8 τρόποι για να αυξήσετε την παραγωγικότητα του γραφείου σας

eBook

τρόποι

για να αυξήσετε

την παραγωγικότητα

του γραφείου σας8Λεωνίδας Παπαδάκης

myoffice.gr

s e r v i c e s

8 τρόποι αύξησης παραγωγικότητας My Office

Ε - Book 1

Ευχαριστώ που κατεβάσατε αυτό το e-Book Ο οδηγός αυτός θα σας βοηθήσει να αυξήσετε την ικανότητά σας να παράγετε/ αποδίδετε στον εργασιακό σας χώρο, υποδεικνύοντας σας τρόπους για τη ποσοτική και ποιοτική βελτίωση της παραγωγής σας. Ζητούµενο για όλους τους επιχειρηµατίες είναι η σχέση µεταξύ των µέσων και των πόρων παραγωγής (κεφαλαίου, εργασίας, επιχειρηµατικότητας) και του παραγόµενου αποτελέσµατος (προϊόντος, υπηρεσίας) να είναι υψηλή και ει δυνατόν να αυξάνεται. Απευθύνεται σε αυτούς που επιχειρούν (ελεύθερους επαγγελµατίες και ιδιοκτήτες µικρών/µεσαίων επιχειρήσεων) και που αναζητούν τρόπους ανάπτυξης της δραστηριότητάς τους. Η ανάγκη για λύσεις που θα επιτρέψουν την επιβίωση της κάθε επιχείρησης είναι όσο ποτέ επιτακτική. Μαγικές λύσεις δεν υπάρχουν. Αν κινηθείτε έξυπνα και προσαρµοστείτε γρήγορα θα βγείτε κερδισµένοι. Το παρόν e-Book είναι βοηθητικό εργαλείο ανάπτυξης δεξιοτήτων και εργαλείων για αύξηση της παραγωγικότητας και σε καµία περίπτωση δεν παρέχει επιχειρηµατικές συµβουλές. Διανέµεται δωρεάν και σκοπό έχει να βοηθήσει τον αναγνώστη να επιτύχει τους στόχους του µε απλά και εφικτά µέσα. Καλή ανάγνωση! Λεωνίδας Παπαδάκης

Διαχειριστής My Office


Ε - Book 2

Περιεχόµενα 10 συµβουλές για να αυξήσετε την παραγωγικότητά σας στην δουλειά ....... 3

Δηµιουργικότητα στο...ναδίρ; 10 συµβουλές για να την ξαναβρείτε ............. 4

Πώς να γράφετε επαγγελµατικά e-mails......................................................... 6

11 συµβουλές για επιστολές πωλήσεων που βρίσκουν τον «στόχο» τους ...... 8

Νέες τεχνολογίες: Ένα ισχυρό «όπλο» για την επιχείρησή σας.................... 10

9 συµβουλές για ξεκάθαρες πολιτικές στον χώρο εργασίας ......................... 12

Κρίση στην δουλειά; 10 συµβουλές για να την αντιµετωπίσετε .................. 13

Υπηρεσία Τηλεγραµµατείας: Η λύση...στην κρίση! .................................... 15

Το παρόν έργο πνευµατικής ιδιοκτησίας προστατεύεται σύµφωνα µε την ελληνική νοµοθεσία και τους λοιπούς κανόνες του Διεθνούς Δίκαιου περί πνευµατικής

ιδιοκτησίας. Απαγορεύεται η αναδηµοσίευση και γενικά η αναπαραγωγή τµήµατος ή ολόκληρου ή και περιληπτικά ή κατά παράφραση ή διασκευή του παρόντος έργου, µε

οποιοδήποτε µέσο ή τρόπο, χωρίς τη γραπτή άδεια του συγγραφέως. Επιτρέπεται η διανοµή του σε τρίτους εφόσον γίνει αναφορά στον δηµιουργό και

τηρηθούν υποχρεωτικά οι παραπάνω προϋποθέσεις.


Ε - Book 3

10 συµβουλές για να αυξήσετε την παραγωγικότητά σας στην δουλειά

Φρενήρεις ρυθµοί εργασίας, µεγάλα ωράρια, φόρτος εργασίας: Αν οι παραπάνω λέξεις περιγράφουν το περιβάλλον εργασίας σας, τότε το να διατηρήσετε τα επίπεδα παραγωγικότητάς σας αποτελεί µια πρόκληση. Ορίστε 10 απλές συµβουλές για να αδράξετε τις µέρες σας στην δουλειά και να παραµείνετε ή να γίνετε περισσότερο παραγωγικοί.

• Ολοκληρώστε γρήγορα µια εργασία που ακολουθεί ένα επαγγελµατικό τηλεφώνηµα. Αυτό θα σας δώσει ικανοποίηση και το σηµαντικότερο: η συγκεκριµένη εργασία δεν θα συσσωρευθεί στο τέλος της µέρας στην λίστα του «πρέπει ακόµη να κάνω..»

• Στο τέλος της ηµέρας φτιάξτε µια γρήγορη λίστα σχετικά µε τα καθήκοντα τις επόµενης µέρας. Την επόµενη µέρα θα σας είναι πιο εύκολο να θέσετε τις προτεραιότητές σας µε βάση αυτή την λίστα.

• Μην στέκεστε καθιστοί στο γραφείο όλη µέρα. Είναι πολύ σηµαντικό να σηκώνεστε σε περιοδικά διαστήµατα από το γραφείο, να περπατάτε για λίγα λεπτά και να επιστρέφετε. Τέτοιου είδους µικρά διαλλείµατα θα σας ανανεώνουν σε καθηµερινή βάση αυξάνοντας σταδιακά την παραγωγικότητά σας.

