекты отчета размещены в рамках. Вы можете изменить форматы объекта, если выделите рамку объекта щелчком мыши и воспользуетесь

вкладкой меню «Конструктор» (Рис. 15).

Рис. 15. Вкладка меню «Конструктор»

Задание 21 1. Отформатируйте имена полей в отчете жирным шрифтом.

2. Отформатируйте заголовок отчета жирным шрифтом и красным цветом.

Работа со структурой отчета

В режиме конструктора можно выполнять операции добавления, удале-ния, изменения порядка следования полей

Для того, чтобы добавить новое поле в отчет, нужно: 1. Щелкнуть инструмент «Добавить поля». Справа открываются окна со спис-

ками полей. 2. Мышью перетащить нужное поле в подготовленное место.

Для удаления поля из отчета нужно: 3. Щелчком поле выделить.

4. Из контекстного меню выбрать команду «Удалить» Для изменения порядка следования полей Вам нужно:

5. Выделить заголовок поля. 6. Перетащить его мышью в нужное место.

Задание 22.

1. Добавьте в отчет новое поле «Тип платежа» после поля «Клиент».

2. Удалите поле «Тип платежа» из того места, где оно было расположено при создании отчета.

3. Поле «Город получателя » расположите перед полем «Адрес получателя». Поменяйте местами поля «Доставка» и «Дата отгрузки».

4. Измените фон надписи с датой создания отчета. 5. Просмотрите отчет в режиме «Представление отчета». Сохраните отчет под

именем «Заказы1_конструктор». В режиме конструктора можно также выполнять групповые операции,

используя уже знакомые инструменты «Итоги», «Группировка», также до-ступные на вкладке меню «Конструктор».


20

Детальные отчеты Создание детального отчета

Для создания детального отчета нужно:

1. На вкладке панели инструментов «Создание» в группе «Отчеты» щелкнуть на «Мастер отчетов».

2. В первом диалоге «Создание отчетов» в списке «Таблицы или запросы»:

выбрать объект (таблицу или запрос), на базе которого Вы создаете

отчет, например, «Продажи товаров по категориям»:

выбрать поля таблицы/запроса, которые вы выводите в отчет, для чего

нужно двойными щелчками на имени поля или щелчками на кнопке (>) пере-

нести имена полей из окна «Доступные поля» в окно «Выбранные поля». Щелкнуть кнопку «Далее» для перехода к следующему диалогу.

3. Во втором диалоге выбрать вид представления данных: нужно, по сути, определить поле, по которому начнется группировка данных (оно сейчас ука-зано в правом поле диалога с мастером), ведь источник данных может хранить

очень большое количество полей и записей и удобно, когда записи сгруппиро-ваны. Но подход к группировке зависит от Ваших потребностей. Поскольку

данные запроса взяты из трех связанных таблиц «Заказы», «Сведения о зака-зах» и «Товары», то Вам предлагается три подхода к группировке. В нашем

примере предлагается начать группировку с поля «Дата размещения» таблицы «Заказы». Щелкнуть кнопку «Далее» для перехода к следующему диалогу.


21

4. В третьем диалоге Вы задаете уровни группировки данных в отчете или щелчками на кнопке (>). Щелкнуть кнопку «Далее» для перехода к следующе-

му диалогу.

5. В четвертом диалоге Вы должны отказаться или согласиться с сортировкой

данных. Если сортировка требуется, нужно указать, по какому полю и по ка-кому правилу: возрастанию или по убыванию, задать итоговые расчеты, после этого - по кнопке «Далее».


22

6. В пятом диалоге Вы должны выбрать макет (удобен для работы макет «Сту-пенчатый») и ориентацию страницы (выберите книжную - легче просматри-

вать на экране), после этого - по кнопке «Далее».

7. В шестом диалоге выбрать щелчком стиль оформления (например, «Стан-дартный»), после чего - кнопка «Далее».


