1

ปฏิบัติการที่ 5 การใช้งานโปรแกรมไมโครซอฟท์เอก็เซล (Microsoft Excel : 2) วัตถุประสงค ์

เพื่อให้นกัศึกษาสามารถใชง้านโปรแกรมไมโครซอฟท์เอก็เซลในดา้นการค านวณและการสร้างกราฟได้ เพื่อเป็นพ้ืนฐานต่อการน าไปประยุกตใ์ช้งานจรงิ 1. หลักการ ไมโครซอฟท์เอ็กเซลเป็นโปรแกรมประยุกต์ที่มีความสามารถโดดเด่นในเรื่องการค านวณ ซึ่งสามารถน ามาประยุกต์ใช้งานกับปัญหาที่เกิดขึ้นจริงในชีวิตประจ าวันได้ ตัวอย่างเช่น การท าระบบบัญชีรายรับรายจ่าย การค านวณหาค่าทางสถิติ หรือการคิดค านวณผลการเรียนของนักศึกษา เป็นต้น นอกจากนั้นไมโครซอฟท์เอ็กเซล ยังสามารถน าข้อมูลที่ประมวลผลแล้วมาแสดงในรูปของกราฟได้อีกด้วย ซึ่งเป็นท าให้ง่ายต่อการวิเคราะห์ผล และยังท าให้เอกสารที่น าเสนอมีความหน้าสนใจมากยิ่งขึ้น

การใส่สูตรค านวณปกติ 1. เลือกเซลล์ที่ต้องการแสดงผลลัพธ์ จากตัวอยา่งนี้ ต าแหน่งเซลล์อยู่ที่ D4 2. พิมพ์เครื่องหมาย = แล้วตามด้วยต าแหน่งเซลล์ เช่น =D2*D3 เสร็จแล้วกดปุ่ม Enter 3. ที่เซลล์ D4 จะแสดงผลลัพธ์ และที่ Formula bar จะแสดงสูตรค านวณที่ก าหนดไว ้

การทดลองที ่1 การสร้างสูตรค านวณ ขั้นตอนที่ 1 การสร้างสูตรค านวณด้วยตนเอง - จงป้อนข้อมูลดงัต่อไปนี ้

- ป้อนข้อมูลในเซลล์ E2 ดังนี ้ = B2+C2+D2 - หลังจากกด Enter ข้อมูลท่ีแสดงใน E2 คือ - คลิกที่เซลล์ E2 แล้วพิจารณาที่แถบสูตร ข้อมูลในแถบสูตรคือ ขั้นตอนที่ 2 การคดัลอกสูตรค านวณอัตโนมัต ิ- คลิกที่ E2 แล้ววางตัวชี้เมาส์ที่ ขอบล่างขวา

Formula bar

2

- กดเมาส์คา้งแล้วลากมายงั E6 - จงอธิบายผลลัพธ์ท่ีเกิดขึ้น

เครื่องหมายทีใ่ช้ส าหรับการค านวณของเอ็กเซลเป็นดงัต่อไปนี้

+ แทนการ บวก - แทนการ ลบ * แทนการ คูณ / แทนการ หาร ^ แทนการ ยกก าลัง () จัดล าดับการค านวณ

จงบอกล าดับความส าคัญของเครื่องหมายด้านบน เรยีงจากล าดบัท่ีต้องกระท าการค านวณก่อนไปหลัง

_______________________________________________________________ จงสร้างสูตรค านวณในเซลล์ E7 เพื่อท าการค านวณ ค่าใช้จ่ายเฉลี่ยต่อเดือน จากคา่ใช้จา่ยทั้งหมดใน 5 เดือนที่ผ่านมา แล้วจงแสดงสูตรในการค านวณค่าเฉล่ีย ____ การทดลองที่ 2 การใช้ฟังกช์ัน (Functions) ในการค านวณ ขั้นตอนที่ 1 การใช้ฟงัก์ชันในการบวก

- จงลบข้อมูลในเซลล์ E2:E7 เพื่อทดลองท าการค านวณใหม ่- เลือกช่วงของเซลล์เป็น B2:E6 ดังภาพ

- กดปุ่ม - ผลที่เกิดขึ้นคือ

- จงคลิกทีเ่ซลล์ E2 ข้อมูลท่ีแสดงในแถบสูตรคือ - จงคลิกทีเ่ซลล์ E3 ข้อมูลท่ีแสดงในแถบสูตรคือ - จงคลิกทีเ่ซลล์ E4 ข้อมูลท่ีแสดงในแถบสูตรคือ - จงคลิกทีเ่ซลล์ E5 ข้อมูลท่ีแสดงในแถบสูตรคือ - จงคลิกทีเ่ซลล์ E6 ข้อมูลท่ีแสดงในแถบสูตรคือ

