67 Lectie Demo Protocol Si Organizare Evenimente

5/24/2018 67 Lectie Demo Protocol Si Organizare Evenimente

1/21


2/21

2

LECIE DEMONSTRATIVPROTOCOL I ORGANIZARE EVENIMENTE

LECIE

DEM

ONSTRATIVINTRODUCERE

Marile evenimente, de la conferine pnla ntlniri corporatiste sau concerte rock,nu se ntmpl pur i simplu... n spatelefiecrui eveniment de succes se afl unorganizator profesionist. Cursul EurocorProtocol i organizare evenimente vajut s deprindei arta de a transforma ozi obinuit ntr-una de neuitat!Vei putea aspira la o profesie interesant

i plin de provocri! Vei obine un jobmai bun, avansarea dorit sau vei putea ncepe propria afacere n acest domeniu!Cursul EUROCOR deProtocol i organizare evenimentev aduce multe avantaje! Vei deprinde regulile ntlnirilor oficiale n mediul business sau lumea monden.Vei studia managementul de eveniment. Vei afla mai multe despre bunele maniere n societate i codul vestimentar. Vei descoperi amnunte inedite i din sfera gastronomiei, inclusiv interdicii

speciale n anumite culturi. Vei nva cum s organizai un eveniment, de la cele familiale pn la evenimente

internaionale (conferine, congrese, trguri i expoziii).nvai relaxat!Primii acas, la cel mai apropiat oficiu potal sau direct la birou pachetele de curs,pe care le parcurgei cnd vrei! Studiai fr stres, n confortul propriului cmin, nfotoliu sau pe teras, dup program sau n weekenduri, vara sau iarna... cnd i undedorii!

V vei bucura de o atenie deosebit!Beneficiai de sprijinul unui profesor personal, un specialist cu experien care v vafi alturi pe toat durata studiului.Profitai acum de ansa de a deveni un profesionist n domeniul organizriievenimentelor alturi de Eurocor! Construii-v un viitor mai bun!

Mult succes!

LECIA DEMONSTRATIV v ajut s v familiarizai cu materialele i metoda destudiu EUROCOR. Din punctul de vedere al numrului de pagini, aceasta reprezint

mai puin de jumtate din coninutul unui caiet de curs.

V prezentm cteva seciuni teoretice, exemple, exerciii i un model de tem, selectatedin diverse lecii, pentru a vedea exact cum sunt structurate caietele. Lectur plcut!


3/21

3

LECIE DEMONSTRATIV PROTOCOL I ORGANIZARE EVENIMENTE

STRUCTURA LECIILOR

Studiul eficient al cursului nostru este garantat de structura unitar a celor16 caiete. Fiecare caiet este constituit din dou lecii, ce trateaz un anumit

domeniu de interes (vezi programa de la pagina 3). Informaiile noi sunt prezentate ntr-un mod atractiv, iar procesul de

nvare devine simplu i rapid!

Modulele se parcurg uor, ntr-un mod relaxat, datorit semnelor graficeicuvintelor-cheiespecial concepute pentru a marca diverse componente aleleciilor.

Limbajul este accesibil, explicit, iar accentul este pus pe exemplificareadiverselor situaii specifice domeniului (vezi exemple).

Metoda gradual de nvare, de la simplu la complex, v ajut s deveniiun adevrat profesionist n domeniul organizrii evenimentelor.

Exerciiile, temele pentru acas i colaborarea cu profesorul personal vofer o evaluare obiectiv a gradului de nsuire a noiunilor noi.

PRIMIREA CURSULUI

La Eurocor, cursanii aleg unde s primeasc pachetul de curs! Dvs. ce alegei?

1. Acas, la cutia potal (Cutia potal trebuie s aib dimensiunile deminimum 22x30x1 cm.).2. La serviciu.3. La oficiul potal de care aparinei (Adresa declarat la nscriere trebuie s

fie cea din buletin).

CONTUL DE CURSANT

Fiecare cursant are propriul cont pe site-ulwww.eurocor.ro. Aici gsii informaii

despre stadiul trimiterii pachetelor de curs sau plile efectuate i nregistrate.Din contul de cursantse pot accesa i aplicaiile TemeOnlinesau PlataOnline.

ABSOLVIREA

Odat cu expedierea ultimului pachet de curs, vei primi i testul de evaluarefinal. Calificativele obinute pot fi: foarte bine, bine i insuficient (n funciede punctajul realizat). Odat promovat acest test, vei obine Certificatul deabsolvire Eurocor.

@

@


4/21

4


Lecia 1Noiuni introductive. Originea bunelor maniere,a etichetei i a protocoluluiLecia 2Ramurile protocolului. Contacte internaionaleoficiale

Lecia 17Componenta uman n evenimente. Beneficiari,participani, personalLecia 18Planificarea strategic a operaiunilor pentrueveniment

Lecia 3Contacte sociale i personale. Elementeleeseniale ale bunelor maniere n societate (I)Lecia 4Regulile fundamentale ale contactelor oficiale.Eticheta i protocolul

Lecia 19Gestiunea evenimentului: servicii, furnizori, bugetLecia 20ntrunirile internaionale: protocol i management

Lecia 5Elementele eseniale ale bunelor maniere nsocietate (II). Tipuri de comportament n diferitesituaiiLecia 6Regulile vestimentaiei. Regulile contactelorscrise

Lecia 21Organizarea trgurilor i expoziiilor naionaleLecia 22Organizarea trgurilor i expoziiilor internaionale

Lecia 7Poziii ierarhice, aezarea la masLecia 8Regulile ceremoniilor

Lecia 23Organizarea congreselorLecia 24Organizarea conferinelor

Lecia 9Principalele tipuri de evenimenteLecia 10Particulariti ale reuniunilor de afaceri imondene cu catering (I)

