การจัดเรียงและให ้ข้อมูลจดหมายเหต ุตามระบบ ISAD(G)ปรับแก้ใหม่เป็นฉบับที่2

โครงการฐานขอมลจดหมายเหตมานษยวทยาในประเทศไทย การจดเรยงและใหขอมลจดหมายเหตตามระบบ ISAD(G)

54

การจดเรยงและใหขอมลจดหมายเหตตามระบบ ISAD(G) คลงขอมลจดหมายเหตนกมานษวทยา

เรยบเรยงโดย ธนวด สขประเสรฐ

นกวชาการเอกสารสนเทศ

ISAD(G) คออะไร?

ISAD(G) : General International Standard Archival Description คอ มาตรฐานการจดระบบและใหขอมลจดหมายเหตทไดรบการยอมรบจากสมาคมจดหมายเหตสากล (the International Council on Archives (ICA/CIA) โดยมาตรฐานนจะระบวาการใหขอมลจดหมายเหตมองคประกอบ (elements) และกฎ (rules) อะไรบาง

ระบบ ISAD ฉบบแรกถกใชในป ค.ศ.1993/1994 ซงเปนฉบบทพฒนามาจากรางในป ค.ศ.1990 โดยการหารอกนในกลมยอยของคณะกรรมการกากบมาตรฐานการใหขอมลอรรถาธบาย (the AdHoc Commission on Descriptive Standards)1 จากนนในป ค.ศ.2000 สมาคมจดหมายเหตสากลไดทาการปรบแกใหมเปนฉบบท2 และใชมาจนถงปจจบนคอ ISAD(G)

กฏขนพนฐานของการจดเรยงและใหขอมลจดหมายเหต

1) การสรางชดขอมลจดหมายเหตมความสอดคลอง เหมาะสม และสามารถใหอรรถาธบายไดดวยตวเอง

2) อานวยในการคนคนและแลกเปลยนขอมลเกยวกบวสดจดหมายเหต

3) สามารถควบคมเอกสารรวมกนได

4) ทาใหความเปนกลมกอนของขอมลทมาจากแหลงตนทางตางกน สามารถรวมอยในระบบสารสนเทศเดยวกนได

1 เปนกลมทเรมดาเนนงาน ในป ค.ศ.1988 ไดรบการสนบสนนโดยองคการยเนสโก (UNESCO)


55

การจดเรยงเอกสารจดหมายเหตตามระบบ ISAD(G)

มาตรฐานการใหขอมลจดหมายเหตตามระบบ ISAD(G) สมพนธกบการจดเรยงเอกสาร (archival arrangement) หมายถง การกาหนดชวงชนของขอมลจดหมายเหตสาหรบการอธบายเอกสาร

การจดเรยงและใหขอมลจดหมายเหตจะตองเรมจากขอมลทวไปจนถงขอมลเฉพาะ หมายความวา การสรางเนอหาเพออธบายเอกสารจะเรมจากชดเอกสารทเปนกลมใหญทสดคอระดบ collection (ชดเอกสาร) ชวงชนเพมเตมทตามมาคอระดบ series (กลม), sub-series (กลมยอย), file (แฟม), sub-file (แฟมยอย), และ item (ชนเอกสาร) ตามลาดบ2

จากนนตองมการสรางเนอหาทเชอมโยงกนในแตละระดบ ทงน ตองคานงวา การสรางขอมลจดหมายเหตในแตละระดบนนเปนประโยชนสาหรบผใชงานหรอไม อยางนอยทสด จะตองมการใหขอมลในระดบแรก คอ ระดบชดเอกสาร นอกจากน นกจดหมายเหตสามารถทบทวนและเพมรายละเอยดของขอมลจดหมายเหตไดตลอดเวลา ตามความตองการของเจาของเอกสาร ทรพยากร และเวลาทอานวย

รปแบบการจดเรยงและกาหนดชวงชนเอกสารจดหมายเหตแตละชด อาจปรากฎไดหลายรปแบบ ดงน

2 ตามระบบ ISAD(G) จะเรยกชวงชนทใหญทสดวา Fonds อยางไรกตาม คลงขอมลจดหมายเหตนกมานษยวทยา จะใชคาวา collection


56

การกาหนดชวงชนเอกสารจดหมายเหต

1. ระดบ collection (ชดเอกสาร) ใหใชชอเจาของเอกสารเปนตวจาแนก

2. ระดบ series (กลม), sub-series (กลมยอย), file (แฟม), และ sub-file (แฟมยอย) สามารถจาแนกตามเกณฑตอไปน

ปททางานภาคสนาม เชน 2501, 2511-2528 เปนตน

พนทในการทางานภาคสนาม เชน ประเทศ ภมภาค จงหวด เมอง เปนตน

ประเดนในการศกษา เชน พธกรรม เกษตรกรรม ระบบเศรษฐกจ เปนตน

กลมชาตพนธ เชน ไทดา มอญ ไทลอ กะเหรยง เปนตน

ประเภทเอกสาร เชน เอกสารทเกดจากการทางาน เอกสารราชการ เอกสารสวนบคคล เปนตน

ชนดของเอกสาร เชน สไลด ภาพถาย จดหมาย บตรบนทก เปนตน

เมอจดเรยงเอกสารตามชวงชนดงกลาวแลว ใหสรางเนอหาเพออธบายขอมลจดหมายเหตแตละชวงชน เรมตงแตชนใหญสดจนถงระดบชนเอกสาร ตามองคประกอบและกฎของระบบ ISAD(G)


57

การใหขอมลจดหมายเหตตามระบบ ISAD(G)

แนวคดสาคญของการสรางเนอหาอธบายขอมลจดหมายเหตทมหลายชวงชน

1. อธบายจากขอมลทวไป ไปสขอมลทมลกษณะเฉพาะ โดยใหขอมลทเปนภาพรวมในชวงชนใหญทสด คอ ระดบ collection สวนในชวงชนถดมา ใหขอมลทครอบคลมเฉพาะขอบเขตของชนขอมลนนๆ ทายทสดการสรางเนอหาอธบายขอมลจดหมายเหตลกษณะน จะทาใหเหนความสมพนธระหวางองครวมและสวนยอยของเอกสารแตละชด

