Embed Size (px)
หลกการเขยนหนงสอทด
หลก 5 c1. Correct ความถกตอง รปแบบโครงสราง
เนอหา หลกภาษา2. Clear ความชดเจน คอเขาใจ
งาย อานแลวไมมขอสงสย3. Confirm ยนยนได มความรดกม สามารถ
ยนยนในสงทเขยนไดทงในแงของ ขอมล
ขอเทจจรง รวมทงการอางองกฎหมาย กฎ ระเบยบ ขอบงคบ
4 Concise ความสน กระชบ กะทดรด ไมใช
เขยนใหถกตอง
คอ การจดทาหนงสอใหถกรปแบบและโครงสราง
ของหนงสอราชการ
ตามระเบยบสานกนายกรฐมนตรวาดวยงานสารบรรณ พ.ศ. ๒๕๒๖
เชน รปแบบและโครงสรางหนงสอภายนอก
รปแบบและโครงสรางหนงสอภายใน/บนทก
กอนจะเขยนหนงสอตดตอราชการจะตองพจารณากอนวาจะใชหนงสอแบบใดสาหรบตดตอราชการ
หนงสอภายนอก
สวนหวหนงสอ
สวนเนอเรอง
สวนทายหนงสอ
หนงสอภายใน/บนทก
สวนหวหนงสอ
สวนเนอเรอง
สวนทายหนงสอ
สวนหวหนงสอ
หนงสอภายนอก
หนงสอภายใน/บนทกบนทก
การเขยนชอเรอง
ควรมลกษณะ ดงน
๑. เปนวลหรอประโยคสน ๆ ไดความหมาย
ความยาวไมควรเกน 1 บรรทด
๒. ตรงประเดนและตรงกบสวนสรป
๓. เกบคนอางองไดงาย
๔. แยกความแตกตางจากเรองอนได
๕. สภาพ เหมาะสมและรกษานาใจผรบ
กรณหนงสอตอเนองซงเคยตดตอกนมากอนแลว
โดยปกตใหลงชอเรองของหนงสอฉบบเดม
การขนตนดวยกรยา จะชดเจนด เชน ขออนมต
ขออนญาต ขอให...
ยกเวนเรองทขนตนดวยคากรยา เชน ขอเชญ...
ควรใช การขอเชญ...
การเขยน “อางถง” (เฉพาะหนงสอภายนอก)
ใหอางถงหนงสอทเคยตดตอกน/หนงสอทสวนราชการผรบ
หนงสอไดรบมากอนแลว จะจากสวนราชการใดกตาม
โดยอาง ชอหนวยงาน เลขทหนงสอ และวน เดอน ป
ของหนงสอนน
การอางถง ใหอางถงหนงสอฉบบสดทายทตดตอกนเพยง
ฉบบเดยว เวนแตมเรองอนทเปนสาระสาคญตองนามา
พจารณา จงอางถงหนงสอฉบบอนทเกยวกบเรองนน
โดยเฉพาะ ใหทราบดวย 9
ตวอยาง
หนงสอจากกรมบญชกลาง อางถง หนงสอกรมบญชกลาง ลบ ดวนทสด ท กค ๐๔๑๐/๒๐๔๐
ลงวนท ๑๔ กรกฎาคม ๒๕๕๘
หนงสอจากศาลากลางจงหวดปทมธาน อางถง หนงสอจงหวดปทมธาน ท ปท ๐๐๑๗.๓/๖๑๐๒
ลงวนท ๑๐ กรกฎาคม ๒๕๕๘
ไมใช หนงสอศาลากลางจงหวดปทมธาน ท........
การเขยน “สงทสงมาดวย” (เฉพาะหนงสอภายนอก)
ตองระบใหชดเจนวาเปนเอกสารหรอสงอนใดทสงมาพรอมกบหนงสอฉบบนนโดยระบประเภทวาเปนเอกสารใด สงของประเภทใด จานวนเทาใด
สงทสงมาดวย ๑. สาเนาหนงสอกรมชลประทาน ท กษ 0326/451
ลงวนท 8 มนาคม 2558 จานวน 1 แผน
๒. รายงานความกาวหนาโครงการ......จานวน 1 เลม
11
สวนเนอเรอง
หนงสอภายนอก
หนงสอภายใน/บนทก
การเขยนเนอเรอง๑. สวนนา
๑.๑ การเรมเรองใหม (กรณไมเคยมหนงสอโตตอบกนมากอน)
“ดวย” ควรใชเปนการบอกกลาวเลาเหต หรอเกรนนาขนมาลอย ๆ
ตวอยาง ดวยกลมงานสงแวดลอม สานกบรหารโครงการ จะจด
อบรมหลกสตร การเขยนหนงสอราชการและการพมพ
หนงสอราชการภาษาไทยดวยโปรแกรมการพมพ
ในเครองคอมพวเตอร ใหแกเจาหนาท ในวนท.....