Lecia 25Elaborarea scenariilor pentru evenimentLecia 26Organizarea conferinelor de pres i a ntlnirilor cu

jurnalitii

Lecia 11Ospitalitatea acas

Lecia 12Ospitalitatea la birou. Aspecte multiculturale

Lecia 27Organizarea de programe pentru delegaiile oficiale

Lecia 28Tipuri de programe: pentru doamne, pentru domni

Lecia 13Ospitalitatea la restaurantLecia 14Particulariti ale reuniunilor de afaceri imondene cu catering (II)

Lecia 29Organizarea evenimentelor culturaleLecia 30

Alte evenimente la birou i n familie

Lecia 15Noiuni generale de gastronomieLecia 16Culturi gastronomice diferite. Interdiciigastronomice speciale

Lecia 31Reguli de organizare a ceremoniilor religioaseLecia 32Performana n evenimente condiii materiale,umane i de impact

Programa cursului Protocol i organizare evenimente


5/21

5


(selecie din Lecia 19, pagina 1)

1Protocol [i organizare evenimente

Orice eveniment, indiferent ct ar fi de simplu, presupune anumite cheltuieli. Chiar[i n timpul unei [edin]e, participan]ilor li se pot oferi r\coritoare, iar pre]ul acestoratrebuie s\ se reg\seasc\ ntr-un buget. Cu att mai necesar este acest lucru n cazul ncare ne afl\m n fa]a unor evenimente de amploare, fie ele na]ionale sau interna]ionale.

n cazul unor astfel de evenimente trebuie elaborat n prealabil un proiect de buget, decele mai multe ori n mai multe variante, deoarece numai dup\ finalizarea proiectelor

programului pot fi stabilite cu adev\rat cheltuielile finale. De aceea, cei din departamentele

financiare trebuie s\ lucreze mpreun\ cu organizatorii evenimentului asupra bugetului,astfel nct acesta s\ fie ct mai apropiat de realitate, cu alte cuvinte s\ nu fie nici prea mare,nici prea mic, ci raportat la evenimentul preconizat.

Din acest motiv, parcurgnd aceast\ lec]ie ve]i putea:

s\ cunoa[te]i tipurile de cheltuieli de care este nevoie pentru organizareaunui eveniment;

s\ nv\]a]i cum se efectueaz\ cheltuielile de cazare [i cine esteresponsabil cu achitarea acestora;

s\ [ti]i care sunt celelalte tipuri de cheltuieli;

s\ afla]i ce este antecalculul [i cum se apreciaz\ acesta dup\ un model dat.

Tipurile de cheltuieliCheltuielile pe care le implic\ organizarea unui eveniment de amploare nu se refer\doar la cazarea [i servirea invita]ilor, ci se constituie n mai multe categorii, pe careresponsabilii cu finan]ele trebuie s\ le ia n considera]ie.

Cele mai importante sunt:

chirii pentru spa]iile de conferin]e [i cele utilitare adiacente (spa]iu de nregistrare a

participan]ilor, sal\ de secretariat, zon\ VIP, spa]iu de odihn\ pentru interpre]i etc.); cheltuieli cu nchirierea de echipamente audio-video [i eventual de traducere

simultan\;

serviciile de alimenta]ie public\ (pauze de cafea, dejunuri, mese festive etc.);

servicii de transport, transferuri aeroport hotel aeroport [i programe turisticeadiacente (tururi de ora[, excursii etc.);

servicii de produc]ie a materialelor promo]ionale [i informative pentru [i despreeveniment (tip\rituri, obiecte personalizate prin inscrip]ionare etc.);

cheltuieli cu cazarea participan]ilor, invita]ilor speciali etc.

Lec]iile19-20

Fiecare lecie ncepecu o introduceren

care sunt prezentateprincipalele aspectece vor fi studiate.

Obiectivelepe caretrebuie s le atingeidup parcurgereafiecrei lecii vghideaz nvarea.


6/21

6




Lec]ia 2

Definiiilei noiunileimportante au fostmarcate special.

Reprezentan]ele externepot fi de dou\ feluri:

reprezentan]e diplomatice;

reprezentan]e consulare.

Deosebirea dintre ele const\ n faptul c\ reprezentan]a diplomatic\ asigur\ protec]ia

intereselor statului [i ale institu]iilor acestuia, n timp ce reprezentan]a consular\ protejeaz\

interesele cet\]enilor statului pe care l reprezint\.

Reprezentan]ele diplomatice se pot clasifica n dou\ mari tipuri, n cadrul fiec\rui tip

existnd o ierarhiestrict\. Aceste tipuri sunt:

Ambasad\, Comisariat General, Reprezentan]\ Permanent\ de pe lng\ o organiza]ie

interna]ional\, Nun]iatur\

Lega]ie, Pronun]iatur\

Deosebirea dintre cele dou\ categorii este de ordine istoric\ [i politic\, dar n momentul

actual cea de-a doua categorie este deja de domeniul trecutului.

Ca [i reprezentan]ele diplomatice, [i cele consulare sunt organizate, n func]ie de ierarhie, n:

consulat general

consulat general onorific

consulat

consulat onorific

viceconsulat

agen]ie consular\

Aceast\ diferen]iere nu are un con]inut politic, ierarhizarea f\cndu-se n func]ie de

amploarea sarcinilor ce le revin acestor institu]ii.

Ambasada [i lega]ia asigur\, n statul acreditar, reprezentarea statului acreditant

[i mediaz\ ntre cele dou\ state.

Ambasada este o reprezentan]\ de un nivel mai nalt dect lega]ia.

Consulatul se ocup\, n ]ara de re[edin]\, de protec]ia intereselor juridice [i

economice ale statului trimi]\tor [i ale cet\]enilor acestuia. Elibereaz\ pa[apoarte,

vize, alte acte oficiale, viza fiind eliberat\ cet\]enilor statului de re[edin]\ n scopul

c\l\toriei acestora n statul trimi]\tor.

