40
ระบบงานสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ INFOMA:WebFlow คู ่มืออบรมสําหรับผู้ใช้งาน สารบัญ ระบบงานสารบรรณ INFOMA : WebFlow สารบัญ หน้า การเข้าสู ่ระบบงานระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ (INFOMA:WebFlow) .......................................................... 1 เริ่มต้นระบบงานสารบรรณ.................................................................................................................................. 2 โปรแกรมเตือนเอกสารใหม่ .................................................................................................................................. 2 ส่วนประกอบของระบบงาน ................................................................................................................................... 3 ส่วนที 1. เมนูหลัก ............................................................................................................................................. 3 ส่วนที 2. รายละเอียดผู้ใช้งาน ............................................................................................................................ 4 ส่วนที 3. เมนูสั่งการเอกสาร ............................................................................................................................... 4 ส่วนที 4. การตั้งค่าการใช้งาน ............................................................................................................................ 5 อธิบายเมนู ............................................................................................................................................................ 7 เมนูหนังสือรอดําเนินการ.................................................................................................................................... 7 เมนูทะเบียนรวม ................................................................................................................................................ 8 เมนูรายการส่งเอกสาร...................................................................................................................................... 10 เมนูเอกสารที ่ต้องติดตาม ................................................................................................................................. 10 หน้าแสดงรายการเอกสารจากผลการค้นหา ...................................................................................................... 11 การลงรับเอกสาร ............................................................................................................................................... 13 1. การลงรับเอกสาร โดยป้อนข้อมูลรายละเอียดเอกสารใหม่ ทั้งหมด................................................................. 13 การแนบเอกสาร .................................................................................................................................................... 17 การเพิ่มหรือ ปรับปรุงเอกสารแนบท้าย .................................................................................................................. 20 การอ่านเอกสารแนบเรื ่อง และ อ่านเอกสารเพิ่มเติม ............................................................................................... 20 2. การลงรับเอกสาร โดยรับเอกสารผ่านระบบ (รับเอกสารต้นฉบับ) ................................................................. 21 การตีกลับเอกสาร .............................................................................................................................................. 23 การติดตามเอกสารตีกลับที ่หน้าจอผู้ส่ง ............................................................................................................. 24 สร้าง/ทะเบียนเอกสารส่งภายใน ......................................................................................................................... 25 สร้าง/ทะเบียนเอกสารส่งภายนอก ..................................................................................................................... 25 การแก้ไขเอกสาร ............................................................................................................................................. 27 การป้อนคําสั่งการ หรือ บันทึกการปฏิบัติงาน ................................................................................................... 27 การส่งเอกสาร .................................................................................................................................................. 28 การปิดงาน หรือ สั่งจบงาน............................................................................................................................... 28 การลบเอกสาร และ การยกเลิกเอกสาร ............................................................................................................ 29 การตรวจสอบและสิ ้นสุดการตรวจสอบ.............................................................................................................. 30 การค้นหาเอกสาร .............................................................................................................................................. 31 การพิมพ์รายงาน .............................................................................................................................................. 35 การเปลี่ยนรหัสผ่านของผู้ใช้ ............................................................................................................................ 37 การออกจากระบบ............................................................................................................................................... 39

ระบบงานสารบรรณ INFOMA : WebFlowsarabun.cpd.go.th/iwebflow/eManual_spu/Manual/Flow/...ระบบสารบรรณอ เล กทรอน กส

  • Upload
    others

  • View
    12

  • Download
    0

Embed Size (px)

Citation preview

Page 1: ระบบงานสารบรรณ INFOMA : WebFlowsarabun.cpd.go.th/iwebflow/eManual_spu/Manual/Flow/...ระบบสารบรรณอ เล กทรอน กส

ระบบงานสารบรรณอเลกทรอนกส INFOMA:WebFlow คมออบรมสาหรบผใชงาน

สารบญ

ระบบงานสารบรรณ INFOMA : WebFlow

สารบญ หนา การเขาสระบบงานระบบสารบรรณอเลกทรอนกส (INFOMA:WebFlow) .......................................................... 1 เรมตนระบบงานสารบรรณ .................................................................................................................................. 2 โปรแกรมเตอนเอกสารใหม .................................................................................................................................. 2 สวนประกอบของระบบงาน ................................................................................................................................... 3

สวนท 1. เมนหลก ............................................................................................................................................. 3 สวนท 2. รายละเอยดผใชงาน ............................................................................................................................ 4 สวนท 3. เมนสงการเอกสาร ............................................................................................................................... 4 สวนท 4. การตงคาการใชงาน ............................................................................................................................ 5

อธบายเมน ............................................................................................................................................................ 7 เมนหนงสอรอดาเนนการ .................................................................................................................................... 7 เมนทะเบยนรวม ................................................................................................................................................ 8 เมนรายการสงเอกสาร ...................................................................................................................................... 10 เมนเอกสารทตองตดตาม ................................................................................................................................. 10 หนาแสดงรายการเอกสารจากผลการคนหา ...................................................................................................... 11

การลงรบเอกสาร ............................................................................................................................................... 13 1. การลงรบเอกสาร โดยปอนขอมลรายละเอยดเอกสารใหม ทงหมด ................................................................. 13

การแนบเอกสาร .................................................................................................................................................... 17 การเพมหรอ ปรบปรงเอกสารแนบทาย .................................................................................................................. 20 การอานเอกสารแนบเรอง และ อานเอกสารเพมเตม ............................................................................................... 20

2. การลงรบเอกสาร โดยรบเอกสารผานระบบ (รบเอกสารตนฉบบ) ................................................................. 21 การตกลบเอกสาร .............................................................................................................................................. 23

การตดตามเอกสารตกลบทหนาจอผสง ............................................................................................................. 24 สราง/ทะเบยนเอกสารสงภายใน ......................................................................................................................... 25 สราง/ทะเบยนเอกสารสงภายนอก ..................................................................................................................... 25

การแกไขเอกสาร ............................................................................................................................................. 27 การปอนคาสงการ หรอ บนทกการปฏบตงาน ................................................................................................... 27 การสงเอกสาร .................................................................................................................................................. 28 การปดงาน หรอ สงจบงาน ............................................................................................................................... 28 การลบเอกสาร และ การยกเลกเอกสาร ............................................................................................................ 29 การตรวจสอบและสนสดการตรวจสอบ .............................................................................................................. 30

การคนหาเอกสาร .............................................................................................................................................. 31 การพมพรายงาน .............................................................................................................................................. 35 การเปลยนรหสผานของผใช ............................................................................................................................ 37 การออกจากระบบ ............................................................................................................................................... 39

Page 2: ระบบงานสารบรรณ INFOMA : WebFlowsarabun.cpd.go.th/iwebflow/eManual_spu/Manual/Flow/...ระบบสารบรรณอ เล กทรอน กส

ระบบสารบรรณอเลกทรอนกส INFOMA:WebFlow คมออบรมสาหรบผใชงาน

หนา - 1

การเขาสระบบงานระบบสารบรรณอเลกทรอนกส (INFOMA:WebFlow)

เรยกโปรแกรม Microsoft Windows ตามปกต จากนนเลอกโปรแกรม Internet Explorer ทปรากฏเปนรป

Icon บนหนาจอเครองคอมพวเตอร

หลงจากเขาโปรแกรม Browser แลว ใหผใชงานปอน URL สาหรบเขาสระบบ ดงน URL:

หนา Login

ซงในการปอนรหสผาน ระบบจะแสดงผลบนหนาจอเปน เครองหมาย “ ดอกจนทร ” เพอความปลอดภยในการใชงาน จากนน ตอบ ตกลง เพอยนยนเขาระบบ กรณท ผใชปอนชอหรอ รหสผานไมถกตอง ระบบจะแจงขอความเตอน เชน ปอนชอผด ระบบแจง “ ชอของทานไมสามารถเขาระบบได “ ปอนรหสผด ระบบแจง “ ทานใสรหสผด ไมสามารถเขาระบบได “ จากนนตอบ OK ระบบจะกลบมาหนาจอเดม เพอใหผใชปอนชอและ รหสผานอกครง

http://sarabun.cpd.go.th/iwebflow

Page 3: ระบบงานสารบรรณ INFOMA : WebFlowsarabun.cpd.go.th/iwebflow/eManual_spu/Manual/Flow/...ระบบสารบรรณอ เล กทรอน กส

ระบบสารบรรณอเลกทรอนกส INFOMA:WebFlow คมออบรมสาหรบผใชงาน

หนา - 2

เรมตนระบบงานสารบรรณ

หลงจากปอนชอและรหสผานถกตอง ระบบจะตรวจสอบสทธการใชงาน (เชน ปกต อานขอมลอยางเดยว) และระดบในการอานเอกสาร รวมทงสทธในการสบคนขอมล เชน ดเอกสารระดบปกต, ลบ, ลบมาก ฯ จากนน ระบบจะแสดงหนาหลกของระบบ ซงประกอบดวยเมนงานตางๆ และ ชอ–หนวยงานทผใชสงกด ผใช สามารถตรวจสอบความถกตองไดจาก สวนท 2 ดงปรากฏในหนาจอ

ตรวจสอบชอและหนวยงานจากหนาหลก

โปรแกรมเตอนเอกสารใหม ขณะเดยวกนระบบจะเปดโปรแกรมเตอนเอกสารใหม (Flow Alert) ซงจะปรากฏอยทมมบนดานซาย ของจอภาพ ระบบจะแสดงจานวนรายการ เอกสารใหมทยงไมลงทะเบยนรบใหทราบ (สงเกตแถบสฟา) ผใชสามารถ เลอกเวลาทตองการใหระบบเตอนได

