8 Ohje Korjaamotoiminnot · Tämä osio on korjaamoille ohjekansion tärkein osio, ja korjaamo voi tehdä jopa kaiken myynnin työmääräysten kautta. Kuitenkin ennen tätä osiota

Korjaamotoiminnot •••• i

KORJAAMOTOIMINNOT

Korjaamotoiminnot •••• ii

Sisällys

KORJAAMOTOIMINNOT ....................................................................................................................................... 1

YLEISESTÄ KORJAAMOTOIMINNOISTA .................................................................................................................................. 1

KORJAAMOTOIMINTOJEN KÄYTTÖ KÄYTÄNNÖSSÄ .............................................................................................. 3

KÄYTTÖ YHDEN KONEEN JÄRJESTELMÄNÄ ............................................................................................................................. 3

KÄYTTÖ VERKKOJÄRJESTELMÄNÄ ........................................................................................................................................ 3

TYÖMÄÄRÄYSTEN KÄSITTELYTOIMINNOT ............................................................................................................ 4

TYÖMÄÄRÄYSTEN VÄLILEHDEN TOIMINNOT .......................................................................................................................... 4

TYÖMÄÄRÄYSLISTA YLEISESTI ............................................................................................................................................. 5

MÄÄRÄYSTEN RAJAAMINEN .............................................................................................................................................. 6

UUDEN TYÖMÄÄRÄYKSEN TEKEMINEN ................................................................................................................................. 7

TYÖMÄÄRÄYKSEN MUUTTAMINEN ...................................................................................................................................... 7

TYÖMÄÄRÄYKSEN HYVITTÄMINEN ...................................................................................................................................... 7

MÄÄRÄYSLISTALLA HIIREN OIKEALLA AVAUTUVA APUVALIKKO .................................................................................................. 7

TYÖMÄÄRÄYSTEN TEKO ....................................................................................................................................... 9

TYÖMÄÄRÄYS YLEISESTI .................................................................................................................................................... 9

UUDEN TYÖMÄÄRÄYKSEN SYÖTTÄMISEN TYÖNKULKU ........................................................................................................... 10

AJONEUVOTIETOJEN KÄSITTELY ........................................................................................................................................ 10

ASIAKASTIETOJEN MÄÄRITTÄMINEN .................................................................................................................................. 12

TYÖVAIHEIDEN SYÖTTÖ .................................................................................................................................................. 13

VARAOSIEN / TUOTTEIDEN SYÖTTÖ ................................................................................................................................... 13

SELVITYS JA SISÄINEN SELVITYS ......................................................................................................................................... 13

TYÖMÄÄRÄYKSEN TULOSTAMINEN ................................................................................................................................... 13

TYÖN HINNAN LASKENTAPERIAATE ................................................................................................................................... 14

TYÖMÄÄRÄYKSEN TIETOJEN TALLENTAMINEN ..................................................................................................................... 14

PIENTARVIKELISÄ .......................................................................................................................................................... 14

MÄÄRÄYKSEN VEROLLISUUDEN MÄÄRITTÄMINEN ................................................................................................................ 15

TYÖMÄÄRÄYKSEN PERUMINEN ........................................................................................................................................ 15

KUSTANNUSARVION TULOSTAMINEN ................................................................................................................................ 16

TYÖMÄÄRÄYKSEN PÄÄTTÄMINEN MYYNNIKSI ...................................................................................................................... 17

TYÖMÄÄRÄYKSEN HYVITTÄMINEN .................................................................................................................................... 18

LASKUTTAMINEN TYÖMÄÄRÄYSLISTALTA KÄSIN ................................................................................................................... 18

TULOSTEIDEN OLETUSMÄÄRÄN ASETTAMINEN .................................................................................................................... 18

TYÖMÄÄRÄYSTULOSTEEN TULOSTUSVAIHTOEHDOT .............................................................................................................. 18

ASIAKKAAN LUOTTORAJAN JA LUOTTOKIELLON TARKISTAMINEN .............................................................................................. 19

AJONEUVOJEN HALLINTA ................................................................................................................................... 20

YLEISTÄ....................................................................................................................................................................... 20

AJONEUVON TIETORUUTU .............................................................................................................................................. 20

TIETO VIIMEISESTÄ HUOLLOSTA ........................................................................................................................................ 21

AJONEUVOKORTIN TULOSTAMINEN .................................................................................................................................. 21

AJONEUVOTIETOJEN HAKU AJONEUVOTIETOPALVELUSTA....................................................................................................... 21

REKISTERINUMERON MUODOSTAMINEN AUTOMAATTISESTI ................................................................................................... 21

TYÖVAIHEIDEN HALLINTA ................................................................................................................................... 22

TYÖVAIHEIDEN HALLINTARUUTU ...................................................................................................................................... 22

Korjaamotoiminnot •••• iii

UUDEN TYÖSUORITUKSEN PERUSTAMINEN ......................................................................................................................... 22

TYÖSUORITUSTEN KÄYTTÖ TYÖMÄÄRÄYKSILLÄ .................................................................................................................... 22

TYÖMÄÄRÄYKSEN OSITTAMINEN ....................................................................................................................... 23

YLEISTÄ....................................................................................................................................................................... 23

TYÖMÄÄRÄYKSEN ASIAKKAAT .......................................................................................................................................... 23

LASKUTETTAVIEN RIVIEN JAOTTELEMINEN ASIAKKAILLE ......................................................................................................... 23

OSITETUN MYYNNIN LASKUTTAMINEN ............................................................................................................................... 24

TYÖPAKETTIEN KÄYTTÖ ...................................................................................................................................... 27

YLEISTÄ....................................................................................................................................................................... 27

TYÖPAKETTIEN HALLINTA ................................................................................................................................................ 27

UUDEN TYÖPAKETIN TEKO .............................................................................................................................................. 27

TYÖPAKETIN HINNOITTELUPERIAATE ................................................................................................................................. 28

TYÖPAKETIN MUUTTAMINEN ........................................................................................................................................... 28

TYÖPAKETTIEN HAKU MÄÄRÄYKSILLE ................................................................................................................................. 29

TYÖPAKETTIEN HINNASTOPÄIVITTÄMINEN .......................................................................................................................... 29

HUOMAUTUS TYÖPAKETTIA HAETTAESSA ........................................................................................................................... 30

TYÖPAKETTIEN PÄIVITYSTOIMINTO ................................................................................................................................... 30

TYÖPAKETTIEN PÄIVITTÄMISESSÄ TOIMITTAJANUMEROIDEN MUUNTAMINEN ............................................................................ 31

TYÖPAKETEISSA AJONEUVON MERKKI, MALLI JA MOOTTORITYYPPI ........................................................................................... 31

TYÖPAKETTEIHIN TÖISTÄ MYÖS RIVIKOHTAINEN SELVITYSKENTTÄ ............................................................................................ 31

TYÖPAKETIN PERUSTAMINEN TYÖMÄÄRÄYKSEN POHJALTA JA HUOLTOHISTORIASTA .................................................................... 32

PAKETTIHINNASTON TULOSTUS TYÖPAKETEISTA ................................................................................................................... 32

TYÖPAKETTIEN HINTOJEN PÄIVITTÄMISESSÄ PIENTARVIKELISÄN UUDELLEENLASKENTA ................................................................. 32

PIENTARVIKELISÄN LASKEMINEN TYÖPAKETILLE ................................................................................................................... 33

TYÖPAKETIN TEKO VANHAN POHJALTA .............................................................................................................................. 33

TYÖPAKETILLA ”HAE TAPAHTUMAN RIVIT” PAKETIN TEKOON TYÖMÄÄRÄYKSEN RIVEISTÄ ............................................................. 33

HUOLTOHISTORIA .............................................................................................................................................. 34

HUOLTOHISTORIAN TULOSTAMINEN ................................................................................................................................. 34

TULOSTUSVAIHTOEHTOJA ............................................................................................................................................... 34

KAIKKIEN ASIAKKAAN AJONEUVOJEN TULOSTUS KERRALLA ..................................................................................................... 34

LASKUTETUN TYÖMÄÄRÄYKSEN AVAAMINEN ...................................................................................................................... 34

TYÖMÄÄRÄYKSEN AJONEUVON TAI ASIAKKAAN KORJAAMINEN JÄLKIKÄTEEN .............................................................................. 35

HUOLTOHISTORIA KAIKISTA ASIAKKAAN AJONEUVOISTA KERRALLA ........................................................................................... 35

HUOLTOHISTORIAN TULOSTUS AJONEUVORUUDULTA ........................................................................................................... 36

HINTAHISTORIAN TYÖT- VÄLILEHTI ................................................................................................................................... 36

VALMISTENUMERON KÄYTTÖ AJONEUVON TUNNISTAMISEEN HUOLTOHISTORIASSA .................................................................... 36

HUOLTOHISTORIA OLETUKSENA VAIN LASKUTETUISTA TÖISTÄ ................................................................................................. 36

VINKKEJÄ TYÖMÄÄRÄYSLISTA- RUUDUN KÄYTTÖÖN ......................................................................................... 37

TYÖMÄÄRÄYKSEN HYVITYKSEN KOHDISTAMINEN ................................................................................................................. 37

MÄÄRÄYSLISTAN SARAKKEIDEN NÄKYMISEN VALINTA ........................................................................................................... 37

MÄÄRÄYSLISTA JÄRJESTYKSESSÄ UUSIMMAT ENSIN .............................................................................................................. 37

TYÖMÄÄRÄYSLISTAN AIKARAJAUKSEN OLETUKSEN VALINTA ................................................................................................... 37

VANHOJEN TYÖMÄÄRÄYSTEN KÄYTTÖ UUSIEN TEKOON ......................................................................................................... 38

ESTO MÄÄRÄYKSEN YHTÄAIKAISEEN MUUTTAMISEEN ........................................................................................................... 38

TULOSTE RUUDULLE RAJATUISTA TYÖMÄÄRÄYKSISTÄ ............................................................................................................ 38

RAJAAMINEN TYÖN TYYPILLÄ ........................................................................................................................................... 39

Korjaamotoiminnot •••• iv

USEIDEN TYÖMÄÄRÄYSTEN TULOSTAMINEN KERRALLA .......................................................................................................... 39

MÄÄRÄYKSEN VALMISTUMIS- JA NOUTOPÄIVÄN MUUTTAMINEN ............................................................................................ 39

MÄÄRÄYSLISTALLA PIKAHAKU TYÖMÄÄRÄYSNUMEROLLA ...................................................................................................... 39

TYÖMÄÄRÄYSTEN PERUMISKÄSITTELY, JOLLOIN PERUTUT JÄÄVÄT TIETOKANTAAN ...................................................................... 40

TYÖMÄÄRÄYSTEN POISTAMISEN ESTÄMINEN KÄYTTÄJÄTASOLLA ............................................................................................. 40

RAJATTUJEN TYÖMÄÄRÄYSTEN MÄÄRÄN NÄYTTÄMINEN RUUDULLA ........................................................................................ 40

MÄÄRÄYKSEN POISTAMISESSA TUOTTEIDEN PALAUTTAMISMAHDOLLISUUS VARASTOON .............................................................. 40

SEURANTA POISTETUISTA TYÖMÄÄRÄYKSISTÄ ..................................................................................................................... 41

VINKKEJÄ TYÖMÄÄRÄYSRUUDUN KÄYTÖSSÄ ..................................................................................................... 41

MITTARILUKEMAN PAKKOSYÖTTÖ, ELLEI SITÄ ANNETTU ........................................................................................................ 41

AJONEUVON VALINNAN NOLLAAMINEN ............................................................................................................................. 41

ALLE VARASTOSALDON MYYNNIN VAROITTAMINEN .............................................................................................................. 41

NOLLASUMMAISTEN RIVIEN JÄTTÄMINEN POIS TULOSTEILTA .................................................................................................. 42

AJONEUVON HAKEMINEN REKISTERIKENTÄSSÄ .................................................................................................................... 42

TYÖMÄÄRÄYSTÄ AVATTAESSA AVAUTUVAN VÄLILEHDEN VALINTA ........................................................................................... 43

KURSORIN OLETUSSIJAINNIN VALINTA MÄÄRÄYSTÄ PERUSTETTAESSA ....................................................................................... 43

KURSORIN SIIRTYMINEN TYÖSUORITUKSEN HAUN JÄLKEEN ..................................................................................................... 43

MÄÄRÄYKSEN PERUSTAMISESSA PÄÄASENTAJAN VALINTA ..................................................................................................... 43

KUSTANNUSARVIOIDEN TEKO .......................................................................................................................................... 43

KUSTANNUSARVION TEKO ENTISEN MÄÄRÄYKSEN POHJALTA .................................................................................................. 44

MÄÄRÄYKSEN TYÖTUNTIEN YHTEISMÄÄRÄN JA VARATUN AJAN NÄKEMINEN ............................................................................. 44

HUOMAUTUS KESKENERÄISISTÄ MÄÄRÄYKSISTÄ .................................................................................................................. 44

ALENNUKSEN ANTAMINEN TYÖHINNASTA .......................................................................................................................... 44

MÄÄRÄYKSEN PÄIVÄYSTEN MUUTTAMINEN ........................................................................................................................ 44

PIKATILAUSTEN JA PIKALASKELMIEN HAKU MÄÄRÄYKSELLE ..................................................................................................... 45

MÄÄRÄYSRUUDUN TOIMINNOT HIIREN OIKEALLA JA LISÄTOIMINNOT- PAINIKE .......................................................................... 45

KÄYTETTÄVIEN KENTTIEN VALINTA TYÖMÄÄRÄYSRUUDUN RIVEILLÄ ......................................................................................... 45

PIDENNETYN TYÖRIVIN TEHTÄVÄKENTÄN KÄYTTÖ ................................................................................................................ 45

VARAOSIEN KATTEEN NÄYTTÄMINEN ................................................................................................................................. 45

HUOMAUTUS ASIAKKAALLE ............................................................................................................................................. 46

TUOTTEIDEN TILAAMINEN TYÖMÄÄRÄYSRUUDULTA KÄSIN ..................................................................................................... 46

MÄÄRÄYKSEN TUOTTEIDEN TILAAMINEN, JOITA EI VARASTOSSA .............................................................................................. 47

KIINTEÄN LISÄTEKSTIN TULOSTAMINEN TYÖMÄÄRÄYKSIIN ...................................................................................................... 48

OSTOLÄHETTEEN NUMERON KIRJAAMINEN TYÖRIVEILLE ........................................................................................................ 48

MÄÄRÄYKSEN TILA ”KERÄTTY” ........................................................................................................................................ 48

TARKISTUS, LÖYTYYKÖ LISÄTTÄVÄ TUOTEKOODI MÄÄRÄYKSELTÄ ............................................................................................. 48

VAROITUS JOS MÄÄRÄYKSEN KAIKILLE TYÖRIVEILLE EI SYÖTETTY VELOITETTAVAA HINTAA ............................................................. 49

TUOTERIVIEN ASENTAJAKSI VALINNAISESTI MÄÄRÄYKSEN TYÖNJOHTAJA ................................................................................... 49

AJONEUVON KOODIKENTTÄ VALMISTAJAN KÄYTTÄMÄLLE AJONEUVOKOODILLE .......................................................................... 50

MÄÄRÄYKSILLE LISÄTTYJEN TUOTERIVIEN TARKEMPI SEURANTA .............................................................................................. 50

VARASTOSALDON NÄYTTÄMINEN TYÖMÄÄRÄYSRUUDUN TUOTERIVEILLÄ .................................................................................. 50

OSTOHINNAN JA KATTEEN NÄKYMISEN VALITSEMINEN TYÖMÄÄRÄYSRUUDULLA ......................................................................... 51

OSTOHINNAN JA KATTEEN PIILOTTAMINEN TILANNEKOHTAISESTI TYÖMÄÄRÄYSRUUDULLA ........................................................... 51

AJONEUVORUUDULLA MUUTETTU ASIAKAS VAIHTAMAAN MÄÄRÄYKSEN ASIAKKAAN ................................................................... 51

ASIAKKAAN VAIHTAMINEN TYÖMÄÄRÄYKSELLÄ PÄIVITTÄÄ MYÖS TYÖRIVEILLE ALENNUKSET .......................................................... 51

TYÖNJOHTAJAN VALIKOSSA NÄKYVIIN VAIN TYÖNJOHTAJIKSI VALITUT KÄYTTÄJÄT ........................................................................ 51

TYÖMÄÄRÄYSTEN LISÄTILOJEN MÄÄRITTÄMINEN ................................................................................................................. 52

MAKSUTAVAN VAIHTAMINEN TYÖMÄÄRÄYKSEN PÄÄTTÄMISRUUDUSSA ................................................................................... 52

Korjaamotoiminnot •••• v

POIKKEAVAN TULOSTIMEN MÄÄRITTELY TYÖMÄÄRÄYSLASKUJEN TULOSTAMISEEN ....................................................................... 52

TYÖMÄÄRÄYSTEN LUOKITTELU ......................................................................................................................................... 53

MAHDOLLISUUS ESTÄÄ TUOTTEIDEN, JOITA EI VARASTOSSA, LISÄYS TYÖMÄÄRÄYKSILLE ............................................................... 53

POIKKEAVAN PUHELINNUMERON SYÖTTÄMINEN TYÖMÄÄRÄYKSELLE ....................................................................................... 53

KAIKKIEN TYÖMÄÄRÄYKSEN RIVIEN VIENTI KERRALLA OSTOTILAUKSELLE .................................................................................... 54

MÄÄRÄYKSEN SELVITYS- JA HUOMAUTUS- KENTTIEN TILAN SÄÄTÄMINEN ................................................................................. 55

MÄÄRÄYKSILLÄ OLEVA MÄÄRÄ NÄKYVIIN TUOTTEEN TILASTOPALKKIIN ..................................................................................... 55

TYÖMÄÄRÄYSLASKUN PÄIVÄÄMINEN POIKKEAVALLE PÄIVÄMÄÄRÄLLE ...................................................................................... 55

TYÖMÄÄRÄYSTULOSTEEN ULKOASUN SÄÄTÄMINEN ......................................................................................... 56

KORJAAMON TULOSTUSASETUKSET ................................................................................................................................... 56

TULOSTETTAVIEN KENTTIEN VALITSEMINEN ........................................................................................................................ 56

KUITTAUSTEKSTIEN MÄÄRITTÄMINEN ................................................................................................................................ 57

TYÖN PIDENNETTY VASTAANOTTOKUITTAUS ....................................................................................................................... 57

OLETUKSENA TULEVA HINTOJEN TULOSTUSTAVAN VALINTA ................................................................................................... 58

KASSA-ALENNUKSELLA VÄHENNETYN SUMMAN TULOSTAMINEN ............................................................................................. 58

OLETUKSENA TULEVA TUNTIMÄÄRIEN TULOSTUSTAVAN VALINTA ............................................................................................ 59

NOLLAHINTAISTEN TUOTERIVIEN PIILOTTAMINEN LASKULTA ................................................................................................... 59

MÄÄRÄYKSEN TULOSTAMINEN ILMAN TUOTERIVEJÄ ............................................................................................................. 59

MÄÄRÄYSTULOSTEIDEN VEROLLISUUS / VEROTTOMUUS ....................................................................................................... 60

KUSTANNUSARVION TULOSTAMINEN OTSIKOILLA TARJOUS/TILAUSVAHVISTUS .......................................................................... 60

POIKKEAVAN ERÄPÄIVÄN VALITSEMINEN TYÖMÄÄRÄYKSELLE ................................................................................................. 60

TYÖLÄHETTEEN TOIMITUSPÄIVÄKSI MÄÄRÄYKSEN VALMISTUMISPÄIVÄ ..................................................................................... 60

TILAPÄISASIAKAS AUTOMAATTISESTI MÄÄRÄYKSELLE, ELLEI ASIAKASTA VALITTUNA ..................................................................... 61

MYYNNINHALLINNASSA JÄLKITULOSTUKSESSA TULOSTUS TYÖMÄÄRÄYSMUODOSSA .................................................................... 61

MAHDOLLISUUS TULOSTAA TYÖMÄÄRÄYKSELLE LISÄKENTTIÄ ................................................................................................. 61

VIIVAKOODI TYÖMÄÄRÄYKSELLE ....................................................................................................................................... 62

PÄÄASENTAJAN NIMEN TULOSTAMINEN TYÖMÄÄRÄYKSELLE .................................................................................................. 62

TYÖMÄÄRÄYSTULOSTEELLE HYLLYPAIKKA JA VEROTON/VEROTON VERTAILUHINTA ...................................................................... 62

POIKKEAVA OTSIKKOTEKSTI TYÖMÄÄRÄYSTULOSTEELLE ......................................................................................................... 63

TYÖMÄÄRÄYSLÄHETTEIDEN TULOSTUSMÄÄRÄN VALITSEMINEN .............................................................................................. 63

TYÖMÄÄRÄYSLASKUJEN ASIAKASKOHTAINEN TULOSTUSMÄÄRÄN VALINTA ................................................................................ 63

VAPAASTI MÄÄRITELTÄVÄ OTSIKKO TYÖMÄÄRÄYKSEN VARAOSARIVEILLE .................................................................................. 63

MARGINAALIVEROTUKSEN KÄYTTÖ ................................................................................................................... 64

YLEINEN KÄYTTÖ ........................................................................................................................................................... 64

MARGINAALIVEROTETUN MYYNNIN RAPORTOINTI ............................................................................................................... 65

TYÖMÄÄRÄYKSEN TILOJEN MERKITYS ................................................................................................................ 65

”ALOITTAMATTA” TILA .................................................................................................................................................. 65

TAKUU- TILA ................................................................................................................................................................ 65

TARKISTETTU- TILAN KÄYTTÖ TYÖMÄÄRÄYKSELLÄ ................................................................................................................ 65

MÄÄRÄYKSEN OLETUSTILAN MÄÄRÄÄMINEN SUORAAN PERUSTETTAVILLE MÄÄRÄYKSILLE ............................................................ 66

ERI KÄYTTÖMAHDOLLISUUKSIA JA VINKKEJÄ ..................................................................................................... 67

TOIMITUSOSOITTEEN KÄYTTÄMINEN ................................................................................................................................. 67

TYÖTUOTTEIDEN KÄYTTÖ ................................................................................................................................................ 67

ALENNUKSEN ANTAMINEN KAIKISTA TYÖRIVEISTÄ KERRALLA ................................................................................................... 68

MÄÄRÄYKSILLÄ OLEVAN MÄÄRÄN TARKISTUS TUOTERUUDULLA .............................................................................................. 68

MITTARILUKEMAN NIMEÄMINEN HALUTULLE NIMIKKEELLE .................................................................................................... 68

Korjaamotoiminnot •••• vi

CTRL+Ö TOIMINTO ÖLJYMYYNTIÄ VARTEN ......................................................................................................................... 68

PÄÄASENTAJAN VAIHTAMINEN KAIKILLE TYÖ- JA TUOTERIVEILLE .............................................................................................. 69

ASENTAJAN VALINTA RIVILLÄ VÄLILYÖNTINÄPPÄIMELLÄ ......................................................................................................... 69

VARMISTUS VAIHDETTAESSA TILAKSI ”LASKUTETTU” ............................................................................................................ 69

KERÄILYKUITIN TULOSTAMINEN TYÖMÄÄRÄYKSESTÄ ............................................................................................................. 69

VAIN ASENTAJAT NÄKYVIIN ASENTAJAVALINTOIHIN .............................................................................................................. 70

KORJAAMON RAPORTOINTI ............................................................................................................................... 71

KORJAAMON MYYNTIRAPORTTI TYÖNTEKIJÖITTÄIN .............................................................................................................. 71

TÄRKEIMMÄT RAPORTIT ................................................................................................................................................. 71

2005- VERSIOLLA TEHTYJEN TYÖMÄÄRÄYSTEN KONVERTOINTI 2010-VERSIOON ........................................................................ 72

TYÖLÄHETTEIDEN KÄYTTÖ .................................................................................................................................. 73

YLEISTÄ....................................................................................................................................................................... 73

MÄÄRÄYKSEN PÄÄTTÄMINEN LÄHETTEEKSI ........................................................................................................................ 73

MÄÄRÄYSLÄHETTEIDEN LASKUTTAMINEN........................................................................................................................... 73

KUITTAUSOSAN TULOSTUS KUITTIKIRJOITTIMELLE ................................................................................................................ 73

MÄÄRÄYKSEN TIETOJEN ERITTELY TYÖLÄHETTEELLÄ .............................................................................................................. 74

SUMMAN TULOSTUS OVH- HINNOIN TYÖLÄHETTEELLE .......................................................................................................... 74

LASKUTUSASIAKKAILLE OLETUKSEKSI TYÖLÄHETTEEN KÄYTTÖ .................................................................................................. 74

TYÖLÄHETTEITÄ KÄYTETTÄESSÄ RIVIKOHTAINEN SELVITYSKENTTÄ LASKULLE ............................................................................... 75

TYÖLÄHETTEIDEN LASKUTUKSESSA SELVITYS, HUOMAUTUS, MERKKI JA MALLI ............................................................................ 75

TYÖAIKAKUITTAUKSET ....................................................................................................................................... 76

YLEISTÄ....................................................................................................................................................................... 76

TYÖN ALOITUSKUITTAUS ................................................................................................................................................. 76

TYÖN LOPETUSKUITTAUS ................................................................................................................................................ 77

TYÖN VALMISTUMISKUITTAUS ......................................................................................................................................... 77

KUITTAUSTEN KÄYTTÖ SUORAAN TYÖMÄÄRÄYSRUUDULLA ..................................................................................................... 79

KEHOTUS EDELLISEN TYÖN LOPETTAMISEEN ENNEN UUTTA ALOITUSKUITTAUSTA ........................................................................ 79

TYÖVAIHEKOHTAISET TYÖAIKAKUITTAUKSET ........................................................................................................................ 79

KUITATUN TYÖAJAN LASKUTTAMINEN, TYÖRIVEITTÄIN TAI YHTEISAIKANA ................................................................................. 81

TYÖAIKOJEN HALLINTATOIMINTO ..................................................................................................................................... 82

TYÖAIKAKUITTAUKSISSA NÄKYVIIN VAIN ASENTAJIKSI VALITUT TYÖNTEKIJÄT .............................................................................. 83

AIKOJEN MUUTTAMISEN ESTÄMINEN TYÖAIKAKUITTAUKSISSA ................................................................................................ 83

KOKONAISTYÖAJAN SEURAAMINEN KELLOKORTTITOIMINNOILLA ............................................................................................. 84

OMAKUSTANNUSHINTOJEN KÄSITTELY .............................................................................................................. 85

OMAKUSTANNUSHINNAN KÄSITTELY TYÖTUNNEILLE ............................................................................................................. 85

HINTOJEN PÄIVITTÄMINEN NETTOHINNOIKSI SISÄISILLE TÖILLE ................................................................................................ 85

TYÖRIVIEN OSTOHINTA NÄKYMÄÄN RIVIKOHTAISESTI ............................................................................................................ 85

MÄÄRÄYKSEN OMAKUSTANNUSHINNAN LASKENTA RUUDULLE ............................................................................................... 85

KORJAAMOMYYNNIN TILIÖINTI KIRJANPITOON ................................................................................................. 86

VEROTTOMAN KORJAAMOMYYNNIN TILIÖINTI ERI MYYNTITILEILLE ........................................................................................... 86

TYÖVAIHEIDEN TILIÖINTI POIKKEAVILLE KIRJANPIDON TILEILLE ................................................................................................. 86

ERIKOISEMPIA KÄYTTÖMAHDOLLISUUKSIA ........................................................................................................ 87

AJONEUVOMALLIKOHTAISTEN OHJEAIKOJEN KÄYTTÖ ............................................................................................................ 87

TYÖMYYNNIN RAPORTOINTI TUOTEMYYNNIN RAPORTEISSA ................................................................................................... 87

Korjaamotoiminnot •••• vii

TÖIDEN VAATIVUUSLUOKKIEN KÄYTTÖ ............................................................................................................................... 88

Korjaamotoiminnot •••• 1

KORJAAMOTOIMINNOT

YLEISESTÄ KORJAAMOTOIMINNOISTA

KORJAAMOTOIMINNOT KÄSIKIRJASSA

Tämä osio on korjaamoille ohjekansion tärkein osio, ja korjaamo voi tehdä jopa kaiken myynnin

työmääräysten kautta.