2. คาอธบายขอมลจดหมายเหต ตองเปนขอมลทสะทอนบรบทและเนอหาของชนขอมลไดอยางถกตอง เปนขอมลทเหมาะสมในแตละระดบ

3. การเชอมโยงคาอธบาย ตองแสดงใหเหนอยางชดเจนถงชวงชนของขอมล โดยเชอมโยงคาอธบายจากระดบทสงกวาลงไปสระดบทตากวา และระบอยางชดเจนวาคาอธบายทสรางขนนน อยในระดบใดของชวงชนขอมล

4. หลกเลยงการใหขอมลซาในแตละชวงชน โดยในระดบชวงชนใหญสด คอ collection ตองมขอมลทครอบคลมเนอหาทงระดบ series และระดบ file โดยไมตองอธบายซาอกในระดบทรองลงมาก แตใหขอมลทครอบคลมเฉพาะขอบเขตของระดบนนๆ

กฎและหลกการใหขอมลจดหมายเหตตามระบบ ISAD(G)

คลงขอมลจดหมายเหตนกมานษยวทยา ไดใชองคประกอบการใหขอมลจดหมายเหตตามระบบ ISAD(G) 7 องคประกอบหลก ไดแก

1. Identity statement area - ขอมลสาคญทระบหนวยขอมลจดหมายเหต 2. Context Area - เนอหาทแสดงใหเหนทมาและบรบทของหนวยขอมล 3. Content and structure area - เนอหาทแสดงใหเหนหวเรองและการจดเรยงเอกสาร 4. Conditions of access and use area - เงอนไขการเขาถงและใช 5. Allied materials area - ระบวาวสดจดหมายเหตอยทใดและมจานวนเทาใด 6. Note area - ระบขอมลทไมสามารถบนทกไวในองคประกอบอนๆ ได


58

7. Description control area - ระบการสรางขอมลจดหมายเหต ดาเนนการอยางไร และใครเปนผดาเนนการ

อยางไรกตาม คลงขอมลจดหมายเหตฯ ไดเพมองคประกอบหลกท 8 เขาไป คอ Access points เพอเอออานวยตอระบบการสบคนทมประสทธภาพ โดย Access points จะมองคประกอบยอย 3 องคประกอบ คอ

Subject access points คอ การระบหวเรอง

Specific access points คอ การระบชอเฉพาะ

Keywords คอ การระบคาสาคญ

นอกจากน องคประกอบหลกทวาดวยเรอง Context Area ไดเพมองคประกอบยอย 1 องคประกอบ คอ

Repository คอ สถานท องคกร หรอสถาบน ทดแลและจดเกบเอกสาร

อกทง องคประกอบหลกทวาดวยเรอง Conditions of access and use area ไดเพมองคประกอบยอยเขาไปอก 3 องคประกอบคอ

Creative Commons License (CC) คอ สญญาอนญาตครเอทฟคอมมอนส

Cultural protocol คอ ระเบยบปฏบตทางวฒนธรรม

Traditional Knowledge License (TK) คอ ขอกาหนดการใชขอมลท เ ปนความรทางวฒนธรรม

องคประกอบตางๆ ของขอมลทปรากฏในขอมลจดหมายเหต 8 องคประกอบหลก ดงทกลาวมา เปนฐานของการใหคาอธบายชดเอกสารจดหมายเหตในระดบ collection (ชดเอกสาร) เมอตองการใหคาอธบายชวงชนอนๆ ทรองลงมา ใหเลอกองคประกอบขอมลทง 8 กลม ตามความเหมาะสม

องคประกอบการใหขอมลตามระบบ ISAD(G)

คลงขอมลจดหมายเหตนกมานษยวทยา ใชองคประกอบหลก 8 กลม และองคประกอบยอย 33 องคประกอบ ในการอธบายขอมลจดหมายเหต มกฎและหลกการใหขอมล ดงตอไปน


59

1. Identity statement area - ขอมลสาคญทระบหนวยขอมลจดหมายเหต

องคประกอบหลกนมความสาคญทสดสาหรบการใหขอมลจดหมายเหต จงตองใหขอมลทละเอยดและชดเจนวา ใครหรอองคกรใดเปนผสราง สะสม หรอจดเกบชดเอกสาร ชอชดเอกสาร หวเรองเอกสาร วนทเกดเอกสาร ปรมาณเชงกายภาพ การมคาอธบายทชดเจนจะชวยใหการคนหางายยงขน

1.1 Reference codes (รหสอางอง) : ระบหนวยขอมลและแสดงความสมพนธกบคาอธบาย

ระดบ collection

รหสอางองชดเอกสารระดบ collection ใหใชอกษรภาษาองกฤษตวแรกของชอและนามสกลของเจาของเอกสาร

ตวอยาง

MM หมายถง ชดเอกสารของ ไมเคล มอรแมน

CK หมายถง ชดเอกสารของ ชารล คายส

ระดบ series

รหสอางองชดเอกสารระดบ series ใหใชอกษรภาษาองกฤษตวแรกของชอและนามสกลของเจาของเอกสาร ตามดวยอนเดอรสกอร ( _) ตามดวยหมายเลขสองหลกของซร

ตวอยาง

MM_01 หมายถง ชดเอกสารของไมเคล มอรแมน ซรท 1

SP_03 หมายถง ชดเอกสารของ สมตร ปตพฒน ซรท 3


60

ระดบ sub-series

รหสอางองชดเอกสารระดบ sub-series ใหใชอกษรภาษาองกฤษตวแรกของชอและนามสกลของเจาของเอกสาร ตามดวยอนเดอรสกอร ( _) ตามดวยหมายเลขสองหลกของซร ตามดวยจด (.) ตามดวยหมายเลขหนงหลกของซบซร

ตวอยาง

CP_01.1 หมายถง ชดเอกสารของ ฉววรรณ ประจวบเหมาะ ซรท 1 ซบซรท 1

ระดบ file

รหสอางองชดเอกสารระดบ file ใหใชอกษรภาษาองกฤษตวแรกของชอและนามสกลของเจาของเอกสาร ตามดวยอนเดอรสกอร ( _) ตามดวยหมายเลขสองหลกของซร ตามดวยอนเดอรสกอร ( _) ตามดวยหมายเลขสองหลกของไฟล

