Upload
others
View
2
Download
0
Embed Size (px)
Citation preview
หองงานคลงและพสด
ต ำแหนง
ผอ านวยการฝายบรหาร
หวหนางานคลงและพสด
หนวยพสด 1
หนวยพสด 2
หนวยพสด 3
หนวยการเงน 1
หนวยการเงน 2
หนวยบญช 1 หนวยบญช 2
สทใช ควำมหมำย
ฟา รบเรอง เขยว พสด
เหลอง การเงน
เทา บญช
แดง ท าในระบบ ERP มวง รปตวอยาง
ค ำทใช:
หนวยงำน หมายถง ภาควชา/หนวยงานสวนกลาง/อาจารย/บคคลทเกยวของ ผบรหำร หมายถง คณบด/รองคณบด/ผชวยคณบดทไดรบมอบหมาย
รบเรอง
• ลงวนท/บนทกเลขทของเอกสาร• ตรวจสอบเงนทนทเกยวของ• ใสขอมลลงในระบบ ERP
ซอ/จำง
• บรการการเบกวสดใหกบภาควชา• ด าเนนการขอซอ/ขอจาง• สงซอ/ตรวจสภาพ/จ าหนายครภณฑ
รบ/จำย
• ตรวจสอบความถกตองของเอกสาร• สงเรองขออนมตใชงบประมาณเขาทประชม• ออกเชค/ออกใบเสรจ/โอนเงน
ตรวจสอบ
• อพเดตขอมลในระบบ ERP ใหตรงกบระบบของธนาคาร• จดประชมการเงนเพอรายงานการใชจายในแตละเดอน• จดเกบเอกสาร
2
**สามารถคลกทขอความในวงกลมเพอลงกไปยงตวอยางหรอขนตอนถดไปได โดยสญลกษณทใชมความหมายดงน P = รปภาพ ⇑ = ยอนกลบ ขอบสฟา = รบเรอง ขอบสเขยว = พสด ขอบสเหลอง = การเงน ขอบสเทา = บญช ขอบสแดง = ท าในระบบ CU-ERP ขอบสมวง = รปตวอยาง
1. การรบเรอง 1.1. เรองขอเบกวสด (1 วน)
- หนวยงานสง “ใบเสนอเรองเบกวสด” มาทหองงานคลงและพสด เพอด าเนนการเบกวสดตอไป
(รายละเอยดตามขอ 2.1)
1.2. เรองขอซอ/จาง (2 วน)
- หนวยงานสง “ใบขอซอขอจาง” หรอ “ใบเสนอเรองขอจาง” มาทหองงานคลงและพสด - เจาหนาทพสดบนทกเรองลงทะเบยนรบเรองเขา (Excel) - ผอ านวยการฝายบรหารตรวจสอบเงนทน และใสรหสศนยตนทน - เจาหนาทพสดบนทกลงสมด เพอด าเนนการซอ/จางตอไป (รายละเอยดตามขอ 2.2 และ 2.3)
หนวยงาน
สงเรองมาทงานคลงและพสด
หนวยงาน
สงเรองมาทงานคลงและพสด
หนวยพสด 3
บนทกลง excel
ผ.อ. ฝายบรหาร
ตรวจสอบเงนทน+ ใสรหสศนยตนทน
หนวยพสด 3
บนทกลงสมด
2.1 เบกวสด
2.2 ซอ
P
2.3 จาง
P
ซอ จาง P
3
**สามารถคลกทขอความในวงกลมเพอลงกไปยงตวอยางหรอขนตอนถดไปได โดยสญลกษณทใชมความหมายดงน P = รปภาพ ⇑ = ยอนกลบ ขอบสฟา = รบเรอง ขอบสเขยว = พสด ขอบสเหลอง = การเงน ขอบสเทา = บญช ขอบสแดง = ท าในระบบ CU-ERP ขอบสมวง = รปตวอยาง
1.3. เรองการแจงซอม (10 วน)
- หนวยงานเขยน “ใบรายงานชาง” มาสงทหองงานคลงและพสด - สงใหส านกกายภาพของมหาวทยาลย เพอใหชางเขาไปตรวจสอบ และตอรองราคาอปกรณกบ
รานคา - ส านกกายภาพสง “ใบแจงซอม” กลบมาทคณะ และแจงใหฝายอาคารรบทราบ - ฝายอาคาร “เสนอเรองซอม” (ใบขอซอขอจาง) - เจาหนาทพสดบนทกเรองลงทะเบยนรบเรองเขา (Excel) - ผอ านวยการฝายบรหาร ตรวจสอบเงนทนและใสรหสศนยตนทนใน “ใบขอซอขอจาง” - เจาหนาทพสดบนทกลงสมด เพอรอด าเนนการซอมตอไป (รายละเอยดตามขอ 2.3)
หนวยงาน
เขยนใบรายงานชาง
ส านกกายภาพ
ชางตรวจสอบ/เจรจากบรานคา + แจงฝายอาคาร
ฝายอาคาร
สงเรองแจงซอม
หนวยพสด 3
บนทกลง excel
ผ.อ. ฝายบรหาร
ตรวจสอบเงนทน+ ใสรหสศนยตนทน
หนวยพสด 3
บนทกลงสมด
2.3 ซอม
P P P
P P
4
