99公文寫作與處理 (1)

CCIT, NDU 第 1頁，共 55頁

公文寫作與處理公文寫作與處理


壹、公文區分貳、公文結構參、公文用語肆、公文寫作要領伍、簽稿擬辦方式陸、公文處理柒、錯誤態樣捌、結語

大綱大綱


公文區分


一般公文係依據公文程式條例，並配合軍事機關部隊特性訂定，分為「令」、「呈」、「函」、「公告」、「其他公文」等，除「彙辦式表格公文」、「通報」及「每日公報」外，均以一文一事為原則。

令：對有隸屬或指揮關係之下級行文時使用。呈：對有隸屬或指揮關係之上級行文時使用；惟官兵個人對長官有所陳請時使用「報告」。

公文區分公文區分


函： (1)同級單位或不相隸屬機關間行文時使用。 (2)對民眾有所通知、答復時使用。 (3)部長對行政院行文時一律用「函」不用「呈」。公告：對公眾或特定之對象有所宣布週知時使用，並分張貼、登載兩種方式；張貼又分張貼於本機關佈告欄或效力所及之區域（處所），並得以電子方式於單位網頁公告之。



書函： (1)於公務未決階段需要協商、徵詢意見或通報時使用。 (2)代替過去簡便行文表、便函、備忘錄，其適用範圍較「函」為廣泛，舉凡答復簡單案情，寄送普通文件、書刊、或為一般聯繫、查詢等事項行文時均可使用，其性質不如「函」之正式性。 (3)不適以「令」、「呈」、「函」等行文時用。



開會通知單：召集會議、會報時使用，原則如下：(1)參與會議各單位均列為「出席者」；會議同時涉及內、外單位時，內部單位列為「列席者」。如需指定人員應於單位下方抄送目的中敘明。(2)屬表決（合議）性質會議，具有表決權單位列為「出席者」方；不具表決權單位列為「列席者」。(3)委員會形式之會議，與會委員均列為「出席者」，並得發至個人。(4)除委員會形式之會議外，「出席者」與「列席者」以列「單位」為限。如必須發送個人（除出席者及列席者以外必須與會人員，單位內部人員等）得列為副本單位，惟必須限最小範圍，不得浮濫。(5)行政支援單位列為副本單位。



公文結構


一般公文結構按類型分為 3 段式：「令」、「呈」、「函」的結構，原則上採「主旨」、「說明」、「辦法」 3 段式。

「主旨」段為每一公文所必須具備，其餘 2段可視案情繁簡，適宜活用或省略。

公文結構公文結構


主旨：為全文精要，包括行文目的與期望，使受文者一目瞭然係「何事」，應力求具體扼要，且不可寫「如說明」及「如附件」等字樣； 1段不分項，文字緊接段名與冒號書寫，有 2行以上者，各行第 1 字相齊；含標點符號不超過 70字。



說明：當案情必須就事實來源、理由與有關法規或前案，以及處理方法、分析等作較詳細敘述，無法於「主旨」內容納時，用本段說明，使受文者進一步獲得「為何」之認識。

辦法：如有具體作法或要求，無法在「主旨」內簡述時，用本段列舉，使受文者領會「如何」做之細節。



附註：「說明」、「辦法」 2 段，可分項條列，如無項次，文字緊接段名與冒號書寫，如分項條列，應於段名的次行書寫，各項所冠數字與段名第 2 字齊，項以下按其層級各低半格排列；「說明」與「辦法」分項條列時，以一條一意為限，全文項目以不超過 10條為原則，內容過於繁雜時，應編列為附件。



書函：結構採「主旨」、「說明」 2 段式敘述，以單位名義行文。通報：結構採條列式，受通報之單位列於通報事項之最後一條敘明。每日公報：(1)「每日公報」之結構採條列式。(2)各級行政部門可視宣達事項之多寡與其時效性，採每日或多日發布一次。(3)「每日公報」分發所屬單位，由其主官（管）批閱後張貼於辦公室或顯著之處所。



計畫、方案與要點：(1)「計畫」、「方案」與「要點」等結構以條列式為原則，能用表格處理者應使用表格，並依案情冠以適當之名稱，如：「○○○○實施計畫」、「○○○○整建方案」、「○○○○執行要點」。(2)「計畫」、「方案」與「要點」等以隨文附發為原則，普遍性與固定性事項亦得以「通令」頒發。