การตงเวลาเตอน กรณมเอกสารใหมสงมาทหนวยงาน

ผใช เลอกเวลาในการเตอนได โดยกดลกศรชลง และเลอกเวลาเตอนตามทกาหนด เชน 5 นาท, 10 นาท, 15 นาท หรอ หยด หากตองการปดหนาจอการเตอน แตยงตองใหโปรแกรมทางานตามทต งเวลา ผใชสามารถปดชวคราวโดยกดป ม (Minimize) หรอ กดป ม เพอปดโปรแกรม โดยการปดจะไมสงผลกระทบใดๆ กบการทางานในระบบ

หมายเหต ในกรณทปดโปรแกรมการเตอน ดวยการกดเครองหมาย ผใชสามารถเรยกโปรแกรม Flow Alert ไดอก โดยกดป ม Refresh (F5) หรอกดเมนหลก “หนาหลก” อกครงหนง

สวนท 1 เมนหลก

สวนท 3 เมนสงการ

สวนท 4 ตงคาการใช

สวนท 2 รายละเอยด

Page 4: ระบบงานสารบรรณ INFOMA : WebFlowsarabun.cpd.go.th/iwebflow/eManual_spu/Manual/Flow/...ระบบสารบรรณอ เล กทรอน กส

ระบบสารบรรณอเลกทรอนกส INFOMA:WebFlow คมออบรมสาหรบผใชงาน

หนา - 3

สวนประกอบของระบบงาน

หนาหลก เปนหนาจอแรก หลงจากเขาสระบบงานสารบรรณ ซงถอเปนเมนหลก ของระบบโดยมสวนประกอบแบงออกเปน 4 สวน ดงน สวนท 1. เมนหลก ประกอบดวยเมนหลกทงหมดของระบบ ซงจะแสดงอยดานบน ในตาแหนงเดมของทกๆ หนาจอ ประกอบดวย :-

หนาหลก เลอกเมอตองการกลบมาหนาแรกหรอเมนหลกของระบบ (หนาแรก) คนหา เลอกเพอเขาสหนาจอ คนหาเอกสารในสมดงานของหนวยงาน พมพรายงาน เลอกเพอการพมพรายงานรปแบบตางๆ (ประเภทรายงาน)

ออกจากระบบ ตองการออกจากระบบ โดยกลบมาหนาจอปอนชอและรหสผานใหม

หนาคนหา

พมพรายงาน

ออกจากระบบ

Page 5: ระบบงานสารบรรณ INFOMA : WebFlowsarabun.cpd.go.th/iwebflow/eManual_spu/Manual/Flow/...ระบบสารบรรณอ เล กทรอน กส

ระบบสารบรรณอเลกทรอนกส INFOMA:WebFlow คมออบรมสาหรบผใชงาน

หนา - 4

สวนท 2. รายละเอยดผใชงาน เชน แจงชอผใช, หนวยงานทสงกด และชอองคกร หรอหนวยธรกจ

สวนท 3. เมนสงการเอกสาร แบงเปน 7 เมน คอ

หนงสอรอดาเนนการ ประกอบดวยเมนยอย เอกสารรอลงทะเบยน แสดงเรองซงเปนรายการทสงเขามาใหม หรอ เรองเดมสงกลบมา เอกสารรอดาเนนการ แสดงเรองทอยระหวางดาเนนการ เอกสารสงคน/เรยกคน แสดงเรองทตองตรวจสอบ เนองจากมการตกลบคนมาจากผรบ

ลงทะเบยนรบสง ลงรบเอกสาร เขาสหนาจอสาหรบปอนเอกสารรบเขาจากภายนอก หนวยงานของผใช สราง/ทะเบยนเอกสารสงภายใน สาหรบปอนขอมลของเรองทตองการออกเลขทเอกสารในหนวยงาน สาหรบเวยนภายในองคกร หรอ ตดตอประสานงานในองคกร (หวหนางาน ลงนาม) สราง/ทะเบยนเอกสารสงภายนอก สาหรบปอนขอมลเพอออกเลขทสงออกภายนอกองคกร (ผบรหารลงนาม)

คาสงพเศษ คาสงพเศษ สาหรบการสงเอกสาร – ปดงาน เปนจานวนมาก หรอพมพรายงานสถต

ทะเบยนรวม เอกสารรบเขา แสดงรายการของเอกสารทเปนเรองรบเขาจากภายนอก หรอ ลงรบผานระบบ (รบเอกสารมาจากหนวยงานอน โดยรบตนฉบบจากเมนเอกสารรอลงทะเบยน) เอกสารภายในหนวยงาน แสดงรายการของเรองทหนวยงานผใชออกเลขทสาหรบเวยนภายใน หรอออกเอกสารในนามหนวยงาน เอกสารออกภายนอก แสดงรายการของเรองทออกเลขทสงภายนอกทงหมด

รายการสงเอกสาร งานสงถง สาหรบตรวจงานทสงไปหนวยงานอนๆ หรอ ใชดงเรองทสงไปหนวยงานอน กลบมา

เอกสารทตองตดตาม เอกสารทตองตดตาม รวบรวมเอกสารทกสถานะ (ระหวางดาเนนการ สง ปด ตรวจสอบ)ทกาหนดใหเปนเอกสารตองตดตาม หนงสอยมคน แสดงรายการของเรองทบนทกประวตการยมคนไวสาหรบการตดตามตนฉบบ

ควบคมระบบ ผดแลระบบ จดการเกยวกบผใช, หนวยงาน หรอการตงคาระบบ

Page 6: ระบบงานสารบรรณ INFOMA : WebFlowsarabun.cpd.go.th/iwebflow/eManual_spu/Manual/Flow/...ระบบสารบรรณอ เล กทรอน กส

ระบบสารบรรณอเลกทรอนกส INFOMA:WebFlow คมออบรมสาหรบผใชงาน

หนา - 5

สวนท 4. การตงคาการใชงาน สามารถปรบแตงการใชงาน และมเครองมอ และการสลบเปลยนตะกรางานและฐานขอมล เพออานวยความสะดวกแกผใชงานในลกษณะ Single Log in

ปรบแตงการใชงาน การปรบแตงจานวนเรองทตองการใหแสดงภายใน 1 หนารายการเอกสาร โดยผใชเลอกจานวนเรองทตองการ จากนนเลอกหนาจอแสดงรายการเอกสาร ระบบจะแสดงจานวนรายการตามทเลอกไว

เปลยนรหสผาน สาหรบการเปลยนรหสผานของผใช

รายละเอยดผใชงาน แสดงรายละเอยดชอ-สกล หนวยงาน สทธการใชงาน ชนความลบเอกสารทไดรบสทธ โดยแสดงทกตะกรางานทผใชมสทธ

ชวยเหลอ แสดงคมอการใชงานของระบบ

การตดตงโปรแกรม สาหรบดาวนโหลดโปรแกรมเสรม เชน Web Report, WebScan, WebViewer เปนตน

Page 7: ระบบงานสารบรรณ INFOMA : WebFlowsarabun.cpd.go.th/iwebflow/eManual_spu/Manual/Flow/...ระบบสารบรรณอ เล กทรอน กส

ระบบสารบรรณอเลกทรอนกส INFOMA:WebFlow คมออบรมสาหรบผใชงาน

หนา - 6

เปลยนฐานขอมล สาหรบเปลยนการใชงานปฐานขอมลสารบรรณ โดยไมตองออกจากระบบกอน

เปลยนหนวยงาน สาหรบเปลยนตะกราการทางานในฐานขอมลเดยวกน โดยไมตองออกจากระบบ ระบบจะแสดงชอตะกรางานรองทมสทธ สามารถกดเลอก แลวกดตกลงเพอเขาทางานตะกรานนๆไดเลย

เขาสหนวยงานหลก สาหรบเปลยนมาทางานตะกราหลก (หนวยงานแรกทเขาสระบบได) หมายเหต เมน เปลยนหนวยงาน และเขาสหนวยงานหลก จะปรากฏเฉพาะชอผใชทเขาระบบมา และมสทธเขาทางานไดมากกวา 1 ตะกรางาน

Page 8: ระบบงานสารบรรณ INFOMA : WebFlowsarabun.cpd.go.th/iwebflow/eManual_spu/Manual/Flow/...ระบบสารบรรณอ เล กทรอน กส

ระบบสารบรรณอเลกทรอนกส INFOMA:WebFlow คมออบรมสาหรบผใชงาน

หนา - 7

อธบายเมน เมนหนงสอรอดาเนนการ

เมนหนงสอรอดาเนนการ รวบรวมงานรอดาเนนการในลกษณะตางๆกน เปน 3 เมน คอ

หนงสอรอลงทะเบยน จะแสดงรายการทหนวยอนๆ สงเอกสารผานระบบมาให (IN BOX) เชน งานธรการสวนงานกลาง รบเอกสารจากหนวยงานอน และสงเรองมาให โดยระบบจะแสดงเฉพาะรายการใหม ทผใชยงไมไดรบเลขทะเบยนเอกสาร สงเกตจากชอง ทะเบยน จะเปนเครองหมายรปกระดาษ เพอใหผใชกดเขาไปดาเนนการรบเอกสารตนฉบบ จากระบบ (รบ/ใหเลขทะเบยนเอกสาร) หรอ เรองเดมทเคยสงใหหนวยงานอนๆ และ หนวยงานอนๆ นนไดรบและ สงเรองคนมาให สงเกต ระบบจะรบเอกสารใหอตโนมต โดยใหเปนเลขทะเบยนเดม สงเกตสถานะเปน แฟมปด

หนงสอรอลงทะเบยน หมายเหต รปกระดาษ หมายถง เอกสารทยงไมลงทะเบยนรบ

“สฟา” รายการทจะมเอกสารฉบบจรงสงมาใหดวย “สสม” รายการทไมมเอกสารฉบบจรงสงมา โดยผสงใหผรบ อานเอกสารแนบจากระบบ

