ลาดบท16. เบกจายเงนตอบแทนเหมาจายรถประจาตาแหนง ส(300) 1. ตรวจและรวบรวมเอกสาร 2. ตดยอดในสมดงบดาเนนงาน 3. บนทกตดยอดเงนประจางวดในระบบ MIS สงกองนโยบายและแผน

ขนตอนการบนทกตดยอดประจางวดในระบบ MIS

3.1 ระบบการเงน เลอกระบบการเงน 3.2 ชอผใชระบบ ใสชอผใชระบบ 3.2 รหสผาน ใสรหสผาน 3.3 เบก/ยม/คนเงน เลอกเบก/ยม/คนเงน 3.4 ใบขอเบก เลอกใบขอเบก 3.5 หนวยงาน งานการเงน กองคลง 3.6 ประเภท เบกคาตอบแทน 3.7 กดเพมเอกสาร 3.8 ปภาค ใสปภาคการศกษา 3.9 เรยน อธการบดมหาวทยาลยราชภฏนครราชสมา 3.10 เรอง ใสขอความทจะขอเบกเชน ขอเบกเงนตอบแทนเหมาจายรถประจาตาแหนง

เดอนเมษายน พ.ศ.2554 3.11 เนองจาก ใสขอความทจะขอเบกเชน ขอเบกเงนตอบแทนเหมาจายรถประจาตาแหนง

เดอนเมษายน พ.ศ.2554 3.12 บ./รานคา/ผรบเงน ใสชอผอานวยการกองคลง 3.13 ผทาใบขอเบก ใสชอเจาหนาทททาใบขอเบก 3.14 รายการขอเบก เลอกรายการขอเบก 3.15 หนวยงาน งานการเงน กองคลง 3.16 งาน/โครงการ โครงการบรหารงานกองคลงมหาวทยาลย 3.17 ผลผลตยอย การบรหารงานการเงน 3.18 กจกรรม เลอกจายเงนประจาตาแหนงผบรหารและคาตอบแทนพเศษเงนเดอนเตม

ขน 3.19 ระบรหสงบ เลอกคาตอบแทนเหมาจายจดหารถประจาตาแหนง 3.20 หมวดรายการ เลอกเงนตอบแทนเหมาจายแทนการจดหารถประจาตาแหนง 3.21 รายละเอยดรายการ เพมชอเดอนทจะขอเบกในเดอนททา 3.22 ราคา/หนวย ใสจานวนเงนทจะเบก 3.23 VAT (%) ใส 0 แลวกด ENTER 3.24 รายชอผอนมต เลอกรายชอผอนมต 3.25 คดลอกจากสวนกลาง เลอกคดลอกจากสวนกลาง 3.26 บนทก เลอกบนทก 3.27 เลอกกด เอกสารสงกองนโยบายและแผน

4. ทาการลอกเลขทฎกาในระบบ MIS ขนตอนการลอกเลขทฎกาในระบบ MIS

4.1 การเงนรบ-จาย เลอกการเงนรบจาย 4.2 ฎกา เลอกฎกา 4.3 หมวดรายจาย คาตอบแทน 4.4 กดเพมเอกสาร 4.5 คาอธบาย ใสขอความทจะขอเบกเชน ขอเบกเงนตอบแทนเหมาจายรถประจา

ตาแหนง เมย.54 4.6 ประเภท เลอก คาตอบแทน ใชสอย และวสด 4.7 ลงวนท ลงวนททาการลอกเลขทฎกา 4.8 นาเขาขอมล เลอกนาเขาขอมล 4.9 ประเภท ใบเบก 4.10 เลขท ใสเลขทใบเบกทไดจากการตดยอดเงนประจางวดในระบบ MIS 4.11 ปรบขอมล เลอกปรบขอมล 4.12 สงรายการ เลอกสงรายการ 4.13 บนทก เลอกบนทกแลวจดเลขทฎกา

5. จดทาเอกสารสงขอมลผานระบบ GFMIS ขบ.02 และอนมตผานรายการ ขนตอนการจดทาขอมลผานระบบ GFMIS