**สามารถคลกทขอความในวงกลมเพอลงกไปยงตวอยางหรอขนตอนถดไปได โดยสญลกษณทใชมความหมายดงน P = รปภาพ ⇑ = ยอนกลบ ขอบสฟา = รบเรอง ขอบสเขยว = พสด ขอบสเหลอง = การเงน ขอบสเทา = บญช ขอบสแดง = ท าในระบบ CU-ERP ขอบสมวง = รปตวอยาง
1.4. เรองการขอซอครภณฑ (15 วน)
- เจาหนาทพสดสงรายการ “งบประมาณ” ใหหนวยงาน - หนวยงานสง “ใบแจงขอก าหนดคณลกษณะเฉพาะครภณฑ” ทตองการ - เจาหนาทพสดตดตอและเจรจากบบรษท/รานคา เพอใหสง “ใบเสนอราคา” มาใหหนวยงาน - หนวยงานสง “ใบแจงขอซอครภณฑ” พรอม “แบบฟอรมการตรวจสอบคณสมบตครภณฑ” - (กรณขอซอครภณฑคอมพวเตอร) เจาหนาทพสดสงเอกสารทงหมดใหศนยคอมพวเตอร
ตรวจสอบ และลงนามรบรอง - หลงจากนนเจาหนาทพสดบนทกลงทะเบยนรบเรองเขา (Excel) และสงใหผอ านวยการฝาย
บรหารตรวจสอบเงนทน และใสรหสศนยตนทนใน “ใบขอซอขอจาง” - เจาหนาทพสดบนทกลงสมด และด าเนนการจดซอครภณฑตอไป (รายละเอยดตามขอ 2.3)
หนวยพสด 2
สงรายการงบประมาณใหหนวยงาน
หนวยงาน
สงใบแจงขอก าหนดของครภณฑทตองการ
หนวยพสด 2ตดตอบรษท + สงใบเสนอราคาใหหนวยงาน
หนวยงานแจงเรองขอซอ +
แบบฟอรมตรวจสอบคณสมบตครภณฑ
หนวยพสด 2
สงเอกสารทงหมดใหศนยคอมตรวจสอบ
ศนยคอม
เซนรบรอง
หนวยพสด 3
บนทกลง excel
ผ.อ. ฝายบรหาร
ตรวจสอบเงนทน+ ใสรหสศนยตนทน
หนวยพสด 3
บนทกลงสมด
กรณขอซอครภณฑคอมพวเตอร
2.3 ซอครภณฑ
ตรวจ
P P P
ซอ
P P
5
**สามารถคลกทขอความในวงกลมเพอลงกไปยงตวอยางหรอขนตอนถดไปได โดยสญลกษณทใชมความหมายดงน P = รปภาพ ⇑ = ยอนกลบ ขอบสฟา = รบเรอง ขอบสเขยว = พสด ขอบสเหลอง = การเงน ขอบสเทา = บญช ขอบสแดง = ท าในระบบ CU-ERP ขอบสมวง = รปตวอยาง
1.5. เรองขออนมตใชงบประมาณ (1 วน)
- หนวยงานสง “รายละเอยดการขออนมตใชงบประมาณ” ทหองงานคลงและพสด - หวหนางานคลงและพสด ตรวจสอบความถกตองของเอกสาร - ด าเนนการขออนมตงบประมาณ (รายละเอยดตามขอ 3.2)
1.6. เรองการขอเบกเงน (2 วน)
- หนวยงานสง “ใบเสนอเรองเบกจายเงน” และ “ใบส าคญรบเงน” มาทหองงานคลงและพสด (กรณตองการใหน าเงนโอนเขาบญช กรณาแนบหนาบญชดวย และในกรณทเปนการโอนครงแรกตองกรอกแบบค าขอรบเงนผานธนาคาร และแนบส าเนาบตรประชาชนดวย)
- เจาหนาทพสดบนทกลงทะเบยนรบเรองเขา (Excel) และรอด าเนนการเบกเงนตอไป (รายละเอยดตามขอ 3.1)
1.7. เรองการช าระเงน/น าเงนเขาบญชคณะ (1 วน)
- หนวยงานสงเงนสด / เชค / ใบโอน และ “ใบแจงรายละเอยดการน าเงนเขาบญชคณะ” ทหองงานคลงและพสด
- เจาหนาทพสดจะบนทกลงทะเบยนรบเรองเขา (Excel) - ในกรณโอนเงน เจาหนาทการเงนจะตรวจสอบเอกสาร - ด าเนนการน าสงเงน (รายละเอยดตามขอ 3.3)
หนวยงาน
สงรายละเอยดเรองขออนมตใชงบประมาณ
หนวยงานสงเรองพรอมใบส าคญรบเงนมาทงานคลงและพสด (+ หนาบญช กรณโอน)
หนวยพสด 3
บนทกลง excel
3.2 ขออนมตงบประมาณ
P
3.1 จายเงน
ขอเบก ส าคญ
6
**สามารถคลกทขอความในวงกลมเพอลงกไปยงตวอยางหรอขนตอนถดไปได โดยสญลกษณทใชมความหมายดงน P = รปภาพ ⇑ = ยอนกลบ ขอบสฟา = รบเรอง ขอบสเขยว = พสด ขอบสเหลอง = การเงน ขอบสเทา = บญช ขอบสแดง = ท าในระบบ CU-ERP ขอบสมวง = รปตวอยาง
1.8. เรองสวสดการคาเลาเรยนบตร (1 วน)
