О.П. Еланцева

ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ

ОБЕСПЕЧЕНИЕ УПРАВЛЕНИЯ В СОЦИАЛЬНО-КУЛЬТУРНОМ СЕРВИСЕ

И ТУРИЗМЕ

Учебник для вузов

Второе издание

МоскваИздательство «ФЛИНТА»

��*�

УДК: 338.4 (075.8)

ББК: У9(2)43я73 Е 48

Р е ц е н з е н т ы: д-р ист.наук, проф. И.В. Скипина;

канд.культурологич.наук, доцент Э.Р. Кутыева

О.П. Еланцева Е 48 Документационное обеспечение управления в социально-культурном сервисе и туризме [Электронный ресурс]: учебник для вузов / О.П. Еланцева. – 2-е изд. – М.: ФЛИНТА, 2012. – 310 с.

ISBN 978-5-9765-1551-2

В пособии на основе новейшей законодательной правовой и нормативно-методической базы показаны все аспекты работы с документами в сфере социально-культурного сервиса и туризма с момента получения или создания документов до отправки документов или сдачи дел в архив. Рассмотрены организация делопроизводственной службы, ее структура, задачи, функции, должностной и численный состав.

Особое внимание уделено характерным чертам документов организационно-распорядительной, инфор-мационно-справочной, договорной систем документации и документации по личному составу. Отражены особенности организации документооборота в социально-культурном сервисе и туризме с применением новейших технологий. Освещены вопросы организации работы с электронными документами, включая организацию документооборота, технологии регистрации документов, контроля за сроками их исполнения, информационно-справочной работы.

Подготовлено в соответствии с требованиями Государственного образовательного стандарта высшего профессионального образования по дисциплине «Документационное обеспечение управления в социально-культурном сервисе и туризме».

Предназначено для студентов специальности 100103 «Социально-культурный сервис и туризм», а так же для руководителей предприятий и организаций, работников делопроизводственных служб.

УДК 338.4(075.8) ББК У9(2)43я73

ISBN 978-5-9765-1551-2 © Издательство «ФЛИНТА», 2012 © Еланцева О.П., 2012

3

ВВЕДЕНИЕ

Сегодня уже невозможно строить процесс управления на основе

рутинных процедур работы с бумажными документами. В ХХI в. весь деловой

мир перешел в информационно-телекоммуникационное пространство.

Управление реализацией продаж, заключение договоров и т.д. с применением

новейших технологий – это новое направление, дающее не только

дополнительные возможности, но и в определенной мере, ставящее новые

вызовы, проверка готовности предприятия, организации, фирмы или

индивидуального предпринимателя (далее будем пользоваться обобщенным

понятием «организация») продуманно и эффективно применять эти технологии

на практике.

Управление организацией оказывающей услуги в сфере социально-

культурного сервиса и туризма (далее СКСиТ) неизбежно требует создания

многих видов документов, без которых не возможно оперативное управление,

решение основных производственных задач, планирование деятельности,

финансирование, бухгалтерский учет и отчетность, кадровое обеспечение

деятельности и т.п.

Документационное обеспечение управления в СКСиТ имеет некоторые

особенности, связанные с конкретными процедурами реализации требований и

норм, определенных законодательством. В документах отражается и

учитывается деятельность организации, каждого подразделения, сотрудника.

Ведение многих документов предписано законами, например заключение

договоров, ведение кадровой документации, статистической отчетности и т.п.

Эти документы многообразны как по составу, так и по функциональному

назначению. Каждый имеет свои отличительные черты, особенности, свой

индивидуальный жизненный цикл, что определяет правила работы с ними. Вот

почему навыки составления и оформления наиболее часто встречающихся в

деятельности организации документов так важны для специалистов-практиков.

4

Большая часть учебника посвящена специфике работы с традиционным –

бумажным документом. В сфере обеспечения деятельности организаций СКСиТ

вся документация может быть условно разделена на три группы:

управленческая документация;

документация, связанная с технологическими процессами

деятельности предприятия;

документация, связанная с клиентами, туристами, гостями средств

размещения и т.п.

Туристский бизнес, сфера гостеприимства, сервис, являясь одними из

самых динамичных сфер экономики, представляют собой высоко насыщенную

информационную отрасль. Другими словами, сбор, хранение, обработка и

передача актуальной информации являются важнейшим и необходимым

условием функционирования любого предприятия этой сферы.

Успех бизнеса некоторых отраслей экономики напрямую зависит от

скорости передачи и обмена информацией, от ее актуальности, своевременности

получения, адекватности и полноты. В связи с этим успешное развитие,

например, туристского бизнеса предполагает широкое использование новейших

технологий как в области создания турпродукта, так и его продвижения на

рынке.

В управленческий документооборот сейчас активно входят различные

средства: собственно системы электронного документооборота, электронные

почтовые системы, Интранет, корпоративные порталы и другие корпоративные

ресурсы, Интернет и различные способы взаимодействия с территориально

удаленными подразделениями и лицами.

Неотъемлемой частью развития российского бизнеса стал Интернет. Он

позволяет снизить издержки на телефонную связь, обеспечивает быструю

передачу и получение информации, предоставляет принципиально новые пути

проведения рекламных компаний, способствует возникновению договорных

отношений и т.п.

Современные компьютерные технологии активно внедряются в сферу

туристского бизнеса, в сферы обслуживания, гостеприимства, и их применение

5

становится неотъемлемым условием повышения конкурентоспособности любого

предприятия или организации. Информационное пространство Интернет

позволяет использовать все многообразие компьютерных технологий, начиная

от специализированных программных продуктов управления отдельной

туристской фирмой до применения глобальных компьютерных сетей.

Очевидно, сегодня уровень применения технологий электронного

документооборота остается в России пока еще явно недостаточным, но

возможности глобальной компьютерной сети для работников туристского

бизнеса и социально-культурного сервиса поистине безграничны. По этой

причине на данную проблему, сейчас обращено внимание на самом высоком

государственном уровне. В соответствии с Федеральной целевой программой

«Развитие внутреннего и въездного туризма в Российской Федерации (2011 -

2016 годы)» предусмотрено создание единой системы информационного

обеспечения в области туризма, в том числе создание единой туристско-

информационной сети России и ее интеграции с аналогичными

международными системами. Предполагается формирование банков данных по

отечественным и зарубежным фирмам, турам, маршрутам, транспортному

обеспечению и средствам размещения туристов, а также создание

информационной базы по туристским объектам всероссийского значения.

Сегодня этот проект активно реализуется.

С 1 октября 2011 года Ростуризм внедряет электронную форму

документооборота в части, касающейся процедуры регистрации компаний в

Едином федеральном реестре туроператоров. В июле 2010 года был принят

федеральный закон «Об организации предоставления государственных и

муниципальных услуг», в соответствии с которым все государственные органы

обязаны предоставлять оказываемые ими государственные услуги в

электронном виде. Ростуризм также планировал разработать порядок по

внесению сведений в реестр туроператоров и присвоению реестровых номеров с

использованием современных телекоммуникационных технологий.

Полноценная интеграция России в мировой туристский бизнес требует

скорейшей реализации сформулированных в программе задач и является

6

необходимым условием создания и продвижения современных туристских

продуктов.

Туризм – это одна из важнейших сфер деятельности современной

экономики, нацеленная на удовлетворение потребностей людей и повышение

качества жизни населения. При этом в отличие от многих других отраслей

экономики туризм не приводит к истощению природных ресурсов. Будучи

экспортоориентированной сферой, туризм проявляет бóльшую стабильность по

сравнению с другими отраслями в условиях неустойчивой ситуации на мировых

рынках.

На сегодняшний день в туризме используется достаточно много

новейших компьютерных технологий, например, глобальные компьютерные

системы резервирования, интегрированные коммуникационные сети, системы

мультимедиа, Smart Cards, информационные системы менеджмента и др.

Перечисленные выше информационные технологии используются с разной

степенью активности и имеют неодинаковое распространение. Различается

также степень их влияния на развитие туристской индустрии.

В последнее время все больше организаций переходят на электронные

системы документооборота. И некоторые хотят полностью убрать оформление

документов на бумажном носителе из практики. Составив документ, мы нередко

забываем про него до проверки, отчетности либо конфликта, в котором этот

документ используется в качестве доказательства. Юридические аспекты

электронного документооборота и вопросы информационной безопасности и

защиты информации, являющиеся предметом многих специальных публикаций

в данном пособии подробно не освещаются, а рассматриваются лишь в

контексте комплексного анализа проблем перехода от традиционного

бумажного к электронному документообороту.

Сегодня становится очевидным, что переход от бумажных документов к

электронным – это качественное новое системное явление. Перспективы его

масштабной экспансии во все сферы деятельности государства, общества,

бизнеса не избежать, отказаться от применения телекоммуникационных

технологий и информационных технологий на современном этапе развития

информационного пространства, административных, социально-экономических

ресурсов - не представляется возможным, но можно сделать однозначный

вывод, что на данном этапе полный переход в управлении на электронный

документооборот невозможен. В силу наличия объективных причин и факторов,

сдерживающих применение систем и технологий электронного

документооборота: недостаточное развитие нормативной базы, экономические

проблемы (поскольку внедрение новых технологий требует определенных

затрат), психологические барьеры, недостаточный уровень компьютерной

грамотности участников коммуникационных процессов, а также руководителей

и специалистов, занятых в сфере управления. А пока все эти проблемы

актуальны – самым надежным способом хранения и передачи информации в

системе информационно-документационного обеспечения управления остается

- документ, распечатанный на бумаге.

Пособие подготовлено на основе обобщения практического опыта

анализа применения традиционных и новейших технологий в информационно-

документационном обеспечении управления деятельностью организаций сферы

социально-культурного сервиса и туризма, практической деятельности и

исследований автора в области информационно-аналитической работы, деловых

коммуникаций, кадрового делопроизводства, документоведения и

архивоведения.

Составлением и оформлением документов занимаются, за небольшим

исключением, практически все сотрудники организации. Поэтому требования,

предъявляемые к составлению деловых, официальных документов, должен знать

каждый сотрудник.

В приложениях представлены образцы форм документов и другой

документации, которые могут потребоваться в работе специалисту-практику.

8

Глава 1.

ПОНЯТИЕ О ДОКУМЕНТЕ И ДОКУМЕНТАЦИОННОМ ОБЕСПЕЧЕНИИ

УПРАВЛЕНИЯ

1. 1 Понятие о документе. Свойства документа. Признаки документа. Функции

документа. Методы и способы документирования

Для нормального функционирования и развития бизнеса организациям

сферы социально-культурного сервиса и туризма, как в благоприятных условиях

работы, так и в нестабильной или даже кризисной ситуации, необходима

эффективно организованная система управления, и, в частности

информационного обеспечения.

В основе управленческой деятельности лежат процессы получения

информации, ее обработки, принятия решения, доведения ее до исполнителя,

исполнения. В сфере социально-культурного сервиса (далее будем пользоваться

общепринятым сокращением «СКСиТ») документы также играют важную роль,

представляя собой предмет и результат управленческого труда.

В управленческой сфере документ выступает в качестве:

1) средства фиксации и передачи управленческих решений, результатах

функционирования системы управления, включая объект, субъект и их

взаимодействие, внутреннюю и внешнюю среду организации. Процесс создания

и оформления документов получил название «документирование». Особое место

отводится документам на машинных носителях (электронный

документооборот), безбумажной технологии обмена информации и т. п. Как

носитель информации документ обеспечивает взаимодействие частей

(структурных подразделений) организации, предприятия, фирмы друг с другом

с поставщиками, партнерами, клиентами. При этом электронные документы

могут быть представлены не только в форме текста (т.е. будучи подготовлены с

использованием текстовых редакторов), к ним также относятся сообщения

электронной почты, электронные таблицы, базы данных, графика, мультимедиа

и др.

9

Понятие «документ» многозначно и зависит от того, в какой сфере

деятельности организации он используется. Организация хранения (архивного)

соответствующих документов облегчает в надлежащее ведение бизнеса,

гарантирует подотчетность отдельных организаций и лиц за свои действия в

правовых и административных вопросах, учет потребностей клиента и

организации и ожиданий внутренних и сторонних заинтересованных групп

(ИСО 15489-2:2001, п. 3.2.4.).

В силу многофункциональности документа существует множество его

определений, акцент при этом в каждом из них делается на различные

характеристики, функции и его свойства.

Терминология, используемая в России при работе с документами

закреплена в законах и других нормативных актах. Так, в ГОСТ Р 51141-98,

понятие «документ» и «документированная информация» рассматриваются как

синонимы и определяются как «зафиксированная на материальном носителе

информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать».

Ориентация терминологических стандартов на практику работы с

документами потребовала известного сужения границ понятия документа. В

частности, в стандартизованном определении документа, предназначенном для

отечественной делопроизводственной и архивной сферы, в качестве его основы,

помимо информации и материального носителя, выделен ещё и третий

компонент - возможность идентификации информации через реквизиты. В итоге

такое определение существенно ограничило понятие документа, сведя его по

существу к служебным, деловым документам, поскольку в том же ГОСТ Р

51141-98 «реквизит» определяется как «обязательный элемент оформления

официального документа». Тем самым была проведена чёткая граница между

управленческим документом и любой другой зафиксированной на материальном

носителе информацией.

Необходимо также иметь в виду, что стандартизация терминов и

определений отнюдь не снимает все вопросы, возникающие в практике работы с

документами. В частности, определение документа в ряде Федеральных законов

10

и национальных стандартов содержит правовую коллизию, обусловленную тем,

что в момент передачи документированной информации по каналам связи

(электронный документооборот) она не зафиксирована стабильно на

материальном носителе и формально не подпадает под правовую защиту данных

законов. Эта ситуация на практике может быть использована различными

лицами, в частности, в политической и экономической конкурентной борьбе, без

особых опасений понести какую-либо ответственность. Так, например, до сих

пор не решен вопрос защиты прав потребителей при характерных для СКСиТ

операциях бронирования, заказе билетов и т.п. ситуаций осуществляемых

посредствам электронных документов.

Наиболее используемые определения ДОКУМЕНТА:

Стандарты Международной организации по стандартизации (ISO)

определяют документ как информацию, созданную, полученную и сохраняемую

организацией или частным лицом в качестве доказательства при подтверждении

правовых обязательств или управленческой деятельности. В отличие от

устоявшейся терминологии российских стандартов, в ISO основная нагрузка в

термине «документ» приходится на те функции, которые документы реализуют

в деловых процессах организаций, а не на формальные признаки документа.

Традиционное отечественное делопроизводство обрабатывало реквизиты

и форму документов, но сейчас для обеспечения руководства организаций

релевантной информацией для принятия правильных управленческих решений

требуется осмысливание контекстов документов и определение взаимосвязей их

контекстов.

докум

ент - это зафиксированная на материальном носителе информация с

реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. - это материальный объект с информацией, закрепленной созданным

человеком способом для ее передачи во времени и пространстве. - материальный объект, содержащий в закрепленном виде

информацию, оформленный установленным порядком и имеющий в

соответствии с действующим законодательством правовое значение.

11

В зарубежной практике понятие «делопроизводство» не применяется,

используется термин «управление документацией». Под управлением

документами понимают область управления, отвечающую за эффективный и

систематический контроль за созданием, получением, сохранностью,

использованием и определением судьбы документов, включая процессы сбора и

сохранения свидетельств деловой деятельности и информации о ней в виде

документов.

К наиболее общим принципам управления документацией (создание,

сбор и управление любыми документами на любых носителях) и

информационными ресурсами в организации, отмеченным в ISO, относятся

установление и документальное закрепление:

1) основных правил и стандартов работы с документацией в организации;

2) распределения ответственности и полномочий в области работы с

документацией между сотрудниками организации;

3) делопроизводственных процессов и технологий.

Документ в СКСиТ при управлении процессами может рассматриваться

на разных уровнях как:

1) отдельный документ;

2) система документов (документы, применяемые в определенной сфере

деятельности);

3) вся совокупность систем документации.

Управленческая документация подразделяется на отдельные системы.

Под системой документации понимается совокупность документов,

взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы

деятельности, единых требований к их оформлению.

Выделяется несколько основных свойств документа, которые

характеризуются соответствующими признаками:

1. Юридическая сила документа (далее ЮСД) - это свойство

официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством,

компетенцией издавшего его органа и установленным порядком его оформления

12

(ГОСТ Р 51141-98), т.е. это свойство документа быть подлинным

доказательством тех фактов, событий и действий, которые отражены в нем.

На приобретение документом юридической силы влияет:

- соблюдение организацией, ее должностными лицами, готовящими

документ, положений действующего законодательства.

- соблюдение установленных правил записи информации. Эти правила

специфичны для каждого типа документов и регламентируются ГОСТами и

другими нормативно-методическими материалами.

ЮСД может быть обеспечена установленным для каждой разновидности

документов комплексом реквизитов, т.е. обязательных элементов оформления

документов: наименование организации – автора документа, подпись, дата,

регистрационный номер документа, гриф утверждения, печать и т.д.

Юридическую силу электронному документу придают:

- обязательные реквизиты;

- подтверждение полномочий создателя;

- подлинность и аутентичность.

Состав обязательных реквизитов устанавливается следующими

нормативными актами:

- Федеральными законами РФ:

от 27.07.2006 N 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях

и защите информации»;

от 10.01.2002 N 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи»;

от 21.11.1996 N 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» (ред. от 23.11.2009);

- Постановлениями федеральных органов исполнительной власти и

ГОСТами:

Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 «Об утверждении

унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его

оплаты»;

ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации.

Унифицированная система организационно-распорядительной документации.

Требования к оформлению документов».

13

Для электронных документов действует ГОСТ 6.10.4-84

«Унифицированные системы документации. Придание юридической силы

документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами

вычислительной техники. Основные положения». Этот стандарт устанавливает

требования к составу и содержанию реквизитов, которые придают электронному

документу юридическую силу, а также устанавливает порядок внесения в них

изменений.

Электронный документ должен содержать:

- регистрационный номер;

- регистрационную дату;

- подпись (код) лица, ответственного за правильность изготовления

документа или утвердившего документ;

- содержание документа;

- наименование организации - создателя документа;

- местонахождение организации - создателя документа или почтовый

адрес.

Возможно использование дополнительных реквизитов, главное, чтобы

обязательные можно было однозначно идентифицировать.

Компетентность автора документа должна подтверждаться уставом

организации, должностными инструкциями и приказами об установлении

соответствующих полномочий.

Проще всего обеспечить подлинность электронного документа с

помощью электронной цифровой подписи (ЭЦП). При оценке

доказательственной силы электронного документа например судом учитывается

прежде всего надежность способов формирования, хранения, передачи и

идентификации автора. Для этого, помимо ЭЦП, важна доверенная система

обработки электронных документов (доверенное хранилище).

Электронный документ – в отличие от образа документа, электронный

документ, также представляющий собой файл, внутри себя содержит

содержательную информацию, которая может быть использована, например, для

поиска документа или отнесения его к той или иной группе.

14

Например, это может быть текст или электронная форма Microsoft Word,

таблица Excel, сообщение в формате электронной почты Internet. Файлы

документов могут быть «сырыми», то есть не содержащими внутри себя

структурных элементов (обычные текстовые документы) или

структурированными.

Последние внутри себя содержат элементы структуры, позволяющие

внешним приложениям получать информацию об отдельных элементах

информации (формы Word, электронные таблицы, документы в формате XML).

Еще одной разновидностью данной группы документов являются файлы

составных документов, например файлы Binder Microsoft Office.

Особый тип документов составляют записи баз данных

специализированных систем автоматизации групповой работы, таких как

документы Lotus Notes или электронные формы Microsoft Exchange.

В отличие от обычного электронного документа, данный документ не

представлен в виде отдельного файла, но представляет собой некоторую

целостную единицу информации, имеющую уникальный идентификатор,

средство отображения и модификации.

Данный тип документов может быть извлечен из системы и передан,

например, посредством электронной почты, в другое подразделение и снова

погружен в систему.

В силу природы приложений документы данного типа изначально

содержат внутреннюю структуру и могут содержать внутри себя другие файлы

документов или ссылки на них.

Электронная подпись - это не сохраненная в виде файла картинка с

вашими автографами, а строка бит, полученная в результате

криптографического преобразования информации с использованием закрытого

ключа, позволяющая идентифицировать владельца и установить отсутствие

искажения информации в электронном документе.

У электронной подписи имеется закрытый ключ, обеспечивающий ее

защиту и открытый ключ – код, который доступен всем, с помощью него можно

определить, кто и когда подписал электронный документ.

15

Сейчас наиболее распространенный вариант хранения закрытого ключа –

на жестком диске компьютера. Но у него существует ряд недостатков, в том

числе следующие:

— ключ необходимо устанавливать на все компьютеры, на которых

работает пользователь. А это, во-первых, неудобно, во-вторых, потенциально

небезопасно. Почему? Получив доступ к системе (например, пользователь

забыл заблокировать систему пред уходом), можно беспрепятственно

подписывать документы или скопировать ключ, используя средства экспорта.

— для экспорта/импорта закрытого ключа, например, если возникнет

необходимость переехать с одного рабочего места на другое, необходима

определенная квалификация и права доступа. Как вариант, можно оформить

заявку администраторам, но это потеря времени и не всегда удобно.

На текущий момент в некоторых системах электронного

документооборота реализована возможность использования хранилищ,

например: e-Token и Rutoken. Что же такоеe-Token или Rutoken (часто называют

просто «токен»)?

Это защищенное хранилище ключей в виде USB-брелоков и смарткарт,

доступ к которому осуществляется только по пинкоду. При вводе неверного

пинкода более трех раз хранилище блокируется, предотвращая попытки доступа

к ключу путем подбора значения пинкода. Все операции с ключом производятся

в памяти хранилища, т.е. ключ никогда его не покидает. Таким образом,

исключается перехват ключа из оперативной памяти.

2. Оригинальность документа. Слово оригинал происходит от

латинского «originalis», что означает – первоначальный, самобытный.

Признаком оригинала является его уникальность.

На практике используются «умноженные оригиналы», т.е. оригиналы,

составляемые в нескольких экземплярах. Например, договора. Оригиналы

документов по своему внешнему виду могут быть беловиками и черновиками.

Черновик – это документ в предварительной редакции. Черновой

документ: рукописный или машинописный документ, отражающий работу

автора или редактора над его текстом. (ГОСТ Р 51141-98)

16

Беловик (чистовик) – это последняя, переписанная или перепечатанная

набело редакция документа. Беловой документ: рукописный или машинописный

документ, текст которого переписан с чернового документа или написан без

помарок и исправлений.

Для служебных документов оригиналом является беловик, подписанный

должностными лицами, с приложением, в ряде случаев, печати. Оригиналы

могут печататься на бланках.

3. Подлинность документа. Как синоним слова оригинал употребляется

подлинник, что в переводе с латинского означает достоверный.

Подлинный документ: документ, сведения об авторе, времени и месте

создания которого, содержащиеся в самом документе или выявленные иным

путем, подтверждают достоверность его происхождения. Таким образом,

документ в окончательной редакции, соответствующим образом оформленный и

подписанный, называют подлинником официального документа (ГОСТ Р 51141-

98). Это может быть первый или единичный экземпляр оригинального

документа.

4. Дублетность. Дубликат документа: это повторный экземпляр

подлинника документа, имеющий юридическую силу (ГОСТ Р 51141-98). От

оригинала дубликат отличается лишь наличием в правом верхнем углу отметки

«Дубликат» или «Повторно». Внутренняя и внешняя структура дубликата

полностью соответствует оригиналу, включая материальный носитель и состав

реквизитов.

5. Копийность документов. Копия документа – это документ,

полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его

внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы (ГОСТ Р

51141-98). Само понятие копия в переводе с латинского означает «множество»

т.е. размножение оригинала любого вида. Повторное точное воспроизведение

подлинников (в целях размножения) является копией.

Среди копий различают:

Выписка – копия части документа. Должна содержать воспроизведение

полного текста решения по определенному вопросу. Юридическую силу

17

выписка приобретает после ее заверения должностным лицом организации или

нотариуса. Заверение копий производится самой организацией. Нотариального

заверения обычно требуют для копий учредительных документов организации,

предоставляемых в различные государственные структуры (суд, налоговые

инспекции, комитеты по управлению имуществом и т.д.)

Особый вид – фото и светокопии отличительной чертой, которых

является точное воспроизведение оригинала. Они являются видом

факсимильных (т.е. документы, переданные/полученные с помощью факса),

автоматических копий. Кроме копий, снятых непосредственно с оригинала или

полученных автоматически, т.е. одновременно с оригиналом, могут быть

кратные копии: копия с копий.

Юридическая сила копий документа обеспечивается:

- наличием точного текста подлинника (включая и бланк, на котором

подготовлен документ), расшифровки печатей, подписей должностных лиц;

- наличием реквизита «отметка о заверении копии документа».

Любая копия документа, не противоречащего закону и имеющего

юридическое значение, может быть заверена нотариально.

Организации имеют право заверения копий документов, создающихся в

этих организациях, документов граждан при приеме на работу (диплом,

аттестат, удостоверение на льготы и т.д.).

Под функцией (от лат. «function»- исполнение) документа понимается

внутренне присущее ему целевое назначение, социально выработанный способ

его употребления, это его общественная роль, социальное назначение, цель,

задача.

Все управленческие документы в СКСиТ «обслуживают» такие функции

организации как: планирование, бухгалтерский учет, отчетность, оперативное

управление, обеспечение кадрами, работу с клиентами и государственными

надзорными органами и т. п. Социальная природа документа самым тесным

образом связана с функциями документа:

1. Информационная: являются носителем и источником информации.

2. Управленческая: позволяют организовывать, регулировать,

18

контролировать, анализировать производственные процессы (выполняется

документами, которые созданы для целей управления и в процессе его

реализации (законы, положения, уставы, постановления, распоряжения,

решения, приказы, протоколы, предписания, т. е. официальные и деловые

документы).

3. Правовая: это способность документа служить средством

доказательства, подтверждения каких-либо фактов (сведений). Правовой

функцией в первую очередь обладают официальные издания (конституция,

законы, указы), а также исторические источники, служащие средством

свидетельствования. Практически любой документ может на время приобрести

эту функцию, став доказательством чего-либо.

Правовая функция присуща документам, в которых закрепляются

изменения правовых норм. Можно выделить две категории документов,

наделенных правовой функцией:

1) изначально обладающие ею;

2) приобретающие ее на время.

В первую группу входят все документы, устанавливающие,

закрепляющие, изменяющие правовые нормы и правоотношения или

прекращающие их действие, а также другие документы, влекущие за собой

юридические последствия. Сюда относятся все правовые акты органов

государственной власти (законы, указы, постановления и др.), судебные,

прокурорские, нотариальные и арбитражные акты, все договорные,

удостоверительные документы (паспорта, пропуска, удостоверения и т. д.) и

оправдательно-финансовые документы (накладные, приходные ордера, счетно-

платежные требования и т. п.)

Ко второй категории относятся документы, которые на время

приобретают эту функцию, являясь доказательством каких-либо фактов в суде,

органах следствия и прокуратуре, нотариате, арбитраже. В принципе любой

документ может быть доказательством и тем самым временно будет наделен

правовой функцией.

19

4. Коммуникативная: помогают организовывать обмен информацией и

общение между различными объектами;

5. Учетная: накапливают сведения за определенные периоды времени и

позволяют их анализировать, выявляя тенденции и закономерности;

6. Социальная: отражают социально-экономическую, политическую,

общественную и другие сферы жизни государства и его граждан;

7. Культурная: являются памятником культуры данной эпохи,

показывают ее специфику, колорит, нравы, обычаи, традиции;

8. Историческая: являются источником знаний о событиях и деятелях

различных эпох, полнее и конкретнее других исторических памятников

раскрывают исторические события, подтверждают и дополняют факты,

помогают восстанавливать историческое прошлое стран и народов.

Управленческие функции во всех предприятиях СКСиТ в целом

однотипны, поэтому документам присущи примерно одинаковые функции, виды

и формы.

Материальная составляющая документа (МСД) - это его вещественная

(физическая) сущность, форма документа, обеспечивающая его способность

хранить и передавать информацию в пространстве и времени, включает в себя:

1) материальную основу документа; 2) форму носителя информации 3) способ

документирования или записи информации.

Материальная основа документа (МОД) - совокупность материалов,

использованных для записи сообщения (текста, звука, изображения) и

составляющих носитель информации.

Самым распространенным и наиболее востребованным носителем

является бумага. В качестве основных компонентов композиционного состава

бумаги используют волокна растительного происхождения, выделяемые из

древесных, хвойных и лиственных пород, из стеблей однолетних растений,

семенных коробочек и листьев некоторых растений, а также хлопок, лен, джут и

т. п.

С целью улучшения качества бумаги в ее состав вводят наполнители,

которые повышают ее прочность и белизну, способствуют образованию гладкой

20

поверхности. В качестве наполнителей применяют каолин, мел, гипс, диоксид

титана, тальк, асбест, бланфикс.

В состав печатной, писчей, чертежной бумаги для уменьшения их

гигроскопичности вводят естественные и искусственные смолы, белковые

вещества (желатин, казеин), крахмал и др. Печатную бумагу проклеивают

канифолью.

Бумага соответствует многим требованиям: относительно проста в

изготовлении, доступна, в меру прочна, достаточно долго хранится и позволяет

легко фиксировать информацию. Самое ценное качество бумаги - она позволяет

тиражировать информацию.

Появление искусственных носителей на полимерной основе (шеллак,

полихромвинил, полупроводник) пополнило видовое разнообразие документов,

способных нести звуковую речь, музыку, движущееся и объемное изображение.

Были созданы грампластинки, магнитные пленки, фото- и кинопленки,

магнитные и оптические диски - материальные носители такой информации,

которая не может быть зафиксирована на бумаге.

В качестве МОД полимерных документов используются многослойные

полимерные системы. Эти документы иногда называют пленочными или

пластиночными.

Чаще всего материальной основой пленочных материалов является

фотографический материал - светочувствительный, предназначенный для

получения на нем фотографического изображения.

Фотоматериалы подразделяются на черно-белые и цветные, негативные

и позитивные. Черно-белый - это фотографический материал, на котором в

результате экспонирования и химико-фотографической обработки образуется

изображение, состоящее из металлического серебра. На цветных

фотоматериалах образуется изображение, состоящее из красителей.

Фотоматериалы делятся на кинопленку, фотопленку и фонограммную

кинопленку.

Кинопленка - фотографический материал на гибкой основе,

предназначенный для получения киноизображения, записи и воспроизведения

21

звука.

Фотопленка - фотографический материал на гибкой основе,

предназначенный для различных видов съемки и печатания.

Фонограммная кинопленка предназначена для записи негативов

фотографических фонограмм переменной ширины.

К полимерно-пленочным документам относятся: кинодокументы,

фотодокументы, фонодокументы, документы для использования в ЭВМ.

Существующие стандарты на МОД призваны гарантировать

механическую прочность (способность МОД противостоять разрушению

документа под воздействием механической нагрузки - разрыв, излом),

биостойкость (способность МОД противостоять действию биологического

фактора - грибок, плесень), износостойкость (способность МОД противостоять

истиранию) и долговечность документа (способность МОД длительно сохранять

эксплуатационные свойства).

При создании документов и выборе его носителя нужно учитывать: 1).

свойства МОД, 2). срок ее службы, 3) практичность и удобство в использовании

и хранени.

Носитель информации - материальный объект, предназначенный для

хранения и передачи информации.

Форма носителя информации - это специальная конструкция

материального носителя, обеспечивающая выполнение документом его

основной функции, делающая его удобным для хранения использования.

Современные документы многообразны по конструкции.

В зависимости от формы носителя различают листовые, кодексовые,

карточные, ленточные, дисковые, электронные документы.

Листовой документ существует в виде одного или нескольких листов

печатного материала любого формата без скрепления (служебный документ,

рекламный проспект, пресс-релиз, газета, буклет, плакат).

Кодекс – это блок сфальцованных листов бумаги, наиболее

распространенная форма - книга, брошюра, журнал, атлас, альбом.

Карточный документ - карточка установленного формата на материале

22

повышенной плотности (открытка, календари, микрокарта, каталожная карточка,

микрофиша).

Ленточный документ изготовлен в виде непрерывной полосы материала

с записью информации (магнитная лента, кино-, видео-, микрофильм).

Дисковый - это носитель информации, представляющий собой круглую

пластинку, покрытую слоем материала, способного запоминать и хранить

информацию (CD, DVD, граммпластинки).

USB Flash Drive («флэшка») - тип внешнего носителя информации для

компьютера. Flash (в пер. с англ.) – быстро промелькнуть; осенить, прийти в

голову. Основные характеристики - большая емкость, компактность,

энергонезависимость, высокая скорость передачи информации, защищённость

от механических и электромагнитных воздействий, универсальность (подходит к

любому компьютеру). Основные достоинства - простота в эксплуатации,

достаточно широкий модельный ряд и дешевизна. На сегодняшний день, данный

носитель если не заменил, то успешно конкурирует с другими типами носителей

информации (внешние жесткие диски, дискеты, CDR(W) болванки). Во флэш-

драйве используется особый вид памяти - flash (флэш-память). Этот тип памяти

энергонезависим - после отключения все записанное в нее сохраняется. Флэш-

память широко применяется в мобильных телефонах, телекоммуникационном и

сетевом оборудовании, в бытовых приборах и даже наручных часах.

На флэш можно записывать информацию (текстовые документы, музыку,

фотографии, видеофайлы), с него можно читать, работать с файлами (стирать,

редактировать, создавать). Флэш не боится частых подключений к компьютеру

(для того, чтобы подключить флэшку, компьютер не надо выключать), внешних

негативных условий (если флэшка намокла, ее достаточно просто просушить),

перемещений на большие расстояния и падений. USB Flash Drive не требует

внешнего источника питания, т.к. ее энергопотребление очень умеренное, ей

хватает питания, поступающего через USB-порт. Основные различия между

USB Flash Drive заключаются в дизайне, емкости, типах интерфейса и

дополнительных возможностях. Регулярно появляются носители все большей

емкости. С помощью программного обеспечения можно защитить хранящиеся

23

на флэш-драйве данные паролем. На некоторых моделях флэш-драйв имеется

специальный переключатель, который разрешает или запрещает запись и

удаление информации. На практике сотрудники организации используют флэш-

драйв для перемещения и хранения большого объема информации.

Форма материального носителя информации постоянно

совершенствуется.

Документирование – запись информации на различных носителях по

установленным правилам.

Средства документирования – орудия, используемые человеком для

создания документов (простые, механические, электромеханические). К

средствам документирования относятся пишущие машины (устар.),

компьютерная техника, магнитофоны, диктофоны, фото-, кино-, видеотехника.

В зависимости от того, какое средство документирования используется,

различают и способы документирования:

Таблица 1

Способы документирования

1. Текстовое документирование

Текстовой

документ

документ, содержащий звуковую информацию, зафиксированную

любым типом письма или любой системой звукозаписи. Текстовое

документирование получило самое широкое распространение, с его

помощью документируется деятельность государственных

учреждений, предприятий и отдельных лиц.

2. Техническое документирование — способ запечатления технической мысли Технические

документы

- проектно-конструкторские документы; технологические документы;

зафиксированная информация о природе, как объекте человеческой

деятельности: картографическая, инженерно-геологическая,

топографо-геодезическая, почвенная и гидрологическую

документация; документы, способствующие использованию

технических средств: паспорта технических изделий, каталоги фирм,

рекламные чертежи и рисунки и т.д. Особую группу технических

документов, имеющих правовое значение, составляют стандарты,

записи, методические инструкции, документированные процедуры

управления на различных уровнях при внедрении системы

менеджмента качества в организациях СКСиТ (ГОСТ Р ИСО 9001-2001).

3. Фото-, кино-, видеодокументирование Фото-

документ

изобразительный документ, созданный фотографическим способом.

Особенность фотодокументов: возникают в момент событий, поэтому

они благодаря точности, наглядности имеют большую ценность и

находят широкое применение в различных областях деятельности

24

человека. С помощью микрофотокопирования получаются копии

документов. Кино-

документ

изобразительный и аудиовизуальный документ, созданный

кинематографическим способом. Кинодокумент отражает события в

динамике, движении. Сейчас большое распространение в СКСиТ

получили видеодокументы, снятые на цифровые носители (рекламные и

ознакомительные ролики, предлагаемые для ознакомления клиенту в

офисе, а так же используются для анализа при разработке нового

продукта). Фоно-

документ

документ, содержащий звуковую информацию, зафиксированную

любой системой звукозаписи.

4. Электронное документирование, создание документов с применением машинных

носителей Документ на машинном носителе

документ, созданный с использованием носителей и способов

записи, обеспечивающих обработку его информации электронно-вычислительной машиной (относятся к классу технически-кодированных, содержащих запись, доступную для

воспроизведения только с помощью технических средств, в том

числе звуковоспроизводящей, проекционной аппаратуры или

компьютера). Документы на новейших носителях информации :

1. Документы на магнитных носителях (электронные) (жесткие

диски, флэш карты, дискеты, видеодиски, CD,DVD) 2. Документы на оптических носителях информации (оптические

документы) — микрографические документы (микрофильмы,

микродиски, микрокарты) и оптические диски, информация с

которых считывается с помощью лазерного луча (СВ-КОМ, аудиокомпакт диски, видеодиски, магнитооптические диски). 3. Документы на голографических носителях информации

(голограммы).

Электронный документ (ЭД) Еlectronic document, on-line document, наиболее

распространенный

способ документирова-ния в современной

практике управления

СКСиТ

это форма подготовки, отправления, получения или хранения

информации с помощью электронных технических средств,

зафиксированная на магнитном, лазерном диске и ином

электронном материальном носителе Информация, зафиксированная на электронном

материальном носителе, признается электронным

документом, если она: —создается, обрабатывается, хранится и передается с помощью

электронных технических средств; — подписана, с соблюдением требований, предусмотренных

действующим законодательством; - может быть представлена в форме, пригодной для восприятия

человеком, не обладающим специальными техническими

навыками; — если при его составлении, хранении, передаче использован

предусмотренный государственными или международными

стандартами либо соглашением сторон способ, позволяющий

достоверно идентифицировать составителя электронного

документа. ЭД должен быть доступным для его последующего

использования и при необходимости предъявления электронного

25

документа, этот документ должен быть продемонстрирован. ЭД,

составленный, передаваемый либо хранимый с соблюдением

предусмотренных, законодательством требовании, обладает

юридической силой, одинаковой с письменным документом. Юридическую значимость ЭД придаёт электронная

цифровая подпись (ЭЦП), которая на территории Российской

Федерации равнозначна собственноручной подписи в документе

на бумажном носителе при одновременном соблюдении

следующих условий (п. 1 ст. 4 Федерального закона от 10 января

2002 года № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи»): —сертификат ключа подписи, относящийся к этой

электронной цифровой подписи, не утратил силу (действует) на

момент проверки или на момент подписания электронного

документа; — при наличии доказательств, определяющих момент

подписания; —подтверждена подлинность электронной цифровой подписи

в электронном документе; ЭЦП используется в соответствии со сведениями, указанными в

сертификате ключа подписи.

Появление машинного документирования не отменило предшествующих

способов записи информации. Наряду с традиционными видами документов

появляются все более сложные нетрадиционные виды документов на новейших

носителях.

Таблица 2

Классификация документов

1. По способу

фиксации информации письменные (рукописные, машинописные, типографские, подготовленные на

множительных аппаратах, напечатанные на персональных компьютерах),

графические и фото-, фоно, -кинодокументы 2. По степени

сложности простые и сложные. Простые - это документы, в которых рассматривается

один вопрос, в сложных освещается несколько вопросов 3. По степени

гласности открытые (не секретные) и документы с ограниченным доступом. Документы с

ограниченным доступом бывают разной степени секретности: совершенно

секретные, секретные, документы для служебного пользования (ДСП), с

грифом «конфиденциально» 4. По юридической

силе подлинные и подложные. Подлинные документы бывают действительные и

недействительные. Недействительным документ становится в результате

истечения срока действия или отмены его другим документом 5. По срокам

исполнения срочные и несрочные. Срочными являются документы со сроками исполнения,

установленными законом и соответствующими правовыми актами, а также

телеграммы и другие документы с грифом «срочно» 6. По происхождению служебные, изготовленные на предприятиях, в организациях, и личные

(письма граждан с изложением жалоб, предложений, просьб) 7. По срокам хранения временного и постоянного срока хранения. Документы временного хранения

в свою очередь подразделяются на документы со сроком хранения до 10 лет и

свыше 10 лет

26

8. По степени

обязательности информационные, содержащие сведения и факты о производственной и

иной деятельности организаций, и директивные - обязательные для

исполнения, носящие характер юридической или технической нормы 9. По степени

унификации — индивидуальные документы разрабатываются конкретными

организациями для внутреннего пользования; — типовыми являются документы, создаваемые вышестоящими органами,

для организаций с однородными функциями и носят обязательный характер; — трафаретные документы имеют заранее напечатанный текст с пробелами,

которые заполняются при окончательном оформлении документа в

зависимости от конкретной ситуации. Такие документы перспективны, т.к.

экономят время на подготовку; — примерные документы носят ориентировочный характер и используются

для составления и оформления документов по аналогии; — анкета - способ представления унифицированного текста, при котором

постоянная информация располагается в левой части листа, а переменная

вносится в документ в процессе его составления в правую часть листа; — таблица - документ, в котором постоянная информация размещается в

заголовках граф и боковика (заголовки строк), а переменная (в цифровом или

словесном выражении) - на пересечении соответствующих граф и строк. Текст,

представленный в виде таблицы, обладает большой информационной

емкостью, позволяет строго классифицировать и кодировать информацию и

легко суммировать аналогичные данные. В табличной форме оформляются

штатное расписание, план, график отпусков и другие документы

1.2. Регулирование и регламентация документационного обеспечения

управления в условиях применения современных информационных

технологий

Основанием для создания документов являются необходимость

удостоверения наличия и содержания управленческих действий деятельности

организации, фирмы, предприятия, передача информации, хранение и

использование в течение определенного времени. Поэтому ведение многих

документов предписано законами и нормативными актами государства.

Документационное обеспечение управления (ДОУ) – это

специфическое направление деятельности, которое заключается в составлении,

оформлении документов, их обработке и хранении, с применением технических

средств и программного обеспечения.

Нормативно-методическая база делопроизводства – это совокупность

законов, нормативных правовых актов и методических документов,

регламентирующих технологию создания документов, их обработки, хранения и

использования в текущей деятельности предприятия, а также деятельность

27

службы делопроизводства: ее структуру, функции, штаты, техническое

обеспечение и некоторые другие аспекты.

Делопроизводство – отрасль деятельности, обеспечивающая

документирование и организацию работы с официальными документами.

Первоначально термин появился в устной речи предположительно в XVII в. и

означал процесс решения (производства) дела: «дело производить» – решать

вопрос. В ходе решения возникла необходимость закрепления результата.

Например, достигнутой договоренности. С XVI в. употребляется слово «дело»

как собрание документов, относящихся к какому-либо вопросу.

Термин – «документационное обеспечение управления» начиная с ХХ в.

употребляется параллельно с термином делопроизводство. Его появление

связано с внедрением в управление компьютерных систем и их

организационным, программным, информационным обеспечением. Оба термина

являются фактически синонимами и применяются для обозначения одной и той

же деятельности.

Современное делопроизводство включает:

1. Обеспечение своевременного и правильного создания документов

(документирование);

2. Организацию работы с документами (получение, передача, обработка,

учет, регистрация, контроль, хранение, систематизация, подготовка документов

для сдачи в архив, уничтожение).

Нормативно-методическое регулирование делопроизводства (или

документационного обеспечения управления) позволяет:

— правильно создать и оформить документы, придав им юридическую

силу;

— организовать документооборот;

— обеспечить хранение и использование документов в текущей

деятельности.

Законодательные и нормативные акты, лежащие в основе организации

документационных процессов организаций сферы СКСиТ условно можно

разделить на две группы.

28

В первую группу входят законы, определяющие правовое положение,

порядок организации, деятельности и т.д. Они оказывают опосредованное

влияние на решение вопросов, связанных с документацией.

Вторую группу составляют законодательные и нормативные акты,

напрямую регулирующие требования к документированию процесса управления

и деятельности организаций и предприятий СКСиТ не зависимо от их формы

собственности.

Нормативную базу делопроизводства составляют:

1. Законодательные акты Российской Федерации в сфере

документации и информации делятся на законы и подзаконные акты. Высшей

правовой значимостью обладают законы РФ. Законы принимаются

представительными органами, обладают властной функцией и обязательны к

применению в той области деятельности, на которую они распространяются.

Подзаконные акты издаются органами государственной власти и должностными

лицами.

2. Указы и распоряжения Президента Российской Федерации,

постановления Правительства Российской Федерации в сфере делопроизводства;

3. Нормативные правовые акты федеральных органов исполнительной

власти (министерств, комитетов, служб, агентств и др.), регламентирующие

вопросы документационного обеспечения; издаются на основе и во исполнение

федеральных законов, указов и распоряжений Президента РФ, постановлений и

распоряжений Правительства РФ, а также по инициативе федеральных органов

исполнительной власти в пределах их компетенции.

Издаются в виде постановлений, приказов, распоряжений, правил,

инструкций и положений. Правовые акты придают нормам, которые в себе

содержат управленческие документы, официальный статус, являются

отражением деятельности в той или иной области.

4. Законодательные акты субъектов Российской Федерации и

правовые акты, принимаемые органами исполнительной власти субъектов

Российской Федерации, учитываются при организации делопроизводства,

29

организациями, учреждениями и предприятиями, действующими на их

территории.

5. Технические регламенты и национальные стандарты в области

документационного обеспечения управления;

6. Общероссийские классификаторы технико-экономической и

социальной информации;

7. Унифицированные системы документации;

8. Нормативные правовые (локальные) акты, издаваемые

руководством учреждений, организаций и предприятий.

В России регламентация документирования и порядка работы с

документами развивается, прежде всего, в направлении законодательного

регулирования. Параллельно с этим процессом национальные стандарты,

нормативно-методические документы общегосударственного действия

приводятся в соответствие с меняющимся законодательством.

Правовая регламентация документирования и работы с

документами развивается в нескольких направлениях:

ЗАКРЕПЛЕНЫ:

— терминология, используемая при документировании и организации работы с

документами;

— правовые основы хранения документов;

— требования к защите информации на разных стадиях ее создания и хранения,

категории информации по уровням доступа к ней.

УСТАНОВЛЕНЫ:

— право собственности на отдельные документы и массивы документов;

— единообразные правила подготовки и оформления документов; - критерии

юридической силы документов

— состав документов, необходимых в той или иной области деятельности;

— нормы административной, гражданской и уголовной ответственности за

работу с документами.

РЕГУЛИРУЮТСЯ:

30

— требования к документам, пересылаемым с помощью разнообразных средств

связи (почта, телеграф, факсимильные и электронные сообщения);

— процессы использования документированной информации в

автоматизированных системах.

Рассмотрим законодательные акты, регулирующие документационное

обеспечение управления деятельностью организаций в сфере СКСиТ.

Гражданский кодекс (далее - ГК РФ) определяет:

1) правовые основы создания, деятельности коммерческих организаций,

основания прав собственности, предприятия СКСиТ относятся к юридическим

лицам, следовательно, действуют на основании таких документов, как устав и

учредительный договор, положение об организации (ст.52 ГК РФ)1.

2) договорные и иные обязательства и порядок взаимоотношений юридических

и физических лиц;

3) обязательность документирования по определенным направлениям

деятельности;

4) виды и разновидности документов, создаваемых при совершенствовании

актов гражданских взаимоотношений;

5) состав информации (содержание) некоторых документов.

В ряде статей ГК РФ установлены нормы документирования их

деятельности. Например, ст. 184, 185 определяют, что коммерческое

представительство осуществляется на основании договора, заключенного в

письменной форме, и доверенности, т. е. письменного уполномочия,

выдаваемого одним лицом другому. Статьи 185, 186 определяют оформление

такого документа, как доверенность2: (см. Приложение) Таким образом, нормы

ГК РФ в целом ряде случаев не только закрепляют виды и разновидности

1 «В учредительных документах юридического лица должны определяться наименование

юридического лица, место его нахождения, порядок управления деятельностью юридического

лица, а также содержаться другие сведения, предусмотренные законом для юридических лиц

соответствующего вида». Понятие «другие сведения» раскрыто ГК в ст. 98. 2 «Доверенность от имени юридического лица выдается за подписью его руководителя или

иного лица, уполномоченного на это его учредительными документами, с приложением

печати этой организации», «доверенность, в которой не указана дата ее совершения,

ничтожна», обязательность ее нотариального заверения

31

документов, используемых при оформлении ряда правоотношений, но и

устанавливают требования к их оформлению.

Трудовой кодекс РФ (далее ТК РФ) определяет:

1) правовые основы документирования трудовых правоотношений.

2) определяет структуру текста, порядок оформления некоторых из них

(например, трудового договора).

3) устанавливающую порядок исчисления сроков, а в некоторых случаях

устанавливает и конкретные сроки подготовки документов: приказ о приеме на

работу (ст. 68), приказ о применении дисциплинарного взыскания (ст. 193),

изготовление и выдача работнику копий документов, связных с работой (ст. 62),

предупреждение работника об увольнении (ст. 79, 80) - все эти документы

должны быть оформлены в трехдневный срок.

В ТК РФ названы документы, которыми документируется прием,

перевод, увольнение, командирование, отпуска, поощрения и взыскания

работников. Часть этих документов применяется давно (приказ, заявление,

трудовая книжка и др.), относительно других введен новый порядок их

составления и применения (трудовой договор); необходимость создания

некоторых регламентирована впервые (уведомления). Ст. 5 ТК РФ посвящена

перечислению законодательных и иных актов, в которых регулируются

трудовые отношения. Прописана соподчиненность законодательных и

нормативных правовых актов, главенство и их иерархия, что должно

учитываться работниками кадровой службы.

Для оформления трудовых правоотношений требуется сбор

персональных данных о работнике (ст. 85), вопросы защиты персональных

данных отражены в гл. 14 ТК РФ. 3 В 2008 г. постановлениями Правительства

3 В ст. 1 Федерального закона от 25 июля 2006 г. № 152-ФЗ «О персональных данных»

отмечается, что законом регулируются отношения, связанные, с обработкой персональных

данных, в ст. 3 даны определения: «персональные данные – любая информация, относящаяся

к определенному или определяемому на основании такай информации физическому лицу

(субъекту персональных данных), в том числе его фамилия, имя, отчество, год, месяц, дата и

место рождения. адрес, семейное, социальное, имущественное положение, образование,

профессия, доходы, другая информация»; «обработка персональных данных» - действия

(операции) с персональными данными, включая сбор, систематизацию, накопление, хранение,

32

РФ от 06 июля 2008 г. № 512 «Об утверждении требований к материальным

носителям биометрических персональных данных и технологиям хранения

таких данных вне информационных систем персональных данных и то 15

сентября 2008 г. № 687 «Об утверждении Положения об особенностях

обработки персональных данных, осуществляемой без использования средств

автоматизации» подчеркивается конфиденциальность персональных данных.

В зависимости от организационно-правовой формы (ООО, ЗАО, ИП и

т.д.) ведомственной принадлежности, местонахождения (например, район

Крайнего Севера) при оформлении кадровых документов учитываются особые

условия, установленные в соответствующих законодательно-правовых актах.

Свои особенности имеет организация труда сезонных работников, работников

транспорта и т.д.

В 2003 г. приняты «Правила ведения и хранения трудовых книжек,

изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей»

утверждены Постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225 «О

трудовых книжках», особенно важны изменения внесенные Постановлением

Правительства от 01 марта 2008 г., касающиеся п. 35 «Правил ведения трудовых

книжек» о необходимости заверения записи об увольнении работника, вносимой

в трудовую книжку «за время работы у данного работодателя» подписью и

печатью работодателя, ранее такие записи можно было заверять печатью

кадровой службы. Постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69

утверждена «Инструкция по заполнению трудовых книжек».

Оформление основных кадровых документов унифицировано.

Законодательные и нормативно-методические акты значительное

внимание уделяют порядку документирования деятельности, правилам

составления и оформления ряда документов, которыми определяется создание

организаций различных организационно-правовых форм.

уточнение (обновление, изменение), использование, распространение (в том числе передачу),

обезличивание, блокирование, уничтожение персональных данных».

33

Федеральный закон от 26.12.1995 № 208-ФЗ «Об акционерных

обществах» и Федеральный закон №14-ФЗ от 08.02.1998 «Об обществах с

ограниченной ответственностью» - регламентируют:

1) порядок создания, реорганизации и ликвидации и правовое положение

обществ, права и обязанности акционеров, обеспечение защиты их интересов,

хранения документов по месту нахождения исполнительных органов обществ;

2) обязательность государственной регистрации деятельности,

реорганизации и ликвидации общества, порядок и органы управления

(коллегиальные - собрание учредителей, совет директоров (наблюдательный

совет) и единоличный исполнительный орган - генеральный директор).

3) требования к фирменному наименованию общества, бланкам, штампам

и печати, указанию его местонахождения;

4) правила составления таких документов, как устав, учредительный

договор общества, обязанность ведения протокола на собраниях акционеров,

заседаниях правления общества, его содержание, документирование

распорядительной деятельности исполнительного органа (генерального

директора /директора).

Федеральный закон от 08.08.2001 N 129-ФЗ (ред. от 28.07.2012) «О

государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных

предпринимателей» — регулирует процесс государственной регистрации

юридических лиц, порядок работы с документами, состав документов

передаваемый учредителем при государственной регистрации для внесения

сведений в гос.реестр юридических лиц. В отношении туристических компаний

установлено внесение сведений о них в Единый федеральный реестр

туроператоров (реализация положений Федерального закона от 28 июня 2009

года № 123-ФЗ «О внесении изменения в статью 17.2 Федерального закона «Об

основах туристской деятельности в Российской Федерации» об осуществлении

деятельности в сфере выездного туризма).

Федеральный закон от 27.12.2002 №184-ФЗ «О техническом

регулировании» (с изм. и доп.) — определяет принципы стандартизации,

порядок разработки, утверждения, учета, изменения и отмены стандартов,

34

стандартов организаций касающихся организации, технологии, обработки

документов (ст.12).

Федеральный закон от 29 ноября 2007 г. № 282-Ф «Об официальном

статистическом учете и системе государственной статистики в Российской

Федерации» устанавливает:

1) принципы официального статистического учета;

2) применение единых стандартов при использовании информационных

технологий ;

3) общероссийских классификаторов технико-экономической и

социальной информации.

Общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной

информации - это нормативные документы, распределяющие технико-

экономическую и социальную информацию в соответствии с ее классификацией

(классами, группами, видами и др.) и являющиеся обязательными для

применения при создании государственных информационных систем и

информационных ресурсов и межведомственном обмене информацией

(Приложение 1). Предприятиями СКСиТ проставляются коды по

классификаторам на бланках унифицированных форм документов, на бланке

письма и т.д. (ст. 4, п. 7)

Федеральный закон от 27.07.2006 №149-ФЗ «Об информации,

информационных технологиях и защите информации» регулирует:

1) отношения, которые возникают при формировании и использовании

информационных ресурсов на основе создания, сбора, обработки, накопления,

хранения, поиска, распространения и представления потребителю

документированной информации;

2) условия признания юридической силы документа, полученного из

автоматизированной информационной системы.

В законе определены понятия: электронный документ; информация;

информатизация; информационные технологии; информационная система;

информационно-телекоммуникационная сеть (ст. 15); обладатель информации;

доступ к информации; конфиденциальность и защита информации (ст. 16);

35

предоставление информации; распространение информации; электронное

сообщение; документированная информация; оператор информационной

системы, что очень важно для специалиста работающего с документацией.

Важнейшими для работы с документами являются положения закона,

посвященные документированию информации (ст. 11).

К важным законодательным актам, затрагивающим процесс

документирования относится: Федеральный закон от 24 июля 1998 № 1807-1

«О языках народов Российской Федерации» и Федеральный закон от 01

июня 2005 г. № 53-ФЗ «О государственном языке Российской Федерации».

Они регулируют использование государственного языка при составлении

служебных документов, т.е. определяют обязательность ведения

делопроизводства на государственном языке РФ4

. В ст. 3 ФЗ «О

государственном языке Российской Федерации» установлено требование

идентичности содержания и технического оформления текстов, выполненных на

нескольких языках.

Учитывая, что организациям сферы СКСиТ часто приходится иметь дело

с обращениями граждан, надо руководствоваться и знать Федеральный закон

от 02 мая 2006 г. № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан

Российской Федерации», в котором дается определение обращения,

предложения, заявления, жалобы. В законе изложены требования к составу и

содержанию письменного обращения, прописана технология работы с

обращениями (ст. 8) «… в течение трех дней с момента поступления»),

обязательность рассмотрения (в срок до 30 дней с момента регистрации, срок

может быть на 30 дней в случае проверки), контроль за исполнением.

Федеральный закон от 22 октября 2004 №125-ФЗ «Об архивном деле

в Российской Федерации» (с изм. и доп.) содержит определения ряда понятий,

с которыми связано хранение документов в делопроизводстве и архиве.

Впервые установлены предельные сроки хранения документов в архивах

организаций. С выходом этого закона определен порядок передачи документов на

4 Согласно ст. 68 Конституции РФ – государственным языком Российской Федерации на всей

территории является русский язык.

36

архивное хранение, в период деятельности организаций различных

организационно-правовых форм, но и при их реорганизации и ликвидации.

РЕГУЛИРУЕТ отношения в сфере:

1) организации хранения документов;

2) комплектования документации; учета и использования документов Архивного

фонда Российской Федерации и других архивных документов;

3) управления архивным делом в Российской Федерации в интересах граждан,

общества и государства.

ОПРЕДЕЛЯЕТ:

1) обязанности организаций по обеспечению сохранности документов,

образующихся в их деятельности, порядок передачи документов законченных

делопроизводством на архивное хранение;5

2) полномочия Российской Федерации и субъектов Федерации в области

архивного дела;

3) состав Архивного фонда Российской Федерации;

4) порядок отнесения архивных документов к государственной, муниципальной

и частной собственности.

Федеральный закон от 29.07.2004 № 98-ФЗ «О коммерческой тайне»

(в ред. Федеральных законов от 02.02.2006 N 19-ФЗ, от 18.12.2006 N 231-ФЗ,

от 24.07.2007 N 214-ФЗ, от 11.07.2011 N 200-ФЗ) определяет:

1) понятия «коммерческая тайна», «режим конфиденциальности»

2) перечень сведений, в отношении которых лицами, осуществляющими

предпринимательскую деятельность, не может быть установлен режим

коммерческой тайны.

3) обязательность наличия на документах, содержащих информацию,

составляющую коммерческую тайну, грифа "Коммерческая тайна" с указанием

ее обладателя.

5 См. так же Уголовный кодекс РФ ст. 164, 324, 325, Кодекс РФ об административных

правонарушениях ст. 13.20, ФЗ «Об акционерных обществах» ст. 89, «Об обществах с

ограниченной ответственностью ст. 28).

37

В числе этих сведений содержание учредительных документов

юридического лица, а также документов, дающих право на осуществление

предпринимательской деятельности; данные о численности, составе работников,

об оплате их труда, системе оплаты и условиях труда, в т. ч. об охране труда, о

показателях производственного травматизма и профессиональной

заболеваемости, о наличии свободных рабочих мест, о перечне лиц, имеющих

право действовать без доверенности от имени юридического лица.

Федеральный закон от 24 ноября 1996 г. N 132-ФЗ «Об основах

туристской деятельности в Российской Федерации» (в ред. Федеральных

законов от 10.01.2003 N 15-ФЗ, от 22.08.2004 N 122-ФЗ, от 05.02.2007 N 12-ФЗ,

от 30.12.2008 N 309-ФЗ, от 28.06.2009 N 123-ФЗ, от 27.12.2009 N 365-ФЗ, от

30.07.2010 N 242-ФЗ, от 01.07.2011 N 169-ФЗ, от 03.05.2012 N 47-ФЗ).

Указывает, что государственное регулирование туристской деятельности в

Российской Федерации осуществляется уполномоченным Правительством

Российской Федерации федеральным органом исполнительной власти (далее -

уполномоченный федеральный орган исполнительной власти). Порядок

оказания услуг по реализации туристского продукта, порядок и условия

оказания экстренной помощи туристам определяются Правительством

Российской Федерации.

Закон регулирует отношения:

1) возникающие при реализации права граждан РФ, иностранных граждан и

лиц без гражданства на отдых, свободу передвижения и иных прав при

совершении путешествий,

2) возникающие в процессе деятельности туристических предприятий,

устанавливает: основной терминологический аппарат.

Редакция от 28.06.2009 № 123-ФЗ определила, что размер финансового

обеспечения деятельности туроператоров не может быть менее 500 тысяч

рублей - для туроператоров, осуществляющих деятельность в сфере внутреннего

туризма и 10 миллионов рублей - для туроператоров, осуществляющих

деятельность в сфере въездного туризма, и что эти сведения в обязательном

38

порядке отражаются в договоре страхования ответственности туроператора или

в банковской гарантии.

Редакция от от 03.05.2012 N 47-ФЗ определяет, что сведения о

туроператоре вносятся в реестр на основании заявления туроператора,

представляемого в уполномоченный федеральный орган исполнительной

власти и содержащего сведения, подлежащие внесению в реестр. Указанное

заявление составляется в письменной форме и удостоверяется подписью

руководителя туроператора или иного лица, уполномоченного представлять

туроператора. При этом руководитель туроператора или иное лицо,

уполномоченное представлять туроператора, указывает данные своего

паспорта, а при его отсутствии - иного документа, удостоверяющего личность

в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Сведения, указанные в заявлении туроператора и подлежащие

внесению в реестр в соответствии с абзацами вторым - седьмым части

восьмой настоящей статьи, проверяются уполномоченным федеральным

органом исполнительной власти посредством направления соответствующего

межведомственного запроса в федеральный орган исполнительной власти,

осуществляющий государственную регистрацию юридических лиц, физических

лиц в качестве индивидуальных предпринимателей и крестьянских

(фермерских) хозяйств, и федеральный орган исполнительной власти,

осуществляющий функции по контролю и надзору за соблюдением

законодательства о налогах и сборах

Реестр является федеральной государственной информационной

системой, содержащей зафиксированные на материальном носителе сведения в

соответствии с законодательством Российской Федерации об информации,

информационных технологиях и о защите информации. Ведение реестра

осуществляется уполномоченным федеральным органом исполнительной власти

на бумажном и электронном носителях. Ведение реестра на электронном

носителе осуществляется в соответствии с едиными организационными,

методологическими и программно-техническими принципами,

обеспечивающими совместимость и взаимодействие этого реестра с иными

39

федеральными информационными системами и информационно-

телекоммуникационными сетями

Для подтверждения сведений, указанных в заявлении туроператора

и подлежащих внесению в реестр в соответствии (аб. 8, части девятой статьи

4.1), туроператор предоставляет договор страхования ответственности

туроператора или банковскую гарантию либо нотариально заверенную

копию соответствующего документа, а в случае осуществления деятельности

в сфере выездного туризма также документ, подтверждающий уплату

взноса в компенсационный фонд объединения туроператоров в сфере

выездного туризма. Заявление туроператора, а также иные указанные в

ст.4. документы могут быть представлены в форме электронных документов.

Порядок представления электронных документов устанавливается

уполномоченным федеральным органом исполнительной власти.

При реализации турагентом туристского продукта от своего имени в

договоре с туристом и (или) заказчиком должно содержаться указание на

туроператора, сформировавшего туристский продукт, в том числе на способы

связи с туроператором (номера телефонов, факсов, адрес сайта в

информационно-телекоммуникационной сети «Интернет», адрес электронной

почты и другие сведения)» (ст. 10.1).

Государственный надзор за деятельностью туроператоров и объединения

туроператоров в сфере выездного туризма осуществляется уполномоченным

федеральным органом исполнительной власти в соответствии с Федеральным

законом от 26 декабря 2008 года N 294-ФЗ «О защите прав юридических лиц

и индивидуальных предпринимателей при осуществлении

государственного контроля (надзора) и муниципального контроля».

При осуществлении туристской деятельности федеральный

государственный надзор в области защиты прав потребителей осуществляется

уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в соответствии

с законодательством Российской Федерации о защите прав потребителей.

