6B. Penyesuaian Deposit

1

PENYESUAIAN AKAUN DEPOSITPENYESUAIAN AKAUN DEPOSITSEKSYEN PERAKAUNAN AMANAHSEKSYEN PERAKAUNAN AMANAH

BAHAGIAN PERKHIDMATAN OPERASI BAHAGIAN PERKHIDMATAN OPERASI PUSAT DAN AGENSIPUSAT DAN AGENSI

2

TOPIK • Penyata Penyesuaian• Tujuan penyesuaian• Dokumen yang terlibat• Kenapa berbeza• Bagaimana menyediakan Penyata

Penyesuaian• Tindakan susulan ke atas

Perbezaan

3

PENYESUAIAN DEPOSIT• Satu proses menyemak ketepatan data yang

direkodkan di dalam Laporan Terperinci Amanah (flimsi) berbanding dengan data yang telah direkodkan di dalam Buku Akaun Lejar Deposit/Lejer subsidiari.

• Selaras dengan AP143(b)Menyatakan bahawa:Pegawai Pengawal atau wakilnya hendaklah menyesuaikan urusniaga laporan terperinci dari pejabat perakaunan dengan rekod perakaunannya dan menyediakan penyata penyesuaian akaun untuk dikemukakan kepada pejabat perakaunan.

4

PENYATA PENYESUAIAN

• Penyata yang menunjukkan perbezaan di antara Laporan Terperinci Amanah dengan Buku Akaun Lejar Utama Deposit.

• Disediakan secara berasingan bagi setiap kod akaun deposit.

5

Tujuan PENYESUAIAN? • Memastikan semua urus niaga

terimaan dan bayaran direkodkan dengan BETUL di laporan Pejabat Perakaunan dan Buku PTJ.

• Mengenal pasti perbezaan yang wujud di antara laporan Pejabat Perakaunan dan Buku PTJ dan memastikan tindakan sewajarnya dibuat.

6

ADALAH SATU BENTUK LAPORAN TERPERINCI ADALAH SATU BENTUK LAPORAN TERPERINCI BULANAN MENGIKUT PENJENISAN URUSNIAGA YANG BULANAN MENGIKUT PENJENISAN URUSNIAGA YANG DIKELUARKAN OLEH PEJABAT PERAKAUNAN DIKELUARKAN OLEH PEJABAT PERAKAUNAN DINEGERI-NEGERI.DINEGERI-NEGERI.

MAKLUMAT TERPERINCI YANG MENYENARAIKAN MAKLUMAT TERPERINCI YANG MENYENARAIKAN SEGALA BUTIRAN BAYARAN DAN TERIMAAN YANG SEGALA BUTIRAN BAYARAN DAN TERIMAAN YANG DIBUAT OLEH JABATAN/PTJDIBUAT OLEH JABATAN/PTJ

APAKAH ITU FLIMSI? APAKAH ITU FLIMSI? Flimsi

7

FlimsiFlimsi yang dikeluarkan oleh JANM;• C231B - Laporan Terperinci Perbelanjaan

Mengurus (Bekalan).• C230T - Laporan Terperinci Perbelanjaan

Mengurus (Tanggungan).• C232P - Laporan Terperinci Perbelanjaan

Pembangunan.• C233S - Laporan Terperinci Perbelanjaan (PFI)• C330 - Laporan Terperinci Hasil.• C350A - Laporan Terperinci Amanah.• C350TP - Laporan Terperinci Tunai Panjar

8

Maklumat di Laporan C350•Jenis urus niaga :-

Siri A untuk Baucar Bayaran Payroll.Siri K untuk Baucar Bayaran.Siri S untuk Baucar Jurnal.Siri D untuk Penyata Pemungut.

• No. rujukan dokumen.• Jumlah Semasa (bulan berkenaan).• Jumlah Kemaskini (sehingga bulan

berkenaan).

