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E S T U D I O P A R A L A S I M P L I F I C A C I Ó NE S T U D I O P A R A L A S I M P L I F I C A C I Ó NE S T U D I O P A R A L A S I M P L I F I C A C I Ó NE S T U D I O P A R A L A S I M P L I F I C A C I Ó N

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Informe Final

PRESENTACIÓN Como continuación del trabajo realizado en 2007, en el pasado mes de enero se puso en marcha la ampliación y actualización del estudio para la simplificación de los trámites de la solicitud única, presentado en las jornadas de organismos pagadores celebradas en junio de 2007 en Zaragoza.

En el curso del mismo en el primer semestre del año 2008 se analizaron los procedimientos aplicados en cuatro nuevas comunidades autónomas, seleccionando aquellas en las que ha tenido una mayor incidencia la incorporación del sector de frutas y hortalizas al pago único. Se realizó un seguimiento de las 26 recomendaciones contenidas en el informe de 2007, que estaban orientadas a paliar los puntos críticos detectados en el proceso en las siete comunidades autónomas visitadas en dicho año. Además, se elaboró del total de las 11 CC.AA. estudiadas, un primer análisis comparativo respecto al tratamiento de los puntos críticos. En el segundo semestre del año se ha completado el estudio con la visita y análisis de los procedimientos aplicados en las cinco comunidades autónomas restantes. Esto ha permitido la elaboración de un análisis comparativo del total de las 16 CC.AA. estudiadas.

Quiero agradecer la colaboración de las autoridades responsables de todas las CC.AA. que han participado en este estudio, así como a las 130 personas entrevistadas, cuyos comentarios y sugerencias han permitido elaborar 16 nuevas recomendaciones para añadir a las 26 recomendaciones finales del estudio realizado en 2007.

Esperamos que su aplicación contribuya a mejorar la eficacia del proceso y redunde en una mayor comodidad para todos los que participamos en el mismo, especialmente, los beneficiarios.

Informe Final

ÍNDICE

1. SUMARIO.............................................................................................................3

2. DESCRIPCIÓN DEL PROCESO EN LAS COMUNIDADES AUTÓNOMAS VISITADAS. (2007 y 2008)...........................................................................................5

2.1. COMIENZO DE LA CAMPAÑA; NORMAS Y COORDINACIÓN. .................5

2.2. GRABACIÓN DE LOS DATOS. APLICACIÓN DE CAPTURA. REGISTRO DE LAS SOLICITUDES............................................................................................6

2.3. DOCUMENTACIÓN SOLICITADA................................................................9

3. PUNTOS CRÍTICOS........................................................................................... 11

3.1. NORMAS REGULADORAS........................................................................ 11

3.2. ORGANIZACIÓN DEL PROCESO.............................................................. 11

3.3. PAPEL DE LAS ENTIDADES COLABORADORAS................................... 12

3.4. DOCUMENTACIÓN REQUERIDA. ............................................................. 12

3.5. PROGRAMA DE CAPTURA....................................................................... 12

4. RECOMENDACIONES....................................................................................... 13

4.1. NORMAS, ORGANIZACIÓN DEL PROCESO Y DOCUMENTACIÓN REQUERIDA .......................................................................................................... 13

4.2. ENTIDADES COLABORADORAS. ............................................................ 18

4.3. PROGRAMA DE CAPTURA....................................................................... 19

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Informe Final

1. SUMARIO

La tramitación de las 954.164 solicitudes únicas que se han presentado en España en 2008 requiere un importante esfuerzo técnico y administrativo, con la participación de los propios interesados, personal de las entidades colaboradoras y funcionarios de las administraciones. Los factores que condicionan el desarrollo del proceso son: la legislación, que determina las opciones aplicables en España entre las permitidas por la regulación comunitaria; la organización del proceso, con la fijación de plazos, formas de presentación y documentación requerida; la disponibilidad y difusión de la información con que cuentan las administraciones; y las funcionalidades ofrecidas por el programa de captura utilizado y su funcionamiento. En el caso de España, las comunidades autónomas visitadas en 2007 y 2008, gestionan el 100% de las solicitudes presentadas. El 93% de las mismas se tramita por entidades colaboradoras, entendiendo por tales organizaciones agrarias, cooperativas y entidades financieras que participan en el proceso de cumplimentación y grabación de los datos de las solicitudes. Su aportación permite distribuir en el territorio la presentación de las solicitudes, lo que resulta más cómodo para los beneficiarios. En algunos casos, las entidades suscriben convenios de colaboración con la administración autonómica. Dichos convenios definen el papel de las entidades colaboradoras y los requisitos que deben cumplir. En algunos casos, su papel va más allá de la mera confección de la solicitud, ya que intervienen en la presentación de modificaciones de la misma o en la gestión y tramitación de aspectos relativos a la situación general de la explotación, desde el asesoramiento técnico agronómico a la tramitación de cambios en relación con los derechos reconocidos a la misma. En la inmensa mayoría de los casos, estas gestiones no tienen coste alguno para el productor. La recogida de información en la actual campaña se ha basado en 32 entrevistas con 130 personas que intervienen en el proceso, siguiendo cuestionarios centrados en los distintos aspectos del mismo. Los entrevistados son tanto gestores de la Administración responsable de las comunidades autónomas, como personal técnico y administrativo de las entidades colaboradoras. El informe final se ha elaborado con base en las respuestas a los cuestionarios y en las sugerencias y comentarios formulados por las personas entrevistadas. (Véase cuadros-resumen de los cuestionarios de gestores y entidades colaboradoras)