ตวอยาง

CY_03_02 หมายถง ชดเอกสารของ ชน อยด ซรท 3 ไฟลท 2

CP_01.1_04 หมายถง ชดเอกสารของ ฉววรรณ ประจวบเหมาะ ซรท 1 ซบซรท 1 ไฟลท 4

ระดบ sub-file

รหสอางองชดเอกสารระดบ sub-file ใหใชอกษรภาษาองกฤษตวแรกของชอและนามสกลของเจาของเอกสาร ตามดวยอนเดอรสกอร ( _) ตามดวยหมายเลขสองหลกของซร ตามดวยอนเดอรสกอร ( _) ตามดวยหมายเลขสองหลกของไฟล ตามดวยจด (.) ตามดวยหมายเลขหนงหลกของซบไฟล

ตวอยาง

CP_01.1_03.3 หมายถง ชดเอกสารของ ฉววรรณ ประจวบเหมาะ ซรท 1 ซบซรท 1 ไฟลท 3 ซบไฟลท 3


61

ระดบ item

รหสอางองชดเอกสารระดบ item ใหกาหนดรหสเอกสารเพยงแค 4 หลก ไดแก

หลกท 1 หมายถง ชอชดเอกสาร

หลกท 2 หมายถง ตเกบเอกสาร

หลกท 3 หมายถง ซรของเอกสาร

หลกท 4 หมายถง ลาดบชนของเอกสาร (นบรวมกนทงซร)

ตวอยาง

เอกสารชด SP มทงหมด 4 ซร ในซรท 2 (ประเทศจน) มทงหมด 770 ระเบยน แมซรนจะแบงเปน 6 file อยางไรกตาม การลงทะเบยนเอกสารรายชน ใหเรยงลาดบตงแตชนท 1 ถง 770 คอ SP-1-2-1 ถง SP-1-2-770

1.2 Identifier (รหสเอกสาร) : ใชกฎเกณฑเดยวกบการให Reference codes

1.3 Title (ชอเอกสาร) : ระบชอหนวยขอมล

ตวอยาง

ไมเคล มอรแมน (collection)

2541 (series)

ไทดา (series)

เอกสารสวนตว (series)

ลาว (series)

ภาพถาย (file)

บตรบนทก (file)


62

บนทกประจาวน วนท 15-31 มนาคม และ 1-12 เมษายน 2499 (item)

Basic information of Nongprong community, Petchaburi province (item)

พธเสนเฮอน (item)

1.4 Date(s) (วนท) : ระบและบนทกวนทของหนวยขอมล

ตวอยาง

2532-00-00

1997-00-00

1.5 Level of Description (ระดบของหนวยขอมล) : ระบชวงชนของหนวยขอมล

Collection หมายถง ชดเอกสาร

Series หมายถง กลม

Sub-series หมายถง กลมยอย

File หมายถง แฟม

Sub-file หมายถง แฟมยอย

Item หมายถง ชนเอกสาร

1.6 Extent and medium of the unit of description (ขอบเขตและสอของหนวยขอมล) : อธบายลกษณะขอบเขตทางกายภาพและตวสอของหนวยขอมล

ตวอยาง

- ชดเอกสารประกอบดวย ภาพถาย 211 ระเบยน, แถบบนทกภาพ 6 ระเบยน


63

- ชดเอกสารประกอบดวย สมดบนทกและกระดาษบนทก ภาพถาย เอกสารรายงาน จดหมาย และบตรบนทก จานวน 403 ระเบยน

- ชดเอกสารจานวน 5931 ระเบยน ประกอบไปดวย สไลด ภาพถาย บตรบนทก จดหมาย สมดบนทก เอกสารพมพ แผนท โปสการด และแถบบนทกภาพ

2. Context Area - เนอหาทแสดงใหเหนทมาและบรบทของหนวยขอมล

บรบทเปนขอมลทสาคญทแสดงใหเหนความแตกตางหรอเอกลกษณของชดเอกสาร ขอมลบรบทจะชวยใหผใชเขาใจถงทมาของเอกสาร การเกด การจดเกบ การสงตอเอกสารของเจาของเอกสาร เพราะเอกสารคอผลงานของบคคลหรอองคกรทเกดขนจากกจกรรมในชวตประจาวน การศกษาขอมลเกยวกบองคกรหรอบคคลกอนการกาหนดการจดเรยงเอกสารและสรางคาอธบายเอกสารจงมความสาคญ

2.1 Name of creator (s) (เจาของเอกสาร) : ระบชอเจาของเอกสาร

ตวอยาง

ไมเคล มอรแมน

ฉตรทพย นาถสภา

ฮนส มานดอรฟ

2.2 Repository (คลงเกบเอกสาร) : ระบสถานท องคกร หรอสถาบน ทดแลและจดเกบเอกสารตนฉบบ และ/หรอ เอกสารดจทล

ตวอยาง

ศนยมานษยวทยาสรนธร (องคการมหาชน)

หองสมดมหาวทยาลยวอชงตน สหรฐอเมรกา


64

2.3 biographical history (ประวตของเจาของเอกสาร) : ระบขอมลเพอสะทอนการทางานของเจาของเอกสาร ผลงานทสาคญ รวมถงการเกดเอกสารจดหมายเหต

ตวอยาง

วลเลยม เจ.คลอสเนอร เกดทนวยอรก ป พ.ศ.2472 จบการศกษาทมหาวทยาลยเยล และจบปรญญาโทการศกษาภาคพนเอเชยตะวนออกเฉยงใต และปรชญาดานกฎหมาย เขาใชเวลามากกวาครงหนงของชวตอาศยอยในเมองไทยซงเปรยบเหมอนบานหลงทสองของเขา

เขาเดนทางมาประเทศไทยเมอป พ.ศ. 2498 และใชเวลาหนงปเพอทางานวจยภาคสนามอยางเขมขนทหมบานในภาคอสานของประเทศไทย คลอสเนอรมความสนใจในดานกฎหมาย วฒนธรรม และการศาสนา จงเปนรากฐานทคลอสเนอรนามาวเคราะหและมองปญหา "การเปลยน แปลง" ในสงคมไทยดวยสายตาของคนนอกทเขามาอยเมองไทยในฐานะคนใน

