A ruu d ii tt oo r íí a I n tI r n at ee r n a

PPáággiinnaa 11 ddee 5566

AUDITORIA INTERNA

“EXAMEN ESPECIAL SOBRE EVALUACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO AL DEPARTAMENTO DE SERVICIOS

GENERALES, HASTA EL MES JULIO DE 2012”.

SAN SALVADOR, 30 DE ENERO DE 2013.

MMUUNNIICCIIPPAALLIIDDAADD DDEE SSAANN SSAALLVVAADDOORR

AA uu dd ii tt oo rr íí aa II nn tt ee rr nn aa

INFORME 06-2012


INDICE

I. RESUMEN EJECUTIVO 3

II. PÁRRAFO INTRODUCTORIO 4

III. OBJETIVO DEL EXAMEN ESPECIAL 4

IV. ALCANCE DEL EXAMEN ESPECIAL 4-5

V. RESULTADOS DEL EXAMEN ESPECIAL 6-56


Auditoria Interna / AMSS Informe No 06-2012

San Salvador, 30 de Enero de 2013. Honorable Concejo Municipal. Presente. I. RESUMEN EJECUTIVO

Auditoria Interna, basándose en el artículo 30 numeral 2 y artículo 31 de la Ley de la

Corte de Cuentas de la República, así como en el plan anual operativo y orden de

trabajo Nº 02-2012, ha efectuado Examen Especial sobre evaluación del Sistema de

Control Interno al Departamento de Servicios Generales, hasta el mes de julio de 2012.

En el proceso del examen se realizó la evaluación de cada uno de los cinco

componentes del sistema de control interno los cuales son: Ambiente de control,

Valoración del riesgo, Actividades de control, información y comunicación, y Monitoreo,

cuyos resultados están desarrollados en el romano V de este documento.

DIOS UNIÓN LIBERTAD


Auditoría Interna / AMSS. Informe No 06-2012 San Salvador, 30 de Enero de 2013. Honorable Concejo Municipal. Presente.

II. PÁRRAFO INTRODUCTORIO

Auditoria Interna, basándose en el artículo 30 numeral 2 y artículo 31 de la Ley de la

Corte de Cuentas de la República, así como en el plan anual operativo y orden de

trabajo Nº 02-2012, ha efectuado Examen Especial sobre evaluación del Sistema de

Control Interno al Departamento de Servicios Generales, hasta el mes de julio de 2012.

III. OBJETIVO DEL EXAMEN ESPECIAL

Examinar y establecer el nivel de confianza que proporcionan los procesos y

operaciones de control, así como determinar la efectividad del sistema de control

interno (SCI); utilizado por el Departamento de Servicios Generales, además que sirva

de apoyo para garantizar en forma razonable el cumplimiento de sus objetivos

estratégicos, sobre la base de la efectividad y eficiencia de sus operaciones; la

generación de información confiable y oportuna; en cumplimiento de las Leyes,

Reglamentos, Regulaciones y en general la normativa que le sea aplicable.

IV. ALCANCE DEL EXAMEN ESPECIAL

Desarrollamos el Examen Especial de conformidad a las Normas de Auditoría

Gubernamental emitidas por la Corte de Cuentas de la República de El Salvador; dichas

Normas requieren que planifiquemos la ejecución del Examen. El período objeto de

estudio corresponde a las operaciones realizadas durante al mes de julio 2012.


El Examen Especial consistió en revisar y analizar la documentación e información que

soporta el sistema de control interno, con el objetivo de verificar el cumplimiento de la

normativa técnica y legal aplicable a los componentes que conforman el sistema de

control interno. La ejecución incluye el examen con base en pruebas selectivas de la

muestra establecida.

Para el desarrollo del Examen Especial se tomó en cuenta la siguiente información y

metodología: estructura organizativa, Informe mensual de avance de metas del Plan

Operativo Anual relativo a todas las actividades de las áreas que son de su

dependencia.; y la evaluación del control interno se realizó mediante un cuestionario

con preguntas cerradas (si y no) y clasificadas por cada uno de los cinco componentes

del control interno: Ambiente de control, Valoración del riesgo, Actividades de control,

información y comunicación, y Monitoreo; con la característica de que las respuestas

positivas (comprobadas razonablemente su certeza), implican por sí mismo una

fortaleza de control interno y por el contrario una negativa, la ausencia o la debilidad de

un control o incumplimiento; El examen se ejecutó sobre la información y

documentación a la cual se obtuvo acceso.

El Examen Especial se desarrolló de conformidad a la Ley de la Corte de Cuentas de la

República de El Salvador, Normas Técnicas de Control Interno Específicas de la

Municipalidad de San Salvador, Manual de Organización y Funciones Institucional,

(MOF), Manual de Descripción y Especificación de Puestos y demás normativa técnica

legal aplicable.

Con el propósito de establecer una valoración cuantificada del riesgo que representa la

condición en que se encuentra el control según el criterio aplicable, la herramienta

utilizada establece un puntaje de acuerdo con el siguiente esquema: Riesgo bajo (1),

riesgo moderado (2), riesgo moderadamente alto (3), riesgo alto (4).


Promedio Ponderación PuntajeResultados del Sistema de

Control Interno

2.07 25 51.8 CONFIABLE

2.67 20 53.3 NO CONFIABLE




100%

266.7 SCI NO CONFIABLE

Puntos

301-400 No confiable

251-300 No confiable

176-250 Confiable

100-175 Efectivo

Moderado

Bajo

MONITOREO

CALIFICACIÓN TOTAL DE LA EVALUACION

Calificación del riesgo

COMPONENTE

Interpretación del SCI

Riesgo Alto

Moderadamente alto

AMBIENTE DE CONTROL

EVALUACION DEL RIESGO

ACTIVIDADES DE CONTROL

INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN

En

Rie

sg

o

3.8

3

En

Rie

sg

o

2.6

7

En

Rie

sg

o

2.5

6

Rie

sg

o

Mo

de

rad

o

2.0

7

En

Rie

sg

o

2.6

7

00.5

11.5

22.5

33.5

4

Ambiente de

Control

Valoración de

Riesgos

Actividades de

Control

Informacion y

Comunicación

Monitoreo

Componentes

Niv

el

de R

ies

go

Componente

V. RESULTADOS DEL EXAMEN ESPECIAL

El sistema de control interno implementado por el Departamento de Servicios Generales

como se observa en el grafico es no confiable.