Consulatul de la Bucure[ti al Statelor Unite ale Americii elibereaz\ viz\ american\

cet\]enilor romni.

ierarhiareprezentan]elordiplomatice

ierarhiareprezentan]elorconsulare


7/21

7




Lec]ia 27

Exemplele,evideniateprintr-un simboldistinct, ilustreazcteva dintresituaiile pentrucare trebuie s

v pregtii caorganizator deevenimente.

Tariful camerelor nu include ntotdeauna micul dejun, taxele (taxa pe valoaread\ugat\, taxa turistic\ local\), de aceea este necesar s\ v\ asigura]i nainte deefectuarea rezerv\rii care sunt costurile reale, totale [i ce obliga]ii exist\ n

privin]a condi]iilor de rezervare.

Spa]iul de cazare trebuie rezervat n scris! Tot n scris trebuie s\ primi]i confirmarearezerv\rii, care s\ includ\ num\rul rezerv\rii, numele persoanei/persoanelor, tipul[i num\rul de camere, data sosirii [i data plec\rii, num\rul de nop]i, confirmareacerin]elor speciale (dac\ au existat) [i reamintirea politicii de anulare.

C\tre: Hotel Academica Din partea: Catedrei de Comunicare [i RP

Departament Rezerv\ri Facultatea de LitereDlui Ion Popescu Dna Ioana IonescuFax: 555.55.55 Nr.tel/fax: 777.77.77Nr. nreg.: 17-263/09.03.2013

Stimate domn,

Conform convorbirii noastre telefonice prealabile, v\ transmitem comandaferm\ de rezervare pentru 3 camere cu un pat (single) [i o camer\ dubl\ pentruoaspe]ii no[tri din Marea Britanie [i Fran]a, conform listei de nume de mai

jos, pentru perioada 18-20 mai a.c. (2 nop]i), la tariful stabilit de 40 EUR/

noapte, inclusiv mic dejun [i taxele aferente. Orice cheltuieli suplimentare vorfi acoperite de oaspe]i.

Oaspe]ii se numesc:Dl.Ph.Y, Marea Britanie, nr. pa[aport xxxxxx, camer\ SGLDna S.W, Marea Britanie, nr. pa[aport xxxxxx, camer\ SGLDl. J.W [i dna M.W, Marea Britanie, nr. pa[aport xxxxxx [i respectiv xxxxxxx,camer\ DBL

Dna A.B., Fran]a, nr. pa[aport xxxx, camer\ SGL

Achitarea tarifulului se va face de c\tre institu]ia noastr\, prin viramentbancar, din contul nr. 00000000-00000000, deschis la Sucursala Bucure[ti

a b\ncii X, dup\ ncheierea [ederii oaspe]ilor, pe baza facturii detaliate, pecare v\ rug\m s\ men]iona]i num\rul rezerv\rii.

V\ rug\m s\ ne transmite]i confirmarea prezentei rezerv\ri.

Cu stim\,

I.I.


8/21

8




Lec]ia 3

Dac\]inerea minilor n buzunarn timpul unei conversa]ii sau al unui discurs esteconsiderat\ a fi lips\ de maniere, devine imperios s\ [tim ce s\ facem cu ele n astfel de

momente.

Legenda pozelor: pozi]ie corect\ a minilor

pozi]ie regal\ a minilor

pozi]ie incorect\ a minilor

pozi]ia

minilor


9/21

9




Lec]ia 24

Vei gsi diverseformulareimodele de invitaiicare se vor dovediutile n organizareaevenimentelor.

ADMINISTRA}IA LOCAL| A MUN. BUCURE{TI

PROGRAM

Conferin]a primarilor din capitalele statelor membre,a statelor recent integrate [i a ]\rilor n curs de aderare la UE,

cu sprijinul Direc]iei Generale de Educa]ie [i Cultur\ a Comisiei Europene20-22 martie a.c.

* Pe parcursul conferin]ei va fi asigurat\ traducere n limbile englez\, german\ [i romn\.

Administra]ii locale participante: Atena Grecia, Berlin Germania, Bratislava Slovacia,Bucure[ti Romnia, Liubliana Slovenia, Praga Cehia, Riga Letonia, Sofia Bulgaria,Tallinn Estonia, La Valletta Malta, Viena Austria, Vilnius Lituania, Var[ovia Polonia.

20 martie

Dup\-amiaz\ Sosirea participan]ilor/Transferul la hotel19.50 Deplasare pe jos pn\ la Prim\rie (5 minute)

20.00 - 22.00 Festivitatea de deschidere Sala festiv\ a Prim\riei, organizator: primarul general

21 martie

9.00 Cuvntul de salut al pre[edintelui n exerci]iu al UE

9.20 - 9.40 Prelegerea sus]inut\ de reprezentantul ComisieiEuropene

9.40 - 10.50 Prima mas\ rotund\ a primarilor: Cooperarea

european\ a capitalelor rolul Twinning-ului Cuvnt\ri introductive [i dezbatere

10.50 - 11.10 Pauz\ de cafea

11.10 - 12.30 Cea de-a doua mas\ rotund\ a primarilor: Perspectiveale investi]iilor, ini]iate cu sprijinul UE n capitale

Cuvnt\ri introductive [i dezbatere

12.30 - 13.15 Declara]ie comun\ [i conferin]\ de pres\ Sesiune foto comun\ a [efilor de delega]ie

13.15 - 14.30 Dejun bufet n restaurantul hotelului

15.00 - 18.00 {edin]e de lucru pe sec]iuni (2 workshop-uri paralele) Workshop I: Colaborarea public - privat n capitalele

europene Cuvnt\ri introductive [i dezbatere Twinning [i colaborare ntre participan]i Workshop II: Solu]ii privind reabilitarea cartierelor de

locuin]e din ora[ele europene Cuvnt\ri introductive [i dezbatere Twinning [i colaborare ntre participan]i

16.30 - 16.40 Pauz\ de cafea

19.30 Transfer spre Palatul Mogo[oaia

20.00 - 22.30 Dineu de Gal\ [i transfer la hotel


10/21

10



V vei familiarizacu diversedocumente icalculespecificedomeniului.

