30

BAB IVPEMBAHASAN

4.1. Laporan Aktivitas

Kegiatan-kegiatan yang dilakukan selama PKL, antara lain :

1. Melakukan Troubleshoting di Lab Komputer di ruangan SIMDIG

2. Membenahi Mikrotik di Multimedia

3. Mencetak buku siswa dan buku guru di ICT

4. Mengedit dan print RPP, data validasi, lembar pengesahan, dll

5. Membantu proses peminjaman buku dan pengembalian buku di

perpustakaan.

4.2. Identifikasi Kebutuhan

4.2.1. Analisis Sistem Berjalan

Setiap siswa yang ingin meminjam buku di Perpustakaan SMKN 5

Bandarlampung harus menjadi anggota perpustakaan terlebih dahulu. Prosedur

pendaftaran anggota perpustakaan adalah sebagai berikut :

1. Siswa yang ingin mendaftar harus mengisi formulir pendaftaran yang telah

disediakan bagian pelayanan dengan memperlihatkan kartu pelajar sebagai

bukti bahwa siswa tersebut adalah siswa yang sah dan melengkapi

persyaratan-persyaratan formulir.

2. Setelah formulir dan persyaratan telah lengkap, siswa menyerahkan formulir

kepada bagian pelayanan untuk diproses.

3. Bagian pelayanan mencatat data anggota baru ke dalam buku induk.

31

4. Petugas bagian pelayanan menggunakan data anggota dari buku induk untuk

membuat kartu anggota sebagai kartu identitas anggota perpustakaan untuk

siswa dan kartu peminjam yang akan digunakan pada saat meminjam buku.

5. Petugas menyerahkan kartu anggota dan kartu pinjaman pada siswa. Kartu

anggota dan kartu pinjaman berlaku selama siswa tersebut terdaftar sebagai

siswa SMK N 5 Bandarlampung (3 tahun).

6. Formulir Pendaftaran yang sudah diproses digunakan petugas untuk membuat

2 rangkap Laporan Keanggotaan Pertahun (LKP), satu untuk kepala

perpustakaan yang kemudian laporan tersebut diarsipkan dan satu untuk

kepala sekolah.

7. Petugas bagian pelayanan mengarsipkan formulir-formulir pendaftaran.

Siswa yang sudah terdaftar sebagai anggota perpustakaan sekolah

diperbolehkan meminjam buku yang dibutuhkan. Bahan pustaka yang dapat

dipinjamkan adalah bahan pustaka yang telah selesai diproses di bagian teknis

terutama di bagian pengolahan bahan pustaka. Yang termasuk bahan pustaka yang

telah diproses adalah :

1. Bahan pustaka yang sudah diberi nomor induk dan dicatat di buku induk.

2. Bahan pustaka yang sudah diberi nomor klasifikasi dan sudah dibuatkan kartu

katalog.

3. Bahan pustaka yang sudah diberi perlengkapan buku, serta sudah diberi cap

perpustakaan.

32

Peminjaman buku dari perpustakaan memiliki ketentuan tersendiri, baik

jumlah maksimal buku yang dapat dipinjam, lama waktu peminjaman, dan

sebagainya. Berikut ketentuan-ketentuan yang harus dipatuhi oleh anggota :

1. Buku yang dipinjam maksimal 2 buku.

2. Waktu peminjaman buku selama 3 hari.

Perpustakaan SMKN 5 Bandarlampung menerapkan sistem peminjaman

menggunakan kartu pinjaman. Setiap siswa yang telah terdaftar sebagai anggota

perpustakaan diberi kartu pinjaman yang berisi data anggota dan data peminjaman

untuk digunakan ketika siswa akan meminjam bahan pustaka. Ada beberapa tahap

atau prosedur yang harus dilakukan oleh siswa agar dapat meminjam buku di

Perpustakaan SMKN 5 Bandarlampung. Prosedur peminjaman buku adalah sebagai

berikut:

1. Siswa datang ke perpustakaan dengan membawa kartu pinjaman.

2. Siswa mengisi daftar hadir yang diletakan tepat di meja di samping pintu

masuk.

3. Siswa membawa buku yang akan dipinjam ke bagian pelayanan untuk dicatat

dan menyerahkan kartu pinjaman.