DEPARTAMENTO DE SERVICIOS GENERALES

CALIFICACIÓN DEL RIESGO

A continuación se presentan los resultados por componente:


1. AMBIENTE DE CONTROL

ARTÍCULOS APLICABLES AL COMPONENTE

SCI: SISTEMA DE CONTROL INTERNO

No.

De

Art.

Riesgo

13 1

14 2.33

15 2.25

16 1

17 3

18 3.33

19 1.33

21 4

22 4 Promedio Ponderación Puntaje

26 1

27 1

28 2.75BAJO 1.00 - 1.75 SCI EFECTIVO

29 1MODERADO 1.76 - 2.50 SCI CONFIABLE

30 1MODERADAMENTE ALTO 2.51 - 3.00 SCI NO CONFIABLE

2.07RIEGO ALTO 3.01 - 4.00 SCI NO CONFIABLE

Según evaluación del control interno

Promedio

COMPONENTE

Seguridad y salud ocupacional

Detalle

Integridad y valores éticos

Normas de conducta en la

prestación de serviciosAsistencia, permanencia y

puntualidad.

Compromiso con la competencia

Estilo de gestión

Coordinación de esfuerzos

Estructura organizacional

Definición de areas de autoridad,

responsabilidad y relaciones de

jerarquia

Unidad de mando

Funciones incompatibles

Procedimientos para autorización

y registro

Evaluación del desempeño

Acciones disciplinarias

TOTAL PONDERACIÓN DE AMBIENTE DE CONTROL

RIESGO MODERADO

Resultado

SCI CONFIABLE

2.07 25.00 51.77

AMBIENTE DE CONTROL


1

2.3

3

2.2

5

1

3 3.3

3

1.3

3

4 4

1 1 1 1

2.7

5

0

1

2

3

4

13 14 15 16 17 18 19 21 22 26 27 28 29 30

Normas técnicas de Control Interno Especificas

Niv

el d

e R

iesg

o


Al Evaluar el Ambiente de Control del Departamento de Servicios Generales, obtuvimos

como resultado un Riesgo Moderado, en el cual identificamos ciertas situaciones

reportables, las que se especifican en la Matriz de cumplimientos e incumplimientos de

las Normas Técnicas de Control Interno Especificas de la Municipalidad de San

Salvador, que se detalla a continuación:


Nivel de Riesgo Criterio de

Recomendación Riesgo

Bajo Mantener 1

Moderado Mejorar 2

Moderadamente Alto

Corregir 3

Alto Corregir inmediatamente

4

Página 9 de 56

Matriz de cumplimientos e Incumplimientos de las Normas Técnicas de Control Interno Especificas de la

Municipalidad de San Salvador, Componente: Ambiente de Control

CONDICIÓN CRITERIO

RECOMENDACIONES

Mantener

(6)

Mejorar

(3)

Corregir

(2)

Corregir Inmediatamente

(3)

Los empelados del departamento de

servicios Generales, demuestran

integridad y valores éticos en el

cumplimiento de sus deberes y

obligaciones; de acuerdo a las

indagaciones realizadas por auditoría.

INTEGRIDAD Y VALORES ÉTICOS

Art. 13 El Concejo Municipal, juntas

directivas de entidades

descentralizadas, jefaturas y demás

servidores municipales, deberán

mantener y demostrar integridad y

valores éticos en el cumplimiento de

sus deberes y obligaciones, de

acuerdo a lo establecido en la ley de

ética gubernamental.

X




CONDICIÓN CRITERIO

RECOMENDACIONES

Mantener

(6)

Mejorar

(3)

Corregir

(2)


(3)

El departamento cuenta con personal

que posee la experiencia necesaria y

que a su ves participa en

capacitaciones generales, sin

embargo no se cuenta con la actitud

idónea por parte de algún personal del

área de albañilería, los cuales no

desarrollan sus labores en un 100%,

por encontrarse incapacitados de

forma permanente por el ISSS, al

revisar los expedientes de algunos

empleados se comprobó que no se

encuentra documentación que soporte

tales incapacidades.

COMPROMISO CON LA

COMPETENCIA



descentralizadas y las jefaturas,

realizarán las acciones que conduzcan

a que todo el personal posea y

mantenga el nivel de aptitud e

idoneidad que le permita llevar a cabo

los deberes asignados y entender la

importancia de establecer y llevar a la

práctica adecuados controles internos.

X




CONDICIÓN CRITERIO

RECOMENDACIONES

Mantener

(6)

Mejorar

(3)

Corregir

(2)


(3)

Se informa mensualmente los avances

del POA y se posee en el departamento

una actitud abierta hacia mejores

procedimientos de control, sin embargo

no se cuenta con procedimientos

escritos sobre las actividades del

personal, de igual forma solo existe una

supervisión física del trabajo, el cual la

ejerce la jefatura en ocasiones que lo

amerite, y no deja constancia de esta.

ESTILO DE GESTIÓN



descentralizadas y jefaturas de

unidades organizativas, deberán

administrar los recursos de la

Municipalidad considerando el nivel de

riesgo de cada una de las decisiones,

tomando en cuenta el costo beneficio,

permitiendo la evaluación del

desempeño y de la gestión realizada

por el fomento de la transparencia.

X




CONDICIÓN CRITERIO

RECOMENDACIONES

Mantener

(6)

Mejorar

(3)

Corregir

(2)


(3)

En el departamento se percibe un

ambiente de trabajo en equipo y

cooperación, a la vez la relación entre

jefatura y colaboradores es interactiva y

armoniosa.

COORDINACIÓN DE ESFUERZOS



descentralizadas y jefaturas,

mantendrán una relación interactiva y

proactiva con las unidades

organizativas bajo su jurisdicción, a

efecto de propiciar un ambiente de

trabajo en equipo y cooperación,

orientando los esfuerzos al efectivo

cumplimiento de los objetivos y metas.

X




CONDICIÓN CRITERIO

RECOMENDACIONES

Mantener

(6)

Mejorar

(3)

Corregir

(2)


(3)

El departamento no cuenta con una

estructura organizativa interna,

representada gráficamente en un

organigrama que demuestre como esta

organizado el departamento y las

diferentes actividades y funciones que

realizan las áreas que lo conforman.

ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL

Art. 17 El Concejo Municipal, por

medio de las juntas directivas de

entidades descentralizadas y jefaturas,

definirán y evaluarán la estructura

organizativa bajo su responsabilidad,

para lograr el cumplimiento de los

objetivos institucionales; se

representará gráficamente en un

organigrama acorde a su naturaleza

El Concejo Municipal, mantendrá

actualizada la estructura organizativa y

divulgará entre sus servidores y demás

usuarios externos

X




CONDICIÓN CRITERIO

RECOMENDACIONES

Mantener

(6)

Mejorar

(3)

Corregir

(2)


(3)

Al examinar el Manual de Organización

y Funciones (MOF), se observa que en

este no aparecen detalladas las áreas

que conforman el departamento, por lo

que no se tienen delimitadas sus

funciones y responsabilidades en dicho

instrumento.

DEFINICIÓN DE AREAS DE

AUTORIDAD, RESPONSABILIDAD Y

RELACIONES DE JERARQUÍA



descentralizadas y jefaturas, deberán

asignar la autoridad y la

responsabilidad; así como, establecer

claramente las relaciones de jerarquía,

proporcionando los canales apropiados

de comunicación, lo que estará

contenido en los manuales y demás

herramientas administrativas

X




CONDICIÓN CRITERIO

RECOMENDACIONES

Mantener

(6)

Mejorar

(3)

Corregir

(2)


(3)

La jefatura ha orientado al personal bajo

su ámbito conforme a la visión y misión

institucional para alcanzar los objetivos,

sin embargo no ha definido claramente

y por escrito sus líneas de autoridad,

funciones y responsabilidades a cada

miembro de las diferentes áreas, por

medio de sus manuales y demás

herramientas administrativas (estructura

organizacional interna).

UNIDAD DE MANDO

Art. 19 Las juntas directivas y

jefaturas, serán administrativamente

responsable de sus funciones ante una

sola autoridad; además definirán

claramente y por escrito sus líneas de

autoridad por medio de sus manuales

y demás herramientas administrativas.

Las Jefaturas deberán orientar al

personal bajo su ámbito de dirección y

supervisión, conforme la visión y

misión institucional para alcanzar los

objetivos

X




CONDICIÓN CRITERIO

RECOMENDACIONES

Mantener

(6)

Mejorar

(3)

Corregir

(2)


(3)

Verificamos que la jefatura concentra

las funciones de, asignación del trabajo,

autorización, control y supervisión del

mismo, (de lo cual no posee

documentación soporte), explicando a

su vez que no las desempeña en su

totalidad por el volumen de trabajos que

se realizan en las diferentes áreas que

conforman el departamento.

FUNCIONES INCOMPATIBLES

Art. 21 Se deberá separar las

funciones de las unidades y servidores,

de manera que exista independencia

entre la autorización, ejecución,

registro, custodia y control de las

operaciones. La separación de

funciones, deberá precisarse en forma

clara en la reglamentación orgánica

funcional, en el Manual de

Organización y Funciones y Descriptor

de Puestos de la Municipalidad.

X




CONDICIÓN CRITERIO

RECOMENDACIONES

Mantener

(6)

Mejorar

(3)

Corregir

(2)


(3)

Se verifico que no existen

procedimientos de las actividades del

departamento.

PROCEDIMIENTOS PARA

AUTORIZACIÓN Y REGISTRO

Art. 22 El Concejo Municipal,

establecerá a través de los

instrumentos administrativos

pertinentes, lo correspondiente a la

autorización, registro y control oportuno

de todas las operaciones,

concibiéndolos como la secuencia

lógica de los pasos que sigue una

tarea o actividad

X




CONDICIÓN CRITERIO

RECOMENDACIONES

Mantener

(6)

Mejorar

(3)

Corregir

(2)


(3)

El departamento efectúa las

evaluaciones del desempeño individual

del personal en coordinación con

Recursos Humanos.

EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO

Art. 26 El Concejo Municipal y juntas


descentralizadas, por medio del área

de Recursos Humanos evaluará

periódicamente el desempeño

individual del capital humano, esta

actividad será coordinada con el Jefe

de cada Unidad Organizativa, quien

será responsable de la evaluación del

personal a su cargo.

X




CONDICIÓN CRITERIO

RECOMENDACIONES

Mantener

(6)

Mejorar

(3)

Corregir

(2)


(3)

Según lo manifestado por la jefatura en

el departamento no se han presentado

casos en los que sea necesario aplicar

sanciones disciplinarias a los

servidores.

ACCIONES DISCIPLINARIAS

Art. 27 El Concejo Municipal, Alcalde

y las Jefaturas competentes, en

coordinación con los responsables del

área de Recursos Humanos, aplicarán

las sanciones disciplinarias respectivas

en aquellos casos en que servidores

bajo su cargo se hagan acreedores, de

acuerdo a la gravedad de la infracción

o su reincidencia según lo regula el

Reglamento Interno y de acuerdo al

Manual de Procedimientos Sistema

Disciplinario de la Carrera

Administrativa Municipal y/o demás

fuentes del derecho laboral que le

fueren aplicables

X




CONDICIÓN CRITERIO

RECOMENDACIONES

Mantener

(6)

Mejorar

(3)

Corregir

(2)


(3)

El departamento estableció normas de

comportamiento y buenas prácticas, las

cuales dieron a conocer a los

empleados del departamento de forma

verbal, en reuniones sostenidas con el

mismo, de las que no poseen

documentación de respaldo.

NORMAS DE CONDUCTA EN LA

PRESTACIÓN DE SERVICIOS

Art. 28 El Concejo Municipal, las

Juntas Directivas de Entidades

Descentralizadas, a través del área de

Recursos Humanos y las áreas

directamente relacionadas con la

prestación de los servicios municipales,

deberán establecer y hacer cumplir

Normas de comportamiento y buenas

prácticas que deben observar los

Servidores que tengan contacto directo

con los usuarios, a fin de cuidar y

mejorar la atención en el servicio y la

imagen institucional.