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Como principales aspectos críticos, cabe destacar el momento en que se dispone de la información para establecer los requisitos de la campaña y la difusión de la misma; la disponibilidad de la aplicación, la comodidad de su manejo y la calidad de las comunicaciones con otras bases de datos, y la información y documentación requerida de los solicitantes. Las recomendaciones finales se refieren a estos aspectos.

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2. DESCRIPCIÓN DEL PROCESO EN LAS COMUNIDADES AUTÓNOMAS VISITADAS. (2007 y 2008)

2.1. COMIENZO DE LA CAMPAÑA; NORMAS Y COORDINACIÓN. Con algunas variaciones en función de la disponibilidad de la aplicación de captura de datos, las CC.AA., hacia finales de enero o principios de febrero, realizan una labor de coordinación y de formación con las entidades colaboradoras para informarles de los cambios habidos en la legislación y en el programa base de captación de datos. En algunas, la publicación de la norma autonómica se ha producido ya en ese momento pero, en otras, no es hasta bien avanzado el periodo de presentación de la solicitud (finales de febrero o mediados de marzo) cuando se publica la norma correspondiente, lo cual, sin embargo, no resulta un inconveniente para el desarrollo del proceso, al conocer las entidades colaboradoras los criterios de la Administración y las normas nacionales y comunitarias de referencia. En algunos casos, la administración autonómica envía a los beneficiarios una solicitud pregrabada con los datos validados de la campaña anterior. En otros, esta información se recupera directamente del programa de captura. Las entidades colaboradoras y, en algunos casos, la propia administración autonómica, hacen difusión del comienzo de la campaña en prensa, radio y televisión. Es frecuente que se dirijan a los beneficiarios cuyas solicitudes tramitaron en la campaña anterior para recordarles la apertura del periodo de presentación de la nueva solicitud. En la actual campaña, la inclusión del sector de frutas y hortalizas en pago único, ha supuesto la incorporación de nuevos beneficiarios y un incremento en el número de solicitudes tramitadas. El impacto ha sido mayor en el caso de algunas CC.AA. como la Comunidad Valenciana, en la que se ha duplicado el número de solicitudes de ayuda y ha aumentado en 70.000 ha la superficie incluida en la solicitud única. La participación de las entidades colaboradoras en la tramitación de ayudas vinculadas con la PAC se remonta a la reforma de 1992. Se trata, en la mayoría de los casos, de organizaciones profesionales agrarias, cooperativas y sus federaciones, y entidades financieras, sobre todo cajas rurales, que cuentan con numerosos clientes entre los agricultores y ganaderos. También existen gestorías que tramitan un número de solicitudes mucho más bajo. Tanto las organizaciones profesionales agrarias como las cajas rurales cuentan con importantes gabinetes técnicos que asesoran a los beneficiarios no sólo en la confección de la solicitud sino también sobre otros aspectos de su explotación. Algunas entidades financieras, que no disponen de técnicos

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especializados, requieren la colaboración de las Organizaciones de Productores Agrarios (OPAS), para la realización de las solicitudes de sus clientes. En general, el servicio prestado por las entidades colaboradoras, en relación con la solicitud única, es gratuito. Sólo se ha detectado un caso en que la entidad colaboradora tenga establecida contraprestación económica por la realización de la solicitud. La relación entre la comunidad autónoma y las entidades colaboradoras y, en particular, su papel en el proceso de generación y presentación de las solicitudes está recogida en convenios de colaboración en los casos de Andalucía, Castilla-La Mancha, Cataluña, Extremadura, Galicia, Comunidad Foral de Navarra, País Vasco y La Rioja. En Islas Baleares, la Administración suscribe un convenio de colaboración con las entidades financieras. Con las asociaciones agrarias, firma contratos de asistencia, por la que aquellas reciben una compensación económica según el número de solicitudes tramitadas. En Cantabria se firma un convenio de colaboración por el que las organizaciones de productores reciben una compensación económica por la participación en la captura de solicitudes. En la Región de Murcia, se publica un decreto que regula la acreditación de los colaboradores que elaboren solicitudes de la Política Agraria Común (PAC) y la utilización del programa informático Démeter facilitado por la consejería de Agricultura y Agua (Decreto nº55/2008 de 11 de abril) y otro decreto por el que se crea el registro de apoderamientos, para facilitar las relaciones de los ciudadanos, a través de medios telemáticos, con la consejería de Agricultura y Agua (Decreto nº294/2007 de 21 de septiembre).

