สื่อดิจิทลัที่มีคณุภาพlib.hcu.ac.th/files/2016/seminar-2016Sep15-16/20150226-digital-med… · การพัฒนาฐานข้อมูล

คมอการเตรยมสอดจทลทมคณภาพ

1

สอดจทลทมคณภาพ

สอดจทล (Digital Media) นบเปนสอทมบทบาทในชวตประจ างานของทกกจกรรม การท างานในส านกงาน หนวยงาน องคกร สถาบนการศกษา การออกแบบพฒนาเวบไซต การพฒนาฐานขอมล คลงความร หองสมดดจทล จ าเปนตองเกยวของกบสอดจทลรปแบบตางๆ หลากหลายฟอรแมต โดยเฉพาะการกาวเขาสยคเวบ 2.0 (Web 2.0) ทเปดโอกาสใหทกคน มสวนรวมในการสรางสรรคผลงานในรปแบบสอดจทล เพอใหการแลกเปลยนขอมล สารสนเทศ และความรเปนไปอยางสะดวก รวดเรว ผสานกบกระแสการจดการความรทมงเนนใหมการจดเกบความรเพอการเขาถงและใชงานทย งยน ยงสงผลใหสอดจทลมบทบาทสงขนตามล าดบ

สอดจทลในปจจบน จงเกยวของกบบคคลจ านวนมากทมารวมกนท างานผานเวลาและสถานททแตกตางกน ซงสอดจทลจ านวนมากอาจจะเกดปญหาจากการใชงาน จากการสรางสรรค เชน การทไมสามารถเปดแฟมเอกสารดจทลเพราะความแตกตางของรน (Version) ของโปรแกรมทใชสราง/เปดแฟมเอกสาร การจดหนาเอกสารทผดเพยนจากตนฉบบ การแสดงผลภาษาไทย ทผดพลาดทงประเดนจากแบบอกษร (Font) และการเขารหสภาษาไทย (Thai Encoding) รวมถงปญหาจากการละเมดลขสทธ การก าหนดแนวปฏบตทเกยวของกบสอดจทลเพอใหไดคณภาพ จงมความจ าเปน และหนวยงานตองก าหนดเปนแนวปฏบตระดบองคกรรวมกน

นอกจากนกเปนมตทดมากส าหรบประเทศไทยทหนวยงานส าคญหลายหนวยงานตางใหความส าคญกบสอดจทลทมคณภาพ และ/หรอก าหนดแนวปฏบตเกยวกบสอดจทลออกมา อยางเชน ส านกเลขาธการคณะรฐมนตร ไดประกาศค าอธบายการพมพหนงสอราชการดวยโปรแกรมการพมพ ในเครองคอมพวเตอร ดงประกาศ


2

รปแสดงประกาศส านกนายกรฐมนตรเกยวกบการพมพดวยโปรแกรมการพมพคอมพวเตอร


3

ประกาศขางตนมรายประเดนทชวยใหการสรางเอกสารเปนไปอยางมระบบระเบยบมากขน แตกมประเดนจากประกาศดงกลาวทย งสงใหการใชงานเอกสารในอนาคตอาจจะตองพจารณา ระมดระวงเปนพเศษ เชน การใชฟอนตไทยสารบรรณเปนตน เพราะเปนฟอนตทไมไดมากบระบบปฏบตการ และไมมในคอมพวเตอรสวนมาก รวมทงอาจจะมผลตอการเรยกใชงานในอนาคต

ฝายบรการความรทางวทยาศาสตรและเทคโนโลย ส านกงานพฒนาวทยาศาสตรและเทคโนโลยแหงชาต โดยงานพฒนาและบรการสอสาระดจทล จงไดศกษาประเดนตางๆ เกยวกบ สอดจทล พรอมทงทดสอบ ปฏบตจรง จนไดเปนค าแนะน าเพอเปนแนวทางใหกบผสนใจ ทกภาคสวนทตองการสรางสรรคสอดจทลทมคณภาพอยางแทจรง โดยมประเดนส าคญทเกยวของกบการสรางสรรคสอดจทลทมคณภาพ ดงน

1. การบรหารจดการโฟลเดอรและแฟมเอกสารดจทล 2. การสรางเอกสารงานพมพทมคณภาพ 3. การสรางสอน าเสนอทมคณภาพ 4. การจดการเอกสาร PDF 5. การเตรยมภาพดจทล 6. การสรางเอกสารเวบ


4

การบรหารจดการโฟดเดอรและแฟมเอกสารดจทล

สอดจทลจะถกจดเกบในรปแบบของแฟมเอกสารดจทล (File) ในอปกรณจดเกบรปแบบตางๆ ทงฮารดดสก อปกรณจดเกบแบบพกพา ดงนนการจดวางโครงสรางการจดเกบทดยอมท าใหการเขาถงและใชงานแฟมเอกสารดจทลเปนไปอยางสะดวก รวดเรว โครงสรางการจดเกบแฟมเอกสารดจทลเกยวของกบโฟลเดอร (Folder) และชอแฟมเอกสาร (File name) โดยมหลกปฏบต ดงน

รปแสดงการจดเกบเอกสาร

การจดการโฟลเดอร

การสรางโฟลเดอรกอนทจะสรางสอใดๆ เปนขนตอนส าคญทควรปฏบต โดยเฉพาะ สอดจทลทมการท างานเกยวของกนหลายๆ แฟมเชน การสรางเอกสารเวบ การสรางบทเรยน เชงโตตอบ อนจะชวยปองกนปญหาจากจดเชอม (Link) ทผดพลาด นอกจากนการก าหนดชอใหโฟลเดอรกเปนประเดนส าคญเชนกน ซงมแนวปฏบตดงน

ชอโฟลเดอรควรใชค าภาษาองกฤษทกระชบ สน และสอความหมาย โดยเฉพาะชอโฟลเดอรในการพฒนาเวบไซตอนจะมสวนชวยให Search Engine มาจดเกบไปท ารายการสบคนไดงาย

o หลกเลยงการใชภาษาไทย


5

ค าภาษาองกฤษทใชควรเปนตวพมพเลก (a – z) และ/หรอผสมตวเลข (0 – 9) ทงนการใชตวเลขหากมคาประจ าหลกตงแตหลกสบขนไป ใหน าตวเลขเดยวดวย 0 เชน 01, 02, 03, 04, 05, 06, 07, 08, 09

กรณทมค าหลายค าประกอบกน ใหใชเครองหมาย Hyphen – เชอมระหวางค า

o หลกเลยงการใชเครองหมาย Space (ชองวาง) และเครองหมาย Underscore _


6

การตงชอแฟมเอกสาร

ชอแฟมเอกสารควรใชค าภาษาองกฤษทกระชบ สน และสอความหมาย

o หลกเลยงการใชภาษาไทย

ค าภาษาองกฤษทใชควรเปนตวพมพเลก (a – z) และ/หรอผสมตวเลข (0 – 9) ทงนการใชตวเลขหากมคาประจ าหลกตงแตหลกสบขนไป ใหน าตวเลขเดยวดวย 0 เชยน 01, 02, 03, 04, 05, 06, 07, 08, 09

กรณทมค าหลายค าประกอบกน ใหใชเครองหมาย Hyphen – เชอมระหวางค า

o หลกเลยงการใชเครองหมาย Space (ชองวาง) และเครองหมาย Underscore _

ใชสวนประกอบตอไปนผสมในชอแฟมเอกสาร

o รนของเอกสาร (Version number) เชนเอกสารรนท 1 สามารถก าหนดดวยรหส v1 หรอ vers1

o วนทสรางเอกสาร (Date of creation) เชน เอกสารถกสรางวนท 24 มนาคม 2552 ใหก าหนดเปน 20120324

o ชอผสรางเอกสาร (Name of creator) เชน เอกสารถกสรางดวย Rupert B. Smith สามารถก าหนดเปน RBSmith หรอ RBS

o ค าอธบายเกยวดบเอกสาร (Description of content) เชน เอกสารเกยวของกบ Media kit สามารถก าหนดเปน medkit หรอ mk

o วนทเผยแพรเอกสาร (Publication date) เชน เอกสารถกเผยแพรวนท 24 ธนวาคม 2003 สามารถก าหนดเปน pub-20031224

o เลขทโครงการ (Project number) เชน เอกสารจากโครงการรหส 739 สามารถก าหนดเปน PH739

ตวอยาง สวทช. ไดก าหนดใหใชวนทารางหรอเผยแพรเอกสารกบหนาชอแฟมเอกสารในรปแบบ yyyymmdd โดยผสมรวมกบรนของเอกสาร เชน เอกสารทสรางวนท 7 มถนายน 2554 ใหก าหนดชอเปน 20110607-degital-media.doc

o กรณทมการแกไขเอกสารดงกลาวในวนเดยวกน ใหเตมรนของการแกไขตอทาย เชน 20110607-digital-media-1.doc


7

o กรณทมการแกไขเอกสารดงกลาวในวนถดๆไป ใหตงชอเอกสารใหม โดยการเปลยนวนท เชน 20110615-digital-media-.dov


8

การสรางเอกสารงานพมพทมคณภาพ

เอกสารงานพมพทสรางดวยซอฟตแวรประมวลผลค า เชน Microsoft Word, OpenOffice.org Writer รวมถงซอฟตแวรจดการงานพมพ (DTP: Desktop Publishing) นบเปน สอดจทลแตก าเนด (Born Digital Media) ซงมคณภาพในตวสงมาก หากมการสราง จดเกบ บรหารจดการทมคณภาพตงแตขนตอนแรก ยอมท าใหการแลกเปลยนขอมล การเชอมโยงขอมล และ การใชงานตอในรปแบบตางๆ เชน การแปลงเปนเอกสาร PDF การน าเขาระบบหองสมดดจทลยอมท าใหลดขนตอนตางๆ ได

ขอก าหนดการสรางเอกสารงานพมพทมคณภาพ ทหนวยงานควรใหความส าคญไดแก

1. การก าหนดฟอนตมาตรฐานทงชดภาษาไทย และภาษาองกฤษ และ/หรอการใช ชดภาษาแบบผสมทงไทยและองกฤษ รวมถงภาษาอนๆ

การสรางเอกสารงานพมพผานระบบปฏบตการทต ากวา Windows ME แนะน าใหเลอกใชฟอนตตระกล UPC เชน AngsanaUPC

การสรางเอกสารงานพมพผานระบบปฏบตการทสงกวา Windows ME แนะน าใหเลอกใชฟอนตตระกล NEW เชน AngsanaNEW หรอฟอนตมาตรฐานราชการไทย

การสรางเอกสารงานพมพผานระบบปฏบตการอนๆ นอกเหนอระบบปฏบตการ Windows แนะน าใหเลอกใชฟอนตมาตรฐานราชการไทย

ทงนหนวยงานอาจจะเลอกฟอนตอนๆ นอกเหนอจากทแนะน าได แตควรก าหนดเปนแนวปฏบตรวมกนในภาพรวมขององคกร

การเลอกฟอนตใดๆ ทไมไดมาพรอมกบระบบปฏบตการ ควรฝงฟอนต (Embed) ดงกลาวไปกบเอกสารกอนเผยแพร

2. การพมพเอกสารตองใชความสามารถการพมพดวยสไตล (Style) โดยก าหนดสไตลพนฐานเปน Heading 1, Heading 2, Heading 3, Normal, Body เปนตน

การก าหนดสไตลใหเอกสาร ควรพจารณาใหเหมาะสมกบประเภทของเอกสาร

3. หนวยงานควรออกแบบแมแบบเอกสาร (Document Template) ใหเหมาะสมกบการท างาน และประกาศใชงานในภาพรวมขององคกร

4. การพมพเอกสาร ควรแนะน าเทคนคการพมพทเหมาะสม เชน


9

ไมตองกดป ม Enter เมอพมพจบบรรทด เพราะโปรแกรมสามารถตดค าไดเอง

หากตองการตดค าใดๆ กอนจบบรรทด ใหใชป ม Shift พรอมกบป ม Enter

การขนหนาใหมกอนจบหนาปกต ใหใชป ม Ctrl พรอมกบป ม Enter

การใสชองวาง ควรเคาะเพยง 1 ชองวาง

การใชสญลกษณพเศษ ควรใหความส าคญเปนพเศษ เชน 2 ไมเทากบ 5 ควรใชสญลกษณพเศษ ดงน 2 ≠ 5

ใหความส าคญกบเครองหมายวรรคตอนทเหมาะสมกบการพมพดวยซอฟตแวรประมวลผลค า เชน เครองหมายไมยมก ใหพมพตดกบค า ดงน ตางๆ ไมใช ตาง ๆ