X




CONDICIÓN CRITERIO

RECOMENDACIONES

Mantener

(6)

Mejorar

(3)

Corregir

(2)


(3)

El departamento en coordinación con el

área de Recursos Humanos controla la

asistencia, permanencia y puntualidad

de los empleados del departamento y

cada una de sus áreas, aplicando

sanciones a las faltas en las mismas.

ASISTENCIA, PERMANENCIA Y

PUNTUALIDAD



descentralizadas y jefaturas, velarán

por la asistencia, permanencia, y

puntualidad por parte de los servidores

municipales, apegándose a lo que

indica el Reglamento Interno.

X

Existe un comité de seguridad

Ocupacional el cual vela por que los

empleados poseen sus herramientas de

trabajo y seguridad social, con ayuda

de la jefatura del departamento que

verifica que estos utilicen sus

herramientas de trabajo.

SEGURIDAD Y SALUD

OCUPACIONAL



Descentralizadas y jefaturas, en

cumplimiento con las disposiciones

legales vigentes en materia de

seguridad social, aplicará las medidas

establecidas en el Reglamento Interno

de Trabajo

X

Página 22 de 56

Recomendaciones

Al evaluar el componente de Ambiente de Control del Departamento de Servicios

Generales, el cual representa el 25% del total del Sistema de Control Interno, se

obtuvo una calificación de riesgo de 2.07 (niveles de riesgo 1 al 4), dando como

resultado un riesgo moderado por lo que se concluye que el Sistema de Control

Interno es confiable en dicho componente; identificamos 14 normas que son

aplicables a la Unidad según el siguiente detalle:

a) En la realización de sus actividades dieron cumplimento a 6 normas (Integridad y

valores éticos, Coordinación de esfuerzos, Evaluación del desempeño, acciones

disciplinarias, Asistencia, permanencia y puntualidad, Seguridad y salud

ocupacional ) por lo que se recomienda mantener los procesos y controles

implementados que se encuentran relacionadas a estas normas puesto que se

logran los objetivos propuestos;

b) Dentro de la evaluación del componente de Ambiente de control existen 3 Normas

(Compromiso con la competencia, Estilo de Gestión, Unidad de mando), las cuales

se necesita Mejorar a pesar de la existencia de los mismos;

c) Existen 2 Norma (Estructura organizacional, Normas de conducta en la prestación

de servicios), que se necesita darle cumplimiento y aplicar en las operaciones que

realiza el Departamento por lo que la recomendación es de Corregir el

incumplimiento a la misma;

d) Existen 3 Normas (Definición de áreas de autoridad, responsabilidad y relaciones

de jerarquía, Funciones incompatibles, Procedimientos para autorización y

registros), que se necesita darle cumplimiento y aplicar en las operaciones que

realiza el Departamento por lo que la recomendación es de Corregir

Inmediatamente.


No.

De

Art.

Riesgo

33 1.67

34 1

35 1.33

36 4

37 4

38 4

2.67


Definición de Objetivos

Institucionales

Detalle

Promedio

Planificación Participativa

Medición de Objetivos y Metas

Gestión de Riesgos

Identificación de Riesgos

Análisis de Riesgos Identificados

VALORACIÓN DEL RIESGO


1.6

7

1 1.3

3

4 4 4

0

0.5

1

1.5

2

2.5

3

3.5

4

33 34 35 36 37 38


Niv

el d

e R

iesg

o

Promedio Ponderación Puntaje

BAJO 1.00 - 1.75 SCI EFECTIVO

MODERADO 1.76 - 2.50 SCI CONFIABLE

MODERADAMENTE ALTO 2.51 - 3.00 SCI NO CONFIABLE

RIEGO ALTO 3.01 - 4.00 SCI NO CONFIABLE

2.67 20.00

TOTAL PONDERACIÓN DE VALORACIÓN DEL RIESGO

RIESGO

MODERADAMENTE

ALTO

Resultado

53.33

SCI NO CONFIABLE

COMPONENTE

2. VALORACIÓN DE RIESGOS





Nivel de Riesgo Criterio de

Recomendación Riesgo

Bajo Mantener 1

Moderado Mejorar 2

Moderadamente Alto Corregir 3

Alto Corregir inmediatamente

4

Al Evaluar la Valoración del Riesgo del Departamento de Servicios Generales,

obtuvimos como resultado un Riesgo Moderadamente Alto, en el cual identificamos

ciertas situaciones reportables, las que se especifican en la Matriz de cumplimientos e

incumplimientos de las Normas Técnicas de Control Interno Especificas de la

Municipalidad de San Salvador, que se detalla a continuación:

Página 25 de 56


Municipalidad de San Salvador Componente: Valoración de Riesgos

CONDICIÓN CRITERIO

RECOMENDACIONES

Mantener

(3)

Mejorar

(0)

Corregir

(0)


(3)

El departamento cuenta con un POA,

de acuerdo a los lineamientos de

formulación emitidos por el

departamento de planificación que

incluyen sus objetivos y metas.

DEFINICIÓN DE OBJETIVOS

INSTITUCIONALES

Art. 33 El Concejo Municipal,

aprobará para cada período municipal,

los objetivos y metas estratégicas

mediante un Plan Estratégico

Institucional, que responda en forma

directa a las acciones y políticas

establecidas en el Plan de Gobierno

Municipal, u otros documentos de

estudio y análisis que surjan al

momento de revisar la visión y misión

correspondientes.

Los Planes Operativos Anuales de la

Municipalidad, Entidades

Descentralizadas y demás unidades

operativas, contendrán sus propios

objetivos y metas que también

contribuirán en el logro de los objetivos

macro institucionales, así como, los

indicadores de resultado o gestión que

permita la evaluación de los mismos.

X




CONDICIÓN CRITERIO

RECOMENDACIONES

Mantener

(3)

Mejorar

(0)

Corregir

(0)


(3)

Se comprobó que los lineamientos para

la elaboración del POA se dieron a

conocer en su oportunidad al

departamento y se encuentran en

intranet (mecanismo de comunicación

interna) juntamente con el POA 2011.

PLANIFICACIÓN PARTICIPATIVA

Art. 34 El área de Planificación, emitirá

oportunamente los lineamientos para la

elaboración de los Planes Anuales

Operativos y brindará asistencia

técnica para que éstos sean

coherentes y congruentes con los

objetivos y metas estratégicas

establecidas en el Plan Estratégico

Institucional.