- บคลากรทไดรบสวสดการสง “ใบเสนอขอเบกคาเลาเรยนบตร” ทหองงานคลงและพสด - เจาหนาทพสดบนทกลงทะเบยนรบเรองเขา (Excel) - เจาหนาทการเงนตรวจสอบเอกสาร หลงจากนนกจะด าเนนการเบกจายเงนตอไป (รายละเอยด
ตามขอ 3.1)
หนวยงาน
สงเงนสด/เชค/ใบโอน+ ใบแจงรายละเอยด
หนวยพสด 3
บนทกลง excel
หนวยการเงน 1
ตรวจสอบเอกสาร(กรณเงนโอน)
ผไดรบสวสดการ
สงเรองมาทงานคลงและพสด
ฝายพสด 3
บนทกลง excel
ฝายการเงน 1
ตรวจสอบเอกสาร
3.3 รบเงน
P
3.1 จายเงน
P
7
**สามารถคลกทขอความในวงกลมเพอลงกไปยงตวอยางหรอขนตอนถดไปได โดยสญลกษณทใชมความหมายดงน P = รปภาพ ⇑ = ยอนกลบ ขอบสฟา = รบเรอง ขอบสเขยว = พสด ขอบสเหลอง = การเงน ขอบสเทา = บญช ขอบสแดง = ท าในระบบ CU-ERP ขอบสมวง = รปตวอยาง
2. การด าเนนการซอ/จาง
2.1. การเบกวสด (7 วน)
- หลงจาการผานขนตอนรบเรองในขอ 1.1 เบกวสดแลว เจาหนาทพสดจะหยบของในคลง และพมพ “ใบตดสตอก”
- ตดตอใหหนวยงานมารบของทหองงานคลงและพสด และลงนามในใบเบก - เจาหนาทพสด และผอ านวยการบรหารลงนามในใบเบก และเสนอใหผบรหารลงนาม - เจาหนาทพสดจดรายการวสดคงเหลอในคลง และเกบเอกสารใสแฟม
2.2. การซอวสด (10 วน)
- หลงจากผานขนตอนรบเรองในขอ 1.2 ขอซอแลว เจาหนาทพสดจะจดท า “ใบขอซอ” เพอใหผอ านวยการฝายบรหารปลดลอคใบขอซอ
- เจาหนาทพสดท าใบสงซอ เพอใหผอ านวยการฝายบรหารปลดลอค “ใบสงซอ” และเสนอใหผบรหารลงนาม
หนวยพสด 3
หยบของในคลง
หนวยพสด 1
พมพใบตดสตอก
หนวยงาน
มารบของทงานคลงและพสด+ เซนใบเบก
หนวยพสด 3
เซนใบเบก
ผ.อ. ฝายบรหาร
เซนใบเบก
ผบรหาร
เซนใบเบก
หนวยพสด 1
จดรายการวสดคงเหลอในคลง
หนวยพสด 3
เกบเอกสารใสแฟม
1.1 เบกวสด P
8
**สามารถคลกทขอความในวงกลมเพอลงกไปยงตวอยางหรอขนตอนถดไปได โดยสญลกษณทใชมความหมายดงน P = รปภาพ ⇑ = ยอนกลบ ขอบสฟา = รบเรอง ขอบสเขยว = พสด ขอบสเหลอง = การเงน ขอบสเทา = บญช ขอบสแดง = ท าในระบบ CU-ERP ขอบสมวง = รปตวอยาง
- เจาหนาทพสดด าเนนการจดซอ - บรษท/รานคาน าของมาสงทคณะ และออก “ใบแจงหน” - เจาหนาทพสดออก “ใบตรวจรบพสด” และสงใหหนวยงาน เพอใหกรรมการตรวจสอบ และลง
นามใบตรวจรบ - หนวยงานสงเอกสารคนใหเจาหนาทพสด เจาหนาทพสดบนทกลงสมด และด าเนนการท าเรอง
จายเงนตอไป (รายละเอยดตามขอ 3.1)
หนวยพสด 3
ท าใบขอซอ
ผ.อ. ฝายบรหาร
ปลดลอคใบขอซอ
หนวยพสด 3
ท าใบสงซอ
ผ.อ. ฝายบรหาร
ปลดลอคใบสงซอ
ผบรหาร
เซนอนมต
หนวยพสด 3
ด าเนนการจดซอ
รานคา
สงของมาทคณะ+ ออกใบแจงหน
หนวยพสด 3
ออกใบตรวจรบพสด
หนวยงาน
กรรมการตรวจสอบ + เซนอนมตใบตรวจรบ
หนวยพสด 3
บนทกลงสมด
1.2 ซอวสด
3.1 จายเงน
P
P
P P
P
9
**สามารถคลกทขอความในวงกลมเพอลงกไปยงตวอยางหรอขนตอนถดไปได โดยสญลกษณทใชมความหมายดงน P = รปภาพ ⇑ = ยอนกลบ ขอบสฟา = รบเรอง ขอบสเขยว = พสด ขอบสเหลอง = การเงน ขอบสเทา = บญช ขอบสแดง = ท าในระบบ CU-ERP ขอบสมวง = รปตวอยาง
2.3. การจาง/ซอม/ซอครภณฑ (15 วน)
- หลงจากด าเนนการรบเรองในขอ 1.2 ขอจาง 1.3 ขอซอม และ 1.4 ขอซอครภณฑเรยบรอยแลว เจาหนาทพสดจะตดตอกบบรษท/รานคา เพอเจรจาตกลงราคา (กรณเปนบรษท/รานคาใหมทยงไมเคยตดตอ เจาหนาทพสดจะสรางหลกผขายในระบบ)