สญลกษณ หมายถง รายการนนยงไมไดเปดอาน (จากการกดดรายละเอยด) หากเปนสแดง หมายถง งานทเลยกาหนดระยะเวลาดาเนนการ ยงไมเปดอาน

สญลกษณ หมายถง รายการนนมการเปดอานแลว

Page 9: ระบบงานสารบรรณ INFOMA : WebFlowsarabun.cpd.go.th/iwebflow/eManual_spu/Manual/Flow/...ระบบสารบรรณอ เล กทรอน กส

ระบบสารบรรณอเลกทรอนกส INFOMA:WebFlow คมออบรมสาหรบผใชงาน

หนา - 8

หนงสอระหวางดาเนนการ จะแสดงรายการทรบเขามาในหนวยงาน ซงเปนเรองทมเลขทะเบยนแลว หรอ เปนงานสราง/ทะเบยนเอกสารสงภายใน และอยในระหวางดาเนนการ ยงไมปดงาน ยงไมจดสงไปหนวยงานใดๆ ระบบจะแสดงขอมล สงเกตสถานะเปน รปนาฬกา (กาลงดาเนนการ)

หนงสอระหวางดาเนนการ

หนงสอตกลบ ระบบจะแสดงรายการทผดปกต เพอใหผใชเขาไปตรวจสอบ โดยสงเกตจานวนเรองทแจงดานใตเมน สวนเรองทอยภายในเมนน เชน เปนเรองทมาจากผใชสงเรองใหหนวยงานท 2 และหนวยงานท 2 พจารณาแลววาเรองไมเกยวของกบหนวยงานของตนเอง เจาหนาทหนวยงานท 2 จะสง “ตกลบ” เอกสารคนมา โดยสงเกต สถานะของเรองจะเปน รปดาวสแดง

หนงสอตกลบ เมนทะเบยนรวม

ประกอบดวย 3 เมน ซงแตละเมน จะแสดงเอกสารตามประเภทเมนทเลอก เชน งานรบเขา, งานสรางสงภายใน, หรอ งานสรางสงภายนอก

ระบบจะแสดงเอกสารทกสถานะ ทกเรองของแตละประเภท ผใชสามารถสงเกตไดวาอยทเมนใดอย จาก map ดานบน ดงภาพ

เมนเอกสารรบเขา รวมงานรบเขาทกสถานะ (ระหวางดาเนนการ สง ปด ตรวจสอบ ฯลฯ)

Page 10: ระบบงานสารบรรณ INFOMA : WebFlowsarabun.cpd.go.th/iwebflow/eManual_spu/Manual/Flow/...ระบบสารบรรณอ เล กทรอน กส

ระบบสารบรรณอเลกทรอนกส INFOMA:WebFlow คมออบรมสาหรบผใชงาน

หนา - 9

เมนเอกสารภายในหนวยงาน รวมงานสรางสงภายในทกสถานะ (ระหวางดาเนนการ สง ปด ตรวจสอบ ฯลฯ)

สงเกตไดจากสญลกษณเอกสารสรางสงภายใน

เมนเอกสารออกภายนอก รวมงานสรางสงภายนอก สงเกตไดจากสญลกษณเอกสารสรางสงภายนอก

Page 11: ระบบงานสารบรรณ INFOMA : WebFlowsarabun.cpd.go.th/iwebflow/eManual_spu/Manual/Flow/...ระบบสารบรรณอ เล กทรอน กส

ระบบสารบรรณอเลกทรอนกส INFOMA:WebFlow คมออบรมสาหรบผใชงาน

หนา - 10

เมนรายการสงเอกสาร

รวบรวมรายการเอกสารทกประเภท (งานรบเขา สรางสงภายใน สรางสงภายนอก) ทผใชสงใหหนวยงานอน สาหรบตรวจสอบการรบเอกสาร การดาเนนงาน และสาหรบดงเอกสารกลบ

ทงน สถานะเอกสาร และเลขทะเบยนในหนาน เปนของหนวยงานทผใชสงให สงเกตไดจากชอหนวยงานสงถง จากภาพ จะสงเกตเหนวา เรองเดยวกน สงถงหลายหนวยงาน ระบบจะแสดงรายการเอกสารของผรบทงหมด

เมนรายการสงเอกสาร แสดงรายการเอกสารทสงถงหนวยงานตางๆ แสดงสถานะเอกสาร และเลขทะเบยนของผรบเอกสาร

แสดงเอกสารทกประเภทของผใช สงเกตสญลกษณประเภทเอกสารสรางสงภายใน สรางสงภายนอก หากเปนเอกสารรบเขา ไมมสญลกษณ

เมนเอกสารทตองตดตาม

รวบรวมเอกสารทกสถานะทกาหนดใหเปนเอกสาร “ตดตามการทางาน” สามารถกาหนดไดจากเมน แกไข, บนทกงาน และเมนสง เอกสารจะมสญลกษณ ตดตามงาน ดงภาพ

เมนเอกสารทตองตดตาม แสดงรายการเอกสารทกประเภท ทกสถานะทกาหนดใหเปนเอกสารตดตามการทางาน

หมายเหต หนาแสดงรายการเอกสารทกเมนขางตน ปกตจะแสดงขอมลใหมกอน แตผใชสามารถ สงเรยงขอมลตามคอลมน ตามทผใชตองการได โดยกดทหวคอลมน ระบบจะเรยงจากนอยไปมาก และมากไปนอย ตามการกดแตละครงทสลบกน สงเกตจากเครองหมายรป สามเหลยม

Page 12: ระบบงานสารบรรณ INFOMA : WebFlowsarabun.cpd.go.th/iwebflow/eManual_spu/Manual/Flow/...ระบบสารบรรณอ เล กทรอน กส

ระบบสารบรรณอเลกทรอนกส INFOMA:WebFlow คมออบรมสาหรบผใชงาน

หนา - 11

ดานฐานอยดานลาง จะเรยงจากนอย ไปมาก ดานฐานอยดานบน จะเรยงจากมาก ไปนอย

หนาแสดงรายการเอกสารจากผลการคนหา เมนสงการเอกสารตางๆขางตน และหนาจอแสดงรายการเอกสารจากการคนหา จะแสดงรายการในรปแบบ

เดยวกน ซงผลการคนหา จะแสดงรายการเอกสาร ขนอยกบเงอนไขในการคน หากไมระบประเภทเอกสาร (งานรบเขา สรางสงภายใน สรางสงภายนอก) ระบบจะแสดงรายการเอกสารทกประเภท ดงภาพดานลางน (สงเกตวา เปนกาลงทางานใน mode คนหา จากแถบเมนหลกทเนนทป ม “คนหา”)

อธบายรายละเอยดในหนาแสดงรายการเอกสาร

รปแบบการแสดงรายการเอกสารแตละรายการ แบงออกคอลมน 9 สวน ดงน

สญลกษณเอกสารแนบ แสดงเปน icon ของเอกสารทแนบ เชน หากมเอกสารแนบ

เพมเตม จะแสดงเปนสญลกษณ ทเลขทะเบยน ใหกดทเลขทะเบยนเพอดเอกสารแนบเพมเตม สญลกษณแสดงสถานะของเอกสาร เชน

(เหลอง) รายการนนยงไมไดเปดอาน (จากการกดดรายละเอยด)

(แดง)งานทเลยกาหนดระยะเวลาดาเนนการ ยงไมเปดอาน

รายการนนยงไมไดเปดอาน (จากการกดดรายละเอยด) (ฟา) งานระหวางดาเนนการ ทลงรบ – สรางไว แตยงไมไดสงหรอยงไมปดงาน (แดง) งานระหวางดาเนนการ ทลงรบ – สรางไว แตยงไมไดสงหรอยงไมปดงาน และเลยระยะเวลาดาเนนการ งานทปดงานแลว งานทสงเรองตอไปแลว

งานทยกเลกแลว งานอยระหวางตรวจสอบ งานทถกดงกลบ/ตกลบ

1

3

5 6 7 8

9 2 4

1

2

Page 13: ระบบงานสารบรรณ INFOMA : WebFlowsarabun.cpd.go.th/iwebflow/eManual_spu/Manual/Flow/...ระบบสารบรรณอ เล กทรอน กส

ระบบสารบรรณอเลกทรอนกส INFOMA:WebFlow คมออบรมสาหรบผใชงาน

หนา - 12

สญลกษณแสดงความดวนของเอกสาร เชน ไมมสญลกษณ ความดวน เปนปกต

ดวน ดวนมาก ดวนทสด

สญลกษณแสดงประเภทของเอกสาร ม 3 ประเภท คอ ไมมสญลกษณ หมายถง เอกสารรบเขา

หมายถง เอกสารสรางสงภายใน หมายถง เอกสารสรางสงออกนอกองคกร

เลขทะเบยน แสดงเลขทะเบยนเอกสาร หรอหากยงไมลงรบเอกสาร แสดงเปน หรอ ผใชสามารถกดเพอเขาไปสงการ กบเอกสารเรองทเลอกกดได ไดแกการดรายละเอยดเอกสาร บนทกงาน สงเอกสาร ปดงาน ตรวจสอบ สนสดการตรวจสอบ ลบเอกสาร จดเกบเอกสาร และยมคนเอกสาร

หนารายละเอยดเอกสารและสงการทางาน เมอกดทเลขทะเบยน หรอรปกระดาษจากหนาแสดงรายการเอกสาร

เอกสารเลขท ผใชสามารถกดเพอเขาไป ตรวจสอบ,ตดตามขนตอนการทางาน ตลอดจนอานคาสงการ หรอบนทกการทางานของแตละหนวยงาน ทเอกสารดาเนนการผาน

วนท แสดงวนทลงรบ-สราง (กรณเปนเจาของผสรางเอกสาร) หรอวนทสงเอกสาร (กรณไดรบเอกสารจากหนวยงานอน)