Kuitenkin ennen tätä osiota on hyvä käydä läpi Tietojen hallinta- osiota sekä Myyntitoimintoja, joissa

on selostettu mm. asiakkaiden ja tuotteiden käsittely sekä perustietojen syöttö.

TYÖMÄÄRÄYS JA SEN KÄYTTÖ

Korjaamotoimintojen ydin on työmääräys. Työmääräys poikkeaa mm. myyntikuitista tai laskusta

siinä, että sitä voidaan käsitellä ja muokata vapaasti ennen sen veloittamista laskuna tai kuittina. Sen

vastine on siis paperinen työlomake, joka täytetään kun asiakas tuo ajoneuvon tai koneen huoltoon.

Tähän merkitään ajoneuvon tai laitteen viat, täydennetään mitä osia, tarvikkeita vai vaikkapa öljyä

siihen on käytetty, sekä merkitään tehdyt työtunnit. Työmääräystä sitten käsitellään, kunnes työn

kohde on valmis luovutettavaksi. Työmääräyksen perusteella ohjelmalla on helppo tehdä kuitti tai

lasku johon tulee määräyksen tiedot, samoin kuin selvä kuvaus asiakkaalle tehdystä työstä, siitä mistä

kulut ovat muodostuneet sekä mahdolliset huomautukset mitä asiakkaan pitää tietää, mikä

ajoneuvossa on esimerkiksi rikki ja pitää korjauttaa ensi tilassa.

KORJAAMOTOIMINTOJEN ERI OSIOT

Eri korjaamotoimintoja käytetään edelleen mm. asentajien ajankäytön tehostamiseen,

huoltohistorian hyödyntämiseen, laskutuksen nopeuttamiseen, raportoinnin hyödyntämiseen sekä

siihen, että kirjanpitoon saadaan valmiit raportit.

Korjaamotoimintojen käytön yksi keskeinen tarkoitus on myös kustannusarvioiden teko. Korjaustyö

ohjelman kautta ei näin ollen käynnisty siitä, kun asiakas tuo auton, vaan jo siitä, kun etukäteen

tehdään laskelma varaosaluetteloiden ja esimerkiksi ohjeaikatietojen avulla, paljonko työ tulee

vaatimaan varaosia ja tunteja.

Työn käsittely päättyy huoltohistorian keräämiseen, jonka avulla ajoneuvosta tiedetään, mitä

työvaiheita siihen on tehty ja mitä varaosia käytetty, ja mitä nämä ovat maksaneet. Myös

muistiinpanot, kuten vioista tehdyt merkinnät löytyvät historiasta.

Koska korjaamotoiminnot ovat siis laajat, havainnollistaa seuraava kuva hieman, mitä eri korjaamon

toimintoja on olemassa.

Alimpana kuvassa ovat välttämättömät toiminnot ja niiden yläpuolella toiminnot, joilla käyttöä

voidaan monipuolistaa.


Korjaamotoimintojen käytön voi siis aloittaa perustoiminnoista ja laajentaa käyttöä tarpeen mukaan,

kun peruskäyttö on tullut tutuksi. Eri toimintojen käyttötarve riippuu myös paljolti siitä, tehdäänkö

normaaleja käteisellä myytäviä töitä, vai onko paljon laskutusta, tehdäänkö takuutöitä, töitä

vakuutusyhtiöille, onko yrityksellä samassa myös varaosamyyntiä jne. Jos käytössä on

merkkiedustuksia, ne asettavat lisävaatimuksia mm. työaikakuittauksille, takuukäsittelyille ja eri

lisätoiminnoille. AKE- kysely otetaan usein jo heti käyttöön, samoin tekstiviestien automaattilähetys

on helppo ottaa käyttöön jo heti aluksi töiden valmistumisesta.

Lisäksi käyttöä voidaan laajentaa mm. kellokorttikuittausten käytöllä, viivakoodein, langattomalla

tiedonkeruupäätteellä, nettiajanvarauksella ja monilla muilla lisätoiminnoilla.

Työvaiheiden

perustaminen

kortistoon

Työmääräysten ja kustannusarvioiden teko perustoiminnoin

- kirjoitetaan työnimikkeet käsin

- kirjoitetaan tuotenimikkeet käsin

Hinnastojen

päivittäminen

tuotekortistoon

Työlähetteiden

teko ja

koontilaskutus

Työaikojen

seuranta

kuittauksilla

Työpakettien teko

työvaiheista ja tuotteista

Ajoneuvoon sopivien varaosien ja

työaikojen haku varaosa- ja

työinformaatio luetteloista

Ajanvaraus-

toimintojen

käyttö

Muut lisämahdollisuudet, mm.

- Määräyksen ositus usealle asiakkaalle

- Automaattialennukset töistä

- Varaosien hinnoittelu eri tavoin

- Omakustannushintojen määritys töille

- Määräyksen ulkosun räätälöinti

- Vastaavien tuotteiden hyödyntäminen


KORJAAMOTOIMINTOJEN KÄYTTÖ KÄYTÄNNÖSSÄ

KÄYTTÖ YHDEN KONEEN JÄRJESTELMÄNÄ

Ensin pieni yleiskatsaus siihen, miten ohjelmaa käytetään korjaamon työssä.

Monesti ohjelmaa käytetään yhdellä koneella, joka on työn vastaanotossa. Tällöin siinä kirjataan

asiakkaan kanssa esimerkiksi puhelimessa tai ajoneuvon tuontivaiheessa ajoneuvon viat, auton ja

asiakkaan tiedot.

Tällöin tulostetaan työstä työmääräys asentajalle, josta asentaja näkee, mitä ajoneuvoon on sovittu

tehtäväksi. Jos tehdään lisätöitä, niistä sitten osataan pyytää lupa asiakkaalta, jota varten

työmääräykseen tulostuu mm. asiakkaan puhelinnumero.

Työmääräyksen alareunaan saadaan tulostumaan muistiinpanorivit. Ne tulostuvat, jotta asentaja voi

merkitä työn edistymisen mukaan mitä ajoneuvoon on laitettu; vaikkapa neljä litraa öljyä, neljä

sytytystulppaa, jakopään hihna ja kaksi pyyhkijänsulkaa. Sekä myös käytetyn työajan.

Kun ajoneuvo on valmis, asentaja toimittaa määräyksen merkintöineen työnjohtajalle, joka sitten

täydentää ko. tiedot ohjelmaan, hakee varaosille sen hetken hinnat, ja ehkä käyttää tässä hyväkseen

varaosatoimittajan lähetettä. Asiakkaan tullessa noutamaan ajoneuvon, on toivottava tilanne, että

tiedot ovat jo valmiiksi syötettynä, mahdolliset asiakkaalle tarkoitetut huomautukset valmiina ja

työmääräys ehkä jo valmiiksi tulostettuna. Näin asiakkaan tullessa noutamaan autonsa, joka yleensä

tapahtuu ruuhka-aikana päivän päätteeksi, on määräys valmiina, josta asiakas voi helposti käydä läpi

mitä kuluja on syntynyt, näkee hinnat ja hänen kanssa voidaankäydä läpi selostukset ja

huomautukset. Näin vältytään huonosti hoidetuilta asiakaspalvelutilanteilta, jossa ajoneuvolle tehdyt

työt jäävät epäselviksi, kustannukset ovat ”könttäsummia”, eikä asiakas saa tietoonsa autoon

jääneitä vikoja. Sama toimintatapa pätee yhtä lailla, jos kyse on ajoneuvon sijasta jostakin muusta

korjattavasta laitteesta tai työkoneesta.

KÄYTTÖ VERKKOJÄRJESTELMÄNÄ

Jos koneita on käytettävissä useampia, esimerkiksi toinen kone korjaamohallissa, voi toiminta

muuttua edellä mainitusta paljonkin. Jos korjaamohallissa on oma kone, voidaan toimia reaaliajassa

siten, että kun asentaja laittaa työmääräykselle edellä mainitut sytytystulpat ja pyyhkijänsulat, voi

hän tehdä sen itse korjaamon koneella, syöttämällä määräykselle tuotteet, ja hinnat esimerkiksi

tavarantoimittajan lähetteeltä, tai oman ohjelmassa olevan tuotehinnaston mukaan perustuotteista.

Samoin työtunnit, tehdyt työt rivikohtaisesti työvaiheittain on tällöin mahdollista syöttää koneelle,

samoin kuin autosta mahdollisesti löydetyt lisäviat ja sinänsä muut sellaiset tekijät, joilla on

merkitystä työhön kuluneeseen aikaan, esimerkiksi ”ruosteisuuden takia irrottaminen kestänyt 0,5

h”. Näin päästään edellä mainittujen muistiinpanojen tekemisestä määräykselle, työnjohtajan aikaa

vapautuu asiakaspalvelulle. Myös työn valmistumisesta on sinänsä mahdollista lähettää tekstiviesti

vaikka suoraan korjaamohallin koneelta kun auto saadaan valmiiksi.

Työkuittausten käyttö, eli kuittaus ohjelmaan kun työ aloitetaan ja lopetetaan, tai jäädään työstä

tauolle, vaatii käytännössä verkkojärjestelmän jotta kaikki asentajat eivät ole tekemässä kuittauksia

samalle koneelle jossa palvellaan asiakkaita.

Ajanvaraustoimintojen käyttö muuttaa prosessia sitten taas huomattavasti (ajanvaraustoimintojen

käytöstä on erillinen ohje, kyseessä on lisämoduuli).

Toimittiinpa yhden koneen tai verkkojärjestelmän tilanteessa, seuraavalta sivulta lähtien aletaan

käydä yksi kerrallaan läpi toimintoja, joilla työmääräyksiä käsitellään.


TYÖMÄÄRÄYSTEN KÄSITTELYTOIMINNOT

TYÖMÄÄRÄYSTEN VÄLILEHDEN TOIMINNOT

Päävalikon Työt- välilehti on korjaamotoimintojen päävalikko, jonka kautta voidaan käyttää eri

korjaamon toimintoja. Sen kautta voidaan mm.

• Lisätä uusia työmääräyksiä (Uusi määräys),

• Selata ja muokata tehtyjä työmääräyksiä (Työmääräyslista)

• Muokata tietokannassa olevien ajoneuvojen tietoja ja lisätä uusia ajoneuvoja (Ajoneuvojen

hallinta)

• Lisätä ja muokata työveloituksia (Työvaiheiden hallinta).

• Työaikojen hallinnassa voidaan seurata työmääräyksiin käytettyjä aikoja jos käytetään töiden

aloitus- ja lopetuskuittauksia

• Huoltohistoriat –ruudulta voidaan selata ajoneuvolle tehtyjä työmääräyksiä ja tulostaa historia

• Työpakettien hallinnassa voidaan ylläpitää huoltotöistä tehtyjä valmiita paketteja

• Vasemman alareunan Raportit- painikkeesta avautuu erikoisraporttien ruutu, josta voidaan ottaa

asentajakohtainen raportti tehdyistä töistä ja myydyistä osista.

• Vasemman alareunan Asetukset- painikkeesta voidaan säätää yleisimmät korjaamokäytön

asetukset.


TYÖMÄÄRÄYSLISTA YLEISESTI

Työmääräyslista avataan Työt- välilehden painikkeesta Työmääräyslista tai pikanäppäimestä Työt F8.

Ruutu on korjaamokäytön perustila, jossa voidaan selata, lisätä ja muokata työmääräyksiä. Kun ruutu

avataan, oletuksena tulevat näkyville avoimet työmääräykset. Kohdalla oleva työmääräys voidaan

avata tuplanapsauttamalla sitä tai painikkeesta Muuta määräystä. Uusi määräys voidaan tehdä

painikkeesta Uusi määräys.

Painamalla hiiren oikeaa näppäintä määräysten kohdalla, tulee valikko josta voidaan

• avata kohdalla oleva työmääräys (sama kun työmääräyksen tuplanapsauttaminen)

• katsoa työmääräykselle kirjatut työsuoritukset

• aloittaa, lopettaa ja kuitata työ valmiiksi

• hyvittää määräys

• katsoa kuluneet ajat, käytetyt varaosat ja tilauksessa olevat varaosat

• jälkitulostaa määräys

• jälkitulostaa määräyksestä tehty lasku tai kuitti

Jos työmääräyksestä tehty lasku tai kuitti tarvitsee hyvittää, se tehdään siis tämän valikon kautta,

jolloin määräys palautuu avoimeksi ja se voidaan laskuttaa uudelleen.

Työmääräyslistaa voidaan käyttää yhtä lailla avointen töiden käsittelyyn kuin laskutettujen

määräysten selaukseen. Käyttäjä voi rajata, näkyvätkö ruudussa avoimet tai laskutetut työt.

Listalle on nopea rajata näkyviin esim. tietyn asiakkaan tai tietyn auton työmääräykset.


MÄÄRÄYSTEN RAJAAMINEN

Selausta voidaan helpottaa rajaamalla selattavien työmääräysten listaa työmääräysnumeron,

työmääräyksen tilan tai työntekijän, kirjaamis- tai noutopäivän, asiakas- tai rekisterinumeron

perusteella.

Rajaaminen tapahtuu antamalla ehdot ja painamalla Rajaa-painiketta.

• Poista rajaukset –painikkeella ruudulle saadaan kaikki työmääräykset.

• Tänään kirjatut- painikkeella saadaan kaikki tänään perustetut uudet määräykset.

• Tänään käsitellyt- painikkeella saadaan kaikki tänään muutetut tai perustetut määräykset.

Tilan mukaan rajaaminen

Normaalisti listalla näkyvät avoimet työmääräykset. Listan rajaamiseen löytyy kaksi kohtaa.

Helppo tapa vaihtaa näkyviin laskutetut tai kaikki määräykset, on vasemman reunan valintapaneeli

”Avoimet ja kustannusarviot”/ ”Avoimet” / ”Laskutetut” / ”Kaikki”.

Tarkemmin voidaan rajata valintakohdalla Työn tila.

Tästä voidaan rajata sen mukaan onko määräys tilassa valmis, kustannusarvio, tarkistettu ym.

Asiakkaan haku

Jos sinulla ei ole tiedossa asiakasnumeroa, hae asiakas Hae- näppäimellä (F6), jolloin avautuu

asiakkaan hakuruutu.

Ajoneuvon haku

Ellet tiedä rekisteriä, hae ajoneuvo rekisterinumeron kohdalla olevasta napista Hae (Ctrl+F6).

Ruudusta pääset etsimään ajoneuvon monien hakutekijöiden mukaan, esim. merkillä tai vuosimallilla.


UUDEN TYÖMÄÄRÄYKSEN TEKEMINEN

Uuden työmääräyksen teon aloitat määräyslistalta painamalla nappia Uusi työ tai näppäimellä F12.

Tarkemmat ohjeet tästä ensi aukeamalla.

TYÖMÄÄRÄYKSEN MUUTTAMINEN

Työmääräyksen muuttaminen tapahtuu valitsemalla listalta muutettava työmääräys ja painamalla

Muuta määräystä (F11) tai kaksoisnapsauttamalla määräystä. Tämä avaa työmääräyksen

muutostilaan. Muutokset tallennetaan OK- F12 -näppäimellä, ja työmääräystä voidaan muuttaa,

kunnes se päätetään myynniksi.

TYÖMÄÄRÄYKSEN HYVITTÄMINEN

Työmääräyslistalta hiiren oikealla avautuvassa valikossa on toiminto Hyvitä työmääräys. Tälle on

myös painike ruudun alareunassa. Tällöin ohjelma tekee työmääräyksestä hyvityslaskun/kuitin ja

palauttaa työn avoimeen tilaan. Sen jälkeen sen tiedot voidaan korjata ja laskuttaa uudelleen tai

vaihtoehtoisesti poistaa tai perua määräys (peruttaessa se jää tietokantaan talteen).

MÄÄRÄYSLISTALLA HIIREN OIKEALLA AVAUTUVA APUVALIKKO

Määräyslistan apuvalikko avautuu hiiren oikealla näppäimellä oltaessa työmääräyslistalla.

Valikon toiminnot ovat seuraavat.

Avaa määräys - toiminnolla avataan kohdalla oleva määräys, eli sama kun hiiren tuplanapsautus.


Näytä työajat näyttää työkalenteria käytettäessä, mille päivälle määräykselle on varattu aikoja.

Työsuoritukset näyttää kohdalla olevan määräyksen työvaiheet. Näin määräystä ei tarvitse avata

esimerkiksi nähdäkseen, mitä töitä ajoneuvolle tulee tehdä.

Seuraavia toimintoja käytetään työaikojen seurantaan eli töiden kuittauksiin:

• Aloita –kuittaa työn työajan aloituksen työmääräykselle

• Lopeta – lopetetaan työlle tehty aikakuittaus

• Kuittaa valmiiksi – kuitataan työ valmiiksi. Käytetään työn kuittaamiseen VALMIS- tilaan, jolloin

asiakkaalle voidaan samalla lähettää tekstiviesti työn valmistumisesta.

Muuta valmis/noudettu päivämäärää – voidaan muuttaa laskutetun työmääräyksen päiväyksiä

Hyvitä työmääräys – tehdään hyvityslasku määräyksestä, jolloin se palautuu laskuttamattomaksi.

Poista työmääräys - työmääräys poistetaan peruuttamattomasti. Näin voidaan tehdä mm.

kustannusarvioille, joita asiakas ei tilaa tehtäväksi.

Peruuta työmääräys – peruutetaan työmääräys, jolloin se jää historiaan (eikä tyhjää

määräysnumeroa jää väliin), ja mahdolliset osat palautetaan takaisin varastosaldoille.

Näytä kuluneet ajat – näyttää työmääräykselle tehdyt työaikakuittaukset

Jälkitulosta määräys- toiminnolla tulostetaan työmääräystuloste, ei siis laskua/kuittia.

Jälkitulosta lasku- toiminnolla tulostetaan lasku, mikäli määräyksestä on tehty lasku tai kuitti.

Muutoin toiminto näkyy harmaana.

Lisäsarakkeet valinnalla voidaan lisätä käyttöön valinnaisia lisäsarakkeita.

Lisää kuluksi vaihtokoneelle näkyy vain, jos vaihtokonetoiminnot ovat käytössä, ja määräyksen osat ja

työt lisätään tietylle kunnostetulle vaihtokoneelle kuluksi sen kuluhistoriaan ja lisäyksenä

ostohintaan.


TYÖMÄÄRÄYSTEN TEKO

TYÖMÄÄRÄYS YLEISESTI

Myyntitapahtuman tapaan työmääräysruudulla määritellään ennen kaikkea asiakas, tuotteet, myyjä

ja maksutapa. Määräysruudulla tärkeää on ajoneuvon valitseminen, työnimikkeiden tai työtuntien

syöttäminen sekä työtä tarkentavien selvitysten kirjoittaminen.

Näiden lisäksi ruudulla voidaan määrittää mm. viiteteksti, päivämäärätiedot, työnjohtaja, työn tyyppi

ym. jotka eivät ole ohjelman kannalta pakollisia. Tälle ruudulle tuotteita voidaan hakea myös mm.

asiakkaalle aiemmin tehdyiltä pikalaskelmilta sekä sähköisistä varaosaluetteloista.

Ruudun keskiosa on jaettu välilehtiin, joista yleimmät ovat Tuotteet, Työt, Selvitys ja Sisäinen selvitys

Muita välilehtiä ovat erikoistarpeisiin tarvittavat Muut tiedot, Kuva ja Tekstit.

Normaalisti ajoneuvo valitaan aina määräykselle. Ajoneuvo ei ole kuitenkaan pakollinen tieto

työmääräykselle, mutta jos se jätetään valitsematta, ei huoltohistoriaa kerry, joten sen valitsematta

jättäminen soveltuu vain aivan erikoistilanteisiin, tai jos työn varausvaiheessa rekisteriä ei ole

esimerkiksi vielä tiedossa. Asiakas on sen sijaan aina pakollinen tieto.

Korjaamo voi päättää, kirjoitetaanko asiakkaan antama vikakuvaus kenttään Selvitys, vai suoraan

Työt- välilehdelle työriveiksi.

Kun työmääräykselle haetaan tuotteita, ne poistuvat varastosta heti kun työmääräys tallennetaan.

Poikkeuksena on vain kustannusarvio, jolle laitetut tuotteet poistuvat varastosta vain silloin, jos

kustannusarvio muutetaan normaaliksi työmääräykseksi (esim. kesken tai aloittamatta- tilaan).


UUDEN TYÖMÄÄRÄYKSEN SYÖTTÄMISEN TYÖNKULKU

Työmääräyksen syöttäminen tapahtuu normaalisti seuraavassa järjestyksessä.

Jos määräys siis tallennettiin odottamaan käsittelyä, se voidaan sen jälkeen avata aina tarpeen

mukaan työn edistyessä, ja laskuttaa kun se on tullut valmiiksi.

AJONEUVOTIETOJEN KÄSITTELY

AJONEUVON HAKEMINEN MÄÄRÄYKSELLE

Ajoneuvokortistoon perustettu ajoneuvo haetaan napsauttamalla Etsi -painiketta tai

näppäinyhdistelmällä CTRL ja F6, jolloin avautuu Ajoneuvojen selaaminen-ikkuna.

Valitse ajoneuvo (ohjelma hakee asiakastiedot jos ajoneuvolle määritetty).

Valitse asiakas (ellei ajoneuvon tiedoissa ole ennestään oikea asiakas)

Kirjaa työvaiheet, tuotteet ja tarvittaessa selvitys

Jos määräys otetaan sisään odottamaan työn tekoa, tallenna se OK:lla eli F12

näppäimellä jolloin siitä tulee avoin määräys. Voit tulostaa sen ensin Tulosta- napista.

Jos kyseessä on saman tien laskutettava työ, kuten pikahuoltotapauksessa, paina

nappia Päätä myynniksi. Tällöin tulostuu suoraan kuitti tai lasku.


Listalta valitaan oikea ajoneuvo ja painetaan OK, jolloin ajoneuvon tiedot siirtyvät työmääräykselle.

Jos ajoneuvo on linkitetty tiettyyn asiakkaaseen, asiakkaan tiedot tulevat määräykselle.

Ajoneuvolistausta voidaan rajata antamalla erilaisia rajauksia. Yksinkertaisin tapa on rajata

rekisterinumerolla, mutta ellei tätä muista, voidaan käyttää esimerkiksi merkki- tai asiakasrajausta.

UUDEN AJONEUVON LISÄÄMINEN

Uusi ajoneuvo lisätään napsauttamalla Uusi- painiketta tai näppäilyllä CTRL + F7, jolloin avautuu

Ajoneuvojen lisääminen- ruutu.

Ruutuun täytetään ajoneuvon tiedot. Ruudulla tiedot voidaan hakea myös AKE:sta jos maksullinen

ajoneuvotietopalvelu on avattu, painikkeella AKE-tiedot. Voidaan myös ruksata, että AKE- kysely

(Trafi) suoritetaan automaattisesti, kun rekisterinumerokentässä painetaan Enter.

Ajoneuvo voidaan linkittää asiakkaaseen, joka voidaan hakea tietokannasta painamalla Etsi – F6 -

painiketta tai perustaa Uusi – F7 -painikkeella.

Jos asiakas tässä vaiheessa jätetään valitsematta, ohjelma ehdottaa asiakkaan täydentämistä

ajoneuvolle määräyksen hyväksymisvaiheessa. Tällöin ehdotetaan määräykselle valittua asiakasta.

AJONEUVON TIETOJEN TARKASTAMINEN JA MUUTTAMINEN

Valittuna olevan ajoneuvon tiedot saadaan näkyviin napsauttamalla Tiedot- painiketta tai

näppäinyhdistelmällä CTRL + F8, jolloin avautuu Ajoneuvojen muuttaminen- ikkuna.


Ajoneuvon tietojen alapuolelle syötetään ajoneuvon mittarilukema kenttään ”Viim. km”. Tämä on

yleensä hyvin tärkeä tieto (mittarilukeman termiä on mahdollista muuttaa asetuksilla

mittarilukemaksi tai käyttötunneiksi).

Kilometrit voidaan syöttää myös työmääräysruudulla ajoneuvon tiedoissa olevassa kohdassa.

Ruudulla voidaan avata esikatseluun ajoneuvolle tehdyt aiemmat työmääräykset. Tämä tapahtuu

kaksoisnapsauttamalla kohdassa Viimeisimmät huollot näkyviä työmääräysnumeroita.

Huoltohistoria voidaan ottaa myös esikatseluun painikkeesta Huoltohistoria. Tämä siis onnistuu

esimerkiksi uuden työmääräyksen tekoruudulta käsin.

Jos ajoneuvon tietoihin laitetaan jokin tärkeä huomautus tai tieto, voidaan ruksata ”Näytä

haettaessa”, jolloin se tulee näkyviin kun ajoneuvo seuraavan kerran haetaan määräysruudulle.

ASIAKASTIETOJEN MÄÄRITTÄMINEN

Yleensä kannattaa toimia siinä järjestyksessä että ensin haetaan ajoneuvo. Tämä mm. sen vuoksi,

että jos ajoneuvo on jo aiemmin perustettu koneelle, asiakas löytyy sen perusteella. Kuitenkin

asiakaskin on mahdollista hakea ensin. Asiakkaan haku käynnistyy Etsi- painikkeesta tai F6:lla.

Ruudun yläreunassa olevissa asiakkaan tiedoissa on neljä välilehteä kuten myynnissäkin, eli:

• Laskutusosoite (jota voidaan tässä muuttaa jos se on poikkeava)

• Toimitusosoite (jota voidaan tässä muuttaa kertaluonteisesti, jos se on poikkeava)

• Muistiinpanot. Muistiinpanot tulevat näkyviin kun asiakas haetaan, mikäli niitä on ja päällä on

että muistiinpanot näytetään.

Uuden asiakkaan perustaminen onnistuu Uusi- painikkeella tai F7 näppäimellä. Asiakkaan tiedot

puolestaan saadaan näkyviin Tiedot- painikkeella tai F8 näppäimellä.


TYÖVAIHEIDEN SYÖTTÖ

Työt- välilehdellä syötetään tehdyt työt, käytetty aika sekä tuntiveloitus. Työveloitusten haku

tapahtuu joko antamalla suoraan työkoodi, tai painamalla Hae työvaihe. Töitä voidaan hakea myös

työpaketteina.

