0 บญชอเลคทรอนกสกลมออมทรพยเพอการผลต

คมอการใชบญชอเลคทรอนกส

กลมออมทรพยเพอการผลต

นายยงยทธ พนตารกษ หวหนากลมงานสงเสรมการพฒนาชมชน ส านกงานพฒนาชมชนจงหวดก าแพงเพชร Yootnoi2502 @ gmail.com Tel. 090-6858179 www.facebook.com / Law Naruk

1 บญชอเลคทรอนกสกลมออมทรพยเพอการผลต

ค าน า

จากแนวทางการด าเนนกจกรรมตามยทธศาสตรกรมการพฒนาชมชน ประจ าปงบประมาณ 2552 ก าหนดจดประชมเชงปฏบตการ คณะกรรมการกลมออมทรพยเพอการผลต เพอเพมประสทธภาพดานการจดท าบญชอเลคทรอนกส ขน เปนจดเรมตนทท าให มแนวคดในการจดท า ระบบบญชอเลคทรอนกส กลมออมทรพยเพอการผลตขน เพอใชในการประชมฯ ของจงหวดพจตร และใชสนบสนนการด าเนนงานของกลมออมทรพยเพอการผลต ทอยในเขตความรบผดชอบ

กอนด าเนนการจดท าบญชอเลคทรอนกสกลมออมทรพยเพอการผลตนน ผจดท าไดศกษาวเคราะหสภาพปญหาตางๆ ทเกยวของ พบวา สวนใหญ คณะกรรมการกลมออมทรพยฯ ยงขาดความรความเขาใจในการจดท าบญช รวมทงยงขาดบคลากรทมความเชยวชาญในการใชคอมพวเตอร แตพอทจะมบคลากร ทสามารถใชคอมพวเตอร ระดบพนฐาน ได ผจดท าจงไดก าหนดกรอบแนวคดในการจดท าบญชอเลคทรอนกส กลมออมทรพยเพอการผลต ดงน (1) การจดท าตองใชรปแบบบญชตามแนวทางของกรมการพฒนาชมชน ไดแก บญช ส.จ.ร. ซงเปนรปแบบทคณะกรรมการกลมออมทรพยเพอการผลต มความคนเคย และมพนฐานพอสมควร (2) ระบบโปรแกรมทใชควรเปนโปรแกรมพนฐาน ทประชาชนทวไป สามารถน าไปใชงานไดงาย จงไดน าโปรแกรม Exel ซงเปนโปรแกรม ทสามารถน ามาใชไดงาย มาจดท าบญชอเลคทรอนกส (3) เนนจดท าโดยลดภาระการพมพขอความใหมากทสด เนองจากคณะกรรมการฯ สวนใหญ มกไมคนเคยกบการพมพ (4) ท าระบบ เพอใหผใชทไมมความร ทางบญช สามารถน าไปใชประโยชนได (5) ตองมระบบตรวจสอบเพอลดความผดพลาดจากการใชคอมพวเตอร ของประชาชน เนองจากผจดท าเปน นกพฒนา ทปฏบตงานอยกบประชาชนในชนบท รปแบบการจดท า จงเปนรปแบบทเกดจากความรความเขาใจในการปฏบต มากกวาการใชแนวทางในเชงวชาการ ถาหากมขอบกพรอง หรอไมถกตองตามหลกวชาการ ตองขอความอนเคราะหในการใหขอแนะน าดวย จกเปนพระคณอยางยง ผจดท าหวงเปนอยางยงวา ระบบบญชอเลคทรอนกส กลมออมทรพยเพอการผลตน จะเปนประโยชน ตอการพฒนากลมออมทรพยเพอการผลต สามารถท าใหกลมออมทรพยเพอการผลต เปนสถาบนทจะพฒนาคณภาพชวตของประชาชนใหดยงขนตอไป

ยงยทธ พนตารกษ หวหนากลมงานสงเสรมการพฒนาชมชน ส านกงานพฒนาชมชนจงหวดก าแพงเพชร

99 หมท 3 ต าบลดงปาค า อ าเภอเมองพจตร จงหวดพจตร 66170 โทร 090-6858179

2 บญชอเลคทรอนกสกลมออมทรพยเพอการผลต

หลกการและความส าคญของการจดท าบญช ในการจดท าบญชประชาชนและบคคลทวไปมกจะเขาใจกนวา การบญชเปนเรองทยากตองอาศย

ผมความร ความเชยวชาญเฉพาะ แตแททจรงแลวทกคนสามารถท าความเขาใจในเรองเกยวกบบญชไดไมยากนก เพราะในแตละวนของทกคนไดพบเหนเรองราวทเกยวของกบการบญชอยแลว เชน การรบเงน (รายไดประจ า รายไดชวคราว) การจายเงน (คาใชจายในวถชวตประจ าวน การจายเงนเพอการลงทน) การรบหรอใชจายเงนโดยการผานธนาคาร หรอการจดท าธรกรรมทางการเงนตาง ๆ ทงในสถาบนการเงนทเปนทางการและไมเปนทางการ การเงนในระบบ (ในสถาบนการเงนทกประเภท) และการเงนในระบบชมชน (กลมออมทรพย ฯ กองทนหมบานฯ กลมอาชพ สหกรณ) หากไดท าการศกษาเพมเตมกสามารถท าความเขาใจเบองตนเกยวกบบญชไดโดยไมใชเวลามากนก หากแตอยทใจวาจะเอาไปใสในการจดท าบญชอยางเปนระบบแลวหรอยง เปดใจรบกบระบบบญชหรอไม มคณธรรมจรยธรรมอยางตรงไปตรงมาหรอยง คณอคตกบการบญชหรอไม และคณพรอมทจะรบรอยางเปนระบบแลวหรอยง

การเงนและการบญชหากจะเปรยบกบรางกายมนษยเราน เปรยบไดกบ“หวใจ”เพราะเมอใดหวใจหยดเตนอยางเปนระบบสรระในรางกายสวนอนกจะรวนเรตามตามกนไป อยางไรกตามหากเปนกจการเจาของคนเดยวจะไมสงผลกระทบมากนก แตหากเปนกจการทมเจาของมากกวา 2 คนขนไป เชน หางหนสวน บรษท สมาคม ชมรม และกลมฯ ตางๆมความจ าเปนตองมความรความเขาใจ ในการน าขอมลทางการเงนและการบญชมาใชใหเกดประโยชนกบกจการหรอเพอการบรหารการควบคมการจดการใหกจการอยางมประสทธภาพประสทธผลมากยงขน อกนยหนงการบญชจงไมแตกตางอะไรกบกระจกทจะบอกใหเจาของกจการ/หนสวน ทราบถงการเปลยนแปลงในการด าเนนงานทไดเกดขนนนวา มผลการด าเนนงานเปนอยางไรเพราะจะสะทอนใหเหนถงความสามารถในการบรหารงานฐานะการเงนของกจการ การเปลยนแปลงการเคลอนไหวทเกยวของกบฐานะการเงน ตลอดจนเปนเครองมอในการประเมนกจการของตนเองและใชขอมลในการวางแผนการด าเนนงานตอไปในอนาคตไดอกทางหนงดวย กจการของกลมออมทรพยเพอการผลตหากไมไดรบการสงเสรม และพฒนาอยางตอเนองแลวไมอาจจะประสบผลส าเรจใหเปนไปตามวตถประสงคไดเชนกน ความรเกยวกบบญชเบองตน ค าวา “การบญช” แบงค าจ ากดความได 2 ลกษณะดวยกน คอ

1. ลกษณะทเนนการน าเอาขอมลทางการบญชใช “การบญช” เปนวชาการเกยวกบการจดท าขอมล ซงเปนทตองการขององคการในการท าหนาทดานการปฏบตการและการประเมนผลการปฏบตการไดอยางมประสทธภาพขอมลซงจดท าตามหลกวชาการทางการบญชนเปนขอมลทจ าเปนและมประโยชน ดงน ท าใหการวางแผน การควบคม การปฏบตงาน และการตดสนใจในดานตาง ๆ ของหนาทการจดการเปนไปอยางมประสทธภาพและเกดประสทธผล แสดงความเปนจรงเกยวกบการด าเนนงานของกจการอยางสมเหตสมผลเพอใหผลงทน เจาหน เจาของกจการ สมาชกผมสวนไดเสย ตลอดจนผทสนใจอน ๆ ไดทราบ

3 บญชอเลคทรอนกสกลมออมทรพยเพอการผลต

2. ลกษณะทเนนหนาททางบญช “การบญช” เปนศลปะของการน ารายการ และเหตการณทางการ

เงนมาจดบนทก จดหมวดหม สรปผล และวเคราะหตความอยางมหลกเกณฑ ค าจ ากดความนเนนหนาททางการบญชทจะตองกระท า คอ 2.1 การจดบนทก เปนการก าหนดวธการลงบนทกรายการประจ าวนตาง ๆ ของกจการ เชน จ านวนเงนดอกเบยรบ คาใชจายในการด าเนนการของกลมออมทรพยฯ เชนคาเครองเขยนแบบพมพ คาพาหนะ คารบรองเจาหนาท ฯลฯ อยางมเหตผลซงผท าบญชจะตองถอเปนระเบยบปฏบต

2.2 การจดหมวดหม เปนการน าขอมลทบนทกไวมาจดหมวดหม เพอใหเขาใจไดงายยงขน เชน การน ารายการบนทกเกยวกบคาใชจายในการด าเนนการมาจดหมวดหมไวดวยกน เปนตน

2.3 การสรปผล เปนการน าขอมลทไดบนทกและจดหมวดหมแลวมาจดท าเปนขอมลซงแสดง ความเปนจรงทางการเงนทเกดขนทส าคญ เชนจดท าเปนบญชแสดงผลการด าเนนงานทเรยกวาบญชก าไรขาดทนและจดท างบดล เพอแสดงฐานะทางการเงนของกจการ หรอ ของกลม ฯ เปนตน

2.4 การวเคราะหตความ เปนการน าขอมลทท าเปนรายงานสรปผลไวแลวมาวเคราะหตความ โดยการเปรยบเทยบรายการทเกดขนทส าคญในระหวางปและโดยการวเคราะหการเปลยนแปลงทเกดขนปตอไป จากค าจ ากดความทง 2 ลกษณะขางตน พอจะสรปเปนค าจ ากดความเดยวไดวา

“การบญช” เปนวชาการและหนาทงานทเกยวกบการบนทก การจดหมวดหม การสรปผล และการวเคราะหตความรายการ และเหตการณทางการเงนอยางมหลกเกณฑของหนวยงานตาง ๆ หรอกลมองคกรตาง ๆ ทกรปแบบทอยในสงคม และเสนอขอมลตอผใชเพอใหเกดการตดสนใจอยางมประสทธภาพ

ขอมล

บนทก จดหมวดหม สรปความ วเคราะห ตความ

งบดล

งบก าไรขาดทน

งบแสดงการ

เปลยนแปลง

ฐานะทางการเงน

ผท าการตดสนใจผบรหาร สมาชก บคคลภายนอก

4 บญชอเลคทรอนกสกลมออมทรพยเพอการผลต

ประโยชนของการท าบญช 1. ชวยใหทราบผลการด าเนนงานวามก าไรหรอขาดทน 2. ชวยใหทราบฐานะการเงนของกจการ ณ เวลาใดเวลาหนง 3. ชวยใหการแกไขขอบกพรองหรอขอผดพลาดซงอาจจะเกดขนไดในการด าเนนงาน 4. ชวยตรวจสอบตวเงนกบยอดคงเหลอในบญชวาถกตองหรอผดพลาดอยางไร 5. ชวยในการวเคราะหตความเพอทราบผลเปรยบเทยบผลกระทบสภาวะการเปลยนแปลงเพอใช

ในการวางแผน การตดสนใจ และการพฒนากจการ

ระบบบญชกลมออมทรพยเพอการผลต

บญชหลก

1. บญชเงนสดและเงนฝากธนาคาร (ส.) 2. บญชรายรบและหนสน (ร.) 3. บญชรายจายและทรพยสน (จ.)