4. Petugas bagian pelayanan mencatat data semua buku yang akan dipinjam ke

buku peminjaman perkelas.

5. Petugas menulis tanggal pengembalian buku di slip tanggal yang ditempel di

cover buku bagian belakang.

6. Petugas mencatat no. klasifikasi buku dan tanggal pengembalian buku satu

persatu di kartu pinjaman.

33

7. Petugas menyimpan kartu pinjaman milik anggota di kotak tempat

penyimpanan kartu pinjaman yang tersedia.

8. Petugas menggunakan data peminjaman dari buku peminjaman perkelas

untuk membuat 2 rangkap laporan peminjaman setiap akhir semester.

Setelah meminjam, anggota harus mengembalikan buku tersebut ke

perpustakaan. Selain ketentuan yang berlaku dalam prosedur peminjaman buku, ada

beberapa ketentuan lain yang harus diperhatikan terutama pada proses pengembalian

buku. Berikut ketentuan-ketentuan pengembalian buku yang harus dipatuhi oleh

anggota :

1. Keterlambatan pengembalian buku pinjaman dikenakan denda sebesar

Rp.1000,-.

2. Kerusakan atau kehilangan buku yang dipinjam merupakan tanggung jawab

penuh peminjam dengan cara memperbaiki atau mengganti dengan buku yang

sama atau diganti dengan uang seharga buku tersebut.

Ada beberapa tahap atau prosedur yang harus dilakukan oleh siswa untuk

mengembalikan buku di Perpustakaan SMKN 5 Bandarlampung. Prosedur

pengembalian buku adalah sebagai berikut :

1. Siswa membawa buku yang akan dikembalikan ke perpustakaan disertai

dengan membawa kartu anggota perpustakaan.

2. Siswa memperlihatkan kartu anggota kepada petugas bagian pelayanan

perpustakaan.

34

3. Petugas mencari data peminjaman milik anggota yang bersangkutan di buku

peminjaman, kemudian mencari kartu pinjaman di kotak tempat penyimpanan

kartu pinjaman.

4. Setelah data ditemukan, petugas memeriksa kelengkapan buku yang akan

dikembalikan.

5. Petugas memeriksa tanggal pengembalian buku apakah anggota terlambat

mengembalikan buku atau tidak. Jika tidak, petugas memberi paraf pada

kolom yang disediakan di buku peminjaman untuk memberi tanda bahwa

buku tersebut sudah dikembalikan. Jika terlambat, siswa dikenakan denda

sesuai dengan ketentuan perpustakaan.

6. Petugas mencatat data denda di buku keuangan denda perpustakaan.

7. Petugas mencoret judul buku dan tanggal pengembalian di kartu pinjaman,

menandakan bahwa buku sudah dikembalikan.

8. Petugas menyerahkan kembali kartu pinjaman yang telah diberi tanda kepada

siswa.

9. Petugas membuat 2 rangkap laporan buku yang hilang pertahun.

35

Gambar 4.1. Flowchat Prosedur Pendaftaran Anggota Yang Sedang Berjalan.

Gambar 4.2. Flowchat Prosedur Peminjaman Buku Yang Sedang Berjalan.

36

Gambar 4.3. Flowchat Prosedur Pengembalian Buku Yang Sedang Berjalan.

4.3. Analisis PIECES

Dengan sistem yang baru, maka diharapkan akan terjadi peningkatan pada

sistem yang saat ini digunakan. Peningkatan-peningkatan ini berhubungan dengan

PIECES yang dipaparkan dalam tabel berikut:

Tabel 4.2. Analisis PIECES

Aspek Sistem lama Sistem yang diharapkan

PERFORMANCE

Sistem perpustakaan manual yang melakukan banyak pencatatan akan memerlukan banyak waktu, selain itu juga berpotensi menimbulkan kesalahan dalam pen-catatan dan perhitungan yang disebabkan kesalahan atau kekurangtelitian yang dibuat manusia sebagai pelaksananya.

Diperlukannya istem berbasis komputer dengan program apilikasi yang dapat membantu memvalidasi data sehingga ketelitian tidak semata ditumpukan kepada pustakawan.

