1

เอกสารประกอบการบรรยาย

การใช้งานโปรแกรม Microsoft Excel เบื้องต้น

แนะน าโปรแกรม Microsoft Excel 2010

Microsoft Excel จัดเป็นโปรแกรมประเภทตารางค านวณหรือเรียกว่า Spreadsheet ใช้ในการค านวณและวิเคราะห์ข้อมูลต่างๆ รวมทั้งจัดท ารายงานในรูปแบบต่างๆได้อีกด้วย

Microsoft Excel เป็นโปรแกรมท่ีคนทั่วโลกนิยมใช้กันรวมถึงประเทศไทยด้วย เนื่องจากโปรแกรมสามารถน ามาประยุกต์ใช้ในการท างานต่างๆได้มากมาย เช่นงานที่เกี่ยวข้องกับบัญชี งานที่เก่ียวข้องกับตัวเลข การค านวณตัวเลขและการวิเคราะห์ข้อมูลต่างๆ สามารถน าไปใช้ได้กับงานทุกอาชีพ ทุกสาขา ไม่ว่าจะเป็นเจ้าหน้าที่ฝ่ายบุคคล เจ้าหน้าที่ฝ่ายขาย งานธุรการ เลขานุการ นักการเงิน นักสถิติ ครู อาจารย์ ฝ่ายบัญชี รวมถึงเจ้าของกิจการ

Quick Access เป็นส่วนที่รวบรวมเมนูหรือเครื่องมือส าคัญและนิยมใช้เป็นประจ า Ribbon เป็นส่วนที่รวบรวมชุดค าสั่ง และเครื่องมือต่างๆเข้าด้วยกัน โดยมีการจัดแบ่ง

ออกเป็นกลุ่มๆ เพื่อให้สามารถเรียกใช้งานได้สะดวก Formula Bar เป็นส่วนที่ใช้ส าหรับพิมพ์ข้อความ ตัวเลข และสูตรค านวณต่างๆ Name Box เป็นส่วนที่ใช้บอกต าแหน่งของเซลล์ หรือชื่อของเซลล์ที่ถูกเลือกท างาน Work Space/Work sheet เป็นส่วนของพ้ืนที่ใช้ในการท างานต่างๆ Sheet tabs เป็นส่วนที่แสดงชื่อของแผ่นงานที่มีอยู่ในสมุดงาน View Buttons เป็นส่วนที่ใช้เปลี่ยนรูปแบบมุมมองการท างาน Zoom Slider เป็นเครื่องมือที่ใช้ในการย่อขยาย

2

การจัดการเวิร์คบุ๊ค(Workbook) การสร้างเวิร์คบุ๊คใหม่ ท าได้โดย คลิกแท็บ File เลือกค าสั่ง New เลือก Blank Workbook แล้ว

คลิกปุ่ม Create

การเปิดไฟล์เวิร์คบุ๊ค ท าได้โดยการ คลิกแท็บ File เลือกค าสั่ง Open เลือกแหล่งที่เก็บข้อมูลและเลือกไฟล์เวิร์คบุ๊คที่ต้องการจากนั้นคลิกปุ่ม Open

3

การบันทึกเวิร์คบุ๊ค ท าได้โดยคลิกท่ีแท็บ File เลือก Save/Save As... เลือกแหล่งที่จะใช้เก็บข้อมูล ก าหนดชื่อเวิร์คบุ๊คในช่อง File Name จากนั้นคลิกปุ่ม Save

การจัดการเวิร์คชีท(Worksheet) การเลือกเวิร์คชีท ท าได้โดยการน าเมาส์ไปคลิกท่ีเวิร์คชีทที่ต้องการ กรณีท่ีต้องการเลือกหลายๆเวิร์คชีทพร้อมกัน ให้กดปุ่ม Ctrl ที่คีย์บอร์ดค้างไว้ แล้วน าเมาส์

ไปคลิกที่เวิร์คชีทที่ต้องการเลือก

4

การเลือกเวิร์คชีททั้งหทดพร้อมกัน สามารถท าได้โดยคลิกขวาที่แท็บชีทใดๆแล้วเลือกค าสั่ง Select All Sheets

การเพิ่มเวิร์คชีทใหม่ ท าได้โดยคลิกที่ปุ่ม Insert Worksheet

การลบเวิร์คชีท ท าได้โดยการคลิกขวาที่เวิร์คชีทที่ต้องการลบ แล้วเลือกค าสั่ง Delete

5

การเปลี่ยนชื่อเวิร์คชีท ท าได้โดยการคลิกขวาที่เวิร์คชีทแล้วเลือกค าสั่ง Rename

การย้ายต าแหน่งเวิร์คชีท ท าได้โดยการคลิกขวาที่เวิร์คชีทที่ต้องการย้าย แล้วเลือกค าสั่ง Move or Copy ...