Selvitys tehdystä työstä voidaan antaa tässä kohtaa myös rivikohtaisesti.

Käytetty työaika laitetaan ”laskut. h” –sarakkeeseen. Jos työvaiheelle on laitettu kiinteä hinta, se

näkyy omassa sarakkeessaan.

Vaiheen tiedot – painikkeen takaa saadaan esiin työvaiheen tarkemmat tiedot samaan tapaan kuin

esimerkiksi asiakkaan tai tuotteen tiedot.

VARAOSIEN / TUOTTEIDEN SYÖTTÖ

Tuotteet- välilehdellä syötetään määräykselle käytettävät tuotteet. Nämä syötetään samalla tavalla

kuin normaalimyynnissä, josta voi lukea tarkemmin osiosta Myyntitoiminnot.

SELVITYS JA SISÄINEN SELVITYS

Selvitys- välilehdellä syötetään merkintöjä, jotka tulostuvat määräykselle.

Sisäinen selvitys- välilehdellä puolestaan voidaan kirjoittaa omaa käyttöä varten lisäselvityksiä

esimerkiksi omille asentajille, jotka eivät tule näkyviin asiakkaalle tehtävään kuittiin tai laskuun.

Työmääräystä tulostettaessa sisäisen selvityksen saa tulostumaan ruksaamalla ennen tulostamista

kohdan Tulosta sisäinen selvitys. Tulostaminen ei onnistu vahingossakaan laskulle.

TYÖMÄÄRÄYKSEN TULOSTAMINEN

Työmääräys tulostetaan Tulosta- painikkeesta. Tällöin avautuu työmääräyksen tulostusruutu, josta

voidaan ottaa tuloste joko ruudulle Esikatsele- painikkeesta tai tulosteelle OK, tulosta -painikkeesta

eli painamalla suoraan Enter näppäintä. OK –painikkeella poistutaan ruudusta ilman tulostusta.

Tällä ruudulla voidaan myös valita tulosteesta mm. seuraavat asiat

• Tulostetaanko sisäinen selvitys

• Tulostetaanko tehdyt tunnit (vai vain rivien loppusummat)

• Tulostetaanko tuoterivit (lyhyempi tuloste, usein asentaja tarvitsee tulosteelle vain tehtävät työt)

• Tulostetaanko todellisin hinnoin, ilman alennuksia vai kokonaan ilman hintoja


TYÖN HINNAN LASKENTAPERIAATE

Ohjelma antaa mahdollisuuden hinnoitella kunkin työrivin joko tuntihinnan perustella tai kiinteällä

hinnalla. Kullakin työrivillä voi olla oma tuntihintansa. Normaali oletus tuntihinta määrätään

asetuksiin, mutta jos riville haetaan työvaihe, sillä voi olla määrättyä poikkeava tuntihinta. Lisäksi

Autodata- luettelosta haettaville töille on voitu määrätä erillinen tuntihinta.

Töiden kiinteä hinta voidaan joko kirjoittaa ruudulle tai määrittää kiinteät hinnat työvaiheille, jotka

sitten haetaan ruudulle.

Laskentaperiaate on, että kiinteä hinta ohittaa aina tuntihinnan.

Tämä mahdollistaa sen, että tunnit voidaan kirjata työmääräykselle, jotta asentajien tekemiä tunteja

voidaan seurata sekä tietää todellinen kulu, esimerkiksi silloin kun työlle on määritetty

omakustannushinta tuntihintana.

Eli: jos haluat hinnoitella tuntihinnalla, huolehdi ettei kiinteä hinta- sarakkeeseen vahingossa syötetä

lukuja. Kiinteää hintaa käytettäessä voidaan puolestaan käyttää myös kappaleita, jos esimerkiksi on

hinnoiteltu sylinterien hiontatyö yksikköhinnalla ja niitä tehdään neljä.

TYÖMÄÄRÄYKSEN TIETOJEN TALLENTAMINEN

Työmääräys tallennetaan painamalla OK- F12. Silloin sitä ei siis päätetä vielä myynniksi.

PIENTARVIKELISÄ

Pientarvikelisä voidaan lisätä määräykselle, kun kaikki varaosat ja työt on kirjattu. Se voidaan lisätä

määräykselle joko määräysruudun painikkeella Pientarvikelisä, tai asettaa ohjelma kysymään sitä aina

määräyksen myynniksi päättämisvaiheessa.

Asetusten kohdassa Korjaamoasetukset |Pientarvikelisä voidaan määrittää seuraavat asiat:

• pientarvikelisän määrä prosentteina (tai kiinteänä summana)

• jos kiinteänä summana, minimisumma mitä pienemissä töissä sitä ei laskuteta

• kysytäänkö pientarvikelisän lisääminen automaattisesti, kun määräystä päätetään myynniksi.

• pientarvikelisän maksimisumma


• millä perusteella pientarvikelisä laskutetaan: töiden, osien vai yhteissumman mukaan. Lisämahdollisuutena

myös kiinteä hinta.

PIENTARVIKELISÄN NIMIKKEEN ASETTAMINEN JA KÄSITTELY TUOTEKORTISTOSSA

Pientarvikelisää käsitellään omana tuotteenaan, jonka tuotekoodi on PTLISÄ ja toimittajanumero 999

(Toimittaja yleensä nimellä Yleinen). Tuote tulee perustaa tuotekortistoon, jos ohjelma huomauttaa

sen puuttumisesta. Ohjelman mukana tulee toimittaja ”Yleinen”, toimittajanumerolla 999, jota ei siis

tule poistaa. Ohjelma hakee pientarvikelisän nimeksi tämän tuotteen tuotenimen. Pientarvikelisän

sijaan voit siis asettaa nimeksi esim. ”Pientarvikkeet”, ”Jätemaksu” tms. jonka haluat tulostuvan.

PIENTARVIKELISÄN MÄÄRITTELY KIINTEÄNÄ SUMMANA, ALARAJAN MUKAISESTI

Yhtenä vaihtoehtona on määritellä esimerkiksi 5 e pientarvikelisä yli 100 e työmääräyksistä. Tällöin

kohdasta Pientarvikelisän peruste, valitaan Kiinteä hinta. Tällöin tämä kiinteä hinta 5 syötetään

ylimpään kohtaan, ja alaraja toiseksi ylimpään kohtaan (kts. kuva).

MÄÄRÄYKSEN VEROLLISUUDEN MÄÄRITTÄMINEN

Työmääräys voidaan tehdä tarvittaessa verottomana. Verottomuus muutetaan työmääräysruudulla

valitsemalla oletuksena tulevan ”Verollisen tapahtuma” sijaan ”Veroton tapahtuma”. On myös

mahdollista ottaa valinta pois näkyvistä ellei verotonta myyntiä tehdä. Jos valintaa ei ole ruudulla, se

voidaan laittaa päälle kohdasta Yleiset asetukset | Myynti | Verottomuuden määrittely.

TYÖMÄÄRÄYKSEN PERUMINEN

Työmääräys voidaan perua perustamisvaiheessa painamalla Peruuta – ESC. Kun määräys on kerran

tallennettu, peruuta- toimintoa ei ruudulla, koska tiedot ovat jo tallentuneet, tuotteet poistettu

varastosta ja määräys saanut numeron. Työmääräys voidaan tällöin tallentaa, ja määräyslistalla hiiren

oikealla löytyy perumistoiminto, joka jättää työmääräyksen tietokantaan, mutta merkitsee sen

perutuksi, ja tuotteet palautetaan varastoon. Vaihtoehtoisesti määräys voidaan myös poistaa

kokonaan, jolloin määräysnumerointiin jää väliin tyhjä numero.


KUSTANNUSARVION TULOSTAMINEN

Kustannusarvio tulostetaan Kustannusarvio- painikkeesta. Tämän tiedot ovat sitten tallennettuna

valmiina jos asiakas tilaa työn. Jos työ jätetään koneelle kustannusarviona, sen tilaksi tulee

”Kustannusarvio” eikä sille syötettyjä tuotteita tällöin vähennetä varastosta. On huomattava, että

kun määräys on kerran tallennettu normaalina työmääräyksenä, ja sen sisältämät tuotteet on

vähennetty varastosta, ei todellista työmääräystä enää jälkeenpäin voi muuttaa ”takaisin”

kustannusarvioksi.

Määräys löytyy sen jälkeen tilassa ”Kustannusarvio” työmääräyslistalta, jos niitä ei ole rajattu

tarkoituksella pois. Jos asiakas hyväksyy kustannusarvion ja tilaa työn, määräyksen tilaksi muutetaan

”Kesken” ja sille merkityt tuotteet vähentyvät varastosta. Kustannusarvio voidaan siis koska tahansa

muuttaa normaaliksi työmääräykseksi kohdasta Tila.


TYÖMÄÄRÄYKSEN PÄÄTTÄMINEN MYYNNIKSI

Ennen päättämistä myynniksi on varmistuttava että maksutapa ja muut tiedot ovat tarkistettu.

Määräys päätetään myynniksi painamalla Päätä myynniksi. Tällöin avautuu laskutusruutu, jossa

tarkistetaan että tiedot ovat oikein, ja tarpeelliset tiedot annettu.

Ruudulla on mahdollista pyöristää loppusumma, tai esimerkiksi esikatsella työmääräys ja varmistaa

ettei siinä ole virheitä. Jos havaitaan virhe, voidaan vielä tältä ruudulta palata määräykselle ESC:llä tai

Palaa myyntiin- painikkeella.

Myynti hyväksytään painamalla Päätä myynti painiketta tai F12 näppäimellä.

Jos ruudulla ruksataan ”Kysy maksettu summa päätettäessä” avautuu Maksukysely- ruutu, joka on

sama kuin kassamyyntiä päätettäessä. Tältä ruudulta mm. nähdään vaihtoraha ja voidaan siirtää

kauppa maksupääteohjelmalle.

Ellei ko. ruksia ole, ohjelma tekee kuitin suoraan. Se, onko ruksi oletuksena, määrätään kohdassa

Yleiset asetukset | Myynti | Maksukysely laskutusmyyntiruudulla.

Kun työmääräys on laskutettu, muuttuu sen tila laskutetuksi ja koska oletuksena työmääräyslistalla

näkyvät avoimet, se poistuu näkyvistä ruudulta. Se saadaan määräyslistalla näkyviin valitsemalla

tilaksi ”Laskutetut”, jos se esimerkiksi halutaan hyvittää, tai tulostaa jälkikäteen.


TYÖMÄÄRÄYKSEN HYVITTÄMINEN

Jos määräyksen laskutuksessa on tapahtunut virhe, ja määräys pitää hyvittää ja laskuttaa uudelleen,

mennään määräyslistalla määräyksen kohdalle. Tällöin rajataan ensin näkyviin myös laskutetut

määräykset, jotta myös laskutetut tulevat näkyviin. Sitten painetaan listalla hiiren oikeaa, jolloin

avautuu apuvalikko.

Valikosta valitaan Hyvitä työmääräys. Ohjelma tulostuu tällöin hyvityslaskun ja määräys palautuu

avoimeksi. Sen jälkeen se voidaan käsitellä uudelleen samalla tavalla kuin ennen laskutusta. Voidaan

siis joko tehdä sille tarvittavat muutokset ja laskuttaa uudelleen, tai poistaa määräys. Syntyneet

kuitit/laskut jäävät näkyviin myynninhallintaan / myyntireskontraan.

LASKUTTAMINEN TYÖMÄÄRÄYSLISTALTA KÄSIN

Määräyslistalla oltaessa voidaan siirtyä suoraan määräyksen laskuttamiseen.

Tämä tapahtuu hiiren oikealla, kohdasta Laskuta. Tälle on myös pikanäppäin Ctrl+L.

Tämä erityisesti ositetun työmääräyksen laskuttamista varten oleva toiminto on joissakin yrityksissä

todettu nopeammaksi tavaksi suorittaa laskutusvalmiiden määräysten laskuttaminen. Esimerkiksi jos

määräysten tilaksi on laitettu ”Tarkistettu”, on laskuttajan helppo päättää ne laskuiksi tai esimerkiksi

määräyslähetteiksi.

TULOSTEIDEN OLETUSMÄÄRÄN ASETTAMINEN

Työmääräyksille oletuksena tarjottava tulostusmäärä säädetään kohdasta

Tulostusasetukset | Oletusmäärät | Tulostusmäärä työmääräyksille

TYÖMÄÄRÄYSTULOSTEEN TULOSTUSVAIHTOEHDOT

Tulostuvat tiedot voidaan valita melko vapaasti. Esimerkiksi tulostuuko työnjohtajan tiedot,

työnjohtajan puhelin, iskutilavuus, rekisteröintipvm, valmistenumero, auton tuonti- ja

noutopäivämäärät jne.

Nämä valinnat tehdään kohdasta Tulostusasetukset | Korjaamotulostus. Seuraavasta kuvasta näkyvät

tärkeimmät valinnat. Osasta näistä on kerrottu tarkemmin tämän ohjeen kohdassa Työmääräyksen

ulkoasun säätäminen.


ASIAKKAAN LUOTTORAJAN JA LUOTTOKIELLON TARKISTAMINEN

Ohjelma tarkistaa asiakkaan luottokieltoon määräämisen kun asiakas haetaan määräykselle, sekä

uudelleen ennen määräyksen päättämistä myynniksi.

Asiakkaalle voidaan määrätä asiakastiedoissa sekä luottoraja, jota ei saada ylittää. Näiden

luottorajojen tarkistamiseksi pitää asetuksista laittaa päälle luottorajojen tarkistaminen. Se asetetaan

kohdassa Yleiset asetukset | Myynti | Asiakkaan saldo ja luottoraja.

Asiakkaan tiedoissa on myös ruksi ”Luottokiellossa”, ja tälle asiakkaalle myynnin päättäminen ei

onnistu lainkaan muuta kuin käteiselle tai kortille. Tieto tästä tulee heti kun asiakas haetaan

määräykselle.


AJONEUVOJEN HALLINTA

YLEISTÄ

Ajoneuvojen hallinta käynnistetään omana painikkeenaan päävalikon Työt- välilehdeltä.

Ruudulla voidaan muuttaa, lisätä ja poistaa ajoneuvoja. Ajoneuvolistaa voidaan rajata antamalla

erilaisia rajauksia. Rajaukseen voi käyttää myös esimerkiksi rekisterinumeron tai valmistenumeron

alkua, esim. ”ALKAA HIX-”. Rajauksia voidaan tehdä mm. rekisterillä, asiakkaan nimellä, auton

merkillä ja/tai mallilla, valmistenumerolla, vuosimallilla jne.

Ajoneuvon tiedot avataan tuplanapsauttamalla ajoneuvoa tai Muuta- painikkeesta.

Uusi ajoneuvo lisätään Lisää- painikkeesta. Poistamiselle on myös painikkeensa ruudun alareunassa.

AJONEUVON TIETORUUTU

Ajoneuvon tietoruudulla ovat näkyvissä kuten mallikuvaruudusta näkyy, mm.

• Ajoneuvon perustiedot


• Asiakkaan nimi. Asiakas voidaan vaihtaa tällä ruudulta.

• Ajoneuvon moottorin, korin jne. tyyppitiedot

• Muistiinpanokenttä vapaamuotoisille muistiinpanoille

Jos käytössä on tiettyjä varaosaluetteloita, auton tiedoissa on ne koodit, joilla varaosaluettelot

suoraan tunnistavat automallin ilman valintaa. Tällöin näkyvissä ruudulla ovat myös Tunnista- ja

Talleta- napit, joilla auton malli haetaan Osalinkki, Autodata jne. luettelosta.

TIETO VIIMEISESTÄ HUOLLOSTA

Ruudulla on kohta Viimeisimmät huollot, josta näkee viimeisimmän ajoneuvolle tehdyn

työmääräyksen, päivämäärän ja pääasentajan. Määräys voidaan myös ottaa esikatseluun painamalla

Näytä määräys. Tätä ei ole kuitenkaan mielekästä avata viimeisimmältä työmääräykseltä (jos

ajoneuvolle on juuri tehty työmääräys), koska silloin tämä avaa määräyksen, jota ollaan tekemässä.

AJONEUVOKORTIN TULOSTAMINEN

Ajoneuvon tietoruudulla on painike Tulosta ajoneuvokortti. Tällä tulostetaan ajoneuvosta tuloste,

jossa näkyvät ajoneuvon tiedot ja sille tehdyt muistiinpanot. Myös kymmenen viimeistä huoltokertaa

tulostuu alareunaan, ja näkyy mm. kunkin päiväys, kilometrimäärä ja määräysnumero.

AJONEUVOTIETOJEN HAKU AJONEUVOTIETOPALVELUSTA

Ruudulla näkyy painike AKE-tiedot, jos käytössä on ajoneuvotietopalvelu. Tällöin ajoneuvon tiedot ja

omistaja- sekä haltijatiedot haetaan ajoneuvorekisterikeskukselta (Trafi), yleensä parissa sekunnissa.

Edellisen sivun kuvan ajoneuvotiedot on haettu palvelua käyttämällä. Ajoneuvotietopalvelusta on

erilliset ohjeet, jotka löytyvät mm. päävalikon Ohjeet- valikosta.

REKISTERINUMERON MUODOSTAMINEN AUTOMAATTISESTI

Esim. koneistamoilla tai konekorjaamoilla työn kohteilla, esim. moottoreilla, ei ole rekisterinumeroa,

mutta kuitenkin ne halutaan yksilöidä ja perustaa kortistoon. Tällöin vapaan numeron tai muun

koodauksen keksiminen voi olla hankalaa.

Asia voidaan hoitaa siten, että ohjelma täyttää rekisterinumeron satunnaisluvulla kun uuden

ajoneuvon perustamisruutu avataan. Satunnaisesti luodun numerosarjan voi ruudulla sitten korvata

oikealla tunnisteella jos sellainen on tiedossa. Asetus löytyy Korjaamoasetukset |Työmääräysruutu |

Täytä rekisterinumero automaattisesti.


TYÖVAIHEIDEN HALLINTA

TYÖVAIHEIDEN HALLINTARUUTU

Työsuoritusten hallinta käynnistyy päävalikon Työt- välilehdeltä tai määräyksen Työt- valilehdeltä.

Ruudulla voidaan lisätä, poistaa, selata ja muokata työvaiheita, jotka voivat tunti- tai kiinteähintaisia.

UUDEN TYÖSUORITUKSEN PERUSTAMINEN

Lisääminen tapahtuu Uusi- painikkeesta. Koodi- kohtaan syötetään vapaasti määritettävä koodi.

Työsuoritukset voidaan ryhmitellä raportointia varten numeromuotoisella kentällä Ryhmä.

Työsuorituksilla voi olla eri tuntihinta, ja esimerkiksi rengastyöt voidaan perustaa kiinteällä hinnalla.

Työsuoritukselle voidaan määritellä myös vaativuustaso ja kirjoittaa vapaamuotoisia lisätietoja.

Suorituksia voidaan selata alareunan nuolipainikkeilla, ja poistaa miinus- painikkeella.

Ruudun ajoneuvokohtaiset ohjeajat ja vaativuusluokkien hintakäsittelyistä on erilliset ohjeet.

TYÖSUORITUSTEN KÄYTTÖ TYÖMÄÄRÄYKSILLÄ

Työveloitukset haetaan työmääräykselle Hae- painikkeella Työt- välilehdeltä tai pikanäppäimellä F2,

kun ollaan määräyksen Työt- välilehdellä. Niitä voidaan perustaa uusia hakuruudulla painikkeesta

Uusi. Vaiheen tiedot F4 – painikkeesta voidaan katsoa tai muuttaa kohdalla olevan työvaiheen tietoja.

Käyttämällä työvaiheita saadaan seuraavia etuja

• hinnoittelu kiinteillä hinnoilla

• työnimikkeet pysyvät vakioina ja ammattimaisina, jokainen ei kirjoita eri nimikkeillä

• raportoinnista saadaan seurattua myyntiä työvaiheittain

• asentajille voidaan maksaa provisiota tehtyjen työvaiheiden määrän mukaan ym.


TYÖMÄÄRÄYKSEN OSITTAMINEN

YLEISTÄ

Töiden osituksella voidaan työmääräys jakaa laskutuksessa kahdelle tai kolmelle asiakkaalle. Mm.

takuutöiden käsittely ja vakuutusyhtiöiden laskuttaminen omavastuukäsittelyineen voidaan suorittaa

tällä toiminnolla. Jokaiselle tuoteriville voidaan määrätä erikseen, miltä asiakkaalta se laskutetaan.

Laskusta saadaan tällöin tarvittaessa sellainen, että siitä ilmenee kaikki ajoneuvoon tehdyt työt ja

käytetyt osat, ja lopussa on eritelty, minkä osuuden kyseinen asiakas siitä maksaa.

TYÖMÄÄRÄYKSEN ASIAKKAAT

Ensimmäiseksi haetaan määräykselle tarvittavat asiakkaat, joka tapahtuu asiakastietojen kohdalla,

välilehdillä Pääasiakas, Laskutusasiakas 1 ja Laskutusasiakas 2.

Pääasiakkaana käytetään yleensä ajoneuvon omistajaa. Jos ajoneuvo on jo ajoneuvokortistossa, ja se

haetaan määräykselle, ajoneuvon tiedoissa oleva asiakas tulee oletuksena pääasiakkaaksi. Jotta

ajoneuvon huoltohistoria näkyy haluttavalla tavalla, on suositeltavaa käsitellä omistajaa

pääasiakkaana, vaikka sille ei edes jäisi työstä mitään laskutettavaa.

Laskutusasiakas 1 ja Laskutuasiakas 2 ovat sitten muut laskutettavat asiakkaat, ja ne täytetään aina

tässä järjestyksessä (ei syötetä laskutusasiakasta 2, ellei ole laskutusasiakasta 1).

LASKUTETTAVIEN RIVIEN JAOTTELEMINEN ASIAKKAILLE

Kun määräykselle on valittu asiakkaat, voidaan valita rivikohtaisesti, miltä asiakkaalta kukin rivi

veloitetaan.

Kuvassa pääasiakas on asiakasnumero 203 ja laskutusasiakas 1 on numero 6. Oletuksena kaikki rivit

menevät pääasiakkaalle, ja napsauttamalla hiirellä rivikohtaista asiakasnumerokenttää, voidaan

alasvetovalikosta valita tilalle toinen asiakasnumero. Voidaan siirtää myös kaikki rivit kerralla

asiakkaalta toiselle, josta kerrottu myöhemmin ohjeessa.

Jos määräyksellä on rivejä, joiden pitää näkyä molemmilla asiakkailla, on tehtävä toinen vastaava rivi

määräykselle. Esimerkiksi jos tietty varaosa 100 e pitää jakaa puoliksi kahden asiakkaan kesken,

tehdään kaksi tuoteriviä, joiden määrä on 0,5 ja summa 50 e, ja määritetään riveille asiakasnumerot.

Kullakin rivillä voi siis aina olla vain yksi asiakasnumero.

Ruudun alakulmassa nähdään asiakkaittain, paljonko töitä ja varaosia on yhteensä jaettuna kullekin.


Jos määräykselle on jo olemassa paljon tuoterivejä, ja lopuksi todetaan, että ne pitää laskuttaa

esimerkiksi laskutusasiakkaalta 1, rivit voidaan siirtää kaikki kerralla. Määräysruudun yläreunassa,

asiakastietojen kohdalla, mennään ensin oikean asiakkaan välilehdelle (Pääasiakas / Laskutusasiakas

1 / Laskutusasiakas 2). Tällöin painetaan hiiren oikeaa tai Apu- valikkoa, jolloin valikossa näkyy

toiminto Siirrä kaikki rivit asiakkaalle xxx. Siirto koskee sekä tuote- että työrivejä. Jos toisella

asiakkaalla on poikkeavat hinnat tai alennukset tuotteille, ohjelma kysyy tässä vaiheessa,

muutetaanko hinnat tai alennukset. Toiminto näkyy valikossa vain, jos useita asiakkaita on valittuna.

OSITETUN MYYNNIN LASKUTTAMINEN

Ositetun työmääräyksen laskuttaminen kannattaa tehdä erityisellä laskutustoiminnolla, joka on

tarkoitettu ensisijaisesti ositettujen laskujen laskuttamiseen. Tällöin laskutusta ei käynnistetä

työmääräysruudulta, vaan määräyslistalta käsin. Työmääräyslistalla mennään määräyksen kohdalle,

ja hiiren oikealla avautuvasta valikosta valitaan Laskuta (Ctrl+L).

Tällöin avautuu ruutu, jossa näkyvät allekkain määräykselle valitut asiakkaat (max 3, kuvassa 2).

Ennen laskuttamista eli tämän ruudun avaamista kukin tuoterivi valitaan siis työmääräysruudulla

asiakkaalle, jolta se laskutetaan. Tarvittaessa määräys voidaan avata myös tälrä ruudulta, yläreunan

painikkeella Siirry työmääräykseen. Usein tuoterivien asiakkaaksi valitaan ensin Laskutusasiakas 1,

joka voi olla esimerkiksi takuutyön maksaja tai vakuutusyhtiö. Määräyksen pääasiakas on tällöin

ajoneuvon omistaja ja Laskutusasiakas 2 mahdollinen kolmas osapuoli, usein Leasing- yhtiö tai

rahoitusyhtiö. Ruudun toiminta on suunniteltu tämän mukaan, alv- siirtojen ja omavastuun siirtoa

ajatellen.

Ruudun yläreunasta voidaan painaa Ajoneuvon tiedot tai Siirry työmääräykseen - painikkeita, jos

halutaan esimerkiksi tarkistaa tai muokata vielä tietoja.

Asiakas- painikkeesta voidaan avata kunkin asiakkaan tiedot ruudulle.


Mahdollinen omavastuu syötetään kenttään Omavastuu. Alv:n sisältyminen valitaan ruksista, ja tämä

vaihtelee tapauskohtaisesti, eli sitä käytetään mm. vakuutusyhtiöiden ohjeiden mukaan.

Alv siirretään asiakkaalle kentän Siirretty alv kohdassa olevasta nuolesta. Samasta nuolesta se

voidaan tarvittaessa poistaa. Alv saatetaan esimerkiksi veloittaa asiakkaalta, jos se on

arvonlisäverovelvollinen.

Siirrettyä alv:ta ja omavastuuta käsitellään erillisillä tuotekoodeilla ALV ja OMAVASTUU, joiden

toimittajanumero on 999 (suosituksena nimellä Yleinen). Ohjelma perustaa nämä tuotteet

automaattisesti, jos ne puuttuvat kortistosta, ja niitä ei pidä näin ollen luonnollisesti poistaa.

Esikatselu painikkeesta voidaan katsoa, miltä kunkin asiakkaan lasku tai kuitti tulee näyttämään

valituilla tiedoilla. Maksutapa- kohdassa voidaan valita maksutapa kullekin asiakkaalle erikseen.

Laskuta tämä asiakas- ruksilla valitaan, mitkä asiakkaat tällä kertaa laskutetaan. Tämä mahdollistaa

sen, että asiakkaalta voidaan veloittaa omavastuu esimerkiksi käteisellä ennen kuin vakuutusyhtiötä

laskutetaan. Työmääräyksen tila säilyy avoimena, kunnes kaikki sen asiakkaat on laskutettu.