Важное значение при документировании деятельности организаций

СКСит имеют законодательные акты, касающиеся использования электронных

40

документов и электронной подписи. Федеральным законом от 6 апреля 2011

г. N 63-ФЗ (в редакции Федерального закона от 10 июля 2012 г. N 108-ФЗ)

Федеральный закон от 10.01.2002 № 1-ФЗ «Об электронной цифровой

подписи» признается утратившим силу с 1 июля 2012 г. Сертификаты ключей

подписей, выданные в соответствии с настоящим Федеральным законом,

признаются квалифицированными сертификатами в соответствии с

Федеральным законом от 6 апреля 2011 г. N 63-ФЗ. Электронный документ,

подписанный электронной цифровой подписью до 1 июля 2012 г.,

признается электронным документом, подписанным квалифицированной

электронной подписью в соответствии с Федеральным законом от 6 апреля

2011 г. N 63-ФЗ.

Действующим законом определяются правовые условия использования

электронной цифровой подписи в процессах обмена электронными

документами, при соблюдении которых электронная цифровая подпись

признается юридически равнозначной собственноручной подписи в документе

на бумажном носителе. Под электронной цифровой подписью (далее - ЭЦП)

понимается реквизит электронного документа, предназначенный для его защиты

от подделки, полученный в результате криптографического преобразования

информации с использованием закрытого ключа электронной цифровой подписи

и позволяющий идентифицировать владельца сертификата ключа подписи, а

также установить отсутствие искажения информации в электронном документе.

Порядок употребления наименований географических объектов в

документах устанавливает Федеральный закон от 18.12.1997 N 152-ФЗ (ред. от

10.07.2012) «О наименованиях географических объектов». Наименования

географических объектов Российской Федерации, географических объектов

континентального шельфа и исключительной экономической зоны Российской

Федерации, а также присвоенные на русском языке наименования

географических объектов, открытых или выделенных российскими

исследователями в пределах открытого моря и Антарктики в предназначенных

для использования, как в Российской Федерации, так и за ее пределами в

документах, картографических, иных изданиях на иностранных языках с

41

латинской системой графики пишутся буквами латинского алфавита. Написание

наименований географических объектов буквами латинского алфавита

осуществляется в установленном порядке на основе нормализованных

наименований географических объектов на русском языке.

К основным общегосударственным нормативно-методическим

документам по организации делопроизводства относятся:

Государственная система документационного обеспечения

управления (ГСДОУ) утв. от 23.05.1988 № 33. – это совокупность норм и

правил, устанавливающих единые требования к документированию

управленческой деятельности и организации работы с документами

ГСДОУ определяются:

1) задачи и функции служб документационного обеспечения в

организациях (учреждениях)

2) их примерная структура;

3) порядок подготовки и оформления документов (положение;

должностная инструкция; инструкция по делопроизводству; Табель

унифицированных форм документов; приказ по основной деятельности;

протокол и др.;

4) все этапы работы с документами: доставка, прохождение, обработка,

учет, регистрация, контроль исполнения, информационно-справочная работа,

оперативное хранение документов, поиск документов и информации; подготовка

документов для сдачи в архив; порядок проведения экспертизы ценности

документов; организация хранения документов.

Ряд норм сегодня конечно устарел, в части оформления некоторых

реквизитов документов в связи с развитием нормативной базы и изменением

способов документирования. Тем не менее и на современном этапе внедрение

основных положений ГСДОУ в практику работы организаций, позволяет

усовершенствовать на единой основе документирование управленческой

деятельности, создать условия для разработки и применения основ

информационного обеспечения автоматизированных систем управления (АСУ)

и их отдельных подсистем.

42

Важны для организации делопроизводства «Правила делопроизводства

в федеральных органах исполнительной власти», утв. постановлением

Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. N 477, ранее

действовала Типовая инструкция по делопроизводству федеральных органов

исполнительной власти, утв. приказом Минкультуры РФ от 08.11.2005 № 536

(отменена в 2009 - Типовая инструкция была предназначена для федеральных

органов исполнительной власти, однако службы делопроизводства организаций

любых форм собственности и направлений деятельности использовали ее как

нормативную основу при создании системы делопроизводства конкретной

организации). На основании этих Правил сегодня перерабатываются инструкции

по делопроизводству. Правила закрепляют общие правила составления и

оформления документов, внесшие коррективы в требования ГОСТ Р 6.30-2003

на унифицированную систему организационно-распорядительной

документации.

Правила содержат общие, наиболее важные и принципиальные,

положения об организации делопроизводства, но в них не отражаются вопросы

технологии делопроизводства.

В связи с тем, что Типовая инструкция по делопроизводству в

федеральных органах исполнительной власти теперь не является нормативным

документом, было принято решение о подготовке Методических рекомендаций.

Это решение также закреплено в постановлении Правительства Российской

Федерации от 15.07.2009 № 477, в п. 4 которого говорится: «Федеральному

архивному агентству до 1 января 2010 г. утвердить методические рекомендации

по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах

исполнительной власти». Исполняя это поручение, Росархив приказом от

23.12.2009 № 76 утвердил Методические рекомендации по разработке

инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной

власти. Таким образом, с 2009 г. на государственном уровне вводится единый

порядок делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти:

43

1) документы оформляются на бланках, стандартных листах бумаги

формата А4 или А5 либо в виде электронных документов, допускаются бланки с

угловым или продольным вариантом расположения реквизитов;

2) состав реквизитов определяется видом и назначением документа

(приведен перечень реквизитов документов);

3) доставка и отправка документов осуществляются посредством

почтовой связи, фельдъегерской связи и электросвязи;

4) документооборот должен быть разделен на три потока: входящая,

исходящая и внутренняя документация;

5) поступившая и создаваемая в органе документация подлежит

регистрации.

В правилах регламентирован порядок работы с электронными

документами. Применить Правила негосударственные предприятия могут при

создании организационной документации и регламентирования организации

делопроизводства. Правила – первый нормативный акт в сфере

делопроизводства, установивший общий порядок работы с электронными

документами. Вместе с тем за два прошедших года практика работы с

электронными документами потребовала внести коррективы в Правила.

Изменения, внесенные постановлением Правительства Российской Федерации

№ 751 от 07.09.2011, ещё больше сфокусировали Правила на работу именно с

электронными документами и образами (копиями) этих документов. Конечно,

сегодня мы находимся далеко не на завершающей стадии внедрения

электронного документооборота. Предстоит решить еще многие проблемы

организационного, нормативно-правового, кадрового и технического характера.

Для их решения потребуются скоординированные совместные усилия не только

документоведов и архивистов, но и специалистов по IT-технологиям, а также

юристов.

Порядок формирования и хранения дел наиболее полно отражен в

«Основных правилах работы архивов организаций» (одобрены решением

коллегии Росархива от 06.02.2002.М.: Росархив, 2002) - рекомендованы к

применению организациям независимо от формы собственности.

44

Текст Правил содержит:

1) правила организации хранения документов законченных делопроизводством,

формирования дел в текущем делопроизводстве; подготовки и оформления дел к

передаче в архив (нумерация листов, подшивка, оформление обложки и др.);

2) требования к структуре, организации деятельности архива организации, к

номенклатурам дел; к проведению экспертизы ценности документов; порядку

оформления описи и передачи дел в архив, подготовки документов к

уничтожению.

3) образцы форм документов.

Сроки хранения документов закреплены в перечнях документов

(различают перечни типовые и ведомственные) с указанием сроков хранения.

Перечень типовых управленческих архивных документов,

образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов

местного самоуправления и организаций, указанием сроков хранения, утв.

приказом Минкультуры от 25 августа 2010 г. N 558, вступил в силу 1 октября

2010 года. Перечень включает типовые управленческие архивные документы,

образующиеся в процессе деятельности государственных органов, органов

местного самоуправления и организаций при осуществлении однотипных

(общих для всех или большинства) управленческих функций, независимо от

формы собственности, с указанием сроков хранения. Сроки хранения

большинства категорий и видов типовых управленческих документов в новом

Перечне практически не изменились. Вопрос о необходимости хранения или

уничтожения документов рекомендуется решать, руководствуясь важным

«методологическим» принципом, который гласит: «Управление документами

осуществляется прежде всего с целью обеспечения доказательств законности

деловых операций, проведенных в организации, т.к. важнейшая функция

документа – правовая».

Самостоятельным коммерческим организациям, не являющимся

источниками комплектования государственных и муниципальных архивов,

следует обратить особое внимание на сроки хранения наиболее значимых

документов, образовавшихся в их деятельности, и изучить все особенности

45

оформления сроков в Перечне. Для некоторых видов и категорий документов

постоянного срока хранения Перечень конкретизирует сроки и ответственность

за обеспечение сохранности. Например, подстрочным примечанием (с одной

«звездочкой») дано уточнение срока – «не менее 10 лет хранения в

организации», после истечения, которых организация может передать эти

категории документов постоянного срока хранения в государственный или

муниципальный архив по договору. А в течение этих установленных 10 лет

организация обязана представлять документы контролирующим и

регулирующим органам самостоятельно.

Для документов правоустанавливающего характера (уставных,

определяющих форму собственности), а также для договоров по всем видам

аренды, локальных нормативных актов, паспортов на здание, земельные участки

и т.п. в Перечне закреплен еще один вид примечания, в котором для этих

категорий документов устанавливается срок хранения «постоянно», но «до

ликвидации организации».

Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-

технической и производственной деятельности организаций, с указанием

сроков хранения», утв. приказом Министерства культуры и массовых

коммуникаций РФ № 1182 от 31 июля 2007 г. содержит: перечень документов, с

указанием сроков хранения. Перечень рекомендован к использованию

организациям независимо от формы собственности:

— при составлении номенклатуры дел организации;

— для определения сроков хранения документов;

— для проведения экспертизы ценности документов и др. операций.

Акционерные общества могут не использовать в своей работе данный

Перечень, особенно если установленные сроки хранения документов их по

каким-то причинам не устраивают в связи с тем, Общество хранит документы,

предусмотренные Федеральным законом «Об акционерных обществах» от

26.12.1995 г. № 208-ФЗ Статья 89.пунктом 1, по месту нахождения его

исполнительного органа в порядке и в течение сроков, которые установлены

федеральным органом исполнительной власти по рынку ценных бумаг,

46

действует «Положение о порядке и сроках хранения документов

акционерных обществ», утв. постановлением ФКЦБ России от 16.07.2003 №

03-33/пс. В этом документе установлены обязательные нормы хранения

документов до их сдачи в архив, порядок оформления перед сдачей в архив и

порядок уничтожения документов с истекшими сроками хранения.

Для коммерческих организаций, не передающих документы на

государственное хранение, а хранящих документы у себя, «Основные правила

работы архивов организаций» и «Перечень типовых управленческих архивных

документов» – это документы, помогающие правильно организовать архив

организации.

Примерное положение о постоянно действующей экспертной

комиссии учреждения, организации и предприятия. М: Росархив, 1995.

Содержит рекомендации по разработке положений об экспертных органах по

проведению экспертизы ценности документов при отборе документов

законченных делопроизводством на хранение или выделении их к уничтожению.

Национальные (государственные) стандарты являются основой для

конкретизации правил работы с документами в каждой организации, их

уточнения с учетом специфики ее деятельности, технологии документирования,

условий работы управленческого аппарата.

ГОСТ Р 52294-2004 «Управление организацией. Электронный

регламент административной и служебной деятельности. Основные

положения» определяет основные положения по созданию, внедрению,

эксплуатации и сопровождению электронного регламента административной и

служебной деятельности организаций. Он распространяется на

автоматизированные системы обработки информации и управления учреждений,

предприятий и организаций независимо от формы собственности и подчинения.

Положения этого стандарта следует учитывать при создании новых или

совершенствовании существующих технологий управления организацией.

ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Система стандартов по информации,

библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие

требования.» Распространяется на управление документами (всех форматов и

47

на всех носителях), создаваемыми или получаемыми государственной,

коммерческой или общественной организацией в процессе ее деятельности или

лицом, на которого возложена обязанность создавать и сохранять документы;

содержит положения об ответственности, политике, процедурах, системах и

процессах, связанных с документами организаций; содержит руководящие

указания по управлению документами в рамках процессов управления

качеством и управления окружающей средой в соответствии с международными

стандартами ИСО 9001 и ИСО 14001; содержит методические рекомендации по

проектированию и внедрению систем управления документами. Стандарт

предназначен для: руководителей (менеджеров) организаций, специалистов в

области управления документами, информацией и технологиями, сотрудников

(персонала) организаций, других частных лиц, обязанных создавать и сохранять

документы.

С введением этого стандарта в нашей стране система управления

документами рассматривается как элемент системы управления качеством. В

соответствии с данным стандартом любая организация должна сформулировать

и документально зафиксировать принципы политики в области управления

документами. Созданию рациональной системы управления документами может

способствовать «Инструкция по делопроизводству».

ГОСТ Р 6.30-2003. «Унифицированные системы документации.

Унифицированная система организационно-распорядительной

документации. Требования к оформлению документов», утв.

Постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 № 65-ст. предназначен для

обеспечения качественного внешнего вида документов, включены рекомендации

по расположению реквизитов на поле документа и их рациональной компоновке.

ГОСТ 17914-72 «Обложки дел длительных сроков хранения. Типы,

примеры и технические требования», разработан с целью установления

требований к оформлению обложки дел постоянного и длительных сроков

хранения, его положения используются при подготовке документов к сдаче в

архив.

48

ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и

определения», содержит термины, используемые и делопроизводстве и

архивном деле, и их определения. Использование стандартных терминов

обязательно во всех видах документации, в т. ч. при создании или

регламентации конкретной делопроизводственной системы, инструкциях,

положениях, регламентах.

ГОСТ 9327-60 Бумага. Потребительские форматы, установил

стандартные форматы для производства бумаги, изготовления изделий из нее

(папки, конверты и т. п.), подготовки документов. В управленческой практике в

нашей стране основным форматом является формат А4 (210 мм х 297мм).

ГОСТ Р 51506-99. Конверты почтовые. Технические требования.

Методы контроля, утв. Постановлением Госстандарта России от 01.07.2000 (с

изм.).

ГОСТ Р 54471-2011/ISO/TR 15801:2009 «Информация, сохраняемая в

электронном виде. Рекомендации по обеспечению достоверности и

надежности», утв. приказом Федерального агентства по техническому

регулированию и метрологии от 18.10.2011 № 466-ст, утвержден

подготовленный подкомитетом национальный стандарт ГОСТ Р 54471-

2011/ISO/TR 15801:2009 «Системы электронного документооборота.

Управление документацией. Информация, сохраняемая в электронном виде.

Рекомендации по обеспечению достоверности и надежности».

ISO/TR 15801:2009 описывает порядок внедрения и использования

систем управления документами и информацией, сохраняющих электронную

информации заслуживающим доверия, надёжным способом. ISO/TR 15801:2009

может быть использован любой организацией, которая использует систему

управления документами и информацией для сохранения во времени

аутентичной, надежной и годной к использованию/читаемой электронной

информации. Такие системы включают политику, процедуры, технологии и

требования к аудиту, которые совместно обеспечивают поддержание

целостности электронной информации при хранении. ISO/TR 15801:2009 не

распространяется на процессы, используемые для оценки аутентичности

49

информации до помещения её на хранение или импорта в систему. Он, однако,

может быть использован для демонстрации того, что после принятия

информации на хранение, соответствующая выдача системы будет аккуратным и

точным воспроизведением оригинала.

ГОСТ Р 51185-2008 «Туристские услуги. Средства размещения.

Общие требования», утв. приказом Федерального агентства по техническому

регулированию и метрологии от 18 декабря 2008 г. N 518-ст. Дата введения 01

июля 2009 года.

ГОСТ Р 53898-2010. Системы электронного документооборота.

Взаимодействие систем управления документами. Требования к

электронному сообщению, утв. приказом Федерального агентства по

техническому регулированию и метрологии от 26 октября 2010 г. Стандарт

регламентирует использование форматов при передачи электронных сообщений.

Как и в любой другой стране с рыночной экономикой, в Российской

Федерации организация и документационное обеспечение деятельности

коммерческих предприятий, регулируются соответствующими

законодательными и нормативными актами6

. В соответствии с ними

организации обязаны применять нормативно-методические документы

общегосударственного действия, устанавливающие правила, методы и

технологические приемы работы с документированной информацией.

Особую значимость государственное регулирование в области

документационного обеспечения приобретает в условиях все более

расширяющегося применения в управлении электронных документов и средств

электронных коммуникаций.

Особую роль в развитии организаций сферы СКСиТ играет персонал.

Сотрудники организаций деятельность, которых так или иначе связана с

документированием, организацией работы с документами просто обязаны

хорошо ориентироваться в современных правовых требованиях, определяющих

6 Организации сферы СКСиТ чаще всего относятся по организационно-правовой

форме к ООО или акционерным обществам, хотя сегодня отмечается в городах России резкое

увеличение числа фирм владельцами и учредителями которых являются ИП.

50

не только порядок обслуживания клиентов, гостей, но и конкретизирующих

состав документов, особенности их содержания и формы, порядок работы с

информацией, документом в тех или иных управленческих и производственных

ситуациях.

Показателем профессионализма по-прежнему является грамотность и

осведомленность. В первую очередь решение экономических задач всегда тесно

связано с выполнением ряда операций по сбору необходимой информации, ее

переработке по определенным алгоритмам и предоставлению лицу,

принимающему решение. Имидж компании в целом складывается не только из

ее удачного местоположения, качества предлагаемых услуг и удобств, внешнего

восприятия и внутренней атмосферы, но и уровня квалификации

обслуживающего персонала7.

Если большая часть управленческой информации поступает к

сотрудникам в - документированном виде, т.е. фиксируется с помощью

документа, то информация от клиента поступает в большинстве случаев в

устной форме и требует документирования. Документационное обеспечение

управления, обеспечивающее выполнение функциональных задач отдельного

сотрудника, а как следствие организации в целом – это одна из важнейших

сторон деятельности. Наиболее перспективным направлением

документирования деятельности и организации работы с информацией является

электронный документооборот.

Электронный документооборот — из самого названия вроде понятно —

это система, в которой происходит движение документов. Но сразу хочется

спросить: каких документов, как это происходит, и зачем это нужно. Давайте

разберемся пока без лишних специализированных терминов.

В любой организации существует несколько процессов, основанных на

появлении и движении различных документов (договоров, приказов, служебных

7 Исследования общественного мнения, например, показали, что свыше 87 % деловых

путешественников самостоятельно принимают решение о месте размещения, а многие (35 %) основывают свое решение на рекомендациях друзей и коллег в большей степени, чем на

рекомендациях турагентов (11 %), 22 % принимают решения, учитывая политику корпорации

или компании.

51

записок, официальных писем, и других). Конечно, в идеальной ситуации весь

процесс займет не 5-6 дней, а всего 1-2.

Например, процесс подготовки договора может выглядеть примерно так:

• специалист подразделения готовит проект договора;

• дальше договор должен быть согласован целым рядом других

сотрудников; специалист распечатывает договор и несет его руководителю

своего подразделения;

• руководитель подразделения изучает договор и вносит свои исправления;

• специалист берет договор, вносит правки, и исправленный вариант

передает в юридический отдел;

• юристы, конечно, завалены стопками срочных документов, но все же на

следующий день они возвращают специалисту договор со своими

рецензиями — их тоже надо внести;

• теперь договор надо согласовать с бухгалтерией;

• внесли исправления;

— согласовали с финансовой службой — еще дополнения;

• да, конечно же, надо согласовать с коммерческим директором!

• уже все исправили ранее, поэтому получаем просто рецензию —

«согласовано»;

• пора отправляться договору на подпись к руководителю организации —

специалист передает документ в секретариат и ждет.

Электронный документ – в отличие от образа документа, это документ,

также представляющий собой файл, внутри себя содержит содержательную

информацию, которая может быть использована, например, для поиска

документа или отнесения его к той или иной группе.

Маршрутизация и контроль исполнения - обеспечивает доставку

документов в рамках бизнес-процедур в организации. Собственно, от этой

функциональности и пошел термин «электронный документооборот».

Маршруты документов могут быть гибкими и жесткими. В случае гибкой

маршрутизации следующий получатель документа определяется сотрудником, в

ведении которого документ находится в данный момент.

52

В случае жесткой маршрутизации путь прохождения документов

определяется заранее на основе некоторой логики.

В реальной жизни применяется «смесь» из этих двух подходов: для одних

документов и структур в организации уместнее жесткая маршрутизация, для

других гибкая.

Управление документами в хранилище включает процедуры добавления

и изъятия документов, сохранения версий, передачи на хранение в архив,

поддержания архива и т.д. Это очень удобно на практике при работе с

документами.

Поиск документов состоит из поиска по атрибутам, визуального поиска

по различным деревьям, в которые уложены документы, поиска по полному

тексту, смыслового поиска и т.д.

Функция маршрутизации присутствует не во всех СЭД. Обычно, чтобы

не путаться, системы без средств маршрутизации называют электронными

архивами.

Контроль исполнения является неотъемлемой частью маршрутизации.

Если у документа условно говоря «появились ноги», то нужен контроль того,

куда он идет и где сейчас находится. Фактически, маршрут определяется в

терминах пути прохождения и временных интервалов на исполнение документа

каждым из участников процесса прохождения.

Под исполнением документа подразумевается выполнение действия,

связанного с документом, каждым из участников в рамках его должностных

полномочий.

Отчеты служат аналогом характерных для традиционного

делопроизводства журналов учета документов. Используя различные отчеты,

можно посмотреть, например, общее время, потраченное сотрудниками на

работу над конкретным документом, скорость прохождения документов по

подразделениям и т.д. Отчеты - отличный материал для принятия

управленческих решений.

Администрирование – это поддержка работы самой системы, настройки

ее параметров и т. д.

53

Система электронного документооборота должна:

— обеспечивать надежное хранение документов и их описаний;

— обеспечивать жизненный цикл документа (его создание, хранение

версий, публикация, блокировка доступа к изъятому документу, передача

документа для хранения в архиве);

— допускать задание пользователем различных типов документов,

создания и редактирования карточек для них;

— поддерживать иерархию категорий для эффективного поиска

документа;

— осуществлять поиск документов на основе информации из карточки, а

также полного текста;

— обеспечивать разделение доступа к документам на уровне отдельных

пользователей, по ролевому принципу, и на основе иерархической структуры

организации;

— поддерживать технологию HSM;

— протоколировать все события, связанные с работой пользователей и

самой системы; необходимо наличие развитых средств администрирования;

— поддерживать удаленный доступ к информации.

Система электронного документооборота — это программный продукт,

который упрощает и ускоряет работу с управленческими документами в рамках

организации (включая отдаленные офисы) или нескольких организаций.

Современная СЭД, такая как БОСС-Референт, DIRECTUM, IBM Lotus

обеспечивает повышение эффективности работы, подчеркнем, с

управленческими документами за счет автоматизации целого комплекса

процедур и процессов, а именно:

• документы не теряются — все документы (входящие и исходящие)

регистрируются в системе и хранятся в ней в электронных версиях;

• создается единое хранилище документов — найти нужный документ

может любой (при наличии соответствующих прав) сотрудник

организации за считанные минуты — для этого достаточно

54

воспользоваться поиском по системе, и, что важно, даже находясь вне

офиса можно через систему найти все необходимые документы;

• документы согласуются быстро — процессы согласования документов,

сбора рецензий происходят почти автоматически — запущенный в

системе документ оперативно попадет ко всем согласующим, и столь же

оперативно вернется к создателю, собрав все рецензии;

• обеспечивается быстрое и гарантированное ознакомление с документами

сотрудников — столь же оперативно произойдет ознакомление

сотрудников со вступившим в силу новым документом (например,

положением или приказом), при этом автоматически сформируется список

ознакомившихся с документом;

• соблюдаются сроки исполнения и рассмотрения документов — можно

получить информацию, у кого на рассмотрении находится документ, а

если срок работы с документом ограничен, система сама напомнит

исполнителю, что ему пора подготовить свою рецензию.

Внедрение электронного документооборота требует для всех работников,

участвующих в работе с документами, наличия:

• 100%-ной оснащенности современными средствами вычислительной

техники;

• средств связи хорошей пропускной способности между всеми рабочими

местами;

• автоматизированной системы делопроизводства, использующей

программное обеспечение, допускающее переход к электронному

документообороту;

• служб и технических возможностей перевода входящих бумажных

документов в электронную форму.

По данным «Гильдии управляющих документацией», в нашей стране

применяются более 70 различных систем электронного документооборота, и

число их с каждым годом растет. Причем сегодня в России не существует

единых требований к СЭД, а также отсутствуют единые правила ведения

55

делопроизводства не только в коммерческих структурах, но даже в органах

государственной власти.

Технический прогресс, конечно обуславливает новые требования к

составлению и оформлению документации, но неизменным основанием

организации документирования деятельности и организации работы с

документами является необходимость применения норм, закрепленных в

законодательстве, нормативных правовых актах, методических документах,

которые регламентируют технологию создания, обработки, хранения и

использования документов в текущей деятельности организации.

Согласно действующему в России законодательству руководители

организаций несут персональную ответственность за документальный фонд

организации и обязаны знать основы законодательства России, исполнять

требования государственных и международных стандартов, ведомственных

и отраслевых инструкций.

Важная роль в управлении деятельностью организации принадлежит

внутренним организационным документам, которые разрабатываются и

принимаются ею самостоятельно. Именно они регламентируют управленческие

действия, то есть устанавливают порядок и фиксируют определенные условия их

эффективного выполнения. Среди таких условий можно выделить определение

четкой структуры и правового статуса определенного звена управления,

закрепление его функций и порядок функционирования, кооперацию и

разделение труда работников. Кроме того, очень важно разработать и закрепить

правила выполнения различных видов работ, в частности по

документационному обеспечению управления.

Необходимость разработки внутренних документов диктуется

законодательством, которое определяет их как регуляторы внутренней жизни

любой структуры.

На основе указанных нормативных материалов организации СКСиТ

разрабатывают индивидуальные нормативные (локальные) акты применительно

к условиям сложившейся практике организации делопроизводства конкретной

фирмы.

56

В нормативных (локальных) актах организации закрепляются:

- права и обязанности должностных лиц, отдельных сотрудников в

процедурах оформления документов;

- состав применяемых в аппарате управленческих документов;

- компетенция руководителя, его заместителей и руководителей среднего

звена, их право на издание различных видов распорядительных документов;

- порядок подписания, согласования и визирования документов,

заверение печатью;

- обязательные требования к оформлению и порядок работы с

документами.

Основным организационным документом по ДОУ является

Инструкция по документационному обеспечению управленческой деятельности

(делопроизводству) – это нормативный документ, регламентирующий

организацию, правила, приемы и процессы создания документов, порядок

работы с ними в конкретной организации с учетом условий и специфики ее

деятельности.

Многие организации разрабатывают стандарты предприятия по

управлению документацией либо регламенты, что также является

перспективным направлением современного нормативного регулирования

документационного обеспечения управления.

1.3. Особенности современного управленческого документооборота в

организациях социально-культурного сервиса и туризма

Процесс управления организацией сферы СКСиТ достаточно сложен,

ежедневно руководство и сотрудники принимают и документируют

значительное число решений. Среди документируемых управленческих

решений, принимаемых в туроператорской организации можно выделить:

1. При создании предприятия:

- подготовка учредительных документов, эскиза печати, регистрация в

ИМНС, изготовление печати, присвоение кодов статистики в Госкомстате,

постановка на учет в ГНИ, подготовка документов для открытия счета в банке

57

- разработка логотипа (товарного знака) турфирмы, создание фирменного

стиля, разработка визиток, бланков, турпутевки;

- разработка документов, необходимых для работы в туризме (договоры,

инструкции, бланки, формы документов)

- заключение договоров с региональными представителями, с

иностранными партнерами; с индивидуальными клиентами, с

туроператорами, проработка возможность вступления в одну из крупных

туристических сетей;

- подбор персонала, расстановка по местам, определение должностных

обязанностей;

- обучение персонала специализированным программам, системам

бронирования авиабилетов и установка систем бронирования (Амадеус,

Сейбр, Габриель, Сирена);

- установка программного обеспечения для автоматизации офиса (Самософт,

Мастертур), установка систем бронирования и поиска туров (Туры ру, Форос,

Лайтсофт);

- материальное обеспечение организации,

- проведение рекламных компаний и акций;

- разработка новых направлений туристической деятельности;

- выход на новые рынки, создание рекламных проектов;

- создание резервного фонда;

- создание системы электронных продаж и ее усовершенствование;

- создание условий для обеспечения безопасности туристов и др.

2. При осуществлении деятельности:

- заключения договоров с туроператорами, обладателями известных брендов,

- оформления пакета документов для туриста;

- использования системы электронного бронирования;

- организации эффективной системы работы с клиентами (по телефону и при

встрече).

- материального обеспечения фирмы, оформления помещений и снабжения

оргтехникой;

- направления сотрудников на обучение, командировки;

- создания сайта организации и продвижения на рынок;

- решения непредвиденных ситуаций и проблем.

Для рассмотрения роли документов в обеспечении деятельности аппарата

управления возьмем условный упрощенный пример. Предположим, наш постоянный

клиент прислал гарантийное письмо. Это письмо должно быть выполнено на

официальном бланке, заверено необходимыми подписями ответственных лиц и

печатью, содержать сведения о наличии у заказчика счета в банке, с которого он

переведет нам деньги за продукцию (услугу). Такой документ является гарантией

для нас, что, понеся расходы по производству продукции/оказанию услуги, мы не

останемся без компенсации наших затрат. В случае спора такой документ должен

иметь статус доказательства в арбитражном суде.

Этот документ (рис. 1) поступает к нам в канцелярию (секретариат) по почте

или факсу (обратите внимание на то, что не всякий заказ можно выполнять на

основании заказа по факсу, поскольку факсимильное сообщение - это не подлинник, а

копия документа, а суды рассматривают только подлинники документов). В

канцелярии его должны принять, проверить достоверность, правильность составления,

наличие всех необходимых элементов, положенных для такого рода документов.

Документ должны зарегистрировать, т. е. присвоить уникальный индекс и номер,

благодаря которым этот документ будет отличаться от массы подобных ему, его можно

найти, проконтролировать его движение, установить место хранения.

59

Рис 1. Движение документа в организации

Документ выполняет в практике документального обеспечения деятельности

компании различные функции (см. глава 1.,1.1.). К звеньям управления относятся

различные структурные подразделения и отдельные специалисты, выполняющие

соответствующие функции управления либо их часть (например, менеджеры,

осуществляющие регулирование и координацию деятельности нескольких

структурных подразделений), поэтому документ позволяет осуществлять

коммуникативные связи между сотрудниками, сторонними организациями,

клиентами и фиксировать информацию.

Важные документы направляются обычно на рассмотрение руководителю

организации, который накладывает резолюцию, т.е. пишет свое решение, что

следует делать, кому и когда по сути данного документа (см. глава 2, 2.1).

Если решение положительное, документ или его копии, сделанные для

каждого исполнителя в канцелярии, направляются исполнителям согласно решению

руководителя с отметкой «на исполнение».

клиент

входящее служебное

письмо (документ)

канцелярия (секретариат)

регистрация

РУКОВОДИТЕЛЬ

рассмотрение, наложение резолюции

ИСПОЛНИТЕЛЬ

структурные подразделения

фирмы

сотрудники фирмы,

владеющие информацией

исходящее

служебное письмо (согласование, информация о

заказе, контракте, договор и т.д.)

60

Функции, права, обязанности подразделений зафиксированы в

документах, отражающих разделение труда: положениях о подразделениях, штатных

расписаниях.

Общие правила поведения и взаимодействия участников и

организаторов создания продукции обеспечиваются многочисленными

документами: коллективным договором администрации и трудового коллектива,

положением о персонале или трудовым распорядком.

Руководство – изданием распорядительных документов Обязанности,

права и ответственность каждого специалиста и руководителя - должностной

инструкцией и трудовым договором.

Трудовой процесс по производству и реализации продукта (услуги) также

сопровождается разработкой многочисленных документов: технической

документацией, техническими условиями, сметами затрат, калькуляциями,

технологической документацией, финансовыми документами, учетными

документами и др. Подразделения пишут друг другу служебные записки,

докладные, их деятельность регулируется приказами, распоряжениями руководителей

разного уровня.

В процессе производства стороны обмениваются служебными письмами

разного предназначения: напоминание, информирование, уточнение, изменение

условий и т. п.

Таким образом, документация, будучи тесно связана со всеми формами

управленческой деятельности, используется аппаратом управления в качестве

способа и средства реализации возложенных на него функций. Кроме того,

документирование во многих случаях, как уже отмечалось, является

обязательным, предписывается законом и актами государственного управления.

С целью обеспечения качественного управления документооборотом на

предприятии создаются специальные подразделения – «Служба

документационного обеспечения». Такая служба (название условно, в каждом

конкретном случае она может быть определена как «общий отдел», «отдел

делопроизводства», «секретариат» и т.п.), организуется на основе выделения

61

работников, занимающихся документационным обеспечением деятельности

(прил. 2).

Функциональное назначение службы ДОУ заключается в реализации

деятельности по документационному обеспечению управления организацией в

соответствии с ее назначением и приоритетами развития.

на правах самостоятельного структурного подразделения. Однако в

зависимости от особенностей организации и специфики ее деятельности по

решению руководителя функции службы ДОУ могут быть возложены на иное

структурное подразделение (отдел, группу и т.п.) или специально

уполномоченное должностное лицо (документоведа, помощника руководителя,

секретаря и т.п.).

Многие предприятия СКСиТ приходят к выводу о необходимости

создания специального подразделения, службы ДОУ по мере развития

предприятия, увеличения выручки, выхода на новые рынки, в новые регионы.

Если на предприятии нет службы ДОУ, а также иных структурных

подразделений или должностных лиц, выполняющих функции службы ДОУ, ее

формирование, как правило, возлагается на руководителя кадрового органа

предприятия.

Выбор проекта организационной структуры службы ДОУ, ее численного

состава зависит от множества факторов, которые оказывают влияние на

проектирование не только ДОУ, но и всей структуры управления предприятием.

Основные факторы, оказывающие влияние на формирование ДОУ в турфирмах

и гостиницах, представлены в таблице 3. Масштаб деятельности турфирмы или

гостиницы непосредственно связан с числом структурных подразделений,

численным составом персонала отдельных организационных звеньев. В крупных

гостиницах и туроператорских компаниях возможно образование

специализированных подразделений - секретариата, службы управления

персоналом, юридического отдела и т.п.

62

Таблица 3

Основные факторы, влияющие на формирование ДОУ в турфирмах и гостиницах

Факторы и их влияние на организационную структуру ДОУ В турфирме В гостинице

Вид деятельности (туроператорская или

турагентская) Номерной фонд (малые, средние, крупные

гостиницы) Масштаб турфирмы (выручка от

реализации туруслуг) Специализация гостиницы (структура основных и

дополнительных услуг, ориентация на

определенный сегмент рынка) Форма организации бизнеса (независимые или сетевые предприятия)

В средних и малых компаниях такие службы обычно не создаются. При

организации туристского или гостиничного бизнеса на основе

предпринимательской сети часть функций по ДОУ каждым предприятием сети

может быть передана специальной службе. При формировании службы ДОУ на

предприятии социально-культурного сервиса и туризма разрабатывают

Положение о службе ДОУ, примерная форма которого представлена в прил. 2.

ДОУ в туроператорских компаниях занимаются различные структуры.

Например, работой с документами могут быть заняты: отдел по работе с

персоналом, отдел рекламы и PR, юридический отдел, бухгалтерия, секретариат.

В гостиницах функции, связанные с ДОУ, обычно закреплены за

административной частью и такими структурными подразделениями, как служба

управления персоналом, юридический отдел, отдел маркетинга и рекламы,

бухгалтерия и т.д. К административной службе обычно относятся: генеральный

и исполнительный директора, дежурный менеджер, секретари. В малой

гостинице в административную службу могут также входить отдел кадров

(менеджер по управлению персоналом) и бухгалтерия (расчетная часть).

РЕЗЮМЕ

Делопроизводство определяется как отрасль деятельности,

обеспечивающая:

документирование (составление, оформление документов);

организацию работы с документами.

Оформление служебных документов регламентировано законами,

нормативными актами, национальными стандартами, локальными

63

нормативными актами организации (инструкции, положения, правила,

регламент и т.п.)

Документ - зафиксированная на материальном носителе информация с

реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. В управленческой сфере

документ является: носителем информации и средством фиксации и передачи

управленческих решений. Документ обладает свойствами, признаками и

функциями.

Документ создается в результате документирования - записи информации

на различных носителях по установленным правилам.

Документационное обеспечение управления – это специфическое

направление деятельности, которое заключается в составлении, оформлении

документов, их обработке и хранении. При проверке работы организации,

проведении ревизии проверяют, прежде всего, документы в которых

деятельность организации или фирмы зафиксирована. Управленческая

документация подразделяется на отдельные системы. Под системой

документации понимается совокупность документов, взаимосвязанных по

признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых

требований к их оформлению. На предприятиях деятельность по

документированию и организации работы с документами осуществляют

специально назначенные руководителем сотрудники или отдельное

подразделение - служба ДОУ.

Вопросы для самопроверки

1. Назовите основные принятые определения документа. 2. Что включает понятие «юридическая сила документа»? 3. Какие функции имеет документ в управленческой практике? 4. Что такое официальный документ? 5. Что включает понятие «копия документа»? 6. В чем отличие копии и дубликата? 7. Назовите основные признаки документа. 8. Какие требования к документальному обеспечению управления изложены в

законодательных и нормативных актах? Назовите основные акты. 9. Какое значение имеет ГОСТ Р 6.30-2003 для документального обеспечения управления

предприятий сфер СКСиТ? 10. Какова роль документа в организации и документировании работы аппарата управления

предприятий сферы СКСиТ?

64

Глава 2

СИСТЕМЫ ДОКУМЕНТАЦИИ, ОБРАЗУЮЩИЕСЯ В ПРОЦЕССЕ

ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ ДЕЯТЕЛЬНОСТЬЮ

ОРГАНИЗАЦИЙ СФЕРЫ СКСТ, ТРЕБОВАНИЯ К ИХ

ОФОРМЛЕНИЮ

2.1 Понятие и состав реквизитов. Требования к оформлению документов,

состав и назначение бланков документов

Для удобства документирования деятельности и единообразия в

оформлении документации установлены (ГОСТ Р 6.30-2003 и «Правила

делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти»):

— совокупность реквизитов, расположенных в определенной

последовательности;

— местоположение каждого элемента информации в документе;

— требования к составлению и оформлению служебных документов.

Это позволило разработать формуляры документов (формуляры-

образцы), т.е. определить модель построения документа, установить основной

набор реквизитов официального письменного документа, размеры полей,

требования к формату документа.

Формуляр документа – набор реквизитов официального письменного

документа, расположенных в определенной последовательности. Каждый вид

документа имеет свой индивидуальный формуляр, который зависит от целей

создания и использования документов, их значения, сферы распространения и

даже от способа документирования.

Формуляр - образец строится на основе конструкционной сетки, в

которой по вертикали показывают положения табулятора, а по горизонтали –

интервалы (рис. 2,3).

Положения табулятора - это количество печатных знаков по

горизонтали. Интервал - расстояние между основаниями смежных строк. При

печатании документа используют восемь стандартных положений табулятора:

- нулевое - граница левого поля;

- первое - после пяти печатных знаков от границы левого поля;

- второе - после 16 печатных знаков от границы левого поля;

65

- третье - после 24 печатных знаков от границы левого поля;

- четвертое - после 32 печатных знаков от границы левого поля;

- пятое - после 40 печатных знаков от границы левого поля;

- шестое - после 48 печатных знаков от границы левого поля;

- седьмое - после 56 печатных знаков от границы левого поля.

Вид документа – принадлежность письменного документа к системе

документации по признакам содержания и целевого назначения. Названия видов

документов составителем (автором) должны выбираться из перечня

регламентированного ОКУД и нормативной базой. Документы одного вида

(наименования) могут быть различны по назначению, содержанию, порядку

оформления, сфере применения.

Обязательный состав реквизитов для документов, применяемых в

управленческой деятельности:

- автор документа (наименование организации);

- дата создания документа;

- регистрационный номер документа;

- текст;

- личная подпись;

- оттиск печати (при необходимости).

Отсутствие или неправильное оформление в документе одного из

реквизитов, предусмотренных формуляром, делает его недействительным.

В «Правилах делопроизводства в федеральных органах

исполнительной власти» в ст. 9 указаны реквизиты официальных

документов:

а) Государственный герб Российской Федерации;

б) наименование федерального органа исполнительной власти;

в) должность лица, подписавшего документ;

г) подпись должностного лица;

д) вид документа;

е) место составления (издания) документа;

ж) справочные данные о федеральном органе исполнительной власти;

66

з) адресат;

и) дата документа;

к) регистрационный номер документа;

л) наименование документа;

м) текст документа;

н) ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта;

о) отметка о наличии приложений;

п) гриф согласования;

р) гриф утверждения;

с) виза;

т) оттиск печати;

у) отметка о заверении копии;

ф) отметка об исполнителе;

х) указания по исполнению документа;

ц) отметка о контроле документа;

ч) отметка об исполнении документа;

ш) отметка о конфиденциальности.

Состав реквизитов конкретного документа определяется его видом и

назначением. Кроме перечисленных реквизитов, при подготовке документов и в

процессе работы с документами могут использоваться другие реквизиты,

например, отметка о поступлении документа в федеральный орган

исполнительной власти; отметки «Срочно», «Оперативно», «Подлежит

возврату» и др.

ГОСТ Р 6.30-2003 установил 30 реквизитов документа. Это

максимальный набор реквизитов, которые могут использоваться при

составлении и оформлении организационно-распорядительных документов (в

конкретном документе реквизитов будет меньше).

При подготовке и оформлении документов используют следующие

реквизиты:

01 - Государственный герб Российской Федерации;

02 - герб субъекта Российской Федерации;

67

03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

04 - код организации;

05 - (ОГРН) основной государственный регистрационный номер

юридического лица;

06 - (ИНН/КПП) идентификационный номер налогоплательщика/код

причины постановки на учет;

07 – (ОКУД) код формы документа;

08 - наименование организации;

09 - справочные данные об организации;

10 - наименование вида документа;

11 - дата документа;

12 - регистрационный номер документа;

13 - ссылка на регистрационный номер и дату документа;

14 - место составления или издания документа;

15 - адресат;

16 - гриф утверждения документа;

17 - резолюция;

18 - заголовок к тексту;

19 - отметка о контроле;

20 - текст документа;

21 - отметка о наличии приложения;

22 - подпись;

23 - гриф согласования документа;

24 - визы согласования документа;

25 - оттиск печати;

26 - отметка о заверении копии;

27 - отметка об исполнителе;

28 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

29 - отметка о поступлении документа в организацию;

30 - идентификатор электронной копии документа.

Как видим, состав реквизитов и их названия несколько различаются.

Сравнивая названия реквизитов, приведенные в ГОСТ Р 6.30-2003 и в Правилах

мы видим, что некоторые реквизиты получили новые названия. Например,

реквизит «заголовок» получил название «наименование документа», и вводится

понятие «вид документа», это связано с переходом на электронное

документирование. Реквизит «резолюция» получил название «указания по

исполнению документа». Реквизит «подпись» разбит на два реквизита:

«должность лица, подписавшего документ» и «подпись должностного лица».

Дело в том, что терминология и практика документирования, используемая при

работе с электронным документом несколько отличается от применяемой при

работе с документами на традиционных носителях. Например, право подписи на

исходящем документе в случае использования ЭЦП имеет только руководитель

организации, а составителем (автором) документа может быть рядовой

сотрудник организации.

Рассмотрим схемы расположения реквизитов, согласно требований ГОСТ Р

6.30-2003 (рис. 1,2)

69

СХЕМЫ РАСПОЛОЖЕНИЯ РЕКВИЗИТОВ ДОКУМЕНТОВ 20 мм. 73 мм. 88 мм. 10 мм.

│<----->│<---------------->│ │<----------------->│<->│

────┌────────────────────────────────────────────────────┐───

/\ │ │/\

3 │ │ │ │

\/ │ │

────│ ────┌──────────────────┐ ┌───────────────────┐ │ │

/\ │ /\ │01 02 │ │ 16 19 │ │

│ │ 17 │ │ 03 │ │ │ │ │

│ \/ │ │ │ │ │

│ │ ────├──────────────────┤ ├───────────────────┤ │ │

51 │ │08 09 10 │ │ 15 │ │

│ │ │04 05 06 07 │ │ │ │ │

│ │ │ │ │ │ │

\/ │ │ │ │ │ │ │

────│ ├──────────────────┤ │ │ │

/\ │ │11 12 │ │ 17 │ │ │

│ │ │13 │ │ │ │

22 │ │ │14 │ │ │ │ │

\/ │ │ │ │ │ │

────│ ├──────────────────┤ │ │ │ │

/\ │ │18 │ │ │ │

18 │ │ │ │ │ │ │ │

\/ │ │ │ │ │ │

────│ ├──────────────────┴─┴───────────────────┤ │ │297 мм.

│ │ │ │ │

│ │20 │ │

│ │ │ │ │

│ │ │ │

│ │ │ │ │

────│ ├────────────────────────────────────────┤ │

/\ │ │21 22 25 │ │ │

20 │ │ │ │ │

\/ │ │ │ │ │

────│ ├────────────────────────────────────────┤ │

/\ │ │23 24 26 │ │ │

│ │ │27 │ │

│ │ │ │ │

40 │ │ ────├────────────────────────────────────────┤ │

│ /\ │28 30 29 │ │ │

│ │ 16 │ │ │ │

\/ │ \/ │ │ │ │

────│ ────└────────────────────────────────────────┘ │

/\ │ │ │

20 │ │ │

\/ │ │\/

────└────────────────────────────────────────────────────┘───

│ 210 мм. │

│<-------------------------------------------------->│

Рис. 2. Расположение реквизитов

и границы зон на формате А4 углового бланка

70

20 10

│<----->│ │<->│

────┌────────────────────────────────────────────────────┐───

/\ │ │/\

3 │ │ │ │

\/ │ │ │

────│ ────┌────────────────────────────────────────┐ │ │

/\ │ /\ │01 02 03 16 19 │ │ │

│ │ 17 │ │ │ │ │

│ │ \/ │ │ │ │

│ │ ────├────────────────────────────────────────┤ │ │

│ │ /\ │08 09 10 │ │ │

│ │ 20 │ │ │ │ │

73 │ │ │ │04 05 06 07 │ │ │

│ │ \/ │ │ │ │

│ │ ────├────────────────────────────────────────┤ │ │

│ │ /\ │11 12 15 │ │ │

│ │ 10 │ │ │ │ │

│ │ \/ │ │ │ │

│ │ ────├────────────────────────────────────────┤ │ │

│ │ │13 14 │ │ │

\/ │ │ │ │ │

────│ ├────────────────────────────────────────┤ │ │

/\ │ │18 17 │ │ │

18 │ │ │ │ │ │

\/ │ │ │ │ │297

────│ ├────────────────────────────────────────┤ │ │

│ │ │ │ │

│ │20 │ │ │

│ │ │ │ │

│ │ │ │ │

│ │ │ │ │

────│ ├────────────────────────────────────────┤ │ │

/\ │ │21 22 25 │ │ │

20 │ │ │ │ │ │

\/ │ │ │ │ │

────│ ├────────────────────────────────────────┤ │ │

/\ │ │23 24 26 │ │ │

│ │ │ │ │ │

│ │ │27 │ │ │

40 │ │ --- ├────────────────────────────────────────┤ │ │

│ │ /\ │28 30 29 │ │ │

│ │ 16 │ │ │ │ │

\/ │ \/ │ │ │ │

────│ --- └────────────────────────────────────────┘ │ │

/\ │ │ │

20 │ │ │ │

\/ │ │\/

────└────────────────────────────────────────────────────┘───

│ 210 │

│<-------------------------------------------------->│

Рис. 3. Расположение реквизитов

и границы зон на формате А 4 продольного бланка

71

На рис. 4 границы расположения реквизита очерчены графически.

01 02 03 16 19

08

09

04 05

06 07

10

15

17

11 12

13

14

18

20

21 22 25

23 24

27

26

28 30 29

Рис. 4. Расположение реквизитов и границы зон

на формате А 4 углового бланка

Рассмотрим требования к оформлению содержания и расположению

реквизитов:

«Государственный герб РФ» (01) в соответствии с Федеральным

конституционным законом от 25.12.2000 № 2-ФКЗ воспроизводится на бланках

органов государственной власти. Запрещается использование изображения

государственного герба РФ, а так же гербов субъектов РФ, гербов городов,

районов на бланках юридических лиц, индивидуальных предпринимателей, если

это не предусмотрено специальными законодательными или правовыми актами.

«Герб субъекта РФ» (02) согласно нормативным актам субъектов РФ

(законам, уставам, конституциям и т.д.) размещается на бланках документов

органов представительной и исполнительной власти субъектов РФ.

«Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания)» (03)

проставляется на бланках документов в соответствии с учредительными

документами организации. Обозначение, служащее для индивидуализации

выполняемых юридическими лицами или индивидуальными

72

предпринимателями работ или оказываемых ими услуг, называется знаком

обслуживания. В соответствии со ст. 1477 IV части ГК Российской Федерации

правила кодекса о товарных знаках распространяются на знаки обслуживания.

Порядок регистрации товарного знака изложен в части четвертой Гражданского

кодекса Российской Федерации. При этом в соответствии с международным

договором Российской Федерации не допускается регистрация в качестве

товарных знаков обозначений, состоящих только из элементов, представляющих

собой: государственные гербы, флаги и другие государственные символы и

знаки; сокращенные или полные наименования международных и

межправительственных организаций, их гербы, флаги, другие символы и знаки;

официальные контрольные, гарантийные или пробирные клейма, печати,

награды и другие знаки отличия, или сходные с ними до степени смешения

обозначения. Такие элементы могут быть включены как неохраняемые элементы

в товарный знак, если на это имеется согласие соответствующего компетентного

органа.

Организации, фирмы часто размещают на бланке свою эмблему. Как

правило, это символическое графическое изображение, отражающее

направление деятельности организации, предприятия, фирмы. Обычно в

качестве эмблемы используется зарегистрированный товарный знак (торговая

марка фирмы). Размеры эмблемы нормативно не ограничены и она может

представлять собой рисунок, включать стилизованное название корпорации,

объединения, фирмы или графически оформленное буквенное сокращение

названия фирмы. Эмблема улучшает эстетический вид бланка, но не заменяет

наименования организации.

Изображение эмблемы помещается на верхнем поле бланка над

серединой наименования организации (при продольном бланке эмблема

размещается в середине верхнего поля, а при угловом - центрируется по

отношению к названию организации) или на левом поле бланка на уровне

названия организации. Если имеется эталонное изображение эмблемы

организации в виде графического файла, оно используется для помещения

73

эмблемы на бланк. В противном случае эмблема сканируется и полученное

изображение помещается на выбранное место.

Изображение эмблемы должно быть зарегистрировано в установленном

порядке на имя юридического или физического лица, осуществляющего

предпринимательскую деятельность. В уставе или положении об организации

должно быть указано положение о размещении эмблемы на бланках.

Рекомендуемый диаметр изображения не более 20 мм. Кроме того,

допускается располагать поле эмблемы на части площади, занимаемой

реквизитом «Наименование организации». Размеры эмблемы не должны

превышать ширину площади, занимаемой на бланке реквизитом «Наименование

организации».

«Код организации» (04) служит для ускорения передачи

документированной информации по каналам электронной связи и сокращения

числа ошибок, которые могут возникнуть при передаче длинных и сложно

воспринимаемых названий организаций. Код организации проставляется по

Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО), его

имеют все зарегистрированные предприятия и организации сферы СКСиТ. Он

может быть заранее проставлен на бланке документа типографским способом.

«Основной государственный номер юридического лица» (05) ОГРН

проставляется только на бланках письма, представляет собой 13-ти значный

цифровой код. (См. ФЗ о «Государственной регистрации юридических лиц» от

08.08.2001 № 129 с изм.) является идентифицирующим признаком организации-

автора и позволяет установить, что организация - автор документа

зарегистрирована государственными органами как юридическое лицо, является

хозяйствующим субъектом и поставлена на учет в налоговом органе.

Проставляется в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми

органами.

Например:

ОГРН 1097200380795

1 - порядок записи данных в гос.реестр

74

09 - последние цифры года постановки организации (регистрации) на

учет

72 - код региона, согласно перечня регионов-субъектов РФ (ст. 65

Конституции РФ)

- последующие цифры соответствуют порядку внесения записи в реестр.

«Идентификационный номер налогоплательщика/код постановки на

учет» (06)

ИНН – это 10-значный цифровой код, свидетельствующий о постановке

на учет налогоплательщика.

КПП - 9-значный код, дополняющий ИНН. Печатается на бланке через

косую черту: ИНН/КПП ХХХХХХХХХХ/ХХХХХХХХХ

Например:

ИНН/КПП 72009833140/ 721000870

«Код формы документа» (07) проставляется на документах по

Общероссийскому классификатору управленческих документов (ОКУД) и

должен соответствовать коду унифицированной формы документа,

содержащемуся в классификаторах управленческой документации. Код формы

документа служит для ускорения передачи документированной информации по

каналам электронной связи и сокращения числа ошибок, является элементом

идентификации документа.

«Наименование организации» (08) - реквизит, придающий документу

юридическую силу, позволяющий установить организационно-правовую форму

и наименование организации - автора документа.

Фирменное наименование охраняется в соответствии со ст.1473 IV

части ГК РФ. Фирменное наименование - это наименование, под которым

коммерческая организация (юридическое лицо) выступает в гражданском

обороте и которое определено в его учредительных документах и было

включено в единый государственный реестр юридических лиц при

государственной регистрации юридического лица. Не следует путать его с таким

понятием как Фирменный стиль (Firm style). Хотя следует подчеркнуть, что как

75

Фирменное наименование, так и Фирменный стиль широко используются при

оформлении предлагаемых фирмой товаров, в качестве рекламы, ярлыков и

используется как инструмент продвижения товаров и услуг фирмы на рынок,

конкуренции, привлечения внимания покупателей и являются составляющими

такого маркетингового понятия как «бренд». Юридическое лицо в соответствии

с законодательством РФ должно иметь полное наименование и может иметь

сокращенное наименование на русском языке. Юридическому лицу

принадлежит исключительное право использования своего фирменного

наименования в качестве средства индивидуализации.

Фирменное наименование общества на русском языке и на языках

народов Российской Федерации может содержать иноязычные заимствования в

русской транскрипции или в транскрипциях языков народов Российской

Федерации, за исключением терминов и аббревиатур, отражающих

организационно-правовую форму общества. Требования к фирменному

наименованию общества устанавливаются Гражданским кодексом Российской

Федерации.

Наименование организации указывается в документах в полном

соответствии с наименованием, закрепленным в учредительных документах,

включая сокращенное наименование. Сокращенное наименование организации и

наименование на иностранном языке приводят в тех случаях, если они

закреплены в учредительных документах. Их помещают ниже полного

наименования в скобках.

При наличии вышестоящей организации ее наименование, полное или

сокращенное, помещают выше наименования организации. Наименование

филиала, территориального отделения, представительства, структурного

подразделения организации, должностного лица указывают в том случае, если

оно является автором документа, и располагают ниже наименования

организации.

В соответствии с ГК РФ частные организации, являющиеся

юридическими лицами, должны иметь фирменные наименования, в состав

76

которых включается указание на организационно-правовую форму и характер

деятельности.

Если документ подготавливается совместно двумя организациями и

более, то он составляется не на бланке, а на чистом листе бумаги. При этом

наименование организаций располагают в соответствии с их рангом. При

оформлении документов организациями одного ранга их наименования

располагают на одном уровне.

«Справочные данные об организации» (09) – реквизит используется

только при переписке и не проставляется на внутренних документах.

Справочные данные об организации необходимы для почтовой, телеграфной,

телефонной, электронной связи с организацией, а также для выполнения

расчетно-денежных операций в банке, счет которого указан на документе.

Реквизит включает сведения по усмотрению организации: почтовый адрес,

номера телефонов, телефакс, телекс, банковские реквизиты, адрес электронной

почты, адрес в Интернете, ссылку на официальный сайт и т.п. по усмотрению

организации. Можно привести данные о лицензиях, номера счетов в банке и

другие справочные сведения. Целесообразно создавать два типа бланка письма с

банковскими реквизитами и без них, т.к. бланк письма содержащий банковские

реквизиты достаточно объемен по содержанию информации и неудобен в

ежедневном использовании.

Требования к оформлению элементов реквизита заключаются в

следующем:

1) почтовый адрес, оформляется согласно с требованиями Правил

оказания услуг почтовой связи, утвержденных постановлением Правительства

РФ от 15.04.2005 № 221 (введены взамен действовавших ранее, утвержденных

постановлением Правительства РФ от 26 сентября 2000 г. № 725 «Об

утверждении Правил оказания услуг почтовой связи» (Собрание

законодательства Российской Федерации, 2000, № 41, ст. 4076) утративших силу

с 1 мая 2005 г.). Реквизиты адреса на почтовых отправлениях пишутся в

следующем порядке:

77

а) для юридического лица - полное или краткое наименование, для

гражданина - фамилия, имя, отчество;

б) банковские реквизиты (для почтовых переводов, направляемых

юридическому лицу или принимаемых от юридического лица);

в) название улицы, номер дома, номер квартиры;

г) название населенного пункта (города, поселка и т.п.);

д) название района;

е) название республики, края, области, автономного округа (области);

ж) название страны (для международных почтовых отправлений);

з) почтовый индекс.

Например: ул. Ленина, д. 54, оф. 30, г. Тобольск, Тюменская область,

Россия, 625000

Почтовые отправления и почтовые переводы могут быть адресованы до

востребования (с указанием на почтовом отправлении или бланке почтового

перевода денежных средств наименования объекта почтовой связи, фамилии,

имени, отчества адресата) или на абонементный ящик (с указанием на почтовом

отправлении или бланке почтового перевода денежных средств наименования

объекта почтовой связи, номера ячейки абонементного почтового шкафа,

фамилии, имени, отчества адресата или полного наименования юридического

лица).

2) банковские реквизиты необходимы только на письмах по вопросам

расчетно-денежных операций, например на гарантийных письмах.

3) перед номером телефона/факса необходимо в скобках указать код

населенного пункта. Номер (а) телефона (ов) следует указывать тот, по которому

можно получить необходимую информацию (приемная руководителя,

бухгалтерия, секретариат и т.д.). Группа цифр в номерах телефонов (факсов)

часто разделяют дефисом.

Например: тел./факс (3452) 54-90-87, 54-91-56

«Наименование вида документа» (10) оформляется в соответствии с

ОКУД. Реквизит указывается на всех служебных документах, передаваемых по

каналам электронной связи или оформленных по УФД, кроме писем, и

78

печатается прописными буквами (например: ПРИКАЗ, АКТ, СПРАВКА).

Допускается печать в разрядку (буква, пробел, буква, пробел).

Например: П Р И К А З

На общем бланке организации для данного реквизита оставляют

свободное место, отступив 2-3 интервала от наименования организации, в бланк

конкретного вида документа этот реквизит впечатывается типографским

способом (или на компьютере).

«Дата официального документа» (11) - реквизит, придающий

документу юридическую силу. Указывает на время его создания и/или

подписания, утверждения, принятия, согласования, опубликования. Если

авторами документа являются две организации и более, то датой документа

считается наиболее поздняя дата подписания.

Дата документа может быть оформлена двумя способами:

1) цифровым способом - арабскими цифрами в одну строку (всего

восемь цифр: день месяца, месяц, год).

Например: 01.10.2012

При этом не ставится слово «год», буква «г» с точкой или точка, за

исключением случая, когда датой заканчивается предложение.

В соответствии с международным стандартом ИСО 8601:1988. «Элементы

данных и форматы обмена. Обмен информацией. Представление дат и времени»

элементы даты могут иметь другую последовательность: год, месяц, число.

Например: 2012.09.01, но на практике данный вариант, как правило, не

используется.

2) словесно-цифровой способ оформления даты, при котором после

цифр, обозначающих год, обязательно ставится буква «г» с точкой или слово

«год». В этом случае необходимо проставлять ноль для дней месяца, состоящих

из одной цифры,

Например: 05 сентября 2012 г. (или года)

Место проставления даты на документе зависит от бланка и вида

документа. На бланках для даты слева от начала рабочего поля в месте

79

расположения реквизита по ГОСТ Р 6.30-2003 заготавливают трафарет, чтобы

разместить восемь цифр или вписать дату от руки например:

_______________________

или

«___»______________ 20_ г.

в целях оптимизации документирования кавычки не используются (см.

«Правила делопроизводства…»)

___ _____________ 20___ г.

Дату на документе проставляет должностное лицо, подписывающее или

утверждающее документ, непосредственно при подписании или утверждении. В

документах, фиксирующих работу коллегиальных органов (в протоколах, актах),

датой является дата принятия решения, а не подписания.

Способ написания даты зависит от характера документа: в нормативных,

юридических и финансовых документах рекомендуется использовать словесно-

цифровой способ датирования, а в остальных случаях - цифровой.

Делопроизводственная служба должна следить за правильностью

датирования документа, т.к. создание документа «задним числом» или «с

опережением» приводит к искажению данных регистрации, ущемлению прав

участников правоотношений, когда указанная дата будет рассматриваться как

документированное доказательство, например в случаях подачи иска, претензии,

расторжения договора и т.п.

В случае применения электронной системы СЭД проблема датирования

документа снимается, т.к. чаще всего программа проставляет дату

автоматически, что фактически прекращает применявшуюся практику

датирования документов «задним числом».

«Регистрационный номер документа» (12) - свидетельствует о том, что

документ включен в информационный массив и находится под контролем и

ответственностью организации. Для входящих документов это одна из первых

операций (после обработки и сортировки полученных документов). Для

исходящих – это предпоследняя делопроизводственная операция перед

80

отправкой документа. Регистрация документа это придание документу

официальности, установление ответственности организации автора.

Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера,

который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по

номенклатуре дел (номером папки, в которой будет храниться копия/оригинал

документа), индексом должностного лица. Так, номер приказа по личному

составу может быть дополнен сокращением «л/с» (личный состав) или «К»,

«ОК» (кадры), для того чтобы различать приказы по основной деятельности и

приказы по личному составу.

Индексация распорядительных документов (приказов, указаний,

распоряжений) и протоколов, актов ревизии и т.д. производится по каждому

виду раздельно. Для этих документов указывается порядковый номер,

присваиваемый документу в пределах календарного делопроизводственного

года. С 1 января текущего года начинается регистрация с цифры «один».

Для внутренних документов обычно применяется простая порядковая

(валовая) нумерация.

На документах, составленных совместно двумя организациями и более,

регистрационные номера проставляются каждой из этих организаций через

косую черту в порядке указания авторов в документе.

В системе СЭД регистрация документов происходит в режиме

автоматически.

«Ссылка на регистрационный номер и дату документа» (13) включает

в себя регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан

ответ. Этот реквизит указывается только на бланках для писем. Сведения в

реквизит переносятся с поступившего документа, т.е. в письмо-ответ с письма-

запроса, на бланке для реквизита обязательно заготавливается трафарет слева от

начала рабочего поля под реквизитами «дата и регистрационный номер», в

случае если инициативное письмо отсутствует на бланке трафарет остается не

заполненным.

Например:

На № ________от ___________

81

«Место составления или издания документа» (14) указывают только

на общем бланке, так как на бланке для писем этот реквизит есть в почтовом

адресе организации. Этот реквизит может быть опущен, если он включен в

состав наименования организации, например: Московский университет сервиса

и туризма, но указывается, если документ составлен в другом месте. Для

юридического лица местом издания является место его нахождения, которое

определяется местом его государственной регистрации. В документе, автором

которого является филиал организации, указывается место нахождения филиала.

Реквизит включает в себя только общепринятые сокращения с указанием типа

населенного пункта и его наименования.

Например: г. Тюмень

Указание на тип населенного пункта - сокращенное «г.» (город) в этом

реквизите не ставится при обозначении столиц государств (например, Москва),

городов федерального значения (Санкт-Петербург), а также при написании

названий городов, в состав которых входят: «-город» (Новгород) и «-бург»

(Екатеринбург).

«Адресат» (15) обеспечивает правильность адресации и, как следствие,

гарантию доставки. Документы адресуются организации (в именительном

падеже), структурному подразделению (в именительном падеже), должностным

или физическим лицам (в дательном падеже).

При адресовании документа руководителю организации или его

заместителю наименование организации входит в состав наименования

должности адресата. Инициалы должностного лица ставятся перед фамилией,

например:

Генеральному

директору ЗАО «Берег» И.Н. Иванову

Адресование документа руководителям структурных подразделений или

специалистам начинается с указания наименования организации, например:

ЗАО «Берег»

Начальнику отдела продаж

С.И. Петрову

При обращении к должностному лицу может употребляться специальное

слово-обращение (господин, академик, профессор и т.п.) Допускается

центрировать каждую строку реквизита «Адресат» по отношению к самой

длинной строке.

