A COSA SERVE IL SISTEMA INFORMATIVO

Realtà da rappresentare:

•Fenomeni interni

•Fenomeni esterni

Sistema Informativo

Sistema delle informazioni:

•Monetarie/non monetarie

•Quantitative/qualitative

INFORMAZIONI

NATURAquantitativequalitativea valore

OGGETTOfatti interni d’azienda

fatti di relazione economicacircostanze d’ambiente

OGGETTOfatti interni d’azienda

fatti di relazione economicacircostanze d’ambienteMETODOLOGIA

contabileextracontabile

• disposizioni di legge e rapporti di natura contrattuale

• VINCOLI/autonomia• forma documentale• elaborazioni semplici e ripetitive• rappresentazione di fenomeni interni passati• intervallo fenomeni/informazioni ampio

INFORMAZIONI

PER L’INTERNO PER L’ESTERNO

Orientate verso• pianificazione e controllo strategici• controllo direzionale• controllo operativo

• decisioni strutturate• decisioni semi-strutturate• decisioni non strutturate

Vincolo al sistemaElemento di elasticità del sistema

MARKETIN

GR & S

VENDITE

PROD.NE

APPR.T

I

LOGIST. E

MAGAZ.

AMM

.NE E

FIN

ANZA

PERSONAL

E

Controllo

strate

gico

Controllo

direzio

nale

Controllo

operativ

o

1° livello di automazione

2° livello di automazione

4° livello di automazione

EDP Electronic

Data Processing

DSS Decision Support

System

MIS Management Information

System

3° livello di automazione

Sistemi CAD-CAMSistemi di corporate-banking

Collegamenti banche dati Collegamenti on-line clienti/fornitori

Simulazioni economico-finanziarieCostruzione scenari ambientali su computer

Reporting di controllo strategico...

IV - ELABORAZIONE AUTOMATICA dei DATI sia IV - ELABORAZIONE AUTOMATICA dei DATI sia INTERNI che ESTERNI a supporto dei processi INTERNI che ESTERNI a supporto dei processi

decisionali e di CONTROLLO STRATEGICOdecisionali e di CONTROLLO STRATEGICO

Controllo operativo integratoContabilità gestionalereporting direzionale e di controllo...

III - ELABORAZIONE AUTOMATICA III - ELABORAZIONE AUTOMATICA dei DATI DIFFUSA e INTEGRATA dei DATI DIFFUSA e INTEGRATA nelle diverse AREE DI GESTIONEnelle diverse AREE DI GESTIONE

II - ELABORAZIONE AUTOMATICA II - ELABORAZIONE AUTOMATICA dei DATI in sviluppo verso le funzioni dei DATI in sviluppo verso le funzioni COMMERCIALE e di PRODUZIONECOMMERCIALE e di PRODUZIONE

gestione ordinigestione magazzino

gestione distinta-basecontabilità industriale

...

I - ELABORAZIONE AUTOMATICA dei I - ELABORAZIONE AUTOMATICA dei DATI CONTABILI e produzione di DATI CONTABILI e produzione di documenti nell’area AMMINISTRATIVAdocumenti nell’area AMMINISTRATIVA

contabilità generalefatturazionecontabilità clienti/fornitoricontabilità IVA...

LIVELLI di AUTOMAZIONE e STADI di SVILUPPO dei SISTEMI INFORMATIVI AZIENDALI

INFORMATICA E RAGIONERIA

Tecnologie informatiche come

variabili generative di nuovi processi di

rilevazione e interpretazione

Computer come semplice strumento di

produzione

ORGANIZZAZIONE DEI DATI CONTABILI

SUPPORTI DI REGISTRAZIONE

LOGICA DELLA RILEVAZIONE

DALLA CONTABILITÀ MANUALE A LLA CONTABILITÀ ELETTRONICA

11

22

33 GESTIBILITÀ DEL SISTEMAGESTIBILITÀ DEL SISTEMA

TEMPESTIVITÀ DI TEMPESTIVITÀ DI REPERIMENTO/ACCESSO AI DATIREPERIMENTO/ACCESSO AI DATI

TEMPESTIVITÀ DI AGGIORNAMENTO E TEMPESTIVITÀ DI AGGIORNAMENTO E ACCURATEZZA DEI DATIACCURATEZZA DEI DATI

IL SISTEMA CONTABILE IN SENSO STRETTO Il flusso dei dati per la contabilità generale

DOCUMENTI ORIGINARI:fatture di acquisto e di vendita,

distinte di pagamento, documenti di incasso,note di credito,

cedolini degli stipendi, ecc.

OUTPUT PERIODICIlibro giornaleregistri IVA

dichiarazione IVAecc.

OUTPUT ANNUALIbilancio annuale

documentazione IVAecc.

ALTRI OUTPUTschede contabili

scadenziariobilancio di verifica

ecc.