“เนองจาก” ควรใชกรณทอางเหตหนกแนนทจาเปนตองมหนงสอไป
หรอมสาเหตทเกยวเนองเชอมโยงกน หรอเปนทร ๆ กน
อยท วไป
ตวอยาง เนองจากในระยะทผานมา ไดปรากฏ
ขอผดพลาดในการจดทาหนงสอราชการโดยไมเปนไปตามระเบยบสานกนายกรฐมนตร หรอเนอความไมชดเจนดงนน เพอใหการปฏบตถกตอง เปนมาตรฐานเดยวกน และเปนภาพลกษณทดแกกรมชลประทาน จงขอ
ใ
ตวอยาง ตามหนงสอทอางถง สานกงานผตรวจการ
แผนดนขอใหกรมชลประทานชแจงขอเทจจรงและสงหลกฐานเอกสารประกอบ
กรณ.........................................ความละเอยดแจงแลว นน กรมชลประทาน
.......................................................................
...............................................................................................
..................................................... ...................................................................................................................
การลงทายขอความวา “นน” หรอ “ความละเอยดแจงแลว นน”
หากเปนเรองทไมมรายละเอยดมาก ใชคาวา “นน”
หากมขอความมากแตสรปมาเพยงสน ๆ ใชคาวา “ความละเอยดแจงแลว นน”
ความ หมายถง ขอความ ใจความ ความละเอยด คอขอความท
ละเอยด
แจง หมายถง บอก แจมแจง ชดเจน
นน ขยายขอความทงหมดในยอหนาทผานมา โดยตองวรรค 1
ตวอกษรกอนคาวา “นน” เสมอ หากไมเวนวรรคจะเปนการ
ขยายเฉพาะขอความทอยตดกนเทานน
การใชขอความรายละเอยดตามสงทสงมาดวย
และรายละเอยดตามเอกสารแนบ
รายละเอยดตามสงทสงมาดวย ใชใน หนงสอภายนอกรายละเอยดตามเอกสารแนบ ใชใน หนงสอภายใน บนทก
ขอความดงกลาวมกอยทายประโยค หรอทายยอหนา ถาอยระหวางขอความ ควรใสวงเลบเพอมใหกดขวางขอความ ท ยงไมจบ ถามหลายฉบบใหใสหมายเลขดวย
การพมพคาวา “นน”
ตวอยาง
ตามทกรมชลประทานไดประกาศรบสมครผรบจางทมความประสงคจะเขา
รบการคดเลอกเพอจดทะเบยนเปนผรบจางกอสราง “งานกอสรางชลประทาน”
โดยกาหนดใหผสมครเสนอหนงสอรบรองสนเชอจากธนาคารซงออกใหหรอ
รบรองโดยธนาคารสานกงานใหญ เพอประกอบการพจารณาดวยนน
“เพอประกอบการพจารณาดวยนน” ขยายเฉพาะขอความทอยตดกน
“เพอประกอบการพจารณาดวย นน” ขยายขอความทงหมดในยอหนา
• หลกการรางหนงสอ จะตองรและเขาใจใหแจมแจง แยก
ประเดนทเปนเหตผลและความมงหมายทจะทาหนงสอ
นน โดยตงหวขอเกยวกบเรองทจะรางวา
ใคร (who) ทาอะไร (what) ทไหน (where)
เมอไร (when) ทาไม (why) อยางไร (How)
ซงอาจใชครบหรอไมครบทกตวกได
๒. สวนเนอหา
เปนเนอความหลกทตองการสอสารใหผรบหนงสอเขาใจวตถประสงคของการตดตอ
การเขยนสวนเนอหา หากสวนนาสน ๆ เพยง 1-2 บรรทด
สามารถเขยนสวนเนอหาตอเนองในยอหนาแรกได
แตถาสวนนายาว 3 บรรทดขนไป ควรแยกเปนยอหนาใหม
๓. สวนจดประสงค “ จง.....”
