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UNIVERSIDADE CANDIDO MENDES
FACULDADE INTEGRADA AVM
PÓS-GRADUAÇÃO LATO SENSU
A CENTRALIZAÇÃO DAS COMPRAS COMO MEDIDA PARA A
REDUÇÃO DOS CUSTOS DE ESTOQUES.
Por: CARLA DA COSTA SANTORO
Orientador
Prof. JORGE TADEU VIEIRA LOURENÇO
Rio de Janeiro
2012
2
UNIVERSIDADE CANDIDO MENDES
FACULDADE INTEGRADA AVM
PÓS-GRADUAÇÃO LATO SENSU
A CENTRALIZAÇÃO DAS COMPRAS COMO MEDIDA PARA A
REDUÇÃO DOS CUSTOS DE ESTOQUES.
Apresentação de monografia à AVM Faculdade
Integrada como requisito parcial para obtenção do
grau de especialista em. Logística.
Por:. Carla da Costa Santoro
Rio de Janeiro
2012
3
AGRADECIMENTOS
Em primeiro lugar agradeço a Deus por ter proporcionado tantos momentos de felicidade em minha vida e por todas as vezes que me deu forças para enfrentar diversos desafios.
Aos meus Pais, Giovanni e Celia, que me deram toda estrutura para que me tornasse à pessoa que sou hoje. Pela confiança e pelo amor que me fortalecem todos os dias.
Às minhas irmãs Claudia e Catia, por estarem sempre presente, na minha vida a cada dia nos tornamos mais amigas. Não é manas?
Às minhas amigas Flavia e Andréia que, ao longo desses meus cinco anos, posso considerar como verdadeiras amigas.
Enfim, a todos que, direta ou indiretamente, contribuíram para a obtenção deste título.
Muito Obrigada!
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DEDICATÓRIA
Dedico este trabalho às pessoas mais importantes da
minha vida: meus pais, Giovanni e Celia, as minhas irmãs
Claudia e Catia, que confiaram no meu potencial para
esta conquista. Não conquistaria nada se não estivessem
ao meu lado. Ao meu sobrinho Lucca pelos dias que não
pude lhe dar atenção. Dedico ao meu grande amigo
Bruno Correia por toda ajuda para a realização deste
trabalho. Obrigada, por estarem sempre presentes a
todos os momentos, me dando carinho, apoio, incentivo,
determinação, fé, e principalmente pelo Amor de vocês.
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RESUMO
O presente trabalho tem por objetivo compreender como o processo
de centralização de compras pode contribuir para a redução de custos nas
organizações. Este é um estudo teórico de conceitos relacionados a
armazenagem, transporte, compras e logística.Com este estudo é possível
compreender a importância da integração dos compradores com o seu
ambiente interno e externo, o que trará maior suporte a este processo. Uma
das soluções encontradas pelas empresas é a busca por profissionais mais
qualificados,utilizando técnicas de negociação em conjunto com sistema de
informação adequados , estabelecendo procedimentos padrões para as
compras.
6
METODOLOGIA
O presente estudo tem como referencias metodológica, a pesquisa
bibliográfica.
Pesquisa bibliográfica é o estudo sistematizado desenvolvido com
base em material publicado em livros, revistas, jornais, redes eletrônicas, isto é,
material acessível ao público em geral. Fornece instrumental analítico para
qualquer outro tipo de pesquisa, mas também pode esgotar-se em si mesma. O
material publicado pode ser fonte primária ou secundária. (GIL, 2000, p.45)
A pesquisa bibliográfica foi desenvolvida em diversas etapas. Após a
escolha do tema, foi realizada a definição do levantamento bibliográfico
preliminar.
Este plano de pesquisa foi a base inicial da pesquisa bibliográfica.
Realizada a partir de consultas feitas em sites acadêmicos, livros e trabalho
que são relacionados com o tema abordado.
Sobre as etapas da leitura do material bibliográfico, inicialmente teve
uma leitura exploratória em torno do tema, tendo como objetivo verificar o
conteúdo das obras que são de interesse à pesquisa.
O universo pesquisado foi composto por livros, revistas, artigos entre
outros. O levantamento realizado por meio da fundamentação teórica leva-se a
obter informações de suma importância para realização deste trabalho.
7
SUMÁRIO
INTRODUÇÃO 8
CAPITULO I
O USO DA CENTRALIZAÇÃO DE COMPRAS NA REDUÇÃO DE
CUSTOS DE ESTOQUES, VISANDO UM PODER DE BARGANHA
MAIOR DURANTE UM PROCESSO DE AQUISIÇÃO
10
CAPITULO II
CENTRALIZAÇÃO DE COMPRAS 17
CAPÍTULO III
REDUÇÃO DE CUSTOS DE ESTOQUES 30
CONCLUSÃO 36
BIBLIOGRAFIA CONSULTADA 38
ÍNDICE 40
ÍNDICE DE FIGURAS 41
8
INTRODUÇÃO
um dos temas mais discutidos nas empresas é a redução de custos
e melhor forma de atender as necessidades dos clientes, diante desse cenário
que as empresas precisaram desenvolver uma estratégia logística.
O trabalho apresentará a partir do conceito como as organizações
poderão tratar as suas atividades logísticas, gerenciando os materiais do ponto
de aquisição até o ponto de consumo.
O plano de pesquisa apresenta como tema proposto o uso da
centralização de compras na redução dos custos de estoque, visando o poder
de barganha maior durante o processo de aquisição. Veremos de acordo com o
conteúdo o desenvolvimento do título que por sua vez será abordada a
centralização das compras como medida para a redução dos custos de
estoque.
O problema apresentado apresenta uma questão de como obter os
melhores preços e condições de pagamento com o objetivo de reduzir os
custos de aquisição de produto.
Na justificativa apresentada serão analisadas as formas de compras
utilizadas pelas diversas organizações para a compra de materiais. Com o
objetivo de obter um lote que atenderá todas as unidades por um custo menor.
A atividade ultrapassou o campo militar, e hoje, inclusive, ganha
cada vez mais status estratégico nas iniciativas públicas e privadas,
aumentando as oportunidades de emprego para profissionais da área
Neste trabalho, conforme será analisado no capitulo I à centralização
de compras como a melhor forma para reduzir os custos de estoque das
empresas.