- เจาหนาทพสดท า “ใบขอจาง” สงใหผอ านวยการฝายบรหารปลดลอคใบขอซอ/ขอจาง - เจาหนาทพสดท า “ใบสงจาง” สงใหผอ านวยการฝายบรหารปลดลอคใบสงซอ/สงจาง และเสนอ
ใหผบรหารลงนามอนมต - บรษท/รานคาเขาท างาน/สงของ พรอมทงออก “ใบแจงหน” - เจาหนาทพสดออกใบตรวจรบพสดสงใหหนวยงานเพอใหกรรมการตรวจสอบลงนาม “ใบตรวจรบ
พสด” - หนวยงานสงเอกสารคนใหเจาหนาทพสด เจาหนาทพสดบนทกลงสมด และด าเนนการท าเรอง
จายเงนตอไป (รายละเอยดตามขอ 3.1)
10
**สามารถคลกทขอความในวงกลมเพอลงกไปยงตวอยางหรอขนตอนถดไปได โดยสญลกษณทใชมความหมายดงน P = รปภาพ ⇑ = ยอนกลบ ขอบสฟา = รบเรอง ขอบสเขยว = พสด ขอบสเหลอง = การเงน ขอบสเทา = บญช ขอบสแดง = ท าในระบบ CU-ERP ขอบสมวง = รปตวอยาง
หนวยพสด 1/2เจรจาตกลงราคากบรานคา+ สรางหลกผขายในระบบ
(กรณรานคาใหม)
หนวยพสด 1/2
ท าใบขอจาง
ผ.อ. ฝายบรหาร
ปลดลอคใบขอจาง
หนวยพสด 1/2
ท าใบสงจาง
ผ.อ. ฝายบรหาร
ปลดลอคใบสงจาง
ผบรหาร
เซนอนมต
บรษท/รานคา
เขาท างาน/สงของ + ออกใบแจงหน
หนวยพสด 1/2
ออกใบตรวจรบพสด
หนวยงาน
กรรมการตรวจสอบ + เซนอนมตใบตรวจรบ
หนวยพสด 1/2
บนทกลงสมด3.1 จายเงน
P
P
P P
1.2 จาง 1.3 ซอม
1.4 ครภณฑ
P
11
**สามารถคลกทขอความในวงกลมเพอลงกไปยงตวอยางหรอขนตอนถดไปได โดยสญลกษณทใชมความหมายดงน P = รปภาพ ⇑ = ยอนกลบ ขอบสฟา = รบเรอง ขอบสเขยว = พสด ขอบสเหลอง = การเงน ขอบสเทา = บญช ขอบสแดง = ท าในระบบ CU-ERP ขอบสมวง = รปตวอยาง
3. การจายเงน/รบเงน
3.1. การจายเงน
จายดวยเชค (10 วน)
- หลงจากด าเนนการรบเรองเบกเงนในขอ 1.6 เรองการเบกเงน 1.8 เรองการเบกคาเลาเรยนบตร 2.2 การซอวสด และ 2.3 การจาง/ซอม/จดซอครภณฑ เรยบรอยแลว หวหนางานคลงและพสด จะตรวจสอบความถกตองของเอกสาร
- เจาหนาทการเงนท าใบขออนมตจาย เพอใหหวหนางานคลงและพสด ปลดลอค “ใบขออนมตจาย” และลงนามอนมต
- เจาหนาทการเงนท า “ใบส าคญจาย” และออกเชค เพอสงใหหวหนางานคลงและพสด และผอ านวยการฝายบรหารลงนามอนมต
- เสนอใหผบรหารลงนามอนมต
- เจาหนาทบญชตรวจสอบบญช
- เจาหนาทการเงนน าเชคสงหนาเคานเตอร และแจงหนวยงาน/บรษท/รานคาใหเดนทางมารบเชค
- หนวยงาน/บรษท/รานคา รบเชคและ “หนงสอรบรองการหกภาษ” พรอมทงลงนามในใบส าคญรบเงน
- เจาหนาทการเงนพมพ “รายงานการจายเชค” สรปรายจายประจ าวน และ “รายงานเชคคงคาง”ประจ าวน
- ด าเนนการตรวจสอบ รายละเอยดตามขอ 4.1
12
**สามารถคลกทขอความในวงกลมเพอลงกไปยงตวอยางหรอขนตอนถดไปได โดยสญลกษณทใชมความหมายดงน P = รปภาพ ⇑ = ยอนกลบ ขอบสฟา = รบเรอง ขอบสเขยว = พสด ขอบสเหลอง = การเงน ขอบสเทา = บญช ขอบสแดง = ท าในระบบ CU-ERP ขอบสมวง = รปตวอยาง
หวหนางานคลงและพสด
ตรวจสอบความถกตองของเอกสาร
หนวยการเงน 2
ท าใบขออนมตจาย
หวหนางานคลงและพสด
ปลดลอคใบขออนมตจาย+ เซนอนมต
หนวยการเงน 2
ท าใบส าคญจาย + ออกเชค
หวหนางานคลงและพสด
เซนอนมต
ผ.อ. ฝายบรหาร
เซนอนมต
ผบรหาร
เซนอนมต
หนวยบญช 2
ตรวจสอบบญช
หนวยการเงน 2
น าสงเชคหนาเคานเตอร + แจงหนวยงาน
หนวยงานรบเชค + หนงสอรบรองการหกภาษ
เซนใบส าคญรบเงน