5. ใหความส าคญกบการเขยนค าทบศพททถกตองตามราชบณฑตยสถาน เชน Internet ค าทถกตองคอ อนเทอรเนต ไมใช อนเตอรเนต หรอ อนเตอรเนท

6. แฟมเอกสารงานพมพดจทลทกแฟม ควรก าหนดขอมลบรรณานกรมใหเหมาะสมกอนจดเกบและ/หรอเผยแพร

7. กรณทมการวาจางใหหนวยงานภายนอก จดท าตนฉบบเอกสาร จะตองก าหนดให ผรบจางสงมอบแฟมเอกสารดจทลตนฉบบ แฟมเอกสาร PDF แฟมเอกสารขอความ Text แฟมแบบอกษรทไมละเมดลขสทธ แฟมภาพทใชประกอบการจดท าทไมละเมดลขสทธใหหนวยงานทกครง


10

การสรางสอน าเสนอทมคณภาพ

สอน าเสนอทสรางดวย Microsoft Powerpoint หรอ OpenOffice.org Impress ตลอดทงการสรางจาก Online Services เชน Google Presentation เปนสอดตทลแตก าเนดทใหขอมลเชงสรปทนาสนใจใหความส าคญกบเนอหาการออกแบบการจดวาง และภาพตลอดทงองคประกอบตางๆ ทโดดเดนมากกวาเอกสารงานพมพแนวปฏอบตทควรก าหนดเพอสนบสนนการสรางสอน าเสนอทม คณภาพ ไดแก

1. การก าหนดฟอนตมาตรฐานทงชดภาษาไทย และภาษาองกฤษ และ/หรอการใชชดภาษาแบบผสมทงไทยและองกฤษ รวมถงภาษาอนๆ

การเลอกฟอนตใดๆ ทไมไดมาพรอมกบระบบปฏบตการ ควรฝงฟอนต (Embed) ดงกลาวไปกบเอกสารกอนเผนแพร

2. เลอกรปแบบสไลดใหตรงกบเนอหาทน าเสนอ เชน สไลดแรกควรเลอกเปน Title Slide

3. ใหความส าคญกบประเดนหลก หรอหวขอมากกวารายละเอยด หรอการพมพในลกษณะพารากราฟ

รายละเอยดทเปนขอความ ควรปรบใหเปนผงภาพ (Diagram /Illustration) ทสอความหมายไดถกตอง

ขอความในแตละสไลดไมควนเกน 8 บรรทด

ขนาดตวอกษร สตวอกษรควรเดนชด

4. หนวยงานควรออกแบบแมแบบเอกสารสไลด (Slide Template) ใหเหมาะสมกบการท างาน และประกาศใชงานในภาพรวมขององคกร

5. การพมพเอกสาร ควรแนะน าเทคนคการพมพทเหมาะสม เชน

ไมตองการป ม Enter เมอพมพจบบรรทด เพราะโปรแกรมสามารถตดค าไดเอง

หากตองการตดค าใดๆ กอนจบบรรทด ใหใชป ม Shift พรอมกบป ม Enter

การใสชอวางควรเคาะเพยง 1 ชองวาง

การใชสญลกษณพเศษ ควรใหความส าคญเปนพเศษ เชน 2 ไมเทากบ 5 ควรใชสญลกษณพเศษ ดงน 2 ≠ 5


11

ใหความส าคญกบเครองหมายวรรคตอนทเหมาะสมกบการพมพดวยซอฟตแวรประมวลค า เชน เครองหมายไมยมก ใหพมพตดกบค าดงน ตางๆ ไมใช ตาง ๆ

6. จดวางผงภาพ รปแบบใหเหมาะสม

ควรลดความละเอยดของภาพลงกอนน าเขา หรอใชความสามารถบบอดภาพของโปรแกรมเพอลดขนาดแฟมเอกสารวไลดทโตเกนไป

7. ใหความส าคญกบการเขยนค าทบศพททถกตองตามราชบณฑตยสถาน เชน Internet ค าทถกตองคอ อนเทอรเนต ไมใช อนเตอรเนต หรอ อนเตอรเนท

8. แฟมเอกสารงานพมพดจทลทกแฟม ควรก าหนดขอมลบรรณานกรมใหเหมาะสมกอนจดเกบและ/หรอเผยแพร

9. กรณทมการวาจางใหหนวยงานภายนอก จดท าตนฉบบเอกสาร จะตองก าหนดให ผรบจางสงมอบแฟมเอกสารดจทลตนฉบบ แฟมเอกสาร PDF แฟมเอกสารขอความ Text แฟมแบบอกษรทไมละเมดลขสทธ แฟมภาพทใชประกอบการจดท าทไมละเมดลขสทธใหหนวยงานทกครง


12

การจดเอกสาร PDF

เอกสาร PDF (Portable Document Fomat) เปนฟอรแมตเอกสารดจทล รปแบบหนงทพฒนาเพอเนนการคงสภาพของเอกสารใหสามารถเรยกชมไดสะดวก โดยไมมปญหาการจดหนากระดาษ การจดพากราฟ จงถกน าไปประยกตใชในหลากหลายทงการสงเอกสารเพอแลกเปลยน การเกบเปนคลงเอกสาร การใชน าเสนอผานสอ e-Learning นอกจากความสามารถการคงความเปนเอกสารตนฉบบไดอยางสมบรณแลวเอกสาร PDF ยงสามารถก าหนดระบบรกษาความปลอดภยของขอมลไดหลายระดบตงแตการเปดเรยกด การคดลอก จนถงการสงพมพ หนวยงานตางๆ จงใหความส าคญกบการจดเกบเอกสาร PDF เปนอยางมาก โดยมวธด าเนนการหลก 2 วธไดแก

1. การสแกนเอกสารตนฉบบ ซงมกจะเปนตวเลม หรอกระดาษ ใหเปนเอกสารดจทลรปแบบ PDF

2. การแปลง (Convert) หรอสงออก (Export) เอกสารตนฉบบทอยในรปของแฟมดจทล เชน .doc, .xls, .ppt, odt ใหเปนเอกสารดจทลรปแบบ PDF

เอกสาร PDF ทไดมาดวยวธด าเนนการขางตน หลายๆ แฟมเอการอาจจะสามารถน าไปใชงานตอยอดได และกมจ านวนไมนอยทไมสามรถใชงานตอยอดไดดงเชน

1. การสแกนเอกสารตนฉบบดวยความละเอยดต า ท าใหเอกสาร PDF ทไดไมสามารถผานกระบวนการ OCR ได

2. การสแกนเอกสารตนฉบบโดยไมใสใจประเดนความเอยงของเอกสารตนฉบบ ท าใหไดเอกสาร PDF ทไมสวยงาม อานยาก

3. การแปลงหรอสงออกเอกสารตนฉบบทมการใชฟอนตทหลากหลายและหรอฟอนตทตองการการตดตงเพมเตม ท าใหเอกสาร PDF มปญหาเกยวกบการแสดงผลฟอนต

4. การเสยเวลาจดท า Bookmark ของเอกสาร PDF

ดงนนเพอใหกระบวนการบรหารจดการเอกสาร PDF ของหนวยงาน เปนไปอยางถกตองและเหมาะสม ขอน าเสนอประเดนควรทราบและปรบใชงาน ดงน

เอกสาร PDF ทไดดวยกระบวนการสแกน

การสแกน เปนกระบวนการสรางเอกสาร PDF ทไดรบความนยมมานานและยงคงมการปฏบตอยอยางตอเนอง อยางไรกดการสแกนเอกสาร ควรมแนวปฏบตดงน

1. เลอกอปกรณสแกนทเหมาะสมกบสภาพเอกสาร


13

2. ก าหนดความละเอยด (Resolution) หรอคณภาพ (Quality) ของอปกรณสแกน ใหอยในระดบสง เชน 300 dpi ขนไป

3. วางกระดาษ หรอตนฉบบเอกสารใหตรง หรอตามสภาพจรงของกระดาษ

4. ด าเนนการสแกน ตามขนตอน โดยขนตอนการสแกน มกระบวนการยอยทตองพจารณษ ดงน

เมอสแกนเอกสารแลว กจะเขาสกระบวนการตดขอบ (Crop) การปรบแนวกระดาษ รวมทงกระบวนการปรบแตงเอกสาร ซงมรายละเอยดยอยดงน

เมอจบขนตอนกจะไดเอกสาร PDF ทมคณภาพสงและคณภาพทพรอมเผยแพร อยางไรกดในการจางบคคลหรอหนวยงานภายนอกด าเนนการสแกน ควรก าหนดรายละเอยดตางๆใน TOR วาจางใหชดเจน

เอกสาร PDF จากการแปลงหรอการสงออก

เอกสาร PDF จ านวนมากในปจจบน มกจะไดมาดวยกระบวนการแปลง (Convert) หรอการสงออก (Export) โดยผานซอฟตแวรหรอค าสงเฉพาะ เชน การแปลงเอกสารทสรางดวย MS Office เปนเอกสาร PDF ผานโปรแกรม Acrobat Processional Pro หรอการสงออกเอกสารทสรางดวย OPenOffice.org/LibreOffice เปน PDF ดวยค าสง Export เปนตน

ทงนเอกสาร PDF ทด าเนนการดวยการแปลงหรอสงออก ควรมแรวปฏบตดงน


14

1. เอกสารตนฉบบ ควรสรางดวยความสามารถ Style เพอใหระบบแปลงเนอหา Heading 1, Heading 2,… เปน Bookmark ใหอตโนมต

2. เอกสารตนฉบบ ควรระบขอมลเอกสาร (Document Properties หรอ Metadata) ใหเหมาะสม เพอใหไดเอกสาร PDF ทม Metadata จากตนแหลง

3. เอกสาร PDF ควรมขอมลบรรณานกรมเพอประกอบการสบคนและการใหขอมลตอระบบเชอมโยงตาง

4. ก าหนดรปแบบการแปลงหรอสงออกเอกสาร PDF ใหเหมาะสม ดงน

เอกสาร PDF รปแบบปกต เพอการใชงานทวไป

เอกสาร PDF รปแบบ Smallest File เพอเผนแพรผานอนเทอรเนต

เอกสาร PDF รปแบบ /a (PDF/A) เพอการจดเกบเปน Archives

5. ก าหนดเงอนไขการใชเอกสาร PDF ใหเหมาะสมกอนเผยแพร เชน สทธในการตดลอกขอความ การสงพมพ

6. หากเอกสารตนฉบบ เชน เอกสารงานพมพ สอน าเสนอ มการใชฟอนตพเศษ (ทไมละเมดลขสทธ) ควรฟงฟอนตดงกลาวมากบเอกสาร PDF ดวยทกครง

เอกสาร PDF จากกระบวนการวาจาง

หนวยงานหลายหนวยงาน มกระบวนการวาจางผลตเอกสารสงพมพ โดยจดท าตนฉบบเอกสารจากหนวยงาน สงใหผวาจางด าเนนการจดรปแบบเอกสาร พรอมจดพมพตวเลม และสงมอบเปน “เอกสารตวเลม” โดยลมประเดนเอกสาร PDF สงผลใหลายๆ ครงตองน าเอกสารตวเลมมาสแกน และไดเอกสาร PDF ทน าไปตอยอดไดยาก เอกสารอานยาก และเสยเวลา (อาจจะตองเสยงบประมาณวาจางสแกน) ดงนนหนวยงานควรใสใจในประเดนการวาจาง โดยระบในสญญาการวาจางใหชดเจนวา จะตองสงมอบ

1. เอกสารตวเลม

2. เอกสารดจทลฉบบเหมอนตวเลมรปแบบ PDF ทฝงฟอนตแบบความละเอยดส. (300dpi) และแบบปกต (72 – 150dpi)

3. แฟมเอกสารตนฉบบในฟอรแมต Text File … เพอความสะดวกในการน าเนอหาเผยแพรผานเวปไซต หรอปรบแตงในครงถดไป


15

4. แฟมภาพดจทลทประกอบการจดท าเอกสารสงพมพ และไมละเมดประเดนทรพยสนทางปญญา

5. แฟมแบบอกษร (Font) ทใชจดหนาเอกสาร และไมละเมดประเดนทรพยสนทางปญญา

ตวอยางขอก าหนดการวาจางการสแกนเอกสาร

1. ผรบจางตองสแกนเอกสารตามทผวาจางก าหนดและจดเตรยมไวให

2. ผรบจางตองสแกนเอกสารไดทงทเปนแผน หรอเปนเลมเอกสาร

3. ผรบจางตองสแกนเอกสารไดทกขนาด และใหผลลพธมขนาดเทากน (Actual Size) กบตนฉบบ

4. ผรบจางตองสแกนเอกสารใหผลลพธมลกษณะแนวตง หรอแรวนอนเหมอนตนฉบบทกประการ หากผลลพธมลกษณะเอยงจะตองเกดจากความเอยงของเอกสารตนฉบบ ไมใชเกดจากกระบวนการสแกนเอกสารหรอหากตนฉบบเปนเอกสาร 2 หนา ภาพผลลพธจะตองม 2 หนา ดวยเชนกน