Proiectul de buget

Elaborarea proiectului de bugetse face n mai multe variante. Prima, cea optimist\,

porne[te de la un num\r estimat al participan]ilor relativ mare [i un volum de resurse

suficient, lund n calcul nu doar banii aloca]i de beneficiar [i cei colecta]i din taxe de

participare, ci [i surse alternative (parteneriate, sponsoriz\ri etc.).

A doua variant\ a bugetului, cea pesimist\, se bazeaz\ pe un num\r estimat de participan]i

mai restrns, posibil n caz de risc (vreme rea, criz\ economic\, conflicte sau atacuri

teroriste etc.), [i pe resurse limitate la taxele de participare (perspectiva n care beneficiarul

nu va avea capacitatea de a atrage sponsoriz\ri etc.).

Fiecare dintre variante include anumite m\suri, care se vor ajusta pe parcursul preg\tirilor,

n func]ie de dinamica [i nivelul realizat al cheltuielilor [i veniturilor.

Pentru a n]elege cum se elaboreaz\ un buget, v\ prezent\m un proiect de buget elaborat

pentru o ntlnire la care particip\ patru invita]i din Spania, nso]i]i de so]iile lor. Sumele

pe care le avans\m sunt estimative, ajutndu-v\ s\ v\ face]i o idee despre rubricile pe

care trebuie s\ le cuprind\ proiectul.

Varianta nr. 1 a proiectului de buget

BUGET

02.05. 05.05. (4 zile, 5 persoane), delega]ie medical\ spaniol\


Lec]ia 18

2 mai a.c (mari)

Denumirea Cheltuieli Total

Sala de ateptareVIP (5 persoane) 100 LEI 100 LEI

Hotel

2 camere cu 2 paturi, 3 nopi 650 LEI1 camer cu un pat, 3 nopi 770 LEI(n tarif este inclus micul dejun i impozitul turistic.

Oaspetele pltete factura de telefon i serviciul deminibar.)

1 420 LEI

Cin la hotel 5 persoane x 60 LEI 300 LEI Flori (2 buchete)pentru doamne, lasosire

2 x 25 LEI 50 LEI

Autoturism 2 x 200 LEI/zi 400 LEI

Total cheltuieli pt. ziua de 2 mai: 2 270 LEI

3 mai a.c. (miercuri)

Denumirea Cheltuieli Total

Pauz de cafea Gazd: MAE

Prnz la restaurantMarriott

8 persoane x 120 LEI(3 invitai, 1 translator, 1 referent, 2 subsecretari de

stat, 1 invitat de la ambasada Spaniei)960 LEI

Pauz de cafea(Parlament)

5 persoane x 10 LEI 50 LEI

Cin la restaurant

Doina

10 persoane x 150 LEI(3 invitai, 2 soii, 1 referent, 1 translator, 1 ambasador,2 subsecretari de stat)

1 500 LEI

Cocteil-party Gazd: ambasada Spaniei

Autoturism 2 x 200 LEI/zi 400 LEI

Total cheltuieli pt. ziua de 3 mai: 2 910 LEI


11/21

11




Lec]ia 7

Materia seasimileaz uordatorit figurilori schemelorrelevante.

Ordine de plasare n automobile

Reguli de baz\ n acest caz sunt urm\toarele:

luarea pasagerilor pentru a ajunge la destina]ie se face n ordine invers\ ierarhieiacestora, iar transportarea la locuin]a acestora respect\ ierarhia;

cei care se afl\ n automobil pot s\ coboare [i apoi s\ salute persoanele care se afl\n\untru, dup\ cum pot cobor pentru a-[i lua r\mas-bun de la aceia care se preg\-

tesc s\ coboare;

urcarea n automobil, respectiv coborrea se face conform ierarhiei;

[oferul este cel care deschide [i nchide u[a la urcarea [i coborrea persoanelortransportate (iar acestea a[teapt\ politicos pn\ cnd [oferul face gestul respectiv);

cei de rang inferior se urc\ ocolind prin spate persoana de rang superior, respectiv

automobilul; amploarea [i tema conversa]iei sunt stabilite n acest caz de c\tre oaspetele de

onoare.

Ordinea de plasare este urm\toarea:

locul principal este cel din dreapta spate, locul secund este cel din stnga spate,iar cel de-al treilea loc ca importan]\ este considerat cel de lng\ [ofer (pe acestast\ de obicei nso]itorul, translatorul, bodyguardul/garda de corp);

n cazul mai multor invita]i care iau loc n acela[i automobil, se aplic\ de obiceiurm\toarea ordine de plasare:

(n cazul unui automobil mai mare, n care exist\ [i scaun suplimentar)


12/21

12




Lec]ia 23

nregistrarea inten]iilor de participare

La nceputul planific\rii evenimentului, cel mai important aspect l constituieestimarea num\rului de participan]i a[teptat. Tema congresului restrnge ntr-oanumit\ m\sur\ cercul participan]ilor poten]iali.