23

8. В седьмом диалоге вписать Заголовок (имя) отчета. Он может иметь имя

таблицы (запроса), на основе которой строится, а может иметь и другое имя - Вы его должны задать. И - кнопка «Готово».

Отчет открывается в режиме предварительного просмотра. Сохранение отчетов производится традиционным для Windows способом с использованием

команды «Сохранить как» системного меню программы.


24

Задание 23. 1. Создайте три детальных отчета на основе запроса "Продажи товаров по ка-

тегориям", выбрав:

№ Вид пред-

ставления

Уровни группи-

ровки

Сортировка Имя отчета

1. Заказы Категория «Наименование» по возрастанию

Продажи товаров по категори-ям_Заказы

2. Сведения о заказах

Категория «Наименование» по возрастанию

Продажи товаров по категори-ям_Сведения о заказах

3. Товары Категория нет Продажи товаров по категори-ям_Товары

2. Просмотрите отчеты в режиме «Представление отчета». Если в полях дан-

ные не просматриваются, измените ширину полей в режиме макета и снова просмотрите отчет в режиме «Представление отчета».

3. Сохраните отчеты под теми же названиями, что и их имена.

Выполнение итоговых расчетов

Как Вы убедились, в процессе создания детального отчета можно выпол-

нить групповые операции: группировку записей по какому-либо полю и сор-тировку записей. Но можно также в диалоге с Мастером задать итоговые рас-четы: расчет суммы, среднего, минимального и максимального значений для

числовых полей. Автоматически MS Access рассчитает количество записей в группе, по которому произведен расчет итогового значения.

Для выполнения итоговых расчетов Вы должны в диалоге с Мастером

на четвертом шаге щелкнуть кнопку «Итоги»:

и отметить какое итоговое число нужно рассчитать:


25

Задание 24.

1. Создайте детальный отчет на основе запроса "Заказы", включите в отчет по-ля: «ИД заказа», «Ид_сотрудника», «Дата размещения», «Получатель», «Город получателя», «Стоимость доставки», «Тип платежа», и выполнив итоговые

расчеты:

№ Уровни

группиров-ки

Сортировка Итоги Имя отчета

1. ИД со-

трудника

Дата разме-

щения

Стоимость доставки: Сред-

нее

Заказы1_мастер_итоги1

2. Получа-тель

Дата разме-щения

Стоимость доставки: Мини-мальное, Максимальное


3. Тип пла-

тежа

Город полу-

чателя

Стоимость доставки: Сумма,

Вычислить проценты


2. Сохраните отчеты под теми же названиями, что и их имена.

Вставка графических данных

В отчеты часто вставляются диаграммы, иллюстрирующие данные.

Задание 25. 1. Откройте и просмотрите отчеты «Продажи категорий товаров по датам» и «Продажи категорий товаров по месяцам».

2. Откройте эти отчеты в режиме конструктора и убедитесь, что диаграмма размещена в области данных.

3. Закройте отчеты.


26

Создание диаграммы

Подготовка источника данных Перед тем, как создавать отчет, иллюстрирующий данные, нужно вы-

брать источник данных. Им может быть таблица или запрос. В зависимости от

цели Вашего анализа, вы можете сначала создать запрос к одной или несколь-ким таблицам, в которых хранятся нужные Вам данные, выполнить при его

создании операции по обработке данных (выборку данных, группировки, рас-чет итоговых значений и пр.) и только потом представить обработанные дан-

ные в виде диаграммы.

Задание 26. Просмотрите содержание запроса «Продажи категорий то-варов по датам», уже существующего в базе данных «Борей 2007». Закройте

запрос.

Построение диаграммы Для построения диаграммы нужно: 1. Создать отчет, не указывая источник данных, щелкнув на кнопке «Пустой

отчет» вкладки меню «Создание». Пустой отчет откроется в режиме макета. 2. Перейти в режим «Конструктор». На вкладке меню «Конструктор» стал до-

ступен инструмент для создания диаграмм «Вставить диаграмму» на панели «Элементы управления» (Рис. 16).