37

INFORMATION

Pada sistem manual, data-data dicatatan pada kertas-kertas dan tidak adanya integrasi antardata yang disimpan, hal ini menyebabkan sulitnya analisa data dalam proses pembuatan laporan dan penyediaan informasi lainya. Hal ini akan mempengaruhi kualitas informasi yang dihaslikan, mungkin menghasilkan informasi yang tidak akurat atau bisa juga akurat tapi tidak tepat waktu.

Dibutuhkannya sistem informasi berbasis komputer dengan kemampuannya mengintegrasikan dan memproses data-data akan memudahkan analisa antardata.

ECONOMIC

Sistem perpustakaan manual melakukan inventaris secara manual, hal ini memungkinkan terjadinya kehilangan koleksi lebih besar yang pada akhirnya harus dikeluarkan biaya untuk pengadaan untuk menggagntinya.

Dengan sistem berbasis komputer maka inventaris perpustakaan dapat dikerjakan dengan lebih baik sehingga mengurangi resiko kehilangan koleksi yang mungkin begitu berharga.

CONTROL

Pada sistem manual, kontrol pada pencatatan, penyimpanan dan pengolahan dikerjakan oleh pustakawan sehingga memungkinkan terjadinya banyak kesalahan; kesalahan pada pencatatan, pentimpanan, juga kesalahan pengolah data serta penyajian informasi.

Pada sistem berbasis komputer kontrol akan dilakukan komputer dan manusia, baik kontro pencatatan, pemprosesan juga pengolahan dan penyajian laporan.

EFISIENSI

Untuk pembuatan laporan harus diketik ulang karena tidak adanya database.

Lebih cepat untuk pembuatan laporan karena sudah adanya database untuk penyimpanan data.

SERVICEPelayanan yang lama Pelayanan dapat lebih

cepat

38

Setelah melakukan Analisis PIECES maka didapat kesimpulan bahwa

dibutuhkan sistem yang baru untuk menggantikan sistem yang lama. Sehingga

sistem yang baru dapat mencapai sistem seperti yang diharapkan.

4.4. Analisis Kebutuhan Sistem

Analisis kebutuhan sistem pada penelitian ini meliputi :

4.4.1. Analisis Kebutuhan Fungsional

1). Sistem dapat melakukan entri buku yang berhubungan dengan

pendataan buku.

a). Pengguna dapat memasukkan berbagai jenis buku baru beserta

dengan kode buku, judul buku, penerbit, pengarang.

b).Pengguna dapat menambahkan koleksi buku baru yang akan di

keluarkan.

c). Pengguna dapat menampilkan beberapa jenis buku atau kategori

koleksi buku yang ada.

d).Pengguna dapat mencari koleksi buku berdasarkan judul buku dan

penerbit.

e). Pengguna dapat mengganti beberapa kode buku yang berhubungan

dengan kategori buku tertentu.

f). Pengguna dapat mengurutkan buku berdasarkan kode, judul buku.

g). Pengguna dapat mengelompokkan buku berdasarkan pengarang dan

judul buku apa saja yang telah di tulis yang terdapat didalam

perpustakaan.

39

2). Sistem dapat melakukan pendataan anggota

a). Pengguna dapat memasukkan anggota baru dengan memasukkan kode

anggota, nama, alamat.

b). Pengguna dapat menampilkan data anggota.

c). Pengguna dapat menambahkan data anggota baru.

d). Pengguna dapat merubah data anggota apabila nama dan alamat yang

tidak sesuai.

3). Sistem dapat melakukan transaksi peminjaman

a). Pengguna dapat mencatat semua transaksi peminjaman.

b). Pengguna dapat memasukkan data-data dari anggota baik nama,

alamat, dan No. Telp.

c). Pengguna dapat menampilakan tanggal kembali buku yang di pinjam.

d). Pengguna dapat mengetahui apakah anggota sudah mengembalikan

buku yang dipinjam.