Valittujen asiakkaiden laskutus tehdään lopuksi Laskuta F12 -painikkeella. Jos yksi asiakas (kuten

omavastuun maksaja) laskutetaan ennen muita, sen asiakkaan tiedot ja tuoterivit lukitaan. Samoin

kun määräyksestä osakin on laskutettu, ei sen perustietoja enää pääse muuttamaan, kuten

ajoneuvoa, asiakkaita ym. tietoja, koska ne on jo ”kiinnitetty” laskutettuun asiakkaaseen.

Jos laskut joudutaan vielä kuitenkin vielä laskutuksen jälkeen hyvittämään, onnistuu se myös asiakas

kerrallaan. Tällöin hyvitettäessä määräystä tulee valintaruutu, jossa valitaan kenen asiakkaan osuus

hyvitetään, vain hyvitetäänkö kaikki.

Työmääräyksestä tehdyt laskut näkyvät sen jälkeen kukin omilla laskunumeroillaan reskontrassa.

RUUDUN LISÄVALINNAT

Valintaruksilla Laskutusosoitteeksi pääasiakkaan osoite, ohjelma tulostaa kaikkien osapuolten

laskuille laskutusosoitteeksi ajoneuvon omistajan tiedot. Esimerkiksi vakuutusyhtiö voi vaatia tätä.

Valitsemalla pyöristys- ja alennustoiminnot käyttöön, voidaan asiakaskohtaisesti suorittaa

loppusumman pyöristys tasasummaan, tai antaa alennusta loppusummasta.

PIENTARVIKELISÄN MAKSAJAN VALINTA


Ruudun vasemmasta alareunasta voidaan valita, kenelle asiakkaale kohdistetaan pientarvikelisä.

Tämä voidaan tallentaa konekohtaisesti oletukseksi.

TULOSTAMINEN ILMAN TUOTE- JA TYÖRIVEJÄ

Aiemmasta kuvasta puuttuvana lisävalintana on Tulosta ilman tuote- ja työrivejä, ja tätä voidaan

käyttää, jos joltakin osapuolelta pitää saada pois näkyvistä kokonaan tuote- ja työerittelyt. Tällöin

näkyvistä jää myös todelliset loppusummat ja alv- erittelyt, ja asiakas näkee vain oman osuutensa

laskusta, eli esimerkiksi omavastuuosuuden.

ASIAKASKOHTAISTEN ALENNUSTEN KÄSITTELY MÄÄRÄYKSEN OSITUKSESSA

Tuote- ja työrivien alennukset tulevat aina rivin asiakasnumeron mukaisesti. Jos esimerkiksi

pääasiakas on ajoneuvon omistaja, mutta vakuutusyhtiö maksaa työt, niin kun tuoterivi valitaan

asiakkaalle, jolle on määriteltynä alennuksia töistä tai tuotteista, ohjelma päivittää riville alennuksen.


TYÖPAKETTIEN KÄYTTÖ

YLEISTÄ

Työpaketeilla voidaan luoda kerralla haettavia valmiita työkokonaisuuksia ja huoltopaketteja, joihin

voi kuulua rajaton määrä työvaiheita sekä tuotteita. Kutakin näistä voi olla paketissa tietty määrä, ja

käyttäjä voi myös määrätä sen, missä järjestyksessä ne tulostuvat määräykselle.

Työpaketteja voidaan perustaa myös työmääräyksellä oltaessa. Siellä voidaan myös muuttaa niitä.

TYÖPAKETTIEN HALLINTA

Työpakettien hallinta löytyy päävalikon kohdasta Työt- 4 |Työpaketit.

Toiminnolla voidaan selata olemassa olevia paketteja, perustaa uusia, sekä poistaa vanhoja.

UUDEN TYÖPAKETIN TEKO

Tämä voidaan käynnistää joko työpakettien hallinnasta tai työmääräykseltä käsin. Ruutu näyttää

seuraavanlaiselta.


Työpaketille annetaan pakollisina tietoina koodi ja nimi. Sen jälkeen sille kuuluvat työvaiheet lisätään

Työt- paneelin painikkeella Etsi. Mikäli jotain työvaihetta ei ole ennestään perustettuna, se voidaan

perustaa Uusi - painikkeella. Tiedot- painikkeesta voidaan puolestaan muuttaa vaiheen tietoja.

Samalla periaatteella ja samannimisillä painikkeilla lisätään myös pakettiin kuuluvat tuotteet Tuotteet

- paneelista käsin. Ohjelma laskee pakettiin kuuluvien osien summatiedot ruudun yläreunaan.

TYÖPAKETIN HINNOITTELUPERIAATE

Työpaketin tiedoissa on tärkeät kohdat ”Hae hinnat aina tietokannasta” ja ”Älä päivitä hintoja

hinnastopäivityksessä”.

Näillä on tärkeä merkitys. Jos halutaan että hinnat eivät ole paketissa kiinteitä, vaan varaosat

myydään aina sen hetkisillä hinnastoilla, pitää olla ruksi kohdassa ”Hae hinnat aina tietokannasta”.

Tällöin ohjelma hakee viimeisimmät hinnat määräykselle aina tuotetiedoista, eikä paketin tiedoista.

Paketin tiedot voivat tällöin olla vanhentuneita, eli selattaessa työpaketteja näkyy pakettien hinnat

mutta työmääräykselle haettaessa tulevat viimeisimmät hinnat. Sen vuoksi on tarpeen suorittaa aika

ajoin työpakettien hinnastopäivitys joka on kerrottu ohjeessa myöhemmin.

Jos halutaan että juuri kyseinen paketti on kiinteillä hinnoilla, ja se jätetään pois pakettien hintojen

päivityksestä, ruksataan ”Älä päivitä hintoja hinnastopäivityksessä”.

TYÖPAKETIN MUUTTAMINEN

Työpakettia voidaan muuttaa työpakettien hallintaruudulta painikkeesta Muuta. Muuttamista

käytetään täysin samalla tavalla kuin uuden lisäämistä.


TYÖPAKETTIEN HAKU MÄÄRÄYKSILLE

Pakettien haku määräyksille tapahtuu oltaessa työmääräyksellä, Työt- välilehdeltä kohdasta Hae

työpaketti. Paketin tietoja voi nähdä ja muuttaa painikkeesta Työpaketin tiedot. Uuden paketin voi

perustaa Lisää työpaketti painikkeesta.

Ohjelma lisää paketin tuotteet Tuotteet- välilehdelle, annettuine määrineen. Työt puolestaan siirtyvät

normaaliin tapaan Työt- välilehdelle. Sen jälkeen määriä, hintoja ja muita tietoja voi vapaasti muuttaa

samalla tavalla kuin jos tiedot olisi syötetty käsin.

TYÖPAKETTIEN HINNASTOPÄIVITTÄMINEN

Työpakettien hallinnassa on toiminto Työpakettien päivittäminen, jota käytetään työpakettien

hintojen päivittämiseen voimassaoleville varaosa- ja työhinnoille jos nämä ovat merkittävästi

muuttuneet. Toiminto päivittää työpakettien hinnat vastaamaan tuotekortistossa olevia hintoja.

Samoin voidaan päivittää työhinnat, jos tuntiveloitusta on muutettu asetuksissa, tai muutettu

yksittäisille työvaiheille. Kun toiminto käynnistetään, tulee seuraava valintaruutu.

Voidaan siis määrätä tilanteen mukaan esimerkiksi annetanko työhintojen pysyä ennallaan ja

päivittää vain muuttuneet tuotteiden hinnat. Työhintojen osalta puolestaan voidaan määrätä,

muutetaanko vain tuntihinnat, vai myös työvaiheiden hinnat, jos työvaiheiden hintoja on muutettu

toiminnossa ”Työvaiheiden hallinta”.

Huom! Ennen hintojen päivittämistä on tärkeää ottaa ohjelman varmuuskopio ja tarkistaa se, jotta

vanhat tiedot saadaan tarvittaessa takaisin. Mikrotukihenkilö voi myös ensin viedä tiedostoon taulut

TYOPAKPER, TYOPAKTYO ja TYOPAKTUO toiminnolla Tietojen tuonti ja vienti. Tämä sen vuoksi, että

itse tehtyjä pakettihinnoitteluja ei muulla keinoin voi saada jälkeenpäin takaisin ja työsuorituksilla on

useita hinnoittelumahdollisuuksia (kiinteät hinnat ja tuntihinnat) joka voi johtaa hintojen

vääristymiseen päivityksessä.


HUOMAUTUS TYÖPAKETTIA HAETTAESSA

Työpaketin lisätiedot voidaan näyttää aina kun paketti haetaan työmääräykselle,

työpaketin lisätietojen vieressä olevalla ruksilla Näytä haettaessa”.

TYÖPAKETTIEN PÄIVITYSTOIMINTO

Työpaketit voidaan päivittää, kun pakettiaineistoa saadaan esimerkiksi korjaamoketjulta tai toiselta

yritykseltä. Päivittäminen tapahtuu työpakettien hallintaruudulla painamalla hiiren oikeaa, josta

avautuvasta valikosta löytyy toiminto Päivitä työpaketit siirtotiedostosta. Pakettien vienti ulospäin

löytyy samasta valikosta.

Ennen päivittämistä on syytä asettaa toimittajanumeroiden muunnokset, joista on kerrottu ohjeen

seuraavassa kohdassa. Pakettien toimittajalta saadaan tieto niistä toimittajanumeroista, joita

käytetään aineistossa. Näillä huolehditaan siitä, että toimittajiksi tulevat nimenomaan itsellä käytössä

olevat toimittajat.

Kun toiminto käynnistetään, valitaan ensin hakemisto, mistä pakettitiedostot löytyvät. Ohjelma avaa

hakuruudun, jolla etsitään kyseinen tiedostokansio. Oletuksena ohjelma ehdottaa Windowsin

työpöytää. Käytännössä paketit voi tallentaa näin ollen esimerkiksi Windowsin työpöydälle, jos ne

saadaan sähköpostin liitetiedostoina.

Pakettitiedostoja on kolme, jotka näkyvät kuvasta. Yksi sisältää perustiedot, yksi työvaiheet ja yksi

tuotteet. Kaikki tiedostot on tärkeä muistaa kopioida tai tallentaa kerralla.

Työpakettien päivitys korvaa samalla pakettien koodilla aiemmin olleen paketin. Näin ollen on hyvä

varmistaa, että paketit tulevat sellaisilla koodeilla, joita ei ole ennestään käytössä. Esim. AD:n paketit

on perustettu AD- alulla, jolloin ne eivät mene helposti päällekkäin itse perustettujen kanssa.


TYÖPAKETTIEN PÄIVITTÄMISESSÄ TOIMITTAJANUMEROIDEN MUUNTAMINEN

Esimerkiksi ketjun yhteisissä työpakettiaineistoissa tulee tuotteille usein toimittajanumerot, jotka

eivät ole korjaamon itse käyttämiä. Esimerkiksi jos toimittajanumerona aineistossa on 11, nämä

voivat olla Boschin tuotteita, jotka korjaamo tilaa varaosaliikkeeltä. Jos varaosaliikkeen

toimittajanumero on esimerkiksi 500, toiminnolla tulee määrätä, että toimittajanumeron 11 tuotteet

käännetään toimittajalle 500 pakettien käyttöönotossa. Tämä ruutu avautuu edellisessä kuvassa

näkyvästä valikosta, hiiren oikealla näppäimellä työpakettien hallintaruudulla.

TYÖPAKETEISSA AJONEUVON MERKKI, MALLI JA MOOTTORITYYPPI

Työpaketilla on kentät merkki, malli ja moottorityyppi. Näillä voidaan rajata työpakettien

hakuruudussa. Ohjelma ehdottaa uuden paketin lisäämisessä työmääräyksen pohjalta näihin kenttiin

suoraan tietoja määräykseltä. Sen voi paketin tekovaiheessa tarkentaa. Työpaketit voidaan ruudulla

järjestää esim. merkin järjestykseen. Se tapahtuu napsauttamalla otsikkorivistä esim. kohtaa

”Ajoneuvon merkki” tai ”Ajoneuvon malli”. Nämä kentät näkyvät myös työpakettien selausruudulla,

ja paketit voi järjestää näiden kenttien mukaan, napsauttamalla sarakeotsikkoa. Tämän avulla

voidaan siis selata työpaketteja merkki-, malli- tai moottorityyppijärjestyksessä,

TYÖPAKETTEIHIN TÖISTÄ MYÖS RIVIKOHTAINEN SELVITYSKENTTÄ

Autodatasta selvityskentässä tulee esim. teksti ”Irroitus ja asennus”. Autodatasta haetut työrivit

voidaan tallentaa sellaisenaan työpaketeille, ja tiedot tulevat määräykselle samalla tavalla kuin

suoraan Autodatasta haettaessa. Toki tätä voi hyödyntää muussakin työpakettien käytössä.


TYÖPAKETIN PERUSTAMINEN TYÖMÄÄRÄYKSEN POHJALTA JA HUOLTOHISTORIASTA

Työpaketteja voidaan perustaa myös tehtyjen työmääräysten perusteella. Näihin kun on jo

kertaalleen haettu oikeat varaosat ja työvaiheet. Näin tehtyjen työmääräysten avulla voidaan koko

ajan kasvattaa pakettirekisteriä, joka tekee kustannusarvioiden antamisesta ja töiden perustamisesta

nopeampaa. Voidaan ikään kuin ”uusiokäyttää” työmääräyksiä, jotta töiden haku on helppoa merkin

ja mallin mukaan.

Toiminto käynnistyy työmääräyslistalta määräyksen kohdalta hiiren oikealla, kohdasta ”Ota määräys

työpaketin pohjaksi”. Ohjelma ottaa paketille merkin ja mallin työmääräykseltä. Malliin ohjelma ottaa

mukaan myös vuosimallin.

Ohjelma ehdottaa työpaketille myös koodia. Ehdotettava koodi muodostetaan periaatteella

”OPEL_12345”, jossa alkuun tulee ajoneuvon merkki ja perään työmääräyksen numero.

Määräysnumerolla varmistetaan, ettei ohjelma ehdota samaa pakettinumeroa useampaan kertaan.

Toinen käyttöpaikka toiminnolle on Huoltohistoria- ruudulla. Täälläkin työn kohdalla hiiren oikealla

käynnistyy sama toiminto.

PAKETTIHINNASTON TULOSTUS TYÖPAKETEISTA

Työpakettien hallintaruudulta voidaan tulostaa pakettihinnasto rajatuista työpaketeista. Näin

hinnastot saadaan kirjalliseen muotoon.

TYÖPAKETTIEN HINTOJEN PÄIVITTÄMISESSÄ PIENTARVIKELISÄN UUDELLEENLASKENTA

Kun on tehty työpaketteja, joihin on sisällytetty pientarvikelisä, ohjelma osaa laskea pientarvikelisät

uudelleen kun paketin tuotteiden hinnat ovat muuttuneet.

Tämä työpakettien hintojen päivitystoiminto löytyy työpakettien hallintaruudun alareunasta.

Päivitysruudulla on valintaruksi Laske pientarvikelisä uudelleen. Se huomioi samat laskentaan

vaikuttavat asetukset, kuin työmääräysruudullakin. Eli se voidaan laskea paketin yhteissummasta,

töiden osuudesta, varaosien osuudesta tms.

Lisäksi työpakettien hinnastopäivitys ei päivitä sellaisten tuotteiden osalta hintaa lainkaan, jotka eivät

löydy tuotekortistosta. Näin kortistosta poistettujen, tai tilapäisten tuotteiden puuttumisen vuoksi

näiden hinnat eivät nollaannu, vaan puuttuvien tuotteiden osalta hinnat pysyvät ennallaan. Käyttäjän


on toki huomioitava, että jos yritys käyttää varastosaldoja, puuttuvat tuotteet pitää

varastoseurannan vuoksi perustaa kortistoon heti kun mahdollista.

PIENTARVIKELISÄN LASKEMINEN TYÖPAKETILLE

Työpakettiruudulla on painike pientarvikelisän lisäämiselle, joka laskee pientarvikelisän samojen

asetusten mukaan kuin työmääräysruudulla. Näin käytettäessä pakettihinnoittelua, pientarvikelisä

tulee myös veloitettua. Työpakettien hinnastopäivitystoiminnossa voidaan laskea pientarvikelisät

uudelleen, kun varaosien ja töiden hinnat muuttuvat.

TYÖPAKETIN TEKO VANHAN POHJALTA

Työpakettien hallintaruudussa, työpaketin kohdalla, voidaan perustaa uusi paketti vanhan pohjalta.

Esimerkiksi jos samat varaosat ja työaika menee toiseen vuosimalliin, tai siinä on vain pieniä eroja.

TYÖPAKETILLA ”HAE TAPAHTUMAN RIVIT” PAKETIN TEKOON TYÖMÄÄRÄYKSEN RIVEISTÄ

Työpaketin tekeminen avoimen työmääräyksen sisältämistä tuotteista tapahtuu seuraavasti. Aluksi

ollaan jollakin työmääräyksellä, jonka tuotteista halutaan tallentaa paketti.

Tällöin painetaan Työt- välilehden painiketta Lisää työpaketti. Avautuu tyhjän työpaketin ruutu.

Painetaan ruudulla Hae tapahtuman rivit. Ohjelma hakee määräyksen tuote- ja työrivit paketille.

Niistä tarpeettomat voi poistaa. Samoin voi laskea paketille mukaan pientarvikelisän, painikkeella

Pientarvikelisä.

Lisäksi paketille voidaan hakea suoraan auton merkiksi, malliksi ja moottorityypiksi kyseisen

työmääräyksen ajoneuvon tiedot. Tämä tapahtuu painamalla Hae määräyksen ajoneuvon tiedot.


HUOLTOHISTORIA

HUOLTOHISTORIAN TULOSTAMINEN

Ajoneuvojen huoltohistoriat saadaan tulostettua Huoltohistoriat –ruudulta, joka aukeaa Työt- valikon

kohdasta Huoltohistoriat.

Ruudulla tehdään haluttu rajaus, ja painetaan Tulosta- painiketta.

TULOSTUSVAIHTOEHTOJA

Ennen tulostusta voidaan valita valintarukseilla

• otetaanko huoltohistoria ilman hintoja (esim. asiakkaalle annettava tuloste)

• tulostetaanko selvityskenttä, josta voidaan nähdä mm. korjatut viat.

• tulostetaanko kustakin määräyksestä eriteltynä tuoterivit

• tulostetaanko kustakin määräyksestä eriteltynä työrivit

KAIKKIEN ASIAKKAAN AJONEUVOJEN TULOSTUS KERRALLA

Ajoneuvon huoltohistoria- toiminnossa, jos valittuna on asiakas mutta ei ajoneuvoa, voidaan tulostaa

kaikkien tämän asiakkaan ajoneuvojen huoltohistoriat kerralla. Ellei ajoneuvoa ole valittu, ohjelma

kysyy "Haluatko varmasti tulostaa huoltohistorian kaikille näille ajoneuvoille?". Nämä tulostuvat

kukin omana tulosteenaan.

LASKUTETUN TYÖMÄÄRÄYKSEN AVAAMINEN

Huoltohistoria- ruudulta tai määräyslistalta voidaan tarvittaessa avata myös laskutettu työmääräys.

Tätä kautta voidaan päästä tarkastelemaan ja tietyiltä osin jopa korjaamaan laskutettua määräystä.

Useimpia laskutetun määräyksen tietoja ei voida muuttaa. Yleensä on siis syytä vain katsella tätä

kautta avattua laskutettua työmääräystä. Avaaminen sallitaan tai kielletään kohdasta

Korjaamoasetukset | Työmääräyslista | Laskutettujen määräysten avaaminen estetty.


TYÖMÄÄRÄYKSEN AJONEUVON TAI ASIAKKAAN KORJAAMINEN JÄLKIKÄTEEN

Huoltohistoria- ruudulla avautuu hiiren oikealla näppäimellä on toiminnot, joilla voidaan korjata

työmääräykselle alun perin kirjattu asiakas ja ajoneuvo. Tämän avulla voidaan oikaista ajoneuvon

huoltohistoria tai asiakkaan historia, jos määräys on jo päätetty myynniksi. Normaalisti on toki

suoriteltavinta hyvittää määräys ja laskuttaa se uudelleen, mutta jos tätä ei haluta tehdä, voidaan

historia korjata näiden toimintojen avulla.

Molemmat toiminnot vaativat 9- tason käyttöoikeuden, eli normaali käyttäjä ei pääse näitä tietoja

muuttamaan, koska se mahdollistaisi väärinkäytökset. Toiminnot ovat ”Vaihda määräyksen

ajoneuvo” ja ”Vaihda määräyksen (pää)asiakas”. Asiakkaan muuttamisen yhteydessä ohjelma

päivittää asiakkaan myös kullekin tuote- ja työriville, laskutusasiakkaaksi sekä toimitusasiakkaaksi.

HUOLTOHISTORIA KAIKISTA ASIAKKAAN AJONEUVOISTA KERRALLA

Huoltohistoria voidaan saada otettua paitsi yksittäisistä ajoneuvoista, myös kaikista asiakkaan

ajoneuvoista yhdelle tulosteelle. Ruudun alareunassa voidaan rukseista valita Tulosta tuoterivit ja

Tulosta työrivit. Näin voidaan tulostaa huoltohistoria lyhennetyssä muodossa, tai ottaa näkyviin vain

työrivit, mitä ajoneuvolle tehty.

Huoltohistoria voidaan järjestää sarakeotsikoista napsauttamalla, esimerkiksi rekisterin, asiakkaan,

merkin, mallin päivämäärän tai summien järjestykseen. Eli voidaan selata kaikkia tehtyjä huoltoja

esimerkiksi merkkikohtaisesti.

Raportin riveillä näkyy kustakin määräyksestä erikseen tuotu- että valmistumispäivämäärät.

Jos ruudulla ei ole rajattuna ajoneuvoa, vaan ainoastaan asiakas, tulee kysymys ”Haluatko tulostaa

erilliset tulosteet jokaiselle ajoneuvolle”. Tällöin voidaan valita, että tulostetaan yksi historia kaikista

asiakkaan työmääräyksistä, eli kaikista asiakkaan ajoneuvoista (esimerkiksi nykyisestä ja vanhoista).

Tällöin raportin malli on sellainen, ettei alussa ei tule ajoneuvon tietoja, vaan ajoneuvon tiedot

tulevat joka työmääräyksen otsikkotiedoissa.

Jos huoltohistorian ruudulla muutetaan hiirellä eri osioiden korkeutta, eli kuinka paljon ruudulla

näkyy määräyksiä, tuotteita tai töitä, tämä muutos tallentuu konekohtaisesti. Näin käyttäjä voi

asetella ruudun omaan käyttöön ja omaa ruudun resoluutiota varten sopivaksi.


HUOLTOHISTORIAN TULOSTUS AJONEUVORUUDULTA

Kun huoltohistoria tulostetaan suoraan ajoneuvon tietoruudulta, tulee ruudulle oheinen

tulostusasetusten ruutu.

HINTAHISTORIAN TYÖT- VÄLILEHTI

Hintahistoriassa on välilehti töille. Se on hyödyllinen selvitettäessä töille käytettyjä varaosia. Osa

niistä kun ei välttämättä mene myynniksi, kun tehdään esimerkiksi sisäisiä töitä, takuutöitä ym.

Ruudulta voidaan selata määräyksen tuoterivejä (ei työrivejä) ja näkyvissä on myös määräyksen tila ja

työn tyyppi. Ruudun alareunassa näkyy kyseisen työmääräyksen rekisteri, merkki, malli ja vuosimalli.

Painikkeella Tulosta rivin tapahtuma voidaan suoraan tulostaa kohdalla oleva työmääräys.

VALMISTENUMERON KÄYTTÖ AJONEUVON TUNNISTAMISEEN HUOLTOHISTORIASSA

Ohjelma tallentaa työmääräyksen tietoihin ajoneuvon rekisterin lisäksi myös valmistenumeron.

Huoltohistoria voidaan ottaa paitsi rekisterinumeron, myös valmistenumeron perusteella. Jos

ajoneuvon rekisterinumero muuttuu, valmistenumerolla voidaan nähdä ja tulostaa koko historia

rekisterinumeroista huolimatta. Huoltohistoriaruudulla valitaan se, otetaanko historia rekisterin vai

valmistusnumeron perusteella.

HUOLTOHISTORIA OLETUKSENA VAIN LASKUTETUISTA TÖISTÄ

Korjaamo voi olla kiinnostunut vain laskutetuista työmääräyksistä huoltohistoriassa. Näin jäävät pois

mm. peruutetut, aloittamatta olevat ja kustannusarviot. Työn tila- valinnan kohdalla voidaankin

painaa Tallenna oletus - painiketta. Näin huoltohistoria tulostuu aina vain laskutetuista. Ohjelma

huomioi oletuksen myös kun huoltohistoria tulostetaan ajoneuvon tietoruudulta.


VINKKEJÄ TYÖMÄÄRÄYSLISTA- RUUDUN KÄYTTÖÖN

TYÖMÄÄRÄYKSEN HYVITYKSEN KOHDISTAMINEN

Määräyksen hyvitystoiminnossa kannattaa olla päällä alkuperäisen laskun ja hyvityslaskun

automaattinen kohdistaminen. Tällöin vanhalle laskulle ja hyvityslaskulle kirjataan molemmille

suoritus selvittelytilille ja ne poistuvat reskontrasta. Asetus on kohdassa Yleiset asetukset |

Myyntireskontra | Hyvityslaskun automaattinen kohdistus alkuperäiseen.

Huom! Monimyymäläympäristössä asetusta ei tule käyttää, jos sivutoimipisteissä tehdään laskuja.

Tällöin avoin lasku voi olla jo pääreskontrassa, johon sitä ei voida sivupisteestä käsin kohdistaa.

MÄÄRÄYSLISTAN SARAKKEIDEN NÄKYMISEN VALINTA

Määräyslistalla hiiren oikealla näppäimellä avautuu valikkokohta Lisäsarakkeet. Tässä voidaan valita

määräyslistalla näkyviä sarakkeita. Vakiokentistä voidaan poistaa näkyvistä esimerkiksi Valuutta,

Valmis pvm, Nouto pvm tai Tyyppi. Tätä kautta ruudulle voidaan saada näkyviin enemmän tarvittavaa

tietoa ilman ruudun vierittämistä. Normaalisti ruudulla ei näy esimerkiksi kenttää Pääasentaja, joka

voidaan täältä valita näkyviin.

MÄÄRÄYSLISTA JÄRJESTYKSESSÄ UUSIMMAT ENSIN

Määräyslistalla voidaan valita järjestykseksi uusimmat ensin. Tämä valitaan kohdasta

Korjaamoasetukset | Työmääräyslista |Määräyslista uusimmasta vanhimpaan.

TYÖMÄÄRÄYSLISTAN AIKARAJAUKSEN OLETUKSEN VALINTA

Työmääräyslistalla voi olla hyvinkin paljon määräyksiä. Koska työmääräyslistan käsittely riippuu siitä,

paljonko töitä listalla on, ja toisaalta ruudun avautuminen riippuu siitä miten pitkältä ajalta ohjelma

tutkii määräyksiä, voidaan asetuksista säätää, monenko viimeisen päivän määräykset ruudulle

avataan. Asetus löytyy kohdasta Asetukset | Korjaamoasetukset | Työmääräyslista- välilehdeltä.