(3)內容繁複者應分段冠以適當之標題，一般通用分段方式如下： A 、依據：記述有關命令、規定或上級之計畫與指示。 B 、目的：為計畫、方案或要點之主題。對所要完成之事項，或預期之目標、效果，用簡單具體文句敘述之。 C 、範圍或對象：列舉實施之對象，包括單位、人員或業務項目等。 D 、實施要領：為分項分目詳細敘述在執行上有關事項，諸如指導方針、原則、所需組成之單位（機構）、成員所負職責、作業方法、步驟、程序、時程、督導、考核、獎懲及聯繫協調等。 E 、行政事項：列舉所需行政支援事項，諸如經費、車輛、物品、場地、文件、印製、人力協助等。



會議（報）紀錄：採條列式，除應標明會議（報）名稱外，並應包括開會時間（年月日時分）、地點、出席與列席人員、主席、紀錄，以及會議（報）內容等。如需分發時，應以附件隨文發出。


98年 3月 13日 CCIT, NDU 第 17頁，共 55頁

公文用語


一般用語：A 、「奉」、「准」、「據」、「查」、「在案」等引述語及「奉悉」、「敬悉」、「諒悉」、「計達」、「諒達」、「諒同奉悉」、「諒同邀悉」等收悉語，儘量少用。B 、引述長官指示，以使用「奉某某職銜指示（提示、令示、面示、面告）」為原則。C 、上行文用「檢呈」、「謹呈」（對行政院行文時用「檢陳」、「謹陳」），平行文用「檢送」、「函送」，下行文用「檢發」、「令發」、「轉頒」、「令頒」。

公文用語公文用語


期望用語：A 、上行文：一般性公文用「請鑒核！」，公文內容需答復者用「請核示！」，備查性公文用「請核備！」。B 、平行文：一般性用「請查照。」，需答復者用「請查照惠復。」或「請將辦理情形惠復。」，需請對方另轉者用「請轉行所屬知照。」等；對監察院函復調查案及立法院諮詢案件時用「請鑒察！」，轉達上級規定或長官指示時，得用「請查照辦理。」或「請查照。」；又「惠」字用於受，而非用於施，即如「請惠予辦理」，而非「惠請辦理」。C 、下行文：命令性及一般知悉性或例行性事項用「希照辦！」或「請照辦！」，需答復者用「希辦理見復！」或「希將辦理情形報部！」，需由受文者轉達其所屬單位者則用「轉知所屬照辦！」。



核覆用語：A 、核覆各項規定或答復建議、請示時，如可行，用「准予備查。」、「符合規定。」、「照准！」、「照辦！」；對同級或其他機關則用「同意。」或「同意照辦。」；否則，即用「不合規定。」或「與規定不合。」或「某項不合規定其餘同意。」。B 、「免議」、「緩議」、「歉難照辦」等批駁用語可酌情使用，但在使用上項用語時，應說明原因或理由。



稱謂用語：A 、有隸屬關係者，上級對下級稱「貴」，如「貴部」、「貴局」、「貴師長」；下級對上級稱「鈞」，如「鈞部」、「鈞長」；自稱一律用「本」，如「本校」、「職」、「職（署名）」等。B 、對所屬官、員、兵稱「貴」如：「貴官」、「貴同志」等。C 、對人民稱「先生」、「女士」或通稱「臺端」、「君」，並於其上冠以姓或姓名；對團體稱「貴」；自稱一律用「本」。D 、文中遇有對上之「鈞」字與平、下行之「貴」字均不抬頭（提行）或空格。E 、如一再提及某一單位或人員，除第一次外餘得稱「該」。F 、對現任總統則尊稱「」總統或「○總統○○先生」或「○ 總統」不必抬頭（提行）或空格。



受文者之稱謂：A 、對行政院行文，逕稱「行政院」。B 、對國防部部長行文，應逕稱「國防部」。C 、其餘有隸屬關係者，概以單位全銜稱之。D 、平行者：以受文單位「全銜」通稱之；對三軍以外機關、團體則稱其機關、團體之全銜，不得稱其簡銜。E 、下行者：概以單位全銜稱之。