บญชเสรม

1. ทะเบยนคมเงนสจจะสะสม 2. ทะเบยนคมลกหนรายตว 3. ทะเบยนคมค าขอก 4. ทะเบยนสมาชก 5. ทะเบยนคมเงนทนประเภทตางๆ

หลกฐานทางการเงน หลกฐานทจดท าไวเปนหลกฐานทางการบรหาร

ใบเสรจรบเงน ใบส าคญคจาย (ใบเสรจจาย) ใบส าคญจาย สมดคฝาก หลกฐานการน าสงเงนฝากธนาคาร หลกฐานการจายเงน สลปการถอนและฝากเงน สญญาเงนก ฯ ระเบยบกลมฯ กฎ กตกา มตเวทประชาคมสมาชก ฯลฯ

5 บญชอเลคทรอนกสกลมออมทรพยเพอการผลต

หลกความสมพนธพนฐานทางการบญช

ศพททางการบญชทควรร 1. สนทรพย หมายถง ทรพยากรทางเศรษฐกจทงทมตวตนและไมมตวตนทสามารถประมาณ

คาได ซงกจการเปนเจาของเพอกอใหเกดผลประโยชนตอกจการ เชน เงนสด ลกหน สนคา ทดน เครองจกร อาคาร อปกรณส านกงาน วสดสนเปลอง พนธบตร และสทธบตร

2. หนสน หมายถง หนทกจการมพนธะทจะตองชดใชตอบคคลภายนอกซงอาจชดใช เปนเงนสด สนคา หรอบรการ หรอสงทมคาอนใดภายในก าหนดเวลาทตกลงกน เชน ตวเงนจาย เงนสจจะสะสมของสมาชก เงนรบฝาก เงนคาหน คาใชจายคางจาย เจาหนการคา

3. ทน หรอสวนของเจาของ หมายถง สวนของผเปนเจาของกจการซงสามารถค านวณไดโดย น าหนสนไปหกออกจากสนทรพย สวนทเหลอ คอ สวนของเจาของ

ดงตวอยาง เชน สนทรพย 28,800,000 บาท

หนสน 8,800,000 บาท สวนของเจาของ 20,000,000 บาท

4. รายไดจากการด าเนนงาน หมายถง รายไดอนเกดจากการดอกเบยเงนก จากขายสนคา

หรอบรการซงเปนรายไดตามปกตของกจการ เชน รายไดจากดอกเบยรบ คาปรบจากลกหนผดนด สวนรายไดอนๆ เปนรายไดจากกจกรรมทไมเกยวของกบการด าเนนงานตามปกต เชน คาสมครคาธรรมเนยม เงนบรจาค

สนทรพย = สวนของผถอสทธในสนทรพย

สนทรพย = หนสน + สวนของเจาของ

หนสน = สนทรพย ฯ - สวนของเจาของ

สวนของเจาของ = สนทรพย - หนสน

6 บญชอเลคทรอนกสกลมออมทรพยเพอการผลต

5. คาใชจายในการด าเนนงาน หมายถง คาใชจายทจายไปเพอกอใหเกดรายไดจากการ ด าเนนงาน เชนคาใชจายการจดซอเครองเขยนแบบพมพ คาพาหนะหรอคาอ านวยการในการท าธรกรรมทางการเงนเพอใหเกดรายได สวนคาใชจายอน ๆ เปนการแสดงคาใชจายของกจกรรมทไมเกยวของกบการด าเนนงานตามปกตของกจการ เชน เงนบรจาค เปนตน

ประเภทบญช ไดจดแบงประเภทบญชไวดงน .-

1. บญชหลก บญชกลมออมทรพยเพอการผลต เปนบญชทไดปรบปรงจากหลกบญชสากลใหเปนรปแบบทงายขนเพอความเหมาะสมกบผจดท า คอ กรรมการกลมออมทรพยฯ แตอยางไรกตาม กยงไดน าหลกการของบญชสากลทเรยกวา “ระบบบญชค” มาใชดวย โดยไดก าหนดใหมบญชหลกรวม 3 เลม ดวยกน คอ บญชเงนสด บญชรายวนรบ และบญชรายวนจาย บญชเงนสด ใชชอบญชวา “บญชเงนสด บญชเงนฝากธนาคาร” ใชอกษรยอ “ส” เปนบญชขนตน ใชลงรายการรบ – จาย เมอมการรบหรอจายเปนเงนสด บญชเงนสดนไดน าบญชเงนฝากธนาคารมารวมไวดวยกน แบงเปน 3 ชอง คอ ชองบญชเงนสด ชองบญชเงนฝากธนาคาร ประเภทออมทรพย และประจ า หรออาจเพมเปนชอบญชเปนรายเลม หากมสมดบญชหลายเลมอาจเพมชองหรอเพมจ านวนเลมไดโดยอนโลม บญชรายวนรบ ใชชอบญชวา “บญชรายไดและหนสน” ใชอกษรยอ “ร” เปนบญชแยกประเภทใชส าหรบบนทกรายการรบเงนทกประเภท ซงแยกเอาเฉพาะรายการรบเงนจากบญชเงนสดมาลงในบญชเลมนอกครงหนง โดยแยกประเภทรายรบไวเปนชองๆ ตามประเภทของรายไดทไดรบ เมอไดรบเงนประเภทใด กใหน าจ านวนเงนทไดรบลงในชองรายไดประเภททไดรบนน ๆ บญชรายไดและหนสน แบงเปน 3 สวน คอ สวนท 1 ชองรายได เปนรายไดอนเกดจากการด าเนนงานของกลมออมทรพยฯ ไดแก คาสมคร คาธรรมเนยม คาปรบ ดอกเบยเงนก ดอกเบยเงนฝากธนาคาร รายไดอน ๆ เปนตน สวนท 2 ชองหนสน เปนการรบเงนอนกอใหเกดเปนหนสนของกลมฯ ขน เนองจากรายไดทไดรบนกลมมภาระทจะตองจายคนใหกบเจาของเงนเมอครบก าหนดหรอเมอพนสภาพจากการเปนสมาชก ไดแกเงนสจจะ สะสม เงนสจจะสะสมพเศษ เงนรบฝาก เงนกจากธนาคาร ฯลฯ สวนท 3 ชองบญชทน ชองนใชส าหรบบนทกเงนทนตาง ๆ ทกลมออมทรพย ฯ ไดกนไวจากก าไรสทธ ไดแกทนส ารอง ทนสาธารณ ทนขยายงาน ฯลฯ หรออาจรวมทงเงนทนของกลม ฯ ดวย เงนทนตางๆเหลานจะตองมทะเบยนคมแตละประเภทไวใหชดเจนเพอตรวจสอบไดวาทนแตละประเภทมการใชจายอยางไรและมยอดคงเหลอเทาใด เพอใชในการวางแผนและบรหารการใชจายเงนทนใหเปนไปตามระเบยบของกลม ฯ

ระบบบญชกลมออมทรพยเพอการผลต

7 บญชอเลคทรอนกสกลมออมทรพยเพอการผลต

บญชรายวนจาย ใชชอบญชวา“บญชรายจายและทรพยสน” ใชอกษรยอ “จ” เปนบญชแยกประเภทเชนกน ใชส าหรบบนทกรายการจายเงน ซงแยกเอาเฉพาะรายจาย จากบญชเงนสดมาลงในบญชเลมนอกครงหนง โดยแยกประเภทรายจายเปนชองๆ เชนเดยวกบบญชรายวนรบ เมอไดจายเงนประเภทใดกใหน าจ านวนเงนทจายลงในชองรายจายนนๆ บญชรายจายและทรพยสน แบงเปน 2 สวน คอ สวนท 1 ชองรายจาย เปนรายจายอนเกดจากการด าเนนงานของกลม ไดแก คาเครองเขยนแบบพมพ คาพาหนะ ดอกเบยเงนฝากของสมาชก ดอกเบยเงนกธนาคาร เงนปนผลและเฉลยคนแกสมาชก ฯลฯ สวนท 2 ชองทรพยสน เปนรายจายทมไดจายขาด แตเปนการจายเงนซงกลมจะไดรบเงนสวนนนกลบคนเมอครบก าหนดหรอเปนการจายเงนเพอใหไดมาซงทรพยสนอนๆ ไดแก การจายเงนใหสมาชกก (ลกหน) การน าเงนไปลงทนในกจกรรมตาง ๆ ของกลมออมทรพยหรอการจายเงนซอทรพยสนตาง ๆ เปนตน ทรพยสนตางๆ ซงปรากฏในสวนท 2 คอ ชองทรพยสนนจะตองมทะเบยนคมการรบ – จายทรพยสนและละประเภทเชนกนเปนตนวา บญชลกหนกจะตองท าทะเบยนคมลกหนเปนรายบคคล เพอใหทราบวาลกหนแตละคนมเงนคางช าระเปนจ านวนเทาใด และไดจายดอกเบยใหกลม ฯ เทาใด และยงเปนฐานขอมลรายไดของดอกเบยเงนก และ ฐานขอมลสญญาเงนกและผค าประกนเปนตน ค าอธบายการลงบญชเงนสด ชอง วน เดอน ป ใชลงวน เดอน ป ทมการรบ หรอจายเงน ชองรายการ ใชลงรายละเอยดวาไดรบหรอจายเงนเปนคาอะไร

อธบายรายการใหสอดคลองกบบญชทเกยวของของกลม และใหบคคลทวไปอานแลว เขาใจตามทผเขยนตองการสอสาร

ชองหนาบญช ใชลงเลขหนาบญชของบญชทอางถง ไดแก หนาบญชของบญช รายไดฯ (ร.) หรอรายจาย (จ.) แลวแตกรณ

ชองบญชเงนสด ใชลงจ านวนเงนทไดรบหรอจายเปนเงนสด ถารบเงนกลงในชองรบ ถาจายกลงในชองจาย และบวกหรอลบ กบยอดคงเหลอแลวแสดงยอดคงเหลอ โดยใหพนยอดกนไปทกบรรทด

ชองเงนฝากธนาคาร ใชส าหรบลงจ านวนเงนเมอน าเงนฝากธนาคาร หรอถอนเงนจากธนาคาร และบวกหรอลบกบยอดคงเหลอแลวแสดงยอดคงเหลอ ซงยอดคงเหลอจะตรงกบยอดคงเหลอของสมดคฝากธนาคารตามบญชนน ๆ โดยใหพนยอดกนไปทกบรรทด

**เมอน าเงนฝากธนาคารเงนสดลดลง ขณะเดยวกนเมอถอนเงนฝากธนาคาร เงนสดเพมขน เงนสดคงเหลอและเงนฝากธนาคารคงเหลอเปนทรพยสนของกลม เมอสนปน าไปสรปยอดในงบดลดานทรพยสน

8 บญชอเลคทรอนกสกลมออมทรพยเพอการผลต

ค าอธบายการลงบญชรายไดและหนสน (ร.) ชอง วน เดอน ป ใชลงวน เดอน ป ทมการรบเงน ชองรายการ ใชลงรายละเอยดวาไดรบเงนเปนคาอะไร อธบายรายการให

สอดคลองกบบญชทเกยวของของกลม และใหบคคลทวไปอานแลว เขาใจตามทผเขยนตองการสอสาร

ชองหนาบญช ใชลงเลขหนาบญชของบญชทอางถง ไดแก หนาบญชของบญช เงนสด (ส.)

