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SIIGO

STANDAR WINDOWS

PROCESO DE CAPACITACION

PROCESOS DE CIERRE

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TABLA DE CONTENIDO

1. INTRODUCCION 5

2. PROCESO DE DIFERIDOS 7

2.1. PARAMETRIZACIÓN DEL COMPROBANTE DE DIFERIDO 7

2.2. EJECUCIÓN O AMORTIZACIÓN DEL COMPROBANTE DE DIFERIDO 9

2.3. COMPROBANTE PARA EL DIFERIDO 10

2.4. COMPROBANTE AMORTIZACION DE AJUSTE AL DIFERIDO 11

3. CIERRES DE AÑO 12

3.1. CIERRES PARCIALES 12

3.2. CIERRE DEFINITIVO 15

4. CERTIFICADOS DE RETENCION 23

4.1. CERTIFICADOS DE RETENCIÓN EN LA FUENTE 23

4.2. CERTIFICADOS DE RETENCION DE ICA 25

4.3. CERTIFICADOS DE RETENCION DE IVA 28

5. GENERACION DE ESTADOS FINANCIEROS 30

5.1. BALANCE GENERAL 30

5.2. ESTADO DE RESULTADOS 33

5.3. BALANCE DE COMPROBACIÓN 36

5.4. ESTADO DE CAMBIOS EN EL PATRIMONIO 37

5.5. ESTADO DE CAMBIOS EN LA SITUACIÓN FINANCIERA 38

5.6. ESTADO DE FLUJO DE EFECTIVO 38



6. INFORMES OFICIALES 41

6.1. LIBRO DIARIO 42

6.2. LIBRO DIARIO RESUMIDO 42

6.3. LIBRO MAYOR 42

6.4. LIBRO INVENTARIOS Y BALANCES 42

6.5. LIBRO ÚNICO OFICIAL 43

6.6. LIBRO DE VENTAS 43

6.7. LIBRO DE COMPRAS 43

6.8. NUMERADOR DE LIBROS OFICIALES 43

7. CONSOLIDACIONES 45

8. CAMBIO CLAVE DEL ADMINISTRADOR 50

9. CREACION DE CLAVES DE USUARIO 51

10. MANTENIMIENTO DE TERCEROS 57

11. BLOQUEO DE FECHA 60

12. PROCESO DE RECUPERACION 61

13. TALLER PROCESOS DE CIERRE 67

13.1. DEFINICIÓN Y EJECUCIÓN DE LOS COMPROBANTES DIFERIDOS 67

13.2. CIERRE PARCIAL 67

13.3. CIERRE DEFINITIVO 68

13.4. GENERACIÓN DEL BALANCE DE COMPROBACIÓN 69

13.5. GENERACIÓN DEL BALANCE GENERAL 69

13.6. GENERACIÓN DEL ESTADO DE RESULTADOS 69

13.7. LIBRO DIARIO 70



13.8. LIBRO MAYOR 70

13.9. LIBRO DE VENTAS 70

13.10. CERTIFICADOS DE RETENCIÓN 71

13.11. RECUPERACION 71



1. INTRODUCCION

Obtener la información contable de forma oportuna permite a la administración del

ente económico evaluar la gestión estratégica y fijar directrices para determinar el comportamiento futuro de la empresa.

Por lo anterior, en SIIGO es necesario ejecutar algunos procesos de periodicidad

mensual y procesos de cierres anuales para que de esta manera se pueda obtener información oportuna y de esta manera manejar y administrar eficientemente los

recursos de la empresa.



PROCEDIMIENTOS DE CIERRE

Procesos Mensuales: En SIIGO no es necesario ejecutar cierres mensuales, pero si existen algunos procesos que se deben ejecutar con periodicidad

mensual, para poder tener la información contable actualizada. Dentro de los

procesos mensuales que se deben ejecutar en SIIGO están los Ajustes por

Inflación, el Costeo, Desagrega, Depreciación, Amortización de Diferidos, Provisiones, parafiscales Etc.

Cierres Anuales: En SIIGO existen dos tipos de cierres anuales que son los

parciales y los definitivos.

Los procesos mensuales tales como el costeo, ajustes por inflación, Desagrega y

Depreciación se explicaron en sesiones anteriores se procederá a indicar el proceso de

amortización de los diferidos.



2. PROCESO DE DIFERIDOS

2.1. PARAMETRIZACIÓN DEL COMPROBANTE DE DIFERIDO

RUTA: Contabilidad – Generación de Comprobantes – Comprobantes Diferidos

A través de esta opción el programa permite efectuar una amortización mensual de los

gastos pagados por anticipado o cargos diferidos.

Para la correcta definición de los diferidos se deben seguir los procedimientos que se

describen a continuación:

Al ingresar a la opción de Comprobantes Diferidos, el sistema muestra las siguientes

opciones:

Fija: Escogiendo esta opción el programa permite definir los comprobantes para los diferidos.

Imprime: En esta opción el programa permite generar una impresión de la

parametrización de los comprobantes Diferidos.

Utiliza: Esta opción permite ejecutar de forma automática la amortización de los diferidos.

Escogiendo la opción de Fija se deben diligenciar los siguientes campos:



Nro. Del Diferido: Corresponde al consecutivo que se asigna al diferido para su control. El programa permite crear hasta 999.999 comprobantes de diferidos

diferentes.

Descripción: Corresponde al detalle del movimiento, el cual aparecerá en el

documento contable en el momento de utilizar el comprobante prefijado.

Fecha: En este campo se debe digitar la fecha en la que se efectuó el registro contable del diferido.

Valor Total: En este campo se debe digitar el valor total del diferido que se va

a amortizar.

Monto: En este campo se debe digitar el valor que se desea amortizar mensualmente.

Saldo: A través de esta opción el programa permitirá visualizar el saldo del

diferido a medida que se efectúen las amortizaciones.

Activo: Se debe marcar esta opción para indicar que el comprobante diferido está vigente.

Cuotas: EL programa calcula de forma automática el número de cuotas en las

que se hará la amortización del diferido. (Valor Total / Monto = No. de Cuotas).

Si se quiere cambiar el número de cuotas se puede hacer en este momento y el



programa calculará automáticamente el monto que se debe amortizar

mensualmente.

Cuenta Débito: En este campo se debe digitar la cuenta del gasto en la que se

harán los registros contables correspondientes a la amortización del diferido. Cuenta Crédito: En este campo se debe digitar la cuenta del diferido

correspondiente a los gastos pagados por anticipado o cargos diferidos.

Centro de Costo: En este campo se debe digitar el centro de costo que se

quiere afectar. Este campo lo solicitará si la cuenta digitada en el campo anterior maneja centros de costo.

NIT: Si la cuenta digitada maneja terceros, se debe digitar el NIT del tercero al

cual quedará contabilizado el movimiento.

Código de Activo: El programa solicitará un código de activo si alguna de las cuentas digitadas se encuentra parametrizada en una tabla de activos fijos.

Producto – Bodega – Cantidad: Si alguna de las cuentas escogidas,

corresponde a una cuenta que se encuentra parametrizada en alguna de las

tablas de inventario, se debe digitar el código del producto, la bodega y la cantidad del producto al cual se va a realizar el movimiento débito o crédito.

Tipo de Documento Cruce – Número – Secuencia – Cruce – Fecha de

Vencimiento: Si la cuenta digitada corresponde a una cuenta detallada por

cobrar o por pagar, se debe digitar el tipo de documento (F, P, etc.), escoger el

número consecutivo del documento, escoger la secuencia y digitar la fecha de vencimiento del documento.

Si se quiere eliminar el comprobante de diferidos simplemente se debe digitar el

número del diferido y posteriormente digitar la tecla de función F5 o dar clic en el icono

2.2. EJECUCIÓN O AMORTIZACIÓN DEL COMPROBANTE DE DIFERIDO

Después de haber parametrizado los comprobantes de diferidos, se debe ingresar por la opción “Utiliza” para ejecutar la amortización del diferido.

Esta opción se debe ejecutar mensualmente el último día de cada mes.