Например:

Президенту ЗАО «Запсибтур» господину Г.А. Прохорову

Не редко должностные лица, с целью экономии, используют сокращение

г-ну, г-же от господину и госпоже. Хотя согласитесь – это не добавляет,

документу изысканности.

Например:

Президенту ЗАО «Запсибтур» г-ну Г.А. Прохорову

В России принято сокращение «г-ну» расшифровывать как гражданину.

Указанный порядок адресования распространяется также на внутреннюю

переписку организации, т.е. при подготовке докладных и объяснительных

записок на имя руководителя организации или руководителей структурных

подразделений.

Если документ отправляют в несколько однородных организаций или в

несколько структурных подразделений одной организации, то их следует

указывать обобщенно, например:

Руководителям туристических

организаций

При отправке документа в разные организации реквизит «Адресат» не

должен содержать более четырех адресов. Слово «Копия» перед вторым,

третьим и четвертым адресом не пишется. При направлении документа более

чем в четыре адреса составляется список рассылки и на каждом документе

83

указывается только один адрес. Список прилагается к документу, в случае

необходимости информирования адресата о лицах, до сведения которых

доведена настоящая информация.

В состав реквизита «Адресат» может входить почтовый адрес, например:

Директору ОАО «Иволга» О.Н. Петрову Коммунаров ул., д. 23, оф. 434, г. Пермь, 413425

Почтовый адрес не указывается на документах, направляемых в

государственные учреждения, в вышестоящие организации, а также постоянным

корреспондентам, для которых имеются заготовленные конверты с

соответствующими адресами. Адрес целесообразно указывать в документе при

использовании конвертов с окнами.

При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и

инициалы получателя, а затем почтовый адрес, например:

Грековой Ю. И. Ленина ул., д. 17, кв. 76, г. Тобольск, Тюменская обл., 625000

Реквизит «Гриф утверждения документа» (16). Это реквизит

официального документа, придающий нормативный или правовой характер его

содержанию. Документы, которые не могут быть введены в действие их

авторами, приобретают юридическую силу после утверждения руководителем

организации, коллегиальным (совещательным) органом или вышестоящим

органом власти (управления). Процедура утверждения оформляется либо

единолично руководителем, либо изданием специального распорядительного

документа, оба способа имеют одинаковую юридическую силу (приложение 16).

Перечень документов организации, подлежащих утверждению,

определяется в табеле форм документов организации или в Инструкции по

делопроизводству организации.

84

Документы могут утверждаться руководителем организации, его

заместителями, главными специалистами и другими должностными лицами,

которым делегированы соответствующие полномочия.

При утверждении документа должностным лицом единоначально гриф

содержит: слово - УТВЕРЖДАЮ (печатается без кавычек и двоеточия),

наименование должности лица, утверждающего документ, личную подпись, ее

расшифровку (инициалы и фамилию) и дату утверждения, например:

УТВЕРЖДАЮ Директор ЗАО «Восток» (личная подпись) А.В. Борисов 06.05.2009

Дата проставляется собственноручно (вписывается при подписании),

лицом, утверждающим документ в день утверждения. Гриф утверждения

располагается в правом верхнем углу документа. При наличии на документе

нескольких грифов утверждения они располагаются параллельно (слева и

справа), на одном уровне. В реквизите «Гриф утверждения документа»

допускается центрировать элементы относительно самой длинной строки.

Например:

УТВЕРЖДАЮ Заместитель директора

ЗАО «Профиль»

___________ И.М. Кавин

23.04.2012

УТВЕРЖДАЮ Директор ООО «Чайка»

____________ И.Т. Дирков

25.04.2012 Документ может утверждаться посредством издания другого документа

(как правило, распорядительного) в тех случаях, когда требуются

дополнительные разъяснения или какие-то действия, мероприятия по внедрению

утверждаемого документа. При утверждении документа постановлением,

решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова

УТВЕРЖДЕН (О,А,Ы) (например, инструкция-правила-порядок), наименования

утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера,

например:

85

УТВЕРЖДЕНО приказом директора ЗАО «Чайка» от 20.06.2009 № 12

«Резолюция» (17) - это поручение руководителя по исполнению

документа. Резолюции с конкретными указаниями выражаются глаголом

повелительного наклонения или неопределенной формы и адресуются

подчиненным (инициалы рекомендуется ставить после фамилии). В резолюции

указывается, кто будет решать поставленные задачи, содержание исполнения,

срок исполнения (если он не указан в документе), подпись руководителя и дата,

например:

Панову О.П. Прошу рассмотреть и подготовить ответ по вопросу заключения договора с ООО «Спектр» до 14.07.2009 личная подпись дата

Поручение по исполнению документа может быть дано одному

работнику или нескольким. Ответственным за исполнение документа является

специалист, указанный в резолюции первым. После указания исполнителя

может стоять ремарка, содержащая личное мнение руководителя о состоянии

дел. Такие записи ориентируют подчиненное лицо на то или иное решение,

например:

Артемьевой Е.Ю. Мы не можем осуществить прием клиентов к указанной

дате. Свяжитесь с партнерами. личная подпись

дата

Обычно резолюцию на документе пишет руководитель рукописным

способом под реквизитом «Адресат». Допускается оформление резолюции на

отдельном изготовленном типографским способом листе «Резолюция» с

указанием регистрационного номера и даты документа, к которому относится

резолюция. Сегодня активно используется автоматизированная система

контроля исполнения.

Для лучшего прочтения резолюции допускается отделять фамилию

чертой исполнителя (исполнителей) от подписи и даты.

Не требуют расшифровки через резолюцию письма-подтверждения,

сопроводительные и информационные письма. Здесь можно ограничиться

просто указанием исполнителя (или исполнителей), подписью и датой

подписания резолюции.

Например: Ивантееву М.Ю.

(личная подпись)

дата Рекомендуется в резолюции указывать фамилию и инициалы

руководителя после личной подписи, если в организациях происходит

частая смена руководящего и основного состава определить авторство

сотрудникам по форме подписи может быть затруднительно.

С применением СЭД резолюции на документе также проставляются

в режиме электронного обмена сообщениями.

«Заголовок к тексту» (18) оформляется исполнителем документа во

всех случаях, когда документ оформлен на бумаге формата А4. Допускается не

использовать реквизит, если документ оформлен на А5 или имеет объем менее

семи строк. Реквизит позволяет оптимизировать процедуры регистрации

документа (как отправляемого организацией-автором, так и поступившего

адресату) и определения исполнительской принадлежности (без детального

изучения текста документа).

Место для размещения заголовка на документе обычно отмечается

уголками при изготовлении бланка: под реквизитом «Место составления или

издания» на общем бланке и под реквизитом «Ссылка на регистрационный

номер и дату документа» в бланках для писем.

На документах формата А4 в этом реквизите указывается краткое

содержание документа, грамматически согласованное с наименованием вида

документа и отвечающее на вопросы:

«О чем?» (для писем, приказов);

«Чего?» (для протоколов, актов);

86

87

«Кому?» (для должностных инструкций).

Заголовок к тексту должен содержать не более пяти строк. Располагают

слева над текстом документа отступив от надписей бланка 2-3 межстрочных

интервала. Рациональным считается печать флаговым способом, не доходя до

середины строки рабочего поля.

Например:

О создании структурного подразделения «Отдел делопроизводства»

Заголовок к документам, оформленным на бланках с продольным

расположением реквизитов, выравнивается по центру листа. Знаки препинания в

конце предложения и кавычки не ставятся. Отступ 1,25 см. от начала рабочего

поля (красная строка, абзац) не делают.

Наличие заголовка значительно облегчает обработку документа, так как

даже не читая текст, можно составить представление о его содержании и

направить документ исполнителю. Заголовок облегчает регистрацию, поиск

документа, организацию контроля. Это один из элементов культуры составления

и оформления документа, который не следует игнорировать сотрудникам

организаций не зависимо от их сферы деятельности и формы собственности.

«Отметка о контроле» (19). Проставляется только на документах,

процесс исполнения (или сроки) которых контролируются, с целью обеспечения

установленных сроков, указанных в резолюции, или типовых сроков

исполнения.

Существуют два вида сроков исполнения документов:

типовой - срок исполнения документа, установленный нормативно-

правовым актом;

индивидуальный - срок исполнения документа, установленный

распорядительным документом организации или указанный в резолюции.

Типовые сроки исполнения документов приводятся ниже:

- к указанным в поручении срокам;

- при наличии в поручении пометки «срочно» - 3 дня;

- при необходимости подготовки по ним приказов – 5-7 дней;

88

- если в поручении есть пометка «оперативно» - 10 дней;

- если срок не указан - месяц;

- материалы к заседаниям генерального директора - 3 дня или согласно

установленному в них сроку;

- письма-поручения и письма-запросы вышестоящих органов,

министерств (ведомств), предприятий, учреждений и других организаций - к

указанному в них сроку, в течение 10 дней или до 1 месяца, если необходимо

согласование с другими организациями или дополнительная проверка;

- акт о наличии недостатков - не позднее 10 дней по получении

продукции;

- ответ на предложение о заключении договора - 10 дней после

получения предложения;

- заявка покупателя - не позднее 3 дней после ее получения;

- факсограммы, телеграммы, требующие срочного решения, - 2 дня,

остальные - в течение 10 дней;

- ответ на критические замечания и предложения, содержащиеся в

средствах массовой информации, - до 1 месяца;

- предложения, заявления и жалобы граждан - 1 месяц, не требующие

дополнительной проверки и изучения - не позднее 15 дней.

Отметка о контроле обозначается буквой «К», словом или штампом

«Контроль». Реквизит может наноситься ярким фломастером, цветным

карандашом или специальным штампом. Отметка проставляется на верхнем

поле документа должностным лицом или подразделением, осуществляющим

контроль исполнения документов.

«Текст документа» (20) - основной реквизит документа, придающий

ему юридическую силу, выражает содержание управленческого действия.

Тексты документов могут быть оформлены в виде связного текста,

анкеты, таблицы или в виде соединения этих структур.

Связный текст применяется при подготовке - уставов, положений,

правил, приказов, распоряжений, указаний, протоколов, актов, договоров, писем.

Текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывают -

89

причины, основания, цели составления документа, во второй излагают -

решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации.

Текст документа составляется на государственном языке РФ (русский),

государственных языках субъектов РФ в соответствии с законодательством РФ и

субъектов РФ. Тексты документов пишутся только на русском языке, если их

направляют:

- в федеральные органы государственной власти, органы государственной

власти субъектов РФ;

- в организации, не находящиеся в ведении данного субъекта РФ или

расположенные на территории других субъектов РФ.

В тексте документа, подготовленного на основании документов других

организаций или ранее изданных документов, указывают их реквизиты:

наименование документа, наименование организации - автора документа, дату

документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту.

При изготовлении документов на двух страницах и более вторую, и

последующие страницы нумеруют. Номера страниц проставляют посередине

верхнего поля листа (верхний колонтитул) 14 размер кегля.

К текстам управленческих документов предъявляют требования, которые

должны обеспечить объективность и достоверность информации – краткость,

точность, рациональность построения, логичность изложения, простота стиля. В

современном русском языке насчитывается 600 тыс. слов имеющих 7 млн.

значений. Текст управленческих документов излагается официально-деловым

стилем, который использует значительно меньший словарный состав, т.к. этот

язык применяется в замкнутых сферах общественной жизни. Часто

используются сокращенные слова и словосочетания, позволяющие уменьшить

объем и ускорить его восприятие. Рекомендуется использовать только

общепринятые сокращения, при первом употреблении в скобках указать его

расшифровку. Это же относится к профессиональным требованиям. Широко в

практике управления для изготовления многих видов управленческих

документов (акт, приказ, заявление, представление и т.п.) используются

90

«трафаретные тексты» - заранее заготовленные формы с заполненной

постоянной информацией и пропусками для внесения переменной.

Текст печатается 14 размером кегля, выравниваем по ширине строки,

Times New Roman или Arial, отступив соответствующие поля (левое, правое,

верхнее, нижнее). Каждый абзац печатается с отступом 1,25 см. от начала

рабочего поля.

Тексты документов оформляют в виде - анкеты, таблицы, связного текста

или в виде соединения этих структур.

При составлении текста в виде анкеты наименования признаков

характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в

именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица

множественного числа настоящего или прошедшего времени («имеете»,

«владеете» или «были», «находились» и т.д.). Характеристики, выраженные

словесно, должны быть согласованы с наименованиями признаков.

Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем

существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны

быть согласованы с заголовками. Если таблицу печатают более чем на одной

странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих

страницах печатаются только номера этих граф.

Таблицы, имеющие объем более одной страницы текста должны быть

снабжены строкой с указанием порядкового номера столбца.

Например:

наименование

реквизита порядок оформления примечание

1 2 3

На второй и последующей странице заголовок столбца не печатается,

указывается строка с нумерацией.

Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части

указывают - причины, основания, цели составления документа, во второй

(заключительной) - решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации.

Текст может содержать одну заключительную часть (например, приказы -

91

распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления - просьбу без

пояснения).

В тексте документа, подготовленного на основании документов других

организаций или ранее изданных документов, указывают их реквизиты:

наименование документа, наименование организации - автора документа, дату

документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту.

Если текст содержит несколько решений, выводов и т.д., то его можно

разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими

цифрами.

В документах (приказ, распоряжение и т.д.) организаций, действующих

на принципах единоначалия, а также документах, адресованных руководству

организации, текст излагают от первого лица единственного числа

(«приказываю», «предлагаю», «прошу»).

В документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица

единственного числа («постановляет», «решил»).

В совместных документах текст излагают от первого лица

множественного числа («приказываем», «решили»).

Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа

(«слушали», «выступили», «постановили», «решили»).

В документах, устанавливающих права и обязанности организаций, их

структурных подразделений (положение, инструкция), а также содержащих

описание, оценку фактов или выводы (акт, справка), используют форму

изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа

(«отдел осуществляет функции», «в состав объединения входят», «комиссия

установила»).

В письмах используют следующие формы изложения:

- от первого лица множественного числа («просим направить», «направляем

на рассмотрение»);

- от первого лица единственного числа («считаю необходимым», «прошу

выделить»);

92

- от третьего лица единственного числа («руководство компании не

возражает», «Руководство компании считает возможным»).

«Отметка о наличии приложения» (21) дает возможность получателю

проверить наличие и содержание прилагаемых материалов. Такими

приложениями могут быть любые документы, направляемые с

сопроводительным письмом, поясняющие причины их отправки и т.д. При

использовании СЭД, сопроводительные письма часто направляют с бумажным

оригиналом документа, ранее переданного с помощью электронного сообщения.

К нормативным документам или распорядительным в качестве приложения

оформляются документы, утвержденные этим документами, или вводимые в

действие, например, инструкции, положения, правила и т.д.

Реквизит располагают после текста от границы левого поля.

Если документ имеет приложение, названное в тексте, его оформляют

следующим образом:

Приложение: на 3 л. в 2 экз.

Если документ имеет приложение, не названное в тексте, то указывают

его наименование, число листов и число экземпляров,

Например:

Приложение: 1. Положение об Управлении регионального кредитования

туристических компаний на 5 л. в 1 экз.

2. Правила подготовки и оформления документов Управления

регионального кредитования туристических компаний на 7 л. в 2

экз.

При наличии нескольких приложений их нумеруют. Слово

«Приложение» независимо от числа прилагаемых документов употребляется в

единственном числе. Если приложения сброшюрованы, число листов не

указывают, например:

Приложение: Перечень объектов для внедрения системы «Кадры» на 2 л.

в 1 экз.

93

Если приложение направляется не во все указанные в документе адреса,

указывают:

Приложение: на 5 л. в 2 экз. только в первый адрес.

При большом числе приложений их, как правило, не перечисляют в

сопроводительном письме после слова «Приложение». В этом случае удобнее

оформить опись приложений на отдельном листе в произвольной форме. Опись

подписывается составителем и датируется. В сопроводительном письме делается

следующая отметка:

Приложение: по описи.

Если прилагаемый документ также имеет приложение, то в отметке о

наличии приложения указывается:

Приложение: Письмо ЗАО «Турист» от 19.06.2009 № 67/07-10 и

приложение к нему, всего на 8 л.

Документы-приложения должны иметь соответствующую отметку,

указывающую на их связь с основным документом. Эта отметка ставится в

правом верхнем углу документа-приложения и включает слово «Приложение»,

его номер (при необходимости), наименование, дату и номер основного

документа, например:

Приложение № 3

к письму ЗАО «Маяк»

от 09.06.2009 № 98

Допускается слово «Приложение» печатать прописными буквами, а

также центрировать этот реквизит относительно самой длинной его строки,

например:

ПРИЛОЖЕНИЕ

к приказу директора ЗАО «Турист»

от 12.04.2009 № 45

94

Печатается через один межстрочный интервал, если приложений

несколько, текст разделяется 1,5 интервалами.

«Подпись» (22) - реквизит, придающий документу юридическую силу. В

состав реквизита «Подпись» входят: наименование должности лица,

подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке, и

сокращенное на документе, оформленном на бланке), личная подпись и ее

расшифровка (инициалы, фамилия), например:

без бланка:

Директор ООО «Берег» (личная подпись) Т.Ю.Сенкин

или на бланке:

Директор (личная подпись) Н.И. Пропп

При оформлении документа на бланке должностного лица должность

лица, подписавшего документ, не указывают:

(личная подпись) Н.И. Пропп

Если документ подписывает несколько должностных лиц одной

организации, их подписи располагают одну под другой в последовательности,

соответствующей занимаемой должности, например:

Директор (личная подпись) К.Т.Морозов

Заместитель директора по общим вопросам (личная подпись) Д.Д. Митин

Документы, в которых содержатся сведения финансового, материального,

кредитного характера, являющиеся основанием для приема и выдачи денег,

товарно-материальных и других ценностей или изменяющие кредитные и

расчетные обязательства, имеющие юридические и финансовые последствия,

предоставляемые в контролирующие органы подписываются руководителем и

главным бухгалтером:

95

Директор (личная подпись) К.Т.Морозов

Главный бухгалтер (личная подпись) Г.И. Фролова

Документ, подготовленный двумя организациями, составляется не на

бланке, и его подписывают руководители обеих организаций. При подписании

документа несколькими лицами равных должностей реквизит «Подпись»

располагают на одном уровне, например:

Директор ЗАО «Берег» Директор ООО «Турист»

(личная подпись) И.И. Иванов ( личная подпись)П.П. Петров

Документы коллегиального органа подписывают председатель этого

органа и секретарь, например:

Председатель собрания (личная подпись) К.Т.Лапшин

Секретарь собрания (личная подпись) О.Д. Соколова

В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц,

подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии

с установленным распределением обязанностей. При этом фамилии членов

комиссии располагают в алфавитном порядке, двоеточие после указанных

обязанностей не ставится, например:

Председатель комиссии (личная подпись) А.А. Бабкин

Члены комиссии (личная подпись) Р.О. Родин

(личная подпись) П.П. Петров

Подпись располагается после текста документа (на последней странице)

или после отметки о наличии приложения.

Если подпись руководителя уже заготовлена на документе, а реально его

подписывает другой работник (например, заместитель руководителя),

запрещается ставить предлог «за» или косую черту перед наименованием

должности, так как документ может потерять юридическую силу. В таком

случае следует обязательно внести изменение в реквизит «подпись»: напечатать

96

фактическую должность и фамилию лица, подписывающего документ. Если

такой возможности нет, указывают следующие данные «И.о. (исполняющий

обязанности)/врио (временно исполняющий обязанности) наименование

должности», «И.О.Ф.», «Согласно приказа (должность руководителя) от

00.00.0000 № 00».

Например:

Согласно приказа генерального

директора от 03.09.2009 № 56

И.о. генерального директора личная подпись И.Б. Юрге

В практике управления организацией не редко используется аналог

собственноручной подписи, который является механическим воспроизведением

подписи должностного лица – факсимиле. В соответствии со ст. 160 ГК РФ

использование факсимильного воспроизведения подписи с помощью средств

механического копирования, т.е. в виде штампа, допускается только при

наличии соответствующего нормативного акта или соглашения сторон. В ГК

рассмотрены случаи использования факсимиле на документах, выходящих за

пределы организации, вопросы использования факсимиле на внутренних

документах организация определяет самостоятельно в локальных актах

(инструкция, положение и т.п.). В инструкции должно быть точно установлено,

что штампы с факсимильным воспроизведением подписи руководителя

организации или его заместителей при необходимости разрешается

использовать, например, для подписания приглашений, извещений, справок, на

копиях подписанных в установленном порядке документов. Запрещается

использовать факсимиле при оформлении подлинников документов.

Разрешение на изготовление факсимиле - штампа с факсимильным

воспроизведением подписи - дает только руководитель организации в приказе,

где указывается, в каких случаях и кто именно ставит факсимильную подпись.

В электронном документообороте применяется электронная подпись в

XML. Формат XML Digital Signature базируется на стандарте языка XML ,

являющегося основой электронного взаимодействия информационных систем.

97

Подпись в формате XMLDSig не является легко отчуждаемой потому

предлагается использовать его только для взаимодействия с использованием

XML форматов.

Сегодня правительство России пытается создать «Единое пространство

доверия» (ЕПД) электронной подписи – совокупность удостоверяющих

центов, прошедших процедуру добровольного подтверждения соответствия

требованиям по присоединению к ЕПД. Формируется Минкомсвязью России.

ЕПД обеспечивает информационно-технологическую поддержку при

использовании ЭП в процессах оказания электронных государственных и

муниципальных услуг с помощью инфраструктуры электронного правительства.

На основе положительного результата проверки сертификата и

электронной подписи под электронным документом принимается решение о

валидности конкретного электронного взаимодействия между субъектами

взаимоотношений и принимается решение о совершении юридически значимого

действия. Это может быть предоставление государственной услуги заявителю,

предоставление сведений из одного органа власти другому и т.д. Таким образом,

от результата проверки сертификата и ключа электронной подписи зависит

непосредственно и благополучие конкретного физического или юридического

лица, что накладывает ответственность на построение информационных систем

проверки и разработку критериев и требований на основании которых

происходит признание и проверка, а также требований к работе

удостоверяющих центров, включая требование по удостоверению личности при

формировании сертификатов ключей проверки электронной подписи (далее -

ЭП) и по информационной безопасности.

Необходимо отметить, что в апреле 2011 года вступил в силу ФЗ №63 «Об

электронной подписи», при этом ФЗ №1 «Об электронной цифровой подписи»,

до 2011 года регулировавший деятельность в области электронной цифровой

подписи, утратил силу только в июле 2012 года. В настоящее время

Правительством Российской Федерации ведется активная нормотворческая

деятельность, направленная на реализацию ФЗ № 63 и раскрытие его отдельных

положений.

98

Надо отдать должное ФЗ №1 «Об электронной цифровой подписи», на

основании которого с 2002 года сформировался рынок удостоверяющих

центров, были определенны некоторые правила взаимодействия между

удостоверяющими центрами и информационными системами, сформированы

ведомственные домены доверия. Можно отметить ФНС России, Федеральное

казначейство, Пенсионный фонд России. Основным недостатком ФЗ № 1 было

отсутствие положений о формировании единых принципов признания

электронных подписей, или, как иногда говорят, чтобы сертификат,

выпущенный любым из удостоверяющих центров на территории России, мог

быть использован и для сдачи налоговой отчетности, и для получения

государственных услуг в электронном виде.

Развитие всех недостающих положений по построению доверия к

электронному взаимодействию, уточнение всех вопросов было также

инициировано развитием предоставления государственных и муниципальных

услуг в электронном виде, определенных Федеральным законом № 210 (ФЗ №

210).

ФЗ № 63 «Об электронной подписи» ввел понятие уполномоченного

федерального органа в сфере использования электронной подписи, головного

удостоверяющего центра, аккредитации удостоверяющих центров,

квалифицированного сертификата, сервисов проверки ЭП удостоверяющими

центрами, определил, что должен быть зафиксирован момент подписания (т.е.

фиксация даты и времени). При этом закон не раскрыл механизмов реализации

взаимодействия аккредитованных удостоверяющих центров, ввел очень

ограниченные требования по аккредитации удостоверяющих центров, и опять не

определил термин «единое пространство доверия электронной подписи».

Учитываются принципы гармонизации с международными принципами

создания и развития инфраструктуры открытых ключей для создания

электронной подписи (далее – ИОК), с общими тенденциями мирового развития

в данной области в целях создания интероперабельности в области взаимного

международного и национального признания электронных подписей в рамках

международных доменов доверия. Основные принципы и состав необходимых

99

элементов инфраструктуры открытых ключей ИОК определены

международными рекомендациями X.842, X.843, RFC 5280.

Во исполнение ФЗ № 63 приказом ФСБ России «Об утверждении

требований к форме квалифицированного сертификата ключа проверки

подписи» (рег.№ 23041 от 27.01.2012) определены основные поля

квалифицированного сертификата, который будут формировать

аккредитованные удостоверяющие центры.

Применение электронной подписи значительно упрощает обмен

электронными документами, расширяет возможности их применения, но и

ставит проблемы защиты их юридической значимости и аутентичности. Однако

это не является исчерпывающим решением, охватывающим все случаи, когда

требуется подтверждение подлинности документа. Дело в том, что электронная

подпись имеет ограниченный срок действия, определяемый стойкостью

применяемой системы криптопреобразования.

И это коренным образом отличает её от системы подтверждения

подлинности (защиты) бумажного документа, базирующейся на использовании

собственноручной подписи, печати и иных реквизитов. Электронная подпись

вполне применима, когда срок её действия больше времени, в течение которого

может возникнуть необходимость в использовании документа. При этом

значительная часть официальных (управленческих) документов, как правило,

имеют постоянный срок хранения.

Следующая проблема применения электронной подписи имеет

технологический характер. Это проблема архивного хранения электронных

документов. Все совершенно просто, когда мы имеем дело с бумажными

документами: для хранения и работы с ними человеку кроме хранилища с

полками или стеллажами, вообще говоря, ничего больше не требуется. А для

работы с архивами электронных документов требуется значительно более

сложная инфраструктура и технологии.

«Гриф согласования» (23) служит для оформления внешнего

согласования проекта документа в виде единичного грифа, листа согласования,

содержащего несколько грифов, справки согласования или протокола

100

обсуждения проекта документа на заседании коллегиального органа. Проекты

документов, подготовленные в одной организации и затрагивающие интересы

других, согласовываются с последними в установленной очередности.

Согласование может быть оформлено протоколом согласования, справкой, но

проставление «грифа согласования» самый распространенный способ

согласования.

Гриф согласования документа состоит из слова СОГЛАСОВАНО

печатается прописными буквами, без кавычек,, должности лица, с которым

согласован документ (включая наименование организации), личной подписи,

расшифровки подписи и даты согласования, например:

СОГЛАСОВАНО

Начальник юридического отдела

ЗАО «Профиль»

(личная подпись) А.Б. Петров

08.09.2012

Если согласование осуществляется письмом, протоколом и др., гриф

согласования оформляется так:

СОГЛАСОВАНО Протокол заседания Совета директоров ЗАО «Берег» от 05.09.2011 №10

При оформлении листа согласования на документе делают отметку:

«Лист согласования прилагается».

Грифы согласования проставляются на первом экземпляре проекта

документа ниже подписи руководителя.

«Визирование» (24) является основой для принятия управленческого

решения и проводится перед подписанием документа теми должностными

лицами, в чью компетенцию входит оценка документа в целом или его

отдельных положений. Можно сказать, что виза — это реквизит, выражающий

согласие или несогласие должностного лица с содержанием документа.

Процедура визирования осуществляется в такой последовательности:

101

1. исполнитель (автор текста) визирует первым - в подтверждение того,

что он несет ответственность за качество документа;

2. его руководитель (непосредственный начальник);

3. руководители структурных подразделений (руководители среднего

звена), к деятельности которых имеет отношение содержание документа;

4. заместитель руководителя организации, в подчинении которого

находится структурное подразделение исполнителя;

5. другие заместители руководителя организации.

Должностные ранги лиц, визирующих проект документа, всегда ниже

должностного ранга руководителя, подписывающего (утверждающего)

документ. При визировании проект документа последовательно перемещается с

более низкого уровня управления на более высокий.

Иногда бывает сложно определить состав должностных лиц, которые

должны оценивать (визировать) проект того или иного документа. Для этой цели

применяют Табель форм документов, поскольку он содержит сведения об

основных этапах подготовки документов, имеющих унифицированную форму.

Исполнитель (автор текста) обеспечивает второй этап визирования, после чего

проект документа передается в секретариат (службу ДОУ) — на третий этап.

Виза согласования включает в себя должность визирующего документ,

его подпись, расшифровку подписи и дату визирования, например:

Руководитель службы снабжения

Серов С.С. Серов 10.05.2012

Если лица, визирующие проект документа, не согласны с отдельными

положениями документа или его содержанием в целом, они вправе изложить

свои замечания и представить особое мнение. Замечания излагают на отдельном

листе, подписывают и прилагают к документу. В этом случае виза может быть

оформлена следующим образом:

102

Замечания прилагаются.

Начальник финансового отдела

Белов Л.В. Белов

10.05.2012

Процесс принятия решения - «внутреннее дело» организации. Получателя

документа (адресата), как правило, не ознакомляют с технологией принятия

решения, поэтому в документе, подлинник которого отправляют из организации

(например, в письме), визы проставляют в нижней части лицевой стороны копии

отправляемого документа. Если письмо будет отправлено по факсу, визы

проставляют на оборотной стороне последнего листа единственного экземпляра

письма, т.е. на той стороне листа, которую факсимильный аппарат «не

считывает». На документе, подлинник которого остается в организации, визы

проставляют в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника

документа.

Для проектов некоторых документов (организационных документов,

приказов по основной деятельности, бизнес-программ, бизнес-планов и т.д.)

допускается оформление виз на отдельном листе согласования (визирования).

По усмотрению руководителя и в соответствии с инструкцией по

делопроизводству (положением о ДОУ) допускается полистное визирование

проекта документа и (если необходимо) его приложения.

Реквизит «Визирование» используется также при оформлении процедуры

ознакомления с документом. Виза ознакомления служит письменным

подтверждением факта доведения документа до сведения работника включает

личную подпись работника, ее расшифровку и дату, например:

С актом ознакомлен.

(личная подпись) В.Н. Шавин

12.05.2012

Виза ознакомления может включать наименование должности работника,

например:

103

С приказом ознакомлен.

Начальник отдела кадров

Ровнин А.С. Ровнин

01.04.2011

«Оттиск печати» (25) - реквизит, придающий документу юридическую

силу.

Печать - это вырезанная на твердом предмете матрица для проставления

оттисков. Печати бывают двух видов:

1. Гербовые (фирменные) имеют круглую форму, в середине изображен

герб/эмблема, цвет чернил фиолетовый/синий, хранится в сейфе у сотрудника,

отвечающего за ее хранение и использование, либо у руководителя, не

передается третьим лица.

2. Простые – имеют любую геометрическую форму (овал,

прямоугольник, треугольник и т.д.) используется для внутренних нужд

организации. Изготавливается для проставления оттисков с информацией о

названии структурных подразделений, И.О.Ф. должностных лиц и др.

Оттиск печати обязателен не на всех документах. Оттиск заверяет

подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих

права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также

на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи.

Список документов, на которых проставляется печать, приводится в

прил. 16.

Оттиск печати следует проставлять таким образом, чтобы он захватывал

конец наименования должности лица, подписывающего документ (захватывать

начало подписи не следует, так как в некоторых случаях необходимо четкое

различение подписи для ее дальнейшей идентификации).

Генеральный директор

ЗАО «Турист» личная подпись И.О. Фамилия

Печать

104

На документах финансового характера печать проставляется без захвата

наименования должности на специально отведенном для этого месте. Как

правило, место нанесения печати обозначается символом «М.П.».

«Отметка о заверении копии» (26) проставляется при заверении

соответствия копии документа подлиннику. Этот реквизит ставится ниже

реквизита «Подпись» и включает в себя: заверительную надпись «Верно»;

должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи;

дату заверения, например:

Верно

Инспектор отдела кадров личная подпись А.П.Кедрова

20.03.2010

При пересылке копии с документа в другую организацию или выдаче ее

на руки заверительную надпись удостоверяют печатью, определяемой по

усмотрению организации. Допускается заверять копии рассылаемых документов

печатью, предназначенной для заверения рассылаемых копий (протокольного

отдела, канцелярии, общего отдела и т.п.).

В упрощенном виде, т.е. без указания должности заверителя и даты

заверения, может быть заверена копия исходящего документа, остающаяся в

организации.

«Отметка об исполнителе» (27) дает возможность обратной связи с

целью получения дополнительной информации, указывает, кто из специалистов

организации составил текст документа, подписанный руководителем, и

включает в себя инициалы и фамилию исполнителя документа и номер его

телефона, например:

О.П. Еланцева

45-56-86

Рекомендуется указывать инициалы исполнителя полностью для

удобства общения:

105

Ольга Павловна Еланцева

45-56-86 Возможно указание адреса электронной почты и других

коммуникативные данных, кроме документов направляемых в органы

государственной власти, местного самоуправления, контролирующие и

надзорные органы.

Отметку об исполнителе располагают на лицевой или оборотной стороне

последнего листа документа в левом нижнем углу.

Рекомендуется придерживаться следующих правил при размещении

этого реквизита:

- если документ подлежит размножению, отметку помещаем на лицевой

стороне последнего листа документа (чтобы не делать копии двух сторон);

- если документ, требует особого учета, ниже фамилии исполнителя

укажите количество экземпляров документа;

- на документе, имеющем гриф ограничения доступа, указываем не

только количество экземпляров, но и адреса каждого получившего документ,

например:

Алена Петровна Иванова

67-90-89

экз.№ 1 – в адрес ________________.

экз. № 2 – в отдел финансового контроля

экз № 3 – в дело № 08-06

«Отметка об исполнении документа и направлении его в дело» (28)

проставляется на документах, которые исполнены и подлежат последующему

хранению и использованию в справочных целях.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает в

себя следующие данные:

1) ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, а

при отсутствии такого документа - краткие сведения об исполнении;

2) слова «В дело»;

3) номер дела, в котором будет храниться документ;

106

4) личную подпись;

5) дату подписания.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело

подписывается и датируется исполнителем документа или руководителем

структурного подразделения, в котором исполнен документ, например:

Отправлен факс от 10.06.2008 В дело № 01-05 Кедрова 11.06.2009

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело

проставляется от руки в левом нижнем углу лицевой стороны последнего листа

документа. Отметка об исполнении документа фиксируется как в электронной,

регистрационной, так и контрольной карточках.

«Отметка о поступлении документа в организацию» (29)

проставляется либо от руки, либо с помощью автоматического нумератора или

резинового штемпеля. Содержит наименование организации-получателя, дату

поступления в организацию и очередной порядковый номер документа по

журналу входящих документов, например:

В некоторых случаях целесообразно рядом с датой проставлять часы и

минуты. Это касается документов срочных или особо важных. Отметка о

поступлении документа в организацию располагается в правом нижнем углу

лицевой стороны первого листа документа.

«Идентификатор электронной копии документа» (30) Идентификатором

электронной копии документа является отметка (колонтитул), проставляемая в

левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование

файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные,

устанавливаемые в организации. Предназначен для автоматического поиска и

контроля информации.

ООО «Турист» ____ ____________ 20___г. Вх. рег.№ ___________

107

Например:

Письма 54 // Служба ДОУ

(Письма - вид документа,54 - порядковый номер письма, служба ДОУ-

структурное подразделение, автор документа)

В правилах делопроизводства в федеральных органах исполнительной

власти введен реквизит «отметка о конфиденциальности», проставляемый на

документах содержащих информацию ограниченного доступа, любого вида

конфиденциальной информации. Виды конфиденциальности информации

определены Указом Президента РФ от 06 марта 1997 г. № 188 «Об утверждении

Перечня сведений конфиденциального характера» и ФЗ «О коммерческой

тайне», также общие положения имеются в Гражданском кодексе. отметка

обычно имеет вид: «Для служебного пользования», «Конфиденциально»,

«Коммерческая тайна». Проставляется в верхнем правом углу первого листа

документа, может быть дополнена сведениями о номера экземпляра документа

«Экз. №..»

Оформление документа (документирование) - это придание ему

законченной внешней и внутренней форм, включающее установление формата,

выбор шрифта, подготовку иллюстраций.

Для создания единообразия в делопроизводстве применяется унификация

и стандартизация на документы управленческой сферы.

При подготовке документов в текстовом редакторе Microsoft Word

расстояние по вертикали указываются в межстрочных интервалах или в пунктах:

одинарный интервал – 12 пт;

полуторный интервал – 18 пт;

двойной интервал – 24 пт

Текст документа рекомендуется печатать в бланках формата А 4 через

1,5-2 межстрочных интервала, на бланках формата А5 и менее – через один

межстрочный интервал.

Реквизиты документа (кроме текста), состоящие из несколько строк,

печатаются через один межстрочный интервал. Составные части реквизитов

«Адресат», «Гриф утверждения документа», «Отметка о наличии приложения»,

108

«Гриф согласования» отделяются друг от друга 1,5-2 межстрочными

интервалами, например:

УТВЕРЖДАЮ

(межстрочный интервал)

Генеральный директор

ЗАО "ТУРИСТ"

(межстрочный интервал)

личная подпись О.П.Селезнев

(межстрочный интервал)

02.10.2009

Другие реквизиты документа отделяются друг от друга 2-4

межстрочными интервалами.

Горизонтальные границы зон реквизитов, отмеченные пунктиром (рис.

1,2), могут смещаться по вертикали. При оформлении реквизитов необходимо

помнить, что они отделяются друг от друга 2-4 межстрочными интервалами.

Например, если текст документа оканчивается в начале второй страницы, то

реквизит «Подпись» должен быть оформлен под текстом через 2-4 межстрочных

интервала. Однако при оформлении документов необходимо помнить, что

реквизиты 27, 28, 29 и 30 оформляются от нижнего края листа.

При печатании реквизитов «Заголовок к тексту», «Текст» (без абзацев),

«Отметка о наличии приложения», «Отметка об исполнителе», «Отметка об

исполнении документа и направлении его в дело»; наименование должности в

реквизитах «Подпись» и «Гриф согласования документа», заверительной

надписи «ВЕРНО», а также слов ПРИКАЗЫВАЮ, СЛУШАЛИ,

ВЫСТУПИЛИ, РЕШИЛИ, ПРЕДЛАГАЮ отступ 1,25 см. (красная строка) от

левой границы текстового поля не делают.

Унификация документов - установление единого комплекса видов и

разновидностей документов для аналогичных управленческих ситуаций,

разработка единых форм и правил их составления, оформления и создание

трафаретных текстов. Унификация формы документа проводится с учетом

возможности его последующей обработки техническими средствами на основе

109

метода построения формуляра-образца. Этот метод предусматривает разработку

единого формуляра с фиксированным расположением реквизитов для всей

совокупности документов (рис. 2,3). Разрабатываемые унифицированные формы

объединяются в унифицированные системы документации (УСД). В Российской

Федерации разработанные унифицированные системы документации отражены в

ОКУД.

Особое значение для делопроизводственной службы имеет

Унифицированная система организационно-распорядительной документации

(УСОРД), т. к. с большинством документов системы работают практически все

делопроизводственные службы независимо от направления длительности

организации и ее организационно-правовые формы. УСОРД включает в себя ГОСТ

Р 6.30-2003, альбом унифицированных форм документов и инструкции по их

заполнению и применению.

Данный ГОСТ по мнению специалистов призван служить ступенью к

переходу на электронные технологии и электронный документооборот, так как в

сфере электронного документооборота (см.гл. 4, 4.1) продолжает действовать

правило, согласно которому электронные документы при распечатке их на

бумаге должны соответствовать требованиям действующего стандарта.

Бланк документа - набор реквизитов, идентифицирующих автора

официального письменного документа.

Если использовать терминологию, принятую в ДОУ то, бланк документа

- это стандартный лист бумаги с воспроизведёнными типографским способом

постоянными элементами.

Правильно оформленный бланк позволяет получить полную и

оперативную информацию об авторе, его организационно-правовой форме,

функциях и месте в системе экономической деятельности, системе органов

власти и управления. Бланк придает информации, запечатленной в документе,

официальный характер, упрощает исполнение и дальнейшее использование

документа. Применение бланков обязательно при направлении документа в

сторонние организации.

110

Основные требования к бланку определены стандартом ГОСТ Р

6.30-2003. Установлены два стандартных формата бланков документов: А4

(210x297 мм) и А5 (148x210 мм). Формат бланка выбирается в зависимости от

объема текста и количества реквизитов, которые должны быть размещены при

подготовке документа.

На практике также могут использоваться другие форматы бумаги для

управленческой документации. Например, для изготовления документов,

текстовая содержательная часть которых оформлена в виде таблицы с

множеством граф, может использоваться бланк формата А3 (420 х 297 мм)

(например, бухгалтерские и финансовые отчеты, планы). Допускается

использовать бумагу формата А6 (105x148 мм) для оформления резолюций

руководителя (ГОСТ 9327-60 «Бумага и изделия из бумаги. Потребительские

форматы»).

По ГОСТ Р 6.30-2003 каждый лист документа, оформленный как на

бланке, так и без него, должен иметь поля:

— левое - не менее 20 мм,

— правое - не менее 10 мм,

— верхнее - не менее 20 мм,

— нижнее - не менее 20 мм.

Рекомендуется левое поле для служебных документов, подлежащих

хранению устанавливать поле 30-35 мм.

Бланки могут выполняться средствами полиграфии или на персональном

компьютере. Бланки документов с воспроизведением Государственного герба

РФ и субъектов РФ согласно ФКЗ «О государственном гербе РФ»

негосударственными и коммерческими предприятиями и организациями не

используются.

Бланки организаций подлежат учету, бланки с воспроизведением

эмблемы организации, товарного знака (фирменные бланки) строгому.

Предприятиям, сотрудничающим с зарубежными партнерами,

необходимы бланки с дублированием реквизитов на языке партнера (ГОСТ Р

111

6.30-2003). Не допускается искажение реквизитов, использование образцов

бланков зарубежных партнеров, противоречащих действующему

законодательству РФ, нарушение отечественной традиции оформления

документов. Наименование организации не переводится на иностранный язык

оно печатается в латинской транскрипции.

Для организации, ее структурного подразделения, должностного

лица установлены следующие виды бланков документов:

1) Общий бланк (для изготовления любого вида документа, кроме

письма)

Общество с ограниченной ответственностью

ТУРИСТ _______________ №______________ г. Тюмень

Рисунок 4. Образец общего бланка организации Для изготовления общего бланка используются следующие реквизиты:

— государственный герб РФ или герб субъекта РФ (для государственных

предприятий) или эмблема организации/товарный знак (знак обслуживания)

(01,02,03);

— наименование организации (08);

— дату (11);

— регистрационный номер (12);

— место составления или издания документа (14).

2) Бланк письма

Общество с ограниченной ответственностью

ТУРИСТ Профсоюзная ул., д.10, оф. 234, г.Тобольск, Тюменская область, 625000

Тел./факс (3452) 56-09-89 E-mail: turist@mail.ru, httр:/ www.turist.ru

ОКПО 026242708, ОГРН 1097200380795,ИНН/КПП 7209833140/ 721000870

____________ №_________________

На № ________от ________________

Рисунок 5. Образец бланка письма (продольное расположение реквизитов)

112

Общество с ограниченной ответственностью

ТУРИСТ Профсоюзная ул., д.10, оф. 234, г.Тюмень,

Тюменская область, 625000 Тел./факс (3452) 56-09-89

E-mail: turist@mail.ru, httр:/ www.turist.ru ОКПО 026242708, ОГРН 1097200380795,

ИНН/КПП 7209833140/ 721000870

____________ №_________________

На № ________от ________________

Рисунок 6. Образец бланка письма (угловое расположение реквизитов)

Бланк письма может включать следующие реквизиты:

- государственный герб РФ/герб субъекта РФ (для организаций

государственной формы собственности) или эмблема организации/ товарный

знак (знак обслуживания) (01,02,03);

- наименование организации (08);

- справочные данные об организации (09);

- код организации по ОКПО (04);

- ОГРН (05);

- ИНН/КПП (06);

- дата документа (11);

- регистрационный номер документа (12);

- ссылка на регистрационный номер и дату документа (13).

3) Бланк конкретного вида документа (кроме письма)

Общество с ограниченной ответственностью

ТУРИСТ

П Р И К А З

_______________ №______________ г. Тюмень

Рисунок 7. Образец бланка приказа

113

Бланки конкретных видов документов целесообразно применять при

издании в организации большого числа документов данных видов (например,

справок, протоколов, приказов). При разработке этих бланков общий бланк

типографским способом дополняется наименованием соответствующего вида

документа (10), например: «РАСПОРЯЖЕНИЕ», «ПРИКАЗ» и т.п.

Бланк структурного подразделения может быть использован, если

организация имеет представительства, филиалы, крупные структурные

подразделения; на таком бланке после наименования организации указывается

наименование структурного подразделения.

4) бланки структурного подразделения и должностного лица

┌────────────────────────────────────────────────────────────────┐

│ │

│ РОСАРХИВ │

│ Государственное учреждение │

│ Всероссийский научно-исследовательский │

│ институт документоведения и архивного дела │

│ (ВНИИДАД) │

│ Заместитель директора │

│ Профсоюзная ул., д. 82, Москва, 117393 │

│ Тел./факс (095) 718-78-74. E-mail: mail@vniidad.ru │

│ ОКПО 02842708, ОГРН 1027700380795, │

│ ИНН/КПП 7708033140/771001001 │

│ │

│ ____________ N ___________ ┌─── ───┐ │

│ │ │ │

│ На N _______ от __________ │

│ │

└────────────────────────────────────────────────────────────────┘

Рисунок 8. Образец продольного бланка письма должностного лица

Каждый бланк имеет строго определенный перечень реквизитов и схему

их расположения на бланке (ГОСТ Р 6.30-2003). Расположение реквизитов

бланка может быть угловым и продольным.

Организация сама выбирает расположение реквизитов бланка из

соображений удобства. Угловое расположение реквизитов считается более

рациональным при изготовлении бланка для писем. Бланки с продольным

расположением реквизитов применяют в случаях, когда наименование

организации содержит большое число печатных знаков или реквизиты бланка

даются на двух языках.

Каждая организация в обязательном порядке должна иметь общий бланк

для изготовления любого вида документа (кроме письма) и отдельный бланк для

114

писем. Оформление организационно-распорядительных документов на бланке

для писем не допускается и считается нарушением ГОСТа.

Кроме этих реквизитов в виде уголков или других обозначений могут

наноситься ограничительные отметки для расположения реквизитов:

- код документа по ОКУД (07);

- заголовок к тексту (18);

- отметка о контроле (19).

Образцы бланков утверждаются приказом руководителя.

Необходимо помнить о том, как бланк живет после того, как на нем

напечатали текст. Во-первых, бланк можно послать по факсу (следовательно,

никаких фоновых изображений). Во-вторых, деловые бумаги обычно

прокалывают дыроколом и держат в скоросшивателях (следовательно, нужен

отступ 10-15 мм. от левого края). На бланках ставят подписи и печати,

следовательно, бумага должна хорошо впитывать чернила и не должна быть

мелованной или глянцевой.

Следует помнить, что стандартный документ, распечатанный вместе с

изображением бланка на принтере, не защищён от подделки. Наличие оттиска

печати также не является гарантией подлинности документа, так как легко

имитируется стандартными офисными средствами (сканер + цветной принтер).

Поэтому для наиболее важных документов в СКСиТ используются бланки,

выполненные типографским способом, с эмблемой, имеющей высокую степень

детализации, с тиснением, водяными знаками, многоцветной печатью и другими

элементами, затрудняющими подделку. Как правило, такие бланки нумеруются

при печати в типографии. Использование каждого такого бланка должно

фиксироваться, в специальном журнале регистрации использования бланков.

Оригинал - макет бланка, передаваемый в типографию, может создаваться с

помощью компьютера.

Для менее ответственных случаев изображение бланка документа может

печататься вместе с документом и входить в шаблон документа. Стандартный

лазерный принтер, используемый сегодня в офисе (разрешение 600 dpi) даёт

115

достаточно хорошее качество для изображения бланка, включающего такие

графические элементы, как эмблема организации.

2.2. Составление и требования к оформлению организационно-распорядительной документации

Организационная деятельность фирмы фиксируется в организационно-

правовых документах, содержащих правила, нормы, положения, определяющие

статус организации, ее компетенцию, структуру, штатную численность и

должностной состав, функциональное содержание деятельности организации в

целом, ее подразделений и работников, их права, обязанности, ответственность

и другие аспекты.

Организационно - распорядительная документация (ОРД) - это

совокупность взаимоувязанных документов, функционирующих в сфере

управления.

Организационные документы - комплекс взаимосвязанных документов,

определяющих структуру, функции и задачи предприятия, организацию его

работы, права, обязанности и ответственность руководства и работников

предприятия содержат положения, основанные на нормах административного

права и обязательные для исполнения.

К наиболее распространенным организационным документам

относятся: учредительные документы (учредительный договор, устав),

положение о структурном подразделении организации, правила внутреннего

трудового распорядка, положение о персонале, штатное расписание, инструкции

по отдельным видам деятельности, должностные инструкции.

Документам этой группы присущи следующие общие характерные

черты:

1. Подготовке организационных документов всегда предшествует

конкретизированная по срокам и последовательности осуществления процедура

их проектирования, разработки, уточнения и согласования;

116

2. Введение в действие всегда осуществляется после утверждения

документа соответствующим руководителем в зависимости от категории

документа - руководителем

3. Относятся к документам бессрочного действия и сохраняют свою

юридическую силу до момента их отмены (введения в действие новых взамен

устаревших). Большинство организационных документов подвергается

переработке примерно один раз в 4-6 лет. Внесение изменений и дополнений в

организационные документы производится приказом (распоряжением)

руководителя организации;

4. Организационные документы - документы прямого действия,

затрагивающие, как правило, комплекс взаимосвязанных вопросов;

5. Для абсолютного большинства организационных документов

существуют единые требования к порядку и стилю изложения их содержания.

6. Датой организационно-правового документа является дата его

утверждения.

7. Порядок внесения изменений или их пересмотра зависит от вида

организационных документов.

8. Установлены следующие размеры полей для ОРД:

— левое - 35 мм (13 печатных знаков от границы листа);

— правое - не менее 10 мм (3 - 4 печатных знака);

— верхнее - 20 мм ( 5 межстрочных интервалов);

— нижнее - от 16 до 20 мм (4,5 - 5 интервалов).

9. Оформляются на стандартном листе бумаги (формат А4) или на общем

бланке (в зависимости от вида документа), при этом обязательными реквизитами

являются следующие: наименование организации (08) (также указывается

наименование подразделения, если документ утверждается руководителем

подразделения), наименование вида документа (10), дата (11), регистрационный

номер документа (12), заголовок к тексту (18), подпись (22), гриф утверждения

(16).

Учредительный договор – это договор, в котором стороны (учредители)

обязуются создать юридическое лицо и определяют порядок совместной

117

деятельности по его созданию, условия передачи ему своего имущества и

участия в его деятельности. В договоре определены также условия и порядок

распределения между участниками прибыли и убытков, управления

деятельностью юридического лица, выхода учредителей (участников) из его

состава.

Устав (положение) – главный организационный документ. Устав – это

свод правил, регулирующих деятельность организаций, учреждений, обществ и

граждан, их взаимоотношения с другими организациями и гражданами, права и

обязанности в определенной сфере государственного управления, хозяйственной

или иной деятельности. Устав юридического лица утверждается его

учредителями и подлежит государственной регистрации.

Общие требования к порядку составления и оформления, содержанию

устава определены Гражданским кодексом РФ. Устав должен содержать:

полное и сокращенное фирменные наименования организации (08);

наименование вида документа (УСТАВ) (10); дату (датой устава является дата

его утверждения) (11); регистрационный номер (12); место издания (город) (14);

заголовок к тексту (18); гриф утверждения (16); текст (20); подпись (22).

Текст устава состоит из определенных разделов, имеющих заголовки и

нумерацию (раздел, пункт, подпункт):

— Общие положения.

— Цели, задачи, предмет деятельности.

— Правовой статус.

— Организационная структура (органы управления, структурные

подразделения и их взаимосвязи).

— Финансово-материальная база (уставный капитал, акции, основные и

оборотные средства, порядок распоряжения ими).

— Учет и отчетность.

— Контроль за финансово-хозяйственной деятельностью.

— Права и обязанности участников.

— Порядок ликвидации и реорганизации.

118

Особенностью оформления устава является наличие отметки о

регистрации устава, проставляемой на титульном листе. Она включает: -

наименование органа, осуществляющего государственную регистрацию

создаваемых юридических лиц; - дату регистрации; государственный

регистрационный номер. Отметка о регистрации заверяется печатью

регистрирующего органа.

Экземпляр устава обязательно должен быть в каждом структурном

подразделении организации для того чтобы работники четко представляли себе

ее задачи, цели деятельности, права и ответственность.

Трудовым кодексом РФ предусмотрено составление в организации

документов, регулирующих социально-трудовые отношения, таких как

коллективный договор и соглашение.

В ст. ТК РФ дан примерный перечень вопросов, которые могут быть

включены в коллективный договор (ст. 41). Является актом срочного действия

(ст. 43) «заключается на срок не более трех лет и вступает в силу со дня

подписания его сторонами либо со дня. установленного коллективным

договором».

Положение - нормативный акт, определяющий порядок образования,

статус, компетенцию, права, обязанности, организацию работы. Структура

текста положения и его формуляр унифицированы в УСОРД.

Положение об организации - правовой акт, на основании которого

действуют организации являющиеся структурными подразделениями или

дочерними предприятиями крупных компаний или организаций (как правило,

такие фирмы не имеют статуса юридического лица). Оно определяет статус

организации, порядок ее создания, место в системе управления, внутреннюю

структуру, функции, компетенцию, обязанности, порядок реорганизации и

ликвидации. В структуре таких положений обычно в отдельный раздел

выделяется контроль, проверка и ревизия деятельности. Оформляется на общем

бланке организации.

119

Обязательными реквизитами Положения об организации являются:

наименование вышестоящего органа, наименование организации (08),

наименование вида документа (10), дата (11), номер документа (12), место

составления (14), заголовок к тексту (18), подпись (22), гриф утверждения (16),

оттиск печати (25).

Положение о структурном подразделении является основным

документом, предназначенным для закрепления и разграничения функций

каждого структурного подразделения.

Структура текста положения и его формуляр унифицированы в УСОРД.

Текст положения включает следующие разделы:

— Общие положения;

— Цели и задачи;

— Функции;

— Права и ответственность;

— Руководство.

Положение подписывают должностные лица, являющиеся его

непосредственными разработчиками (например, начальники структурных

подразделений, заместители первого руководителя и др.) (22), визирует

положение юридическая служба (юрисконсульт) (24), утверждает руководитель

(16). Положение обретает юридическую силу с момента утверждения. Гриф

утверждения (16) заверяется печатью организации (25).

Пример оформления положения о службе ДОУ представлен в

приложении 2.

Положение о коллегиальном (или совещательном) органе – это

правовой акт, устанавливающий статус, функции, права, обязанности и

ответственность коллегиальных (или совещательных) органов.

Не существует нормативно установленных требований к содержанию

положения о коллегиальном (или совещательном) органе. Текст положения

может включать следующие разделы:

— Общие положения.

— Основные задачи.

120

— Функции.

— Права и обязанности.

— Ответственность.

— Взаимоотношения.

Оформляется на общем бланке организации. Обязательными

реквизитами положения о коллегиальном (или совещательном) органе являются:

наименование организации (08), наименование вида документа (10), дата и

номер документа (11,12) (при непосредственном утверждении руководителем),

место составления (14), заголовок к тексту (18), подпись (22), визы согласования

документа (24), гриф утверждения (16).

Штатное расписание – перечень должностей в организации с указанием

их количества и размеров должностных окладов.

Форма штатного расписания (форма Т-3 в Альбоме форм первичной

учетной документации) утверждена постановлением Госкомстата России от 5

января 2004 г. № 1. Эту унифицированную форму штатного расписания должны

использовать все организации независимо от формы собственности,

осуществляющие деятельность на территории России. Применяется для

оформления структуры, штатного состава и численности сотрудников

организации в соответствии с ее уставом (положением), перечень структурных

подразделений, наименование должностей, специальностей, профессий с

указанием квалификации, сведения о количестве штатных единиц. Текст

оформляется в виде таблицы.

Визируется руководителями подразделений, подписывается

руководителем кадровой службы и главным бухгалтером, утверждается

приказом (распоряжением), подписанным руководителем организации или

уполномоченным им на это лицом.

Изменения вносятся приказом руководителя организации «О внесении

изменений в штатное расписание».

Структура и штатная численность – закрепляет наименования всех

структурных подразделений, должностей и количество штатных единиц каждой

должности организации. Оформляется на общем бланке предприятия с

121

указанием реквизитов: наименование организации (08), наименование вида

документа (10), дата (11), место составления и издания документа (14),

заголовок к тексту (18), текст (20), гриф утверждения (16), визы согласования

(24), личная подпись (22), оттиск печати (25).

Текст оформляется в виде таблицы. Документ визирует начальник отдела

кадров, подписывает заместитель руководителя, утверждает руководитель

организации. Согласовывают его с главным бухгалтером и юристом. Подпись

руководителя в грифе утверждения заверяется оттиском печати.

Регламент – это совокупность правил, регулирующих порядок какой-

либо деятельности. В различных отраслях права трактовка этого понятия может

быть разной. Существует множество разновидностей регламентов, отличия

между которыми обусловлены назначением и сферой применения. Реквизиты,

схема расположения соответствует принятой для оформления Положения.

Инструкция – правовой акт, издаваемый или утверждаемый в целях

установления правил, регулирующих организационные, научно-технические,

технологические, финансовые и иные специальные стороны деятельности

организаций, предприятий (их подразделений и служб), должностных лиц и

граждан8.

Заголовок инструкции (18) должен четко очерчивать круг вопросов,

объектов и лиц, на которых распространяются ее требования. Например:

«Должностная инструкция менеджера по туризму…», «Инструкция по

документационному обеспечению управления/ делопроизводству».

Текст инструкции (20) состоит из разделов, имеющих заголовки и

разделяемых на пункты и подпункты, нумеруемые арабскими цифрами. Текст

инструкции должен начинаться с раздела «Общие положения», в котором

излагаются цели и причины издания документа, область распространения,

основания для разработки, дата ввода данной инструкции в действие, а так же

возможная отмена ранее действующей инструкции и другие общие сведения.

8 Инструкции издаются также для разъяснения и определения порядка применения

законодательных актов и распорядительных документов (например, приказов), заполнения и

ведения форм документов (например, бухгалтерских, отчетных, учетных и др.).

122

Текст инструкции может включать подразделы, пункты и подпункты,

которые нумеруются арабскими цифрами. Количество разделов и их логическая

взаимосвязь определяется разработчиками. По стилю изложения текст

инструкции носит распорядительный характер («устанавливается», «не

допускается», «запрещается» и др.) и излагается от третьего лица единственного

или множественного числа.

Например: «Исполнитель обязан сдать законченные в делопроизводстве документы

секретарю структурного подразделения» или «Специалисты структурных подразделений

обязаны ежемесячно предоставлять в канцелярию данные об объеме документооборота».

Инструкция подписывается руководителем структурного подразделения

(22), разработавшим ее, и утверждается руководителем организации (16). В

процессе подготовки инструкции визируются руководителями всех

заинтересованных подразделений, юрисконсультом, заместителем руководителя,

курирующим то направление деятельности, которого касается содержание

инструкции (24). Инструкции оформляются на общем бланке организации.

Обязательными реквизитами инструкции являются: наименование

организации (08), вид документа (10), дата, номер документа (при

непосредственном утверждении руководителем) (11,12), место составления (14),

заголовок к тексту (18), визы согласования документа (24), личная подпись (22),

гриф утверждения (16).

Должностная инструкция – правовой акт, издаваемый в целях

регламентации организационно-правового положения работника, его

обязанностей, прав, ответственности и обеспечивающий условия для его

эффективной работы.

Должностные инструкции разрабатываются на все должности, которые

предусмотрены штатным расписанием, кроме должности руководителя

подразделения, деятельность которого регламентирует положение о

подразделении (Квалификационного справочника должностей руководителей,

специалистов и других служащих (утв. постановлением Минтруда России от 21

августа 1998 г. № 37)).

123

Текст должностной инструкции, как правило, состоит из следующих

разделов:

— Общие положения.

— Должностные обязанности.

— Права.

— Ответственность.

— Взаимоотношения.

Утверждается и вводится в действие руководителем организации или

распорядительным документом (в этом случае оформляется как приложение).

После утверждения должностная инструкция передается работнику,

который проставляет на ней ознакомительную визу:

Например:

С инструкцией ознакомлен: личная подпись И.О.Ф.

дата

Должностная инструкция оформляется на общем бланке организации.

Обязательными реквизитами должностной инструкции являются:

наименование организации (08), дата, номер документа (при непосредственном

утверждении руководителем) (11,12), место составления (14), заголовок к тексту

(18), визы согласования (24), подпись (22), гриф утверждения (16). Образцы

представлены в прил. 4.

Обязательным документом является «Положение о работе с

персональными данными работника». Унифицированная форма и структура

текста в нормативно-правовых актах не установлена. Также могут применяться

различные названия документа например: «О защите персональных данных»,

«Об организации работы с персональными данными».

Распорядительные документы – правовые акты, издаваемый

руководителем в целях решения производственных задач. Делятся на две

группы:

1) по основной деятельности;

2) по личному составу.

124

С точки зрения порядка разрешения вопросов (принятия решений) все

распорядительные документы делятся на две группы:

1) документы, издаваемые в условиях коллегиальности (постановления,

решения);

2) документы, издаваемые в условиях единоличного принятия решений

(приказы, распоряжения, указания).

Процедура издания распорядительных документов в условиях

единоличного принятия решения– включает следующие стадии:

1. Инициирование решения (обоснование необходимости издания

распорядительного документа).

2. Сбор и анализ информации по вопросу.

3. Подготовка проекта распорядительного документа.

4. Согласование проекта документа.

5. Доработка проекта распорядительного документа по замечаниям.

6. Принятие решения (подписание документа).

7. Доведение распорядительного документа до исполнителей.

Процедура документирования является организующим началом в

подготовке и издании распорядительного документа и призвана обеспечить его

соответствие действующему законодательству:

Таблица 5

Процедура документирования

Проекты распорядительных документов

Готовятся: - на плановой основе (в соответствии

с ранее разработанным планом или

программой) - специалистами структурных

подразделений. Если проект документа

затрагивает интересы различных

подразделений, по решению руководства

организации создается временная комиссия

или назначается группа работников для

подготовки проекта распорядительного

документа; - по тем же правилам, что и

окончательного документ. На верхнем поле

справа проставляется слово "Проект". Текст

- по поручению руководства организации, - по инициативе руководителей

структурных подразделений или

подведомственных организаций, а также

отдельных специалистов. - обоснование необходимости издания

распорядительного документа может

излагаться в докладной записке, справке

аналитического или информационного

содержания, предложении, заключении, акте,

служебном письме. Эти документы

выступают в качестве инициирующих

решение.

125

документа оформляется так же, как если бы

это был окончательный вариант документа. Согласование проекта:

1) Подразумевает визирование (24) (если для

издания документа достаточно внутреннего

согласования) и внешнее согласование (если

необходимо провести экспертизу решения в

других организациях). 2) Обеспечение качественной подготовки проектов документов и их согласование с

заинтересованными сторонами возлагается

на руководителей подразделений, которые

выносят проект; 3) При передаче окончательно оформленного

документа руководителю на подписание все

особые мнения и замечания должны будут

поступить вместе с документом на

рассмотрение руководителя.

Проекты и приложения к ним

визируются исполнителем и руководителем

подразделения, внесшим проект,

руководителями подразделений, которым в

проекте предусматриваются задания и

поручения, а также руководителем службы

ДОУ и юридической службы (визирует

проекты нормативных правовых актов). В процессе согласования могут быть

высказаны замечания и дополнения к

проекту документа (см. реквизит 24). Визы проставляются на оборотной

стороне последнего листа первого

экземпляра (подлинника) проекта документа

в нижней его части. Если в процессе согласования в проект

вносятся изменения принципиального

характера, то он подлежит перепечатке и

повторному согласованию. При этом

необходимо помнить, что повторное

согласование не требуется, если при

доработке в проект документа внесены

только уточнения редакционного характера,

не изменившие его содержания. Доработка проекта по замечаниям

предполагает внесение замечаний в проект

документа по результатам согласования.