2.2. GRABACIÓN DE LOS DATOS. APLICACIÓN DE CAPTURA. REGISTRO DE LAS SOLICITUDES.

La cumplimentación de solicitudes suele realizarse en presencia del interesado, normalmente mediante cita previa. La mayoría de las entidades colaboradoras utilizan únicamente los programas que la administración autonómica pone a su disposición, aunque en algún caso, disponen de sus propias aplicaciones y de las interfaces necesarias para comunicarse con los programas oficiales. El tiempo necesario para completar el proceso es muy variable y, en el caso de las aplicaciones web, se ve condicionado por la calidad de las comunicaciones disponibles. Los entrevistados manifiestan que, lo más frecuente, es emplear una hora, si bien, se pueden realizar solicitudes de explotaciones, sin cambios respecto de los datos de la campaña anterior, en 15 minutos. En otros casos, se puede llegar a tardar cuatro horas o, incluso más, en función de las consultas a distintas bases de datos, precisas para cumplimentar la solicitud. En lo que se refiere a las aplicaciones informáticas utilizadas, existe variedad de opciones, con distintos entornos y tecnologías, que se muestran igualmente

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eficaces: soluciones en entorno local, con remisión de los datos de las solicitudes en disquete, coexisten con aplicaciones web que cuentan con registro telemático. El único factor crítico es la calidad de las comunicaciones, que limita el acceso a las bases de datos con información complementaria y enlentece, cuando no impide, la cumplimentación o presentación de las solicitudes. 1 En Andalucía, Cataluña, Aragón, Región de Murcia, Comunidad Foral de Navarra y La Rioja la captura de datos se realiza mediante una aplicación en entorno local, si bien todas estas CCAA excepto la Región de Murcia pueden remitir la información así obtenida mediante un intercambio de ficheros a través de la página web, aunque también está disponible el envío de la información en otro soporte magnético. El resto de CC.AA. dispone de aplicaciones web (Principado de Asturias, Islas Baleares, Cantabria, Castilla-La Mancha, Castilla y León, Extremadura, Galicia, Comunidad de Madrid, País Vasco y Comunidad Valenciana). Ambos sistemas se muestran igualmente eficaces para la captura de los datos. Los dos ofrecen la posibilidad de consulta de bases de datos externas, si bien, la agilidad y comodidad de la realización de la solicitud se ven condicionadas por la calidad de las comunicaciones, si las bases deben consultarse vía internet. La solicitud cumplimentada se registra telemáticamente (Andalucía, Principado de Asturias, Islas Baleares, Castilla-La Mancha, Castilla y León, Galicia, Comunidad Foral de Navarra y La Rioja) o directamente en las oficinas de la Administración. En el caso de registro telemático, se utiliza el certificado de firma electrónica, emitido por la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre, del propio interesado (Principado de Asturias, Castilla y León y Galicia) o el certificado de los técnicos de las entidades colaboradoras (Andalucía, Principado de Asturias, Castilla-La Mancha, Castilla y León, Galicia, Comunidad Foral de Navarra y La Rioja). En el caso de registro presencial, el programa de captura genera códigos, que se reflejan en el ejemplar de la solicitud en papel que se lleva a registro, y que permiten establecer la correspondencia entre los datos grabados y la solicitud registrada. Algunas entidades colaboradoras requieren de los solicitantes cuyas solicitudes tramitan la firma de un documento por el que declaran estar de acuerdo con los datos grabados por el personal de la entidad colaboradora.

1 En la actual campaña, el dimensionamiento de los servidores y la calidad de las comunicaciones ha

mejorado notablemente respecto a 2007.

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Algunos programas oficiales (Andalucía, Principado de Asturias, Castilla-La Mancha, Castilla-León, Galicia y Comunidad Foral de Navarra) incluyen la posibilidad de realizar una simulación del importe a recibir por el solicitante en función de las ayudas solicitadas. Cuando la aplicación oficial no dispone de esta utilidad, algunas entidades colaboradoras realizan dicho cálculo en caso de aceptar la Administración correspondiente los datos declarados y de no realizar corrección alguna. Las entidades colaboradoras suelen contratar personal de apoyo durante el periodo de presentación de la solicitud, si bien, el personal que dedican a las tareas relacionadas con la realización de la solicitud es el que ya tiene experiencia en estas tareas. Si se tratara de personas sin ella, se supervisa su trabajo por otros técnicos que sí la tienen. La disponibilidad de la aplicación en entorno de pruebas, la distribución de información sobre las novedades de la campaña y la información sobre el plazo disponible para la presentación de la solicitud son muy importantes para la organización interna del trabajo por parte de las entidades colaboradoras. En todos los casos en los que se dispone de aplicación en entorno web, ésta permite realizar modificaciones de la solicitud dentro del plazo de presentación (excepto en el Principado de Asturias). Fuera de plazo, con las penalizaciones a que hubiere lugar, admiten presentación de modificaciones las aplicaciones de Andalucía, Islas Baleares, Cantabria, Castilla-La Mancha, Castilla y León, Cataluña, Comunidad de Madrid Comunidad Foral de Navarra, País Vasco, La Rioja y Comunidad Valenciana. En las CC.AA. de Andalucía, Principado de Asturias, Islas Baleares, Castilla y León, Cataluña, Región de Murcia y Comunidad Foral de Navarra, algunas entidades colaboradoras participan en actividades, como la resolución de incidencias fuera del periodo declarativo. En el resto, las entidades colaboradoras no tienen ningún papel en esta fase, aunque sí manifiestan su interés por dar un servicio integral a sus clientes o asociados. En cualquier caso, todas consideran útil disponer de información sobre las posibles incidencias en los expedientes para anticiparse y ayudar al productor a corregirlas. En algunos casos, existe la posibilidad de realizar las alegaciones al SIGPAC desde el programa de captura en el momento de realizar la solicitud (Principado de Asturias, Islas Baleares, Castilla y León, Cataluña, Comunidad Foral de Navarra y Comunidad Valenciana). En algunas CC.AA. (Andalucía, Castilla-La Mancha y Región de Murcia) se puede hacer una consulta al programa de gestión, bien por el propio interesado o por parte de la entidad colaboradora que ha tramitado la solicitud. Igualmente, Andalucía informa mediante mensaje SMS del pago de la ayuda o de la