4). Sistem dapat melakukan transaksi pengembalian

a). Pengguna dapat mencatat semua transaksi pengembalian.

b). Pengguna dapat menampilak judul buku, nama pengarang, dan nama

penerbit buku yang dikembalikan.

c). Pengguna dapat menampilkan denda yang harus dibayar oleh

peminjam buku (denda 1 buku Rp.1000).

d). Pengguna dapat menampilkan kode buku, nama pengarang, dan nama

penerbit buku apabila peminjam menghilangkan buku yang dipinjam.

e). Pengguna dapat menampilkan tanggal pengembalian.

40

f). Pengguna dapat mengetahui nama buku yang belum di kembalikan

oleh peminjam atau anggota.

5). Sistem dapat melakukan pencatatan laporan

a). Sistem dapat mencetak laporan peminjaman siswa.

b). Sistem dapat mencetak laporan data buku.

c). Sistem dapat mencetak laporan data Anggota.

4.4.2. Analisis Kebutuhan Non-Fungsional

Perencanaan dan pengembangan system memiliki tujuan agar dapat

memperoleh informasi yang lebih cepat dan tepat serta meningkatkan kualitas kerja.

Kebutuhan teknologi atau perlatan yang diperlukan dalam pengembangan system

terdiri dari :

a. Kebutuhan Perangkat Lunak (Software)

Perangkat lunak merupakan perangkat yang berfungsi untuk melakukan

pengerjaan dalam prosessecing system untuk mendukung pekerjaan system computer.

untuk melaksanakan proyek ini, maka hanya dibutuhkan beberapa perangkat lunak

saja yaitu : Sistem Operasi Microsoft Windows 7 Ultimate 64-bit, PHP (sebagai bahasa

pemrograman), Mysql yog enterprise (sebagai database).

b. Kebutuhan Perangkat Keras (Hardware)

Perangkat keras yang digunakan dalam penerapan system ini dengan

menggunakan komputer yang sudah ada di SMKN 5 Bandarlampung. Sehingga biaya

pengadaan hardware tidak ada.

41

c. Kebutuhan Perangkat Manusia (Brainware)

Kebutuhan brainware untuk mengerjakan system ini adalah :

1). Analisis Sistem

Bertugas mempelajari dan menganalisa serta memberikan penjelasan

terhadap suatu masalah untuk menyelesaikan dengan system.

2). Programer

Bertugas melakukan penulisan kode-kode program computer dan

melakukan perancangan program sesuai dengan apa yang di arahkan oleh

analisis system.

3). Operator

Bertugas mengoperasikan system yang telah dibuat berupa masukkan

(input), pengeditan (update), dan pembuatan laporan dengan bantuan

computer.

4.5. Usulan Sistem Baru

Berdasarkan dari data yang diperoleh dari hasil penelitian, analisis sistem

yang baru dapat dilihat pada keterangan dibawah ini :

a. Bagian Perpustakaan melakukan login ke sistem jika login berhasil maka

bagian perpustakaan masuk ke dalam sistem.

b. Didalam sistem, bagian perpustakaan input data atau pendaftaran anggota.

c. Setelah melakukan input data atau pendaftaran anggota maka anggota dapat

pelakukan peminjaman buku pustaka.

42

d. Bagian perpustakaan melakukan proses peminjaman buku dan anggota harus

membawa kartu anggota perpustakaan yang di catat di komputer yang

kemudian akan disimpan di database.

e. Setelah tersimpan di database anggota dapat membawa pulang buku pustaka

dan dapat mengembalikannya sesuai batas kesepakatan yang telah ditentukan.

f. Dalam proses pengembalian anggota perpustakaan harus membawa buku yang

telah di pinjam dan kartu anggota, setelah itu pengembalian buku di catat di

komputer, jika dalam proses pengembalian terlambat maka akan dikenakan

denda yang telah disepakati.

g. Untuk membuat laporan bagian perpustakaan langsung dapat mencetak laporan

yang telah saling terkoneksi dengan database.

4.6. Usulan Desain Pengembangan Sistem

Permasalahan-permasalahan dalam sistem harus dipahami terlebih dahulu

untuk melakukan perbaikan terhadap sistem informasi, supaya sistem informasi

itu efektif, cepat, akurat dan sesuai dengan keinginan pengguna dengan

perancangan sebagai berikut :

a. Use Case Diagram

Use Case adalah pola atau bentuk terhadap prilaku atau yang menunjukkan

sistem. Setiap Use Case merupakan sebuah deretan dari transaksi-transaksi yang

terkait dari sebuah aktor dan sistem dalam sebuah dialog. Aktor dapat digunakan

untuk menentukan kebutuhannya.