ชองรายได ใชลงรายไดอนเกดจากการด าเนนงานของกลม ฯ เมอไดรบเงนเปนคาอะไร กใหน าจ านวนเงนทไดรบมาลงในชองรายไดตามประเภททไดรบ และสอดคลองกบค าอธบายในชองรายการ

เมอสนปปดบญชแลวใหน ารายรบทปรากฏในชองรายไดทกประเภท ยกเวนคาสมครคาธรรมเนยมและเงนบรจาคอนๆ ทไมเกยวของกบผลก าไรประจ าป น าไปจดท างบก าไร–ขาดทน ดานรายรบ หรอรายได และรายรบทปรากฏในชองหนสนและเงนทนตางๆ ใหน าลงในงบดลดานหนสนและทน ส าหรบเงนคาสมคร- คาธรรมเนยม และเงนบรจาคนนเปนรายไดทไมน าไปจายเงนปนผล ดงนนจงไมน ามางบในงบก าไร – ขาดทน แตใหน ามาใชจายในการด าเนนงานของกลมได โดยท าทะเบยนคมไวตางหาก แตตองน าเงนเหลอจายลงในงบดลดานหนสนและทนเพอเกบไวเปนทนด าเนนงานหรอทนประเภทตาง ๆ ในปตอไป สวนเงนบรจาคใหจดท าทะเบยนคม และจายตามวตถประสงคของผบรจาค ค าอธบายการลงบญชรายจายและทรพยสน (จ.) ชอง วน เดอน ป ใชลงวน เดอน ป ทมการจายเงน ชองรายการ ใชลงรายละเอยดวาไดจายเงนเปนคาอะไร อธบายรายการใหสอดคลอง

กบบญชทเกยวของของกลมและใหบคคลทวไปอานแลว เขาใจตามทผเขยนตองการสอสาร

ชองหนาบญช ใชลงเลขหนาบญชของบญชทอางถงไดแกหนาบญชของบญชเงนสด(ส.) ชองรายจาย ใชลงรายจายซงเกดจากการด าเนนงานของกลม ฯ เมอไดจายเงนเปนคา

อะไร กใหน าจ านวนเงนทไดจายมาลงในชองรายจายตามประเภททได จายนน ๆ และสอดคลองกบค าอธบายในชองรายการ

ชองทรพยสน ใชลงรายจายซงเกดจากการด าเนนกจกรรมของกลม ไดแกการใหกสามญ กฉกเฉน และกจกรรมของกลมฯ ตามประเภทตาง ๆ ของกจกรรม ฯลฯ

เมอสนปใหน ารายจายทกประเภททปรากฏในชองรายจาย ลงในงบก าไร – ขาดทน ดานจาย สวนรายจายทปรากฏในชองทรพยสนทกประเภท น าลงงบดลดานทรพยสน

9 บญชอเลคทรอนกสกลมออมทรพยเพอการผลต

2. บญชเสรม นอกจากบญชหลก 3 เลมดงกลาวแลวในการด าเนนงานของกลมออมทรพย ฯ ตองจดท า

บญชเสรมหรอบญชยอย และสมดชวย เพอเปนเครองมอในการด าเนนงานใหมประสทธภาพ โดยบญชยอยและสมดชวยตาง ๆ จะมรปแบบและตวอยางดงน

๒.๑ ทะเบยน ประกอบดวย ๑) ทะเบยนคมค าขอก ใชบนทกรายละเอยดเกยวกบจ านวนผมายนค าขอกเพอสรปวงเงนทขอก

และวงเงนทคณะกรรมการกองทนอนมตใหผกในแตละเดอน แตละครง หรอแตละป ๒) ทะเบยนคมลกหนรายตว ใชบนทกควบคมลกหนเงนกรายตว เพอประโยชนในการ

ควบคมและตดตามหนโดยแสดงรายละเอยดตางๆ ของลกหน เชน วงเงนใหก การรบช าระ และยอดเงน คงเหลอ

๓) ทะเบยนคมเงนฝากสจจะสะสมรายบคคลและภาพรวมของกลม ฯ ใชบนทกควบคมเงนท สมาชกน ามาฝากไวกบกลมเพอเปนเงนออมตามระเบยบฯ หรอ เงอนไขทคณะกรรมการกลมก าหนดเพอประโยชนในการควบคม และตรวจสอบกบยอดเงนฝากธนาคาร และการจายเงนคนใหสมาชก 2.2 ทะเบยนคมเงนทนประเภทตาง ๆ

ใชบนทกเพอควบคมเงนทนทเกดขนจากการบรหารจดการของกลมฯ ตามประเภทเงนทน ตามระเบยบฯ ทจดสรรจากผลก าไรประจ าป เพอประโยชนในการควบคม และตรวจสอบกบยอดเงนฝากธนาคารและการจายตามระเบยบฯ และเพอประโยชนในการเกบยอดเงนในการสรปแสดงฐานะการเงนในงบการเงนประจ าป

2.3 ทะเบยนคมทรพยสน ใชบนทกรายละเอยดทรพยสนทกลมจดซอมาใชประโยชน และการบรหารจดการกลม ฯ เพอ

แสดงมลคาของทรพยสนในการแปลงเงนสดเปนทรพยสน เพอไดทราบอายการใชงาน ของทรพยสน เพอจะไดวางแผนการคดคาเสอมทรพยสนตลอดจนการพฒนากลมฯ และเพอการวางแผนการจดซอทรพยสนใชประโยชนตอไป

10 บญชอเลคทรอนกสกลมออมทรพยเพอการผลต

3. เอกสารหลกฐานทเกยวของกบการรบและการจายเงน เอกสารการรบและการจายเงนเปนเอกสารส าคญเนองจากเปนหลกฐานทแสดงวาไดมการบและ

จายเงนแลว ดงนน จงตองมวธการจดเกบทถกตองครบถวนเปนระเบยบเพอใหสะดวกในการคนหาและตรวจสอบและจะตองเกบไวในทปลอดภยโดยใหเกบแยกเปนหมวดหมดงน

3.1 สญญากยม และค าขอก ควรเกบเขาแฟมเรยงตามล าดบวน หรอท หรอเลขทของเอกสาร 3.2 ส าเนาใบเสรจรบเงนและส าเนาใบส าคญจาย เกบเรยงตามล าดบเลขท เลมท แยกแฟม

หลกฐานการรบ และจาย หากเปนไปได เมอผรบผดชอบการท าบญชไดมการน าไปบนทกรายการในสมดบญชแลว ควรมการบนทกวา “ลงบญชแลว”หรอใชตรายางประทบ พรอมลงลายมอชอและลงวนทก ากบไวดวย เพอจะไดทราบวามการบนทกรายการในสมดบญชแลว เมอใด และใครเปนผบนทก

3.3 ใบเสรจรบเงนจากบคคลภายนอก (ถาม) เกบเรยงตามล าดบวนททมการจายเงน และตองเกบ แยกแฟมตางหากจากแฟมส าเนาใบเสรจรบเงน และแฟมส าเนาใบส าคญจาย และควรมการบนทกวา “ลงบญชแลว” หรอใชตรายางประทบ พรอมลงลายมอชอและลงวนทก ากบไวดวย เพอจะไดทราบวามการบนทกรายการในสมดบญชแลว เมอใด และใครเปนผบนทก

3.4 ส าเนาหนงสอแจงธนาคารใหโอนเงนเขาบญชเงนฝากธนาคารของผก (กรณโอนเงน) ไดรบอนมตใหกตามมตคณะกรรมการกลม ฯ เกบเรยงตามล าดบวนท ฯลฯ

งบแสดงฐานะทางการเงนของกลมออมทรพยเพอการผลต งบก าไร – ขาดทน งบก าไร–ขาดทน จดท าขนเพอหาก าไรสทธประจ าป หรอหาก าไรสทธของการด าเนนงานในชวง

ระยะเวลาใดเวลาหนง โดยน ารายรบ และรายจายทเกดจากการด าเนนงานของกลมออมทรพย ฯ มาเปรยบเทยบกน ผลตางคอ ผลก าไร หรอขาดทน ถารายรบสงกวารายจาย กเปนผลก าไร ถารายรบต ากวารายจายกเปนขาดทน งบก าไร – ขาดทน แบงเปน 2 ดาน คอ ดานรบ และดานจาย มวธท าดงน 1.น ายอดรวมของรายรบทกประเภทในวนสนป ซงปรากฏในชองรายไดของบญชรายไดและหนสน (ร.) ยกเวนคาสมคร – คาธรรมเนยม และเงนบรจาค มาลงทางดานรบของงบก าไร – ขาดทน (กรณจดท าแบบบญช) 2.น ายอดรวมของรายจายทกประเภทในวนสนป ซงปรากฏในชองรายจายของบญชรายจายและ ทรพยสน (จ.) ยกเวนคาเครองเขยนแบบพมพ คาพาหนะและเงนปนผล มาลงดานจายของงบก าไร – ขาดทน 3.รวมยอดรายรบและรายจาย 4.น ายอดรวมของรายรบลบดวยยอดรวมของรายจาย ผลตาง (รายรบสงกวารายจาย) คอ ก าไรสทธ 5.แสดงยอดก าไรสทธไวทางดานรายจายของงบก าไร –ขาดทน 6.รายจายตาง ๆ ในงบก าไร–ขาดทน (ดานจาย )บวกก าไรสทธจะเทากบยอดรวมทางดานรบ

11 บญชอเลคทรอนกสกลมออมทรพยเพอการผลต

งบดล เปนงบแสดงฐานะการเงนของกลมออมทรพยฯ จดท าขนเพอใหสมาชกทราบวาผลการ

ด าเนนงานของกลม ฯ ในระยะเวลาทผานมานน กลมมทรพยสน หนสนและทนเปนอยางไร งบดลนจ าจดท า ณ วนสนป หลงจากการปดบญชประจ าป และจดท างบก าไร-ขาดทนแลว หรออาจจะจดท า ณ วนใดวนหนงกไดเมอกลมตองการจะทราบฐานะทางการเงนของกลมกอนวนสนปบญช งบดล ประกอบดวย ทรพยสน หนสนและทน ซงเกบยอดมาจากบญชตาง ๆ ดงน

1. ทรพยสนจากบญชเงนสด และเงนฝากธนาคาร 2. ทรพยสนจากบญชรายจายและทรพยสน ไดแก ลกหนเงนกสามญ ฉกเฉน เงนลงทนใน

กจกรรมตาง ๆ ของกลม ฯและทรพยสนอน ๆ ทตองการแสดงใหเจาของกจการ หรอสมาชกทราบ 3. รายไดบางประเภท หนสนและทน จากบญชรายไดและหนสน ไดแก คาสมคร คาธรรมเนยม

เงนบรจาค เงนสจจะสะสม ฯ เงนกธนาคาร ทนส ารอง ทนสาธารณะ ทนด าเนนงาน และหรอทนอน ๆ ทกลมจดสรรไว

4. ก าไรสทธประจ าป และก าไรสะสม (ถาม) เมอลงรายการในงบดลครบถวนแลว รวมยอดดานทรพยสนและรวมยอดดานหนและทนยอดรวม

ของสองดานจะเทากน ตามสมการบญช คอ ทรพยสน เทากบ หนสน บวก เงนทน ถายอดรวมของดานทรพยสนกบดานหนสนและทนไมเทากน แสดงวาเกดการผดพลาดในการลงบญชเบองตน ซงอาจเกดจากสาเหตดงน

1. บนทกรายการทางการเงนไมถกตอง ครบถวน เปนตนวา ลงจ านวนเงนไมถกตอง ครบถวน 2. บวกหรอลบตวเลขไมถกตอง 3. ลมลงรายการรบ – จายตามระบบบญชค คอ ลงรายการรบหรอจายเพยงบญชเดยว ใหตรวจสอบขอผดพลาดซงอาจเกดขนในขอใดขอหนงดงกลาวขางตน ในบญชทก ๆ เลม รวมทง

งบก าไร – ขาดทน และงบดลดวย เมอพบสาเหตทผดแลวกใหแกไขใหถกตองตอไป ถาการผดพลาดเกดจากการลงบญชเบองตน เมอแกไขแลวใหจดท างบก าไร–ขาดทน และงบดลใหม แตถาผดพลาดเฉพาะงบก าไร-ขาดทน หรองบดล กเพยงแกไขในงบก าไร – ขาดทนหรองบดลเทานน

12 บญชอเลคทรอนกสกลมออมทรพยเพอการผลต

การคดเงนปนผล

การคดเงนปนผล มความส าคญตอกลมออมทรพยเพอการผลตและตอสมาชกมาก เพราะเปนการ ก าหนดเกยวกบผลประโยชน คอการก าหนดวากลม ฯ จะจดสรรก าไรทไดรบในแตละปจากการด าเนนกจการของกลมใหกบสมาชก พรอมกนนกลม กตองจดสรรก าไรเกบไวเพอลงทนขยายกจการของกลม ฯและจดสรรตามขอบงคบของกลมดวย การจดสรรก าไรสทธประจ าปทมความเหมาะสมควรมสดสวนดงน.-

1. จดสรรเปนทนส ารอง 2. จดสรรเปนทนสาธารณะ ซงทนสาธารณะนใหกลมสะสมไวส าหรบใชจายเพอเปนทน

สาธารณะเพอสมาชก และชมชน 3. จดสรรเปนทนขยายงานของกลม 4. ใหเปนเงนเฉลยคนแกสมาชกตามสวนแบงดอกเบยเงนก ซงสมาชกผกแตละคนเสยใหแก

กลมระหวางป 5. ใหเปนเงนปนผลตามหนแกสมาชกโดยตดตามสวนของจ านวนหนทมอยในวนสนป 6. ใหเปนทนรกษาระดบอตราเงนปนผลไมเกนรอยละ 2 แหงทนเรอนหนของกลมทมอยในวน