Abordará as vantagens da centralização de compras. Nos últimos
9
anos, a logística vem apresentando uma evolução constante, sendo hoje um
dos elementos-chave na formação da estratégia competitiva das empresas.
A logística é um verdadeiro paradoxo: é, ao mesmo tempo, uma das
atividades econômicas mais antigas e um dos conceitos gerenciais mais
modernos.
O mercado de logística, em geral, acompanha a própria evolução da
economia. No contexto atual, é natural que a logística, associada a todo fluxo
de mercadorias cresça.
O Capitulo II descreverá que o grande avanço da tecnologia fez
com que o conceito de compras fosse visto como um processo contínuo que
visava integrar os fornecedores aos processos da organização. Deste modo,
seria possível, adquirir vantagens competitivas oriundas de reduções de
custos, desenvolvimento tecnológico, melhoria da qualidade e redução do
tempo do ciclo de desenvolvimento dos produtos.
A gestão de compras passou a ser uma função estratégica dentro
das organizações, visando uma integração entre os fornecedores e clientes
com finalidade de melhores condições de fornecimentos através de
negociações.
O capitulo III demostrará que o gerenciamento dos estoques nas
empresas é fundamental para a diminuição dos custos. Estoques elevados e
precariamente administrados são fatores que oneram o preço final dos
produtos, bem como uma aplicação indevida do capital de giro das empresas.
A competitividade das empresas no mundo globalizado exige uma
correta manutenção desse ativo, sendo fundamental manter apenas as
quantidades necessárias para a produção.
A correta gestão de estoques na cadeia de suprimentos não pode
ser efetuada isoladamente, algumas medidas de controle podem ser
implementadas pela empresa.
10
CAPITULO I
O USO DA CENTRALIZAÇÃO DE COMPRAS NA
REDUÇÃO DOS CUSTOS DE ESTOQUE, VISANDO UM
PODER DE BARGANHA MAIOR DURANTE O
PROCESSO DE AQUISIÇÃO
As empresas procuram profissionais que viabilizem o funcionamento
da produção com maior competitividade e redução de custos, uma vez que o
desenvolvimento das tecnologias da informação e comunicação trouxe novas
possibilidades.
Embora o conceito de Supply Chain Management ainda esteja
sendo desenvolvido e não exista uma metodologia única para a sua
implementação, a sua adoção poder ser uma fonte potencial de obtenção de
vantagem competitiva para as organizações e mostra-se como um caminho a
ser seguido pelas demais.
O gerenciamento dos estoques nas empresas é fundamental para a
diminuição dos custos.
Estoques elevados e precariamente administrados são fatores que
oneram o preço final dos produtos, bem como uma aplicação indevida do
capital de giro das empresas.
A competitividade das empresas no mundo globalizado exige uma
correta manutenção desse ativo, sendo fundamental manter apenas as
quantidades necessárias para a produção.
A correta gestão de estoques na cadeia de suprimentos não pode
ser efetuada isoladamente, algumas medidas de controle de produção podem
ser implementadas pela empresa.
11
Porém, é fundamental que a cadeia de suprimentos esteja no
mesmo nível de evolução e a relação cliente-fornecedor tenha um sincronismo
total.
Segundo Ballou (1998):
a logística empresarial estuda como a administração pode prover melhor o nível de rentabilidade nos serviços de distribuição aos clientes e consumidores, através de planejamento, organização e controle efetivo para as atividades de movimentação e armazenagem que visam facilitar o fluxo de produtos.
A Logística há algum tempo atrás tinha como foco principal a
redução de custos pelas empresas que a utilizavam.
Figura 1 - Fluxograma da Rotina da Gestão de Compras ( Extraída de ARNOLD1, 1999, p.209)
12
Houve uma atualização neste conceito e atualmente no meio
empresarial a logística tem como objetivo ser uma ferramenta de
integralização, gerenciando a cadeia de suprimentos em sua totalidade, cujo
principal objetivo está em dar suporte às empresas em suas decisões
estratégicas, tornando viável a eficiência quanto ao atendimento das
expectativas e necessidades do cliente final.
Conforme Bowersox (2001):
É de competência da logística a coordenação de áreas funcionais da empresa, desde a avaliação de um projeto de rede, englobando localização das instalações (inclusive estrutura interna, quantidade), sistema de informação, transporte, estoque, armazenagem, manuseio de materiais até se atingir um processo de criação de valor para o cliente.”
A Logística nasceu da importância da redução de custos nas
empresas e na maior importância que se dá hoje em atendimento das
necessidades dos clientes.
1.1 A centralização das compras como medida para a
redução dos custos de estoques.
A logística estuda como a administração, pode prover melhor nível
de rentabilidade nos serviços de distribuição aos clientes e consumidores, por
meio de planejamento, organização e controles efetivos às atividades de
movimentação e armazenagem, que visam facilitar o fluxo de produtos.
A logística é um assunto vital à competitividade das empresas nos
dias atuais, podendo ser um fator determinante do sucesso ou fracasso das
empresas.
Pode-se observar que Pozo (2000, p.10) considera:
13
A logística empresarial trata de todas as atividades de movimentação e armazenagem que facilitam o fluxo de produtos desde o ponto de aquisição da matéria-prima até o ponto de consumo final, assim como dos fluxos de informação que colocam os produtos em movimento, com o propósito de providenciar níveis de serviço adequados aos clientes a um custo razoável.
Para Ballou (2001) entende-se que fazem parte da logística tudo
aquilo que envolve o transporte de produtos (entre clientes, fornecedores e
fabricantes), estoque (em armazéns, galpões, lojas pequenas ou grandes) e a
localização de cada participante da cadeia logística ou cadeia de suprimentos.
Poderá ser, portanto, o caminho para a diferenciação de uma
empresa aos olhos de seus clientes, para a redução dos custos e para
agregação de valor, o que irá ser refletido num aumento da lucratividade.
Uma empresa mais lucrativa e com menores custos estará, sem
dúvida, em uma posição de superioridade em relação aos seus concorrentes.
Para Bowersox (2007), os relacionamentos comerciais,
visandosuperar os desafios do comércio, tornavam possível o benefício da
especialização.
A especialização possibilitava a economia de escala e logo as
empresas começaram trabalhar de maneira estratégica em suas competências.