เวลา แสดงเวลาทลงรบ-สราง (กรณเปนเจาของผสรางเอกสาร) หรอเวลาสงเอกสาร (กรณไดรบเอกสารจากหนวยงานอน)

เรอง แสดงรายละเอยดของเอกสาร โดยแสดงเรอง และขอมล จาก – ถง ตามทกรอกไวในการสรางเอกสาร

5

6

7

8

9

3 4

Page 14: ระบบงานสารบรรณ INFOMA : WebFlowsarabun.cpd.go.th/iwebflow/eManual_spu/Manual/Flow/...ระบบสารบรรณอ เล กทรอน กส

ระบบสารบรรณอเลกทรอนกส INFOMA:WebFlow คมออบรมสาหรบผใชงาน

หนา - 13

การลงรบเอกสาร กรณมเอกสารสงเขามาในหนวยงาน ซงอาจเปนเอกสารจากหนวยงานอนๆ ภายในองคกร หรอ เอกสารจากหนวยงานนอก องคกร เชน เอกสารเวยนจากภายนอก ซงการรบเอกสารสามารถรบได 2 วธ

1. ปอนขอมลรายละเอยดเอกสารใหมทงหมด (จากเมน ลงรบเอกสาร) 2. รบเอกสารผานระบบ (รบเอกสารตนฉบบ จากเมน งานรอลงทะเบยน/รอผปฏบต)

1. การลงรบเอกสาร โดยปอนขอมลรายละเอยดเอกสารใหม ทงหมด เอกสารจากภายนอกทสงเขามาใน องคกร โดยผานหนวยงานสารบรรณกลาง , หรอ

เอกสารทหนวยงานภายนอก องคกร สงตรงมายงหนวยงานภายใน (By Hand, By FAX) หรอ รบเรองจากหนวยงานทไมมระบบงานสารบรรณตดตง (ไมสงเอกสารผานระบบ)

ผใชสามารถลงรบเอกสาร โดยตองปอนขอมลรายละเอยดเอกสาร ท หนาหลก | เมนลงรบเอกสาร หรอ เลอกจากทางลดเมนดานบน (บรเวณสฟาทแสดงชอ-สงกดผใชงาน เมอไมไดอยทหนาหลก) หลงจากเลอกระบบจะแสดงแบบฟอรมใหปอนรายละเอยด เพอใชเปนการอางอง หรอ เรยกคนเอกสาร

การลงรบเอกสาร

1 2

3 4

2

2

Page 15: ระบบงานสารบรรณ INFOMA : WebFlowsarabun.cpd.go.th/iwebflow/eManual_spu/Manual/Flow/...ระบบสารบรรณอ เล กทรอน กส

ระบบสารบรรณอเลกทรอนกส INFOMA:WebFlow คมออบรมสาหรบผใชงาน

หนา - 14

รายละเอยดเอกสาร ทบนทก (Document Index) ไดแก ประเภทเอกสาร เลอกประเภทเอกสารทรบเขาโดยกดลกศรชลง กรณลงทะเบยนรบเอกสาร

แยกเลม เลขทะเบยน เลขทะเบยนรบเอกสาร เวนวางไวหากตองการให ระบบนบเลขทะเบยน

ตอไปใหอตโนมต หรอ ปอนเลขทะเบยนทตองการลงไปในชองรบขอมลเอง ระบบจะรบเลขทะเบยนทปอน และ จะไมนบเลขทะเบยนเพมขนให ซงเลขทะเบยนทปอน ควรเปนการปอนเลขทะเบยนยอนหลง กรณแทรกเลขทะเบยนเทานน

เลขทเอกสาร เลขทเอกสารตามจรง (ทปรากฏอยในเอกสารตนฉบบ) สามารถปอนได

50 ตวอกษร หากสรางตนแบบเรองเกบไว เลอกเรองไดจากป ม จานวน ปอนจานวนเลขทะเบยนทตองการสราง วนท และ เวลารบ วน/เวลารบเอกสาร ระบบจะขนใหอตโนมต ลงวนท ปอนวนท ทระบในเอกสาร ระบบจะปรากฏวนทปจจบนใหกอน ผใช

สามารถเปลยนแปลงโดยการ ปอนวนททตองการ หรอ เลอกวนทจากปฏทน

โดยกดป ม ดานทายของชองวนท

ชนความเรว เอกสารเรองทปอน หากตองการระบความเรงดวนในการทางาน สามารถเลอกไดโดยกดลกศรชลง เพอเลอก ปกต ดวน ดวนมาก ดวนทสด

ชนความลบ: เอกสารเรองทปอนมการระบ ชนความลบในการเปดอานเอกสาร เชน ปกต ลบ ลบมาก ลบทสด

หมวดเอกสาร : กาหนดหมวดหม ของเอกสาร หากผใชไมกาหนด ระบบจะกาหนดใหเปน “ เอกสารทวไป ”

อางถง : ปอนขอมลอางถง ทมการ ระบในเอกสารซงปอนได 100 ตวอกษร

สงทสงมาดวย : ปอนรายละเอยดของ สงทสงมาดวยปอนได 100 อกษร จาก : ปอนชอหนวยงานทสงมาให โดยปอนได 100 ตวอกษร

หรอ เลอกรายชอหนวยงาน โดย

- กดป ม ดานทายชอง จาก เพอแสดงรายชอหนวยงานภายใน ทใชระบบสารบรรณอเลกทรอนกส INFOMA: WebFlow ปอนคาคนแลวกดป มคนหา หรอกดป มคนหาเลย ระบบจะแสดงชอหนวยงานทงหมด กดทหนวยงานทตองการเพอเลอก

สาหรบ การปอนเลขทะเบยนกรณทตองแทรกเลข ผใชจะตองปอนเลขทะเบยนทไมซากบเลขทเคยรบเขามาและยงใชอยในตะกราของตน หรอ ปอนเปนเลขทศนยม 2 ตาแหนงระหวางชวงเลขทตองการแทรก

2

3

Page 16: ระบบงานสารบรรณ INFOMA : WebFlowsarabun.cpd.go.th/iwebflow/eManual_spu/Manual/Flow/...ระบบสารบรรณอ เล กทรอน กส

ระบบสารบรรณอเลกทรอนกส INFOMA:WebFlow คมออบรมสาหรบผใชงาน

หนา - 15

- กดป ม ดานทายชอง จาก เพอแสดงรายชอหนวยงานภายนอกทตดตอดวยบอย และไดสรางชอไวในระบบ จากเมน ควบคมระบบ ผใชสามารถปอนคาคนแลวกดป มคนหา หรอกดป มคนหาเลย ระบบจะแสดงชอหนวยงานทงหมด กดทหนวยงานทตองการเพอเลอก

ถง : ปอนชอหนวยงานทระบถงในเอกสาร ปอนได 100 ตวอกษร หรอ

เลอกรายชอหนวยงานจากป ม หรอ เหมอนกบการทางานหวขอ จาก

เรอง : ปอน ชอเรองของเอกสาร สามารถปอนได 255 ตวอกษร รายละเอยด : รายละเอยดเพมเตม หรอเนอเรองสรป สามารถปอนได 2 ลานตวอกษร วธการนาสง : กดลกศรชลงเพอเลอกวธการนาสง วตถประสงค : กดลกศรชลงเพอเลอก วตถประสงคของเรองทรบมา

นาเสนอ/ผปฏบต : บนทกเพมเตมเกยวกบผปฏบตงาน หรอสงเรองเสนอผบงคบบญชา อายเอกสาร : กาหนดอายของเอกสาร หรอ กดป มสเหลยมดานทาย ระบบจะแสดง

ปฏทนใหเลอก ซงหลกการทางานจะเหมอนการเลอกวนทเอกสาร ตดตามผลการทางาน : ผบนทกทาสญลกษณไว เพอใหสะดวกตอการรวบรวมเอกสารตอง

ตดตามภายใตเมน เอกสารทตองตดตามทหนาหลก ทเกบเอกสาร : ผบนทกขอมลสามารถปอน สถานทเกบเอกสารตนฉบบตามจรงเพอ

ใชอางอง ดาเนนการเสรจวนท : ปอน หรอเลอกวนทเพอ กาหนดวนท ทตองดาเนนงานเสรจ

หมายเหต : ขอความหมายเหต ทตองการบนทกเพม ปอนรายละเอยดเอกสารเทาทม หากไมม สามารถเวนวางไว ยกเวนขอมลในชองสแดง ซงเปนขอมลพนฐาน

ของเอกสารแตละฉบบ เพอประโยชนในการคนหาขอมลตอไป

ปอนรายละเอยดเอกสาร เมอปอน รายละเอยดจนสมบรณแลว ระบบจะใหผใชเลอกดาเนนการตอ โดยเลอกป มทางาน

4

2

2

Page 17: ระบบงานสารบรรณ INFOMA : WebFlowsarabun.cpd.go.th/iwebflow/eManual_spu/Manual/Flow/...ระบบสารบรรณอ เล กทรอน กส

ระบบสารบรรณอเลกทรอนกส INFOMA:WebFlow คมออบรมสาหรบผใชงาน

หนา - 16

อธบายป มการทางาน

กดป ม เพอบนทกเรองเขาสระบบ

กดป ม เมอตองการยกเลกเรอง โดยระบบจะลางขอมลตามชองปอน ตางๆ ใหวางและอยหนาจอการสรางเอกสารเดม เพอรอผใชปอนขอมลใหม หรอ ดาเนนงานในหวขออนตอไป

กดป ม เมอตองการบนทกเรองเขาสระบบ พรอมทงใหระบบเกบรายละเอยดขอมลตนแบบไว ใชเลอกเปนตนแบบในภายหลง