9

PTJ Yang MelakukanUrusniaga Amanah

PTJ Yang MengawalAkaun Amanah

Kod Amanah

Akaun Amanah

PTJ Yang MelakukanUrusniaga Amanah

PTJ Yang MengawalAkaun Amanah

Kod Amanah

Akaun Amanah

10

Dokumen yang digunakan?

i) Penyediaan Peringkat PTJ:

Laporan C 350 – Laporan Terperinci Amanah(PTJ) (Rekod yang menyenaraikan semua bayaran dan pungutan yang dibuat di dalam tempoh tertentu) dan

Buku Akaun Lejer Utama Deposit

ii) Penyediaan Peringkat Ibu Pejabat

Laporan A 441 – Laporan Ringkasan Amanah(Ibu Pejabat)

(Rekod yang menyenaraikan ringkasan urus niaga akaun deposit di dalam tempoh tertentu berdasarkan lokasi Pejabat Perakaunan) dan

Penyata Penyesuaian dari semua PTJ di bawah kawalan

Dokumen yang digunakan?

Dokumen yang digunakan?LAPORAN AMANAH C350 JANM

•Rekod yang menyenaraikan semua terimaan dan bayaran yang dibuat dalam tempoh tertentu.

•Rekod yang terdapat pecahan mengikut kod-kod akaun amanah yang terlibat dalam tempoh tertentu.

•Rekod yang mengandungi baki awal dan baki terkini dalam tempoh tertentu.

12

13

14

CONTOH(JABATAN)

LAPORAN A441

15

ADALAH SATU BENTUK LAPORAN TERPERINCI ADALAH SATU BENTUK LAPORAN TERPERINCI BULANAN MENGIKUT PENJENISAN URUSNIAGA YANG BULANAN MENGIKUT PENJENISAN URUSNIAGA YANG DIKELUARKAN OLEH IBU PEJABAT PERAKAUNAN DIKELUARKAN OLEH IBU PEJABAT PERAKAUNAN ATAU KEMENTERIAN BAGI JABATAN YANG ATAU KEMENTERIAN BAGI JABATAN YANG MENGAKAUNKAN SENDIRI DIPERINGKAT PUSAT.MENGAKAUNKAN SENDIRI DIPERINGKAT PUSAT.MAKLUMAT SECARA GABUNGAN BAGI SEMUA PTJ MAKLUMAT SECARA GABUNGAN BAGI SEMUA PTJ MENGIKUT NEGERI BAGI SEGALA BUTIRAN BAYARAN MENGIKUT NEGERI BAGI SEGALA BUTIRAN BAYARAN DAN TERIMAAN YANG DIBUAT OLEH JABATAN/PTJ DAN TERIMAAN YANG DIBUAT OLEH JABATAN/PTJ DISETIAP NEGEREIDISETIAP NEGEREI

LAPORAN A441

16

Dokumen yang terlibat?

• Buku Akaun Lejar Utama Deposit

Dokumen yang terlibat?BUKU LEJAR UTAMA DEPOSIT

•Satu rekod kewangan yang diselenggarakan bagi merekodkan urusniaga Akaun Deposit dan mengandungi maklumat seperti mengandungi maklumat nama syarikat, no. kontrak, no. rujukan, debit, kredit dan baki•Direkod secara berasingan mengikut kod-kod akaun deposit

17

LEJAR UTAMA DEPOSIT

KOD DEPOSIT :

Tarikh Perihal No. Debit Kredit Baki

Rujukan (RM) (RM) (RM)

19

BUKU LEJAR UTAMA

AKAUN DEPOSIT :KOD DEPOSIT :KOD JAB/PTJ PEMBAYAR :

Tarikh Nama Syarikat No. Kontrak

No. Rujukan Debit (Dt.) Kredit (Kt.) Baki

(Dt.)/Kt.