Рис. 16. Панель элементов управления Конструктора отчетов

3. Щелчком мыши возьмите инструмент «Вставить диаграмму» и в области данных в отчете растяните рамку. Открывается первый диалог «Создание диа-

грамм». 4. В диалогах «Создание диаграмм» нужно:

4.1. указать источник данных: выбранный Вами запрос «Продажи категорий товаров по датам»;


27

4.2. Укажите поля, данные из которых будут отображаться на диаграмме:

4.3. Выберите вид диаграммы;

4.4. Выберите тип отображения данных на диаграмме;


28

4.5. Задайте (или согласитесь с предложенным) название диаграммы и укажи-те, что Вы хотите видеть на диаграмме условные обозначения, переход к по-

следнему диалогу и «Готово». В Области данных открывается диаграмма в режиме Конструктора.

Задание 27.

1. Постройте диаграмму в отчете по описанному алгоритму.

2. Просмотрите диаграмму в режиме «Представление отчета». 3. Сохраните отчет под именем «Продажи категорий товаров по датам 1».

Оформление диаграммы Для оформления диаграммы 1. Перейдите в режим Конструктора.

2. Закройте, если оно видно, окно «Список полей» справа. 3. Увеличьте область данных и рамку отчета по горизонтали. 4. Активизируйте «Редактор диаграмм» двумя щелчками мыши на диаграмме.

Вам стали доступны инструменты для оформления диаграммы (рис.17).


29

Рис. 17. Отчет в режиме редактора диаграмм

5. В таблице данных выделите столбец Восток, Запад Север и дайте команду

из контекстного меню «Очистить столбец», закройте это окно. 6. Выделив щелчком мыши область диаграммы, вызовите из контекстного ме-

ню окно настройки «Параметры диаграммы» и задайте следующие параметры:

На вкладке «Заголовки» указать название оси ординат: Объемы про-

даж, руб. (Рис. 18)

И н с т р у м е н т ы р е -д а к т о р а д и а г р а м м


30

Рис. 18. Задание параметров диаграммы

На вкладке «Легенда» выбрать «Разместить внизу».

7. Щелкнуть ОК. 8. Далее выделяя щелчками мыши отдельные элементы диаграммы и, пользу-

ясь инструментами Редактора диаграмм, измените форматы диаграммы: раз-мер чисел по оси ординат и легенде – 10, без выделения жирным, в заголовке

оси ординат – 12, заголовке диаграммы – 12, с выделением жирным. 9. Просмотреть отчет в режиме «Представление отчета» и исправить оформле-

ние, если требуется. У вас должно получиться примерно так (Рис. 19):


31

Рис. 19. Диаграмма в отчете

Задание 28.

1. Выполните оформление отчета. Сохраните отчет под именем «Продажи ка-тегорий товаров по датам 1».

2. Создайте новый отчет с диаграммой, выбрав на шаге 4.4. иной тип отобра-жения данных на диаграмме: перетащите в нижнее окно поле «Дата размеще-

ния», оставив пустым окно «Ряды». 3. Оформите его аналогично предыдущему отчету. Дополнительно выведите

на диаграмму значения данных. У Вас должно получиться примерно так:

Задание 29. Сохраните отчет под именем ««Продажи категорий товаров по


32

датам 2».

Составные отчеты

Отчет может включать в себя другой отчет. Подчиненный отчет должен быть связан с главным отчетом, поэтому перед созданием составного отчета

нужно убедиться, что правильно установлены связи между таблицами, на ос-нове которых строятся главный и подчиненный отчеты.

Вам следует: 1. Создать с помощью Мастера отчетов отчет на основе главной таблицы - это

будет главный отчет. 2. В режиме конструктора этого отчета:

перенести нижнюю границу Области данных вниз для создания места, где будут размешаться подчиненный отчет;

щелкнуть на панели элементов кнопку «Подчиненная форма/отчет». Растянуть рамку на том месте, куда требуется поместить подчиненный отчет

(Рис. 20).