公文寫作要領


一、公文應「簡、淺、明、確」之要求，並加標點符號，惟公文內容應以一字一碼製作並避免獨字成行；句末之標點，不得抬頭單獨使用一行。二、單獨橫寫國號、機關名稱、橫式標示牌、標語等，一律由左至右書寫，匾額由右至左書寫。三、公文須區分項目者，應冠以數字，按一、二、三 .... 、 ( 一 ) （二）（三） . ，１、２、３ .... ， ( １ )( ２ )( ３ )....(段落括弧符號使用半形字）等層次。

公文寫作要領公文寫作要領


四、公文中年月日以國曆為準，並冠以本國國號，如：「中華民國 ( 或簡稱民國 )00 年 00 月 00日」；必須以西曆敘述時，應換算為本國年份，以括弧註明之，如「 2004 年 ( 民國 93 年 ) 」，凡以分數式敘述日期時，其書寫方式為月上日下，並以斜線區分（如： 8 月 7 日，即為 8∕7）。



五、公文應保持整潔、清晰，不得使用任何修正液（帶）塗改；字體（含電腦列印）須用楷書；限用黑、藍兩色，公文紙張採國家標準總號 5 號用紙尺度 A4單面列印，條箋以 A5。六、各項會議、會報、簡報或計畫等資料，紙張 A4單面列印，字體以電腦文書編輯軟體 16點之標楷字為標準。內容項次、段落按一、（一）、１、 ( １ ) 順序排列敘述，每頁列印 28行，每行 28字。



簽稿擬辦方式


(1)先簽後稿：凡制定、訂定、修正、廢止法令規章，有關政策性或重大興革事項，以及牽涉較廣、內容複雜，暨其他重要案件，須先簽請核定後再據以辦稿。

(2)簽稿併呈：依法辦理或案情簡單，處理情形僅須酌加說明、析述或限時辦發不及先行請示案件，以簽、稿合併簽請核判。

簽稿擬辦方式簽稿擬辦方式


(3)以稿代簽：一般案情簡單，處理途徑別無選擇之案件（含創稿）或例行呈轉公文，得逕行以稿代簽方式辦理。(4)簽稿併呈：以「簽稿併呈」方式簽擬公文時，應在簽呈密等及解密條件上側 ( 左緣與簽字齊平 16號字 ) 或條簽左上角加蓋「簽稿併呈」字樣；辦理文稿時應在文稿單位全銜上側 ( 左緣與單位全銜第一字齊平 16號字 ) 註明「先簽後稿」或「以稿代簽」等字樣，以區分簽稿方式。



清簽清稿：簽呈或文稿，承辦人員不得塗改、添註或挖補；各級核轉人員如有刪改、添註，應按下列原則辦理：(1)國防部各幕僚單位呈部長、副部長、參謀總長，及各司令部幕僚單位呈司令之簽、稿，不論刪改或添註多寡，原則上應一律發回清簽、清稿。(2)其餘如有刪改、添註，以不影響整潔、清晰為原則，惟各級核稿人員須於刪改、添註處蓋章，但刪改、添註、塗改或覆蓋超過半行者，均應重新清簽、清稿。



(1)簽稿完成後，應以上齊右齊裝訂，附有附件、附錄紙張折疊應與簽稿紙張規格大小相同，以維整齊；另黏貼制式之標籤，附件標籤由上而下貼於文件之右邊緣，附錄標籤由右至左貼於文件之上端。(2)簽、稿放置順序如下： A 、簽稿併呈：簽呈在上，文稿在下。 B 、先簽後稿：文稿在上，簽呈在下。(3)附件放置順序應以簽稿內容說明先後順序由上而下排列為原則。



公文處理


速別區分：(1)公文收受者，自收到至辦畢之全程時限，依公文緩急以「最速件」、「速件」、「普通件」 3 種區別之。 A.最速件：隨到隨辦，以不超過 1 天（ 24小時）為原則。 B.速件：不超過 3 天。 C.普通件：不超過 6 天

公文處理公文處理


(2)公文內定有答復或辦畢時限，或法令另有規定時限之案件，未逾來文所訂期限，而實際處理日超過 6 日者，以 6 日計算；未超過 6 日者，以實際處理日計算，但應依前述（ 1 ）、（ 2 ）、（ 3 ）規定於完成處理時限內先簽請主官（管）核閱，事先瞭解處理原則及方法，有效稽催與管制。開會、會勘通知單等通知性質案件時限，以所指定開會、會勘日期後 3 天（不含例假日），為全程限辦日期，並將會議、會勘紀錄、提報單及相關資料併案歸檔。