Una vez se ha escogido la opción pertinente, el programa mostrará la siguiente pantalla, donde se deben diligenciar los siguientes datos:



2.3. COMPROBANTE PARA EL DIFERIDO

Del Número.: En este campo se debe digitar el número inicial de los diferidos

desde el que se desea ejecutar la amortización de los diferidos. Presionando “Enter” el programa tomará desde el primer diferido que se encuentre

parametrizado.

Al Número.: En este campo se debe digitar el número final de los diferidos

hasta el que se desea ejecutar la amortización de los diferidos. Presionando “Enter” el programa tomará desde el último diferido que se encuentre

parametrizado.

Tipo Documento.: En este campo se debe digitar el Tipo de documento (L –

Otros) en el que se efectuará la amortización del diferido. Este documento debe estar previamente parametrizado.



2.4. COMPROBANTE AMORTIZACION DE AJUSTE AL DIFERIDO

Tipo Documento.: En este campo se debe digitar el Tipo de documento (A – Ajustes Por Inflación) en el que se efectuará la amortización del ajuste por

inflación del diferido. Este documento debe estar previamente parametrizado.



3. CIERRES DE AÑO

Dentro de SIIGO existen los cierres de año parciales y los cierres definitivos.

3.1. CIERRES PARCIALES

RUTA: Cierres Anuales – Cierre Anual

Esta opción el programa permite pasar los saldos de un balance de prueba (cuentas de

balance y cuentas de resultados) al año siguiente, con el fin de comenzar a registrar

información contable en el año siguiente. Si este proceso de cierre no se ejecuta el

programa no permitirá ingresar información en el año siguiente.

Una vez se ha ingresado a esta opción el programa mostrará la siguiente pantalla:

Año de Cierre: En este campo se debe digitar el año que se va a cerrar. Para

ejecutar el cierre parcial debe estar ubicado en el mes 12 día 31.

Posteriormente el programa mostrará la siguiente pantalla:



El programa efectúa una verificación de las cuentas contables del año en el que se

realizará el cierre y el año siguiente y en caso de que se presente una inconsistencia

en las cuentas el programa generará un informe en el que se relacionaran las inconsistencias.

Presionando “Enter” o dando click sobre el botón “Continuar” el programa ejecutará

un proceso en el que mostrará la siguiente pantalla:

Posteriormente el programa mostrará la siguiente pantalla, donde se deben seleccionar

los siguientes datos:



Quiere Correr Comprobante de Cierre Contable: Para ejecutar el cierre de

año parcial esta opción se debe omitir presionando “Enter”, en caso contrario se

efectuará el cierre definitivo, el cual se describirá más adelante.

Continua el Proceso de Cierre: Para continuar con el proceso de cierre se debe marcar esta opción, en caso contrario el programa abortará el proceso de

cierre. Si la opción fue marcada el programa habilitará las siguientes opciones:

Cuentas a Pasar: Todas o Solo las Utilizadas. Si se escoge la opción de solo

las utilizadas el programa pasará de un año a otro únicamente las cuentas que fueron definidas por el usuario. Si se escoge la opción de todas las cuentas el

programa pasará de un año a otro las cuentas definidas por el usuario y

adicionalmente las cuentas que no han sido parametrizadas y están disponibles

en el plan de cuentas que trae internamente SIIGO.

Posteriormente el programa ejecutará un proceso y finalizará de forma automática.

Una vez ha terminado el proceso podrá ingresar al año siguiente y continuar con las

operaciones normales de la empresa.

Recuerde

Los cierres parciales se pueden ejecutar las veces que sea necesario, sin efectos secundarios en la contabilidad.



3.2. CIERRE DEFINITIVO


Esta opción el programa efectúa el cierre de las cuentas de resultados y las de terceros

que se seleccionen.


Año de Cierre: En este campo se debe digitar el año que se va a cerrar. Para

ejecutar el cierre definitivo debe estar ubicado en el mes 13 día 31.


El programa efectúa una verificación de las cuentas contables del año en el que se realizará el cierre y el año siguiente y en caso de que se presente una inconsistencia

en las cuentas el programa generará un informe en el que se relacionaran las

inconsistencias.



Presionando “Enter” o dando clic sobre el botón “Continuar” el programa ejecutará

un proceso en el que mostrará la siguiente pantalla:


Quiere Correr Comprobante de Cierre Contable: Para ejecutar el cierre de año definitivo se debe marcar esta opción, en caso contrario se efectuará el

cierre parcial.

Después de marcar esta opción el programa mostrará la siguiente pantalla, donde se deben diligenciar los siguientes campos:



Quiere Cerrar Cuentas de Terceros Las cuentas que se deben cancelar a

nivel de terceros son las de impuestos, que se describen a continuación:

135515 Retención en la fuente (Anticipo) 135517 Impuesto a las Ventas Retenido (Anticipo)

135518 Impuesto de Industria y Comercio Retenido (Anticipo)

2365?? Retención en la Fuente (Por Pagar)

2367?? Impuesto a las Ventas (Por Pagar) 2368?? Impuesto de Industria y Comercio (Por Pagar)

2408?? Impuesto a las Ventas

Es de aclarar, que en este proceso las cuentas no quedan con saldo cero, sino que se reclasifica el saldo que tiene cada uno de los terceros al NIT de la DIAN.

Si esta opción fue marcada el programa mostrará la siguiente pantalla, donde se debe

digitar la información correspondiente a la cuenta que se está cerrando:



Comprobante: En este campo se debe escoger un comprobante tipo L – Otros,

para efectuar el cierre de las cuentas a nivel de terceros, el cual debe estar

previamente creado.

Cuenta a Cerrar: En este campo se debe digitar el código de la cuenta a la que

se le va a ejecutar el proceso de cierre. NIT de Cruce: En este campo se debe digitar el NIT de la DIAN. Con las teclas

de función F2, F3 o con el icono se pueden consultar los NIT creados. Centro de Costo: En este campo se debe digitar el centro de costo principal.

No es necesario ejecutar el cierre por cada uno de los centros de costo, este es

de carácter informativo.

Cierra Centros de Costo: Se debe marcar esta opción para que la cuenta seleccionada se cierre también a nivel de terceros por cada centro de costo.

Actualización Correcta: Si la información registrada anteriormente es

correcta se debe marcar esta opción, para que el programa ejecute el cierre de

la cuenta seleccionada, en caso contrario retrocederá al campo del comprobante.

Escoger Otra Cuenta: Esta opción debe ser marcada, para que el programa

solicite la siguiente cuenta que se debe cerrar a nivel de terceros. Una vez se

ha terminado el proceso de cierre de todas las cuentas esta opción se debe

omitir presionando “Enter” para que el programa continúe con el proceso de cierre de año en el que mostrará la siguiente pantalla:



Quiere Cerrar Cuentas de Resultados: Para determinar el resultado del

ejercicio se debe marcar esta opción, en caso contrario el programa continuará

con el proceso de cierre, pero no quedarán cerradas las cuentas de resultados.

Si esta opción fue marcada el programa mostrará la siguiente pantalla, donde se debe diligenciar la siguiente información:



Maneja Centro de Costo en la Utilidad: Esta opción se debe marcar siempre

y cuando las cuentas de resultados (Ingresos, Costos y Gastos) estén

marcadas como Si Centros de Costo, de lo contrario las cuentas no serán

cerradas. Al marcar el campo, se indica al sistema que asigne la utilidad para cada uno de los centros de costo que maneja la empresa. Para conocer los

resultados del ejercicio por centros de costo se puede generar un estado de

resultados por centro de costo, sin necesidad de tener que marcar esta opción.

Comprobante: En este campo se debe escoger un comprobante tipo L – Otros, donde se contabilizará el cierre de las cuentas de resultados, el cual debe estar

previamente creado.

Cuenta de Utilidad: En este campo se debe digitar la cuenta 590505 –

Ganancias y Pérdidas, para que el programa contabilice el resultado del ejercicio en esta cuenta. Posteriormente se debe consultar el movimiento de

esta cuenta por Contabilidad – Administración de Cuentas – Movimiento

General. Si la cuenta quedó con saldo crédito indica que la empresa obtuvo

una utilidad, en caso contrario fue una pérdida. De acuerdo al resultado, en el

mes 13 se debe ejecutar la reclasificación a través de un comprobante de ajuste. Si la cuenta 590505 quedó con saldo crédito el registro contable será el

siguiente:



CUENTA MOVIMIENTO CUENTA MOVIMIENTO

590505 DB 360505 CR

Si la cuenta 590505 quedó con saldo débito el registro contable será el siguiente:

CUENTA MOVIMIENTO CUENTA MOVIMIENTO

590505 CR 361005 DB

NIT de Cierre: En este campo se debe digitar el NIT de la empresa.