Sendo assim, se fortalecia a percepção de que trabalhar em conjunto era o
caminho para o sucesso da empresa, no longo prazo.
Entretanto, somente num passado recente é que as organizações
empresariais reconheceram o impacto vital que o gerenciamento logístico pode
ter na obtenção da chamada vantagem competitiva (CHRISTOPHER, 1997).
Para Bowersox & Closs (2001), em concordância com Novaes
(2001), relatam que, antes da década de 50, não havia conceito formal ou
teoria sobre logística integrada.
14
Nessa época, as funções hoje aceitas como logísticas eram
geralmente consideradas como operações de apoio ou de suporte, um centro
de custos.
Segundo Moura (2004), a armazenagem possui ainda um aspecto
de elevada consideração que é a capacidade de causar impacto direto nos
custos do negócio como um todo, pois assimila significativa parcela dos custos
logísticos considerados à cadeia como um todo.
Figura 2 - Recebimentos de Materiais ( Extraída de ARNOLD2, 1999, p.220)
Partindo para uma análise mais detalhada, vamos observar que,
quando falamos em redução de custos de transporte, temos a intenção de
desonerar valores gastos com movimentações desnecessárias ou excessivas
dos produtos ao longo da cadeia, o que obviamente causará custos agregados
15
ao produto final, onde estrategicamente a opção pela armazenagem
operacionalmente bem aplicada, pode ser uma alternativa interessante também
economicamente.
Pode ser justificada a opção pela armazenagem de produtos seja
em qualquer fase (matéria-prima, semiacabado ou acabado), pela autonomia
que se pode ganhar sobre a linha de ação a ser tomada frente às prioridades
aparentes do mercado como: variáveis envolvendo o mercado de transporte
quando das suas oscilações, administração entre demanda e oferta, auxílio
estratégico para o processo de produção e como apoio comercial e ferramenta
de marketing (FLEURY et al., 1998).
Essa última mostra a premissa essencial que fundamenta o moderno
conceito logístico. Para Fleury et al. (2000), na base desse está o entendimento
de que a logística deve ser tida como um instrumento de marketing, uma
ferramenta gerencial, capaz de agregar valor por meio dos serviços prestados.
Além desse aspecto, deve ser ressaltado que a logística deve
atender os níveis de serviço ao cliente definidos pela estratégia de marketing,
ao menor custo total de seus componentes, ou seja, o somatório dos custos de
transporte, armazenagem, processamento de pedidos, estoques, compras e
vendas.
Tentativas isoladas de atuar sobre qualquer um desses podem
representar aumentos nos custos dos outros componentes, ou deteriorações
do nível de serviço. A fim de entender as oportunidades de redução de custo e
as suas implicações, o sistema deve ser visto como um todo (LAMBERT et al.,
1998).
Implica também em otimização de recursos, pois, se de um lado são
almejados o aumento de eficiência e a melhoria da qualidade de realização dos
serviços, do outro a competição no mercado obriga uma redução contínua de
custos.
16
Knowles (1922 apud BOYSON, 1999) salientou a importância da
logística na criação de valor ao afirmar que a melhoria do sistema de transporte
gera redução nos estoques, na quantidade e espaço de armazéns e na
necessidade de capital de giro.
Em 1922, Clark (1942 apud MENTZER; GOMES; KRAPFEL, 1989),
já reconhecia a importância dos serviços como parte integrante do pacote de
valor adquirido pelos consumidores ao afirmar que um serviço é, para o
comprador, uma parte do produto, uma parte daquilo que se está comprando
(CLARK, 1922 apud MENTZER; GOMES; KRAPFEL, 1989).
Para Christopher (1997), a logística é definida pelo gerenciamento
estratégico da aquisição, da movimentação e da armazenagem de materiais,
peças, produtos acabados e informações correlatas, através da organização e
seus canais de marketing, de modo a poder maximizar as lucratividades
presente e futura através do atendimento dos pedidos a baixo custo.
Recentemente têm-se identificado tendências em cadeia de
abastecimento e uma delas é o escalonamento.
O escalonamento se relaciona com a tendência de se reduzir
drasticamente o número de fornecedores, com a alteração da base de
fornecimento, que passa a ser configurada em múltiplos escalões. A segunda
tendência refere-se ao reconhecimento de que competidores estão cada vez
mais interdependentes.
17
CAPÍTULO II
CENTRALIZAÇÃO DE COMPRAS
Há alguns anos, o departamento de compras era visto apenas como
um setor burocrático, gerador de custos.
Hoje, porém, concentra grande atenção por parte dos dirigentes,
visto que através de pesquisas empíricas comprovou-se que entre baixar os
custos na compra ou aumentar o preço na venda, a empresa obtém melhor
rentabilidade se optar pela redução nos custos, ou seja, a área de compras
hoje passa a ser uma função estratégica.
Baily et al. (2000) afirma ainda que as grandes empresas tenham
optado pelos serviços de uma equipe especialista e dedicada em compras e
suprimentos.
2.1. Compras
A atividade de compras consiste em obter do exterior da empresa os
materiais, produtos e os serviços necessários a seu funcionamento, nas
quantidades e prazos estabelecidos, respeitando os níveis de qualidade
predefinidos e, ao menor preço que seja possível no mercado.
O termo compras refere-se ao gerenciamento das atividades diárias
do fluxo de materiais.
A atividade de compras é o processo pelo qual as empresas
definem os itens a serem comprados, identificam e comparam os fornecedores
disponíveis, negociam com as fontes de suprimentos, firmam contratos,
elaboram ordens de compras e finalmente, recebem e pagam os bens e
serviços adquiridos.
18
As empresas mediante a competição global buscaram meios de
reduzir custos de mão de obra, processos e materiais. A área de compras
tentou reduzir custos através de árduas negociações com fornecedores e da
adoção de práticas de terceirização.
O fracasso das práticas mais usadas de redução de custos gerou a
necessidade de obtenção de outras formas de extração de valor da área de
compras.
Apesar da constatação da necessidade de transformação, as
mudanças ainda são lentas e o foco da área de compras ainda reside em
processos funcionais.
A visão de compras está mudando, de uma função que executava
apenas atividades operacionais para uma função mais estratégica que contribui
efetivamente para o sucesso da organização.
A percepção de que a função compras não é mais uma atividade
rotineira de administração de “pedidos”, está mais reconhecida.