(3)公文速別除「普通件」不須標明外，「最速件」及「速件」應按下列原則區分及標明： A 、對下行文，如案情確須於文到 1 或 3 日以內辦畢或呈報者，「速別」欄始可區分為「最速件」或「速件」。 B 、對上、平行文，如案情確須於文到 1 或 3日以內獲得核（回）復始能處置或採取行動之急要案件，速別欄始可區分為「最速件」或「速件」。 C 、限期公文，如有 2 個以上分行單位，而執行期限有緩急先後者，應於本文內分別區分之。



公文會辦：一、會辦公文，除案情簡單或經先行協調同意者以原簽呈或來文及稿件會簽外，其必須以書面會簽者，應使用會辦單送會，不得以其他格式用紙送會或簽退。

二、收會案件，除最速件及有時間性之案件應隨會隨辦外，其餘按速件時限（ 3天）處理，並按規定列入稽催，如確因研辦費時，無法依限會畢時，應按規定辦理展期，並通知送會單位。



三、各單位會辦案件均須經各業管主官親自核定後始可會辦或退會。

四、收會案件，除送會目的內容中，述明有時間性之案件應隨會隨辦外，其餘按最速件（ 1 天）、速件時限（ 3 天）等期限處理，並按規定列入稽催，如確因研辦費時，無法依限會畢時，應按規定辦理展期，並通知送會單位。



五、受會單位承辦人應填註收會、退轉時間（會畢時間由送會單位承辦人填註），俾明責任及稽催管制作業。

六、各級幕僚單位之間會辦公文應由相對單位主官蓋章為原則，若授權副主官蓋章時，應在職官章下簽註「代」字。



七、案件先經會簽，核定後不必再會稿，視需要以副本知會會辦單位（必須憑副本辦理簽證或為憑證者，受會單位應於受會時註明「請送副本」，其餘自行登記辦理，不再抄送副本）但奉核定事項如與原會簽意見有變更時，應於敘稿前先知會有關單位。



公文刪改應在原文字右上方用「○」圈去（誤圈或仍需保留者則在原字左下方用「△」符號註記），不可塗改，並在刪改處加蓋職官章。

批簽公文除另有指示者外，一律用「如擬」或「可」；核轉人員如無其他意見，原則上不另簽註「擬如擬」字樣；呈閱公文一律用「閱」或「悉」；判稿一律用「發」或「行」；如由次層長官先判發，再補呈閱者用「先發」。



代批代判者與上列方式同，惟應在職官章下署一「代」字。

批簽、判稿以用藍、黑、紅不褪色筆為原則。

遇長官臨時公出或其他事故不在辦公室，如案情緊急確實無法等候或延擱時，應由代理人（權責已奉核定者）核決，事後再補呈或面報。



機密公文處理：機密文書之處理，依「國家機密保護法」、「軍事機密與國防秘密種類範圍等級劃分準則」、「國軍保密實施規定」、「國軍資訊管理業務手冊」、「國軍檔案管理手冊」及其他有關規定辦理。

機密屬性之區分：「國家機密」、「軍事機密」、「國防秘密」或「一般公務機密」（刑法亦稱「國防以外秘密」）等 4 種；另含「國家機密亦屬軍事機密」、「國家機密亦屬國防秘密」，保密警語章計 6 種。



機密公文處理 ( 續 1) ：凡區分為「密」級（含）以上公文，於簽辦（簽呈、撰稿、會辦）處理時，除應依公文製作要求註記機密等級、屬性、保密期限或解密條件等「機密要件」外，並應左上角加蓋藍色密等斜線章戳，且分別依據公文之「機密屬性」，右上角加蓋「保密警語」章戳 ( 本件屬００００如有妨害機密維護者依相關法律偵辦 ) 。



機密公文處理 ( 續 2)：各機密等級之保密期限：(1)絕對機密：不得逾 30年。(2)極機密：不得逾 20年。(3)機密：不得逾 10年。(4)一般公務機密：原則不得逾 10年，並視各適用法律律定之保密期限；另若涉及人身保護之資訊，非經當事人同意，則應永久保密。(5)涉及國家安全情報來源或管道之「國家機密」，應永久保密。



