6ème PCRDT 2003-2006

Délégation Midi-Pyrénées

SFC – Bureau des Ressources Extérieures – Novembre 2004 - 1

6ème PCRDT 2003-2006

Bureau des Ressources Extérieures

Novembre 2004



Le 6ème PCRDT

1 Cadre général

2 Le démarrage du contrat

3 La vie du contrat

4 Le reporting de fin de période

5 La fin du contrat



1.Cadre général

1.1 Structure du 6ème PCRDT1.2 Instruments1.3 Types d ’activités 1.4 Modèles de déclaration des coûts et contribution de

la CE1.5 Différentes formes de participation1.6 Bilan des projets du 6ème PCRDT à la DR14



Structure du 6ème PCRDT

• Axe 1 : Concentrer et intégrer la recherche communautaire

Sept priorités thématiques:1 - Génomique et biologie pour la santé

2 - Technologies pour la société de l’information

3 - Nanotechnologies, matériaux intelligents, nouveaux procédés de production

4 - Aéronautique et espace

5 - Sûreté alimentaire et risques pour la santé

6 - Développement durable et changement planétaire

7 - Citoyens et gouvernance dans la société européenne de la connaissance

• Axe 2 : Structurer l’espace européen de la recherche (dont

Ressources Humaines et Mobilité - Réseau Marie Curie)

• Axe 3 : Renforcer les bases de l’espace européen de la recherche



Instruments

Instruments existants déjà dans le 5ème PCRDT :– STREP– Actions Marie Curie– Actions de coordination – Actions spécifiques de soutien – Initiatives intégrées relatives aux infrastructures (I3)– Article 169

+ 2 nouveaux instruments :– Réseaux d’excellence (NoE) – Projets intégrés (IP)



Types d’activités

• Research and technological development activities or innovation activities (dont activité de dépôt de brevets…)

• Demonstration activities (réalisation de prototypes)• Training activities (formation)• Management of the consortium activities• Other specific activities (dont Joint Program of Activities

dans l’instrument NoE)



Récapitulatif des types d’activités par intruments



Modèles de déclaration des coûts

• Additionnal Cost (AC)

• Full Cost (FC)

• Full Cost Flat Rate (FCF): cas du CNRS



Participation de la CEpar type d ’activité et modèle de coûts

Insérer tableau



Différentes formes de participation

(1/4)

• Contractant

- coordonnateur

- non coordonnateur

• Non contractant




(2/4)

Contractant coordonnateur• signe le contrat avec la CE et fait signer les formulaires

d’accession aux membres du consortium• encaisse la contribution européenne et la répartit entre les

membres du consortium• collecte les rapports scientifiques, financiers, les

certificats d’audit et les transmet à la CE• est l’interlocuteur de la Commission pour les questions

administratives et financières liées au projet• s’acquitte de ses tâches en tant que partenaire au même

titre que les autres membres du consortium




(3/4)

Contractant non coordonnateur• adhère au contrat via l’accession form • reçoit du coordonnateur sa part de la contribution CE• adresse à la CE, via le coordonnateur, les rapports

scientifiques et financiers ainsi que le certificat d’audit



Différentes formes de participation(4/4)

Non contractant (= tiers)• Met des ressources à disposition d’une entité

contractante (cas d’une UMR)



Bilan à mi-parcours de l’appel à projets

du 6ème PCRDT à la DR14

• Nombre de projets présentés : 264• Nombre de projets retenus : 79• Dont NoE : 23, IP : 24• Dont laboratoires CNRS DR14 coordinateur :7 • Priorités thématiques concernées à la DR14:

2. Technologies pour la société de l ’information >3. Nanotechnologies >

6. Développement durable et changement planétaire



Bilan des contrats ouverts au Bureau des Ressources Extérieures (à fin oct

2004)

• Nombre de contrats ouverts : 26

• Dont DR14 coordinateur : 3 (1 IP, 1 NoE, 1 STREP)

• Dont transferts autres DR: 8 sur 26 contrats

• Dont IP : 10, NoE : 9, autres : 7



Les informations données ci-après s’appliquent plus particulièrement aux Réseaux d’Excellence et Projets Intégrés dans le cas où le CNRS est partenaire contractant non coordonnateur