ขนตอนการบนทกรายการ

1. เลอกเมนการบนทกรายการตาม ประเภทงบประมาณทขอเบก

ZFB60_K0 : ขอเบกเงนเดอน และเงนอนทมกาหนดจายสนเดอน

2. บนทกขอมลในสวนท 1 : สวนของรายละเอยดทเกยวกบผขาย

ไดแก รหสผขายและจานวนเงนตามใบแจงหน , ภาษหก ณ ทจาย, บญชเงนฝาก 1. เลอก เมนการบนทกรายการตาม ประเภทงบประมาณทขอเบก การตงเบกเพอชดใชใบสาคญ เมน : SAP Menu � สวนเพมเตม � สวนเพมเตม-ระบบการเบกจายเงน �

การบนทกรายการ � สาหรบสวนราชการ � การขอเบก - ใบสาคญ Transaction Code : เลอกเมนการบนทกขอมล ตามประเภทรายการและงบประมาณทขอเบก ดงน

ZFB60_K0 : ขอเบกเงนเดอน และเงนอนทมกาหนดจายสนเดอน

รปท 1

2. บนทกขอมลในสวนท 1 คอ สวนของรายละเอยดทเกยวกบผขายและจานวนเงนตามใบสาคญ

รปท 2

จอภาพ / ฟลด รายละเอยด

ขอมลพนฐาน เลอก Tab ขอมลพนฐาน 1 ผขาย ระบรหสหนวยเบกจาย 10 หลก ขนตนดวย AXXXXXXXXX

(รหสหนวยเบกจายตองสอดคลองกบศนยตนทน) 2 วนใบกากบ ส/ค ระบวนทตามเอกสารประกอบ เชนวนทของใบสาคญ เอกสารการเบกเงน 3 วนผานรายการ ระบวนทผานรายการ (วนทมผลกบงบการเงน) โดยทวไประบบจะแสดงวนทปจจบน

ให แตทาการเปลยนแปลงได 4 การอางอง ระบ P51xxxxxxx 5 ประเภทเอกสาร เงนจายสนเดอน 6 จานวนเงน ใสจานวนเงนตามใบสาคญทขอเบก กอนหกภาษ

������� 1 �ก��� ก����ก�������

จอภาพ / ฟลด รายละเอยด

7 ขอความ ระบประเภทของรายการ หรอรายละเอยดของรายการคาใชจายทเกดขน

รปท 3

จอภาพ / ฟลด รายละเอยด Detial เลอก Tab Detail 8. รหสจงหวด ระบรหสจงหวดของคลงจงหวดทหนวยเบกจายเบกเงน 3000 (นครราชสมา)

รปท 4

จอภาพ / ฟลด รายละเอยด

ปอนใบกากบสนคาเขา: การชาระ

การชาระเงน เลอก Tab การชาระเงน 9. วธการชาระเงน ระบบจะแสดงวธการชาระเงนตามประเภทของรายการหรอคาสงงานทเลอก

-ใส 2 10. ธ.คคา ระบคยธนาคารของสวนราชการผเบกทตองการใหกรมบญชกลางโอนเงนเขา (เลขท

บญชเงนฝากของสวนราชการผเบก) ใหเลอกและ กดปม

- ใส 0002

รปท 5

จอภาพ / ฟลด รายละเอยด ภาษหก ณ ทจาย เลอก Tab ภาษหก ณ ทจาย 11. รหสภาษ ลบรหสภาษออก(ถาไมมภาษ) แตถามไมตองลบออก 11.1 ภาษตาม FC ใสตวเลขของเงนเดอน 11.2 With/Tax amt FC ใสตวเลขภาษของเงนเดอน

����������ก

รปท 6

จอภาพ / ฟลด รายละเอยด บรรทดรายการแยกประเภท

บนทกบรรทดรายการบญชแยกประเภท

12 บญช G/L ระบ เลขทบญช แยกประเภท ของ คาใชจายทเกดขน

13 D/C ระบ S-เดบต

14 จานวนสกลเงนเอกสาร ระบ จานวนเงน Double Click ทบรรทดรายการทบนทก เพอใสรายละเอยดเกยวกบงบประมาณและบญชตนทน

