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A organização e o acesso à
informação nos arquivos
Johanna W. SmitUSP - ECA e Arquivo Geral
roteiro
• A informação e o documento
• A organização da informação• Instituições que organizam o acesso à informação
• O acesso à informação• Instrumentos de gestão
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O que significa a informação, se não houver registro?
documento
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Tem que haver registro
Informação inscrita num suportegarante
Permanência no tempoPortabilidade no espaço
Ou seja: memória, prova, testemunho, base para decisões e produção de outras informações
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... mas registros desorganizados, inacessíveis, perdidos, escondidos,
engavetados...
... servem como prova, testemunho, informação,
memória, história, etc.???
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a organização da informação
não é um fim em si mas o MEIO para tornar a informação
socialmente
útil
institucionalmente
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Onde se organiza , socialmente ou institucionalmente , a informação ?
• Em uma diversidade de situações e instituições
• Para simplificar: em arquivos, bibliotecas, museus, centros de documentação, centros de informação, projetos memória, etc.
• Mas também em outras instituições, que não têm por finalidade a organização da informação mas que não prescindem dela: governo, empresas públicas e privadas, ONGs, sites, etc.
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Há instituições especializadas na organização da informação
museus arquivos bibliotecas
contínuo de instituições coletoras de cultura
(Homulos 1990)
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Arquivos, bibliotecas e museus
Semelhanças: todos preservam a memória social (ou institucional) e organizam o acesso à informação
Diferenças: de acordo com a instituição, a função atribuída ao documento é
diferente
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arquivo
Acumulação ordenada de documentos, criados por uma instituição ou
pessoa, no curso de sua atividade, e preservados para a consecução de seus objetivos, visando à utilidade
que poderão oferecer no futuro
(Marilena Leite Paes, 1991)
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portanto
A informação arquivística é uma informação acumulada
pela instituição para provar, ou informar, como a
instituição persegue seus fins, com quem ela se
relaciona, que direitos e deveres ela representa
O arquivo deve espelhar o funcionamento e a
organização da instituição
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Biblioteca ou centro de documentação
Coleção de livros, periódicos, outros documentos audiovisuais,
selecionados em função de sua utilidade e organizados para prover
acesso aos materiais
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portanto
a organização dos documentos na biblioteca reflete a organização dada à área do conhecimento (ou ao tema especificamente coberto pelo centro de documentação)
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Arquivo Sua organização espelha a instituição que acumula os documentos
Biblioteca ou
centro de documentação
Sua organização espelha a organização dada aos “assuntos”
(áreas do conhecimento, temas)
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Sem organização
Não há acesso à informação .....
..... somente um amontoado de dados que nada significam e que, quando necessários, não são encontrados
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organizar a informação é atribuir UMA ordem
ou
inserir a informação numa ordem
o que pressupõe a adoção de critérios, em função de objetivos
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Exemplo – animais domésticos
Cachorro Galinha
Gato Jibóia
Peixe dourado
Lagarto
Periquito
Tartaruga
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conclusão• Existem N ordens, ou formas de organizar a
informação e os documentos
• Cada instituição deve adotar uma ordem para transformar um ajuntamento de dados num sistema de informação
De acordo com a missão
De acordo com a missão
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Por isto dizemos que a organização da informação confere sentido à mesma
Animais domésticosjibóia
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relembrando
O arquivo deve espelhar o funcionamento e a organização da instituição
critérios para gerenciar o arquivo
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Em decorrência
• O documento arquivístico não é
pensado isoladamente (como se faz com
os livros na biblioteca) mas em função da
atividade que o produziu e, portanto,
inserido no conjunto dos documentos
gerados por aquela atividade
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Principais instrumentos de gestão do arquivo
• Tabela de Temporalidade dos
Documentos – TTD
• Plano de classificação
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TTD
Instrumento de destinação, aprovado pela autoridade competente, que determina prazos para transferência, recolhimento, eliminação e reprodução de documentos
simplificando
guardar pelo tempo certo =não eliminar antes do prazo mas guardar com organização! não guardar além do prazo
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TTD - exemplo
estrutura atividades documentos destino
competência tempo
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TTD – em resumo
Dispõe tempo
e destino
dos documentos
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Plano de classificação
Plano (“mapa”) de acordo com o qual os documentos são organizados no arquivo
logicamente critério: organização e
funcionamento da
intelectualmente instituição
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Plano de classificação – exemplo SAESP
Gestão orçamentária e financeira
Planejamento orçamentário
Fixação de diretrizes da política orçamentária e financeira
Normalização orçamentária
Elaboração de propostas orçamentárias
Consolidação e formalização de projetos de lei
Genérico para específico
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Pressupostos dos instrumentos de gestão
PADRONIZAÇÃO
• De procedimentos relacionados à produção, tramitação, guarda e eliminação de documentos
• De nomenclatura
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PADRONIZAÇÃO DE PROCEDIMENTOS
geralmente estabelecida por um manual de serviço
Exemplos: Em quais condições abro um processo? Como controlar a entrada e saída de documentos? Como anotar a retirada de documentos do processo? por
que esta anotação é importante? Como saber com quem está determinado documento? Como registrar a eliminação de documentos? Quem pode consultar processos de RH?