2.Le démarrage du contrat

2.1 Documents constitutifs du contrat

2.2 Analyse d ’un contrat

2.3 Qui fait quoi au démarrage du contrat ?



Les documents constitutifs du contrat

• Le contrat (= core contract) signé entre la CE et le partenaire coordonnateur au nom du consortium

• Annexe 1 : description des travaux • Annexe 2 : conditions générales des contrats européens• Annexe 3 : conditions spécifiques au type d’instrument• Annexe 4 : form A ou accession form signée entre chaque

partenaire et le coordonnateur• (Annexe 5 : form B par laquelle de nouvelles entités adhèrent

ultérieurement au contrat)• Annexe 6 : form C ou financial statement propre à chaque type

d’instrument• Consortium agreement obligatoire pour IP et NoE



Le contrat

• En anglais (langue officielle)• Conclu entre la CE et le partenaire coordonnateur• Le contrat fixe notamment :

– L’objet du contrat et la liste de tous les participants au contrat (art 1)

– la date d’entrée en vigueur du contrat, la date de début et la durée du projet (art 4)

– le montant maximum de la contribution financière de la communauté (art 5)

– les périodes de rapport et les rapports à remettre (art 6 et 7)– les modalités de paiement par la CE (art 8) – AvanceAddendum clause 23



Gros plan sur le participant CNRS

Derrière le partenaire CNRS signataire du contrat, onpeut trouver :• Un « nœud » CNRS

Plusieurs laboratoires de plusieurs DR• Une UMR

Plusieurs entités juridiques : CNRS et une ou plusieurs cotutelles S’il y a une clause 23:

- les coûts de la cotutelle sont éligibles- il faut les déclarer et les certifier



Qui fait quoi au début du contrat ? (1/2)

Le laboratoire et le SPV • fournissent les documents nécessaires au Bureau des

Ressources Extérieures– copie du contrat signé par les deux parties– Annexe 1– Original de notre accession form signé par les deux

parties– Copie du consortium agreement signé (pour IP et

NoE)– Eventuellement PV du Kick Off Meeting indiquant la

répartition financière entre partenaires



Qui fait quoi au début du contrat ? (2/2)

Le Bureau des Ressources Extérieures• ouvre un CDP 511xxx à justifier• met en place les crédits

Le gestionnaire de laboratoire• créé dans Xlab des sous-parties au CDP 511xxx

correspondant aux types d’activités et aux WP



3.La vie du contrat

3.1 Le modèle du Full Cost Flat Rate3.2 Les coûts non éligibles3.3 Les coûts éligibles

3.3.1 Coûts directs3.3.2 Coûts indirects

3.4 Les recettes3.5 Qui fait quoi pendant le contrat ?



Déclaration des coûts:Au CNRS, utilisation du modèle FCF

coût déclaré =

coût direct +

coût indirect

(20% des coûts directs hors charges de sous-traitance)



Les coûts non éligibles

Ne peuvent être imputés au projet :• les impôts indirects identifiables notamment la TVA • les intérêts débiteurs• les provisions pour pertes ou charges futures éventuelles (mais

la PPE est éligible)• les pertes de change• les coûts déclarés, encourus ou remboursés pour un autre

projet communautaire• les dépenses démesurées ou inconsidérées• tout autre coût ne remplissant pas les conditions d’éligibilité



Les coûts éligibles (1/2)

Les coûts éligibles, doivent remplir toutes les conditionssuivantes :• ils doivent être réels, économiques et nécessaires à la

réalisation du projet,• ils doivent être déterminés conformément aux principes

comptables usuels du contractant • ils doivent être encourus pendant la durée du projet• ils doivent être régulièrement inscrits dans les comptes du

contractant,• Idem pour les contributions fournies par des tiers dans le

cadre d’UMR par exemple



Les coûts éligibles (2/2)

Coût direct

Coût indirect

Coût total éligible

20%Hors sous-traitance



Les coûts directs (1/3)

Salaires du personnel permanent• Valorisé au coût réel • Le nombre d’heures travaillées sur le projet est justifié par les

feuilles de temps (time-sheet)

• Chaque personnel indique les heures consacrées au projet européen en détaillant par workpackage et par type d’activité