รปท 7

จอภาพ / ฟลด รายละเอยด

3.1 กรณใชเงนงบประมาณ ทไมตองกนเงน

15 ศนยตนทน ระบรหสศนยตนทน ของหนวยงานทเกดคาใชจาย

16 แหลงของเงน ระบแหลงของเงนทใช เงนงบประมาณ

17 กจกรรมหลก ระบกจกรรมหลก

18 รหสงบประมาณ ระบรหสงบประมาณ ของคาใชจายทเกยวของ

19 กด เพอกลบไปหนาจอหลก

รปท 8

จอภาพ / ฟลด รายละเอยด

Document Overview การแสดงเอกสารกอนผานรายการ

2

0 จากหนาจอรายการบญชแยกประเภททวไป กดปม เพอกลบไปหนาจอแรกของการบนทกขอมล แลวกด เพอแสดงภาพรวมเอกสาร

21 ตรวจสอบการบนทกรายการวาถกตอง จากนน กด เพอผานรายการตงเบก ระบบจะแสดง เลขทเอกสารทไดจาก

ระบบ 10 หลก ดงตวอยาง ใหทาการจดเลขทเอกสารทไดจากระบบ ลงในเอกสารประกอบ เพอใชอางองตอไป

จอภาพ / ฟลด รายละเอยด

22 เมอผานรายการเอกสารตงเบกแลว ระบบจะสรางเอกสารใหอตโนมต 2 รายการคอ 1: เอกสารของสวนราชการ

2: เอกสารของกรมบญชกลาง

เอกสารแนบใบฎกา (ชวงคขนาน)

เอกสารแนบใบฎกา วตถประสงค : สาหรบหนวยงานใชในการเรยกพมพรายงาน เพอแนบกบเอกสารการขอเบกเงน (ใบฎกา)

จากกรมบญชกลางและ/หรอ คลงจงหวดตอไป ในชวงของการปฏบตงานคขนาน เมน : เมน SAP � สวนเพมเตม � สวนเพมเตม-ระบบการเบกจายเงน � รายงาน�

สาหรบสวนราชการ � เอกสารแนบใบฎกา (ชวงคขนาน)

Transaction Code : ZINF_R09 เอกสารแนบใบฎกา (ชวงคขนาน)

รปท 1

รปท 2

จอภาพ / ฟลด รายละเอยด

รายงานสรปการขอเบกเงนคงคลง

1 รหสหนวยงาน ระบรหสหนวยงาน 2 ปบญช ระบปบญชของเอกสาร ตามปงบประมาณของเอกสารทบนทก

3 วนทบนทก ระบวนทบนทกเอกสารเอกสารรายการขอเบก (วนททนาเขาขอมล :

Upload) เพอใหระบบคนหาเอกสารและแสดงเอกสารเฉพาะทมวนทบนทกตามทระบคาเทานน

4 วนทผานรายการ ระบวนทผานรายการ เพอใหระบบแสดงเอกสารทมวนทผานรายการตามท

ระบคา

5 ประเภทเอกสาร ระบประเภทเอกสารของรายการขอเบก เพอใหระบบแสดงเอกสารทม

ประเภทเอกสารเฉพาะทระบคาเทานน

6 เลขทเอกสาร ระบเลขทเอกสาร (10 หลก) ทไดจากบนทกรายการในระบบ ทงทบนทกตรง

ในระบบและทผานรายการจาก Excel Loader

จากนนกดท เพอใหระบบประมวลผลเพอแสดงรายการเอกสารตามเงอนไขทระบไวดงรปท 3

รปท 3

จอภาพ / ฟลด รายละเอยด

รายงานสรปการขอเบกเงนคงคลง

จอภาพ / ฟลด รายละเอยด

รายงานสรปการขอเบกเงนคงคลง

7 ไปทเลขทเอกสารทตองการเรยกแสดงรายละเอยด และสงพมพ ซงระบบจะ

ขนหนาจอเพอใหผใชสงพมพ ดงรปท 4 หรอเรยกแสดงตวอยางกอนพมพดงรป 5

รปท 4

จอภาพ / ฟลด รายละเอยด

6 อปกรณแสดงผล เลอกเปน DEFAULT ระบบจะขนมาใหโดยอตโนมต

7 การควบคม สปล เลอกทชอง เพอทจะสามารถสงพมพไดโดยทไมดตวอยาง

แลวกดท

รปท 5

รปท 6

จอภาพ / ฟลด รายละเอยด

8 อปกรณแสดงผล เลอกเปน DEFAULT ระบบจะขนมาใหโดยอตโนมต 9 การควบคม สปล เลอกทชอง

10

ดตวอยางกอนพมพ แลวกดทรป เพอทจะสามารถดตวอยางรายงานไดกอนตามรปท 6 แลวสามารถสง print ไดจากหนาตวอยางกอนพมพไดเลย