หนวยการเงน 2
พมพใบสรปรายงานการจายเชค
หนวยการเงน 2
ท ารายงานเชคคงคางประจ าวน
4.1 ตรวจสอบ
P
P
P
1.6 เบกเงน
2.2 ซอวสด
2.3 จาง/ซอม/ครภณฑ
1.8 คาเลาเรยนบตร
P
P
13
**สามารถคลกทขอความในวงกลมเพอลงกไปยงตวอยางหรอขนตอนถดไปได โดยสญลกษณทใชมความหมายดงน P = รปภาพ ⇑ = ยอนกลบ ขอบสฟา = รบเรอง ขอบสเขยว = พสด ขอบสเหลอง = การเงน ขอบสเทา = บญช ขอบสแดง = ท าในระบบ CU-ERP ขอบสมวง = รปตวอยาง
กรณเบกงบประมาณแผนดนกบจฬาฯ
- หวหนางานคลงและพสด ตรวจสอบความถกตองของเอกสาร - เจาหนาทการเงนท าใบขออนมตจาย - หวหนางานคลงและพสด ตรวจและลงนามอนมต - ผอ านวยการฝายบรหารลงนามอนมต และเสนอใหผบรหารลงนามอนมต - เจาหนาทการเงนท า “ใบน าสงฎกา” และสงใบขออนมตจายกบใบน าสงฎกาใหกบจฬาฯ - จฬาฯลงนามในใบน าสงฎกา และออกเชค - หนวยงานรบเชคไดทอาคารจามจร 5
หวหนางานคลงและพสด
ตรวจสอบความถกตองของเอกสาร
หนวยการเงน 1
ท าใบขออนมตจาย
หวหนางานคลงและพสด
ตรวจสอบ + เซนอนมต
ผ.อ. ฝายบรหาร
เซนอนมต
ผบรหาร
เซนอนมต
หนวยการเงน 1
ท าใบน าสงฎกา
หนวยการเงน 1
สงใบขออนมตจาย +ใบน าสงฎกาใหกบจฬาฯ
จฬาฯ
เซนใบน าสงฎกา + ออกเชค
หนวยงาน
รบเชคทอาคารจามจร 5
P
14
**สามารถคลกทขอความในวงกลมเพอลงกไปยงตวอยางหรอขนตอนถดไปได โดยสญลกษณทใชมความหมายดงน P = รปภาพ ⇑ = ยอนกลบ ขอบสฟา = รบเรอง ขอบสเขยว = พสด ขอบสเหลอง = การเงน ขอบสเทา = บญช ขอบสแดง = ท าในระบบ CU-ERP ขอบสมวง = รปตวอยาง
จายดวยการโอน (20 วน)
- หวหนางานคลงและพสด ตรวจสอบความถกตองของเอกสาร
- เจาหนาทการเงนท าใบขออนมตจาย
- หวหนางานคลงและพสด ปลดลอคใบขออนมตจาย และลงนามอนมต
- ผอ านวยการลงนามอนมต และเสนอใหผบรหารลงนามอนมต
- เจาหนาทการเงนท าใบส าคญจาย และใสขอมลในระบบธนาคาร หลงจากนนพมพ “รายงานการโอนเงน”
- หวหนางานคลงและพสด ตรวจสอบ และลงนามอนมต
- ผอ านวยการฝายบรหารลงนามอนมต
- ผบรหารปลดลอครายงานการโอนเงนในระบบธนาคาร
- เจาหนาทการเงนพมพใบสรปรายจายประจ าวน หนงสอรบรองการหกภาษ และรายงานการโอนเงนฉบบสมบรณ
- ด าเนนการตรวจสอบ รายละเอยดตามขอ 4.1
15
**สามารถคลกทขอความในวงกลมเพอลงกไปยงตวอยางหรอขนตอนถดไปได โดยสญลกษณทใชมความหมายดงน P = รปภาพ ⇑ = ยอนกลบ ขอบสฟา = รบเรอง ขอบสเขยว = พสด ขอบสเหลอง = การเงน ขอบสเทา = บญช ขอบสแดง = ท าในระบบ CU-ERP ขอบสมวง = รปตวอยาง
หวหนางานคลงและพสด
ตรวจสอบความถกตองของเอกสาร
หนวยการเงน 2
ท าใบขออนมตจาย
หวหนางานคลงและพสด
ปลดลอคใบขออนมตจาย+ เซนอนมต
ผ.อ. ฝายบรหาร
เซนอนมต
ผบรหาร
เซนอนมต
หนวยการเงน 2
ท าใบส าคญจาย
หนวยการเงน 2
ใสขอมลในระบบธนาคาร
หนวยการเงน 2
พมพรายงานการโอนเงน(ยงไมมสถานะ success)
หวหนางานคลงและพสด
ตรวจสอบ + เซนอนมต
ผ.อ. ฝายบรหาร
เซนอนมต
ผบรหาร
ปลดลอครายงานการโอนเงนในระบบธนาคาร
หนวยการเงน 2
พมพใบสรปรายจายประจ าวน + หนงสอรบรอง
การหกภาษ
หนวยการเงน 2
พมพรายงานการโอนเงน (มสถานะ success)
4.1 ตรวจสอบ
P
16