To Book : เป็นการก าหนดชื่อของเวิร์คบุ๊คท่ีต้องการน าไปไว้

Before Sheet : เป็นการก าหนดล าดับของเวิร์คชีท

การคัดลอกเวิร์คชีท ท าได้โดยการคลิกขวาที่เวิร์คชีทที่ต้องการย้าย แล้วเลือกค าสั่ง Move or Copy ... เลือกต าแหน่งที่ต้องการน าเวิร์คชีทไปไว้ แล้วคลิกที่ช่อง Create a copy

6

การซ่อนเวิร์คชีท ท าได้โดยคลิกขวาเวิร์คชีทที่ต้องการจะซ่อน แล้วเลือกค าสั่ง Hide

เมื่อต้องการยกเลิกการซ่อนเวิร์คชีท ท าได้โดยคลิกขวาบนแท็บเวิร์คชีทใดๆ แล้วเลือกค าสั่ง Unhide จากนั้นเลือกเวิร์คชีทที่ต้องการ

คอลัมน์(column) แถว(Row) และ เซลล์(Cell)

7

การจัดรูปแบบข้อความและตัวอักษร การป้อนข้อความ ท าได้โดยเลือกเซลล์ที่ต้องการจะป้อนข้อความจากนั้นพิมพ์ข้อความที่ต้องการ

การคัดลอกข้อความ ท าได้โดยการเลือกเซลล์หรือกลุ่มเซลล์ที่ต้องการคัดลอก คลิกท่ีปุ่ม Copy

หรือกดปุ่ม Ctrl+c คลิกเลือกต าแหน่งเซลล์ที่ต้องการน าข้อมูลไปวาง คลิกปุ่ม Paste

หรือกดปุ่ม Ctrl+v

การจัดรูปแบบเซลล์ด้วยสไตล์ ท าได้โดยเลือกเซลล์หรือกลุ่มเซลล์ที่ต้องการ คลิกปุ่ม Cell Styles จากนั้นเลือกรูปบบสไตล์ที่ต้องการ

8

การจัดรูปแบบข้อความทั้งตาราง ท าได้โดยคลิกเลือกกลุ่มเซลล์ที่ต้องการ คลิกที่ปุ่ม Format As Table เลือกรูปแบบตารางที่ต้องการ

การผสานและแยกเซลล์

การจัดรูปแบบข้อมูลตัวเลข ท าได้โดยเลือกเซลล์หรือกลุ่มเซลล์ที่ต้องการจัดรูปแบบ จากนั้นเลือกใช้งานค าสั่งในกลุ่มของตัวเลข(Number)ที่ Ribbon ตามต้องการ

9

การจัดรูปแบบตัวอักษร ท าได้โดยดารเลือกเซลล์หรือกลุ่มเซลล์ที่ต้องการจัดรูปแบบ แล้วคลิกเลือกค าสั่งจากกลุ่มค าสีาง Font ที่ Ribbon

ตัวด าเนินการที่ใช้ในสูตร MS Excel ตัวด าเนินการทางคณิตศาสตร์ (Arithmetic Operator)

+ บวก - ลบ * คูณ / หาร % เปอร์เซ็นต์ ^ ยกก าลัง

ตัวด าเนินการเปรียบเทียบ (Comparison Operator) = เท่ากับ > มากกว่า < น้อยกว่า >= มากกว่าเท่ากับ <= น้อยกว่าเท่ากับ <> ไม่เท่ากับ

10

การค านวณและฟังก์ชันทางคณิตศาสตร์ - COUNT(value1,value2...) ใช้นับจ านวนเซลล์ที่มีตัวเลขหรือตัวเลขที่อยู่ในรายการ

อาร์กิวเมนต์ต่างๆ โดยจะนับเฉพาะเซลล์ที่มีค่าเป็นตัวเลขเท่านั้น จะไม่นับเซลล์ที่ไม่ใช่ตัวเลขหรือข้อความ (Text)

value1 คือ ตัวเลข หรือการอ้างอิงไปยังช่วงเซลล์ value2.. คือ ตัวเลขล าดับถัดไปจนถึงล าดับที่ 255