Os objetivos da atividade compras são amplos e atendem a todos os
tipos de empresas, industriais e varejistas. Porém, no varejo, além das
atividades tradicionais, a área de compras deve conhecer as necessidades dos
consumidores locais e definir o mix de produtos adequado a cada região.
Conduzir negociações com fornecedores que assegurem a
disponibilidade dos produtos no tempo, quantidade, qualidade e custo
adequados - Os interesses conflitantes da negociação têm que ser bem
administrados para que tanto o comprador e o fornecedor fiquem satisfeitos. De
um lado, o comprador quer obter as melhores condições de fornecimento. De
outro lado, o fabricante quer preservar sua lucratividade.
O papel e a contribuição desse departamento têm crescido muito
nos últimos anos. Há várias razões para essa mudança de importância e
reconhecimento, como a vantagem competitiva, os avanços tecnológicos, as
19
políticas governamentais, a concentração de compras em poucos fornecedores
e a consciência ambiental.
Vantagens da Centralização:
Centralizar implica em um único preço de mercado para os itens,
isso, independente de sua localização geográfica, uniformizando ações;
A adoção de um procedimento padrão para todas as compras;
Atendimento mais eficiente em caso de falta de algum item em
qualquer unidade de negócios;
Apresenta uma melhor gestão dos estoques, com uma maior
eficiência no controle;
Vantagens da descentralização das compras:
As compras são feitas com maior rapidez;
A proximidade dos negócios cria maior afinidade entre os
profissionais de compras e os solicitantes;
Oferece uma maior autonomia e responsabilidade ao
administrador local;
Um modelo híbrido também pode ser adotado, com as compras
centralizadas de itens considerados de classe A e B, e a compra de materiais
de classe C adquirida por unidades isoladas.
O objetivo principal do profissional de compras é procurar entender
todas as necessidades de cada usuário, buscando as melhores alternativas
para atendê-los, é claro que isso deveacontecer seguindo as normas impostas
pela empresa.
O que levou a empresa a adotar a política de centralização das
compras é a vantagem competitiva em termo de preços. Com a negociação de
20
maior quantidade o comprador tem mais argumentos para realizar negociações
mais favoráveis para a empresa.
Pode-se considerar de acordo comCervi (2004):
Que há ganho competitivo também com relação ao controle dos volumes comprados proporcionados pela central de compras; e centralizar as compras pode ser um fator competitivo para as organizações, por incorrer em menores custos com possibilidade de aumentar o volume de produtos adquiridos, permitindo um ganho de escala nas negociações com os fornecedores.
Hoje, porém com a conscientização da alta direção, as atenções se
voltaram às atividades de compras com foco nas negociações. O autor faz
ainda outra analogia.
Com a globalização, expandiu-se muito a comercialização entre
países, porém Baily et al (2000) destaca que ainda existem alguns
compradores com resistência em explorar novos mercados, ou seja, tendem
sempre a buscar o mercado interno, sem analisar a viabilidade de importação.
A colocação do autor demonstra, portanto a necessidade em ter
profissionais qualificados cientes das novas tendências e necessidades, aptos
a desenvolver conceitos e técnicas que proporcionem grande impacto sobre as
compras tais como:
• EDI
• Just-in-time
• Manufatura e suprimentos enxutos
• Logística integrada
• Administração de qualidade total
• Conceitos de fluxo de valor
21
Entretanto, Baily et al (2000) destaca que além dessas práticas, para
que haja eficiência no setor de compras, é necessário ter uma função de
compras bem definida e desenvolvida onde as cadeias de suprimentos sejam
mais racionalizadas, com os fornecedores trabalhando mais próximos aos
compradores a fim de desenvolverem métodos e produtos adequados, de
forma a reduzir desperdícios e acompanhar as atividades dos concorrentes,
elaborando novas idéias e desenvolvendo novos produtos para que possam
atingir o consumidor suprindo suas necessidades e surpreendendo quanto as
suas expectativas.
Para Russel Sysons (apud Baily et al. 2000) acredita que quanto
maior a integração das áreas de compras com o departamento comercial e de
planejamento maior será a sua eficácia.
Em várias oportunidades as decisões profissionais de compra são
baseadas em um exaustivo trabalho de depuração das características técnicas
desejadas pelo solicitante que, em um primeiro momento, não estavam claras.
Atuar em conjunto com o usuário na exata identificação daquilo que
se necessita elimina riscos desnecessários, perigosos ou financeiramente
prejudiciais;
- O conhecimento obtido através de sucessivas atividades de
aquisição, concede aos compradores uma experiência de análise de cenários
mais propícios à identificação de oportunidades e diminuição de riscos.
Quantas áreas estariam aptas a conduzir ou analisar a compra de
um bem estrangeiro por importação direta X mercado local? Quantas teriam
acesso ao budget da empresa, servindo de ponte entre as demandas técnicas
e a capacidade de pagamento do setor Financeiro?
Obviamente, o setor de Compras recebe maiores cuidados quando o
assunto é o uso do dinheiro da empresa, o que, por consequência, atrai
maiores controles de preservação dos recursos e ativos das companhias.
22
Quando se ramifica a atividade de compra na organização, o
monitoramento tende a ser menos eficaz dada a descentralização da condução
dos processos.
A principal reclamação dos clientes de Compras está presente na
burocracia que toda a rotina do setor acarreta a cada processo de compra, o
que impede que os solicitantes tenham rápido acesso às necessidades. Porém,
a despeito da ausência de um planejamento que considere o tempo de
aquisição no momento da montagem das requisições (e isto ocorre muito), não
deixa de ser responsabilidade dos compradores agirem para que esta
percepção se reduza.
Somente assim, com um nível de serviço adequado, haverá uma
perfeita junção entre os aspectos tempo x segurança x preservação de
recursos.
Uma vez que no mercado competitivo, os custos de compra são cada
vez menos divergentes, o diferencial das empresas tem sido a redução dos custos
operacionais e ganho de argumentos para negociação.
A centralização das compras envolve menores custos de
processamento de pedido e possibilita a compra de maiores quantidades,
oferecendo ganho de escala nas negociações. Esta atividade, porém, envolve
vários fatores, dentro os quais se destaca a manutenção das informações do
processo logístico.