• Le salaire du personnel des cotutelles fait partie des dépenses éligibles si une clause 23 est insérée au contrat

Salaires du personnel temporaire• Ventiler les heures entre WP et activités (time-sheet). La PPE est

éligible.• Embauche de préférence sur 18 mois (durée du préfinancement)

puis avenants




Les consommables• Appliquer les règles usuelles sur la frontière fonct./équipement

Les missions• Appliquer les règles usuelles

Les amortissements• Appliquer les règles usuelles (le coût d ’installation peut être pris en

compte)• Amortissement à compter de la date de la facture et au prorata

temporis sur la période• Appliquer si nécessaire un pourcentage d’affectation du matériel • Une quote-part d’amortissement peut être déclarée sur des matériels

dédiés au projet et acquis avant le démarrage



Exemple de calcul d’amortissement

• Contrat valable du 01/01/04 au 31/12/07• Matériel de 3000 € amortissable sur 5 ans• Facture datée du 10/03/04• Matériel affecté à 40% au projet

Amortissement éligible en année 1:3000 x 20% x 10/12è x 40% = 200 €Amortissement éligible en année 2:

3000 x 20% x 40% = 240 €




La sous-traitance• interdite sur les tâches clé• autorisée sur des tâches très limitées• accord CE préalable requis• consultation obligatoire (avoir au moins trois devis)• exclue de l’assiette de calcul des coûts indirects



Les coûts indirects

• Représentent 20% des coûts directs hors sous-traitance

• Couvrent :– les frais généraux d’administration– la dépréciation des infrastructures, coûts de

maintenance, d’assurance, de sécurité– les fluides, le téléphone– les équipements communs (informatique …)



Exemple

– Personnel 60– Consommables 10– Missions 20– Amortissement 10– Sous-traitance 20

• Coût direct 120• Coût indirect (100 x 20%) 20• Coût total 140



Les recettes

• Transferts financiers et contributions en nature opérées par des tiers spécifiquement pour le projet

Nécessité d’ajouter une clause 23

• Revenus engendrés par le projet (frais d’inscription à une conférence organisée par le consortium, vente des proceedings …)

Elles peuvent limiter la participation de la CE (si

contribution CE + recettes > coûts éligibles)



Qui fait quoi pendant le contrat ? (1/2)

Les scientifiques• tiennent leurs feuilles de temps et ventilent leurs heures

dans les différents WP et les différents types d’activité• le responsable scientifique recense et suit les agents de

son unité participant au projet

Les gestionnaires de laboratoire• ventilent les dépenses entre les différents WP et les

différents types d’activité sur indication du responsable scientifique

• gardent un double des factures et des ordres de mission relatifs au projet



Qui fait quoi pendant le contrat ? (2/2)

Les gestionnaires de la DR • gardent un double de la liquidation des frais de

mission enregistrés sur le CDP

Le Service des Ressources Humaines • embauche sur la durée du préfinancement puis

avenants de prolongation



4.Le reporting de fin de période

4.1 Documents à produire lors du reporting de fin de période

4.2 Le periodic management report4.2.1 Section 1: la justification des principaux

coûts et ressources4.2.2 Section 2: les Forms C et les certificats

d’audit4.2.3 Section 3: le tableau synthétique

4.3 Qui fait quoi au moment des reportings ?4.4 Les délais4.5 Le paiement de la contribution de la CE



Documents à produire pour le reporting (1/2)

Le consortium doit produire les documents suivants:

• un rapport d’activité périodique (scientifique) : periodic activity report

• un rapport de gestion périodique : periodic management report

• un rapport sur la répartition de la contribution financière entre les différents partenaires et la date des virements

• une nouvelle annexe technique (annexe 1) pour la période suivante avec budget prévisionnel

• tout rapport supplémentaire demandé dans les annexes



Documents à produire pour le reporting

(2/2)

A quel moment doit-on produire ces documents ?