ควรเปนประโยคสน ๆ ไมควรมเนอหาสาคญอยในสวนนอก
เนอหาทงหมดควรอยในสวนเนอหา ควรเปนการสรปเนนย า
หรอ ขอบคณแลวแตกรณ ทงน จะตองตรงกบเรอง
สวนลงทาย/จดประสงคของเรอง
เรอง สวนลงทาย
1. ขออนญาต หรอขออนมต
2. รายงานผลการปฏบตงาน
3. สงขอมล
4. ขอความรวมมอ หรอขอความอนเคราะห
5. ตอบปฏเสธ
ก. จงเรยนมาเพอโปรดพจารณา
ข. จงเรยนมาเพอโปรดพจารณา...ดวย จะขอบคณยง
ก. จงเรยนมาเพอโปรดทราบ
ข. จงเรยนมาเพอโปรดทราบ และพจารณาดาเนนการตอไป
ก. จงเรยนมาเพอโปรดทราบ
ก. จงเรยนมาเพอโปรดใหความรวมมอดวย จะขอบคณยง
ข. จงเรยนมาเพอโปรดใหความรวมมอ ขอขอบคณ
ก. จงเรยนมาเพอโปรดทราบ และขอภยมา ณ ทนดวย
การลงทายดวยการขอบคณ
ระดบเสมอกน หรอผใตบงคบบญชา ใชคา ขอขอบคณ หรอ
ขอบคณมาก
ระดบสงกวา ใชคา จะขอบคณยง
ระดบ กราบเรยน (14 ตาแหนง) ใชคา จะเปนพระคณยง
การใชคา “อนญาต อนมต”
ขออนญาต เปนการขอในเรองทว ๆ ไป เชน ขออนญาตลาพกผอน
ขออนญาตใหบคลากรเปนวทยากร
ขออนมต ใชในกรณทสาคญ หรอตองมการเบกจายเงน เชน
ขออนมตเดนทางไปราชการ ขออนมตโครงการ
ภาษาราชการภาษาทวไป
ภาษาราชการใคร
ผใดทไหน
ทใดแบบไหน
แบบใดอะไร
สงใด อนใดไดไหม
ไดหรอไมเมอไร
เมอใดอยางไร
เชนใด ประการใดทาไม
เพราะเหตใดเดยวน
ขณะน บดนตองการ
(มความ) ประสงค
(การใชภาษาในการเขยนหนงสอราชการฯ โดย รศ นภาลย สวรรณธาดา)
คาทไมใชในหนงสอราชการ
- คายอ อกษรยอ หรอตวยอ เชน ผวา-ผวจ. (ใหใชคาเตม)
- คา ฯพณฯ ตามหนงสอท นร 0105/ว953 ลว. 12 เมษายน 2548
(ยกเวนใชในการพดเพอใหเกยรตสาหรบผทยงอยในตาแหนงตามท
กาหนดใหมสทธใช)- คาแสดงถงวชาชพ หรออาชพ เชน
นายแพทย เภสชกร ทนตแพทย สตวแพทย คร ทนาย ฯลฯ- คา ดร. (ดอกเตอร) คาแสดงคณวฒการศกษา
ระดบปรญญาเอกเทานน ( ใ ใ ใ ใ
สวนทายหนงสอ
หนงสอภายนอก
หนงสอภายใน/บนทก
การลงชอแทนอธบด
๑. รกษาราชการแทน ใชในกรณไมมผดารงตาแหนงหรอมแตไมอาจปฏบต
ราชการได
๒. ปฏบตราชการแทน ใชในกรณมอบอานาจโดยทาหนงสอ (คาสง) ใหปฏบต
ราชการแทน ในการสง การอนญาต การอนมต การปฏบตราชการ หรอ
ดาเนนการตามกฎหมาย ระเบยบ ขอบงคบ คาสง หรอมตคณะรฐมนตร
ในเรองใดและไมมกฎหมาย ระเบยบ ขอบงคบ คาสงหรอมตคณะรฐมนตร
ในเรองนน กาหนดเรองการมอบอานาจใหเปนอยางอนหรอมไดหามเรอง
การมอบอานาจไว โดยอธบดเปนผลงนามหนงสอคาสงมอบอานาจ
28
การลงชอแทนผอานวยการสานก ผอานวยการกอง หรอตาแหนง
เทยบเทา ซงปรากฏในโครงสรางการแบงสวนราชการของกรมใหใช
ดงน1.รกษาราชการแทน กรณไมมผบงคบบญชา
(ตาแหนงวาง) หรอม แตไมสามารถปฏบตราชการได
2.ปฏบตราชการแทน กรณมคาสงมอบอานาจใหปฏบตราชการแทน
8. การลงชอ ใหพมพชอเตมของเจาของลายมอชอไวใตลายมอชอ โดยเรยงลาดบกอนหลง ดงน ๑. ตาแหนงทางวชาการ๒. ยศ๓. บรรดาศกด ฐานนดรศกด
ตวอยาง ก. (1-2/3) ศาสตราจารย รอยเอก ลายมอชอ (หมอมหลวง ชอ )
ตาแหนง
หรอ ข. (2/1-3) รอยเอก
สวนราชการเจาของเรอง
(เฉพาะหนงสอภายนอก)
1) สวนราชการเจาของหนงสอ ระดบกรม
สวนราชการเจาของเรอง ระดบสานก/กอง