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existencia de incidencias cuya subsanación será necesaria para percibir el importe de la ayuda. Una petición generalizada de las entidades colaboradoras, es la mejora de la información contenida en las resoluciones y demás comunicaciones remitidas por la Administración a los beneficiarios consecuencia de la solicitud presentada. Esta mejora se refiere tanto al desglose de los importes pagados por línea de ayuda, como al lenguaje utilizado en dichos documentos.

2.3. DOCUMENTACIÓN SOLICITADA. Se requiere del solicitante la documentación siguiente:

• Fotocopia del DNI/NIF de la persona física o CIF de la persona jurídica,

• Hoja de datos bancarios,

• Documentación específica según las ayudas solicitadas. (Véase

cuadro comparativo de la documentación requerida) Algunas CC.AA. (Andalucía, Principado de Asturias, Cantabria, Cataluña, Extremadura, Comunidad Foral de Navarra, País Vasco, La Rioja y Comunidad Valenciana) disponen de un registro único de beneficiarios, siendo requisito previo a la percepción de cualquier ayuda estar dado de alta en el mismo. En éstas, no es necesario volver a presentar la fotocopia del DNI/NIF/CIF (excepto en el Principado de Asturias, País Vasco (Vizcaya) y La Rioja (sólo si no se ha presentado la solicitud única en las tres últimas campañas)), al igual que en el caso de Castilla y León y Galicia, que acceden directamente a la consulta de los datos existentes en Hacienda y Seguridad Social. En el supuesto de presentar la solicitud única a través de una entidad financiera, en las CC.AA. de Andalucía, Principado de Asturias, Cantabria, Castilla y León, Galicia y País Vasco (Álava) no es necesario volver a presentar la hoja de datos bancarios. En el caso de disponer de un gestor de documentos (Islas Baleares, Comunidad Valenciana), en el que se archiva la documentación presentada en campañas anteriores, solamente será necesario volver a presentar la documentación que deje de estar vigente. En Castilla-La Mancha, en la actual campaña no es necesario adjuntar la documentación. Ésta es custodiada por el propio agricultor y únicamente deberá presentarla en caso de someterle a algún tipo de control.

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Las entidades colaboradoras revisan la documentación en el momento de presentar la solicitud (excepto en el caso de Cantabria y La Rioja donde la documentación se revisa posteriormente en la oficina comarcal o delegación provincial) y se encargan de presentarla en las oficinas de la Administración (excepto en el caso de Galicia, donde es el propio interesado quien la lleva).

En Islas Baleares, se genera un documento de revisión y cotejo documental que firma la persona responsable de la captura de la solicitud única. Esta copia se remite junto con la solicitud a servicios centrales. En algunas CC.AA. (Aragón, Principado de Asturias Castilla y León, Cataluña, Galicia y Comunidad de Madrid), la documentación se archiva en las propias oficinas comarcales; en el resto, se remite a las delegaciones provinciales.

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3. PUNTOS CRÍTICOS Los puntos críticos del proceso, es decir, los aspectos que dificultan, ralentizan o impiden la presentación de la solicitud, son los mismos que se detectaron en el estudio realizado en 2007 y están directamente relacionados con los aspectos esenciales del mismo, a saber: • Las normas reguladoras; • La organización del proceso; • El papel de las entidades colaboradoras; • La documentación exigida; • El programa de captura.

3.1. NORMAS REGULADORAS. La fecha de publicación de las disposiciones de la comunidad autónoma está condicionada por la de publicación de los reales decretos donde se recogen las modificaciones de las disposiciones comunitarias. La difusión rápida de la información de la campaña, así como la publicación de las normas, especialmente los reales decretos, permitiría anticipar la adaptación de las aplicaciones y la formación. La exigencia de presentar determinados documentos también complica la tarea de presentación de la solicitud y limita su desmaterialización. Por último, las modificaciones en los plazos de presentación inicialmente previstos provocan retrasos y paralizaciones en el proceso una vez iniciado.

