1

คูมือการใชงานโปรแกรม EpiData

สําหรับการ Audit ขอมูลผูปวยนอกสรางเสริมสุขภาพและปองกันโรครายบุคคล ป 2552

ชญานิษฐ เพช็รรัตน oppp12@gmail.com หนวยระบาดวิทยา คณะเเพทยศาสตร มหาวิทยาลัยสงขลานครินทร

สวนที่ 1 วิธีนําเขาไฟล

1. หนาตางหลักของโปรแกรม

2

คูมือการใชงานโปรแกรม EpiData

สําหรับการ Audit ขอมูลผูปวยนอกสรางเสริมสุขภาพและปองกันโรครายบุคคล ป 2552

ชญานิษฐ เพ็ชรรัตน oppp12@gmail.com หนวยระบาดวิทยา คณะเเพทยศาสตร มหาวิทยาลัยสงขลานครินทร

สวนที่ 1 วิธีนําเขาไฟล

1. หนาตางหลักของโปรแกรม

2. การนําเขาไฟลที่จะตรวจสอบ

เลือก Data in/out -> Import -> เลือกชนิดของไฟลที่จะนําเขาเปน Text

3

2. การนําเขาไฟลที่จะตรวจสอบ

เลือก Data in/out -> Import -> เลือกชนิดของไฟลที่จะนําเขาเปน Text

4

3. กําหนดรายละเอียดตางๆ 3.1. เลือกไฟลขอมูล OPPP ที่จะนําเขา (ชนิดของไฟลที่จะนําเขาเปน Text)

• OP 12 แฟม: op12db.txt

• PP 8 แฟม: pp8db.txt

• OP 18 แฟม: op18db.txt

• PP 18 แฟม: pp18db.txt 3.2. ในชอง Import to data file โปรแกรมจะแสดงชื่อไฟลขอมูล .rec ที่สรางขึ้นจาก

ไฟลขอมูล OPPP ที่นําเขาโดยอัตโนมัติ (หากตองการเปลี่ยนชื่อและ path ที่อยูของไฟล สามารถเปลี่ยนได)

• op12db.txt -> op12db.rec

• pp8db.txt -> pp8db.rec

• op18db.txt -> op18db.rec

• pp18db.txt -> pp18db.rec 3.3. ในชอง QES file to base import on เลอืกไฟลแบบเก็บขอมูล .qes (QES file)

ใหตรงกับชื่อของไฟลขอมูล .rec ที่สรางขึ้น

• OP 12 แฟม: op12db.qes

• PP 8 แฟม: pp8db.qes

• OP 18 แฟม: op18db.qes

• PP 18 แฟม: pp18db. qes 3.4. ในชอง Text file options เลือก Delimited format (รูปแบบตัวคั่น) ให

delimiter เปน , 3.5. เลือก All fields are enclosed in quotes 3.6. เลือก Date format (รูปแบบวันที)่ เปน dmy 3.7. เม่ือกรอกรายละเอียดเรียบรอย กดปุม OK หมายเหตุ ในชอง Text file options สามารถเปลี่ยนไดตามรูปแบบของ text file ที่นําเขา

5

4. สามารถใสคําอธิบายไฟลขอมูลในชอง Enter description of data file (data file

label) เสร็จแลวกดปุม OK

3.1

3.2

3.3

3.5

3.4 3.6

3.7

6

สวนที่ 2 วิธีการปอนขอมูล

1. เลือกปุม 4. Enter Data

2. เลือกไฟลขอมูลที่จะปอน (นามสกุล .rec) จากนั้นเลือก Open

7

ปอนขอมูล

เม่ือปอนถึงตัวแปรสุดทายจะปรากฏหนาตาง Confirmation กดปุม Yes เพ่ือบันทึกขอมูล กอนปอนขอมูล record ถัดไป

8

สวนที่ 3 การสงออกขอมูลเพื่อสํารองในรูปแบบของ Microsoft Excel 1. เลือก 5. Export Data -> Excel

2. เลือกไฟลขอมูลที่ไดจากการปอนขอมูล กดปุม Open

9

3. ในสวน Export to: เลือกวาจะใหสงออกขอมูลไปไวทีใ่ด และเปลีย่นชือ่ไฟล Excel เปน ชื่อไฟลตามชนิดขอมูลตามดวยรหัสสถานพยาบาล เชน op12_10682.xls

4. กดปุม OK

3.

4.

10

สวนที่ 4 การเปรียบเทียบความถูกตองของขอมูล (Validate Data)

1. เลือก 5. Document -> Validate Duplicate Files

2. เลือกไฟลที่จะทําการ Validate เพ่ือเปรียบเทียบขอมูลระหวางไฟลจากการนําเขาขอมูลและไฟลจากการปอนขอมูล กดปุม OK

3. เลือกตวัแปรเชื่อมโยงไฟล (key field) ที่ใชจับคู record เพ่ือเปรียบเทียบ ไดแก ID และ HCODE (หรือ PCUCODE) จากนั้นกดปุม OK

11

4. โปรแกรมจะแสดงผลการเปรียบเทียบขอมูลระหวาง 2 ไฟล

บันทึกผลการเปรียบเทียบขอมูลระหวาง 2 ไฟลน้ีเปนไฟล .not (Data entry notes) โดยตั้งชื่อไฟล ตามชนิดของขอมูล ตามดวย _รหัสสถานพยาบาล ตามดวย_validate

• OP 12 แฟม: op12_10682_validate.not

• PP 8 แฟม: pp8_10682_validate.not

• OP 18 แฟม: op18_10682_validate.not • PP 18 แฟม: pp18_10682_validate.not

12

การอานผลจากการเปรียบเทียบขอมลูเพื่อหาความถูกตองของขอมูล VALIDATE DUPLICATE DATA FILES REPORT ==================================== Report generated 20. Apr 2010 14:24 ---------------------------------------------------------------------