สนปบญชนน ทกรกษาระดบอตราเงนปนผลนจะถอนออกมาใชโดยมมตของทประชมใหญสามญเพอจายสมทบเปนเงนปนผลตามหน

7. จดสรรเปนเงนคาตอบแทนกรรมการและคาใชจายในการด าเนนการตามมตทประชมสามญ 8. ถายงมก าไรสทธเหลอ ใหสมทบเปนทนส ารองทงสน

สวนเกนเขาสมทบทนสาธารณะหรอทนด าเนนงาน ตามมตของคณะกรรมการบรหารทนส ารอง เปนของกลมโดยสวนรวม ทนส ารองนจะถอนไดกตอเมอตองการชดเชยความเสยหายอนอาจจะเกดขนไดโดยมตของคณะกรรมการบรหาร ความส าคญของเงนปนผล

1.เปนแหลงเงนทนระยะยาวของกลม ฯ ในกรณทกลม ฯ มก าไรและไมน าก าไรดงกลาวไปจายเปนเงนปนผล จะท าใหกลม ฯมเงนทนทจะขยายกจการเพมขน แตถากลม ฯ จายเงนปนผลไดแกสมาชกจะมผลท าใหเงนทนของกลม ลดลง ถากลมฯ ตองการขยายกจการกลม ฯ จะตองจดหาเงนทนจากแหลงอน เชน กยมเงนจากธนาคาร กยมจากสมาชก ฯลฯ 2.เปนแหลงเพมรายไดใหแกสมาชก ทางกลมตระหนกดวาการจายเงนปนผลมอทธพลอยาง มากตอรายไดของสมาชก เพราะจะท าใหสมาชกมรายไดเพมขน นอกจากนการจายเงนปนผล ยงเปนการแสดงใหเหนวากลม ฯ มความสามารถในการด าเนนงาน สามารถบรหารงานใหกลม ฯ มก าไร สามารถจายเงนปนผลแกสมาชกได ท าใหผทมไดเปนสมาชกกลม ฯ มความสนใจในการเปนสมาชกของกลม ฯ ซงจะมผลใหจ านวนสมาชกของกลมฯเพมขน

13 บญชอเลคทรอนกสกลมออมทรพยเพอการผลต

สงไหนควรจะมากอน รายไดของสมาชกหรอความตองการเงนทนของกลม ฯ ปญหาทกลมฯ จะตองค านงถงคอ กลม ฯ จะใหความส าคญแกสมาชก หรอใหความส าคญแกกลมฯ กอน ความจรงแลวปญหานไมนาจะมขอขดแยงกนระหวางสมาชกและกลม ฯ เพราะกลมฯทมการด าเนนงานทมประสทธภาพจะไดผลตอบแทนทดแกสมาชกในระยะยาว ดงนน การทกลม ฯ จะจายเงนปนผลแกสมาชกหรอไม มขอคดอย 2 ประการ ดงน

1. ถากลม ฯ มความตองการเงนทนมาขยายกจการ โดยทกลมคาดวาการลงทนขยายกจการจะให ผลตอบแทนทดแกกลม ฯ แตกลมฯ ไมสามารจะหาแหลงเงนทนจากทอน หรอกลมอาจหาแหลงเงนทนไดแตเสยคาใชจายสง ในกรณนกลมฯ กยงไมควรจายเงนปนผล ควรน าก าไรนนมาขยายงานกอนจะดกวา โดยด าเนนการได 2 วธ คอ

น าก าไรสวนทจะจายปนผลตามหน รวมเปนหนเพมใหกบสมาชกตามสวน แลวน าเงนสวนนไปขยายงานน าก าไรสวนทจะจายปนผลเกบไวเปนก าไรสะสม แลวน ามาใชขยายงานเสยกอนเมอใดทกลมมรายไดพอทจะใชคนเงนก าไรสะสมนได จงน ามาปนผลคนใหสมาชกตอไป เมอกลม ฯ มก าไรเพมขนกสามารถจะน าก าไรทเพมขนมาจายเงนปนผลใหแกสมาชก ท าใหสมาชกไดรบเงนปนผลมากขนกวาเดม 2. ถากลม ฯ ตองการเงนทนขยายกจการ แตกลม ฯ สามารถหาแหลงเงนทนโดยเสยคาใชจายสงมาก กลม ฯ กควรจะใชเงนทนขยายกจการจากแหลงดงกลาว วธการค านวณเงนปนผล

การค านวณเงนปนผลใหกบสมาชก กลม ฯ จะตองแปลงเงนสจจะสะสมของสมาชกใหเปนหน เสยกอน ซงกลมออมทรพยฯ ไดก าหนดมลคาไววา 100 บาท จะเทากบ 1 หน การจายเงนปนผลกจะจายตามจ านวนหนทสมาชกแตละคนมอย โดยมหลกเกณฑการค านวณ ดงน เชน ก าหนดใหสงเงนสจจะภายในวนท 5 ของทกเดอน และเมอครบ 1 หน (100 บาท) ในเดอนใด ใหเรมคดเงนปนผลนบแตเดอนทครบเปนตนไป แตถาสมาชกสงเงนสจจะหลงจากวนท 5 ของทกเดอน เมอครบ 1 หนในเดอนใด ใหเรมคดเงนปนผลในเดอนถดไป เชน 100 บาท หรอ 1 หนในเดอนกรกฎาคม แตการสงเงนสจจะเปนการสงหลงวนท 5 กใหเรมคดเงนปนผลในเดอนถดไป คอ เดอนสงหาคม เปนตนไป การค านวณเงนปนผลม 2 วธ วธท 1 สะสมเงนสจจะ (แบบธนาคาร) ตวอยาง การค านวณเงนปนผลจาย กลมออมทรพย ฯ ก าหนดใหสมาชกสงเงนสจจะภายในทกวนท 5 ของเดอน นายเขยวซงเปนสมาชกไดใหสจจะไวเดอนละ 70 บาท โดยเรมสงเงนสจจะในเดอนกนยายน เปนตนไป ถากลมจายเงนปนผล 8 % ค าถาม นายเขยวจะไดรบเงนปนผลเทาใด

วธท 2 วธถวเฉลย จากตวอยางเดม ถากลมออมทรพยฯ มก าไรสทธเหลอภายหลงจากการจดสรรตามขอก าหนดของ

กลม ฯ แลว 20,000 บาท มเงนสจจะทค านวณเปนหนได 2,000 หน ถานายเขยวซงเปนสมาชกมเงนสจจะ ซงค านวณเปนหนแลว 10 หน นายเขยวจะไดรบเงนปนผล = 10 x 10 = 100 บาท

14 บญชอเลคทรอนกสกลมออมทรพยเพอการผลต

การคดเงนเฉลยคน การด าเนนงานกลมออมทรพย ฯ และกจกรรม นอกจากสมาชกจะไดรบประโยชนโดยตรงจาก

กจกรรม เชน การกเงน การซอสนคาอปโภค – บรโภคในราคาถก พรอมทงรบเงนปนผลจาการรวมลงทนในการด าเนนงานดวยแลว “เงนเฉลยคน” จดไดวาเปนผลประโยชนของสมาชกอกสวนหนงทกลมฯ และกจกรรมจดใหมขน โดยเงนเฉลยคนจะถกก าหนดไวตามสดสวนในการจดสรรก าไรสทธตามขอบงคบและมตของกลมทงนเปนการเฉลยผลประโยชนทกลมและกจกรรมไดรบจากสมาชกกลบไปสสมาชกอกครงหนงตามสดสวนของการใชบรการของสมาชกแตละราย ฉะนนการคดเงนเฉลยคนทจะกลาวถงในตอนนคอ

การตรวจสอบบญชกลมออมทรพย การตรวจสอบความถกตองของยอดเงนคงเหลอ

คณะกรรมการกลมออมทรพย ฯ สามารถทราบความเคลอนไหวของกองทน ณ วนใดวนหนงไดจากสมดบญชรายรบและสมดบญชรายจายและควรตรวจสอบความถกตองของการลงบญชอยางสม าเสมอ รวมทงสามารถตรวจสอบไดวาเงนคงเหลอในสมดบญชรายรบและ สมดบญชรายจาย กบเงนคงเหลอทเปนเงนสดในมอกบสมดบญชเงนฝากธนาคาร(สมดคฝาก)ตรงกนหรอไม ในทกวนท าการทเกดรายการ เปลยนแปลง การตรวจสอบบญชเปนวธการซงสามารถควบคมความถกตองของการบนทกบญชและแนะน าการบนทกบญช ใหอยภายใตเงอนไขทก าหนด เมอผตรวจบญชจะด าเนนการตรวจบญชของกลมนนจะตองทราบเปนอนดบแรก คอ

1. ระบบการบญชทกลมใช 2. การวางรปแบบบญชของกลม 3. สมดบญชทจดท าขน 4. การสรปรายการเบองตนเพอการลงบญช เมอทราบวธการบญชของกลมแลว สงทตองค านงถงตามแนวทางการจดท าบญชก าหนดวา 1. ระบบบญชในระบบ บญชค ซงหมายความวา ทก ๆ รายการทเกดขนจะตองบนทกจ านวนเงน

ลงในบญช 2 บญช เสมอไป 2. การวางรปแบบบญชตามระบบการบญชค แบงเปน

บญชในสวนของรายรบ บญชในสวนของรายจาย บญชในสวนของทรพยสน บญชในสวนของหนสนและทน

15 บญชอเลคทรอนกสกลมออมทรพยเพอการผลต

3. สมดบญชทจดท าขน แบงออกเปน 3 เลม โดยวางรปแบบการบญชไวดงน

เลมท 1 สมดบญชเงนสด – บญชเงนฝากธนาคารทกประเภท (ส.) ถอวาเปนทรพยสน เปนสมดบญชหลก

เลมท 2 สมดบญชรายวนรบเงน (ร.) ในสมดบญชเลมนจะแบงสวนของบญชไว 2 สวน คอ บญชในสวนของรายได กบบญชในสวนของหนสนและทน เปนสมดบญชแยกประเภท

เลมท 3 สมดบญชรายวนจายเงน (จ.) ในสมดบญชเลมนจะแบงสวนของบญชไว 2 สวน คอ บญชในสวนของรายจายกบบญชในสวนของทรพยสน เปนสมดบญชแยกประเภท 4. การบนทกรายการเบองตนเพอการลงบญช กลมฯควรมสมดธรรมดา 1 เลม เพอสรปรายการตาง ๆ ทเกดขนประจ าวน เพอคดลอกลงในสมดทะเบยนทจดท าขน และลงบญชตามแนวทางทก าหนดซงถอวาการบนทกรายการเบองตนจะเปนตวก าหนดความถกตองของการทะเบยนและการบนทกบญช

ความสมพนธระหวางรายการเบองตนเพอการลงบญชระบบบญชค เมอมการบนทกหรอสรปรายการเพอเตรยมลงบญชในสมดบญชทไดจดเตรยมไวตามระบบบญชก าหนดวา ทก ๆ รายการทเกดขนจะตองบนทกจ านวนเงนลงใน บญช 2 บญชเสมอไป สงทจะควบคมการลงบญชตามระบบบญชนกคอ การอางหนาบญชเพอใหทราบวาไดลงจ านวนเงนบญชใน 2 บญช แลว หรอการยนกนตามระบบบญชคซงการอางหนาบญชนนนยมใชอกษรยอของบญชนน เชน บญชเงนสด –บญชเงนฝากธนาคาร ทกประเภท ใชอกษรยอวา ส. ตามดวยเลขหนาบญชนน เชน ส. 1 เปนตน และยงมอกษรยออกตวหนง คอ อกษร อ. หมายความวาอางการลงบญช บญชในเลมบญชเดยวกน ซงมกจะเกดขนในสมดบญชเงนฝากธนาคารทกประเภท (บางแหงใช ธ. หมายถง เปนรายการเกยวกบธนาคาร) การอางหนาบญชนน หมายถง อางการลงบญช 2 บญช ในรายการเดยวกนใหตรงกนขามหรอยนกน ซงจะเปนการตรวจสอบบญชวธการลงบญชไดในทางหนง เมอรระบบและวธทางการบญชแลวสงทจะตรวจตอไปกคอ ตวเลขของจ านวนเงนในแตละบญช ซงผตรวจตองดจากผลสรปยอดรายเดอนและการสะสมของยอดรายป โดยพสจนยอดตวเลขจ านวนเงนแตละบญชวาตรงกบจ านวนเงนคงเหลอสดทายหรอไม (ซงจะแสดงใหเหนไดชดจากการปฏบตทางการบญช)