ขนตอนการอนมตการเบกจายภายในสวนราชการ

วตถประสงค เพอผมอานาจไดทาการตรวจสอบรายการเบกจายและทาการอนมตการเบกจายภายในระดบสวนราชการ กอนการอนมตการเบกจายจากกรมบญชกลาง ประเภทของ Smart Card

1. Smart Card สาหรบปฏบตงาน เปน Smart Card ทใชในการเขาระบบ SAP เพอทารายการทวไป (ยกเวน Smart Card P ซงเปน Smart Card ทใชในการอนมตการเบกจาย)

2. Smart Card P เปน Smart Card ทใชในการอนมตการเบกจาย โดยผอนมตจะใชบตร Smart Card P ควบคไปกบรหสผาน(ประเภทผอนมตเบกจาย)ทไดรบจากกรมบญชกลาง

ขนตอนการอนมตเบกจายภายในสวนราชการ 1. ใส Smart Card สาหรบปฏบตงาน ลงไปในเครองอาน Smart Card

2. ใสรหสผานเพอเขาไปทารายการ

3. เลอก Client ทตองการทารายการ

4. กอนทจะเขาไปทาการอนมตใหถอด Smart Card สาหรบปฏบตงานออกแลวใส Smart Card P ลงไปแทน

5. เลอกเมนการอนมตเบกจายภายในสวนราชการ

Transaction Code : ZPMTR_0 – การอนมตเอกสารขอเบก

ZPMTR_A – การอนมตเอกสารเพอสงจาย

6. ระบรหสผใชและรหสผาน (กรณทไมสามารถเขาไปทารายการไดใหออกไปท SAP เมนแลวทาการถอด Smart Card P ออก จากนนใหทาการใส Smart Card P ใหมอกครงแลวทาตามขอ 5)

7. ระบเงอนไขตางๆ เพอเลอกรายการทตองการทาการอนมตเบกจาย

8. ทาการอนมตรายการเบกจายภายในสวนราชการ หมายเหต สาหรบกรณทเอกสารรายการขอเบกผานการอนมตเอกสารขอเบก ระบบจะเปลยนสถานะจาก “0” ซงหมายถงรออนมตเอกสารขอเบก เปน “A” ซงหมายถงรออนมตการสงจายจากนนเมอผานการอนมตเอกสารเพอสงจาย ระบบจะเปลยนสถานะจาก “A” เปน “B” หมายถง ระงบการชาระเงน เพอรอการอนมตรายการเอกสารขอเบกจากคลงจงหวด และ/หรอกรมบญชกลางตอไป สาหรบกรณทเอกสารรายการขอเบกไมผานการอนมตรายการ ระบบจะทาการกลบรายการเอกสารขอเบกโดยอตโนมต ซงหมายถงไมอนมตภายในสวนราชการ ดงนนหนวยงานผขอเบกจะตองกลบไปบนทกรายการขอเบกทถกตองตอไป

รายละเอยดการใช Smart Card

การใช Smart Card

วตถประสงค : การใช Smart Card กอนทจะเขาไปทาการอนมตรายการ

จอภาพ / ฟลด

รายละเอยด

Desktop 1. ขนตนใหทาการ ใส Smart Card สาหรบปฏบตงาน ลงไปในเครองอาน Smart Card

จากนนกด double Click ท icon SAP เพอเขาสระบบ จากนนจะปรากฏกลองขอความขนเพอใหผใชใสรหสผาน

2. ชองวาง ระบรหสผาน จากนนกด OK

จอภาพ / ฟลด

รายละเอยด

หนาจอ SAP 3. R/3 User Selection ทาการเลอก Client ทตองการเขาไปทารายการ ซงในกรณทเครองคอมพวเตอรของทาน