SPANM BIL. 1/2011

•Satu rekod kewangan individu syarikat yang diselenggarakan oleh PTJ bagi merekodkan urusniaga Akaun Deposit yang mengandungi maklumat nama syarikat, no. kontrak, amaun kontrak, tarikh akhir pegangan, no. rujukan, debit, kredit dan baki

20

Dokumen yang terlibat?BUKU LEJAR SUBSIDIARI

21

BUKU LEJAR SUBSIDIARI

AKAUN DEPOSIT :KOD DEPOSTI :KOD JAB/PTJ PEMBAYAR :

Tarikh Perihal Bayaran Nombor Rujukan

Debit (Dt.) Kredit (Kt.)

Baki (Dt.)/Kt.

Tarikh Perihal Bayaran Nombor Rujukan

Debit (Dt.) Kredit (Kt.)

Baki (Dt.)/Kt.

Nama Syarikat :Nombor Kontrak :Amaun WJP Kontrak :Tarikh Akhir Pegangan WJP :

SPANM BIL. 1/2011

Nama Syarikat :Nombor Kontrak :Amaun WJP Kontrak :Tarikh Akhir Pegangan WJP :

Dokumen yang terlibat?LEJAR DEPOSIT

•Satu rekod kewangan yang diselenggarakan bagi merekodkan urusniaga Akaun Deposit yang mengandungi maklumat terimaan dan bayaran.

22

LEJAR DEPOSIT

KOD DEPOSIT :

Tarikh Perihal No. Debit Kredit Baki Resit (RM) (RM) (RM)

24

Kenapa berbeza?• Catatan di Buku PTJ tidak terdapat

di flimsi @ catatan di flimsi tidak terdapat di Buku PTJ– Masa catatan yang berbeza– Silap catat/ catatan tertinggal di

Buku PTJ– JANM/PTJ tersalah input– Pelarasan oleh JANM/ PTJ lain

SIJIL PENGESAHAN BAKIAKAUN AMANAH : ………………………

NO KOD AKAUN AMANAH : ……………………….KOD JABATAN : ……………………..SEPERTI PADA : …………………….1. Adalah disahkan baki akaun amanah di atas mengikut Laporan Sistem Akaun

Pusat/LaporanSistem Perakaunan Cawangan * adalah :-

2. Adalah disahkan baki Buku Akaun Amanah Jabatan ** adalah :-

3. Adalah disahkan bahawa Arahan Perbendaharaan 155 dipatuhi :-

( Nama Pegawai/Jawatan )Cop Jabatan Nota:

* : potong mana yang tidak berkenaan

** : hanya untuk Akaun Amanah yang dibenarkan menggunaan akaun bank sendiri selain daripada

bank JANM

: sila tandakan dikotak yang berkenaan

1.1. Bersamaan dengan baki mengikut rekod jabatan iaitu RM ………………1.2. Berbeza dengan baki mengikut rekod jabatan dan disertakan Penyata

Penyesuaian Akaun Amanah bagi menerangkan perbezaan tersebut.

2.1. Bersamaan dengan rekod/penyata bank iaitu RM ……………………….

2.2. Berbeza dengan rekod/penyata bank dan disertakan Penyata Penyesuaian

Bank bagi menerangkan perbezaan tersebut.

3.1. Akaun Amanah ini masih diperlukan.

3.2. Akaun Amanah ini tidak diperlukan lagi

SIJIL PENGESAHAN PENGESAHAN BAKI AKAUN DEPOSIT: ………………………………..

NO. KOD DEPOSIT: ……………………………KOD JABATAN: ………………………………………

SEPERTI PADA …………………………………………..

1. Adalah disahkan baki akaun deposit di atas mengikut laporan Sistem Akaun Pusat/ Laporan Sistem Perakaunan Cawangan* adalah :-

Bersamaan dengan baki mengikut rekod Jabatan RM…………………….Berbeza dengan baki mengikut rekod jabatan dan disertakan penyata penyesuaian bagi menerangkan perbezaan tersebut

2. Adalah disahhkan bahawa Arahan-arahan Perbendaharaan seperti di bawah dipatuhi:

(AP 155) Akaun ini masih /tidak diperlukan

(AP 159) Baki dalam akaun subsidiariJabatan disesuaikan dengan Akaun Utama Jabatan ini(AP 162) Tindakan ke atas akaun deposit yang tidak di tuntut selepas 12 bulan

( )

Pegawai PengawalCop Jabatan

PENYATA PENYESUAIAN AKAUN AMANAH

AKAUN AMANAH ……………………………..