El Plan Estratégico y los Operativos se

elaborarán con la participación del

personal correspondiente y serán

divulgados a todos los servidores,

según su área de competencia.

X




CONDICIÓN CRITERIO

RECOMENDACIONES

Mantener

(3)

Mejorar

(0)

Corregir

(0)


(3)

Se presenta los avances mensuales del

POA al Departamento de Planificación.

MEDICIÓN DE OBJETIVOS Y METAS

Art. 35 El área de Planificación

realizará semestralmente medición del

cumplimiento de los objetivos y metas

establecidos en los planes estratégico

y operativos en base a las auto

evaluaciones presentadas por las

diferentes unidades organizativas. La

información obtenida se utilizará para

ajustar el curso de acción y orientar los

esfuerzos hacia el mejoramiento del

rendimiento institucional.

X

Al momento de la evaluación

comprobamos que el departamento no

realiza diagnósticos sobre la

operatividad del mismo, por lo que no

identifican los riesgos al cumplimiento

de sus objetivos.

IDENTIFICACIÓN DE RIESGOS

Art. 36 Cada dependencia o unidad

organizativa de la Municipalidad

deberá realizar diagnósticos

periódicamente, con el fin de identificar

los factores de riesgos relevantes,

internos y externos, asociados al logro

de los objetivos institucionales.

X




CONDICIÓN CRITERIO

RECOMENDACIONES

Mantener

(3)

Mejorar

(0)

Corregir

(0)


(3)

No se realizan análisis de riesgos, no se

puede determinar el impacto de los

mismos en el departamento.

ANÁLISIS DE RIESGOS

IDENTIFICADOS

Art. 37 Cada dependencia o unidad

organizativa de la Municipalidad,

analizarán los riesgos identificados, en

cuanto a su impacto o significado y a la

probabilidad de ocurrencia, para

determinar su importancia e incidencia

en la misión, visión, objetivos y metas.

La unidad de desarrollo institucional, se

encargará de consolidar los riesgos

institucionales.

X




CONDICIÓN CRITERIO

RECOMENDACIONES

Mantener

(3)

Mejorar

(0)

Corregir

(0)


(3)

En razón que no se ha realizado

identificación y análisis de riesgos

existe una probabilidad alta que algunos

no se estén gestionando

adecuadamente, con la finalidad de

preveer o reducir.

GESTION DE RIESGOS

Art. 38 El Concejo Municipal a través de las

juntas directivas y jefaturas, definirá las

opciones de respuesta ante los riesgos

tendientes a evitar, reducir o transferir; o

asumir el riesgo residual, registrando la

aplicación concreta de dichas opciones que

entrarán a prevenir o reducir el riesgo y

formarán parte del plan de manejo de

riesgos. En él se identificarán las

dependencias o áreas encargadas de

ejecutar las acciones propuestas.

La evaluación de la gestión de riesgo se

realizará con base en los indicadores de

gestión diseñados para tal fin y a los

resultados del monitoreo aplicado en

diferentes periodos.

Asimismo, se evaluará como ha sido el

comportamiento del riesgo y si se han

presentado nuevos riesgos que deban ser

gestionados

X

Página 30 de 56

Recomendaciones

Al evaluar el componente de Valoración del Riesgo del Departamento de Servicios



resultado un riesgo alto por lo que se concluye que el Sistema de Control Interno

es no confiable en dicho componente; identificamos 6 normas que son aplicables a

la Unidad según el siguiente detalle:

a) En la realización de sus actividades dieron cumplimento a 3 normas (Planificación

Participativa, Medición de Objetivos y Metas, Definición de objetivos

institucionales) por lo que se recomienda mantener los procesos, controles

implementados que se encuentran relacionadas a estas normas puesto que se


b) Existen 3 Normas (Identificación de Riesgos, Análisis de Riesgos Identificados y

Gestión de Riesgos), que se necesita darle cumplimiento y aplicar en las

operaciones que realiza el Departamento por lo que la recomendación es de

Corregir Inmediatamente.


No.

De

Art.

Riesgo

39 2.5

40 4

41 3

43 1

44 1

65 4

67 1

84 4

2.56


Promedio

Documentación Soporte

Archivo de Documentación

Soporte

Definición de Politicas y

Procedimientos de Autorización y

Aprobación

Detalle

Documentación, Actualización y

Divulgación de Políticas y

Procedimientos

Actividades de Control

Políticas y Procedimientos de los

Controles de Aplicación

Unidad de adquisiciones

Definición de Politicas y

Procedimientos sobre Activos



2.5

4

3

1 1

4

1

4

0

0.5

1

1.5

2

2.5

3

3.5

4

39 40 41 43 44 65 67 84


Niv

el d

e R

iesg

o






COMPONENTE


Resultado

RIESGO

MODERADAMENTE

ALTO64.0625.002.56

SCI NO CONFIABLE

3. ACTIVIDADES DE CONTROL




Al Evaluar las actividades De Control del Departamento de Servicios Generales,

obtuvimos como resultado un Riesgo Moderadamente Alto, en el que identificamos

ciertas situaciones reportables, las cuales se especifican en la Matriz de

cumplimientos e incumplimientos de las Normas Técnicas de Control Interno

Especificas de la Municipalidad de San Salvador, lo que se detalla a continuación:

Nivel de RiesgoCriterio de

RecomendaciónRiesgo

Bajo Mantener 1

Moderado Mejorar 2

Moderadamente

AltoCorregir 3

AltoCorregir

inmediatamente4


Total

Página 33 de 56


Municipalidad de San Salvador Componente: Actividades de Control

CONDICIÓN CRITERIO

RECOMENDACIONES

Mantener

(3)

Mejorar

(1)

Corregir

(1)


(3 )

El departamento cuenta con el MOF

que se dio a conocer de forma verbal el

cual presenta las funciones principales

del departamento.

DOCUMENTACIÓN, ACTUALIZACIÓN

Y DIVULGACIÓN DE POLITICAS Y

PROCEDIMIENTOS


directivas y jefaturas, deberán

documentar, mantener actualizados y

divulgar internamente, las políticas y

procedimientos de control que

garanticen razonablemente el

cumplimiento del sistema de control

interno.