**สามารถคลกทขอความในวงกลมเพอลงกไปยงตวอยางหรอขนตอนถดไปได โดยสญลกษณทใชมความหมายดงน P = รปภาพ ⇑ = ยอนกลบ ขอบสฟา = รบเรอง ขอบสเขยว = พสด ขอบสเหลอง = การเงน ขอบสเทา = บญช ขอบสแดง = ท าในระบบ CU-ERP ขอบสมวง = รปตวอยาง
3.2. การขออนมตใชงบประมาณ (10 วน)
- หลงจากด าเนนการรบเรองตามขอ 1.5 เรองขออนมตงบประมาณเรยบรอยแลว หวหนางานคลงและพสด จะสง “บนทกขอความเสนอคณะกรรมการพจารณาขออนมตงบประมาณ” ใหคณะกรรมการพจารณา
- คณะกรรมการลงนามอนมตใน “มตกรรมการพจารณาขออนมตงบประมาณ”
- หวหนางานคลงและพสด สงเขาทประชมกรรมการบรหารของคณะ
- ทประชมคณะพจารณา และลงนามอนมต
- หวหนางานคลงและพสด แจงหนวยงาน
- หนวยงานสงเรองขอเบกตามรายละเอยดในขอ 1.6 ตอไป
หวหนางานคลงและพสด
สงใหคณะกรรมการพจารณา
กรรมการ
เซนอนมต
หวหนางานคลงและพสด
สงเขาทประชมกรรมการบรหารของคณะ
ทประชมคณะ
เซนอนมต
หวหนางานคลงและพสด
แจงหนวยงาน
1.5 ขออนมตงบประมาณ
P P
1.6 หนวยงานสงเรองขอเบก
เงน
17
**สามารถคลกทขอความในวงกลมเพอลงกไปยงตวอยางหรอขนตอนถดไปได โดยสญลกษณทใชมความหมายดงน P = รปภาพ ⇑ = ยอนกลบ ขอบสฟา = รบเรอง ขอบสเขยว = พสด ขอบสเหลอง = การเงน ขอบสเทา = บญช ขอบสแดง = ท าในระบบ CU-ERP ขอบสมวง = รปตวอยาง
3.3. การรบเงน (1 วน)
- หลงจากด าเนนการรบเรองตามขอ 1.7 เรองน าเงนเขาบญชคณะเรยบรอยแลว เจาหนาทการเงนจะตรวจสอบเอกสาร และออกใบเสรจ / “ใบรบเงนเพอน าสง”
- เจาหนาทการเงนท า “บนทกการน าสงเงน” / “ใบส าคญทวไป”
- เจาหนาทการเงนน าเงนไปฝากทธนาคาร และปรบสมดบญช
- เจาหนาทการเงนท า “สรปรายงานการรบเงนประจ าวน”
- ด าเนนการตรวจสอบ รายละเอยดตามขอ 4.2
หนวยการเงน 1
ตรวจสอบเอกสาร + ออกใบเสรจ/ใบรบเงนเพอน าสง
หนวยการเงน 1
ท าบนทกการน าสงเงน/ใบส าคญทวไป
หนวยการเงน 1
น าเงนไปฝากธนาคาร + ปรบสมดบญช
หนวยการเงน 1
ท าสรปรายงานการรบเงน
1.7 น าเงนเขาบญชคณะ
4.2 ตรวจสอบ
P น าสง ส าคญ
P
18
**สามารถคลกทขอความในวงกลมเพอลงกไปยงตวอยางหรอขนตอนถดไปได โดยสญลกษณทใชมความหมายดงน P = รปภาพ ⇑ = ยอนกลบ ขอบสฟา = รบเรอง ขอบสเขยว = พสด ขอบสเหลอง = การเงน ขอบสเทา = บญช ขอบสแดง = ท าในระบบ CU-ERP ขอบสมวง = รปตวอยาง
4. การตรวจสอบ
4.1. รายจาย (7 วน)
จายดวยเชค
- หลงจากด าเนนการออกเชคในขอ 3.1 เรยบรอยแลว หวหนางานคลงและพสด กจะตรวจสอบเอกสาร
- เจาหนาทบญชตรวจสอบเอกสารอกครง และจดเกบเอกสารเขาแฟม
จายดวยการโอน
- หลงจากด าเนนการโอนเงนในขอ 3.1 เรยบรอยแลว หวหนางานคลงและพสด กจะตรวจสอบเอกสาร
- เจาหนาทบญชปรบขอมลในระบบใหตรงกบธนาคาร - เจาหนาทบญชตรวจสอบเอกสารอกครง และจดเกบเอกสารเขาแฟม หลงจากนนปรบสมด
บญชกบธนาคาร
หวหนางานคลงและพสด
ตรวจสอบเอกสาร
หนวยบญช 2
ตรวจสอบเอกสาร+ เกบเอกสารเขาแฟม
หวหนางานคลงและพสด
ตรวจสอบเอกสาร
หนวยบญช 2
ปรบขอมลในระบบใหตรงกบธนาคาร
หนวยบญช 2
ตรวจสอบเอกสาร+ เกบเอกสารเขาแฟม
หนวยบญช 2
ปรบสมดบญชกบธนาคาร
3.1 ออกเชค
3.1 โอนเงน
19