A preocupação em determinar quantidades exatas a serem compradas
é uma exigência deste processo, e as informações de vendas passadas e níveis
de controle de estoques ajudarão a prever a demanda futura da organização.
Para muitas empresas o custo do espaço físico e das atividades de
manutenção dos estoques é significativo na apuração do lucro final e a aquisição
de quantidades acima do necessário elevaria estes custos.
Ballou (1993) definiu como sendo três as atividades principais em
logística: transporte; processamento de pedido e; manutenção dos estoques. O
transporte refere-se à movimentação do produto entre unidades empresariais.
23
Manutenção dos estoques encarrega-se de proporcionar a
armazenagem das mercadorias, assim como controle o nível dos estoques
tentando sempre manter produtos a disposição para os clientes e, ao mesmo
tempo, gerar os menores custos para a empresa em relação a capital investido e
custos com armazenagem.
Cabe neste estudo detalhar duas dessas atividades: obtenção e
manutenção da informação.
A obtenção (BALLOU, 1993) é a atividade que busca disponibilizar o
produto para o ciclo logístico da empresa. Preocupa-se em selecionar as fontes
de suprimento e a quantidade a ser adquirida para que atendam a demanda no
tempo exato da necessidade.
Em relação à manutenção das informações Gomes e Ribeiro (2004)
afirmam que esta é essencial para a logística, pois, como qualquer outra
atividade, deve ter seu desempenho monitorado. Também, os autores
ressaltam que esse desempenho pode ser afetado pela quantidade obtida.
Para tonar a quantidade mais precisa-se determiná-la baseada na demanda
prevista a partir das informações contidas no sistema de informações logísticas
da empresa.
Wanke (2000) apresentam quatro questões básicas para a tomada
de decisão no momento de obtenção:
(1) quanto pedir;
(2) quando pedir;
(3) quanto manter em estoque de segurança e;
(4) onde localizar.
A gestão eficiente de estoques começa pela determinação das
quantidades ideais a serem pedidas. Contudo para que se possa determinar a
quantidade adequada, a empresa necessita de um sistema de controle e
gestão de estoques eficientes que lhe proporcione exatidão dos níveis de
24
estoques disponíveis assim como previsões sobre o fluxo de saída dos
produtos.
Ainda na visão de Wanke (2000) a atividade de obtenção precisa
envolver toda a cadeia de suprimentos para um planejamento eficaz. As
necessidades são previstas a partir da demanda de seus consumidores e o
tempo de ressuprimento precisa ser avaliado a partir da disponibilidade de
atendimento dos fornecedores. Isso implica em uma sintonia entre todos os
participantes da cadeia de suprimentos para que o processo apresente
melhores resultados.
O ato de centralizar a aquisição de mercadorias em um único ponto
é visto pelos empresários como uma possibilidade de ganho de escala nos
preços, a partir da compra de maior quantidade, pois, em compras individuais,
os gestores teriam menos argumentos para solicitar reduções na tabela de
preços dos fornecedores em virtude da baixa quantidade a ser adquirida.
(CERVI, 2004)
Bertaglia (2003) reforça esta afirmação e coloca como ponto
negativo a centralização o fato das compras descentralizadas serem atendidas
de maneira mais ágil.
2.2. Redução de custos de aquisição
O processo de aquisição apresenta-se importante para o ciclo
operacional da empresa. A aquisição inicia este ciclo e precisa de informações
exatas, em relação a níveis de estoques e previsão de demandas, para ser
eficiente.
Conforme a visão de Ballou (1993) manter certo nível mínimo de
estoques torna-se necessário para a empresa. Esta atividade tem a incidência
de custo de armazenagem ou manutenção física e custo financeiro do
investimento do capital de giro em estoques.
25
Além disso, o controle do nível de estoques proporciona a melhor
decisão de quanto pedir no momento da compra.
As vantagens apresentadas por Ballou (1993) em relação à correta
gestão dos estoques são: a melhoria dos serviços de atendimento ao
consumidor; os estoques agem como amortecedores entre a demanda e o
suprimento; podem proporcionam economia de escala nas compras e; agem
como proteção contra aumento de preços e contingências.
Devido à importância que a logística representa como fator
determinante do desempenho das empresas, caracterizando-se, cada vez
mais, como uma fonte potencial de vantagem competitiva e contribuindo de
forma significativa para a estrutura de custos, nos últimos anos, muitas
empresas estão concentrando seus esforços na melhoria de suas atividades
logísticas, como meio de minimização de custos globais e otimização dos
níveis de serviço.
É necessário que as empresas possuam formas de mensurar o
desempenho das operações logísticas das suas empresas de forma
quantitativa, assim o esforço de minimização dos custos das operações
logísticas podem ser avaliadas e analisadas de forma isolada, e posteriormente
agregados aos custos de cada empresa integrante da cadeia de suprimentos,
desde as que são fontes extrativistas, até as empresas que proporcionam o
acesso do produto às mãos do consumidor final (MOURA 2004).
Foi considerado na definição de custos logísticos, que as perdas são
fatores de trade-off’s
Ballou (1993) estabelece uma definição mais generalista, para o que
chama de “manifesto ou missão da logística”: A logística empresarial trata de
todas as atividades de movimentação e armazenagem que facilitam o fluxo de
produtos desde o ponto de aquisição da matéria-prima até o ponto de consumo
final, assim como dos fluxos de informação que colocam os produtos em
movimento, com o propósito de providenciar níveis de serviço adequados aos
clientes a um custo razoável.
26
Como parte dos objetivos mais gerais da companhia, a logística
empresarial procura atingir metas de processos de cadeia de suprimentos que
venham a conduzir a organização para os objetivos globais. Especificamente, o
propósito é desenvolver um mix de atividades logísticas do qual venha a
resultar o máximo retorno possível do investimento no menor prazo (MOTTA,
1993).
Essa meta tem duas dimensões:
1) o impacto do projeto do sistema logístico em termos de
contribuição de rendimentos;
2) o custo operacional e as necessidades de capital desse projeto.
Deve-se salientar que além de satisfazer a demanda,
providenciando a mercadoria ou serviço certo, no lugar certo, no tempo certo e
nas condições desejadas, a logística também deve estar alinhada com a
estratégia competitiva da empresa, desempenhando suas atividades ao menor
custo possível.