• Βάλτε προτεραιότητες. Οργανώνοντας την ηµέρα σας, θέτοντας στον εαυτό σας τις προτεραιότητες που πρέπει να βγάλετε εις πέρας µέχρι το τέλος της ηµέρας γίνεστε πιο παραγωγικοί και αποδοτικοί στην δουλειά σας. Ξεκινήστε την ηµέρα σας µε την πιο σηµαντική προτεραιότητα.

• Σηκωθείτε όρθιοι όταν µιλάτε στο τηλέφωνο. Όσο κι αν ακούγεται παράξενο έχει αποδειχθεί ότι µε αυτόν τον τρόπο, δεν φλυαρείτε, επικεντρώνεστε στα σηµαντικά σηµεία της συνοµιλίας και δεν χάνετε χρόνο.

• Διατηρήστε το πρόγραµµά σας. Αυτό πρακτικά σηµαίνει ότι αν έχετε για παράδειγµα προγραµµατίσει µια συνάντηση µιας ώρας προσπαθήστε να ολοκληρώσετε την συνάντηση εντός του χρόνου που είχατε θέσει εξ΄ αρχής.

• Μάθετε να λέτε «όχι». Μια άλλη σηµαντική παράµετρος είναι να αρνείστε ενίοτε την ανάληψη καθηκόντων είτε επειδή δεν δύναστε να τα φέρετε εις πέρας είτε επειδή έχετε άλλες πιεστικές προθεσµίες. Σ’ αυτή την περίπτωση,


Ε - Book 4

καλό είναι να έχετε εναλλακτικές προτάσεις για τους συναδέλφους σας που θα αναλάβουν να φέρουν εις πέρας την συγκεκριµένη εργασία.

• Μην αφήνετε τα e-mails να σας «πνίξουν». Η πληθώρα µηνυµάτων στο ηλεκτρονικό σας ταχυδροµείο µπορεί να είναι παράγοντας απόσπασης και ενίοτε χασίµατος χρόνου. Όταν είστε αφοσιωµένος/η στην ολοκλήρωση µιας εργασίας, αφήστε κάποιο χρόνο µέχρι να ελέγξετε τα e-mails ώστε να ολοκληρώσετε την εργασία µε την οποία έχετε καταπιαστεί.

• Μην «τρώτε» πολύτιµο χρόνο στα µέσα κοινωνικής δικτύωσης. Προσπαθήστε να µην τσεκάρετε συνεχώς την κατάσταση των φίλων σας (για παράδειγµα στο Facebook), γιατί αυτό από µόνο του µπορεί να σας αποσπάσει από το αντικείµενο της εργασίας σας. Είναι γνωστό ότι ουκ ολίγες εταιρίες απαγορεύουν την πρόσβαση στο Facebook από τους υπαλλήλους τους.

• Χρησιµοποιήστε την τεχνολογία. Υπάρχουν τόσα τεχνολογικά εργαλεία που µπορούν να κάνουν την εργασιακή σας ζωή ευκολότερη, όπως τα GoogleDocs για να συνεργάζεστε µε τους συναδέλφους σας σε σχετικά έγγραφα ή το Skype για να µην χρειάζεται να έχετε φυσική παρουσία σε διάφορες συναντήσεις µε συνεργάτες/πελάτες σας. Χρησιµοποιήστε τα ευρέως και ανακαλύψτε καινούρια!

Δηµιουργικότητα στο...ναδίρ; 10 συµβουλές για να την ξαναβρείτε!

Αν νιώθετε το βιολογικό σας ρολόι «ξεχαρβαλωµένο», την ψυχολογική σας διάθεση πεσµένη και την παραγωγικότητά σας µειωµένη, µην ανησυχείτε. Ανήκετε απλά στην πλειοψηφία των ανθρώπων που λόγω των ξέφρενων ρυθµών ζωής, σε κάποια φάση της ζωής τους απορυθµίζονται και χάνουν την δηµιουργικότητά τους. Ρίξτε µια µατιά σε 10 απλούς τρόπους που µπορούν να σας βοηθήσουν να ξαναβρείτε την χαµένη σας δηµιουργικότητα.


Ε - Book 5

1. Πατήστε “pause”- Σταµατήστε για λίγο τη...“µηχανή”. Ακόµα κι αν έχετε

πολύ φόρτο εργασίας, τα ποιοτικά διαλλείµατα όχι µόνο δεν είναι χάσιµο χρόνου αλλά θα σας βοηθήσουν να βάλετε καλύτερα εµπρός την παραγωγική σας «µηχανή». Και φυσικά, όταν λέµε διάλλειµα, εννοούµε την άσκηση δραστηριοτήτων, όπως το περπάτηµα ή η κηπουρική που θα σας ξεκουράσουν το µυαλό.

2. Πάρτε έναν υπνάκο. Ένας ολιγόλεπτος και ελαφρύς ύπνος καθαρίζει το µυαλό σας από τις αρνητικές σκέψεις και σας βοηθά να πάρετε καλύτερες αποφάσεις πιο ήρεµα και ξεκούραστα, αυξάνοντας παράλληλα την παραγωγικότητα στην εργασία σας.

3. Διαλογιστείτε. Αν σας είναι δύσκολο να πάρετε έναν...υπνάκο, αφιερώστε λίγα λεπτά και καθίστε κάπου αναπαυτικά, επικεντρωθείτε στην αναπνοή σας και ηρεµήστε. Έχει αποδειχθεί άλλωστε ότι ο διαλογισµός βοηθά στην µάχη κατά της κατάθλιψης, ενώ αυξάνει την παραγωγικότητά µας.

4. «Το πιο πράσινο χρώµα». Κι όµως: Σύµφωνα µε πρόσφατη έρευνα, κοιτάζοντας κάτι σε πράσινο χρώµα, ενισχύεται η δηµιουργική µας σκέψη. Ο λόγος είναι ότι το πράσινο χρώµα, συνδέεται από τον ανθρώπινο εγκέφαλο µε την φύση και την ανάπτυξη.