5. ผรบจางตองสแกนเอกสารใหครบถวนสมบรณตามตนฉบบซงเมอน าเขาระบบจดเกบแลวตองดภาพไดอยางตอเนอง และสามารถอานขอความทปรากฎไดอยางชดเจนเชนเดยวกบ การอานจากตนฉบบ

6. ผรบจางตองสแกนเอกสารโดยทไมใหพนของภาพมสด า หรอสอนๆ ทไมไดมในตนฉบบ

7. ผรบจางตองสแกนภาพเอกสารทสามารถรองรบการปรบปรงคณภาพเอกสารได เชน ปรบแกความบดเบยวของเอกสาร ลบเสนบรรทด ลบสทไดตองการ ลบรอยเจาะร เปนตน

8. ผรบจางตองสแกนเอกสารเกา เอกสารหายาก หรอเอกสารทตองการถนอมรกษาตามขอตกลงดงตอไปน

ผรบจางตองไมตดสนเลม และ/หรอไมท าใหเอกสารเสยหาย

กรณทมการตดเสน หรอแยกตวเลมเอกสารตนฉบบ จะตองเยบเลมใหสมบรณตามแบบ และรานทผวาจางก าหนดกอนสงมอบคน ทงนคาใชจายในการเยยเลม ผวาจางตองรบผดชอบ


16

กรณทเอกสารตนฉบบช ารด ฉกขาดบางสวนหรอฉกขาดทงแผนทเปนเอกสารทม สาระส าคญ กอนสแกน ผรบจางจะตองด าเนนการซอมแซม หรอจดท าใหอยในสภาพทเรยบรอยแลวใหเปนเอกสารตอเนองทไมหลดออกจากกน

กรณณทตนฉบบมการฉกขาดจากกนบางสวนหรอขาดจากกนทงแผนแตพจารณาแลวเหนวาเปนเอกสารทตอเนองกนผวาจางจะตองด าเนนการใหสามารถสแกนภาพจดเกบ เปนชนเดยว

9. ผรบจางตองสแกนเอกสารใหไดภาพผลลพธทไดจากการสแกนเอกสารในรปแบบของ JPEG โดยมความละเอยดของภาพไมนอยกวา 300 dpi (dot per inch) ในโหมดสหรอขาว-ด า ตามเอกสารตนฉบบ

10. ผรบจางตองสแกนเอกสารทกหนาตามล าดบทเรยงไวในเอกสาร โดยใหจดเกบภาพผลลพธของเอกสารทสแกนแลวเปน JPEG File (จดเกบ 1 หนาตอ 1 ไฟล) และใหจดเกบไฟลทงหมดของเอกสารเดยวกนไวในโฟลเดอรเดยวกน ตงชอไฟลและโฟลเดอรตามรหสขอมลทผวาจางก าหนดให โดยโฟลเดอรทงหมดตองจดเกบไวในสอบนทก DVD จ านวน 2 ชด (ชดตนฉบบและชดส าเนา)

11. ผรบจางตองน าเอกสารสแกนทกรายการมารวมเปนเปนหนงสออเอลกทรอนกสในรปแบบ Portable Document File (PDF File) โดยมคณสมบตดงน

ความละเอยดของภาพไมนอยกวา 300 dpi ในโหมด RGB (Red Green Blue) ส หรอขาว-ด า ตามเอกสารตนฉบบ

ผรบจางตองท า Bookmark

ผรบจางตองลงรายกายเมทาดาทา

ผรบวาจางตองก าหนดสทธFileเอกสารวาไมสามารถพมพหรอบนทกไดเพอปองกนมใหผใชบรการบนทกหรอท าส าเนา โดยมไดรบอนญาตมรหสผานเมอตองการสงพมพผลลพธ เพอใหผใชเขาถงไดสะดวกอยางเหมาะสม

ผรบจางตองเกบ PDF File ของแตละโฟลเดอรไวในโฟลเดอรเดยวกบทจดเกบ JPEG File โดยโฟลเดอรทงหมดตองจดเกบไวในสอบนทก DVD จ านวน 2 ชด (ชดตนฉบบและชดส าเนา)

ผรบจางตองใสภาพลายน า (Watermark) ตามทผวาจางก าหนดไวบนภาพผลลพธทกหนา โดยภาพลายน าจะปรากฏตอเมอพมพภาพออกทางเครองพมพเทานนแต


17

จะไมปรากฏภาพลายน าขณะผใชบรการเปดภาพเอกสารและมรหสผาน เพอปองกนมใหผใชบรการท าส าเนา โดยมไดรบอนญาต หรอ ใชรหสผานเมอตองการสงพมพภาพผลลพธโดยมใหปรากฏภาพลายน า

ผวาจางสงวนสทธการเปนเจาของสทธดจทลไฟล ตามรายการจางเหมาแตเพยงผเดยว ถาหากผรบจางน าไปเผยแพรโดยไมไดรบอนญาตผรบจางตองชดใชคาเสยหายไมนอยกวาราคาคาจางทงหมดทก าหนดไวในสญญา และผรบจางจะตองถกด าเนนคดการตามกฎหมาย

12. หากผวาจางพบวาดจทลไฟลทผรบจางสงมอบใหมคณภาพไมไดตามขอก าหนด ผรบจางจะด าเนนการแกไขใหม โดยไมคดคาคาใชจายเพม

13. หากผลลพธเอกสารทไดไมเปนไปตามทก าหนดไวในรายละเอยดทก าหนด ผรบจางจะตองปรบปรงแกไขใหแลวเสรจโดยเรวทสดและผรบจางตองไมคดคาใชจายใดๆ เพมเตม

14. ผรบจางจะตองตรวจสอบคณภาพของผลลพธเอกสารทสแกนเรยบรอยแลวกอนสงมอบ

15. ผรบจางจะตองสงมอบเอกสารตนฉบบ ใหผวาจางในสภาพเดม หลกจากด าเนนการสแกนเอกสารแลวเสรจทกสนวน

16. ไฟลเอกสารอเลกทรอนกสทด าเนนการแลวเสรจทง JPEG FILE และ PDF FILE ใหสงมอบผลงาน 2 ไฟลตอ 1 ชอเรอง ในสอบนทก ขอมลประเภท External Hard Disk ของผลตภณฑ Seagate หรอ Western Digital จ านวน 2 ชด ชดแรกเปนไฟลเอกสารทไดจากการสแกนเอกสารทกหนา และไฟลท 2 เปนการสแกนเอกสารเฉพาะหนาปก ค าน า สารบญ และเนอหาประมาณ 10 หนา และบนทกในสอบนทกขอมลประเภท DVD ของผลตภณฑ Sony หรอ Verbatim หรอ HP หรอ Imation ใหไดคณภาพในการบนทก ในการสงมอบใหน าสงพรอมกลองบรรจคณภาพสง และแสดงรายงานขอมล (Label) ตามแบบทผวาจางก าหนด ทงบนปก และบนตวแผน DVD แบบถาวร จ านวน 2 ชด ชดแรกเปนไฟลเอกสารทไดจากการสแกนเอกสารทกหนา และไฟลท 2 เปนการสแกนเอกสารเฉพาะหนาปก ค าน า สารบญ และเนอหา 1 ตอน 1 เรอง หรอประมาน 10 หนา เพอใชซอมแซมภาพดจทอล กรณภาพดจตอลเสยหาย

17. รายงานรายชนและรายงานสรป เอกสารทสแกนเขาระบบ ส าหรบตรวจสอบความถกตองครบถวนเปนเอกสาร 1 ชด และ DVD 1 ชด


18

ขอก าหนดการเผยแพรเอกสารในฟอรแมต PDF

ฟอรแมตเอกสารทเหมาะสมในการเผยแพรสสาธารณะ หรอเพอการแลกเปลยน คอ PDF - Portable Document Format (PDF) ดงนนกอนเผยแพรเอกสารใดๆ ควรแปลงเอกสารตนฉบบใหเปนเอกสาร PDF ทตรงกบลกษณะการใชงาน เชน

Standard ส ำหรบกำรสรำงเอกสำร PDF ทพรอมใชงำนทวไป

Press Quality & High Quality Print ส ำหรบกำรสรำงเอกสำร PDF ทตองกำรคณภำพสง

และ/หรอส ำหรบกำรสงโรงพมพ เหมำะส ำหรบกำรท ำตนฉบบเอกสำรสงพมพ

Smallest File Size ส ำหรบกำรสรำงเอกสำร PDF ทมกำรลดขนำดไฟล

เพอกำรสงผำนอเมลหรอน ำเสนอผำนเวบไซต

PDF/A ส ำหรบกำรสรำงเอกสำร PDF เพอจดเกบเอกสำร

อเลกทรอนกสใหอยเปนเวลำนำน เอกสำรจะมกำรฝงฟอนต และรบประกนวำสำมำรถเปด

เรยกดไดในอนำคตผำน PDF Reader ตำงๆ

นอกจากน เอกสาร PDF จะตองก าหนด Document Properties ใหเหมาะสมและถกตองเชนเดยวกบเอกสารตนฉบบ รวมทงควรก าหนด PDF Security ทเหมาะสมกอนเผยแพรส าหรบเอกสารแตละประเภท

รปแสดงการก าหนด PDF Security ของ Acrobat Professional


19

การใชงานโปรแกรมตางๆ เพอสรางสอดจทลทมคณภาพ

เนองจากประเดนตางๆ ทเกยวของกบสอดจทลมเทคนคและแนวปฏบตทเฉพาะ อาจจะแตกตางจากหลกการใชงานทหลายๆ ทานคนเคย คมอฉบบนขอน าเสนอเทคนคการใชงานโปรแกรมตางๆ ประกอบเพอใหสามารถเขาใจหลกการท างานไดชดเจนขน


20

ฟอนตมาตรฐาน

หนวยงานควรก าหนดแบบอกษรทงภาษาไทยและภาษาองกฤษของหนวยงานใหเปน ชดเดยวกน และตงใหเปนคา Default ของโปรแกรมในทกๆ ครง โดยระบบ Microsoft Windows ต ากวา XP แนะน าใหเลอกฟอนตตระกล UPC และระบบ Microsoft Windows ตงแต XP ขนไปแนะน าใหเลอกฟอนตตระกล NEW หรอ Tahoma

ทงนประเทศไทยไดมประกาศคณะรฐมนตร วนท 7 กนยายน 2553 เกยวกบการใชฟอนตเอกสารดจทลในประเทศไทย โดยก าหนดใหใชฟอนตมาตรฐานราชการไทย ดงรายละเอยด

กระทรวงเทคโนโลยสารสนเทศและการสอสาร (ทก.) รายงานวา ปจจบนสวนราชการจ านวนมากมการใชฟอนตทหลากหลายไมมมาตรฐานในเอกสาร ทางราชการ อกทงยงมหนวยงานราชการหลายแหงใชมาตรฐานฟอนตของบรษทเอกชนทผกขาด ลขสทธของระบบปฏบตงาน ท าใหจ ากดสทธตางๆ ทจะมมาตรฐานเอกสารเปนเสร ไมขนกบระบบปฏบตการใดๆ เชน Angsana อาจมปญหาเรองการฟองรองละเมดลขสทธได จงไดมการพฒนาและมการประกวดแขงขนฟอนต ซงเปนการสงเสรมใหเกดการใช Open Source Software ทเปนซอฟตแวรเสรใหสวนราชการไทยประกาศมาตรฐานเอกสารดจทลและรปแบบของฟอนตทไมขนกบระบบปฏบตการและลขสทธของบรษทใดๆ เพอความภาคภมใจในความเปนชาตและเอกลกษณของความเปนชาตไทย ซงในขณะนมฟอนตทสวนราชการไทยสามารถเปนเจาของและพรอมแจกจาย ใหกบผประสงคจะใชงานรวม 13 ฟอนต ซงเปนลขสทธ ส านกงานสงเสรมอตสาหกรรมซอฟตแวรแหงชาต (องคการมหาชน) และกรมทรพยสนทางปญญาเพอแจกจายใหใชอยางเสรปราศจากปญหาดาน ลขสทธ