Centro de Costo: Este ampo es de carácter informativo y se debe digitar el centro de costo principal.

Bodega Desde: En este campo se debe digitar la bodega desde la que se

desea efectuar el cierre de año.

Una vez se han digitado estos datos, el programa ejecutará un proceso automático en

el que se generarán los comprobantes de cierre.

Una vez se ha ejecutado este proceso el programa mostrará la siguiente pantalla, para

finalizar el proceso de cierre definitivo:

Continua el Proceso de Cierre: Para continuar con el proceso de cierre se

debe marcar esta opción, en caso contrario el programa abortará el proceso de cierre. Si esta opción fue marcada el programa mostrará la siguiente opción:

Pasa Todo el PUC o Solo las Utilizadas: Si se escoge la opción de solo las

utilizadas el programa pasará de un año a otro únicamente las cuentas que

fueron definidas por el usuario. Si se escoge la opción de todas las cuentas el programa pasará de un año a otro las cuentas definidas por el usuario y

adicionalmente las cuentas que no han sido parametrizadas y están disponibles

en el plan de cuentas que trae internamente SIIGO.



Al terminar de seleccionar las opciones, el programa ejecutará un proceso y

finalizará de forma automática.

Una vez ha terminado el proceso podrá ingresar al año siguiente y continuar con las operaciones normales de la empresa.



4. CERTIFICADOS DE RETENCION

De acuerdo a lo establecido en el artículo 381 del Estatuto Tributario los agentes retenedores deberán expedir anualmente un certificado de retenciones cuando se trate

de conceptos de retención diferentes de los originados en la relación laboral, legal y

reglamentaria.

4.1. CERTIFICADOS DE RETENCIÓN EN LA FUENTE

RUTA: Contabilidad – Informes Oficiales – Certificados De Retención

Conformes a lo establecido en el artículo 381 del Estatuto Tributario los agentes

retenedores deben expedir certificados de Retención en la Fuente a más tardar el día 15 de marzo del año siguiente en el que se practicaron las retenciones.

Para poder obtener los certificados de retención las cuentas contables en las que se

efectuó la contabilización de las retenciones deben estar marcadas desde el momento de su creación como “Retención”, en caso contrario el programa no generará los

certificados.

Para generar los certificados de retención se deben seguir los pasos que se describen a continuación:

Al ingresar a esta opción el programa mostrará la siguiente pantalla:

Certificados: Al marcar esta opción el programa generará los certificados de

retención para los terceros que se seleccionen.

Bases: Al ingresar a esta opción el programa generará un informe de las bases,

porcentajes y retenciones que se practicaron a los diferentes terceros. Este

informe sirve como anexo a las declaraciones de retención.

Si se marca la opción de certificados el programa mostrará la siguiente pantalla:



Esta opción permite generar los certificados de ICA, IVA y Generales que corresponde

a la retención en la fuente.

1. Marcando la opción de “Generales” el programa mostrará la siguiente pantalla:

Fecha de Emisión: En este campo se debe digitar la fecha en la que se van a

generar los certificados de retención. NIT Desde: En este campo se debe digitar el NIT desde el que se quiere

generar los certificados de retención en la fuente. Presionando “Enter” el

programa tomará desde el NIT cero.

NIT Hasta: En este campo se debe digitar el NIT hasta el que se quiere generar los certificados de retención en la fuente. Presionando “Enter” el

programa tomará el último NIT creado.



Cuenta Desde: En este campo se debe digitar la cuenta de retención desde la

que se quiere generar los certificados de retención en la fuente. Presionando

“Enter” el programa tomará desde la cuenta cero.

Cuenta Hasta: En este campo se debe digitar la cuenta hasta la que se quiere generar los certificados de retención en la fuente. Presionando “Enter” el

programa tomará la última cruenta de retención.

Desea el Certificado con Firma o sin Firma: Si marca la opción “Con Firma”

el programa mostrará un campo en certificado para la firma. Fecha Desde: En este campo se debe digitar el mes desde el que se quiere

tener en cuenta las retenciones practicadas. Presionando “Enter” el programa

tomará desde el mes uno (1).

Fecha Hasta: En este campo se debe digitar el mes hasta la que se quiere generar los certificados de retención en la fuente. Presionando “Enter” el

programa tomará el mes doce (12).

4.2. CERTIFICADOS DE RETENCION DE ICA

Si se marca la opción de ICA el programa mostrará la siguiente pantalla:




generar los certificados de retención. NIT Inicial: En este campo se debe digitar el NIT desde el que se quieren

generar los certificados de retención en la fuente. Presionando “Enter” el

programa tomará desde el NIT cero.

NIT Final: En este campo se debe digitar el NIT hasta el que se quieren generar los certificados de retención en la fuente. Presionando “Enter” el

programa tomará el último NIT creado.

Tipo de Impresión Genérica: Si se marca esta opción el programa generará

los certificados de retención de ICA en el formato que tiene establecido SIIGO. Tipo de Impresión Genérica: Si se marca esta opción el programa generará

los certificados de retención de ICA en el formato Minerva.


el programa mostrará un campo en certificado para la firma. Rango de Meses Desde: En este campo se debe digitar el mes desde el que

se quiere tener en cuenta las retenciones practicadas. Presionando “Enter” el

programa tomará desde el mes uno (1).



Rango de Meses Hasta: En este campo se debe digitar el mes hasta la que se

quiere generar los certificados de retención en la fuente. Presionando “Enter” el


Una vez se han definido estas opciones el programa mostrará la siguiente pantalla:

Cuentas ICA: En este campo se deben digitar las cuentas de retención de ICA,

para que el programa las tenga en cuenta en el momento de generar los

certificados.



4.3. CERTIFICADOS DE RETENCION DE IVA

Si se marca la opción de IVA el programa mostrará la siguiente pantalla:


generar los certificados de retención.

NIT Inicial: En este campo se debe digitar el NIT desde el que se quiere

generar los certificados de retención en la fuente. Presionando “Enter” el programa tomará desde el NIT cero.

NIT Final: En este campo se debe digitar el NIT hasta el que se quiere generar

los certificados de retención en la fuente. Presionando “Enter” el programa

tomará el último NIT creado. Tipo de Impresión Genérica: Si se marca esta opción el programa generará

los certificados de retención de ICA en el formato que tiene establecido SIIGO.

Tipo de Impresión Genérica: Si se marca esta opción el programa generará

los certificados de retención de ICA en el formato Minerva.




el programa mostrará un campo en certificado para la firma.

Rango de Meses Desde: En este campo se debe digitar el mes desde el que

se quiere tener en cuenta las retenciones practicadas. Presionando “Enter” el programa tomará desde el mes uno (1).

Rango de Meses Hasta: En este campo se debe digitar el mes hasta la que se

quiere generar los certificados de retención en la fuente. Presionando “Enter” el


Una vez se han definido estas opciones el programa mostrará la siguiente pantalla:

Cuentas IVA: En este campo se deben digitar las cuentas del IVA descontable

por compras y las cuentas de retención de IVA para que el programa las tenga en cuenta en el momento de generar los certificados.

Recuerde

Para poder generar los certificados de retención es necesario que las cuentas de 2365

– Retención en la fuente, 2367 – Retención de IVA y 2368 Retención de ICA estén

marcadas desde su creación como cuentas de “Retención”.



5. GENERACION DE ESTADOS FINANCIEROS

5.1. BALANCE GENERAL

RUTA: Contabilidad – Informes Financieros – Balance General

El Balance General es uno de los Principales Estados Financieros Básicos que un ente económico debe preparar, para reflejar los recursos y obligaciones de la empresa. Este

informe esta compuesto por las cuentas del Activo, Pasivo y Patrimonio.