16 บญชอเลคทรอนกสกลมออมทรพยเพอการผลต

สงทตองตรวจสอบตอไป คอ การท างบก าไร – ขาดทน เนองจากการท างบก าไรขาดทน มวตถประสงคเพอใหทราบผลการด าเนนงานในรอบบญชหนงวามก าไร หรอขาดทนเกดขนเทาใด ซงเกดจากการเปรยบเทยบระหวางบญชในสวนของรายได กบบญชในสวนของรายจายซงความถกตองในสวนนขนอยกบ

1. การเกบยอดจ านวนเงนในสวนของบญช ในสวนของรายไดและบญชในสวนของรายจายไดถกตองหรอไม

2. การค านวณตวเลขจ านวนเงนของในแตละสวนบญช 3. น าผลทแตกตางกน คอ ก าไรสทธหรอขาดทนสทธ ไปด าเนนการตอในงบดล สวนของทนท

ตองตรวจสอบในขนตอนสดทาย คอ ตรวจการท างบดลเนองจาก งบดล คอ การเปรยบเทยบผลการด าเนนงานในรอบปบญชวากลม ฯ มทรพยสนและหนสนใน

ชวงเวลารอบปบญชนนเปนจ านวนเทาใด ซงเปนหลกการบญชทวไปถอวาการท าบญชไดถกตองนน ผลรวมของจ านวนเงนทางดานทรพยสนทกประเภท จะเทากบ ผลรวมของจ านวนเงนทางดานหนสนทกประเภท บวกกบ ผลรวมของจ านวนเงนทน ทกประเภท

นนคอ ทรพยสน = หนสน + ทน

การแกไขเมองบดลไมเทากน (ไมลงตว) งบดลไมเทากนหรอไมลงตว มสาเหตขอความผดพลาด 2 ประการ คอ

1. ความผดพลาดเพราะบนทกรายการทางการเงนผดบญช 2. ความผดพลาดเพราะบวกหรอลบตวเลขจ านวนเงนผด ซงทงสองสาเหตจะท าใหตวเลขจ านวนเงนในบญชผดไปจากความจรง การแกไข ความผดพลาดเพราะบนทกรายการทางการเงนบญช (ลงผดบญช) วธการ 1. ตรวจสอบรายการเบองตนจากสมดบนทกเบองตนไลเปนล าดบ จนพบรายการทผดพลาด 2. น าผลสรปของจ านวนเงนของแตละบญช เปรยบเทยบกบสมดทะเบยนทจดท าวาตวเลข

ตรงกนหรอไม ถาบญชไหนไมตรงกบสมดทะเบยนกดรายการทลงบญชไปแลวเพอพบรายการดงกลาว กด าเนนการแกไขตอไป

3.ใหน าผลรวมของจ านวนเงนขางมาก (ในสวนของทรพยสน หรอหนสนในงบดล)ตงแลวลบดวยจ านวนเงนขางนอย ไดจ านวนเงนเทาไร หารดวย 2 แลวดวาจ านวนเงนนนเปนของรายการใด ด าเนนการแกไขตอไป เชน

17 บญชอเลคทรอนกสกลมออมทรพยเพอการผลต

รายการทถกตอง รายการทผดพลาด

ทรพยสน หนสน ทรพยสน หนสน 187 277 187 277 60 64 60 64 94 - - 94 341 341 247 435 เอา 2 หารผลตางของ 435 กบ 247 จะพบรายการทผดพลาด 435 – 247 = 188 หาร 2 = 94 จะพบวาจ านวนเงน 94 บาทลงกลบขาง คอ ลงบญชขางทรพยสน เปนหนสน ถาผลตางของจ านวนรวม 2 ขาง เปน 9 หรอผลคณของ 9 เชน 9 , 18 , 27, 36 เปนตน การ

ผดพลาดเชนนมกจะเกดขนจากการบนทกต าแหนงตวเลขกบกน เชน 54 บนทกเปน 45 , 36 บนทกเปน 63 วธหาขอผดพลาดใหเอา 9 หารผลตางนน เมอหารออกมาไดจ านวนเทาใด จ านวนตวเลขนน คอผลตางของเลข 2 ตว ทกบต าแหนงกน เชน

ตวเลขทถก ตวเลขทกลบต าแหนง ผลตาง (ผลตางของเลข 2 ตวทกลบต าแหนง) 54 45 9 1 75 57 18 2 30 03 27 3 อาศยดตวเลขทหารไดจาก 9 นเปนหลก แลวคนหาตวเลข 2 ตวทกลบต าแหนงกนในบญชตาง ๆ

เพอแกไขใหถกตองตอไป ความผดพลาดเพราะบวกหรอลบจ านวนเงนผด วธแกไขใหตรวจสอบจากผลรวมของยอดรวมแต

ตนปของทก ๆ บญช แลวทดสอบงบดลจนกวางบดลสองขางเทากน กด าเนนการแกไขใหถกตองตอไป สรปการตรวจสอบบญช จะตองตรวจตามรายละเอยด ดงน 1. ระบบการบญช 2. การวางรปแบบของบญชทใช 3. สมดบญชทจดท าขน 4. การบนทกรายการเบองตน 5. การอางบญช 6. ตวเลขจ านวนเงนของแตละบญช 7. งบก าไร – ขาดทน 8. งบดล (ทรพยสน = หนสน + ทน)

18 บญชอเลคทรอนกสกลมออมทรพยเพอการผลต

จดเนนการตรวจสอบบญชกลมออมทรพยเพอการผลต

ตรวจอะไร ตรวจอยางไร 1. บญชเงนสด/บญชเงนฝากธนาคาร (ส.)

1. เงนสดคงเหลอเทากบตวเงนทมอยเทากนหรอไม 2. เงนฝากธนาคารคงเหลอจะตองตรงกบยอดเงนในบญชเงนฝากธนาคาร 3. ความถกตองในการบนทก ฯ 3.1 ยอดเงนคงเหลอ (เงนสด เงนฝากธนาคารโดยท ายอดเงนคงเหลอยกมา บวก ยอดรวมชองรบ หก ชองรวมชองจาย เทากบยอดเงนคงเหลอในบญช 3.2 ความครบถวนในการบนทกบญช 3.2.1 เงนสจจะสะสม คาสมคร คาธรรมเนยมประจ าเดอนตรวจสอบกบทะเบยนคมสจจะตรงกนหรอไม 3.2.2 ตรวจรายการจายเงนใหสมาชกกและการรบช าระหนกบทะเบยนกลกหนฉกเฉน/สามญตรงกนหรอไม 3.2.3 ตรวจสอบวาไดมการลงรายการตามระบบบญชคครบถวนถกตองทกรายการหรอไม (ชองและรายการ) 3.2.4 ตรวจสอบการน าหลกฐานการรบ การจายเงนมาลงบญชครบถวนทกรายการหรอไม 3.2.5 ตรวจสอบการจายเงนปนผล เฉลยคน กบหลกฐานการจายเงนถกตองหรอไม 3.2.6 ตรวจสอบการจายเงนคาตอบแทน ฯ กบหลกฐานการจาย วาถกตองหรอไม 4. ตรวจสอบการรวมยอดเงนทกชอง ทกบญชถกตองหรอไมในการปดบญช

2. บญชรายไดและหนสน(ร.) 1. ตรวจสอบการลงบญชทกรายการตรงกบบญชเงนสด เงนฝากธนาคาร (ส.)หรอไม 2. ตรวจสอบบญชทนกบทะเบยนคมเงนทนวายอดเงนตรงกนหรอไม 3. ตรวจสอบบญชเงนกธนาคารกบสญญาการกยมและหลกฐานการช าระหน 4. ตรวจสอบการรวมยอดเงนทกอยาง ทกบญชถกตองหรอไมในการปดบญช

19 บญชอเลคทรอนกสกลมออมทรพยเพอการผลต

3. บญชรายจายและทรพยสน (จ.) 1. ตรวจสอบการลงบญชทกรายการตรงกบบญชเงนสด เงนฝากธนาคาร (ส.)หรอไม 2. ตรวจสอบบญชกจกรรมของกลมกบทะเบยนคมกจกรรมของกลมวายอดเงนตรงกนหรอไม 3. ตรวจสอบบญชลกหนเงนก ฉกเฉน / สามญ กบทะเบยนคมลกหนเงนก 4. ตรวจสอบการรวมยอดเงนทชอง ทกบญช ถกตองหรอไมในการปดบญช

ตรวจอะไร ตรวจอยางไร 4. ตรวจสอบงบก าไรขาดทน และงบดล

1. ตรวจสอบการเกบยอดรายได / รายจายครบทกรายการถกตองหรอไม 2. ตรวจสอบการเกบยอดหนสน / ทรพยสน / ทน ครบทกรายการถกตองหรอไม 3. ตรวจสอบผลรวมของจ านวนเงนทกรายการถกตองหรอไม 4. ตรวจยอดก าไรจากงบดล / งบก าไร – ขาดทนจะตองเปนจ านวนเงนทเทากน

5. ตรวจสอบทะเบยน / เอกสารทกประเภท

ตรวจสอบ หลกฐาน ทะเบยนเอกสารตาง ๆ ไดแก ใบสมคร ค าขอก ทะเบยนสมาชก สมดสจจะ หลกฐานธนาคาร สลปธนาคาร ฯลฯ

6. การตรวจสอบการปฏบตงานของคณะกรรมการ

ดวาคณะกรรมการท างานตามหนาท ปฏบตตามระเบยบขอบงคบอยางเครงครดหรอไม ตลอดจนการตรวจระบบการไหลของเงน วน เวลาในการถอนเงนจากธนาคาร และ จ านวนเงนแตละประเภททเปนคาใชจาย การใชจายเงนตามโครงการฯ กลม ฯในการบรหารจดการ ฯลฯ

20 บญชอเลคทรอนกสกลมออมทรพยเพอการผลต

คมอการใชบญชอเลคทรอนกส กลมออมทรพยเพอการผลต บญชอเลคทรอนกส กลมออมทรพยเพอการผลต เปนระบบทจดท าขน ตามแนวทางการจดท าบญชกลมออมทรพยเพอการผลตของกรมการพฒนาชมชน กระทรวงมหาดไทย ซงผใชสามารถน าไปใชกบกลมออมทรพยเพอการผลตไดทกกลม ผจดท าไดมการจดท าระบบบญชอเลคทรอนกส มาแลวหลายรน โดยเรมจดท าครงแรกเมอป พ.ศ. 2552 และมการปรบปรง แกไข หรอ ท าใหมหลายครง ในแตละรนมขอดขอเสยแตกตางกน เชน รนทใชอบรมผเชยวชาญกลมออมทรพยเพอการผลต รน 3-4 ผจดท าใชชอวา “บญชออมทรพยอเลคทรอนกส รน ชช54” เนองจากใชเวลาในการจดท าชวงเขารบการฝกอบรมหลกสตรพฒนาผเชยวชาญสความเปนเลศดานกลมออมทรพยเพอการผลต ท ศนยศกษาและพฒนาชมชนนครนายก ระหวางเดอน กรกฎาคม-สงหาคม 2554 แตรนดงกลาว ยงมปญหา ทสรางระบบตรวจสอบมากเกนไป ท าใหตดขดในการลางขอมลเดม ทกลมไดมการจดท าไว และ ตองการลบเพอใชในปตอๆไป รวมทงสรางระบบทมความยงยาก ซบซอนมากเกนไป ท าใหผใช ซงเปนคนในหมบาน/ชมชน ไมสะดวกในการใชงาน จงไดมการจดท าขนใหม และเรมทดลองใช เปนครงแรก ทจงหวดเชยงราย ซงจดใหมการอบรม ขนในวนท 19 มนาคม 2556 โดยไดปรบปรงใหลดความซบซอนลง และใชชอรน วา บญชออมทรพยอเลคทรอนกส V.1000 เนองจากจดท าส าหรบกลมออมทรพยเพอการผลต ทมสมาชกไมเกน 1,000 คน สมรรถนะการใชงานของ “บญชออมทรพยอเลคทรอนกส V.1000” มพอสรป ดงน (1) ใชไดกบกลมทมสมาชกไมเกน 1,000 คน (2) ไดตดระบบฝาก-ถอน ออก เพราะเหนวา ไมใชภารกจของกลมออมทรพยฯ (3) มระบบทชวยใหตรวจสอบขอมล เหมอนรนกอนหนาน (4) มระบบจดท าใบรบเงน โดยอตโนมต (5) สมรรถนะอนๆ จะคลายกบรนทผานมา คอ ระบบจะด าเนนการ จดท าบญชเงนสดและเงนฝากธนาคาร (ส.) บญชรายไดและหนสน (ร.) บญชรายจายและทรพยสน (จ.) งบดล/งบก าไร-ขาดทน ทะเบยนคมเงนสมาชก ทะเบยนคมเงนปนผล ใบรบเงน รายงานการลงบญช และชทแสดงสถตตางๆ ใหโดยอตโนมต