ประสบการณจากการรวมกลมสมาคมตางๆ ชวยเสรมใหเขารบรตอการเปลยนแปลงทางความคด และวสยทศนของคนในสงคมไทยอยางหลากหลาย เขามสวนในมลนธฟอรด, มลนธรอกกเฟลเลอร, มลนธเอเชย, มลนธจม ทอมปสน, สยามสมาคม และสมาคมนกเรยนเกาอเมรกา ฯลฯ นอกจากนคลอสเนอรยงเปนอาจารยสอนกฎหมาย และ มานษยวทยา รวมทงสอนศาสนาทมหาจฬาลงกรณราชวทยาลยดวย

2.4 Archival history (ประวตเอกสารจดหมายเหต) : ระบขอมลทเกยวของกบความเปนมาของชดเอกสาร เชน แหลงทมา การถายโอนการครอบครอง สงทเกดขนกบชดเอกสาร ประวตการจดเรยง การสรางขอมลสาหรบอานวยในการสบคน วนททดาเนนการตางๆ ตอชดเอกสาร

ในกรณทชดเอกสารไดรบมาโดยตรงจากเจาของเอกสาร ใหบนทกขอมลนลงใน Immediate source of acquisition or transfer (แหลงทมาของเอกสารโดยทางตรง)

ตวอยาง

ชดเอกสารจดหมายเหตของ ศ.ชารล เอฟ คายส ชดน ไดรบมาจากการแลกเปลยนขอมลภายใตโครงการ Digital Archive Research on Thailand ระหวางศนยมานษยวทยาสรนธร (องคการมหาชน) กบ


65

มหาวทยาลยวอชงตน สหรฐอเมรกา, ป พ.ศ. 2553. เอกสารตนฉบบไดรบการจดเกบอยใน “ชดเอกสารพเศษ” หองสมดมหาวทยาลยวอชงตน สหรฐอเมรกา

2.5 Immediate source of acquisition or transfer (แหลงทมาของเอกสารโดยทางตรง) : ระบแหลงทมาของเอกสาร และการรบมอบจากผบรจาคโดยตรง วนทและกระบวนการในการจดหาหรอรบมอบ

ตวอยาง

เอกสารชดนไดรบการบรจาคโดย ศ.ดร.อานนท กาญจนพนธ, ป พ.ศ. 2551

เอกสารชดนไดรบการบรจาคโดย บตรของ ศ.ชน อยด, ป พ.ศ. 2552

3. Content and structure area - การใหขอมลเกยวกบเนอหาในหนวยขอมลจดหมายเหต

การใหขอมลจดหมายเหต คอ การสรางสาระสงเขปทแสดงขอบเขตและขอมลตางๆ ทเกยวของกบบคคล หวเรอง สถานท เหตการณ และประเดน โดยเปนการใหสาระสงเขปทสนและกระชบทสด จนผใชสามารถตดสนใจไดวา เอกสารจดหมายเหตนนๆ ตรงตอความตองการของผใชหรอไม

ประเภทของขอมลทควรไดรบการกลาวถงในสาระสงเขปของขอมลจดหมายเหต

ประเภทของวสด/รปแบบของเอกสารจดหมายเหต

ชอบคคลและองคกรทปรากฏอยางเดนชดในเอกสารจดหมายเหต

ชอบคคลทสรางขอมล หรอบคคลทขอมลกลาวถง ในเอกสารจดหมายเหต

หวเรอง ประเดน และจดเดน ของเนอหาทเอกสารจดหมายเหตกลาวถง

เหตการณทบนทกไว หรอสมพนธกบเนอหาในเอกสารจดหมายเหต

สถานทตงทางภมศาสตร ซงมความสาคญอยางมากในเอกสารจดหมายเหต


66

ชวงเวลาทเอกสารจดหมายเหตเกยวของ และมนยสาคญมากเพยงพอทจะทาใหเขาใจเอกสารจดหมายเหต

3.1 Scope and content (ขอบเขตและเนอหา) : เพอใหผ ใ ชพจารณาวา หนวยขอมลเกยวของกบสงทผใชคนหาหรอไม

ตวอยาง

เอกสารบนทกภาคสนามของ ศ.ฉตรทพย นาถสภา จานวน 144 ระเบยน ( 114 ชวโมง 02 นาท) เปนแถบบนทกเสยงคาสมภาษณชาวบานในชนบทและในเมองทองถน จาก 4 ภาคของประเทศไทย ตงแตป พ.ศ. 2522-2526 จาแนกเปน ภาคกลาง 41 ระเบยน ภาคเหนอ 20 ระเบยน ภาคตะวนออกเฉยงเหนอ 48 ระเบยน และภาคใต 35 ระเบยน การเกบขอมลใชวธการทเรยกวา “ประวตศาสตรบอกเลา” โดยใหผถกสมภาษณบอกเลาเรองราวในสมยยงหนมสาว หรอจดจาคาบอกเลามาจากบรรพบรษ ในเรองเกยวกบการตงถนฐาน ความเปนอย อาชพ ความเชอ เปนตน แถบบนทกเสยงชดน ศ.ฉตรทพย ไดนามาประกอบการเขยนหนงสอเรอง “เศรษฐกจหมบานไทยในอดต”

ชดเอกสารประกอบดวยภาพถาย 857 ระเบยน จากการทางานภาคสนามทางมานษยวทยาของ ศ.ฮนส มานดอรฟ ในพนทจงหวดเชยงใหม เชยงราย และตาก ชวงป พ.ศ. 2504-2505 และ พ.ศ.2506-2508 ภาพถายเหลานสะทอนใหเหนสภาพสงคม เศรษฐกจ ความเชอ ของกลมชนบนพนทสง 6 กลม ไดแก ลซ ละห อาขา มง กะเหรยง และเยา

การไดมาซงคาอธบายขอบเขตและเนอหาของเอกสารจดหมายเหต สามารถไดมาจากวธการทหลากหลาย อาท

การสงเคราะหของนกจดหมายเหต

การใหรายละเอยดเอกสารโดยเจาของเอกสาร กอนสงมอบใหคลงเอกสารจดหมายเหต

การจดประชมหรอบรรยายโดยเจาของเอกสาร ในประเดนเกยวกบเอกสารจดหมายเหตชดนน เพอใหนกจดหมายเหตบนทกขอมลจากการบรรยาย