ดงนนเพอใหเอกสารตางๆ ของภาครฐ เปนไปอยางมมาตรฐานปราศจากปญหาลขสทธและไมไดขนกบระบบปฏบตการ ระบบใดระบบหนงและเพอเปนการเทดพระเกยรตพระบาทสมเดจพระเจาอยหว เนองในวโรกาสมหามงคลเฉลมพระชนมพรรษา 84 พรรษา จงเหนควรใหหนวยงานราชการปฏบตดงน

1. ด าเนนการตดตง ฟอนตสารบรรณและฟอนตอนๆ ทงหมดจ านวน 13 ฟอนต ของส านกงานสงเสรมอตสาหกรรมซอฟตแวรแหงชาต (องคการมหาชน) และกรมทรพยสนทางปญญา เพมเขาไปในระบบปฏบตการ Thai OS และใชฟอนตดงกลาวแทนฟอนตเดม และใหถอเปนมาตรฐานของหนวยงานภาครฐทกหนวย (ดาวนโหลดไดท http://www.nstda.or.th/attachments/2689_fonts.zip)

2. ใหตดตงและใช งานใหแลวเสรจกอนวนท 5 ธนวาคม 2553 และใหรายงาน ทก. เมอไดด าเนนการแลวเสรจ โดยมชอทสงวนไวส าหรบโปรแกรม


21

คอมพวเตอรฟอนตน (มรายละเอยด การตดตง ศกษาไดท http://stks.or.th/wiki/doku.php?id=howto:font-installation)

การก าหนดคา Default Font ของ Microsoft Word 2003

เลอกค าสง Format, Font แลวก าหนดฟอนตทเลอกในรายการ Latin text font และ Complex scripts รวมทง Font style, Font size ใหตรงกน จากนนคลกป ม Default


เลอกค าสงใน Home Ribbon สงเกตดานลางขวาของสวนควบคม Font ปรากฏป มลกศร ชเฉยงลงดงภาพ คลกป มลกศรชลงเฉยง หรอใชคยลด Ctrl+D

ก าหนดฟอนตทเลอกในรายการ Latin text font และ Complex scripts รวมทง Font style, Font size ใหตรงกน จากนนคลกป ม Default


22



ก าหนดฟอนตทเลอกในรายการ Latin text font และ Complex scripts รวมทง Font style, Font size ใหตรงกน จากนนคลกป ม Set As Default


23



ก าหนดฟอนตทเลอกในรายการ Latin text font และ Complex scripts รวมทง Font style, Font size ใหตรงกน จากนนคลกป ม Set As Default


24


25

การก าหนดคา Default Font ของ OpenOffice.org Writer

เลอกค าสง Tools, Options จากนนคลกเลอกรายการ OpenOffice.org Writer ก าหนดฟอนตทเลอกในรายการ Basic fonts (Western) และ Basic fonts (CTL) ใหตรงกน คลกป ม OK

การก าหนดคา Default Font ของ LibreOffice Write

เลอกค าสง Tools, Options จากนนคลกเลอกรายการ LibreOffice Writer ก าหนดฟอนตทเลอกในรายการ Basic fonts (Western) และ Basic fonts (CTL) ใหตรงกน คลกป ม OK


26

การก าหนด Default Font ของ Microsoft PowerPoint 2003

การก าหนด Default Font ของ Microsoft PowerPoint แบงได 2 กรณคอ กรณทเลอกเปน Blank Presentation และกรณทเลอกแมแบบสไลด ซงจะตองก าหนดหลงจากเลอกแมแบบสไลด และหากมการเปลยนแปลงแมแบบสไลดกตองก าหนด Default Font อกครงเพราะ Font ของ Microsoft Point จะถกควบคมดวยแมแบบสไลดดวย

เลอกค าสง View, Master, Slide Master เพอเขาสโหมดการท างานแมแบบสไลด ซงจะมจอภาพ ดงน

จดสงเกตคอกลองขอความจะปรากฏค าวา “Click to edit …” โดยในสภาวะการท างานปกต จะแสดงดวยค าวา “Click to add …”

เลอกขอความทตองการก าหนดฟอนต กรณนใหท า 2 ครงคอ คลกเลอกกลองขอความบนเพอก าหนด Font ใหกบ Title ของสไลด และคลกกลองขอความลางเพอก าหนด Font ใหกบเนอหาสไลด จากนนเลอกค าสง Format, Font… ก าหนด Font ใหกบรายการ Latin text font และ Complex scripts font ใหตรงกน เชน Tahoma ตอดวยการก าหนดรปแบบเชน Font style, Size, olor และ Effects ตามตองการ


27

เมอก าหนด Font ใหกบกลองขอความทงสองแลว ใหกลบสโหมดการท างานปกตโดยเลอกค าสง View, Normal


การก าหนด Default Font ของ Microsoft PowerPoint 2007 กใชหลกการเดยวกบ Microsoft PowerPoint 2003 โดยเรมจากการเขาสโหมดแกไขแมแบบสไลดดวยการคลกท View Ribbon แลวคลกป ม Slide Master

จากนนเลอกรปแบบสไลดจากจอภาพควบคมดานขวา แนะน าใหเลอกเพยง 2 สไลดแรก


28

ตอดวยการคลกกลองขอความแตละกลอง เลอกฟอนตโดยเลอก Home Ribbon แลวคลกป มลกศรเฉยงทมมลางขวาของสวนควบคม Font

ปรากฏสวนก าหนดฟอนต ดงน


29

เลอกฟอนตใหตรงกนทง Latin text font และ Complex scripts font เชน Tahoma และลกษณะอนๆ ตามตองการแลวคลกป ม OK ท าซ าจนครบทกรปแบบสไลดและทกกลองขอความ จงกลบสโหมดการท างานปกตโดยคลก Slide Master Ribbon แลวคลกป ม Close Master View




30





31





32





33



34

การก าหนด Default Font ของ OpenOffice.org Impress

ใชแนวทางเดยวกบ Microsoft PowerPoint 2003 โดยเปลยนเฉพาะค าสง Format, Font… เปน Format, Character…

หรอจะใชวธก าหนดจาก Style โดยเลอกเมนค าสง Format, Style and Formatting… แลวก าหนดแบบอกษรจาก Style แตละรายการจนครบทกรายการ


35

การก าหนด Default Font ของ LibreOffice Impress

ใชลกษณะเดยวกบ OpenOffice.org Impress โดยเลอกค าสง Format, Character…

หรอจะใชวธก าหนดจาก Style โดยเลอกเมนค าสง Format, Style and Formatting… แลวก าหนดแบบอกษรจาก Style แตละรายการจนครบทกรายการ


36

การฝงฟอนต

กรณทมการเลอกใชแบบอกษรพเศษ (ไมควรละเมดลขสทธ) จะตองฝงแบบอกษร (Embedded) ดงกลาวไปกบเอกสารกอนเผยแพร โดยเฉพาะเอกสารทเลอกใชฟอนตมาตรฐานราชการไทยตามประกาศคณะรฐมนตร วนท 7 กนยายน 2553 เพอใหมนใจไดวาผรบสามารถเปดเอกสารและแสดงผลดวยฟอนตไดถกตอง

การฝงฟอนตของ Microsoft Word 2003

เลอกค าสง File, Save AS…

จากนนคลกตวเลอก Tools ทปรากฏมมบนขวาของจอภาพ เลอกค าสงยอย Save Options…

คลกเลอกรายการ Embed TrueType fonts


37


คลกป ม Quick Button และเลอกป ม Word Option ดานลาง จากนนใหเลอกค าสง Save แลวคลกเลอกค าสงยอยทรายการ Embed fonts in the file




38



หมายเหต

OpenOffice.org และ LibreOffice ทง Writer และ Impress ยงไมสามารถฝงฟอนตไปกบเอกสารใด จงควรใชความระมดระวงในการเลอกฟอนตพเศษ และ/หรอควรแนบฟอนต แจงลงกดาวนโหลดฟอนตไปดวยทกครงทมการเผยแพรเอกสารทมการใชฟอนตพเศษ

ทงนมขอแนะน าใหแจงขอความก ากบการสงเอกสาร OpenOffice.org และ LibreOffice ดงน

เอกสารแนบสรางดวย OpenOffice.org และ LibreOffice พรอมทงใชฟอนตมาตรฐานราชการไทย

หากคอมพวเตอรของทานยงไมมฟอนตดงกลาวสามารถดาวนโหลดและ ศกษารายละเอยด วธการตดตงไดท

http://www.nstda.or.th/index.php/nstda-knowledge/2689-thai-gov-fonts


39

Style หวใจส าคญของงานพมพยคดจทล

เอกสารงานพมพจะตองสรางดวยการพมพในรปแบบสไตล (Style) โดยก าหนด Heading1, Heading2, Heading3, Normal และ/หรอ Body ใหเหมาะสมกบเอกสารแตละประเภท

การก าหนด Style ของ Microsoft Word 2003

เลอกเมนค าสง Format, Styles and Formatting…

จะปรากฏแถบดานขางแสดงรายชอสไตลของเอกสาร สไตลส าคญทควรปรบไดแก Heading 1, Heading 2, Heading 3 และ Normal โดยการคลกป มขวาของเมาสทสไตลแลวเลอกค าสง Modify…


40

เมอคลกรายการ Modify ทสไตลทเลอกจะปรากฏจอภาพก าหนดคาตางๆ ของสไตล ดงน

คลกป ม Format แลวก าหนดคาแบบอกษร การจดพารากราฟและอนๆ ตามตองการ


41


เลอกค าสง Ribbon Home จะปรากฏ Styles ใหเลอกตางๆ

ใหเลอกสไตลส าคญทควรปรบไดแก Heading 1, Heading 2, Heading 3 และ Normal โดยการคลกป มขวาของเมาสทสไตลแลวเลอกค าสง Modify…




42







43



x


x




44

การก าหนด Style ของ OpenOffice.org Writer

เลอกค าสง Format, Styles and Formatting… จะปรากฏแถบควบคมการตงคาสไตล ดงน

คลกป มขวาของเมาสทสไตลทตองการปรบ แลวเลอกค าสง Modify… ก าหนดคาแบบอกษร การจดพารากราฟและอนๆ ตามตองการ


45

การก าหนด Style ของ LibreOffice Writer

เลอกค าสง Format, Styles and Formatting… จะปรากฏแถบควบคมการตงคาสไตล ดงน

คลกป มขวาของเมาสทสไตลทตองการปรบ แลวเลอกค าสง Modify… ก าหนดคาแบบอกษร การจดพารากราฟและอนๆ ตามตองการ


46

การใชงานสไตล

การใชงานสไตลท าไดงายๆ และสะดวก โดยคลกเลอกสไตลทตองการกอนพมพขอความ หรอจะใชการคลก ณ ขอความเดมแลวเลอกสไตลทตองการ

การสรางสารบญเนอหาจากสไตล

เอกสารทสรางดวยสไตลสามารถน าเนอหาดงกลาวมาสรางเปนสารบญเนอหาไดงาย โดยคลกเมาส ณ ต าแหนงทตองการสรางสไตล แลวเลอกค าสง

กรณ Microsoft Word 2003 เลอกค าสง Insert, Reference, Index and Tables … จากนนคลกเลอกแทบ Table of Contents เมอคลกป ม OK จะปรากฏสารบญจากเนอหาใหอตโนมต

กรณ Microsoft Word 2007 เลอกค าสง References, Table of Contents จากนนเลอกรปแบบของ Table of Contents ทตองการ



กรณ OpenOffice.org Writer เลอกค าสง Insert, Indexes and Tables, Indexes and Tables… เลอกแทบ Index/Table เมอคลกป ม OK จะปรากฏสารบญจากเนอหาใหอตโนมต

กรณ LibreOffice Writer เลอกค าสง Insert, Indexes and Tables, Indexes and Tables… เลอกแทบ Index/Table เมอคลกป ม OK จะปรากฏสารบญจากเนอหาใหอตโนมต


47

สงออกเปน PDF แลวได Bookmark อตโนมตจากสไตล

จดเดนของสไตลอกประการกคอ เมอมการสงออกเอกสาร PDF ตามขอก าหนดทถกตอง โปรแกรมจะแปลงขอความจากสไตลเปน Bookmark ของ PDF ใหอตโนมต