เมอกดป มสราง หรอสรางและเกบตนแบบขอความแลว ระบบจะใหเลขทะเบยน และวนท-เวลาลงรบดงภาพ

ผใชสามารถเลอกแนบเอกสารตนฉบบหรอไมกได ในหนาน สงเกต ขนตอนการทางาน

ผลการลงรบเอกสาร กรณทตองการแนบเอกสาร (Attach File) สามารถเลอกได 2 วธ ตามชนดของเอกสารทตองการแนบ

1. แนบไฟลขอมลสาเรจรปชนดตางๆ ดวยวธ Browse 2. แนบขอมลทเปน กระดาษ ดวยวธ Scan กรณ ไมตองการแนบเอกสาร ผใชสามารถเลอกขนตอนการทางานตอ ได 2 วธ ดงน

1. กดป ม << ปอนเรองใหม เมอตองการกลบไปหนาจอลงรบเอกสาร เพอปอนขอมลเรองใหมตอไป

2. กดป ม ดาเนนการตอ >> เมอตองการสงการตอไป กบเรองทลงรบนให จบขนตอนทตองการ เชน แกไขขอมล, บนทกการทางาน, สงเอกสารตอ เปนตน

Page 18: ระบบงานสารบรรณ INFOMA : WebFlowsarabun.cpd.go.th/iwebflow/eManual_spu/Manual/Flow/...ระบบสารบรรณอ เล กทรอน กส

ระบบสารบรรณอเลกทรอนกส INFOMA:WebFlow คมออบรมสาหรบผใชงาน

หนา - 17

การแนบเอกสาร 1. แนบไฟลขอมลสาเรจรปชนดตางๆ ดวยวธ Browse

ผใชกดป ม Browse ระบบแสดงหนาจอให เลอกไฟลทตองการสงเขาระบบ เพอแนบไปพรอมกบเรองเอกสาร ผใชเลอกไฟลขอมล จากแหลงตนทางซงเปนเครองทใชทาระบบอยในขณะน เมอเลอกไดไฟลทตองการแลว กดป ม Open เพอเปนการสงชอไฟลตนทางเขาระบบ

จากนนกดป ม แนบเอกสาร

Page 19: ระบบงานสารบรรณ INFOMA : WebFlowsarabun.cpd.go.th/iwebflow/eManual_spu/Manual/Flow/...ระบบสารบรรณอ เล กทรอน กส

ระบบสารบรรณอเลกทรอนกส INFOMA:WebFlow คมออบรมสาหรบผใชงาน

หนา - 18

2. แนบขอมลทเปน กระดาษ ดวยวธ Scan

ผใช กด Scan ระบบจะขนหนาตางสาหรบสแกนเอกสารผานโปรแกรม INFOMA:WebScan จากนนกดป ม Scan New

ระบบแสดงหนาตาง ใหเลอกรปแบบการ ถายภาพเอกสารเขาสระบบ

ตงคาความละเอยด (resolution) ขนาดกระดาษ และประเภทเอกสาร (greyscale, text, color) แลวกด Scan

Page 20: ระบบงานสารบรรณ INFOMA : WebFlowsarabun.cpd.go.th/iwebflow/eManual_spu/Manual/Flow/...ระบบสารบรรณอ เล กทรอน กส

ระบบสารบรรณอเลกทรอนกส INFOMA:WebFlow คมออบรมสาหรบผใชงาน

หนา - 19

เมอสแกนเรยบรอยแลว กด Transfer

ขอควรระวง

เอกสารทสแกนสวนใหญมกเปน เอกสารขาว-ดา ผใชควรเลอกสแกนแบบ B&W (Text) เพอประหยดเนอท ในการจดเกบ สวนลกษณะอน ๆ ใหเลอกตามชนดของภาพ ซงสแกนเนอรบางรน อาจจะมการเลอกรปแบบการสแกนไดหลายแบบ เชน Scanning Type สามารถเลอกได 3 แบบ ดงน Flatbed scan เลอกสแกนแบบเปดฝาถาย โดยควาหนาทตองการถายลงทบนสวนการอานภาพ ADF scan เลอกสแกนแบบ Auto Feeder สามารถถายไดครงละหลาย ๆ หนาเอกสาร ADF & Duplex scan เลอกสแกนแบบ Feed และ ถายทงดานหนา-หลงในการ Feed ครงเดยวกน Resolution เลอกความละเอยดในการสแกน โดยทวไปกาหนดไวท 200 x 200 dpi ทงนขนอยกบคณภาพ และความคมชดของเอกสารทนามาถาย Frame Area เลอก พนท ทตองการ Scan โดยทวไปกาหนดขนาดไวท Size A4 document จากนนใหผใชกดป ม Scan เพอทาการถายภาพโดย ภาพทไดจะปรากฏบนจอภาพ และ ถาตองการ Scan ภาพตอ สามารถเลอกไดจาก Function Scan ดงน Appended Scanned Page เปนการสแกนตอทายจากภาพ ทกาลงแสดง Insert Scanned Page เปนการสแกนโดยการแทรก ในหนาทตองการ Rescan Scanned Page เปนการสแกนโดยถายภาพสแกนใหมอกครง โดยทบหนาเอกสารทปรากฏ

หมายเหต ในขนตอนการสงสแกนเอกสาร หนาจอทปรากฏ จะแสดงหนาจอตามยหอและรนของ Scanner ทตอพวงกบระบบ จากตวอยางหนาจอ เปน Scanner Fujitsu รน M3093GX ซงการใชงานสแกนเนอรรนอนๆ ถอเปนสวนของมาตรฐานทวไป ผใชอาจจะตองทาความเขาใจกบการใชฟงกชน ในการสแกนแตละรนดวย

Page 21: ระบบงานสารบรรณ INFOMA : WebFlowsarabun.cpd.go.th/iwebflow/eManual_spu/Manual/Flow/...ระบบสารบรรณอ เล กทรอน กส

ระบบสารบรรณอเลกทรอนกส INFOMA:WebFlow คมออบรมสาหรบผใชงาน

หนา - 20

การเพมหรอ ปรบปรงเอกสารแนบทาย เอกสารแตละเรองผใชสามารถแกไขเอกสารแนบตนฉบบ หรอ เพมเตมเอกสารแนบไดไมจากดเอกสารแนบ โดยผใช เขามาหนารายละเอยดเอกสาร สงเกตดานลางของรายละเอยด

การอานเอกสารแนบเรอง และ อานเอกสารเพมเตม

ในระบบผสง หรอ ผรบสามารถแนบขอมลไปพรอมกบเรองได ซงหลงจากแนบเรองแลว สามารถอานเอกสารแนบได โดยกดท สญลกษณดานหนารายการเอกสาร หรอในหนารายละเอยดเอกสาร ซงภายหลง จากทผกดสญลกษณ ระบบจะแสดงภาพเอกสารบนหนาจอ

กดอานเอกสารแนบ

Page 22: ระบบงานสารบรรณ INFOMA : WebFlowsarabun.cpd.go.th/iwebflow/eManual_spu/Manual/Flow/...ระบบสารบรรณอ เล กทรอน กส

ระบบสารบรรณอเลกทรอนกส INFOMA:WebFlow คมออบรมสาหรบผใชงาน

หนา - 21

2. การลงรบเอกสาร โดยรบเอกสารผานระบบ (รบเอกสารตนฉบบ) เปนการลงรบเอกสาร อกวธทระบบชวยลดขนตอนการปอนรายละเอยดเรอง ซงใหผใชทางานงาย และรวดเรวขน ผใชไมตองปอนรายละเอยดเอกสาร เพยงแตเอกสารทจะลงรบ ตองเปนเอกสารทหนวยงานภายในองคกร ไดใชระบบสารบรรณ สงเรองผานมาใหหนวยงานของผรบ โดยตวเรองทสงมาจะรวมอยภายใต หนาหลก เมนหนงสอรอดาเนนการ (สงเกตจานวนเรองมาใหม ใตเมนหนงสอรอลงทะเบยน) ผใชสามารถตรวจสอบเอกสารไดสะดวก

หนาหลก

การเขาหวขอ หนงสอรอลงทะเบยน ผใชอาจกดทเมนใน หนาหลก หรอ เลอกจากทางลดเมนดานบนของบางหนาจอ และในหนาหลก ผใชสามารถตรวจสอบจานวนเอกสารใหม ไดจาก ขอความแจงจานวนภายใตเมน หนงสอรอลงทะเบยน จากตวอยาง ระบบแจงมเอกสารใหม จานวน 3 รายการ และเมอเลอกเมน ระบบจะแสดงรายการเอกสารใหม

เมอกดเขามาจากเมน ระบบแสดงรายการเอกสารใหม รอลงทะเบยน (ยงไมมเลขทะเบยน) ระบบจงกาหนดสญลกษณเลขทะเบยนเปนรปกระดาษ โดย กระดาษ

“สฟา” แสดงรายการทจะมเอกสารฉบบจรงสงมาใหดวย เมอไดรบตนฉบบแลว จงจะลงทะเบยน “สสม” แสดงรายการทไมมเอกสารฉบบจรงสงมา โดยผสงใหผรบ อานเอกสารแนบจากระบบ

ในหนาจอ เอกสารรอลงทะเบยน ผใชสามารถตรวจสอบรายละเอยดตางๆ เชน อานเอกสารแนบ ด

รายละเอยดหรอ ตดตามขนตอนการทางาน กอนการลงรบเอกสารผานระบบโดยกดทเครองหมาย กระดาษ ทรายการทตองลงรบ ระบบจะแสดงหนาจอรายละเอยดของเรอง

ระบบแจงจานวนเอกสาร ในสวนรายละเอยดผใชงาน และเมนลด

รายการเอกสารใหม รอลงทะเบยน ชองเลขทะเบยนเปนรปกระดาษ ดงท Tool Tip ชวยอธบายการใชงาน

Page 23: ระบบงานสารบรรณ INFOMA : WebFlowsarabun.cpd.go.th/iwebflow/eManual_spu/Manual/Flow/...ระบบสารบรรณอ เล กทรอน กส