67

การสมภาษณเจาของเอกสารเกยวกบกระบวนการทางานและการบนทกขอมล จากนนสงเคราะหขอมลจากบทสมภาษณ

การทางานรวมกบเจาของเอกสาร โดยนกจดหมายเหตหรอผชวยวจย

3.2 Appraisal, destruction, and scheduling information (การประเมนคณคา การทาลาย และระยะเวลาในการจดเกบ) : ระบขอมลเกยวกบการประเมนคณคาเอกสาร การทาลาย และชวงเวลาในการเกบรกษา ทไดดาเนนการไปแลว หรอควรจะทาในอนาคต

ตวอยาง

All the Mabo Papers that were transferred to the National Library have been preserved. (Fonds)

3.3 Accruals (เอกสารคงคาง) : ระบขอมลใหผใชทราบวา อาจมขอมลเพมเตมสาหรบหนวยขอมลอกในอนาคต

ตวอยาง

Further accruals are expected (Fonds)

3.4 System of arrangement (ระบบทใชในการจดเรยงเอกสาร) : ระบขอมลเกยวกบโครงสราง ลาดบ และ/หรอ ระบบการจดแบงหนวยขอมล

ตวอยาง

ชดเอกสารจาแนกออกเปน 2 กลม ตามกลมชาตพนธทศกษา ระดบกลมยอยจาแนกตามประเภทเอกสาร ระดบแฟมจาแนกตามประเดนทศกษา และระดบแฟมยอยจาแนกตามหวขอทศกษา


68

The collection is divided into five series, which are based on the periods of field work in Thailand. Regarding file level, it is classified by material-bases types.

4. Conditions of access and use area - เงอนไขการเขาถงและใช

องคประกอบหลกนเปนการแสดงใหเหนวาเอกสารมสถานภาพหรอควรไดรบการจดการอยางไร มขอกาหนดในการเขาถงและใชอยางไร ซงขอกาหนดอาจเปนขอกาหนดตามกฎหมาย หรอตามเงอนไขทผบรจาคไดกาหนดไวเปนลายลกษณอกษร หากไมมขอตกลงรวมกบเจาของเอกสารอยางเปนลายลกษณ คลงเอกสารจดหมายเหต จะใชกรรมสทธในฐานะผดแลเอกสาร จดการและเผยแพร โดยพจารณาบนเงอนไขอนๆ ทงดานกฎหมายและจรยธรรม

ขอกาหนดในการเขาถงและใชเอกสารแตละชด และ/หรอ ชนเอกสาร สามารถพจารณาขอกาหนดไดจาก

กฎหมายลขสทธหรอกฎหมายทรพยสนทางปญญา

หนงสอขออนญาตใชสทธ (deed of gift) ทคลงเอกสารจดหมายเหตทาขอตกลงรวมกบเจาของเอกสาร ทายาทของเจาของเอกสาร หรอผบรจาค

สญญาอนญาตครเอทฟคอมมอนส (Creative Commons License - CC)

ระเบยบปฏบตทางวฒนธรรม (Cultural Protocols)

ขอกาหนดการใชขอมลทเปนความรทางวฒนธรรม (Traditional Knowledge License -TK)

4.1 Condition governing accessible and reproduction (เงอนไขกากบการเขาถง ทาซา และดดแปลงขอมล) : เปนการใหขอมลทงเชงกฎหมายและขอกาหนดอนๆ ทกากบการใชขอมล ซงเปนผลมาจากตวบทกฎหมาย สญญา ขอตกลง หรอนโยบาย ทกากบการเขาถง ใชขอมล รวมไปถงการผลตซาขอมล

ตวอยาง

ก) เอกสารชดนไมมขอจากดในการใช


69

ข) เอกสารชดนมขอจากดในการใช เนองจากเอกสารบางชนไดรบการตพมพแลว ดงนนเพอความเคารพในทรพยสนทางปญญา จงไมเผยแพรเอกสารดจทลบนหนาฐานขอมลจดหมายเหตฯ หากทานใดสนใจดเอกสารตนฉบบ กรณาตดตอทโครงการจดหมายเหตมานษยวทยา ศนยมานษยวทยาสรนธร (องคการมหาชน)

ค) เอกสารชดนมขอจากดในการใช เอกสารบางชนไมอนญาตใหสบคนเอกสารดจทล เนองดวยเปนเอกสารสวนบคคล และเปนเอกสารทเปนความลบ

4.2 Creative Commons License (สญญาอนญาตครเอทฟคอมมอนส): เปนสญญาอนญาตทางลขสทธ มจดประสงคเพอหลกเลยงการเกดปญหาลขสทธตอการแบงปนสารสนเทศ โดยหากจะมการนาขอมลทอยในคลงเอกสารจดหมายเหตฯ ไปใช อาจอยภายใตขอกาหนดสญญาอนญาตครเอทฟคอมมอนส 6 ชนด ดงน

Attribution (CC-BY) หมายถง อางองแหลงทมา Attribution-Share Alike (CC-BY-SA) หมายถง อางองแหลงทมา ใหอนญาตตอไปแบบเดยวกน Attribution-No Derivative Works (CC-BY-ND) หมายถง อางองแหลงทมา หามดดแปลง Attribution-Noncommercial (CC-BY-NC) หมายถง อางองแหลงทมา หามนาไปใชเพอการคา Attribution-Noncommercial-Share Alike (CC-BY-NC-SA) หมายถง อางองแหลงทมา หาม

นาไปใชเพอการคา และใหอนญาตตอไปแบบเดยวกน Attribution-Noncommercial-No Derivatives (CC-BY-NC-ND) หมายถง อางองแหลงทมา หาม