окончательное оформление

согласованного проекта документа на

бланке организации и представление

его руководителю на подписание. Контроль за правильностью оформления

проектов документов

1) осуществляет служба ДОУ. 2) если проект распорядительного документа

готовился по поручению вышестоящей

организации, проект документа оформляется

не на бланке организации, а на стандартных

листах бумаги и направляется в

вышестоящую организацию с

сопроводительным письмом и пояснительной

запиской. Принятие решения подписание распорядительного документа

руководителем решающая стадия подготовки

распорядительного документа

Подпись руководителя превращает проект

документа в полноценный документ,

обладающий юридической силой.

Регистрация и доведение до исполнителей 1) производится в журнале, что придает

документу статус официально изданного 2) тиражирование документа, его рассылка (в

возможно сжатые сроки) или передача

исполнителям (см. разд. 4, гл. 1).

осуществляет делопроизводственная служба

126

К распорядительным документам, издаваемым в условиях

коллегиального принятия решения, относятся постановления и решения 9.

Подготовка распорядительных документов при коллегиальном принятии

решений включает следующие стадии:

1. Подготовка материалов к заседанию коллегиального органа.

2. Внесение материалов на рассмотрение коллегиального органа.

3. Обсуждение вопроса (подготовленных материалов) на заседании

коллегиального органа.

4. Принятие решения по рассмотренным материалам.

5. Оформление протокола заседания.

6. Издание распорядительного документа.

7. Доведение решения до исполнителей.

Приказ – правовой акт, издаваемый на основе единоначалия

руководителем организации для решения основных и оперативных задач,

стоящих перед данной организацией.

Это самый распространенный вид распорядительных документов

(приложение 19). В организациях СКСиТ приказ может издаваться в

соответствии с указаниями вышестоящих органов, по инициативе структурных

подразделений организации или отдельных работников.

Документам этого вида присущи следующие общие характерные черты:

1. Подготовке приказа всегда предшествует конкретизированная по

срокам и последовательности осуществления процедура их проектирования,

разработки, уточнения и согласования;

2. Издаются при утверждении и изменении структуры и штатов, в целях

утверждения и (или) введения в действие документов (положений, инструкций,

правил, регламентов и др.), при необходимости регулирования вопросов

организации работы предприятия, финансирования, материально-технического

обеспечения, научно-технической политики, информационного и

документационного обеспечения, социальной политики, реорганизации,

9 На основе коллегиальности действуют федеральное правительство, представительные органы и правительства субъектов федерации и органов местного самоуправления, комитеты и комиссии, коллегии министерств, высшие органы управления акционерных обществ и др.

127

ликвидации предприятия, производственно-хозяйственной деятельностью,

планированием и отчетностью, совершенствованием структуры и, изменением

штатов и др.

3. Проекты приказов по основной деятельности, подготовленные для

согласования, оформляются на стандартных листах бумаги с нанесением всех

необходимых реквизитов и указанием на верхнем поле документа справа –

«Проект».

4. Датой приказа является дата его подписания (11).

5. Нумерация приказов по основной деятельности производится отдельно

от приказов по личному составу порядковыми номерами в пределах

календарного года (12).

6. Заголовок (18) является обязательным реквизитом должен быть

максимально кратким и точным: «О введении...», «О реорганизации...»,.

7. Текст приказа состоит из двух частей: констатирующей (преамбулы) и

распорядительной, отделяющимися друг от друг словом ПРИКАЗЫВАЮ.

Преамбула может начинаться словами «В целях», «Во исполнение» и т.д. В

последнем пункте распорядительной части указывают конкретных лиц, на

которых возлагается контроль за исполнением распорядительного документа.

8. Приказы подписывают руководитель организации или его заместитель,

официально исполняющий обязанности руководителя во время его длительного

отсутствия (командировка, отпуск, болезнь).

Установлены следующие размеры полей для ОРД:

— левое - 35 мм (13 печатных знаков от границы листа);

— правое - не менее 10 мм (3 - 4 печатных знака);

— верхнее, нижнее - 20 мм( 5 межстрочных интервалов);

9. Оформляются на стандартном листе бумаги (формат А4) или на общем

бланке (в зависимости от вида документа), при этом обязательными реквизитами

являются следующие: наименование организации (08), название вида документа

(ПРИКАЗ) (10), дата (11) и регистрационный номер документа (12), место

составления или издания (14), заголовок к тексту (18), текст (20), личная

подпись (22), визы согласования документа (24).

128

Распоряжение – правовой акт, издаваемый единолично руководителем,

главным образом, коллегиального органа государственного управления в целях

разрешения оперативных вопросов. Как правило, имеет ограниченный срок

действия и касается узкого круга организаций должностных лиц и граждан.

Порядок составления и оформления распоряжений, состав реквизитов

в целом аналогичен порядку оформления приказов по основой деятельности

организации.

Различия заключаются в следующем:

- распорядительная часть отделяется от констатирующей словом

«ПРЕДЛАГАЮ» или «ОБЯЗЫВАЮ», которое так же, как в приказах печатается

отдельной строкой от поля прописными буквами, или без какого-либо слова, т.е.

непосредственно следует за констатирующей частью после двоеточия;

- распоряжения оформляются на бланке распоряжения (бланк

конкретного вида документа).

Указание – правовой акт, издаваемый органом государственного

управления, преимущественно по вопросам информационно-методического

характера, а также по вопросам, связанным с организацией исполнения

приказов, инструкций и других актов данного органа и вышестоящих органов

управления.

В целом указания составляются и оформляются аналогично приказам, но

ключевыми словами в тексте указания могут быть: «ОБЯЗЫВАЮ» или

«ПРЕДЛАГАЮ» – в зависимости от содержания указания. Если указания

рассылаются в подведомственные организации с целью доведения до них норм

общего характера или иных сведений, они оформляются на общем бланке с

угловым расположением реквизитов и оформлением в правом верхнем углу

реквизита «Адресат».

Порядок оформления, реквизиты аналогичны порядку оформления

распоряжения.

Решение – это правовой акт, принимаемый коллегиальными и

совещательными органами учреждений, организаций, предприятий в целях

разрешения наиболее важных вопросов их деятельности.

129

Решениями называются также совместные распорядительные документы,

принимаемые двумя органами управления и более, один из которых действует

на основе коллегиальности, а другой – на основе единоначалия.

Текст решения состоит из двух частей: констатирующей и

распорядительной, разделенных словом «РЕШИЛ» («РЕШИЛА», «РЕШИЛО»,

«РЕШИЛИ»), которое печатается прописными буквами с новой строки от поля.

Если постановление или решение не нуждаются в обосновании, текст

начинается следующим образом: «Совет директоров РЕШИЛ:..».

В решениях, принятых коллегиальными и совещательными органами,

используется форма изложения текста от третьего лица единственного числа

(«РЕШИЛ», «РЕШИЛА», «РЕШИЛО»). В совместных решениях двух и более

организаций текст излагается от первого лица множественного числа

(«РЕШИЛИ»).

При необходимости констатирующая часть может содержать ссылки на

законы и другие нормативные акты. Распорядительная часть излагается

пунктами.

Решения могут содержать приложения, ссылка на которые дается в

соответствующих пунктах распорядительной части: «(приложение 1)» или

«(приложение 3)». На самом приложении в верхнем правом углу отмечается:

Приложение №1 к решению Совета директоров от 06.05.2009 № 15

Порядок оформления, реквизиты аналогичны порядку оформления

решений.

Постановление – это правовой акт, принимаемый высшими и

некоторыми центральными органами федеральной исполнительной власти,

действующими на основе коллегиальности, а также представительными и

коллегиальными исполнительными органами субъектов РФ в целях разрешения

наиболее важных и принципиальных задач, стоящих перед данными органами, и

установления стабильных норм, правил.

Постановления принимаются также руководящими коллегиальными

органами общественных организаций по наиболее важным и принципиальным

130

вопросам их деятельности. Например, трудовым коллективом организации или

профсоюзной организацией.

Порядок составления и оформления, состав реквизитов постановлений в

целом аналогичен порядку оформления решений. Различия заключаются в

следующем: распорядительная часть отделяется от констатирующей словом

«ПОСТАНОВЛЯЕТ» или «ПОСТАНОВИЛИ» (в совместных постановлениях

двух или более организаций), которое печатается отдельной строкой от поля

прописными буквами.

3.3. Составление и оформление информационно-справочной документации

Информационно-справочные документы сообщают сведения,

побуждающие принимать определенные решения, т.е. инициируют

управленческие решения, позволяют выбрать тот или иной способ

управленческого воздействия. Они не содержат поручений, не обязывают

выполнять поручения.

Документы этой системы играют служебную роль по отношению к

организационно-правовым и распорядительным документам.

Документам этого вида присущи следующие общие характерные черты:

1. В состав информационно-справочных документов входят: докладная

записка, служебная записка, объяснительная записка, предложение,

представление, заявление, все разновидности переписки, протокол, акт, справка,

заключение, отзыв, сводка, список, перечень.

2. Документы идут снизу вверх по системе управления: от работника к

руководителю подразделения, от руководителя подразделения к руководителю

организации, от подведомственной организации в вышестоящую.

3. На основе резолюции руководителя (17) информационно-справочные

документы могут стать основанием для принятия каких-то решений или

подготовки распорядительных документов (например, докладные записки,

представления и т.п.)

131

4. Могут быть созданы сотрудниками организации после выполнения

ими поручения руководства как отчет о проделанной работе, или быть

инициативными, информирующими.

5. Датой документа является дата его составления или подписания.

6. Установлены следующие размеры полей для ОРД:

— левое - 35 мм (13 печатных знаков от границы листа);

— правое - не менее 10 мм (3 - 4 печатных знака);

— верхнее - 20 мм( 5 межстрочных интервалов);

— нижнее - от 16 до 20 мм(4,5 - 5 интервалов).

7. Оформляются на стандартном листе бумаги (формат А4) или на общем

бланке (в зависимости от вида документа), при этом обязательными реквизитами

являются следующие: наименование организации (08) (также указывается

наименование подразделения, если документ адресуется руководителю

предприятия), наименование вида документа (10), дата (11), номер документа

(если подлежит регистрации)(12), заголовок к тексту (18), текст (20), отметка о

наличии приложений (21) (если есть приложения), подпись (22), адресат (15).

Для исходящих документов необходимо указывать справочные данные (04. 05,

06, 09).

Докладная записка - документ, информирующий руководство о фактах

с выводами и предложениями/ документ, адресованный руководителю

вышестоящей организации, руководителю подразделения или организации и

излагающий какой-либо вопрос с выводами и предложениями составителя

(прил. 20).

Характерные черты докладной записки:

1. Может быть внешней - представляется руководителю вышестоящей

организации.

Оформляется на общем бланке организации или на бланке организации и

имеет регистрационный номер. Подписывает руководитель организации.

2. Может быть внутренней – адресуется руководителю подразделения

или организации; внутренние докладные записки создаются по инициативе

132

работника или по заданию его непосредственного руководителя с целью

повысить эффективность деятельности организации.

Оформляется на стандартном листе бумаги. Подписывает составитель

(если она представляется руководителю подразделения) или руководитель

подразделения (если она представляется руководителю организации).

Текст состоит из двух или трех смысловых частей:

— в первой части излагаются причины, факты или события,

послужившие поводом для ее написания;

— во второй части анализируется сложившаяся ситуация и приводятся

возможные варианты решения; может отсутствовать – в этом случае текст

докладной записки содержит обоснование, выводы и предложения составителя.

— в третьей части содержатся выводы и предложения о конкретных

действиях, которые, по мнению составителя, необходимо предпринять.

Обязательными реквизитами докладной записки являются:

наименование организации (для внутренней – наименование структурного

подразделения) (08), наименование вида документа (10), дата и

регистрационный номер (11,12), место составления (для внешней докладной

записки) (14), адресат (15), заголовок к тексту (18), текст (20), приложение (21

при наличии) , подпись (22).

Объяснительная записка - документ, поясняющий содержание

отдельных положений основного документа (плана, отчета, проекта); сообщение

должностного лица, поясняющее какое-либо действие, факт, происшествие,

представляемое вышестоящему должностному лицу.

Объяснительные записки, сопровождающие основной документ (план,

отчет), поясняющие содержание отдельных положений основного документа,

оформляются на общем бланке организации.

Объяснительные записки, отражающие какие-либо происшествия,

сложившиеся ситуации, оформляются на стандартном листе бумаге и

адресуются конкретному должностному лицу.

133

Текст объяснительной записки состоит из двух частей: первая часть

содержит факты, послужившие поводом к ее написанию, вторая – причины,

объясняющие сложившуюся ситуацию.

Отличие объяснительной записки от докладной записки заключается в

отсутствии смысловой части, в которой излагаются выводы и предложения.

Объяснительную записку подписывает ее составитель. Датой

объяснительной записки является дата ее составления и подписания.

Обязательные реквизиты аналогичны докладной записке (прил.20).

Акт - документ, подтверждающий факты, события, действия.

Разновидности актов в зависимости от их назначения:

1) акт ликвидации (учреждения, организации, предприятия);

2) акт проверки;

3) акт приема-передачи (материальных ценностей и т. п.);

4) акт инвентаризации;

5) акт проведения испытаний;

6) акт приема законченных объектов;

7) акт уничтожения (например, дел)

8) коммерческие акты и многие другие

9) существуют унифицированные формы актов (см. ОКУД)

Акты составляются комиссиями (в некоторых случаях акт может быть

составлен одним должностным лицом):

— постоянно действующими;

— назначенными приказом руководителя организации или

распоряжением вышестоящей организации.

Утверждаются руководителем, если имеют контрольно - ревизионный

характер, содержат рекомендации и предложения, если они не оформлены

распорядительным документом. Некоторые виды актов утверждаются

руководителем организации и заверяются печатью.

Акт содержит точные и объективные предварительные записи, факты,

включенные в акт, должны быть достоверно установлены членами комиссии.

134

Текст имеет две части: вводную и констатирующую часть, включающую

выводы.

В первой части указывается основание для составления акта (полное

наименование документа в именительном падеже, в связи с которым образована

комиссия, его дата, номер и заголовок к тексту), перечисляется состав комиссии:

председатель (должность с указанием названия организации, фамилия,

инициалы), члены комиссии (должность, фамилии, инициалы) в алфавитном

порядке. Их печатают через 1,5 межстрочных интервала, нумеруя арабскими

цифрами. Иногда указывают присутствующих (должность, фамилия, инициалы).

Слова «Основание», «Председатель», «Члены комиссии»,

«Присутствовали» печатаются с прописной буквы от границы левого поля.

Во второй части акта излагаются цели, задачи актирования, фиксируются

установленные события, факты, иногда констатирующая часть содержит выводы

и рекомендации, но часто акты заканчиваются простой констатацией фактов.

Подписываются акты всеми членами комиссии.

Обязательные реквизиты акта: наименование организации (08);

наименование вида документа (10); дата (11 - является дата актируемого

события, но не дата оформления и подписания акта); регистрационный номер

(12); место составления (14); гриф утверждения (16); заголовок к тексту (18 -

может формулироваться отглагольным существительным в именительном

падеже, например: «Списание бланков».); текст (20); отметка о наличии

приложения (21); подпись (22).

Акт оформляется в необходимом количестве экземпляров, в конце акта

может быть указано их количество и местонахождение кому передан. Например:

Составлен в 3 экземплярах:

1-й экз. - ….;

2-й экз.- ……..;

3-й экз. - в дело 02/14.

С ним могут знакомить и заинтересованных с содержанием акта лиц,

которые визируют акт.

135

Служебная записка – записка о выполнении какой-либо работы,

направляемая должностным лицом другому должностному лицу (в ОКУД не

включена).

Служебная записка оформляется на стандартном листе бумаги и

адресуется конкретному должностному лицу.

Текст служебной записки состоит из обоснования (изложения причин

составления) и предложения, просьбы, заявки и т.п.

Служебную записку подписывают специалист или руководитель

подразделения.

Датой служебной записки является дата ее составления и подписания.

Обязательными реквизитами служебной записки являются:

наименование структурного подразделения (08), наименование вида документа

(10), дата, регистрационный номер (если регистрируются) (11,12), заголовок к

тексту (18), текст (20), адресат (15), личная подпись (22).

Электронное сообщение - информация, переданная или полученная

пользователем информационно-телекоммуникационной сети.

В соответствии с законодательством юридическая сила документов,

хранимых, обрабатываемых и передаваемых с помощью автоматизированных

информационных и телекоммуникационных систем, может подтверждаться

электронной цифровой подписью, порядок пользования которой определен

Федеральным законом от 10 января 2002 г. № 1-ФЗ «Об электронной цифровой

подписи». Юридическая сила электронной цифровой подписи (ЭЦП) признается

при наличии в указанных системах программно-технических средств,

обеспечивающих идентификацию подписи, и соблюдении установленного

режима их использования.

Наличие бумажных аналогов отправленных по электронной почте

документов определяется в регламентах, инструкциях по ДОУ в организации.

Бумажный аналог создает удобства в работе для сотрудников, необходимый в

случае возникновения конфликтных ситуаций, в случае неполучения документа

адресатом и т.п.

136

Протокол - документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и

принятия решений на собраниях, заседаниях, совещаниях и т.п. может

фиксировать решение об утверждении какого-либо документа.

Характерные черты протокола:

1. Оформляется: на бланках организаций формата А4.

2. Текст протокола состоит из двух частей:

— Вводная часть текста протокола имеет постоянную и переменную

информацию.

1) постоянная - слова «Председатель», «Секретарь», «Присутствовали»,

«Повестка дня» пишутся от начала левого поля.

2) переменная - инициалы и фамилии председателя, секретаря и

присутствовавших пишутся от второго положения табулятора.

— Основная часть протокола по каждому вопросу повестки дня отдельно

строится по схеме:

СЛУШАЛИ:

ВЫСТУПИЛИ :

ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ) :

«ПОСТАНОВИЛИ» строится по схеме: действие - исполнитель - срок.

Печатается от левого поля без знаков препинания. Перед словом «СЛУШАЛИ»

ставится порядковая цифра вопроса повестки дня, если вопросов несколько.

С красной строки пишут инициалы и фамилию докладчика в

именительном падеже. Затем печатают содержание доклада, сообщения.

После слова «ВЫСТУПИЛИ» с красной строки пишут инициалы и

фамилии выступающих в именительном падеже, затем печатают содержание

доклада, сообщения.

3. Подписывают протокол председатель и секретарь. Последний

редактирует текст, знакомит каждого выступавшего с записью его выступления

и получает подпись.

4. Датой протокола является дата проведения заседания.

Формуляр протокола состоит из реквизитов:

— наименование вышестоящей организации или ведомства (если есть);

137

— НАЗВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ - крупно;

— наименование структурного подразделения (если есть);

— наименование вида документа - ПРОТОКОЛ;

— дата заседания, номер (в течение календарного года);

— место составления (город);

— заглавие (вид коллегиальной работы и наименование коллегиального органа);

— текст вводной и основной части;

— подписи;

— гриф утверждения, согласования (если нужно) (см. прил. 13).

Справка - документ, подтверждающий какие-либо факты или события,

документ информационного характера, содержащий описание производственной

деятельности организации и подтверждение каких-либо фактов, событий. Т.е.

справки составляются для описания и подтверждения фактов или событий в

производственной деятельности организации.

Характерные черты справки:

1. По содержанию делятся на справки по основной деятельности и по

личному составу.

2. В справке фиксируют сведения определенного периода времени.

Выводы и предложения в справке не даются, что отличает её от докладной

записки.

3. Справки по производственной тематике составляются в двух

экземплярах, один из которых направляется адресату, а второй - подшивается в

дело.

4. Текст справки состоит из двух частей: в первой излагаются факты,

послужившие поводом для её написания; во второй - приводятся конкретные

данные. Если необходимо включить в справку сведения по нескольким

вопросам, текст ее делится на разделы, количество которых определяется

количеством освещаемых вопросов. Разделы должны иметь заголовок и

нумерацию арабскими цифрами. Текст справки, имеющий цифровые показатели,

может быть оформлен в виде таблицы. Текст справки по личному составу

138

начинается с указания фамилии, имени и отчества (в именительном падеже)

работника (или иного лица), о котором сообщают сведения (приложение 21).

5. Датой справки является дата её подписания.

6. При составлении справок, удостоверяющих юридические факты,

используются унифицированные трафаретные бланки формата А5.

7. Если справка готовится на имя руководителя организации, то ее

подписывает автор. Если справку готовят в вышестоящую или иную

организацию, то она оформляется на бланке организации и подписывается

руководителем. При наличии в справке сведений финансового характера ее

подписывают руководитель и главный бухгалтер организации, а затем заверяют

печатью. Такая справка может быть зарегистрирована и иметь регистрационный

номер, как и служебное письмо.

8.Реквизиты информационной справки: наименование организации

(08); наименование вида документа (10); дата; регистрационный номер (11,12);

место составления (14); адресат (15); заголовок к тексту (18); текст (20); отметка

о наличии приложения (21), личная подпись (22).

Телеграмма - официальное сообщение, переданное по телеграфу. Текст

телеграммы должен быть кратким. Союзы, предлоги, знаки препинания в тексте

опускаются. В первой части телеграммы указываются: отметка о категории

телеграммы; адресат; текст; фамилия должностного лица, подписавшего

телеграмму. Во второй части телеграммы - под чертой - указываются: адрес и

наименование организации - отправителя телеграммы; наименование

должности; подпись лица, от имени которого телеграмма исходит; печать; дата.

Пишется телеграмма без предлогов, союзов, знаков препинания. Если

знаки препинания все же необходимы, они указываются сокращенно строчными

буквами: точка – тчк; запятая – зпт; двоеточие – двтч; кавычки – квч; скобки –

скб.

Даты обозначаются арабскими цифрами: число, месяц, год. Между

цифрами в дате разделительные знаки не ставятся. После текста указываются

должность и фамилия лица, подписавшего телеграмму.

139

Телефонограмма - официальное сообщение, переданное по телефону.

Этот вид информационно - справочного документа используется для передачи

срочных распоряжений, извещений в пределах телефонной связи. При передаче

телефонограммы полагается придерживаться следующих установок: передавать

только краткую, срочную информацию; проверять правильность записи

обратной связью; текст - не более 50 слов; не использовать трудно

выговариваемые и редкие слова; записывать в специальный гроссбух факт

передачи телефонограммы. Формуляр телефонограммы состоит из

реквизитов: наименование министерства или ведомства; название организации

- отправителя; наименование вида документа; дата, номер; место составления;

адресат; заголовок; текст; подпись; должность, фамилия передавшего

телефонограмму, номер телефона, время передачи; должность, фамилия

принявшего телефонограмму, номер телефона, время приема.

Самым значительным видом информационно - справочных документов

являются деловые письма.

Письмо - обобщенное название различных по содержанию документов,

служащих для связи и передачи информации между адресатами. Функции

письма следующие: средство коммуникации; ретрансляции информации;

уведомление о чем-либо. Виды служебных писем:

— письмо – просьба/отказ

—письмо - предложение;

—письмо – извещение/ напоминание

—письмо – претензия/ответ

—письмо - запрос;

—информационное письмо

—сопроводительное письмо

Письма печатаются на бланке письма (угловом или продольном).

Формуляр письма состоит из реквизитов: адресат (15); заголовок (18); текст

(20); отметка о наличии приложения (21); подпись (22); печать (22) для писем с

финансовой информацией; фамилия и телефон исполнителя (27); гриф

ограничения доступа (при необходимости).

140

Требования к тексту письма следующие: краткость; лаконичность;

последовательность; убедительность; корректность; одноаспектность;

объективность; ясность. Текст письма состоит из двух частей: вводной и

основной. В вводной части излагаются факты, послужившие поводом для его

написания. В основной части излагаются цели: просьба, предложение, отказ и

т.д.

Таблица 6

Виды писем

Сопроводительное

письмо

документ, информирующий адресата о направлении к нему

прилагаемых к письму документов, отправленных материальных

ценностей. Оно составляется лишь в том случае, когда содержит

пояснения о характере исполнения или цели направления

приложенного документа. Текст начинается словами: направляем,

возвращаем. Например: Направляем на утверждение программу…...

Письмо-

приглашение

документ, содержащий приглашение на заседание, совещание,

конференцию и т.д. Письмо - приглашение может содержать: полную повестку дня мероприятия; фамилии докладчиков по вопросам повестки дня; фамилию и телефон ответственного за проведение мероприятия;

способ проезда и другую информацию. Например:

Приглашаем Вас принять участие ...

Информационное

письмо

документ, в котором сообщается о каких-либо фактах или

мероприятиях, пропагандируются деятельность организаций,

продукция.

Рекламное письмо

документ, содержащий описание рекламируемых услуг, товаров.

Цель письма - побудить воспользоваться предложенными

услугами, заказать товар. Текст рекламного письма должен содержать полную, четкую, конкретную информацию, с

указанием контактного лица способного представить

дополнительную информацию. Письмо - извещение документ, являющийся ответом на запрос. Письмо - извещение

составляется для конкретного адресата, начинается словами:

«Ставим Вас в известность...». Письмо-

подтверждение

документ, уведомляющий отправителя о получении документов,

ценностей, подтверждающий факты, действия. Направление

письма - подтверждения относится к обязательной части деловых

отношений. Письмо - подтверждение начинается словами:

Подтверждаем наше желание участвовать в организуемой

выставке. Письмо-

напоминание

- документ, сообщающий о приближении, ускорении, истечении

срока исполнения какого-либо действия. Письмо - напоминание

направляется адресату тогда, когда не удается получить ответ с

141

помощью личного контакта или телефонных переговоров.

Например: Напоминаем, что срок действия договора истекает 16.02.2010.

Гарантийное

письмо

документ, в котором гарантируется оплата выполненной работы

или предоставление чего-либо (работы, помещения и т.д.). В

гарантийном письме организация - адресат берет на себя

определенные обязательства, поэтому такое письмо имеет

правовую нагрузку. Например: Просим рассмотреть возможность предоставления….. Оплату гарантируем. Такие письма подписывает директор и главный бухгалтер

предприятия.

Письмо - претензия - документ, в котором указываются требования, предъявляемые

автором претензии, основания требований. Письмо - претензия

подписывается руководителем организации и визируется главным

бухгалтером. Письмо - ответ документ, являющийся реакцией и обусловленный содержанием

инициативного документа. Ответа требуют письма - запросы,

просьбы, обращения, требования, предложения, претензии.

Письмо - ответ должно содержать ссылку на индекс и дату

инициативного письма. В тексте излагается решение, принятое по

инициативному документу: —принятие предложения; —отказ от предложения; —выполнение просьбы; —ответ на запрос.

Ответ должен быть изложен в конкретной, четкой форме. Отказ

должен быть убедительно аргументирован. (приложение 22)

Письмо иностранному партнеру должно иметь четкую структуру.

Международными стандартами определены общие правила разработки бланков,

размеры текстовой области и полей, а также состав и расположение основных

реквизитов, размещаемых в верхней части бланка (сведений об отправителе

документа, ссылок, адреса).

На практике используется много вариантов расположения реквизитов на

бланке. Они различаются расположением реквизитов и пунктуацией. Выбор

формы зависит от сложившихся в фирме традиций и от желания составителя

письма. Наиболее распространенным являются:

— Блочная форма (Full block style) – тип письма при котором реквизиты

располагаются флагово от границы левого поля. Все части такого письма

142

начинаются от линии левого поля. Абзацный отступ не делается.

— Модифицированная форма (modifield block style) – в таких письмах

строка с датой может быть напечатана от центра страницы или приближена к

линии правого поля. Абзацный отступ можно делать, а можно не делать.

На практике существует много подходов к расположению реквизитов на

бланке письма. Зачастую они отличаются от порядка, установленного в

стандартах.

Наибольшее распространение при оформлении писем имеет «блоковый

стиль» (block style), который отличают следующие черты:

1. фамилия и адрес лица, которому направляется письмо,

проставляются в левом углу сверху;

2. фамилия и должность отправителя письма указываются ниже его

подписи;

3. дата пишется справа;

4. отсутствие пунктуации в адресе, а также после заключительной

формулы вежливости;

5. текст печатается от левого поля без отступа, части текста

разделяются увеличенным межстрочным интервалом.

Письма, используемые в практике общения зарубежных

организаций, могут включать следующие реквизиты:

1. Сведения об отправителе (Issuer Field): наименование организации,

почтовый и телеграфный адрес, номера телефона, телекса, телефакса и др.;

2. Ссылки на индексы отправителя/получателя (Reference Line);

3.Дата (Date);

4. "Внутренний адрес" (The Inside Address), включающий наименование

получателя письма (лица, организации) и его почтовый адрес;

5. Указание на конкретное лицо, "К сведению" (Attention Line);

6. Вступительное обращение (Salution);

7. Заголовок (Subject Line);

8. Основной текст письма (Body of the Letter);

9. Заключительная формула вежливости (Complimentary Close);

10. Подпись (Signature);

11. Указание на приложение (Enclosure);

12. Указание на рассылку копий данного письма (CCNotation).

На схемах (рис. 9,10) представлен порядок расположения 12 принятых

реквизитов и пример с применением абзацного отступа.

Структура письма иностранному партнеру выглядит следующим

образом:

- Эмблема и наименование фирмы (возможно указание рода деятельности) (01);

- адрес фирмы (почтовый, телеграфный, номера телефона(ов), факса, название

банка, адреса представительств и филиалов) (01);

- номер документа в цифровой или буквенной форме (02);

- дата в буквенно - цифровой форме (03);

- адрес получателя (04);

- вступительное обращение (06);

- заголовок (07);

- текст (08);

- заключительная формула вежливости (09);

- личная подпись автора письма (10);

- ниже подписи - её расшифровка;

- на следующей строке - должность лица, подписавшего документ

144

Рис. 9 Расположение реквизитов письма, принятое в зарубежной практике

Рис. 10 Размещение реквизитов письма при использовании абзацного отступа

Факс - документ, полученный с помощью специального аппарата

(телефакса) по телефонным каналам связи. Факс всегда будет являться копией

145

переданного документа. Оформление факса осуществляется аналогично

оформлению делового письма. Дополнительными данными, которые

проставляет сам аппарат, являются: указание (код) отправителя; дата и время

передачи; длительность передачи; номер телефакса, с которого передана

информация; количество страниц.

Если полученные факсы имеют важную информацию и предназначены

для длительного пользования, при передаче исполнителям, их необходимо

скопировать, так как факсовая бумага недолговечна.

Официальные доверенности – это доверенности, выданные

представителям предприятия на получение денег, товарно-материальных

ценностей, совершение сделок или других действий от имени предприятия. В

тексте указывается должность, фамилия, имя, отчество и паспортные данные

доверенного лица, наименование организации, в которой производится

деятельность по доверенности, вид действий, образец подписи лица,

получившего доверенность, срок действия доверенности. Доверенность

подписывается руководителем или главным бухгалтером, если она связана с

денежными или материальными ценностями, проставляется оттиск печати

организации.

Личные доверенности выдаются от лица доверителя (гражданина) на

получение заработной платы, стипендии, пенсии, пособий и т. д. Для

оформления этого вида доверенности используются реквизиты: наименование

вида документа, дата, место составления или издания документа, текст, подписи

(лица, получившего доверенность, доверителя и должностного лица,

заверившего доверенность), оттиск печати того предприятия или учреждения, в

котором доверитель учится, работает. Если в доверенности срок действия не

указан, то доверенность сохраняет силу в течение года со дня ее выдачи.

Доверенность не будет считаться действующей, если в ней не указана дата

выдачи.

146

2.4. Документальное сопровождение договорных обязательств в сфере

социально-культурного сервиса и туризма

Договор (контракт) - правовой многофункциональный документ,

регулирующий хозяйственные или иные взаимоотношения субъектов

экономической деятельности/ документ, представляющий собой соглашение

сторон об установлении и регулировании каких-либо отношений10.

Современное законодательство не регламентирует содержание договора

для сферы СКСиТ в целом, но устанавливает его обязательность, а также

условия, которые должны включаться в текст договора, документирующего ту

или иную деятельность. Это могут быть (кроме перечисленных выше) условия

возмещения вреда (возможных убытков), порядок разрешения споров, права

владения, распоряжения, пользования имуществом (землей, зданием, основными

фондами и т. д.), положения об обеспечении безопасности и другие условия,

обязательные при осуществлении той или иной деятельности.

Содержание договоров регламентируется нормами законодательства и

конкретизируются в ГОСТ Р 50690-2000 «Туристско-экскурсионное

обслуживание. Туристские услуги. Общие требования». ГОСТ содержит

обязательные требования к реализации туров, а именно, к договорам между

туроператором и турагентом, турагентом и клиентом. Соответственно

оговаривается и ответственность сторон.

Перечень договоров и сопутствующих документов, используемым в

сфере СКСиТ представлен в приложении.

Прежде чем потребитель туристских услуг (турист) приобретет тур

(заключает договор), он должен иметь определенную информацию, как о

самом туре, так и о турфирме, его предоставляющей. Перечень обязательных

сведений дан в Правилах оказания услуг по реализации туристского продукта,

10 Законодательством установлено, что договоры составляются при документировании сделок купли-

продажи, оформлении отношений аренды, поручительства, поставки продукции, оказания услуги,

ценообразования, распределения прибыли, взаимоотношений субъектов предпринимательской деятельности, а

также как учредительный документ при образовании некоторых форм предприятий (акционерные общества и

др.). Отношения работника и работодателя также закрепляются в договоре (трудовой договор).

147

утвержденных Постановлением Правительства Российской Федерации от

18.07.2007 г. N 452.

Согласно со статьей 14 Федерального закона N 132-ФЗ, турист должен

быть проинформирован о своем праве расторгнуть договор до начала

путешествия. Он может расторгнуть договор о реализации туристского продукта

в связи с наступлением обстоятельств, свидетельствующих об угрозе их

безопасности11

. При этом следует разъяснять, что при расторжении до начала

путешествия указанного договора туристу и (или) иному заказчику

возвращается денежная сумма, равная общей цене туристского продукта, а после

начала путешествия - ее часть в размере, пропорциональном стоимости не

оказанных туристу услуг.

До заключении договора о реализации туристского продукта

необходимо:

1. Проверить наличие обязательных сообщений об угрозе безопасности

туристов (экскурсантов) в стране (месте) временного пребывания.

Опубликование таких сообщений в средствах массовой информации

осуществляется Ростуризмом.

2. Необходимо уточнить в территориальных органах Роспотребнадзора

наличие решений в связи с обстоятельствами, свидетельствующими о

возникновении в стране (месте) временного пребывания угрозы безопасности

жизни и здоровья туристов, в том числе в связи с неблагоприятной

эпидемиологической обстановкой.

3. Потребовать от туроператора или турагента, если соответствующая

обязанность не исполнена ими добровольно, предоставления достоверной

информации:

- об опасностях, с которыми турист (экскурсант) может встретиться при

совершении путешествия;

11 Письмо Федеральной службы по надзору в сфере защиты прав потребителей и

благополучия человека от 08 декабря 2010 г. № 01/17240-0-32 «О мерах, направленных на

обеспечение безопасности российских туристов в странах временного пребывания»

148

- об адресе (месте пребывания) и номере контактного телефона в стране

(месте) временного пребывания руководителя группы несовершеннолетних

туристов (экскурсантов) в случае, если туристский продукт включает в себя

организованный выезд группы несовершеннолетних туристов (экскурсантов) без

сопровождения родителей, усыновителей, опекунов или попечителей;

- об иных особенностях путешествия.

4. Проследить, чтобы в договоре о реализации туристского продукта

было прописано, что ухудшение эпидемиологической обстановки в стране

(месте) временного пребывания до фактического начала путешествия признается

сторонами договора существенным недостатком безопасности туристской

услуги.

5. Проследить, чтобы страхование выезжающих туристов на случай

внезапного заболевания и от несчастных случаев (если такое страхование

требуется по законодательству страны (места) временного пребывания)

включало прямое указание на конкретные виды заболеваний с высокой

степенью угрозы в стране въезда (по информации об эпидемиологической

обстановке).

Согласно Федерального закона Российской Федерации от 3 мая 2012 г. N

47-ФЗ «О внесении изменений в Федеральный закон «Об основах туристской

деятельности в Российской Федерации" и отдельные законодательные акты

Российской Федерации»:

— При заключении договора о реализации в сфере выездного туризма

туристского продукта турист и (или) иной заказчик должны быть

проинформированы в письменной форме о возможности туриста обратиться за

оказанием экстренной помощи с указанием сведений об объединении

туроператоров в сфере выездного туризма и о способах связи с ним (номеров

телефонов, факсов, адреса электронной почты и других сведений);

— При реализации турагентом туристского продукта от своего имени в

договоре с туристом и (или) заказчиком должно содержаться указание на

туроператора, сформировавшего туристский продукт, в том числе на способы

связи с туроператором (номера телефонов, факсов, адрес сайта в

149

информационно-телекоммуникационной сети "Интернет", адрес электронной

почты и другие сведения);

— Туроператоры, осуществляющие деятельность в сфере выездного

туризма, обязаны быть членами объединения туроператоров в сфере выездного

туризма, созданного в соответствии с настоящим Федеральным законом. Член

объединения туроператоров в сфере выездного туризма до внесения сведений о

нем в реестр в соответствии с настоящим Федеральным законом не вправе

осуществлять туроператорскую деятельность в сфере выездного туризма;

— Размер финансового обеспечения определяется в договоре

страхования ответственности туроператора или в банковской гарантии и не

может быть менее:

— 500 тысяч рублей - для туроператоров, осуществляющих деятельность

в сфере внутреннего туризма или въездного туризма;

— 30 миллионов рублей - для туроператоров, осуществляющих

деятельность в сфере выездного туризма, в случае, если денежные средства,

полученные ими от реализации в этой сфере туристского продукта, составляют

не более 250 миллионов рублей, по данным бухгалтерской отчетности на конец

отчетного года, представленным или опубликованным в соответствии с

законодательством Российской Федерации, а также для туроператоров,

осуществляющих деятельность в сфере выездного туризма и применяющих

упрощенную систему налогообложения;

— двенадцати процентов объема денежных средств, полученных от

реализации в сфере выездного туризма туристского продукта, по данным

бухгалтерской отчетности на конец отчетного года, - для туроператоров,

осуществляющих деятельность в сфере выездного туризма, в случае, если

денежные средства, полученные ими от реализации в этой сфере туристского

продукта, составляют более 250 миллионов рублей, по данным бухгалтерской

отчетности на конец отчетного года, представленным или опубликованным в

соответствии с законодательством Российской Федерации.";

— Туроператоры, не осуществлявшие в отчетном году деятельности в

сфере выездного туризма, а также юридические лица, намеренные осуществлять

150

туроператорскую деятельность в сфере выездного туризма и ранее не

осуществлявшие такой деятельности, должны иметь финансовое обеспечение в

размере не менее чем 30 миллионов рублей.

Характерные черты договорной документации:

1. В договоре отражаются: характер сделки, условия, сроки, цена,

качество, оплата, гарантии, права и обязанности сторон, порядок решения

споров.

2. Договорные отношения могут быть установлены: путем направления

оферты (ст. 435 ГК РФ) или предоставления одной из сторон проекта договора.

Договор оказания услуг, независимо от суммы договора, заключается в

письменной форме.

3. Содержание договора, как правило, включает: наименования

организаций, заключающих договор (или сведения о физических лицах); ссылку

на их учредительные документы; фамилии, имена и отчества представителей

договаривающихся сторон; сведения об обязательствах сторон; условия и формы

расчета; санкции при нарушении и невыполнении в срок обязательств; срок

действия договора.

4. Основная часть договора излагается в разделе о взаимных

обязательствах сторон, который должен полно, четко, однозначно

регламентировать взаимоотношения сторон, его отдельные или специальные

условия.

К реквизитам удостоверения договора относятся личные подписи (с

указанием должности, инициалов, фамилии) представителей договаривающихся

сторон, их юридические адреса, банковские реквизиты, указания на количество

экземпляров договора, печати сторон, дата, регистрационный номер.

5. Текст может иметь следующие разделы:

— Предмет договора

— Бронирование туристического обслуживания

— Стоимость и оплата туристической путевки

— Ответственность сторон

— Рекламации и порядок разрешения споров

151

— Прочие условия

— Реквизиты и подписи сторон.

Реквизиты договора должны включать: наименование вида документа

(10), дату, регистрационный номер (11,12), место составления (14), текст (20),

подписи сторон (22), визы согласования при необходимости (по соглашению

сторон) проставляются полистно (24).

Договор оформляется на бумаге формата А 4. При подготовке

документов рекомендуется применять текстовый редактор Word for Windows

версии 6.0 и выше с использованием шрифтов Times New Roman Cyr размером

№ 12 (для оформления табличных материалов), 13, 14, 15, Times DL размером №

12, 13, 14 через 1-2 интервала.

Договор оказания услуг по туристическому обслуживанию:

1) Является публичным, если из характера деятельности туроператора не

вытекает иное. Правила этого договора применяются также к договорам

круиза12.

2) Заключается в письменной форме, может быть заключен путем

составления одного документа либо вручения туроператором туристу на

основании заявления последнего копии формуляров или иных стандартных

форм («Правил оказания услуг по туристическому обслуживанию»), а также

туристской путевки, подписанной туроператором, а при заключении договора

через турагента - также и турагентом. Должен быть составлен в доступной для

понимания туриста форме. Туроператор обязан передать туристу один

экземпляр договора, оформленного в соответствии с гражданским

законодательством.

Предложение услуг по туристическому обслуживанию в рекламе,

каталогах и описаниях услуг, обращенных к неопределенному кругу лиц,

признается публичной офертой, если оно содержит все существенные условия

договора оказания услуг по туристическому обслуживанию.

12 К отношениям по договору оказания услуг по туристическому обслуживанию с участием заказчика -

потребителя, не урегулированным Гражданским кодексом, применяется закон «О защите прав потребителей» и

иные правовые акты, принятые в соответствии с ним.

152

Для заключения договора между туроператором и туристом должно быть

достигнуто соглашение:

— об услугах, входящих в комплексную туристскую услугу (предмете

договора);

— о цене (стоимости) услуг по туристическому обслуживанию;

— о сроках и порядке оплаты услуг;

— о третьих лицах - субъектах туристской индустрии, предоставляющих

отдельные услуги, входящие в комплексную туристскую услугу (при условии

привлечения туроператором для исполнения договора третьих лиц);

— о сроках начала и окончания оказания услуг.

Эти пункты являются существенными условиями договора.

Если исполнителем является турагент, то он обязан сообщить

потребителю сведения:

— о полномочиях турагента совершать юридические и фактические

действия по реализации туристского продукта;

— о том, что лицом, оказывающим потребителю услуги по договору о

реализации туристского продукта, является туроператор, а также о возможности

потребителя в случае возникновения обстоятельств, указанных в статье 17.4

Федерального закона «Об основах туристской деятельности в Российской

Федерации», обратиться с письменным требованием о выплате страхового

возмещения по договору страхования ответственности туроператора или об

уплате денежной суммы по банковской гарантии непосредственно к

организации, предоставившей туроператору договор страхования

ответственности туроператора или банковскую гарантию (если в соответствии с

договором, заключенным между туроператором и турагентом, турагенту

поручается от своего имени реализовывать туристский продукт,

сформированный туроператором).

По требованию потребителя турагент предоставляет потребителю

информацию о существенных условиях договора, заключенного между

туроператором и турагентом, реализующим туристский продукт,

сформированный туроператором.

153

При заключении договора о реализации туристского продукта

исполнителем доводятся до сведения потребителя Правила оказания

туристических услуг, а также информация на русском языке об исполнителе,

оказываемых услугах по реализации туристского продукта, и по усмотрению

исполнителя на государственных языках субъектов Российской Федерации и

родных языках народов Российской Федерации.

Указанная информация доводится до сведения потребителя в наглядной и

доступной форме путем ее размещения в каталогах, справочниках, описаниях

туристского продукта, а также иными способами, не противоречащими

законодательству Российской Федерации.

Информация также должна быть доведена до сведения потребителя в том

случае, если реализация туристского продукта осуществляется вне постоянного

места нахождения исполнителя и его структурных подразделений, во временных

помещениях, на специализированных выставках и ярмарках.

Для турфирм с целью учета особенностей внутреннего, выездного и

социального туризма Минфином России утвержден ряд бланков строгой

отчетности с присвоением кода в соответствии с ОКУД. В настоящее время

турфирмы и гостиницы, чтобы не применять при наличных расчетах

контрольно-кассовые машины, используют следующие бланки строгой

отчетности (табл. 8).

Таблица 8

Виды бланков строгой отчетности

1. Организации Российской ассоциации социального туризма

три вида туристских путевок (коды

ОКУД 0791601, 0791602, 0791603) утверждены Письмом Минфина России № 16-30-65 и зарегистрированные Минюстом России

30.01.97 № 1236-1238; путевка (код ОКУД 0791616), утверждена приказом Минфина России от 10.12.99

№ 90 н накладная-счет для получения

наличных денежных средств за

путевки (код ОКУД 079604)

утверждена Письмом Минфина России № 16-30-65

талоны на получение разового

питания (код ОКУД 0791605 утвержденной Письмом Минфина России № 16-30-65;

наряд-путевка для оформления

экскурсий сборной группы (код

ОКУД 0791606)

утвержденную Письмом Минфина России от

14.02.95 № 16-00-30-13

154

комплект документов для оформления экскурсий группы по

предварительной заявке,: - первый лист - счет-путевка (код

ОКУД 0791607); - второй лист - наряд-путевка (код

ОКУД 0791608); - третий лист - наряд-путевка-копия

(код ОКУД 0791608); - четвертый лист - корешок путевки

(код ОКУД 0791609);

утвержден Письмом Минфина России от 14.02.95 №

16-00-30-13

туристская путевка для оформления

экскурсий серии «Спецтур» (код

0791610),

утверждена Письмом Минфина России от 14.02.95 №

16-00-30-13.

2. Организации Федерального агентства РФ по туризму и спорту форма ТУР-1 с дополнительными

видами услуг (код ОКУД 0791611), утверждена Письмом Минфина России № 16-00-30-19 и зарегистрированную Минюстом России 30.01.97

№ 1239; 3. Гостиницы

анкету (форма №1-Г); - журнал регистрации иностранных граждан (форма № -Г); - счет (формы №3-Г, 3-ГМ); - карту гостя (форма №4-Г); - кассовый отчет (форма №5-Г); - расчеты оплаты за бронирование и проживание по

безналичному расчету (форма №7-Г); - квитанцию на возврат денег (форма №8-Г); - акт о порче имущества гостиницы (форма №9-Г); - заявку на бронирование мест (форма №10-Г); - квитанцию «Автостоянка» (форма №11-Г); - квитанцию на предоставление дополнительных платных услуг

(форма №12-Г); - копию квитанции на прием вещей в камеру хранения (форма

№13-Г).

все формы утверждены

Приказом Минфина

России от 13.12.93 № 121

Перечисленные формы бланков строгой отчетности служат

официальными документами, подтверждающими факт наличных расчетов и их

сумму, и используются при расчетах с населением для учета наличных

денежных средств без применения контрольно-кассовых машин. При этом,

чтобы воспользоваться льготой по НДС, турфирме необходимо использовать

бланки туристских путевок, в обязательном порядке зарегистрированные

Минюстом России.

Рассмотрим правовые основания использования туристской путевки при

осуществлении денежных расчетов, требования к форме туристской путевки и

объему информации, содержащейся в туристской путевке. Согласно статьям 1 и

155

10 Федерального закона «Об основах туристской деятельности в Российской

Федерации» туристская путевка - это документ, содержащий условия

путешествия, в том числе общую цену туристского продукта, и

подтверждающий факт оплаты туристского продукта. Туристская путевка

является бланком строгой отчетности.

В соответствии с Федеральным законом от 22 мая 2003 года № 54-ФЗ «О

применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных

денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт»

денежные расчеты при осуществлении торговых операций на территории

Российской Федерации производятся, по общему правилу, с обязательным

применением контрольно-кассовой техники.

Согласно пункту 2 статьи 2 вышеуказанного Закона организации и

индивидуальные предприниматели в соответствии с порядком, определяемым

Правительством Российской Федерации, могут осуществлять наличные

денежные расчеты и (или) расчеты с использованием платежных карт без

применения контрольно-кассовой техники при условии выдачи ими

соответствующих бланков строгой отчетности.

К бланкам строгой отчетности относятся квитанции, билеты, проездные

документы, талоны, путевки, абонементы и другие документы, предназначенные

для осуществления наличных денежных расчетов и (или) расчетов с

использованием платежных карт. В соответствии с п. 2 Положения об

осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием

платежных карт без применения контрольно-кассовой техники (утв.

Постановлением Правительства Российской Федерации № 171 от 31 марта 2005

года) (далее - Положение о бланках строгой отчетности) туристская путевка

приравнивается к кассовому чеку.

Кассовый чек – это первичный учетный документ, отпечатанный

контрольно-кассовой техникой на бумажном носителе, подтверждающий факт

осуществления между пользователем и покупателем (клиентом) наличного

денежного расчета и (или) расчета с использованием платежных карт,

содержащий сведения об этих расчетах, зарегистрированных программно-

156

аппаратными средствами контрольно-кассовой техники, обеспечивающими

надлежащий учет денежных средств при проведении расчетов (Постановление

Правительства Российской Федерации от 23 июля 2007 года № 470 «Об

утверждении Положения о регистрации и применении контрольно – кассовой

техники, используемой организациями и индивидуальными

предпринимателями»).

Согласно Положению о бланках строгой отчетности туристская путевка

используется исключительно при осуществлении наличных денежных расчетов

и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-

кассовой техники при оказании услуг населению. В этих случаях туристская

путевка является неотъемлемой частью договора о реализации туристского

продукта. При осуществлении денежных расчетов по договору о реализации

туристского продукта в безналичной форме или с использованием контрольно-

кассовой техники туристская путевка, по мнению Ростуризма, может не

применяться и, соответственно, не является неотъемлемой частью указанного

договора.

Безналичные расчеты по договору о реализации туристского продукта

осуществляются в соответствии Гражданским кодексом Российской Федерации,

Положением «О безналичных расчетах в Российской Федерации»,

утвержденным Центральным банком Российской Федерации (№ 2-П от 3

октября 2002 года). Согласно ст. 862 ГК при осуществлении безналичных

расчетов допускаются расчеты платежными поручениями, по аккредитиву,

чеками, расчеты по инкассо, а также расчеты в иных формах, предусмотренных

законом, установленными в соответствии с ним банковскими правилами и

применяемыми в банковской практике обычаями делового оборота.

Отношения по использованию бланков строгой отчетности в финансово -

хозяйственной деятельности туроператоров и турагентов (далее – туристские

организации), включая учет, хранение и уничтожение таких бланков

регулируются законодательством Российской Федерации о бухгалтерском

учете(далее – законодательство о бухгалтерском учете).

157

Согласно статье 5 Федерального закона от 21 ноября 1996 года № 129-ФЗ

«О бухгалтерском учете» общее методологическое руководство бухгалтерским

учетом в Российской Федерации осуществляется Правительством Российской

Федерации. По общему правилу, нормативные акты и методические указания по

бухгалтерскому учету издаются Министерством финансов Российской

Федерации.

Нормы законодательства о бухгалтерском учете при регулировании

отношений по использованию бланков строгой отчетности носят специальный

характер и, по мнению Ростуризма, в этой части имеют приоритет перед

нормами законодательства Российской Федерации о туристской деятельности.

Это относится, в частности, и к определению объема информации,

содержащейся в бланках строгой отчетности.

Пункт 5 Положения о бланках строгой отчетности устанавливает, что

бланк строгой отчетности должен содержать следующие обязательные

реквизиты:

а) сведения об утверждении формы бланка; б) наименование,

шестизначный номер и серия; в) код формы бланка по Общероссийскому

классификатору управленческой документации; г) наименование и код

организации или индивидуального предпринимателя, выдавших бланк, по

Общероссийскому классификатору предприятий и организаций; д)

идентификационный номер налогоплательщика; е) вид услуг; ж) единица

измерения оказания услуг; з) стоимость услуги в денежном выражении, в том

числе размер платы, осуществляемой наличными денежными средствами либо с

использованием платежной карты; и) дата осуществления расчета; к)

наименование должности, фамилия, имя и отчество лица, ответственного за

совершение операции и правильность ее оформления, место для личной

подписи, печати (штампа) организации или индивидуального предпринимателя.

Информация об условиях совершения путешествия, согласно п. 5

Положения о бланках строгой отчетности, не может являться обязательным

реквизитом туристской путевки.

158

В соответствии с пунктом 3 Положения о бланках строгой отчетности

формы бланков строгой отчетности утверждаются Министерством финансов

Российской Федерации по обращению заинтересованных органов

государственной власти и др. организаций. К обращению должны быть

приложены предложения по обеспечению защиты бланка от подделок.

Как следует из Постановления Правительства Российской Федерации № 15 от 16

января 2007 года «О лицензировании деятельности по изготовлению

защищенной от подделок полиграфической продукции, в том числе бланков

ценных бумаг, а также торговли указанной продукцией» под защищенной

полиграфической продукцией понимается - полиграфическая продукция,

содержащая не менее двух защитных элементов, изготовленная с применением

полиграфических, голографических, информационных, микропроцессорных и

иных способов защиты полиграфической продукции, предотвращающих полную

или частичную подделку этой продукции.

В предложениях по обеспечению защиты туристской путевки от

подделки определен минимальный уровень ее защиты - уровень «В». В Приказе

Министерства финансов Российской Федерации № 14н от 7 февраля 2003 года

«О реализации постановления Правительства Российской Федерации от 11

ноября 2002 года № 817» , в частности, указывается, что к защищенной

полиграфической продукции уровня «"В"» относятся, проездные билеты, бланки

гигиенических сертификатов и сертификатов соответствия, бланки рецептов на

сильнодействующие наркотические средства, льготные рецепты и т.д.

Защищенная полиграфическая продукция, отнесенная в соответствии с

указанным Приказом к защищенной полиграфической продукции уровня «"В"»,

должна изготавливаться на бумаге массой 70 - 120 г/кв. м с водяным знаком

ограниченного распространения, обладающим выраженной контрастностью,

обеспечивающей его надежный визуальный контроль. Бумага не должна иметь

свечения (видимой люминесценции) под действием ультрафиолетового

излучения, должна содержать не менее двух видов волокон, контролируемых в

видимой или иных областях спектра. Допустима замена одного из видов волокна

на другие виды включений - конфетти, полимерные нити, капсулированный

159

люминофор. Не допускается применение специальных волокон, имеющих

видимую люминесценцию голубого цвета под действием ультрафиолетового

излучения. Формат защищенной полиграфической продукции уровня «"В"» не

регламентируется.

Защищенная полиграфическая продукция уровня «"В"» должна

изготавливаться на бумаге с эксклюзивным водяным знаком или с водяным

знаком ограниченного распространения. Допускается применение спецбумаги

без водяного знака, используются традиционные способы печати. Обязательно

наличие наложения двух фоновых сеток с переменным шагом, хотя бы одна из

которых должна быть с ирисовым раскатом.

В соответствии со статьей 17 Федерального закона от 08 августа 2001

года № 128-ФЗ «О лицензировании отдельных видов деятельности»

деятельность по изготовлению защищенной от подделок полиграфической

продукции, в том числе бланков ценных бумаг, а также торговля указанной

продукцией подлежит лицензированию. Лицензирование деятельности по

изготовлению защищенной полиграфической продукции, а также торговли

указанной продукцией осуществляется Федеральной налоговой службой.

Порядок применения бланка строгой отчетности «Туристская путевка»

при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с

использованием платежных карт. Согласно пунктам 25 и 26 Положения о

бланках строгой отчетности в случае применения туристской путевки наличные

денежные расчеты и (или) расчеты с использованием платежных карт

осуществляются в следующем порядке: а) при оплате услуг наличными

денежными средствами организации и индивидуальные предприниматели:

заполняют бланк, за исключением места для подписи (кроме бланка,

предназначенного для осуществления указанных расчетов за проезд наземным

пассажирским транспортом общего пользования); получают от клиента

денежные средства; называют сумму полученных денежных средств и

помещают их отдельно на виду у клиента; подписывают бланк; называют сумму

сдачи и выдают ее клиенту вместе с бланком. При этом бумажные купюры и

разменные монеты выдаются одновременно; б) при оплате услуг с

160

использованием платежной карты организации и индивидуальные

предприниматели: получают от клиента платежную карту; заполняют бланк, за

исключением места для подписи; вставляют платежную карту в устройство

считывания информации с платежных карт и получают подтверждение оплаты

по платежной карте; подписывают бланк; возвращают клиенту платежную карту

вместе с бланком и документом, подтверждающим совершение операции с

использованием платежной карты. Допускается осуществление смешанной

оплаты, при которой одна часть услуги оплачивается наличными денежными

средствами, другая - с использованием платежной карты. При этом выдача

бланка, сдачи и возврат платежной карты должны производиться одновременно.

Таблица 9

Характеристика содержания и порядка оформления договора в сфере

туризма Договоры страхования

включают: 1. страхование туриста и его

имущества, в том числе

страхование жизни и здоровья

(медицинское страхование),

страхование риска турфирм и

ряд других видов. 2. объем медицинских услуг и

суммы страхового покрытия.

Оказывать страховые услуги на территории

Российской Федерации могут только организации, у

которых есть специальная лицензия на право

осуществления данного вида деятельности. Это определено статьей 32 Закона РФ от 27 ноября

1992 года №4015-1 «Об организации страхового дела

в Российской Федерации». Туристская фирма такой

лицензии не имеет и по этой причине заключает

договор (поручения или агентский) на страхование

своих клиентов со страховыми компаниями. заключаются и

подписываются от имени и за счет страховой компании туристской

фирмой со своими клиентами. страховой полис заполняется и выдается на руки туристу с бланком

туристской путевки и является документом,

подтверждающим страхование. Неиспользованные

или испорченные бланки полисов возвращаются в

страховую компанию. туристская фирма передает

компании списки туристов, которые должны быть

застрахованы, и получает от нее страховые полисы.

Туроператор осуществляет с целью обеспечения перемещения туристов в

туре комплекс юридических и фактических действий: заключение договоров на

перевозку туристов, доставку в дестинации, места показа, посещения, осмотра и

т.д.

Договор заключается с учетом положений действующего

законодательства с обеих сторон, уставов, кодексов, правил, инструкций и

161

других ведомственных документов.

Таблица 10

Виды договоров

Договор с транспортным предприятием на обслуживание экскурсии

в договоре или приложениях к нему отражаются сведения: - своевременная подача заказных транспортных средств;

- безопасность перевозки, удобство и качество обслуживания в салоне по

пути следования - требования к оборудованию, санитарному состоянию салона

транспортного средства, ограничению или запрещению движения в ночное

время, наличие средств первой медицинской помощи, наличие

работоспособных устройств отопления, вентиляции и кондиционирования

воздуха, запасов питьевой воды, чистых чехлов, подголовников, занавесок. - требования к микроклимату на основе действующих стандартов и

санитарно-гигиенических условий. . о типе маршрута движения к месту экскурсий; - расположении на маршруте перевозки туристов пунктов

жизнеобеспечения; - сведения о продолжительности маршрута в часах, о состоянии дорожного

покрытия в целом и момент перевозки туристов и др.

может быть

разовым или

долгосрочны

м и

заключается

только с

предприятие

м

(предприним

ателем),

которое

имеет

соответствую

щие

лицензии на

перевозку

пассажиров Договор с перевозчиком по железной дороге

предполагает: со стороны туроператора —проектирование

программ железнодорожных путешествий,

реализацию пакетов туристских услуг для

групп, комплектование групп, подачу заявки на

выполнение путешествий, бронирование и

приобретение проездных билетов,

со стороны перевозчика — оказание

услуг перевозки в полном объеме

процедуру согласования:

количества туристов и групп, маршрутов,

программы, объема и особенностей

обслуживания, цены на обслуживание, порядка

взаиморасчетов заключается договор аренды

или иных коммерческих условий

ежегодно достигнутые соглашения

согласовываются в ежегодном протоколе

и текущих протоколах, являющихся

неотъемлемой частью рамочного

контракта. Стороны взаимно

информируют друг друга о

существенных изменениях условий и объема туристских услуг, указанных в

ежегодном протоколе и приложениях к

нему, не позднее чем за 2 месяца до

начала туристской поездки. Договор со средствами размещения

заключается: на определенный срок.

Гостиница присваивает туроператору определенный

порядковый номер и при условии оплаты услуг по договору

предоставляет места для проживания туристам направленным

этой организацией. указывается: в какие сроки должна быть подана заявка на размещение

туристов, когда и каким образом проводится оплата, порядок

бронирования/аренды (может быть устным, письменным,

162

компьютерным). оформление отказа в соответствии с Кодексом отношений между гостиницами и

турагентствами отказ на всю группу должен быть заявлен не

менее чем за 30 дней до заезда, а аннуляция - не более 50%

первоначального бронирования - не позднее чем за 21 сутки до

заезда. Также следует оговорить вопрос об ответственности

иностранного партнера за отказ от предоставления

подтвержденных им услуг.

Содержание разделов договора/контракта

1. Условия расчетов. Все записанное в условиях контракта должно удовлетворять

требованиям законодательства и действующим нормам валютного регулирования. указать

форму и способ оплаты, сроки и основание платежей. Стороны могут также оговорить

санкции за просрочку платежей. В международном туризме санкциями за просрочку платежей

обычно является уплата пени. В контракте важно точно указать, кто несет банковские

издержки. Обычно это обязанность плательщика, однако при достаточно сложных

взаиморасчетах следует точно указывать сторону, которая будет нести эти издержки.

2. Цены, условия установления наценок и предоставления скидок. В соответствии

с Кодексом отношений между гостиницами и турагентствами владелец гостиницы будет

придерживаться оговоренных в контракте расценок, указанных в валюте страны владельца

либо иной, если это указано в контракте. Турфирма, заключившая гостиничный контракт,

несет ответственность за оплату всех оговоренных услуг. При заключении контракта с

гостиницей цены, установленные владельцем гостиницы для турагента за услуги,

предусмотренные контрактом, ни при каких обстоятельствах не должны быть выше цен,

указанных в гостиничных тарифах для непосредственных клиентов, независимо от того, кем

оплачиваются счета за услуги-клиентом или турагентом. Если владелец гостиницы

оговаривает в контракте специальные цены, он не имеет права потребовать оплаты в большем

размере, чем обусловлено в контракте. Турагент оплачивает только те услуги, которые были

предусмотрены запросом.

3. Ответственность за причинение ущерба. В контракте следует оговорить, какие

именно претензии будет принимать турфирма. Например, претензии по утере багажа при

перелете следует относить непосредственно к авиакомпании, однако представитель турфирмы

должен помочь туристу при составлении претензии. Вопросы компенсации туристам за

непредоставленное обслуживание, если это возможно, должен решать турлидер

(руководитель группы, турменеджер). Если это серьезные проблемы, то руководство фирмы

решает вопрос в порядке взаиморасчетов с учетом Франкфуртской таблицы штрафов или без

нее по договоренности.

163

4. Порядок разрешения споров. Статья об арбитражной оговорке по содержанию и

форме должна соответствовать требованиям арбитражного суда при Торгово-промышленной

палате в Москве. Доарбитражное разбирательство предусматривает претензионный порядок

разрешения споров, и если стороны не обменялись официально оформленными претензиями,

суд к разбирательству дело не примет. Следовательно, необходима оговорка о претензионном

порядке и сроках претензий.

5. Порядок вступления в силу, изменения и прекращения контракта. Сроки

действия контракта - одно из существенных условий. Началом заключения гостиничного

контракта признается направление турагентом в адрес гостиницы запроса на бронирование

гостиничных услуг. Запрос на бронирование должен содержать перечень услуг. Гостиничный

контракт признается заключенным только в случае акцепта владельцем гостиницы

направленного ему запроса. Принятие запроса должно быть подтверждено в письменной

форме с оказанием услуг, относящихся исключительно к запросу фирмы, и цен на эти услуги.

Турфирма незамедлительно либо в течение оговоренного владельцем времени подтверждает в

письменном виде согласие на условия владельца гостиницы.