ELABORATORE BASE DI DATIaccesso

aggiornamento

IMMISSIONE DATI

PROCEDIMENTI DI IMMISSIONE DEI DATI

PRIMA NOTA

IMMISSIONE UNICA DEI DATI

prima nota non scritta

assistenza nel lavoro di immissione

limitazione del numero di dati immessi

integrazione della contabilità generale con altre

procedure amministrative

decentramento dell’immissione dei dati

generazione automatica delle rilevazioni

ACCRESCIUTA CAPACITÀ INFORMATIVA - LIBRO GIORNALE

VANTAGGI: Possibilità di correggere errori o eliminare movimenti:

senza effettuare storni contabili

rispettando l’ordine cronologico

RISCHI: necessità di attivare dei controlli

Output producibile in qualsiasi momento attraverso la stampa (giornale provvisorio, giornale definitivo)

Non registrazione cronologica finalizzata alla riclassificazione sistematica dei valori ma semplice adempimento di legge

ACCRESCIUTA CAPACITÀ INFORMATIVA DEI CONTI

ampliamento intervallo temporale coperto dall’informazione

maggiore rilevanza dei dati memorizzati• codici condizioni di pagamento• codici causale movimento• codici contropartita

contabilità a partite aperte

LIBRO MASTRO: archivio residente su supporti elettronici a cui accedere direttamente per avere risposte

a interrogazioni

VANTAGGI

elevato grado di dettaglio

PIANO DEI CONTI

FINALITÀ CONOSCITIVE DIVERSE

ACCRESCIUTA CAPACITÀ INFORMATIVA DEL SISTEMA DEI CONTI

riclassificazione dei dati contabili in relazione alla destinazione di bilancio

riclassificazione dei dati contabili per natura in base alla destinazione in contabilità analitica

CODICI DESTINAZIONE

VALORIopportune codificazioni/classificazioni

IMMISSIONE MOVIMENTI CONTABILI

CONTABILITÀGENERALE

FATTURAZIONE

CONTABILITÀFORNITORI

CONTABILITÀCLIENTI

CONTABILITÀIVA

SCHEMA DI FLUSSO DEI DATI CONTABILI CLIENTI/FORNITORIINTEGRAZIONE SU PRIMO LIVELLO DI AUTOMAZIONE

LE APPLICAZIONI DI BASSO LIVELLO NELL’AREA AMMINISTRATIVA

FATTURAZIONE

Archivio ANAGRAFICO CLIENTI•codice del cliente

•dati anagrafici del cliente•codice condizioni di pagamento

•codice agente•...

Archivio ANAGRAFICO ARTICOLI•codice del prodotto

•descrizione del prodotto•codice dei recuperi spese

•codice IVA•aliquote IVA

•...

INPUT•data e numero del documento

di riferimento•imponibili IVA

•valori specifici di ricavo•...

AUTOMATISMI•data e numero della fattura•codice causale movimento

•totali fattura•…

CONTABILITÀ CLIENTI

FATTURAZIONE

Archivio PIANO DEI CONTI

Archivio CONTIANALITICI

LE APPLICAZIONI DI BASSO LIVELLO NELL’AREA AMMINISTRATIVA

Archivio PIANO DEI CONTI

SCADENZIARIO ATTIVO

LISTE ANAGRAFICHE E SITUAZIONI CONTABILI

CLIENTI

SALDACONTO CLIENTI REGISTRAZIONI IN

MONETA ESTERA

LISTE DI ANZIANITÀ

Archivio ANAGRAFICO FORNITORI

•codice del fornitore •codice delle spese addebitate

•codice condizioni di pagamento•...

INPUT•data e numero fattura da fornitore

•data e numero fattura interne•valori specifici di costo

•imponibili e aliquote IVA•...

CONTABILITÀ FORNITORI

Archivio ANAGRAFICO FATTORI

•codici dei fattori acquistati•codici IVA

•...

AUTOMATISMI•totale fattura

•differenze di cambio•...

LE APPLICAZIONI DI BASSO LIVELLO NELL’AREA AMMINISTRATIVA

Archivio PIANO DEI CONTI

Archivio PIANO DEI CONTI

Archivio CONTIANALITICI

SCADENZIARIO PASSIVO

LISTE ANAGRAFICHE E SITUAZIONI CONTABILI

FORNITORI

SALDACONTO FORNITORI REGISTRAZIONI IN

MONETA ESTERA

LE APPLICAZIONI DI BASSO LIVELLO NELL’AREA AMMINISTRATIVA

CONTABILITÀ IVA

Archivio CODICI IVA•codici IVA

•aliquote IVA•descrizioni IVA per i registri

•descrizioni IVA per gli allegati

REGISTRI IVA

ALLEGATI IVA

DICHIARAZIONI ANNUALI

Archivio PIANO DEI CONTI

I° LIVELLO DI AUTOMAZIONE

CONTABILITÀGENERALE

FATTURAZIONE

CONTABILITÀFORNITORI

CONTABILITÀCLIENTI

CONTABILITÀIVA

IMMISSIONE MOVIMENTI CONTABILI

OPERAZIONI DI GESTIONEsistema delle transazioni esterne

CONTABILITÀ IMPIANTICONTABILITÀ PERSONALE

CONTABILITÀ CASSA E BANCHE

• Data e numero fattura interni• codice del fornitore• codici di conto IVA• totale di fattura• imponibili e aliquote IVA