A la fin de chaque période, soit tous les 12 mois pourles NoE et les IP



Le periodic management report (1/2)

Le « periodic management report » fourni par le consortiumcomprend :• section 1 : une justification des principaux coûts et

ressources• section 2 : un bilan financier par activité = form C et

certificat(s) d’audit de chaque partenaire• section 3: un tableau synthétique des coûts et recettes

déclarés par les différents partenaires



Le periodic management report (2/2)

• Pour les sections 1 et 3 du periodic management report, chaque contractant complète les documents demandés pour la part qui le concerne

• Pour la section 2 du periodic management report, chaque contractant fournit une form C et un certificat d ’audit (ou plusieurs si UMR)



Section 1: la justification des principaux coûts et ressources

(1/2)Donne la justification des principaux coûts et ressources duconsortium en les reliant aux activités et en justifiant leurnécessité

Ceci comprend :• un tableau retraçant les coûts budgétés et les coûts

réellement encourus par les différents partenairesComparaison coûts réels/coûts budgétés

• un tableau retraçant les mois/hommes budgétés et réalisés par les différents partenairesComparaison hommes/mois réels -hommes/mois budgétés



Section 1: la justification des principaux coûts et ressources

(2/2)

• une explication des « déviations » par rapport aux coûts et aux hommes/mois budgétés et leur impact sur l’avancement du projet

• une brève description du travail réalisé pendant la période et justifiant des moyens déployés

• une note explicative sur tout coût important



Section 2: La form C

• Chaque partenaire produit une form C• Un type de form C par instrument FormC IP-FormC Noe • Au CNRS, les form C sont cosignées par le responsable du

projet et par le Délégué Régional• Dans le cas d’une UMR, chaque cotutelle active produit une

pseudo-form C signée par son responsable du service financier



Section 2: Le certificat d’audit

• Le certificat d’audit est joint à la form C• Il atteste de la réalité des dépenses et du fait qu’elles

sont régulièrement comptabilisées• Le temps consacré à l’établissement du certificat

d’audit fait partie des dépenses éligibles (en activité Management)

• Au CNRS, l’Agent Comptable établit le certificat d’audit pour les dépenses CNRS

• Dans le cas d ’une UMR, un certificat d’audit est établi par l ’Agent Comptable de chaque cotutelle active



Section 3:Tableau synthétique des coûts déclarés par les différents

partenaires

Ce tableau consolide les coûts déclarés par les différents

partenaires et mentionne les apports des tierces parties

Tableau récapitulatif des coûts déclarés par le consortium



Qui fait quoi au moment des reportings? (1/5)

Le responsable scientifique• signe les feuilles de temps et les transmet au gestionnaire du

laboratoire• donne au gestionnaire les indications nécessaires à la

préparation des pseudo-form C des cotutelles (UMR)• aide le gestionnaire dans l ’établissement de la form C• signe la form C• complète, avec le gestionnaire, les différents documents

demandés dans les sections 1 et 3 du management report




Le gestionnaire de laboratoire• rassemble pour chaque période les pièces justificatives des

dépenses affectables au projet (cf note DFI du 21/06/04):– « copie des factures mandatées et payées– copie des frais de déplacement– feuilles de temps établies chaque mois par les agents et

signées du responsable– historiques du CDP »

• prépare et transmet aux cotutelles les éléments nécessaires à l ’établissement des pseudo-form C (UMR)

• récupère auprès des cotutelles la pseudo-form C signée par le responsable financier et le certificat d ’audit établi par l ’Agent Comptable des cotutelles (UMR)




Le gestionnaire de laboratoire (suite)• établit la form C avec l ’aide du responsable scientifique• fait signer la form C au responsable scientifique• complète, avec le responsable scientifique, les différents

documents demandés dans les sections 1 et 3 du management report

• transmet l’ensemble de ces documents au Bureau des Ressources Extérieures



Qui fait quoi au moment des reportings ? (4/5)

Le Bureau des Ressources Extérieures• récupère auprès des gestionnaires de la DR la liquidation des frais

de mission• vérifie l’ensemble des documents transmis par le laboratoire • fait signer la form C par le Délégué Régional• transmet, pour audit, la form C et les pièces justificatives à l’Agent

Comptable du CNRS • récupère auprès de l ’Agent Comptable le certificat d’audit établi

pour les dépenses CNRS• transmet les documents (sections 1 et 3, form C et certificat(s)

d’audit) au coordonnateur• conserve l’ensemble des pièces justificatives du contrat




Les cotutelles (UMR)

• établissent et signent les pseudo-form C reçues du gestionnaire du laboratoire

• établissent un certificat d’audit pour les coûts leur revenant

• transmettent ces documents au gestionnaire du laboratoire

L’Agent Comptable de la Délégation Régionale• effectue un contrôle global et par sondage des pièces

justificatives• établit le certificat d’audit pour les dépenses CNRS



Circuit des documents

LaboCotutelle 1 + pièces justif.