Segundo Gopal (1993), “A estratégia logística deve ser consistente
com os objetivos e estratégias organizacionais e deve ser desenvolvida
conjuntamente a ela, e não ser apenas um adjunto das estratégias de
marketing e produção”.
Bowersox (1996) retrata bem esse aspecto:
O principal desafio da logística é balancear as expectativas relacionadas ao nível de serviço e gastos, de maneira a alcançar os objetivos do negócio - a chave para alcançar a liderança logística é liderar a arte de casar a competência com as expectativas e demandas centrais dos consumidores. O objetivo típico das empresas é desenvolver e implementar uma competência logística que satisfaça as expectativas centrais dos consumidores a um custo total real. Muito raramente a estratégia logística desejada será constituída pelo menor custo total possível ou o maior nível de serviço possível.
27
Ao contrário dos lucros, os custos logísticos normalmente podem ser
determinados com toda a exatidão permitida pela prática contábil e são em
geral de dois tipos (BOWERSOX, 1996): custos operacionais e custos de
capital.
Os custos operacionais são os que ocorrem periodicamente ou
aqueles que variam diretamente de acordo com a oscilação dos níveis das
atividades. Salários, despesas com armazenamento em instalações públicas e
despesas administrativas e outros custos indiretos são exemplos de custos
operacionais.
Os custos do capital são gastos de uma vez e não variam com as
oscilações normais nos níveis de atividades. Exemplos disto é o investimento
numa frota privada de transporte, os custos de construção de armazéns
próprios nas empresas, e a compra de equipamento de manutenção e rolagem
de materiais.
Ainda segundo os autores, as empresas devem olhar para suas
redes logísticas, considerando-se a missão, o projeto e operação delas,
procurando alcançar três objetivos principais: satisfação dos clientes, lucro e
retorno sobre investimento a um nível aceitável. Em contrapartida, a empresa
deve arcar com três responsabilidades: entregar os produtos, operar ao menor
custo possível e investir em facilities.
De acordo com Lima (2000), a Logística Moderna está passando por
vários desafios. Um deles é saber gerenciar o relacionamento entre custo e
nível de serviço, o que se chama trade-off.
Nesse sentido, Lima (2000, p. 251) destaca que as exigências por
serviço são “redução do prazo de entrega; maior disponibilidade de produtos;
entrega com hora determinada; maior cumprimento dos prazos de entrega e
maior facilidade de colocação do pedido”.
Cada cliente possui um perfil, com isso suas necessidades e
exigências são diferenciadas. Então cabe às empresas o papel de garantir um
28
bom atendimento e uma boa distribuição de seus produtos, assim estarão
tornando-se mais competitivas no mercado.
Daí a importância de um bom gerenciamento de custos logísticos,
tendo em vista que oferecer melhores níveis de serviço requer maior custo.
Na visão de Bowersox e Closs (2001), o custo total é conceituado
“como o custo que inclui todos os gastos necessários para executar as
exigências logísticas”. O nível adequado de custos logísticos está relacionado
com o desempenho desejado de serviço.
A obtenção simultânea de grande disponibilidade, confiabilidade e
desempenho operacional tem um alto custo.
Desse modo, uma empresa que assume o compromisso com seus
clientes em termos de disponibilidade de estoque, prometendo entregas
rápidas, poderá aumentar seu custo logístico em comparação com um
compromisso menos ambicioso.
Portanto, a chave para alcançar a excelência logística é dominar a
arte de combinar competência com expectativas e necessidades básicas dos
clientes. Esse compromisso com o cliente é a base para a formulação de uma
estratégia logística
Essa competência é avaliada ou medida sob a ótica de
disponibilidade, sendo o mesmo que ter estoque para atender de imediato ao
pedido de um cliente, satisfazendo prontamente suas necessidades de
produtos. “A tecnologia está proporcionando atualmente novos meios de obter
alta disponibilidade de estoques sem investimentos elevados”. (BOWERSOX,
2001)
Ter mais produtos estocados é sinônimo de maiores custos, sendo
necessário administrar a situação de ter sempre disponibilidade de bens para o
cliente e gastar menos para mantê-los.
29
O desempenho operacional é medido pelo tempo gasto para
processar um pedido e entregar a mercadoria ao cliente, levando em
consideração a agilidade e a consistência da entrega, buscando sempre
prestar o serviço de maneira mais rápida.
O desempenho também é medido quando a empresa consegue
atender pedidos inesperados, mostrando assim seu grau de flexibilidade.
Também são analisados aspectos no que tange à falha e à recuperação.
Os clientes desejam uma entrega rápida e sem atraso dos produtos
desejados, caso isso não ocorra, a empresa perde valor para o cliente e Deve-
se analisar, também, que as empresas, os clientes e os mercados são
diferentes, precisando muitas vezes de serviços diferenciados.
Nesse sentido, os autores destacam dizendo: “[...] é necessário que
os executivos compreendam que os clientes são diferentes e que os serviços
devem ser ajustados de modo a satisfazer, de forma específica, às
preferências e ao potencial de comprados clientes”.
Portanto, para que a organização adquira valor perante o cliente, ela
precisa ter sempre produtos disponíveis para atendê-lo de imediato, cumprindo
como acordado, além de possuir grande flexibilidade em caso de emergências
e corrigir falhas ou realizar recuperações dentro de um tempo mínimo.
Tudo isso faz com que ela ganhe a confiabilidade, pois estará
executando serviços logísticos básicos de maneira eficiente e eficaz.
30
CAPÍTULO III
REDUÇÃO DE CUSTOS DE ESTOQUES
Uma área em que sempre é possível aperfeiçoar a partir de
inventários realizados, através da gestão de estoques. Dependendo do produto
com que a organização trabalha, o nível de estoques incorreto pode gerar um
aumento de custos, levando ao fim do projeto. Níveis adequados de estoques
têm impacto direto no giro de caixa e nos custos, e nunca será demais
melhorar a sua gestão.
Posicionar os estoques de maneira eficiente é o principal objetivo da
logística dentro do conjunto da cadeia de suprimentos. Nesse sentido a
logística torna-se o trabalho necessário para que as operações sejam eficientes
e o estoque esteja disponível no momento certo.