Data file 1: ไฟลนําเขาไฟลที่ 1

--------------------------------------------------------------------- File name: D:\NHSO_file\Document\Audit\Epidata_File\12Files\op12key\op12key.rec File label: File date: 20. Apr 2010 14:23

Records total:3 จํานวน Records ที่มีในไฟลที่ 1

---------------------------------------------------------------------

Data file 2 ไฟลนําเขาไฟลที่ 2 --------------------------------------------------------------------- File name: D:\NHSO_file\Document\Audit\Epidata_File\12Files\op12db\op12db.rec File label: File date: 20. Apr 2010 14:24

Records total:3 จํานวน Records ที่มีในไฟลที่ 2 --------------------------------------------------------------------- Options for validation: Ignore deleted records: Yes Ignore text fields: No Ignore letter-case in text fields: No Report differences in field types: No Ignore missing records in data file 2 No Fields in both data files that were used in the validation: HCODE,HN,PID,DATEOPD,TY1C1,TY1DIAG1,TY1C2,TY1DIAG2,TY1C3,TY1DIAG3, CLINIC1,DIAG1,CLINIC2,DIAG2,CLINIC3,DIAG3,CLINIC4,DIAG4,CLINIC5,DIAG5,CLINIC6,DIAG6,CLINIC7,DIAG7,CLINIC8,DIAG8,CHAITEM1,AMOUNT1,CHAITEM2, AMOUNT2,CHAITEM3,AMOUNT3,CHAITEM4,AMOUNT4,CHAITEM5,AMOUNT5,TOTAL Fields excluded from data file 1: None Fields excluded from data file 2: None Fields used as index keys: ID PCUCODE --------------------------------------------------------------------- RESULTS OF VALIDATION: --------------------------------------------------------------------- Records missing in data file 1: 0 Records missing in data file 2: 0

ในสวน RESULTS OF VALIDATION จะแสดงจํานวน Records วางที่ไมมีขอมูลทั้ง Records ในตวัอยางมีคาเปน 0 แสดงวาไมมี Records ที่วาง

ชื่อตัวแปรทีใ่ชเชื่อมโยงไฟล

13

Number of common records found: 3 Number of fields checked per record: 37 Total number of fields checked: 111 1 out of 3 records had errors (33.33 pct.) 1 out of 111 fields had errors (0.90 pct.) --------------------------------------------------------------------- DATA FILE 1 | DATA FILE 2 --------------------------------------------------------------------- Record key field(s): (Rec. # 3) | Record # 3 ID = 1 | PCUCODE = 10682 | | hn = 520003883 | hn = 520003882 --------------------------------------------------------------------- ตารางนี้แบงเปน 2 สวน คอื DATA FILE 1 และ DATA FILE 2 Record key field(s): (Rec. # 3) | Record # 3

แสดง record ที่มีขอมูลแตกตางกัน (Rec. # 3) ID = 1 PCUCODE = 10682

ตัวแปรที่เลือกใชเปนตัวแปรเชื่อมโยงไฟล (ID & PCUCODE)

hn = 520003883 | hn = 520003882

แสดงใหเห็นคาที่ตางกัน คือ DATA FILE 1 มี hn = 520003883 DATA FILE 2 มี hn = 520003882

ความถูกตองของขอมูล

14

การอานผลความครบถวนของขอมูลจาก Codebook

1. เลือก 5. Document จากนั้นเลือก Codebook

2. เลือกไฟลขอมูลที่นําเขาจากฐานขอมูล ชื่อ OP12db.rec (หรือไฟลอ่ืนที่มีคําวา db อยูในชื่อไฟล)

3. เลือก Options และ show all checks

15

CODEBOOK Report generated 20. Apr 2010 15:50 Data file: D:\NHSO_file\Document\Audit\Epidata_File\12Files\op12db\op12db.rec File label: [none] File date: 20. Apr 2010 14:23 Checks applied: No Number of fields: 37 Records total: 3 Deleted records: 0 Used in codebook: 3 records hcode --------------------------------------------------------------- type: Text missing: 0/3 unique values: 1 tabulation: Freq. Pct. Value Label 3 100.0 10682 hn ------------------------------------------------------------------ type: Text missing: 0/3 unique values: 3 tabulation: Freq. Pct. Value Label 1 33.3 500054912 1 33.3 520003883 1 33.3 520059317 pid ----------------------------------------------------------------- type: Text missing: 0/3 unique values: 3 tabulation: Freq. Pct. Value Label 1 33.3 3.9001E+12 1 33.3 3.9008E+12 1 33.3 3.9011E+12 dateopd ------------------------------------------------------------- type: Date (dmy) missing: 0/3 range: [22/10/2008 ; 23/07/2009] unique values: 3 diag1 --------------------------------------------------------------- type: Text missing: 1/3 unique values: 3 tabulation: Freq. Pct. Value Label 1 33.3 A225 1 33.3 A523 1 33.3 E601

ความครบถวน

ความครบถวน

ความครบถวน

ความครบถวน

ความครบถวน

16

4. บันทึกผลการอานผลความครบถวนของขอมูลจาก Codebook น้ีเปนไฟล .not (Data entry notes) โดยตั้งชื่อไฟล ตามชนิดของขอมูล ตามดวย _รหัสสถานพยาบาล ตามดวย _codebook

• OP 12 แฟม: op12_10682_codebook.not

• PP 8 แฟม: pp8_10682_codebook.not

• OP 18 แฟม: op18_10682_codebook.not • PP 18 แฟม: pp18_10682_codebook.not