NO KOD AKAUN AMANAH: ………………….

KOD JABATAN : ………………………………..

SEPERTI PADA : ……………………………...

Amaun (RM)Baki Buku Akaun Amanah Jabatan/PTJ* Debit/ Kredit*Tambah:Kredit di akaun Pejabat Pembayar yang tiada diambilkira oleh PTJ yang menyelenggara Akaun Amanah (Senarai A berlampir)

Kurang:Debit di akaun Pejabat Pembayar yang tiada diambilkira oleh PTJ yang menyelenggara Akaun Amanah (Senarai C berlampir)

Disediakan oleh :Tandatangan :Nama :Jawatan :

Disahkan oleh :Tandatangan :Nama :Jawatan :

Debit di buku PTJ yang menyelenggara Akaun Amanah yang tiada diambilkira di dalam akaun Pejabat Pembayar (Senarai B berlampir)

Kredit di buku PTJ yang menyelenggara Akaun Amanah yang tiada diambilkira di dalam akaun Pejabat pembayar (Senarai D berlampir)Baki mengikut akaun Pejabat Pembayar Debit/ Kredit*

Butiran

• MENYESUAIKAN PERBEZAAN MELALUI PENYAMAAN BAKI- Baki laporan Pejabat Perakaunan dijadikan sebagai ASAS

- Sesuaikan baki buku PTJ agar sama dengan baki laporan Pejabat Perakaunan

- Senaraikan semua urus niaga yang tidak diambil kira di dalam Buku PTJ/

laporan Pejabat Perakaunan menggunakan lampiran berkaitan

PENYEDIAAN PENYATA PENYESUAIAN

PENYEDIAAN PENYATA PENYESUAIANBaki Buku PTJ (Dt) / Kt * Baki di Lejar Utama Deposit

XXXXX

Tambah:Semua rekod kredit di flimsi TETAPI tiada di Buku PTJ (Senarai A)

XXX

Semua rekod debit di Buku PTJ TETAPI tiada di flimsi (Senarai B)

XXX XXXX

Tolak:Semua rekod debit di flimsi TETAPI tiada di Buku PTJ (Senarai C)

(XXX)

Semua rekod kredit di Buku PTJ TETAPI tiada di flimsi (Senarai D)

(XXX) (XXXX)

Baki mengikut flimsi @ C350/A441 *(Dt) / Kt

XXXXX

30

LAMPIRAN PENYATA PENYESUAIAN

– Senarai A - Penyata Kredit di Akaun Pejabat Pembayar yang Tidak Diambil kira Oleh PTJ Jabatan yang Menyelenggara Akaun Deposit (Semua rekod kredit di flimsi TETAPI tiada di Buku PTJ)

Contoh:-Terimaan melalui TT- Pelarasan yang dilakukan oleh JANM/

PTJ lain- Kesilapan input oleh JANM

SENARAI APENYATA KREDIT DIAKAUN PEJABAT PEMBAYARYANG TIDAK DIAMBILKIRA OLEH PTJ JABATAN

YANG MENYELENGGARA AKAUN DEPOSIT



Kod Jabatan :Kod PTJ :Kod Akaun Deposit :

TARIKHBIL NO RUJUKAN BUTIRAN AMAUN

JUMLAH

32

LAMPIRAN PENYATA PENYESUAIAN– Senarai B – Penyata Debit Di Buku PTJ yang

Menyelenggara Akaun Deposit yang Tidak Diambil kira di dalam Akaun Pejabat Pembayar (Semua rekod debit di Buku PTJ TETAPI tiada di flimsi)

Contoh:- Baucar bayaran/jurnal telah dihantar tetapi belum diproses- Baucar bayaran/jurnal telah direkod di Buku tetapi belum dihantar- Kesilapan input oleh JANM/PTJ