3

การสร้างสูตรด้วยฟังก์ชั่นที่ใช้งานบ่อย โปรแกรม Excel จะท าการแบ่งชุดของสูตรค านวณตามประเภทการใช้งาน ถ้าคุณต้องการใช้สูตรค านวณประเภทใด คลิกเลือกปุ่มนั้นได้เลย หรือคลิกปุ่ม Insert Function ก็ได้ สูตรค านวณที่น ามายกตวัอยา่งจะเป็นสูตรที่ใช้งานบ่อยๆ มีขั้นตอนดงันี ้

1. เลือกเซลล์ที่ต้องการแสดงผลลัพธ์ จากตัวอยา่งนี้ ต าแหน่งเซลล์อยู่ที่ C13 2. ที่แท็บ Formula จะแสดงประเภทของสูตรค านวณให้เลือกใช้ ในท่ีนี้คลิกปุ่มลูกศรลงของ AutoSum

3. จะปรากฏสูตรค านวณทีใ่ชง้านบ่อยๆ ให้เลือก Average สูตรการหาค่าเฉล่ีย Count Numbers สูตรการนับจ านวนข้อมูล Max สูตรการหาค่าสูงสุด Min สูตรการหาค่าต่ าสุด More Functions สูตรอื่นๆ

4. ในท่ีนี้เลือกคา่สูงสุด คลิกที่ฟังก์ชัน่ Max drag คลุมชว่งขอ้มูลตัวเลขที่ต้องการ เสร็จแล้วกดปุ่ม Enter

ข้อผิดพลาดทั่วไปเมื่อสร้างสูตร #VALUE! หมายถงึ ในสูตรค านวณปกตมิีการอ้างองิต าแหน่งเซลล์ที่เป็นตวัอักษร #NAME? หมายถงึ ชื่อฟงัก์ชั่นทีใ่ช้พมิพ์ผิด ขั้นตอนที่ 2 การใช้ฟงัก์ชันต่างๆ ในเอ็กเซล เช่น การหาค่าเฉล่ีย (Average) การหาค่ามากสดุกลุ่ม (Max) การหาค่าน้อยสุดในกลุ่ม (Min) เป็นต้น

- คลิกที่เซลล์ E7 กดปุ่ม เพื่อเลือกฟังกช์ัน จะปรากฏไดอะลอกวางฟังกช์ันดังรูป

- เลือกชื่อฟังก์ชัน AVERAGE เพื่อใชใ้นการหาคา่เฉล่ีย เมื่อกดตกลง จะปรากฏไดอะลอก ดังรูป

4

- เลือกช่วงของเซลล์ตัง่แต่ E2:E6 ในแผ่นงาน แล้ว กดตกลง - ผลลัพธ์ท่ีเกิดขั้นในเซลล์ E7 คือ - ค่าที่แสดงในแถบสูตรของเซลล์ E7 คือ

- คลิ้กที่ E8 เลือกชื่อฟังกช์ัน Max เพื่อใชใ้นการหาคา่มากที่สุดในกลุ่ม - โดยเลือกชว่งของเซลล์ตั่งแต่ E2:E6 ในแผ่นงาน แล้ว กดตกลง - ผลลัพธ์ท่ีเกิดขั้นในเซลล์ E8 คือ - ค่าที่แสดงในแถบสูตรของเซลล์ E8 คือ - คลิ้กที่ E9 เลือกชื่อฟังกช์ัน Min เพื่อใชใ้นการหาคา่น้อยที่สุดในกลุ่ม - โดยเลือกชว่งของเซลล์ตั่งแต่ E2:E6 ในแผ่นงาน แล้ว กดตกลง - ผลลัพธ์ท่ีเกิดขั้นในเซลล์ E9 คือ - ค่าที่แสดงในแถบสูตรของเซลล์ E9 คือ

ขั้นตอนที่ 3 การใช้ฟงัก์ชัน IF ในการตัดสินใจ - จงเพิม่คอลัมน์ เปรียบเทียบ อีกหนึ่งคอลัมน์ดงัภาพ

- ท าการเปรียบเทียบเซลล์ E2 (ค่าใช้จา่ยเดือนมกราคม) กับเซลล์ E7 (ค่าใช้จา่ยเฉล่ีย) โดยการใช้