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PADRONIZAÇÃO DE PROCEDIMENTOS
No que diz respeito ao tempo de guarda e destino dos documentos
guarda permanente, substituição de suporte ou tecnologia, guarda por amostragem, eliminação
a TTD padroniza
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PADRONIZAÇÃO DE PROCEDIMENTOS
No que diz respeito à identificação da atividade que gerou o documento
Instalar uma rede de telefonia
Emitir histórico escolar
Registrar diploma
Controlar freqüência de funcionários
Cadastrar fornecedores de matéria-prima
Manter agenda de eventos
o PLANO DE CLASSIFICAÇÃO padroniza
padronizar procedimentosé muito importante
Mas não é suficiente
é necessário
padronizar a
nomeação !
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PADRONIZAÇÃO DE NOMENCLATURA
Pedido de transporteRequerimento de veículo
Requisição de veículo ?Solicitação de transporteSolicitação de veículo
Requisição de veículo
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PADRONIZAÇÃO DE NOMENCLATURA
Evita DISPERSÃO de documentos
Gerados pelas mesma atividadeQue têm o mesmo interessadoGerados pelo mesmo órgão
Evita COMPREENSÕES diferentes do mesmo procedimento
Particularmente, quando se trata da eliminação de documentos!
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Afinal, tudo é uma questão de linguagem
• Linguagem para designar as atividades• Linguagem para designar os tipos documentais• Linguagem para designar órgãos da estrutura• Linguagem para designar procedimentos• Linguagem para designar “interessados”• Linguagem para pesquisar documentos• Linguagem para entender a pergunta do
usuário/pesquisador/buscar • Linguagem para ....
O que é um plano de classificação
Um instrumento de gestão do arquivo que apresenta, de forma lógica, as atividades desenvolvidas pela instituição
ensino de graduação
colação de grau
E que, através do controle de vocabulário, evita que a mesma atividade seja nomeada de formas diferentes
colação de grau ou formatura ?
Como é elaborado um plano de classificação .... com controle de
vocabulário?
1) Levantar as atividades desenvolvidas pela instituição, em linguagem livre (ou seja, tal como falado no dia a dia da instituição)
2) Uma vez este levantamento feito, verificar se ele inclui sinônimos e decidir qual termo será adotado pelo sistema
3) Verificar ainda outros problemas, tais como grafias diferentes, termos desatualizados, etc.
4) Organizar os termos em 2 conjuntos:
- termos adotados, em ordem lógica
- termos adotados + não adotados em ordem alfabética
levantamento de atividades em LNo Designação de comissão setorial para implantação do
SAUSPo Designação de funcionários para participarem do SAUSPo Implantação do SAUSPo Implantação do Sistema de Arquivo da USPo Implantação do Sistema de Arquivos da USPo Indicação de membros da comissão setorial para implantação
do sistema SAUSP
Qual é a atividade?
Designação de funcionário para compor comissão
Detectar sinônimos
Pedido de transporte
Requisição de veículo
Solicitação de transporte
Solicitação de veículo
Opção pelo mais preciso
Requisição de veículo
Alguns sinônimos são complicados
• Militares recebem soldo
• Funcionários públicos recebem vencimentos
• Empregados de empresas particulares recebem salário
Alguns sinônimos são complicadosComo chamar o final de um contrato de trabalho na USP?
Dispensa Docente concursado (doutor ou titular) e funcionário autárquico
Exoneração Docente concursado (livre-docente)
Rescisão de contrato Docente contratado e funcionário CLT
Detectar homônimos
José da Silva (RG xxxxx)José da Silva (RG yyyyy)
São Paulo (cidade)São Paulo (estado)
Triunfo (PE)Triunfo (RS)
Johanna
Detectar mudança de grafia
Rio Tamaduatehy
Solução mais freqüente
Tamaduatehy, rio USE TAMANDUATEÍ, rio
Objetivo: reunir todos os documentos que dizem respeito ao rio Tamanduateí
O sistema de remissivas
Adotar um termo
Remeter dos demais ao termos adotado
A use
B use
C use X
D use
E use
Uma vez o plano de classificação incluindo a preocupação com o
vocabulário
É necessário organizar os termos
Outra operação de significação
Bolsa de estudoApoio à pesquisa
Insumo financeiro á pesquisa
Dificuldades?• Optar pela expressão mais adequada
• Garantia de uso• Garantia literária (legislação)
• Organizar logicamente as atividades
• Organizar uma lista alfabética
Organizar uma lista alfabética
Avaliação de desempenho e incentivo funcional
Capacitação e aperfeiçoamento funcional
Contencioso disciplinar
Controle da guarda e do uso de veículos
Controle de saúde e da alimentação
Elaboração de expedientes para concessão de vantagens e benefícios
Execução de serviços de copa
Em média
A Use X
B
C Use Y
D
E Use Y
X
Y
7 termos 3 termos
Lista alfabética Termos adotados, que deverão ser categorizados