การสงออกเปน PDF ดวย Acrobat Professional

เปดเอกสารทสรางดวย Style แลวเลอกค าสง Adobe PDF, Convert to Adobe PDF

เมอเสรจสนการสงออกเปน PDF จะไดเอกสาร PDF ทม Bookmark จากสไตล ดงน

หมายเหต ไมแนะน าใหสงออกเปน PDF ดวยค าสง File, Print…


48

การสงออกเปน PDF ดวย Microsoft Word 2007

เลอกค าสง Save As

เปลยนนามสกลไฟล เปน PDF ในสวนของ Save as type


49

ปรากฏจอภาพเลอกไดรฟ/โฟลเดอรและก าหนดชอแฟมเอกสาร .pdf ดงน

ใหคลกป ม Options… ปรากฏรายการเลอก ดงน

คลกเลอกรายการ Create bookmarks using Headings แลวคลกป ม OK เมอเสรจสนการสงออกเปน PDF จะไดเอกสาร PDF ทม Bookmark จากสไตล ดงน


50


51



เปลยนนามสกลไฟล เปน PDF ในสวนของ Save as type และจะปรากฏจอภาพเลอกไดรฟ/โฟลเดอรและก าหนดชอแฟมเอกสาร .pdf ดงน


52




53





54



55




56

การสงออกเปน PDF ดวย OpenOffice.org Writer

เลอกค าสง File, Export as PDF…

คลกเลอกรายการ Export bookmarks แลวคลกป ม Export เมอเสรจสนการสงออกเปน PDF จะไดเอกสารทม Bookmark จากสไตลอตโนมต


57

การสงออกเปน PDF ดวย LibreOffice Writer


คลกเลอกรายการ Export bookmarks แลวคลกป ม Export เมอเสรจสนการสงออกเปน PDF จะไดเอกสารทม Bookmark จากสไตลอตโนมต


58

การสรางสไลดอตโนมตจากเอกสาร Style

เอกสารทสรางดวย Style ยงมประโยชนในการน าไปใชสรางตนรางของสไลด โดยไมตองมาเสยเวลากบการเปด Word และ Presentation แลว Copy/Paste ไปๆ มาๆ ใหเสยเวลา

การสรางสไลดจากเอกสาร Style ส าหรบ Microsoft Word 2003

เปดแฟมเอกสาร Word 2003 ทสรางในลกษณะ Style จากนนเลอกค าสง File, Send to, Microsoft Office PowerPoint … รอสกครจะปรากฏสไลดโดยมเนอหาจาก Word


เปดโปรแกรม Microsoft PowerPoint 2007 คลกเลอก Home Ribbon จากนนคลกป มลกศรเลกๆ ของป มเครองมอ New Slide เลอกรายการค าสง Slides from outline… จะปรากฏจอภาพใหเลอกแฟมเอกสาร Word ทจดสรางดวย Style รอสกครจะปรากฏสไลดโดยมเนอหาจาก Word


59






60

การสรางสไลดจากเอกสาร Style ส าหรบ OpenOffice.org Impress และ LibreOffice Impress

ใชหลกการเดยวกบ Microsoft Word 2003 แตเปลยนค าสงเปน File, Send, Outline to presentation


61

การใสค าอธบายภาพ/ตาราง

ภาพและตารางทน ามาประกอบในเอกสาร มกจะมค าอธบายก ากบโดยการพมพค าอธบายภาพ/ตารางเพอสงตอใหสารบญภาพ สารบญตารางจ าเปนตองปรบเปลยนวธการโดยใชความสามารถ Insert Caption ดงน

การใสค าอธบายตารางดวย Microsoft Word 2007, 2010 และ 2013

การใสค าอธบายตาราง ท าไดโดยการสรางตารางทตองการ จากนนใหน าเมาสไปอยใตตารางเพอใสค าอธบายตารางดวยการไปทเมน References, Insert Cation

เมอไดหนาตางค าสงแลวใหคลกในสวนของ Label เลอก ตาราง หรอ Table

จากนนคลกในรายการ Caption พมพขอความอธบายตารางตามขอมล เชน ตาราง 1 ตารางสรปขอมลการเงน แลวคลกป ม OK ท าซ ากบตารางอนๆ ดวยหลกการเดยวกน กรณทเปนการแทรกตาราง Microsoft Word จะล าดบตวเลขล าดบของตารางใหอตโนมต


62

การสรางสารบญตาราง

เมอก าหนดค าอธบายตารางดวยวธการขางตนแลว การสรางสารบญตารางสามารถท าไดสะดวก รวดเรว โดยเลอน Cursor ไปยงต าแหนงทตองการสรางสารบญตาราง จากนนคลกเลอกค าสง References, Insert Table of Figures

เลอกรายการ Caption label ใหตรงกบค าทระบในขนตอนการใส Caption ตวอยางเปลยน Caption label เปน ตารางท เมอคลกป ม Ok จะปรากฏสารบญตารางอตโนมต ดงน

หมายเหต การสรางสารบญภาพ ใชหลกการลกษณะเดยวกน


63

การใสค าอธบายตารางดวย OpenOffice.org Writer และ LibreOffice Writer

การใสค าอธบายตาราง ท าไดโดยการสรางตารางทตองการ จากนนคลกเมาสในตาราง แลวเลอกค าสง Insert, Caption

สงเกตรายการ Category จะปรากฏตวเลอกเปน Table หรออนๆ ใหคลกเพอเลอกรายการทตองการ กรณทไมพบรายการทตองการ เชน ค าวาตารางท สามารถพมพไปในในรายการดงกลาวไดดงน

จากนนคลกในรายการ Caption พมพขอความอธบายตารางตามขอมล เชน ตารางสรปขอมลการเงน แลวคลกป ม OK ท าซ ากบตารางอนๆ ดวยหลกการเดยวกน กรณทเปนการแทรกตาราง OpenOffice.org Writer จะล าดบตวเลขล าดบของตารางใหอตโนมต

การสรางสารบญตาราง

เมอก าหนดค าอธบายตารางดวยวธการขางตนแลว การสรางสารบญตารางสามารถท าไดสะดวก รวดเรว โดยเลอน Cursor ไปยงต าแหนงทตองการสรางสารบญตาราง จากนนคลกเลอกค าสง Insert, Indexes and Tables, Indexes and Tables


64

คลกเลอกแทบ Index/Table พมพค าอธบายสารบญในรายการ Title เชน สารบญตาราง แลวเลอกรายการ Type เปน Illustration Index

เลอกรายการ Category ใหตรงกบค าทระบในขนตอนการใส Caption ตวอยางเปลยน Illustration เปน ตารางท เมอคลกป ม Ok จะปรากฏสารบญตารางอตโนมต ดงน

หมายเหต การสรางสารบญภาพ ใชหลกการลกษณะเดยวกน


65

ขอมลบรรณานกรมแฟมเอกสารดจทอล เพมประสทธภาพการสบคน

เอกสารทกเอกสารจะตองก าหนด Document Properties เพอใหการสบคนเอกสารเปนไปไดงาย สะดวก รวดเรว อกทงยงเปนขอมลส าคญส าหรบ Search Engine และโปรแกรมจดการหองสมดดจทลทไดมาตรฐาน

เอกสารจากชด Microsoft Office 2003

เลอกค าสง File, Properties แลวปอนรายการดงตวอยาง


คลกป ม Quick Button แลวเลอกค าสง Prepare, Properties แลวปอนรายการดงตวอยาง


66


คลกป ม File แลวเลอกค าสง Info แลวปอนรายการทางดานขวาในสวนของ Properties ดงตวอยาง


คลกป ม File แลวเลอกค าสง Info แลวปอนรายการทางดานขวาในสวนของ Properties ดงตวอยาง


67

เอกสารจากชด OpenOffice.org

เลอกค าสง File, Properties… ปอนคาตามรายการ

เอกสารจากชด LibreOffice

เลอกค าสง File, Properties… ปอนคาตามรายการ


68

เอกสาร PDF

เอกสาร PDF จะตองก าหนด Document Properties ใหเหมาะสมและถกตองเชนเดยวกบเอกสารตนฉบบ กรณทเอกสารตนฉบบไดก าหนด Document Properties ไวแลวการสงออกดวยวธการ OpenOffice.org PDF Export (ดงรายละเอยดหนา 14) และการสงออกดวยค าสงของ Microsoft Office 2007 (ดงรายละเอยดหนา 12) ค าสงสงออกเปน PDF ดงกลาวจะโอนขอมล Document Properties จากเอกสารตนฉบบไปยงเอกสาร PDF โดยอตโนมต ซงสามารถตรวจสอบไดโดยเปดเอกสาร PDF ดวย PDF Reader แลวคลกเลอกเมนค าสง File, Properties… จะปรากฏผล ดงน

ส าหรบการใส PDF Properties ในเอกสาร PDF สามารถท าไดโดยผานโปรแกรม Acrobat Professional จากนนเลอกค าสง File, Properties


69

ฟอรแมตเอกสารทเหมาะสมในการเผยแพรสสาธารณะ หรอเพอการแลกเปลยน คอ PDF - Portable Document Format (PDF) ดงนนกอนเผยแพรเอกสารใดๆ ควรแปลงเอกสารตนฉบบใหเปนเอกสาร PDF โดยมขอก าหนดดงน

Output ทถกตองของ PDF

กรณการสงออกดวย Acrobat Professional

สรางเอกสาร PDF ดวยค าสง File, Print, Adobe PDF คลกเลอกป ม Properties

คลกแทบ Adobe PDF Settings จากนนเลอกรปแบบการสงออก PDF ทเหมาะสมจากรายการ Default Settings


70

Standard ส าหรบการแปลงเอกสารทตองการรอตรวจสอบคาบางอยาง

Press Quality & High Quality Print ส าหรบการสรางเอกสาร PDF ทตองการคณภาพสงและ/หรอส าหรบการสงโรงพมพ เหมาะส าหรบการท าตนฉบบเอกสารสงพมพ

Smallest File Size ส าหรบการสรางเอกสาร PDF ทมการลดขนาดไฟลเพอการสงผานอเมลหรอน าเสนอผานเวบไซต

PDF/A-1b:2005 (CMYK) มาตรฐานการสรางเอกสาร PDF เพอจดเกบเอกสารอเลกทรอนกสใหอยเปนเวลานานทสนบสนนชดส CMYK หรอการจดเกบเขาคลง (Archives) โดยมจดเดนคอ เอกสารจะมการฝงฟอนต การโอนขอมล Document Properties เปน PDF Properties และรบประกนวาสามารถเปดเรยกดไดในอนาคตผาน PDF Reader ตางๆ

PDF/A-1b:2005 (RGB) มาตรฐานการสรางเอกสาร PDF เพอจดเกบเอกสารอเลกทรอนกสใหอยเปนเวลานานทสนบสนนชดส RGB โดยมจดเดนคอ เอกสารจะมการฝงฟอนต การโอนขอมล Document Properties เปน PDF Properties และรบประกนวาสามารถเปดเรยกดไดในอนาคตผาน PDF Reader ตางๆ


71

หรอจะใชโปรแกรม BeCyPDFMetaEdit ซงเปน Freeware ทชวยในการใส PDF Properties ไดอยางมประสทธภาพ

PDF/X-1a:2001 มาตรฐานการสรางเอกสาร PDF เพอการแลกเปลยนสอมลตมเดยและสอกราฟก ตว X หมายถง eXchange คอการแลกเปลยนไฟล PDF ส าหรบงานเตรยมพมพ


72

PDF/X-3:2002 มาตรฐานการสรางเอกสาร PDF เพอการแลกเปลยนสอมลตมเดยและสอกราฟก


73

กรณการสงออกดวย Microsoft Office 2007

การสรางเอกสาร PDF โดยเลอกค าสง Save As, PDF or XPS จากนนใหตงชอ และคลกป ม Publish


หมายเหต หากไมปรากฎเมน PDF & XPS จะตองตดตงโปรแกรมเพมเตมตามทระบบแจง หรอใชวธการ Save as และเลอก Save As Type เปน PDF

กรณทตองการสงออก PDF เพอ

จดเกบเปนส าเนาหรอเพอสงพมพ ควรเลอกรายการ Optimize for เปน Standard


74

แนบไปกบอเมล หรอเผยแพรผานเวบไซต ควรเลอกรายการ Optimize for เปน Minimum size

จดเกบเปน Archives หรอเอกสารนนไมมการปรบแกไขอก เชน วทยานพนธ รายงานโครงการวจยตางๆ ใหคลกป ม Options… ปรากฏรายการเลอก ดงน

คลกเลอกรายการ ISO 19005-1 compliant (PDF/A) แลวคลกป ม OK เมอเสรจสนการสงออกเปน PDF จะไดเอกสาร PDF ทสงออกเปนฟอรแมตเพอการจดเกบเขาคลง (Archives)