3.2. ORGANIZACIÓN DEL PROCESO. El único momento en el que el solicitante puede poner de manifiesto los cambios ocurridos en la explotación es el de la presentación de la solicitud, por lo que se superponen trámites. Igualmente, la dificultad de acceso a los datos en poder de la Administración para realizar la solicitud complica su cumplimentación y presentación. Por último, la organización interna y la coordinación entre dependencias administrativas, que, en algunos casos, adoptan criterios diferentes, dificulta la tarea de presentación de solicitudes.

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3.3. PAPEL DE LAS ENTIDADES COLABORADORAS. Habida cuenta del porcentaje de solicitudes tramitado por las entidades colaboradoras (EE.CC.), la ausencia de marco de colaboración expreso, con definición de obligaciones y derechos, puede limitar su tarea y acarrear consecuencias graves para los solicitantes. En particular, aspectos como su papel en la gestión de la documentación, tratamiento de la información sin procesar al terminar el periodo de declaración, plazos de registro, participación en la resolución de incidencias y la delimitación de responsabilidades en caso de errores son aspectos críticos de la actuación de las entidades colaboradoras.

3.4. DOCUMENTACIÓN REQUERIDA. Se exige presentar documentación con información ya disponible directa o indirectamente para la Administración, lo que significa generación de copias y de incidencias en caso de que no se presente. Algunas CC.AA. requieren darse de alta en registros específicos para poder percibir las ayudas. Igualmente, la presentación de la documentación específica de cada línea de ayuda, particularmente cuando no se procesa la información correspondiente, complica innecesariamente el expediente.

3.5. PROGRAMA DE CAPTURA. La fecha de disponibilidad real del programa, una vez estabilizado, así como la calidad de la formación para su uso son factores que condicionan el desarrollo del proceso. Las actualizaciones y cambios no comunicados, así como las interrupciones en el servicio para realizarlos impiden el normal desarrollo de la captura de datos. Igualmente, la dificultad de acceso a otras bases de datos con información necesaria (SIGPAC, derechos definitivos, datos ganaderos) puede complicar la grabación de los datos e introducir errores. En los programas en entorno web, el bloqueo de los servidores y la calidad de las comunicaciones disponibles pueden dificultar y, en el límite, colapsar el proceso.

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4. RECOMENDACIONES

Las recomendaciones finales se refieren a los puntos críticos detectados. En el actual estudio se incorporan 16 nuevas recomendaciones a las 26 propuestas el año pasado.

4.1. NORMAS, ORGANIZACIÓN DEL PROCESO Y DOCUMENTACIÓN REQUERIDA

4.1.1. Establecer el “expediente por explotación”. (FEGA/MARM, CC.AA.)

El expediente por explotación constituiría la información de base para la solicitud única. Se actualizaría fuera del periodo de presentación de la solicitud y hasta una determinada fecha antes de que comenzara éste. En este proceso podrían participar las EE.CC. La realización de un proyecto piloto con alguna de las entidades colaboradoras que cuentan con departamentos técnicos más completos podría ser útil para valorar esta posibilidad.

4.1.2. Establecer una fecha de referencia para los datos de la explotación. (FEGA/MARM, CC.AA.)

De este modo, la Administración puede actualizar las bases de datos a esa misma fecha y facilitar la consulta de las mismas, incluso distribuyendo copias de las bases de datos para su instalación en local, así como enviar a los solicitantes la declaración precumplimentada. Con esta solución se reduciría notablemente el número de incidencias y se facilitaría la consulta de la información necesaria para las declaraciones.

4.1.3. Establecer una “foto fija” del SIGPAC. (FEGA/MARM, CC.AA.)

Se establecería una fecha de referencia a partir de la cual no se permitiría realizar cambios en el SIGPAC, con el objetivo de utilizar la misma información durante todo el período declarativo. Por lo tanto, a lo largo del período de presentación de la solicitud única, se deberían mantener invariables todas las referencias de las explotaciones (“foto fija”). En el momento de comenzar el período de solicitud, todas las alegaciones al SIGPAC deberían estar incorporadas.

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4.1.4. Unificar criterios sobre requisitos. (FEGA/MARM, CC.AA.)

En particular, sería útil establecer criterios sobre documentación necesaria para cada línea de ayuda, obligatoriedad o no de presentar croquis, cálculo de los índices de barbecho, etc.

4.1.5. Adelantar la publicación de las normas de campaña. (FEGA/MARM)

Convendría reflexionar sobre la necesidad de publicar normas todas las campañas si existen otras vías igualmente útiles de difundir los criterios que rigen cada una (reuniones de coordinación, anuncios en medios de comunicación, publicaciones en Internet...) Cuando esto sea imprescindible, habría que analizar el rango de la norma, de manera que se eligiera el más bajo legalmente posible para el propósito requerido, a fin de simplificar su tramitación.

4.1.6. Valorar la posibilidad de actualizar distintas bases de datos, con la información declarada en la solicitud única. (CC.AA.)