Previo a divulgar los instrumentos

administrativos: Reglamentos,

manuales, instructivos, políticas,

normas y demás disposiciones

necesarias para la aplicación del

Sistema, el Concejo Municipal deberá

aprobar los instrumentos de control

existentes, de conformidad a lo

establecido en el Código Municipal

X




CONDICIÓN CRITERIO

RECOMENDACIONES

Mantener

(3)

Mejorar

(1)

Corregir

(1)


(3 )

En los instrumentos administrativos y

operativos se definirán las políticas

institucionales, los procedimientos de

control relativos a las actividades

administrativas, financieras y

operativas de la municipalidad, los

cuales se revisarán y actualizarán

según necesidad.




CONDICIÓN CRITERIO

RECOMENDACIONES

Mantener

(3)

Mejorar

(1)

Corregir

(1)


(3 ) Al examinar las actividades de control

realizadas por la jefatura del

departamento se comprobó que son

muy pocos los controles existentes y

que estos a su vez carecen de

información de las actividades

desarrolladas por los empleados de las

diferentes áreas, el departamento

cuenta con formularios existentes los

cuales son impresos en el

Departamento y solo incorporan firma

Vo. Bo. Del jefe del Departamento de

Servicios Generales, si requieren

autorización para un caso en particular

es de forma verbal con la Sub Gerencia

de Gestión de Recursos y Servicios.


Art. 40 Las actividades de control

interno deberán establecerse de

manera integrada a cada proceso

administrativo, financiero u operativo.

Las medidas y prácticas de control se

orientarán al ejercicio del control

previo, concurrente y posterior:

Aprobación, autorización, verificación,

conciliación, inspección y revisión.

X




CONDICIÓN CRITERIO

RECOMENDACIONES

Mantener

(3)

Mejorar

(1)

Corregir

(1)


(3 )

El jefe del departamento con base a sus

funciones y responsabilidades

establecidas en el MOF, autoriza y

aprueba las operaciones del

departamento, no obstante no se

poseen manuales con los

procedimientos de las actividades

generales.

DEFINICIÓN DE POLITICAS Y

PROCEDIMIENTOS DE

AUTORIZACIÓN Y APROBACIÓN



descentralizadas, y jefaturas, deberán

establecer por medio de documento

escrito las políticas y procedimientos

que definan claramente la autoridad y

la responsabilidad de los funcionarios

encargados de autorizar y aprobar las

operaciones, en cumplimiento a las

normas administrativas y legales

X




CONDICIÓN CRITERIO

RECOMENDACIONES

Mantener

(3)

Mejorar

(1)

Corregir

(1)


(3 )

Se comprobó que las adquisiciones y

contratación de obras, bienes o

servicios se realizan a través de la

Unidad de Adquisiciones y

Contrataciones Institucional (UACI).

UNIDAD DE ADQUISICIONES

Art. 43.- El Concejo Municipal,

establecerá la Unidad de Adquisiciones

y Contrataciones Institucional (UACI)

responsable de realizar todas las

actividades relacionadas con la gestión

de adquisiciones y contrataciones de

obras, bienes y servicios, en apego la

Ley de Adquisiciones y Contrataciones

de la Administración Pública (LACAP)

o Convenios Internacionales en caso

que aplique.

En razón de la estructura

organizacional de la Municipalidad y el

volumen de operaciones, la Unidad de

Adquisiciones y Contrataciones

Institucional (UACI), podrá

desconcentrar su operatividad a fin de

facilitar la adquisición y contratación de

obras; bines y servicios.

X




CONDICIÓN CRITERIO

RECOMENDACIONES

Mantener

(3)

Mejorar

(1)

Corregir

(1)


(3 )

Comprobamos que el departamento de

servicios tiene bienes muebles

debidamente codificados y que realizan

constataciones físicas por lo menos una

vez al año, para verificar su veracidad.

DEFINICIÓN DE POLITICAS Y

PROCEDIMIENTOS SOBRE ACTIVOS



descentralizadas y jefaturas, deberán

establecer las políticas y

procedimientos para proteger y

conservar los activos institucionales,

principalmente los más vulnerables,

estará segregado de acuerdo a la

naturaleza de cada activo.

Los bienes, deberán estar

debidamente registrados y por lo

menos una vez al año, se cotejarán las

existencias físicas con los controles

correspondientes para verificar su

veracidad: La frecuencia de la

comparación, dependerá de la

naturaleza de los bienes.

X




CONDICIÓN CRITERIO

RECOMENDACIONES

Mantener

(3)

Mejorar

(1)

Corregir

(1)


(3 )

Los activos institucionales deberán

asignarse formalmente a un servidor

responsable de su custodia y en el

caso de que sean varios servidores, al

coordinador del equipo o al personal de

turno. Asimismo, se contará con

medidas de salvaguarda: Seguros,

almacenaje, autorizaciones para

acceso, según corresponda.

En lo relativo a fondos y valores

llevarse a cabo arqueos

independientes para salvaguardar su

integridad




CONDICIÓN CRITERIO

RECOMENDACIONES

Mantener

(3)

Mejorar

(1)

Corregir

(1)


(3 ) Al revisar la documentación soporte

comprobamos que esta carece de

suficiente elementos e información de

control sobre las actividades y

operaciones que realizan, tales como

ejemplo:

1. Fecha en que se realizó el trabajo.

2. Hora de inicio y finalización del

trabajo.

3. Nombre y Firma de la Persona que

Realizó el trabajo.

4. Nombre y firma de la persona que

recibió el trabajo ya finalizado y a

entera satisfacción.

DOCUMENTACIÓN SOPORTE


directivas, gerencias, directores y

jefaturas, contarán con la

documentación necesaria que soporte

y demuestre las operaciones que

realicen, ya que con ésta se justifique e

identifique la naturaleza, finalidad y

resultado de las mismas; asimismo,

éstas deberán contener datos y

elementos suficientes que faciliten su

análisis.

X




CONDICIÓN CRITERIO

RECOMENDACIONES

Mantener

(3)

Mejorar

(1)

Corregir

(1)


(3 )

Los formularios y otros documentos

que registren el trámite o transferencia

de recursos, cualquiera que sea su

naturaleza, deberán ser objeto de

control permanente; su pérdida o daño

deben ser oportunamente notificadas

al nivel jerárquico pertinente.