Para la generación del Balance General se deben seguir los pasos que se describen a continuación:

Estándar: Al seleccionar esta opción, el sistema genera un Balance General con un

formato Estándar, para lo cual, se deben diligenciar los siguientes campos:

Mes Fin: En este campo se debe digitar el mes de corte o el mes hasta el que

se desea generar el balance general. Una vez se ha digitado el mes

correspondiente el programa mostrará la siguiente pantalla:



Gru. – Cta. – Sub. – Aux. – saUx. : Esta opción permite escoger el nivel al

que se quiere generar el balance y los niveles son grupo, cuenta, subcuenta,

auxiliar o subauxiliar. Se puede seleccionar la opción deseada dando un click o

se puede digitar la letra que aparece en mayúscula para seleccionar el nivel.

Después de escoger el nivel al que se quiere generar el balance, el programa mostrará

la siguiente pantalla:

Cuenta de Utilidad: En este campo se debe digitar la cuenta contable que

corresponde a la utilidad del ejercicio.

Cuenta de Pérdida: En este campo se debe digitar la cuenta contable que corresponde a la pérdida del ejercicio.

Imprime Código de la Cuenta: Normalmente el código de las cuentas

contables no se refleja en un balance general, pero esta la opción para que se

genere el balance como se desee. Para generar el balance sin el código de la cuenta no se debe marcar esta opción, en caso contrario se debe marcar y

posteriormente el programa generará el Balance General.

Una vez se han asignado todos los datos el programa habilitará los iconos

con los que se puede generar el informe. El icono de la impresora genera el informe



directamente a la impresora, el icono de la lupa permite generar el informe por

pantalla, es decir, una presentación preliminar y el icono de las barras permite generar

el informe a Excel.

Predeterminado: Si se escoge la opción de predeterminado el programa mostrará

la siguiente pantalla:

Modifica: Al ingresar a esta opción el programa permitirá diseñar la estructura

de un balance general, de acuerdo a las necesidades de cada empresa. Una vez

se ha escogido esta opción el programa mostrará la siguiente pantalla:

En esta opción el programa permite definir las cuentas para cada uno de los conceptos

que estructuran el balance general.

Selección de Cuentas: (Rango Inicial – Rango Final) En este campo se debe digitar el código del grupo desde y hasta el cual se quiere parametrizar el

concepto que se está visualizando en pantalla.

Cuentas o Rangos: En este campo se pueden visualizar los códigos

seleccionados en el campo anterior. El sistema permite seleccionar hasta 5 rangos por cada uno de los conceptos.



Ejecuta: Una vez se han definido las cuentas para el balance general

Predeterminado se puede ingresar por esta opción y generar el balance que

se definió en Modifica.

5.2. ESTADO DE RESULTADOS

RUTA: Contabilidad – Estados Financieros – Estado de Resultados

El Estado de Resultados es uno de los Principales Estados Financieros Básicos que un

ente económico debe preparar, para reflejar la utilidad o pérdida de un periodo de

tiempo determinado. Su estructura esta dada por las cuentas de ingresos, costos y

gastos.

Para la generación del estado de Resultado se deben seguir los procedimientos que se

describen a continuación:

1. Estándar: Al seleccionar esta opción, el sistema genera un Estado de

Resultado con un formato Estándar, para lo cual, se deben diligenciar los siguientes campos:



Nivel: Grupo – Cuenta – Subcuenta – Auxiliar – Subauxiliar: Esta opción

permite escoger el nivel al que se quiere generar el Estado de Resultados

marcando la opción correspondiente. Mes Desde: En este campo se debe digitar el mes de inicio o mes desde el cual

se desea generar el Estado de Resultados.

Mes Hasta: En este campo se debe digitar el mes de final o mes hasta el cual

se desea generar el estado de resultados. Incluye Código de la Cuenta: Normalmente el código de las cuentas

contables no se refleja en un el Estado de Resultado, pero en caso de requerirlo

se debe marcar esta opción, de lo contrario se deja en blanco.

Incluye Saldo Inicial del Año: Si la respuesta a esta pregunta es afirmativa, el programa incluirá dentro del informe, una columna en la que se verá

reflejado el saldo inicial del año de cada una de las cuentas que conforman el

Estado de Resultados.

Una vez se han asignado todos los datos el programa habilitará estos iconos

para que se pueda generar el informe. El icono de la impresora genera el

informe directamente a la impresora, el icono de la lupa permite generar el informe

por pantalla, es decir, una presentación preliminar y el icono de las barras permite

generar el informe a Excel.

Predeterminado: Si se escoge la opción de Predeterminado el programa

mostrará la siguiente pantalla:



Modifica: Al ingresar a esta opción el programa permitirá diseñar la estructura

del Estado de Resultados, de acuerdo a las necesidades de cada empresa. Una

vez se ha escogido esta opción el programa mostrará la siguiente pantalla:

En esta opción el programa permite definir las cuentas para cada uno de los conceptos

que estructuran el Estado de Resultados.

Rango Inicial: En este campo se debe digitar el código del grupo desde el que

se quiere parametrizar el concepto que se esta visualizando en pantalla. Rango Final: En este campo se debe digitar el código del grupo hasta el que se

quiere parametrizar el concepto que se esta visualizando en pantalla.



Ejecuta: Una vez se han definido las cuentas para el estado de resultados

Predeterminado se puede ingresar por la opción “Ejecuta” y generar el informe que se definió.

5.3. BALANCE DE COMPROBACIÓN

RUTA: Contabilidad – Informes Financieros – Balance de Comprobación

Es un informe por pantalla o impreso del movimiento de todas las cuentas en un rango

de tiempo estipulado. Es un informe que ayuda a determinar el movimiento correcto de

las cuentas.

Para obtener este informe se debe digitar el mes desde el cual se quiere generar la

información y el mes hasta el cual se quiere obtener la información, el nivel de las

cuentas (Grupo, Cuenta, Auxiliar, Subauxiliar, etc) y el tipo de moneda en el que se quiere generar el informe.



5.4. ESTADO DE CAMBIOS EN EL PATRIMONIO


Este estado financiero tiene como objeto comparar los saldos del patrimonio de una

sociedad del principio al final de un período contable. En este estado debe incluirse,

para cada uno de los rubros que integran el patrimonio, la siguiente información:

Saldos iniciales, que deben coincidir con los saldos finales del ejercicio o período

anterior.

Las variaciones del ejercicio o período.

Los saldos finales.

A nivel de SIIGO para este estado financiero, se requiere digitar las cuentas del

patrimonio involucradas mediante la opción Modifica, las cuentas se digitan a nivel de

grupo, cuenta o subcuenta, de acuerdo a las necesidades del usuario de la información. El siguiente paso es digitar la opción Utiliza que permite procesar la

información necesaria, por medio de un archivo o en forma impresa emitir el

respectivo estado.



5.5. ESTADO DE CAMBIOS EN LA SITUACIÓN FINANCIERA

RUTA: Contabilidad – Informes Financieros – Estado de Cambios en la

Situación Financiera

El objetivo fundamental de este estado financiero, es suministrar información relevante

y concisa sobre cambios en el capital de trabajo, con los cuales se proporciona un

detalle de la gestión y se mejora la comprensión de las actividades y operaciones de un ente económico sobre el período que informa.

El Estado de Cambios en la Situación Financiera, se debe elaborar de tal forma que se

reflejen las fuentes específicas de las cuales se ha obtenido el capital de trabajo; de la misma manera se procederá con los distintos usos o aplicaciones.

A nivel de SIIGO, en la preparación de este estado financiero, se deben digitar los

diferentes rangos de cuentas necesarias para producirlo y luego se debe ingresar por la opción Utiliza para generar un archivo o producirlo en forma impresa. Las cuentas se

digitan a nivel de grupo, cuenta o subcuenta.

5.6. ESTADO DE FLUJO DE EFECTIVO

RUTA: Contabilidad – Informes Financieros – Flujo de Efectivo

Es un estado financiero básico cuyo objetivo es presentar información pertinente y

concisa, relativa a los recaudos y desembolsos de efectivo de un ente económico durante un período, para que los usuarios de los estados financieros tengan elementos

necesarios adicionales para:

Examinar la capacidad del ente económica para generar flujos futuros de fondos de efectivo.