ระบบสารบรรณอเลกทรอนกส INFOMA:WebFlow คมออบรมสาหรบผใชงาน

หนา - 22

รายละเอยดเอกสาร ผใชกดป ม รบตนฉบบ เพอเรมขนตอนการลงรบเอกสาร หรอ กดป ม << กลบ สาหรบไปหนาจองานรอลงทะเบยน หากยงไมตองการรบเอกสารตอนน

ลงรบเอกสารตนฉบบ

หลงจากผใชกดป ม รบตนฉบบ ระบบจะแสดงหนาจอพรอม ทงแจงวนทและเวลา เลขทะเบยนลาสดใหกอน ผใชสามารถเปลยนแปลงเลขทะเบยนไดเอง เชน อาจะเปลยนเปน 5.10 (เปนเลขทศนยม 2 หลก) หรอ กดตกลง เพอรบเลขทะเบยนทระบบกาหนดมาให และแสดงหนาผลการลงรบเอกสาร ดงภาพ

ผลการลงรบเอกสาร

ระบบจะแจงเลขทะเบยน,วนท, เวลา ทรบเอกสาร ซงผใชสามารถนาเลขททะเบยน,วนทเวลา ทระบบแจงให

ทราบ เขยนในตาประทบในเอกสารไดเอง ผใชสามารถกดป ม เพอกลบไปหนาจอ หนงสอรอลงทะเบยน

Page 24: ระบบงานสารบรรณ INFOMA : WebFlowsarabun.cpd.go.th/iwebflow/eManual_spu/Manual/Flow/...ระบบสารบรรณอ เล กทรอน กส

ระบบสารบรรณอเลกทรอนกส INFOMA:WebFlow คมออบรมสาหรบผใชงาน

หนา - 23

การตกลบเอกสาร

ในกรณทผใช ตรวจสอบพบวารายการเอกสารบางรายการในหนา หนงสอรอลงทะเบยน ไมใชเอกสารของหนวยงานตน หรอ ผสง สงเอกสารมาผดหนวยงาน ผใชสามารถสงเรองคน หรอ ตเอกสารกลบคน หนวยงานตนทาง โดยกดทเครองหมาย กระดาษ ในหนารายการงานรอลงทะเบยน และ กดป ม ตกลบ ในหนารายละเอยดเอกสาร

กดทกระดาษ

หนารายละเอยดเอกสาร กดป ม ตกลบ

ระบบจะแสดงหนาจอการตกลบเอกสาร ผใชจะตองปอน เหตผลของการตกลบเอกสาร ในชอง บนทกการตกลบ โดยระบบจะนาขอความทปอนไปแจงหนวยงานผสง ใหทราบถงเหตผลของทานทตกลบเนองจากอะไร จากนน กดป ม ตกลง เพอยนยนการตกลบเอกสาร

หนาตกลบเอกสาร กรอกขอความถงผสง

Page 25: ระบบงานสารบรรณ INFOMA : WebFlowsarabun.cpd.go.th/iwebflow/eManual_spu/Manual/Flow/...ระบบสารบรรณอ เล กทรอน กส

ระบบสารบรรณอเลกทรอนกส INFOMA:WebFlow คมออบรมสาหรบผใชงาน

หนา - 24

การตดตามเอกสารตกลบทหนาจอผสง

ระบบจะสงเรองคนผสง โดยแสดงทหนาหลก เมน เอกสารสงคน ดงรป เมอกดเขามา จะพบรายการเอกสารทสงคน

ระบบจะเกบประวตการรบ-สง และตกลบ พรอมขอความไว สาหรบตดตามเอกสารในหนาตดตามเอกสาร ดงน

หนาจอแสดงรายการเอกสารของผสง

จากหนารายการเอกสารของผสง สถานะเอกสารเปน “ตกลบ” เมอกดตดตามเอกสาร (กดทเลขทเอกสาร) ทหนาตดตามเอกสาร สามารถตรวจสอบประวตการตกลบ-ดงกลบได 2 วธ คอ

กดทดบนทกแบบตาราง

กดทวนทสง ของผสง จะเหนประวตเชนเดยวกน

2

1

1

2

Page 26: ระบบงานสารบรรณ INFOMA : WebFlowsarabun.cpd.go.th/iwebflow/eManual_spu/Manual/Flow/...ระบบสารบรรณอ เล กทรอน กส

ระบบสารบรรณอเลกทรอนกส INFOMA:WebFlow คมออบรมสาหรบผใชงาน

หนา - 25

สราง/ทะเบยนเอกสารสงภายใน

เปนการออกเลขทเอกสารระดบหนวยงาน ทผลงนามเปน ผอ.กลมงาน/ฝายงาน สามารถทาการออกเลขทเอกสารสงไป หนวยงานตาง ๆ ภายในหนวยงาน สามารถดาเนนการ ดงน 1.เลอกเมน สราง/ทะเบยนเอกสารสงภายใน

2.ปอนรายละเอยดของเอกสาร

3. ระบบจะใหเลขทเอกสารอตโนมต นบเฉพาะลาดบ เฉพาะหนวยงานทออกเทานน

4.เลอกขนตอนการทางานตอไป เชน บนทกการทางาน, สงหนวยงานทเกยวของ

หมายเหต หากเปนการสงออกไปหนวยงานภายใน ทยงไมใชระบบสารบรรณอเลกทรอนกส สามารถทาการ บนทกการทางาน และปดงานได

การออกเลขทเอกสารในหวขอนเปนการออกเลขทสาหรบตดตอระหวาง สธ.กบหนวยงานภายนอก มหลกเกณฑในการนบเลขรวมตอกนทงองคกร ระบบจะทาการนบเลขทเอกสารตอกนไปเรอยๆ

ตอไปผใชทมสทธในการออกเลขทเอกสารได สามารถขอเลขผานระบบ โดยจะตองทราบรหสผาน จงจะสามารถใชระบบได มข นตอนการปฏบตงาน ดงน 1. เลอกเมน สราง/ทะเบยนเอกสารสงภายนอก 2. จากนนปอนรหสผาน

3. ปอนรายละเอยดตางๆ ของเอกสาร

4. ระบบจะใหเลขทเอกสารอตโนมตโดยนบเรยง รวมกนทงองคกร

5. ระบบจะเกบงานเขาทะเบยนรวมใหโดยอตโนมต

สราง/ทะเบยนเอกสารสงภายนอก

Page 27: ระบบงานสารบรรณ INFOMA : WebFlowsarabun.cpd.go.th/iwebflow/eManual_spu/Manual/Flow/...ระบบสารบรรณอ เล กทรอน กส

ระบบสารบรรณอเลกทรอนกส INFOMA:WebFlow คมออบรมสาหรบผใชงาน

หนา - 26

การใชงานเอกสาร การใชงานเอกสาร หรอสงการเอกสารโดยผใชเขามาทหนารายละเอยดเอกสาร ระบบถอเปนทรวม

คาสงการทงหมดในแตละเรอง สาหรบการเขาหนาจอรายละเอยดของเรองผใชสามารถมาไดจากหลายขนตอนซงเปนการทางานในหวขอตาง ๆ ดงน

1. หนงสอรอระหวางดาเนนการ กดเลขทะเบยน หนารายละเอยดเอกสาร เลอกคาสงการ 2. ลงทะเบยนรบสง (ลงรบเอกสาร, สราง/ทะเบยนเอกสาร) แนบเอกสาร หรอ กดดาเนนการตอ หนารายละเอยดเอกสาร เลอกคาสงการ 3. ทะเบยนรวม (เอกสารรบเขา, เอกสารภายในหนวยงาน, เอกสารออกภายนอก) กดเลขทะเบยน หนารายละเอยด เลอกคาสงการ 4. คนหาเอกสาร (หนาผลลพธ) กดเลขทะเบยน หนารายละเอยด เลอกคาสงการ

กด เลขทะเบยน ระบบจะแสดงรายละเอยดเอกสารพรอม ป มคาสงการทงหมดบนหนาจอ เพอดาเนนงานกบเอกสารเรองทเปนตามวตถประสงค

ในหนารายละเอยดเอกสาร ผใชสามารถสงการหรอใชงานในหวขอการทางานตางๆ ตามเมนแลว และยงสามารถกดท เลขทเอกสาร เพอตดตามงาน ซงเปนการตดตามขนตอนการเดนเอกสาร หรอ กดทเครองหมายเอกสารแนบดานลางเพออานเอกสารประกอบแนบเรอง

สงการเอกสาร

ตดตามงาน

อานเอกสาร

Page 28: ระบบงานสารบรรณ INFOMA : WebFlowsarabun.cpd.go.th/iwebflow/eManual_spu/Manual/Flow/...ระบบสารบรรณอ เล กทรอน กส

ระบบสารบรรณอเลกทรอนกส INFOMA:WebFlow คมออบรมสาหรบผใชงาน

หนา - 27

การแกไขเอกสาร กรณทผท เกยวของกบเอกสารตองการปอนรายละเอยดเพมเตม หรอแกไขขอมลทมการผดพลาดใหเกยวกบรายละเอยดตางๆ ผใชสามารถกดป ม แกไข ทหนารายละเอยด