5. Τραβήξτε την πρίζα: Αν θέλετε πραγµατικά να ξεκουράσετε τον εγκέφαλό σας, καλό είναι να αποσυνδεθείτε για κάποιες ώρες από το Internet.

6. Περιπλανηθείτε στο δικό σας όνειρο: Έρευνες αναφέρουν ότι όταν οι άνθρωποι φαντασιώνονται τους εαυτούς τους στο µέλλον, κάνοντας όσο µπορούν θετικές σκέψεις για το αύριο, αυτό βοηθά την δηµιουργική τους σκέψη.

7. Συναναστραφείτε µε ανθρώπους που σας εµπνέουν. Δηµιουργικοί και αισιόδοξοι άνθρωποι µπορούν να έχουν έναν πραγµατικά θετικό αντίκτυπο στην ζωή σας και να κάνουν κι εσάς πιο δηµιουργικούς.

8. Εστιάστε κάθε φορά σε µία δραστηριότητα και φέρτε την εις πέρας. Μ’ αυτόν τον τρόπο θα διαπιστώσετε ότι ο εγκέφαλός σας δεν θα σας προδώσει, ανακαλύπτοντας βαθµηδόν την χαµένη σας δηµιουργικότητα.

9. Χαλαρώστε µε ένα..ποτάκι. Κι όµως, έχει αποδειχθεί ότι η µέτρια κατανάλωση ποτού µας χαλαρώνει και µας αποφορτίζει, κάνοντάς µας πιο δηµιουργικούς.

10. Βάλτε λίγο..θόρυβο στη ζωή σας: Μπορεί να ακούγεται αντιφατικό, αλλά η εργασία σε ένα µέτρια θορυβώδες περιβάλλον, µπορεί να µας βοηθήσει να αποδώσουµε καλύτερα. Δοκιµάστε το σε ένα πολυσύχναστο καφέ ή «δηµιουργώντας» λίγο θόρυβο στον υπάρχοντα χώρο εργασίας σας.


Ε - Book 6

Πώς να γράφετε επαγγελµατικά e-mails

Πόσες φορές δεν έχετε νιώσει απογοήτευση ή απορία σχετικά µε την απουσία απάντησης σ’ ένα επαγγελµατικό e- mail που στείλατε; Η αλήθεια είναι ότι σ’ ότι αφορά στα προσωπικά µας e- mails, η ελευθερία έκφρασης είναι ο κανόνας. Τουναντίον, στην περίπτωση των επαγγελµατικών e-mails, υπάρχουν ορισµένοι κανόνες που καλό είναι να ακολουθούµε, πετυχαίνοντας τον στόχο µας και βάζοντας ταυτόχρονα το προσωπικό µας στίγµα στο ηλεκτρονικό «χαρτί». Παρακάτω 10 συµβουλές για να γράφετε σωστά, επαγγελµατικά e-mails: 1. Γράψτε ένα σαφές, συγκεκριµένο και µε νόηµα θέµα στο e-mail που στέλνετε. Τι σηµαίνει πρακτικά αυτό;

• Αποφύγετε τα πολλά θαυµαστικά (ένα είναι αρκετό ή καθόλου) διότι ο νους του παραλήπτη πάει σε επιθετική- ενοχλητική πώληση

• Μην αφήνετε «ορφανό» το e-mail σας. Γράψτε οπωσδήποτε ένα θέµα • Το θέµα να είναι σαφές. Για παράδειγµα, µην γράφετε απλά την λέξη

«Συνάντηση» αλλά αναδιατυπώστε το κάπως έτσι: «Μήπως χρειαζόµαστε ένα µεγαλύτερο χώρο για την συνάντησή µας την επόµενη Παρασκευή;»

2. Γράψτε e-mails ευανάγνωστα και εστιασµένα στο θέµα Αν θέλετε να στείλετε ένα e-mail µε πλούσιο περιεχόµενο, για να σιγουρευτείτε ότι θα διαβαστεί ολόκληρο, µπορείτε να γράψετε µια εισαγωγή σχετικά µε τα σηµεία του και στη συνέχεια να τα παραθέσετε ένα προς ένα. Διαφορετικά, αν όλα τα σηµεία είναι µείζονος σηµασίας, σκεφτείτε να στείλετε και ξεχωριστά e-mails µε το καθένα απ’ αυτά. Φρoντίστε το περιεχόµενό σας: προσέξτε ενδεχόµενα συντακτικά/γραµµατικά λάθη, αφήστε γραµµές µεταξύ των παραγράφων, αποφύγετε τα πολλά bold/µεγάλες


Ε - Book 7

γραµµατοσειρές, µην γράφετε µε κεφαλαία γράµµατα., χρησιµοποιείτε τα σηµεία στίξης και τονισµού. 3. Χρησιµοποιήστε συνηµµένα µηνύµατα µόνο αν είναι αναγκαίο Οι λόγοι πολλοί:

• Τα συνηµµένα µηνύµατα αυξάνουν την πιθανότητα µεταφοράς ιών • Θέλουν χρόνο να «κατέβουν» • Κρατούν χώρο στον υπολογιστή του παραλήπτη