75



เปลยนนามสกลไฟล เปน PDF ในสวนของ Save as type และจะปรากฏจอภาพเลอกไดรฟ/โฟลเดอรและก าหนดชอแฟมเอกสาร .pdf ดงน


76








77





78



79







80

กรณการสงออกดวย OpenOffice.org


ถาตองการสงออกเปนเอกสาร PDF เพอเผยแพรผานเวบ แนบอเมล ควรก าหนดคา Reduce Image Resolution จาก 300dpi ใหต ากวา 150 dpi รวมทงก าหนดคา JPEG compression ประมาณ 70% – 90%

ถาตองการสงออกเพอเกบเปนคลง (Archives) ใหคลกเลอกรายการ PDF/A-1a


81

กรณการสงออกดวย LibreOffice


ถาตองการสงออกเปนเอกสาร PDF เพอเผยแพรผานเวบ แนบอเมล ควรก าหนดคา Reduce Image Resolution จาก 300dpi ใหต ากวา 150 dpi รวมทงก าหนดคา JPEG compression ประมาณ 70% – 90%

ถาตองการสงออกเพอเกบเปนคลง (Archives) ใหคลกเลอกรายการ PDF/A-1a

PDF Security

เอกสาร PDF จะตองก าหนดสทธการเขาถงเอกสารและเนอหาใหเหมาะสมกอนเผยแพร

กรณใชงาน Acrobat Professional

สงออกดวยค าสง File, Print, Adobe PDF คลกเลอกป ม Properties


82

เลอกรายการ Adobe PDF Security เปน Reconfirm … จากนนคลกป ม Edit เพอเขาไปก าหนดสทธการเขาถงเนอหาและเอกสารใหเหมาะสม

คลกเลอกรายการ Require a password to open the document เพอก าหนดรหสผานใหกบเอกสาร PDF ส าหรบการเปดเรยกดเอกสาร

คลกเลอกรายการ Restrict editing and printing of the document. เพอก าหนดสทธการเขาถงเนอหา ดงน

Printing Allowed อนญาตใหพมพเอกสารไดหรอไม และไดระดบใด

Change Allowed อนญาตใหปรบแกไขเอกสารไดหรอไม อยางไร


83

Enable Copying of text, image and other content อนญาตใหคดเลอกเนอหาไดหรอไม

กรณทสงออกดวย OpenOffice.org

คลกเลอกแทบ Security เมอสงออกเอกสารเปน PDF

รายการเลอกกลกษณะเดยวกบทไดแนะน าไปขางตน


84

การฝงฟอนตกบเอกสาร PDF

Acrobat Professional

สงออกดวยค าสง File, Print, Adobe PDF คลกเลอกป ม Properties จากนนเลอกรปแบบการสงออกจากรายการ Default Settings คลกป ม Edit แลวเลอกฟอนตทตองการฝงจากแทบ Font

OpenOffice.org

ไดก าหนดคาสงออก PDF พรอมฝงฟอนตเปนคา Default อยแลว


85

การสรางแมแบบเอกสาร (Document Template)

แมแบบเอกสาร คอ เอกสารตนแบบทไดออกแบบส าหรบใชงานใดๆ เชน แมแบบจดหมาย แมแบบบนทก แมแบบรายงาน แมแบบวทยานพนธ ซงแตละแมแบบจะมการก าหนดลกษณะกระดาษ ขอบกระดาษ แนวกระดาษ แบบอกษร และ/หรอตวอกษร-ขอความตงตนเพอใหผใชสามารถใชงานไดอยางสะดวก โดยปกตจะมสวนขยายเฉพาะ เชน แมแบบเอกสารของ Microsoft Word 2003 จะมสวนขยายเปน .dot หรอ OpenOffice.org Writer จะมสวนขยายเปน .ott เปนตน

อยางไรกดพบวามความเขาใจผดเกยวกบแมแบบเอกสาร คอ หลายหนวยงานมกจะออกแบบแมแบบเอกสาร แมแบบสไลดเพยงเนนความสวยงาม เชน การออกแบบแมแบบสไลดโดยน าภาพทตองการมาวางเปน Background แลวบอกวานคอแมแบบสไลดขององคกร หรอการสรางแมแบบเอกสารโดยพมพขอความทตองการเพอใหผใชสะดวก และปอนเพยงบางสวน แตไมมการก าหนด Style และรปแบบพารากราฟใหเหมาะสม แยกวานนคอการใชสญลกษณพเศษมาเปนสวนประกอบของรายการเลอกในฟอรม แทนทจะใชความสามารถของ Form Control ทควรจะเปน

ตวอยางการสรางแมแบบทน า Drawing มาเปนสวนประกอบ

ดงนนการออกแบบ/สรางแมแบบเอกสารไมวาจะเปนรปแบบใดๆ ควรจะใหความส าคญถงแบบอกษร Style การจดพารากราฟ และอนๆ ดวยแทนทจะเนนแคกราฟกเพอความสวยงาม

แมแบบเอกสารเทคนค Style ดวย Microsoft Word 2003

การสรางแมแบบเอกสารดวย Microsoft Word 2003 กรณทใช Style มาควบคม ใชหลกการเดยวกบทไดแนะน าไปแลวในเอกสารหนา 39 แตจะมความแตกตางในการบนทกเอกสาร (Save) คอ จะตองบนทกเปนแฟมเอกสารแมแบบ ทมสวนขยายเปน .dot ดวยค าสง File, Save As… จากนนเลอก Save as type: เปน Document Template (*.dot)


86

Microsoft Word จะก าหนดไดรฟ/โฟลเดอรใหอตโนมต ส าหรบการเรยกใชงานแมแบบเอกสาร ท าไดโดยเลอกจากเมนค าสง File, New

ปรากฏแถบ New Document ดานขวาของจอภาพ ใหเลอกรายการ On my computer… ในรายการ Templates จะปรากฎรายการเลอก ดงน


87

คลกเลอกแมแบบเอกสารทตองการ แลวคลกป ม OK เพยงเทานกจะเปนการเปดใชงานแมแบบเอกสารทออกแบบไวดวยเทคนค Style


ใชหลกการเดยวกบการสรางแมแบบเอกสารเทคนค Style ดวย Microsoft Word 2003 แตใหคลกเลอกรายการ Save in: เปน Trusted Templates เพอใหโปรแกรมเลอกโฟลเดอรทเกบแฟมเอกสารแมแบบ


เมอสรางเอกสาร Templates เรยบรอยแลวใหคลกป ม File , Save as Send คลกทค าสง Chang File Type และ คลกเลอก Template (*.dotx)

คลกป ม Save As โปรแกรมจะใหใสชอไฟลของ Templates น


88

การใชงานใหคลกป ม File, New และหา Templates ตามชอทไดตงไว


เมอสรางเอกสาร Templates เรยบรอยแลวใหคลกป ม File , Export คลกทค าสง Chang File Type และ คลกเลอก Template (*.dotx)

คลกป ม Save As โปรแกรมจะใหใสชอไฟลของ Templates น


89

การใชงานใหคลกป ม File, New และหา Templates ตามชอทไดตงไว

แมแบบเอกสารเทคนค Style ดวย OpenOffice.org Writer

ใชหลกการเดยวกบ Microsoft Word 2003 แตเปลยนค าสงเปน File, Templates, Save… ซงจะปรากฏจอภาพควบคมดงน

คลกเลอก Categories เปน My Templates แลวตงชอแฟมแมแบบในรายการ New template จากนนคลกป ม OK

แมแบบเอกสารเทคนค Style ดวย LibreOffice Writer

เมอสราง Templates เรยบรอยแลวใหคลกเมนค าสง File, Save as Template…


90

คลกเลอก Categories เปน My Templates แลวตงชอแฟมแมแบบในรายการ New template จากนนคลกป ม OK

แมแบบสไลดดวย Microsoft PowerPoint 2003

ใชหลกการเดยวกบการก าหนด Default Font แตใหเพมการตกแตงสไลด เชน การใสสหรอรปภาพ Background การตกแตงดวยดวย Drawing จากนนบนทกดวยค าสง File, Save As…

เลอกรายการ Save as type เปน Design Template (*.pot) จากนนตงชอแฟมแมแบบสไลดแลวคลกป ม Save


91


ใชหลกการเดยวกบ Microsoft PowerPoint 2003


ใชหลกการเดยวกบ Microsoft PowerPoint 2003


ใชหลกการเดยวกบ Microsoft Word 2013 คอไปทเมนค าสง File , Export , Chang File Type แลวเลอก Template (*.potx) ก าหนดชอตามตองการ

แมแบบสไลดดวย OpenOffice.org Impress

ใชหลกการเดยวกบ Microsoft PowerPoint 2007 แตเปลยนค าสงเปน File, Templates, Save…

แมแบบสไลดดวย LibreOffice Impress

ใชหลกการเดยวกบ LibreOffice Writer คอไปทเมนค าสง File, Save As Template… คลกเลอก Categories เปน My Templates แลวตงชอแฟมแมแบบในรายการ New template จากนนคลกป ม OK

แมแบบเอกสารเทคนค Form ดวย Microsoft Word 2003

นอกจากแมแบบเอกสารดวยเทคนค Style แลว ยงอาจจะมการสรางแมแบบเอกสารในลกษณะการก าหนดชองปอนรายการดวย Form ตางๆ ดงน

แมแบบเอกสาร ดงตวอยางท าไดโดย

1. สรางแฟมเอกสารใหมดวยค าสง File, New, Blank document

2. ก าหนดขนาดกระดาษ และแนวกระดาษดวยค าสง File, Page Setup…


92

3. คลกเมาส ณ ต าแหนงทตองการแลวพมพขอความเพอแสดงปายก ากบ (Label) ดงตวอยาง

จะใชเครองมอตาราง (Table) ควบคมการจดวางองคประกอบหรอไมกได

4. เปดเครองมอ Form ดวยค าสง View, Toolbars, Forms

5. คลกเลอกเครองมอทตองการ เชน ตองการใหผใชปอนชอโครงการตอจากรายการ Project Title: ใหคลกเมาสหลงขอความ จากนนคลกเครองมอ Text Form Field จะปรากฎแถบสเทา ดงตวอยาง

6. ท าซ าต าแหนงอนๆ ตามเหมาะสม


93

7. กรณทรายการอนๆ ตองการปรบรปแบบการปอน เชน Target Audiences: ตองการใหคลกเลอก สามารถใชเครองมอ Check box form field ได ดงน

8. บนทกแฟมเปน .doc เพอเปนเอกสารตนฉบบ

9. คลกป ม Protect Form ป มรปแมกญแจ เพอปองกนไมใหผใชแกไขขอความใดๆ ไดนอกจากปอนขอความในฟอรมเทานน

10. บนทกแฟมเปนแมแบบเอกสาร (.dot)

แมแบบเอกสารเทคนค Form ดวย OpenOffice.org

แมแบบเอกสาร ดงตวอยางท าไดโดย

1. สรางเอกสารใหม แลวพมพขอความดงตวอยาง จากนนบนทกแฟมเอกสาร

2. เปดแถบเครองมอจดการ Form ดวยค าสง View, Toolbars, Form Controls


94

3. คลกเมาส ณ ต าแหนงทตองการวางฟลด เชน หลงขอความ Project Title: คลกป มควบคมฟอรมทตองการ กรณนคอ ฟลด Text Box แลวคลกเมาส ณ ต าแหนงจดเรมตนใชเทคนค Drag & Drop สรางกลองขอความใหไดขนาดทตองการ

4. ดบเบลคลกท Field ทสรางเพอเปดหนาตาง Properties

ปรบแตงคาใหเหมาะสม

5. ท าซ าสวนอนๆ จนครบ

6. คลกป ม Design mode on/off เพอปดสถานการณออกแบบฟอรม


95

7. บนทกแฟมเอกสาร แลวบนทกเปนแมแบบดวยค าสง File, Templates, Save

เทคนคการสราง Filed ของ OpenOffice.org

การสรางฟลดวนท

1. คลกเมาส ณ ต าแหนงทตองการวางฟลดวนท คลกป ม More Control เพอเปดแถบเครองมอเพมอก 1 ชด

2. คลกป ม Date field แลวสรางกลองฟลด จากนนดบเบลคลกกลองฟลดเพอเขาสการก าหนดคาผาน Properties

3. เลอนหารายการ Dropdown แลวปรบแกไขคาเปน Yes

4. ทดสอบโดยปดโหมดแกไข Form ดวยป ม Design Mode On/Off


96

หมายเหต หากตองการใหเอกสารแมแบบฟอรมถกเปดแลวไมอนญาตใหแกไขขอความใดๆ ยกเวนเตมขอมลในฟอรม ใหเลอกค าสง Tools, Options, OpenOffice.org, Security จากนนคลกเลอกรายการ Open this document in read only mode