Esimerkiksi kun määräyksiä kertyy tuhansia, voi olla hyvä valita rajaksi esim. 60 pv.


VANHOJEN TYÖMÄÄRÄYSTEN KÄYTTÖ UUSIEN TEKOON

Tehtäessä työmääräyksiä voidaan ottaa vanha työmääräys pohjaksi. Näin voidaan hyödyntää aiempia

määräyksiä siten, että tehdään entiseen määräykseen vain tarvittavat muutokset. Toiminto

käynnistyy työmääräyslistalta halutun työmääräyksen kohdalla hiiren oikealla, Ota määräys uuden

pohjaksi. Uusi määräys on muuten vanhan kopio mm. tuote- ja työrivien osalta, mutta asiakastiedot

ja päivämäärät eivät luonnollisesti siirry vanhalta määräykseltä.

ESTO MÄÄRÄYKSEN YHTÄAIKAISEEN MUUTTAMISEEN

Saman määräyksen tietojen muuttaminen kahdelta koneelta samaa aikaan voisi aiheuttaa

päällekkäisiä muutoksia ja sitä kautta kadonneita tietoja. Kahden työmääräyksen yhtäaikaisessa

avaamisessa tulee ilmoitus, että määräys on auki toisella koneella. Tällöin määräys on lukittu, kunnes

sen käsittely on päättynyt toisella koneella. Ruudulla näkyy, kuka käyttäjätunnus on avannut

työmääräyksen, ja ajankohdan.

Jos ilmoitus siis tulee, vastataan normaalisti aina EI, ja odotetaan että toinen käyttäjä ehtii sulkea

määräyksen. Eikä näin muuteta määräystä ”ristiin”. Jos kone on esimerkiksi sammunut, kun määräys

on ollut auki, tai määräys on jäänyt yöksi auki (yhteydessä tulee aikakatkaisu 8 tunnin kuluttua) niin

lukitus on toki tarpeen murtaa. Tällöin kun määräys avataan, on käytävä tuoterivit läpi ja

tarkistettava, että ne ovat poistuneet oikein varastosta, koska kesken jäädessä ne ovat joissakin

tapauksissa voineet jäädä tallentumatta. Ohjelma yrittää määräyksen uudelleen avauksessa korjata

tilanteen, jos se havaitsee että varastosaldojen päivitys on jäänyt tekemättä.

TULOSTE RUUDULLE RAJATUISTA TYÖMÄÄRÄYKSISTÄ

Työmääräyslistalla rajatuista työmääräyksistä voidaan tulostaa lista alareunan painikkeesta. Tämä

sopii moniin tarkoituksiin, ja listalta nähdään mm. paljonko määräyksiä on laskuttamatta.

Käyttämällä eri rajauksia, voidaan saada nopeasti erilaisia listoja, joissa näkyy mm. rajattujen summa.


RAJAAMINEN TYÖN TYYPILLÄ

Työmääräyslistalla voidaan rajata myös Työn tyyppi -kentällä. Näin voidaan rajata esim. takuu- tai

sisäiset työt. Työn tyyppi määritellään työmääräysruudun oikeasta yläkulmasta.

USEIDEN TYÖMÄÄRÄYSTEN TULOSTAMINEN KERRALLA

Työmääräykset voidaan tulostaa myös useita kerralla, esimerkiksi kaikki päivän työt kerralla, jos ne

on syötetty etukäteen. Tämä tapahtuu valitsemalla Ctrl näppäin pohjassa useita määräyksiä ja

painamalla hiiren oikealla Tulosta työmääräys.

MÄÄRÄYKSEN VALMISTUMIS- JA NOUTOPÄIVÄN MUUTTAMINEN

Työmääräyslistalta voidaan muuttaa työn valmistumis- ja noutopäivää määräyksen laskuttamisen

jälkeen. Tämä tapahtuu määräyksen kohdalla hiiren oikealla, kohdasta Muuta valmis/noudettu

päivämäärää. Näin määräystä ei tarvitse hyvittää ja laskuttaa uudelleen näiden tietojen vuoksi.

MÄÄRÄYSLISTALLA PIKAHAKU TYÖMÄÄRÄYSNUMEROLLA

Jos työmääräyslistalla rajataan määräysnumerolla, ohjelma jättää huomioimatta tilalla rajaukset, ja

näyttää aina suoraan määräyksen, jos se löytyy ko. numerolla. Ei siis tarvitse valita ”Tila” kohdasta

”Laskutetut” tai ”Kaikki”, eikä liioin tarvitse välittää päivämäärillä rajauksista.


TYÖMÄÄRÄYSTEN PERUMISKÄSITTELY, JOLLOIN PERUTUT JÄÄVÄT TIETOKANTAAN

Työmääräys on mahdollista perua, poistamatta sitä kokonaan. Näin työmääräysten numerointi ei

katkea, jota tilintarkastaja saattaa vaatia, ja peruttuja työmääräyksiä voidaan näin ollen myös seurata

jälkeenpäin. Peruminen tehdään Työmääräyslista- ruudulta, määräyksen kohdalta hiiren oikealla.

Valikossa on toiminto ”Peruuta työmääräys”.

Tämän jälkeen peruttua työmääräystä ei ole enää mahdollista muuttaa. Myös raportit jättävät

perutut työmääräykset huomioimatta, ja perutulle työmääräykselle ei voida tehdä pääsääntöisesti

mitään toimenpiteitä. Perutut työmääräykset saadaan selattavaksi ruudulle, valitsemalla Tila-

kenttään ”PERUTTU”.

TYÖMÄÄRÄYSTEN POISTAMISEN ESTÄMINEN KÄYTTÄJÄTASOLLA

Työmääräysten poistaminen on estettävissä joko käyttäjätason perusteella tai kokonaan, jos

esimerkiksi tilintarkastaja näin vaatii väärinkäytösten estämiseksi. Asetus on kohdassa Yleiset

asetukset | Suojaukset | Työmääräysten poistamisen käyttäjätaso. Vaihtoehtona ovat ”Ei rajoitusta,

Kielletty kaikilta” tai määrätty käyttäjätaso.

RAJATTUJEN TYÖMÄÄRÄYSTEN MÄÄRÄN NÄYTTÄMINEN RUUDULLA

Työmääräyslistalla saadaan näkyviin, montako määräystä on rajattuna. Tämä voi hidastaa hieman,

etenkin jos poistetaan kaikki rajaukset, jonka vuoksi se on valinnainen. Toiminto laitetaan päälle

painamalla ruudun yläreunassa hiiren oikeaa, ja sieltä ruksataan Näytä rajattujen työmääräysten

määrä tilarivillä.

MÄÄRÄYKSEN POISTAMISESSA TUOTTEIDEN PALAUTTAMISMAHDOLLISUUS VARASTOON

Työmääräystä poistettaessa osat saadaan palautumaan automaattisesti varastoon. Tämä laitetaan

asetuksella Korjaamoasetukset | Työmääräyslista | Työmääräystä poistettaessa palauta tuotteet

varastoon. Toiminto on asetuksen takana, ettei kyseisen käytännön muuttuessa tapahdu tuotteiden

palauttamista vahingossa toistamiseen varastoon.


SEURANTA POISTETUISTA TYÖMÄÄRÄYKSISTÄ

Työmääräyksen poistaminen voi mahdollistaa tietyissä tapauksissa väärinkäytön. Eli tehdään

työmääräys, annetaan se asiakkaalle ja poistetaan työmääräys. Tämä voidaan toki estää, estämällä

käyttöoikeuksista määräyksen poistaminen, asetusten kohdasta Työmääräyksen poistamisen

käyttäjätaso. Lisäksi pystytään tarvittaessa (maksullisena lisäpalveluna) selvittää, milloin tietty

työmääräys on poistettu, ja millä käyttäjätunnuksella poistaminen on tehty. Jopa yksitäisten rivien

poistaminen työmääräykseltä on mahdollista selvittää seurantatietojen avulla. Tarvittaessa

FuturSoftin helpdesk pystyy tekemään selvitystyöt etähuollon avulla.

VINKKEJÄ TYÖMÄÄRÄYSRUUDUN KÄYTÖSSÄ

MITTARILUKEMAN PAKKOSYÖTTÖ, ELLEI SITÄ ANNETTU

Määräyksen myynniksi päättämisessä saadaan avautumaan automaattisesti mittarilukeman

syöttöruutu, ellei kilometrimäärää ole syötetty. Koska ainakin normaaleissa autohuolloissa

kilometrimäärä on tarkoitus aina syöttää, vähennetään tällä muistutuksella virheitä. Toiminto

asetetaan päälle Korjaamoasetusten Työmääräysruutu- välilehden kohdasta Kysy mittarilukema sen

puuttuessa. Jos tässä syöttöruudussa painetaan Peruuta / Cancel- näppäintä, voidaan palata takaisin

työmääräykselle. Jos taas ei haluta syöttää mittarilukemaa, syötetään nolla (0).

AJONEUVON VALINNAN NOLLAAMINEN

Joskus voi käydä niin, että määräykselle on valittu ajoneuvo, mutta tieto täytyy saada nollattua.

Ajoneuvon kohdalla painetaan tällöin hiiren oikeaa ja valitaan Poista ajoneuvovalinta.

ALLE VARASTOSALDON MYYNNIN VAROITTAMINEN

Työmääräykselle voidaan saada tarkistus varastosaldon alle myymiselle. Tällöin ei voida vahingossa

lisätä määräyksille tuotteita, joita ei ole varastossa. Tuotteethan vähennetään aina varastosta kun

tuote lisätään työmääräykselle (poikkeuksena kustannusarvio). Tälle varoitukselle on asetus Myynti -

välilehdellä nimellä Varastomäärätarkistus työmääräyksellä. Tarkistus ei koske kaatoryhmätuotteita.

Varoitus tulee vain, kun tuotetta on juuri lisätty määräykselle. Jos määräys avataan uudelleen, ja

tallennetaan, kysymystä ei tule joka kerta uudelleen samalle tuotteelle, jos ylitys on kerran

hyväksytty.


Jos yrityksellä on ennestään varastomäärän tarkistus normaalimyynnin puolella, pitää siis laittaa

erikseen päälle tarkistus työmääräyksen puolelle. Tämä sen vuoksi, että monissa yrityksissä

määräyksille halutaan laittaa jo vastaanottovaiheessa ennakkoon kaikki työhön käytettävät tuotteet,

vaikkei niitä olisi vielä varastossa.

NOLLASUMMAISTEN RIVIEN JÄTTÄMINEN POIS TULOSTEILTA

Määräykseltä voidaan jättää tulostamatta tuoterivit, joiden summa on nolla. Näin saadaan tehtyä

määräykselle esimerkiksi yksi kaatoryhmärivi ”Tarvikkeet 50 e” ja sen jälkeen nollahinnalla tarvikkeet

jotka käytettiin, jotka näin poistuvat varastosta. Näin saadaan määräyksiin selkeämpi erittely, kun

jokaista pientarviketta ei tarvitse hinnoitella erikseen, mutta se poistuu silti varastosta. Tämä

tapahtuu asetuksella Asetukset | Korjaamotulostus | Piilota nollasummaiset tuoterivit tulosteista.

AJONEUVON HAKEMINEN REKISTERIKENTÄSSÄ

Määräysruudun rekisterinumero- kentässä on kätevintä suorittaa ajoneuvon hakeminen. Kursori on

normaalisti tässä kohdassa, kun määräystä syötetään. Tähän kenttään kirjoitetaan rekisteri ja

painetaan Enter. Ajoneuvon ja omistajan tiedot tulevat suoraan, eikä tarvita käyttää hakutoimintoja.

Ellei rekisterillä löydy ajoneuvoa, ohjelma ehdottaa perustamaan sen.


TYÖMÄÄRÄYSTÄ AVATTAESSA AVAUTUVAN VÄLILEHDEN VALINTA

Asetuksella voidaan määrittää avautuuko määräyksellä oletuksena Työt vai Tuotteet- välilehti.

Avautuminen on monissa tapauksissa hyödyllistä suoraan Työt- välilehdelle. Etenkin mikäli yritys

tekee koneistusta tms. jossa läheskään joka määräyksellä ei käytetä varaosia. Asetus on kohdassa

Korjaamoasetukset | Työmääräysruutu | Määräyksen aktiivinen välilehti.

KURSORIN OLETUSSIJAINNIN VALINTA MÄÄRÄYSTÄ PERUSTETTAESSA

Asetuksella Korjaamoasetukset | Työmääräysruutu |Kursorin oletussijainti, saadaan valittua kursorin

paikka työmääräystä perustettaessa, eli meneekö ohjelma rekisterin vai asiakasnumeron kohtaan.

Esim. moottorikoneistamot käyttävät yleensä ensisijaisesti asiakastietoa eikä rekisterinumeroa,

jolloin asetus nopeuttaa tietojen syöttöä.

KURSORIN SIIRTYMINEN TYÖSUORITUKSEN HAUN JÄLKEEN

Kun työvaihe on haettu työkoodilla Työt- välilehdellä, voidaan määrätä halutaanko kursorin jäävän

työkoodiin (esim. selitteen kirjoittamista varten), siirtyvän määrään (kiinteähintaiset työt) tai

laskutettavaan tuntimäärään. Valinta tehdään kohdata Korjaamoasetukset | Työmääräysruutu |

Työkoodihaun jälkeen kenttään.

MÄÄRÄYKSEN PERUSTAMISESSA PÄÄASENTAJAN VALINTA

Myyntiruudun tapaan myös työmääräystä perustettaessa ohjelma voi kysyä aina pääasentajan. Jos

näin halutaan, laitetaan päälle Korjaamoasetukset | Työmääräysruutu| Kysytäänkö aina

pääasentaja. Tämä merkitsee käyttäjän sekä pääasentajaksi että työnjohtajaksi, eikä valinta unohdu.

KUSTANNUSARVIOIDEN TEKO

Määräys voidaan tehdä kustannusarvioksi, joka on sitten valmiina ohjelmassa, jos asiakas hyväksyy

työn tehtäväksi. Tällöin kustannusarvion tilaksi vain muutetaan ”Kesken”. Tavallisesta ohjelman

Tarjous- toiminnosta poiketen tähän kustannusarvioon saadaan kaikki määräyksen tiedot kuten

haettua työsuoritukset, ajoneuvon tiedot, työselostukset ym.

Kustannusarvio tehdään täyttämällä työmääräyksen tiedot normaalisti ja painamalla alareunan

Kustannusarvio painiketta. Työn tila muuttuu samalla kustannusarvioksi. Sen jälkeen työmääräysten

hallinnassa voidaan rajata kustannusarviot Tila- kentällä. Työmääräyslista- ruudun vasemmassa

reunassa voidaan myös valita, näytetäänkö oletuksena myös kustannusarviot työmääräysten


joukossa. Ellei kustannusarvio johda tilaukseen, voidaan listalta rajata kustannusarviot tietyltä

aikaväliltä, ja poistaa tai peruuttaa tarpeettomat painamalla kunkin kohdalla hiiren oikeaa ja sieltä

toimintoa Peruuta määräys tai Poista määräys.

KUSTANNUSARVION TEKO ENTISEN MÄÄRÄYKSEN POHJALTA

Joskus on kätevää tehdä kustannusarvio asiakkaalle vanhan työmääräyksen pohjalta. Tällöin

painetaan vanhan määräyksen kohdalla hiiren oikeaa, ja sieltä Ota määräys uuden pohjaksi.

Kustannusarvio- painikkeella tulostuu kustannusarvio ja määräyksen tila muuttuu kustannusarvioksi.

MÄÄRÄYKSEN TYÖTUNTIEN YHTEISMÄÄRÄN JA VARATUN AJAN NÄKEMINEN

Työmääräysruudun alareunassa näkyy, paljonko työriveille syötetyt ajat ovat yhteensä. Luvut tulevat

yhteissummana työmääräyksen rivien ”Lask. h”- kentistä. Tunneilla ei siis ole tekemistä ohjelman

erillisen ajanseurannan (työaikakuittausten) kanssa. Näin voidaan arvioida helpommin, onko työlle

määritelty työvaiheet oikein, silloin kun eritellään työhön kuluva aika työrivikohtaisesti. Jos käytetään

ajanvarausta, näkyy tämän alla myös, paljonko aikaa määräyukselle on varattu ajanvarauksella..

HUOMAUTUS KESKENERÄISISTÄ MÄÄRÄYKSISTÄ

Jos aloitetaan tekemään määräystä ajoneuvolle, jolle löytyy jo avoin, kustannusarvio tai

laskuttamatta oleva työmääräys, huomautetaan niistä kun rekisteri syötetään. Näin vältetään

tilanteita jossa asiakkaalle on jo tehty määräys tai kustannusarvio, haettu sille työt ja varaosat ja sen

jälkeen toinen henkilö alkaisi määräyksen tekemisen uudestaan. Tai että asiakkaan tilaamista

lisätöistä tehtäisiin vahingossa erillinen määräys, joka siten voisi jäädä jopa laskuttamatta..

ALENNUKSEN ANTAMINEN TYÖHINNASTA

Myös työriveillä on alennusprosentti- sarake. Tämä alennus on määritettävissä asiakaskohtaisesti ja

estettyä halutuista työvaiheista. Prosentti voidaan asettaa suoraan asiakkaan tietoruudulla. Esto

alennuksen antamiseen on puolestaan työvaiheen tietoruudulla. Asiakkaan tietoruudulla voidan

määrittää myös asiakaskohtainen normaalista poikkeava tuntiveloitus.

MÄÄRÄYKSEN PÄIVÄYSTEN MUUTTAMINEN

Tuotu-, valmis- ja noutopäivämääriä voidaan muokata määräysruudun yläreunassa.


PIKATILAUSTEN JA PIKALASKELMIEN HAKU MÄÄRÄYKSELLE

Työmääräyksellä on Selaa- painikkeet pikatilausten ja pikalaskelmien tuotteiden hakemiseen. Näitä

voidaan hakea työmääräyksille, esim. jos varaosatiskillä on tehty asiakkaalle laskelma varaosista, ja

osien pohjalta halutaan tehdä työmääräys.

MÄÄRÄYSRUUDUN TOIMINNOT HIIREN OIKEALLA JA LISÄTOIMINNOT- PAINIKE

Työmääräyksen tuoteriveillä hiiren oikealla avautuu apuvalikko, jossa on runsaasti aputoimintoja,

joista monet ovat samoja kuin esimerkiksi ohjelman myyntiruuduilla. Esimerkkinä hintahistoria ja

tuotetyypin tietojen avaaminen.

Ruudun alareunassa on puolestaan painike Lisätoiminnot, josta löytyy esimerkiksi suorituksen

kirjaustoiminto. Jos asiakas haluaa maksaa esimerkiksi laskun käteisellä, se onnistuu tällä nopeasti.

KÄYTETTÄVIEN KENTTIEN VALINTA TYÖMÄÄRÄYSRUUDUN RIVEILLÄ

Useimmiten kaikkia määräyksellä olevia tietoja ei tarvita, kuten esimerkiksi rivikohtainen vaativuus,

verokanta tai ohjeaika. Ne voidaan saada pois näkyvistä. Kenttien piilottaminen voidaan tehdä työ- ja

tuoteriveiltä. Sarakeasetukset avautuvat hiiren oikealla näppäimellä, valikon kohdassa Lisäkentät.

Valinnat tallentuvat verkkokäytössä kaikille koneille. Seuraavassa näkyvät valittavat kentät.

PIDENNETYN TYÖRIVIN TEHTÄVÄKENTÄN KÄYTTÖ

Työmääräyksen työriveille tulostuva Tehtävä- kenttä jatkuu Selvitys- kentän kohdalle, mikäli erillistä

selvityskenttää ei käytetä. Näin tila ei lopu kesken tehtävää määriteltäessä, vaan voidaan kirjoittaa

jopa 70 merkkiä pitkä työnimike. Eli edellisessä kohdassa neuvotulla tavalla ruksataan tällöin ruksi

pois kohdasta Selvitys.

VARAOSIEN KATTEEN NÄYTTÄMINEN


Määräyksen Tuotteet- välilehdellä, tuoterivien alapuolella on katekenttä. Siitä nähdään kohdalla

olevan tuoterivin kateprosentti sekä määräyksen tuotteiden yhteiskate prosenttina. Kenttä ei näy

mikäli se on asetuksilla estetty. Tällöin kannattaa tarkistaa Työmääräysruutu- välilehden asetus

Ostohinnat näkyvissä, joka määrää myös onko kate näkyvissä.

Myös ostohinnat on voitu estää näkyvistä käyttäjätason avulla. Se asetetaan Suojaukset- välilehdellä

kohdasta Ostohinnan käyttäjätaso.

HUOMAUTUS ASIAKKAALLE

Kenttä ”Huomautus asiakkaalle” on määräysruudun Selvitys- välilehdellä. Siihen voidaan laittaa

tärkeä muistutus asiakkaalle, kuten esim. ”Tietty osa vaihdettava pikaisesti”. Kenttä tulostuu

määräyksen loppuun, loppusummien yhteyteen. Huomautustekstille saa valittua halutaanko se

lihavoidulla vai normaalilla tekstillä. Asetus on kohdassa Tulostusasetukset | Korjaamotulostus |

Määräyksen huomautus lihavoituna. Oletuksena on lihavointi. Raportoinnista voidaan ottaa

tarvittaessa lista niistä määräyksistä, joille on kirjattu näitä huomautuksia. Eli esimerkiksi tarjota

asiakkaalle lisätyötä jonka tarpeesta on huomautettu.

TUOTTEIDEN TILAAMINEN TYÖMÄÄRÄYSRUUDULTA KÄSIN

Tuotteiden tilaaminen onnistuu määräysruudulta, tuoteriveillä oltaessa, näppäimellä <. Toiminto on

siis sama kuin myyntiruudullakin. Tällöin avautuu sama tilausehdotukselle lisäämisen ikkuna, kuten

myyntiruudussakin. Tämän jälkeen tuotteet siirtyvät tuotteen toimittajan tilausehdotukselle.

Tällöin tärkeä tieto on viite- kenttä, jonka avulla ostotilauksissa ja varastoontulovaiheessa tiedetään,

mille työlle tai ajoneuvolle varaosat on tilattu. Viitetekstiin voidaan vaikuttaa asetuksella, eli siihen

minkä ohjelma tarjoaa oletuksena viitteeksi. Asetus valitaan kohdassa Korjaamoasetukset |

Työmääräysruutu | Tilausviitteen muoto.


Siinä voidaan siis valita, tuleeko viitteeksi työmääräysnumero, vai sen lisäksi myös rekisterinumero.

Voidaan myös valita että viitteeseen tulevat auton tekniset tiedot eli määräysnumero ja auton

merkki, malli ja iskutilavuus. Yhtenä vaihtoehtona on myös päivämäärä ja asiakkaan nimi, joka tulee

kysymykseen esimerkiksi silloin kun korjataan muita kuin autoja.

Ajoneuvon tietojen lähettämistä voidaan hyödyntää silloin kun lähetetään tilaus varaosaliikkeeseen,

jonka tehtäväksi jää etsiä ajoneuvoon oikeat osat, tai ainakin varmistaa että osa sopii kyseiseen

autoon. Jos tilaaja ei tiedä tuotekoodia, vaan kirjoittaa tuotteen nimen, viitetekstistä voidaan nähdä

mihin automalliin kyseinen tuote tarvitaan. Esim. ”Öljynsuodatin / Opel Vectra 2000 1.8”

MÄÄRÄYKSEN TUOTTEIDEN TILAAMINEN, JOITA EI VARASTOSSA

Edellä käsiteltiin tilanne, että siirretään yksittäinen määräyksen tuoterivi ostotilaukseen. Jos

kuitenkin pidetään varastoa yllä ohjelmassa, jolloin ohjelma tietää mitä tuotteita on varastossa,

voidaan automatisoida toimintaa siten, että ohjelma siirtää automaattisesti tilausehdotukselle

tuotteet, joita määräykselle lisätään, ja joita ei ole varastossa.

Tällöin kun tallennetaan työmääräys OK painikkeella, ohjelma ilmoittaa, mikäli se havaitsi, että

määräykselle lisättiin tuotteita, joita ei ollut varastossa kyseistä määrää. Eli joita pitää tilata.

Toiminto asetetaan kohdasta Korjaamoasetukset | Työmääräysruutu | Lisää puuttuvat tuotteet

tilausehdotuksille.

Jos halutaan estää kaatoryhmätuotteita menemästä tässä tapauksessa tilausehdotuksille, voidaan

niiden meneminen säätää seuraavalla asetuksella, samalta Työmääräysruutu- välilehdeltä:

Asetus laitetaan siis Ei- asentoon, kun kaatoryhmätuotteiden tilaaminen halutaan estää.

Jos estoa ei ole päällä, kaikki kaatoryhmätuotteet lisätääntilausehdotukselle. Näin sellaisetkin

tuotteet, joille ei tiedetä varaosanumeroa, menevät tilauskirjalle, ja voidaan tilata tuote


vapaamuotoisella nimikkeellä varaosaliikkeeltä. Tämän käyttöä täydentää mahdollisuus laittaa

viitetekstiksi ajoneuvon merkki ja malli, jolloin esimerkiksi varaosaliike pystyy myymään oikean

tuotteen pelkällä tuotenimellä.

Samassa yhteydessä voi olla tarpeen säätää, mikä tässä toiminnossa menee viitetietona

ostotilaukselle. Korjaamoasetusten Työmääräysruutu -välilehdellä valitaan tilausviitteen tarkka

muoto. Voi riittää pelkkä työmääräyksen numero, mutta vaihtoehtoisesti voidaan saada myös

esimerkiksi rekisterinumero, jolla esimerkiksi varaosaliike voi selvittää ajoneuvon tarkat tiedot On

myös mahdollista välittää ajoneuvon tarkat tiedot jotka ohjelma ottaa määräyksen ajoneuvolta, eli

määräyksen numero, merkki, malli ja iskutilavuus. Tilausviitteestä on kerrottu ohjeissa erikseen

tarkemmin.

KIINTEÄN LISÄTEKSTIN TULOSTAMINEN TYÖMÄÄRÄYKSIIN

Työmääräyksillä on kiinteän lisätekstin käyttömahdollisuus, joka tulostuu työmääräyksen loppuun.

Tällä tavalla kaikilel määräyksille saadaan tulostumaan kiinteä tiedotus- tai mainosteksti kuten

esim. ”Korjauksessa käytetty vain alkuperäisiä osia jne.”. Alatekstit määritetään työmääräyksellä

olevalla Tekstit -välilehdellä (kts. kuva). Teksti lisätään ensin ja painetaan sitten Aseta oletus.

OSTOLÄHETTEEN NUMERON KIRJAAMINEN TYÖRIVEILLE

Määräyksen tuoteriveille saadaan näkyviin kenttä lähetenumero. Kenttään voidaan syöttää tuotteen

ostolähetteen numero, eli toimittajan lähetenumero. Näin kontrolloidaan, mihin

työmääräykseen/autoon mikäkin ostettu tuoterivi on käytetty. Eli raportilla voidaan katsoa, mille

työmääräyksille ja mihin autoihin varaosat on laitettu. Tämä laitetaan päälle korjaamoasetusten

Työmääräysruutu- välilehdeltä. On varmistettava, ettei sitä ole piilotettu määräyksen

sarakeasetuksilla. Joten oltaessa tuoteriveillä, hiiren oikealla painetaan”Lisäkentät” ja ruksataan

sieltä ”Lähetenumeo”.