Рис. 20. Режим Конструктора составного отчета

Задание 30. 1. Создайте отчет на базе таблицы "Сотрудники" с помощью Мастера отчетов,

выведя в отчет поля: «Фамилия», «Имя», «Должность». Назовите его «Сотруд-ники_заказы».


33

2. В режиме конструктора создайте рамку для подчиненного отчета. Использование элементов управления

Элемент управления в отчете – объект в отчете, улучшающий интерфейс пользователя при работе с данными, например, кнопка, переключатель,

вкладка и пр. Можно создать новое поле и надпись к нему, либо просто надпись в отчете.

Технология работы с элементами управления заключается в том, что пользователь берет мышью элемент управления и им растягивает в отчете

рамку, куда вставляет какие-либо данные. Сделать это правильно помогает Мастер – специальная автоматически запускаемая программа. С этой про-

граммой пользователь начинает диалог, уточняя параметры вставляемых в от-чет. По окончании диалога на форме появляется новый объект, просмотреть

который можно, перейдя в режим «Представление отчета». Элементы управления могут быть двух типов: присоединяемые и сво-

бодные. Присоединенный элемент управления — элемент управления, источ-

ником данных которого служит поле таблицы или запроса. Присоединенный элемент управления служит для отображения значений полей базы данных.

Свободный элемент управления — элемент управления, не имеющие источни-ка данных (например, поля или выражения). Свободные элементы управления

используются для вывода на экран сведений, линий, прямоугольников и ри-сунков. Примером свободного элемента является надпись, которая отображает

заголовок отчета.

Задание 31. Наведите мышь на различные элементы Панели элементов управления, прочитайте их названия. Создание подчиненного отчета

Для создания подчиненного отчета Вы должны:

1. В режиме Конструктора составного отчета из контекстного меню выбрать команду «Построить». Открывается первый диалог Мастера подчиненных от-

четов. 2. Ответить на первый вопрос Мастера подчиненных отчетов, определяя ис-

точник включаемых в отчет данных. В Вашем примере, это будет таблица. Щелкнуть «Далее».


34

3. В следующем диалоге с Мастером Вы определяете, какие поля таблицы бу-дут включаться в отчет. Для этого используйте кнопки (>>), (>) и обратные им. Щелкнуть «Далее».

4. Указываете, что программа должна установить между данными отчета и включаемыми в нее новыми данными те связи, которые уже есть между таб-

лицами. Щелкнуть «Далее».


35

5. Задаете имя подчиненного отчета. Можно согласиться с тем, что предлагает Мастер. Щелкнуть «Готово». Открывается составной отчет в режиме Кон-

структора. 6. Закрыть окно Конструктора отчетов с сохранением.

7. Просмотреть отчет в режиме «Представление отчета». У Вас должно полу-читься примерно так:


36

Рис. 21. Составной отчет

Задание 32.

1. Создайте подчиненный отчет из таблицы «Заказы», включив из нее поля «Ид заказа», «Дата размещения», «Получатель», «Адрес получателя», «Город

получателя». 2. Просмотрите составной отчет. Доработка внешнего вида составного отчета

Для улучшения внешнего вида отчета можно изменить размеры рамки как подчиненного отчета, ширину его полей, имя, так и основного отчета.

Операции можно выполнять в режиме Макета или Конструктора отчета. Задание 33. Измените размеры области подчиненного отчета, стремясь

уменьшить пустое пространство, а также ширину его полей, стремясь сделать видимыми все данные. Просмотрите отчет в режиме «Представление отчета».