**สามารถคลกทขอความในวงกลมเพอลงกไปยงตวอยางหรอขนตอนถดไปได โดยสญลกษณทใชมความหมายดงน P = รปภาพ ⇑ = ยอนกลบ ขอบสฟา = รบเรอง ขอบสเขยว = พสด ขอบสเหลอง = การเงน ขอบสเทา = บญช ขอบสแดง = ท าในระบบ CU-ERP ขอบสมวง = รปตวอยาง
4.2. รายรบ (7 วน)
- หลงจากด าเนนการออกใบเสรจในขอ 3.3 เรยบรอยแลว หวหนางานคลงและพสด กจะตรวจสอบเอกสาร
- เจาหนาทบญชตรวจสอบเอกสารอกครง และจดเกบเอกสารเขาแฟม
หวหนางานคลงและพสด
ตรวจสอบเอกสาร
หนวยบญช 1
ตรวจสอบเอกสาร+ เกบเอกสารเขาแฟม
3.3 ออกใบเสรจ
20
งานอนๆ
หวหนำงำนคลงและพสด
1. ประชมการเงน
a. หนวยบญช 2 พมพงบรายได/คาใชจายประจ าเดอน + งบดล + งบประกอบ
b. จดประชมและท ารายงานการประชม
c. เสนองบรายได/คาใชจาย และงบดลเขาทประชมคณะกรรมการบรหารของคณะ
d. หนวยบญช 2 สงเอกสารใหส านกตรวจสอบภายในของจฬาฯ
2. ขอเชญอาจารยพเศษ
a. หนวยงานสงเรองขอเชญอาจารยพเศษ
b. ตรวจสอบเอกสาร
c. ผอ านวยการฝายบรหารและผบรหารเซนอนมต
d. เจาหนาทงานบรหารและธรการออกเลขทเอกสาร
e. สงเอกสารคนหนวยงาน
3. คนเงนยมรองจาย
a. หนวยงานสงบนทกพรอมใบเสรจและเงนสดทเหลอ
b. หนวยการเงน 2 ท าใบขออนมตจาย
c. เคลยรหนในระบบและออกใบส าคญทวไป
d. ผอ านวยการฝายบรหารและผบรหารเซนอนมต
e. กรณมเงนเหลอออกใบรบเงนเพอน าสง น าเงนสดฝากธนาคาร
f. หนวยบญช 2 ตรวจสอบและเกบเขาแฟม
หนวยกำรเงน 1
1. ท าสรปรายงานการใชใบเสรจรบเงนประจ าป/ขอเบกใบเสรจรบเงน
a. ท าบนทกขอเบกใบเสรจรบเงน + รายงานการเบกจายใบเสรจ + ทะเบยนคมใบเสรจรบเงน
b. สงเอกสารขางตนใหกบจฬาฯ
21
2. ช าระคาธรรมเนยมการศกษาของหลกสตรภาษาและวฒนธรรม (BALAC) a. นสตน าแบบฟอรม Bill Payment พรอมเงนสดไปจายทธนาคารไทยพาณชย
b. ออกใบเสรจรบเงนโดยใชขอมลจากระบบของธนาคาร
หนวยกำรเงน 2
1. สรปยอดภาษเพอน าสงสรรพากร
a. ดงขอมลจากระบบเพอตรวจสอบกบเอกสารทเกบไว
b. พมพแบบยนรายการภาษเงนไดหก ณ ทจาย
c. ออกเชคเพอน าสงสรรพากร
2. ขอยมเงนรองจาย
a. หนวยงานสงเรองขอยมเงนรองจาย
b. ออกเชค + ใบขออนมตจาย + ใบส าคญจาย + ใบยมเงนรองจาย
c. หนวยงานมารบเชค
หนวยบญช 1
1. ปรบดอกเบยคางรบของบญชคณะ
หนวยบญช 2
1. ขอรบทนการศกษาผานธนาคาร
a. นสตกรอกรายละเอยดลงในแบบค าขอรบเงนผานธนาคาร
b. สรางขอมลในระบบ
c. นสตสงเรองขอเบกเงน
2. แจงขอมลเงนทนและงบประมาณของหนวยงาน
a. หนวยงานสงเรองมาทงานคลงและพสด b. หวหนางานคลงและพสดตรวจเอกสาร
c. พมพรายงานเงนทนและงบประมาณ
d. หวหนางานคลงและพสดตรวจสอบ
e. สงคนหนวยงาน
22
f. ท ารายงานแจกแจงรายชอเอกสารทเกบไวทงหมดแยกตามกลอง
g. ท ารายงานงบการเงนเพอสงมหาวทยาลย
h. ตรวจสถานะการขนเงนของเชคทส งจายไป
i. บนทกคาเสอมครภณฑ
j. ปรบปรงบญชพกงานบรการวชาการ
k. บนทกเงนปนผลกองทนสวนบคคล
หนวยพสด 2
1. ตรวจสภาพครภณฑ
a. ท าค าสงแตงตงกรรมการตรวจครภณฑประจ าปสงใหแตละหนวยงาน
b. เจาหนาทหนวยงานเขาตรวจครภณฑและสงคนรายงาน
c. ท าสรปรายงานครภณฑประจ าป
2. รบคนครภณฑช ารด
a. ท าบนทกแจงหนวยงาน
b. หนวยงานกรอกแบบฟอรมสงคน
c. แจงหวหนางานบรหารและธรการใหด าเนนการขนยายครภณฑ 3. จ าหนายครภณฑ
a. ท ารายงานครภณฑช ารด
b. จดประชมกรรมการตรวจสภาพครภณฑกอนจ าหนายและสรปรายงาน