21 บญชอเลคทรอนกสกลมออมทรพยเพอการผลต

องคประกอบของระบบบญชอเลคทรอนกส กลมออมทรพยเพอการผลต V.1000

1. ระบบบญชอเลคทรอนกส ฯ ประกอบดวยสวนตางๆ ไดแก 1.1 หนาหลก เนองจาก ในระบบมชท จ านวนมาก จงไดจดท าชทหนาหลก ขนเพอใหผใชสะดวกในการคนหาทะเบยน บญช หรอ ชทอนๆ ทตองการใชงาน ไดอยางรวดเรว

ทงน ในชท “หนาหลก” ไดแบง “ชท” เปนกลมตางๆ คอ (1) กลมชททผใชตองกรอกขอมลดวยตนเอง สวนใหญเปนชทในกลมทะเบยน ทผใชตองด าเนนการลงรายการดวยตนเอง ไดแก ทะเบยนสมาชก ทะเบยนคมเงนสจจะสะสม ทะเบยนคมเงนสจจะพเศษ ทะเบยนคมเงนกสามญ ทะเบยนคมเงนกฉกเฉน และมชททอยในกลมบญช จ านวน 2 ชท ไดแก ยอดยกมาจากปกอน ชท “บนทกรายการ” (2) กลมชททระบบจะจดท าให สวนใหญเปนชทในกลมบญช โดยเปนชททผใชไมตองด าเนนการลงรายการ เนองจากระบบจะจดท าใหโดยอตโนมต ไดแก บญชเงนสดและเงนฝากธนาคาร(ส.) บญชรายไดและหนสน (ร.) บญชรายจายและทรพยสน (จ.) งบดล/งบก าไร-ขาดทน ทะเบยนคมเงนสมาชก ทะเบยนคมเงนปนผล ใบรบเงน สญญาเงนก เปนตน 3. กลมชททท าเสรมขนมาเพอเปนการตรวจสอบ ประเมนผล เชน รายงานการลงบญช สรปผลการลงบญช สถตขอมล ตางๆ

22 บญชอเลคทรอนกสกลมออมทรพยเพอการผลต

2. การเลอกชททตองการ เพอความสะดวกในการคนหาชทเพอน ามาใชงาน ผใชสามารถ ใชประโยชนจากหนาหลก ได ดงน 1.คลกทชอชททตองการในชทหนาหลก ระบบจะลงคไปยงชททตองการไดอยางรวดเรว 2. คลก ทเครองหมายกรมการพฒนาชมชน ในชทอนๆ เพอกลบมายงชทหนาหลก คลกทชอชท เพอไปยงชท ทตองการ

23 บญชอเลคทรอนกสกลมออมทรพยเพอการผลต

คลกทเครองหมายกรมการพฒนาชมชนเพอกลบไปยงชทหนาหลก

การใชงาน บญชออมทรพยอเลคทรอนกส V.1000 บญชอเลคทรอนกส กลมออมทรพยเพอการผลต จดท าขนโดยใชโปรแกรม Microsoft Excel ผน าไปใช จงควรทจะมพนฐานการใชงาน Microsoft Excel พอสมควร โดยมวธการใชงาน พอสรป ดงน 1. การจดท าฐานขอมลเบองตน 1.1 หนาหลก ในการเรมใชงานครงแรก ผใชควรเรมตนด าเนนการทชท”หนาหลก” เพอกรอกขอมล “ชอกลม” “สถานทตงของกลม” และ กรอกขอมลวนท เดอน พ.ศ.

กรอกชอ และทตงกลมออมทรพย

24 บญชอเลคทรอนกสกลมออมทรพยเพอการผลต

ส าหรบขอมลวนท เดอน พ.ศ. จะมผลตอการแสดงผลของขอมล เชน ใบรบเงน งบดลทะเบยนคมเงนสมาชก สญญากเงน และชทแสดงผลตางๆ ทงน ถาตองการใหระบบแสดงรายการตรงกบทกรอกขอมล ควรระบเปนวนท 31 ธนวาคม พ.ศ.....(ปทใชงาน) 1.2 ขอมลยกมาจากปกอน เมอเรมตนใชงาน หรอ เปนการใชงาน ในปท 2 ผใชตองยกรายการจากงบดล ของปทผานมา น ามากรอกในขอมลยกมาจากปกอนดวย ไดแก เงนสด เงนฝากธนาคาร ลกหนเงนกสามญ ลกหนเงนกฉกเฉน เงนลงทนของกลม เงนสจจะสะสม เงนสจจะพเศษ เงนกจากแหลงทน บญชทน และเงนฝากของสมาชก (กรณมการฝาก-ถอนเงน) และ รายการอนๆ (ถาม) สามารถทจะกรอกในชองถดมาได แตตองวเคราะหดวยวา เงนนนเปนทรพยสน หนสนหรอทน

กรอกวนท เดอน พ.ศ.ทตองการใหระบบแสดงขอมล

25 บญชอเลคทรอนกสกลมออมทรพยเพอการผลต

2. การกรอกขอมลตามกจกรรมของกลม กอนอนตองเขาใจกอนวา ในระบบ จะมสวนทเกยวของ 2 สวน คอ ระบบทะเบยน และ ระบบบญช ซงทงสองสวนจะมความเกยวโยงกน - สวนของทะเบยน จะประกอบดวย ทะเบยนคมเงนสจจะสะสม ทะเบยนคมสจจะพเศษ ทะเบยนคมเงนกสามญ ทะเบยนคมเงนกฉกเฉน (ยงมทะเบยนอนๆ อก เชน ทะเบยนคมเงนของสมาชก ทะเบยนคมเงนปนผล แตในระบบ เปนทะเบยน ทระบบจดท าให ผใช ไมตองด าเนนการใดๆ)

น าขอมลจากงบดล ปทผานมา กรอกในขอมลยกมาจากปกอน

26 บญชอเลคทรอนกสกลมออมทรพยเพอการผลต

-สวนของบญช กลมออมทรพยเพอการผลต ใชระบบบญช ส. จ. ร. ซงเปนระบบทกรมการพฒนาชมชน ออกแบบใหเหมาะสมกบการด าเนนงานกลมออมทรพย โดยในระบบบญชอเลคทรอนกส ระบบจะจดท าใหโดยอตโนมต เพยงแตผใช ตองกรอกขอมลในชท “บนทกรายการ”

การจดท าทะเบยน 2.1 ทะเบยนสมาชก เปนชททตองด าเนนการกอน เนองจากจะเปนฐานขอมลทเชอมโยง ไปยงทะเบยนอนๆ ทงหมด ไดแก ทะเบยนคมเงนสจจะ/สจจะพเศษ ทะเบยนคมเงนก ทะเบยนคมเงนสมาชก ทะเบยนคมปนผล ใบรบเงน สญญากเงน และ สถตตางๆ

การกรอกขอมลมขอแนะน า ดงน (1) การกรอกค าน าหนา ชอ และ นามสกล ควรกรอกแยกชองกน เพอใหเกดความสวยงาม รวมทง เปนการชวยใหระบบสามารถจ าแนก จ านวนสมาชก วาเปน ชาย หญง และมทงหมดเทาใด กรณทเปนกลม องคกร ใหพมพในชองค าน าหนา เนองจากจะมผลตอการนบจ านวนสมาชก ซงระบบจะนบจ านวนสมาชกทมในปจจบนให

กรอกขอมลตางๆ

ระบบจะนบจ านวนมาชกในปจจบน วามจ านวนเทาใด และ แยกหญง / ชาย ให เพอความสะดวกกรณกลมมสามาชกจ านวนมาก

27 บญชอเลคทรอนกสกลมออมทรพยเพอการผลต

(2) กรณสมาชกลาออก ไมควรใชวธลบชอออก แตควรกรอก วน เดอน ป ทลาออกแทน เพราะจะมผลตอจ านวนเงนทสมาชกรายนนมหรอถอนออกจากกลม รวมทงจะท าใหกลมไดมขอมลเดมไวเปนหลกฐานดวย ทงน หากตองการลบชอออก ใหท าการลบเปลยนแปลง ในชวงเรมป พ.ศ.ใหม จะสะดวกกวา

2.2 ทะเบยนคมเงนสจจะสะสม เมอมการรบเงนสจจะจากสมาชกทกครง ผใชควรน ารายการมาลงในทะเบยนคมเงนสจจะ และควรมการตรวจสอบใหถกตอง เปนปจจบน โดยมขอแนะน าใหการลงรายการ ดงน

(1) เมอเรมตนปบญช (เดอน มกราคม) ผใชตองน ายอดเงนสจจะของสมาชกแตละคน มาลงในชอง “ยอดยกมา” (ยอดรวมตองตรงกบ ยอดเงนสจจะยกมาในชท “ขอมลยกมาจากปกอน”) ทงน หากขอมลไมตรงกน ระบบจะท าการเตอนขอผดพลาด ผใชตองด าเนนการใหถกตองตรงกน

(2) ลงรายการรบเงนสจจะของสมาชก แตละเดอน แลวน ายอดเงนรวมในเดอนนนๆ ไปลงรายการ

ในบนทกรายการเบองตน ทงน ในทะเบยนคมเงนสจจะสะสม จะมระบบตรวจสอบ เพอเตอนผใชงานใหลงรายการตางๆ ใหสมพนธกน จนกวาค าเตอน(แถบสแดง) ตางๆ จะหายไป

ขอความเตอนขอผดพลาด

28 บญชอเลคทรอนกสกลมออมทรพยเพอการผลต

(3) กรณสมาชกถอนเงนสจจะ ใหลงจ านวนเงนทถอน ในชอง “ถอนเงนสจจะ” ไมควร

ใชวธลบจ านวนเงนออก เพราะจะท าใหไมทราบประวตทางการเงน และอาจท าใหระบบบญชไมถกตองได

29 บญชอเลคทรอนกสกลมออมทรพยเพอการผลต

2.3 ทะเบยนคมเงนสจจะพเศษ ทะเบยนคมเงนสจจะพเศษ มรปแบบเหมอนกบ ทะเบยนคมเงนสจจะสะสม ซงผใชจะตองลงรายการทกครงทมการฝากเงนสจจะพเศษ รวมทงตองด าเนนการใหสมพนธกบทะเบยนคมเงนอนๆ เชน รายการยอดยกมาจากปกอน และ บนทกรายการ เปนตน

2.4 ทะเบยนคมเงนกสามญ และ ทะเบยนคมเงนกฉกเฉน

30 บญชอเลคทรอนกสกลมออมทรพยเพอการผลต

ทะเบยนคมเงนกสามญ และ ทะเบยนคมเงนกฉกเฉน มรปแบบการใชงานเหมอนกน จงขอแนะน าวธใชใน ทะเบยนคมเงนกสามญ ดงน (1) สวนประกอบของทะเบยนคมเงนกสามญ ประกอบดวย 4 สวน ไดแก สวนแสดงขอมล สวนส าหรบกรอกขอมลการกเงน สวนส าหรบกรอกขอมลการช าระเงนตน และ สวนส าหรบกรอกขอมลการจายเงนดอกเบย