- COUNTA(value1,value2...) ใช้นับตัวเลข ข้อความหรือค่าความผิดพลาดในรายการ โดยจะไม่นับเซลล์ว่าง

value1 คือ ตัวเลขหรือการอ้างอิงไปยังช่วงเซลล์ value2.. คือ ตัวเลขล าดับถัดไปจนถึงล าดับที่ 255

- COUNTBLANK(range) ใช้นับจ านวนเซลล์ที่เป็นเซลล์ว่างเท่านั้น range คือ การอ้างอิงไปยังช่วงเซลล์

- MAX(number1,number2...)ใช้หาค่าจ านวนที่มีค่ามากท่ีสุดจากจ านวนทั้งหมดที่ระบุหรือจ านวนที่มีอยู่ในช่วงเซลล์ทั้งหมดที่อ้างอิง

number 1 ตัวเลขหรือการอ้างอิงไปที่ช่วงเซลล์ที่มีตัวเลข ที่ต้องการหาค่า number 2..ตัวเลขล าดับถัดไปที่ต้องการหาค่า

- MIN(number1,number2...)ใช้หาค่าจ านวนที่มีค่าน้อยที่สุดจากจ านวนทั้งหมดที่ระบุหรือจ านวนที่มีอยู่ในช่วงเซลล์ทั้งหมดที่อ้างอิง

number 1 ตัวเลขหรือการอ้างอิงไปที่ช่วงเซลล์ที่มีตัวเลข ที่ต้องการหาค่า number 2.. ตัวเลขล าดับถัดไปที่ต้องการหาค่า

- LARGE(array,k)ใช้หาค่าท่ีมากท่ีสุดโดยเลือกล าดับได้ array อาร์เรย์หรือการอ้างอิงไปยังช่วงเซลล์ที่มีข้อมูล k ล าดับที่ต้องการให้ส่งกลับค่าที่มากที่สุดในล าดับนั้น

- SMALL(array,k)ใช้หาค่าท่ีน้อยที่สุดโดยเลือกล าดับได้ array อาร์เรย์หรือการอ้างอิงไปยังช่วงเซลล์ที่มีข้อมูล k ล าดับที่ต้องการให้ส่งกลับค่าที่น้อยที่สุดในล าดับนั้น

- AVERAGE(number1,number2...)ใช้หาค่าเฉลี่ยของข้อมูล number 1 ตัวเลขหรือการอ้างอิงไปที่ช่วงเซลล์ที่มีตัวเลขที่ต้องการหาค่าเฉลี่ย number 2.. ตัวเลขล าดับถัดไปที่ต้องการหาค่าเฉลี่ย

- SUM(numer1 ,number2 ,...) ใช้ในการหาผลรวมของตัวเลข number 1 คือ ตัวเลขหรือช่วงเซลล์ที่มีตัวเลข number 2,... คือ ตัวเลขหรือช่วงเซลล์ที่มีตัวเลข

ฟังก์ชันเกี่ยวกับการจัดการข้อความ - BAHTTEXT(number)แปลงตัวเลขเป็นจ านวนเงินบาท(ข้อความภาษาไทย)

number หมายถึงตัวเลขที่ต้องการแปลงเป็นจ านวนเงินบาท - LOWER(text)แปลงข้อความให้เป็นตัวพิมพ์เล็กทั้งหมด

text หมายถึงข้อความที่ต้องการแปลงเป็นตัวพิมพ์เล็ก - UPPER(text)จะท าหน้าที่แปลงข้อความทั้งหมดให้เป็นตัวพิมพ์ใหญ่

text หมายถึงข้อความที่ต้องการแปลงเป็นตัวพิมพ์ใหญ่

11

- TEXT(value,format_text) ใช้ในการจัดรูปแบบตัวเลขและแปลงตัวเลขให้เป็นข้อความ value คือ ตัวเลขหรือสูตรที่สามารถหาค่าเป็นตัวเลข หรือการอ้างอิงไปยังเซลล์ที่มี

ค่าตัวเลขได้ format_text คือรูปแบบตัวเลขที่อยู่ในรูปของข้อความโดยดูได้จากการจัดรูปแบบ

เซลล์ (format cell) - CONCATENATE(text1,text2,..) รวมหลายข้อความให้เป็นข้อความเดียวกัน

text คือข้อความแรกท่ีต้องการรวม text2,.. คือข้อความที่ 2 ถึงข้อความที่ ... ตามล าดับที่ต้องการรวม