แกไขรายละเอยด ผใชสามารถทาการแกไขขอมลในชองทไดปอนไปแลว เพอทาการแกไขใหถกตองหรอมรายละเอยดเพมขนกวาเดม หลงจากแกไขแลว กดป ม ตกลง เพอยนยนการแกไข โดยผลของการแกไข ระบบจะเกบขอมลกอนการแกไข และ ภายหลงการแกไข เพอเปนประวตของขอมลในการตดตามเรองได การปอนคาสงการ หรอ บนทกการปฏบตงาน การปอนคาสงการ ถอเปนขนตอนของการ บนทกการทางาน หรอการดาเนนงานของหนวยงานทเกยวของกบเอกสาร สาหรบเปนประโยชนในการประสานงาน และการใหขอมลในการดาเนนงาน โดยผใชกดทป ม “บนทกงาน” ระบบจะแสดงหนาจอสาหรบปอนคาสงการ หรอบนทกการทางาน โดยระบบจะแสดงบนทกงานเดมใหทราบดานลาง และผใชปอนคาสงการ หรอบนทกการปฏบต จากนนตอบ ตกลง เปนการยนยนการทางาน

บนทกการทางาน

Page 29: ระบบงานสารบรรณ INFOMA : WebFlowsarabun.cpd.go.th/iwebflow/eManual_spu/Manual/Flow/...ระบบสารบรรณอ เล กทรอน กส

ระบบสารบรรณอเลกทรอนกส INFOMA:WebFlow คมออบรมสาหรบผใชงาน

หนา - 28

การสงเอกสาร กรณทหนวยงานตนทาง ตองการสงเอกสารถงหนวยงานทเกยวของ ผใชสามารถกดป ม สง ทหนาจอ รายละเอยด ระบบจะแสดงโครงสรางของหนวยงาน เพอใหผสงเลอกหนวยงานปลายทาง ทจะสงเรองไป

การสงเอกสาร หลงจากเลอก โดยการยายหนวยงานทตองการสงให จากการกดป ม ยายเขา หากเลอกผดสามารถกดชอหนวยงานทยายเขาไป และกดป ม ยายออก ได เมอเลอกถกตองเรยบรอยแลว ใหกดป ม ยนยนสง เพอสงขอมลไปยงหนวยงานปลายทาง หากผใช ตองการสงเอกสารเขาระบบ Mail สามารถทาไดโดยการเลอกหนวยงานทตองการสง จากนนกดป ม Email.. เพอสงไปยง mail ทระบไวไดอกทางหนง การปดงาน หรอ สงจบงาน เอกสารบางเรองหากผใชรบเรองจากหนวยงานอน หรอออกจดหมายเพอสงไปภายนอกทไมไดใชระบบ สารบรรณอเลกทรอนกส หรอ สงจบเรองในหนวยงาน ในหนารายละเอยดของเรองทตองการสงปดผใชกดป ม ปดงาน กดป ม ตกลง เพอยนยน การปดงาน

หนาจอปดงาน

Page 30: ระบบงานสารบรรณ INFOMA : WebFlowsarabun.cpd.go.th/iwebflow/eManual_spu/Manual/Flow/...ระบบสารบรรณอ เล กทรอน กส

ระบบสารบรรณอเลกทรอนกส INFOMA:WebFlow คมออบรมสาหรบผใชงาน

หนา - 29

การลบเอกสาร และ การยกเลกเอกสาร การลบเอกสาร เอกสารทผใชไดจดทา (ออกเลขทในระบบไปแลว ยงไมกดสงหนวยงานใดๆ ) สามารถสงลบออกจากสมด

งานได โดยกดปม ลบเอกสาร และตอบ ตกลง เพอยนยนการลบเอกสารออกจากสมดงาน เมอลบเอกสารแลว จะไมสามารถคนหาเอกสารนนไดอก เลขทะเบยนเอกสารทลบไปนนจะเปนเลขวาง

ผใชสามารถนาเลขทะเบยนทลบไปนนมาใชไดอก โดยพมพเลขทะเบยนนน ในชองเลขทะเบยน เชนเดยวกบวธการแทรกเลขทะเบยน

การยกเลกเอกสาร เอกสารทผใชจดทาขน สามารถยกเลกเอกสารได โดยกดไปทเลขทะเบยนเอกสารทตองการยกเลก แลวกด

ป ม ยกเลก ตอบ ตกลง แลวจะมสญลกษณ (Stop) ขนมาทบเลขทะเบยนไว การสงยกเลกเอกสาร จะยงสามารถคนหาการตรวจสอบตามลกษณะนหมายถงหนวยงานหรอผใชตองการระงบเรองไวกอน โดยทไมตองสงไปยงหนวยใดๆเพอตรวจสอบเอกสารใหถกตองชดเจนอกครง

ระบบจะดาเนนการให โดยเปลยนเครองหมาย เปน หามดาเนนการ

Page 31: ระบบงานสารบรรณ INFOMA : WebFlowsarabun.cpd.go.th/iwebflow/eManual_spu/Manual/Flow/...ระบบสารบรรณอ เล กทรอน กส

ระบบสารบรรณอเลกทรอนกส INFOMA:WebFlow คมออบรมสาหรบผใชงาน

หนา - 30

การตรวจสอบและสนสดการตรวจสอบ การตรวจสอบ ในกรณนผใชตองทาสญญาลกษณเพอตรวจสอบเรองหรอสงระงบเรองทงหมดไวกอนโดยผใชเลอกเรองท

ตองการตรวจสอบแลวใหกดลกศรชลงทเลขทะเบยนจะเขาไปทหนาจอรายละเอยด

จากนนกดป ม ตรวจสอบเรองทเลอกตรวจสอบจะไมสามารถแกไขและสงตอหนวยงานใดๆไดและเรองทเลอกนนจะเกดสญญลกษณ ดาวเขยว เปนการแสดงการขอตรวจสอบ

การสนสดการตรวจสอบ เมอการขอตรวจเอกสารเสรจสนแลว กอนทผใชจะดาเนนการใดๆ ตอเอกสารเรองนนผใชจะตองทาการ

สนสดการตรวจสอบเสยกอนจงจะดาเนนการได ผใชเลอกเรองทมดาวสเขยว จากนนคลกทป มสนสดการตรวจสอบ ระบบจะแสดงภาพมาทหนา สนสดการ

ตรวจสอบ

กดป มและตอบตกลงเพอยนยนการยตการตรวจสอบเอกสารระบบจะเปลยนเรองเปนสถานะเดมกอนการสงตรวจสอบ และสามารถดาเนนการใดๆตอเรองนนไดตามปกต

Page 32: ระบบงานสารบรรณ INFOMA : WebFlowsarabun.cpd.go.th/iwebflow/eManual_spu/Manual/Flow/...ระบบสารบรรณอ เล กทรอน กส

ระบบสารบรรณอเลกทรอนกส INFOMA:WebFlow คมออบรมสาหรบผใชงาน

หนา - 31

การคนหาเอกสาร

เอกสารทหนวยอนๆ สงเขามาในหนวยงาน หรอ ผใชในหนวยงานลงรบเอกสารเรองใหม ตลอดจนสรางเอกสารแบบตางๆ ขนเองเพอทาการสงเวยนหนวยงานอนๆ เมอตองการคนหาเอกสารในตะกราหนวยงานของตนเอง สามารถทาไดโดยการกด เมน “คนหา” ใน หนาหลก ระบบจะใหผใชปอนขอมลทตองการคนหา ตามรายการ โดยทผใชจะตองปอนรายละเอยดบางสวนเพอเปนขอมล ในหนาจอคนหาเอกสาร เพอใหระบบคนหาขอมลตามขอกาหนด

รบขอมลสาหรบคนหา

หลงจากปอนขอมลเบองตน ตอบ ตกลง เพอใหระบบเรมคนหา ขอมลตามขอกาหนด และเมอระบบพบ ขอมลตามตองการ จะแสดงรายการบนจอภาพ

แสดงรายการคนหาตามขอกาหนด

ผใชกดทเลขทะเบยนในรายการทตองสงการ โดยระบบจะแสดงรายละเอยดของเอกสาร ตามรายการเลอก

Page 33: ระบบงานสารบรรณ INFOMA : WebFlowsarabun.cpd.go.th/iwebflow/eManual_spu/Manual/Flow/...ระบบสารบรรณอ เล กทรอน กส

ระบบสารบรรณอเลกทรอนกส INFOMA:WebFlow คมออบรมสาหรบผใชงาน

หนา - 32

การตดตามเอกสาร

หนวยงานแตละหนวยงาน ทเกยวของกบเอกสาร สามารถตดตามการดาเนนงานตามหนาทของตนกบเอกสาร ซงระบบจะเปนผรวบรวม ลาดบขนตอนการทางาน ใหผใชไดทราบถงขนตอนตงแตตน จนถงปจจบนให ทราบ โดยผใชกดทเลขทเอกสารของแตละรายการในหนาจอ รายการเอกสาร หรอ หนาจอรายละเอยดเอกสาร

กดเพอตดตามเอกสาร หลงจากกดเลขทะเบยนรายการทตองการตดตาม ระบบจะแสดงหนาจอขนตอนการไหลเวยนของเอกสาร ตามหนวยงานตางๆ ตงแตเรมตนจนถงปจจบน อธบายหนาจอการตดตามเอกสาร 1. สญลกษณ เปนสญลกษณ สถานะงานของหนวยงานทเกยวของกบเอกสาร 2. ทะเบยน เปนทะเบยน ลาดบของหนวยงานนนๆ 3. วนทเวลา เปนวนทเวลาในการสราง/ สง ของหนวยงาน ผสง 4. ผสง แสดงชอหนวยงานผสรางเอกสาร และ หนวยงานทสงเอกสารไปให ผรบ 5. ผรบ แสดงหนวยงาน ผรบ ซงเปนเจาของ สญลกษณ (1) และ ทะเบยน (2) ทปรากฏในรายการ 6. การปฏบตงาน แสดง การดาเนนงาน หรอ การสงเอกสาร

หนาตดตามงานเอกสาร

4 32

5

1

Page 34: ระบบงานสารบรรณ INFOMA : WebFlowsarabun.cpd.go.th/iwebflow/eManual_spu/Manual/Flow/...ระบบสารบรรณอ เล กทรอน กส