Εναλλακτικά, µπορείτε να στείλετε ένα µέρος του εγγράφου ως απλό κείµενο στο e-mail που τονίζει αυτό που θέλετε και να δώσετε κι ένα σχετικό link για το υπόλοιπο κείµενο. 4. Δηλώστε ξεκάθαρα ποιός-α είστε Αν επικοινωνείτε µε κάποιον τον οποίο δεν έχετε γνωρίσει, φροντίστε να συµπεριλάβετε τα βασικά σας στοιχεία όπως: όνοµα, επαγγελµατική ιδιότητα και οποιαδήποτε άλλη χρήσιµη πληροφορία σε λίγες προτάσεις. Αν έχετε γνωριστεί µε τον παραλήπτη του µηνύµατος, µην «προδίδεστε» υποθέτοντας ότι ο παραλήπτης δεν σας θυµάται. Χρησιµοποιήστε έµµεση γλώσσα για να τον/την κάνετε να σας θυµηθεί, σε περίπτωση που έχει ξεχάσει την γνωριµία σας. 5. Να είστε ευγενικός Επειδή ο γραπτός λόγος µένει, αποστασιοποιηθείτε από τα αρνητικά συναισθήµατα που µπορεί να τρέφετε για τον παραλήπτη και συντάξτε ένα ισόρροπο και ψύχραιµο µήνυµα. 6. Ζητήστε την γνώµη ενός τρίτου Για σηµαντικά e-mails, καλό είναι να ζητάτε και την γνώµη ενός τρίτου προσώπου που εµπιστεύεστε. 7. Προσέξτε το θέµα της ασφάλειας Είναι γνωστό ότι τα e-mails δεν είναι ασφαλή. Εποµένως, πρoσέξτε τι γράφετε, κάνοντας τον απαραίτητο διαχωρισµό µεταξύ επίσηµων- ανεπίσηµων e-mails και του σχετικού ύφους/περιεχοµένου. 8. Απαντήστε άµεσα Ακόµα κι αν «πνίγεστε» στην δουλειά, καλό είναι να απαντάτε άµεσα ακόµα και µε ένα µήνυµα του τύπου «Με συγχωρείτε είµαι πολύ απασχοληµένος για να σας βοηθήσω αυτή την στιγµή» . 9. Δείξτε σεβασµό και αυτοέλεγχο Αυτό πρακτικά σηµαίνει:


Ε - Book 8

• Πριν προωθήσετε ένα προσωπικό µήνυµα σ’ ένα τρίτο πρόσωπο, καλό είναι να ρωτήσετε τον αποστολέα του ή να το προωθήσετε σ’ ένα πρόσωπο που θα µπορεί πραγµατικά να βοηθήσει.

• Χρησιµοποιήστε ιδιωτική κοινοποίηση (BCC) αντί για την κανονική (CC) στην περίπτωση ευαίσθητων για τα προσωπικά δεδοµένα µηνυµάτων.

• Αν λάβετε µια προσβλητική – επιθετική απάντηση, απαντήστε σε ψύχραιµο τόνο όπως: «Δεν είµαι σίγουρος/η πώς να ερµηνεύσω την απάντησή σας – µπορείτε να µου εξηγήσετε περαιτέρω;»

11 συµβουλές για επιστολές πωλήσεων που βρίσκουν τον «στόχο» τους

Διαφηµιστικά e-mails, newsletters: Η online επικοινωνία έχει µπει για τα καλά στη ζωή µας και πολλές επιχειρήσεις χρησιµοποιούν τους παραπάνω τρόπους για να πετύχουν το πολυπόθητο στόχο τους: την αύξηση των πωλήσεων τους και της πελατειακής τους βάσης. Ποιός είπε όµως ότι οι παραδοσιακοί τρόποι προσέγγισης των πελατών σας δεν είναι εξίσου αποτελεσµατικοί; Ένα παραδοσιακό εργαλείο µάρκετινγκ που χρησιµοποιείται από πλείστες µικρές και µεσαίες επιχειρήσεις είναι η επιστολή πωλήσεων. Οι επιστολές πωλήσεων συνήθως συνοδεύουν ένα εταιρικό έντυπο ή τον δειγµατισµό του προϊόντος και αποστέλλονται κυρίως ταχυδροµικώς (direct mailing). Ορίστε λοιπόν 11 απλές συµβουλές για να γράψετε µια πραγµατικά αποτελεσµατική επιστολή πωλήσεων:

1. Γράψτε έναν δυνατό, έξυπνο τίτλο που θα «µιλάει» στον πελάτη: Για παράδειγµα ένας τίτλος του τύπου: «Η εταιρία µου κατάφερε να βγάλει Χ κέρδη σε Ψ χρόνο» δεν αναφέρεται στον πελάτη και δεν είναι αρκετά έξυπνος


Ε - Book 9

και εφευρετικός για να του κινήσει το ενδιαφέρον και να διαβάσει και την υπόλοιπη επιστολή.

2. Εκφραστείτε σε απλή και κατανοητή γλώσσα, αποφεύγοντας τα ακρωνύµια ή τις ξενόγλωσσες λέξεις: Επιπλέον, καλό είναι να τεκµηριώνετε ότι αναφέρετε στο κείµενό σας.

3. Τι όφελος θα έχει ο πελάτης σας από την αγορά του προϊόντος/υπηρεσίας σας: Το αναφέρετε ξεκάθαρα και δεν δίνετε ποτέ ψεύτικες υποσχέσεις.

4. Επιβραβεύστε τον αναγνώστη σας: Δώστε του ένα δωράκι ή µια προσφορά σε σχέση µε το προϊόν ή την υπηρεσία σας.

5. Μιλήστε τη «γλώσσα» των εν δυνάµει πελατών σας: Αυτό σηµαίνει απλά ότι πριν συντάξετε µια επιστολή πωλήσεων, ξεκαθαρίστε στο µυαλό σας σε ποιούς απευθύνεστε συγκεκριµένα. Θέστε τις εξής ερωτήσεις στον εαυτό σας: Σε ποιόν θέλω να µιλήσω; Ποιός είναι ο κατάλληλος πελάτης για το προϊόν/υπηρεσία µου;

6. Κάντε την επιστολή πωλήσεων προσωπική: Αναφέρετε πάντα το όνοµα του παραλήπτη, εποµένως ξεκινήστε µε µια προσφώνηση του τύπου: «Αγαπητέ κ. Κωνσταντίνου…»

7. Δώστε όλα τα στοιχεία επικοινωνίας στους υποψήφιους πελάτες σας: Στο κείµενο της επιστολής σας πρέπει να αναφέρεστε ξεκάθαρα σε όλους τους πιθανούς τρόπους επικοινωνίας των υποψήφιων πελατών µαζί σας.