6. По срокам длительности контракты можно разделить на разовые,

краткосрочные. На сезон или год и долгосрочные (2-5 лет). По срокам завершения

контракты могут прекращаться в плановые сроки, досрочно по инициативе одной из сторон

или по обоюдному соглашению сторон. Досрочное прекращение контракта обычно ведет к

убыткам, поэтому в текст контракта следует внести оговорку о порядке и сроках досрочного

расторжения контракта. Если прекращение контракта вызывает существенные издержки, то

следует оговорить, какая из сторон будет нести таковые и в каких размерах.

В этом же разделе необходимо предусмотреть все правовые последствия, при которых

стороны желают продлить договор: на конкретный дополнительный срок по волеизъявлению

сторон; на конкретный срок автоматически, если стороны не выразили желание прекратить

контракт в установленный срок; на неопределенный срок, если стороны не выразили желание

прекратить контракт.

7. Юридические адреса сторон. Указываются не только юридические наименования

и адреса сторон, но также и все возможные данные для ведения оперативной переписки,

включая номера телефона, факса, телекса и реквизиты электронной почты. Здесь же

приводятся точные банковские реквизиты (наименование банка, его адрес, номер расчетного

счета).

8. Заключительные положения Указываются атрибуты для делопроизводства и

судопроизводства. Контракт составляется и подписывается как минимум в двух экземплярах.

Необходимо соглашение сторон о силе любого из экземпляров контракта, а также на каком

языке вариант контракта принимается за основной. Язык текста контракта выбирается по

164

соглашению сторон. По общему правилу каждая сторона использует свой государственный

язык.

К контракту обязательно прилагается перечень приложений и

документов, составляющих неотъемлемую часть контракта и составленных

сторонами на период его действия:

1. Перечень услуг - официальный документ, приложение к договору, являющееся

его неотъемлемой частью. Перечень представляет из себя систематический список услуг, в

котором описываются наименование услуги, дата начала и окончания услуги, стоимость и т.д.

Перечень играет важную роль, т.к. именно в нем определяются услуги, которые исполнитель

обязуется оказать, а заказчик - оплатить по договору.

2. Задание - приложение к договору, являющееся его неотъемлемой частью, в

котором описываются требования к выполнению работ или услуг. Задание может

разрабатываться как заказчиком, так и исполнителем. В том случае, если задание разработано

исполнителем, оно становится обязательным для сторон со дня утверждения заказчиком. При

выполнении работ или услуг исполнитель должен соблюдать требования, изложенные в

задании; утвержденному заданию должны соответствовать требования к результату работ

(услуг). Отступать от требований задания исполнитель может только с согласия заказчика.

Задание применяется на основании и в соответствии с договором, к которому прилагается;

количество экземпляров задания и его форма определяется индивидуально в каждом

конкретном случае

3. График платежей - приложение к договору, в котором четко регулируются

сроки, условия и размеры платежей. График применяется на основании и в соответствии с

договором, к которому прилагается; суммы платежей и условия их выплат определяются

индивидуально в каждом конкретном случае.

4. Акт сдачи-приема услуг (работ) - это основной первичный документ, в котором,

прежде всего, фиксируется выполнение закрепленных в договоре обязательств той стороной

по договору, которая является исполнителем. Как правило, именно фиксация данного факта

влечет за собой обязанность заказчика по оплате услуг (работ). Необходимость оформления

акта сдачи-приема услуг (работ) связана также с тем, что им обосновываются расходы у

заказчика, который должен вести учет объемов услуг (работ), времени их оказания. Акт

должен быть оформлен в письменном виде и иметь следующие реквизиты: наименование

сторон; дата составления акта и дата оказания услуг (выполнения работ); описание услуг

(работ) и их стоимость; наименование подписантов; подписи должностных лиц; указание на

отсутствие претензий у заказчика к качеству и объему услуг (работ) и др. Таким образом, акт

165

сдачи-приема услуг (работ) составляется с целью зафиксировать тот факт, что обязательства

по договору выполнены

5. Отчет исполнителя Отчет о расходах исполнителя - по соглашению сторон

договором возмездного оказания услуг может быть предусмотрена обязанность исполнителя

представлять заказчику отчеты в порядке и в сроки, которые предусмотрены договором. В

отчете указывается объем и вид услуг, оказанных исполнителем, а также вознаграждение

исполнителя за фактически оказанные услуги.

Отчет исполнителя перед заказчиком является средством обеспечения интересов

последнего и, вместе с актом сдачи-приема услуг, представляет собой основание для оплаты

вознаграждения исполнителя.

6. Дополнительное соглашение. Очень часто после заключения какого-либо

договора, в момент его действия и исполнения возникают определенные обстоятельства, в

соответствии с которыми отдельные пункты такого договора необходимо отменить, изменить

или добавить новые условия договора. Данные изменения оформляются дополнительным

соглашением. Дополнительное соглашение к договору – это тот же самый договор, а

соответственно, его подписание возможно и законно при обоюдном согласии обеих сторон по

договору.

Дополнительное соглашение к договору, по своей сути, изменяет или расторгает

основной договор. Все новые, установленные дополнительным соглашениям условия,

отменяют и делают недействительными предыдущие условия, установленные в договоре. В

связи с чем, дополнительное соглашение к договору, является частью основного договора,

причем неотъемлемой частью. Являясь частью основного договора, дополнительное

соглашение к договору должно соответствовать всем требованиям, предъявляемым к

основному договору. При заключении дополнительного соглашения к договору, применяются

правила используемые при заключении основного договора. В дополнительном соглашении к

договору должны быть указаны место и время заключения, а также стороны дополнительного

соглашения к договору. Следует отметить, что условия дополнительного соглашения

вступают в силу с момента заключения дополнительного соглашения к договору (если иное

не предусмотрено законом или договором). Еще, необходимо указывать частью какого

договора является дополнительное соглашение, а также все те условия, по которым должны

быть достигнуты соглашения.

При заключении дополнительного соглашения к договору, следует учитывать, что

дополнительное соглашение совершается в той же форме, что и основной договор

(ст.452 ГК РФ). Так как большинство сделок с недвижимостью требуют государственной

регистрации, то и дополнительное соглашение к договору также требует государственной

регистрации.

166

Таким образом, дополнительное соглашение – это документ, изменяющий или

расторгающий основной договор, который подписывается при обоюдном согласии обеих

сторон. Используется во всех договорах.

7. Протокол разногласий - это документ, в котором стороны фиксируют свои

разногласия по условиям заключаемого договора. Протокол разногласий можно составить как

после заключения договора (тогда его условия принимаются в том же порядке, как и условия

самого договора), так и на стадии разработки проекта договора.

Существование такого дополнения означает всего лишь существование некоторых

разногласий в отдельных вопросах. Именно эти спорные вопросы и фиксируются протоколом

разногласий.

Обычно такой протокол составляется в форме таблицы, содержащей несогласованные

сторонами пункты договора и редакции этих пунктов, предложенные как одной, так и другой

стороной. Протокол разногласий является полноценной частью договора, а его условия имеют

такую же силу, как и условия самого договора.

Протокол разногласий должен быть подписан, скреплен печатями и приложен к

договору. В противном случае подписанный договор не может считаться действительным. В

самом договоре о существовании протокола разногласий делается приписка: «Подписан с

протоколом разногласий № … от ... число…месяц…год».

Сторона, составившая протокол разногласий, предоставляет его вместе с

подготовленным и подписанным договором для подписания другой стороне.

Если другая сторона принимает протокол разногласий, то протокол разногласий

включается в договор как дополнительное условие. В случае несогласий первой стороны с

протоколом разногласий, первая сторона вправе отказаться от подписания договора. Либо

отказаться от протокола разногласий и принять условия договора к подписанию, либо

составить протокол согласования разногласий.

Используется во всех договорах, кроме трудовых.

8. Протокол согласования разногласий - в случае несогласий первой стороны с

протоколом разногласий, первая сторона вправе составить протокол согласования

разногласий. Помимо сведений, содержащихся в протоколе разногласий, данный документ

определяет или новую, согласованную редакцию спорных пунктов договора, или указание на

то, что спорные пункты договора приняты в редакции той или иной стороны. При этом в

протоколе разногласий делается приписка: «Подписан с протоколом согласования

разногласий № … от ... число…месяц…год».

После подписания протокола согласования разногласий стороны могут также

составить новую редакцию заключаемого договора, включив в него согласованные сторонами

пункты, либо заключить дополнительное соглашение к договору. Подписанный протокол

167

согласования разногласий может быть приравнен к дополнительному соглашению,

изменяющему некоторые условия договора. Используется во всех договорах, кроме трудовых.

В туристской индустрии России сложилась ситуация, когда технологии,

принципы и понятия, используемые турфирмами и гостиницами, ведущими

международную деятельность, значительно отличаются от принципов, правил и

понятий, используемых на внутреннем туристском рынке. РАТА и Лига защиты

прав путешествующих разработали проект Генерального соглашения об основах

сотрудничества туроператоров и объектов размещения, использующих основные

понятия и принципы международных контрактов в сфере туризма, являющийся

по своей организационно-правовой сути договором присоединения.

Специфика деятельности большинства гостиниц и турфирм заключается

в их взаимодействии с нерезидентами: иностранными юридическими лицами -

поставщиками и покупателями, а возможно, и с иностранными учредителями.

При заключении международных контрактов между сторонами

необходимо учитывать нормативные акты, регулирующие

внешнеэкономические сделки, чтобы в случае необходимости обоснованно

отстаивать свои права. В частности, при заключении контракта с

международными перевозчиками действуют условия Варшавской конвенции о

перевозке пассажиров и багажа, Афинской конвенции о перевозке морем

пассажиров и их багажа; при заключении контрактов с отелями применяются

нормы Кодекса отношений между гостиницами и турагентами.

При составлении контракта отношения сторон определяются не только

условиями контракта, но и нормами применяемого права. Несоответствие

контракта или какого-либо условия предписаниям закона может привести к

признанию контракта в целом или соответствующего его условия

недействительным. Когда в контракте отсутствует условие по какому-либо

вопросу, пробел восполняется с помощью норм применяемого права.

В правах разных государств имеются существенные расхождения при

решении одних и тех же вопросов, поэтому при составлении контракта

необходимо знать, правом какого государства будут регулироваться отношения

по конкретному контракту.

168

Проект договора желательно разработать самому туроператору, а не

получать его от контрагента, так как в этом случае не исключено, что в нем не

будут учтены должным образом интересы фирмы. Кроме того, это позволит

предотвратить включение в договор не выгодных для нее условий.

При подписании договора необходимо убедиться, что представитель

контрагента имеет юридическое право и полномочия на подписание документов.

Отсутствие соответствующих полномочий и подписание договора таким

представителем может привести к невозможности получения платы за

предоставленные услуги или возврата уже выплаченных сумм (предоплаты) за

услуги. Может случиться и так, что недобросовестный контрагент, не желая

исполнять свои обязательства по договору и нести ответственность, заявит о

том, что лицо, подписавшее договор, соответствующих полномочий не имело.

Таким образом, в любом контракте на туристские услуги должны быть

отражены следующие атрибуты, без которых контракт может быть признан

недействительным:

1. Наименование документа, его регистрационный номер. Каждый

документ должен иметь свое наименование. Это в значительной мере определяет

материально применимое право к отношениям, вытекающим из него. Нумерация

контракта может быть двойной: по номерам регистрации каждой из сторон.

2. Место и дата заключения. Применяемое право для оценки

действительности контракта определяют, в том числе, и по месту его

подписания. Для этого следует обязательно указывать место его подписания,

город и страну, а также дату.

3. Преамбула. В преамбуле детально описываются стороны контракта.

Указываются: полные наименования каждой из сторон, в точности

соответствующие регистрационным документам; страна регистрации и номер по

государственному реестру; номер лицензии на право занятия международной

туристской деятельностью. Если стороны взаимно требуют представления копий

регистрационных свидетельств или лицензий, таковые прикладываются к

контракту, о чем также делается ссылка в преамбуле. Если наименование какой-

либо из сторон достаточно длинное, в преамбуле ей присваивается условное

169

имя, которым она именуется далее по тексту (например. Фирма, Агентство и

пр.). Если в тексте контракта часто приходится упоминать обе стороны

одновременно, следует указать точно, как они будут именоваться (Стороны,

Участники и пр.). Принятые условные наименования всегда должны

употребляться в одинаковом смысле. В преамбуле также указываются лица,

представляющие стороны и подписывающие контракт (ф.и.о., должность). Если

контракт подписывается доверенным лицом, то это должно быть указано в

преамбуле, и к такому контракту прилагается доверенность, которая является

его неотъемлемой частью.

4. Понятия и определения. Этот раздел содержит специальную

терминологию и ее толкование. Во избежание разночтений статей контракта

сторонам следует договориться о понятиях. Обычно приводится 10-15 понятий.

Это особенно важно в двуязычных контрактах. При неоднозначности в

понимании термина вследствие различного его толкования в нормативных актах

следует ориентироваться на международные нормы и рекомендации.

5. Предмет контракта. Следует различать предмет и объект контракта.

Предмет контракта - всегда определенное действие, например прием туристов,

отправка туристов и т.д. Объект контракта уточняет различные характеристики

турпродукта, в частности экскурсии, лечение и др. Кроме того, в этот раздел

можно включать иные условия по соглашению сторон, например условие

конфиденциальности, передачи обязанностей третьим лицам и др.

6. Обязательства сторон. Обязательства сторон следует описать

достаточно четко, акцентируя внимание на самых необходимых и важных

моментах. Не рекомендуется предусматривать обязательства по умолчанию,

кроме случаев прямой отсылки на нормативный документ или свод правил.

Особо следует обратить внимание на изменение существенных условий,

несоблюдение которых лишает контракт основания, и он становится

недействительным. Например, по российскому законодательству существенные

условия договора на реализацию турпродукта приводятся в статье 10 Закона РФ

«Об основах туристской деятельности в Российской Федерации».

170

7. Условия бронирования туристского обслуживания. Стороны

устанавливают, какую информацию содержат заявки на обслуживание, каким

видом связи будут пользоваться и т.п. Следует согласовать терминологию,

аббревиатуру, сокращения и иные содержательные понятия, используемые при

переписке.

8. Условия обслуживания. В основной текст контракта следует

включать только общие сведения. Необходимо указать, что именно входит в

цену обслуживания. Важно договориться, как понимают стороны понятия

«сезон» или «несезон» и какие надбавки или скидки будут предоставляться в эти

периоды. Для зарубежных туров следует указать цены на будние и праздничные

дни. Цена обычно указывается из расчета на одного человека за туродень.

Количество туродней считается по числу ночевок. Если в туре есть

дополнительное питание, его следует оговорить особо. Конкретные цены на

туры и обслуживание указываются в приложении и согласовываются при

текущей переписке. Здесь же следует указать минимальное количество туристов

в группе. В статье 15 Кодекса отношений между гостиницами и турагентствами

группой следует считать численность туристов минимум 15 человек,

прибывающих и убывающих совместно и являющихся для турагентства и

гостиницы отдельной единицей.

9. Документы обслуживания. Стороны должны договориться о

документах, на основе которых будет осуществляться бронирование. Прежде

всего, следует договориться о средствах оперативной связи. В контракте должны

быть указаны точные реквизиты оперативной связи, время приема, разница в

поясном времени, выходные дни, праздники и часы работы офиса в рабочие дни.

Также необходимо согласовать формы и содержание заявок на

бронирование, подтверждение формы, извещения о направлении туристов,

ваучера и листа отметок.

Извещение это документ, подтверждающий прибытие тургруппы. В нем

указываются данные прибытия (номер авиарейса, дата прибытия, точная

численность и состав тургруппы), особенности питания (вегетарианцы,

171

диабетики, мусульмане и др.), фамилия турлидера (турменеджера, руководителя

группы), дополнительные виды обслуживания.

Служебный ваучер является для участников контракта ордером,

удостоверяющим наличие контракта, перечень бронированных услуг, объем,

стоимость и оплату услуг, по которому принимающая фирма обязана

предоставить услуги. При заключении контракта с гостиницей указываются

даты прибытия и убытия, вид транспорта и спецуслуги, оказываемые ею.

Должны быть указаны реквизиты сторон и реквизиты контракта, являющегося

основанием сделки, номера маршрутов, перечень основных видов

обслуживания, сроки, количество туристов, реквизиты турлидера, номера

именных ваучеров, цена и общая сумма перечисленных средств, номера и

реквизиты платежных документов. На ваучере должна стоять печать,

подтверждающая его действительность. Образцы штампов и печатей

указываются в приложении к контракту. Ваучер - документ строгой отчетности,

должен быть зарегистрирован и иметь свой номер по данной регистрации.

Важным документом является лист отметок о полученных услугах,

который является неотъемлемой частью служебного ваучера. Лист отметок

содержит полное описание услуг, входящих в турпакет. Он является основным

документом при разбирательстве претензий и споров. Кроме указания перечня

услуг в нем имеются графы, где указываются оценка уровня обслуживания,

замечания и претензии. Принимающая фирма обязана заполнить этот лист

вместе с турлидером. При наличии замечаний и претензий, не урегулированных

на месте, они вписываются в лист отметок. Сюда вносятся все изменения в

видах обслуживания, даже если они были согласованы с туристами. Этот

документ является важным при подведении баланса по окончании

определенного периода работ и уточнении взаимных задолженностей.

Фирмы-исполнители туристских услуг (контрактов) могут заключать

контракты не только с туроператором, но и между собой. Агентские

соглашения являются договорами между туроператорами и турагентами как

оптовыми покупателями пакетов туристских услуг (приложение 7).

172

Турагент предоставляет потребителю подготовленные туроператором

туры по договору возмездного оказания услуг. Договор возмездного оказания

туристских услуг - основной юридический документ, отражающий условия,

сроки, обязательства, ответственность и другие существенные условия,

добровольно принятые на себя сторонами в связи с куплей-продажей пакета

туристских услуг. Конкретные фирмы и содержание договора определяются

продавцом тура в соответствии с Гражданским кодексом РФ (главы 30, 49-52).

Реализация турпродукта возможна по договору поручения (статьи 971-

979 ГК РФ), договору комиссии (статьи 990-1004 ГК РФ) и агентскому договору

(статьи 1005-1011 ГК РФ).

Договор поручения предполагает, что турагент в отношении с

туристами выступает в качестве официального агента - производителя

туристской услуги и действует строго в рамках данных ему туроператором

полномочий. К агентскому договору применяются те же положения, что

установлены для договоров поручения и комиссии, с возможностями

ограничения прав в зависимости от того, действует турагент от своего имени

или от имени туроператора-принципала. В свою очередь, доверитель также

имеет определенный круг обязанностей. Он обязан выдать поверенному

доверенность (доверенности) на совершение юридических действий,

предусмотренных договором поручения.

Договор комиссии - договор, по которому одна сторона (комиссионер)

обязуется по поручению другой стороны (комитента) за вознаграждение

совершить одну или несколько сделок от своего имени, но за счет последнего.

Комитент не становится участником сделки, которую заключил в его интересах

и за его счет комиссионер. Именно этим обстоятельством договор комиссии

отличается от договора поручения. Права и обязанности по сделке возникают не

у комитента, а у комиссионера.

Агентский договор - договор, по которому одна сторона (агент)

обязуется за вознаграждение совершать по поручению другой стороны

(принципала) юридические и иные действия от своего имени, но за счет

принципала либо от имени и за счет последнего (статья 1005 ГК РФ).

173

Агентский договор может быть заключен на определенный срок или без

указания срока его действия. В тексте агентского договора стороны должны

оговорить обязанность агента представлять отчеты о сделке в определенные

сроки и в соответствующем порядке.

Если иное не предусмотрено агентским договором, агент вправе в целях

исполнения договора заключить субагентский договор с другим лицом,

оставаясь ответственным за действия субагента перед принципалом. В

агентском договоре может быть предусмотрена обязанность агента заключить

субагентский договор с указанием или без указания конкретных условий такого

договора.

Объем текста соглашения зависит от сложности предмета и объекта этого

соглашения. Чем детальнее будут описаны условия соглашения, тем проще

будет партнерам работать и разрешать возникающие проблемы.

Обязательные реквизиты агентского договора:

1. Наименование соглашения.

2. Место и дата совершения соглашения.

3. Преамбула, в которой приводятся: описание участников соглашения -

юридическое наименование каждого участника соглашения, сокращенные наименования для

упоминания в тексте соглашения, указание номера свидетельства о регистрации, даты и места

регистрации, номера лицензии на данный вид деятельности и даты ее выдачи. Указываются

должности и ф.и.о. лиц, подписывающих документ. Если лица, подписывающие документ,

действуют по поручению, то к соглашению прилагаются документы, подтверждающие

полномочия этих лиц (доверенности). Указывается наименование сторон, упоминаемых по

тексту вместе. В преамбуле дополнительно приводятся понятия и определения,

употребляемые в тексте соглашения. Также указываются документы, упоминаемые в

дальнейшем по тексту или применяемые по умолчанию.

4. Предмет и объект соглашения. Под предметом соглашения понимается описание

действия: поручение, передача, купля-продажа, посреднические услуги и др. Объектами

соглашения служат поименованные туры или услуги, предоставляемые на определенных

условиях. Если требуется приводить описание характеристики одного или нескольких

маршрутов или иную информацию, касающуюся объекта соглашения, то следует вынести ее в

приложение к соглашению, определив его как неотъемлемую часть соглашения.

174

5. Стоимость туров (можно вынести в приложение отдельным документом);

политика и размеры скидок и надбавок к стоимости стандартного (каталожного) тура; валюта

цены, процент на конвертацию и др.

6. Формы и порядок оформления заявки клиента на покупку тура, порядок

взаиморасчета с ним, договорная документация и особые обязательства, финансовые

документы.

7. Размер депозита и принципы депозитной политики, штрафная сетка

8. Порядок и сроки взаиморасчетов и платежей; какая из сторон несет банковские

издержки; инфляционная оговорка.

9. Размер, способ, сроки и порядок выплаты комиссионного вознаграждения.

Дифференциация агентского вознаграждения должна зависеть от: уровня финансовой

ответственности, которую агент берет на себя; объемов продаж; стабильности работы;

условий отношений. Агентское вознаграждение может слагаться из: агентской комиссии;

скидки, зависящей от взятой агентом на себя финансовой ответственности (жесткий блок);

скидки при достижении определенного численного объема; бонуса за стабильность работы и

финансовый оборот.

10. Условия рекомендуемой страховки и ее продажи.

11. Условия продажи дополнительных услуг.

12. Особые условия (рекламная политика, обеспечение информацией, порядок и

сроки бронирования услуг, порядок внесения изменений в условия тура по желанию клиента

и др.).

13. Условия аннуляции бронируемых услуг, штрафная сетка.

14. Условия компенсаций.

15. Ответственность за некачественные услуги или не предоставление таковых.

16. Претензии, порядок их оформления и сроки предъявления.

17. Порядок разрешения споров, арбитражная оговорка.

18. Сроки действия соглашения. Необходимо установить разумный и достаточный

срок действия соглашения и сторон при плановом прекращении соглашения. Для того чтобы

не переписывать соглашения, можно предусмотреть статью об автоматическом продлении

срока действия соглашения, если стороны не выразят готовность его прекратить.

19. Порядок досрочного прекращения действия соглашения по инициативе одной

из сторон или по волеизъявлению обеих.

20. Язык соглашения, количество экземпляров, условия конфиденциальности.

21. Реквизиты сторон (юридические адреса и банковские реквизиты).

22. Перечень приложений.

23. Поименование и подписи сторон, принимающих участие в соглашении.

175

Агентское соглашение, лимитирующее права и обязанности той или иной

стороны, может вызвать некоторые затруднения в отношениях агента и фирмы,

так как в условиях современного рынка фирма и агент не всегда имеют

возможность выполнять безукоризненно все пункты договора.

РЕЗЮМЕ

ДОУ государственных учреждений и негосударственных коммерческих

организаций регулируется в России соответствующими законодательными и

нормативными актами. В соответствии с решаемыми в сфере управления

задачами специалисты по ДОУ установили совокупность реквизитов,

расположенных в определенной последовательности, и зафиксировали

местоположение каждого элемента информации в документе (ГОСТ Р 6.30-

2003). Это максимальный набор реквизитов, которые могут использоваться при

составлении и оформлении организационно-распорядительных документов (в

конкретном документе реквизитов будет меньше).

Это позволило разработать формуляры документов (формуляры-

образцы), т.е. определить модель построения документа, установить основной

набор реквизитов официального письменного документа, размеры полей,

требования к формату документа. Отсутствие или неправильное оформление в

документе одного из реквизитов предусмотренных формуляром делает его

недействительным.

Деятельность фирмы фиксируется в организационно-правовых

документах, распорядительных, информационно-справочных. Договорные

отношения отражаются в договорах.

Вопросы для самопроверки

1. Какой формат бумаги рекомендован для оформления служебных документов? 2. Дайте определение бланка и реквизита документа. 3. Каков максимальный набор реквизитов? 4. Перечислите основные виды бланков, применяемых в организациях. Назовите способы

расположения реквизитов на бланках. Какой способ считается более рациональным? 5. Перечислите реквизиты, входящие в состав общего бланка, бланка для письма. 6. Какие требования предъявляются к оформлению реквизита «Наименование организации»? 7. Что входит в состав реквизита «Справочные данные об организации»?

176

8. На каких документах не проставляется реквизит «Наименование вида документа»? 9. Где и при каких условиях применяется реквизит «Государственный герб РФ»? 10. Каковы порядок датирования документа и виды дат? 11. Каким образом проставляется реквизит «Регистрационный номер документа» на

внутренних документах? На исходящих документах? 12. На каких документах проставляется реквизит «Ссылка на регистрационный номер и дату

документа»? 13. В каких случаях на документе не проставляется реквизит «Место составления документа»? 14. Из каких частей состоит реквизит «Адресат»? 15. Из каких частей состоит реквизит «Гриф утверждения документа» при утверждении

документа должностным лицом? При утверждении документа специально издаваемым

документом (постановлением, решением, приказом)? 16. Какие требования предъявляются к резолюции? Каков порядок ее оформления? 17. Какие требования предъявляются к реквизиту «Заголовок к тексту»? 18. Расскажите о порядке оформления приложений к документу. 19. Каков порядок оформления реквизита «Подпись»? 20. Как проставляется реквизит «Гриф согласования документа»? Назовите его составные

части. 21. Каким образом визируются внутренние документы? Исходящие документы? 22. Каков порядок проставления печатей на документах? 23. Как проставляется реквизит «Отметка о заверении копий»? Из каких составных частей он

состоит? 24. Перечислите отметки, проставляемые на входящем документе. Укажите порядок их

оформления. 25. К каким документам относится должностная инструкция, кем утверждается и

подписывается, с кем осуществляется согласование? 26. Какие документы относятся к распорядительным, какие к организационным? 27. Что служит основанием для издания приказа, кому предоставлено право издавать

постановления, указания? 28. Какие реквизиты содержит формуляр-образец приказа? 29. Из каких частей состоит текст приказа по основной деятельности, как строится текст

распорядительной части приказа? 30. Какой пункт обязательно присутствует в любом приказе по основной деятельности? 31. Кто подписывает приказы по основной деятельности, где проставляются визы на приказе,

как происходит регистрация? 32. Дайте определение протокола, каков порядок составления, датирования, регистрации и

подписания протокола? 33. Какие документы относятся к справочно-информационным? 34. Какой документ может служить основанием для создания акта? 35. На какие смысловые части делится текст акта. Для чего необходимо указывать число

экземпляров акта и место их нахождения? 36. К какому виду документов относятся докладные и объяснительные записки, перечислите

различия в составлении и оформлении внешних и внутренних докладных записок? 37. На какие группы подразделяются справки? Чем они различаются, какие реквизиты

включают? 38. Как классифицируются служебные письма? 39. Как оформляется служебное письмо? 40. Какие письма обязательно заверяются печатью? 41. Какие письма должен подписывать главный бухгалтер? 42. Какие ссылки содержит письмо-ответ? 43. Какой реквизит обязателен в сопроводительном письме? 44. Какие особенности характерны для коммерческих писем?

177

Глава 3. ДОКУМЕНТАЛЬНОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ УПРАВЛЕНИЯ

ПЕРСОНАЛОМ. ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ

ДОКУМЕНТАЦИИ ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ

3.1. ОБЩАЯ ХАРАКТЕРИСТИКА КАДРОВОГО СОСТАВА ПРЕДПРИЯТИЯ.

ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТАЛЬНОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ

КАДРОВОЙ СЛУЖБЫ ПРЕДПРИЯТИЯ СФЕРЫ СОЦИАЛЬНО-КУЛЬТУРНОГО

СЕРВИСА И ТУРИЗМА

Особенностью сферы СКСиТ, отличающей ее от других сфер экономики

является участие в производственном процессе большого числа людей, которые

выступают в роли основного ресурса и конкурентных возможностей

организаций СКСиТ. Персонал, его мастерство и сознательность - это залог

удовлетворенности клиента и правильной организации функционирования

фирмы, а отсутствие сбоев в процессе и качестве оказания услуги – это уже

залог успеха фирмы.

Рис 12. Система управления персоналом современной организации

Как показывает практика, человеческий фактор оказывает сильное

влияние на качество предоставляемых услуг.

Эффективное управление персоналом сегодня важная задача любой

организации, ведь плохое обслуживание вызывает большую реакцию у клиента,

178

чем хорошее. Весь персонал должен приложить усилия, чтобы у клиента после

обращения в фирму осталось чувство удовлетворения и желание

воспользоваться услугами компании еще не раз.

Служащие – это часть продукта компании, ее визитная карточка.

Кадровая работа – представляет собой комплекс организационных,

информационных и иных мероприятий, согласованных между собой по срокам и

способам осуществления и направленных на поддержание оптимального состава

работников (кадрового состава) предприятия. Под оптимальным составом

понимается такой состав работников, который количественно и качественно

способствует максимальной эффективности предприятия в процессе

функционирования. Без коммуникации и документации процесс управления

кадрами не возможен. Цель, задачи и составляющие кадровой работы

представлены на рис.

Организационная структура кадровой работы – это специально

уполномоченная структура: кадровая служба, отдел кадров или

специалист/инспектор по кадрам, или специально уполномоченное должностное

лицо предприятия. Такие полномочия могут при необходимости быть

возложены и на руководителя предприятия и на секретаря/офис менеджера или

делопроизводителя.

Правовая основа кадровой работы включает: - федеральные законы и иные нормативно-правовые акты по труду,

прежде всего Трудовой кодекс РФ;

- законодательные и иные нормативно-правовые акты субъектов РФ, под

действие которых подпадает деятельность предприятий функционирующих на

территориях субъектов РФ;

- ведомственные (отраслевые) нормативно-технические и нормативно-

методические акты и организационно-распорядительная документация,

регламентирующая отдельные вопросы (направления) кадровой работы и (или)

кадровую работу в целом, если предприятие занимает по отношению к

соответствующим органам подчиненное положение;

179

- организационно-распорядительные документы по кадровой работе,

издаваемые в пределах своей компетенции предприятием (кадровая политика,

правила внутреннего трудового распорядка и т.д.)

Рис 13. Цель, задачи и составляющие кадровой работы

При назначении ответственного за кадровую работу и делопроизводство

руководитель предприятия издает приказ о приеме соответствующего работника

на работу по совместительству (ф. Т-1) Регламентация повседневной

деятельности такого работника по ведению кадровой работы и документации

будет осуществляться в согласно должностной инструкции ответственного за

ведение кадровой работы.

Основные полномочия по ведению кадровой работы включают:

Кадровая работа - комплекс

мероприятий по обеспечению

оптимального кадрового состава

Цель кадровой работы: формирование и поддержание

оптимального кадрового состава в

процессе функционирования

предприятия

Задачи кадровой работы: - организационное обеспечение

(кадровый менеджмент) - информационное обеспечение - документальное обеспечение

информационное обеспечение

Кадровая коммуникация

(бездокументные способы

обмена информацией)

Кадровая документация тренинг контроллинг

организационное обеспечение

Рекрутинг (поиск, отбор, наем)

адаптация мотивация

Ротация кадров

(включая

увольнение)

Составляющие кадровой работы

180

- организацию взаимодействия между должностными лицами

предприятия по вопросам ведения кадровой работы;

- подготовку, согласование и подписание приказов по кадрам;

- подготовку, согласование и подписание нормативно-методических

документов по организации кадровой работы;

- внесение предложений по совершенствованию кадровой работы;

- разработку концепции кадровой работы на предстоящий период (на

срок до 5 лет);

- утверждение краткосрочных планов кадровой работы (перемещение –

ротация, комплектование кадрами и т.д.)

- ведение переписки по кадровым вопросам, использование поисковых и

информационно-правовых систем, включая ресурсы Интернет;

- контроль выполнения требований руководящих документов и решений

руководства по кадровой работе;

- предложения по перемещению сотрудников;

- ведение кадровой документации и организация работы с документами.

Рассмотрим специфику работы некоторых сотрудников туристских

организаций.

На рынке туристских услуг выделяют туроператоров (фирмы,

осуществляющие деятельность по формированию, продвижению и реализации

туристского продукта), турагентов (фирмы, осуществляющие деятельность по

продвижению и реализации туристского продукта) и экскурсионные бюро.

Объем и характер должностных обязанностей и полномочий менеджеров по

туризму различается в зависимости от того, в какой организации они работают.

Должностные инструкции менеджеров разрабатываются для

специалистов среднего уровня: менеджера по направлению или продаже тур-

продуктов в турагентстве; менеджера по формированию тур-продукта в

туроператоре. Персонал туристских организаций и турагенства приведен в

таблице 11 и 12.

181

Таблица 11

Персонал туроператора

Туроператор выполняет следующие задачи: планирование и составление программы

туров; расчет стоимости туров; бронирование и продажа билетов; бронирование мест в

гостиницах; составление программ экскурсионных и других дополнительных услуг;

инструктаж гидов и водителей; оформление туристской документации; визовое

обеспечение; маркетинг и реклама; взаимодействие с турагентствами и другими

организациями; прямая продажа турпакетов; заключение агентских и иных договоров;

выполнение административных функций.

Первый квалификационный

уровень Второй

квалификационный

уровень

Третий квалификационный

уровень

Оператор по бронированию Оператор по продажам Оператор по выездному

туризму Оператор по въездному и

внутреннему туризму Сопровождающий Референт Секретарь Кассир Стажер Курьер

Менеджер по

направлению Менеджер по

бронированию и

продажам Менеджер по работе с

клиентами Менеджер по связям с

общественностью Менеджер по визовому

обеспечению Менеджер по кадрам Юрист Бухгалтер

Директор/начальник отдела

туроператора: - по маркетингу - бронированию и продажам - турпродуктам - связям с общественностью - работе с клиентами - кадрам - информационным

технологиям - финансам

Таблица 12

Персонал турагентства

Турагентства выполняют следующие функции: предоставляют информацию

клиентам; работают с клиентами; бронируют и оформляют билеты; продают туры;

занимаются маркетингом и рекламой; взаимодействуют с туроператорами.

Первый квалификационный

уровень Второй

квалификационный

уровень

Третий квалификационный

уровень

Агент по бронированию Менеджер по

направлению Директор/начальник отдела:

- по маркетингу и продажам

Агент по продажам Менеджер по

бронированию и

продажам

- бронированию и продажам

Агент по выездному

туризму Менеджер по работе с

клиентами - турпродуктам

Агент по въездному и

внутреннему туризму Менеджер по связям с

общественностью -связям с общественностью

Ассистент по

формированию тургрупп Менеджер по кадрам - работе с клиентами

Референт Менеджер по - кадрам

182

визовому

обеспечению Секретарь Юрист - информационным технологиям Кассир Бухгалтер - финансам Стажер Курьер

Примерные должностные инструкции менеджеров могут быть

преобразованы в должностные инструкции начальников подразделений

туристских организаций путем внесения в них пунктов, устанавливающих

обязанности по руководству подчиненными работниками, планированию

деятельности подразделений и иным положениям, соответствующим третьему

квалификационному уровню, квалификационным требованиям

(профессиональным стандартам) к основным должностям работников

туристской индустрии.

Экскурсионное бюро предоставляет клиентам услуги экскурсовода (гида)

в масштабах города, региона, страны (таб. 13).

Таблица 13

Персонал экскурсионного бюро

Первый

квалификационный

уровень

Второй квалификационный

уровень Третий квалификационный

уровень

Агент по приему заказов Секретарь Стажер Кассир Курьер

Переводчик Гид-переводчик Экскурсовод Организатор экскурсий Агент по рекламе и продажам Агент по работе с клиентами Администратор Бухгалтер

Начальник/начальник отдела

экскурсионного бюро: по маркетингу и рекламе продажам работе с клиентами организационным вопросам

Руководители туристских групп, организаторы путешествий и экскурсий,

экскурсоводы являются тем персоналом турфирм, который непосредственно

предоставляет туристам пакет услуг или координирует его исполнение

сторонними организациями.

В зависимости от характера путешествий различают два типа

руководителей тургрупп:

183

Первый характерен для выездных путешествий, которые основываются

на всех институтах туристской индустрии - гостиницах, оздоровительных

комплексах. Задачей руководителей тургрупп при организации таких

путешествий является координация работы перевозчиков, гостиниц,

экскурсионных бюро и т.д.

Второй тип руководителя тургрупп необходим в путешествиях,

осуществляемых активными способами передвижения и нацеленных на

активный отдых, оздоровление, тренировки, повышение физической подготовки

на природе. В их задачи входит: предоставление туристам информации о

маршрутах, планирование маршрутов, непосредственное участие в

путешествиях, обеспечение путешественников жильем или координация их

действий по обеспечению жильем (разбивка бивуаков, палаток, проч.), решение

вопросов питания и др. Организаторы путешествий или руководители тургрупп,

занимающиеся активным отдыхом, должны иметь достаточный опыт, хорошо

знать местность, владеть основами жизнеобеспечения людей в природных

условиях и т.д.

Введение в штат должностей «менеджер по туризму» и «агент по

туризму» характерно для небольших туристских компаний, которые стараются

минимизировать свой штат и сделать универсальными функциональные

обязанности своего персонала.

В службе ДОУ сферы СКСиТ выделяют: секретарей и/или

помощников руководителя и его заместителей; менеджеров офиса.

Секретари руководства (в средних и крупных компаниях) или секретарь/

помощник руководителя/ офис-менеджер (далее сотрудник службы ДОУ) (в

малых турфирмах и гостиницах) должны максимально освободить руководителя

и его заместителей от подготовительных стадий важных мероприятий,

отдельных видов текущей работы, высвободить его время для творческой

деятельности, существенно упростить его управленческую работу. Секретарь

должен быть связующим звеном между руководителем и менеджерами

туристской компании, воплощающими решения и распоряжения в жизнь, а

также между руководителем и его деловыми партнерами.

184

Сотрудник службы ДОУ осуществляет: организацию совещаний,

ведение делопроизводства, прием посетителей, организацию служебных

командировок и т.д. Обязан свободно владеть компьютерной техникой,

самостоятельное составлять документы по поручению руководителя,

редактировать полученные проекты документов, вести контроль за

исполнением, подготовкой документов для тиражирования на множительной

технике, копированием документов на персональном ксероксе и т.д.

Таблица 14

Требования, предъявляемые к соискателю на должность

Характеристика Требуемый уровень Знание административно-нормативных актов,

определяющих порядок работы

турфирмы

Знание устава турфирмы, ее миссии,

организационной структуры, основных организаций-партнеров и их руководителей

Знания в области туризма Широкие и глубокие знания проблем и состояния

международного и внутреннего туризма Знание правовых дисциплин Осведомленность по вопросам правоведения,

гражданского права, компетентность в сфере

законодательства других стран Знания в сфере культуры речи и

делового этикета Широкие знания делового этикета, правил ведения

телефонных переговоров, правил делового общения,

культуры и искусства ведения спора Знание делопроизводства Умение составлять деловые письма, проекты

приказов, распорядительных документов и т.д. Технические умения и навыки Уверенный пользователь ПК, умение работать с

мини-АТС, оргтехникой, «продвинутый

пользователь» в работе с интернетом и электронной

почтой Организационное обеспечение

работы офиса Фильтрация и распределение телефонных контактов,

выполнение поручений руководителя, организация и

координация приема посетителей, организация

переговоров Управление временем Планирование рабочего дня директора, курьера и

офиса в целом Самоменеджмент Проведение самоанализа, оценка и повышение

личной производительности, повышение

квалификации, использование методов эффективного

принятия решений

Заместитель руководителя предприятия по финансово-

экономической работе (главный бухгалтер) выполняет следующие функции в

части документационного обеспечения управления:

185

- возглавляет работу по подготовке форм первичных учетных документов,

применяемых при оформлении хозяйственных операций, по которым не

предусмотрены типовые формы, а также по разработке форм документов

внутренней бухгалтерской отчетности;

- осуществляет контроль за соблюдением технологии обработки бухгалтерской

информации и порядка документооборота, а также порядка оформления

первичных и бухгалтерских документов, расчетов и платежных обязательств;

- обеспечивает рациональную организацию бухгалтерского учета и отчетности

на основе современных информационных технологий, а также формирование и

своевременное представление полной и достоверной документированной

бухгалтерской информации;

- принимает меры по соблюдению законности, своевременности и правильности

оформления бухгалтерских документов, а также по обеспечению их

сохранности до передачи на хранение в архив или за минованием надобности

на уничтожение;

- участвует в оформлении документов по недостачам и хищениям денежных

средств и товарно-материальных ценностей, а в необходимых случаях

контролирует их передачу в следственные и судебные органы;

- руководит разработкой и внедрением рациональной планово-учетной

документации.

Ответственность за надлежащую организацию работы с документами в

структурных подразделениях гостиниц, турфирм несут начальники

соответствующих подразделений. При этом ведущее место в организации

работы с документами, безусловно, принадлежит службе ДОУ или ее аналогам и

должностным лицам из числа руководящего состава службы.

В разных турфирмах виды деятельности по документационному

обеспечению управления различаются. Например, секретарь офиса прямых

продаж туроператорской компании со штатной численностью (офиса) до 20

человек осуществляет следующие виды работ:

1)подготовка необходимых документов - приказов, распоряжений, гарантийных

писем, заявок на бронирование и проч.;

186

2) контроль правильности составления документов, представляемых на подпись

руководителю, таких как заявление на выдачу (замену) дисконтной карточки,

служебная записка на выдачу денежных средств, заявление на отгул, заявление

на перевод с должности, о предоставлении отпуска, увольнении;

3) осуществление оперативной связи посредством телефона, факса, электронной

переписки и ICQ:

- с работниками центрального офиса - менеджерами визового отдела по поводу

сроков предоставления документов на визу, информации о сдаче-получении

документов в посольство;

- работниками коммерческой службы по направлениям по поводу наличия мест

в отелях, наличия железнодорожных и авиабилетов, описания отелей и т.д.;

- техническими специалистами по поводу работы оргтехники офиса, телефонной

связи, Интернета, локальной сети, программы «Мастер-тур» и аналогичных

специализированных программ;

- клиентами компании для обмена пожеланиями, рекомендациями и

документами, необходимыми для бронирования отеля или авиабилета и

оформления визы;

4) выполнение компьютерного набора и копировально-множительных работ;

5) оперативное информирование работников офиса о телефонных звонках

(Ф.И.О. звонившего, кому адресовано сообщение, суть вопроса, как и когда

можно связаться);

6) ведение табеля учета рабочего времени работников офиса;

7) подготовка графика отпусков работников офиса;

8) выдача справок о трудовом стаже работников офиса;

9) работа с программой Microsoft Outlook - распределение входящей почты,

осуществление деловой переписки с работниками компании и партнерами;

10) работа с административно-хозяйственным отделом по вопросам поставки в

офис канцелярских товаров, писчей бумаги, хозяйственных принадлежностей;

11) оперативная связь с отделом маркетинга по вопросам поставки в офис

фирменных каталогов компании по направлениям, обложек для паспортов,

конвертов и т.д.

187

В бухгалтерию (финансовый отдел) гостиницы входят: финансовый

директор, главный бухгалтер, бухгалтеры, кассиры.

Подразделения бухгалтерии отвечают за учет и контроль внешней и

внутренней финансовой деятельности гостиницы.

Некоторые гостиницы для усиления возможностей этого подразделения

привлекают внешние специализированные организации (аудиторские и

консалтинговые компании). В этом случае персонал бухгалтерии лишь собирает

необходимые первичные данные и передает их этой организации. Крупная

гостиница, которая выполняет эти функции самостоятельно, должна иметь

большой штат бухгалтеров.

В функции бухгалтерии входят: оплата счетов, оформление счетов-

фактур и накладных, сбор платежей, обработка платежных ведомостей,

аккумулирование оперативных данных и подготовка финансовых отчетов.

Кроме того, персонал бухгалтерии может быть ответственен за создание

банковских депозитов, обеспечение наличных займов и выполнение других

управленческих функций, относящихся к гостиничному бизнесу. Во многих

отелях ночной аудит и учет деятельности службы питания и напитков также

относятся к компетенции этого подразделения.

В штат коммерческого отдела (отдела маркетинга и продаж, маркетинга и

рекламы и т.п.) входят операторы бронирования, специалисты по работе с

корпоративными клиентами, специалисты по работе с турфирмами,

маркетологи, специалисты по PR (Public Relations) и рекламе. Деятельность

последних связана с информированием представителей общественности и

средств массовой информации о деятельности гостиницы, разработкой и

осуществлением мер по формированию и улучшению имиджа гостиницы,

организацией пресс-конференций, брифингов, интервью руководителей

организации в средствах массовой информации.

Заместитель руководителя предприятия по маркетингу (начальник

коммерческого отдела, отдела маркетинга и продаж) выполняет следующие

функции в части документационного обеспечения управления:

188

- подготовка внутренних документов, отчетов о конъюнктуре рынка

гостиничных услуг;

- формирование и своевременное представление полной и достоверной

информации о положении гостиницы на рынке;

- организация ведения учета и составления отчетности по маркетинговым

исследованиям;

- составление маркетингового, рекламного и выставочных бюджетов, а также

отчетов об их выполнении;

- подготовка пресс-релизов для средств массовой информации.

Кадровая служба гостиницы занимается вопросами подбора и

расстановки, оценки персонала, повышением его квалификации, участвует в

разработке программ стимулирования персонала.

В службе управления персоналом крупной гостиницы обычно работают:

директор отдела кадров, менеджер (специалист) по подбору персонала,

менеджер (специалист) по обучению персонала (тренинг-менеджер), менеджер

(специалист) по развитию персонала, менеджер (специалист) по социальному

обеспечению.

В практическом бизнесе используется следующий норматив численности

персонала отдела кадров: при штатной численности до 100-150 человек все

функции, связанные с управлением персоналом гостиницы, возлагаются на

одного специалиста; при численности персонала от 200 до 800 человек - 2-2,5

работника и т.д.

Заместитель руководителя гостиницы по управлению персоналом

(начальник службы персонала) выполняет следующие функции в части

документационного обеспечения управления:

— принимает участие в разработке документов в области планирования

по вопросам обеспечения предприятия кадрами; обеспечивает своевременную

подготовку и предоставление аналитических материалов по социальным и

кадровым вопросам на предприятии, а также составление прогнозов развития

персонала; руководит работой по созданию и ведению банка персональных

189

данных, стандартизации и унификации кадровой документации; организует

ведение учета и составление отчетности по вопросам управления персоналом.

Трудовое законодательство РФ предусматривает обязанность ведения на

предприятии различных кадровых документов. Все они в той или иной степени

способны защитить работника от произвольных решений работодателя. Далеко

не в каждой организации СКСиТ кадровая работа ведется правильно.

Исторически сложилось и до настоящего времени не претерпело

существенных изменений положение, о том, что нормативно-методическая база

ДОУ кадрами сложилась стихийно и представляет собой не систему

взаимосвязанных, согласованных между различными ведомствами нормативных

актов, построенных на единой методологической платформе, а перечень

отдельных актов различных ведомств, зачастую несвязанных друг с другом в

областях трудового законодательства, гражданского права, учета, статистики,

стандартизации и др.

Документационное обеспечение управления кадрами представляет

собой деятельность, обеспечивающую документирование и организацию работы

с кадровыми документами.

В практической деятельности основной задачей ДОУ кадрами является

документальное оформление функции по управлению кадрами:

документирование управления кадрами и организация работы с кадровыми

документами.

Документирование управления кадрами включает:

1. - оформление организации труда работников

2. - заключение трудового договора и оформление перевода, приема на работу;

3. - оформление перевода;

4. - оформление предоставления отпусков;

5. - оформление отпусков;

6. - оформление дисциплинарных взысканий работников;

7. - оформление аттестации;

8. - оформление учета использования рабочего времени;

9. - оформление привлечения работников к работе в выходные и праздничные

190

дни;

10. - оформление служебных командировок;

11. - прекращение трудового договора и оформление увольнения с работы.

Организация работы с кадровыми документами включает:

1. - ведение трудовых книжек;

2. - учет кадров, создание и ведение справочного аппарата;

3. - формирование и ведение личных дел;

4. - составление номенклатуры дел службы кадров;

5. - подготовку дел службы кадров к передаче в архив организации;

6. - хранение дел службы кадров в архиве организации;

7. - порядок передачи дел службы кадров;

8. - документирование деятельности комиссии по трудовым спорам.

3.2. Характеристика важнейших кадровых документов.

Требования к оформлению

Введенный в действие с 1 февраля 2002 г. Трудовой кодекс Российской

Федерации (далее - ТК РФ) устанавливает обязательность применения каждой

организацией независимо от ее организационно-правовой формы ряда

локальных правовых актов, таких как коллективный договор, соглашение,

правила внутреннего трудового распорядка, должностные инструкции,

положение об использовании и защите персональных данных и др.

В ТК РФ названы документы, которыми документируется прием,

перевод, увольнение, командирование, отпуска, поощрения и взыскания

работников. Часть этих документов применяется давно (приказ, заявление,

трудовая книжка и др.), относительно других введен новый порядок их

составления и применения (трудовой договор); необходимость создания

некоторых регламентирована впервые (уведомления). Кодекс не только

устанавливает применение тех или иных документов, но и определяет структуру

текста, порядок оформления некоторых из них (например, трудового договора).

191

ТК РФ содержит специальную статью (ст. 14), устанавливающую

порядок исчисления сроков, а в некоторых случаях устанавливает и конкретные

сроки подготовки документов. Например, приказ о приеме на работу (ст. 68),

приказ о применении дисциплинарного взыскания (ст. 193), изготовление и

выдача работнику копий документов, связных с работой (ст. 62),

предупреждение работника об увольнении (ст. 79, 80) - все эти документы

должны быть оформлены в трехдневный срок.

При определении примерного состава кадровой документации

предприятиям СКСиТ следует исходить из предписаний ОКУД и

соответствующих положений ТК РФ.

Документы, регулирующие вопросы приема на работу, перевода,

предоставления отпусков, поощрений и взысканий и др., относятся к

документам по личному составу (кадровым документам).

Значение кадровой документации определяется тем, что она является

подтверждением прав граждан на труд, социальное обеспечение и т.п. Именно

она определяет трудовой стаж при начислении пенсии. Поэтому все кадровые

документы необходимо тщательно готовить, правильно оформлять и соблюдать

меры по обеспечению их сохранности (ТК РФ, ФЗ «Об архивном деле»).

Документация по личному составу ведется в организациях

независимо от их организационно-правовой формы и вида деятельности, при

этом руководитель несет персональную ответственность за правильное ведение,

хранение и использование документов13.

Таблица 15

Кадровая документация

по приему на работу: - заявление о приеме на работу (ф.

0281071 по ОКУД) - трудовой договор (ст. 57,67 ТК РФ) - приказ о приеме на работу (ст. 68 ТК РФ,

форма № Т-1)

по увольнению: - заявление от сотрудника - приказ об увольнении (ст. 77-84 ТК РФ,

форма № Т-8) - записка-расчет при прекращении

трудового договора (ст. 77-84 ТК РФ,

13 Ранее кадровая документация оформлялась в соответствии с Кодексом законов о

труде Российской Федерации (КЗоТ РФ), с 2002 года в соответствии с ТК, ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к

оформлению документов», другими нормативными актами.

192

- личный листок по учету кадров - автобиография - др. документы, содержащие

персональные данные сотрудника (копии) - трудовая книжка

форма № Т-61)

по оформлению отпусков:

- график отпусков (форма № Т- 7)

- заявление от сотрудника - приказ о предоставлении отпуска - записка-расчет о предоставлении отпуска

(форма Т-60)

оформление поощрения: - представление о поощрении ( ст. 191 ТК

РФ) - приказ о поощрении (форма № Т-11) наложение дисциплинарного

взыскания: - объяснительная записка о нарушении

трудовой дисциплины - докладная записка о нарушении

трудовой дисциплины - приказ о наложении дисциплинарного

взыскания. служебные командировки:

- служебное задание (ст. 66-168 ТК РФ,

форма № Т-10а) - командировочное удостоверение (ст.

166-168 ТК РФ, форма №Т-10) - приказ о направлении в командировку

(ст. 166-168 ТК РФ, форма № Т-9)

документация по учету труда и его

оплаты:

- личная карточка (форма № Т-2) - табель учета рабочего времени и расчета

заработной платы (форма № Т-12)

Управление персоналом регламентируется следующими

организационно-правовыми документами: штатным расписанием, коллективным

договором, правилами внутреннего трудового распорядка, положением о

персональных данных работника, положением о системе заработной платы,

положением об оплате труда, положением о нормах труда, положением о

персонале, положением о комиссии по трудовым спорам,

положением/инструкцией по охране труда, графиком сменности, графиком

отпусков, должностными инструкциями и др.

В состав локальных нормативных актов, обязательных для каждого

работодателя, согласно толкованию норм ТК РФ входят:

1) штатное расписание (ст. 57 ТК РФ)

2) правила внутреннего трудового распорядка (ст.56, 189, 190 ТК РФ)

3) документы, устанавливающие порядок обработки персональных

данных работников, их права и обязанности в этой области (ст. 86-88 ТК РФ)

193

4) при сменной работе каждая группа работников должна производить

работу в течение установленной продолжительности рабочего времени в

соответствии с графиком сменности (ст.103 ТК РФ)

5) график отпусков (ст.123 ТК РФ)

6) правила и инструкции по охране труда. Работодатель обязан

обеспечить безопасные условия и охрану труда, правила и инструкции по охране

труда должны быть составлены и доведены под роспись до сведения работников

Эти документы входят в число тех, которые инспекторы федеральной

инспекции труда проверяют в первую очередь.

К сожалению, о необходимости качественного ведения кадрового

делопроизводства руководители компаний вспоминают при угрозе

приближающейся проверки, либо ревизии. В настоящее время, в большинстве

компаний СКСиТ ведение кадровой работы возлагается на главного бухгалтера,

либо менеджера, что, не гарантирует качественного ведения кадрового

делопроизводства.

Должностная инструкция - организационно-правовой документ,

устанавливающий для работника организации конкретные трудовые

обязанности в соответствии с занимаемой должностью (см. Разд. 2, гл. 2 и

приложение 23).

Распорядительными документами (приказами, распоряжениями)

оформляется решение вопросов подбора и расстановки кадров, других вопросов,

относящихся к прохождению службы сотрудниками организации.

Приказы по личному составу (кадровые приказы) регулируют прием,

перемещения, увольнения работников, предоставление отпусков, присвоение

разрядов, категорий вынесение взысканий и поощрения работников

(приложение 8).

Постановлением Госкомстата России от 05 января 2004 г. № 1 «Об

утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по

учету труда и его оплаты» утверждены унифицированные формы для

следующих разновидностей приказов:

194

1. Приказ (распоряжение) о приеме работника/ов на работу

(унифицирован-ная форма № Т-1, Т-1а). Издается на основании трудового

договора. Содержание приказа должно соответствовать условиям трудового

договора (ст.68 ТК РФ). В приказе указываются: фамилия, имя, отчество

принимаемого на работу, наименование структурного подразделения, профессия

(должность), испытательный срок, если работнику устанавливается испытание

при приеме на работу, а также условия приема на работу и характер

предстоящей работы (по совместительству, в порядке перевода из другой

организации, для замещения временно отсутствующего работника, для

выполнения определенной работы и др.);

2. Приказ (распоряжение) о переводе работника/ов на другую работу

(униф. форма № Т-5, Т-5а). Содержит фамилию, имя, отчество работника, вид

перевода; наименование структурного подразделения и наименование

профессии (должности) – на прежнем месте работы; причину перевода;

наименование структурного подразделения, наименование профессии

(должности), оклад (тарифную ставку), надбавку – на новом месте работы

3. Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику/ам

(униф. форма № Т-6, Т-6а). Содержит фамилию, имя, отчество работника,

наименование профессии (должности); наименование структурного

подразделения; вид отпуска (ежегодный оплачиваемый, учебный, без

сохранения заработной платы и другие); период работы, за который

предоставляется ежегодный оплачиваемый отпуск; продолжительность отпуска,

дату его начала и окончания.

4. Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового

договора с работником/ми (увольнении) (униф. форма № Т-8, Т-8а). Содержит

фамилию, имя, отчество работника, наименование структурного подразделения,

наименование профессии (должности), основание увольнения.

5. Приказ (распоряжение) о направлении работника/ов в командировку

(унифицированная форма № Т-9, Т-9а). Содержит фамилию, имя, отчество

работника, направляемого в командировку; наименование профессии

(должности), наименование структурного подразделения; место назначения

195

(страна, город, организация), срок командировка, даты ее начала и окончания.

При необходимости указываются источники оплаты сумм командировочных

расходов, другие условия направления в командировку.

6. Приказ (распоряжение) о поощрении работника/ов (униф. форма №

Т-11, Т-11а). Применяются для оформления и учета поощрений за успехи в

работе. Составляются на основании представления руководителя структурного

подразделения организации, в котором работает работник. Подписываются

руководителем организации или уполномоченным им на это лицом,

объявляются работнику(ам) под расписку. На основании приказа

(распоряжения) вносится соответствующая запись в личную карточку работника

(форма N Т-2) и трудовую книжку работника. При оформлении всех видов

поощрений, кроме денежных вознаграждений (премий), допускается

исключение из формы N Т-11 «Приказ (распоряжение) о поощрении работника»

реквизита «в сумме ____ руб. ____ коп.».

Для создания этих разновидностей приказов по личному составу должны

использоваться только вышеперечисленные унифицированные формы.

Организациям не рекомендуется применять свою форму или изменять

утвержденные. Во-первых, потому что унифицированные формы

распространяются «на организации независимо от формы собственности,

осуществляющие деятельность на территории Российской Федерации» (п. 2

Постановления Госкомстата РФ №1 от 05.01.2004). Во-вторых, если организация

создает «самодеятельную» форму, то рискует забыть внести в нее какие-либо из

обязательных реквизитов или условий, например, о том, является ли работа

основной или по совместительству, установлен ли испытательный срок, условия

оплаты труда. А это приводит к негативным последствиям в случае спора с

работником в будущем.

Приказ об изменении анкетно-биографических данных, приказ о

наложении дисциплинарного взыскания, приказ о предоставлении неполной

рабочей недели, приказ о привлечении работника к сверхурочной работе

издаются на основании различных инициативных документов, таких как:

заявления, справки, докладные и т.п.

196

Приказы по личному составу составляются, оформляются и

хранятся в отделе кадров организации.

Реквизиты приказа по личному составу, оформляемого без

применения унифицированной формы должны содержать: наименование

организации (08); наименование вида документа (10); дата; регистрационный

номер (11,12); место составления (14); заголовок к тексту (18); текст (20);

основание для издания документа; подпись (22); визы согласования (24); виза

ознакомления работника с приказом.

Датой приказа (11) является дата его подписания. Приказы по личному

составу имеют нумерацию отдельную от приказов по общим вопросам

(например, № 5-к, № 16-ок, № 68-л/с). Нумеруют приказы по порядку, начиная с

№ 1, в течение календарного года.

Заголовок к тексту (18) в индивидуальных приказах оформляется

следующим образом: «О приеме на работу Сенько А.Ф.», в сводных - «По

личному составу».

Текст (20) сводных и некоторых индивидуальных приказов по личному

составу может состоять только из распорядительной части, без констатирующей.

Они начинаются с самого действия, которое необходимо произвести,

выраженного глаголом неопределенной формы (НАЗНАЧИТЬ, УВОЛИТЬ,

ПРЕДОСТАВИТЬ ОТПУСК и т.д.). Затем указывается фамилия и инициалы

работника (в приказах о приеме на работу - фамилия, имя, отчество полностью)

и другие данные в строгом соответствии со статьями ТК РФ.

Например, текст приказа об увольнении должен выглядеть следующим

образом:

УВОЛИТЬ:

Иванова Ивана Ивановича, старшего менеджера отдела продаж по собственному

желанию ст. 77 ТК РФ с 25.02.2009.

Основание: заявление Иванова И.И. от 05.02.2009

Текст приказа в обязательном порядке заканчивают ссылкой на документ,

послуживший основанием на издание распорядительного документа.

197

Проект приказа по личному составу визируют юрисконсульт

организации, другие заинтересованные лица (24). Приказ подписывает

руководитель организации или замещающее его должностное лицо (22).

Регистрируют приказы по личному составу в специальных журналах или

на регистрационных карточках, куда заносят следующие данные: дата приказа;

регистрационный номер приказа; содержание приказа; кем подписан приказ.

На основании ТК каждый приказ по личному составу обязательно

доводится до сведения всех поименованных в нем лиц под расписку.

Необходимо не только правильно составлять текст документа, но и юридически

грамотно оформлять все приказы по личному составу. Это условие становится

особенно важным при решении трудовых конфликтов.

Трудовой договор - соглашение между работодателем и работником, в

соответствии с которым работодатель обязуется предоставить работнику работу

по оговоренной трудовой функции, обеспечить условия труда, предусмотренные

трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами,

содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашениями,

локальными нормативными актами и данным соглашением, своевременно и в

полном объеме выплачивать работнику заработную плату, а работник обязуется

лично выполнять определенную этим соглашением трудовую функцию,

соблюдать действующие в организации правила внутреннего трудового

распорядка. Сторонами трудового договора являются работодатель и работник

(ст. 56 ТК РФ).

Содержание трудового договора образуют две группы условий -

обязательные и дополнительные.

Все условия, включенные в трудовой договор, могут изменяться только

по соглашению сторон. Если какие-либо условия заключения трудового

договора изменяются, то изменения оформляются в том же порядке, который

установлен для заключения самого трудового договора. Соглашение об

изменении условий трудового договора является неотъемлемой частью

договора. Оформляются при изменении существенных условий трудового

договора, поскольку согласно ст. 57 ТК РФ условия трудового договора

198

изменяются только по согласованию между сторонами трудового договора.

Например, перевод работника на другую постоянную работу (ст.72 ТК РФ).

Обязательными для включения в трудовой договор являются

следующие условия:

1. место работы;

2. трудовая функция;

3. дата начала работы, а в случае, когда заключается срочный трудовой

договор, также срок его действия;

4. условия оплаты труда;

5. режим рабочего времени и времени отдыха;

6. компенсации за тяжелую работу и работу с вредными и опасными

условиями труда;

7. условия, определяющие в необходимых случаях характер работы

(подвижный, разъездной и т.п.);

8. условие об обязательном социальном страховании работника. Если при

заключении трудового договора в него не были включены какие-либо

сведения и (или) условия, то трудовой договор должен быть дополнен

недостающими сведениями и (или) условиями в письменной форме. В

числе дополнительных условий в трудовом договоре могут

предусматриваться следующие: о об уточнении места работы (с указанием

структурного подразделения и его местонахождения); о об установлении

испытательного срока;

9. неразглашении охраняемой законом тайны (государственной, служебной,

коммерческой);

10. об обязанности работника отработать после обучения не менее

установленного договором срока, если обучение проводилось за счет

средств работодателя;

11. видах и об условиях дополнительного страхования работника;

12. об улучшении социально-бытовых условий работника и членов его

семьи.

199

В трудовом договоре указываются также адреса сторон, сведения о

документе, удостоверяющем личность работника, сведения о лице,

подписывающем трудовой договор от имени работодателя, основание его

правомочий (учредительный документ, доверенность). Если работодателем

является физическое лицо, то в трудовом договоре должны быть указаны также

сведения о документе, удостоверяющем его личность.

Трудовые договоры оформляются на бланке договора или на

стандартных листах А4, вступают в силу со дня их подписания работником и

работодателем, формируются в отдельное дело по алфавиту фамилий

работников, хранятся 75 лет.

Кадровая служба обязана обеспечить проставление работником на

экземпляре трудового договора, передаваемого работодателю, подписи,

подтверждающей получение работником его экземпляра договора (24).

Получение работником экземпляра трудового договора должно подтверждаться

подписью работника с указанием «экземпляр трудового договора мною

получен» на экземпляре трудового договора, хранящемся у работодателя.