Num\rul preconizat al celor prezen]i este influen]at [i de c\tre persoanele care vor sus]ineprelegeri, dar [i de temele care vor fi abordate, dezb\tute la eveniment. Este recomandatca la stabilirea num\rului participan]ilor s\ lu\m ca baz\ num\rul de participan]i de laultimul congres similar, organizat de beneficiarul respectiv. Din num\rul de participan]iestimat de comisia de organizare, trebuie sc\zut ntotdeauna un anumit procent, deoareceo parte dintre invita]i nu se va prezenta la eveniment din diferite motive.

Este la fel de dificil\ [i stabilirea num\rului persoanelor nso]itoare, care sosescmpreun\ cu participan]ii. Experien]a de mai mul]i ani dovede[te c\ num\rul denso]itori nseamn\ aproximativ 1/20 din num\rul total de participan]i (`n cazulevenimentelor relativ mici). Num\rul nso]itorilor depinde foarte mult de natura [i deloca]ia evenimentului respectiv. Astfel, la congresele cu mai multe sute de participan]i,

ponderea poate urca pn\ la 1/4 (se recomand\ o medie a celor dou\).

La stabilirea num\rului de participan]i trebuie s\ ave]i n vedere [i num\rul oaspe-]ilor invita]i de c\tre comisia de organizare. n cazul organiza]iilor interna]ionaleexist\ un obicei conform c\ruia comisiile de organizare na]ionale i g\zduiesc pemembrii prezidiului pe tot parcursul evenimentului, asigurndu-le acestora cazarea [ideservirea la nivelul maxim de confort, f\r\ a le percepe taxe.

Pe m\sur\ ce sosesc formularele completate de nregistrare a participan]ilor [i seapropie data limit\ a nscrierilor, integratorul poate aplica anumite m\suri de corec]iea cifrelor estimative exprimate n contracte [i n comenzile de principiu, adresatefurnizorilor (cazare, catering etc.) pentru a se asigura c\ serviciile care vor fi prestatesunt dimensionate realist, f\r\ pierderi sau insuficien]e.

Informa]iile preluate de la participan]i, n mare parte trebuie colectate cu mult nainteaevenimentului, pentru o planificare corespunz\toare. Deoarece exist\ mai multeprograme computerizate de management al datelor pentru evenimente, marilecompanii de organizare de evenimente utilizeaz\ deja asemenea programe.

num\ruloaspe]ilor

num\rulpersoanelornso]itoare

programe demanagement

Cuvintele cheiev ajut sidentificai rapidaspectele de bazale cursului.


13/21

13




Lec]ia 21

Avei la dispoziierecomandriderezolvare a unorsituaii concretecare pot aprea nactivitatea unuiorganizator deevenimente.

Diferen]ierea trgurilor [i expozi]iilor fa]\de evenimentele de tip ntrunire se refer\[i la diversitatea componentelor unuitrg. n vreme ce conferin]ele, lans\rile de

produs, trainingurile, simpozioanele [tiin-]ifice urm\resc s\ se concentreze pe una saumai multe sec]iuni de lucru care abordeaz\ otematic\ restrns\ la cteva subiecte pentru fiecare edi]ie, trgurile c[tig\ n schimbcredibilitate [i atractivitate cu ct [i adaug\ mai multe componente [i manifest\riconexe n leg\tur\ cu domeniul vizat.

Este recomandat ca n cadrul trgurilor [i expozi]iilor s\ planific\m un programde prezentare de produse la stand sau ntr-o sal\ adiacent\, un seminar profesionalde analiz\ a tendin]elor domeniului vizat, lansarea unor c\r]i de specialitate legatede acel domeniu, dar [i o sear\ special\, o recep]ie sau alt eveniment special. Demulte ori, ele pot fi cheia succesului unui trg, chiar dac\ prezen]a expozan]ilor nueste prea numeroas\ sau prea conving\toare.

Dac\ dorim ca un anumit aspect alevenimentului organizat de noi s\ fie unulmemorabil, va fi necesar s\-l eviden]iem [is\-l recomand\m [i separat expozan]ilor,vizitatorilor [i invita]ilor speciali.

Astfel de func]iuni adaug\ un plus de valoaren con]inutul evenimentului, pentru c\diversific\ oferta de informa]ii, produse [iservicii prezentate n cadrul trgului, l\rgindsegmentele de public ce pot fi interesate deacestea [i, prin urmare, sporind num\rul de

posibili vizitatori.

La Bra[ov, a fost organizat n 2006 primultrg dedicat industriei de reuniuni din

Romnia, la ini]iativa unei companii localede management expozi]ional, n cooperare cu asocia]ia profesional\ na]ional\ aorganizatorilor de evenimente. Aflndu-se la prima edi]ie [i, deci, n plin proces deconsacrare pe pia]\, trgul a reunit un num\r relativ mic de expozan]i. ns\ a fostnregistrat un succes r\sun\tor prin componenta sa de instruire profesional\, prin

prezent\rile de studii de caz ale firmelor [i prin seara special\, n care participan]iiau fost invita]i la o petrecere tematic\ unde au putut socializa [i participa la rodeo!

diversitateacomponentelor


14/21

14




Lec]ia 27

Exerciiilevprovoac de multeori imaginaiasau v solicitexperienaprofesional i nunumai.

n leg\tur\ cu vestimenta]ia membrilor unei delega]ii oficiale exist\ a[teptarea

conform c\reia mbr\c\mintea pentru care opteaz\ trebuie s\ se conformezeprevederilor n domeniu [i tradi]iilor ]\rii gazd\, astfel nct s\ nu fie ofensatoare.Regulile vestimentare trebuie respectate chiar [i n cazul n care delega]ia se deplaseaz\ntr-o ]ar\ cu condi]ii climaterice mai deosebite.

Codurile vestimentare n sfera delega]iilor oficiale sunt destul de pu]in flexibile, mergndde la clasicul costum [i taior, la haine chiar mai conservatoare, mai ales atunci cnddeplasarea se face n scopul ntlnirii cu un nalt reprezentant bisericesc sau n ]\ri precumcele din Orientul Mijlociu, de exemplu, unde conota]ia cultural\ a p\r]ilor corpului [i amodalit\]ii de expunere a acestuia difer\ de percep]ia medie european\.