A logística deve combinar o gerenciamento dos pedidos, os
estoques, o transporte, o manuseio dos materiais, as embalagens, através da
rede de instalações que compõe a cadeia de suprimentos. A combinação
dessas funções, por parte da logística, é chamada de gestão da logística
integrada.
O conceito do modelo de gestão da cadeia de suprimentos, pode ser
entendido como uma forte colaboração entre as empresas, no qual o grau de
colaboração e parceria gera valor para todas as empresas que participam da
cadeia.
Segundo Bowersox (2007), para que uma cadeia de suprimentos
extraia o máximo de beneficio estratégico da logística, toda a gama de trabalho
funcional deve estar integrada. As decisões em uma área funcional terão
impactos sobre os custos das outras. É essa inter-relação de funções que
desafia a implementação bem sucedida da gestão da logística integrada.
31
Sendo assim, as cinco áreas do trabalho logístico são:
processamento de pedidos; estoques; transportes; armazenamento, manuseio
de materiais e embalagem; e rede de instalações.
Figura 3 - Logística Integrada (Extraída de BOWERSOX, 2007, p 29)
Do ponto de vista financeiro a área de compras adquire um papel
fundamental na lucratividade das empresas
Nesse cenário de competitividade e enorme pressão sobre custos,
Compras se sobressai pela enorme capacidade de contribuição para o alcance
dos objetivos empresariais.
Um pergunta natural a ser feita é: mas como reduzir os gastos de
compras?
É neste momento que entram os profissionais mais qualificados que,
utilizando técnicas de negociação aliadas a ferramentas de análise adequadas,
32
podem alcançar excelentes resultados. Reestruturações, otimizações de
processos, terceirizações, tudo (dentro dos limites éticos) é válido na guerra
pela competitividade.
Hoje são inúmeras as empresas que se preocupam com a
capacitação de compradores, tornando-os capazes de atuar no
desenvolvimento e gerenciamento do relacionamento com fornecedores,
implantação de sistemas de compras (como exemplo podemos citar as
compras eletrônicas – e-procurement) e de ferramentas de auxílio na análise
de gastos, além de alertarem os compradores para o gerenciamento dos
produtos e serviços adquiridos.
Em suma, podemos afirmar que o profissional de compras precisa
ter um profundo conhecimento das necessidades da empresa em que atua,
além de ter um profundo conhecimento do mercado fornecedor, de finanças,
das melhores práticas de compras e grande capacidade de negociação.
Além disto, os dados também mostram que empresas que tenham
estruturas de compras bem estruturadas e centralizadas conseguem 2,5 vezes
mais economias do que aquelas cujas estruturas são descentralizadas, com
compras sendo feitas pelos diversos departamentos da empresa. Estas
economias de uma área bem estruturada e centralizada geram um custo de
compras 18% menor.
Do ponto de vista estratégico a área de compras interfere no futuro
da empresa a partir do momento em que desenvolve fornecedores que tenham
um bom nível de qualidade, façam entregas no prazo e na quantidade
acordadas, que desenvolvam novos componentes e matérias primas etc.
3.1 Economia de Escalas
A economia de escala nas compras evidencia a importância da
análise dos níveis de estoques antes das compras.
33
Além de estabelecer o nível de estoques e sua localização por área,
o gestor deve monitorar e controlar os custos de pedir e de manter estoque
com a meta de encontrar um plano de suprimento que minimize o custo total.
Para tanto, é importante que a empresa mapeie com exatidão cada
um de seus fornecedores, conhecendo o tempo que necessitam para processar
o pedido, produzir e entregar os produtos de forma que não atrase a produção
e não deixe seus clientes insatisfeitos. Dessa forma, torna-se possível manter o
equilíbrio entre o custo total, a produção e o nível de serviço prestado aos
clientes, melhorando cada vez mais a imagem da empresa.
Pois se a empresa detém um volume alto de estoques e não realiza
esta prévia análise, as economias geradas pelas compras de lotes maiores
podem ser coberta por custos maiores na manutenção de estoques. Wanke
(2000) afirma que a preocupação de todos em reduzir os níveis de estoques é
por causa da diversidade e do número de produtos; dos elevados custos de
capital; e a redução do CCL – Capital Circulante Líquido para melhorar os
indicadores da empresa.
A precisão no planejamento das quantidades a serem compradas
depende da informação precisa dos níveis de estoques para determinar a
capacidade de absorção de novas aquisições dentro da empresa.
O acompanhamento dos níveis de estoques através de sistemas
informatizados é essencial, Segundo Ballou (1993) esse controle informatizado,
além de proporcionar maior acurácia, pode contribuir para a previsão de
vendas e de sazonalidades, pois gera relatórios mais eficientes do controle de
vendas.
Este estudo visa analisar as formas de compras utilizadas nas
empresas para a aquisição de produtos, de maneira que se chegue a uma
compra onde se possa obter um lote que atenda a todas as unidades de um
grupo por um custo menor.
34
A utilização da centralização das compras em um grupo que tenha
de atender a diversas unidades diferentes visa alcançar a possibilidade de
adquirir todos os produtos e bens necessários para suprir a empresa com o
menor custo possível fazendo uso da economia de escala
O estudo da economia de escala através da centralização de
compras com o objetivo de redução de custos.
Demonstrar vantagem da centralização de compras tais como:
aquisição de maiores lotes com menores custos, possibilidade de melhores
condições de pagamentos.
Comentar o fortalecimento da cadeia de suprimentos gerado com a
centralização de compras.
3.2 Estoque de Segurança
O estoque de segurança garante a redução de erros devido a
previsão de demanda, falta de confiança nas entregas devido a atrasos no
ressuprimento de materiais, rendimento da produção abaixo do esperado.
Apesar de o estoque de segurança lembrar todas as falhas que
estão por trás dos processos, ele ainda ajuda a lidar com essas incertezas,
presentes em praticamente todos os processos logísticos, pois é vital para a
empresa manter boas práticas de gestão com a finalidade de cumprir os prazos
e metas estabelecidas.
Porém dimensioná-lo corretamente é um fator preocupante na
gestão.
Algumas empresas não se baseiam em informações precisas e
temem a falta de estoques para atendimento ao cliente pois a oferta é menor
que a demanda, gerando um aumento excessivo na quantidade de segurança
de estoque. A conseqüência é clara, havendo aumento de dinheiro
empregado e perdas na lucratividade pelo material parado no estoque.