MÄÄRÄYKSEN TILA ”KERÄTTY”

Määräyksellä on myös tila “Kerätty”. Korjaamo voi laittaa määräyksen tähän tilaan, kun kaikki

määräykselle tarvittavat varaosat on valmiiksi kerätty varastosta ja vastaanotettu toimittajilta. Eli työ

on valmis aloitettavaksi.

TARKISTUS, LÖYTYYKÖ LISÄTTÄVÄ TUOTEKOODI MÄÄRÄYKSELTÄ


Määräysruudulle voidaan saada uuden tuotteen haun yhteyteen tuotekooditarkistus. Ohjelma

ilmoittaa tällöin ”Tuote löytyy jo ennestään tuoteriveiltä. Haluatko siirtyä tuoteriville?”. Toiminnon

avulla voidaan estää saman varaosan veloittaminen vahingossa kahteen kertaan asiakkaalta. Asetus

valitaan kohdasta Korjaamoasetukset |Työmääräysruutu | Tarkista löytyykö tuotekoodi ennestään

määräykseltä. Tarkistus ei ole oletuksena päällä.

VAROITUS JOS MÄÄRÄYKSEN KAIKILLE TYÖRIVEILLE EI SYÖTETTY VELOITETTAVAA HINTAA

Tilanteessa, että työmääräykselle on laitettu työrivejä, mutta niille ei ole merkitty veloitettavaa

kappale- tai tuntimäärää, voidaan saada automaattinen varoitus. Tällöin rivi siis voisi jäädä

veloittamatta asiakkaalta. Näin estetään jonkin työvaiheen jääminen vahingossa kokonaan

laskuttamatta. Varoituksen voi ohittaa, jos kyseistä riviä ei ole tarkoituskaan veloittaa. Varoitus

laitetaan päälle Korjaamoasetukset | Työmääräysruutu | Varoita jos nollasummaisia työrivejä.

TUOTERIVIEN ASENTAJAKSI VALINNAISESTI MÄÄRÄYKSEN TYÖNJOHTAJA

Työmääräyksen tuoterivien asentajaksi voidaan saada tulemaan oletuksena määräyksen työnjohtaja,

pääasentajan sijaan. Tämä valitaan asetusten kohdasta Korjaamoasetukset | Työmääräysruutu |

Tuoterivien asentajaksi. Vaihtoehdot ovat ”Pääasentaja” ja ”Työnjohtaja”. Tämä on tarpeen jos yritys

seuraa työmääräyksille myytäviä varaosia työntekijäraporteissa myyjän, eikä asentajan mukaan. Jos

tämä valinta on päällä, ja määräysruudulla vaihdetaan työnjohtajaa, ohjelma myös kysyy ”Muutatko

työnjohtajan kaikille tuoteriveille?”.


AJONEUVON KOODIKENTTÄ VALMISTAJAN KÄYTTÄMÄLLE AJONEUVOKOODILLE

Ajoneuvon tiedoissa on kenttä Valmistajan koodi. Tätä tarvitaan ensisijaisesti

merkkikorjaamokäytössä, jolloin siihen voidaan tallentaa valmistajan käyttämä mallikoodi

ajoneuvosta. Koodilla voidaan puolestaan hakea töiden ohjeaikoja. Tällöin on oltava käytössä asetus

Korjaamoasetukset | Työmääräysruutu | Mallikohtainen työaikakäsittely. Tällöin määräyksen

ajoneuvon mallikoodi tulee automaattisesti työvaiheiden hakuruutuun rajaukseksi, kenttään

Ajoneuvon malli. Ohjelma osaa hakea ohjeajoista tällöin mallikohtaisen ohjeajan.

MÄÄRÄYKSILLE LISÄTTYJEN TUOTERIVIEN TARKEMPI SEURANTA

Työmääräyksen muutoslokin perusteella pystytään tarvittaessa selvittämään, milloin tietty tuote on

lisätty määräykselle. Tieto voi olla tarpeen varaston selvitystapauksissa, koska tuote on vähentynyt

varastosta sillä hetkellä, kun tuote on lisätty määräykselle. Esimerkiksi inventaario- ja epäselvien

saldojen selvittämistilanteissa tästä saadaan tarkat tiedot. Vuositoimien yhteydessä poistetaan kahta

vuotta vanhemmat lokitiedot automaattisesti.

VARASTOSALDON NÄYTTÄMINEN TYÖMÄÄRÄYSRUUDUN TUOTERIVEILLÄ

Määräysruudulla voidaan tuoteriveille lisätä näkyviin tuotteen varastosaldo. Tällöin nähdään kerralla,

mitkä varaosarivit löytyvät varastosta, ja mitä tilataan. Sarakkeen käyttöönotto tapahtuu painamalla

tuoterivien kohdalla hiiren oikeaa, sieltä ”Lisäkentät”, joista ruksataan Varastossa.


OSTOHINNAN JA KATTEEN NÄKYMISEN VALITSEMINEN TYÖMÄÄRÄYSRUUDULLA

Vaikkei ostohintojen haluta näkyvän määräysruudulla, voidaan saada näkyviin silti kate vasempaan

alareunaan, tai toisinpäin. Asetus valitaan kohdasta Korjaamoasetukset | Työmääräysruutu |

Ostohinnat näkyvissä. Vaihtoehdot ovat Ei näytetä, Ostohinta, Kate ja Ostohinta ja kate.

OSTOHINNAN JA KATTEEN PIILOTTAMINEN TILANNEKOHTAISESTI TYÖMÄÄRÄYSRUUDULLA

Jos ruudulla on käyttöoikeuksin sallittu ostohintojen näyttäminen, ne voidaan saada

tilannekohtaisesti piiloon ja takaisin näppäilyllä Ctrl + Alt + <, esimerkiksi jos asiakas näkee ruudulle.

AJONEUVORUUDULLA MUUTETTU ASIAKAS VAIHTAMAAN MÄÄRÄYKSEN ASIAKKAAN

Jos ajoneuvoruudulla vaihdetaan ajoneuvon omistaja, ohjelma kysyy työmääräykselle palattaessa,

vaihdetaanko asiakas myös määräykselle.

ASIAKKAAN VAIHTAMINEN TYÖMÄÄRÄYKSELLÄ PÄIVITTÄÄ MYÖS TYÖRIVEILLE ALENNUKSET

Jos työmääräyksen työriville vaihdetaan asiakasta ja asiakkaan tietoihin on määritelty tietty

alennusprosentti töistä, niin ohjelma kysyy, muutetaanko kyseinen alennus työriville.

TYÖNJOHTAJAN VALIKOSSA NÄKYVIIN VAIN TYÖNJOHTAJIKSI VALITUT KÄYTTÄJÄT

Samalla tavalla kun voidaan merkitä, ketkä työntekijöistä ovat asentajia (jotka näytetään asentajan

valintaruudulla), niin voidaan valita työnjohtajat. Tämä on tarpeen korjaamoissa, joissa käyttäjiä on

pitkä lista. Työnjohtaja on siis työmääräyksen myyjä.

Käytäntö otetaan käyttöön asetusten kohdasta Korjaamoasetukset | Työmääräysruutu | Näytä

työnjohtaja- valikossa vain työnjohtajiksi merkityt. Sen jälkeen työntekijäruudulla lisätään tämä

tehtävä kullekin käyttäjälle. Tämä tapahtuu painamalla käyttäjän tietoruudulla ”Lisää tehtävä” ja

valitsemalla valikosta TYÖNJOHTAJA.


TYÖMÄÄRÄYSTEN LISÄTILOJEN MÄÄRITTÄMINEN

Työmääräykselle voidaan lisätä itse määriteltäviä tiloja. Ohjelma käsittelee näitä tiloja samalla tavalla

kuin esimerkiksi tilaa KESKEN, eli näissä tiloissa olevat työmääräykset näkyvät avoimina.

Tarkoituksena on, että yritys voi halutessaan muuttaa työmääräyksen kulkua siten, että määräys

ensin käy hyväksyttävänä esimerkiksi työnjohtajalla, joka merkitsee sen tilaan TYÖT OK, ja toinen

henkilö sen jälkeen tarkistaa varaosien hinnat ja määrät ja merkitsee työn tilaan OSAT OK. Tätä

jokainen yritys voi soveltaa omalla tavallaan. Nämä uudet tilat näkyvät kyseisen alasvetovalikon

lopussa vakiotilojen jälkeen. Lisätilat asetetaan kohdassa Asetukset | Korjaamoasetukset | Tilat ja

tyypit | Työmääräyksen lisätilat. Kunkin tilan alkuun ja loppuun pitää laittaa lainausmerkit ( ”) ja

erotinmerkiksi pilkku (kts. kuva).

MAKSUTAVAN VAIHTAMINEN TYÖMÄÄRÄYKSEN PÄÄTTÄMISRUUDUSSA

Kun työmääräystä ollaan päättämässä myynniksi, ja on painettu päätä myynniksi- painiketta (F12),

tällä ruudulla voidaan vielä korjata maksutapa. Lisäksi maksutavan vaihtaminen voidaan tehdä

näppäintoimintona §- näppäimellä. Ohjelma tarkistaa tällöin luottorajan, jos vaihdetaan

laskutusmyynniksi.

POIKKEAVAN TULOSTIMEN MÄÄRITTELY TYÖMÄÄRÄYSLASKUJEN TULOSTAMISEEN

Työlaskut voidaan ohjata määrätylle oletuksesta poikkeavalle tulostimelle. Tämä on tarpeen

esimerkiksi jos laskutusta tehdään etänä ja halutaan tulostaa etäkoneelle. Asetus on kohdassa

Tulostusasetukset | Oletustulostimet | Laskun tulostin.


TYÖMÄÄRÄYSTEN LUOKITTELU

Työmääräyksen Muut tiedot- välilehdellä on työn luokitusten taulukko. Näillä luokituksilla voidaan

rajata huoltohistoriaa, huoltohistoriaruudulla.

Työtyyppejä voi tehdä työtyyppien kohdalla hiiren oikealla näppäimellä, toiminnolla ”Luo uusi

työtyyppi”.

MAHDOLLISUUS ESTÄÄ TUOTTEIDEN, JOITA EI VARASTOSSA, LISÄYS TYÖMÄÄRÄYKSILLE

On mahdollista estää kokonaan varastovirheet aiheutuen siitä, että työmääräyksille on laitettu

tuotteita, joita ei ole vielä kirjattu varastoon. Tällä pakotetaan käyttäjät huolehtimaan ensin

varastoon kirjauksista, jolloin varasto ei pääse menemään sekaisin. Tällöin työmääräystä ei voi

hyväksyä ennen kuin kaikki tuotteet, jotka sille on laitettu, ovat varastossa. Asetus on kohdassa

Korjaamoasetukset | Työmääräysruutu | Varaston ohi myynnin esto.

POIKKEAVAN PUHELINNUMERON SYÖTTÄMINEN TYÖMÄÄRÄYKSELLE

Jos esimerkiksi yritysasiakkaalla on useita henkilöitä, jotka asioivat huollossa, voidaan syöttää

matkapuhelinnumero, johon valmistumis- tekstiviesti lähetetään. Tätä voidaan käyttää myös

tilapäisasiakkaiden asiakasnumerolle, ellei jokaista asiakasta perusteta asiakaskortistoon. Poikkeava

numero syötetään työmääräyksen välilehdellä Muut tiedot.

Ellei poikkeavaa numeroa syötetä, käyttää ohjelma entiseen tapaan asiakkaan tiedoissa olevaa

matkapuhelinnumeroa. Ohjelma näyttää sen poikkeavan numeron syöttöruudun vieressä, jotta se

voidaan siitä helposti tarkistaa. Kuvan esimerkissä asiakastiedoissa ei ole matkapuhelinnumeroa.

Asetettu poikkeava numero ei muutu, vaikka asiakasta vaihdetaan työmääräykselle. Tällä on estetty,

ettei kerran syötetty numero poistu missään tilanteessa, jolloin viesti jäisi lähtemättä. Vastaavasti jos

asiakas todellisesti vaihtuu, on syytä tarkistaa, ettei poikkeava numero jää vahingossa jäljelle.


KAIKKIEN TYÖMÄÄRÄYKSEN RIVIEN VIENTI KERRALLA OSTOTILAUKSELLE

Työmääräyksen tuotteiden tilaamiseen on toiminto, jolla määräykselle haetut tuotteet voidaan viedä

kerralla ostotilauksille. Toiminto käynnistetään näppäilyllä Ctrl+ < tai ruudun apuvalikosta

”Lisätoiminnot”. Viitteen sisältö määrätään asetuksella Korjaamoasetukset | Työmääräysruutu |

Tilausviitteen muoto.

Ruudulla voidaan valita, suodattaako toiminto työmääräyksen riveistä suoraan pois ne, joita ei ole

varastossa. Ruudulla on myös valintaruksi sille, huomioidaanko varaukset, tilausehdotuksilla ja’tai

tilauksilla olevat tuotteet, jolloin varastosaldosta vähennetään nämä. Ellei yrityksessä pidetä

varastosaldoja yllä kaikilla tuotteilla, voidaan myös valita, että ohjelma käsittelee miinuksella olevat

saldot nollasaldoina, laskiessaan tilattavaa määrää.

Huom! Toiminto ei huomioi sitä, onko rivi jo ennestään tilattu, vaan toiminnon tarkoitus on vain

nopeuttaa manuaalista tilaamista, eli käyttäjä tekee päätöksen, mitä tuotetta halutaan tilata.

Huom! Aiemmin Ctrl+ <:llä käynnistynyt rivin ostohintojen piilotus käynnistyy Ctrl+Alt+< näppäilyllä.


MÄÄRÄYKSEN SELVITYS- JA HUOMAUTUS- KENTTIEN TILAN SÄÄTÄMINEN

Selvitys- ja huomautus kentät varaavat käyttöönsä koko ruudulla olevan tilan, jolloin useimmiten

pitkätkin selvitykset näkyvät yhdellä kertaa. Näiden välistä suhdetta, kuinka suurena näkyy selvitys,

kuinka suurena (sen alla oleva) huomautus asiakkaalle, voidaan säätää niiden välillä olevasta ns.

liukupalkista. Eli kuvassa olevaan ”……” kohtaan hiirellä tarttumalla voidaan jakaa tila selvitys /

huomautus kenttien välille sopivaan suhteeseen, riippuen näytön koosta.

MÄÄRÄYKSILLÄ OLEVA MÄÄRÄ NÄKYVIIN TUOTTEEN TILASTOPALKKIIN

Työmääräyksillä oleva määrä tuotetta on normaalisti aina poistettu jo varastosta, poikkeuksena vain

kustannusarviot. Inventaariossa on kuitenkin tarpeen tietää, onko tuotetta avoimilla työmääräyksillä,

tuotteet kun voivat olla vielä varastossa odottamassa asennusta. Tämä työmääräyksillä oleva määrä

voidaan nähdä tuotteen tilastotiedoissa varastosaldon yhteydessä, kohdassa ”Töillä”. Tämä näkyy

useimmilla ruuduilla. Luku ei sisällä kustannusarvioilla tai laskutetuilla töillä olevia määriä. Tämä

otetaan käyttöön kohdasta Yleiset asetukset | Myyntiruutu | Näytä työmääräyksillä oleva määrä

tapahtumaruuduilla. Tämä vaatii, että käytössä on min. 1024x768 resoluutio.

TYÖMÄÄRÄYSLASKUN PÄIVÄÄMINEN POIKKEAVALLE PÄIVÄMÄÄRÄLLE

Työmääräyksen myynniksi päättämisen ruudulla voidaan ruksata Poikkeava laskun päiväys ja antaa

päiväys, aikaisintaan 14 pv aiemmaksi. Myöhemmäksi päivämäärää ei voi asettaa. Mahdollisuus on,

jotta esimerkiksi kuukauden vaihteessa laskut voidaan päivätä edelliskuulle, ellei päästä

laskuttamaan kuukauden viimeisenä päivänä.


TYÖMÄÄRÄYSTULOSTEEN ULKOASUN SÄÄTÄMINEN

KORJAAMON TULOSTUSASETUKSET

Korjaamon normaalit tulostusasetukset ovat kohdassa Asetukset | Tulostusasetukset |

Korjaamotulostus.

TULOSTETTAVIEN KENTTIEN VALITSEMINEN

MÄÄRÄYKSEN OTSIKKOTEKSTI

Mikäli työmääräysten laskutus/veloittaminen suoritetaan toisella järjestelmällä, ei tulosteissa saa

näkyä termejä "Kuitti" tai "Lasku". Myös muissa tilanteissa oletustekstejä voi tulla tarpeen muuttaa.

Tekstit voidaan määrätä tulostusasetuksissa Korjaamotulostus- välilehden kuvan asetuksista. Näitä

voidaan hyödyntää mm. huoltamojen yhteydessä toimivissa korjaamoissa ja oppilaitoksissa.

PUHELINNUMERON TULOSTAMINEN

Korjaamotulostus- välilehden asetuksesta Asiakkaan puhelinnumeron tulostumispaikka voidaan

valita, tulostetaanko puhelin asiakastietojen yhteyteen määräyksen oikeaan reunaan. Tällöin

puhelinnumero ei missään tapauksessa näy ikkunakuoresta ulos (vrt. esim. salaiset numerot).

MYYJÄN NIMIKKEEN VALITSEMINEN TYÖMÄÄRÄYSTULOSTEELLE

Määräykselle tulostuva Myyjä – nimike voidaan korvata, esimerkiksi jos se halutaan korvata esim.

tekstiksi ”Teitä palveli” tai ”Työn vastaanotti”. Tämä laitetaan korjaamoasetuksissa Korjaamon

oletustiedot – välilehdellä seuraavasta kohdasta:


REKISTERINUMERON JÄTTÄMINEN TULOSTAMATTA

Rekisterinumero voidaan jättää tulostamatta määräykseltä. Tätä käyttävät mm. koneistamot joissa

moottoreilla ei ole rekisteriä tai muuta tunnistetta. Tämä tapahtuu kohdassa Tulostusasetukset |

Korjaamotulostus |Tulostetaanko rek-nro määräykselle.

TYÖMÄÄRÄYKSELLE VEROLLISUUDEN MERKINNÄT KOROSTETTUNA

Työmääräykselle voidaan saada loppusummien yhteyteen teksti ”Hinnat sisältävät alv:n”

Korjaamotulostus- välilehden asetuksella.

Teksti ALV REK. teksti voidaan valita tulostusasetuksien tulostus-välilehdeltä

KUITTAUSTEKSTIEN MÄÄRITTÄMINEN

ASIAKKAAN KUITTAUSRIVI TYÖN SISÄÄNOTTOVAIHEESSA

Määräykselle voidaan tulostaa vapaamuotoinen kuittausrivi joka tulostuu kun määräys tulostetaan

ensimmäisen kerran, eli määräyksen perustamisvaiheessa. Tällöin tekstiksi voidaan asettaa esim.

"Hyväksyn mainitut työt tehtäväksi". Myös lisäehtoja voi kirjoittaa käytettävissä olevan pituuden

rajoissa, esim. "Töihin sovelletaan Korjaamo Ry:n yleisiä korjausehtoja” tai ”Vaihdetut osat jäävät

myyjälle." Tämä tekstin asetetaan asetusten Korjaamotulostus- välilehdeltä seuraavasta kohdasta.

ASIAKKAAN KUITTAUSRIVI LASKUTUSVAIHEESSA

Työlaskulle ja -kuitille tulostuva noutovaiheen kuittausrivi asetetaan kohdassa Tulostusasetukset |

Korjaamotulostus | Kuittausrivin otsikko.

TYÖN PIDENNETTY VASTAANOTTOKUITTAUS

Työmääräykselle on asetettavissa vapaamuotoinen tekstiosuus työn vastaanottokuittauksia varten.

Työn vastaanottovaiheessa vaaditaan mm. erilaisten laatujärjestelmien tapauksessa että asiakas

hyväksyy työn ehdot, kuten sen, että työssä noudatetaan määrättyjä sopimusehtoja. Niin ikään

voidaan kirjallisesti merkitä, merkitä mitkä työt sovitaan laskutettaviksi, esim. vian etsintä sekä se,

jäävätkö vanhat osat korjaamolle vai asiakkaalle.


Vapaamuotoisen tekstin käyttö laitetaan päälle kohdasta Tulostusasetukset | Korjaamotulostus.

Tulostuminen voidaan määrätä tulostumaan työmääräyksille joko aina, tai vain tulostettaessa

määräys hinnoilla. Ilman hintoja tulostaessa jätetään tällöin kuittausteksti tulostumatta. Asetus

koskee nimenomaan työmääräys-tulostetta, ei määräyksestä tehtävää laskua tai kuittia.

Tekstin määritysruutu avataan työmääräyslista- ruudun apuvalikosta Lisätoiminnot.

Määritysruutu on kuvan mukainen, ja oletuksena tulee kuvassa näkyvä pohjateksti.

Tässä muokattu teksti tulostuu työmääräyksen alaosaan normaalien kuittausten tilalle. Näitä ei

kuitenkaan tulostu myynnin päättämisvaiheessa, eli tekstiä ei tule toki laskuihin eikä kuitteihin.

OLETUKSENA TULEVA HINTOJEN TULOSTUSTAVAN VALINTA

Normaalitapa, miten työmääräys tulostetaan, voidaan tallentaa asetuksiin. Tällöin määräys tulee

tulostetuksi aina halutulla tavalla. Joissakin korjaamoissa halutaan, ettei asentajalle annettavaan

määräykseen tulostu hinnat, kun taas joskus halutaan hintojen olevan näkyvissä, esimerkiksi jos

määräys toimii myös kustannusarviona. Kuvan asetus on Korjaamotulostus- välilehdellä.

KASSA-ALENNUKSELLA VÄHENNETYN SUMMAN TULOSTAMINEN


Laskun kassa-alennettu summa voidaan tulostaa tavallisiin sekä työmääräyslaskuihin.

Tämä valitaan kohdasta Tulostusasetukset | Laskutulostus | Tulosta kassa-alennettu summa.

OLETUKSENA TULEVA TUNTIMÄÄRIEN TULOSTUSTAVAN VALINTA

Työlaskun tulostusvaiheessa voidaan valita, tulostetaanko määräykseen näkyviin tuntimäärät.

Tämä valitaan ruudulla kohdassa Tulosta tuntimäärät. Ruksin tuleminen oletuksena voidaan valita

kohdassa Tulostusasetukset | Korjaamotulostus| Tulostetaanko tuntimäärät (oletusarvo).

NOLLAHINTAISTEN TUOTERIVIEN PIILOTTAMINEN LASKULTA

Joskus määräykselle ei haluta tulostaa erikseen kaikkia pikkuosia, joita työhön on käytetty.

Määräyksestä voi tällöin tulla pitkä ja asiakkaalle epäselvä. Tällöin voidaan tehdä niin, ettei tulosteta

määräykselle lainkaan tuoterivejä, joiden summa on nolla. Kommenttirivit kuitenkin tulostuvat. Näin

saadaan kaikki korjaukseen käytetyt ”pikkunippelit” poistumaan varastosta, kun niiden hinnat on ensi

nollattu. Niistä voidaan tehdä erillinen rivi esim. nimikkeellä "tarvikkeet". Näiden osuuden voi

mahdollisesti myös korvata pelkkä pientarvikelisä.

Toiminto valitaan kohdasta Tulostusasetukset | Korjaamotulostus| Piilota nollasummaiset tuoterivit

tulosteista.

MÄÄRÄYKSEN TULOSTAMINEN ILMAN TUOTERIVEJÄ

Työmääräykset voidaan tulostaa kokonaan ilman tuoterivejä määräyksen tulostusruudun

ruksivalinnasta. Tuotteiden summa näkyy kuitenkin tulosteessa. Valinta koskee vain työmääräyksiä,

ei niistä tehtäviä laskuja tai kuitteja. Näin joissakin tapauksissa paperia säästyy ja tuloste on

selkeämpi sisäisessä käytössä.


MÄÄRÄYSTULOSTEIDEN VEROLLISUUS / VEROTTOMUUS

KESKEN OLEVIEN TYÖMÄÄRÄYSTEN TULOSTUKSEN VEROLLISUUDEN VALITSEMINEN

Kohdassa Tulostusasetukset | Korjaamotulostus | Työmääräysten hintojen esittäminen voidaan

määritellä, että kaikki työmääräysten välitulosteet tulostetaan joko verollisin tai verottomin hinnoin.

Riippumatta siitä, onko maksutapa lasku vai käteinen. Valinnalla korjaamolla saadaan siis kaikki

työmääräykset samassa verollisuudella.

RIVIKOHTAINEN ALV % POIS TYÖMÄÄRÄYSTULOSTEELTA

Työmääräystulosteen riveiltä voidaan saada pois verokanta-%, jos se määrätty pois Tulostus-

välilehden Alv % tuoteriveillä -asetuksella. Verottajan suositus on, että verokanta olisi näkyvissä

riveittäin, mutta jos asiakkaat pitävät merkintää epäselvänä, se on näin tarvittaessa saatavissa pois..

KUSTANNUSARVION TULOSTAMINEN OTSIKOILLA TARJOUS/TILAUSVAHVISTUS

Määräyksen kustannusarvion tulostusruudulla voidaan valita, tulostetaanko kustannusarvion

otsikoksi ”Kustannusarvio”, ”Tarjous” vai ”Tilausvahvistus”. Kyse on siis ruutu, joka aukeaa kun

painetaan uudella työmääräysruudulla ”Kustannusarvio” painiketta. Esimerkiksi kun asiakas hyväksyy

työstä tehdyn tarjouksen, siitä voidaan tulostaa asiakkaalle ”virallinen” tilausvahvistus samoin

tiedoin. Jotkut yritykset kun vaativat tilausvahvistuksen suuremmista töistä. Samoin kustannusarvio

ja lopullinen tarjous tarkoittavat eri asiaa, joten tämä voidaan valita.

POIKKEAVAN ERÄPÄIVÄN VALITSEMINEN TYÖMÄÄRÄYKSELLE

Työmääräykselle on mahdollista määrätä maksuehdoista poikkeava eräpäivä. Se on mahdollista

asettaa vain laskutushetkellä (jos eräpäivä asetettaisiin etukäteen, se vääristyisi mikäli määräyksen

laskutus viivästyy). Poikkeava eräpäivä- kenttä on määräysruudun yläreunassa. Kun se halutaan

asettaa, ruksataan ensin ko. kenttä, jonka jälkeen asetetaan päivämäärä. Tämä kenttä on näkyvissä

vain, kun työmääräyksen maksutavaksi on valittu lasku.

TYÖLÄHETTEEN TOIMITUSPÄIVÄKSI MÄÄRÄYKSEN VALMISTUMISPÄIVÄ


Kun määräys päätetään työlähetteeksi, lähetteen toimituspäiväksi voidaan valita menemään

laskutuspäivän sijaan määräyksen valmistumispäivä. Tämä toimintatapa valitaan asetuksella Yleiset

asetukset | Työmääräyslähetteet | Työlähetteen toimituspäiväksi . Siinä vaihtoehdot ovat

”Laskutuspvm” ja ”Määräyksen valmis pvm”. Tämä toimituspäivä tulostuu koontilaskulle lähetteen

erittelyriville, jossa siis näkyy mm. lähetteen numero, myyjä ym. tiedot.