Evaluar la capacidad del ente económico para cumplir con sus obligaciones, pagar

dividendos y determinar el financiamiento interno y externo necesario.

Analizar los cambios experimentados en el efectivo derivados de las actividades de

operación, inversión y financiación.

En las normas básicas de la contaduría, existen dos métodos para realizar el estado de flujo de efectivo:

Método directo En este método las actividades de operación se presentan como si se tratará de un

estado de resultado por el sistema de caja. Los entes económicos que utilicen este

método deben informar por separado los siguientes movimientos relacionados con las

actividades de operación:

Efectivo cobrado a los clientes.

Efectivo recibido por intereses, dividendos y otros rendimientos de inversiones.

Otros cobros de operación.



Efectivo pagado a empleados y proveedores.

Efectivo pagado por intereses.

Pago de impuestos.

Otros pagos de operación.

Método indirecto

Bajo este método se prepara una conciliación entre la utilidad neta y el flujo de

efectivo neto de las actividades de operación, las cuales deben informar por separado

todas las partidas conciliatorias.

Para tal efecto el flujo de efectivo generado por las operaciones normales, se

determina tomando como punto de partida la utilidad neta del período, valor al cual se

le adiciona o deducen las partidas incluidas en el Estado de Resultados que no implican

un pago o un cobro de efectivo.

Entre estas partidas tenemos:

Depreciación, amortización y agotamiento.

Provisiones para protección de activos.

Diferencias por fluctuaciones cambiarías. Utilidades o pérdidas en venta de propiedades, planta y equipo, inversiones u

otros activos operacionales.

Corrección monetaria del período de las cuentas de balance.

Cambios en rubros operacionales, tales como: aumento o disminuciones en cuentas por cobrar, inventarios, cuentas por pagar, pasivos estimados y

provisiones, etc.

En SIIGO, se utiliza el Método Indirecto, para el cual es necesario, por la opción Modifica digitar el rango de las cuentas que se requieren incluir en la preparación del

Estado Financiero.

Después por la opción de utiliza genero el respectivo estado.





6. INFORMES OFICIALES

El proceso de recolección, organización y registro de los hechos económicos

constituyen el sistema contable. Los libros de contabilidad posibilitan asegurar el adecuado flujo de información y la obtención de datos con destino a la elaboración de

los estados financieros. La forma de llevar los libros se establece en el Decreto

2649/93.

Para efectos legales, cuando se haga referencia a los libros de comercio, se entenderá

por tales los que determine la ley como obligatorios y los auxiliares necesarios para el

completo entendimiento de aquellos.

De acuerdo a las actividades de los entes económicos, estos estarán obligados a llevar

algunos libros específicos. De acuerdo a las necesidades de deduce que los entes

económicos deberán llevar libros “indispensables” mas no obligatorios, como aquellos

que corresponden a las exigencias básicas de la contabilidad señaladas en el mismo

código del comercio. Considerando la obligación de llevar el registro en orden cronológico de las operaciones mercantiles (Art. 53), se deduce la necesidad de llevar

un libro diario, de la necesidad de utilizar partida doble (Art. 50), se deduce la

necesidad de llevar un libro mayor y el deber de hacer un inventario inicial y

periódicos, así como un balance general (Art. 52), surge la necesidad de llevar un libro de inventarios y balances. Sin embargo la determinación de los libros de comercio que

son obligatorios fue atribuida al Gobierno Nacional por el numeral 2o. del artículo 44

de la ley 222 de 1995.

Por ley, todos los empresarios deben presentar e inscribir los libros de comercio en la

cámara de comercio. Los libros que debe inscribir son:

Personas naturales

Libro mayor y balances Libro diario

Libro de inventarios y balances

Sociedades

Libro mayor y balances

Libro de inventarios y balances

Libro diarios

Libro de actas, registro de socios, de asambleas y de juntas, según el caso.

A nivel de SIIGO, se manejan 7 libros, incluyendo los mencionados anteriormente a

excepción del libro de actas, registro de socios, de asambleas o juntas.



6.1. LIBRO DIARIO

RUTA: Contabilidad – Informes Oficiales – Libro Diario

En este libro oficial se discriminan en orden cronológico todas las operaciones, en

forma individual, registrando cada documento contable. Este libro se debe generar

cada mes.

Para la generación de este libro es necesario indicar el nivel de la cuenta, los

comprobantes que se quieren visualizar, y el rango de fechas.

6.2. LIBRO DIARIO RESUMIDO

RUTA: Contabilidad – Informes Oficiales – Libro Diario Resumido

Presenta la misma información que el libro diario, pero permite imprimir documento

por página y adicionalmente escribir algún comentario respecto a cada tipo de

comprobante.

Para la generación de este libro es necesario indicar el nivel de la cuenta, los comprobantes que se quieren visualizar, y el rango de fechas.

6.3. LIBRO MAYOR

RUTA: Contabilidad – Informes Oficiales – Libro Mayor

Este libro oficial presenta información a nivel de todas las cuentas, mostrando cuales

eran los saldos de las cuentas del mes anterior, el movimiento del mes tanto débito como crédito y una columna para el saldo final, cumpliendo así con la formalidad de

establecer mensualmente el resumen de todas las operaciones por cada cuenta.

Para la generación de este libro es necesario indicar el nivel de las cuentas al que se

quiere generar el libro.

6.4. LIBRO INVENTARIOS Y BALANCES

RUTA: Contabilidad – Informes Oficiales – Libro Inventarios y Balances

Para dar cumplimiento con el artículo 52 del Código del Comercio, por lo menos una

vez al año, el comerciante elabora un inventario y un balance general que le permita

conocer de una manera clara y completa la situación de su patrimonio.

Para generar este informe es necesario marcar cada una de las opciones que presenta

esta opción, de acuerdo a la información que se quiera visualizar.



6.5. LIBRO ÚNICO OFICIAL

RUTA: Contabilidad – Informes Oficiales – Libro Inventarios y Balances

Este libro nos permite conocer en todos los nivel de las cuentas, cual ha sido su

movimiento débito y crédito, cual es el saldo anterior.

Para generar este libro únicamente se requiere digitar el rango de fechas en que se

desea obtener la información.

6.6. LIBRO DE VENTAS

RUTA: Contabilidad – Informes Oficiales – Libro de Ventas

Este libro permite conocer toda la facturación realizada por el ente económico, dentro

de un rango de tiempo, en el que muestra el detalle de cada una de las facturas

realizadas, cuales son las operaciones gravadas y cuales son exentas del impuesto a

las ventas.

Para generar este libro se requiere digitar el rango de fechas, las cuentas contables y

documentos L- Otros en caso de que se haya efectuado algún registro correspondiente

a las ventas en este tipo de documentos.

6.7. LIBRO DE COMPRAS

RUTA: Contabilidad – Informes Oficiales – Libro de Compras

Este libro muestra un detalle de cada uno de los documentos de compras y servicios,

para establecer cual fue el total de la compra y el valor de impuesto a las ventas

pagado.

Para generar este libro se requiere digitar el rango de fechas, las cuentas contables y documentos L- Otros en caso de que se haya efectuado algún registro correspondiente

a las compras en este tipo de documentos.

6.8. NUMERADOR DE LIBROS OFICIALES

RUTA: Contabilidad – Informes Oficiales – Libro de Compras

Por esta opción se podrá asignar la numeración consecutiva a cada uno de los libros oficiales que están obligados a llevar. Las hojas estarán en blanco para la respectiva

numeración. Se debe digitar la cantidad de hojas a numerar, el número inicial, de

acuerdo con las formalidades de los libros debe imprimirse en las hojas el nombre de

la empresa o el propietario de los libros, si utiliza formas continuas, debe mencionarse



de manera expresa el código escogido para cada libro, que puede ser de cinco

caracteres.



7. CONSOLIDACIONES

RUTA: Consolidación - Consolida

Es la opción mediante la cual se puede integrar la información contable de dos o más

empresas, con el fin de analizar la información de un grupo empresarial.

Para ello es necesario utilizar la empresa No. 99 para análisis de la información.