SENARAI BPENYATA DEBIT DIBUKU PTJ YANG

MENYELENGGARA AKAUN DEPOSIT YANG TIDAKDIAMBILKIRA DIDALAM AKAUN PEJABAT PEMBAYAR




BIL TARIKH NO RUJUKAN BUTIRAN AMAUN

JUMLAH

34

LAMPIRAN PENYATA PENYESUAIAN– Senarai C – Penyata Debit Di Akaun

Pejabat Pembayar yang Tidak Di Ambil kira oleh PTJ yang Menyelenggara Akaun Deposit(Semua rekod debit di flimsi TETAPI tiada di Buku PTJ)

Contoh:- Kesilapan input oleh JANM- Pelarasan yang dilakukan oleh JANM/PTJ lain

SENARAI CPENYATA DEBIT DI AKAUN PEJABAT PEMBAYAR

YANG TIDAK DIAMBILKIRA OLEH PTJYANG MENYELENGGARA AKAUN DEPOSIT





JUMLAH

36

LAMPIRAN PENYATA PENYESUAIAN

– Senarai D – Penyata Kredit Di Buku PTJ yang Menyelenggara Akaun Deposit yang Tidak Di Ambil kira Di Dalam Akaun Pejabat Pembayar(Semua rekod kredit di Buku PTJ TETAPI tiada di flimsi) Contoh:- Penyata Pemungut belum diproses- Pelarasan rekod oleh PTJ belum diproses- Kesilapan input oleh JANM/PTJ

SENARAI DPENYATA KREDIT DIBUKU PTJ YANG MENYELENGGARAAKAUN DEPOSIT YANG TIDAK DIAMBILKIRA DI DALAM

AKAUN PEJABAT PEMBAYAR





JUMLAH

38

• PADANKAN - Tandakan urus niaga debit/kredit di

Buku PTJ yang SAMA dengan catatan debit/ kredit di flimsi.

Bagaimana Menyediakan PENYATA PENYESUAIAN?

39

- Kenalpasti item yang solo :

Rekod wujud di Buku PTJ:Debit – Catatkan di SENARAI B dengan lengkapKredit – Catatkan di SENARAI D dengan lengkap

Rekod wujud di C350/A441:Kredit - Catatkan di SENARAI A dengan lengkapDebit – Catatkan di SENARAI C dengan lengkap

Bagaimana menyediakan PENYATA PENYESUAIAN?

40

• REKODKAN Rekodkan maklumat di Penyata

Penyesuaian mengikut ruangan yang berkaitan

Kira dan pastikan:Baki Buku PTJ

+ (SENARAI A & SENARAI B) – (SENARAI C & SENARAI D)

= Baki C350/A441.

Bagaimana menyediakan PENYATA PENYESUAIAN?

PENYESUAIAN PERINGKAT JABATAN

• JABATAN TERIMA LAPORAN A441

• PASTIKAN SEMUA PTJ DI BAWAH KAWALAN JABATAN HANTAR PP PERINGKAT PTJ

• SEDIAKAN PP YANG DISATUKAN41

PENYEDIAAN PP YANG DISATUKAN

• SEDIAKAN JADUAL SEPERTI DI BAWAH:

42

PTJ 1 PTJ 2 PTJ 3 JUMLAH KESELURUHAN

BAKI BUKU 150 3000 (300) 2850SENARAI A 20 400 0 420SENARAI B 30 0 0 30SENARAI C 0 (50) 0 (50)SENARAI D 0 0 (300) (300)