8. Γράψτε µια επιστολή που θα µείνει αξέχαστη! Πείτε µια ωραία, απλή ιστορία για την εταιρία σας. Ακόµη καλύτερα, δώστε πρακτικές συµβουλές στους πελάτες σας: Αν για παράδειγµα η επιστολή αφορά σε µια υπηρεσία επισκευής υπολογιστών, είναι πολύ ωραίο να δώσετε ορισµένες συµβουλές για την συντήρηση του υπολογιστή. Να είστε σίγουροι ότι µια τέτοια επιστολή δεν θα περάσει απαρατήρητη και µπορεί να καταλήξει εκτυπωµένη στην αρχειοθήκη του γραφείου του!

9. Βάλτε χρώµα, ωραία εικαστικά, την δική σας καλλιτεχνική «πινελιά»! Φροντίστε η εµφάνιση της επιστολής σας να ανταποκρίνεται στο προφίλ και το ύφος της εταιρίας σας.

10. Να επιδιώξετε µια…µακροχρόνια σχέση: Όταν γράφετε µια επιστολή, µην σκέφτεστε µόνο την άµεση πώληση αλλά το πώς θα οικοδοµήσετε µια µακροχρόνια σχέση µε τους πελάτες σας. Προσπαθήστε να απαντήσετε µε τρόπο σαφή και άµεσο στις πραγµατικές ανάγκες τους.

11. Κάντε ένα τεστ: Όταν ετοιµάσετε την επιστολή σας, καλό είναι να την αποστείλετε σε µια µικρή οµάδα πελατών, να δείτε την σχετική ανταπόκριση και να προετοιµάσετε το µελλοντικό σας κείµενο ανάλογα.


Ε - Book 10

Νέες τεχνολογίες: Ένα ισχυρό «όπλο» για την επιχείρησή σας

Θέλετε να αυξήσετε την ανταγωνιστικότητα της επιχείρησής σας και να την κρατήσετε ζωντανή µέσα στην κρίση; Η λύση βρίσκεται στο πιο ισχυρό, ίσως όπλο του 21ου αιώνα: τις νέες τεχνολογίες πληροφορικής (ΝΤΠ). Παρακάτω 10 λόγοι που θα σας πείσουν να βάλετε τις νέες τεχνολογίες για τα καλά στην ζωή της επιχείρησής σας (αν δεν το έχετε κάνει ήδη): 1. Ο περαιτέρω αυτοµατισµός των επιχειρησιακών διαδικασιών µέσω της πληροφορικής µπορεί να συµβάλλει στην µείωση του κόστους αλλά και στην αύξηση της ανταγωνιστικότητας σε όλο το φάσµα δραστηριοτήτων της επιχείρησής σας. 2. Μέσω των εργαλείων επιχειρησιακής ευφυΐας (Business Intelligence) µπορείτε να αξιοποιήσετε τον τεράστιο όγκο πληροφοριών, µελετώντας και αναλύοντάς τον αποτελεσµατικά. Αυτό σας βοηθά να λάβετε καίριες, έξυπνες και κρίσιµες αποφάσεις για την πορεία της επιχείρησής σας. Για παράδειγµα, πόσο εύκολα και γρήγορα µπορείτε να υπολογίσετε το µικτό κέρδος από τις πωλήσεις κάθε προϊόντος χωριστά, ανά γεωγραφική περιοχή, ανά συνεργάτη, ανά κατηγορία πελατών, ανά ηµέρα, για την τελευταία εβδοµάδα σε σχέση µε την ίδια εβδοµάδα πέρυσι; Είστε σε θέση να γνωρίζετε αν και πώς ακριβώς επηρεάζονται οι πωλήσεις σας από τον καιρό, τη διαφήµιση του ανταγωνιστή, το βραδινό δελτίο ειδήσεων; Ή µήπως νοµίζετε ότι... ξέρετε όλα όσα πρέπει να γνωρίζετε;

3. Καινοτοµίες αιχµής µπορούν να µειώσουν σηµαντικά τα κόστη και της ίδιας της τεχνολογίας που χρησιµοποιείτε. Ο λόγος για το λεγόµενο υπολογιστικό νέφος (cloud computing). Πρακτικά αυτό σηµαίνει ότι αντί µια επιχείρηση να εγκαταστήσει το δικό της hardware και software, νοικιάζει τις ίδιες δυνατότητες (π.χ υπηρεσία


Ε - Book 11

λογισµικού διαχείρισης προµηθευτών) µέσω Διαδικτύου, πληρώνοντας µια απλή συνδροµή.

4. Μέσω της χρήσης νέων τεχνολογιών, αποκτάτε πρόσβαση σε καλύτερης ποιότητας προµηθευτές, αφού δίνονται πολύ µεγαλύτερες δυνατότητες για σύγκριση και παράλληλα εγκαθιδρύετε µια ουσιαστική και αποδοτική σχέση µαζί τους.