Согласно ст. 67 ТК РФ один экземпляр трудового договора передается

работнику, другой хранится у работодателя.

Трудовые договоры регистрируются в Книге регистрации трудовых

договоров. Пример оформления трудового договора приведен в приложении 8.

Личная карточка работника (форма №Т-2) оформляется на всех

работников организации, принятых на работу на условиях трудового договора,

независимо от того, является ли данное место работы основным или работник

принят по совместительству.

Она ведется в продолжение всего периода трудовой деятельности

работника в данной организации и закрывается только при увольнении.

Является основным документом учета персональных данных работников.

Ведение карточек осуществляется в соответствии с Инструкцией по

применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету

труда и его оплаты, утвержденной постановлением Госкомстата России от

200

05.01.2004 №1 на вновь принятых работников предприятия на основании

следующих документов:

Заполняется на сотрудников, принятых на работу, на основании приказа о

приеме. Используются сведения из документов, предъявляемых работником (в

соответствии со ст. 65 ТК РФ): паспорта, трудовой книжки, страхового

свидетельства государственного пенсионного страхования, документов

воинского учета (для военнообязанных), документа об образовании, а также

дополнительной информации, которую сообщает о себе работник. Содержит

общие сведения о работнике, включая общий и непрерывный стаж работы;

сведения о воинском учете; приеме и переводах на другую работу; аттестации;

повышении квалификации; профессиональной переподготовке; поощрениях и

наградах; отпусках (ежегодный, учебный, без сохранения заработной платы и

др.); социальных льготах. В отдельных случаях с учетом специфики работы в

соответствии с действующим законодательством РФ может быть предусмотрена

необходимость предъявления дополнительных документов (например,

медицинской книжки, лицензий и др.). Некоторые сведения в карточке формы Т-

2 (в частности, номер контактного телефона) указываются со слов работника.

Последняя запись делается при увольнении работника и содержит:

основания увольнения, дату увольнения, дату и номер соответствующего

приказа.

Личная карточка формы Т-2 заполняется только кадровым специалистом,

а не работником. Правила хранения личных карточек в кадровой службе: -

карточки хранятся в сейфе (шкафу) в алфавитном порядке; - карточки

уволенных сотрудников формируют в дело в алфавитном порядке (по первым

трем буквам); - перед сдачей в архив все карточки должны быть пронумерованы.

Срок хранения карточек формы Т-2 - 75 лет.

Трудовая книжка работника - является основным документом о

трудовой деятельности и стаже работника ( ст. 66 ТК РФ).

В нее вносятся сведения: о работнике, выполняемой им работе, переводах

на другую постоянную работу, об увольнении, а также основания прекращения

трудового договора и сведения о награждениях за успехи в работе. Сведения о

201

взысканиях в трудовую книжку не включаются, кроме случаев, когда

дисциплинарным взысканием является увольнение (ст. 66 ТК РФ).

Форма, порядок ведения и хранения трудовых книжек, а также порядок

изготовления бланков трудовых книжек и обеспечения ими работодателей

устанавливаются Правительством РФ. В настоящее время действует

Постановление Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. «О трудовых книжках»,

которым утверждены форма трудовой книжки, а также правила ведения и

хранения трудовых книжек.

При прекращении трудового договора работодатель обязан выдать

работнику в день увольнения (последний день работы) трудовую книжку и по

письменному заявлению работника — копии документов, связанных с трудовой

деятельностью в организации.

Пример оформления записей в трудовой книжке приведен в приложении

8. На каждого принятого в штат работника организация заводит личное дело.

Личное дело работника – это совокупность документов, содержащих

наиболее полные сведения о работнике и его трудовой деятельности.

В личное дело включаются: внутренняя опись документов дела,

дополнение к личному листку по учету кадров, личный листок по учету кадров

(анкета), автобиография, копия документа об образовании, трудовой договор,

копия приказа о приеме на работу, копии приказов о переводе, документы,

подтверждающие изменения анкетно-биографических данных, аттестационные

документы, копии приказов о переводах, поощрениях и налагаемых на

работника взысканиях.

В завершение личного дела подшивается: заявление работника об

увольнении по собственному желанию либо другие документы, которые служат

основанием для увольнения и копия приказа об увольнении.

Работа предприятий сферы СКСиТ тесно связана с необходимостью

командирования сотрудников по различным причинам: оформление договоров с

субагентами, подрядчиками, составление, подписание актов выполненных работ,

рекламная деятельность, сопровождение туров и т.д.

Командирование оформляется следующими документами:

202

1. Приказ о направлении работника в командировку (форма Т-9, Т-9а).

Приказ содержит фамилию, имя, отчество работника, направляемого в

командировку; наименование профессии (должности), наименование

структурного подразделения; место назначения (страна, город, организация),

срок командировка, даты ее начала и окончания. При необходимости

указываются источники оплаты сумм командировочных расходов, другие

условия направления в командировку.

2. Командировочное удостоверение (форма Т-10) является документом,

удостоверяющим время пребывания в служебной командировке (время

прибытия и пункт назначения и время убытия из него). В каждом пункте

назначения делаются отметки о времени прибытия и выбытия, которые

заверяются подписью ответственного должностного лица и печатью. После

возвращения из командировки сдается работником в бухгалтерию.

3. Служебное задание для направления в командировку и отчет о его

выполнении (форма Т-10а) содержит следующую информацию: фамилия, имя,

отчество лица, направляемого в командировку, наименование структурного

подразделения; профессия (должность), место назначения, дата начала и

окончания, срок командировки; организация-плательщик, основание

командировки, содержание задания (цель). Эти реквизиты заполняются перед

убытием работника в командировку. Применяется для оформления и учета

служебного задания для направления в командировку, а также отчета о его

выполнении.

Служебное задание подписывается руководителем структурного

подразделения, в котором работает командируемый работник. Утверждается

руководителем организации или уполномоченным им на это лицом и передается

в кадровую службу для издания приказа (распоряжения) о направлении в

командировку (форма N Т-9 или N Т-9а).

Работник, прибывший из командировки, заполняет раздел «Краткий отчет о

выполнении задания», составляется краткий отчет о выполненной работе за

период командировки, который согласовывается с руководителем структурного

203

подразделения и предоставляется в бухгалтерию вместе с командировочным

удостоверением (форма N Т-10) и авансовым отчетом (форма N АО-1).

Оформление отпусков работников оформляется следующими

документами:

График отпусков (форма Т-7) содержит сведения о времени

предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков работникам всех

структурных подразделений организации на календарный год по месяцам.

График отпусков - сводный график. При его составлении учитываются

положения действующего законодательства Российской Федерации, специфика

деятельности организации и пожелания работников.

График отпусков подписывается руководителем кадровой службы и

утверждается руководителем организации или уполномоченным им на это

лицом с учетом мотивированного мнения выборного профсоюзного органа (при

наличии последнего) данной организации об очередности предоставления

оплачиваемых отпусков.

При переносе срока отпуска на другое время с согласия работника и

руководителя структурного подразделения в график отпусков вносятся

соответствующие изменения с разрешения лица, утвердившего график, или

лица, уполномоченного им на это. Перенос отпуска производится в порядке,

установленном законодательством Российской Федерации, на основании

документа, составленного в произвольной форме.С учетом мнения выборного

профсоюзного органа организации график утверждается работодателем не

позднее чем за две недели до наступления календарного года.

Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику/ам

(унифицированная форма № Т-6, Т-6а). Документ содержит: наименование

структурного подразделения; профессии (должности) по штатному расписанию;

фамилию, имя, отчество работника; количество дней отпуска, запланированную

и фактическую дату его начала, а также основание для перенесения отпуска и

дату предполагаемого отпуска в случае его перенесения.

204

Отдельные виды документов (трудовые книжки, личная карточка

формы Т-2, табели учета рабочего времени, графики отпусков и др.) относятся к

специальной кадровой документации

Документация по учету труда и его оплаты предназначена для

обеспечения учета использования работниками предприятия рабочего времени,

выполнения расчетов заработной платы, подготовки данных для составления

статистической отчетности по труду:

Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда (форма N Т-

12) и Табель учета рабочего времени (форма N Т-13) применяются для учета

времени, фактически отработанного и (или) неотработанного каждым

работником организации, для контроля за соблюдением работниками

установленного режима рабочего времени, для получения данных об

отработанном времени, расчета оплаты труда, а также для составления

статистической отчетности по труду. При раздельном ведении учета рабочего

времени и расчета с персоналом по оплате труда допускается применение

раздела 1 «Учет рабочего времени» табеля по форме N Т-12 в качестве

самостоятельного документа без заполнения раздела 2 «Расчет с персоналом по

оплате труда». Форма N Т-13 применяется для учета рабочего времени.

Составляются в одном экземпляре уполномоченным на это лицом,

подписываются руководителем структурного подразделения, работником

кадровой службы, передаются в бухгалтерию. Отметки в Табеле о причинах

неявок на работу, работе в режиме неполного рабочего времени или за

пределами нормальной продолжительности рабочего времени по инициативе

работника или работодателя, сокращенной продолжительности рабочего

времени и др. производятся на основании документов, оформленных

надлежащим образом (листок нетрудоспособности, справка о выполнении

государственных или общественных обязанностей, письменное предупреждение

о простое, заявление о совместительстве, письменное согласие работника на

сверхурочную работу в случаях, установленных законодательством, и пр.).

Для отражения ежедневных затрат рабочего времени за месяц на

каждого работника в табеле отведено:

205

— в форме N Т-12 (графы 4, 6) - две строки;

— в форме N Т-13 (графа 4) - четыре строки (по две на каждую половину

месяца) и соответствующее число граф (15 и 16).

В формах N Т-12 и N Т-13 (в графах 4, 6) верхняя строка применяется для

отметки условных обозначений (кодов) затрат рабочего времени, а нижняя - для

записи продолжительности отработанного или неотработанного времени (в

часах, минутах) по соответствующим кодам затрат рабочего времени на каждую

дату. При необходимости допускается увеличение количества граф для

проставления дополнительных реквизитов по режиму рабочего времени,

например, времени начала и окончания работы в условиях, отличных от

нормальных. При заполнении граф 5 и 7 табеля по форме N Т-12 в верхних

строках проставляется количество отработанных дней, в нижних строках -

количество часов, отработанных каждым работником за учетный период.

Затраты рабочего времени учитываются в Табеле или методом сплошной

регистрации явок и неявок на работу, или путем регистрации только отклонений

(неявок, опозданий, сверхурочных часов и т.п.). При отражении неявок на

работу, учет которых ведется в днях (отпуск, дни временной

нетрудоспособности, служебные командировки, отпуск в связи с обучением,

время выполнения государственных или общественных обязанностей и т.д.), в

Табеле в верхней строке в графах проставляются только коды условных

обозначений, а в нижней строке графы остаются пустыми.

При составлении табеля по форме N Т-12 в разделе 2 на один для всех

работников вид оплаты и корреспондирующий счет заполняются графы 18 - 22,

и при расчете разных по каждому работнику видов оплаты и

корреспондирующих счетов заполняются графы с 18 - 34.

Бланки табеля по форме N Т-13 с частично заполненными реквизитами

могут быть изготовлены с применением средств вычислительной техники. К

таким реквизитам относятся: структурное подразделение, фамилия, имя,

отчество, должность (специальность, профессия), табельный номер и т.п. - то

есть данные, содержащиеся в справочниках условно-постоянной информации

206

организации. В этом случае форма табеля изменяется в соответствии с принятой

технологией обработки учетных данных.

Условные обозначения отработанного и неотработанного времени,

представленные на титульном листе формы N Т-12, применяются и при

заполнении табеля по форме N Т-13.

Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику (форма N Т-60)

применяется для расчета причитающейся работнику заработной платы и других

выплат при предоставлении ему ежегодного оплачиваемого или иного отпуска.

При расчете среднего заработка для оплаты отпуска в графе 3

показывается общая сумма выплат, начисленных работнику за расчетный

период согласно правилам исчисления среднего заработка. В графах 4, 5

указывается количество календарных дней, часов, приходящихся на

отработанное время в расчетном периоде. Графа "Количество часов расчетного

периода" заполняется при расчете оплаты отпуска работнику, которому

установлен суммированный учет рабочего времени.

Записка-расчет при прекращении (расторжении) трудового договора

с работником (увольнении) (форма N Т-61) применяется для учета и расчета

причитающейся заработной платы и других выплат работнику при прекращении

действия трудового договора. Составляется работником кадровой службы или

уполномоченным им на это лицом. Расчет причитающейся заработной платы и

других выплат производится работником бухгалтерии.

При расчете среднего заработка для выплаты компенсации за

неиспользованный отпуск, а также удержания за использованный авансом

отпуск в графе 3 показывается общая сумма выплат, начисленных работнику за

расчетный период согласно правилам исчисления среднего заработка. В графах

4, 5 указывается количество календарных (рабочих) дней, часов, приходящихся

на отработанное время в расчетном периоде. Графа "Количество часов

расчетного периода" заполняется при расчете выплаты компенсации за

неиспользованный отпуск работнику, которому установлен суммированный учет

рабочего времени.

207

В состав кадровой документации входят и информационно-

справочные документы: докладные и объяснительные записки, акты, справки и

др. (См. Гл.2., 2.3.)

Справки по личному составу (по кадрам) удостоверяют какой-либо

юридический факт, подтверждающий сведения биографического или

служебного характера. Такие справки выдаются по просьбе граждан и содержат

разные сведения: подтверждение места работы, учебы, занимаемой должности,

размер заработной платы, время работы в организации, место проживания,

наличие иждивенцев и др. (приложение 8)

Обычно текст справки начинается с указания в именительном падеже

фамилии, имени и отчества лица (полностью), о котором даются сведения. Затем

- необходимые сведения: должность, специальность, квалификация, время

работы в организации, оклад или среднемесячную заработную плату указывают

обязательно. Другие сведения - по просьбе работника.

Заявление пишется от руки, но некоторые организации имеют

трафаретные бланки для заявлений определенных видов.

Заявление адресуют на имя руководителя организации и составляют в

виде просьбы. (приложение 8)

Реквизиты заявления: наименование структурного подразделения (если

заявление пишет сотрудник организации) (08); адресат (15); автор (если

заявление пишет соискатель на должность – от кого); наименование вида

документа (10); дата (11); текст (20); отметка о наличии приложения (21);

подпись (22).

Некоторые организации используют унифицированные формы

заявлений: заявление о переводе на другую работу, о предоставлении отпуска и

об увольнении.

В остальных случаях в реквизите «автор» указывают фамилию, имя,

отчество (полностью) и домашний адрес (иногда - номер телефона, паспортные

данные).

208

Например:

Директору ЗАО «Турист»

Т.Н.Николаеву

Веселова Игоря Сергеевича

проживающего по адресу:

ул. Малахитовая, д. 8, кв. 16,

г. Тюмень, 625043

Заявления рекомендуют оформлять на бумаге формата А4, что

обеспечивает одноформатность листов личного дела, куда заявление подшивают

после резолюции руководителя.

Составление и оформление резюме в кадровой документации

применяется часто, т.к. резюме - своеобразная визитная карточка,

представляемая соискателем на должность при трудоустройстве в коммерческие

организации.

Текст резюме (20) отражает: биографические сведения, образование

(указываются учебные заведения, сроки обучения, название полученной

специальности), опыт работы (название организации, занимаемые должности,

выполняемые должностные обязанности), дополнительная информация (какими

дополнительными навыками владеет соискатель знание иностранных языков,

машинописи, компьютера, водительские права и т.п.). В заключение в резюме

указывают свои пожелания относительно нового места работы.

Реквизиты резюме: название вида документа; дата; данные об авторе

(фамилия, имя, отчество, профессия, специальность, квалификация, домашний

адрес, телефон); текст; подпись.

Сведения, указанные в резюме, в дальнейшем должны быть

подтверждены документами. (Приложение 8)

Обязательный элемент приема на работу и аттестации сотрудника

оформление автобиографии.

Автобиография составляется соискателем на должность в соответствии

с предоставленным в его распоряжение образцом. При этом допускается

использование имеющихся в распоряжении соискателя документов, содержащих

209

те или иные сведения его персональных данных. Оформление документа

осуществляется в соответствии с общими требованиями ГОСТа.

Содержание документа формулируется таким образом, чтобы из него

без труда можно было бы уяснить следующие основные сведения:

- фамилию, имя, отчество соискателя;

- дату и место рождения;

- социальное происхождение;

- национальность или гражданство (последнее — для лиц, не являющихся

гражданами России);

- время и место получения общего среднего образования;

- время и место (наименование образовательного учреждения) получения

послешкольного образования с указанием формы обучения, наименования

факультета и специальности;

- время и место работы (указываются сведения о последнем и о

предшествующих местах работы);

- семейное положение и краткие сведения о членах семьи (для не

состоящих в браке — о родителях, родных братьях и сестрах, для состоящих в

браке, кроме того, о супруге, его ближайших родственниках, а также о детях);

- сведения о судимости;

- адрес постоянного места жительства.

В практике работы с документами используются не только оригиналы

документов, но и их копии. Организация может изготовлять некоторые виды

копий документов для решения некоторых внутренних вопросов. Например, при

формировании личных дел, принимая на работу граждан, организация может

снять копии диплома, трудовой книжки (для совместителей), других

документов. Копия может быть представлена в виде отпуска, выписки из

документа и дубликата. Она может быть свободной и факсимильной.

Факсимильные копии получают с помощью технических средств (факса,

ксерокса). Свободные копии могут быть выполнены рукописным или печатным

способом, при этом воспроизводятся все реквизиты документа, включая

210

элементы бланка. При оформлении копии документа в правом верхнем углу

делают отметку «копия».

При пересылке копии документа в другие организации и при выдаче ее

на руки заинтересованному лицу копии удостоверяются печатью организации.

3.3. Организация работы с кадровой документацией. Автоматизация

работы кадровой службы

Современная нормативно-методическая база содержит правила и

методические рекомендации по составлению и оформлению документов по

личному составу, созданию информационно-поисковой системы (ИПС),

регистрации, систематизации документов, организации их хранения, подготовке

дел кадровой службы к последующему хранению и использованию.

Создание каждой конкретной системы работы с кадровыми документами

(делопроизводства) определяется множеством факторов: размерами

организации, ее организационной структурой, численностью работников,

особенностями учета кадров, квалификацией персонала кадровой службы и др.

Конкретная делопроизводственная система отдела кадров основывается

на некотором наборе общепринятых правил, закрепленных в законах и

подзаконных актах, нормативных документах общегосударственного действия и

обладает специфическими признаками, характерными для той или иной

организации. Следует отметить, что ведомственная регламентация

делопроизводства кадровой деятельности развивается в двух направлениях.

Одни организации создают инструкции по делопроизводству в виде

комплексного нормативного документа, определяющего как требования к

составу и оформлению документов, так и к правила работы с ними. Другие - к

давно устаревшим инструкциям разрабатывают "поправки" в виде регламентов,

памяток, приказов руководителей, регулируют, таким образом, отдельные

операции работы с документами или правила их оформления. Такая практика

давно зарекомендовала себя как бесперспективная, так как основной смысл

211

создания инструкции заключается именно в комплексной регламентации

документационных процессов.

Структура текста инструкции по кадровому делопроизводству

включает в себя общие положения, тематические разделы и приложения.

В разделе «Общие положения» указывается сфера распространения

инструкции, ответственность за ее несоблюдение, название подразделения,

отвечающего за организацию работы с кадровыми документами, перечисляют

законодательные акты, нормативные, методические, организационные и

распорядительные документы, на основе которых подготовлена инструкция и

осуществляет свою деятельность кадровая служба.

Тематические разделы, как правило, включают разделы, последовательно

раскрывающие порядок приема, перемещения, увольнения работников, правила

оформления командировок, оформление и учета отпусков. Они могут носить

соответствующие название: «Порядок документирования приема на работу» или

«Порядок оформления увольнения» и т.д.

В каждом разделе определяются:

- виды и разновидности документов, используемых для

документирования деятельности по учету и движению кадров;

- правила подготовки распределительных документов, включая порядок

визирования, согласования, утверждения и подписания

- порядок изготовления, размножения и рассылки приказов;

- правила оформления и заверения копий и приложений;

- порядок использования и хранения бланков, печатей, штампов.

Каждый раздел инструкции должен содержать упоминание о тех или

иных документах, которые сопровождают операции по учету кадров, личные

документы, заявления, график отпусков и т.д. Поэтому в инструкцию включают

правила и приемы составления и оформления всех документов, которые

используются для той или иной процедуры. В приложениях к инструкции

обычно дают примеры оформления документов, учетные и регистрационные

формы и другой справочный материал.

212

Так, при приеме на работу используются такие документы, как личный

листок по учету кадров или анкета, которые являются перечнем биографических

сведений о работнике и заполняются им собственноручно. Однако работник

отдела кадров должен контролировать полноту заполнения и соответствия

указанных сведений предъявленным документам. Поэтому в инструкцию

необходимо включить и саму анкету и правила ее заполнения.

Процедуры приема, перевода, увольнения отражаются не только в

приказах, но и фиксируются в соответствующих журналах (книгах), поэтому в

разделах инструкции следует дать правила их заполнения и привести в

приложениях к инструкции регистрационные формы.

В разделе "Регистрация документов" устанавливаются порядок

регистрации входящих, исходящих и внутренних документов кадровой службы,

сроки, формы и методы регистрации; дается описание принятой технологии и

порядка индексации документов. Надо помнить, что кадровые приказы

приобретают юридическую силу с момента их подписания и регистрации.

Для регистрации чаще всего используются журнальные формы, в

которых заносятся дата и номер приказа, его краткое содержание (заголовок к

тексту), должность руководителя, подписавшего документ. При регистрации

могут фиксироваться и другие сведения по усмотрению организации и в

соответствии с заведенным порядком. Формы журналов регистрации должны

быть даны в приложениях к инструкции.

Организация регистрации кадровых документов во многом определяется

количеством издаваемых приказов, других документов и закрепляется системой

индексации.

В небольших организациях обычно используется простая система

индексации - к порядковому номеру приказа добавляются буквенные индексы

«К» (кадры) или «ЛС» (личный состав). Эти индексы отличают приказы по

личному составу от приказов по основной деятельности.

В крупных кадровых службах приходится разрабатывать систему

индексации, устанавливающую для разных кадровых приказов различные

буквенные обозначения. Например, индекс «К» прибавляют к номеру приказов о

213

движении кадров (прием, перевод, увольнение). Но при большой штатной

численности и наличии различных категорий персонала (специалистов,

руководителей, рабочих, служащих) к первоначальному индексу "К" приходится

добавлять условные обозначения каждой категории.

В инструкции обязателен раздел «Учетные документы», где дается

описание справочных массивов, их доступность для различных категорий

руководителей и различных структурных подразделений, порядок составления,

ведения, систематизации и классификации справочной информации, ее

хранение.

Самостоятельным и обязательным является раздел «Оформление

трудовых книжек», который в значительной части повторяет действующую

типовую инструкцию, но с конкретизацией ее отдельных положений -

ответственности работников кадровой службы за правильное заполнение и

хранение трудовых книжек, сроков внесения новых сведений, порядка

подписания и удостоверения, организации хранения, правил заполнения

журналов трудовых книжек и журнала регистрации копий трудовых книжек.

В разделе «Оперативное хранение документов» излагаются правила

хранения документов в кадровой службе и ее структурных подразделениях и

ответственность за сохранность документов, порядок разработки и

использования номенклатуры дел, порядок систематизации и индексации дел.

Особое значение имеет раздел «Личные дела», так как общих правил и

нормативного документа, устанавливающего порядок работы с личными делами,

не существует. Поэтому в инструкции, прежде всего, необходимо установить

категории персонала, на которых ведутся личные дела. Это могут быть только

руководители; руководители и материально ответственные лица; руководители

и специалисты - резерв на выдвижение и др. Далее в инструкции

устанавливаются состав документов личного дела, их расположение, порядок

составления внутренней описи документов дела, ее удостоверения,

периодичность проверок личных дел и системы их хранения.

Правила формирования дел в кадровом делопроизводстве имеют особое

значение, так как часть документов формируется в дела традиционным образом -

214

комплекс документов в одной обложке. Но в кадровой службе значительное

количество «дел», имеющих по номенклатуре один индекс (например, личные

карточки, трудовые книжки и др.), которые делами не являются. Инструкция

должна установить систематизацию каждого дела.

В разделе «Подготовка документов к сдаче в архив» закрепляются

порядок и организация проведения экспертизы ценности документов (отбора для

хранения и уничтожения), правила подготовки дел к хранению, включая

оформление дела (подшивка или переплет, нумерация, составление итоговой

записи, оформление обложки дела).

В этом разделе необходимо установить требования к составлению описи

документов по личному составу, акта о выделении к уничтожению документов с

истекшими сроками хранения, порядок передачи дел в архив и уничтожения

документов.

Состав тематических разделов может изменяться и дополняться в

зависимости от условий работы и принятой технологии. В инструкции могут

быть разделы по оформлению документов воинского учета, учета и

использования рабочего времени, аттестации работников.

Приложения к инструкции должны содержать максимум справочно-

иллюстративного материала, систематизированного в порядке расположения

разделов, в которых делаются соответствующие ссылки. В приложения

помещают бланки и образцы документов, оттиски печатей и штампов, примеры

оформления отдельных видов документов, формы номенклатуры дел, описи,

акта, обложки дела и т.д.

Инструкция должна отражать весь процесс работы с документами, все

технологические операции в их логической последовательности. Подготовку

инструкции осуществляет кадровая служба при участи архива, юридической

службы. Инструкция утверждается руководителем организации и вводится в

действие его приказом. Инструкция является документом длительного действия.

Необходимость ее пересмотра определяется изменениями в технологии

подготовки документов, порядке их подписания, согласования, утверждения.

215

Необходим пересмотр инструкции и в случаях изменений в действующем

законодательстве о труде, в нормативно-методических документах, стандартах.

Наиболее распространенной автоматизированной программой

применяемой организациями для работы с кадровой документацией

сегодня является продукт «1С: Зарплата и управление персоналом»,

«Кадры», «Галактика», «БОСС-кадровик», «Управление персоналом».

Все программы представляют собой систему баз данных,

предусматривающие возможность импорта текстовых и графических файлов,

что позволяет включать в формы документов фотографии сотрудников, образцы

их подписей, изображения бумажных документов и т.д.

Большая часть программных продуктов предлагаемых рынком СЭД

созданы на основе Lotus Notes, MS SQL Server, других профессиональных баз

данных, что предполагает наличие мощного механизма регулирования доступа к

документам баз данных, ограничения на создание, чтение и редактирование

документов лицами, не имеющими права доступа и соответствующих

полномочий.

Работодатели активно публикуют объявления о вакансиях в массмедиа

on-lain. Размещение заявок о имеющихся вакансиях на популярных сайта в

Интернет позволяет расширить границы поиска потенциального соискателя.

Оптимальным решением задач по автоматизации кадрового

делопроизводства является создание системы электронного архива кадровой

документации, интегрированной с существующими в организации учетными

системами. Оптимальное решение создать «Электронный архив кадрового

делопроизводства», в отличие от широко распространенных учетных HRM-

систем, позволяет:

- обеспечивает оперативный доступ к документально подтвержденной

информации о сотрудниках, которая характеризует всю их трудовую

деятельность;

- обеспечивает соблюдение требований Законодательства по защите

персональных данных;

216

- в архив помещаются как документы и данные, востребованные в

оперативной работе, так и документация архивного хранения;

- позволяет сократить расходы на дорогостоящую аренду площадей под

архивы кадровых документов.

Программа Microsoft Outlook часто используется для организации

работы с информацией в туристских компаниях. Эта коммуникационная

программа предназначена для работы с персональной информацией и

обеспечения централизованного управления электронными сообщениями,

календарями, контактной информацией и сведениями об отдельных работниках

и их группах.

Данная программа имеет фильтр нежелательной почты для борьбы с

нежелательными сообщениями, поступающими по электронной почте. При

определении нежелательных сообщений принимаются во внимание время

отправки, характер содержимого и др. Все сообщения, перехваченные фильтром,

помещаются в специальную папку «Нежелательная почта», и при

необходимости их можно извлекать и просматривать.

Сообщения от тех отправителей, которые занесены в список «Надежные

отправители», никогда не будут рассматриваться как нежелательные. По

умолчанию, отправители, сведения о которых имеются в папке «Контакты»,

считаются надежными, а их сообщения также не обрабатываются как

нежелательные.

Появляющееся на рабочем столе окно оповещения «Новое письмо»

является усовершенствованием обычного оповещения о поступлении нового

письма. Данное оповещение включает имя отправителя, тему и короткий текст

для предварительного ознакомления. Появившись на экране, оно задерживается

на некоторое время, и пользователь может решить, что предпринять: ответить

немедленно, пометить сообщение для дальнейшего изучения или

проигнорировать его. В окне оповещения есть кнопки для открытия, пометки и

удаления сообщения электронной почты. Если не предпринимать никаких

действий, окно оповещения плавно исчезнет с экрана.

217

Сотрудник самостоятельно создает правила для поступающих

сообщений, определяя, какие сообщения следует удалять, какие сообщения

следует оставлять, какие нужны для каждодневной работы, какие могут

пригодиться в будущем, какие разделы, направления и страны будут

сгруппированы в папки и т.д.

В окне «поиск сообщений» указываются темы сообщений, характерные

для той или иной папки, например для папки «Черное море, Крым,

Подмосковье» помимо самих названий папок темы могут быть: Геленджик,

Анапа, Евпатория, Гелио-парк и т.п.

Программа Microsoft Outlook создает максимальные условия для

эффективной работы сотрудника с информацией. Эффективность работы

сотрудника с информацией обеспечивается за счет исключения простоев

информации, ее оперативного доведения до руководителя компании и каждого

работника. Для повышения эффективности работы с документооборотом в

турфирмах и гостиницах можно использовать различные системы

автоматизации документооборота.

РЕЗЮМЕ Трудовое законодательство РФ предусматривает обязанность ведения на

предприятии различных кадровых документов.

Документационное обеспечение управления кадрами представляет собой

деятельность, обеспечивающую документирование и организацию работы с

кадровыми документами.

В практической деятельности основной задачей ДОУ кадрами является

документальное оформление функции по управлению кадрами:

документирование управления кадрами и организацию работы с кадровыми

документами.

Документирование управления кадрами включает: оформление

организации труда работников; заключение трудового договора и оформление

перевода, приема на работу; оформление перевода; оформление предоставления

отпусков; оформление отпусков; оформление дисциплинарных взысканий

работников; оформление аттестации; оформление учета использования рабочего

218

времени; оформление привлечения работников к работе в выходные и

праздничные дни; оформление служебных командировок; прекращение

трудового договора и оформление увольнения с работы.

Организация работы с кадровыми документами включает: ведение

трудовых книжек; учет кадров, создание и ведение справочного аппарата;

формирование и ведение личных дел; составление номенклатуры дел службы

кадров; подготовку дел службы кадров к передаче в архив организации;

хранение дел службы кадров в архиве организации; порядок передачи дел

службы кадров; документирование деятельности комиссии по трудовым спорам.

Вопросы для самопроверки 1. Дайте определение понятиям «кадровая работа», «кадровая служба»,

«кадровое делопроизводство». 2. Перечислите основные нормативные документы регламентирующие

обеспечение деятельности кадровой службы, документирования управления

персоналом на предприятии, организации работы с кадровыми документами. 3. Что является целями и задачами деятельности кадровой службы? 4. Что входит в понятие «основные полномочия по ведению кадровой работы»? 5. Перечислите требования к квалификации и круг обязанностей сотрудников

предприятий сферы СКСиТ по уровням: высшее звено, среднее звено, персонал. 6. Какому структурному подразделению или сотруднику поручено

осуществление организации работы с документами? Дайте его характеристику. 7. Что включает документирование управления кадрами? 8. Назовите и дайте характеристику этапам организации работы с кадровыми

документами. 9. При определении примерного состава кадровой документации предприятиям

СКСиТ из каких предписаний ОКУД и соответствующих положений ТК РФ

следует исходить? 10 Какие документы согласно толкованию норм ТК РФ входят в состав

локальных нормативных актов, обязательных для каждого работодателя? Дайте

их характеристику. 11. Охарактеризуйте порядок составления, оформления и хранения в отделе

кадров организации приказов по личному составу. 12. Как и кем оформляется должностная инструкция, каков ее состав

реквизитов? 13. Охарактеризуйте порядок составления, оформления и хранения в отделе

кадров организации трудовых договоров. 14. Какие документы относятся к документам по персоналу?

219

Глава 4

ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ

4.1. Организация работы с документами

Организация (от лат. - organism) - соединение частей в одно целое и

упорядочивание их. От правильной организации работы с документами во

многом зависит качественное выполнение предприятием его функций и задач,

эффективность всего процесса оказания услуги.

Организация работы с документами предполагает обеспечение:

- условий для создания, накопления, обработки, хранения и

использования документированной информации;

- документированной информацией ее потребителей (как внутри

организации, так и за ее пределами) в соответствии с их потребностями;

- соблюдения установленной в организации технологии обращения с

документированной информацией на всех ее этапах, в том числе в процессе:

документооборота; создания и эксплуатации информационно-поисковых систем

(ИПС) по документам;

- осуществления контроля за исполнением документов; подготовки

документов, надобность в которых миновала, к передаче на архивное хранение

(уничтожение).

Создание службы ДОУ должно обязательно сопровождаться выбором

организационной формы работы с документами. Практикой выработано три

формы: централизованная, децентрализованная и смешанная.

Централизованная форма - это выполнение всех технологических

операций по работе с документами одним специализированным структурным

подразделением (например, канцелярией) или секретарем. В этом случае полный

цикл технологических операций по обработке документов, от момента их

получения или создания и до сдачи в архив, выполняется в одном месте. Эти

операции включают прием и обработку входящих документов, их регистрацию,

контроль исполнения, справочно-информационную работу, составление и

ведение номенклатуры дел, их формирование, организацию текущего хранения

220

документов, отправку исходящих документов, экспертизу ценности документов

и обработку документов перед сдачей дел в архив организации.

Полную централизованную обработку возможно осуществить лишь в

небольших организациях, объем документооборота в которых не превышает 10

тыс. документов в год.

Децентрализованная форма организации документационного

обслуживания предполагает создание собственной делопроизводственной

службы в каждом структурном подразделении организации. Такая служба

независимо от центральной службы делопроизводства выполняет всю работу:

регистрирует, систематизирует и хранит документы данного структурного

подразделения. Эта форма характерна для организаций, аппарат которых

территориально разобщен или деятельность которых требует особенно

тщательной защиты информации. При децентрализованной форме структурные

подразделения получают корреспонденцию в запечатанных конвертах,

распечатывают их, регистрируют и выполняют все действия по обработке

входящей, исходящей и внутренней документации, заканчивая подготовкой и

передачей документов в архив организации.

Смешанная форма организации работы с документами является самой

распространенной. При этом часть операций (например, прием и обработка

поступающих и отправляемых документов, их регистрация, контроль за сроками

исполнения, изготовление, тиражирование, архивное хранение) выполняется

центральной службой делопроизводства, а в структурных подразделениях

выполняются операции по созданию (печати) документов, их систематизации,

хранению дел, их обработке перед сдачей в архив.

В каждой конкретной организации выбор той или иной формы работы с

документами осуществляется ее руководством и самой службой

делопроизводства. Выбранная форма работы с документами закрепляется в

инструкции по делопроизводству.

Движение документов с момента их получения (создания) и до момента

завершения их исполнения (отправки или сдачи в дело) образует

документооборот организации.

221

Документооборот организации предполагает взаимосвязанное и

взаимосогласованное движение документированной информации по трем

основным каналам - для документов входящих, исходящих и внутренних.

Порядок работы с входящими документами (поступающими в

организацию) включает следующие основные этапы: прием (доставку)

корреспонденции, первичную обработку, регистрацию, предварительное

рассмотрение, рассмотрение руководством организации, направление на

исполнение, исполнение документа, контроль исполнения, возврат на

постоянное хранение.

Прием (доставка) корреспонденции в организацию осуществляется

различными средствами: о с помощью курьерской (фельдъегерской) связи -

доставляются наиболее важные и ценные отправления; о с помощью почтовой

связи - доставляются письменная корреспонденция в виде простых и

регистрируемых писем, почтовых карточек, бандеролей и мелких пакетов, а

также печатные издания; о по каналам электрической связи поступают

телеграммы, телетайпограммы, факсограммы, телефонограммы, сообщения

электронной почты E-mail.

Большую часть входящих документов составляет переписка.

Первичная обработка принятых документов в организациях с

небольшим объемом документооборота выполняется специально назначенным

лицом (секретарем, офис-менеджером, делопроизводителем), а в организациях

со значительным объемом документооборота - специальной службой. При этом

особое внимание обращается на правильную адресацию поступившей деловой

корреспонденции, целостность упаковки документов и соответствие вложения

данным, указанным в сопроводительном письме.

При неправильном адресовании письмо переадресовывается получателю

(отправляется на почту с припиской «Ошибка в адресе»).

Упаковка документов (конверты, бандероли и проч.), включая заказные

отправления, вскрывается, из них извлекается все содержимое. Конверты от

поступающих документов не уничтожаются в тех случаях, когда только по

сведениям, указанным на конверте, можно определить адрес отправителя, время

222

отправки и получения документа, а также при поступлении личных или

доплатных документов. Документы с пометкой «Лично» или адресованные

общественным организациям не вскрываются и передаются по назначению.

При отсутствии листов документа или приложения об этом ставится в

известность отправитель; делается отметка на самом документе; делается

отметка в «Журнале регистрации входящих документов» (в графе

«Примечание»).

Если полученный факс полностью или частично нечитаем, об этом

ставится в известность отправитель. При поступлении документов на

небумажных носителях в делопроизводстве учитывается только

сопроводительная документация, а сами носители передаются на машинную

обработку без вскрытия упаковки. Содержание документа на носителе должно

быть сверено с учетными данными, указанными в сопроводительном письме.

Предварительное рассмотрение документов содержит ряд

обязательных операций. Поступающие документы распределяются на

регистрируемые и нерегистрируемые (приложение 16). На первой странице

регистрируемых документов автоматическим нумератором или резиновым

штемпелем проставляется «отметка о поступлении документа» (реквизит 29) -

наименование организации-получателя, входящий номер документа, дата его

поступления, время поступления (при необходимости). При регистрации

входящих документов используется валовая (порядковая) нумерация.

Порядковый регистрационный номер присваивается по журналу в рамках

одного года - с 1 января по 31 декабря начиная с № 1 (или № 01). Номер может

быть дополнен буквами или цифрами, упрощающими работу с документами.

После этого сведения о документе вносятся в журнал учета. Ввод документа в

информационно-поисковую систему организации производится путем записи

соответствующих реквизитов в регистрационные формы - регистрационно-

контрольные карточки, экранные формы, регистрационные журналы.

Затем проводится разметка (сортировка) поступивших документов с

целью распределения их по исполнителям и структурным подразделениям.

Входящие документы распределяются для их передачи руководителю

223

организации, заместителям руководителя, в структурные подразделения,

конкретным исполнителям.

На рассмотрение руководства организации в обязательном порядке

передаются документы, полученные от вышестоящих органов управления, а

также документы, содержащие важную (конфиденциальную) информацию по

основополагающим вопросам деятельности организации (кадровые, финансовые

и т.п.). Изучив содержание документов, руководитель оформляет резолюцию,

отражающую суть принятого управленческого решения (реквизит 17). Сведения,

взятые из резолюции (исполнитель, срок исполнения), дополнительно заносятся

секретарем-референтом в регистрационный журнал.

Направление на исполнение ответственным исполнителям

(структурным подразделениям) организации возвращенных в делопроизводство

документов производится под расписку в журнале регистрации входящих

документов с проставлением даты получения. Для обеспечения оперативного

исполнения документа несколькими исполнителями одновременно секретарь-

референт размножает входящий документ и передает копии исполнителям.

На контроль руководитель может поставить отдельные важные или

срочные документы.

Контроль исполнения содержит следующие операции:

- занесение данных о документе, исполнителе и сроках исполнения в

учетные формы;

- установление промежуточных контрольных сроков для напоминания

исполнителям;

- извещение исполнителей о сроках и получение информации, ходе

исполнения;

- фиксация промежуточных результатов исполнения документа;

- информирование руководства о результатах контроля;

- снятие документа с контроля по указанию руководителя;

- подготовка сводок, сообщений об исполнительской дисциплине на

оперативных совещаниях у руководства организации.

224

Контроль осуществляют: руководители, заместители руководителя,

специальные структурные подразделения, работники службы ДОУ, секретари-

референты.

Сроки исполнения делятся на индивидуальные и на типовые.

Изменение сроков исполнения проводится руководителем,

поставившим документ на контроль, не менее чем за 3 дня до окончания срока

(для индивидуальных сроков) или введением нового нормативного акта (для

типовых сроков). Для входящих документов сроки исполнения считаются с даты

поступления, для внутренних и исходящих - с даты подписания или

утверждения. Чтобы не было разночтений в сроках исполнения, в резолюциях

используют формулировку: «...исполнить до 00.00.2008» или «...исполнить к

00.00.2008». Документ считается исполненным и снимается с контроля

руководителем после того, как исполнитель провел конкретную работу.

Исполненный документ с соответствующей отметкой (реквизит 28) и отметкой

об исполнении в учетной форме подлежит возврату на постоянное хранение. О

возврате документа в журнале учета делается отметка, после чего документ

помещается в дело вместе с материалами, подтверждающими его исполнение

(контрольные экземпляры писем и проч.).

Порядок работы с исходящими документами, т.е. с документами,

отправляемыми за пределы организации, включает следующие основные этапы:

- составление проекта документа;

- проверка правильности оформления проекта документа;

- согласование проекта документа;

- подписание документа руководителем (в некоторых случаях

утверждение);

- регистрация документа;

- отправка документа адресату;

- помещение контрольного экземпляра в дело.

Проекты документов подготовляются в соответствии с резолюцией

руководителя организации, руководителей структурных подразделений, а

составляются специалистами структурных подразделений. Из резолюции

225

исполнителю должно быть ясно, в каком виде и к какому сроку следует

разработать и оформить проект документа, с кем (при необходимости)

согласовать, кому представить на подпись (утверждение). В отдельных случаях

уточняются состав документов, необходимых для подготовки проекта, порядок

их получения и использования в работе. Это может быть оперативная

документация организации, документы служебной переписки, справочные

документы, нормативно-правовые акты и проч.

Проверку правильности оформления исходящего документа

осуществляет секретарь-референт; если в документе обнаружены ошибки в

оформлении, он возвращается исполнителю на доработку.

Проект документа оформляется в соответствии с требованиями, после

чего распечатывается не менее чем в двух экземплярах. Исходящие документы

оформляются в двух экземплярах, за исключением телефонограмм и

факсограмм.

На согласование с другими специалистами организации направляется,

если это необходимо, первый экземпляр. Такое согласование оформляется визой

(реквизит 24).

По результатам согласования в проект вносятся уточнения, проект

документа вновь распечатывается. Секретарю необходимо проверить

правильность оформления всех реквизитов согласно ГОСТу и соответствие вида

документа его содержанию. На подпись (утверждение) руководителю

организации представляется правильно оформленный первый экземпляр.

Подпись руководителя превращает проект документа в полноценный,

обладающий юридической силой документ. Второй экземпляр (копия

документа) заверяется секретарем и подшивается в дело. Копия изготовляется не

на бланке организации, а на чистом листе бумаги с полным воспроизведением

текста бланка подлинника; на копии проставляется заверительная подпись

(реквизит 26). В случае, если действие документа после его подписания

распространяется на определенный круг организаций, должностных лиц и (или)

граждан, то необходим такой способ удостоверения документа, как утверждение

(реквизит 16).

226

Подписанный документ сдается ответственным исполнителем в

делопроизводство (в организациях с небольшим объемом документооборота -

секретарю) в полностью оформленном виде и не менее чем в двух экземплярах

(включая сопроводительные письма). Документ, исполненный ненадлежащим

образом, возвращается исполнителю на доработку.

Регистрационный номер (реквизит 12) проставляется на первой

странице документа, подлежащего отправке, после чего сведения о документе

вносятся в «Журнал регистрации исходящих документов».

Исходящие документы в тот же день отправляются адресату, а в

больших организациях передаются в службу ДОУ для отправки. Оформление

почтовых реквизитов на конверте (упаковке) осуществляется в соответствии со

сведениями, предоставленными ответственным исполнителем документа.

Письма подлежат отправке в конвертах установленного образца.

Документы, отправляемые в один адрес, вкладываются в один конверт.

Бандероли и посылки отправляются в упаковке, обеспечивающей сохранность

вложения до момента их получения адресатом. Отправка документов на

небумажных носителях производится в упаковке, соответствующей техническим

требованиям и гарантирующей сохранность носителей и записанной на них

информации. На заказную корреспонденцию, а также на корреспонденцию,

направляемую в четыре адреса и более, составляется список рассылки.

Документы, подготовленные к отправке в течение дня, подлежат

сортировке: часть из них отправляется обычным порядком через узел связи, а

наиболее важные и срочные направляются адресатам с курьерами

(посыльными).

Отправка за пределы организации информации в виде телеграмм,

телетайпограмм, факсограмм, телефонограмм, электронных сообщений E-mail

осуществляется с помощью средств электрической связи. Телеграммы

принимаются для передачи завизированными, подписанными, датированными и

зарегистрированными с отметкой о категории и виде отправления. С помощью

телефонограмм информация передается устно по каналам телефонной связи на

227

основании подписанного соответствующим должностным лицом текста

телефонограммы.

Факсимильные сообщения - копии документа на бумажном носителе,

получаемые по каналам факсимильной связи.

По факсу передают: печатные документы, фотографические снимки,

графики, таблицы, схемы и др. Документы, передаваемые по факсу, должны

быть оформлены в соответствии с требованиями, предъявляемыми к

соответствующему виду документов. В целом факсограмма оформляется также,

как деловое письмо, но в графе «адресат» указывается номер телефакса

получателя.

В зависимости от технического уровня телефакса отправитель может

получать сообщения о доставке с указанием числа страниц отправляемого

документа или причин, по которым сообщение не может быть доставлено.

Подтверждение о доставке (Confirmation report) содержит код организации и номер

телефакса получателя, дату, время и продолжительность передачи, число

полученных страниц и результат (Result). Такая информация отчетного характера

может автоматически вноситься в создаваемый специальный журнал для

регистрации. После 20 передач листы журнала распечатываются аппаратом, затем

их подшивают в дело, чтобы при необходимости отчет можно было предоставить

клиенту. Сроки хранения составляют от 3 до 5 лет.

При передаче и приеме текстов служебных документов по каналам

факсимильной связи необходимо руководствоваться следующими

рекомендациями:

- объем передаваемого документа (текста, схемы, графического

изображения), выполненного на бумаге формата А4 черным цветом, не должен

превышать 5 листов; о документ для передачи по каналу факсимильной связи

сдается с заявкой установленного образца, подписанной руководителем

подразделения. Заявки хранятся в течение одного года;

- ответственность за содержание передаваемой информации возлагается

на исполнителя, подготовившего документ к передаче, и руководителя

соответствующего подразделения;

228

- запрещается передавать текст документов с пометкой «Для служебного

пользования»;

- подлежащий передаче документ учитывается в журнале установленной

формы. Подлинники документов после передачи возвращаются исполнителям с

отметкой о времени отправки;

- поступившие факсограммы учитываются в журнале установленной

формы без проставления регистрационного штампа, передаются адресатам под

расписку в день их приема, срочные - немедленно.

Второй экземпляр отправленного документа (единственный экземпляр

факсограммы) подшивается в дело с исходящей перепиской. По истечении

сроков постоянного хранения указанные документы передаются в архив или

уничтожаются в установленном порядке.

Порядок работы с внутренними документами. Внутренние документы

- приказы, положения, правила, инструкции, служебные и докладные записки -

составляются, исполняются, хранятся в пределах самой организации.

На этапах подготовки и оформления порядок работы с внутренними

документами такой же, как и с исходящими:

- составление исполнителем проекта документа;

- проверка правильности оформления проекта документа;

- согласование проекта документа;

- подписание документа руководителем (утверждение в необходимых

случаях);

- регистрация документа (при повышенных требованиях к обеспечению

сохранности документов организации и при больших объемах

документооборота).

На этапах исполнения и завершения работ с внутренними

документами порядок операций такой же, как и с входящими документами:

- передача документа исполнителю (копирование документа при

наличии нескольких исполнителей);

- контроль исполнения документа;

- исполнение документа;

229

- проставление отметки об исполнении;

- подшивка исполненного документа в дело.

Доставка документов внутри организации осуществляется курьерской

связью, при отсутствии курьеров специалисты сами разносят документы. В

небольших организациях доставка документов осуществляется секретарем.

Прием и передача входящих, исходящих и внутренних документов на

всех этапах прохождения осуществляются, как правило, без расписок, но с

обязательной отметкой в регистрационной карточке или других учетных

формах. Под расписку могут передаваться контролируемые или другие важные

документы.

Передача документов в пределах структурного подразделения должна

производиться через секретаря, который делает соответствующую пометку в

регистрационной карточке. передаче документа из одного структурного

подразделения в другое обязательно ставится в известность канцелярия или

другая служба, где был зарегистрирован документ. Контролируемые или другие

наиболее важные документы передаются через канцелярию или другую службу,

контролирующую исполнение документа.

Электронный документооборот - в СКСиТ постоянно возрастает,

особенно в связи с развитием интернет-торговли.

При использовании ЭД не требуется предоставления его копии на

бумажном носителе, за исключением случаев, предусмотренных

нормативными правовыми актами РФ или соглашением сторон.

При согласовании проекта ЭД обеспечиваются:

- прочтение документа на дисплее без вывода на бумажный носитель;

- внесение исправлений в проект документа;

- одновременная рассылка проекта документа сразу нескольким

визирующим.

К недостаткам ЭД можно отнести:

- недолговечность хранения по сравнению с бумажными документами;

- необходимость в технических средствах для прочтения;

230

- возможность внесения несанкционированных изменений (при

отсутствии электронной цифровой подписи (ЭЦП) или других средств защиты).

При обмене ЭД должны использоваться средства защиты информации в

соответствии с требованиями нормативных правовых актов РФ.

ЭД подлежит проверке для подтверждения его подлинности

средствами проверки электронной цифровой подписи. Подтверждение

подлинности ЭД осуществляется получателем ЭД с использованием средств

проверки ЭЦП, предоставленных ему отправителем. Подлинность ЭЦП

считается подтвержденной, если в результате выполнения получателем ЭД

процедур, предусмотренных средствами проверки ЭЦП, устанавливается

неизменность всех его реквизитов.

Работа с ЭД, посылаемыми по электронной почте, проводится

аналогично работе с документами на бумажном носителе. Отправитель ЭД

создает файл сообщения, указывает его имя, дату, время отправления и

запускает программу отправки электронной почты. ЭД передаются адресатам в

соответствии с указанием на рассылку. Адресат получает документ на экран

компьютера, который при необходимости можно перенести на бумажный

носитель. С помощью ПК происходит регистрация ЭД.

Руководитель, получив ЭД, проставляет на нем резолюцию, и по

внутренней сети документ пересылается на компьютер исполнителю

(исполнителям).

Процесс исполнения ЭД аналогичен исполнению документов на

бумажном носителе.

Срок хранения ЭД такой же, как и бумажных, - 5 лет. В течение такого

срока файлы могут быть утрачены, поэтому рекомендуется формировать

специальные архивы ЭД на компакт-дисках.

При хранении ЭД в электронном архиве должны обеспечиваться:

- защита ЭД от несанкционированного доступа и искажений;

- возможность предоставления заинтересованным лицам доступа к

хранимым ЭД в порядке, предусмотренном нормативными актами;

231

- возможность подтверждения подлинности ЭД в течение всего срока их

хранения;

- возможность представления хранимых ЭД в виде копии на бумажном

носителе.

Электронные сообщения, посылаемые по электронной почте,

исполняются аналогично документам на бумажных носителях при наличии

определенной специфики в процессе исполнения, в частности отправителю

необходимо поставить отметку «соответствует оригиналу».

4.2. Формирование и оформление дел

Дело - совокупность документов (в отдельных случаях документ),

относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в

отдельную обложку.

Номенклатура дел - систематизированный перечень наименований дел,

заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в

установленном порядке.

Формирование дела - группирование исполненных документов в дело в

соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.

Вся совокупность документов, образующихся в деятельности

организации, составляет ее документальный фонд.

Документы, образующиеся в деятельности организации, по срокам

хранения подразделяются на:

- документы временного срока хранения (до 10 лет включительно);

- документы долговременного срока хранения (свыше 10 лет);

- документы постоянного (вечного) хранения.

Документы постоянного хранения, т.е. документы, имеющие историческое,

научное, социальное, экономическое, культурное значение, составляют

архивный фонд организации, являющийся составной частью Архивного фонда

Российской Федерации.

Разновидностями архивного фонда являются:

232

- архивный фонд организации, состоящий из документов, образовавшихся в

процессе ее деятельности;

- объединенный архивный фонд, состоящий из документов, образовавшихся

в процессе деятельности двух или более организаций-фондообразователей,

имевших между собой исторически и/или логически обусловленные связи:

однородность и преемственность деятельности, подчиненность, единство

объекта и времени деятельности, местонахождение и др.;

- архивный фонд личного происхождения, состоящий из документов,

образовавшихся в процессе жизни и деятельности отдельного лица, семьи, рода

и принятых на хранение в архив организации.

Правильное формирование дел способствует: оперативному поиску

необходимых документов, обеспечивает их сохранность, устанавливает порядок

в организации делопроизводства.

В дело помещаются документы, которые по своему содержанию

соответствуют заголовку дела, при этом запрещается группировать в дела

черновые и дублетные экземпляры документов (за исключением особо ценных),

а также документы, подлежащие возврату.

Дела формируются в организациях при централизованном ведении

делопроизводства - службой ДОУ организации, при децентрализованном - как

структурными подразделениями (лицами, ответственными за ДОУ), так и

службой ДОУ организации.

Формирование дел ведется в следующем порядке под

непосредственным методическим руководством архива организации, а при

необходимости - и соответствующего государственного архива:

- в дело помещаются документы, работа по которым завершена;

- документы, подшитые вдело, являются подлинниками или заверенными

копиями;

- документы разных сроков хранения формируются в разные дела;

- документы, касающиеся одного вопроса, помещаются в одно дело;

- в дело включается, как правило, один экземпляр документа;

233

- каждый документ, помещенный в дело, должен быть правильно оформлен

(на документе должна быть подпись или заверительная надпись на копии, дата,

номер, отметка об исполнении и т.д.);

- в дело формируются, как правило, документы одного календарного (за

исключением личных дел) или учебного года;

- в дело не должны подшиваться проекты, варианты документов, не

подписанные или не утвержденные руководителем;

- годовые планы, отчеты, сметы и т.п. должны откладываться в материалах

того года, к которому они относятся по своему содержанию, независимо от

времени их составления и даты поступления;

- документы внутри дела чаще всего располагаются в обратной

хронологической последовательности, т.е. только что исполненные документы

будут подшиты в папке сверху. При сдаче дел в архив документы

переформировываются в прямой хронологической последовательности (вначале

документы за январь, потом за февраль и т.д.);

- устав организации и другие учредительные документы формируются в

самостоятельное дело;

- протоколы общих собраний акционеров и протоколы заседаний совета

директоров формируются отдельно в самостоятельные дела. Документы к

заседаниям, приложения и другие дополнительные документы подшиваются к

тем протоколам, к которым они относятся. Если они содержат более 250 листов,

то группируются в отдельное дело;

- приказы по личному составу формируются отдельно от приказов по

основной деятельности;

- при формировании в дела приказов по личному составу отдельно

формируют приказы по различным вопросам в соответствии со сроками

хранения;

- документы по личному составу организации (личные дела, личные карточки)

формируются по алфавиту фамилий работников;

- в дела по переписке помещаются все документы, возникшие в ходе решения

вопросов. Нельзя заводить отдельно дела на запросы и на ответы. Переписка по

234

одному вопросу формируется вместе и систематизируется по вопросно-

логическому признаку: сначала запрос, затем документы, создаваемые в ходе

решения вопросов, далее ответы. Внутри дела документы располагаются в

хронологической последовательности;

- предложения, заявления, письма и жалобы граждан формируются в

самостоятельные дела: отдельно по вопросам улучшения работы организации и

отдельно по личным вопросам;

- если в организации составляются или в организацию поступают единичные

документы, которые не подходят ни в одно из дел, заводят специальную папку

для подобных документов «Документы по различным вопросам за 2008 г.» и

составляют внутреннюю опись дела;

- при подшивке документов в дела скрепки, скобы от степлера необходимо

снять,

- подшивать в дело не более 250 листов (при этом толщина дела составляет

30-40 мм).

При подшивке документов в дело необходимо проверять правильность их

оформления. Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю

на доработку.

Оформление дел проводится работниками службы документационного

обеспечения управления организации или другими структурными

подразделениями, в обязанности которых входит заведение и формирование дел,

при методической помощи и под контролем архива организации.

В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное

оформление дел.

Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше

10 лет) хранения и по личному составу.

Полное оформление дел предусматривает:

1. подшивку или переплет дела;

2. нумерацию листов дела;

3. составление листа-заверителя;

4. составление, в необходимых случаях, внутренней описи документов;

235

5. внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела

(уточнение названия организации, регистрационного индекса дела, крайних дат

дела, заголовка дела).

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат

частичному оформлению: допускается не проводить систематизацию

документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не

составлять.

Документы, составляющие дела, подшиваются на 4 прокола в твердую

обложку из картона или переплетаются с учетом возможности свободного

чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них. При подготовке дел

к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки) из

документов удаляются.

Дела постоянного хранения подлежат полному оформлению,

состоящие из особо ценных документов или неформатных документов, хранятся

в закрытых твердых папках с тремя клапанами с завязками или в коробках.

При наличии в деле невостребованных личных документов

(удостоверений личности, трудовых книжек, военных билетов) эти документы

вкладываются в конверт, который подшивается в дело. При наличии большого

количества таких документов последние изымаются из дел и на них

составляется отдельная опись.

В конце каждого дела подшивается чистый бланк листа-заверителя,

а в начале дела (для учета особо ценных документов) - бланк внутренней

описи документов дела (приложение 12,13).

В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения

документов, включенных в дело, все листы этого дела (кроме листа-заверителя и

внутренней описи) нумеруются арабскими цифрами валовой нумерацией в

правом верхнем углу листа простым карандашом или нумератором:

Листы внутренней описи документов дела нумеруются отдельно.

Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по

каждому тому или по каждой части отдельно.

236

Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные документы,

представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной

стороне на верхнем поле листа.

Сложенный лист (формата А3, А2) разворачивается и нумеруется в

правой части верхнего поля листа. При этом лист любого формата, подшитый за

один край, нумеруется как один лист; лист, сложенный и подшитый за середину,

подлежит перешивке и нумеруется как один лист.

Лист с наглухо наклеенными документами (фотографиями, вырезками,

выписками и т.п.) нумеруется как один лист. Если к документу подклеены

одним краем другие документы (вставки текста, переводы, вырезки и т.п.), то

каждый документ нумеруется отдельно.

Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются; при этом вначале

нумеруется сам конверт, а затем очередным номером каждое вложение в

конверте.

Подшитые в дело документы с собственной нумерацией листов (включая

печатные издания) могут нумероваться в общем порядке или сохранять

собственную нумерацию, если она соответствует порядку расположения листов

в деле. В случаях обнаружения большого числа ошибок в нумерации листов дела

проводится их перенумерация. При перенумерации листов старые номера

зачеркиваются и рядом ставится новый номер листа; в конце дела составляется

новый лист-заверитель, при этом старый лист-заверитель зачеркивается, но

сохраняется в деле. При наличии отдельных ошибок в нумерации листов в делах

при подготовке их архивом организации к передаче на государственное

хранение допускается по согласованию с государственным архивом

употребление литерных номеров листов

Лист-заверитель:

- составляется в деле на отдельном листе, в книгах - на оборотной

стороне последнего чистого листа, в картотеках - на отдельном чистом листе

формата карточки.

- составляется по установленной форме, в которой указываются цифрами

и прописью количество пронумерованных листов дела, количество листов

237

внутренней описи, оговариваются особенности нумерации номеров дела

(наличие литерных номеров дела, пропущенных номеров, номеров листов с

наклеенными фотографиями, номеров крупноформатных листов, конвертов с

вложениями и количество вложенных в них листов), а также указывается

наличие в деле типографских экземпляров брошюр с количеством листов в них,

если они не были отмечены в общей валовой нумерации в деле.

- подписывается его составителем. Все последующие изменения в составе

и состоянии дела (повреждения, замена подлинных документов) отмечаются в

листе-заверителе со ссылкой на соответствующий акт (приложение 12).

Запрещается выносить лист-заверитель на обложку дела или чистый

оборот листа последнего документа. Если дело подшито или переплетено без

бланка листа-заверителя, он наклеивается за верхнюю часть листа на внутренней

стороне обложки дела.

Внутренняя опись документов дела:

- составляется для учета документов постоянного и временного (свыше

10 лет) хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации

(особо ценные, личные и т.д.), а также для учета дел постоянного и временного

(свыше 10 лет) хранения, сформированных по разновидностям документов,

заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документа.

- составляется на отдельном листе по установленной форме (приложение

13), в которой содержатся сведения о порядковых номерах документов дела, их

индексах, датах, заголовках и номерах листов дела. К внутренней описи

составляется итоговая запись, в которой указываются цифрами и прописью

количество включенных в нее документов и количество листов внутренней

описи.

- подписывается ее составителем. Если дело переплетено или подшито

без бланка внутренней описи документов, то составленная по установленной

форме опись подклеивается к внутренней стороне лицевой обложки дела.

Изменения состава документов дела (изъятия, включения документов,

замена их копиями и т.д.) отражаются в графе "Примечания" со ссылками на

238

соответствующие акты. При необходимости составляется новая итоговая запись

к внутренней описи и заверительная надпись дела.

Обложка дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по

личному составу составляется и оформляется по установленной форме

(приложение 14), в которой указываются наименование организации,

структурного подразделения, индекс дела, архивный шифр дела, номер дела

(тома, части) по годовому разделу сводной описи дел, заголовок дела.

Заголовок дела на обложке дел переносится из номенклатуры дел

организации, согласованной с экспертно-проверочной комиссией

соответствующего архивного учреждения. В необходимых случаях в заголовок

вносятся уточнения (номера приказов, протоколов и др.).

В тех случаях, когда дело состоит из нескольких томов (частей), на

обложку каждого тома (части) выносится общий заголовок дела и заголовок

каждого тома (части).

В заголовках дел, содержащих копии документов, указывается их

копийность. Подлинность документов дела в заголовке не оговаривается.

На обложке дела указываются арабскими цифрами крайние даты дела -

год(ы) заведения и окончания дела.

Если в дело включены документы (приложения и т.п.), даты которых

выходят за крайние даты дела, то под датами дела с новой строчки делается об

этом запись: «в деле имеются документы за ... год(ы)». Даты дела могут не

указываться на обложке дел, содержащих годовые планы и отчеты, так как они

отражаются в заголовках дел.

Крайними датами дел, содержащих организационно-распорядительную,

творческую и иную документацию (протоколы, стенограммы, письма, доклады и

т.д.), для которых точная датировка имеет важное значение, а также дел,

состоящих из нескольких томов (частей), проставляются крайние даты

документов дела, т.е. даты регистрации (составления) самого раннего и самого

позднего документов, включенных в дело.

239

Если делом является журнал регистрации приказов, распоряжений и т.п.,

то датой дела будут точные календарные даты первой и последней записей в

журнале.

Крайними датами дела, содержащего протоколы заседаний, являются

даты утверждения (для документов, которые утверждаются) или составления

первого и последнего протоколов, составляющих дело.

Крайними датами личного дела являются даты подписания приказа о

приеме и увольнении лица, на которое это дело заведено.

Обязательными реквизитами обложки дела являются количество

листов в деле, которое проставляется на основании заверительной надписи дела,

и сроки хранения дела (на делах постоянного хранения пишется: "Хранить

постоянно").

Номенклатура дел структурного представляет собой

систематизированный перечень наименований дел, заводимых в

делопроизводстве организации, с указанием сроков их хранения, по

установленной форме (приложение 10). Ответственность за ее составление

возлагается на службу ДОУ организации.

Различаются три вида номенклатур дел: типовая, примерная и

индивидуальная номенклатуры дел конкретной организации.