- LEN(text) หาความยาวของข้อความว่ามีกี่ตัวอักษร text คือข้อความที่ต้องการ

- LEFT(text,num_chars) ตัดตัวอักษรในข้อความโดยเริ่มจากทางซ้าย

text คือข้อความที่ต้องการ num_chars จ านวนตัวอักษรที่ต้องการ

- RIGHT(text,num_chars)ตัดตัวอักษรในข้อความโดยเริ่มจากทางขวา

text คือข้อความที่ต้องการ num_chars จ านวนตัวอักษรที่ต้องการ

- MID(text,start_num,num_chars)ใช้ตัดข้อความแบบก าหนดจุดเริ่มต้นเอง

text คือข้อความที่ต้องการ start_num คือ ต าแหน่งตัวอักษรที่เริ่มต้น num_chars จ านวนตัวอักษรที่ต้องการ

ฟังก์ชันการจัดการเงื่อนไขต่างๆ

- COUNTIF(range,criteria) ใช้นับจ านวนช่วงเซลล์ภายในช่วงตามเง่ือนไขท่ีระบุ

range คือช่วงของเซลล์ที่เราต้องการจะนับเซลล์ที่ไม่ว่างและตรงตามเงื่อนไข criteria คือเงื่อนไขซึ่งอยู่ในรูปแบบตัวเลข หรือข้อความ ซึ่งจะเป็นตัวก าหนดว่า

เซลล์ใดจะถูกนับ - SUMIF(rang,criteria,sum_range) ใช้หาผลรวมที่มีเงื่อนไข

Range หมายถึง ช่วงเซลล์ที่มีเง่ือนไขท่ีระบุใน criteria Criteria หมายถึง เงื่อนไขท่ีระบุ โดยจะเป็นตัวเลขหรือความข้อความก็ได้ Sum_rang หมายถึง ช่วงเซลล์ที่ต้องการให้หาผลรวมตามเงื่อนไขท่ีเราระบุไว้

- IF(logical_test,value_if_true,value_if_false) ใช้ในการตรวจสอบเงื่อนไขและแสดงผลลัพธ์ตามเงื่อนไขต่างๆ

Logical_test เงื่อนไขท่ีต้องการเช็ค value_if_true ค่าท่ีจะให้แสดงถ้าเงื่อนไขเป็นจริง value_if_false ค่าท่ีจะให้แสดงถ้าเงื่อนไขเป็นเท็จ

12

การจัดการรูปภาพ การแทรกและตกแต่งรูปภาพ

การทรกรูปภาพ ท าได้โดยเลือกท่ีแทป Insert แล้วเลือกที่ Picture จากนั้นเลือกรูปภาพที่ต้องการแล้วกดปุ่ม Insert

การตกแต่งรูปภาพ ท าได้โดยเลือกรูปภาพที่ต้องการจะตกแต่ง แล้วเลือกแทป Format จะมีรูปแบบการตกแต่งหลากหลายให้เลือกตามต้องการ

การสร้างแผนภูมิและกราฟ ท าได้โดยการ 1 ก าหนดข้อมูลที่ต้องการน าเสนอแบบกราฟหรือแผนภูมิ 2 คลิกลากคลุมข้อมูลที่ต้องการท ากราฟหรือแผนภูมิ เลือกแทป Insert แล้วเลือกรูปแบบกราฟหรือแผนภูมิที่ต้องการ

13

การพิมพ์งานออกทางเครื่องพิมพ์

เลือกแทป File แล้วเลือก Print เลือกเครื่องพิมพ์ที่ต้องการ ก าหนดการพิพม์(แล้วแต่รุ่นของเครื่องพิมพ์) ก าหนดหน้าที่จะพิมพ์ จ านวนที่ต้องการ แล้วกดปุ่ม Print

14

เอกสารอ้างอิง

ศูนย์บริการเทคโนโลยีสารสนเทศและการสื่อสาร มหาวิทยาลัยพะเยา. 2560. Microsoft Excel 2010. (ออนไลน์). แหล่งที่มา : http://www.up.ac.th/training/upload/PresentMicrosoftExcel2010.pdf http://excel-advanced.blogspot.com. 2560. (ออนไลน์). แหล่งที่มา : http://excel-advanced.blogspot.com แหล่งเรียนรู้เกี่ยวกับ Microsoft Excel. 2560. (ออนไลน์). แหล่งที่มา : http://www.inwexcel.com