La o ntlnire organizat\ nanul 2006 la Vatican, ntre

Papa Benedict al XVI-lea [i odelega]ie oficial\ format\ dindiploma]i ai mai multor ]\ri,doamnele din cadrul delega-

]iei, indiferent de credin]alor religioas\, s-au prezentat

purtnd pe cap p\l\rie, v\lsau e[arf\, din respect pentrucerin]ele Bisericii Catolice.

Organizatorii le pot propune membrilor delega]iei o vestimenta]ie practic\ sauvariabil\ de la program la program. Oricum, ]inuta trebuie s\ se diferen]ieze [i s\ se

adapteze n func]ie de ocazie dineu oficial, recep]ie, ntrunire la nivel nalt, vizit\ delucru n fabric\, program de relaxare adiacent ntlnirilor oficiale. De obicei, acestedetalii sunt specificate cu mult timp naintea efectu\rii deplas\rii.

Exerci]iul 2

Descrie]i dou\ ]inute b\rb\te[ti/feminine potrivite pentru un banchet oficial [i,

respectiv, o vizit\ ntr-un spa]iu de produc]ie alimentar\.

vestimenta]ia


15/21

15




Lec]ia 28

Exerciiilereflectsituaii concrete care

pot aprea n timpuldesfurrii unorevenimente.

O regul\ ce trebuie respectat\ cu stricte]e impune separarea vie]ii personale de via]a

de societate. Acest lucru nseamn\ c\ n cadrul vie]ii mondene pot fi cazuri n care,tocmai datorit\ intereselor de serviciu (oficiale), rolul so]ului sau al so]iei devineuneori mai important, alteori mai pu]in accentuat. Trebuie acceptat, deci, faptul c\statutul de func]ionar public se refer\ doar la unul dintre membrii cuplului conjugal,ns\ amndoi trebuie s\ fac\ fa]\ situa]iei n anumite momente.

Este necesar s\ [ti]ic\:

Fiecare persoan\ poate s\ participe doar la acele evenimente la care este invitat\(verific\, n prealabil, la cte persoane se refer\ invita]ia primit\).

Doar persoana titular\ a invita]iei poate s\ participe; rareori sunt posibile deleg\riale altei persoane, iar acestea trebuie confirmate de organizatori.

n cazul n care invita]ia este pentru dou\ persoane, trebuie confirmat foarte precisdac\ la eveniment va participa doar o singur\ persoan\ sau ambele, pentru a daorganizatorilor posibilitatea s\ stabileasc\ num\rul exact al participan]ilor [i

preg\tirile necesare.

Exerci]iul 3

Sunte]i n situa]ia n care, la o ntrunire informal\ a unor diploma]i la care so]iilelor nu au fost invitate, unul dintre ace[tia se prezint\ totu[i la intrare nso]it de so]ie.Cum proceda]i? Cum formula]i concret r\spunsul n maximum 100 de cuvinte?}ine]i cont c\ este o familie de diploma]i.

ntr-o invita]ie lansat\ de c\tre un cuplu la o vizit\ n provincie, la o ntrunire amical\,la o cin\ formal\ sau la o serat\ de dans, se cuvine ca oaspetele s\ fie invitat mpreun\cu so]ul/so]ia.

Invita]ia pentru dou\ persoane se refer\ la o c\l\torie n provincie sau n str\in\tate,iar partea care o lanseaz\ suport\ cheltuielile referitoare la ambii invita]i, respectiv seocup\ [i de existen]a programelor speciale. Dac\ so]ia nu a fost inclus\ n invita]ie,aceasta poate s\ [i nso]easc\ so]ul doar pe cheltuial\ proprie, iar dac\ so]ia nu dore[tesau nu are c\derea s\ participe mpreun\ cu so]ul s\u la programele oficiale, ea poates\-[i organizeze programe proprii. Poate accepta, n schimb, invita]iile care se refer\la evenimente de sear\.

n cazul programelor organizate exist\ puncte comune pentru participan]i [i nso]itori,cum ar fi:

sosirea [i plecarea;

micul dejun;

turul ora[ului (dac\ programul principal con]ine acest punct);

cina festiv\, mesele festive;

programele culturale.

cteva reguli

invita]ia pentrudou\ persoane


16/21

16




Lec]ia 8

La finalulfiecrei leciiexist seciuneantrebri deverificare care vajut la verificareacunotinelor peparcursul studiului

Exerci]iul 5

Cine poate s\-l nlocuiasc\ pe ambasador la un simpozion cu caractermilitar, dedicat discut\rii unor aspecte legate de strategiile armate din celde-al doilea r\zboi mondial, la care acesta nu poate s\ ia parte?

Dac\ ambasadorul/consulul nu se prezint\ personal la un eveniment, subalternuls\u, care l reprezint\, nu poate ocupa scaunul rezervat pentru conduc\torul misiuniidiplomatice. n cazul n care [i so]iile diploma]ilor particip\ la o festivitate, acestea iauloc al\turi de so]ii lor, respectndu-se acelea[i reguli ierarhice.

Corpul diplomatic este condus de doyenul s\u, adic\ de acel ambasador din componen]alui care are cea mai mare vechime n grad. Doyenul are rol de mediator ntre corpuldiplomatic [i guvernul ]\rii gazd\. Este persoana care transmite [efului de stat ur\rile de

bine de Anul Nou din partea CD (corpului diplomatic), organizeaz\ o recep]ie n onoarea

colegilor care p\r\sesc postul dup\ expirarea mandatului lor, respectiv festivit\]i comunen scopul depunerii de coroane.

n numeroase ]\ri, so]ia doyenului (doyenne) are atribu]ii speciale, de exemplu nchestiuni n care se implic\, de obicei, so]iile reprezentan]ilor diplomatici. Loc]iitoruldoyenului este vice-doyenul, care n lipsa doyenului sau dac\ acesta ntmpin\obstacole n efectuarea activit\]ii sale ndepline[te sarcinile acestuia.