2) สวนราชการเจาของหนงสอ ระดบสานก/กอง
สวนราชการเจาของเรอง ระดบสวน/ฝาย
31
10. โทรศพท โทรสาร - โทรศพท ใชคาเตมหรอยอ “โทร.” กได - หมายเลขโทรศพท ไมม (-) ระหวางตวเลข ไมใช เครองหมาย “/”
11.อเมล (ไปรษณยอเลกทรอนกส)12.สาเนาสง (ถาม)
สานกบรหารโครงการ โทร. 0 2241 5156
โทรสาร 0 2241 3356
32
บนทก บนทก หมายถง ขอความทผใตบงคบบญชา
เสนอตอผบงคบบญชา หรอผบงคบบญชาสงการแกผใตบงคบบญชา หรอขอความทเจาหนาทหรอหนวยงานระดบตากวากรมตดตอกนในการปฏบตราชการ โดยปกตใหใชกระดาษบนทกขอความ
การตดตอของหนวยงานภายในกรมชลประทาน หรอระหวางสานก/กอง ใชรปแบบบนทก โดยใชรหสพยญชนะ สานก/กอง ในการออกเลขทหนงสอ เชน สบก 123/2558 หรอ สบก 01/123/2558
1. บนทกตอเนอง คอ การเขยนบนทกตอทายหนงสอเรองเดมทมมา ขอความทบนทกไมยาวนกพนทวางพอเพยงในหนากระดาษเรองเดม และลาดบชนของผเสนอกบผบงคบบญชา มความใกลชดกน เชน ผอานวยการสานก/กอง รองอธบด ทาบนทกตอเนองเสนอ อธบด หวหนาฝาย สวน โครงการ ทาบนทกตอเนองเสนอ ผอานวยการสานก/กอง
2.บนทกเสนอแบบสน เปนเรองทมเนอหาใจความไมมากและไมซบซอน ไมจาเปนตองแยกประเดนเปนขอ ๆ โดยแบงเปนยอหนาไมเกน 3 ยอหนา
ใ ป
บนทกเสนอแบบใจความซบซอน
1. ปญหา/เรองเดม คอ ประเดนทเปนปญหาของเรองทจะพจารณาหรอเหตทตองทาเรองน อาจเปนประเดนทเกดขน ทมาของเรอง คาขอ หรอความตองการกได
2. ขอเทจจรง คอ ขอมลเพอประกอบการพจารณา ความเปนมาของเรอง ขอเทจจรงเกยวกบเรองนน กฎเกณฑทเกยวของ แผนพฒนา นโยบาย มตทประชม รายละเอยดการดาเนนงาน ตวอยางทคลายคลงพอทจะเทยบเคยงกบเรองนนได
3 ขอพจารณา คอ การวเคราะหเรอง เพอแสดง
การพมพหนงสอราชการภาษาไทย
ดวยโปรแกรมการพมพในเครองคอมพวเตอร
สวนราชการเจาของหนงสอ
ตาแหนงเจาของหนงสอ (ลงนามในนาม...)
สวนราชการเจาของเรอง
ตาแหนงเจาของหนงสอ
(ลงนามในนาม...)
สวนราชการเจาของ
หนงสอ
สวนราชการเจาของเรอง
อธบดกรมชลประทาน กรมชลประทาน สานก/กอง
ผอานวยการสานก/กอง สานก/กอง ฝาย/กลม/สวน
หนงสอภายนอก
หนงสอภายใน/บนทก
การคนหาการพมพหนงสอ (รปแบบสาเรจรป)
1. กรมชลประทาน2. หนวยงานในสงกด3. สวนกลาง4. สานกงานเลขานการกรม5. งานดานคอมพวเตอร6. หนงสอเวยน สลก.7. ระบบอเลกทรอนกส8. รปแบบการพมพหนงสอราชการ
ภาษาไทย9. รปแบบสาเรจรป
เอกสารอางอง
1. ระเบยบสานกนายกรฐมนตรวาดวยงานสารบรรณ พ .ศ. 2526 และปรบปรงแกไข (ฉบบท 2 พ.ศ. 2548) และภาคผนวก2. บทเรยนดวยตนเอง การเขยนหนงสอตดตอราชการ และธรกจ เรยบเรยงโดย ประวณ ณ นคร3. เทคนคการเขยนหนงสอราชการ หนงสอโ ต ต อ บ แ ล ะ รายงานการประชม โดย รองศาสตราจารยนภาลย สวรรณธาดา อาจารยอดล จนทรศกด แล พนเอก กจคณตพงศ อน
ฝายบรหารทวไป
สานกงานเลขานการกรม
โทร. ๐ ๒๒๔๑ ๐๐๒๐ ตอ ๒๓๘๔, ๒๗๕๐
โทรศพท ๐ ๒๒๔๑ ๒๖๙๐
โทรสาร ๐ ๒๒๔๑ ๒๖๙๐
General Administration Branch
Office of the SecretaryTel. 0 2241 0020 ext. 2384, 2750
Tel., Fax 0 2241 2690
E-mail. [email protected], [email protected]