5. Πετυχαίνετε καλύτερες τιµές επειδή, µεταξύ άλλων, θα έχετε πρόσβαση σε µεγαλύτερο φάσµα προµηθευτών από το οποίο θα µπορεί να επιλέξετε. 6. Μειώνετε την γραφειοκρατία, µέσω της τυποποίησης και της απλοποίησης των διαδικασιών. 7. Ελέγχετε και διαχειρίζεστε ορθότερα το κύκλωµα προµηθειών. 8. Αποκτάτε αποδοτικότερη συνεργασία και επικοινωνία (α) µε δηµόσιους φορείς (β) µε το ίδιο το προσωπικό της επιχείρησης, ιδίως όταν αυτό βρίσκεται σε διαφορετικές τοποθεσίες. 9. Μειώνετε το κόστος απόκτησης και διατήρησης πελατών ενώ ταυτόχρονα προσαρµόζεστε καλύτερα στις ανάγκες του εκάστοτε πελάτη µέσω της απαραίτητης εξατοµίκευσης. 10. Ανοίγετε ένα παράθυρο στον κόσµο, σε νέες αγορές. Το διαδίκτυο σας φέρνει κοντά µε πελάτες και συνεργάτες από όλα τα µέρη του κόσµου.


Ε - Book 12

9 συµβουλές για ξεκάθαρες πολιτικές στον χώρο εργασίας

Ποιος δεν συµφωνεί ότι το πραγµατικό «κεφάλαιο» µιας επιχείρησης είναι οι άνθρωποί της;

Το να «διαχειρίζεσαι» ανθρώπους στον χώρο εργασίας δεν είναι πάντα µια εύκολη υπόθεση.

Αν είστε εργοδότης, είναι σηµαντικό να κάνετε ξεκάθαρο στους υπαλλήλους σας ποιά είναι τα δικαιώµατα και οι υποχρεώσεις τους στον χώρο εργασίας. Ορίστε ορισµένες συµβουλές που, αν είστε εργοδότες, µπορεί πραγµατικά να σας βοηθήσουν να έχετε µια ξεκάθαρη και χωρίς προβλήµατα σχέση µε τους εργαζοµένους σας:

1. Η αρχή είναι το ήµισυ του παντός. Συνάψτε µια ξεκάθαρη σύµβαση εργασίας µε τους καινούριους υπαλλήλους σας, βοηθήστε τους να ενταχθούν σταδιακά στην επιχείρηση και βάλτε εµπρός την πρώτη αξιολόγηση της απόδοσης του υπαλλήλου πριν την λήξη της (ενδεχόµενης) δοκιµαστικής περιόδου εργασίας του.

2. Ξεκαθαρίστε στους εργαζοµένους σας τους διακριτούς τους ρόλους (ποιός κάνει τι σε κάθε οµάδα).

3. Ξεκαθαρίστε του τι εστί ανάρµοστη συµπεριφορά στον συγκεκριµένο χώρο εργασίας. Εκτός από την κλοπή, απάτη, βία, κατοχή και χρήση παράνοµων ουσιών που θεωρούνται συνήθως σοβαρές περιπτώσεις ανάρµοστης συµπεριφοράς, δηλώστε ανοικτά στους εργαζοµένους σας την άποψη σας σχετικά µε την αντικοινωνική συµπεριφορά (αγένεια, βωµολοχία, άσεµνη και προκλητική συµπεριφορά) καθώς και τον κατάλληλο τρόπο ντυσίµατος και φροντίδας της υγιεινής όπου χρειάζεται.

4. Ενηµερώστε ενδελεχώς τους εργαζοµένους σας σχετικά µε τον κανονισµό του γραφείου. Οι κανόνες γραφείου µπορεί να περιλαµβάνουν από την


Ε - Book 13

πολιτική της εταιρίας σχετικά µε τα προσωπικά τηλεφωνήµατα των εργαζοµένων, την πολιτική καπνίσµατος, την προσωπική χρήση του ηλεκτρονικού ταχυδροµείου και του διαδικτύου και πολλά άλλα.

5. Ακολουθήστε µια αποτελεσµατική πολιτική αδειών για τους εργαζοµένους. Αυτό σηµαίνει ότι θα πρέπει να ξεκαθαρίσετε πώς µοιράζονται οι ηµεροµηνίες αδειών και πώς θα καλύψετε τα κενά κατά τις περιόδους αργιών.

6. Να έχετε µια ξεκάθαρη πολιτική σχετικά µε την αργοπορία και τις απουσίες των υπαλλήλων σας. Ορίστε συγκεκριµένη ώρα προσέλυσης και ξεκαθαρίστε ότι η συνεχής αργοπορία επιφέρει συνέπειες, ενώ θέστε την προϋπόθεση οι υπάλληλοί σας να ενηµερώνουν σε περίπτωση αργοπορίας Δεν µπορείτε να απαιτείτε να εµφανίζονται οι εργαζόµενοί σας αν είναι άρρωστοι. Σ’ αυτή την περίπτωση, ενηµερώστε τους για τα δικαιολογητικά που απαιτείται να προσκοµίσουν καθώς και σχετικά µε άδειες µητρότητας και την σχετική αποζηµίωση. Στο ίδιο πλαίσιο, αποφασίστε την πολιτική σας σχετικά µε την απουσία λόγω οικογενειακών προβληµάτων ή υποθέσεων σχετικών µε προστατευόµενο µέλος.

7. Ξεκάθαρη πολιτική δαπανών. Ενηµερώστε τους εργαζοµένους σας τι καλύπτεται από την εταιρία και σε ποιο ποσό και τονίστε ότι οι αιτήσεις για την κάλυψη των δαπανών θα ελέγχονται.

8. Προστατέψτε σηµαντικές πληροφορίες ή εµπορικά µυστικά. Αναλόγως της περίπτωσης, περιορίστε την πρόσβαση σε ευαίσθητες πληροφορίες σε συγκεκριµένους εργαζόµενους και σε κάθε περίπτωση ξεκαθαρίστε την ανάγκη για διακριτικότητα. Παροµοίως, αν χρειάζεται, αποφασίστε ποιά είδη πληροφοριών θα τηρούνται σε θυρίδες και απαριθµήστε τις πληροφορίες που θα πρέπει να καταστρέφονται πριν πεταχτούν.