Типовая номенклатура дел устанавливает состав дел, заводимых в

делопроизводстве однотипных организаций, и является нормативным

документом.

Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав дел,

заводимых в делопроизводстве организаций, на которые она распространяется, с

указанием их индексов, и носит рекомендательный характер.

Типовые и примерные номенклатуры дел используются для составления

индивидуальной номенклатуры дел.

Номенклатура дел организации (сводная) составляется по

установленной форме на основании номенклатур дел структурных

подразделений, разработанных по аналогичной форме (приложение 10),

240

согласованных ими с архивом и подписанных руководителями этих

подразделений.

Номенклатура дел организации:

- составляется на основе изучения состава и содержания документов,

образующихся в деятельности организации, руководствуются уставом или

положением об организации, положениями о ее структурных подразделениях,

штатным расписанием, номенклатурой дел организации за прошлый год,

описями дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения,

регистрационными формами, ведомственными и типовыми перечнями

документов с указанием сроков их хранения, типовыми и примерными

номенклатурами дел, ;

- оформляется на общем бланке организации,

- визируется руководителем архива или лицом, ответственным за архив,

- подписывается руководителем службы или лицом, ответственным за

документационное обеспечение управления,

- согласовывается с ЦЭК (ЭК) организации,

- согласовывается ЭПК соответствующего архивного учреждения (не

реже одного раза в 5 лет)

- утверждается руководителем организации, структурные подразделения

получают выписки соответствующих ее разделов для использования в работе

- вводится в действие с 1 января следующего календарного года, на

предстоящий календарный год составляется в последнем квартале текущего года.

- в случае коренного изменения функций и структуры организации

разрабатывается новая номенклатура дел.

- предусматриваются заголовки дел для группировки документов,

отражающие все документируемые участки и вопросы деятельности

организации (например: канцелярия, бухгалтерия, отдел кадров и т.п.).

Номенклатура дел является основой для составления описей дел

постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и основным учетным

документом в делопроизводстве, а в архиве организации используется для учета

дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

241

Закрепленная в номенклатуре схема систематизации дел может быть

использована при разработке схемы картотеки на исполненные документы.

Сроки хранения дел, предусмотренные типовой или примерной

номенклатурой дел, переносятся в индивидуальную номенклатуру дел без

изменений.

По окончании делопроизводственного года в конце номенклатуры дел

заменяется итоговая запись о количестве заведенных дел (томов), отдельно

постоянного и временного хранения. Сведения, содержащиеся в итоговой записи

номенклатуры дел организации, в обязательном порядке сообщаются архивному

учреждению, о чем в номенклатуре дел проставляется отметка с указанием

должности лица, сделавшего отметку, и расшифровки его подписи.

4.3 Экспертиза ценности документов, подготовка документов к хранению

Экспертиза ценности документов (ЭЦД) – это изучение состава и

содержания документов учреждения на основании критериев ценности

документов в целях определения сроков их хранения и отбора документов на их

дальнейшее хранение.

В ходе проведения работ по отбору документов на постоянное или

длительное хранение экспертизе ценности подвергается весь комплекс

документов, образующихся в деятельности всех структурных подразделений

организации. До проведения в установленном порядке ЭЦД их уничтожение

запрещается.

Экспертиза ценности документов проводится:

- в делопроизводстве: при составлении номенклатуры дел, формировании

дел и подготовке их к передаче в архив;

- в архиве: в ходе подготовки дел к передаче на постоянное хранение.

Оформление документов в дела осуществляется по результатам

экспертизы ценности на основании принципов историзма, системности и

целостности путем комплексного применения критериев происхождения,

содержания, внешних особенностей документов:

242

К критериям происхождения относятся: роль и место организации в

системе государственного управления или конкретной отрасли, значимость

выполняемых ею функций, значение физического лица в жизни общества, время

и место образования документа.

К критериям содержания относятся: значимость события (явления),

отраженного в документе, значение имеющейся в документе информации,

повторение информации документа в других документах, вид документа,

подлинность документа.

К критериям внешних особенностей относятся: форма фиксирования и

передачи содержания, удостоверения, оформления документа, его физическое

состояние

При отнесении документов к составу Архивного фонда Российской

Федерации учитывается фактор степени полноты и сохранности фонда.

Экспертиза ценности документов проводится на основе:

действующего законодательства и правовых актов РФ по архивному делу и

документационному обеспечению управления; типовых и ведомственных

перечней документов с указанием сроков их хранения, типовых и примерных

номенклатур дел; нормативно-методических документов Федеральной архивной

службы России (Росархива) и органов управления архивным делом субъектов

РФ в области архивного дела.

Отбор ЭД на архивное хранение осуществляется в результате экспертизы

ценности ЭД, которая проводится экспертной комиссией организации.

Для организации и проведения работы по ЭЦД приказом

руководителя создается постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК)

(Прил. 15). В организациях, имеющих подведомственную сеть (например,

филиалы), создаются постоянно действующие центральные экспертные

комиссии (ЦЭК). Осуществляется ЭЦД ежегодно работниками службы ДОУ

совместно с ЦЭК (ЭК) организации под методическим руководством архива.

В состав ЭК (ЦЭК) включаются квалифицированные и опытные

работники основных структурных подразделений организации, хорошо знающие

состав и содержание, а также значение и ценность информации документов,

243

создаваемых тем структурным подразделением, в котором они работают. В

обязательном порядке в состав комиссии включается руководитель службы ДОУ

и архива организации (или лицо, ответственное за архив организации). В случае

если организация передает свои документы на хранение в государственный или

муниципальный архив, рекомендуется включать в состав комиссии его

представителя.

Как правило, председателем комиссии назначают заместителя

руководителя организации, курирующего вопросы делопроизводства и архива.

Секретарем комиссии является заведующий архивом или ответственный за

архив организации.

Функции и права ЭК (ЦЭК), а также организация ее работы

определяются положением об этой комиссии, разрабатываемым на основе

«Примерного положения о постоянно действующей экспертной комиссии

учреждения, организации, предприятия», утвержденного приказом Росархива от

19.01.1995 № 2.

Итоги работы комиссии оформляются протоколом. Решения ЦЭК

(ЭК) вступают в силу после утверждения руководителем организации.

На первом этапе экспертизы ЭД архив совместно с

делопроизводственной службой или службой, отвечающей за

функционирование информационных технологий в организации, определяет

перечень систем, тем и проектов, документы которых могут иметь ценность в

соответствии с общими критериями экспертизы. В рамках перечня проводится

отбор документов на постоянное и временное хранение; перечень утверждается

экспертной комиссией организации. При приеме документов на хранение в

архив учитываются факторы: ограничения на прием ЭД; завершенность

процесса создания ЭД; стоимость возможного перевода ЭД в другой формат при

приеме в архив; наличие законодательных актов, препятствующих передаче ЭД;

наличие необходимой сопроводительной документации; соответствие типа

электронного оборудования различным режимам хранения ЭД; затраты на

обеспечение хранения.

244

При проведении ЭЦД осуществляется отбор документов постоянного и

временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив организации; отбор

документов с временными сроками хранения (до 10 лет включительно) и с

пометкой «До минования надобности», подлежащих дальнейшему хранению в

структурных подразделениях; выделение к уничтожению документов за

предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.

Исчисление срока хранения документов производится с 1 января

года, следующего за годом окончания их делопроизводством. Например,

дело, законченное делопроизводством в 2005 году, срок хранения которого

составляет 5 лет, должно быть уничтожено в 2011 году. Если дело состоит из

нескольких томов, которые содержат документы за определенный период

(например, документы, послужившие основанием для бухгалтерских записей,

формируются, как правило, по месяцам), то исчисление срока хранения этого

дела (а не части или тома) аналогично исчислению, приведенному выше, т.е.

нельзя уничтожать документы, сформированные в дело, например, за июль 2004

года, срок хранения которых 5 лет, они могут быть уничтожены только 1 января

2010 года.

Срок хранения документов на нетрадиционных носителях соответствует

сроку хранения аналогичных видов документов на традиционных носителях.

Отбор документов на хранение и уничтожение - требования:

- предусматривает полистный просмотр дел;

- не допускается проведение ЭЦД только по заголовкам дел в

номенклатурах, описях структурных подразделений организации или на

обложках дел без просмотра самих документов.

- в делах, предназначенных для постоянного и длительного (свыше 10

лет) хранения, подлежат изъятию дублетные экземпляры документов,

черновики, неоформленные копии документов;

- уточняется характер повторения и поглощения содержащейся

информации в других документах, при этом учитывается вид, форма и полнота

повторения и поглощения;

245

- в дела включаются только подлинники документов, а в случае их

отсутствия (утраты, выемки) – заверенные копии;

- отбор документов за соответствующий период к уничтожению и

составление акта о выделении их к уничтожению производятся после

составления описей на дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения;

- описи и акт рассматриваются на заседании экспертной комиссии

организации.

В случае если организация является источником комплектования

государственного или муниципального архива, то описи и акт о выделении

документов к уничтожению после согласования ЭК организации направляются

на утверждение ЭПК соответствующего архивного органа.

Организации, документы которых не подлежат приему в архивные

учреждения, уничтожают дела с истекшими сроками хранения без согласования

с архивными органами при условии упорядочения документов по личному

составу. В этом случае ЭК организаций дано право самостоятельно

согласовывать описи на дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения

и акты о выделении документов с истекшими сроками хранения. После

согласования описи и акты утверждаются руководителем организации, и только

после этого организация имеет право уничтожать документы с истекшими

сроками хранения.

Если организация передает свои документы на государственное или

муниципальное хранение, то работа по ЭЦД проводится под методическим

руководством того архивного учреждения, источником комплектования

которого оно является.

Запрещается уничтожение документов с истекшими сроками

хранения без проведения всего комплекса работ по упорядочению документов

как постоянного, так и долговременного хранения, в том числе по личному

составу.

Это связано, прежде всего с тем, что в ходе подготовки дел к

постоянному или длительному хранению может обнаружиться, что часть

документов утрачена, и восполнить информацию, содержащуюся в утраченных

246

документах, могут только те документы с временными сроками хранения,

которые были несвоевременно уничтожены.

Сроки хранения дел, содержащих оставшиеся документы временного

хранения, определяются по перечню документов с указанием сроков их

хранения или по номенклатуре дел организации.

Документы должны храниться в условиях, обеспечивающих их защиту от

повреждений, вредных воздействий окружающей среды и исключающих утрату

документов.

Организация хранения документов - система мероприятий,

включающая рациональное размещение документов, контроль за их движением

и физическим состоянием, копирование документов с целью создания

страхового фонда и фонда пользования, восстановление (реставрация)

первоначальных или близких к первоначальным свойств и внешних признаков

документов, подвергшихся повреждению или разрушению.

Система мер по организации хранения должна обеспечивать сохранность

документов и контроль их физического состояния при поступлении документов

в архив, при их хранении и передаче документов на постоянное хранение. При

организации хранения и создании условий хранения следует учитывать

специфику видового состава документов, характерного для конкретного архива.

Для обеспечения сохранности документов в организации, ее

структурных подразделениях и архиве должны осуществляться:

- комплекс мер по организации хранения, предусматривающий создание

материально-технической базы хранения документов (здание и помещения

хранилищ, средства хранения документов, средства охраны и безопасности

хранения, средства климатического контроля, средства копирования и

восстановления поврежденных документов и т.п.);

- комплекс мер по созданию и соблюдению нормативных условий хранения

документов (температурно-влажностный, световой, санитарно-гигиенический,

охранный режимы хранения).

При отсутствии специального помещения для архива организаций

выделяется приспособленное помещение в административном здании

247

организации. Размещение в приспособленных помещениях производится в

установленном порядке после их экспертизы. Экспертиза устанавливает

пригодность помещения (огнестойкость, долговечность, прочность конструкции,

техническая укрепленность), состояние помещения, наличие отопительных и

вентиляционных систем.

Организация обеспечивает архив необходимым помещением,

оборудованием и кадрами. Работа архива организуется в соответствии с

положением об архиве.

Должностные лица организации несут ответственность за нарушение

норм, установленных ФЗ «Об архивном деле» от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об

архивном деле в Российской Федерации" и «Основными правилами работы

архивов организаций» одобренных решением Коллегии Росархива от 06.02.2002

Основными задачами архива организации являются:

- комплектование архива документами, состав которых предусмотрен

положением об архиве;

- учет и обеспечение сохранности документов;

- создание научно-справочного аппарата к документам архива;

- использование хранящихся в архиве документов;

- подготовка и передача документов, относящихся к Архивному фонду

РФ, на постоянное хранение в соответствии со сроками и требованиями,

установленными Федеральной архивной службой России и органами управления

архивным делом субъектов РФ.

Архив проводит проверки состояния хранения документов и их

организации в делопроизводстве структурных подразделений не реже одного

раза в год, согласно утвержденного плана, как правило, перед передачей дел в

архив. По итогам каждой проверки составляется справка или докладная записка

на имя руководителя организации, в которой отражается существующее

положение и намечаются меры по ликвидации недостатков и улучшению работы.

С выводами проверки должны быть ознакомлены непосредственные

исполнители и руководители соответствующего структурного подразделения.

248

Подготовка электронных документов к передаче в архив

организации состоит из следующих этапов:

- проверка физического состояния машинных носителей,

предназначенных для передачи в архив;

- запись ЭД на машинные носители;

- проверка качества записи;

- описание ЭД;

- проставление архивных шифров на единицах хранения (на футлярах) в

соответствии с архивной описью (описями) электронных документов

постоянного хранения и по личному составу;

- подготовка комплекта сопроводительной документации.

Сопроводительная документация ЭД должна быть достаточной для

обеспечения их сохранности и использования.

В ней отражается следующая информация: название документа, дата его

создания, характеристика содержания (аннотация), электронный формат,

физическая и логическая структура (для БД, сайтов и т.п.), объем документа (для

БД также - количество записей).

Дела, подлежащие уничтожению, передаются на переработку

(утилизацию). Передача дел оформляется приемо-сдаточной накладной, в

которой указываются дата передачи, количество сдаваемых дел и вес бумажной

макулатуры. Погрузка и вывоз на утилизацию осуществляются под контролем

сотрудника, ответственного за обеспечение сохранности документов архива.

Для обеспечения комплектования архива в организации на все

завершенные в делопроизводстве дела постоянного, временного (свыше 10 лет)

хранения и по личному составу, прошедшие экспертизу ценности, составляются

архивные описи.

Архивная опись (далее - опись) - это архивный справочник, содержащий

систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда, коллекции и

предназначенный для их учета и раскрытия содержания.

249

Описи составляются отдельно: на дела постоянного хранения; дела

временного (свыше 10 лет) хранения; дела по личному составу; дела, состоящие

из документов, характерных только для данной организации.

Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной

валовой (порядковой) нумерацией.

Описи дел структурных подразделений составляются по установленной

форме в трех экземплярах и представляются в архив организации через год

после завершения дел в делопроизводстве (Основные правила работы архивов

организаций. М., 2000).

Порядок передачи документов в архив организации:

- дела постоянного и долговременного хранения, включая документы по

личному составу, передаются в архив организации не позднее чем через три года

после их завершения в делопроизводстве.

- передача дел в архив организации осуществляется по графику,

составленному архивом, согласованному с руководителями структурных

подразделений, передающих документы в архив, и утвержденному

руководителем организации.

- в период подготовки дел структурным подразделением к передаче в

архив организации сотрудником архива предварительно проверяется

правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел,

включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии с

номенклатурой дел организации.

- все выявленные при проверке недостатки в формировании и

оформлении дел работники структурного подразделения обязаны устранить.

При обнаружении отсутствия дел составляется соответствующая справка.

- прием каждого дела производится лицом, ответственным за архив

(специальным сотрудником), в присутствии работника структурного

подразделения. При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела,

включенного в нее, делается отметка о наличии дела.

- в конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью

количество фактически принятых в архив дел, номера отсутствующих дел, дата

250

приема-передачи дел, а также подписи ответственного за архив (сотрудника

архива) и лица, передавшего дела.

- при приеме особо ценных дел проверяется количество листов в делах.

- дела, увязанные в связки, доставляются в архив организации

сотрудниками структурных подразделений.

РЕЗЮМЕ

Организация работы с документами предполагает обеспечение:

- условий для создания, накопления, обработки, хранения и

использования документированной информации;

- документированной информацией ее потребителей (как внутри

организации, так и за ее пределами) в соответствии с их потребностями;

- соблюдения установленной в организации технологии обращения с

документированной информацией на всех ее этапах, в том числе в процессе:

документооборота;

- создание и эксплуатацию информационно-поисковых систем (ИПС) по

документам;

- осуществления контроля за исполнением документов; подготовки

документов, надобность в которых миновала, к передаче на архивное хранение

(уничтожение), оперативное и архивное хранение документов.

Вопросы для самопроверки

1. Назовите нормативно-методические документы федеральных архивных

органов, содержащие требования к делам, сдаваемым в архив. 2. Какая форма документооборота характерна для организаций с небольшим

объемом документов? 3. Перечислите основные этапы работы с документами. Дайте их

характеристику. 4. Перечислите основные требования к оформлению дел при их подготовке к

передаче на дальнейшее хранение. 5. Что такое описи дел? 6. Перечислите правила составления и оформления описей. 7. Какова процедура подготовки и передачи дел в архив организации? 8. Перечислите основные правила формирования документов в дела.

9. Как осуществляется формирование и хранение дел электронных

документов? 10. Что входит в понятие «организация работы с документами»? Перечислите

основные этапы. 11. Дайте характеристику этапов работы с документами. 12. Должна ли экспертная комиссия полистно просматривать все дела, и если

должна, то какие? 13. Какие нормативные документы регламентируют в настоящее время

вопросы организации и проведения экспертизы ценности документов на

предприятиях и в учреждениях? 14. Каким образом должна быть организована система формирования дел и

оперативного хранения документов, чтобы можно было легко находить

нужные документы и исключить возможность их потери?

252

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Документационное обеспечение управления – это специфическое

направление деятельности, которое заключается в составлении, оформлении

документов, их обработке и хранении. Теория и практика ДОУ в СКСиТ в

настоящее время основывается на целом комплексе нормативной документации.

В целом же наблюдается отсутствие уполномоченного координирующего центра

по вопросам управления документами, что приводит к бессистемности развития

нормативной базы, затрагивающей вопросы работы с документами в СКСиТ.

Различные ведомства самостоятельно решают отдельные задачи

делопроизводства, и нередко положения различных нормативных документов

противоречат друг другу.

С целью обеспечения качественного управления документооборотом на

предприятии создаются специальные подразделения – «Служба

документационного обеспечения». Основным организационным документом по

ДОУ является «Инструкция по документационному обеспечению

управленческой деятельности (делопроизводству)»

С целью усовершенствования практики документирования установлен

максимальный набор реквизитов, которые могут использоваться при

составлении и оформлении организационно-распорядительных документов (в

конкретном документе реквизитов будет меньше), и зафиксировано

местоположение каждого элемента информации в документе (ГОСТ Р 6.30-

2003), что позволило разработать формуляры документов (формуляры-образцы),

т.е. определить модель построения документа, установить основной набор

реквизитов официального письменного документа, размеры полей, требования к

формату документа. Отсутствие или неправильное оформление в документе

одного из реквизитов предусмотренных формуляром делает его

недействительным.

Деятельность фирмы фиксируется в организационно-правовых

документах, распорядительных, информационно-справочных, договорные

отношения отражаются в договорах, Трудовое законодательство РФ

предусматривает обязанность ведения на предприятии различных кадровых

документов.

Организация работы с документами организации предполагает

обеспечение: условий для создания, накопления, обработки, хранения и

использования документированной информации; документированной

информацией ее потребителей (как внутри организации, так и за ее пределами) в

соответствии с их потребностями; соблюдения установленной в организации

технологии обращения с документированной информацией на всех ее этапах, в

том числе в процессе: документооборота; создание и эксплуатацию

информационно-поисковых систем (ИПС) по документам; осуществления

контроля за исполнением документов; подготовки документов, надобность в

которых миновала, к передаче на архивное хранение (уничтожение),

оперативное и архивное хранение документов.

254

Тестовые задания Глава 1 Понятие о документе и документационном обеспечении управления 1. К функциям документов относят:

1) управленческую; 2) правовую; 3) информационную; 4) все перечисленные.

2. Под документированием понимаются:

1) процессы создания документов; 2) порядок утверждения документов; 3) технологии работы с документами; 4) визирование документов.

3. Делопроизводственная деятельность обеспечивает:

1) создание и оформление документов; 2) прием, распределение, систематизацию; 3) контроль за исполнением документов; 4) все перечисленное.

4. ГОСТ Р 6.30–2003 устанавливает:

1) состав реквизитов; 2) требования к оформлению реквизитов; 3) требования к бланкам служебных документов; 4) все перечисленное.

5. Управление документацией регламентирует:.

1) ГОСТ Р 6.30-2003; 2) ГОСТ Р 51141-98; 3) ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007; 4) ГОСТ 9327-60.

6. Почтовый адрес, оформляется согласно с требованиями: 1) Правил оказания услуг почтовой связи; 2) Типовой инструкция по делопроизводству; 3) ГСДОУ; 4) Федеральный закон Российской Федерации «Об информации,

информационных технологиях и о защите информации». 7. Какое определение документа является наиболее точным?

1) материальный объект с информацией и реквизитами, позволяющими ее

идентифицировать; 2) носитель информации; 3) удостоверение личности; 4) деловая бумага.

8. Что такое реквизит документа?

1) фирменный бланк; 2) основная часть документа; 3) его отдельный элемент; 4) все перечисленные варианты.

9. Юридическую значимость электронному документу придаёт:

255

1) электронная цифровая подпись (ЭЦП); 2) электронная подпись; 3) подпись должностного лица; 4) собственноручная подпись.

10. Основным организационным документом по ДОУ является:

1) Инструкция по документационному обеспечению управленческой деятельности

(делопроизводству) 2) Положение по документационному обеспечению управленческой деятельности 3) Регламент 4) Федеральный закон

Глава 2. Системы документации, образующиеся в процессе управления деятельностью

организаций сферы СКСиТ. Требования к их оформлению 1. Общий бланк организации используется: 1) для создания писем; 2) для изготовления любого документа; 3) для изготовления конкретного вида документа.

4) все перечисленные варианты. 2. Общий бланк организации не включает:

1) наименование организации; 2) герб или эмблему организации; 3) наименование вышестоящей организации; 4) наименование вида документа.

3. Бланк для писем не содержит:

1) наименование организации; 2) код организации; 3) справочные данные об организации; 4) наименование вида документа.

4. В качестве адресата могут выступать:

1) организация; 2) структурные подразделения организации; 3) должностные и юридические лица; 4) все выше перечисленные.

5. Свод правил, регулирующих деятельность организации, учреждений, граждан, и их

взаимоотношения с другими организациями и гражданами называется: 1) конституцией; 2) уставом; 3) административным кодексом; 4).регламентом 6. Докладная записка адресуется: 1) на имя руководителя организации; 2) на имя начальника отдела кадров организации; 3) на имя руководителя структурного подразделения;

4) все перечисленные варианты 7. Гриф утверждения на документе проставляется: 1) в верхнем правом углу первого листа;

256

2) в верхнем левом углу первого листа; 3) в свободном от текста месте.

4) все перечисленные варианты 8. Датой служебной записки считается:

1) дата ее составления; 2) дата ее подписания составителем; 3) дата утверждения руководителем; 4) дата отправки.

9. Оферта - это: 1) предложение о заключении контракта; 2) принятие соглашения о контракте одной из сторон; 3) обмен документами между сторонами.

4) все перечисленные варианты 10. Коммерческие договоры (контракты) хранятся: 1) 5 лет; 2) 10 лет; 3) постоянно 4) 15 лет 11. Письмо, имеющее финансовые и юридические последствия, должно быть...

1) подписано директором и главным бухгалтером; 2) заверено оттиском печати; 3) подписано директором и главным бухгалтером, заверено печатью;

4) все перечисленные варианты 12. Какие организационные документы утверждаются руководителем организации?

1) положения о структурных подразделениях; 2) должностные инструкции; 3) штатное расписание; 4) все перечисленные документы.

13. ГОСТ Р 6.30–2003 устанавливает следующие способы расположения реквизитов в

бланках: 1) левое центрированное расположение; 2) угловое и продольное расположение; 3) только угловое расположение; 4) продольное центрированное расположение.

14. Реквизит «Справочные данные об организации» указывается ...

1) в любых документах, где это необходимо; 2) в письмах; 3) в докладных записках; 4) на исходящих документах.

15. Жалоба – это обращение гражданина, направленное на...

1) совершенствование работы органов власти и управления; 2) защиту нарушенных прав, законных интересов гражданина; 3) реализацию личных прав гражданина; 4) признание за гражданином определенного статуса, прав, гарантий.

16. Внешние служебные записки подписываются:

257

1) составителем (автором); 2) руководителем предприятия; 3) составителем и руководителем предприятия; 4) все перечисленные варианты верны. Глава 3. Документационное обеспечение управления персоналом. Требования к оформлению

документации по личному составу. 1. При поступлении на работу в организацию гражданина необходимо ознакомить с: 1) Уставом организации; 2) Положением о структурном подразделении, куда поступает на работу гражданин; 3) должностной инструкцией; 4) всеми перечисленными документами. . 2. Приказ по личному составу подписывает: 1) руководитель организации; 2) начальник отдела кадров; 3) юрисконсульт 4) руководитель структурного подразделения. 3. Трудовой договор (контракт) не считается заключенным: 1) если не оговорены условия о месте работы; 2) если не оговорены условия о характере трудовой функции; 3) если не оговорены условия о времени действия трудового договора; 4) в любом из этих случаев. 4. Приказ по личному составу может быть издан: 1) на основании заявления; 2) на основании трудового контракта; 3) на основании представления; 4) на основании любого из перечисленных документов. 5. Трудовые книжки заводят впервые: 1) в день поступления на работу; 2) на проработавших свыше 5 дней; 3) по окончании испытательного срока; 4) в другие сроки. 6. Какие сведения, не относящиеся к персональным данным...

1) о характере деятельности предприятия; 2) сведения о фактах, событиях и обстоятельствах частной жизни гражданина; 3) сведения о заработной плате работника; 4) паспортные данные гражданина.

7. Вопросы, связанные с отнесением информации к коммерческой тайне регулирует

Федеральный закон Российской Федерации? 1) «О государственной гражданской службе»; 2) «О персональных данных»; 3) «О коммерческой тайне»; 4) «О государственной тайне».

8. Комплекс организационных, информационных и иных мероприятий, согласованных между

собой по срокам и способам осуществления и направленных на поддержание оптимального

состава работников (кадрового состава) предприятия это….

258

1) кадровая работа 2) делопроизводство 3) кадровый документооборот 4) нормативное регулирование деятельности трудового коллектива.

9. Ответственность за надлежащую организацию работы с документами в структурных

подразделениях гостиниц, турфирм несут… 1) начальники соответствующих подразделений, служба ДОУ 2) руководитель организации 3) менеджер 4) секретарь

10. Документирование управления кадрами включает: 1) оформление организации труда работников 2) заключение трудового договора и оформление увольнения, приема на работу; 3) оформление отпусков; 4) все перечисленное

Глава 4. Организация работы с документами 1. Исходящий номер документа проставляется: 1) на копии документа; 2) на оригинале документа; 3) на обоих экземплярах оригинала; 4) во всех указанных случаях 2. Регистрация документа – это функция...

1) секретаря; 2) службы ДОУ; 3) делопроизводителя или специалиста, отвечающего за делопроизводство; 4) все перечисленное верно.

3. Поступающий в организацию документ регистрируется... 1) в день поступления; 2) в день подписания; 3) в течение трех дней; 4) на другой день после поступления.

4.Полное оформление дела предусматривает...

1) подшивку документов; 2) нумерацию листов в деле; 3) составление внутренней описи и заверительной подписи; 4) все перечисленное.

5. Экспертиза ценности документов проводится с целью... 1) составления номенклатуры дел; 2) выделения документов к уничтожению; 3) определения сроков хранения; 4) всего перечисленного.

6. Лист-заверитель... 1) подшивается в конце дела; 2) не подшивается в дело, а вкладывается; 3) вклеивается на обложку в конце дела;

259

4) подшивается в начале дела. 7. Регистрация документов необходима для: 1) обеспечения юридической силы документов; 2) оперативного поиска документов; 3) учет и контроля; 4) все перечисленные варианты 8. При регистрации входящих документов не вскрывается корреспонденция...

1) пригласительные письма; 2) документы с грифом «срочно»; 3) документы, имеющие гриф «лично»; 4) телеграммы.

9. Состав дел, заводимых в организации, закрепляется в...

1) Табеле унифицированных форм; 2) номенклатуре дел; 3) описи дел; 4) акте.

10. Выделите вид номенклатуры, разрабатываемой в организации:

1) типовая; 2) примерная 3) общая; 4) конкретная.

11. Срок регистрации обращения с момента поступления в организацию . 1) в день поступления; 2) на другой день после поступления; 3) в течение трех дней; 4) в течение семи дней.

12. В дело подшиваются только:

1) копии документов; 2) подлинники; 3) заверенные копии; 4) все документы, прошедшие экспертизу ценности, не зависимо от внешнего

вида

13. Требования к номенклатуре дел устанавливает нормативный акт... 1) Основные правила работы архивов организаций; 2) Перечень типовых управленческих документов с указанием сроков хранения; 3) ГСДОУ; 4) Основные правила работы государственных архивов.

14. Сроки хранения документов регламентируются...

1) ГСДОУ; 2) Перечнями документов с указанием сроков хранения; 3) Основными правилами архивов организации; 4) практикой.

15. Как ведется нумерация приказов по основной деятельности?

1) с момента создания предприятия; 2) в пределах месяца;

260

3) подряд в пределах календарного года; 4) в пределах трех лет.

16. Какой документ составляется комиссией при выделении документов к уничтожению?

1) акт; 2) справка; 3) докладная записка; 4) объяснительная записка.

17. Какие документы не подлежат регистрации?

1) Прайс-листы, поздравительные письма; 2) Каталоги организаций-производителей, рекламации; 3) Оферты; 4) все перечисленные варианты ответа

Ключи к тестам для самоконтроля

Глава 1.

№ теста № правильного ответа № теста № правильного ответа № теста № правильного

ответа

1 4 5 3 9 1 2 1 6 1 10 2 3 4 7 1 4 4 8 3

Глава 2.

№ теста № правильного ответа № теста № правильного ответа № теста № правильного

ответа

1 4 7 1 13 4 2 4 8 2 14 2 3 4 9 2 15 2 4 4 10 1 16 2 5 2 11 3 17 1 6 4 12 3

Глава 3

№ теста № правильного ответа № теста № правильного ответа № теста № правильного

ответа

1 4 5 1 9 1 2 1 6 1 10 4 3 4 7 3 4 4 8 1

Глава 4.

№ теста № правильного ответа № теста № правильного ответа № теста № правильного

ответа

1 3 7 4 13 1 2 4 8 3 14 2 3 1 9 2 15 3 4 4 10 1 16 1 5 3 11 1 17 4 6 1 12 2

261

ГЛОССАРИЙ

А втор документа - физическое или юридическое лицо, создавшее документ. Архивный документ - материальный носитель с зафиксированной на нем информацией, который

имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и подлежит хранению в силу значимости

указанных носителя и информации для граждан, общества и государства. Архивный фонд Российской Федерации - исторически сложившаяся и постоянно

пополняющаяся совокупность архивных документов, отражающих материальную и духовную жизнь

общества, имеющих историческое, научное, социальное, экономическое, политическое и культурное

значение, являющихся неотъемлемой частью историко-культурного наследия народов Российской

Федерации, относящихся к информационным ресурсам и подлежащих постоянному хранению.

База данных - совокупность специально организованных и логически взаимосвязанных

элементов фактографической и (или) документальной информации, представленных на

машиночитаемых носителях. Бланк документа - набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного

документа.

Вид письменного документа - принадлежность письменного документа к системе документации

по признакам содержания и целевого назначения. Виза официального документа - реквизит документа, выражающий согласие или несогласие

должностного лица с содержанием документа. Владелец архивных документов - государственный орган, орган местного самоуправления либо

юридическое или физическое лицо, осуществляющие владение и пользование архивными

документами и реализующие полномочия по распоряжению ими в пределах, установленных законом

или договором. Внутренний документ - официальный документ, не выходящий за пределы подготовившей его

организации. Временное хранение архивных документов - хранение архивных документов до их уничтожения

в течение сроков, установленных нормативными правовыми актами.

Гриф согласования - реквизит официального документа, выражающий согласие учреждения или

его органа, не являющегося автором документа, с его содержанием. Гриф утверждения - реквизит официального документа, придающий нормативный или правовой

характер его содержанию.

Данные - зарегистрированные на любых носителях сведения об объекте (реальном или

вымышленном) независимо от того, дошли они до какого-либо пользователя (потребителя

информации) и интересуют ли они его. Дата официального документа - реквизит официального документа, содержащий указанное на

документе время его создания и (или) подписания, утверждения, принятия, согласования,

опубликования. Дело - совокупность документов или документ, относящихся к одному вопросу или участку

деятельности, помещенных в отдельную обложку. Депозитарное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации - хранение

документов Архивного фонда Российской Федерации федеральными органами исполнительной власти

и организациями (в т. ч. академиями наук Российской Федерации, имеющими государственный статус,

за исключением Российской академии наук) в течение сроков и на условиях, определенных

соответствующими договорами между ними и специально уполномоченным Правительством

Российской Федерации федеральным органом исполнительной власти. Документ; документированная информация - зафиксированная на материальном носителе

информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. Документирование - запись информации на различных носителях по установленным правилам. Документооборот - движение документов в организации с момента их создания или получения до

завершения исполнения или отправления. Дубликат документа - повторный экземпляр подлинника документа, имеющий юридическую

силу.

262

Заверенная копия документа - копия документа, на которой в соответствии с установленным

порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу. Заголовок дела - краткое обозначение сведений о составе и содержании документов в деле. Заголовок официального документа - реквизит документа, кратко излагающий его содержание. Защита данных - предупреждение несанкционированного или случайного доступа к данным, их

изменения или разрушения со стороны пользователей (обеспечение секретности данных);

предупреждение изменения или разрушения данных при сбоях аппаратуры и программных средств, а

также в результате ошибок в работе сотрудников групп эксплуатации (обеспечение безопасности

данных).

Индекс дела; номер дела - цифровое и (или) буквенно-цифровое обозначение дела в

номенклатуре дел организации, наносимое на его обложку. Индексирование - процесс перевода основного смыслового содержания документа и запроса на

информационно-поисковый язык. Индивидуальный срок исполнения документа - срок исполнения документа, установленный

организационно-распорядительным документом организации или резолюцией. Исходящий документ; отправляемый документ - официальный документ, отправляемый из

учреждения. Инструкция - правой акт, утверждаемый или издаваемый в целях установления правил,

регулирующих организационные, научно-технические, технологические, финансовые или иные

специальные стороны деятельности учреждений, организаций, предприятий (их структурных

подразделений и служб), должностных лиц и граждан. Информация - сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах независимо

от формы их представления. Информационная система - взаимосвязанная совокупность информационных элементов ввода,

обработки, переработки, хранения, поиска, вывода и распространения информации, находящихся в

отношениях и связях между собой и составляющих определенную целостность, единство, цель

функционирования которой состоит в информационном обеспечении эффективной деятельности

организационной системы, подсистемой которой она является. Информационные технологии - современные виды информационного обслуживания,

организованные на базе средств вычислительной техники и средств связи. Информационная

технология - система методов и средств реализации информационных процессов, а также способов

использования этих средств.

Контроль исполнения документов - совокупность действий, обеспечивающих своевременное

исполнение документов. Копия документа - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и

все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы.

Машинописный документ - письменный документ, при создании которого знаки письма

наносят техническими средствами.

Наименование документа - обозначение вида письменного документа. Номенклатура дел - систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации,

с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. Нормативно-правовой акт - правовой акт, изданный в установленном порядке уполномоченным

на то органом государственной власти, органом местного самоуправления или должностного лица,

устанавливающий правовые нормы (правила поведения), обязательные для неопределенного круга

лиц, рассчитанные на неоднократное применение, действующие независимо от того, возникли или

прекратились конкретные правоотношения, предусмотренные актом. Носитель документированной информации - материальный объект, используемый для

закрепления и хранения на нем речевой, звуковой или изобразительной информации, в т. ч. в

преобразованном виде.

Объем документооборота - количество документов, поступивших в организацию и созданных

ею за определенный период. Организационно-распорядительный документ - вид письменного документа, в котором

фиксируют решение административных и организационных вопросов, а также вопросов управления,

263

взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов власти, учреждений,

предприятий, организаций, их подразделений и должностных лиц. Организация работы с документами - организация документооборота, хранения и использования

документов в текущей деятельности учреждения. Официальный документ - документ, созданный юридическим или физическим лицом,

оформленный и удостоверенный в установленном порядке. Оформление дела - подготовка дела к хранению в соответствии с установленными правилами.. Оформление документа - проставление необходимых реквизитов, установленных правилами

документирования.

Переменная часть реквизита документа - изменяемая часть реквизита документа, вносимая в

бланк документа при его заполнении. Письменный документ - текстовой документ, информация которого зафиксирована любым типом

письма. Подлинник (официального) документа - первый или единичный экземпляр официального

документа. Подлинный документ - документ, сведения об авторе, времени и месте создания которого,

содержащиеся в самом документе или выявленные иным путем, подтверждают достоверность его

происхождения. Подпись - реквизит документа, представляющий собой собственноручную роспись полномочного

должностного лица. Пользователь архивными документами - государственный орган, орган местного

самоуправления либо юридическое или физическое лицо, обращающиеся на законных основаниях к

архивным документам для получения и использования необходимой информации. Постоянная часть реквизита документа - неизменяемая часть реквизита документа,

содержащаяся в бланке документа, наносимая при его изготовлении. Постоянное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации - хранение

документов Архивного фонда Российской Федерации без определения срока (бессрочное). Правила документирования - требования и нормы, устанавливающие порядок

документирования.

Распоряжение - правовой акт, 1) издаваемый единолично руководителями законодательных,

исполнительных органов государственной власти, судебных органов Российской Федерации,

субъектов Российской Федерации, органов местного самоуправления в пределах компетенции,

определенной законом, нормативно-правовыми актами; 2) издаваемый руководителем коллегиального

органа для единоначального решения оперативных вопросов; 3) издаваемый органами

государственного управления, руководителями организаций, учреждений и предприятий по вопросам

информационно-методического характера, а также по вопросам, связанным с организацией

исполнения приказов, инструкций и других актов данного или вышестоящего органа управления, а

также по производственным, хозяйственным и административным вопросам. Регистрационный индекс документа - регистрационный номер документа: цифровое или

буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации. Регистрация документа - запись учетных данных о документе по установленной форме,

фиксирующая факт его создания, отправления или получения. Резолюция - развернутое решение коллегиального органа (собрания, конференции, съезда,

организации). Резолюция документа - реквизит, состоящий из надписи на документе, сделанной должностным

лицом и содержащей принятое им решение. Реквизит документа - обязательный элемент оформления официального документа. Релевантность - характеристика степени соответствия сообщения информационному запросу. Рукописный документ - письменный документ, при создании которого знаки письма наносят от

руки.

Система документации - совокупность документов, взаимосвязанных по признакам

происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению. Служебный документ - официальный документ, используемый в текущей деятельности

организации. Срок исполнения документа - срок, установленный нормативно-правовым актом,

организационно-распорядительным документом или резолюцией.

264

Табель унифицированных форм документов - перечень разрешенных к применению

унифицированных форм документов. Текст официального документа - информация, зафиксированная любым типом письма или

любой системой звукозаписи, заключающая в себе всю или основную часть речевой информации

документа. Типовой срок исполнения документа - срок исполнения документа, установленный нормативно-

правовым актом.

Унифицированная система документации; УСД - система документации, созданная по единым

правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной

сфере деятельности.

Унифицированная форма документа; УФД - совокупность реквизитов, установленных в

соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных в определенном

порядке на носителе информации. Упорядочение архивных документов - комплекс работ по формированию архивных документов

в единицах хранения (дела), описанию и оформлению таких единиц хранения (дел) в соответствии с

правилами, установленными специально уполномоченным Правительством Российской Федерации

федеральным органом исполнительной власти.

Формирование дела - группирование исполненных документов в дело в соответствии с

номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела. Формуляр документа - набор реквизитов официального письменного документа, расположенных

в определенной последовательности.

Черновой документ - рукописный или машинописный документ, отражающий работу автора или

редактора над его текстом.

Экспертиза ценности документов - изучение документов на основании критериев их ценности в

целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда

Российской Федерации. Электронная цифровая подпись (ЭЦП) реквизит электронного документа, предназначенный

для его защиты от подделки, полученный в результате криптографического преобразования

информации с использованием закрытого ключа электронной цифровой подписи и позволяющий

идентифицировать владельца сертификата ключа подписи, а также установить отсутствие искажения

информации в электронном документе. Электронный оригинал — документ, изначально созданный в электронном виде,

подписанный электронной цифровой подписью, для которого не существует бумажного исходного

оригинала, подписанного тем же лицом. Электронные оригиналы создаются и используются в случаях,

когда решение об этом принято владельцем информационной системы или участвующими в

документообороте сторонами, а также если это предписано нормативными правовыми актами. Электронный дубликат бумажного документа — документ, произведенный в электронной

форме вместе с идентичным бумажным документом, имеющим те же реквизиты, структуру и

содержание, и подписанный электронной цифровой подписью тем же лицом, которое подписало

оригинал бумажного документа. Электронная копия бумажного документа — электронный документ, полностью

воспроизводящий информацию подлинного бумажного документа и его графическое изображение,

заверенный в установленном порядке электронной цифровой подписью лица, которое является

автором (составителем) бумажного документа либо обладает полномочиями на заверение данного

документа электронной цифровой подписью.

Юридическая сила документа - свойство официального документа, сообщаемое ему

действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком

оформления. День ее работы перед началом очередного отпуска. Секретарь забыла о договорах и тем

самым нарушила порядок представления документов, установленный законодательно.

265

СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ

1. Алексеева, Е.В., Афанасьева, Л.П., Бурова, Е.М. Архивоведение: Учебник. М.:

Профобризд., 2002. 272 с. 2. Быкова, Т.А., Вялова, Л.М., Санкина, Л.В. Делопроизводство: Учебник/ Под общ. Ред.

проф. Т.В. Кузнецовой. – 2-е изд., перераб. и доп. М.: МЦФЭР, 2006. 560 с. 3. Бобылева М.П. Управленческий документооборот: от бумажного к электронному. М.:

Издательский дом МЭИ, 2010. 4. Гущина, И.А., Зайцева, Н.А. Документационное обеспечение управления в социально-культурном сервисе и туризме: Учебное пособие. М: Альфа-М: Инфра-М, 2009. 240 с. 5. Делопроизводство: Образцы, документы, организация и технология работы. Организация

и технология работы. Более 120 документов. 2-е изд., пераб.,и доп./ В.В. Галахов, И.К. Корнеев и

др.; под ред. И.К. Корнеева, В.А. Кудряева. М.: ТК Велби, изд-во Проспект, 2005. 6. Еланцева О.П. Документационное обеспечение управления в социально-культурном

сервисе и туризме.Учебное пособие. Тюмень: Изд-во ТюмГУ, 2010. 7. Зайцева Н.А. Менеджмент в сервисе и туризме. М.: Форум, 2007. 8. Ларьков Н.С. Документоведение: учебное пособие/ Н.С. Ларьков. М.: АСТ: Восток-Запад, 2006. 427 с. 9. Кузнецова Т.В. Делопроизводство (документационное обеспечение управления). – 5-е

изд., испр. и доп. М.: ООО «Журнал Управление персоналом», 2007

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ

Источники: 1. Конституция Российской Федерации. Принята 12 декабря 1993 г. 2. Гражданский кодекс Российской Федерации. Часть 1. от 30.11.1994 № 51-ФЗ, Ч. 2 от

26.01.1996 № 14-ФЗ, Ч. 3 от 26.11.2001 № 146-ФЗ, Ч. 4 от 18.12. 2006 № 230-ФЗ. 3. Трудовой кодекс РФ от 30 декабря 2001 г. № 197-ФЗ (в редакции). 4. Закон Российской Федерации от 07 февраля 1992 N 2300-1 «О защите прав

потребителей». 5. Федеральный закон РФ от 24 июля 1991 № 1807-1 «О языках народов Российской

Федерации» (с изменениями и доп. от 24 июля 1998 г. №135-ФЗ). 6. Федеральный закон РФ от 26.12.1995 № 208-ФЗ «Об акционерных обществах». 7. Федеральный закон РФ от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете». 8. Федеральный закон от 24 ноября 1996 г. N 132-ФЗ «Об основах туристской

деятельности в Российской Федерации» (в ред. Федеральных законов от 10.01.2003 N

15-ФЗ, от 22.08.2004 N 122-ФЗ, от 05.02.2007 N 12-ФЗ, от 30.12.2008 N 309-ФЗ, от

28.06.2009 N 123-ФЗ, от 27.12.2009 N 365-ФЗ, от 30.07.2010 N 242-ФЗ, от 01.07.2011 N

169-ФЗ, от 03.05.2012 N 47-ФЗ). 9. Федеральный закон РФ от 15.08.1996 № 114-ФЗ «О порядке выезда из РФ и въезда в

РФ » (в ред. от 04.12.2007). 10. Федеральный закон от 18.12.1997 N 152-ФЗ (ред. от 10.07.2012) «О наименованиях

географических объектов». 11. Федеральный закон №14-ФЗ от 08.02.1998 «Об обществах с ограниченной

ответственностью». 12. Федеральный закон РФ от 08 августа 2001 г. № 129-ФЗ «О государственной

регистрации юридических лиц» 13. Федерального закона от 08 августа 2001 года № 128-ФЗ «О лицензировании отдельных

видов деятельности». 14. Федеральный закон от 08.08.2001 N 129-ФЗ (ред. от 28.07.2012) «О государственной

регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей». 15. Федеральный закон от 10.01.2002 № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи». 16. Федеральный закон от 27.12.2002 №184-ФЗ «О техническом регулировании».

266

17. Федеральный закон РФ от 22 октября 2004г. №125-ФЗ «Об архивном деле в

Российской Федерации». 18. Федеральный закон РФ от 29 июля 2004 г. № 98-ФЗ «О коммерческой тайне» (в ред.

Федеральных законов от 02.02.2006 N 19-ФЗ, от 18.12.2006 N 231-ФЗ, от 24.07.2007 N

214-ФЗ, от 11.07.2011 N 200-ФЗ). 19. Федеральный закон РФ от 01 июня 2005 г. № 53-ФЗ «О государственном языке

Российской Федерации». 20. Федеральный закон РФ от 02 мая 2006 г. № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения

обращений граждан Российской Федерации». 21. Федеральный закон РФ от 27 июля 2006 г. №149-ФЗ «Об информации,

информационных технологиях и защите информации». 22. Федеральный закон РФ от 27 июля 2006 г. № 152-ФЗ «О персональных данных». 23. Федеральный закон от 29 ноября 2007 г. № 282-Ф «Об официальном статистическом

учете и системе государственной статистики в Российской Федерации». 24. Федеральным законом от 26 декабря 2008 года N 294-ФЗ «О защите прав юридических

лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного

контроля (надзора) и муниципального контроля». 25. Федеральный закон РФ от 06 апреля 2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи» (в

редакции Федерального закона от 10 июля 2012 г. N 108-ФЗ) 26. Указ Президента Российской Федерации от 06 марта 1997 г. № 188 «Об утверждении

перечня сведений конфиденциального характера» 27. Постановление Правительства РФ от 8 июля 1997 г. № 835 «О первичных учетных

документах». 28. Постановление Правительства РФ от 28 января 2002 г. № 65 «О федеральной целевой

программе «Электронная Россия (2002-2010 годы)». 29. Постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225 «О трудовых книжках». 30. Постановление Правительства РФ от 09.06.2003 № 335 (в ред. от 04.12.2007) «Об

утверждении положения об установлении формы визы, порядка и условий ее

оформления и выдачи, продления срока ее действия, восстановления ее в случае

утраты, а та же порядка аннулирования». 31. Постановление Госкомстата №1 от 05.01.2004 «Об утверждении унифицированных

форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты». 32. Постановление Правительства РФ от 15 апреля 2005 г. № 222 «Об утверждении Правил

оказания услуг телеграфной связи». 33. Постановление Правительства РФ от 15 апреля 2005 г. № 221 «Об утверждении Правил

оказания услуг почтовой связи». 34. Постановление Правительства РФ от 06 июля 2008 г. № 512 «Об утверждении

требований к материальным носителям биометрических персональных данных и

технологиям хранения таких данных вне информационных систем персональных

данных». 35. Постановление Правительства РФ от 15 сентября 2008 г. № 687 «Об утверждении

Положения об особенностях обработки персональных данных, осуществляемой без

использования средств автоматизации» подчеркивается конфиденциальность

персональных данных». 36. Постановление Правительства РФ от 15 сентября 2008 г. № 687 «Об утверждении

Положения об особенностях обработки персональных данных, осуществляемой без

использования средств автоматизации». 37. Постановление Правительства РФ от 15 июля 2009 г. № 477 «Об утверждении Правил

делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти». 38. Постановление Правительства РФ от 22.09.2009 № 754 «Об утверждении Положения о

системе межведомственного электронного документооборота». 39. Постановление Правительства РФ от 08.09.2010 г. № 697 «О единой системе

межведомственного электронного взаимодействия».

267

40. Постановление Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. N 477 «Об

утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной

власти». 41. Постановление Федеральной комиссии по рынку ценных бумаг России от 16 июля

2003 г. № 03-33/пс «Об утверждении Положения «О порядке и сроках хранения

документов акционерных обществ»». 42. Распоряжение Правительства РФ от 23 апреля 1992 г. № 781-р «О хранении

документов по личному составу». 43. Постановление Госкомстата РФ от 24 марта 1999 г. № 20 «Об утверждении порядка

применения унифицированных форм первичной учетной

документации».Постановление Минтруда РФ от 09 февраля 2004 г. № 9 «Об

утверждении порядка применения единого квалификационного справочника

должностей руководителей, специалистов и служащих». 44. Приказ Росархива от 23.12.2009 № 76 «Об утверждении Методических рекомендаций

по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах

исполнительной власти». 45. Приказ Минздравсоцразвития РФ от 11 сентября 2009 г. № 739н «Об утверждении

порядка и форм учета работников, выбывающих в служебные командировки из

командирующей организации и прибывших в организацию, в которую они

командированы». 46. Приказ ФСБ России от 27 января 2012 г..№ 23041 «Об утверждении требований к

форме квалифицированного сертификата ключа проверки подписи». 47. ГОСТ 17914-72. Обложки дел длительных сроков хранения. Типы, размеры,

технические требования.. Утв. постановлением Госкомитета стандартов Совета

Министров СССР от 17 июля 1972 г. № 1411. 48. ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. Утв.

постановлением Госстандарта России от 27 февраля 1998 г. № 28. 49. ГОСТ Р 6.30-2003 УСОРД «Унифицированная система организационно-

распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Утв.

постановлением Госстандарта России от 03 марта 2003 г. № 65. 50. ГОСТ Р 1.52292-2004 «Электронный обмен информацией. Термины и определения». 51. ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Система стандартов по информации, библиотечному и

издательскому делу. Управление документами. Общие требования.» Утв. приказом

Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 12 марта

2007 г. № 28. 52. ГОСТ Р 53898-2010. Системы электронного документооборота. Взаимодействие

систем управления документами. Требования к электронному сообщению. Утв.

приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 26

октября 2010 г. № 327. 53. Альбом унифицированных форм первичной учетной документации. М., 1998. 54. Альбом унифицированных форм первичной учетной 55. Государственная система документационного обеспечения управления. Общие

требования к документам и службам документационного обеспечения управления. - М., 1991.

56. Правила оказания услуг по реализации туристского продукта, утв. постановлением

Правительства Российской Федерации от 18.07.2007 г. N 452. 57. Основные правила работы архивов организаций. М., 2002. 58. Типовое положение о ведении делопроизводства по предложениям, заявлениям и

жалобам граждан в государственных органах, на предприятиях, в учреждениях, и

организациях от 30 ноября 1981 г., утв. Постановлением Государственного Комитета

СССР по науке и технике № 463, Госстандарта СССР № 162, Главархива СССР № 268. 59. Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и

производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения», утв.

приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций РФ № 1182 от 31 июля

2007 г. 60. Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе

деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и

организаций, с указанием сроков хранения. Утв. приказом Минкультуры РФ от 25

августа 2010 г. № 558.

269

ПРИЛОЖЕНИЯ

ПРИЛОЖЕНИЕ 1.

Библиографическая информация об общероссийских классификаторах применяемых

предприятиями сферы СКСиТ

N п/п

Наименование общероссийского классификатора (аббревиатура

классификатора)

Обозначение

общероссийск

ого классификато

ра

Постановление Госстандарта

России (дата, №) о принятии и

введении в действие общероссийского классификатора. Дата введения в

действие

Федеральный орган

исполнительной власти,

обеспечивающий разработку, введение и

применение общероссийского классификатора

Наличие изменени

й

Порядковый номер

последнего изменения/год утверждения

Дата утверждения и дата введения в

действие последнего изменения

1 2 3 4 5 6 7

1. Общероссийский классификатор стандартов (ОКС)

ОК (МК (ИСО/ ИНФКО МКС) 001-96) 001-2000

Постановление Госстандарта России от 17.05.2000 № 138-ст 01.10.2000

Ростехрегулирован

ие 2 2/2006

Дата утверждения: 28.09.2006 Дата введения в действие: 01.01.2007

2. Общероссийский классификатор услуг населению (ОКУН)

ОК 002-93 Постановление Госстандарта России от 28.06.1993 № 163 01.01.1994

Ростехрегулирован

ие 11 11/2008

Дата утверждения: 28.03.2008 Дата введения в действие: 01.06.2008

3. Общероссийский классификатор продукции (ОКП)

ОК 005-93 Постановление Госстандарта России от 30.12.1993 № 301 01.07.1994

Ростехрегулирован

ие 74 74/2007

Дата утверждения: 27.03.2007 Дата введения в действие: 01.07.2007

4. Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД)

ОК 011-93 Постановление Госстандарта России от 30.12.1993 № 299 01.07.1994

Ростехрегулирован

ие 53 53/2009

Дата утверждения: 08.06.2009 Дата введения в действие: 01.09.2009

5. Общероссийский классификатор валют (ОКВ)

ОК (МК (ИСО 4217) 003-97) 014-2000

Постановление Госстандарта России от 25.12.2000 № 405-ст 01.07.2001

Ростехрегулирован

ие 25 25/2009

Дата утверждения: 13.08.2009 Дата введения в действие: 01.11.2009

6. Общероссийский классификатор единиц измерения

ОК 015-94 (МК 002-97)

Постановление Госстандарта России

Ростехрегулирован

ие 7 7/2000

Дата утверждения:

270

(ОКЕИ)

от 26.12.1994 № 366 01.01.1996

07.06.2000 Дата введения в действие: 07.06.2000

7. Общероссийский классификатор стран мира (ОКСМ)

ОК (МК (ИСО 3166) 004-97) 025-2001

Постановление Госстандарта России от 14.12.2001 № 529-ст 01.07.2002

Ростехрегулирован

ие 9 9/2008

Дата утверждения: 13.08.2008 Дата введения в действие: 01.11.2009

8. Общероссийский классификатор информации об общероссийских классификаторах (ОКОК)

ОК 026-2002 Постановление Госстандарта России от 25.12.2002 № 502-ст 01.07.2003

Ростехрегулирован

ие 3 3/2007

Дата утверждения: 27.12.2007 Дата введения в действие: 01.01.2008

9. Общероссийский классификатор органов государственной власти и управления (ОКОГУ)

ОК 006-93 Постановление Госстандарта России от 30.12.1993 № 294 01.01.1996

Росстат 53 53/2009 Дата утверждения: 08.06.2009 Дата введения в действие: 01.09.2009

10. Общероссийский классификатор объектов административно-территориального деления (ОКАТО)

ОК 019-95 Постановление Госстандарта России от 31.07.1995 № 413 01.01.1997

Росстат 137 137/2009 Дата утверждения: 25.09.2009 Дата введения в действие: 31.12.2009

11. Общероссийский классификатор предприятий и организаций (ОКПО)

ОК 007- 93 Постановление Госстандарта России от 30.12.93 № 297 01.07.1994

Росстат 3 (изменен

ия в части

введения к ОКПО)

3/2007 Дата утверждения: 04.09.2007 Дата введения в действие: 01.12.2007

12. Общероссийский классификатор организационно-правовых форм (ОКОПФ)

ОК 028-99 Постановление Госстандарта России от 30.03.1999 № 97 01.01.2000

Росстат 4 4/2007 Дата утверждения: 16.11.2007 Дата введения в действие: 01.02.2008

13. Общероссийский классификатор видов экономической деятельности, продукции и услуг (ОКДП)

ОК 004-93 Постановление Госстандарта России от 06.08.1993 № 17 01.01.1994

Минэкономразвит

ия России 4 4/2001

Дата утверждения: 28.12.2001 Дата введения в действие: 01.02.2002

14. Общероссийский классификатор экономических регионов (ОКЭР)

ОК 024-95 Постановление Госстандарта России от 28.12.1995 № 640 01.01.1997

Минэкономразвит

ия России 5 5/2001

Дата утверждения: 29.12.2001 Дата введения в

действие: 29.12.2001

15. Общероссийский

классификатор

видов

экономической

деятельности

(ОКВЭД)

ОК 029-2001 (КДЕС Ред. 1)

Постановление

Госстандарта

России от 06.11.2001 №454-ст 01.01.2003

Минэкономразвит

ия России

16. ОК 029-2007 (КДЕС Ред. 1.1)

Приказ

Ростехрегулировани

я от 22.11.2007 №329-ст 01.01.2008

17. Общероссийский

классификатор

продукции по видам

экономической

деятельности

(ОКПД)

ОК 034-2007 Приказ

Ростехрегулировани

я от 22.11.2007 №

329-ст на период с 1 января

2008 года до 1

января 2011 года

без отмены

Общероссийского

классификатора

продукции ОК 005-93, частей II и III Общероссийского

классификатора

видов

экономической

деятельности,

продукции и услуг

ОК 004-93 и

Общероссийского

классификатора

услуг населению

ОК 002-93

Минэкономразвит

ия России

Нет

272

ПРИЛОЖЕНИЕ 2

Положение о службе документационного обеспечения управления

(примерная форма)

Общество с ограниченной ответственностью «Путешествие» УТВЕРЖДАЮ Генеральный директор Подпись О.П. Иванова 29.12.2009

ПОЛОЖЕНИЕ

29.12.2009

О службе документационного обеспечения управления

1. Общие положения

1.1.Служба документационного обеспечения управления (далее — служба ДОУ) является

самостоятельным структурным подразделением общества с ограниченной ответственностью

«Путешествие», осуществляющим организацию работы с документами. 1.2.Служба ДОУ возглавляется заведующим службой и непосредственно подчиняется

руководителю организации. 1.3.Численный состав службы ДОУ определяется в соответствии с Нормами времени на

работы по документационному обеспечению управленческих структур федеральных органов

исполнительной власти, изданными в 2002 г. 1.4.Служба ДОУ в своей деятельности руководствуется законодательством Российской

Федерации в сфере информации и документации, нормативными и методическими

документами Росархива и Госстандарта, Уставом организации, приказами и распоряжениями

руководителя организации, Инструкцией по документационному обеспечению, данным

положением. 1.5.Деятельность работников службы ДОУ регламентируется должностными

инструкциями, утверждаемыми руководителем организации. 1.6. Служба ДОУ имеет печать с собственным наименованием.

2. Основные задачи

Основными задачами службы ДОУ являются: 2.1.Обеспечение документирования управленческой деятельности и организации работы с

документами. 2.2.Совершенствование форм и методов работы с документами, в том числе с

применением современных компьютерных технологий. 3. Функции

Функциями службы ДОУ являются: 3.1.Разработка, внедрение и совершенствование единой нормативно-методической базы по

документационному обеспечению управления. 3.2.Унификация состава и форм управленческих документов, установление единых правил

подготовки и оформления документов. 3.3.Разработка и ведение Табеля форм документов и Альбома форм документов,

273

применяемых в деятельности организации. 3.4.Установление порядка прохождения и обработки документов, составление графика

документооборота, внедрение новых технологических приемов работы с документами,

сокращение объемов документооборота. 3.5.Разработка информационно-поисковых систем по документам организации и ведение

справочной работы по документам организации. 3.6.Прием, учет, регистрация поступающих и отправляемых документов. 3.7.Организация своевременного рассмотрения и подготовка доклада руководству о

поступивших документах, осуществление контроля за правильностью оформления

документов, представляемых на подпись руководству. 3.8.Ведение контроля за прохождением и исполнением документов, обобщение и анализ

сведений о ходе и результатах контроля исполнения документов, систематическое

информирование руководителя о состоянии исполнительской дисциплины. 3.9. Организация по поручению руководства подготовки проектов документов,

обеспечение их оформления и выпуска. 3.10.Организация машинописного изготовления документов, копирования и оперативного

размножения документов, разработка и проектирование бланков документов. 3.11.Разработка сводной номенклатуры дел организации, обеспечение подготовки

номенклатур дел структурных подразделений. 3.12.Организация работы архива организации в соответствии с нормативными и

методическими документами Росархива, организация использования архивных документов в

текущей деятельности организации. 3.13.Формирование и совершенствование автоматизированной системы

документационного обеспечения деятельности организации. 3.14.Организационно-методическое руководство постановкой делопроизводства в

структурных подразделениях организации, организация повышения квалификации и обучения

сотрудников организации, ответственных за работу с документами, разработка методических

документов по документационному обеспечению. 3.15.Организация работы по рассмотрению и исполнению обращений граждан. 3.16.Разработка совместно с подразделениями организации мероприятий по

совершенствованию форм и методов работы с документами, а также по повышению

исполнительской дисциплины. 3.17.Осуществление контроля за соблюдением правил автоматизированной

информационной системы, порядком формирования информационных массивов. 3.18.Обеспечение защиты конфиденциальной информации от несанкционированного

доступа и регламентация допуска к информации и документации. 3.19.Изучение перспективного отечественного и зарубежного опыта в организации

документационного обеспечения управления.

4. Права

Служба ДОУ в лице своего руководителя имеет право: 4.1.Запрашивать и получать из подразделений организации информацию, необходимую

для осуществления своей деятельности. 4.2.Принимать участие в созываемых руководством организации совещаниях для

рассмотрения вопросов, входящих в компетенцию службы ДОУ. 4.3.Вносить предложения по совершенствованию работы организации и структурных

подразделений по вопросам информационно-аналитической деятельности. 4.4.Привлекать с согласия руководства организации сотрудников других подразделений

для решения задач, связанных с направлением деятельности службы ДОУ. 4.5.Вносить на рассмотрение руководства организации представления о назначении,

перемещении и увольнении работников службы ДОУ, их поощрении и наложении взысканий. 4.6.Проводить проверки состояния документационного обеспечения деятельности

структурных подразделений и доводить итоги проверок до руководства подразделений для

274

принятия соответствующих мер. 4.7.Вносить предложения руководству организации о применении мер административной

ответственности в случае нарушения подразделениями и лицами установленных правил

работы с документами. 4.8.Контролировать и требовать от руководителей структурных подразделений

выполнения установленных правил работы с документами.

5. Ответственность

Служба ДОУ в лице своего руководителя несет ответственность за: 5.1. Несоблюдение установленного порядка работы с документами в организации.

5.2. Утрату, порчу документов организации. 5.3. Нарушение сохранности и конфиденциальности в работе с информацией и

документацией организации. 5.4. Нерациональное распределение обязанностей между сотрудниками службы ДОУ.

5.5. Нарушение условий труда работников службы ДОУ.

6. Взаимоотношения

Служба ДОУ взаимодействует: 6.1.С руководством организации — по вопросам организации документационного

обеспечения, рассмотрения и исполнения документов, организации деятельности службы

ДОУ. 6.2.С руководителями подразделений организации — по вопросам ведения

делопроизводства, учета и сохранности документов, организации и контроля исполнения

документов, подготовки и предоставления документов и информации, необходимой

руководству. 6.3.С юридической службой — по правовым вопросам, по вопросам согласования

проектов документов. 6.4.Со службой персонала, бухгалтерией — по вопросам расстановки персонала,

повышения квалификации, организации и оплаты труда, вынесения взысканий и поощрений

работников. 6.5.С административно-хозяйственной службой — по вопросам материально-технического

обеспечения и хозяйственного обслуживания. 6.6.Со службой автоматизации — по вопросам внедрения и эксплуатации систем

автоматизированной обработки документов.