นาไปใชเพอการคา และหามดดแปลง


70

ตวอยาง

หมายเหต – ดรายละเอยด สญญาอนญาตครเอทฟคอมมอน

ขอกาหนดในการใชขอมลทางวฒนธรรม

ดวยตระหนกวาชมชนเจาของวฒนธรรมมระเบยบปฏบตในการเขาถงและ ใชขอมลทเปนความรและการแสดงออกทางวฒนธรรมทแตกตางกน จงตองมขอกาหนดเพอแสดงใหผใชทราบวาชดเอกสารและขอมลแตละชนมการใชภายใตขอกาหนดใดบางของเจาของวฒนธรรม ขอกาหนดนอาจไดมาจากระเบยบปฏบตทมอยแลวของแตละวฒนธรรม หรอ เกดจากการหารอและสอบถามความคดเหนเจาของวฒนธรรมทเปนแหลงทมาของขอมล จากนนสรางขอตกลงในการใชขอมลรวมกนระหวางคลงเอกสารจดหมายเหตกบเจาของวฒนธรรม

ขอกาหนดในการใชขอมลวฒนธรรม เปนขอกาหนดทถกนามาใชในกรณทกฎหมายลขสทธและทรพยสนทางปญญาไมอาจคมครองมรดกทางวฒนธรรมไดอยางครอบคลม

สาหรบคลงจดหมายเหตนกมานษยวทยาจะใชขอกาหนด 2 แบบในการกาหนดการเขาถงและใชขอมลวฒนธรรม คอ Cultural Protocols (ระเบยบปฏบตทางวฒนธรรม) และ Traditional Knowledge Licenses and Fair-Used Label (ขอกาหนดการใชขอมลทเปนความรทางวฒนธรรม) มเกณฑในการใช ดงตอไปน


71

4.3 Cultural Protocols (ระเบยบปฏบตทางวฒนธรรม): ในกรณทบางชมชนหรอบางวฒนธรรมมระเบยบปฏบตและเงอนไขในการเขาถงและใชขอมลทางวฒนธรรม เชน เงอนไขเรอง เพศ อาย สถานภาพในชมชน หรอการเปนสมาชกทแทจรงของชมชน ใหคลงขอมลจดหมายเหตนกมานษยวทยายดถอระเบยบปฏบตนนๆ ในการเผยแพรขอมล

ตวอยาง

หมายเหต – ดรายละเอยด ระเบยบปฏบตทางวฒนธรรม

ในกรณทชดเอกสารหรอขอมลทางวฒนธรรมใดๆ ทอยในเอกสารจดหมายเหต ไมไดมระเบยบปฏบตทางวฒนธรรมของเจาของวฒนธรรมควบคมการเขาถงและใชมรดกทางวฒนธรรมของชมชน (ทงจบตองไดและจบตองไมได) ใหนกจดหมายเหตพจารณาใช Traditional Knowledge Licenses

4 . 4 Traditional Knowledge Licenses and Fair-Used Label ค อ ข อกาหนดการใชขอมลทเปนความรทางวฒนธรรม/ ภมปญญาทองถน ขอกาหนดนเปนขอกาหนดทคลงจดหมายเหตฯ เรยนรมาจาก Mukurtu Archives3 โดยพจารณาแลวเหนวาสามารถใชเปนขอกาหนดการใชขอมลทาง

3 http://www.mukurtu.org/


72

วฒนธรรมทอยในคลงจดหมายเหตฯ ในปจจบน อยางไรกตาม ขอกาหนดนอาจมการปรบปรงหรอพฒนาไปใชขอกาหนดอนๆ ทอาจเหมาะสมกวาในอนาคต

ขอกาหนดการใชขอมลทเปนความรทางวฒนธรรมประกอบไปดวยสญลกษณ 12 รปแบบ เพอระบการใชขอมล ดงตอไปน

Traditional Knowledge Attribution หมายถง ผใชสามารถนาขอมลไปใชไดตามความประสงค ไมวาเพองานศกษาวจยหรอเผยแพรตอสาธารณะ และควรอางถงทมาของขอมลนใหชดเจนในรปแบบลายลกษณ อกษร วาขอมลดงกลาวเปนภม ปญญาทองถนของชมชนใด

Traditional Knowledge Attribution Non-Commercial - หมายถง ผใชสามารถนาขอมลไปใชเพองานศกษาวจยหรอเผยแพรตอสาธารณะเทานน ไมไดรบอนญาตใหนาขอมลไปใชในเชงพาณชย และควรอางถงทมาของขอมลนใหชดเจนในรปแบบลายลกษณอกษรวาเปน ภมปญญาทองถนของชมชนใด

Traditional Knowledge Community Owned Education - หมายถง ผใชสามารถนาขอมลไปใชเพอวตถประสงคทางการศกษาเทานน และควรอางทมาของขอมลนใหชดเจนในรปแบบลายลกษณอกษรวาเปน ภมปญญาทองถนของชมชนใด และหากผใชตองการเผยแพรขอมลชดนนตอไปอกทอดเพอวตถประสงคดาน การศกษา ผใชจะตองพดคยกบชมชนเจาของวฒนธรรมเพอการแลกเปลยนขอมลอยาง เปนธรรม รวมถงเปดโอกาสใหชมชนเขาถงผลงานทางการศกษาทนาขอมลจากชมชนไปใช

Traditional Knowledge Community Owned Commercial - หมายถง ขอมลนไดรบการกาหนดจากชมชนเจาของขอมลใหใชในเชงพานชยได โดยผใชตองตดตอโดยตรงกบชมชน เพอยนยนวาการนาไปใชเพอการคานนจะไมกอใหเกดความเสยหายหรอ เปนการดหมนชมชนเจาของขอมล ผนาขอมลไปใชตองจายคาธรรมเนยมการขออนญาตใชขอมลแบบครงเดยว นอกจากนผใชตองอางแหลงทมาของขอมลใหชดเจน

Traditional Knowledge Public Domain Commercial - หมายถง ผใชสามารถนาขอมลไปใชในเชงพาณชยได เนองจากเปนสาธารณสมบต แมชมชนเจาของขอมลจะไมม


73

กรรมสทธถอครองตามกฎหมาย แตผใชควรเคารพระเบยบปฏบตทางวฒนธรรมของชมชน ไมควรนาไปใชในรปแบบทไมเหมาะสม ซงอาจเปนภยคกคาม หรอนาความเสอมเสยสชมชนได นอกจากนตองอางทมาของขอมลใหชดเจนวาชมชนใดเปนเจาของขอมลทาง วฒนธรรม