35
Uma hipótese a ser observada no momento do dimensionamento do
estoque de segurança deve ser: qual é o nível de estoque que irá assegurar o
nível de serviço ao cliente desejado pela empresa.
36
CONCLUSÃO
O resultado gerado pela otimização torna-se adequado quando bem
aplicado e fornece soluções robustas e viáveis operacionalmente. Além disso,
de acordo com a sua perfeita utilização, pode demostrar significativa e passível
a redução de custos de implantação imediata, dada a não necessidade de
investimentos adicionais já que o modelo elaborado considera as restrições da
infra-estrutura existente atualmente.
A tentativa de otimização de cada um dos componentes,
isoladamente, não leva a otimização de todo o sistema. Ao contrário, leva a
sub-otimização. Tal princípio é normalmente conhecido como trade-off, ou seja,
o princípio das compensações, ou perdas e ganhos.
O objetivo deste trabalho foi dar ênfase na obtenção da vantagem
competitiva por meio da redução dos custos logísticos.
O trabalho apresentou a logística no atual mundo dos negócios.
Com grande importância para as empresas, principalmente no cenário de
elevada concorrência, isso exige das empresas uma busca constante por maior
competitividade, redução de custos e melhor atendimento das exigências e
desejos dos consumidores.
Foi visto que para disponibilizar o produto no prazo, na quantidade e
momento certo e com o menor custo possível, as empresas estão utilizando
como estratégia acentralização de suas compras. Nesse estudo foram
analisadas todas as vantagens e desvantagens dessa estratégia.
Verificamos que para a centralização de compras funcionar é
necessário ter um profissional qualificado, com habilidade e visão de
negociação,que atue de forma pro ativa, um profissional que mantenha um
bom relacionamento interno e externo.
Vimos que para alcançar à liderança logistica a empresa deve ter
gestores que saibam liderar com a arte de casar a competência com as
expectativas e demandas dos consumidores.
37
Foi analisado que a empresa necessita de um sistema de controle e
gestão de estoques eficientes que lhe proporcione exatidão dos níveis de
estoques disponíveis assim como previsões sobre o fluxo de saída dos
produtos, evitando excessos nas compras de materiais mas que contudo
obtenha uma quantidade adequada de estoque, para que assim aconteça uma
gestão eficiente.
Segundo Christopher (1997), a logística é definida pelo
gerenciamento estratégico da aquisição, da movimentação e da armazenagem
de materiais, peças, produtos acabados e informações correlatas, através da
organização e seus canais de marketing, de modo a poder maximizar as
lucratividades presente e futura através do atendimento dos pedidos a baixo
custo.
Conclui-se que este trabalho, que para as organizações terem um
maior desempenho na redução de custos é preciso haver uma integração em
todos os departamentos sendo eles: compras, comercial e planejamento
obtendo maior eficiência e eficácia.
Este estudo serve de base para consulta e para futuros trabalhos de
pesquisas bibliográficas, contribuindo para enriquecer o conhecimento para os
futuros profissionais da área administrativa e para aos demais cursos.
38
BIBLIOGRAFIA
BALLOU, R. H. Logística Empresarial: transportes, administração de
materiais e distribuição física. São Paulo: Atlas, 1993. 392p.
________________. Business Logistics Management.englewood cliffs:
prentice hall, 1998
________________. Logística Empresarial: transportes, administração de
materiais e distribuição física. São Paulo: Atlas, 1993. 392p.
________________. Gerenciamento da Cadeia de Suprimentos:
planejamento, organização e logística empresarial. Porto Alegre: Bookman,
2001. 532p.
BOWERSOX, D. J.; CLOSS, D. J. Logistical Management: the Integrated
supply chain process. New York: McGraw-Hill, 1996. 730p.
______________________________. Gestão da Cadeia de Suprimentos e
Logística – Editora Campus/Elsevier, 2007.
BOWERSOX, Donald. Logística Empresarial: o processo de integração da
cadeia de suprimentos. São Paulo: Atlas, 2003
EBAH. Ebah. Gestão de Compras, 2012. ISSN ISBN. Disponivel em:
<http://www.ebah.com.br/content/ABAAABOmwAA/gestao-compras>. Acesso
em: 29 Janeiro 2012.
FLEURY, P.F.; WANKE, P.; FIGUEIREDO; K.F. Logística Empresarial: a
perspectiva brasileira. São Paulo: Atlas, 2000. 372p.
LOGÍSTICA Descomplicada. Logística Descomplicada, 2012. ISSN ISBN. Disponivel em: <http://www.ebah.com.br/content/ABAAABOmwAA/gestao-compras>. Acesso em: 30 Janeiro 2012.
39
POZO, Hamilton. Administração de Recursos Materiais e Patrimoniais: uma
abordagem logística. São Paulo: Atlas, 2001.
SAÚDE Web. Sáude Web, 2012. ISSN ISSN. Disponivel em: <http://saudeweb.com.br/blogs/a-logica-da-centralizacao-de-compras/>. Acesso em: 30 Janeiro 2012.
40
ÍNDICE
FOLHA DE ROSTO 2
AGRADECIMENTO 3
DEDICATÓRIA 4
RESUMO 5
METODOLOGIA 6
SUMARIO 7
INTRODUÇÃO 8
CAPITULO I
O USO DA CENTRALIZAÇÃO DE COMPRAS NA REDUÇÃO DOS CUSTOS DE ESTOQUE, VISANDO UM PODER DE BARGANHA MAIOR DURANTE O PROCESSO DE AQUISIÇÃO
10
1.1- A centralização das compras como medida para a redução dos custos de estoques
12
CAPITULO II
CENTRALIZAÇÃO DE COMPRAS 17
2.1- Compras 17
2.2- Redução de custos de aquisição 24
CAPITULO III
REDUÇÃO DE CUSTOS DE ESTOQUES 30
3.1 – Economias de Escalas 32
3.2 – Estoque de Segurança 34
CONCLUSÃO
36
BIBLIOGRAFIA 38
INDICE DE FIGURAS 41
41
ÍNDICE DE FIGURAS
Figura 1 -Fluxograma da Rotina da Gestão de Compras 11
Figura 2 – Interface do Sistema de Recebimento de Materiais 14
Figura 3 –Logística Integrada 30