Dup\ cum a]i putut vedea, organizatorii de evenimente [i speciali[tii pe probleme deprotocol care lucreaz\ n domeniul protocolului diplomatic trebuie s\ fie la curentnu doar cu cele prezentate pn\ acum n acest curs, ci trebuie s\ cunoasc\ [i regulilelegate de formele contactelor diplomatice.

Responsabilul cu protocolul trebuie s\ ia n considera]ie [i faptul c\ munca lui lsolicit\ de multe ori s\ participe la evenimente semi-festive sau festive. De aceea,

comportamentul [i mai ales vestimenta]ia sa trebuie s\ fie ntotdeauna n acord cufunc]iile [i atribu]iile pe care le are de ndeplinit, deoarece numai astfel va putea s\organizeze n mod str\lucit evenimentele n centrul c\rora se afl\.

ntreb\ri de verificare 1. Ce n]elege]i prin reguli ale ceremoniilor?

2. Ce fel de reguli trebuie utilizate n cadrul ceremoniilor care nu intr\ ncategoria evenimentelor strict diplomatice?

3. Care este vestimenta]ia adecvat\ la ceremoniile de nmnare a scrisorilorde acreditare?

4. Exist\ momente de asem\nare n cadrul semn\rii [i al ratific\rii tratatelorinterna]ionale? Care sunt acestea?

5. Care sunt formele de derulare a recep]iilor oferite corpului diplomatic dec\tre [eful unui stat?

6. Este necesar\ stabilirea ordinii protocolare n vederea depunerii decoroane ce urmeaz\ dup\ inaugurarea unui monument sau a unei statui?

7. La spectacolele de gal\, oaspetele poate s\ ia loc oriunde dore[te? De ce?

8. Care sunt regulile care trebuie respectate n cadrul ceremoniilor deconferire a titlului de doctor honoris causa?


17/21

17


(selecie din Leciile 28, pagina 47)


Lec]ia 28

V autoevaluairapid, cu ajutorulrspunsurilor laexerciii.

R|SPUNSURI LA EXERCI}II LEC}IA 27

Exerci]iul 2

Descrie]i dou\ ]inute b\rb\te[ti/feminine potrivite pentru un banchet oficial [i,

respectiv, o vizit\ ntr-un spa]iu de produc]ie alimentar\.

R\spuns:

Dac\ nu se specific\, domnii pot alege pentru un banchet oficial codul vestimentarwhite tie cravat\ alb\, constnd n c\ma[\ [i cravat\ alb\, hain\ neagr\ [i pantaloninegri cu sau f\r\ band\ satinat\, vest\ alb\ [i p\l\rie neagr\. Pentru vizita n spa]iul de

produc]ie alimentar\, domnii pot purta hain\ gri cu pantalon negru sau gri, vest\, cravat\

lung\ [i p\l\rie gri, purtnd pe deasupra, provizoriu, halat alb. Doamnele vor mergela banchetul oficial n rochie lung\ de sear\, cu m\nu[i lungi, pantofi elegan]i [i ocoafur\ deosebit\, iar pentru vizita n spa]iul de produc]ie alimentar\ vor alege orochie de lungime medie (nu lung\), m\nu[i scurte (op]ional), pantofi elegan]i, darcomozi, o coafur\ practic\ pentru lucru [i vor purta halat alb (adus de organizatorisau asigurat de fabrica respectiv\).

R|SPUNSURI LA EXERCI}II LEC}IA 28

Exerci]iul 3

Sunte]i n situa]ia n care, la o ntrunire informal\ a unor diploma]i la care so]iile

lor nu au fost invitate, unul dintre ace[tia se prezint\ totu[i la intrare nso]it de

so]ie. Cum proceda]i? Cum formula]i concret r\spunsul, n maximum 100 de

cuvinte? }ine]i cont c\ este o familie de diploma]i.

R\spuns:

Procedura trebuie aplicat\, adic\ nu ve]i putea permite accesul so]iei acelui oaspete,pentru c\ a]i provoca nemul]umirea celorlal]i diploma]i care, respectnd cerin]adumneavoastr\, [i-au l\sat so]iile la hotel. Purta]i dialogul cu amndoi so]ii, nu doar cuel sau doar cu ea. Folosi]i tonul maximei polite]i datorate unor diploma]i, exprima]i-v\

regretul [i explica]i de ce nu pute]i permite accesul. Nu v\ limita]i la a da verdictul,ci propune]i o alternativ\ care s\ o scoat\ pe doamn\ din ncurc\tur\ (de ex.: o poatenso]i cineva dintre organizatori la o cafea pe durata ntrunirii, dac\ vrea s\ [i a[tepteso]ul etc.).


18/21

18


(selecie din Leciile 21, pagina 20)

Vei reine celemai importanteaspecte din fiecarecaiet cu ajutorulrecapitulrilor.


Lec]ia 21

RECAPITULAREA LEC}IEI 21

21.1 Trgurile [i expozi]iilenecesit\ capacitate [i performan]\ profesional\ dinpartea companiei de management expozi]ional ini]iatoare, care integreaz\,planific\ strategic [i coordoneaz\ toate serviciile, activit\]ile logistice [ifinanciare pentru preg\tirea [i derularea trgului/expozi]iei.