TILAPÄISASIAKAS AUTOMAATTISESTI MÄÄRÄYKSELLE, ELLEI ASIAKASTA VALITTUNA

Ellei määräysruudulla ole valittu asiakasta, voidaan asiakasnumero saada vaihtumaan automaattisesti

9999:ksi, joka on ohjelmassa tilapäisasiakas. Tilapäisasiakas 9999 käsittely on myös pikatilausten

yhteydessä, kun asiakasta ei ole valittu. Toiminto toimii siten, että kun määräystä tallennetaan tai

viedään myynniksi, ja asiakasta ei ole valittuna, tulee kuvan kysymys. Automatiikka laitetaan päälle

kohdasta Korjaamoasetukset | Työmääräysruutu | Ehdota tilapäisasiakasta, ellei määräykselle valittu

asiakasta.

MYYNNINHALLINNASSA JÄLKITULOSTUKSESSA TULOSTUS TYÖMÄÄRÄYSMUODOSSA

Kun tulostetaan myynninhallinnassa tai myyntireskontra- ruudulla lasku, joka on tehty

työmääräyksestä, kysyy ohjelma, tulostetaanko lasku työmääräyksen ulkoasulla vai normaalilaskuna.

MAHDOLLISUUS TULOSTAA TYÖMÄÄRÄYKSELLE LISÄKENTTIÄ

Määräykselle voidaan tulostaa ajoneuvon kenttä ”Muut tiedot”. Kun ajoneuvon tiedot on haettu

AKE- kyselyllä, tässä kentässä on tieto ajoneuvon kilowateista sekä jarruista. Esimerkki ilmenee

kuvasta. Jos tämä kenttä halutaan tulostumaan määräykselle, laitetaan päälle asetus

Tulostusasetukset | Korjaamotulostus | Tulosta ajoneuvon muut tiedot.


Määräykselle voidaan tulostaa myös moottorityyppi. Kenttä tulee ajoneuvotietopalvelun kautta.

Asetus laitetaan kohdassa Tulostusasetukset | Korjaamotulostus | Tulosta ajoneuvon moottorityyppi.

VIIVAKOODI TYÖMÄÄRÄYKSELLE

Määräykselle voidaan tulostaa viivakoodi työmääräysnumerosta. Tämä laitetaan päälle

Tulostusasetukset | Korjaamotulostus | Tulosta viivakoodi työmääräysnumerosta. Koodi voidaan

tämän jälkeen vetää viivakoodinlukijalla työmääräysnumeron käsin syöttämisen sijaan, esimerkiksi

työmääräyksen haun, työaikakuittausten tms. yhteydessä. Myös työkalenterin Etsi – F2 toiminnolla

voidaan hakea työmääräys viivakoodilla.

PÄÄASENTAJAN NIMEN TULOSTAMINEN TYÖMÄÄRÄYKSELLE

Työmääräystulosteelle voidaan tulostaa valitun määräyksen pääasentajan nimi Työt- kohdan

otsikkoriville. Tämä valitaan kohdasta Tulostusasetukset | Korjaamotulostus | Tulosta pääasentaja.

TYÖMÄÄRÄYSTULOSTEELLE HYLLYPAIKKA JA VEROTON/VEROTON VERTAILUHINTA

Veroton hinta verollisen rinnalla tai toisin päin sekä hyllypaikka voidaan tulostaa työmääräykselle.

Tämä valitaan Tulostusasetukset |Korjaamotulostus | Kaksirivinen asemointi työmääräystulosteella.

Voidaan valita Veroton/verollinen hinta ja mahdollisesti lisäksi tulostumaan hyllypaikka 2. riville.


POIKKEAVA OTSIKKOTEKSTI TYÖMÄÄRÄYSTULOSTEELLE

Jos työmääräystulosteille halutaan otsikoksi esimerkiksi ”Työerittely”, ”Työmääräys (ei myyntitosite)”

tai vastaavaa, teksti voidaan asettaa kohdassa Tulostusasetukset | Korjaamotulostus | Korvaava

tulostusotsikko työmääräykselle.

TYÖMÄÄRÄYSLÄHETTEIDEN TULOSTUSMÄÄRÄN VALITSEMINEN

Koska sähköiseen laskutukseen siirryttäessä laskuja ei välttämättä enää tulosteta, mutta lähetteitä

tarvitaan edelleen esimerkiksi kaksi kappaletta, näiden määrät voidaan määritellä erikseen. Asetus

on kohdassa Tulostusasetukset | Oletusmäärät. Työmääräyslaskujen tulostus noudattaa puolestaan

laskujen tulostusmäärän asetusta.

TYÖMÄÄRÄYSLASKUJEN ASIAKASKOHTAINEN TULOSTUSMÄÄRÄN VALINTA

Asiakastiedoissa, kohdassa Tulostusmääritykset, on valinta asiakaskohtaiselle laskujen

tulostusmäärälle. Asetus koskee myös työmääräyksistä tehtyjä laskuja. Tulostusmäärän asetuksessa

on vaihtoehtona myös Ei tulosteita, jota voidaan tarvita sähköisen laskutuksen yhteydessä.

VAPAASTI MÄÄRITELTÄVÄ OTSIKKO TYÖMÄÄRÄYKSEN VARAOSARIVEILLE

Työmääräyuksen varaosien otsikoksi voidaan muokata esim. ”Tuotteet”, ellei yritys ole korjaamo,

vaan esimerkiksi asennusliike. Otsikko muutetaan aina isoille kirjaimille. Valitaan kohdassa

Tulostusasetukset | Korjaamotulostus | Työmääräyksen varaosarivien poikkeava otsikko.


MARGINAALIVEROTUKSEN KÄYTTÖ

YLEINEN KÄYTTÖ

Työmääräyksellä voidaan käyttää marginaaliverotusta käytettyjen varaosien myymiseen. Toimintoa

tarvitaan, jos myydään marginaaliverotuksen piirissä olevia käytettyjä varaosia ja tarvitaan niistä

erittelyt kirjanpitoon.

Työmääräysruudulla tuoterivi merkitään marginaaliverotukseen painamalla työrivillä Ctrl+M. Tällöin

avautuu valintaruutu. Ruudulla voidaan vaihtaa rivi myös muun tyyppiseksi verottomaksi myynniksi.

Marginaaliverotukseen valitseminen, alin kohta, poikkeaa normaalista verottomasta siinä, että riville

tulee teksti marginaaliverotuksesta. Samoin marginaaliverotukseksi merkuitty veroton rivi voidaan

raporteilla eritellä muusta verottomasta myynnistä, vaikkapa ulkomaanmyynnistä.

Jos valitaan marginaaliverotus, määräykselle tulee sen jälkeen kommenttirivinä näkyviin seuraava

teksti, ja rivin verokanta muuttuu nollaksi.

Verrattuna kuvassa alimpana näkyvään normaaliin verolliseen riviin, marginaaliverotuksen alainen

rivi erottuu siis selkeästi. Määräykselle tiedot tulostuvat vastaavalla tavalla, kuten esimerkiksi

seuraavassa. Marginaaliverotettujen rivien summa näkyy kohdassa ”Veroton myynti”. Käyttämällä

Ctrl+M näppäintä, ei ole tarvetta laittaa verokantaa näkyviin työmääräysruudulle joka riville (kuten

ruudulla ). Se saadaan päälle ja pois painamalla hiiren oikeaa, ja sieltä ”Lisäkentät”.


MARGINAALIVEROTETUN MYYNNIN RAPORTOINTI

Raportointiohjelmasta voidaan tulostaa Myynti välilehdeltä raportti Verottomat myyntirivit. Siinä on

rajauskenttä Tyyppi. Laittamalla tyypiksi 2, saadaan lista marginaaliverotettavista myyntiriveistä.

Erittelyn avulla marginaaliverotettavat myyntirivit voidaan raportoida kirjanpitoon. Kassaraportissa

myynti näkyy verottoman myynnin sarakkeessa (”Alv 0 %”).

TYÖMÄÄRÄYKSEN TILOJEN MERKITYS

”ALOITTAMATTA” TILA

Tilat ja tyypit- välilehdeltä voidaan laittaa päälle asetus jolla uusi määräys menee oletuksena tilaan

aloittamatta eikä kesken. Näin voidaan erotella työt, jotka on kuitattu aloitetuksi. Tämä on

käytännöllistä jos käytetään määräysten aloitus- ja lopetuskuittauksia eli ajanseurantaa, tai

ajanvarausta. Kesken olevat työt näkyvät ajanvarauksessa myös eri värillä.

TAKUU- TILA

Takuu -tilaa voidaan käyttää siihen, että määräys odottaa takuupäätöstä, jota ennen sitä ei voida

laskuttaa. Näin rajattaessa KESKEN tai VALMIS tilalla, näkyvät vain todellsesti työn alla olevat työt.

Takuu- tilalla voidaan helposti rajata, mitä takuupäätöstä odottavia töitä on avoinna.

Kannattaa huomata, että myös työmääräyksen Työn tyyppi- kenttään kannattaa silti valita Takuutyö,

jotta laskutetuista töistä voidaan eritellä ja hakea takuutyöt. Näin takuutöiden kate ei vääristä

raporteissa esimerkiksi keskikatetta.

TARKISTETTU- TILAN KÄYTTÖ TYÖMÄÄRÄYKSELLÄ

Tarkistettu -tilaa voidaan käyttää tarkentamaan Valmis- tilaa siten, että kun määräys on tarkistettu, ja

se on valmis laskutettavaksi, sille tehdään tämä merkintä. Näin laskutusta hoitava tietää varmemmin,

että sen voi laskuttaa. Muuten ohjelma käsittelee Tarkistettu- tilassa olevia samaan tapaan kuin

kesken olevia. Tilalla voidaan toki myös rajata määräyslistalla kaikki laskutusvalmiit ja laskuttaa ne.


MÄÄRÄYKSEN OLETUSTILAN MÄÄRÄÄMINEN SUORAAN PERUSTETTAVILLE MÄÄRÄYKSILLE

Työkalenterista perustettaville määräyksille voidaan määrätä oletustilaksi kustannusarvio, kesken tai

aloittamatta. Saman voi valita ilman kalenteria perustettaville määräyksille kohdasta

Korjaamoasetukset | Tilat ja tyypit.


ERI KÄYTTÖMAHDOLLISUUKSIA JA VINKKEJÄ

TOIMITUSOSOITTEEN KÄYTTÄMINEN

TOIMITUSOSOITTEELLA RAJAAMINEN MÄÄRÄYSLISTALLA

Työmääräyslistalla voidaan rajata toimitusosoitteella. Tämä on hyödyllinen mm. kun käsitellään

käteisasiakkaita tai suuren yrityksen ajoneuvoja yhdellä asiakasnumerolla ja asiakkaan tarkka nimi

kirjoitetaan toimitusosoite kenttään.

ASIAKASNIMEN NÄYTTÄMINEN TYÖMÄÄRÄYSLISTALLA TOIMITUSOSOITTEESTA

Usein samalle laskutusasiakkaalle voidaan tehdä jatkuvasti työmääräyksiä, joissa laskutusasiakas on

sama, mutta toimitusosoite eri. Sen takia voi olla tarpeen näyttää määräyslistalla toimitusasiakkaan

nimi laskutusasiakkaan sijasta. Tämän valitaan Työmääräysruutu- välilehden seuraavasta asetuksesta.

TYÖTUOTTEIDEN KÄYTTÖ

Työmyyntiä voidaan tehdä työmääräyksen lisäksi myös normaalin myyntitapahtuman puolella. Tarve

koskee tilannetta, että esim. jokaisesta öljynvaihdosta ei haluta tehdä työmääräystä, jos toiminta

tapahtuu myyntitiskillä, jossa samalla myydään esim. varaosia normaalissa myyntiruudussa.

Nämä myynnit saadaan kohdistumaan asentajien työraporteissa ja muissa raporteissa työmyynniksi

siten, että perustetaan erityisiä työtuotteita, joilla myynti tehdään. Tämä toimintamalli ei ole

erityisen suositeltavaa, koska yhtä laajat ja monipuoliset toiminnot eivät ole käytössä, mutta toiminto

on välttämätön joissakin tilanteissa, jolloin normaalimyynnistä voidaan kuitenkin eritellä töiden

osuus.

�

Käyttö tapahtuu ruksaamalla tuoteruudulla Työtuote. Ruksi voidaan asettaa päälle vain

perustettaessa uusia tuotteita. Olemassa olevia tuotteita ei voi jälkikäteen muuttaa työtuotteeksi.

Näiden tuotteiden myynti näkyy yleisimmissä raporteissa työmyyntinä kuten työmääräysten kautta

tehdyt myynnitkin. Kaikki raportit eivät kuitenkaan näitä huomioi, jotka koostavat tietonsa

nimenomaan työmääräysten tiedoista. Raporttivalikoimasta tulee näin ollen valita parhaiten

soveltuvat raporttimallit, jos työtuotteita käytetään.


ALENNUKSEN ANTAMINEN KAIKISTA TYÖRIVEISTÄ KERRALLA

Mikäli määräyksellä on paljon rivejä ja niille kaikille halutaan antaa tietty alennusprosentti, voidaan

se syöttää kuvassa näkyvään kenttään. Tällöin kirjoitetaan prosentti ja painetaan Anna alennus.

Alennus päivittyy kaikille työriveille. Ei siis varaosariveille.

Huom! Asiakkaille voidaan määrittää prosenttialennukset töistä kiinteästi asiakasruudulla.

Työvaiheittain on puolestaan mahdollista asettaa esto, mistä työvaiheista alennusta ei anneta.

Tästä on ohjeessa erikseen tarkemmin.

MÄÄRÄYKSILLÄ OLEVAN MÄÄRÄN TARKISTUS TUOTERUUDULLA

Tuoteruudun Lisätietoja- välilehdellä on painike Laskuttamattomilla töillä. Sillä nähdään, montako

kappaletta tuotetta on laskuttamattomilla määräyksillä. Tämä on tarpeen mm. inventaariossa, kun

tuotetta voi olla varastossa, mutta sitä ei näy varastosaldona, jolloin toiminnolla voidaan katsoa,

onko se jollakin työmääräyksellä.

MITTARILUKEMAN NIMEÄMINEN HALUTULLE NIMIKKEELLE

Kilometrimäärä voidaan korvata vaihtoehtoisilla termeillä. Mikäli korjaamo huoltaa esimerkiksi

erilaisia koneita, on nimike mahdollista muuttaa kohdassa Korjaamoasetukset |Korjaamon

oletustiedot | Mittarilukeman nimitys. Kuvassa näkyvät eri vaihtoehdot.

CTRL+Ö TOIMINTO ÖLJYMYYNTIÄ VARTEN

Korjaamoita, jotka myyvät öljyä, mutta joilla ei ole tehtynä vaa’itusta, voi koskea määräys, ettei öljyä

saa hinnoitella litramääränä. Se tulee hinnoitella kiinteänä hintana, eli ilmoittaa esim. 1 kpl ja summa

kokonaishintana. Tätä varten ohjelmaa voidaan käyttää normaaliin tapaan hinnan laskentaan, mutta

sen jälkeen summa voidaan muuttaa yksikköhinnaksi.

Tämä tapahtuu työmääräysruudulla rivin kohdalla Ctrl+Ö näppäilyllä. Toiminto on myös myynti- ja

läheteruuduissa. Toiminto laskee rivin yhteissumman, siirtää sen yksikköhinnaksi ja muuttaa määrän

yhdeksi. Jos riville on määritelty alennus, se säilyy ennallaan.


PÄÄASENTAJAN VAIHTAMINEN KAIKILLE TYÖ- JA TUOTERIVEILLE

Kun työmääräyksen pääasentaja vaihdetaan, tulee kysymys Vaihdatko tämän asentajan kaikille työ-

ja tuoteriveille?". Tämä on siis tarpeen, kun työn varsinaista asentajaa ei ole valittu lopullisesti työn

vastaanottovaiheessa, vaan se vaihdetaan esimerkiksi työn luovutusvaiheessa. Tällöin kun siis

vaihdetaan pääasentaja, saadaan myös kaikki rivit asentajalle ilman rivien läpikäyntiä.

ASENTAJAN VALINTA RIVILLÄ VÄLILYÖNTINÄPPÄIMELLÄ

Työriveillä voidaan valita asentaja myös ilman hiiren käyttöä, näppäimistöä käyttäen. Tämä tapahtuu

painamalla pääasentajan kohdalla välilyöntinäppäintä. Tällöin avautuu työntekijävalikko, josta valinta

tehdään. Jos asentajien tunnukset ovat numeroita, syöttämällä numero, pääsee asentajan kohdalle,

josta valinta tehdään Enterillä.

VARMISTUS VAIHDETTAESSA TILAKSI ”LASKUTETTU”

Vaihdettaessa määräyksen tilaksi manuaalisesti ”Laskutettu” tulee varmistuskysymys vahinkojen

estämiseksi. Ohjelma huomauttaa että ”Olet muuttamassa työmääräyksen manuaalisesti

laskutetuksi. Oletko varma? Määräys ei tämän jälkeen näy laskutettavissa”. Tätä manuaalisesti tilan

vaihtamista laskutetuksi voidaan käyttää silloin ellei määräystä laskuteta, vaan se on oma takuutyö

tai sisäinen työ, kun korjataan esim. omalla kustannuksella kunnostettavia moottoreita tai autoja.

Näin se saadaan siirrettyä pois avointen listalta. Seurannan vuoksi on suositeltavaa merkitä että

näiden tyypiksi aina esimerkiksi ”Takuu” tai ”Sisäinen” jotta ne ovat helposti raportoitavissa

tarvittaessa.

KERÄILYKUITIN TULOSTAMINEN TYÖMÄÄRÄYKSESTÄ

Työmääräysruudulla voidaan tulostaa keräilykuitti Ctrl+K:lla tai hiiren oikealla Tuotteet- välilehdeltä

olevasta painikkeesta Tulosta keräilykuitti. Toiminto koskee erillistä kuittikirjoitinta käyttäviä, eli

keräilykuitti on pikkukuitille tulostuva lappu, jonka mukaan voidaan kerätä tuoterivit varastosta.

Keräilykuitissa näkyy mm. tuotekoodi, määrä ja hyllypaikka.


VAIN ASENTAJAT NÄKYVIIN ASENTAJAVALINTOIHIN

Työriveille voidaan saada asentajavalikkoon näkyviin ainoastaan asentajiksi ohjelmaan merkityt

henkilöt. Valintaa siis tehdään nopeammaksi, kun vain osa työntekijöistä toimii asentajina. Tällöin

käyttäjien hallinnassa perustetaan ensin tehtävä "ASENTAJA", ellei sitä ole ennestään. Tehtävä on

sama kuin työkalenteri- lisätoimintoa käytettäessä. Sen jälkeen asentaja- tehtävä merkitään kunkin

asennuksia tekevän työntekijän tietoruudulle, painikkeella Lisää tehtävä. Tämän jälkeen laitetaan

rajaus päälle kohdasta Korjaamoasetukset | Työmääräysruutu | Näytä asentajan valinnassa vain

asentajiksi merkityt. Kun asetus on päällä, se rajaa pelkät asentajat näkyviin seuraavissa kohdissa:

• Asentajan valitseminen määräyksen työ- ja tuoteriveille

• Pääasentajan valinta

• Työn aloitus- ja lopetuskuittausten teko

Ellei tiettyä käyttäjää siis listalla näy, mennään käyttäjän tietoihin ja lisätään tehtävä ”ASENTAJA”.


KORJAAMON RAPORTOINTI

KORJAAMON MYYNTIRAPORTTI TYÖNTEKIJÖITTÄIN

Tämä raportti on tarpeellinen raportti lähes kaikille korjaamoille. Se huomioi myynnin tuoteriveittäin,

eli sen, kuka asentaja on rivin asentanut ja suorittanut kunkin työvaiheen. Se erottelee myös

mahdollisen tiskillä tapahtuvan varaosamyynnin korjaamon puolella tehdystä työmääräysmyynnistä.

Raportti käynnistyy päävalikosta Työt- välilehden vasemman reunan kohdasta Raportit.

Raportti kysyy mahdollisen rajauksen, miltä työntekijältä raportti otetaan. Näin jokaisen lukuja

voidaan ottaa myös henkilökohtaisesti. Raportti vaatii oletuksena käyttäjätaso 9:n. Se voidaan ottaa

haluttaessa myös verottomin summin, ruudun valinnasta.

TÄRKEIMMÄT RAPORTIT

Yleinen raportointitoiminto käynnistyy Tiedot –välilehden Raportointi –painikkeesta.

Työmääräyksistä otettavat raportit löytyvät raportointiohjelman välilehdeltä Työt.

Lisäksi on välilehti Työraportit (uudet), jolta löytyy raportteja erikoistarkoituksiin.

Ajanseuranta- välilehdeltä löytyy raportteja liittyen määräysten työaikakuittauksiin.


Nämä eivät toki ole ainoat korjaamon tarvitsemat raportit, vaan ainoastaan nimenomaan

työmääräyksistä otettavat raportit. Sen lisäksi kannattaa käyttää esimerkiksi Myynti, Myyjä ja Tuote -

välilehdillä olevia yleisraportteja.

2005- VERSIOLLA TEHTYJEN TYÖMÄÄRÄYSTEN KONVERTOINTI 2010-VERSIOON

Ohjelman 2005- versio ja sitä vanhemmat eivät tallentaneet määräyksistä myyntitietoja nykyisessä

muodossa. Nykyisin myyntikuitin/laskun yhteyteen tallennetaan mm. tieto ajoneuvosta, jolloin eri

raportit täsmäävät myös erikoistapauksissa, että samasta määräyksestä on tehty monia laskuja,

hyvityksiä ja korjauslaskuja.

Tämän vuoksi tietyt raportit vaativat toimiakseen myös 2005-version käyttöajalta, että tiedot on

konvertoitu. Tämä konvertoinnin teko on vaaraton toimenpide, jonka voi tehdä joka tapauksessa,

mutta ohjelma ei tee sitä automaattisesti, koska ajo voi olla hidas kun historiaa on paljon.

Konvertointi käynnistetään seuraavasti. Työmääräyslista- ruudulla painetaan Lisätoiminnot

(perusversiossa hiiren oikeaa ruudun alareunassa). Täältä käynnistetään Puuttuvien lisätietojen

lisääminen vanhoille laskutetuille työmääräyksille.


TYÖLÄHETTEIDEN KÄYTTÖ

YLEISTÄ

Työmääräys voidaan siirtää normaaliin laskutukseen sen sijaan, että kustakin määräyksestä tehdään

oma lasku. Tätä varten siitä tehdään lähete, jolloin se menee normaaliin automaattilaskutukseen, ja

samalle laskulle saadaan näin sekä varaosamyynti että työmääräykset. Tällöin myös työ- ja tuoterivit

tulevat eriteltyä normaaliin tapaan. Toiminto korvaa erillisen työmääräysten koonti-

laskutustoiminnon (toiminto, jota ei suositella enää käytettäväksi, eikä käsitellä ohjekirjassa).

Näistä lähetteistä käytetään termiä työmääräyslähete, ja niiden käyttö asetetaan päälle kohdassa

Korjaamoasetukset | Työmääräyslähetteet | Työmääräyslähetteet:

MÄÄRÄYKSEN PÄÄTTÄMINEN LÄHETTEEKSI

Kun toiminto on päällä, näkyy määräyksen maksutapavalikossa yhtenä maksutapana Lähete. Kun

maksutavaksi on valittu tämä, päätetään työmääräys normaaliin tapaan Päätä myynniksi toiminnolla.

MÄÄRÄYSLÄHETTEIDEN LASKUTTAMINEN

Laskutus tehdään automaattilaskutus- toiminnolla. Mikäli halutaan tehdä erilliset laskut työ- ja

varaosalähetteiden tuotteista, tämä valitaan kohdasta ”Näytettävät lähetteet”, laskutetaanko

”Kaikki”, ”Työmääräyslähetteet” vai ”Normaalit lähetteet”.

KUITTAUSOSAN TULOSTUS KUITTIKIRJOITTIMELLE

Pikkukuitti määräyksestä voidaan tulostaa tulostusruudun painikkeesta. Jos halutaan, että

kuittausosa työlähetteestä tulostetaan aina kuittikirjoittimelle ,kun työlähete hyväksytään, se

voidaan automatisoida laittamalla päälle asetus Korjaamoasetukset | Työmääräyslähetteet |

Työlähetteen kuittausosa kuitti.


MÄÄRÄYKSEN TIETOJEN ERITTELY TYÖLÄHETTEELLÄ

Kun käytetään työmääräysten laskuttamiseen työlähetteitä, lähetteen alkuun ja loppuun saadaan

työmääräyksen tietoja, jotka näkyvät laskulla. Alkuun saadaan tekstirivi seuraavan mallin mukaisena:

"TYÖ NRO 454 REK. REK-223 MITTARILUKEMA 123540".

Tuoterivien jälkeen loppuun saadaan puolestaan seuraava erittely:

" TYÖT 190,00 + OSAT 100,00 = YHTEENSÄ 290,00".

Tämä erittely otetaan käyttöön kohdasta Korjaamoasetukset |Työmääräyslähetteet |

Työmääräyslähetteen alkuerittely / Työmääräyslähetteen loppuerittely. Loppuerittelyssä näytettävät

summat huomioivat myös asiakaskohtaisen valinnan, näytetäänkö hinnat laskulla verollisina vai

verottomina. Niissä myös näkyy merkintä ”sis.alv” tai ”alv 0%”.

SUMMAN TULOSTUS OVH- HINNOIN TYÖLÄHETTEELLE

Työmääräyslähetteelle voidaan tulostaa loppusumma myös tilanteessa, että lähete tulostetaan

valinnalla Ilman alennuksia. Tällöin yhteissumma ei ole todellinen lähetteen summa, vaan laskettu

kaavalla Myyntihinta ilman alennuksia * Määrä.

Bruttosumman tulostus asetetaan kohdasta Tulostusasetukset | Korjaamotulostus | Yhteensä summa

lähetteelle ilman alennuksia tulostettaessa.

LASKUTUSASIAKKAILLE OLETUKSEKSI TYÖLÄHETTEEN KÄYTTÖ

Jos asiakkaille tehdään työmääräykset pääsääntöisesti työlähetteinä, ja laskutetaan lähetteet

automaattilaskutuksella, voidaan käyttää seuraavaa valintaa, jolloin maksutavaksi ehdotetaan

Lähete, kun asiakkaalle on määritelty asiakastiedoissa laskutusmaksuehto, esim. "Lasku 30 pv netto".

Tämä otetaan käyttöön kohdasta Korjaamoasetukset | Työmääräyslähetteet | Työlähete

laskutusasiakkaille joiden maksutapana lasku.


TYÖLÄHETTEITÄ KÄYTETTÄESSÄ RIVIKOHTAINEN SELVITYSKENTTÄ LASKULLE

Työlähetteitä käytettäessä voidaan työlähetteelle ja sitä kautta laskulle välittää myös määräyksen

rivikohtainen selvitys. Kenttien ”Tehtävä” ja ”Selvitys” väliin tulee ”/” merkki. Laskulla näkyy tällöin

esimerkiksi ”Jarrupalat / Irrotus ja asennus”.