ฟังก์ชัน IF โดยมีเงอืนไขดังนี้

เพิ่ม

5

- ถ้า E2 น้อยกว่า E7 ให้แสดงค าว่า “น้อยกว่า” ในเซลล์ F2 - ถ้า E2 ไม่น้อยกว่า E7 ให้แสดงค าวา่ “มากกว่า/เท่ากับ” ในเซลล์ F2

- ดับเบิลคลิกที่ F2 แล้วพิมพ์ = IF(E2

6

o Today( ) o Now( ) o Year( ) เช่น =Year(today())

การทดลองที่ 3 การสร้างกราฟ

- เลือกช่วงของเซลล์ A1:D6 ดังรูป

- กดปุ่ม เพื่อเรียกตวัชว่ยสร้างกราฟ - ท าการก าหนดข้อมูลให้กับตัวช่วยสร้างกราฟในแต่ละขั้นตอน หลังจากก าหนดข้อมูลเสร็จแล้ว

กดปุ่ม ตอ่ไป > จนกระทั้งครบทุกขั้นตอน แล้วกด เสร็จสิ้น

0

200

400

600

800

มกราคม

กมุภาพัน

ธ์

มีนาคม

เมษา

ยน

พฤษภ

าคม

คา่น้ า

คา่ไฟ

คา่โทรศพัท์

การเรียงล าดบัข้อมูล

ล ำดับกำรจัดเรียงเร่ิมต้น เมื่อคุณน างานฐานข้อมูลมาสร้างในโปรแกรม Excel ส่วนใหญ่หลังจากสร้างงานเรียบร้อยแลว้ ส่ิงที่จะท าต่อไป คือ การจดัเรียงข้อมูล มีขั้นตอนดงันี้ 1. คลิกต าแหน่งเซลล์ในหัวข้อทีต่้องการจดัเรียง จากตวัอย่างนี้ เลือก เซลล์ใดก็ไดใ้นหัวขอ้ Salary 2. ที่แท็บ Data หัวข้อ Sort & Filter คลิกปุ่มบนทูลบาร์ เพื่อเลือกเกณฑ์การจดัเรียง

Sort Smallest to Largest จัดเรียงจากน้อยไปมาก (AZ)

Sort Largest to Smallest จัดเรียงจากมากไปน้อย (ZA)

7

กำรเรียงล ำดับข้อมูลในช่วงหรือตำรำง 1. ต าแหน่งเซลล์อยูใ่นงาน Database 2. คลิกปุ่ม เพื่อเปิดไดอะล็อกบ็อกซ ์Sort ก าหนดรายละเอียดเพิ่มเติม

3. ที่ช่อง Sort by เลือกหัวข้อหลักในการจัดเรยีง

ที่ช่อง Order เลือกเกณฑ์การจดัเรียง 4. คลิกปุ่ม เพื่อเพิ่มหวัข้อรอง, หัวข้อที่ 3, 4, 5 ในการจัดเรียง เสร็จแล้วคลิกปุ่ม

OK

กำรป้องกันกำรป้อนข้อมูลท่ีไม่ถูกต้องในแผ่นงำน เพื่อให้การกรอกข้อมูลมีความถูกต้องมากยิง่ขึ้น คุณควรจะก าหนดกฏข้อบังคับในการป้อนข้อมูล มีขั้นตอนดงันี ้1. เลือกช่วง ข้อมูลท่ีต้องการพิมพ ์2. ที่แท็บ Data หัวข้อ Data

Tools คลิกปุ่ม 3. จะปรากฏไดอะล็อกบ็อกซ์ Data Validation ทีห่ัวข้อ Settings ให้

ก าหนดเงื่อนไข ในที่น้ีก าหนดว่า ข้อมูลตัวเลขที่ป้อนจะต้องอยู่ในช่วงตัง้แต่ 8000-40000 เทา่นั้น

เลือกวา่ข้อมูลท่ีป้อนเป็นชนิดไหน เลือกเครื่องหมายในการเปรียบเทียบ ก าหนดช่วงตัวเลขเริ่มต้น ก าหนดช่วงตัวเลขสุดท้าย

8

4. คลิกหัวข้อ Input Message ระบุข้อความที่ต้องการแสดงเมื่อต าแหน่งเซลล์อยู่ในช่วงนั้น เป็นการบอกให้ user รู้ว่าให้ท าอะไร

5. คลิกหัวข้อ Error Alert เพื่อก าหนดว่า ถา้ user ป้อนข้อมูลไม่ตรงตามกฎข้อบังคับ ให้แสดง Message และไอคอนเตือนดว้ย เสร็จแล้วคลิกปุ่ม OK