Traditional Knowledge Externally Owned Commercial - หมายถ ง ผ ใ ชสามารถนาขอมลไปใชในเชงพาณชยได แมชมชนเจาของขอมลจะไมมกรรมสทธถอครองตามกฎหมาย แตขอมลเหลานไดรบการคมครองจากเจาของลขสทธผเกบรกษาขอมล อนไดแก นกวจยหรอสถาบน ผใชตองตดตอกบนกวจยหรอสถาบนทเปนเจาของลขสทธโดยตรงเพอ ขอใชขอมล อยางไรกตามผใชงานควรใชดวยความเคารพในระเบยบปฏบตทางวฒนธรรมของ ชมชนดวย และควรแจงใหสาธารณชนทวไปทราบวาชมชนใดเปนแหลงขอมลน เพอปองกนมใหมการนาวตถไปใชในรปแบบทไมเ ห ม า ะ ส ม ซ ง อ า จ เ ป น ภ ย ค ก ค า ม ห ร อ น า ค ว า ม เ ส อ ม เ ส ย ม า ส ช ม ช น ไ ด

Traditional Knowledge Community Use Only - หมายถง ขอมลนสงวนใหเฉพาะสมาชกชมชนเจาของวฒนธรรมใชเทานน และตองใชภายใตระเบยบปฏบตทางวฒนธรรมของชมชน หากผใชไมไดเปนสมาชกของชมชน แตสามารถเขาถงขอมลนดวยความบงเอญ ชมชนรองขอมใหทาการดาวนโหลด คดลอก แกไข หรอเผยแพรขอมลน หากไมไดรบการยนยอมเปนลายลกษณอกษรหรอวาจาจากชมชน

Traditional Knowledge External Use Only-Women General - หมายถ ง ขอมลนอนญาตใหใชไดเฉพาะผหญงภายในชมชนเทานน หากผใชเปนสมาชกของชมชน จะสามารถเขาถงและแบงปนขอมลนกบผหญงในชมชนไดอยางอสระ ในขอบเขตบรบทของชมชน หากผใชไมไดเปนสมาชกของชมชน แตสามารถเขาถงขอมลนดวยความบงเอญ ชมชนรองขอมใหทาการดาวนโหลด คดลอก แกไข หรอเผยแพรขอมลน หากไมไดรบการยนยอมเปนลายลกษณอกษรหรอวาจาจากชมชน

Traditional Knowledge External Use Only-Women Restricted - หมายถ ง ขอมลนมความศกดสทธและเปนสงทใชในการประกอบพธกรรม โดยมเพยงสมาชกเพศหญงของชมชนทไดรบอนญาตเทานนทสามารถใชขอมล หรอวตถชนนได หากผใชไมไดเปนสมาชกของชมชน แตสามารถเขาถงขอมลนดวยความบงเอญ ชมชนรองขอมใหทาการดาวนโหลด คดลอก แกไข หรอเ ผ ย แพ ร ข อ ม ล น ข อ ม ล น ไ ม อ นญ าต ให ใ ช อ ย า ง เ ส ร ท ง ภ า ย ใ นแ ล ะภ ายนอก ช ม ชน


74

Traditional Knowledge External Use Only-Men General - หมายถง ขอมลนอนญาตใหใชไดเฉพาะผชายภายในชมชนเทานน หากผใชเปนสมาชกของชมชน จะสามารถเขาถงและแบงปนขอมลนกบผชายในชมชนไดอยางอสระ ในขอบเขตบรบทของชมชน หากผใชไมไดเปนสมาชกของชมชน แตสามารถเขาถงขอมลนดวยความบงเอญ ชมชนรองขอมใหทาการดาวนโหลด คดลอก แกไข หรอเผยแพรขอมลน หากไมไดรบการยนยอมเปนลายลกษณอกษรหรอวาจาจากชมชน

Traditional Knowledge External Use Only-Men Restricted - หมายถ ง ขอมลนมความศกดสทธและเปนสงทใชในการประกอบพธกรรม โดยมเพยงสมาชกเพศชายของชมชนทไดรบอนญาตเทานนทสามารถใชขอมล หรอวตถชนนได หากผใชไมไดเปนสมาชกของชมชน แตสามารถเขาถงขอมลนดวยความบงเอญ ชมชนรองขอมใหทาการดาวนโหลด คดลอก แกไข หรอเ ผ ย แพ ร ข อ ม ล น ข อ ม ล น ไ ม อ นญ าต ให ใ ช อ ย า ง เ ส ร ท ง ภ า ย ใ นแ ล ะภ ายนอก ช ม ชน

Traditional Knowledge Multiple Community Owned - หมายถง ขอมลนมผถอกรรมสทธหลายชมชน หากจะนาขอมลไปใช จาเปนตองพดคยและเจรจากบชมชนทมรายชอเปนเจาของ เพอขออนญาต ผใชควรตกลงกบชมชนตางๆ ทเปนเจาของ เกยวกบแนวทางการใชงาน และควรเคารพในระเบยบปฏบตทางวฒนธรรมในการใชขอมล (รวมถงสทธภมปญญาทองถนดวย)

หมายเหต – ดรายละเอยด ขอกาหนดการใชขอมลทเปนความรทางวฒนธรรม

4.5 Physical characteristics and technical requirements (ล กษณะทางกายภาพของเอกสาร และขอกาหนดในการเขาถงเอกสารทางเทคนค): ระบขอมลเกยวกบลกษณะสาคญทางกายภาพหรอเทคนคทสมพนธกบการใชเอกสาร เชน ความจาเปนในการอนรกษทสงผลตอการใชงานเอกสาร โปรแกรมหรอครภณฑทจาเปนสาหรบการเขาถงขอมล

ตวอยาง

Many of the prints some fading and silvering.

At least six prints have their images obscured due to time and the unstable chemical conditions within the print paper.