Tämä valitaan kohdasta Korjaamoasetukset | Työmääräyslähetteet |Rivikohtainen selvityskenttä

työlähetteille.

Selvityskenttä asetetaan näkyville määräysruudulle, ruudun Työt-välilehdellä. Täällä painetaan hiiren

oikeaa, ja Lisäkentät- listasta valitaan Selvitys.

TYÖLÄHETTEIDEN LASKUTUKSESSA SELVITYS, HUOMAUTUS, MERKKI JA MALLI

Työmääräyslähetteelle ja siitä tehtävälle koontilaskulle voidaan välittää määräyksen selvitys- ja/tai

huomautuskenttä. Selvitys tulostuu ennen tuote- ja työrivejä, ja huomautus näiden jälkeen. Lisäksi

alkuerittelyyn saadaan työnumeron ja rekisterin lisäksi merkki, malli ja mittarilukema.

Valinnat tehdään asetuksilla Korjaamoasetukset | Työmääräyslähetteet | Työlähetteelle lisäkentät /

Työmääräyslähetteen alkuerittely.


TYÖAIKAKUITTAUKSET

YLEISTÄ

Työaikakuittauksilla eli -leimauksilla voidaan seurata työmääräyksille käytettyä työaikaa, ja

automatisoida työajan laskutusta. Seurannan avulla voidaan laskuttaa helpommin todellisen

toteutuneen ajan mukaisesti, ja samalla tarkentaa ajan seuraamista työntekijöittäin ja työvaiheittain.

Takuutöitä tehtäessä voi olla jopa vaatimuksena työajan erittely työaikaleimausten perusteella.

TYÖN ALOITUSKUITTAUS

Työ kuitataan aloitetuksi menemällä työmääräyslistalle ja valitsemalla työmääräys aktiiviseksi. Oikean

määräyksen kohdalla, painetaan Aloita joko ruudun alareunan painikkeesta, hiiren oikealla

avautuvasta valikosta, tai pikanäppäimellä F2. Vaihtoehtoinen tapa on käynnistää aloitus

työmääräysruudulta, jos se on auki, mutta tästä erikseen myöhempänä ohjeessa.

Avautuvasta asentajavalikosta valitaan ensin työntekijä, kenelle kuittaus tehdään. Jos asentajalla on

entisiä työaikakuittauksia lopettamatta, ohjelma tarjoaa lopettamaan ne ensin.

Tämän jälkeen avautuu kuvan kuittausruutu. Kuvassa on käytössä rivikohtaiset kuittaukset, jolloin

valitaan, mikä työrivi aloitetaan tehtäväksi. Tämä on valinnaista, perustilanteessa aloitus

kohdistetaan vain tiettyyn työmääräykseen.

Asetuksista riippuen, aloitusaikaa voi mahdollisesti muuttaa tässä vaiheessa. Jos aikoja voi ruudulla

muuttaa, toimintoa voi käyttää myös työaikojen kirjaamiseen jälkikäteen erillisiltä lapuilta. Oikeudet

muuttamiseen neuvotaan seuraavassa erikseen.

Ruudulla näkyy myös rivikohtaisiin kuittauksiin liittyvä mahdollisuus perustaa tässä vaiheessa uusi

työrivi määräykselle, ja hakea sille työsuoritus työvaihekortistosta.

Useimmiten ruudulla ei tarvitse muokata tietoja, vaan kuittaus hyväksytään OK - F12 painikkeella.


Jos asentajalla on siis avoimia töitä, ohjelma pyytää kirjaamaan ensin kuittauksen edelliseen, jolloin

kysymys näyttää tältä.

TYÖN LOPETUSKUITTAUS

Työn lopetus kuitataan samaan tapaan kuin aloitus, eli valitsemalla työmääräyslistalta työmääräys, ja

sen jälkeen joko hiiren oikean kautta, Lopetus- painikkeella tai pikanäppäimellä F3.

Lopetusaika tulee koneen kellosta. Sitä on asetusten puitteissa mahdollista muuttaa ruudulla

manuaalisesti, eli syöttää aikoja myös jälkikäteen. Ruudulla näkyy rivikohtaiseen seurantaan liittyvä

työrivi, perustapauksessa kenttä ei ole näkyvissä.

Normaalitilanteessa lopetuskuittaus hyväksytään OK – F12 painikkeella.

Rivikohtaisen kuittauksen tapauksessa ohjelma voi tämän jälkeen kysyä, päivitetäänkö käytetty

työaika työmääräykselle, rivin tuntimääräksi.

TYÖN VALMISTUMISKUITTAUS

Kun työ on valmis, käytetään valmistumiskuittausta. Tällöin ohjelma merkitsee työn VALMIS- tilaan,

ja lähettää tekstiviestin valmistumisesta, jos tekstiviestitoiminnot ovat käytössä.

Tekstiviestitoimintojen ohjeessa tarkemmin siitä.


Lisäksi ohjelma suorittaa valmistumisen yhteydessä tarkistuksia, ja huomauttaa, jos määräykselle on

avoimia työaikakuittauksia. Tällöin on syytä peruuttaa ja tehdä lopetuskuittaukset ensin. Epäselvissä

tapauksissa voidaan työaikojen hallintaruudulla nähdä avoimena olevat kuittaukset.


KUITTAUSTEN KÄYTTÖ SUORAAN TYÖMÄÄRÄYSRUUDULLA

Työkuittaukset voidaan tehdä myös suoraan määräysruudulta. Näin kuittaukset voidaan tehdä

samalla, kuin käydään syöttämässä määräyksen muita tietoja. Tällöin avoinna pitää olla määräyksen

Työt- välilehti. Kuittauksen voi tehdä myös uuden työmääräyksen perustamisessa. Tällöin

työmääräys tallennetaan automaattisesti ennen kuittausta, jotta se saa työnumeron.

Pikanäppäimet ovat Työt- välilehdellä:

• Ctrl+A = Aloitus

• Ctrl+L = Lopetus

KEHOTUS EDELLISEN TYÖN LOPETTAMISEEN ENNEN UUTTA ALOITUSKUITTAUSTA

Jos asentajalla on edellinen työ lopettamatta, työn aloitus kehottaa edellisen työn loppuun

kuittaamiseen. Huomautus on kuvan mukainen, ja tämän jälkeen avautuu työn lopetuskuittaus.

Alkuvaiheessa tämä automatiikka on tärkeä huomioida, koska aloitus- ja lopetuskuittaus näyttävät

ruutuna samanlaisilta.

TYÖVAIHEKOHTAISET TYÖAIKAKUITTAUKSET

Jos työmääräyksellä tehdään esimerkiksi kahta eri työtä, jarruremonttia ja pakoputkiston vaihtoa,

voivat asentajat tämän toiminnon avulla kuitata, mitä työriviä kulloinkin tehdään. Kuittausten

perusteella voidaan laskuttaa aika suoraan käytetyn työajan perusteella työriveittäin. Vaikka laskutus

tehtäisiin kiinteällä veloituksella tai muutoin alkuperäisen kustannusarvion mukaan, päästään

toiminnon avulla seuraamaan toteutuneita työaikoja suhteessa laskutettuihin, työrivitasolla.

Työkuittausten tekeminen rivikohtaisesti laitetaan päälle kohdasta Korjaamoasetukset |

Työajanseuranta | Työkuittausten käyttö rivikohtaisesti.


Tällöin työn aloituskuittauksessa valitaan kuitattava työrivi ruudun alasvetovalikosta. Ruudussa

näkyvät määräyksen työrivit. Kustakin rivistä näkyvät työkoodi, asentajan tunnus ja työnimike.

Työvaiheen valinnan jälkeen kuittaus tehdään loppuun normaaliin tapaan, OK – F12.

Seuraavassa on kerrottu tarkemmin mm. työvaiheen lisäämisestä ja työajan päivittämisestä riville.

Huom! Kun otetaan nkäyttöö rivikohtaiset kuittaukset, pitää kullakin työrivillä olla työkoodi. Eli pitää

käyttää työvaiheita. Muuten ei ole mahdollista kuittausten kohdistaminen oikeisiin työriveihin.

UUDEN TYÖRIVIN LISÄÄMINEN ALOITUSKUITTAUKSESSA

Ellei aloituskuittausta tehtäessä määräyksellä ole ennestään kyseistä työvaihetta, joka aloitetaan,

voidaan se lisätä kuittausruudulla. Tällöin syntyy siis automaattisesti uusi työrivi työmääräykselle.

Tällöin ruksataan ensin Lisää uudeksi työriviksi. Ruksi tallentuu konekohtaisesti kun se valitaan.

Sen jälkeen haetaan työvaihe joko

• syöttämällä koodi suoraan ja painamalla Enter

• hakemalla työvaihe hakutoiminnolla painamalla Työkoodi – F2 tai pikanäppäimellä F2

Ruudulla on valintaruksi Huomauta puuttuvasta työkoodistä. Kun tämä on päällä, estetään, että

työvaiheen lisäämisessä jätettäisiin työkoodi valitsematta. Ruksi tallentuu konekohtaisesti.

Kummallakaan rukseista ei ole merkitystä, jos valitaan aloitettavaksi valmis määräyksellä oleva

työvaihe, kohdasta Kohdistus vanhaan työvaiheeseen.


Toiminto Uuden työvaiheen lisääminen ei ole käytössä, jos kuittaus tehdään suoraan

työmääräysruudulta (Ctrl+A). Jos työmääräysruutu on auki, voidaan helposti lisätä työrivi suoraan

määräyksellä.

Hinnaksi uudelle työriville tulee mahdollinen valitun työvaiheen tuntihinta, ja muussa tapauksessa

yleinen asetuksissa määritelty tuntiveloitus. Tätä hintaa ohjelma sitten käyttää, kun työn

lopetusvaiheessa työriville lisätään laskutetut tunnit.

TYÖRIVIN TEKSTIN KIRJOITTAMINEN KÄSIN TYÖN ALOITUSKUITTAUKSEN YHTEYDESSÄ

Uuden työrivin lisäämisessä voidaan syöttää myös tapauskohtaista tietoa, vakio- työnimikkeen

käyttämisen sijasta. Pohjalla pitää kuitenkin olla jokin työnimike, jonka koodia käytetään. Kannattaa

siis perustaa jokin perusnimike, kuten esimerkiksi T, jolloin syötetään T ja painetaan Enter, ja sen

jälkeen kirjoitetaan tehtävä lisätyö tekstikenttään.

Ruksattuna on oltava ruksi Lisää uudeksi työriviksi, joka tallentuu konekohtaisesti.

KÄYTETYN TYÖAJAN KOHDISTAMINEN TYÖRIVIN LASKUTETUKSI AJAKSI

Kun työvaihe lopetetaan lopetuskuittauksella, ohjelma näyttää käytetyn työajan yhteisaikana

kyseiselle riville (nyt tehdyn sekä mahdolliset aiemmat kuittaukset riville).

Ohjelma kysyy, päivitetäänkö aika riville. Aika siirtyy suoraan työmääräykselle.

Tuntihintaa ei muuteta, vaan se määräytyy työrivin lisäämisvaiheessa.

KUITATUN TYÖAJAN LASKUTTAMINEN, TYÖRIVEITTÄIN TAI YHTEISAIKANA

Työmääräyksellä veloitettavat työajat voidaan päivittää todellisten tehtyjen työtuntien mukaiseksi.

Tämä tapahtuu painamalla työmääräysruudun Työt- välilehden painiketta Laskuta työajat.

Jos käytössä ovat rivikohtaiset työaikakuittaukset, ohjelma näyttää seuraavan valintaruudun,

Valitse työajan laskutustapa (kts. kuva). Jos rivikohtaiset kuittaukset ovat käytössä, oletuksena on

aikojen kohdistus työriveille.


Ohjelma laskee yhteen kaikki työkuittaukset, joita on tehty kyseiselle työriville. Eli kun työriviä

tehdään useampaan otteeseen, lasketaan kaikkien kuittausten ajat yhteen.

Jos työriveille ei ole ennestään työtunteja kohdassa ”Lask. h”, kuitattu yhteisaika päivitetään siihen.

Jos ”Lask. h” kentässä on tunteja, tulee kuvan mukainen kysymys, aikojen muuttamisesta.

Kyseinen kuitattu tuntimäärä siirtyy joka tapauksessa aina sarakkeeseen ”Kulunut aika”.

Tätä tuntimäärää voidaan raportoinnissa verrata laskutettuihin aikoihin.

Kannattaa huomioida, että jos riville on määrätty kiinteä hinta, se ohittaa aina tuntien mukaan

laskettavan veloituksen.

Jos sen sijaan käytössä ei ole rivikohtaisia työaikakuittauksia, tai edellä kerrotussa valinnassa valitaan

Yhtenä veloitusrivinä, tulee varmistuskysymys ”Teetkö ajasta työveloitusrivin?”. Työkortistossa tulee

olla perustettuna työvaihe koodilla Työveloitus. Ohjelma luo silloin uuden työrivin, jolle työkoodiksi

tulee Työveloitus, tuntihinta sen mukaan, ja tunnit kuittausten mukaisena.

TYÖAIKOJEN HALLINTATOIMINTO

Ennen työmääräyksen laskuttamista voidaan katsoa työaikojen hallinnasta, ketkä kaikki työntekijät

ovat tehneet työmääräykselle kuittauksia. Täältä nähdään minuutin tarkkuudella, kuinka kauan kukin

työntekijä on töitä tehnyt.

Työaikojen hallinta avataan päävalikon Työt- välilehden kohdasta Työaikojen hallinta. Ruutu

aukeaa myös määräysruudulta, Työt- välilehden Näytä työajat –painikkeella. Silloin

rajataan näkyviin suoraan vain kyseisen määräyksen työajat.


Ruudulla voidaan rajata työmääräysnumerolla, työntekijällä ja monilla muilla rajauksilla. Usein tässä

vaiheessa rajataan tietyllä työmääräysnumerolla. Työaikojen hallintaruudusta voidaan myös katsoa,

mitkä työt ovat sillä hetkellä käynnissä, Näytä kesken olevat –painikkeella.

Ruudun alareunassa on rajattujen aikojen tulostustoiminto. Raportille tulevat ruudulla näkyvät

rivikohtaiset tiedot sekä yhteistunnit. Tuloste voi toimia esim. takuutapauksessa dokumenttina

työhön käytetystä ajasta.

TYÖAIKAKUITTAUKSISSA NÄKYVIIN VAIN ASENTAJIKSI VALITUT TYÖNTEKIJÄT

Työmääräyksen aloitus- ja lopetuskuittauksissa voidaan rajata pois näkyvistä muut kuin asentajaksi

merkityt käyttäjät. Jos halutaan että vain asentajiksi valitut näytetään ruudulla, laitetaan päälle

asetus Korjaamoasetukset | Työmääräysruutu | Näytä asentajan valinnassa vain asentajiksi merkityt.

Jos yrityksessä on paljon työntekijöitä, tai tietokannassa on entisiä työntekijöitä, joita ei haluta

näkyviin valinnoissa, saadaan tarpeettomat henkilöt näin pois kuittausruudulta.

AIKOJEN MUUTTAMISEN ESTÄMINEN TYÖAIKAKUITTAUKSISSA

Mahdollisuus muokata aloituskuittauksessa työaikaa säädellään asetuksella. Asetus on kohdassa

Korjaamoasetukset | Työajanseuranta |Aloituskuittauksessa salli ajan muuttaminen.

Oletuksena aikaa on sallittua muuttaa.


Samalla välilehdellä on asetus Työaikojen muuttamisen käyttäjätaso. Tällä voidaan estää tason

perusteella työaikojen muuttamiset.

KOKONAISTYÖAJAN SEURAAMINEN KELLOKORTTITOIMINNOILLA

Jos halutaan seurata asentajien kokonaistyöaikaa ohjelmalla, työmääräyskohtaisten kuittausten

lisäksi, on tätä varten olemassa ohjelman moduuli Kellokorttitoiminnot. Tällöin kukin asentaja tekee

aamulla ja illalla työaikakuitaukset, kellokortin tapaan. Tästä moduulista on erilliset käyttöohjeet.

Työmääräyskohtaiset kuittaukset eivät siis sovellu siihen tarpeeseen. Kellokorttitoiminnoissa on

huomioitu myös tietoturva, sillä näissä kuittauksissa pitää tietää käyttäjätunnus ja salasana, eikä

aikojen muuttaminen ole mahdollista kuin kontrolloidusti. Kellokorttikuittauksissa voidaan myös

merkitä ylityöt ja muut lisätiedot.


OMAKUSTANNUSHINTOJEN KÄSITTELY

OMAKUSTANNUSHINNAN KÄSITTELY TYÖTUNNEILLE

Työtunnille voidaan määrätä omakustannushinta ja laskea katteet töille sen perusteella. Tällöin

kateraportit varaosa- ja työmyynnistä saadaan yhdenmukaisemmiksi, etenkin jos varaosamyyjät

tekevät korjaamolle työmääräyksiä. Yleinen tuntikohtainen omakustannushinta määrätään

asetuksissa. Mahdollinen työvaihekohtainen ostohinta ohittaa sen. Esimerkkinä voidaan siis laittaa

tietylle työvaiheelle myyntihinnaksi 100 € ja omakustannukseksi 70 €. Ohjelma huomioi sen

katelaskennassa, kuten tuotteillakin. Mikäli työstä annetaan alennusta tai tuntihintaa alennetaan

työriville, katteesta muodostuu pienempi.

Omakustannushinta asetetaan kohdassa Korjaamoasetukset | Korjaamon oletustiedot | Työtunnin

omakustannushinta. Työvaiheen omakustannus asetetaan työvaiheen tiedoista kentästä Ostohinta.

Erityisen helppoa käyttö on, jos töitä teetetään alihankkijalla, jonka kanssa ollaan sovittu nettohinnat.

HINTOJEN PÄIVITTÄMINEN NETTOHINNOIKSI SISÄISILLE TÖILLE

Varaosa- ja työriveille voidaan päivittää hinnoiksi ostohinnat esimerkiksi sisäisten töiden tapauksessa.

Toiminto käynnistyy tuoterivien välilehdellä hiiren oikealla. Ohjelma hakee ostohinnat kunkin

tuotteen ja työvaiheiden tiedoista, jos niihin on syötetty ostohinta.

Jos määräyksen tyypiksi on valittu Sisäinen työ, myös Työt- välilehdellä on Päivitä nettoh. –painike,

joka suorittaa saman. Painike on vahinkojen välttämiseksi näkyvissä vain, kun tyyppi on sisäinen.

TYÖRIVIEN OSTOHINTA NÄKYMÄÄN RIVIKOHTAISESTI

Määräyksen Työt- välilehdelle voidaan saada näkyviin työrivin ostohinta. Tämä on rivin

yhteenlaskettu ostohinta, joka huomioi montako tuntia tai kappaletta riville on valittuna.

Ostohintana käytetään ensisijaisesti asetuksiin syötettyä työtunnin ostohintaa (kts. edellä). Jos rivin

työvaiheen tiedoissa on määritelty erikseen ostohinta, käytetään sitä. Ohjelma käyttää laskennassa

normaalisti rivin tuntimäärää. Jos kappalemäärä on valittuna, ja työvaiheen tietoihin on määritelty

ostohinta, tämä laskentatapa ohittaa tuntihinnan.

MÄÄRÄYKSEN OMAKUSTANNUSHINNAN LASKENTA RUUDULLE

Työmääräyksen omakustannushinta saadaan näkyviin määräysruudun alareunaan summatietojen

yhteyteen. Tämä valitaan työriveillä oltaessa hiiren oikealla kohdasta Näytä työn omakustannushinta.

Toiminto on käytettävissä vain, jos käyttäjälle on sallittu ostohintojen näyttäminen.


KORJAAMOMYYNNIN TILIÖINTI KIRJANPITOON

VEROTTOMAN KORJAAMOMYYNNIN TILIÖINTI ERI MYYNTITILEILLE

Jos tehdään työmääräyksiä verottomana myyntinä EU-alueelle ja EU:n ulkopuolelle, myynnillä on

tällöin kirjanpidossa omat myyntitilinsä. Myynnit pitää eritellä päättämisvaiheessa myyntitileille

määräyksen verollisuuden perusteella. Tämä valitaan määräysruudulla kuvan kohdasta.

Asetusten kohdassa Yleiset asetukset | Tilikartta, on erilliset tilien asetukset työmyynnin osuudelle:

• Työmyynnin tili (normaali kotimaan myyntitili)

• Työmyynnin tili ei EU

• Työmyynnin tili EU

Lisäksi on vastaavat tilit työmääräysten varaosamyynnin osuudelle (kts. kuva alla).

Kun tilit on määritelty, uudet myynnit alkavat tiliöityä tästä eteenpäin näille tileille. Vanhoihin

myynteihin tilien asettaminen ei vaikuta. Tämä tiliöinti kumoaa muut tiliöinnit, joita määräykselle on

tehty, kuten esimerkiksi työvaiheiden mukaisen tiliöinnin.

TYÖVAIHEIDEN TILIÖINTI POIKKEAVILLE KIRJANPIDON TILEILLE

Joskus töistä on osa esimerkiksi ensiasennustyötä ja osa huoltotyötä, jotka halutaan eri kirjanpidon

tileille. Joskus taas pesut esimerkiksi halutaan kirjanpidossa eri tilille. Erittely voidaan tehdä

työvaihekohtaisesti. Päällä tulee olla asetus Yleiset asetukset | Myyntireskontra | Monipuolinen

tiliöinti. Tällöin työvaiheen tietoruudulla on näkyvissä kohta Myyntitili, josta se valitaan.

Poikkeava tili tulee näkyviin työmääräyksen riville, ja välittyy kirjanpitoaineiston muodostukseen.


ERIKOISEMPIA KÄYTTÖMAHDOLLISUUKSIA

AJONEUVOMALLIKOHTAISTEN OHJEAIKOJEN KÄYTTÖ

Tämä merkkikorjaamoiden käyttämä toiminto perustuu siihen, että tietyn työvaiheen viemä aika

riippuu automallista. Tällöin työvaiheen hakuvaiheessa valitaan paitsi työvaihe, myös ajoneuvon

mallikoodi. Näitä voidaan selata myös työaikojen hakuvaiheessa, eli esim. tietyn ajoneuvon kaikki

työvaiheet tai sama työvaihe eri malleittain. Toiminto on hyödyllinen, jos maahantuojalta saadaan

ohjeaikatiedostot työvaiheille.

Ajoneuvon mallikoodi tallennetaan ajoneuvon tietoihin, kohtaan valmistajan koodi. Tällöin malli

haetaan työvaiheiden hakuruutuun määräykselle valitulta ajoneuvolta.

Käsittely laitetaan päälle kohdasta Korjaamoasetukset | Työmääräysruutu | Mallikohtainen

työaikakäsittely.

TYÖMYYNNIN RAPORTOINTI TUOTEMYYNNIN RAPORTEISSA

Töiden raportointi voidaan yhdistää tuotteiden raportointiin, niin että mm. pääryhmäraportissa

saadaan työmyynnit näkymään omana pääryhmänään. Ensisijaisena tarkoituksena on varmistaa että

kaikki myynti on raporteissa ryhmitelty. Tätä varten ohjelma muuntaa töiden koodit työtuotteiden

koodeiksi kun määräys viedään myynniksi.

Tarkat työkoodit tulostuvat tällöin työmääräyksille, mutta laskuilla ja kuiteilla näkyvät työtuotteiden

koodit koska työkoodit käännetään tuotekoodeille laskutusvaiheessa. Koodien muuntaminen

tapahtuu niin että normaalisti niiden tuotekoodiksi tulee T. Mikäli työvaiheille on kuitenkin työn

ryhmä, se tulee T:n perään. Tällöin koodiksi tulee esim. T1, T2, T3.

Tätä varten tulee perustaa työtuotteet kyseisille koodeille. Näin raporteissa näitä työrivejä käsitellään

aivan kuin olisi myyty työtuotteita T1,T2,T3. Tämä käsittely asetetaan päälle kohdassa

Korjaamoasetukset | Työmääräysruutu | Työkoodien tuoteseuranta.

Yhteenveto käyttöönotosta:


• Perustetaan tuote koodille T, ja ruksataan perustamisvaiheessa Työtuote tuotteen tietoihin

• Laitetaan edellä mainittu asetus päälle

• Jos halutaan seurata tuotemyynnin raporteissa tarkemmin, laitetaan työvaiheiden tietoihin kenttä

”Ryhmä”, esim. 1, ja sen jälkeen perustetaan työtuote tuotekoodilla”T1”

• Tämä työtuote laitetaan sitten sellaisiin seuranta- ja alennusryhmiin ja sitä kautta pääryhmään,

että myyntiraporteissa tämä myynti tulee mukaan.

TÖIDEN VAATIVUUSLUOKKIEN KÄYTTÖ

Autonkorjaamoalan työehtosopimusehdot saattavat vaatia työntekijöiden tekemien työsuoritusten

vaativuuden seurantaa palkkausperusteena. Mikäli korjaamo noudattaa näitä työehtoja, tulee sen

seurata töiden vaativuutta. Tällöin korjaamo perustaa yleisimmät työsuoritukset työvaiheiksi ja niille

asetetaan vaativuusluokka. Tämä siirtyy työmääräyksen rivitietoihin, kun työvaihe haetaan

määräykselle. Muualta haettuihin tai käsin kirjoitettuihin työvaiheisiin tämä syötetään käsin.

Vaativuusluokka eli lyhennettynä Vaativuus on työriveillä ja tulee näkyviin vierittämällä kursoria

hiirellä oikealle. Työvaiheista saatavat raportit voidaan ottaa raportointiohjelmalla.

VAATIVUUSLUOKAN MUKAINEN TYÖHINNOITTELU

Työvaiheiden selausruudulla on painike Vaativuusluokkien hinnat. Siellä voidaan määrittää työn

vaativuusluokat ja niiden hinnat, esim. alustatyö, sähkötyö, rengastyö, mekaaninen työ. Sen jälkeen

kullekin työvaiheelle määritetään vaativuus. Kenttä on työvaiheen tiedoissa. Se voidaan valita myös

alasvetovalikosta, vaativuusluokista jotka on perustettu.

Toiminto on erityisen hyödyllinen, mikäli esimerkiksi maahantuojalta tai ketjulta saadaan

työvaihekortisto, jossa on luokiteltu vaativuusluokat. Sitä voidaan kuitenkin käyttää myös omiin

työvaiheisiin, jolloin esim. työhinnan muuttaminen voidaan tehdä yhdellä kertaa ja se välittyy kaikille

työvaiheille. Mahdollinen työvaihekohtainen hinta ohittaa kuitenkin tämän vaativuusluokan

yleisentuntihinnan. Ellei hintaa ole määritetty tietyn työn vaativuusluokalle, ohjelma käyttää

asetuksiin määrättyä normaalia työveloitushintaa.

Documents

8 Ohje Korjaamotoiminnot · Tämä osio on korjaamoille ohjekansion tärkein osio, ja korjaamo voi tehdä jopa kaiken myynnin työmääräysten kautta. Kuitenkin ennen tätä osiota