21.2 Principalele particularit\]iprin care trgurile [i expozi]iile se deosebesc deevenimentele de tip ntrunire sunt:

accentul pus mai ales pe promovarea expozan]ilor [i doar indirect pepromovarea companiei de management expozi]ional;

tipul loca]iilor [i amenaj\rii specific expozi]ionale; diversitatea componentelor [i manifest\rilor adiacente, pentru atractivitate;

op]iunea pentru independen]a sau asociabilitatea cu alte evenimente demare impact (expo-conferin]e etc.); anumite tipuri specifice de furnizori implica]i n organizarea trgurilor [i

expozi]iiilor (constructori de standuri, furnizori de dot\ri tehnice pentrustanduri etc.), al\turi de prestatori care apar [i n organizarea de ntruniri.

21.3 Planificarea strategic\ a unui eveniment presupune o serie de etapeesen]iale, pe parcursul c\rora sunt proiectate n avans, pn\ n cele maimici detalii, toate m\surile, serviciile, activit\]ile [i resursele materiale [iumane pentru gestionarea informa]iilor, logisticii, proiec]iilor financiare [i

bugetului evenimentului.

21.4 Scopurile definite ale trgurilor [i expozi]iilor sunt corelate cu anumite

segmente de public-]int\ (expozan]ii, vizitatorii profesioni[ti, vizitatoriinespecializa]i, invita]ii oficiali, jurnali[tii), de ale c\ror nevoi organizatorii]in cont n stabilirea obiectivelor, duratei, tematicii evenimentului.

21.5 Alte opera]iuni importanten proiectarea [i organizarea trgului/expozi]iei sunt,de asemenea, n sarcina companiei de management expozi]ional, acoperind

perioada premerg\toare evenimentului, derularea lui efectiv\ [i perioadaulterioar\:

inspectarea [i contractarea loca]iei; nchirierea echipamentelor [i mijloacelor tehnice; alocarea personalului necesar naintea [i n timpul trgului; stabilirea calendarului de lucru;

proiectarea scenariilor de derulare a evenimentului [i a logisticii aferente; construirea standurilor cu ajutorul echipelor de specialitate; derularea activit\]ilor de marketing, publicitate [i rela]ii cu presa, pentru

cre[terea vizibilit\]ii publice a evenimentului; asigurarea diverselor utilit\]i n loca]ie; concretizarea [i coordonarea ceremoniilor de deschidere [i nchidere [i,

ntre ele, a programului trgului; coordonarea eliber\rii standurilor [i predarea n bune condi]ii a loca]iei; ncheierea opera]iunilor financiare, analizele bugetare [i raportul final.


19/21


20/21

20


Temelev ajuts v fixaicunotineledobndite.



Lec]ia 28

TEMA PENTRU ACAS| 28

1. Marca]i enun]ul incorect!

a) La elaborarea programelor pentru doamne trebuie adunate informa]iipreliminare, astfel fiind mai u[oar\ alc\tuirea acestora.

b) Pentru programele destinate doamnelor avem nevoie de autovehicule,interpre]i [i ghizi, separat de cei ai domnilor.

c) ntotdeauna programele de relaxare se adreseaz\ numai doamnelor.

2. Care enun] dintre cele de mai jos este cel corect?

a. n cazul unei delega]ii de nivel nalt, so]ia care nso]e[te oaspetele principaltrebuie s\ fie prezent\ la toate p\r]ile programului.

b. Exist\ elemente de program la care so]ia oaspetelui principal nu poate s\participe.

c. Printre programele frecvent adresate numai domnilor se num\r\ vizitele lacre[e, aziluri, prezent\ri de mod\.

3. G\si]i r\spunsul formulat eronat din cele prezentate mai jos!

a) La organizarea vizitei ntr-o fabric\, trebuie asigurat\ n prealabildisponibilitatea de primire a oaspe]ilor pentru data respectiv\.

b) Pentru membrii unei delega]ii care c\l\tore[te n str\in\tate este obligatorieparticiparea la toate programele organizate, indiferent de diferen]eleculturale [i religioase ale participan]ilor.

c) n cazul unei excursii, este recomandat ca n fiecare autovehicul s\ fie unnso]itor care vorbe[te att limba local\, ct [i limba oficial\ a delega]iei.

4. Din lista de sugestii tematice de mai jos, face]i cte o list\ selectiv\corespunz\toare fiec\rei grupe de vrst\ a participan]ilor, indiferent c\sunt doamne sau domni:

Grupe de vrst\: A.18-25 ani; B.25-45 ani; C.45-55 ani; D.55-65 ani.

Activit\]i: a. Degustare de vin i. Rafting b. Concert Rolling Stones j. Paintball

c. Plimbare cu barca k. Recital Johann Strauss d. Centru de aromaterapie l. Cump\r\turi e. Joc de canast\ m. Jogging f. Parapant\ n. Orientare n p\dure g. Spectacol de teatru o. Cazino h. Disco-club p. Croaziera cu vapora[ul

5. Elabora]i un program de o jum\tate de zi destinat domnilor, n contextulunei delega]ii oficiale din Germania.


21/21

21


Tel. 021 33 225 33; www.eurocor.ro

Temele se pot rezolvape formularelespecialeinserate ncaiet (dac se trimitspre corectare prinpot) sau online, ncontul de cursant depe site-ulwww.eurocor.ro. Unprofesor personalv ndrum pe toatdurata studiului.

V dorii o carier ntr-un domeniu fascinant, plin de dinamism, n continu expansiune?Visai o alternativ profesional viabil? Vrei s mbuntii imaginea companiei unde

lucrai? V gndii s demarai o afacere? ncepei chiar astzi cursul Eurocor PROTOCOL IORGANIZARE EVENIMENTE! Cunotinele dobndite v vor fi utile att pe plan profesional,

ct i n viaa personal! Spor la studiu!

Documents

67 Lectie Demo Protocol Si Organizare Evenimente