Удаление отчета

Отчет удаляется в Области перехода при условии, что он закрыт обыч-


37

ным для MS Office способом. При завершении лабораторной работы у Вас в базе данных «Борей 2007»

созданы отчеты: 1. Заказы1; 2. Заказы1_итоги;

3. Заказы1_группировка; 4. Заказы1_предварительный просмотр;

5. Заказы1_конструктор; 6. Продажи товаров по категориям_Заказы

7. Продажи товаров по категориям_Сведения о заказах 8. Продажи товаров по категориям_Товары

9. Заказы1_мастер_итоги1 10. Заказы1_мастер_итоги2

11. Заказы1_мастер_итоги3 12. «Продажи категорий товаров по датам 1».

13. «Продажи категорий товаров по датам 2». 14. «Сотрудники_заказы».

Задание 34. Покажите преподавателю все созданные Вами отчеты и

только после этого, удалите созданные Вами отчеты из базы данных.

Контрольные вопросы 1. Что такое отчет? Для чего используются отчеты?

2. Как можно просмотреть все страницы отчета? 3. Как убрать столбец отчета?

4. Как вывести поле таблицы в отчет? 5. Как изменить порядок следования столбцов в отчете? 6. Как изменить форматы заголовка отчета?

7. Как создать отчет с группировкой и сортировкой данных? 8. Какие итоги можно подводить в отчете?

9. Как вставит изображение в отчет? 10. Как вставить текущую дату в отчет?

11. Как можно изменить размеры областей отчета? 12. Из каких структурных частей состоит отчет?

13. Можно ли создать отчет на основе запроса? 14. В каких режимах можно работать с отчетом?

15. Что можно сделать с отчетом в режиме макета? 16. В каком режиме работы с отчетом можно выполнить фильтрацию данных?

17. Чем результат фильтрации данных отличается от результата поиска данных? 18. Что такое пустой отчет?

19. Что такое составной отчет? 20. На основе каких таблиц создается составной отчет?

21. Что такое элемент управления в отчете? 22. Что такое присоединенный элемент управления в отчете? Приведите при-


38

меры. 23. Что такое свободный элемент управления в отчете? Приведите примеры.

24. Как получить доступ к элементам управления? 25. Как в отчете изменить разрядность числовых данных? 26. Как в отчете изменить формат поля с типом данных дата/время?

27. Опишите основные этапы создания диаграммы в отчете. 28. Как можно удалить отчет из базы данных?

Литература 1. Агальцов В.П. Базы данных: Допущено УМО вузов по университетскому по-литехническому образованию в качестве учебника для вузов. В 2-х кн.; Кн. 1: Ло-

кальные базы данных. - 2-е изд., перераб. М.: ФОРУМ; ИНФРА-М, 2012. 2. Голицына О.Л., Максимов Н.В., Попов И.И. Базы данных. Учеб. пособие - М:

ИНФРА-М, 2011. 3. Пирогов В.Ю. Информационные системы и базы данных: организация и про-

ектирование: Рекомендовано УМО в области инновационных междисциплинар-ных образовательных программ в качестве учебного пособия. СПб : БХВ-

Петербург, 2009. 4. Кузин А.В. Базы данных: Учеб. пособие для вузов. М.: Академия, 2005. 5. Базы данных: Учебник. Под ред. Хомоненко А.Д. - 5-е изд., доп. М., СПб: Би-

ном-Пресс; КОРОНА принт, 2006.


39

АБРОСИМОВА Марина Александровна

БАЗЫ ДАННЫХ:

СОЗДАНИЕ ОТЧЕТОВ в СУБД MS Aсcess 2007

Практикум

Технический редактор: С.А. Юдина

Подписано в печать 19.06.2013. Формат 60х84 1/16.

Бумага писчая. Гарнитура «Таймс». Усл. печ. л. 2,27. Уч.-изд. л. 2,75. Тираж 100 экз.

Цена свободная. Заказ № 68.

Отпечатано на ризографе в редакционно-издательском отделе Уфимского государственного университета экономики и сервиса

450078, г. Уфа, ул. Чернышевского, 145, к. 206; тел. (347) 241-69-85.


40


Documents

654.базы данных создание отчетов в субд ms access 2007