ระบบสารบรรณอเลกทรอนกส INFOMA:WebFlow คมออบรมสาหรบผใชงาน

หนา - 33

ดบนทกการปฏบตงานในหนวยงาน ระบบจะแสดงขอมลการทางานของหนวยงาน การลงรบ/สรางเอกสาร – รบตนฉบบ บนทกงาน ดงตวอยาง

ดบนทกการปฏบตงาน หรอ กดทเลขทเอกสาร ระบบจะแสดงขอมลการทางานใหทกขนตอนทเอกสารผาน รวมทงการแกไขขอมลเอกสารทเกด ,บนทกการ

ทางาน ,บนทกคาสงการ ซงในการแสดงผลระบบจะแจงวนทและเวลา โดยเรยงลาดบเหตการณทเกดกอนหลง รวมทงผดาเนนการในแตละเหตการณ ดงตวอยาง

1

2

Page 35: ระบบงานสารบรรณ INFOMA : WebFlowsarabun.cpd.go.th/iwebflow/eManual_spu/Manual/Flow/...ระบบสารบรรณอ เล กทรอน กส

ระบบสารบรรณอเลกทรอนกส INFOMA:WebFlow คมออบรมสาหรบผใชงาน

หนา - 34

ดบนทกแบบตาราง ระบบจะแสดงขอมลการทางานของหนวยงาน การลงรบ/สรางเอกสาร – รบตนฉบบ บนทกงาน

ดบนทกแบบตาราง

ดบนทกการปฏบตงาน หรอ กดทวนทสง/สรางเอกสาร ระบบจะแสดงขอมลการทางานระหวางหนวยงานทรบ-สงเอกสาร ดงตวอยาง

แสดงรายละเอยดการสง-รบตนฉบบ และการทางานของหนวยงานนนๆ

3

4

Page 36: ระบบงานสารบรรณ INFOMA : WebFlowsarabun.cpd.go.th/iwebflow/eManual_spu/Manual/Flow/...ระบบสารบรรณอ เล กทรอน กส

ระบบสารบรรณอเลกทรอนกส INFOMA:WebFlow คมออบรมสาหรบผใชงาน

หนา - 35

การพมพรายงาน

กอนการสงพมพรายงาน เครองทส งพมพจะตองตดตงโปรแกรมเพมเตม กอนการสง โดยโปรแกรมทตดตงน จะชวยจดการเรองการพมพตามรปแบบทกาหนดไว ผใชเลอก เมน พมพรายงาน ระบบจะแสดงหนาจอสาหรบเลอก ประเภทของรายงาน รวมแบบฟอรม ปอนขอมลสาหรบใชเปนขอกาหนดในสงพมพรายงาน

พมพรายงาน

รปแบบรายงาน ตามเมนทปรากฏ หนงสอรบ พมพรายงาน เรองทเปนเอกสารรบเขา หรอลงรบเขามาในหนวยงาน หนงสอสงออกภายใน พมพรายงาน เรองทหนวยงานสราง หรอออกเลขทภายใน หนงสอสงออกเพอเซนรบ พมพรายงาน เรองทสงไปยงหนวยงานตางๆ ภายในองคกร หนงสอสงภายนอกองคกร พมพรายงาน เรองทสรางหรอออกเลขทสงภายนอกองคกร พมพรายงานตามประเภทเอกสาร พมพรายงาน เฉพาะประเภททกาหนดเพมเตม

สวนขอกาหนดในการสงพมพ สามารถกาหนดไดตามชองปอนขอมลทผใชตองการรายการ และ เลอกผลลพธของขอมล ใหพมพออกทางเครองพมพ หรอ โปรแกรม Microsoft Word ได โดยระบบจะกาหนดคาเรมตนใหรปแบบรายงานเปน Microsoft Word

จากนนตอบ ตกลง เพอสงพมพรายการของขอมล

Page 37: ระบบงานสารบรรณ INFOMA : WebFlowsarabun.cpd.go.th/iwebflow/eManual_spu/Manual/Flow/...ระบบสารบรรณอ เล กทรอน กส

ระบบสารบรรณอเลกทรอนกส INFOMA:WebFlow คมออบรมสาหรบผใชงาน

หนา - 36

หมายเหต กาหนด เงอนไข ทใชในสงพมพรายงาน โดยเลอกระหวาง และ, หรอ ทปรากฏ กรณทไมเลอกระบบจะ

กาหนดใหเปนการสงพมพดวยเงอนไขแบบ และ หลงจากปอนขอมลทตองการพมพแลว ผใชกดป ม ตกลง เพอ สงการใหระบบเรมคนหา และจดหนาจอเพอการสงพมพรายงาน ซงถามขอมลเขาตามขอกาหนด ระบบจะแสดงรปรายงาน ตามทเลอกใหบนจอภาพ

ผใชสามารถตรวจสอบความถกตอง ในหนาจอกอนการสงพมพ และบนหนาจอแตละคอลมนสามารถใชเมาสคลกเลอน ใหความกวางของคอลมนมความยาวพอทจะแสดงผลขอมลได การสงพมพรายงานในรปแบบ INFOMA:WebReport

รายละเอยดการสงการในหนาจอพมพรายงาน กดรป DIKS สาหรบตองการสารองขอมลเปนไฟลชนด HTML เกบไวท ทปลอดภย กดรป Printer สาหรบสงพมพรายงานบนหนาจอ ออกเปนกระดาษทางเครองพมพ กด รปกระดาษ และ ลกศร ซายขวา สาหรบสง พลกหนาในขนตอนแสดงผลรายงานบนหนาจอ โดยสงเปดหนา ถดไป หรอ พลกยอนกลบ ตามหนาทแสดงในชองทปรากฏ

Page 38: ระบบงานสารบรรณ INFOMA : WebFlowsarabun.cpd.go.th/iwebflow/eManual_spu/Manual/Flow/...ระบบสารบรรณอ เล กทรอน กส

ระบบสารบรรณอเลกทรอนกส INFOMA:WebFlow คมออบรมสาหรบผใชงาน

หนา - 37

การเปลยนรหสผานของผใช

ผใชสามารถสงเปลยนรหสผานใหมไดดวยตนเอง โดยกดเมน เปลยนรหสผาน ในหนาหลก

ระบบจะแสดงหนาจอใหเปลยนรหสผาน โดยผใชปอนรหสผานเกากอน 1 ครง และปอนรหสผานใหมทตองการ 2 ครงใหตรงกนเพอยนยน จากนนกดป ม ตกลง

เปลยนรหสผาน

ระบบจะเกบขอมลรหสผานใหมไวใหทนท ขอสงเกตเวลาปอนรหส ระบบจะแสดงเปนเครองหมาย

ดอกจนทร และเมอออกจากระบบ และเขามาใหม ผใชจะตองปอนรหสผานใหมททาการเปลยนไปแลว หลกการเปลยนรหสผาน 1. ผใชสามารถเปลยนรหสไดตลอดเวลา 2. รหสลบ สามารถใช ตวเลข, ตวอกษรภาษาองกฤษ (เลกหรอใหญไมมผลในการเขาสระบบ) 3. รหสทาการการเปลยนความยาวตองไมเกน 14 ตว

Page 39: ระบบงานสารบรรณ INFOMA : WebFlowsarabun.cpd.go.th/iwebflow/eManual_spu/Manual/Flow/...ระบบสารบรรณอ เล กทรอน กส

ระบบสารบรรณอเลกทรอนกส INFOMA:WebFlow คมออบรมสาหรบผใชงาน

หนา - 38

การตงเลขทรบ สงเอกสาร

ระบบจะตงเลขทะเบยนรบสงเปนเลขทะเบยน 1 ใหเมอขนป พ.ศ. ใหม กรณทหนวยงานของผใช ไมไดเรมใชระบบตนป (ใชสมดลงรบมากอน) ผใชสามารถตงเลขทะเบยนไดเองโดยนบตอจากสมด หรอไดตามเลขท ทตองการตง โดยกลบมาทหนาหลก

กดเมน ผดแลระบบ ระบบแสดงหนาจอ เมน หนวยงาน พรอมทงแสดงเลขทะเบยนรบเขา-เลขสงออกสดทาย

ผใช ป มแกไข เพอเขาโหมดการ แกไข (ป มลบ แสดงทหนาจอแตไมสามารถกดได จะกดไดเฉพาะผดแลระบบเทานน)

แกไขเลขทะเบยนรบเขา-สงออก

ผใช ปอนเลขทะเบยนรบเขาสดทาย(ทใชไปแลว) ปอนเลขทออกภายในสดทาย โดยปอนเลขทสดทายทใชไปแลว จากนน ตอบ แกไข โดย ระบบจะเพมตอจากเลขทปอน เชน ปอนสดทายเปน 20 ระบบจะเรมตนใหเปน 21

Page 40: ระบบงานสารบรรณ INFOMA : WebFlowsarabun.cpd.go.th/iwebflow/eManual_spu/Manual/Flow/...ระบบสารบรรณอ เล กทรอน กส

ระบบสารบรรณอเลกทรอนกส INFOMA:WebFlow คมออบรมสาหรบผใชงาน

หนา - 39

หากผใชมการสราง/ทะเบยนเอกสารสงภายใน หลายประเภทของเอกสาร สามารถทาการกดเมน ประเภทเอกสาร ระบบจะแสดงประเภทเอกสารตาง ๆ เชน คาสง, ประกาศ ฯลฯ สามารถทาการตงเลขเอกสาร ทตองการเรมตนได

หนาจอสาหรบเพมประเภทเอกสาร

การออกจากระบบ

ผใชกดเมน ออกจากระบบดานบน และ ตอบ ตกลง ระบบจะกลบมาหนาจอเขาระบบเหมอนขนตอนการเขาสระบบซงถอเปนการออกจากระบบ แบบถกตอง