การกรองข้อมูล

กำรกรองข้อมูลในช่วงหรือตำรำง เมื่อคุณท างานกับฐานข้อมูล อีกเรื่องหนึ่งที่คุณใชง้านบ่อย นอกจากการจดัเรียงแล้ว กจ็ะเป็นเรื่องการค้นหาข้อมูลหรือการกรองข้อมูลน่ันเอง มีขั้นตอนดงันี ้1. ต าแหน่งเซลล์อยูใ่นงาน Database 2. ที่แท็บ Data หัวข้อ Sort & Filter คลิกปุ่ม จะปรากฏลูกศรลงทกุหัวข้อ

9

3. คลิกปุ่มลูกศรลงของหัวข้อที่จะคน้หา เลือกข้อมูลที่ต้องการ ในท่ีนีค้ลิกหัวข้อ Department เลือก

Engineering เสร็จแล้วคลิกปุม่ OK

สังเกตแถบ Status bar ด้านล่าง จะแสดงจ านวน record ที่ค้นหาได้

กำรยกเลิกข้อมูลท่ีท ำกำรกรอง (Filter) ไว้ 1. ต าแหน่งเซลล์อยูใ่นงาน Database

2. ที่แท็บ Data หัวข้อ Sort & Filter คลิกปุ่ม บนทูลบาร์

กำรกรองค่ำที่ไม่ซ ำกันหรือกำรเอำค่ำท่ีซ ำกันออก ในงาน Database เมื่อท าการป้อนข้อมูลจ านวนมากๆ อาจมีบาง record ที่พิมพ์ซ้ ากัน คุณสามารถเอาค่าทีซ่้ ากันออกได้ มีขั้นตอนดังนี ้1. ต าแหน่งเซลล์อยูใ่นงาน database 2. ที่แท็บ Data คลิกปุ่ม จะปรากฏไดอะล็อกบ็อกซ์ Remove Duplicates

3. คลิกเลือกหัวข้อฟิลด์ที่ให้ตรวจสอบข้อมูลซ้ า ในท่ีนี้เลือกฟิลด์ Emp ID เสร็จแล้วคลิกปุ่ม OK 4. จะปรากฏไดอะล็อกบ็อกซ์แสดงจ านวน record ที่ซ้ ากัน คลิกปุ่ม OK

10

แบบฝึกหดั 1. จากตารางให้ก าหนดค่าสูตรในช่องที่วา่งเพื่อคิดเกรดนกัศึกษา

A B C D E F G H

1 ชื่อ LAB MID FINAL TOTAL Z T GRADE

2 อรอุมา 18 25 35

3 วราพร 13 40 40

4 นราทิพย ์ 11 10 18

5 ถวิล 20 15 40

6 สุพจน ์ 19 32 20

7 ค่าเฉลี่ย

จงท าการค านวณหาคะแนนรวมของนักเรยีนแต่ละคน และส่วนเบี่ยงเบนมาตรฐาน (SD: ใช้ฟงัก์ชนั STDEVP) แล้วท าการตัดเกรดตามสูตรและกฏเกณฑด์ังต่อไปนี้ SD ใช้ฟังก์ชัน STDEVP

x ใช้ฟังก์ชัน AVERAGE Z ใช้สูตร SDxx / T ใช้สูตร 50 + 10 * Z

ตัดเกรดตามค่า T ถ้า T >= 56 ได้เกรด A ถ้า T >= 50 ได้เกรด B ถ้า T >= 40 ได้เกรด C

นอกจากนั้น ได้เกรด D - ข้อมูลในแถบสูตรของเซลล์ E2 คือ - ข้อมูลในแถบสูตรของเซลล์ E3 คือ - ข้อมูลในแถบสูตรของเซลล์ E4 คือ - ข้อมูลในแถบสูตรของเซลล์ E5 คือ - ข้อมูลในแถบสูตรของเซลล์ E6 คือ - ข้อมูลในแถบสูตรของเซลล์ F2 คือ - ข้อมูลในแถบสูตรของเซลล์ F3 คือ - ข้อมูลในแถบสูตรของเซลล์ F4 คือ - ข้อมูลในแถบสูตรของเซลล์ F5 คือ - ข้อมูลในแถบสูตรของเซลล์ F6 คือ - ข้อมูลในแถบสูตรของเซลล์ G2 คือ - ข้อมูลในแถบสูตรของเซลล์ G3 คือ - ข้อมูลในแถบสูตรของเซลล์ G4 คือ - ข้อมูลในแถบสูตรของเซลล์ G5 คือ