การเตรยมภาพดจทลทมคณภาพ

ขอก าหนดการเตรยมภาพดจทล

การน าเสนอรปภาพเพอประกอบการน าเสนอในลกษณะตางๆ โดยภาพทไดมานนมทงภาพทถายดวยกลองถายภาพดจทล (Digital Camera) ภาพจากเครองกราดภาพ (Scanner) ซงมคาก าหนดการจดเตรยมภาพ และการใชงานทแตกตางทงความละเอยด (Resolution) ขนาดภาพ (Image Size) เพอใหการน าภาพไปใชในลกษณะตางๆ เปนไปอยางถกตอง ควรมการเตรยมภาพใหเหมาะสมกบรปแบบการใชงาน

วนทเวลาของอปกรณเตรยมภาพดจทล

วนท/เวลาของกลองภายภาพดจทล และเครองคอมพวเตอรมความส าคญอยางมากในการจดการภาพดจทล กลองถายภาพดจทลและเครองสแกนเนอรในปจจบนมการเกบขอมลวนท/เวลาทถาย สแกน หรอแกไขลงไปในแฟมภาพดจทล ผานสวนการท างานทเรยกวา Image Metadata โดยเฉพาะ ภาพฟอรแมต JPG และ TIFF ซงมซอฟตแวรจ านวนมากทสามารถดงคาวนท/เวลาดงกลาว มาใชประโยชนได เชน การน ามาใชเปนสวนประกอบในชอของภาพ (File name) ดงนนการถายภาพ หรอสแกนภาพ ควรก าหนดวนท/เวลาของกลองถายภาพดจทล คอมพวเตอรทตอสแกนเนอรใหถกตองตรงตามความเปนจรงทกครง

รปแสดงการตงคาวน/เวลาของกลองถายภาพดจทล (ค าสงแตกตางกนได)

วนททถายภาพ สแกนภาพ และปรบแกไขภาพฟอรแมต JPG และ TIF จะจดเกบไวในรายการของเมทาดาทาชด EXIF (Exchangeable Image File Format) ดงตวอยางขางลางเปน

รายการ EXIF Metadata ของภาพจากกลองถายภาพดจทลทเปดเรยกดดวยซอฟตแวร XnView

รปแสดงคา EXIF ของภาพดจทลทไดจากกลองถายภาพดจทล

คาดงกลาวสามารถน ามาประยกตใชไดดวยซอฟตแวรตางๆ เชน การดงคาวนท/เวลาของ ภาพถายดจทลมาใชเปนสวนประกอบของชอแฟมภาพ ดวยความสามารถ Rename ของ XnView

รปแสดงคาดงคาวนทจาก EXIF มาเปนสวนประกอบของชอแฟมภาพดจทลดวย XnView

ความละเอยดของภาพ (Image Resolution)

ความละเอยดของภาพกเปนองคประกอบส าคญทตองพจารณาในการเตรยมภาพ ดวยราคาของอปกรณจดเกบทลดลงบนฐานของความสามารถในการจดเกบทมากขนกวาเดม ท าใหการบนทกภาพ การถายภาพ การสแกนภาพควรก าหนดคาความละเอยดของภาพใหสงเทาทอปกรณจะรบได หรอ สงพอควร เชน มากกวา 150 จดตอนว (Dot per Inch) หรอก าหนดคาความกวางของภาพ คณภาพของภาพ (Image Quality) จากกลองถายภาพดจทลใหอยในระดบทดถงดทสด

รปแสดงการตงคาคณภาพของถายภาพดวยกลองถายภาพดจทล (ค าสงแตกตางกนได)

ขนาดของภาพ (Image Size)

ขนาดของภาพกมความส าคญไมแพความละเอยดของภาพ โดยการเตรยมภาพตนฉบบควรก าหนดขนาดภาพใหสงไวกอน เพอใหสามารถน าไปใชงานไดอยางเหมาะสม หนวยวดขนาดของภาพคอจดหรอพกเซล (Pixel) ประกอบดวยคาความกวาง (Width) และคาความสง (Height)

การเตรยมภาพตนฉบบเพอใชประกอบการจดพมพเอกสาร ควรก าหนดขนาดภาพไมนอยกวา 1024 × 768 พกเซล และควรปรบขนาดภาพใหเหมาะสมในการใชงานแตละครง แตละลกษณะโดย ใชเทคนคการปรบขนาดภาพดวยค าสงของซอฟตแวรจดการภาพ (หลกเลยงการปรบขนาดภาพดวย การลากจด Handle ทมมของภาพ) โดยการปรบแตง การปรบขนาดภาพนน ภาพทปรบควรบนทกดวยชอแฟมภาพใหม เพอเกบแฟมภาพตนฉบบไวใชงานตอ

การเตรยมภาพส าหรบเวบไซต สอน าเสนอตางๆ ควรปรบขนาดภาพใหเหมาะสมดวยซอฟตแวรจดการภาพทกครง และควรก าหนดขนาดทเปนมาตรฐานในงานตางๆ ดวย ดงเชนทเวบไซต iab.net ไดแนะน าไวดงน

รปแสดงขนาดของภาพลกษณะตางๆ ในการน าเสนอผานเวบ

สของภาพ

สของภาพกมความส าคญตอภาพลกษณขององคกรได ณ เวลานการเรยกสดวยชอเรยกตามปกต เชน แดง เขยว เหลอง ฟา อาจจะสรางปญหาไดงาย เชน สของโลโกหนวยงานเปนสแดง กคงเปน การยากทจะบอกวาสแดงลกษณะใด เชน แดงเขม แดงมด แดงออน แดงสวาง ดงนนการก าหนด รหสก ากบส โดยเฉพาะสของหนวยงานยอมสรางความเขาใจทตรงกนได

ส านกงานพฒนาวทยาศาสตรและเทคโนโลยแหงชาต ไดตระหนกถงสทมตอภาพลกษณองคกร จงไดก าหนดรหสก ากบสของโลโก ดงน

รปแสดงรหสสโลโกของ สวทช.

เมทาดาทาสบคนรปภาพ

รปภาพดจทลฟอรแมต TIF และ JPG นอกจากจะมเมทาดาทาชด EXIF ทไดจากอปกรณแลว ยงอนญาตใหผใชงานปอนขอมลเพมเตมลงไปในเมทาดาทาชด IPTC อกดวย เพอชวยในการสบคน การแลกเปลยนขอมลกบระบบตางๆ ขอมลทปอนประกอบดวยชอภาพ ค าอธบายภาพ ชอผถายภาพ/ ผสรางสรรค ค าคน หมวดภาพ ตลอดทงเงอนไขการใชงานตางๆ

การปอนขอมลเมทาดาทา IPTC จะตองใชซอฟตแวรเฉพาะ เชน XnView ตวอยาง การปอนขอมลลงใน IPTC ดวย XnView ท าไดโดยเปดโปรแกรม XnView แลวคลกขวาทภาพ ทตองการ เลอกค าสง Edit IPTC Data จะปรากฏจอภาพปอนขอมลเมทาดาทา ดงน

รปแสดงค าสงปอน IPTC ของ XnView

ขอมลทปอนไปสามารถใชค าสงสบคนของ XnView และยงท างานกบซอฟตแวรตางๆ ทจดการเมทาดาทาของภาพได เชน NextGen Gallery ของ Wordpress.org JoomGallery ของ Joomla และ Gallery2 รวมถงเวบไซตคลงภาพอยาง Fickr.com

รปแสดงการดงขอมล IPTC ของภาพมาแสดงผาน Flickr.com

ขอก าหนดการพฒนาเอกสารเวบ

สอดจทลรปแบบหนงทแพรหลายในปจจบนไดแก เอกสารเวบ ดงนนการพฒนาเอกสารเวบกควรก าหนดแนวปฏบตเพอใหไดเอกสารเวบทมคณภาพ ตรงกบเทคโนโลย รองรบการเขาถงของ Search Engine ดงน

1. เวบไซตควรจะสอดคลองกบขอก ำหนดของ W3C ส ำหรบ Extensible HyperText

Markup Language (XHTML) ระดบ 1.0 หรอ HTML ระดบ 4.0

2. เวบไซตควรจะสอดคลองกบขอก ำหนดของ W3C ในเรองกำรพฒนำเวบไซตให

ทกคนเขำถงได (Web Content Accessibility Guidelines) ระดบ 1.0

3. เวบไซตใดใช Cascading Style Sheets (CSS) เวบไซตเหลำนนควรจะสอดคลอง

กบขอก ำหนดของ W3C ส ำหรบ CSS ระดบ 1

4. ในกำรน ำเสนอขอมลในแตละหนำจะตองม Header และ Footer ทเหมำะสม เชน

Header จะตองประกอบดวย โลโกขององคกรทจะลงคกลบไปทหนำแรกของ

องคกร ชอของหนวยงำนทจะลงคไปทหนำแรกของหนวยงำน เมนหลกของ

เวบไซต และชองส ำหรบคนหำขอมล

Footer จะตองประกอบไปดวยขอควำมสงวนลขสทธในกำรน ำขอมลใน

เวบไซตไปใชงำน รวมทงทอยในกำรตดตอ

5. ในกำรตงชอแฟมขอมลและชอโฟลเดอร ใหใชหลกกำรเดยวกบทไดแนะน ำใน

ขอก ำหนดกำรตงชอโฟลเดอรและชอแฟมเอกสำร โดยไมตองระบวนทสรำง/

เผยแพร

6. เอกสำรเวบทกเอกสำรจะตองมกำรก ำหนดชอของเอกสำรหนำนน ไวในสวนของ

แทก <title>…</title> โดยชอทก ำหนดขนมำควรใชภำษำองกฤษ และตอทำยดวย

ภำษำไทยได และอธบำยถงภำพรวมของเวบไซตนนๆ ใหไดมำกทสด โดยไมควร

ยำวเกน 64 ตวอกษร และหำกใช CMS ใดๆ พฒนำจะตองก ำหนดชอของเอกสำร

เวบดวยสวนควบคมของ CMS ใหถกตองเชนกน

ไมควรใชเทคนคใดๆ ในกำรพมพ เชน กำรเวนวรรคระหวำงตวอกษร

หรอควบคมดวย Javascript

7. เอกสำรเวบทกเอกสำรตองก ำหนดคยเวรด (Keyword) โดยกำรใชแทก

<meta name=“keywords” content=“ค ำ1,ค ำ2,…”> ตวอยำงเชน

<meta name=“keywords” content=“STKS, Science and Technology Knowledge

Services, NSTDA, Library, หองสมด, บรกำรทรพยำกรสำรสนเทศ”> เปนตน

กรณทพฒนำเวบดวย CMS จะตองก ำหนดคยเวรดของเวบและบทควำมให

เหมำะสมจำกสวนควบคมของ CMS ดวย

8. เอกสำรเวบทกเอกสำรจะตองก ำหนดค ำอธบำยเวบอยำงยอ (Description) ดวยแทก

<meta name=“description” content=“ค ำอธบำยเวบ”> ทงนขอควำมดงกลำว

ไมควรยำวเกน 250 ตวอกษร และกรณทพฒนำเวบดวย CMS จะตองก ำหนด

ค ำอธบำยเวบของบทควำมและเวบไซตจำกสวนควบคม CMS ดวย

รปแสดงค าสงก าหนดชอเอกสาร ค าอธบายเวบ และค าคนเอกสารเวบของโปรแกรม Joomla

9. เอกสำรเวบทกเอกสำรจะตองก ำหนดชอหนวยงำนหรอผพฒนำเวบ ดวยแทก

<meta name=“author” content=“ชอหนวยงำน/ผพฒนำเวบ”> และกรณทพฒนำ

เวบดวย CMS จะตองก ำหนดค ำอธบำยเวบของบทควำมและเวบไซตจำกสวน

ควบคม CMS ดวย รวมทงควรปรบแกไขคำ Profile ของผใชจำกระบบของ CMS

ใหถกตองครบถวน

รปแสดงค าสงก าหนดชอเอกสาร ค าอธบายเวบ ค าคนและผเขยนเอกสารเวบของโปรแกรม Joomla 10. เอกสำรเวบทกเอกสำรจะตองมกำรก ำหนดชดของตวอกษร (Character Set) โดย