Los datos declarados en la solicitud única se utilizarían para la actualización inmediata de diversas bases de datos. (Alegaciones SIGPAC, censos ganaderos, registro de explotaciones, registro de beneficiarios, etc.) 4.1.7. Disponer al comienzo del periodo declarativo de toda la información necesaria para la realización de la solicitud única. (CC.AA.) Sería conveniente que todos los posibles solicitantes dispusieran de toda la información necesaria imprescindible para la cumplimentación de la solicitud única. En el caso de pastos comunales, los ayuntamientos o entidades responsables deberían fijar un plazo previo al comienzo de la solicitud única para realizar la asignación de estos. 4.1.8. Suprimir la presentación de documentos con datos ya conocidos por la Administración. (FEGA/MARM, CC.AA.)

Se debería suprimir todo requisito documental que contuviera información ya conocida directa o indirectamente por la Administración (DNI, justificantes de obligaciones fiscales y sociales, SIGPAC, certificado bancario, derechos definitivos, datos ganaderos, IRPF, empadronamiento, etc.), sustituyéndola por una autorización de consulta de las correspondientes bases de datos.

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4.1.9. Eliminar la presentación de la documentación junto con la solicitud. (FEGA/MARM, CC.AA.)

Se procesarían los datos necesarios y se tomaría de las bases de datos oficiales aquella otra accesible para la Administración. Igualmente, se requeriría de las industrias transformadoras y de las casas suministradoras de semillas la información correspondiente a contratos, cantidades, etc.

4.1.10. Mantener los plazos de presentación. (FEGA/MARM, CC.AA.)

La ampliación del plazo se convierte, en la práctica, en un retraso y una parada en el proceso. Además, los beneficiarios tienden a declarar en los últimos días por si hubiera nuevas ampliaciones. Estas acumulaciones finales dificultan la tarea de las entidades colaboradoras, la de los gestores, además, de provocar errores.

4.1.11. Establecer y enviar al productor la solicitud simplificada. (FEGA/MARM, CC.AA.)

Para el caso de explotaciones sin cambios y, en particular, en el caso de los cultivos permanentes, sería muy útil enviar al productor la solicitud cumplimentada para su validación.

4.1.12. Mejorar la calidad de las comunicaciones con los beneficiarios. (CC.AA.)

Se debería mejorar la información que se ofrece a los beneficiarios tanto desde el punto de vista de los datos ofrecidos como del lenguaje utilizado para comunicárselos.

4.1.13. Facilitar a los beneficiarios una información sencilla respecto a los a pagos a percibir. (CC.AA.)

Proporcionar a los beneficiarios un resumen de los pagos realizados desglosados por línea de ayuda y redactados en un lenguaje llano, facilita a los beneficiarios la comprensión de esta información.

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4.1.14. Establecer un procedimiento sencillo de representación. (CC.AA.)

Con el objetivo de facilitar las relaciones de los ciudadanos con la Administración, a través de los medios telemáticos, se podría establecer un procedimiento sencillo de apoderamientos por la unidad responsable en materia de agricultura y ganadería. De este modo, el otorgante autorizaría al apoderado para el tratamiento automatizado de los trámites de presentación de la solicitud única, resolución de incidencias, alegaciones al SIGPAC, gestión de derechos, etc., y actuaciones por internet, recogidos en el apoderamiento. (Decreto nº 294/2007 de 21 de septiembre de 2007, Boletín Oficial de la Región de Murcia).

4.1.15. Mejorar la coordinación entre las unidades de la Administración. (FEGA/MARM, CC.AA.)

Se han puesto de manifiesto disparidades de criterio entre distintas unidades de la misma Administración en cuanto a la forma de entrega de los expedientes, documentación requerida, etc. Igualmente, en algunos casos se obliga al productor o, en su defecto, a la entidad colaboradora a presentar varias copias del mismo expediente, en función del número de unidades gestoras que participan en la tramitación.

4.1.16. Ampliar los medios humanos y materiales adecuándolos a las funciones que se tienen encomendadas. (CC.AA.) El correcto funcionamiento de la campaña de solicitudes depende de las actividades que se desarrollan tanto durante la propia campaña, del 1 de febrero al 30 de abril, como a lo largo del resto del año. Para una correcta planificación y organización de estas actividades es imprescindible disponer de medios humanos y materiales adaptados a las mismas.

4.1.17. Restringir la forma de presentación de la solicitud a los impresos generados por la aplicación de captura. (CC.AA.)

De este modo se evitaría la presentación exclusivamente en papel que origina retrasos y posibles errores. Sólo determinadas excepciones, por ejemplo, los solicitantes no residentes en la comunidad autónoma, estarían autorizados para su presentación en papel y siempre que no existiera una aplicación web.

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4.1.18. Valorar el impacto del desacoplamiento total sobre la simplificación del proceso. (FEGA/MARM, CC.AA.)

El desacoplamiento total, particularmente en aquellas líneas en que el nivel de acoplamiento es mínimo o se refiere a cultivos permanentes podría simplificar notablemente la presentación de la solicitud.

4.1.19. Crear bases de datos auxiliares a nivel nacional y habilitar consultas a estas y a otras bases existentes. (FEGA/MARM)

El acceso a las bases de datos consolidadas mejoraría la eficacia de las validaciones (SIGPAC, SIMOGAN, derechos definitivos y su identificación). Para facilitar su consulta, estas bases de datos se actualizarían a una fecha determinada (ver apartado 4.1.2.) Igualmente, con el objetivo de permitir la eliminación de documentos en el momento de la presentación, se debería valorar la creación de bases datos nacionales relativas a contratos con las industrias transformadoras, compra/venta de semilla certificadas por parte de los suministradores.