Los juegos de formularios y otros

documentos de carácter especial, que

sean inutilizados, deberán anularse y

archivarse dentro de los legajos de los

que han sido utilizados correctamente,

para mantener su control, secuencia

numérica y evitar su uso posterior. La

custodia de formularios y cualquier otro

documento de carácter especial que se

encuentren sin utilizar, será

responsabilidad del personal

autorizado.




CONDICIÓN CRITERIO

RECOMENDACIONES

Mantener

(3)

Mejorar

(1)

Corregir

(1)


(3 )

Se verificó que la documentación

soporte existente, es resguardada y

archivada de tal forma que sea de fácil

ubicación, para su utilización.

ARCHIVO DE DOCUMENTACIÓN DE

SOPORTE

Art. 67 Las gerencias, directores y

jefaturas, deberán velar por conservar

el archivo de documentación de

soporte que demuestra las operaciones

de la Municipalidad y entidades

descentralizadas, deberán ser

archivadas siguiendo un orden lógico,

de fácil acceso y utilización; debiendo

velar por la seguridad necesaria que la

proteja de riesgos, tales como:

Deterioro, robo o cualquier siniestro.

La documentación de soporte deberá

mantenerse disponible el tiempo legal

establecido para el cumplimiento de

rendición de cuentas y funciones

fiscalizadoras.

X




CONDICIÓN CRITERIO

RECOMENDACIONES

Mantener

(3)

Mejorar

(1)

Corregir

(1)


(3 )

No encontramos evidencia que la

jefatura del departamento efectúa una

verificación o análisis de los controles

existentes y en sus procesos de

servicios, etc.

POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS DE

LOS CONTROLES DE APLICACIÓN.


directivas y jefaturas, realizarán la

verificación del cumplimiento del

control interno ejercido en cada área

de acuerdo con su Manual de

Procedimientos, Manual de Políticas

institucional y otros documentos

administrativos.

X

Página 44 de 56

Recomendaciones

Al evaluar el componente de Actividades de Control del Departamento de Servicios



resultado un riesgo moderadamente alto por lo que se concluye que el Sistema de

Control Interno es no confiable en dicho componente; identificamos 8 normas que

son aplicables a la Unidad según el siguiente detalle:

a) En la realización de sus actividades dieron cumplimento a 3 normas (Definición de

Políticas y Procedimientos sobre activos, Archivo de Documentación de Soporte,

y Unidad de Adquisiciones ) por lo que se recomienda mantener los procesos,

controles implementados que se encuentran relacionadas a estas normas puesto

que se logran los objetivos propuestos;

b) Dentro de la evaluación del componente de Ambiente de control existe 1 Norma

(Documentación, Actualización y Divulgación de Políticas y Procedimientos), las

cuales se necesita Mejorar a pesar de la existencia de los mismos;

c) Existe 1 Norma (Definición de políticas y procedimientos de autorización y

aprobación), que se necesita darle cumplimiento y aplicar en las operaciones que

realiza el Departamento por lo que la recomendación es de Corregir el

incumplimiento a la misma;

d) Existen 3 Normas (Actividades de Control, Documentación Soporte, Políticas y

Procedimientos de los Controles de Aplicación), que se necesita darle

cumplimiento y aplicar en las operaciones que realiza el Departamento por lo que

la recomendación es de Corregir Inmediatamente.


No.

De

Art.

Riesgo

85 3

88 4

91 1

2.67


Detalle

Adecuación de los Sistemas de

Información y Comunicaión

Características de la nformación

Archivo Institucional

Promedio

INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN


3

4

1

0

0.5

1

1.5

2

2.5

3

3.5

4

85 88 91


Niv

el d

e R

iesg

o






COMPONENTE


Resultado

SCI NO CONFIABLE

2.67 15.00

RIESGO

MODERADAMENTE

ALTO40.00

4. INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN




Al evaluar los sistemas de información y comunicación del Departamento de Servicios

Generales, obtuvimos como resultado un Riesgo Moderadamente Alto, en el cual

identificamos ciertas situaciones reportables, las que se especifican en la Matriz de

cumplimientos e incumplimientos de las Normas Técnicas de Control Interno

Especificas de la Municipalidad, que se detalla a continuación:



Bajo Mantener 1

Moderado Mejorar 2

Moderadamente

AltoCorregir 3

AltoCorregir

inmediatamente4


Total

Página 47 de 56


Municipalidad de San Salvador Componente: Información y Comunicación

CONDICIÓN CRITERIO

RECOMENDACIONES

Mantener

(1)

Mejorar

(0)

Corregir

(1)


(1) Comprobamos que en el departamento

de Servicios Generales, los controles

que poseen no generan información

suficiente y necesaria que permita

conocer con exactitud los

requerimientos recibidos y atendidos,

además de otras actividades realizadas,

tales como:

a) Control de Agua Cristal

b) Aerofresh

c) Mantenimiento de aires

acondicionados.

ADECUACIÓN DE LOS SISTEMAS

DE INFORMACIÓN Y

COMUNICACIÓN

Art. 85 El Concejo Municipal y juntas


descentralizadas, por medio de las

jefaturas, diseñarán e implementarán

los sistemas de información que vayan

acordes con los planes estratégicos y

los objetivos institucionales.

X



Municipalidad de San Salvador Componente: Información y Comunicación

CONDICIÓN CRITERIO

RECOMENDACIONES

Mantener

(1)

Mejorar

(0)

Corregir

(1)


(1) Observamos que en el departamento de

Servicios Generales, los controles

implementados como el libro control de

servicios prestados, carece de

información necesaria como lo es fecha

de realizado el servicio, cantidad de

material presupuestado y utilizado; en

las hojas de solicitudes de servicios

falta la firma de recibido del servicio por

parte del solicitante.

CARACTERÍSTICAS DE LA

INFORMACIÓN


directivas, gerencias, directores y

jefaturas, deberán asegurarse que la

información que se procese sea

confiable, oportuna, suficiente y

pertinente para la toma de decisiones,

basándose en normativas técnicas y

legales.

X

Verificamos que el departamento

cuenta con un archivo físico de los

documentos que genera.