11

- ข้อมูลในแถบสูตรของเซลล์ G6 คือ - ข้อมูลในแถบสูตรของเซลล์ H2 คือ - ข้อมูลในแถบสูตรของเซลล์ H3 คือ - ข้อมูลในแถบสูตรของเซลล์ H4 คือ - ข้อมูลในแถบสูตรของเซลล์ H5 คือ - ข้อมูลในแถบสูตรของเซลล์ H6 คือ - ข้อมูลในแถบสูตรของเซลล์ B7 คือ - ข้อมูลในแถบสูตรของเซลล์ C7 คือ - ข้อมูลในแถบสูตรของเซลล์ D7 คือ - ข้อมูลในแถบสูตรของเซลล์ E7 คือ - ข้อมูลในแถบสูตรของเซลล์ F7 คือ - ข้อมูลในแถบสูตรของเซลล์ G7 คือ 2. จากตารางข้อมูลข้อ 1 ให้นับจ านวนผู้ได้เกรดตา่งๆ ดงัต่อไปนี ้

A B 9 เกรด จ านวน (คน) 10 A 11 B 12 C 13 D

- ข้อมูลในแถบสูตรของเซลล์ B10 คือ - ข้อมูลในแถบสูตรของเซลล์ B11 คือ - ข้อมูลในแถบสูตรของเซลล์ B12 คือ - ข้อมูลในแถบสูตรของเซลล์ B12 คือ

3. การใช้ $ ประโยชน์อย่างไรบ้าง

3.1 $B3 มีความหมายว่าอยา่งไร

3.2 $F$5 มีความหมายวา่อยา่งไร

12

4. จงหารายรับประจ าเดือนของพนักงานในบริษัทแหง่หน่ึง โดยอาศัยข้อมูลจาก 2 ตารางต่อไปนี้ ตารางที่ 1

A B C D E F G 1

ชื่อ ระดับ จ านวน ชม.

ล่วงเวลา เงินเดือน

เงินประจ าต าแหน่ง

จ านวนเงนิท างานล่วงเวลา

(บาท)

รายรับประจ าเดือ

น 2 บัณฑิ

ตา 1 20

3 มาริสา 3 10 4 วรากร 2 5 5 ศุภชัย 2 9 6 อรนภา 3 15

เงินเดือน ให้เอามาจากตารางที ่2 โดยอาศัยการสร้างสูตร

เงินประจ าต าแหนง่ ให้เอามาจากตารางที่ 2 โดยอาศัยการสร้างสูตร

จ านวนเงนิท างานล่วงเวลา คอื จ านวน ชม. ล่วงเวลา * (คูณกับ) อัตราคา่ท างานล่วงเวลาต่อ ชม.

รายรับประจ าเดือน คือ เงินเดอืน + เงินประจ าต าแหน่ง + จ านวนเงินท างานล่วงเวลา ตารางที่ 2

A B C D 8 ระดับ ระดับเงินเดือน เงินประจ าต าแหนง่ อัตราค่าท างานล่วงเวลาต่อ

ชม. 9 1 7000 2500 200 10 2 8000 4000 300 11 3 10000 6500 500

- ข้อมูลในแถบสูตรของเซลล์ D2 คือ - ข้อมูลในแถบสูตรของเซลล์ D3 คือ - ข้อมูลในแถบสูตรของเซลล์ D4 คือ - ข้อมูลในแถบสูตรของเซลล์ D5 คือ - ข้อมูลในแถบสูตรของเซลล์ D6 คือ - ข้อมูลในแถบสูตรของเซลล์ E2 คือ - ข้อมูลในแถบสูตรของเซลล์ E3 คือ - ข้อมูลในแถบสูตรของเซลล์ E4 คือ - ข้อมูลในแถบสูตรของเซลล์ E5 คือ

13

- ข้อมูลในแถบสูตรของเซลล์ E6 คือ - ข้อมูลในแถบสูตรของเซลล์ F2 คือ - ข้อมูลในแถบสูตรของเซลล์ F3 คือ - ข้อมูลในแถบสูตรของเซลล์ F4 คือ - ข้อมูลในแถบสูตรของเซลล์ F5 คือ - ข้อมูลในแถบสูตรของเซลล์ F6 คือ - ข้อมูลในแถบสูตรของเซลล์ G2 คือ - ข้อมูลในแถบสูตรของเซลล์ G3 คือ - ข้อมูลในแถบสูตรของเซลล์ G4 คือ - ข้อมูลในแถบสูตรของเซลล์ G5 คือ - ข้อมูลในแถบสูตรของเซลล์ G6 คือ