4.1.20. Desarrollar sistemas de intercambio de información entre CC.AA. y con el FEGA. (FEGA)

Actualmente, la identificación de cultivos y variedades se remite en un documento de Word. La remisión a principios de la campaña de un fichero xml, con esta información actualizada, permitiría la integración cómoda y rápida de la misma en las aplicaciones que deben utilizarla.

4.1.21. Establecer un sistema más ágil para la elaboración de los CROQUIS cuando sea necesario. (FEGA/MARM)

La utilización del programa actual está condicionada por las comunicaciones. Además, el programa no es fácil de instalar.

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4.2. ENTIDADES COLABORADORAS.

4.2.1. Establecer convenios de colaboración con las entidades colaboradoras. (CC.AA.; MARM/FEGA)

Los convenios permiten definir el marco de actuación, las obligaciones y derechos, los protocolos de actuación en materias delicadas como son el registro, el tratamiento de los errores, la responsabilidad en relación con las consecuencias económicas de los mismos. Una ventaja adicional sería la utilización de criterios semejantes por todas las entidades colaboradoras.

4.2.2. Ofrecer una compensación económica a las entidades colaboradoras. (CC.AA.) El incremento de funciones asumidas por las entidades colaboradoras, con la consiguiente disminución de la carga de trabajo para las unidades gestoras, debería venir refrendado por una compensación económica a las entidades colaboradoras que apoyaría la decisión por parte de la Administración de delegar un número cada vez mayor de funciones en las mismas.

4.2.3. Ampliar las funciones de las entidades colaboradoras a otros trámites fuera del periodo de presentación de las solicitudes. (CC.AA.)

Esta participación podría establecerse por convenio y, tal y como se ha indicado anteriormente, podría extenderse a cuestiones tales como la actualización de expedientes, la resolución de errores e incidencias, tramitación de alegaciones, las modificaciones de la solicitud, etc. Sería interesante que las entidades colaboradoras custodiaran los expedientes tramitados por ellas, lo que facilitaría la resolución de trámites fuera del período declarativo haciendo uso del sistema de representación previsto en la recomendación 4.1.14.

4.2.4. Permitir a las entidades colaboradoras la explotación de los datos de sus beneficiarios. (CC.AA.) El acceso a estos datos permitiría a las entidades colaboradoras la preparación de nuevas campañas y, hacer frente a la resolución de incidencias. (Estaría en línea con la recomendación 4.3.15.).

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4.2.5. Potenciar la formación a los técnicos que participan en el proceso. (FEGA/MARM, CC.AA.)

La difusión de información y, sobre todo, la mejora de la formación permite evitar errores y agilizar el proceso. La existencia de centros de apoyo a usuarios, de respuesta rápida, es imprescindible, particularmente en los momentos en que se registra un número elevado de declaraciones. Establecer un grupo de trabajo en el portal web del FEGA para la resolución de dudas y consultas más frecuentes sobre la normativa y cumplimentación de la solicitud única. Igualmente poner a disposición de las entidades colaboradoras las circulares de las que disponen las CC.AA.

4.3. PROGRAMA DE CAPTURA.

4.3.1. Establecer coordinadamente las validaciones mínimas necesarias de aplicación. (FEGA/MARM, CC.AA.)

Las aplicaciones deberían contar con una batería de validaciones comunes, para asegurar la identidad de criterio en la presentación y admisión de las solicitudes. Igualmente, sería útil que las aplicaciones dispusieran de validaciones inmediatas, que verificaran la coherencia de cada dato una vez que se completa un requisito de la solicitud, sin aplazarlas hasta el final de la grabación. Se debería establecer criterios comunes sobre errores limitantes y no limitantes.

4.3.2. Incorporar sugerencias y comentarios de entidades colaboradoras. (CC.AA.)

La utilización de las aplicaciones en el entorno de producción detecta casos y problemas muy difíciles de simular en entornos de desarrollo, en los que se realiza necesariamente un número limitado de pruebas. Muchas de las entidades colaboradoras vienen participando en estos procesos desde 1993 y tienen amplia experiencia que sería útil tener en cuenta en los desarrollos y en la detección de los problemas.

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Informe Final

4.3.3. Informar de manera eficaz a los usuarios del programa de captura de las posibles mejoras instaladas durante el periodo declarativo. (CC.AA.)