IMMISSIONE MOVIMENTI CONTABILI

CONTABILITÀGENERALE

CONTABILITÀFORNITORI

CONTABILITÀIVA

SCHEMA DI FLUSSO DEI DATI CONTABILI FORNITORIPRIMO LIVELLO DI AUTOMAZIONE

• Codice causale movimento• codice delle merci• valori specifici di costo

• Data e numero del documento di riferimento• codici condizioni di pagamento

• Data rilevazione• numero progressivo• movimento

• Data e numero fattura• codice del cliente• codici di conto IVA• totale di fattura• imponibili e aliquote IVA

• Data rilevazione• numero progressivo movimento

IMMISSIONE MOVIMENTI CONTABILI

CONTABILITÀGENERALE

FATTURAZIONE

CONTABILITÀCLIENTI

CONTABILITÀIVA

FLUSSO DEI DATI CONTABILI CLIENTI(PRIMO LIVELLO DI AUTOMAZIONE)

• Codice causale movimento• codice dei prodotti• valori specifici di ricavo

• Data e numero del documento di riferimento

• codici condizioni di pagamento

In contabilità i dati seguono la rilevazione cronologica:le operazioni sono registrate rispettando la sequenza con cui sono eseguite:

Si presenta complicata l’analisi dei valori per i conti ad elevata movimentazione!

Data Descrizione Dare Avere01/01/1998 Fattura N. 001 1.000.000 02/01/1998 Fattura N. 002 1.500.000 02/01/1998 Pagamento Ft. N. 001 500.000 03/01/1998 Fattura N. 003 2.000.000 04/01/1998 Pagamento Ft. N. 002 1.500.000 06/01/1998 Pagamento Ft. N. 001 500.000

Totali 4.500.000 2.500.000 Saldo Cliente 2.000.000

Cliente: ACME s.p.a.

Nella contabilità a “Partite Aperte” i movimenti contabili sono registrati cronologicamente, ma raggruppati rispetto ad un riferimento comune:

N. Fattura Data Descrizione Dare Avere001 01/01/1998 Fattura N. 001 1.000.000

02/01/1998 Pagamento Ft. N. 001 500.000 06/01/1998 Pagamento Ft. N. 001 500.000

Saldo Partita - -

002 02/01/1998 Fattura N. 002 1.500.000 04/01/1998 Pagamento Ft. N. 002 1.500.000

Saldo Partita - -

003 03/01/1998 Fattura N. 003 2.000.000 Saldo Partita 2.000.000 -

Saldo Cliente 2.000.000

Cliente: ACME s.p.a.

Le singole Partite sono ordinate cronologicamente ed all’interno di esse i movimenti sono evidenziati a loro volta in ordine cronologico, evidenziando il saldo di ciascuna partita.

Attraverso questa organizzazione dei dati sarà possibile:

analizzare i movimenti legati alla vita della singola partita;

ottenere informazioni legate ai tempi di chiusura (o di scaduto) della partita.

CODICE CAUSALE MOVIMENTO

Stampa elenco partite

Stampa scadenzario

Stampa estratto conto

output

PRIMA NOTA

APERTURA PARTITE

Recupero dati in automatico

CHIUSURA PARTITE

CONVALIDA

LA GESTIONE DELLA CONTABILITÀ A PARTITE APERTE

controlli

IL SISTEMA CONTABILE “IN SENSO AMPIO”

SISTEMA DELLE PROCEDURE OPERATIVE

OPERAZIONI DI GESTIONEsistema delle transazioni interne/esterne

SISTEMA INFORMATIVO

AMMINISTRATIVO

SISTEMA CONTABILE “IN SENSO STRETTO”

Gestione ordini-spedizioni-incassiGestione magazzinoGestione produzione-approvvigionamenti

controllo del documento controllo delle condizioni di

vendita controllo affidamento controllo della disponibilità

di magazzino

gestione ordini non approvati

gestione variazioni d’ordine

approvazione / immissione dell’ordine

CONTROLLO/APPROVAZIONE ORDINI <Ciclo vendite>

emissione fattura

ricevimento dell’ordine

emissione conferma d’ordine

evasione ordine

contabilizzazione

ufficiovendite

magaz.

co.client

ico. ge

contabilità analitica

magazzino

ordini a fornitore

contabilità generalenote di credito

fatture attive

note intervento

ordini da Clienti

DDT

flusso dei dati nel ciclo attivo

terzo livello di automazione

bilancio e analisi di bilancio

contabilità analitica economica e finanziaria

reporting per il controllo direzionale

budget e standard

SISTEMA INFORMATIVO AMMINISTRATIVO (EDP)

MIS

cont

abili

tà d

irezi

onal

e

Centri di Costo

Conti, Voci e Centri di C./R.Contabilità Generale

Spese Generali

•Manodopera Indiretta 40%

•Manodopera Diretta 60% Manodopera Diretta L.60

Manodopera Indiretta L.40

Spese var.ammin.L.30

SalariL. 100

Spese Rappr.L. 10

Canoni leasingL. 20

Spese Rappres. L.45

Articolo uno L.15

Collegamento tra Contabilità Generale ed Analitica