章戳簡介：(1)印信：使用於「呈 ( 副本不蓋職章 ) 、令 ( 不蓋職章 ) 」。《印：將級為銅質，校尉級為木質；職章：將級為銅質，校尉級為角質「黑色」》。由文卷室負責用印，用色：紅色。(2)簽字章：使用於「函」 ( 職稱軍種階級姓名 )《代替印信用章戳》。由文卷室負責蓋章，質料：木質，用色：藍色。(3)條戳：使用於「書函、開會通知單」( 單位全銜 )《代替印信用章戳》。由文卷室負責蓋章，質料：木質，用色：藍色。



章戳簡介 ( 續 ) ：(4)騎縫章：使用於公文及簽呈與文稿。《公文用》例：「國防大學騎縫之章」。《簽呈與文稿用》教學支援中心─例「國防大學理工學院教學支援中心騎縫之章」由文卷室及各單位承辦人負責蓋章，質料：木質，用色：紅色。(5)職官章：使用於批示及處理簽呈與文稿；單位銜稱過長得用簡稱，惟使用簡稱之單位應簽奉核准。《公文用章戳》



一位國文老師的告白

這次出的作文題目是：美食與我我非常沾沾自喜，相當期待這麼生活化又簡單的題目，一定能讓他們發揮的淋漓盡致，可以減輕我每次改作文到快往生的噩運 !!!

沒想到我錯了 !!!!!!!這些天兵天將們每個都是未來的棟樑 ????…節錄一些下來 :

錯誤態樣錯誤態樣


1.我最喜歡吃的食物是生魚片，但是生魚片最讓我困擾的地方就是他的魚刺很多。( 師： ?)

2.我最喜歡吃的食物是生魚片，唯一美中不足的是，他總是沒煮熟。 ( 師： ??)

3.我最喜歡吃的美食是青菜，青菜中最喜歡吃的美食是白菜，為什麼喜歡吃白菜呢？因為他是青菜的一種。（師：繞口令嗎？）



4.我最喜歡吃滷肉飯跟貢丸湯，他們對我來說不只是一種美食，而是……兩種美食。（師：真是謝謝你的數學教學）

5.我最喜歡吃外婆煮的菜，裡面包含了很多愛心，但是萬一外婆死了我就吃不到了，所以我要趁外婆還活著的時候，叫他每天煮三餐給我吃。（師：這算虐待老人嗎？）



6.我最喜歡吃那種在外面跑的雞肉。（師：所以你要吃雞肉前都要追著他跑？）

7.我最喜歡吃美食，是那種出現陸地上，天天都看的到的那種肉。（師：人肉？）

8.我對美食的要求很嚴格，他不能是由一位傷心的廚師做出來的。（師：是黯然銷魂飯嗎 ? 連續劇看太多了，孩子…）



9.媽媽很厲害，他下廚以後，可以把一顆蛋變成一顆荷包蛋。（師：啊不然咧？）

10.每次媽媽煮完菜我們全家都會歡呼，於是媽媽就走進廚房再做第二道。（師：原來你家都是一道菜煮完再煮一道…）



11.我很喜歡跟爸爸去逛夜市，因為美食都能讓我感到垂涎三尺，只要我看到那些食物出現，就會跟爸爸說我要吃這個我要吃那個結果我當然什麼都沒吃到。（師：好心酸的孩子…）

12.世界上美食很多，其中我最喜歡吃的外國料理是台南擔仔麵。（師：同學，請問你是哪國人？）



13.我最喜歡吃媽媽煮的菜，跟外面賣的差的可遠呢 !（師：那到底是好吃還是不好吃？）

14.我吃東西總是又快又急，沒辦法，熟能生巧嘛 !（師：我呼吸總是又快又急，沒辦法，熟能生巧嘛…！）



師云：有前輩說：他上輩子殺了人，所以這輩子處罰他當老師。唉 ...我想我不只殺了人，還是………………殺 .. 錯 .. 人… .才會淪落到當國文老師………

各位同學：好好寫作…別讓你的老師蒙羞汗顏…



報告完畢報告完畢

祝大家健康、進步祝大家健康、進步 !!

Documents

99公文寫作與處理 (1)