En aquellos casos en los que resulte imprescindible la instalación de nuevas versiones del programa de captura, éstas deberían realizarse sin perturbar el trabajo de los usuarios de la aplicación. Permitiendo actualizaciones automáticas de los programas de captura, en los casos de aplicaciones que se encuentren en entorno web o entorno mixto, o bien facilitando la descarga de las nuevas versiones desde la página web de los organismos responsable para la instalación en local. En cualquier caso, resultaría de utilidad informar de manera exhaustiva de las modificaciones aplicadas, y en su caso facilitar un informe detallado de las posibles solicitudes registradas que pudieran verse afectadas por estas modificaciones. 4.3.4. Mejorar los sistemas de atención a usuarios. (CC.AA.) El establecimiento de sistemas eficaces de atención a los usuarios del programa de captura, como por ejemplo la publicación de documentos “on line” actualizados con todas las respuestas a las dudas planteadas a los servicios gestores, o el envío masivo de esta información a través del correo electrónico a los puestos de captura, puede resultar de gran utilidad para los usuarios y ayudar a agilizar el proceso de captura de la solicitud única (circulación de la información a través de un “foro” de preguntas y respuestas, base de datos de preguntas y respuestas, etc.) 4.3.5. Establecer sistemas eficaces para la resolución de dudas e incidencias durante la cumplimentación de la solicitud única en el puesto de captura. (CC.AA.) El desarrollo de algunas utilidades, como por ejemplo, la posibilidad que ofrecen algunos programas de captura al servicio gestor, para posicionarse en tiempo real en la misma pantalla en la que está el usuario capturando la solicitud, facilita la resolución de dudas e incidencias al facultar al gestor para visualizar los problemas que se plantean. 4.3.6. Ofrecer entorno de pruebas y adelantar la disponibilidad de la aplicación. (CC.AA.)

Permitiría detectar errores y problemas de las aplicaciones antes de empezar el proceso de grabación de las solicitudes, además de permitir el “rodaje” de los técnicos de las entidades colaboradoras y de la propia Administración.

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4.3.7. Permitir el acceso desde la aplicación a las bases de datos con información necesaria. (CC.AA.)

Tanto si se trabaja en entorno web como localmente, la utilización de la información que ya posee la Administración facilita el proceso y evita errores. Las consultas “on line” no siempre son posibles, por lo que el suministro una vez por campaña de las bases de datos correspondientes grabadas en CD, actualizadas a una fecha determinada, puede ser igualmente útil y eficaz.

4.3.8. Validar los datos declarados en el momento de finalizar la solicitud. (CC.AA.) Permitir validar los datos declarados, al finalizar la solicitud, con la última información disponible en las bases de datos con las que enlaza el programa de captura.

4.3.9. Permitir la realización de modificaciones de la solicitud con el programa de captura. (CC.AA.)

Se evitarían errores y retrasos en la tramitación de los expedientes.

4.3.10. Permitir la realización de alegaciones al SIGPAC desde el programa de captura. (CC.AA.) Las aplicaciones deberían disponer de un módulo para poder realizar las alegaciones al SIGPAC en el momento de realizar las solicitudes de ayuda.

4.3.11. Habilitar registro telemático de solicitudes individualmente o por lotes. (CC.AA.)

Facilitaría la presentación de solicitudes, particularmente cuando se realiza por lotes, evitando los cuellos de botella y permite disponer al productor de una copia sellada con su número de registro.

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4.3.12. Valorar todas las formas de identificación y autentificación contempladas en la ley 11/2007, de acceso de los ciudadanos a los servicios públicos. (CC.AA.) Aquellas comunidades que hayan incorporado el registro telemático de las solicitudes deberían valorar la posibilidad de utilizar cualquiera de los sistemas de firma electrónica contemplados, por la citada ley (Art. 13. Ley 11/2007), para ciudadanos y administraciones públicas.

4.3.13. Dimensionar correctamente los equipos y velar por el correcto funcionamiento de las comunicaciones. (CC.AA. / FEGA/MARM)

Algunas aplicaciones requieren adaptaciones de los equipos o de los entornos no siempre disponibles para las entidades colaboradoras, lo que debería contemplarse en los convenios suscritos. Para las aplicaciones en entorno web, la calidad de las comunicaciones disponibles y la dimensión de los servidores puede dificultar el proceso, de manera que es preciso adoptar medidas que aseguren el correcto servicio: inversiones en equipos, líneas ADSL, convenios de colaboración con operadoras para mejorar las comunicaciones, etc.

4.3.14. Incluir simulación de importes. (CC.AA.)

La mayoría de las entidades colaboradoras hace un cálculo para que el agricultor conozca el montante de la ayuda en la campaña. Facilitaría su labor disponer de esta opción directamente en la aplicación de captura.

4.3.15. Habilitar consultas del estado de tramitación de los expedientes. (CC.AA.)

Los beneficiarios deberían poder consultar el estado en que se encuentra la tramitación de su expediente accediendo a consultas de las aplicaciones de gestión. Las entidades colaboradoras han manifestado su disponibilidad a participar en este proceso para agilizar la resolución de las posibles incidencias. (La ley para el acceso electrónico de los ciudadanos a los servicios públicos, aprobada en el pleno del Congreso el día 14 de junio de 2007, contempla este derecho de los ciudadanos para los procedimientos tramitados electrónicamente).

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4.3.16. Mantener vivo el programa de captura durante todo el año para la explotación de los datos. (CC.AA.) Las aplicaciones deberían disponer de un módulo operativo durante todo el año que permitiera a las entidades colaboradoras la explotación de datos de sus beneficiarios y, en línea con las recomendaciones 4.1.14 y 4.3.15, la consulta de la evolución del expediente del solicitante.