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Aplicação de Compras
baseada em GED e
Workflow
Aplicação de Compras
baseada em GED e Workflow
Bruno [email protected]
Bruno Crotman
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Aplicação de Compras
baseada em GED e
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Motivação
O departamento de compras é uma área vital dentro da empresa.
Quando este departamento trabalha com agilidade e eficiência, adquirindo insumos de forma rápida, barata e adequada às requisições, todos os outros órgãos são beneficiados.
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Motivação
Nunca estivemos em um ambiente corporativo tão complexo quanto o de hoje.
O dinamismo do mercado é imenso.
A diversidade de produtos e fornecedores exige que se adote uma solução inteligente para tornar o departamento de compras uma vantagem competitiva da empresa.
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Motivação
Um sistema que controle o processo de compras pode ser modelado com perfeição através de uma boa ferramenta de GED e Workflow.
Assim, pode-se implantar o sistema sem mudar abruptamente a rotina do trabalho de uma equipe que já venha executando seus processos com a eficiência possível em um esquema de trabalho manual.
Este tipo de sistema será mostrado na palestra, com suas funcionalidades.
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Workflow
Exemplo de sistema de workflow
Um exemplo de processo de compras mapeado pelo Workflow é o do trabalho de cotação simultânea de um grupo de itens, que vêm de requisições feitas pelo ERP. Os itens podem ser acompanhados, por exemplo, até o comprador verificar se o ERP indica que os itens foram entregues. Ou o próprio sistema de workflow pode monitorar a base do ERP
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Exemplo de sistema de workflow
Os fornecedores recebem mensagens eletrônicas para acesso via internet a uma tela onde ele pode inserir sua cotação
São gerados mapas comparativos entre os fornecedores contatados.
O processo passa por aprovação eletrônica em um, dois ou mais níveis.
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Exemplo de desenho de fluxo
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Cadastro de solicitações
Nesta etapa, o usuário cadastra as informações principais do processo de cotação e escolhe os itens a serem comprados
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Cadastro de solicitações
Esta figura mostra a relação dos itens a serem cotados, na tela da etapa de cadastro
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Cadastro de solicitações
Nesta figura podemos ver os atributos cadastrados para cada item a ser cotado.
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Cadastro de solicitações
No momento de inserir um item no processo, o usuário pode buscar descrições anteriores inclusive na base do sistema de ERP.
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Seleção de fornecedores
Nesta etapa, além de utilizar as funcionalidades da etapa de cadastro, o usuário seleciona os fornecedores que participarão da cotação.
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Seleção de fornecedores
Nesta figura é exibida a lista de fornecedores escolhidos para o processo.
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Seleção de fornecedores
A partir desta etapa e nas etapas posteriores do processo, é possível imprimir um fax, formatado segundo o padrão da empresa, para informação ao fornecedor-candidato sobre os itens a serem cotados.
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Seleção de fornecedores
Esta figura mostra a continuação da impressão do fax
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Seleção de fornecedores
A qualquer momento, o usuário pode inserir documentos anexos ao processo, que podem ser visualizáveis pelos fornecedores escolhidos ou não
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Seleção de fornecedores
A qualquer momento, também, o usuário pode ver um histórico de todas as ações tomadas a respeito do processo.
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Resposta dos fornecedores
Quando o processo é de envelope aberto, o usuário do dep. de compras pode inserir cotações para os fornecedores. No caso de envelope fechado, apenas o fornecedor pode inserir sua cotação até o momento em que acaba o prazo limite estipulado
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Resposta dos fornecedores
Continuação da tela de resposta às cotações.
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Resposta dos fornecedores
O fornecedor acessa as telas de resposta às cotações através de um link enviado a ele por mensagem eletrônica.
O login e a senha a serem usados no acesso pelo fornecedor são enviados também por mensagem eletrônica.
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Análise Prévia / Análise técnica e Renegociação
Nestas etapas, o usuário pode visualizar o mapa comparativo, que indica o menor preço de cada item e o menor preço global. O usuário também pode atualizar as cotações, de acordo com as renegociações.
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Análise Prévia / Análise técnica e Renegociação
Continuação do mapa comparativo. O mapa é formatado com quebras de página, para melhor visualização na impressão
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Escolha dos vencedores
Nesta etapa, o fornecedor escolhe os vencedores de cada um dos itens da cotação
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Aprovação nível 1 e Aprovação nível 2
Existem dois níveis de aprovação, onde os aprovadores visualizam os mapas comparativos, as justificativas para escolha de cada item a ser comprado e todo o histórico de ações do processo
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Conclusão
Com este fluxo de trabalho funcionando, em interfaces de tecnologia web, em ambiente de intranet e Internet, o aumento de eficiência é garantido.
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Conclusão
Inúmeras outras vantagens advêm da implantação um sistema como este: As operações de auditoria em processos de compra ficam extremamente facilitadas.
Toda a negociação é armazenada, todo histórico de cotações e toda a documentação pode ser avaliada por uma equipe de auditoria interna à empresa e externa à equipe de compras.
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Conclusão
O histórico de compras passadas evita que novos erros sejam cometidos e baliza a compra de novos produtos.
Os relatórios gerenciais dão ao chefe do departamento as indicações de onde estão os gargalos do processo, quais peças da equipe estão sobrecarregadas ou ociosas e ajuda a mostrar ao resto da empresa a importância do trabalho de seu órgão.
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Conclusão
Um sistema completo como este, nas mãos de uma empresa experiente, baseado em uma ferramenta top de mercado, pode ser implantado em apenas três meses. Após a implantação, a empresa pode usufruir todas as benesses de possuir efetivamente uma nova vantagem competitiva: a eficiência na aquisição de seus insumos.