9. Ξεκαθαρίστε στους υπαλλήλους σας τις διαδικασίες σε περίπτωση αποχώρησής τους. Μην περιµένετε να το κάνετε όταν κάτι τέτοιο είναι αναγκαίο, αλλά κάντε το από την πρώτη µέρα.

Κρίση στην δουλειά; 10 συµβουλές για να την αντιµετωπίσετε!


Ε - Book 14

Δεν συνεννοείστε µε τους συναδέλφους σας και οι καθηµερινές προστριβές νιώθετε να σας αγχώνουν και να σας κάνουν λιγότερο παραγωγικούς; Ως άνθρωποι είµαστε διαφορετικοί (διαφορετικά βιώµατα, µορφωτικό επίπεδο, γενεακό χάσµα) και είναι φυσιολογικό να διασταυρώνουµε τα ξίφη µας και στον εργασιακό µας χώρο. Διαβάστε παρακάτω 10 απλές συµβουλές οι οποίες µπορούν να σας σώσουν από µικροπαρεξηγήσεις – συγκρούσεις στον χώρο εργασίας:

1. Όταν διατυπώνετε ένα παράπονο σ’ έναν άλλο συνάδελφο, να είστε όσο πιο συγκεκριµένοι γίνεται και να µην γενικεύετε. Για παράδειγµα, αν δεν σας είχαν καλέσει σε µια σύσκεψη θα µπορούσατε να πείτε απλά: «Νοµίζω ότι θα µπορούσα να είχα συµβάλλει θετικά στη σύσκεψη της προηγούµενης εβδοµάδας»

2. Μην εµπλέκεστε σε διαµάχες που δεν αφορούν εσάς. Αφήστε τον χώρο και τον χρόνο στο άτοµο που το αφορά άµεσα να αντιµετωπίσει το πρόβληµα µε τον τρόπο που αυτός/η επιλέγει.

3. Μην το κάνετε προσωπικό. Ακόµα κι αν η διαµάχη αφορά αποκλειστικά εσάς, µην µπαίνετε σε λογικές «εγώ εναντίον εσένα».

4. Ανοίξτε τα αυτιά σας στην άποψη του άλλου. Ακόµη κι αν διαφωνείτε ξεκάθαρα, µε το να ακούσετε τον άλλο, βοηθά στο να εξοµαλυνθούν ενδεχοµένως οι σχέσεις σας και να λυθεί το πρόβληµα.

5. Αποφύγετε να αναφέρετε συνεχώς τα προβλήµατα µε τους συναδέλφους σας στους ανωτέρους σας. Προσπαθήστε µε δική σας πρωτοβουλία και διάλογο να λύνετε τυχόν µικροπροβλήµατα.

6. Επιλέξτε τον κατάλληλο τόπο και χρόνο για να συζητήσετε µε έναν συνάδελφό σας το αντικείµενο της διαφωνίας σας. Μην ανοίγετε µια τέτοιου είδους συζήτηση όταν για παράδειγµα ο συνάδελφός σας µιλάει σ’ ένα πελάτη ή έχει πολύ φόρτο εργασίας. Επίσης, µην εµπλέκετε άλλους δίνοντας τροφή για κουστσοµπολιό.

7. Μην εκφράζετε προσωπικές κρίσεις για τους υπόλοιπους συναδέλφους σας.

8. Ξεχωρίστε την διαφωνία από την παρενόχληση. Αν είστε για παράδειγµα θέµα ρατσιστικής συµπεριφοράς ή ακόµη και σεξουαλικής παρενόχλησης, πρέπει να το αναφέρετε στον προϊστάµενό σας ή στο τµήµα ανθρώπινου δυναµικού.

9. Αν η διαφωνία είναι έντονη, καλέστε έναν διαµεσολαβητή ή τον προϊστάµενό σας για να επιλυθεί το θέµα σε χαλαρότερο κλίµα.

10. Η σιωπή είναι (ενίοτε) χρυσός. Μερικές φορές το να µην απαντάτε αµέσως ή να µην «αρπάζεστε» είναι η καλύτερη λύση. Σκεφτείτε απλά ότι όλοι, συµπεριλαµβανοµένων και των συναδέλφων σας, έχουµε τις...«κακές» µας µέρες.


Ε - Book 15

Υπηρεσία Τηλεγραµµατείας: Η λύση...στην κρίση!

Είτε είστε επιχειρηµατίας είτε ελεύθερος επαγγελµατίας, σε περιόδους κρίσης αναζητάτε έξυπνους τρόπους για να εξοικονοµήσετε χρόνο και χρήµα. Κι επειδή πολλές φορές δεν θέλει κόπο αλλά...τρόπο µια έξυπνη επιλογή είναι να χρησιµοποιήσετε µια υπηρεσία τηλεγραµµατείας. Η υπηρεσία τηλεγραµµατείας αποτελεί ουσιαστικά ένα µοντέλο outsourcing (εξωεπιχειρησιακής ανάθεσης) που αναθέτει σε έναν τρίτο συνεργάτη την τηλεφωνική και ηλεκτρονική επικοινωνία µε τους πελάτες σας και διάφορα άλλα πρακτικά ζητήµατα. Ουσιαστικά, µε την υπηρεσία τηλεγραµµατείας η επιχείρηση/ ελεύθερος επαγγελµατίας αποκτά µια κανονική γραµµατέα η οποία όµως βρίσκεται µακριά – εκτός της έδρας της επιχείρησης, παρέχοντας τις υπηρεσίες της από απόσταση. Γιατί µπορεί να χρειάζεστε τηλεγραµµατεία; Οι λόγοι είναι πολλοί. Ενδεικτικά αναφέρουµε τους εξής:

• Είστε ελεύθερος επαγγελµατίας (γιατρός, δικηγόρος, µηχανολόγος, αρχιτέκτονας, σύµβουλος, ασφαλιστής κ.α) και δεν προλαβαίνετε να εξυπηρετήσετε όλους τους πελάτες σας.