จะตองก ำหนดเปนชด TIS-620 หรอ UTF-8 ซงกำรก ำหนดชดของตวอกษรใน

เอกสำรแตละหนำนนจะใชค ำสง

<meta http-equiv=“Content-Type” content=“text/html;charset=TIS-620”> หรอ

<meta http-equiv=“Content-Type” content=“text/html;charset=UTF-8”>

กำรระบ TIS-620 หรอ UTF-8 จะตองระบใหเหมอนกนทงเวบ และตอง

ตรงกบระบบภำษำไทยของโปรแกรมจดกำรฐำนขอมล และ Web

Programming รวมทงเครองมอทใชพฒนำเวบ

11. กำรก ำหนดชนดของแบบอกษร (Font) ทใชแสดงผล ควรก ำหนดเปนชดฟอนต

ทครอบคลมกบระบบปฏบตกำรตำงๆ ใหมำกทสด โดยกำรใชแทก

<font face=“ชอของฟอนต”> โดยเฉพำะเวบไซตทมกำรใชขอมลทเปนภำษำไทย

จะตองก ำหนดชอฟอนตทมอยในเครอง Macintosh และ PC พรอมทงระบขนำดท

เหมำะสมดวย ชดฟอนตทแนะน ำไดแก

<font face=” “Tahoma, MS Sans Serif, Thonburi”>…</font>

ส ำหรบกำรก ำหนดผำนสวนควบคม CSS ใหระบดวยค ำสง

Font-Family: Tahoma, “MS Sans Serif”, Thonburi;

รปแสดงค าสงก าหนดแบบอกษรผาน CSS ของโปรแกรม Joomla

12. หลกเลยงกำรคดลอก (copy) เนอหำจำกเอกสำรใดๆ มำวำงบน WYSIWYG

Editor ของ CMS เนองจำกจะตด Special Code จำกซอฟตแวรมำดวย สงผลให

กำรแสดงผลผดพลำดได ทงนควรน ำไปวำง (Paste) ผำน Text Editor กอนแลวจง

คอยคดลอกและน ำมำวำงบน WYSIWYG Editor

13. กำรน ำภำพมำประกอบในเอกสำร จะตองก ำหนดควำมกวำง และควำมสงท

ถกตอง

ของภำพนนไวดวยเสมอ เพอชวยใหกำรจดโครงรำงของเอกสำรท ำไดอยำง

รวดเรว รวมทงจะตองก ำหนดแอทรบวต alt และ title ไวภำยในแทก <img src=..>

เชน

<img src=“ชอไฟลภำพ” width=“ควำมกวำงเปนพกเซล” height=“ควำมสงเปน

พกเซล” alt=“ค ำอธบำยภำพ” title=“ค ำอธบำยภำพ”> เพอแสดงขอควำมอธบำย

ส ำหรบเวบเบรำวเซอรบำงชนด ทไมสำมำรถแสดงขอมลทเปนรปภำพได และ

เปนขอมลส ำหรบกำรสบคนของ Search Engine

กรณทใช CMS สำมำรถก ำหนดคำควำมกวำง ควำมสง และค ำอธบำยภำพ

ไดจำกระบบ

14. กำรน ำรปภำพมำประกอบในเอกสำรเวบ ถำรอบๆ ต ำแหนงทวำงรปภำพม

ตวอกษร ควรจะก ำหนดระยะหำงจำกขอบของรปทกดำน โดยกำรใชแอทรบวต

vspace=“ระยะหำงเปนพกเซล” hspace=“ระยะหำงเปนพกเซล” และถำรปนนเปน

ตวเชอมโยงไปยงเอกสำรอน ควรก ำหนดควำมกวำงของกรอบเทำกบศนย

ดวยแอทรบวต border=“0”

กรณทใช CMS สำมำรถก ำหนดคำดงกลำวไดจำกระบบ

รปแสดงค าสงตงคาการแสดงผลรปภาพของโปรแกรม Joomla

15. กำรพมพเนอหำจะตองใหควำมส ำคญกบกำรใชเครองหมำยวรรคตอน

กำรเขยนทบศพท และศพทบญญต

16. ผเขำชมเวบไซตควรไดรบแจงขอมลเกยวกบกำรใชงำนโปรแกรมปลกอน (Plug-

ins) พรอมทงควรมจดเชอม (Link) ใหสำมำรถดำวนโหลดและตดตงโปรแกรม

นนๆ ไดโดยสะดวก

17. ในระหวำงกำรพฒนำควรจะมกำรทดสอบกำรแสดงผล โดยกำรใชโปรแกรม

เวบเบรำวเซอรหลำยๆ ชนด เชน

โปรแกรม Mozilla Firefox บน PC

โปรแกรม Internet Explorer บน PC

โปรแกรม Mozilla Firefox บน Macintosh

โปรแกรม Internet Explorer บน Macintosh

โปรแกรม Safari บน Macintosh

หรอเวบเบรำวเซอรใหมๆ ทสำมำรถทดสอบได

18. เวบไซตจะตองตดซอฟตแวรวเครำะหกำรเขำชม เชน Truehits, Google Analytic

และน ำผลมำวเครำะห ปรบปรงเวบอยำงสม ำเสมอ

บญเลศ อรณพบลย

บญเกยรต เจตจ านงนช

ฝายบรการความรทางวทยาศาสตรและเทคโนโลย

ส านกงานพฒนาวทยาศาสตรและเทคโนโลยแหงชาต

ค าน า

คมอฉบบนจดท าขนมาเพอประกอบคมอ “ขอก าหนดการพฒนาสอดจทลทมคณภาพ” โดยเนนการแนะน าการใชงานโปรแกรมเพอจดการสอดจทลทงทเปนเอกสารงานพมพ ภาพดจทลใหไดสอดจทลทไดมาตรฐาน มคณภาพ ไมเสยเวลาและ/หรอท างานซ าซอน

โปรแกรมทแนะน าตามคมอไดแก Microsoft Office 2003/2007/2010/2013 OpenOffice.org LibreOffice PDF Creator Acrobat Professional และ XnView

ผเขยนหวงวาจะเปนเอกสารตงตนส าหรบหนวยงานทสนใจประกาศ/ก าหนดใชงานขอก าหนด/มาตรฐานการพฒนาสอดจทลทมคณภาพ และหากมขอผดพลาดประการใด ผเขยนขออภยและกรณาแจงมาท [email protected]

บญเลศ อรณพบลย

10 เมษายน 2554

สารบญ

สอดจทลทมคณภำพ .......................................................................................................... 1

กำรบรหำรจดกำรโฟดเดอรและแฟมเอกสำรดจทล ................................................... 4

กำรจดกำรโฟลเดอร ..................................................................................................... 4

กำรตงชอแฟมเอกสำร .................................................................................................. 6

กำรสรำงเอกสำรงำนพมพทมคณภำพ .............................................................................. 8

กำรสรำงสอน ำเสนอทมคณภำพ ..................................................................................... 10

กำรจดเอกสำร PDF .......................................................................................................... 12

เอกสำร PDF ทไดดวยกระบวนกำรสแกน .......................................................... 12

เอกสำร PDF จำกกำรแปลงหรอกำรสงออก ...................................................... 13

เอกสำร PDF จำกกระบวนกำรวำจำง ................................................................... 14

ตวอยางขอก าหนดการวาจางการสแกนเอกสาร ....................................................... 15

ขอก ำหนดกำรเผยแพรเอกสำรในฟอรแมต PDF ........................................................... 18

กำรใชงำนโปรแกรมตำงๆ เพอสรำงสอดจทลทมคณภำพ............................................ 19

ฟอนตมำตรฐำน ............................................................................................................... 20

กำรก ำหนดคำ Default Font ของ Microsoft Word 2003 ............................................. 21




กำรก ำหนดคำ Default Font ของ OpenOffice.org Writer ............................................ 25

กำรก ำหนดคำ Default Font ของ LibreOffice Write .................................................... 25

กำรก ำหนด Default Font ของ Microsoft PowerPoint 2003 ........................................ 26




กำรก ำหนด Default Font ของ OpenOffice.org Impress ............................................. 34

กำรก ำหนด Default Font ของ LibreOffice Impress .................................................... 35

กำรฝงฟอนต ............................................................................................................... 36

กำรฝงฟอนตของ Microsoft Word 2003 ................................................................ 36




หมำยเหต ..................................................................................................................... 38

Style หวใจส ำคญของงำนพมพยคดจทล .................................................................. 39

กำรก ำหนด Style ของ Microsoft Word 2003 ........................................................ 39




กำรก ำหนด Style ของ OpenOffice.org Writer ...................................................... 44

กำรก ำหนด Style ของ LibreOffice Writer ............................................................. 45

กำรใชงำนสไตล .................................................................................................... 46

กำรสรำงสำรบญเนอหำจำกสไตล ....................................................................... 46

สงออกเปน PDF แลวได Bookmark อตโนมตจำกสไตล .......................................... 47

กำรสงออกเปน PDF ดวย Acrobat Professional ................................................... 47

กำรสงออกเปน PDF ดวย Microsoft Word 2007 .................................................. 48



กำรสงออกเปน PDF ดวย OpenOffice.org Writer ................................................. 56

กำรสงออกเปน PDF ดวย LibreOffice Writer ........................................................ 57

กำรสรำงสไลดอตโนมตจำกเอกสำร Style ................................................................ 58

กำรสรำงสไลดจำกเอกสำร Style ส ำหรบ Microsoft Word 2003 ......................... 58




กำรสรำงสไลดจำกเอกสำร Style ส ำหรบ OpenOffice.org Impress และ LibreOffice Impress ................................................................................................ 60

กำรใสค ำอธบำยภำพ/ตำรำง ............................................................................................ 61

กำรใสค ำอธบำยตำรำงดวย Microsoft Word 2007, 2010 และ 2013 ......................... 61

กำรสรำงสำรบญตำรำง .............................................................................................. 62

กำรใสค ำอธบำยตำรำงดวย OpenOffice.org Writer และ LibreOffice Writer .............. 63

กำรสรำงสำรบญตำรำง .............................................................................................. 63

ขอมลบรรณำนกรมแฟมเอกสำรดจทอล เพมประสทธภำพกำรสบคน ................. 65

เอกสำรจำกชด Microsoft Office 2003 ......................................................................... 65




เอกสำรจำกชด OpenOffice.org ................................................................................... 66

เอกสำรจำกชด LibreOffice .......................................................................................... 67

เอกสำร PDF...................................................................................................................... 68

Output ทถกตองของ PDF ........................................................................................... 69

กรณกำรสงออกดวย Acrobat Professional ........................................................... 69

กรณกำรสงออกดวย Microsoft Office 2007 .......................................................... 73



กรณกำรสงออกดวย OpenOffice.org .................................................................... 80

กรณกำรสงออกดวย LibreOffice ........................................................................... 81

PDF Security ................................................................................................................ 81

กรณใชงำน Acrobat Professional .......................................................................... 81

กรณทสงออกดวย OpenOffice.org ........................................................................ 83

กำรฝงฟอนตกบเอกสำร PDF ..................................................................................... 84

Acrobat Professional .............................................................................................. 84

OpenOffice.org ....................................................................................................... 84

กำรสรำงแมแบบเอกสำร (Document Template) ............................................................. 85

แมแบบเอกสำรเทคนค Style ดวย Microsoft Word 2003 ........................................... 85




แมแบบเอกสำรเทคนค Style ดวย OpenOffice.org Writer ......................................... 89

แมแบบเอกสำรเทคนค Style ดวย LibreOffice Writer ................................................ 89

แมแบบสไลดดวย Microsoft PowerPoint 2003 .......................................................... 90




แมแบบสไลดดวย OpenOffice.org Impress ............................................................... 91

แมแบบสไลดดวย LibreOffice Impress ...................................................................... 91

แมแบบเอกสำรเทคนค Form ดวย Microsoft Word 2003 .......................................... 91

แมแบบเอกสำรเทคนค Form ดวย OpenOffice.org .................................................... 93

เทคนคกำรสรำง Filed ของ OpenOffice.org ......................................................... 95

ขอก ำหนดกำรเตรยมภำพดจทล ...................................................................................... 97

วนทเวลำของอปกรณเตรยมภำพดจทล .................................................................... 97

ควำมละเอยดของภำพ (Image Resolution) ................................................................ 99

ขนำดของภำพ (Image Size) ....................................................................................... 99

สของภำพ .................................................................................................................. 100

เมทำดำทำสบคนรปภำพ .......................................................................................... 101

ขอก ำหนดกำรพฒนำเอกสำรเวบ .................................................................................. 104

Documents

สื่อดิจิทลัที่มีคณุภาพlib.hcu.ac.th/files/2016/seminar-2016Sep15-16/20150226-digital-med… · การพัฒนาฐานข้อมูล