C350 200 3350 (600) 2950

CARTA ALIRAN PENYEDIAAN SIJIL PENGESAHAN BAKI

Terima Laporan Bulanansetiap bulan

Semak dengan Buku Akaun Amanah/deposit

Tiada beza

Ada beza

Nyatakan dalam Sijil Pengesahan Bakitiada perbezaan

Tandatangan Sijil Pengesahan Baki

Kemukakan kepada Pejabat Perakaunan /Ibu Pejabat Jabatan

Sediakan Sijil Pengesahan Baki Peringkat Pusat

Kemukakan kepada JANM

Nyatakandalam SijilPengesahanBaki ada perbezaan

Sediakan PenyataPenyesuaian

PeringkatPTJ

PeringkatIbu Pejabat

44

AP 143(b)• ….Sebarang perbezaan di antara

laporan terperinci dengan rekod perakaunan yang diselenggara oleh Pegawai Pengawal atau wakil hendaklah disiasat. Pegawai Pengawal atau wakilnya hendaklah mengambil tindakan terhadap perbezaan tersebut dan membuat pelarasan sewajarnya.

Tindakan Susulan ke atas Perbezaan

45

Tindakan berikut hendaklah diambil bagi setiap kategori perbezaan:-

i) Senarai A Urusniaga Kredit yang ada di C350 tetapi tiada di Buku Akaun Deposit

Tindakan PTJ/PK Semak semula bagi memastikan urusniaga itu

sebenarnya direkodkan di dalam BAD. Sekiranya urusniaga berkenaan adalah sah tetapi

PTJ/PK belum merekodkannya dalam BAD, sila rekodkannya dalam BAD dengan segera.

Sekiranya urusniaga berkenaan tersalah, terlebih atau terkurang dimasuk kira oleh Pejabat Perakaunan, laporkan dengan segera kepada Pejabat Perakaunan untuk pelarasan lanjutan.

Sekiranya urusniaga berkenaan tersalah, terlebih atau terkurang dimasukkan dalam Akaun Deposit berkenaan oleh PTJ/PK, baucar Jurnal hendaklah disediakan untuk pelarasan.


46

ii) Senarai BUrusniaga Debit yang ada di BAD tetapi tiada di Laporan C350.

Tindakan PTJ/PK Memastikan bahawa semua urusniaga sebenarnya

telah dihantar ke Pejabat Perakaunan. Hendaklah menyemak semula dalam laporan C

350 bulan berikutnya bagi memastikan urusniaga tersebut telah diambilkira oleh Pejabat Pembayar.

hendaklah terus menyusul jika urusniaga itu masih belum dilaporkan oleh Pejabat Perakaunan dalam Laporan C350.


47

iii)Senarai CUrusniaga Debit yang ada di Laporan C350

tetapi tiada pada BAD.

Tindakan PTJ/PK• Semak semula bagi memastikan urusniaga ini

sebenarnya telah direkodkan dalam BAD.• Sekiranya urusniaga tersebut adalah sah, tetapi PTJ/PK

belum merekodkannya dalam BAD hendaklah segera rekodkan ke BAD.

• Sekiranya urusniaga tersebut terlebih atau terkurang diambilkira oleh Pejabat Perakaunan laporkan dengan segera kepada Pejabat Perakaunan untuk pelarasan lanjutan.

• Sekiranya urusniaga tersebut tersalah, terlebih atau terkurang oleh PTJ/PK, baucar jurnal hendaklah disediakan untuk tujuan pelarasan.


48


iv)Senarai D Urusniaga Kredit yang ada di BAD tetapi tiada di Laporan C 350.

Tindakan PTJ/PK Memastikan bahawa pungutan tersebut telah dibankkan

atau Baucar Jurnal telah disediakan dan dihantar ke Pejabat Perakaunan.

Menyemak semula dalam laporan C 350 bulan berikutnya bagi memastikan urusniaga tersebut telah diambilkira oleh Pejabat Perakaunan.

Sekiranya urusniaga tersebut masih belum diambilkira oleh Pejabat Perakaunan, urusniaga tesebut hendaklah dinyatakan pada bulan berikutnya.

Sekiranya masih belum dinyatakan pada bulan berikutnya, hendaklah disiasat ke pejabat perakaunan dan pastikan tidak dikreditkan ke hasil. Penemuan hendaklah segera dibuat jurnal pelarasan

49

• Sekian, terima kasih

Documents

6B. Penyesuaian Deposit