สวนท 1 สวนแสดงผล ผใชงานไมสามารถกรอกรายการใดๆในสวนแสดงผลได จดท าขนเพอใหผงาน สามารถปรนสเกบเปนเอกสารได โดยจะแสดงใหทราบวา สมาชกแตละคน มยอดเงนกยกมา เงนกเดอนน ช าระเงนเดอนน ยอดหนคงเหลอ และแสดงรายการช าระดอกเบยของสมาชก ทงในเดอนน และยอดเงนดอกเบยสะสม สวนท 2 รายการเงนก ระบบท าไวส าหรบการกเงนไดเพยงเดอนละ 1 ครงเทานน (รนกอนหนาน สามารถกเปนรายวนได ตดออกไป เพราะปกต กลมตองมสญญากเงน เปนหลกฐานอยแลว) ถาสมาชกกเดอนไหน ใหกรอกขอมลในชองของเดอนนน (กรณกลมมการปลอยกหลายครงในรอบเดอน อาจใชวธ ท าบญชคมภายนอก แลวน ามายอดรวมทงเดอน มาลงรายการ) สวนท 3 รายการช าระเงนก เมอสมาชกน าเงนมาช าระเงนก ผใชงานน ายอดเงนทช าระมากรอกในชองช าระเงนก ใหตรงกบเดอนทช าระ (กรณกลมมการรบช าระคนหลายครงในรอบเดอน อาจใชวธ ท าบญชคมภายนอก แลวน ามายอดรวมทงเดอน มาลงรายการ) สวนท 4 รายการช าระดอกเบย ด าเนนการเหมอนกบชองรายการอนๆ ทงน การจดท าทะเบยนคมเงนก จะเหมอนกบทะเบยนอนๆ คอ ตองน าจ านวนเงนไปกรอกใน รายการยกมาจากปกอน (กรณมหนสนยกมาจากปกอน) และ และเมอมรายการในแตละเดอน ตอง

สวนท 1

สวนแสดงผล (กรอกขอมล

ไมได)

สวนท 2

สวนส าหรบกรอกรายการจายเงนก

สวนท 3

สวนส าหรบกรอก รายการรบคนเงนก

สวนท 4

สวนส าหรบกรอกรายการรบเงน

ดอกเบย

31 บญชอเลคทรอนกสกลมออมทรพยเพอการผลต

กรอกในบนทกรายการ ซงเปรยบเสมอนเปนการน ายอดเงนไปลงบญชดวยทกครง โดยระบบจะมค าเตอนแสดงอยดานบนของสวนแสดงผล ผใชงานตองกรอกขอมลใหถกตอง จนกวา ค าเตอนจะหายไป

การจดท าบญช

ระบบบญชของกลมออมทรพยเพอการผลต ใชระบบบญช ค และ ดดแปลงใหเหมาะสมกบการใชงานของคนในหมบาน/ชมชน ซงไมไดมความรทางดานบญช โดยใชบญชทเรยกวา บญช ส.จ.ร. ไดแก (1) บญชเงนสด และ เงนฝากธนาคาร (ส.) (2) บญชรายจาย และ ทรพยสน (จ.) (3) บญชรายรบ และ หนสน (ร.) ในระบบบญชอเลคทรอนกส ไดออกแบบมาเพอใหผทไมมความรทางบญช สามารถจดท าระบบบญชกลมออมทรพยฯ ได โดยด าเนนการเพยงกรอกขอมลในชท บนทกรายการ เทานน จากนน ระบบจะด าเนนการจดท าบญช ใหโดยอตโนมต 3.1 บนทกรายการเบองตน เนองจากชท “บนทกรายการเบองตน” คอตนทางของระบบบญชอเลคทรอนกส ขอมลทเกยวของกบการเงนของกลม จงตองน ามาลงในบนทกรายการเบองตนทงหมด จดเดนของบนทกรายการเบองตน ก

32 บญชอเลคทรอนกสกลมออมทรพยเพอการผลต

คอ การท าใหผใชงาน กรอกเพยง “ตวเลข” ในชองรายการทเกยวของเทานน ระบบจะด าเนนการจดท าบญชใหโดยอตโนมต โดยทผใชงานไมจ าเปนตองมความรทางบญช การกรอกขอมลในบนทกรายการเบองตน (1) กรอก เดอน และ วนท ผใชงานควรกรอกเดอนแบบเตม เชน “มกราคม” ไมควรกรอกเปนตวยอ เนองจากจะท าใหระบบบญชและระบบรายงานผลมความสวยงาม กรณท ในเดอนเดยวกน มหลายวน อาจพมพเพยงแควนท ไมตองพพม เดอน ทกครงกได และ กรณทในวนเดยวกน มหลายรายการ กอาจพมพวนท เพยงครงเดยวกได

(2) กรอกตวเลข ตามขอมลทเกดขน ตามชองทก าหนด เชน ในชองรบเงนสจจะ ชองจายเงนกสามญ เปนตน ***การกรอกขอมล จะตองกรอกเพยง แถวละ 1 รายการขอมลเทานน****

33 บญชอเลคทรอนกสกลมออมทรพยเพอการผลต

(3) กรอกรายละเอยดของขอมล กรณตองการใหระบบบญชมรายละเอยดมากขน เชน ในรายการรายรบ รายจาย จะมชองทบอกวา รายรบ อนๆ หรอ รายจาย อนๆ ถากรอกเพยงตวเลข จะท าใหไมทราบวา รายการรบเงนอนๆ หมายถง เงนอะไร ผใชงานจงควรเพมเตมรายละเอยดไวในชอง “หมายเหต” เชน รายจายอนๆ ระบในชองหมายเหตวา “คาสมดสจจะ” เปนตน

ทงน กอนการน า จ านวนตวเลข มาบนทกใน “บนทกรายการ” ผใชงานควรด าเนนการ กรอกขอมลลงในทะเบยนคมเงนตางๆ ใหเรยบรอยกอน แลวน ายอดเงนรวม ของแตละรายการมาบนทกใน “บนทกรายการเบองตน” เชน ลงขอมลในทะเบยนคมเงนสจจะสะสม ของสมาชกแตละราย แลวน าจ านวนเงนรวมทไดรบเงนสจจะในวนนนๆ มาลงไวใน “บญทกรายการเบองตน”

34 บญชอเลคทรอนกสกลมออมทรพยเพอการผลต

***การลง “บนทกรายการเบองตน กคอ การจดท า “ระบบบญชของกลม” ****

จากการกรอกขอมลใน “บนทกรายการ” ระบบจะด าเนนการประมวลผล น าไปสการจดท า บญช ส บญช จ บญช ร งบดล งบก าไร-ขาดทน ทะเบยนคมเงนปนผล ฯลฯ ซงระบบจะจดท าใหโดยอตโนมต การกรอกขอมล จงตองระมดระวง ในเรองของจ านวน และ ลงในชองรายการทถกตอง โดยมความสมพนธกบทะเบยนคมเงนตางๆ

รายการจดท าระบบบญช ในสวนของการจดท าระบบบญช เปนสวนทระบบจะด าเนนการใหโดยอตโนมต โดยเชอมโยงมาจาก “บนทกรายการ” ผใชงานไมตองกรอกขอมลใดๆ แตผใชงานควร มการจดพมพเกบไวเปน

35 บญชอเลคทรอนกสกลมออมทรพยเพอการผลต

เอกสารดวย เพอปองกนกรณเกดความเสยหายกบคอมพวเตอร โดยในแตละชท มขอแนะน าพอสงเขป ดงน บญช ส. จ. ร.

รปแบบทใชเปนระบบบญชกลมออมทรพยเพอการผลต ของกรมการพฒนาชมชน มรปแบบใหจดท าบญชหลก 3 บญช ไดแก

(1) บญชเงนสด และเงนฝากธนาคาร (บญช ส.) (2) บญชรายได และ หนสน (บญช ร.) (3) บญชรายจาย และ ทรพยสน (บญช จ.)

ชทบญช ส. จ. ร. เปนชททระบบจดท าใหโดยอตโนมต ผใชงานไมตองลงรายการใดๆ แตสามารถสงพมพลงเอกสารได โดยการสงพมพลงเอกสาร ไมควรสงพมพทงหมด เพราะในระบบมหนาเอกสารจ านวนมาก ควรสงพมพเฉพาะสวนทเลอก (ลากด า แลว คลก สวนทเลอก)

งบดล งบก าไร-ขาดทน และ รายละเอยดประกอบงบดล หลงจากกรอกขอมลใน “บนทกรายการเบองตน” เสรจเรยบรอยแลว นอกจากระบบจดท าบญช ส. จ. ร. ใหโดยอตโนมตแลว ระบบจะจดท างบดล งบก าไร-ขาดทน ใหทนท ผใชงานควรเขาไป “คลก” ด ในชทเหลาน เพอดผลประกอบการของกลม วาเปนอยางไร การสงพมพเปนเอกสาร สามารถสงพมพทงหมดได เนองจากมเพยงหนาเดยวในชทน

36 บญชอเลคทรอนกสกลมออมทรพยเพอการผลต

ทะเบยนคมการเงนของสมาชก ทะเบยนคมการเงนของสมาชก เปนชททจดท าขน เพอสรปภาพรวมการเงนของกลม และสมาชกทงหมด สามารถน าไปใชประโยชนในการรายงานผลใหผเกยวของและสมาชกทราบ ผใชงานไมสามารถกรอกขอมลดวยตนเองได การสงพมพเพอเกบเปนเอกสาร ใหใชวธการเดยวกบ บญช ส. จ. ร. คอการสงพมพเฉพาะสวนทเลอก เนองจากมจ านวนหนาทเกยวของจ านวนมาก ส าหรบแถบสในชองสดทาย เปนแถบสทจดท าขน เพอใหเหนสถานะสมาชกแตละคนวา มสถานะเปนเชนไร โดยแถบสเขยว จะแสดงใหเหนวา สมาชก มทรพยสนมากกวาหนสน แตถาเปนแถบสแดง แสดงวาสมาชกรายนน มหนสน มากกวาทรพยสน

ทะเบยนคมเงนปนผล เฉลยคน

ทะเบยนคมเงนปนผล ในรน V.1000 ผจดท าไดแยกเปน 2 ชท เพอความสะดวกในการจดพมพเปนเอกสาร

37 บญชอเลคทรอนกสกลมออมทรพยเพอการผลต

ชทท 1 การจดสรรผลก าไร เปนสวนทผใชงานตองกรอกขอมล โดยน าขอมลจากระเบยบขอบงคบ

ของกลมมากรอกวา จดสรรผลก าไร เปนรอยละเทาไร เชน ปนผล รอยละ 70 เฉลยคน รอยละ 10 ตอบแทนกรรมการ รอยละ 10 สวสดการ รอยละ 10 เปนตน เมอด าเนนการกรอกรอยละของ แตละรายการแลว ระบบจะค านวณยอดเงนจากผลก าไรใหเพอใหทราบวา กลมสามารถปนผล เฉลยคนไดเปนเงนเทาใด หรอ กลมมรายการอนๆ ทสามารถน าไปใชจายไดเทาใด

รายการปนผล และ เฉลยคน

(1) การจายเงนปนผล

38 บญชอเลคทรอนกสกลมออมทรพยเพอการผลต

การค านวณเงนปนผล ซงระบบจดท าใหโดยอตโนมตนน จะเปนการค านวณจากเงนหนของสมาชก (เงนสจจะสะสม + เงนสจจะสะสมพเศษ) ในรนทท ากอนหนาน จะเปนการค านวณโดยน าเอาหนละ 100 บาท เปนฐานในการค านวณ เพองายตอการด าเนนการ แตเปนการค านวณ ทไมยตธรรมตอสมาชกบางคน เนองจาก มการระดมเงนฝากในชวงใกลจายเงนปนผล ท าใหมจ านวนหนมาก

ในบญชออมทรพยอเลคทรอนกส V.1000 ไดปรบวธค านวณใหม โดยใชคาเฉลยตามระยะเวลาการสงเงนสจจะ มลคาหน จะลดลงรอยละ 8.33 ตอเดอน เชน เงนจ านวน 100 บาท ทฝากในเดอน มกราคม จะมคาหน มากกวา เงน 100 บาท ทฝากในเดอนธนวาคม

ตวอยาง เชน สงเงนสจจะ 1000 บาท ทฝากในเดอน กมภาพนธ จะมมลคา = 8.67 หน และถาฝากในเดอน ธนวาคม จะไมมมลคาหน เปนตน ซงจะเปนระบบทสรางความเปนธรรม เนองจากเปนการค านวนตามระยะเวลาทสมาชกมเงนฝากในกลมแลวกลมมผลก าไรเกดขน

นอกจากค านวณจ านวนหนตามระยะเวลาทมเงนทนในกลมแลว การค านวณเงนปนผล ไดใชวธปดเศษทง เนองจากในความเปนจรง กลมไมสามารถจายเปนเศษสตางคใหกบสมาชกได กลมทน าเอายอดเงนจากทะเบยนคมเงนปนผลนไปใช จงตองชแจงใหสมาชกไดทราบ เชน จากการค านวณ ตามยอดทแทจรง สมาชกจะไดรบเงนปนผล 200.85 บาท ระบบจะตดยอดคงจายใหสมาชก 200 บาท เปนตน เศษทถกปดออก จะถกน าไปเกบสะสมเปนก าไรสะสม ยกยอดไปปตอไป