Antes de efectuar el proceso de consolidación es necesario crear la carpeta o

directorio SIIWI99, ubicado en la raíz de la unidad donde se encuentre instalado el

SIIGO. Es de aclarar que la empresa 99 no se debe instalar como se realizó la apertura de las demás empresas, sino que se debe hacer por el explorador de Windows

manualmente.



Una vez se ha creado la empresa 99 se debe ingresar a cualquiera de las empresas

que se van a consolidar.

Cuando se ingresa a la opción de consolidaciones, el sistema muestra la siguiente

ventana:



Año: En este campo se debe digitar el año en el que se va a efectuar la

consolidación de empresas.

Nombre: El programa trae por defecto el nombre de la empresa donde se está

ejecutando el proceso de consolidación, pero habilita el campo en caso de querer cambiarlo. Con “Enter” el programa asume el nombre que se esta

visualizando en pantalla.

Con Movimiento: Si se marca esta opción el programa efectuará la

consolidación de las empresas seleccionadas incluyendo los saldos y los comprobantes de cada una de las empresas. En este caso, no deben existir

documentos con la misma numeración en las empresas seleccionadas, ya que si

es así no se tendrán en cuenta los comprobantes repetidos. Si esta opción no se

marca se realizará el proceso de consolidación con los saldos que presenten cada una de las cuentas en el momento de la consolidación. El máximo de

empresas que se pueden consolidar con movimiento es de nueve (9) y noventa

y ocho (98) con saldo.

Para seleccionar las empresas que se van a consolidar es necesario seleccionarlas con

la tecla Ctrl y dando un click con el mouse. Y posteriormente dar un click sobre el

botón “Fin Selección”.

Una vez se han escogido estas opciones el programa mostrará la siguiente pantalla:

Si la respuesta a esta pregunta fue negativa el programa aborta el proceso de

consolidación; si la respuesta fue positiva el programa comenzará a ejecutar el proceso

de consolidación en el que mostrará la siguiente pantalla:



Una vez se ha efectuado el proceso de consolidación el programa mostrará el siguiente

mensaje:

Una vez ha terminado el proceso de consolidación debe salir del programa e ingresar

nuevamente a la empresa 99.



La clave de la empresa 99 es la misma clave del administrador de la empresa desde la

cual se efectuó la consolidación.

La empresa 99 permite generar todo tipo de informes y funciona como cualquiera de

las otras empresas, aunque si se requiere efectuar algún cambio o modificación de la información se deben realizar desde la empresa fuente y se debe ejecutar nuevamente

el proceso de consolidación, de acuerdo a los procedimientos mencionados

anteriormente.



8. CAMBIO CLAVE DEL ADMINISTRADOR

RUTA: Parametrización – Funciones del Administrador Cambio Clave

Administración

A través de esta opción el programa permite cambiar la clave 1111 (clave de

administrador asignada en el momento de la creación de la empresa (por una clave de

máximo cuatro (4) caracteres alfanuméricos). El administrador del sistema puede cambiar su clave las veces que desee por esta misma opción.


Digite Su Nueva Clave: En este campo se debe digitar la nueva clave que se

quiere asignar para administrar el sistema.

Reconfirme Su Nueva Clave: En este campo se debe digitar nuevamente la

clave digitada en el campo anterior, para que el sistema valide que es la correcta.

Usuario: En este campo se debe digitar el nombre del administrador del

sistema.



9. CREACION DE CLAVES DE USUARIO

RUTA: Parametrización – Registro de Claves

En esta opción el programa permite crear claves para los diferentes usuarios de

SIIGO. La función de asignación de claves de usuario es únicamente del

administrador.

Las claves de acceso son la forma de restringir o autorizar funciones a los usuarios de

SIIGO para el manejo del programa.

Para efectuar el registro de claves se deben ejecutar los siguientes procedimientos:

Parámetros: En esta opción el programa permite efectuar la creación de las

claves de usuario. Para ingresar a la definición de las claves se debe escoger esta opción y posteriormente el programa mostrará la siguiente pantalla:



Clave: En este campo se debe digitar la clave que se desea asignar al usuario. La clave puede ser hasta de cuatro posiciones alfanuméricas.

Usuario: En este campo se debe digitar el nombre con el que se identificará al

usuario al que se le va a asignar la clave.

Cambia Año: Si desea que el usuario tenga autorización para cambio de año debe marcar la opción, en caso contrario omítala presionando “Enter”

Anula Dctos: Si desea que el usuario anule documentos que ya están

contabilizados marque la opción, en caso contrario omítala presionando “Enter”

Borra Documentos: Si desea que el usuario borre documentos que ya están contabilizados marque la opción, en caso contrario omítala presionando “Enter”

Cambio Empresa: Esta opción permite al usuario cambiar de una empresa a

otra.

Menor a Listas: Marque la opción, si desea que el usuario elabore las facturas de venta con un precio inferior al asignado en las listas de precios del catálogo

de productos.

Sobrecupo: Esta opción permite que el usuario genere facturas de venta por

encima del cupo asignado a los clientes.

Descuentos: Si desea que el usuario asigne descuentos en las facturas de venta marque la opción, en caso contrario omítala presionando “Enter”



Saldo Crédito: Si desea que el usuario pueda generar la factura sin tener

existencias en el inventario marque la opción, en caso contrario omítala

presionando “Enter”

Venta Mora: Si desea que el usuario pueda generar facturas a clientes que se encuentran en mora marque la opción, en caso contrario omítala presionando

“Enter”

Borra Cuentas: Si desea que el usuario borre cuentas marque la opción, en

caso contrario omítala presionando “Enter” Borra NIT: Si desea que el usuario pueda borrar terceros marque la opción, en

caso contrario omítala presionando “Enter”

Borra Productos: Si desea que el usuario pueda borrar productos marque la

opción, en caso contrario omítala presionando “Enter” Borra Activos: Si desea que el usuario pueda borrar activos fijos marque la

opción, en caso contrario omítala presionando “Enter”

Girar en Rojo: Si desea que el usuario pueda girar cheques con el saldo del

banco en rojo marque la opción, en caso contrario omítala presionando “Enter” Lista Anulados: Si desea que el usuario liste el informe de los comprobantes

anulados marque la opción, en caso contrario omítala presionando “Enter”

Cambio de Cupos: Si desea que el usuario cambie los cupos de crédito

asignados a los clientes marque la opción, en caso contrario omítala

presionando “Enter” Imprime Previos: Si desea que el usuario imprima documentos que ya han

sido guardados marque la opción, en caso contrario omítala presionando “Enter”

Cambia Atrib. Cta.: Si desea que el usuario pueda cambiar las características

de las cuentas marque la opción, en caso contrario omítala presionando “Enter” Usa Mod. Admón.: Si desea que el usuario tenga acceso a las opciones que se

encuentran en el módulo del Administración como son Cambio de fecha,

Cambio de empresa, Cambio de moneda, etc. marque la opción, en caso

contrario omítala presionando “Enter” Verifica Act. Parc: La actualización parcial sucede cuando se está guardando

algún documento y por algún motivo no se graba correctamente. Al ingresar

nuevamente el programa hace un proceso de recuperación o actualización de

ese documento, el cual permite recuperar los ítems digitados a través del

archivo temporal Z17. Si desea que el usuario pueda recuperar el tipo y número documento que se estaba actualizando marque la opción, en caso contrario

omítala presionando “Enter”

Creación NIT: Si desea que el usuario cree terceros marque la opción, en caso

contrario omítala presionando “Enter” Crea Cuentas: Si desea que el usuario cree cuentas marque la opción, en caso

contrario omítala presionando “Enter”

Crea Productos: Si desea que el usuario cree productos marque la opción, en

caso contrario omítala presionando “Enter” Crea Activos: Si desea que el usuario cree activos fijos marque la opción, en

caso contrario omítala presionando “Enter”

Consulta Costos: Si desea que el usuario consulte los costos por el módulo de

Inventarios marque la opción, en caso contrario omítala presionando “Enter” Cambia Mes: Si desea que el usuario pueda cambiar el mes de proceso

marque la opción, en caso contrario omítala presionando “Enter”

Cambia Día: Si desea que el usuario cambie el día de proceso marque la




Borra en Bloque: Si desea que el usuario borre un bloque de comprobantes

que han sido previamente grabados marque la opción, en caso contrario

omítala presionando “Enter”