+ doc sect° 1 et 3+ Form C

Pseudo-Form CCertificat d’audit

Agent comptable

Gestionnaire DR SPRH

Bureau des RE Coordonnateur CECertificatd’audit

Liquidation missionsCopie des contrats

de travail

Pièces justificatives +

form C



Les délais pour le reporting

Des délais très courts

A la fin de la période, les rapports doivent parvenir :• dans les 45 jours à la CE• dans les 30 jours au coordonnateur• dans les 20 jours à la DR



Le remboursement des dépenses éligibles par la CE

• En fonction des rapports scientifiques et financiers, la CE participe aux dépenses éligibles en appliquant aux montants déclarés, un taux de remboursement par activitéTaux de remboursement par activité(Rmq: Activité Management remboursée à 100% dans la limite de 7% de la contribution versée au consortium)

• La contribution prévue au contrat constitue un maximum• La subvention CE versée constitue un paiement définitif

uniquement si un certificat d’audit a été fourni• L ’avance de la période suivante est ajustée pour tenir

compte du règlement de la CE



5.La fin du contrat

5.1 Documents supplémentaires

5.2 Suites du contrat



Documents supplémentaires à produire lors du reporting final

En plus des documents à produire au titre de ladernière période, production de documentsétablis pour l’ensemble du projet dans toute sadurée :• un rapport d’activité final• un rapport de gestion final• (un rapport sur la répartition de la contribution

financière pour le coordonnateur)



Suites du contrat

• les engagements du contractant continuent après la fin du projet ...

• un audit de la CE est possible pendant les cinq ans qui suivent la fin du contrat

• des sanctions peuvent s’appliquer en cas de contribution indûment perçue



Plus d ’informations ... (1/2)

• Sur le site www.cordis.luTraduction en français des contrat et annexes:www.cordis.lu/Find/European Union-Funded Research/FP6/Find a document/Model contractGuide financier et documents de reporting:www.cordis.lu/Find/European Union-Funded research/FP6/Find a document, puis Financial guideline ou project reporting

• Sur intranet Secrétariat Général/Finances/RéglementationNote DFI du 21/06/04Modèle de feuille de temps



Plus d ’informations (2/2)

• Bureau Ressources Extérieures: 05.61.33.60.27.MJ Balandraux: [email protected]éatrice Collard: [email protected] Desor: [email protected] Devidal: [email protected]

• Service Partenariat Valorisation: 05.61.33.60.70/80Jean-Paul Swerts: [email protected]écile Barat: [email protected]



Glossaire

A AC Additionnal Cost - coûts additionnels avec coûts indirects forfaitaires

Accession form -Formulaire d'accession (signé entre le coordonnateur et les partenaires)

C Coordonnateur - Signe seul avec la CE

Consortium agreement - Accord de consortium

CDP Centre de dépenses

Core task Tâches-clé (tâches essentielles du contrat qui ne peuvent être proposées à une sous-traitance)

CE Commission Européenne

F FC Full Cost - Coût complet avec coûts indirects au taux réel

FCF Full Cost Flat Rate - Coût complet avec coûts indirects au taux forfaitaire de 20%

Financial statement Bilan financier

I IP Integrated project - Projet intégré

I3 Integrated initiatives for Infrastructures

K Kick off Meeting Réunion de démarrage du projet (Coordonnateur + partenaires)

N NoE Network of excellence - Réseau d'excellence

P 6ème PCRDT 6ème programme cadre de recherche et développement technologique

PPE Provision pour perte d'emploi

Proceeding Actes du colloque

Periodic activity report Rapport d'activité périodique

Periodic management report Rapport de gestion périodique

R Reporting Rapport périodique (financier)

S STREP Specific Targeted Research Project

T Time Sheet Feuille de temps

W Workpackage (WP) Ensemble de tâches (prévues dans le cadre d'une activité rattachée à un instrument)