Perancangan Use Case Sistem Informasi Perpustakaan SMKN 5

Bandarlampung akan digambarkan pada gambar 4.3 diagram use case berikut ini :

43

Gambar 4.3 Use case Diagram Perpustakaan

b. Class Diagram

Class diagram memperlihatkan hubungan antara class dan penjelasan detail

tiap-tiap class didalam model desain dari suatu sistem. Untuk menggambarkan

keterkaitan dalam tiap kelasnya dapat mengetahui kelas yang saling terhubung.

Gambar 4.4 Class Diagram Perpustakaan

44

c. Sequence Diagram

Menggambarkan interaksi objek yang disusun dalam suatu deretan waktu.

Objek disini berupa : Actor dan Class. Untuk menggambarkan sequence diagram

setiap aktor didefinisikan aktifitasnya berdasarkan waktu. Dan menggambarkan

waktu hidup objek dan pesan apa yang dikirim dan diterima objek.

1). Sequen Diagram (Login)

Gambar 4.5 Sequence Diagram Login

45

2). Sequen Diagram Mengelola Data Pustaka

Gambar 4.6 Sequence Diagram Mengelola Data Pustaka

3). Sequen Diagram Mengelola Data Anggota

Gambar 4.7 Sequence Diagram Mengelola Data Anggota

46

4). Sequen Diagram Mengelola Data Peminjaman

Gambar 4.8 Sequence Diagram Mengelola Data Peminjaman

5). Sequen Diagram Mengelola Data Laporan

Gambar 4.9 Sequence Diagram Mengelola Data Laporan

47

d. Activity Diagram

Activity diagram di gunakan untuk memodelkan alur kerja atau aktivitas

berdasarkan aliran kejadian sistem.

Gambar 4.10 Activity Diagram Perpustakaan

4.7. Rancangan Tampilan Program

a. Rancangan Form Login

Login merupakan tampilan pertama pada saat program dijalankan.

Tampilan form ini, berfungsi untuk keamanan data di mana pengguna diminta

untuk meng-inputkan kata sandi yang telah ditentukan sebelumnya. Adapun

tampilan form login dapat dilihat pada gambar 4.11 sebagai berikut :

48

Gambar 4.11 Rancangan Form Login

Pada saat aplikasi ini diakses, form yang pertama kali adalah form login.

Setelah Pengguna input nama dan kata sandi, maka pengguna dapat masuk ke

menu utama dengan menekan tombol Masuk.

b. Rancang Form Menu Utama

Rancangan form menu utama merupakan bagian utama di mana terjadi

komunikasi antara pengguna dengan sistem. Pada form menu utama disusun

daftar pilihan (menu) sedemikian rupa sehingga pengguna yang tidak terbiasa

dengan sistem komputer akan dapat menjalankan sistem ini dengan mudah.

Pengguna akan dihadapkan pada berbagai menu yang telah disediakan. Dalam

menentukan pilihannya, pengguna sistem cukup memilih pilihan tertentu dan

setiap pilihan akan menghasilkan respon tertentu. Adapun rancangan form menu

utama dapat dilihat pada gambar 4.12 dan 4.13 berikut ini :

49

Gambar 4.12 Rancangan Form Menu Utama

Gambar 4.13 Rancangan Form Menu Utama

Keterangan :

Halaman ini akan muncul setelah user login pada form login. Tampilan menu

utama program memiliki empat bagian menu program yaitu : Home, Katalog

Buku, Peminjaman, Menu, dan Administrator.

50

c. Rancangan Form Ubah Password

Rancangan Form ubah kata sandi, berfungsi untuk merubah kata sandi

yang digunakan sebelumnya oleh pengguna dengan kata sandi yang baru.