ARCHIVO INSTITUCIONAL


directivas y jefaturas, contarán con un

archivo institucional, éste podrá ser

magnético, manual o sistematizado,

para preservar la información, en virtud

de su utilidad de requerimientos

jurídicos y técnicos.

X

Página 49 de 56

Recomendaciones

Al evaluar el componente de Información y Comunicación del Departamento de

Servicios Generales, el cual representa el 15% del total del Sistema de Control

Interno, se obtuvo una calificación de riesgo de 2.67 (niveles de riesgo 1 al 4), dando

como resultado un riesgo alto por lo que se concluye que el Sistema de Control

Interno es no confiable en dicho componente; identificamos 3 normas que son

aplicables a la Unidad según el siguiente detalle:

a. En la realización de sus actividades dieron cumplimento a 1 norma (Archivo

institucional) por lo que se recomienda mantener los procesos, controles

implementados que se encuentran relacionadas a esta norma puesto que se


b. Existe 1 Norma (Adecuación de los sistemas de información y comunicación), que

se necesita darle cumplimiento y aplicar en las operaciones que realiza el

Departamento por lo que la recomendación es de Corregir el incumplimiento a la

misma;

c. Existen 1 Norma (Características de la información), que se necesita darle

cumplimiento y aplicar en las operaciones que realiza el Departamento por lo que

la recomendación es de Corregir Inmediatamente.


No.

De

Art.

Riesgo

92 4

93 4

95 3.5

3.83


Detalle

Monitoreo sobre la Marcha

Monitoreo Mediante

Autoevaluación del Sistema de

Control Interno

Comunicación de los Monitoreos

del Resulltado

Promedio

MONITOREO

CALIFICACIÓN

4 4

3.5

3.2

3.3

3.4

3.5

3.6

3.7

3.8

3.9

4

92 93 95


Niv

el d

e R

iesg

o

5. MONITOREO







COMPONENTE


Resultado

SCI NO CONFIABLE

3.83 15.00EN RIESGO

57.50



Al evaluar las actividades de monitoreo en el departamento de Servicios Generales,

obtuvimos como resultado un Riesgo Alto, en el cual identificamos ciertas situaciones

reportables, las que se especifican en la Matriz de cumplimientos e incumplimientos

de las Normas Técnicas de Control Interno Especificas de la Municipalidad de San

Salvador, que se detalla a continuación:



Bajo Mantener 1

Moderado Mejorar 2

Moderadamente

AltoCorregir 3

AltoCorregir

inmediatamente4


Total

Página 52 de 56


Municipalidad de San Salvador Componente: Monitoreo

CONDICIÓN CRITERIO

RECOMENDACIONES

Mantener

(0)

Mejorar

(0)

Corregir

(1)


(2)

Observamos que no se evalúan las

operaciones del departamento, por lo

que no existe el monitoreo sobre la

marcha.

MONITOREO SOBRE LA MARCHA


directivas y las jefaturas vigilarán que

los funcionarios realicen las actividades

de control durante la ejecución de las

operaciones de manera integrada, en

cumplimiento de las actividades de

control previamente establecidas en los

diferentes documentos administrativos,

durante la ejecución de las

operaciones de su competencia

X




CONDICIÓN CRITERIO

RECOMENDACIONES

Mantener

(0)

Mejorar

(0)

Corregir

(1)


(2)

Comprobamos que el Departamento de

Servicios Generales, no tiene

implementado un Sistema de Control

interno apropiado por lo que no se

cumple con la norma de control interno

especifica, del Monitoreo mediante

autoevaluación del Sistema de Control

Interno.

MONITOREO MEDIANTE

AUTOEVALUACIÓN DEL SISTEMA

DE CONTROL INTERNO

Art. 93 Las Jefaturas de la

Municipalidad deberá evaluar el

sistema de control interno propio,

respecto de las actividades

significativas. Será actualizado con el

resultado de dichas evaluaciones o

como producto de cambios

organizacionales.

X




CONDICIÓN CRITERIO

RECOMENDACIONES

Mantener

(0)

Mejorar

(0)

Corregir

(1)


(2)

Solamente existe evidencia de

comunicaciones de los monitoreos

realizados por auditoria interna y

externa, no encontrándose así

realizados por el departamento.

COMUNICACIÓN DE LOS

RESULTADOS DEL MONITOREO


directivas, directores, gerentes y

demás jefaturas recibirán los informes

sobre las debilidades y oportunidades

de mejoramiento del Sistema de

Control Interno, el cual será dirigido

hacia quienes serán los propietarios y

responsables de operarlo, con el fin de

que se implementen las acciones

necesarias, en cumplimiento a la

normativa administrativa y legal.

Los resultados de las actividades de

monitoreo del Sistema de Control

Interno, deberán ser comunicados al

Concejo Municipal, juntas directivas,

gerencias, directores y jefaturas, según

su competencia, por medio de un

informe de lo observado.

X


Recomendación

Al evaluar el componente de Monitoreo del Departamento de Servicios Generales, el

cual representa el 15% del total del Sistema de Control Interno, se obtuvo una

calificación de riesgo de 3.83 (niveles de riesgo 1 al 4), dando como resultado un

riesgo alto por lo que se concluye que el Sistema de Control Interno es no

confiable en dicho componente; identificamos 3 normas que son aplicables a la

Unidad según el siguiente detalle:

Existen 3 Normas (Monitoreo sobre la Marcha, Monitoreo Mediante Autoevaluación

del Sistema de Control Interno, Comunicación de los monitoreos del Resultado), que

se necesita darle cumplimiento y aplicar en las operaciones que realiza el

Departamento por lo que la recomendación es de Corregir Inmediatamente.


DIOS UNIÓN LIBERTAD

C.c.

Dependencia Nombre

Alcalde Municipal : Dr. Norman Noel Quijano

Síndico Municipal : Lic. José Ernesto Criollo

Director General de Administración y Finanzas : Lic. Gino Rolando Bettaglio

Gerencia de administración : Lic. José Leonidas Rivera

Sub. Gerencia de Gestión De Servicios Generales : Licda. Alma Verónica Merino

Jefe Departamento De Servicios Generales : Sr. Oscar Mauricio Rivera Rodríguez

Archivo. :

P’T’S’. :

Documents

A ruu d ii tt oo r íí a I n tI r n at ee r n a