ม Client เดยว ระบบจะไมแสดงหนาจอดงกลาว กด Click Client ทตองการ จากนนถอด Smart Card สาหรบปฏบตงาน ออกแลวใส Smart Card P แทน

การอนมตเบกจายภายในสวนราชการ

การอนมตเบกจายภายในสวนราชการ

วตถประสงค : เพออนมตรายการขอเบก กรณตางๆ ทบนทกในระบบ โดยผมอานาจอนมตภายในหนวยงาน

เมน : SAP menu� สวนเพมเตม � สวนเพมเตม ระบบการเบกจายเงน � การบนทกรายการ �สาหรบสวนราชการ�การอนมตรายการขอเบกสาหรบสวนราชการ

Transaction Code : ZPMTR_0 – การอนมตเอกสารขอเบก ZPMTR_A – การอนมตเอกสารเพอสงจาย

รปท 1

จอภาพ / ฟลด

รายละเอยด

Username รปท 1 1. ผใช ระบรหสผใชของผทมอานาจอนมตรายการ 2. รหสผาน ระบรหสผานของผทมอานาจอนมตรายการ 3. จากนนกด หรอ Enter เพอเขาสหนาจอถดไป ดงรปท 2

รปท 2

จอภาพ / ฟลด

รายละเอยด

รายงานแสดงเอกสารขอเบกรอการอนมตสาหรบสวนราชการ

รปท 2

4. รหสหนวยงาน ระบรหสหนวยงาน(4 หลก)ของสวนราชการภายใตอานาจการอนมต สาหรบรายการทตองการเรยกมาตรวจสอบและอนมต

5. รหสจงหวด ระบรหสจงหวด 6. ปบญช ระบปงบประมาณของเอกสาร 7. ประเภทเอกสาร ระบประเภทของเอกสารทจะทาการอนมตภายในสวนราชการ 8.

จากนนกด เพอใหระบบประมวลผลและไปหนาจอถดไป

รปท 3

จอภาพ / ฟลด

รายละเอยด

รายงานแสดงเอกสารขอเบกรอการอนมต

รปท 3

9. ผใชสามารถเปลยนแปลงรปแบบของรายงาน เพอใหสอดคลองกบความตองการ

ได โดยกด

รปท 4

จอภาพ / ฟลด

รายละเอยด

เปลยนแปลงโครงราง รปท 4 10. กด เพอเลอกคอลมนทไมตองการออก

จากนนเมอไดรปแบบทตองการใหกดปมคดลอก

รปท 5

จอภาพ / ฟลด

รายละเอยด

รายงานแสดงเอกสารขอเบกรอการอนมต

รปท 5

11. กดเลอกทชอง”อนมต” หรอ “ไมอนมต” สาหรบกรณทไมอนมต ใหระบเหตผลทไมอนมตทชอง Reason

12. Reason ระบเหตผล ทไมอนมตการตงเบก 13. กด เพอทาการอนมต/ไมอนมตการเบกจายภายในสวนราชการ

รปท 6

จอภาพ / ฟลด

รายละเอยด

Confirm Dialog รปท 6 14. ระบบขนหนาจอเพอใหผมอานาจในการอนมต ยนยนการอนมต/ไมอนมตรายการ

กด yes เพอยนยนการอนมตเบกจาย

หมายเหต

หลงจากทผอนมตทาการอนมตรายการเรยบรอย ในกรณทตองการอนมตรายการอนๆนอกเหนอจากรายการเดม เชน ในขนตนไดมการอนมตเอกสารขอเบก ตอมาตองการอนมตการสงจาย ผใชสามารถกด (ปมยอนกลบ) เพอกลบไปทเมน SAP จากนนจงเขาไปใน Transaction Code การอนมตการสงจาย เพอทาการอนมตการสงจายตอได โดยไมตองออกจากระบบเดม นอกจากนในกรณทผอนมตตองการพมพเอกสารเพอเกบไวเปนหลกฐาน สามารถ export ไฟล เปน excel แลวทาการพมพเอกสารเพอเกบไวเปนหลกฐาน

6. สงเอกสารเพอขอลายเซนอนมต ขบ.02 7.ทารายการเตรยมจายในระบบ MIS ขนตอนการทารายการเตรยมจายในระบบ MIS