Tampilan form ubah kata sandi dapat dilihat pada gambar 4.14 dan 4.15 berikut

ini :

Gambar4.14 Rancangan Form Ubah Password

Gambar4.15 Rancangan Form Ubah Password

51

Pada form ubah password ini untuk memperbarui password, dengan meng-

input-kan password lama, kata sandi baru dan ulangi password baru. Ganti

digunakan untuk menyetujui perubahan password yang baru sedangkan tanda (X)

di kanan atas berfungsi untuk membatalkan pengubahan password.

d. Rancangan Form Pendaftaran Anggota

Form Pendaftaran Anggota merupakan tampilan form yang digunakan

untuk pendaftaran sebagai anggota perpustakaan dapat dilihat pada gambar 4.16

dan 4.17 berikut ini :

Gambar 4.16 Rancangan Form Pendaftaran Anggota

52

Gambar 4.17 Rancangan Form Pendaftaran Anggota

Pada form pendaftaran anggota ini untuk meng-input-kan data siswa yang

akan mendaftar sebagai anggota perpustakaan. Simpan digunakan untuk

menyimpan data siswa di database komputer.

e. Rancangan Form Tambah Buku

Form Tambah Buku merupakan tampilan form yang digunakan untuk

menambahkan buku-buku ke dalam database komputer, dapat dilihat pada

gambar 4.18 dan 4.19 berikut ini :

53

Gambar 4.18 Rancangan Form Katalog Buku

Gambar 4.19 Rancangan Form Tambah Buku

Pada form tambah buku ini untuk meng-input-kan data buku-buku yang

belum ada di database komputer atau buku yang terbaru. Tambah digunakan

untuk menyimpan data buku di database komputer.

54

f. Rancangan Form Peminjaman

Form Peminjaman merupakan tampilan form yang digunakan untuk

meminjam buku di perpustakaan, dapat dilihat pada gambar 4.20, 4.21,4.22 dan

4.23 berikut ini :

Gambar 4.20 Rancangan Form Katalog Buku Peminjaman

Langkah pertama peminjaman yaitu mencari buku yang akan di pinjam

langsung saja dengan meng-klik tombol Pinjam di sebelah kanan nama buku.

Gambar 4.21 Rancangan Form Peminjaman

55

Langkah kedua masukkan nomor anggota perpustakaan juka sudah

terdaftar dalam anggota perpustakaan, tombol Cari untuk mencari nomor dan

nama anggota.

Gambar 4.22 Rancangan Form Peminjaman

Langkah ketiga akan muncul nama peminjam dan buku yang akan di

pinjam, tombol Pinjam untuk menyetujuai peminjaman, Batal untuk batal.

Gambar 4.23 Rancangan Form Peminjaman

Data buku yang dipinjam sudah masuk ke dalam database komputer,

56

g. Rancangan Form Laporan

Rancangan tampilan Form laporan dapat dilihat pada gambar 4.24, 4.25

dan 4.26 berikut ini :

Gambar 4.24 Rancangan Form Laporan

Gambar 4.25 Rancangan Form Laporan

57

Gambar 4.26 Rancangan Form Laporan

Laporan dalam bentuk statistik ini dimaksudkan untuk lebih

mempermudah dalam melihat siswa atau anggota perpustakaan dalam meminjam

buku perpustakaan.

h. Rancangan Output / Tampilan Cetak Laporan Siswa

Rancangan tampilan cetak laporan siswa dapat dilihat pada gambar 4.27

dan 4.28 berikut ini :

Gambar 4.27 Rancangan Cetak Laporan Siswa

58

Gambar 4.28 Rancangan Cetak Laporan Siswa

i. Rancangan Output / Tampilan Cetak Laporan Peminjaman

Rancangan tampilan cetak laporan peminjaman dapat dilihat pada gambar

4.29 dan 4.30 berikut ini :

Gambar 4.29 Rancangan Cetak Laporan Peminjaman

59

Gambar 4.30 Rancangan Cetak Laporan Peminjaman

4.10. Penjadwalan

Jadwal penelitian disajikan dalam bentuk Ghantt-Chart, jadwal

selengkapnya dapat dilihat pada tabel 4.4 sebagai berikut :

Tabel 4.4 Penjadwalan

No Uraian Kegiatan

BulanKetNovember Desember Januari Februari

1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 41. Analisis

Kebutuhan2. Desain

3. Sidang PKL