Mod. Dstos. Producto: Si desea que el usuario modifique el porcentaje de descuentos por producto en el momento de facturar marque la opción, en caso


Mod. Datos de NIT: Si desea que el usuario modifique los datos de los

terceros marque la opción, en caso contrario omítala presionando “Enter” Control MAX/MIN: Si desea que el usuario no venda por debajo del stock

mínimo o compre por encima del stock máximo marque la opción, en caso


Cambia Valor Ret.: Si desea que el usuario pueda cambiar el valor de la retención en la fuente en el momento de facturar marque la opción, en caso


Crea Archivo de Conteo: Si desea que el usuario pueda generar los saldos del

inventario para efectuar el conteo físico marque la opción, en caso contrario omítala presionando “Enter”

Mod. IVA Facturado: Si desea que el usuario pueda modificar el porcentaje y

valor del IVA del producto en el momento de facturar marque la opción, en caso


Mod. IVA En la Devolución: Si desea que el usuario pueda modificar el porcentaje y valor del IVA del producto en el momento de elaborar la

devolución marque la opción, en caso contrario omítala presionando “Enter”

Mod. Precios del Pedido: Si desea que el usuario pueda modificar los precios

en el momento de elaborar el pedido marque la opción, en caso contrario omítala presionando “Enter”

Mod. IVA Pedido: Si desea que el usuario pueda modificar el porcentaje y

valor del IVA del producto en el momento de elaborar el pedido marque la


Una vez se han definido estas opciones el programa muestra la siguiente pantalla:



A través de esta opción el programa permite asignar al usuario las opciones de cada

uno de los módulos con los respectivos submenús.

Para asignar permiso sobre determinada opción se debe seleccionar y posteriormente

dar clic sobre el icono

Si se quieren asignar todos los permisos que se encuentran en las opciones del menú

se debe dar un clic sobre el icono

Así como se asignan permisos también pueden ser suspendidos con el icono para

quitar permisos uno a uno o con el icono para quitar todos los permisos.

Una vez se han asignado todos los permisos se guardan con la tecla de función F1 o

con el icono

Si se asignaron permisos al usuario del módulo de Documentos, el programa mostrará la siguiente pantalla para seleccionar los documentos a los que tiene acceso

el usuario, empleando para ello las mismas funciones explicadas anteriormente.



Si se desea eliminar una clave se debe ingresar por esta misma opción, digitar la clave, presionar “Enter” y posteriormente presionar la tecla de función F5 o dar clic

sobre el icono

Si en las opciones generales se restringió alguna opción al usuario y posteriormente se asignó en la opción de los módulos el programa respeta la restricción asignada en las

opciones generales. Ej. Si se restringió la opción de crear NITS y en la opción de

módulos se asignó permiso a la opción de Apertura de terceros, el programa no le

permitirá a ese usuario crear NITS.



10. MANTENIMIENTO DE TERCEROS

RUTA: Contabilidad – Administración de Terceros – Mantenimiento

El mantenimiento de terceros permite pasar el movimiento de un NIT incorrecto o que

está mal creado al NIT correcto.


Individual: En esta opción el programa permite reclasificar el movimiento de

un tercero a otro en un comprobante e ítem específico.

General: En esta opción el programa permite pasar todo el movimiento de un

tercero a otro.

Si se escoge la opción “Individual” el programa mostrará la siguiente pantalla:



Comprobante: En este campo se debe digitar el tipo, número, consecutivo y la

secuencia del comprobante al que se quiere modificar el tercero. El programa

mostrará de forma automática la cuenta contable, la descripción y el valor que

fueron registrados en el comprobante seleccionado. Base: Si la cuenta a la que se les está realizando el mantenimiento es una

cuenta que está marcada como “Retención”, el programa solicitará la base de

retención. Si la cuenta no es de retención este campo se debe dejar en ceros.

NIT Nuevo: En este campo se debe digitar el número del NIT correcto o el que corresponde a este registro.

Si se escoge la opción de “General” el programa mostrará la siguiente pantalla:



NIT Actual: En este campo se debe digitar el número del NIT que fue creado

incorrectamente.

NIT Nuevo: En este campo se debe digitar el número del NIT que fue creado correctamente y al cual se le pasará todo el movimiento que posee en NIT

incorrecto.

Año Desde: En este campo se debe digitar el año desde el cual se va a pasar

todo el movimiento del NIT incorrecto al NIT correcto.



11. BLOQUEO DE FECHA

RUTA: Parametrización – Bloqueo de Fecha

Dentro de las funciones del administrador de SIIGO existe una opción para el bloqueo

de la información almacenada a través de una fecha, con el fin de evitar la

modificación o eliminación de la información que ha sido guardada previamente en el

programa.

El bloqueo de fecha se hace efectivo desde la fecha bloqueada hacia atrás. El programa

mostrará la siguiente opción para bloquear la fecha:

En este campo se debe digitar la fecha que se desea bloquear. Se deben indicar los

cuatro dígitos del año, dos del mes y dos del día.

Si en determinado momento se requiere desbloquear la fecha se debe ingresar por

esta misma opción y presionar la tecla de función F9 o con el icono

La fecha se puede bloquear o desbloquear en cualquier mes, día y año.

Recuerde

El bloqueo de fecha le permite consultar e imprimir la información de la fecha

bloqueada hacia atrás, pero no permite la grabación, anulación o borrado de

información.



12. PROCESO DE RECUPERACION

RUTA: Parametrización – Recuperaciones

El proceso de recuperación tiene como objeto reorganizar la información, que debido a

circunstancias externas como caídas de luz, salidas bruscas del programa, accesos

simultáneos al mismo archivo, etc., pueden en algún momento desvirtuar la

información ocasionando que los diferentes informes del programa (balances, movimiento de inventarios, etc.) no coincidan con el movimiento digitado. El proceso de RECUPERACIÓN verifica si existen diferencias en el balance de

comprobación, es decir, si este informe no presenta sumas iguales, repasando uno a

uno todos los movimientos digitados hasta ahora en el programa. Para ejecutar el proceso de recuperación se debe ingresar a la opción “Recuperaciones”, ubicada en el menú de Parametrización. Al ingresar a la opción

el sistema genera el siguiente mensaje:

Para ejecutar el proceso de recuperación se deben seguir los procedimientos que se describen a continuación:

Recuerde

Antes de realizar el proceso de Recuperación se debe realizar una copia total de la

información.

Para ejecutar el proceso de recuperación se requieren los archivos del año

inmediatamente anterior. Si la empresa se creo en el año en el que se va a ejecutar el

RECUPERA, no hay ningún inconveniente, ya que en la instalación el programa crea

dichos archivos de forma automática. Si no existen estos archivos, se deben restaurar de la última copia.

Este es un mensaje de carácter informativo y al digitar “Enter” se pasa a la siguiente

pantalla:



Si se tienen los archivos del año anterior se debe marcar esta pregunta para continuar con el proceso, de lo contrario el programa suspenderá el proceso.

Posteriormente el programa muestra la siguiente pantalla:

En este campo se debe digitar el año en el que se ejecutará el proceso de

recuperación. El programa trae automáticamente el año con el que se ingresó a

SIIGO. Después de seleccionar el año, se habilita las siguientes opciones:

Recupera Parcial: al seleccionar esta opción el sistema verifica únicamente los

archivos que contengan información con diferencias, generando los listados

correspondientes.

Recupera Total: al seleccionar esta opción el sistema verifica todos los

archivos y además de generar los listados de inconsistencias, también realiza

las correcciones correspondientes.




El programa efectúa una verificación entre las características de cuentas contables del

año en el que se está ejecutando el proceso de recuperación y el año inmediatamente

anterior.

En caso de presentarse alguna inconsistencia, el programa la reportará a través del

archivo generado por pantalla o enviado a la impresora. Las inconsistencias que se

generen deben ser corregidas y se debe comenzar nuevamente con el proceso de recuperación. Si no se presenta ninguna inconsistencia el proceso de recupera continua

y muestra la siguiente pantalla:

Una vez se ha ejecutado este proceso el programa mostrará la siguiente pantalla:



De acuerdo al tipo de recuperación elegido, el programa empieza el proceso de lectura

de archivos y de información.