7.1 การเงนรบ-จาย เลอกการเงนรบ-จาย 7.2 ฎกา เลอกฎกา 7.3 หมวดรายจาย เลอกคาตอบแทน 7.4 ลาดบท เลอกเลขทฎกา

7.5 เลขทเบก GF ใสเลขทขอเบกทไดจากการทาขอเบกในระบบ GFMIS 7.6 ลงวนท ใสวนททาขอเบกในระบบ GFMIS 7.7 อนมต กดอนมต

8. สงเอกสาร ขบ.02 ใหบญชตรวจสอบ 9. จดทาเอกสารสงขอมลผานระบบ GFMIS ขจ.01 และอนมตผานรายการ ขนตอนการทาเอกสารสงขอมลผานระบบ GFMIS

1. เบกจาย เลอก ZF_53_PM การจายชาระเงนโดยสวนราชการ 2. วนทเอกสาร ใสวนททาจาย 3. การอางอง ใสเลขทเอกสาร ขบ.02 4. (ขอมลของธนาคาร) บญช ใส 1101020603 5. จานวนเงน ใสยอดจานวนเงน (หลงหกภาษ) กรณเงนเดอนยอดจะตองหก

ภาษกอน 6. (การเลอกรายการเปด)

บญช ใส AA13500000

7. รหสหนวยงาน A135 8. รหสจงหวด 3000 9. การเลอกเพมเตม เลอก เลขทเอกสาร 10. ประมวลผลรายการเปด เลอกประมวลผลรายการเปด 11. เลขทเอกสาร จาก ใสเลขทเอกสารแตไมตองใสปงบประมาณ 12. ประมวลผลรายการเปด เลอกประมวลผลรายการเปด 13. THB ขนตน ดบเบลคลกท THB ขนตน (ตวเลขจะเปลยนเปนสนาเงน) 14. เอกสาร จาลอง (S) 15. กดบนทก แลวจดเลขทเอกสาร

10. สงเอกสารเพอขอลายเซนอนมต ขจ.01 11. ทารายการทาจายในระบบ MIS ขนตอนการทารายการทาจายในระบบ MIS

11.1 การเงนรบ-จาย เลอกการเงนรบ-จาย 11.2 ทารายการเตรยมจาย เลอกทารายการเตรยมจาย 11.3 ประเภท เบกเงน(งปม) 11.4 ใบเตรยมจายท เลอกเลขฎกา 11.5 ใบสาคญจาย เลอกใบสาคญจาย 11.6 วธการชาระเงน เชค 11.7 เลขทจาย GF ใสเลขทจายในใบ ขจ.01 11.8 รหสบญช เลอกบญชเงนฝากเลขท 301-6-04024-7 ธนาคารกรงไทย 11.9 เลขทเชค ใสเลขทเชค 11.10 ลงวนท ลงวนททา ขจ.01 11.11 เครดต(จาย) ใสยอดจานวนเงนทหกภาษ แลวกดEnter 11.12 บนทก กดบนทก

12. สงเอกสาร ขจ.01 ใหบฐชตรวจสอบ 13. จดเกบเอกสารในแฟมฎกาประจาปงบประมาณ 14. ปรนรายงานฎกาและทะเบยนคมเงนเบกจากคลงเกบเขาแฟม ขนตอนการปรนรายงานฎกา

14.1 รายงานฎกา เลอกรายงานฎกา 14.2 Passbook (ฎกา) เลอก Passbook (ฎกา) 14.3 วนทขอ GF ใสวนททาจาย ขจ.01 14.4 เลขทฎกา จาก-ถง ใสเลขทฎกาทไดบนทกไวจากเลขทเรมตนถงเลขทสดทายท

บนทกไว 14.5 PROCESS เลอก PROCESS แลวสงปรน ขนตอนการปรนทะเบยนคมเบกเงนจากคลง

14.6 ทะเบยนคมเงนทเบกจากคลง เลอกทะเบนนคมเงนทเบกจากคลง 14.7 วนทจายเงน ใสวนททา ขจ.01 14.8 เลขทฎกา จาก-ถง ใสเลขทฎกาทไดบนทกไวจากเลขทเรมตนถงเลขทสดทาย

ทบนทกไว 14.9 PROCESS เลอก PROCESS แลวสงปรน