275

ПРИЛОЖЕНИЕ 3

Примерное Положение о ведении делопроизводства по обращениям граждан ( с учетом изм. нормативного регулирования 2009-2012 гг.)

Письменные обращения граждан следует рассматривать как важное средство

осуществления и охраны прав личности. Обращения делятся на предложения, заявления и жалобы.

Под предложением понимается обращение граждан, направленное на улучшение деятельности государственных органов, рыночных структур экономики и общественных

организаций, не связанное с нарушением прав и законных интересов граждан. Под заявлением подразумевается обращение граждан в целях реализации личных прав и

законных интересов, не связанных с нарушением этих прав и интересов. Под жалобой понимается обращение с требованием о восстановлении законных интересов

граждан, нарушенных действиями либо решениями государственных органов, владельцами

различных форм собственности, должностными лицами и общественными организациями. Под претензией – понимается документ о нарушении договорных обязательств и

требований о возмещении убытков стороной, нарушившей эти обязательства. Письменные обращения граждан должны содержать наименование и адрес органа власти

или должностного лица, к которому они адресованы, изложение существа предложения,

заявления, жалобы, ФИО обращающихся, их адреса, контактные телефоны, дату и личную

подпись.

1. Общие положения Настоящее Положение разработано в соответствии с Конституцией Российской

Федерации (Российская газета, 1993, N 237; Собрание законодательства Российской

Федерации, 1996, N 3, ст. 152; N 7, ст. 676; 2001, N 24, ст. 2421; 2003, N 30, ст. 3051; 2004, N

13, ст. 1110; 2005, N 42, ст. 4212; 2006, N 29, ст. 3119; 2007, N 1, ст. 1; N 30, ст. 3745); Федеральным законом от 2 мая 2006 г. N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан

Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, N 19, ст.

2060), Федеральным законом от 27 июля 2006 г. N 149-ФЗ «Об информации,

информационных технологиях и о защите информации» (Собрание законодательства

Российской Федерации, 2006, N 31 (1ч.), ст. 3448); Приказом Министерства спорта, туризма и молодежной политики Российской

Федерации (Минспорттуризм России) от 20 апреля 2009 г. N 226 Об утверждении

административного регламента Федерального агентства по туризму по исполнению

государственной функции «Организация приема граждан, обеспечение своевременного и

полного рассмотрения устных и письменных обращений граждан, принятие по ним решений и

направление ответов заявителям в установленный законодательством Российской Федерации

срок», с Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти,

утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. N

477 и определяет порядок организации работы и ведения делопроизводства по письмам,

предложениям, заявлениям и жалобам граждан. 1.1.Делопроизводство по письмам граждан ведется отдельно от общего делопроизводства

и осуществляется должностным лицом, назначенным приказом руководителя (специалистом по работе с обращениями граждан).

1.2.Персональную ответственность за состояние работы по рассмотрению обращений граждан и ведение делопроизводства по обращениям несут руководители структурных

подразделений. Они систематически проверяют порядок этой работы и принимают меры к ее

совершенствованию. 1.3.Заявления и жалобы, претензии разрешаются в срок до одного месяца со дня

поступления в организацию, а не требующие дополнительного изучения и проверки - безотлагательно, не позднее 15 дней.

276

1.5. Руководители отделов при необходимости организуют проверки отдельных

обращений с выездом на места, обобщение и анализ обращений граждан (отдельно — коллективных и повторных), принимают меры к устранению причин, порождающих жалобы. претензии.

2. Порядок приема, учета и регистрации обращений граждан

2.1.Все поступающие в организацию предложения, заявления и жалобы, претензии граждан должны быть приняты, учтены, централизованно зарегистрированы на

регистрационно-контрольных карточках (РКК) в день их поступления. 2.2.Конверты к письмам сохраняются в тех случаях, когда только по ним можно

установить адрес отправителя или по штемпелю подтвердить время отправления, получения

письма, а также в других необходимых случаях. 2.3.На обращениях проставляется регистрационный штамп, фиксирующий дату

поступления документа, — в правом нижнем углу лицевой стороны документа. В нем

указывается предварительный срок исполнения. При поступлении обращений, где говорится о приложении документов, других

материалов, которые фактически полностью или частично отсутствуют, сотрудником

проставляется штамп «Получено без приложения» или делается отметка об их частичном

отсутствии, или составляется акт. 2.4.Регистрационный индекс предложения, заявления, жалобы, претензии состоит из

начальной буквы фамилии автора и порядкового номера поступившего предложения,

заявления, жалобы (например, Д-401). 2.5.По коллективным письмам в левом верхнем углу на РКК делается отметка

«Коллективное». 2.6.Повторным предложениям, заявлениям и жалобам граждан при их поступлении

присваивается очередной регистрационный индекс и в соответствующей графе

регистрационно-контрольной карточки указывается регистрационный индекс первого

предложения, заявления, жалобы. В правом верхнем углу на РКК делается отметка

«Повторно» и подбирается вся предшествующая переписка. Повторными следует считать предложения, заявления и жалобы, поступившие от одного и

того же лица по одному и тому же вопросу, если со времени подачи первого заявления,

предложения, жалобы истек установленный законодательством срок рассмотрения или

заявитель не удовлетворен данным ему ответом. 2.7. Повторным предложениям, заявлениям и жалобам граждан при

их поступлении присваивается очередной регистрационный индекс, а в соответствующей графе РКК указывается регистрационный индекс первого предложения,

заявления, жалобы с добавлением порядкового номера, проставляемого через дробь

(например, Д-402/2, Д-401/3). 2.8. При индивидуальном устном информировании (по телефону или лично)

сотрудник, осуществляющий индивидуальное устное информирование, должен назвать свои

фамилию, имя, отчество, должность, а также наименование структурного подразделения, в

которое обратился гражданин, а затем в вежливой форме, подробно проинформировать

обратившегося по интересующим его вопросам с перечислением мер, которые надо принять. 2.9. При индивидуальном устном информировании граждан (по телефону или лично)

сотрудник, осуществляющий индивидуальное устное информирование, дает ответ

самостоятельно. Если сотрудник, к которому обратился гражданин, не может ответить на

вопрос самостоятельно, то он может предложить гражданину обратиться письменно либо

назначить другое удобное для гражданина время для получения информации. Сотрудник, осуществляющий индивидуальное устное информирование, должен

корректно и внимательно относиться к гражданам, не унижая их чести и достоинства.

Информирование должно проводиться без больших пауз, лишних слов, оборотов и эмоций. 2.10. Индивидуальное письменное информирование (по почте) осуществляется

почтовым отправлением письма по адресу гражданина и должно содержать: ответы на

277

поставленные вопросы, должность, фамилию, инициалы и номер телефона исполнителя.

Ответ подписывается руководителем либо уполномоченным на то лицом. Письмо

направляется по почте по адресу гражданина в срок, не превышающий 30 дней с момента

регистрации письменного обращения гражданина. 2.11. Индивидуальное письменное информирование (по электронной почте)

осуществляется путем направления электронного письма на адрес электронной почты

гражданина и должно содержать: ответы на поставленные вопросы, должность, фамилию,

инициалы и номер телефона исполнителя, адрес электронной почты. Ответ на обращение

направляется на адрес электронной почты гражданина в срок, не превышающий 30 дней с

момента регистрации электронного обращения.

3. Контроль за исполнением

3.1.Контрольно-регистрационная карточка заполняется в двух экземплярах. Первый

экземпляр помещается в контрольную картотеку, а второй вместе с предложением,

заявлением, жалобой передается в структурное подразделение-исполнитель. На обоих

экземплярах РКК проставляется штамп «Контроль» или знак контроля «К». 3.2.Контроль за своевременным разрешением обращений осуществляет специалист,

ответственный за участок работы с обращениями граждан. 3.3.Контроль осуществляется путем оперативного выяснения хода исполнения писем,

напоминаний о подготовке ответов, истребования от исполнителей объяснений причин

задержки ответов с последующим докладом руководству отдела. 3.4.Обращения граждан, на которые даются промежуточные ответы, с контроля не

снимаются. Контроль завершается только после вынесения решения и принятия мер по

разрешению предложений, заявлений и жалоб. Письма граждан считаются разрешенными, если рассмотрены поставленные в них

вопросы и по ним приняты необходимые меры и даны ответы, соответствующие

законодательству и другим нормативным актам. Об исполнении обращений отделами проставляется отметка в контрольно-

регистрационных карточках, одна из которых в день отправки письма возвращается в сектор

писем. 3.5.Для контрольно-справочной и аналитической работы отделом писем ведутся

контрольная (по срокам исполнения) и алфавитная карточки. 3.6.Решение о прекращении переписки с заявителем принимает руководитель на

основании докладной записки, подготовленной исполнителем, и о принятом решении

сообщается заявителю. 3.7.Ответы на предложения, заявления и жалобы граждан дают руководители и другие

уполномоченные должностные лица. Ответ может быть дан в письменной или устной форме.

В случае устного ответа делается соответствующая запись в РКК. Индекс ответа состоит из регистрационного индекса и номера дела (по номенклатуре), в

которое подшивается переписка поданному вопросу (например, 01-33/А-56). На каждом предложении, заявлении, жалобе после окончательного решения и его

исполнения должны быть надпись «В дело» и личная подпись должностного лица,

принимавшего это решение. 3.8. Документы в этих делах располагаются в хронологическом или

алфавитном порядке. Каждое предложение, заявление, жалоба и все документы по их

рассмотрению и разрешению составляют в деле самостоятельную группу. В случае получения

повторного предложения, заявления, жалобы или появления дополнительных документов они

подшиваются к данной группе документов. 3.9. При формировании дел проверяется правильность направления документов в

дело, их полнота (комплектность). Неразрешенные обращения граждан, а также неправильно

оформленные документы подшивать в дела запрещается. Обложка дела должна оформляться

в соответствии с ГОСТ 17914-72.

278

3.10. Сроки хранения писем граждан и документов к ним определяются Перечнем

типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с

указанием сроков хранения (утв. Росархивом 06.10.2000). Как правило, устанавливается пятилетний срок хранения предложений, заявлений и жалоб

граждан и документов, связанных с их рассмотрением и разрешением. В необходимых

случаях постоянно действующей экспертной комиссией организации может быть принято

решение об увеличении срока хранения или о постоянном хранении наиболее ценных

предложений граждан. Дела, подлежащие постоянному и временному хранению, передаются в архив через год

после завершения делопроизводства по ним. По истечении установленных сроков хранения письма граждан и документы по ним

подлежат уничтожению в порядке, установленном государственной архивной службой

России.

ПРИЛОЖЕНИЕ 4

Образец оформления должностной инструкции

Общество с ограниченной ответственностью «ХХХХХХ» УТВЕРЖДАЮ Генеральный директор . Подпись И.О.Ф. 00.00.0000

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ

00.00.0000

Менеджера по формированию турпродукта

1. Общие положения

1.1.Менеджер по формированию турпродукта относится к категории руководителей. 1.2.На должность менеджера по формированию турпродукта назначается лицо, имеющее

профессиональное образование (высшее; среднее), дополнительную подготовку по

направлению «Менеджмент и маркетинг в туризме» и стаж работы в туристской деятельности

не менее (1 года; 2 лет; др.). 1.3. Менеджер по формированию турпродуктов должен знать:

1.3.1. Закон РФ «Об основах туристской деятельности в Российской Федерации»,

иные нормативные правовые документы, регламентирующие осуществление туристской

деятельности. 1.3.2. Географию стран мира.

1.3.3.Справочники, периодические издания, научные публикации по туризму, географии,

истории, архитектуре, религии, достопримечательностям, социально-экономическому

устройству стран и др., туристские каталоги. 1.3.4.Основные концепции и принципы организации туристской индустрии.

1.3.5. Принципы определения себестоимости турпродуктов. 1.3.6. Схемы работы с отелями, гостиницами, компаниями-перевозчиками (авиа,

железнодорожными, автобусными, круизными и др.), иными организациями. 1.3.7.Методики формирования турпродуктов. 1.3.8.Основы туристского права. 1.3.9.Порядок оформления договоров и заключения контрактов.

279

1.3.10.Технику приема контрагентов и проведения переговоров. 1.3.11.Протокол и этикет. 1.3.12.Теорию межличностного общения. 1.3.13.Иностранный язык. 1.3.14.Словарный минимум по тематике туристской индустрии. 1.3.15.Аббревиатуры, принятые в туристской индустрии. 1.3.16.Основы маркетинга и менеджмента.

1.3.17.Стандарты делопроизводства (классификацию документов, порядок оформления,

регистрации, прохождения, хранения и др.). 1.3.18.Основные требования к оформлению туристской документации. 1.3.19.Методы обработки информации с использованием современных технических

средств коммуникации и связи, компьютеров.

1.4.Назначение на должность менеджера по формированию турпро-дукта и освобождение

от должности производится приказом руководителя организации. 1.5.Менеджер по формированию турпродукта подчиняется непосредственно . 1.6.На время отсутствия менеджера по формированию турпродукта (командировка,

отпуск, болезнь, проч.) его обязанности выполняет лицо, назначенное в установленном

порядке. Данное лицо приобретает соответствующие права и несет ответственность за

надлежащее исполнение возложенных на него обязанностей.

2. Должностные обязанности

Менеджер по формированию турпродукта: 2.1.Осуществляет подбор справочных и рабочих материалов по туризму. 2.2.Организует поиск, сбор, первичную обработку и анализ информации по туризму,

географии, истории, архитектуре, религии, достопримечательностям, социально-экономическому устройству стран и др., определяет достоверность информации.

2.3.На основании результатов маркетинговых исследований спроса и предложения на

туристские продукты разрабатывает концепцию и программу тура. 2.4.Для формирования туристского продукта осуществляет поиск следующих

контрагентов: а) организаций гостиничной сферы и иных организаций, оказывающих услуги по

размещению и проживанию туристов; б) организаций-перевозчиков, иных организаций, оказывающих услуги по транспортному

обслуживанию, в частности организаторов чартерных программ, а также обладателей прав на

такие услуги; в) организаций общественного питания и иных организаций, оказывающих услуги по

питанию туристов, а также обладателей прав на такие услуги; г) экскурсионных бюро и иных организаций, оказывающих услуги по экскурсионному

обслуживанию (в частности, организаторов круизов, сафари, горовосхождений и т.п.), а также

обладателей прав на такие услуги; д) медицинских учреждений и организаций, санаториев, профилакториев и иных

организаций, оказывающих услуги по медицинскому обслуживанию, а также обладателей

прав на такие услуги; е) организаций культуры, спорта и иных организаций, оказывающих

услуги культурно-просветительского, культурно-развлекательного и спортивного характера, и иных организаций, оказывающих такие услуги, а также обладателей прав на такие услуги;

ж) страховых организаций, оказывающих услуги по страхованию туристов в период

турпоездки, в том числе по страхованию туристов от несчастных случаев и медицинскому

страхованию в период турпоездки; з) организаций или физических лиц, оказывающих услуги гидов-переводчиков,

сопровождающих;

280

и) организаций, оказывающих иные услуги, используемые при производстве туристского

продукта; к) туроператоров по приему туристов, обеспечивающих предоставление всех видов услуг,

входящих в тур. 2.5.Ведет переговоры с контрагентами, согласует основные условия договоров на

предоставление услуг, готовит проекты договоров и обеспечивает их заключение. 2.6.Изучает требования к визовому оформлению и разрабатывает схемы визового

обслуживания туристов по конкретному туру. 2.7.Разрабатывает предложения по освоению нового тура, включая стажировку по

иностранному языку работников в странах, в которых туроператор организует тур; организует

ознакомительные туры. 2.8.Принимает заказы отдельных туристов или лиц, уполномоченных представлять группу

туристов, на формирование турпродукта и оформляет его в установленном порядке. 2.9.Разрабатывает схемы бронирования услуг, их подтверждения и оформления. 2.10.Определяет стоимость и цену турпакета (рассчитывает стоимость услуг, включенных

в состав тура, собственные расходы, проч.). 2.11.Принимает участие в проведении рекламных кампаний, выставок, презентаций и

проч., представляет информацию о туре в подразделения маркетинга и рекламы для

разработки рекламных материалов, каталогов, брошюр, др. и выработки концепции

продвижения турпродукта. 2.12.Организует подготовку специализированной туристской информации, обеспечивает

ее полноту и достоверность (наличие существенных условий договора), разрабатывает

стандарты и процедуры ее предоставления клиентам, контролирует своевременность

доведения информации до клиентов. 2.13.Организует подготовку расписаний, ваучеров, иной организационной туристской

документации. 2.14.Организует инструктаж работников, участвующих в реализации туров, работников

турагентств, с которыми заключены договоры о реализации турпродуктов. 2.15.Ведет статистику организованных туров (созданных поездок, пакетов услуг на отдых,

проч.), готовит отчетность и представляет ее вышестоящему должностному лицу, а также

передает в подразделения организации, истребовавшие эту информацию. 2.16.Обеспечивает создание базы данных по турпродуктам (получение, введение,

обработку, анализ, классификацию, оценку, сверку и хранение информации), координирует

извлечение и использование информации из базы данных. 2.17.Организует контроль за соблюдением требований к программам туров, стандартам и

качеству обслуживания туристов.

3. Права

Менеджер по формированию турпродукта имеет право: 3.1.Знакомиться с документами, определяющими его права и обязанности по занимаемой

должности, критерии оценки качества исполнения должностных обязанностей. 3.2.Запрашивать лично или по поручению непосредственного руководителя от

руководителей подразделений организации и специалистов информацию и документы,

необходимые для выполнения его должностных обязанностей. 3.3.Вносить на рассмотрение руководства предложения по совершенствованию работы,

связанной с предусмотренными настоящей инструкцией обязанностями. 3.4.Требовать от руководства организации обеспечения организационно-технических

условий и оформления установленных документов, необходимых для исполнения

должностных обязанностей.

3. Ответственность

Менеджер по формированию турпродукта несет ответственность: 4.1.За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей,

предусмотренных настоящей должностной инструкцией, — в пределах, установленных

действующим трудовым законодательством Российской Федерации. 4.2.За правонарушения, совершенные в процессе своей деятельности, — в пределах,

установленных действующим административным, уголовным и гражданским

законодательствами Российской Федерации. 4.3.За причинение материального ущерба организации — в пределах, установленных

действующим трудовым законодательством Российской Федерации.

Должность личная подпись И.О.Ф.

Юрисконсульт

________ И.О.Ф.

00.00.0000

Лист визирования (прилагается к документу)

С инструкцией ознакомлен, экземпляр на руки получил:

Ф.И.О. сотрудника личная

подпись/расшифровка/ дата согласования

282

ПРИЛОЖЕНИЕ 5 Образец оформления приказа по основной деятельности

Общество с ограниченной ответственностью

«Ласточка»

ПРИКАЗ

30.09.2009 № 28

г. Тюмень Об итогах работы с документами в 2008 году В связи с низкой требовательностью руководителей подразделений к качеству

подготовки документов и контролю за их исполнением ПРИКАЗЫВАЮ: 1.Начальнику общего отдела А.В. Харчевниковой разработать меры по улучшению

работы с документами (срок - до 16.10.2009). 2. Руководителям структурных подразделений обратить внимание на повышение

требовательности к работникам в части работы с документами. 3.Контроль за исполнением приказа возложить на заместителя генерального

директора А.С. Апарину. Генеральный директор Е.А. Сажина Заместитель директора ____А.С. Апарина 29.09.2009 Начальник общего отдела ________ А.В. Харчевникова 29.09.2009 Юристконсульт ________ Е.П. Руссу 28.09.2009 Р.О. Смирнова 34-54-56

ПРИЛОЖЕНИЕ 6 Образец оформления справки по основной деятельности

ООО «Ласточка»

СПРАВКА

05.10.2009 № 05

г. Тюмень

Генеральному директору

Е.А. Сажиной

О закупке офисного оборудования

В соответствии с планом модернизации офисной техники и оборудования

в III квартале 2009 г. были закуплены:

Количество, шт. Стоимость, руб. Место установки

1. Принтер 15800 ООО «Ласточка»

бухгалтерия

Главный бухгалтер А.С. Апарина

ПРИЛОЖЕНИЕ 7

Образец оформления служебной записки

ООО «Ласточка»

Административно-хозяйственный отдел Начальнику службы охраны Д.В. Еремину

СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА

14.02.2006

В субботу 18.02.2006 с 13-00 до 15-00 в офисе будут проводиться работы,

связанные с сервисным обслуживанием кондиционеров.

Прошу Вас разрешить доступ следующих сотрудников компании ООО

«АэроВент» для выполнения этих работ:

1. Королев Роман Николаевич.

2. Машков Геннадий Сергеевич.

Начальник отдела А.С. Антипов

285

ПРИЛОЖЕНИЕ 8.

ПЕРЕЧЕНЬ ДОГОВОРОВ И ДОКУМЕНТОВ, НЕОБХОДИМЫХ ДЛЯ РАБОТЫ ТУРФИРМЫ:

1. Договор о реализации туристского продукта (купля-продажа). 2. Приложение к Договору о реализации туристского продукта – Заявка на бронирование. 3. Приложение к Договору о реализации туристского продукта – Сведения о туроператоре,

финансовом обеспечении туроператора, порядке получения возмещения в случае

неисполнения или ненадлежащего исполнения договора. 4. Договор на организацию санаторно-курортного обслуживания ( поручение). 5. Договор купли-продажи авиабилетов. 6. Договор поручения на приобретение туристского продукта для юридического лица (с

корпоративным клиентом) 7. Приложение к Договору поручения на приобретение туристского продукта для

юридического лица (с корпоративным клиентом) - Заявка на бронирование. - Отчет

Поверенного (для договора поручения); 8. Приложение к Договору поручения на приобретение туристского продукта для

юридического лица (с корпоративным клиентом) - Сведения о туроператоре,

финансовом обеспечении туроператора, порядке получения возмещения в случае

неисполнения или ненадлежащего исполнения договора. 9. Договор поручения на оформление визы, на обмен валюты, для физического лица. 10. Приложение к Договору поручения на оформление визы - Отчет поверенного. Форма

Отчета поверенного универсальная, для договора поручения. 11. Договор поручение на обмен валюты; Приложение к Договору поручения на обмен

валюты, для туриста-физического лица – Доверенность на обмен валюты. 12. Форма Доверенности универсальная - на получение документов от имени туриста по

любому поручению. 13. Договор с туристом о купле-продаже турпродукта; 14. Договор с корпоративными клиентами; 15. Договор о совместной деятельности; 16. Контракты, договоры с иностранными партнерами по обеспечению безопасности

туристов, размещению, организации перевозки; 17. Договор со страховой компанией на страхование жизни, здоровья, имущества; 18. Договор со страховыми компаниями о страховании рисков, связанных с предоставлением

услуг по туристическому обслуживанию, а также непредвиденных расходов туриста,

страховании физических лиц выезжающих за рубеж; расписка-отказ от страховки. 19. Договор на охрану группы; 20. Договор на транспортное обслуживание, аренды транспортных средств; 21. Договор на экскурсионные услуги; 22. Договор на услуги по размещению; 23. Договор на обеспечение питанием. 24. Форма БСО ТУР-1; 25. Доверенность от туриста на отдельные услуги. От руководства компании. 26. Договор аренды офиса; 27. Агентский договор; 28. Договор комиссии; 29. Руководство по работе с претензиями потребителей турфирмы; Инструкция/положение по

работе с обращениями граждан; 30. Государственный стандарт РФ «Туристские услуги» общие требования к туристической

компании и ее офису; 31. Типовой трудовой договор, должностные инструкции специалистов и требования к работе

турофиса (менеджер по бронированию и продаже туров, менеджер туристического

агентства,менеджер по работе с персоналом,бухгалтер-кассир,директор туристической

компании); 32. Договор о полной материальной ответственности курьера; 33. Правила продажи тура; 34. Бланк-заказ; 35. Требования к информации о туре для потребителей (памятка МИД для выезжающих за

границу) 36. Образец расписки об ответственном хранении и передачи документов туристу. для учредителей: - физических лиц ксерокопии паспортов; для учредителей - юридических лиц Устав, свидетельство о постановке на учет в ИМНС,

Свидетельство о присвоении ОГРН, коды статистики, ксерокопия паспорта директора; 37. Адрес места нахождения предприятия (для подтверждения места нахождения предприятия

должен быть представлен договор аренды или субаренды, а также, документ,

подтверждающий право арендодателя сдавать помещение в аренду) 38. Банковские реквизиты, свидетельство о регистрации, на осуществления права

деятельности, внесения сведений в единый реестр. 39. Лист бронирования; 40. Программа тура 41. Памятка туристу

287

ПРИЛОЖЕНИЕ 9

ДОГОВОР О ПРЕДОСТАВЛЕНИИ ТУРИСТСКИХ УСЛУГ №

_____________________ 20___г. г. Тюмень

Общество с ограниченной ответственностью “Путешествие” (ООО “Путешествие”),

реестровый номер туроператора ТТ1 002028, именуемое в дальнейшем “Фирма”, в лице

менеджера ________________________________

__________________________________________________________________., действующего

на основании доверенности от “01” января 2009 г. № 1, с одной стороны, и

_______________________________________________ ______________________________________________________именуемый (ая) в дальнейшем

“Заказчик”, с другой стороны, при совместном упоминании именуемые “Стороны”,

заключили настоящий Договор о нижеследующем:

1. ТЕРМИНЫ, ИСПОЛЬЗУЕМЫЕ В ДОГОВОРЕ

Тур - комплекс услуг по размещению, перевозке, питанию туристов, экскурсионные услуги, а

также услуги гидов-переводчиков и другие услуги, предоставляемые в зависимости от целей

путешествия. Заказчик - турист или иное лицо, заказывающее тур от имени туриста(ов), в том числе

законный представитель несовершеннолетнего туриста. Туристская путевка - документ Фирмы, содержащий условия путешествия,

подтверждающий факт оплаты туристского продукта и подтверждающий переход права на

тур Заказчику. Программа тура – документ Фирмы, содержащий информацию о маршруте и сроках

путешествия, стоимости тура, средствах размещения, условиях проживания, программе

пребывания и особенностях предоставления экскурсионных, а также иных услуг,

предусмотренных настоящим Договором, или являющихся дополнительными. Если иное не

согласовано Сторонами Договора, срок действия Программы тура определяется указанными в

ней календарными датами; Лист бронирования – документ Фирмы, подтверждающий бронирование туристского

продукта и содержащий информацию о стоимости и потребительских свойствах этого

туристского продукта. Памятка туристу – это полезные советы путешествующим по Европе, содержащие

информацию об особенностях правил поведения в европейских странах, таможенных

правилах, информация о медицинской страховке и сведения о всех, используемых на

маршрутах, средствах размещения и транспорта. Справочная информация по программе тура – это информация, содержащая сведения о

странах пребывания, о их национальных и религиозных особенностях, включая информацию

о почтовых адресах и номерах контактных телефонов органов государственной власти РФ,

дипломатических представительств и консульских учреждений РФ, находящихся в стране

временного пребывания туристов. ООО "Путешествие " Заказчик ______________________

Подпись_____________________ Подпись______________________

2. ФИНАНСОВОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ

2.1. ………

288

3. ПРЕДМЕТ ДОГОВОРА

3.1. Заказчик, совершая оплату, поручает, а Фирма принимает на себя обязательства по

организации выезда Заказчика (туриста) за рубеж, включая:

……….

4. ПРАВА И ОБЯЗАННОСТИ СТОРОН

Фирма:

4.1. Обязуется обеспечить качество туристского обслуживания в соответствии с условиями

настоящего Договора.

…….

5. СТОИМОСТЬ И ОПЛАТА ТУРИСТСКОЙ ПУТЕВКИ

5.1. Общая розничная цена тура в рублях указывается в Листе бронирования и в Туристской

путевке. Стоимость тура рассчитывается по собственно установленному курсу Туроператора.

В случае изменения курса евро к рублю, состава и качества услуг, входящих в тур,

оформляется новый Лист бронирования. Любые изменения в составе и качестве услуг до

отъезда, Фирма и Заказчик согласуют альтернативные варианты. Выбрав вариант Заказчик

подтверждает свое новое бронирование и оплачивает, при необходимости, соотвертствующую

доплату, что не может служить основанием для подачи претензии в адрес Фирмы. 5.2. Поездка считается забронированной, если Заказчик произвел предоплату не менее

______________________________________________. Оплата тура может быть разбита не

более чем на две части – предоплата при бронировании и доплата, …………

6. СРОКИ ДЕЙСТВИЯ ДОГОВОРА И ОТВЕТСТВЕННОСТЬ СТОРОН

6.1. Договор вступает в силу с момента подписания, срок его окончания определяется днем

возвращения Заказчика (туриста) из тура в соответствии с заказанными услугами по

программе тура. Сроки проведения тура указаны в туристской путевке.

……….

7. ПОРЯДОК РАЗРЕШЕНИЯ СПОРОВ

7.1. Все претензии к качеству обслуживания принимаются Фирмой в течение 20 дней после

окончания тура в письменной форме с приложением копии настоящего Договора и

документов подтверждающих нарушения и причиненный реальный ущерб. Претензии

подлежат рассмотрению в течение 10 дней с даты получения Фирмой текста претензии и

приложенных к ней материалов. В претензии указываются:

1) фамилия, имя, отчество туриста, адрес его места жительства, а также сведения о Заказчике

(если Договор заключался Заказчиком);

2) номер Договора о предоставлении туристских услуг и дата его заключения;

ООО "Путешествие " Заказчик ______________________

Подпись_____________________ Подпись______________________

3) информация об обстоятельствах, свидетельствующих о неисполнении или ненадлежащем

исполнении Фирмой обязательств по настоящему Договору, о наличии существенных

недостатков туристского продукта, включая существенные нарушения требований к качеству

туристского продукта;

4) размер денежных средств, подлежащих уплате туристу или Заказчику.

……

8. ПОРЯДОК ИЗМЕНЕНИЯ И РАСТОРЖЕНИЯ ДОГОВОРА

8.1. Настоящий договор составлен в двух экземплярах по одному - для каждой стороны. Все

изменения и дополнения к настоящему Договору имеют силу, если они составлены в

письменной форме.

………..

Последствия расторжения Договора определяются в соответствии с фактическими

затратами сторон по его исполнению до момента получения письменного уведомления о

намерении расторгнуть настоящий Договор.

ИСПОЛНИТЕЛЬ ЗАКАЗЧИК

ООО "Путешествие" Ф.И.О: Фоменко Юлия Валерьевна Адрес: Россия, 625000, г. Тюмень, Паспорт: 7203 583092 Выдан ГУВД

ул. Герцена, д.313, оф.34 Тюменской области в Ленинском АО

Тел/факс(3452) 24-53-85 г. Тюмени 23.09.2001 ИНН 7204086841 Адрес: ул. Республики, д.6, г. Тюмень, Р/с 40702810400000015693 625003 Тюменский офис ОАО «ВУЗ-банк» г. Екатеринбург БИК 046577781

Директор _________ Е.А.Сажина Подпись заказчика_________________

ПРИЛОЖЕНИЕ 10

Примеры оформления кадровой документации

Общество с ограниченной ответственностью

«Путешествие»

ПРИКАЗ 07.10.2009 № 1 л/с

г.Тюмень

По личному составу

ПРИНЯТЬ: 1. Беляеву Яну Владиславовну в отдел продаж на должность менеджера по туризму с

окладом 15000 руб. в месяц с 08.10.2009. Основание: трудовой договор от 08.10.2009 № 06. 2. Антонова Артема Андреевича в отдел бронирования на должность помощника

менеджера с окладом 7000 руб. в месяц с 08.10.2009. Основание: трудовой договор от 08.10.2009 № 07. 3. Зорина Виталия Сергеевича в курьерскую службу на должность курьера с окладом

10000 руб. в месяц с 08.10.2009. Основание: трудовой договор от 08.10.2009 № 08.

Директор А.Ф. Полопеженцева

С приказом ознакомлен: Я.В. Беляева

(личная подпись) 07.10.2009

______________ А.А. Антонов

( личная подпись) 07.10.2009

________________ В.С. Зорин

(личная подпись) 07.10.2009

Унифицированная форма № Т-1 Утверждена Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1

Код Форма по

ОКУД 0301001 ООО «Ласточка» по ОКПО 18775701

(наименование организации)

Номер

документа Дата

составления ПРИКАЗ 21 л/с 07.10.2009

(распоряжение) о приеме работника на работу

Дата Принять на работу с 08.10.2009

по не определен

Табельный номер Сажину Екатерину Алексеевну 57

(фамилия, имя, отчество)

в отдел продаж (структурное подразделение)

менеджера по туризму (должность (специальность, профессия), разряд, класс (категория) квалификации)

на постоянную работу (условия приема на работу, характер работы)

с тарифной ставкой (окладом) 15000 руб. 00 коп. (цифрами)

надбавкой 3000 руб. 00 коп. (цифрами)

с испытанием на срок 1 (один) месяца Основание:

Трудовой договор от « 08 » октября 20 9 г. № 06

Руководитель

организации Директор А.С. Апарина

(должность) (личная подпись) (расшифровка подписи)

С приказом (распоряжением) работник

ознакомлен (личная подпись)

292

ТРУДОВОЙ ДОГОВОР

"12" октября 2009 г. № 08 г.Тюмень

Предприятие ООО «Путешествие», в лице Полопеженцевой Анастасии Фёдоровны

именуемое в дальнейшем Работодатель, с одной стороны, и гр-ка Нутрецова Ирина

Сергеевна, именуемая в дальнейшем Работник, с другой стороны, заключили настоящий

Договор о нижеследующем:

1. Предмет договора 1.1. Настоящий Договор регулирует трудовые и иные трудовые отношения между

Работодателем и Работником. 1.2. Работник принимается на работу в ООО «Путешествие» на должность менеджера

по туризму международного отдела. 1.3. Местом постоянной работы Работника является ООО «Путешествие» ул.

Пионерская, д. 80, г. Тюмень, 625022. 1.3. Работник подчиняется непосредственно директору ООО «Путешествие» 1.4.1. Срок действия настоящего Договора - 5 лет, с "12" октября 2009г. по "12"октября

2014г. 1.4.2. Если по истечении срока трудового договора трудовые отношения фактически

продолжаются и ни одна из сторон не потребовала их прекращения, то действие

договора считается продолженным на неопределенный срок. 1.4.3. Договор может быть прекращен или расторгнут в порядке и по основаниям,

предусмотренным действующим законодательством. Увольнение без законного основания

влечет за собой восстановление Работника на прежней работе с выплатой ему заработной

платы за время вынужденного прогула, но не более чем за три месяца. 2. Общие положения

2.1. Работник обязуется: - добросовестно выполнять свои трудовые обязанности, приказы и распоряжения

своего руководителя; - подчиняться внутреннему трудовому распорядку предприятия; - бережно относиться к имуществу предприятия; - правильно и по назначению использовать переданное ему для работы оборудования,

приборы, материалы и т.п. 2.2. Работнику устанавливается испытательный срок один месяц. 2.3. Работодатель обязуется создать Работнику здоровые и безопасные условия труда. 2.4. Работодатель обязуется выплачивать Работнику заработную плату в размере 25000

руб. в месяц. 2.5. Работнику также устанавливаются: - надбавка в размере 5000 руб. ежемесячно; - вознаграждение выдается по итогам проданных туров в течении полугодия. 2.6. Заработная плата выплачивается не позднее 6 числа каждого месяца. 2.7. Работник может направляться в служебные командировки с оплатой в

соответствии с действующим законодательством. 2.8. Для Работника устанавливается 9 часовой рабочий день с 10 до 19 часов. 2.9. Работник может привлекаться к сверхурочным работам в порядке,

предусмотренном действующим законодательством. 2.10. Работнику устанавливается 6-дневная рабочая неделя с понедельника

Выходной день-воскресенье. 2.11. Работа в выходные и праздничные дни производится по договоренности между

сторонами или с предоставлением отгулов. 2.12. Работнику предоставляется ежегодный основной отпуск продолжительностью 28

календарных дней.

2.13. Отпуск предоставляется в соответствии с графиком отпусков на предприятии,

либо в любое время в течение рабочего года по соглашению сторон. 2.14. Ежегодный отпуск за первый год работы предоставляется по истечении 6

месяцев со дня заключения контракта. 2.15. С согласия Работодателя Работнику может предоставляться отпуск без

сохранения заработной платы, если это не отразится на нормальной работе предприятия. 2.16. Ущерб, нанесенный Работником предприятию, подлежит возмещению в

соответствии с действующим законодательством. 2.17. Ущерб, нанесенный Работнику увечьем либо иным повреждением здоровья,

связанным с исполнением им своих трудовых обязанностей, подлежит возмещению в

соответствии с действующим законодательством.

3. Прочие условия 3.1. В случае возникновения между сторонами спора он подлежит урегулированию

путем непосредственных переговоров Работника и Работодателя. 3.2. Если спор между сторонами не будет урегулирован, то он подлежит разрешению в

порядке, предусмотренном действующим законодательством. 3.3. Настоящий Договор составлен в двух экземплярах. Первый экземпляр находится у

Работодателя, второй экземпляр находится у Работника.

4. Реквизиты и подписи сторон

РАБОТОДАТЕЛЬ: ООО «Путешествие» 625022, г. Тюмень, ул. Пионерская, д. 80

Тел./факс (3452) 476-427 E-mail: voyage@yandex.ru httm://www.voyage72.ru ОКПО 36253359, ОГРН 1037200553037,

ИНН/КПП 7202058020/720201001 р/с 40702810400009001233 в Тюменском филиале ОАО

«Запсибкомбанкк» к/с 30101800000000000946 БИК 047130946

РАБОТНИК: Нутрецова Ирина Сергеевна

Паспорт 7101 № 345891 Выдан ГУВД г. Тюмени 12.06.2008

Адрес: ул. Газовиков, д. 3, кв. 24, г. Тюмень, 625022,

___________ /А.Ф . Полопеженцева/ __________ / Нутрецова И.С/.

294

ПРИЛОЖЕНИЕ 11

ПЕРЕЧЕНЬ И ПРИМЕРЫ ДОКУМЕНТОВ ПО РАБОТЕ С КЛИЕНТАМИ

Перечень документов для оформления загранпаспорта (озп)

1. Анкета-заявление о выдаче загранпаспорта, заверенная в отделе кадров по месту работы

(для работающих), в высшем учебном заведении (для студентов) и военкомате (для

мужчин до 27 лет). 2. Учётная карточка "Сведения о владельце паспорта". 3. Если вписывается ребёнок – свидетельство о рождении ребёнка, не достигшего 14 лет с

вкладышем о гражданстве, ксерокопия свидетельства и вкладыша. 4. Квитанция об уплате госпошлины на оформление загранпаспорта, в любом отделении

Сбербанка. 5. 4 личные фотографии, неразрезанные, на белой матовой бумаге, в светлой однотонной

одежде), а также фотографии детей, достигших 6 лет. 6. Ксерокопия первой страницы и страницы с пропиской российского паспорта. 7. Трудовая книжка (для неработающих). 8. Пенсионное удостоверение (для пенсионеров).

Перечень документов

при оформлении паспорта несовершеннолетним (до 18 лет)

1. Анкета-заявление (до п.13 заполняется на одного из родителей, п.14 – вписываются данные

ребёнка). 2. Карточка "Сведения о владельце паспорта" (заполняется на ребёнка). 3. Госпошлина на оформление загранпаспорта. 4. 4 фотографии 5. Свидетельство о рождении с вкладышем о гражданстве РФ, ксерокопия свидетельства и

вкладыша. 6. Российский паспорт одного из родителей. 7. Российский паспорт несовершеннолетнего (с 14 лет – обязательно) 8. Ксерокопия страницы паспорта с фото. 9. Ксерокопия страницы паспорта с пропиской.

Документы, необходимые для внесения данных о детях до 14 лет

в ОЗП родителей Ребенка можно вписать в паспорт родителей только до 14-летнего возраста. При

получении нового паспорта эта процедура производится автоматически и бесплатно, согласно

сведениям, указанным в анкете. Если ребенка вписывают в уже полученный паспорт, то

необходимы следующие документы: 1. Свидетельство о рождении и вкладыш о гражданстве. 2. Ксерокопия свидетельства о рождении и вкладыша о гражданстве. 3. Фотографии (старше 6 лет) формы ОЗП — 2 штуки. 4. Заявление родителя, обладателя паспорта на вписывание

ребенка (заполняется та же самая анкета, что и для оформления ОЗП, заполняются соответствующие пункты).

5. Копия свидетельства о заключении брака. 6. В случае развода родителей, нотариально заверенное разрешение от второго

родителя на вписывание ребенка. Особые указания Мужчины от 17 до 27 лет, не служившие в армии, обязаны предоставить справку из

военкомата об отсрочке или освобождении от службы.

295

Пенсионеры — нотариально заверенное пенсионное удостоверение. Неработающие предоставляют оригинал трудовой книжки. Если книжки нет, а

гражданин никогда не работал, анкету он заверяет своей росписью. 4. Анкеты школьников и студентов заверяются по месту учебы. 5.Если имеется действующий ОЗП, то он сдается на аннуляцию. Сведения об ОЗП с истекшим сроком действия указываются в соответсвующем пункте

анкеты. Российские паспорта, подлежащие обмену после заключения брака или по каким-либо

другим причинам, на оформление ОЗП не принимаются. Срок действия ОЗП - 5 лет. Оформление личного ОЗП производится в любом возрасте. «МИДовские паспорта». Являются обычными загранпаспортами и никаких

дополнительных преимуществ владельцу не дают. ОЗП, оформляемые в региональных

представительствах МИДа, отличаются только технологией оформления (вклеивается цветная

фотография) и более тщательной проверкой анкетных данных. Госпошлины за оформление ОЗП по состоянию на июнь 2006 г. составляют 200 рублей

для лиц до 14 лет и 400 рублей старше 14 лет. Процедура выдачи ОЗП Выдача готового ОЗП теоретически должная производится через 28 дней после подачи

документов. Отказ может быть осуществлен в следующих случаях: Если в анкете указаны заведомо ложные данные. Если заявитель находится под следствием. Если имеет или имел доступ к государственным тайнам. Если имеет невыполненные обязательства по суду. Прописка Необходимым условием получения ОЗП является прописка (регистрация). Ее варианты: Постоянная прописка. Временная, (для студентов из других субъектов РФ — не менее

года до ее окончания). Жителям ……… области, если есть временная прописка в пункте

временного проживания, независимо от сроков ее окончания паспорт выдается на месте

фактического проживания. Дополнительная информация Процедура выдачи паспорта может быть ускорена для тех, кто последние 10 лет живет

на территории одной республики, края, области, не привлекался к судебной ответственности,

не имеет форм доступа к государственным тайнам. Для этого дополнительно к госпошлине

оплачивается сумма за ускоренное рассмотрение документов. Более подробную информацию

о возможности такой процедуры и ее стоимость следует узнавать в паспортном столе

районного отделения милиции. Кроме ОЗП существуют следующие документы, по которым может происходить выезд

за рубеж: дипломатический паспорт; служебный паспорт; паспорт моряка (удостоверение личности моряка).

Первые два паспорта выдаются работникам дипломатических служб, послам, членам правительства, а последний — морякам. Выезд за рубеж по названным паспортам возможен только в служебных целях. Для

выезда на отдых и в прочих целях необходим ОЗП. 6. Лицам, часто выезжающим за рубеж в деловых и иных целях, возможно оформление

второго загранпаспорта. оформления пакета документов для клиента

Образец оформления согласия о вывозе ребенка за границу (текст печатается на гербовой бумаге)

СОГЛАСИЕ г.Тюмень, тринадцатое мая две тысячи девятого года

Я, гражданин Российской Федерации, ИВАНОВ ИВАН ИВАНОВИЧ, 31 марта 1962

года рождения (паспорт 40 04 751903, выдан 36 отделом милиции Таганского района Москвы,

выдан 14 ноября 2003 года), проживающий в г. Тюмень, улица Доудельная дом 21, квартира

92, даю согласие на поездку моего несовершеннолетнего сына гражданина Российской

Федерации, ИВАНОВА СЕРГЕЯ ИВАНОВИЧА, 30 декабря 1998 года рождения, за пределы

Российской Федерации, в Голландию, и обратно в Российскую Федерацию, Санкт-Петербург,

в период с третьего июня две тысячи пятого года по двенадцатое июня две тысячи пятого

года, в сопровождении матери ИВАНОВОЙ МАРИИ АЛЕКСАНДРОВНЫ, 22 февраля 1962

года рождения (паспорт 40 02 819445, выдан 68 отделом милиции Московского района

Москвы, выдан 08 сентября 2002 года) проживающей в Москве, Рублевское шоссе 15/3,

квартира 121.

Усыновление и задержка в Голландии не предусматривается.

В соответствии со ст. 22 Федерального Закона РФ« О порядке выезда из РФ и въезда

в РФ» согласен, чтобы ИВАНОВА МАРИЯ АЛЕКСАНДРОВНА приняла на себя

ответственность за жизнь и здоровье ребенка и принимала все неотложные решения по

защите прав и законных интересов ребенка, в том числе по вопросам медицинского

вмешательства (хирургические операции, консультации врачей и другие процедуры) в случае

возникновения необходимости, производила необходимые платежи, расписывалась за меня и

совершала все действия и формальности, связанные с пребыванием моего ребенка в

указанной стране, а также подавала любые заявления и получала любые документы, в том

числе визу. г. Тюмень. Тринадцатое мая две тысячи девятого года настоящее согласие удостоверено

мною, ПЕТРЕЙКОВ АЛЕКСАНДР ЛЕОНИДОВИЧ, нотариусом нотариального округа г.

Тюмени (лицензия № 0000-к от 17 декабря 2003 года), действующий на основании лицензии

№ 338, выданной 05 мая 1996 Управлением Юстиции РФ по Тюменской области о наделении

полномочиями нотариуса № 0000-К от 25 декабря 2003 года. Согласие подписано лично явившимся ко мне, ИВАНОВЫМ ИВАНОМ

ИВАНОВИЧЕМ известным мне как лицо, указанное в настоящем документе, подписавшее

его в моем присутствии и надлежащим образом подтвердившее оформление этого документа.

Личность, подписавшего документ, установлена, дееспособность проверена.

Зарегистрировано в реестре за N________________- Взыскано: 145 рубля 00 копеек (тариф – 100 рублей 00 копеек, проект 40 рублей 00 копеек,

техническая работа – 05 рубля 00 копеек). И.о нотариуса подпись

297

ПАМЯТКА ТУРИСТУ Маршрут: страна\город\курорт: Тип поездки: пляжный отдых

Экскурсионные программы:

Средства размещения:

Год основания: Общая площадь: Местоположение: Пляж: Телефон/факс: Сайт: ТЕРРИТОРИЯ ……. В ОТЕЛЕ …….. В СТАНДАРТНОМ НОМЕРЕ ……. ДЛЯ ДЕТЕЙ ……. УСЛУГИ, РАЗВЛЕЧЕНИЯ И СПОРТ БЕСПЛАТНО ……. ПЛАТНО ……. ПЕРЕД ОТЪЕЗДОМ Проверьте наличие необходимых для поездки документов:

Загранпаспорт (паспорт должен быть действителен на время поездки и иметь не менее

двух свободных страниц для проставления визы ксерокопию паспортов (могут пригодиться в случае непредвиденных обстоятельств); авиабилеты; ваучер; страховой полис; в случае путешествия с детьми:

……..

Путешествие без сопровождения родителей.

………

В АЭРОПОРТУ ВЫЛЕТА

Пограничный, таможенный, санитарный и ветеринарный контроль

………

ВИЗА И ПАСПОРТ

……… В АЭРОПОРТУ ПРИЛЕТА

Пограничный, таможенный, санитарный и ветеринарный контроль

...….

298

ПО ПРИБЫТИЮ ……. О СТРАНЕ Географическое расположение

…… Время

Разница во времени с Москвой - минус …… час. Климат – ………………… Валюта

……………. Язык

……………. Население -………… Религия …………….. Обычаи ………………

Праздники и нерабочие дни:

……………………..

Достопримечательности …………………

Кухня …………………

Магазины ………………

Транспорт …………

Аренда машины

…………

Телефон …………………

Как звонить в Россию?

……………….

Экскурсии

…………………

В отеле ……………………..

Напряжение электросети 220 В. Чаевые

…………………….

Просим принять к сведению: ……………………….

ЭПИДЕМИЧЕСКАЯ СИТУАЦИЯ И ПРИНЯТИЕ ПРОФИЛАКТИЧЕСКИХ МЕР ………………………………...

ПРИВИВКИ ……………………

ПРАВИЛА ЛИЧНОЙ ГИГИЕНЫ И БЕЗОПАСНОСТИ:

………………….. В СЛУЧАЕ ПОТЕРИ ПАСПОРТА

…………………………..

Посольство ……… в Москве:

(адрес)

Телефон: Факс:

E-mail:

Посольство РФ в ………………

Посольство России в Анкаре (адрес)

Телефон: Факс:

E-mail:

Телефоны первой необходимости: полиция – …., дорожная полиция -.., скорая помощь – …пожарная служба -…..

Желаем Вам приятного путешествия!

300

ПРИЛОЖЕНИЕ 12 форма (сводной ) номенклатуры дел организации

Название организации НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ _________№_______ (место составления) на_________год

УТВЕРЖДАЮ Наименование должности руководителя

организации Подпись Расшифровка подписи Дата

Индекс

дела Заголовок дела Количество дел Срок хранения

дел и № статей

по перечню

Примечание

1 2 3 4 5 Название раздела

Наименование должности Подпись Расшифровка подписи Руководителя службы ДОУ Дата Виза зав. архивом (лица ответственного за архив)

СОГЛАСОВАНО Протокол заседания Экспертной комиссии организации _____________№______

СОГЛАСОВАНО Протокол заседания экспертно-проверочной комиссии архивного учреждения _____________№_______

Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в ____________году в организации

По срокам хранения Всего В том числе: переходящих с отметкой «ЭПК»

1 2 3 4 Постоянного Временного (свыше 10

лет) Временного (до 10 лет

включительно)

ИТОГО:

Наименование должности Руководителя службы ДОУ Подпись Расшифровка подписи Дата Итоговые сведения переданы в архив. Наименование должности Передавшего сведения_______________ _______________ личная подпись расшифровка подписи

301

ПРИЛОЖЕНИЕ № 13

Образец документов по проведению экспертизы ценности документов Общество с ограниченной ответственностью «Путешествие»

ПРИКАЗ 01.08.2008 № 35 г.Тюмень

О создании постоянно действующей экспертной комиссии

В целях организации и проведения методической и практической работы

по определению сроков хранения и отбору документов на архивное хранение и

уничтожение документов с истекшими сроками хранения, образующихся в

деятельности Общества,

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Создать постоянно действующую экспертную комиссию в составе:

Председатель комиссии: Козырев М.И. – заместитель генерального

директора Общества

Секретарь: Леонтьева А.И. – заведующий архивом Общества

Члены комиссии: Петров С.А. – начальник канцелярии,

Зимина С.Ф. – начальник отдела кадров, Попова Е.В. – заместитель

начальника, отдела бухгалтерского учета и отчетности

2. Заведующей архивом Леонтьевой А.И. разработать положение о

постоянно действующей экспертной комиссии до 01.09.2008.

Генеральный директор Минаев С.И. Минаев

302

Форма акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению Формат А4 (210 x 297 мм)

Приложение 4 к п. 2.4.1 Основные правила работы архивов организации

Наименование организации АКТ УТВЕРЖДАЮ ___________ N _______ Наименование должности _____________________ руководителя организации (место составления) о выделении к уничтожению Подпись Расшифровка документов, не подлежащих подписи хранению Дата На основании _____________________________________________________ (название и выходные данные перечня документов __________________________________________________________________ с указанием сроков их хранения) отобраны к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности и утратившие практическое значение документы фонда N _____________ (название фонда) N п/п

Заголовок дела или групповой заголовок документов

Крайние даты

Номера описей

Индекс дела по номенкла- туре или N дела по описи

Кол-во ед. хр.

Сроки

хранения и номера

статей по перечню

Приме- чание

1 2 3 4 5 6 7 8

Итого ______________________ ед. хр. за _____________________ годы (цифрами и прописью) Описи дел постоянного хранения за ____ годы утверждены по личному составу согласованы с ЭПК ________________________________________________ (наименование архивного учреждения) (протокол от _______________ N _____________) Наименование должности лица, проводившего экспертизу ценности документов Подпись Расшифровка подписи Дата СОГЛАСОВАНО Протокол ЦЭК (ЭК) от _________ N __________ Документы в количестве __________________________________ ед. хр., (цифрами и прописью) весом ______ кг сданы в __________________________________________ (наименование организации) на переработку по приемо-сдаточной накладной от ________ N _______ Наименование должности работника, сдавшего документы Подпись Расшифровка подписи Дата

303

Изменения в учетные документы внесены. Наименование должности работника архива, внесшего изменения в учетные документы Подпись Расшифровка подписи Дата

Общество с ограниченной ответственностью «Путешествие» ПРОТОКОЛ заседания экспертной комиссии 08.08.2008 № 2 г.Тюмень

Председатель комиссии – Попов И.В., заместитель генерального

директора Секретарь – Полунина Е.Ф., старший менеджер Присутствовали члены комиссии: Каримов И.В. – главный бухгалтер,

Гусев С.И. – старший менеджер отдела продаж, Петухова И.С. – ответственный

за архив ПОВЕСТКА ДНЯ: 1. Рассмотрение описи № 1 л/с дел долговременного хранения по

личному составу ООО «Путешествие» за 1994–2001 годы. /Доклад

ответственного за архив И.С. Петуховой/. 2. Рассмотрение акта о выделении документов к уничтожению. /Доклад

ответственного за архив И.С. Петуховой/. 1. СЛУШАЛИ: Петухову И.С. – ответственного за архив, которая представила на

рассмотрение членов комиссии опись № 1 л/с дел по личному составу ООО

«Путешествие» и его предшественника, ТОО «Ласточка», за 1994–2001 годы. В

опись включены приказы по личному составу и расчетные ведомости по

начислению заработной платы работникам. Документы, включенные в опись,

имеют долговременный срок хранения – 75 лет и являются основанием для

подтверждения трудового стажа и размера заработной платы работников.

Документы упорядочены в соответствии с Основными правилами работы

архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002). ВЫСТУПИЛИ: Каримов И.В., Гусев С.И., Полунина Е.Ф. – предложили согласовать

представленную опись.

РЕШИЛИ: Опись № 1 л/с дел по личному составу ООО «Путешествие» и его

предшественника, ТОО «Ласточка», за 1994–2001 годы в количестве 24 единиц

хранения согласовать.

2. СЛУШАЛИ: И.С. Петухову, которая представила на рассмотрение членов экспертной

комиссии акт о выделении документов к уничтожению, не подлежащих

дальнейшему хранению. В акт включено 33 единицы хранения за 1994–2001 годы, сроки хранения которых, согласно Перечню типовых управленческих

документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков

хранения (утвержден Росархивом 06.10.2002), истекли. В соответствии с данным

Перечнем вышеуказанные документы имеют 5-летний срок хранения.

Практическая надобность в них миновала. Документы по личному составу за

1994–2001 годы полностью упорядочены, описаны и включены в опись № 1 л/с

дел долговременного хранения. Сохранность данной категории документов

обеспечена.

ВЫСТУПИЛИ: Каримов И.В., Гусев С.И., Полунина Е.Ф. – предложили в установленном

порядке провести уничтожение документов согласно акту.

РЕШИЛИ: Провести в установленном Основными правилами работы архивов

организаций порядке уничтожение документов ООО «Путешествие» и его

предшественника, ТОО «Ласточка», за 1994–2001 годы в количестве 33 единицы

хранения согласно представленному акту.

Председатель Попов И.В. Попов

Секретарь Полунина Е.Ф. Полунина

ПРИЛОЖЕНИЕ 14

Перечень управленческих документов, на которых проставляется гриф

утверждения:

- АКТЫ (приема работ, проверок и ревизий, списания оборудования, экспертизы,

передачи дел, ликвидации организаций и т.д.);

- ИНСТРУКЦИИ (ПРАВИЛА) (должностные, по документационному обеспечению

управления, технике безопасности, внутреннего трудового распорядка и т. д.);

- НОРМАТИВЫ (расхода сырья, материалов, электроэнергии, численности

работников и т.п.);

- ОТЧЕТЫ (о производственной деятельности, командировках и др.);

- ПЕРЕЧНИ (должностей работников с ненормированным рабочим днем;

организаций, на которые распространяются определенные льготы; типовых

документальных материалов, образующихся в деятельности организаций, с указанием

сроков хранения материалов и проч.);

- ПЛАНЫ (производственные, развития, внедрения новой техники; работы выборных

коллегиальных органов);

- ПОЛОЖЕНИЯ (об организации, структурном подразделении, премировании и т.д.);

- ПРОГРАММЫ проведения работ и мероприятий, командировок и т.п.;

- РАСЦЕНКИ (на производство работ, оказание услуг и т.д.);

- СМЕТЫ (расходов на содержание аппарата управления, зданий, помещений,

сооружений, использование средств организации, на капитальное строительство и др.);

- СТАНДАРТЫ (государственные, отраслевые, технические условия,

предприятия/организации);

- СТРУКТУРА И ШТАТНАЯ ЧИСЛЕННОСТЬ организации;

- ТАРИФНЫЕ СТАВКИ;

- УСТАВ организации;

- ФОРМЫ унифицированных документов;

- ШТАТНЫЕ РАСПИСАНИЯ и изменения к ним.

ПЕРЕЧЕНЬ ДОКУМЕНТОВ, НА КОТОРЫХ ПРОСТАВЛЯЕТСЯ ПЕЧАТЬ

- акты проверок и ревизий, передачи дел, оборудования, выполненных работ,

списания, экспертизы и т.д.;

- архивные справки;

- архивные копии;

- доверенности на получение товарно-материальных ценностей, ведение дел в

арбитраже и т.п.;

- договоры о материальной ответственности, подрядах, научно-техническом

сотрудничестве, аренде помещений, оказании услуг и др.;

- задания на капитальное строительство, технические работы и т.п.;

- заключения и отзывы;

- заявления на аккредитив, об отказе от акцепта и т.д.;

- исполнительные листы;

- командировочные удостоверения;

- нормы расхода;

- образцы подписей работников, имеющих право совершения финансово-

хозяйственных операций;

- письма гарантийные на выполнение работ, оказание услуг и т.п.;

- поручения бюджетные, банковские, пенсионные, платежные сводные, в банк, на

получение и перевод валюты и проч.;

- положения об организациях;

- представления и ходатайства (о награждении орденами, медалями, знаками,

грамотами, премиями и т.д.);

- реестры чеков, бюджетных поручений, предоставляемые в банк;

- сметы расходов на содержание аппарата управления, на калькуляцию к договору и

т.д.;

- соглашения;

- справки лимитные, справки о выплате страховых сумм, использовании бюджетных

ассигнований на заработную плату, о начисленной и причитающейся заработной плате и т.п.;

- титульные списки;

- удостоверения;

- уставы организаций;

- штатные расписания.

Перечень документов, не подлежащих обязательной регистрации

- поздравительные письма и телеграммы;

- пригласительные билеты;

- корреспонденция с пометкой «лично»;

- извещения, сообщения о встречах, переговорах;

- программы конференций, совещаний и т.п.;

- документы первичного бухгалтерского учета — банковские счета, фондовые

извещения, прейскуранты, кредитные справки;

- документы первичного материального учета — накладные, наряды, заявки, копии

платежных требований;

- документы первичного статистического учета и отчетности;

- документы по кадровым вопросам и повышению квалификации - постановления о

наложении справок, объяснительные записки, планы, программы;

- документы и другие материалы по вопросам технической информации, торговли -

периодические издания, рекламные материалы, каталоги, плакаты, выставочные буклеты;

- документы, поступающие в адрес общественных организаций.

308

СОДЕРЖАНИЕ Введение 3

Глава I.. ПОНЯТИЕ О ДОКУМЕНТЕ И ДОКУМЕНТАЦИОННОМ ОБЕСПЕЧЕНИИ УПРАВЛЕНИЯ

8

1.1. Понятие о документе. Свойства документа. Признаки документа. Функции

документа. Методы и способы документирования.

8

1.2. Регулирование и регламентация документационного обеспечения управления

в условиях применения современных информационных технологий

26

1.3. Особенности современного управленческого документооборота в

организациях социально-культурного сервиса и туризма

56

Резюме 62

Вопросы для самопроверки 63

Глава II СИСТЕМЫ ДОКУМЕНТАЦИИ, ОБРАЗУЮЩИЕСЯ В ПРОЦЕССЕ

УПРАВЛЕНИЯ ДЕЯТЕЛЬНОСТЬЮ ОРГАНИЗАЦИЙ СФЕРЫ

СКСТ, ТРЕБОВАНИЯ К ИХ ОФОРМЛЕНИЮ.

64

2. 1. Понятие и состав реквизитов. Требования к оформлению документов, состав и

назначение бланков документов

64

2.2. Составление и требования к оформлению организационно-распорядительной

документации

115

2. 3. Составление и оформление информационно-справочной документации 130

2. 4. Документальное сопровождение договорных обязательств в сфере социально-

культурного сервиса и туризма

146

Резюме 175

Вопросы для самопроверки 175

Глава III. ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ УПРАВЛЕНИЯ

ПЕРСОНАЛОМ. ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ

ДОКУМЕНТАЦИИ ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ.

177

3. 1. Общая характеристика кадрового состава предприятия. Организация

документационного обеспечения деятельности кадровой службы

предприятия сферы социально-культурного сервиса и туризма.

177

3. 2 Характеристика важнейших кадровых документов. Требования к оформлению 190

3. 3. Организация работы с кадровой документацией. Автоматизация работы

кадровой службы

210

Резюме 217

Вопросы для самопроверки 218

309

ГЛАВА IV. ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ 219

4.1.Организация документооборота 219

4. 2.Формирование и оформление дел 231

4. 3. Экспертиза ценности документов, подготовка и передача дел в архив 241

Резюме 250

Вопросы для самопроверки 250

ЗАКЛЮЧЕНИЕ 252

Тесты для самоконтроля 254

Ключи к тестам для самоконтроля 260

Глоссарий 261

СПИСОК ИСТОЧНИКОВ ИНФОРМАЦИИ 265

ПРИЛОЖЕНИЯ 269

ПРИЛОЖЕНИЕ 1. Библиографическая информация об общероссийских

классификаторах применяемых предприятиями сферы СКСиТ

269

ПРИЛОЖЕНИЕ 2. Положение о службе документационного обеспечения

управления

272

ПРИЛОЖЕНИЕ 3. Примерная форма Положения о ведении делопроизводства по

обращениям граждан

275

ПРИЛОЖЕНИЕ 4. Примерная форма должностной инструкции для работников

сферы социально-культурного сервиса и туризма

278

ПРИЛОЖЕНИЕ 5. Примеры оформления распорядительной документации 282

ПРИЛОЖЕНИЕ 6 Примеры оформления справочной документации 283

ПРИЛОЖЕНИЕ 7. Примеры оформления служебной записки 284

ПРИЛОЖЕНИЕ 8. Перечень договоров и документов, необходимых для работы

турфирм

285

ПРИЛОЖЕНИЕ 9. Пример оформления договора о предоставлении туристских

услуг

287

ПРИЛОЖЕНИЕ 10. Примеры оформления кадровой документации 290

ПРИЛОЖЕНИЕ 11. Перечень и примеры документов по работе с клиентами 294

ПРИЛОЖЕНИЕ 12. Форма (сводной) номенклатуры дел организации 300

ПРИЛОЖЕНИЕ 13. Образец документов по проведению экспертизы ценности

документов

301

ПРИЛОЖЕНИЕ 14. Перечень управленческих документов подлежащих

утверждению и проставлению печати, не подлежащих регистрации

305

Учебное издание

О.П. Еланцева

ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ

ОБЕСПЕЧЕНИЕ УПРАВЛЕНИЯ В СОЦИАЛЬНО-КУЛЬТУРНОМ СЕРВИСЕ

И ТУРИЗМЕ

Учебник для вузов

Подписано в печать 01.10.2012Электронное издание для распространения через

Интернет

ООО «ФЛИНТА», 117342, Москва, ул. Бутлерова, д. 17-Б, комн. 324 Тел./факс: 334-82-65; тел. 336-03-11.

E-mail: flinta@mail.ru; WebSite: www.flinta.ru