Si existen comprobantes con diferencias, el programa mostrara la siguiente pantalla:



Continua Proceso: Si selecciona esta opción los comprobantes contables que

presenten inconsistencias serán borrados y el proceso continuará.

Fin Proceso: Si selecciona esta opción el proceso de recuperación terminará, pero las inconsistencias permanecerán dentro de la contabilidad.

Informe: Si selecciona esta opción el programa le permitirá generar un

informe, en el que mostrará cada uno de los comprobantes que presentan

inconsistencias.

Se recomienda continuar con el proceso una vez se corrijan las inconsistencias

presentadas en los comprobantes, ya que de continuar sin hacer estas correcciones, el

programa borra todos los documentos que encuentre descuadrados sin dar la posibilidad de corregirlos.

Si el proceso de recuperación no presentó ninguna inconsistencia, el programa

mostrará la siguiente pantalla:

Una vez se termine este proceso, se pueden revisar nuevamente los informes que

aparecían descuadrados, para validar que las inconsistencias se hayan corregido.



TALLER DE CIERRES

SIIGO ESTÁNDAR

WINDOWS

9



13. TALLER PROCESOS DE CIERRE

El presente taller tiene como objeto indicar los procedimientos que se deben ejecutar

para efectuar los procesos de cierre y de esta manera obtener la información contable de manera oportuna.

13.1. DEFINICIÓN Y EJECUCIÓN DE LOS COMPROBANTES DIFERIDOS

RUTA: Contabilidad – Generación de Comprobantes – Comprobantes Diferidos – Fija

Número Diferido : 1

Descripción : Amortización Papelería

Fecha : 2003/12/15 Valor Total : 5.000.000.oo

Monto : 750.000

Saldo : Pasar con “Enter”

Activo : Marcar la opción Cuotas : Pasar con Enter

Cuenta Débito : 5195300200

NIT : 864.524.957

Cuenta Crédito : 1710200000 NIT : 864.524.957

Una vez ha terminado de parametrizar el comprobante de amortización del diferido

presione la tecla “ESC” o de un click sobre el icono .

Escoja la opción “Utiliza” y digite la siguiente información:

Del Número : Presione “Enter”

Al Número : Presione “Enter”

Tipo de Documento : Digite “L” y presione “Enter” Seleccione el L-3 Tipo de Documento : Seleccione el documento A-3

13.2. CIERRE PARCIAL


Año de cierre : 2003

Mensaje Informativo : Presionar “Enter” Quiere correr Comprobante de Cierre : No marcar la opción.

Mensaje Informativo : Presionar “Enter”

Continúa el proceso de cierre : Marcar la Opción

Cuentas a Pasar : Todas

El programa efectuara un proceso y terminará el cierre parcial de forma automática.



13.3. CIERRE DEFINITIVO

Se debe cambiar la fecha por la RUTA: Administración – Cambio de Fecha 2003-

13-31.

Efectuar el Cierre Definitivo


Año de cierre : 2003

Mensaje Informativo : Presionar “Enter”

Quiere correr Comprobante de Cierre : Marcar la opción. Mensaje Informativo : Presionar “Enter”

Cerrar Cuentas de Terceros : Marcar la Opción

Documento : Escoger el L – 13

Cuenta a Cerrar : 1355150000 Nit de Cruce : 899.999.999

Cerrar Centros de Costo : Marcar la Opción

Actualización Correcta : Marcar la Opción

Escoger Otra Cuenta : Marcar la Opción

Documento : Escoger el L – 13 Cuenta a Cerrar : 2365400000

Nit de Cruce : 899.999.999

Cerrar Centros de Costo : Marcar la Opción

Actualización Correcta : Marcar la Opción Escoger Otra Cuenta : Marcar la Opción

Documento : Escoger el L – 13

Cuenta a Cerrar : 2408050000

Nit de Cruce : 899.999.999 Cerrar Centros de Costo : Marcar la Opción


Escoger Otra Cuenta : No marcar la Opción

Cerrar Cuentas de Resultados : Marcar la Opción

Maneja Centros de Costo en la Cta. de Utilidad : No marcar la opción Documento : Escoger el L – 13

Cuenta de Utilidad : 5905050000

Nit de Cierre : 800.100.200

Centro de Costo : 001 Bodega Desde : 001


Continúa el proceso de cierre : Marcar la Opción

Cuentas a Pasar : Todas

El programa efectuara un proceso y terminará el cierre definitivo.



13.4. GENERACIÓN DEL BALANCE DE COMPROBACIÓN


Generar el balance de comprobación y verificar que las cuentas de resultados estén en

cero.

Mes Inicio : 12

Mes Fin : 12

Impreso o Pantalla : Impreso

Niveles de Cuenta : Subcuenta Tipo de Moneda : Presionar “Enter”

Rango de Cuentas Desde : Presionar “Enter”

Rango de Cuentas Hasta : Presionar “Enter”

Generar el Informe por pantalla y verificar la información. Con el icono se puede

cerrar la pantalla del informe.

13.5. GENERACIÓN DEL BALANCE GENERAL

RUTA: Contabilidad – Informes Financieros – Balance General

Estándar o Predeterminado : Estándar

Mes Fin : 12 Nivel de Cuentas : Subcuenta

Cuenta de Utilidad : 360505

Cuenta de Pérdida : 361005

Imprime Código de la Cta. : No marcar la opción

Generar el Balance y verificar la información. Con el icono se puede cerrar la

pantalla del informe.

13.6. GENERACIÓN DEL ESTADO DE RESULTADOS

RUTA: Contabilidad – Informes Financieros – Estado de Resultados

Estándar o Predeterminado : Estándar Mensaje Informativo : Presionar “Enter”

Nivel : Subcuenta

Mes Desde : 12

Mes Hasta : 12 Incluye Código de la Cuenta: No marcar la opción

Incluye Saldo Inicial del Año: No marcar la opción



Generar el Estado de Resultados y verificar la información. Con el icono se puede

cerrar la pantalla del informe.

13.7. LIBRO DIARIO

RUTA: Contabilidad – Informes Oficiales – Libro Diario

Imprimir Nombre de la Empresa : Marcar la Opción

Nivel de Cuenta : Subcuenta Comprobantes : Digitar “*”

Ordenado Por : Comprobante

Del Mes/Día : 12/01

Al Mes/Día : 12/31

Generar el Libro y verificar la información. Con el icono se puede cerrar la pantalla

del informe.

13.8. LIBRO MAYOR

RUTA: Contabilidad – Informes Oficiales – Libro Mayor

Imprimir Nombre de la Empresa : Marcar la Opción

Nivel de Cuenta : Subcuenta Desea Impresión a Dos Líneas : Marcar la Opción

Totales : Marcar la opción por columna


del informe.

13.9. LIBRO DE VENTAS

RUTA: Contabilidad – Informes Oficiales – Libro de Ventas

Mes Inicial : 12

Día inicial : 01

Mes Final : 12

Día Final : 31 Cuentas : Presionar la tecla de función F1

Cuentas de Contado Inicial : 1105050000

Cuentas de Contado Final : 1105050000

Después presionar la tecla de función F1 Cuentas de Cargos : Presionar la tecla de función F1




del informe.

13.10. CERTIFICADOS DE RETENCIÓN

RUTA: Contabilidad – Informes Oficiales – Certificados de Retenciones

Certificados o Bases : Marcar la opción de Certificados

Retenciones : Marcar la opción “Generales” Fecha de Emisión : 2004/03/15

Nit Desde : Presionar “Enter”

Nit Hasta : Presionar “Enter”

Cuenta Desde : Presionar “Enter” Cuenta Hasta : Presionar “Enter”

Certificado con Firma Sin Firma : Marcar la opción “Con Firma”

Rango de Fechas Desde : 1

Rango de Fechas Desde : 12

13.11. RECUPERACION

RUTA: Parametrización – Recuperaciones

Continua el Proceso : Marcar la opción

Año del recupera : 2003

Recupera Parcial – Total : Marcar la opción de recupera total

Mensaje Informativo : Dar clic sobre el botón “Continuar”

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