c. จดประชมกรรมการจ าหนายครภณฑและสรปรายงาน
d. ด าเนนการจ าหนายครภณฑตอไป (ขาย/โอน/แลกเปลยน/แปรสภาพ/ท าลาย) 4. เชาสถานทรานถายเอกสาร
a. แตงตงกรรมการควบคมบรการการถายเอกสาร
b. ท าแบบประเมนแจกนสต/บคลากร และสรปใหกรรมการพจารณา
c. ท าหนงสอมอบอ านาจสงใหอธการบดเซนอนมต
d. ท าสญญากบบรษทคคา
5. ซอดราฟทตางประเทศ
23
a. หนวยงานเสนอเรองขอซอดราฟท b. ท าจดหมายขอซอดราฟทสงใหธนาคาร
c. รบดราฟท + จดหมายของธนาคาร
d. ท าใบขอซอ + ใบสงซอ + ใบตรวจรบพสด 6. จดซอครภณฑแบบประกาศเชญชวน
a. สงรายงานงบประมาณใหหนวยงาน
b. หนวยงานสงขอก าหนด + รายชอกรรมการเปดซอง/ตรวจรบ
c. พมพใบประกาศ + สญญาซอขาย + หนงสอค าประกน
d. แจงศนยรวมขาว + ส านกงานตรวจเงนแผนดน + ประกาศในเวบไซตคณะ
e. บรษทมารบเอกสาร และยนซองเมอถงเวลาก าหนด
f. กรรมการเปดซอง + ท ารายงานแจงผลการเปดซอง
g. ท าสญญากบบรษท + ใบขอซอ + ใบสงซอ + ใบตรวจรบพสด
เบอรโทรตดตอ
ผอ านวยการฝายบรหาร 84871
หวหนางานคลงและพสด 84874
หนวยบญช/หนวยการเงน 84873
หนวยพสด 84894
24
ตารางการท างาน
งานทท าเฉพาะชวงเวลาในแตละป
กมภาพนธ
มนาคม
เมษายน
พฤษภาคม
มถนายน
กรกฎาคม
สงหาคม
กนยายน
ตลาคม
พฤศจกายน
ธนวาคม
มกราคม
งานทท าเฉพาะชวงเวลาในแตละเดอน
จนทร องคาร พธ พฤหสบด ศกร สปดาหท 1 สปดาหท 2 สปดาหท 3 สปดาหท 4
ตรวจสภาพครภณฑ
รบคนครภณฑช ารด
จ าหนายครภณฑ
เชาสถานทรานถายเอกสาร
ซอครภณฑ
สรปการใชใบเสรจ/
เบกใบเสรจรบเงน
ขอรบทนการศกษาผานธนาคาร
ขอเชญอาจารยพเศษ
โอนเงน เบกวสด
ซอ/จาง
ตรวจรบพสด
จดของในคลง
เรมปงบประมาณใหม
ประชมการเงน สรปยอดภาษ
25
ตวอยางเอกสาร
1) เสนอเรองซอม
⇑
b
1
1
26
2) ใบรายงานชาง
⇑
27
3) ใบแจงซอม
⇑
b
1
3
28
4) งบประมาณ
⇑
29
5) ใบแจงขอก าหนดคณลกษณะเฉพาะครภณฑ
⇑
30
6) ใบเสนอราคา
⇑
31
7) ใบแจงขอซอครภณฑ
⇑
32
8) แบบฟอรมการตรวจสอบคณสมบตครภณฑ
⇑
33
9) ใบขอซอ
⇑
34
10) ใบสงซอ
⇑
35
11) ใบแจงหน
⇑ ซอวสด ⇑ ซอม/จาง/ครภณฑ
36
12) ใบตรวจรบพสด
⇑ ซอวสด ⇑ ซอม/จาง/ครภณฑ
37
13) ใบขออนมตจาย
⇑
38
14) ใบส าคญจาย
⇑
39
15) รายงานการจายเชค
16) รายงานเชคคงคาง
⇑
⇑
40
17) สมดบนทกหนวยพสด
a. ซอครภณฑ
b. ซอม
c. ซอ
d. จาง
⇑
⇑
⇑
⇑
41
18) รายละเอยดการขออนมตใชงบประมาณ
⇑
42
19) ใบเสนอเรองเบกวสด
⇑
43
20) ใบตดสตอก
⇑
44
21) ใบเสนอเรองเบกจายเงน
⇑
45
22) ใบขอซอขอจาง
⇑
46
23) ใบเสนอเรองขอจาง
⇑
47
24) รหสศนยตนทน
⇑ ซอ/จาง ⇑ ซอม ⇑ ซอครภณฑ
48
25) ใบขอจาง
⇑
49
26) ใบสงจาง
⇑
50
27) ใบส าคญรบเงน
⇑
51
28) บนทกขอความเสนอคณะกรรมการพจารณาขออนมตงบประมาณ
⇑
52
29) มตกรรมการพจารณาขออนมตงบประมาณ
⇑
53
30) หนงสอรบรองการหกภาษ
⇑
54
31) สมดสงเรองจากพสดไปหนวยบญช
a. ซอครภณฑ
b. ซอม
c. ซอ
d. จาง
⇑
⇑
⇑
⇑
55
32) ใบแจงรายละเอยดการน าเงนเขาบญชคณะ
⇑
56
33) ใบส าคญทวไป
⇑
57
34) บนทกการน าสงเงน
⇑
58
35) ใบรบเงนเพอน าสง
⇑
59
36) สรปรายงานการรบเงนประจ าวน
⇑
60
37) ใบเสนอขอเบกคาเลาเรยนบตร
⇑
61
38) ใบน าสงฎกา
⇑
62
39) รายงานการโอนเงน
⇑