75

4.6 Finding aids (เครองมอชวยในการคนคน) : ระบขอมลทแสดงเครองมอสาหรบการคนคน ซงนกจดหมายเหตหรอเจาของเอกสารอาจทาไว

ตวอยาง

An inventory that provides additional information about this collection is avilable in elctronic form at http://www.mnhs.org/library/findaids/00020.xml. (Fonds)

A 31 page published finding aid is available. This finding aid is also available on the Web at http://www.nla.gov.au/ms/findaids/8822.html (Fonds)

5. Allied materials area - ระบวาวสดจดหมายเหตอยทใด และมจานวนเทาใด

5.1 Existence and location of originals (เอกสารตนฉบบและสถานทจดเกบ) : ระบความพรอมในการใหบรการ และ/หรอ การทาลายตนฉบบ หากเอกสารตนฉบบของหนวยขอมลสามารถใหบรการได ไมวาจะอยในองคกรหรอในสถานทอน ใหระบสถานทจดเกบเอาไว รวมทงแสดงใหเหนเลขเรยก แตหากตนฉบบไมสามารถใหบรการไดอกตอไป หรอไมสามารถระบสถานทจดเกบไดอกแลว กใหระบขอมลเอาไวตามจรง

ตวอยาง

Following sampling in 1985, the remaining case files were destroyed. (Series)

The originals are located in the Western Historical Manuscript Collection, University of Missouri, Columbia, Missouri. (Series)

Originals of these documents are presidential records in the custody of the National Security Council. (Series)


76

5.2 Existence and location of copies (เอกสารสาเนาและสถานทจดเกบ) : ระบตวเอกสารสาเนา สถานท และความพรอมในการใหบรการ หากมสาเนาเอกสารของหนวยขอมล พรอมใหบรการ (ไมวาจะในองคกรหรอทอนๆ) ใหบนทกสถานทเหลานน พรอมทงแสดงเลขเรยก

ตวอยาง

Digital reproductions of the Christie family Civil War correspondence are available electronically at http://www.mnhs.org/collections/christie.html. (Fonds)

In August 1 9 8 8 a photocopy of item 8 1 6 4 5 ( from the Japanese War Crimes Trials section of the series) was transferred to the Australian Archives from the Australian War Memorial under the number 1010/6/134 and accessioned into series A2663. (Series)

The Mabo papers have been microfilmed onto 1 1 reels of 3 5 mm film held at NLA Mfm G 27,539-27,549. Full set of the microfilm are held by the Townville and Cairns campus libraries of the James Cook University of North Queensland. (Fonds)

5.3 Related units of description (หนวยขอมลทเกยวของ) : ระบขอมลทเกยวของกบหนวยขอมลในชดเอกสารเดยวกน หรอในสถานทอนๆ แตมความสมพนธในเชงทมาหรอมความสมพนธกนในฐานะอน

ตวอยาง

A quantity of records in this series, within the file number range 80776 to 81663, deals with Japanese war crimes trials. The index cards for these files are available as CRS A3193/XM1 and A3194/XM1. (Series)

Sound recordings from the Mabo Papers are held in the National Library's Oral History collection at TRC 3504. (Fonds)


77

5.4 Publication area (สงพมพทเกยวของ) : ระบสงพมพทเกยวของกบการใช การศกษา หรอการวเคราะหหนวยขอมล รวมไปถงขอมลเกยวกบสาเนาหรอบทถอดเสยงทมการตพมพ

ตวอยาง

The entire calendar has been published in 12 volumes from the set of cards held by the University of Illinois. The Mereness Calendar: Federal Documents of the Upper Mississippi Valley 1780-1890 (Boston: G. K. Hall and Co., 1971). (Fonds)

Noel Loos' biography of Mabo. Edward Koiki Mabo: his life and stuggle for land rights, St Lucia, UQP, 1996, makes numerous references to the Mabo Papers. (Fonds)

6. Note area - ระบขอมลทไมสามารถบนทกไวในองคประกอบอนๆ ได

ตวอยาง

Previously known as: Battle of Kennesaw Mountain collection. (Fonds)

Please note that only a portion of this item has been digitized and made available online. (Item)

7. Description control area - ระบการสรางขอมลจดหมายเหต ดาเนนการอยางไร และใครเปนผดาเนนการ

7.1 Rule or convention (กฎหรอระบบ) : ระบระบบทนามาใชในการจดเรยงเอกสาร

ตวอยาง

อางองระบบ ISAD(G) ในการอธบายชดเอกสาร


78

Collection, series and file level description based on ISAD(G)

Series controlled and described under the rules of the National Archives of Australia's Commonwealth Records Series (CRS) System.

7.2 Language/scripts of material (ภาษาและอกษร): ระบภาษา อกษร หรอระบบสญลกษณทปรากฏในเอกสาร

ตวอยาง

องกฤษ/ไทย

องกฤษ/ไทย/ลอ

7.3 Date (s) of description (วนทของหนวยขอมล) : ระบวาหนวยขอมลสรางขน บนทกลงในทะเบยนขอมล หรอมการแกไขปรบปรงเมอใด

ตวอยาง

Finding aid prepared April 1972. (fonds)

Series registered, 24 September 1987. Description updated, 10 November 1999. (Series)

7.4 Archivist's note (บนทกของนกจดหมายเหต) : ระบนามของผจดเรยง สรางคาอธบาย หรอแกไขเปลยนแปลงขอมลในหนวยขอมล


79

ตวอยาง

เอกสารชดนใหคาอธบายในระดบ collection, series, และ file โดยธนวด สขประเสรฐ, ป พ.ศ. 2555

เอกสารชดนจดระบบโดย สทธศกด รงเจรญสขศร, ป พ.ศ.2552

เอกสารชดนจดระบบและใหคาอธบายโดย ศ.ไมเคล มอรแมน, ป พ.ศ. 2548

8. Access points - ระบคาสบคน

8.1 subject access points (หวเรอง) : ระบหวเรองสาหรบการสบคน โดยหวเรองนมาจากชดศพทในอรรถาภธานศพทวฒนธรรม

ตวอยาง

CULTURAL REVITALIZATION AND ETHNOGENESIS

CULTURAL PARTICIPATION

BUILDING AND CONSTRUCTION

TOOLS AND APPLIANCES

8.2 specific access points (ชอเฉพาะ) : ระบคาสบคนทเปนชอเฉพาะ เชน ชอคน ชอสถานท ชอหนวยงาน ฯลฯ

ตวอยาง

ไมเคล มอรแมน

เชยงคา


80

สถานตารวจภธรภาค 5

8.3 keywords (คาสาคญ) : ระบคาสาคญอนๆ

ตวอยาง

บนทกสวนตว

ผาทอไทลอ

สกสม

ใจบาน

รางท 1 ประกาศใชเมอวนท