(2) เงนเฉลยคน เปนเงนทค านวณจากดอกเบยทสมาชกจายใหกบกลม สมพนธกบจ านวนเงนทค านวณไดจากรายการจายผลก าไรตามระเบยบของกลม เชน กลมก าหนดจายเงนเฉลยคน จ านวน รอยละ 3 ตามตวอยาง กลมมผลก าไร 7,202 บาท สามารถจายเงนเฉลยคนได จ านวน 322 บาท

จากทะเบยนคมเงนกสามญ และ เงนกฉกเฉน กลมไดรบเงนดอกเบยเงนกจากสมาชก รวมทงหมด 420 บาท นายสมยศ ร าจวน จายดอกเบยจ านวน 90 บาท = นายสมยศ ร าจวน มสดสวนทจะไดรบเงนเฉลยคน = 90 / 420 x 100 = 21.42857 แสดงวา นายสมยศ มสดสวนการไดรบเงนเฉลยคน = 21.42857 % เมอน าไปค านวณจากเงนเฉลยคน จ านวน 322 บาท (21.42857/100x322) นายสมยศ จงไดรบเงนเฉลยคน =69 บาท ทงน เงนเฉลยคน ใชวธปดเศษทง เหมอนเงนปนผล

กรณทบางกลม อาจใชวธคดเงนปนผล / เฉลยคน ไมเหมอนกบทอธบายดงกลาวขางตน คณะกรรมการฯ อาจใชวธการค านวณดวยเครองคดเลขเองกได

การตรวจสอบ

39 บญชอเลคทรอนกสกลมออมทรพยเพอการผลต

เนองจากระบบบญชอเลคทรอนกส กลมออมทรพยเพอการผลต จดท าขน โดยมเปาหมายใหคณะกรรมการกลมฯ ซงเปนประชาชนโดยทวไปไดน าไปใช ในความเปนจรง คณะกรรมการสวนใหญ อาจจะมความเชยวชาญเกยวกบการใชคอมพวเตอร ไมมากนก ประกอบกบ ระบบทจดท าขน เปนการใชโปรแกรม Excel ซงหากมขอมลไมพงประสงค หรอเปนสวนเกน อาจท าใหระบบท างานไมถกตองได ผจดท าจงไดสรางระบบตรวจสอบ เพอปองกนความผดพลาดซงอาจเกดขนได แมจะไมสามารถปองกนไดทงหมด แตกจะสามารถลดความผดพลาดลงไดระดบหนง

รปแบบของระบบตรวจสอบจะมหลายรปแบบ ดงน 1. การตรวจสอบระหวางท าการกรอกขอมล ในชทตางๆ จะมขอความเตอนความผดพลาดเพอใหผใชงานระมดระวง โดยเมอมขอผดพลาด

เกดขน จะเกดแถบสแดง พรอมรายการความผดพลาดหรอความไมสมบรณ แจงใหทราบ ตวอยางเชน การเตอนในกรณทลงขอมลไมสมพนธกน เนองจาก ระบบไดก าหนดใหจดท าทง ทะเบยน และ บญช ผจดท าตองด าเนนการให ทะเบยน และ บญช มความถกตองตรงกน ตามทไดอธบายไวกอนหนานแลว

ทงน เมอเกดแถบสแดง เกดขน ผจดท าตองด าเนนการตามขอความทแจง จนกวา แถบสแดง จะหายไป

2. การตรวจสอบภายหลงการกรอกขอมล

40 บญชอเลคทรอนกสกลมออมทรพยเพอการผลต

นอกจากการตรวจสอบขอผดพลาดระหวางกรอกขอมลแลว ความผดพลาดทอาจพบไดอกกรณหนง คอ การกรอกขอมลไมครบ หรอ มขอมลเปนสวนเกนเกดขน เพอแกปญหาดงกลาว ผจดท าจงไดสรางชท “รายงานผลการจดท าบญช” ขน เพอใหผใชงานไดตรวจสอบวา มการลงรายการทางบญช ครบถวน ถกตอง หรอมขอมลใดเปนสวนเกนบาง

ทงน ในการจดท าบญชของกลมฯ นน ในเบองตน ผรบผดชอบ ควรมการจดท า “ สมดบนทก

รายการเบองตน” โดยใชสมด เบอร 2 หรออนๆ ส าหรบใชจดกจกรรมทางการเงนของกลม ในลกษณะจดเปนรายการไววา ในวนใด ท าอะไร เปนเงนเทาไร จะชวยใหมหลกฐานในการแกไข กรณทลงบญชผดพลาด หรอ ลงไมครบ

ชทรายงานผลการจดท าบญช ขน ระบบจะน าเอาขอมลทไดมการจดท าบญชทงหมด มาจดพมพเปน

รายงานใหทราบวา มการลงบญชอยางไรบาง ซงคณะกรรมการฯ ควรน าไปตรวจสอบกบ สมดบนทกรายการเบองตน วามความถกตองตรงกนหรอไม มขอมลใดขาดหายไป หรอ มตวเลขใด เกนมาบาง เพอใหเกดความถกตอง

ระบบเสรม

41 บญชอเลคทรอนกสกลมออมทรพยเพอการผลต

บญชออมทรพยอเลคทรอนกส V.1000 ไดเพมชท เพอเสรมงานของกลมออมทรพยเพอการผลต เพมขน ไดแก ใบรบเงน สญญากเงน และสถตตาง โดยมรายละเอยดการใชงาน ดงน

(1) ใบรบเงน ในการรบเงนของกลม เมอคณะกรรมการฯ ไดรบเงนจากสมาชกแลว เชน รบเงนสจจะสะสม เงน

สจจะพเศษ เงนก หรอ เงนอนๆ คณะกรรมการฯ สามารถใชระบบบญชอเลคทรอนกส จดท าใบรบเงน เพอมอบใหกบสมาชกได โดยการพมพ เลขทสมาชก ระบบจะน ารายการตางๆ มากรอกในใบรบเงนใหโดยอตโนมต ทงน กอนสงพมพ ควรตรวจสอบ วน เดอน ป ในหนาหลกกอนวา ไดแกไขใหถกตองหรอยง

ส าหรบเลขทใบรบเงนนน ก าหนดเลมทตามเดอนทใชงาน เชน เดอนมกราคม =1 เดอนธนวาคม =12 แลวตามดวยเลขทสมาชก เชน เลมท 12/1 หมายถง เดอนธนวาคม ฉบบท 1

นอกจากการพมพเลขทสมาชกแลว ผจดท าตองพมพรายชอผรบเงน ดวย เพอใหทราบวา ใครเปนผรบเงน ทงน ในชทจะมใบรบเงน 2 รายการ ใบท 2 จะพมพขอมล ของ สมาชกเลขทถดไป เชน กรอกขอมล สมาชก เลขท 1 ในใบท 2 จะเปนของสมาชกเลขท 2 เปนตน

พมพวนท เดอน พ.ศ. ใหถกตอง กอนจะปรนสใบเสรจรบเงน

พมพเลขทสมาชก ทตองการออกใบเสรจ

42 บญชอเลคทรอนกสกลมออมทรพยเพอการผลต

2.สถตขอมล สถตขอมล ไดจดท าไว 2 เรอง คอ การแสดงความสม าเสมอในการสงเงนสจจะ และ การเปรยบเทยบ ทรพยสน กบ หนสน โดยการแสดงสถต จะดไดทงเปนภาพรวมของกลม และ เปนรายบคคล ทงน ถาตองการดเปนรายบคคล ใหพมพเลขทสมาชก ถาไมมเลขทสมาชก ระบบจะแสดงสถตเปนภาพรวมของกลม แสดงเปนรายบคคล พมพเลขทสมาชก (แถบแสดงขอมลจะเปนสมวง)

กรณตองการใหแสดงเปนภาพรวมของกลม ลบเลขทสมาชกออก (แถบแสดงขอมลจะเปนสเขยว)

43 บญชอเลคทรอนกสกลมออมทรพยเพอการผลต

การปดบญช เนองจากระบบบญชอเลคทรอนกส สรางระบบไวส าหรบใชเปนรายป ดงนนเมอถงวนท

31 ธนวาคม ของทกป กลมควรจะด าเนนการบนทก และเกบขอมลไวในแผนดสก วาเปนขอมลของป พ.ศ. เทาใด เชน ตงชอไฟลวา บญชกลมออมทรพย ป 57

เมอบนทกขอมล แลว ใหด าเนนการตงชอ ไฟลใหม โดยไปท “บนทกเปน” หรอ “SAVE AS” แลวตงชอไฟลใหม วา “บญชกลมออมทรพย ป 58” แลวท าการลบขอมลบางสวนออก

ทงน การลบขอมลควรเกบขอมลบางสวนไว เชน ขอมลทะเบยนสมาชก ขอมลการจายผลก าไร ซงเปนขอมลทอาจไมมการเปลยนแปลง จะไดไมตองพมพใหม

หลงจากนน ใหน าขอมล ทเปนยอดยกไปทงหลาย มากรอกในชองยกมา ของปใหม ไดแก รายการเงนสจจะสะสม รายการเงนสจจะสะสมพเศษ รายการเงนกคงเหลอของสมาชกแตละคน รายการเงนฝากคงเหลอของสมาชกแตละคน

และน าขอมลจาก “งบดล” มากรอกในชท “ยกมาจากปกอน” ตามทไดแนะน าไวแลว ส าหรบผทมความเขาใจในระบบ EXCEL อาจใชวธคดลอก กได แตตองใชวธคดลอก โดยเวลาน า

ขอมลไปวาง ตอง “วางแบบพเศษ” และ เลอกวางเฉพาะ “คา” เทานน เนองจาก ตวเลขสวนใหญ เปนตวเลขทเกดจากระบบด าเนนการให

44 บญชอเลคทรอนกสกลมออมทรพยเพอการผลต

สดทาย ทอยากจะฝากผใชงานทกทาน คอ ***อยาลมวา เราจะไววางใจคอมพวเตอรไมได เพราะมโอกาสทขอมลอาจสญหายได

ทกเวลา ถาหากคอมพวเตอรมปญหา ดงนน ควรพมพเกบเปนเอกสาร ไวอยางสม าเสมอ******

45 บญชอเลคทรอนกสกลมออมทรพยเพอการผลต

ประวตผจดท า

นายยงยทธ พนตารกษ ภมล าเนา : บานสนตธรรม หมท 4 ต าบลหนองกรด อ าเภอเมอง จงหวดนครสวรรค การศกษา : ป.1-ป.7 โรงเรยนวดสนตธรรม ต าบลหนองกรด อ าเภอเมองฯ จงหวดนครสวรรค ม.ศ.1-3 โรงเรยนนครสวรรค ประกาศณยบตรวชาการศกษา วทยาลยครนครสวรรค ปรญญาตร (1) ศศ.บ. (พฒนาชมชน) มหาวทยาลยราชภฎนครสวรรค (2) รฐศาสตร มหาวทยาลยรามค าแหง ปรญญาโท ศศ.ม. (พฒนาสงคม) มหาวทยาลยนเรศวร การท างาน : เจาหนาทพฒนาชมชน 1 รนท 11 อ าเภอแหลมสงห จงหวดจนทบร เจาหนาทพฒนาชมชน 2 อ าเภอบรรพตพสย จงหวดนครสวรรค เจาพนกงานพฒนาชมชน 3-5 อ าเภอเมองฯ อ าเภอตะพานหน จงหวดพจตร นกพฒนาชมชน 6 อ าเภอตะพานหน และ อ าเภอโพธประทบชาง จงหวดพจตร พฒนาการอ าเภอ อ าเภอดงเจรญ อ าเภอโพทะเล อ าเภอตะพานหน อ าเภอเมองพจตร จงหวดพจตร หวหนากลมงานสารสนเทศการพฒนาชมชน ส านกงานพฒนาชมชนจงหวดก าแพงเพชร รางวลทไดรบ ขาราชการผมผลงานดเดนดานนวตกรรม ของกรมการพฒนาชมชน ป 2553 ขาราชการดเดน ของกรมการพฒนาชมชน ประเภท พฒนาการอ าเภอ ป 2554 ต าแหนงปจจบน หวหนากลมงานสงเสรมการพฒนาชมชน ส านกงานพฒนาชมชนจงหวดก าแพงเพชร

46 บญชอเลคทรอนกสกลมออมทรพยเพอการผลต