• Διευθύνετε µια µικρή επιχείρηση και δεν µπορείτε να ανταπεξέλθετε στο κόστος µιας αποκλειστικής γραµµατειακής υποστήριξης (προσωπικό και υποδοµές)

• Δραστηριοποιείστε επαγγελµατικά µόνο ορισµένους µήνες τον χρόνο, οπότε δεν σας συµφέρει να απασχολείτε µόνιµο προσωπικό.

Ποιά τα οφέλη για τον ελεύθερο επαγγελµατία/ επιχείρηση Στο εξωτερικό οι υπηρεσίες τηλεγραµµατείας παρέχονται εδώ και δεκαετίες ενώ στην χώρα µας είναι σχετικά καινούριες. Τα οφέλη από την χρήση ποιοτικών υπηρεσιών τηλεγραµµατείας µπορεί να είναι πολλαπλά. Μερικά απ’ αυτά είναι τα εξής:


Ε - Book 16

• Το σαφώς χαµηλότερο λειτουργικό κόστος σε σχέση µε µια full ή part time

γραµµατεία. Ενδεικτικά αναφέρουµε ότι το ετήσιο κόστος για την παροχή αυτών των υπηρεσιών σε µία µικρή επιχείρηση ισοδυναµεί, µε έναν περίπου µεικτό µηνιαίο µισθό που θα έπαιρνε µία «κανονική» γραµµατέας. Ίσως και δύο, αν παρέχεται ένα µεγάλο πακέτο υπηρεσιών.

• Ενισχύονται το κύρος και η εικόνα µιας µικρής επιχείρησης • Εξασφαλίζεται ο βέλτιστος προγραµµατισµός συναντήσεων και ραντεβού • Παρέχονται πλείστες υπηρεσίες µέσα σε ένα διευρυµένο ωράριο υπηρεσιών -

ακόµη και κάθε µέρα, όλες τις ώρες (16x7x365)- και µέσα από όλες τις πλατφόρµες (fax, email, sms).

• Ο ελεύθερος επαγγελµατίας/επιχειρηµατίας απαλλάσσεται από την διεκπεραίωση χρονοβόρων γραµµατειακών υπηρεσιών όπως ο προγραµµατισµός συναντήσεων, το κλείσιµο - αλλαγή - ακύρωση ραντεβού, δακτυλογράφηση, αποµαγνητοφώνηση - µετάφραση κειµένων, δηµιουργία παρουσιάσεων - επιστολών - αναφορών κοκ. Αυτό έχει ως αποτέλεσµα ο επιχειρηµατίας να διαθέτει τον «κερδισµένο» χρόνο του στην περαιτέρω ανάπτυξη της επιχείρησής του.

• Όσον αφορά στο κοµµάτι της τηλεφωνικής επικοινωνίας, η τηλεγραµµατεία δεν είναι ένα απλό τηλεφωνικό κέντρο. Αποτελεί ουσιαστικά ένα Contact Center (τηλεφωνικό σηµείο επικοινωνίας) το οποίο διαχειρίζεται ολικά τις επαφές του πελάτη χρησιµοποιώντας διάφορα µέσα από το τηλέφωνο, fax, email, έντυπη και ηλεκτρονική αλληλογραφία έως και τις online εφαρµογές του.

• Ανάλογα µε τις ανάγκες του κάθε πελάτη, παρέχεται εξατοµικευµένη διαχείριση κλήσεων. Οι τηλε-γραµµατείς εκπαιδεύονται ανάλογα ώστε να διαχειρίζονται τις κλήσεις και τις εργασίες του πελάτη ανάλογα µε το αντικείµενο στο οποίο δραστηριοποιείται και τις ιδιαίτερες ανάγκες του.

• Ο πελάτης µπορεί να έχει πρόσβαση στα ραντεβού του, σε κλήσεις, fax, voice mails µέσω ειδικών web εφαρµογών από ένα απλό υπολογιστή ή κινητό τηλέφωνο (smartphone) σε οποιοδήποτε µέρος βρίσκεται. Η πρόσβαση γίνεται σε πραγµατικό χρόνο 24 ώρες την µέρα – 365 µέρες τον χρόνο. Η δυνατότητα αυτή διευκολύνει την επαγγελµατική κινητικότητα του επιχειρηµατία και συµβάλλει στην παραγωγικότητά του. Ουσιαστικά, ο πελάτης µέσω της τεχνολογίας αυτής, αποκτά ένα «γραφείο», κάθε στιγµή από οποιοδήποτε σηµείο στο κόσµο.

PHOTO LINKS: http://dreamlifecreation.com/21-steps/step-1-creativity creativity photo http://zboostyourbusiness.com/2011/05/17/technology-helps-spur-teleworking-revolution/ nees_texnologies_photo http://www.off-ice.gr/?p=637 productivity_photo http://my-secretarial.com/services.html tilegrammateia_photo http://my.englishclub.com/forum/topics/do-emails-and-phone-calls-make-communiction-easier email_photo http://gulfnews.com/opinions/your-say/focus-what-makes-a-happy-work-environment-1.1042041 ergasiako_klima_photo http://itknowledgeexchange.techtarget.com/business-technology/work-policies-and-employee-compliance/ politikes_xwros_ergasias_photo http://www.ehow.com/info_8637797_types-sales-letters.html επιστολη_πωλησεων_φωτο

eBook

τρόποι

για να αυξήσετε

την παραγωγικότητα

του γραφείου σας8 Λεωνίδας Παπαδάκηςmyoffice.gr

s e r v i c e s

Documents

8 τρόποι για να αυξήσετε την παραγωγικότητα του γραφείου σας