1

70 % av alla förändringsprojekt fallerar…

Varför?

2

Bidragande orsaker till lyckade förändringsprojekt

• Hög krismedvetenhet i organisationen

• När de ansvariga ledarna tar ansvar för och engagerar sig i förändringen (även på längre sikt)

• När förändringen innebär snabba synliga förbättringar

• När förändringsprocessen ”hålls vid liv” ända tills att förändringen är genomförd

• När kommunikationen fungerar på ett genomtänkt och strukturerat sätt – externt, internt, centralt, lokalt, i linjen

3

Alla reagerar i förändringar

FörnekelseDetta berör inte mig så varför bry sig!

Ilska

Oro

Apati

Sorg

Acceptans

Förhandling

Omställning

Uppslutning

Ni har tagit helt fel och har inte fattat något om vad vi gör.

Hur ser framtiden ut? Får jag behålla mitt jobb?

Jag orkar inte engagera mig och jag kan ändå inte påverka något.

Det är förfärligt att vi inte får fortsätta som förr. Har vi verkligen varit så dåliga?

OK, nu är det som det är. Vi får göra det bästa av situationen.

”What’s in it for me (and all of us) ?”

Sätter nya mål

”Let’s go!”

Chockfas Reaktionsfas Bearbetningsfas Nyorienteringsfas

Reaktion

Tid

4

Alla reagerar – men inte samtidigt

Lednings-gruppen

Mellanchefer

Övriga medarbetare

Reaktion

Tid

5

Kommunikation i olika faser

Reaktion

Tid

• Enkla och tydliga budskap

• Varför och vad

• Muntlig och skriftlig

• Utrymme för reaktioner och kritik

• Argument för och emot

• Upprepa varför och vad

• När och hur

• Skapa dialog

• Återkoppling

• Bekräftelse

• Goda exempel

• Lärdomar

Chockfas Reaktionsfas Bearbetningsfas Nyorienteringsfas

6

Medarbetarnas viktigaste frågor

7

”The single biggest problem in communication is the illusion that it has taken place”

George Bernard Shaw, 1856-1950

8

För och emot: 20-60-20 regeln

Utgå från att du skattar att de i din grupp fördelar sig så här:

• 20% är för förändringen

• 60% är neutrala

• 20% är emot

9

10

För och emot

Lojala positiva

Ambassadörer

Ointresserade Skeptiker

HögLåg

Hög

Låg

Förståelse

Acceptans

11

Olika faser – olika kommunikationsbehov

Förändringsprocessen och chefens olika uppdrag kan delas in i fyra faser:

Här skapar du handling och håller energin uppe under förändringen.

Här förbereder du och drar igång förändringsarbetet.

Här upphör alla aktiviteter och du markerar att det nya hädanefter ska tillämpas i arbetet.

Här “säljer du in” förändringen till medarbetarna.

StartfasenInsäljningsfasen Avslutningsfasen Drivningsfasen

12

Huvudbudskap

Modell för att formulera budskap

Orsaker?/Varför? Konsekvenser?

Delbudskap

DelbudskapDelbudskap

13

Kommunikationssystem

14

Struktur på kommunikation

HUVUDBUDSKAPMÅLGRUPP

SYFTE KANAL ANSATS

15

2.MålgruppVem vill du nå? Vilka är målgruppens behov, attityder och önskemål?

3. Aktivitet och kanalVilka aktiviteter ska göras och var ska budskapet gå ut?

4. TidpunktNär ska aktiviteterna genomföras och när ska de vara klara?

5. AnsvarVem genomför vad?

6. KostnadTänk igenom vilka resurser du har i tid, pengar och personal.

7.UtvärderingHur ska du mäta effekterna av din plan?

Planera din kommunikation

1. Mål och budskapVad vill du uppnå? Vad vill du förändra? Vad vill du säga? Vilka argument finns?

16

KommunikationssystemKommunikationssystem

•Ledning•Chefer•Medarbetare•Facket•Medborgare•Press/media…

•Möten •Linjen•Intranät•Personaltidning•Nyhetsbrev•E-post, sms•Telefon…

•Operativa•Feedback•Sociala•Nyhets- och lägesorienterade

•Strategiska•Värderelaterade…

HUR(kanaler):

HUR(kanaler):

VAD(budskap):

VAD(budskap):

VEM (aktörer):

VEM (aktörer):

Ett kommunikationssystem består av:

KommunikationssystemKommunikationssystem

17

Skillnaden i att kasta en sten eller en fågel

Källa: Paul Plsek