การประชมวชาการระดบชาต PULINET ครงท 10 : Library Transformation in a Disrupted World, 8-9 มกราคม 2563, สานกหอสมด มหาวทยาลยทกษณ

การประเมนผลการใชงาน Acquisition Module ของระบบหองสมดอตโนมต Koha: กรณศกษาหอสมดแหงมหาวทยาลยธรรมศาสตร

Evaluation of the Acquisition Module Usage of Koha Automatic Library

System: A Case Study of Thammasat University Library

ยคลธร เหลานพกล, พษณ ใจกลา, ชยานนต คาพรชยสร

หอสมดแหงมหาวทยาลยธรรมศาสตร ykt.l@tu.ac.th

phitnu@tu.ac.th chayanan@tu.ac.th

บทคดยอ หอสมดแหงมหาวทยาลยธรรมศาสตรไดนาระบบจดการหองสมดเสนายน (Senayan) มาใชในงานจดหาทรพยากรสารสนเทศ ซงมการปฏบตงานรวมกบระบบหองสมดอตโนมต Koha ใน Module อน ๆ หลงจากใชงานระบบเสนายน ทาใหทราบปญหาจากการใชงานหลากหลายรปแบบ ซงสงผลใหเกดความผดพลาดในการปฏบตงาน คณะทางานจงไดศกษาการใชงาน Acquisition Module ของระบบหองสมดอตโนมต Koha เพอปรบปรงและพฒนางานจดหาทรพยากรสารสนเทศ จากนนหองสมดสาขาทง 9 แหงของหอสมดแหงมหาวทยาลยธรรมศาสตร มการเรมใช Acquisition Module อยางเปนทางการ ในวนท 1 เมษายน 2562 โดยมวตถประสงคเพอเพมประสทธภาพและลดความผดพลาดในการปฏบตงาน จากเดมทตองใช 2 ระบบในการปฏบตงาน ซง Acquisition Module สาหรบงานจดหาทรพยากรสารสนเทศประเภทสงพมพ ประกอบดวยการบรหารจดการงบประมาณ การเสนอสงซอ (Book Suggestion) การจดการการสงซอ การตรวจสอบความซาซอน การตดตามสถานะของหนงสอ (Book Tracking) และรายงานสถต (Report) จากการประเมนผลการใชงานทผานมานน ผปฏบตงานสามารถปฏบตงานไดอยางถกตอง และรวดเรว อกทงยงสามารถบรหารจดการงบประมาณทไดรบอยางแมนยา รวมไปถงผรบบรการทเสนอสงซอหนงสอ ยงสามารถทราบผลการจดซอไดอยางรวดเรวมากยงขน

คาสาคญ: งานจดหาทรพยากรสารสนเทศ, ระบบหองสมดอตโนมต Koha, หอสมดแหงมหาวทยาลยธรรมศาสตร

ABSTRACT Thammasat University Library has used the Senayan Library Management System to supply information resources, integrated with the Koha Automatic Library System in other modules. After using the Senayan system, helps to identify any problems from using that effect on

การประชมวชาการระดบชาต PULINET ครงท 10 : Library Transformation in a Disrupted World, 8-9 มกราคม 2563, สานกหอสมด มหาวทยาลยทกษณ

working. Thus, the purpose of this study was the use of Acquisition Module to improve and develop information resource acquisition. All 9 branches, Thammasat university library officially use Acquisition Module on April 1, 2019 with the objective of increasing efficiency and reducing operational errors previously, worked with 2 operational systems. For Acquisition of printed information resources that composed of budget management, book suggestion, order management, cyclic redundancy check, tracking, and statistics reports. The results of evaluation found that staff can be able to work more efficiency and also manage the budget precisely. Including patrons who suggest books, can also quickly know the purchasing results.

Keyword: Acquisition module, Koha automatic library system, Thammasat University Library

บทนา การจดหาทรพยากรสารสนเทศ คอ การดาเนนการดวยวธการตาง ๆ ใหไดมาซงทรพยากรสารสนเทศ ซงวธจดหาทรพยากรสารสนเทศ โดยทวไป ไดแก การจดซอ/บอกรบ การขอรบบรจาค การไดรบบรจาค การแลกเปลยน และการผลตขนเอง ในทนจะกลาวถงการจดหาทรพยากรสารสนเทศ ดวยวธการจดซอ/บอกรบ เนองจากมความเกยวของกบการใชงบประมาณ ซงเปนปจจยทสาคญของการดาเนนงานของหอสมดแหงมหาวทยาลยธรรมศาสตร โดยหอสมดฯ ม 2 หนวยงานหลก ทดาเนนการจดซอทรพยากรสารสนเทศ ไดแก งานจดการทรพยากรสารสนเทศ และหองสมดสาขา ซงงานจดการทรพยากรสารสนเทศรบผดชอบในการจดหาฐานขอมลออนไลน วารสารทงฉบบพมพและออนไลน หนงสออางองอเลกทรอนกส และเครองมอสนบสนนการปฏบตงาน หรอเครองมอสนบสนนงานวจย สวนหองสมดสาขารบผดชอบในการจดหาหนงสอทงในรปสงพมพและอเลกทรอนกส ใหสอดคลองกบการเรยนการสอนของมหาวทยาลย (ขวญชนก สถาพรพบลย, 2560) ในป พ.ศ. 2555 เปนชวงเวลาทหอสมดฯ ยงคงใชระบบหองสมดอตโนมต Horizon ซงเปนซอฟตแวรเชงพาณชยในการดาเนนงาน โดยระบบงานพฒนาทรพยากรสารสนเทศ (Acquisition module) ยงไมถกนามาใชงานอยางเตมประสทธภาพ เนองจากผปฏบตงานขาดความร ความเขาใจในระบบอยางชดเจน ความไมพรอมของบคลากรในการปฏบตงาน และนโยบายการจดหาแบบรวมศนยททาใหมปรมาณงานจานวนมาก เกนกวาทบคลากรงานจดหาจะดาเนนการไดครบถวนตามฟงกชนการทางานของระบบ เปนผลใหเกดปญหาความคลาดเคลอนของขอมลรายการทรพยากรสารสนเทศทมอยในหองสมด ดงนน เพอเปนการแกไขปญหาเฉพาะหนา หอสมดฯ จงไดนาระบบจดการหองสมดเสนายน (Senayan) มาประยกตใชในการบนทกและตรวจสอบรายการทรพยากรสารสนเทศทหองสมดสาขาแตละแหงจดหาเขามา ตอมาเมอหอสมดฯ เปลยนแปลงระบบหองสมดอตโนมตจากระบบ Horizon มาเปนระบบหองสมดอตโนมต Koha ทเปนโอเพนซอรสซอฟตแวร สามารถทางานบนระบบปฏบตการลนกซหรอวนโดวส ระบบจดการฐานขอมลใช MySQL หรอ PostgreSQL ในการเกบขอมลรายละเอยดตาง ๆ ทงในสวนของระบบและสวนของผใชงานระบบ มซอฟตแวรบรการเวบเปน Apache ซงทงหมดลวนแตเปนซอฟตแวรแบบเปดเผยรหสและไมคดคาลขสทธ ประกอบดวย 5 ระบบงาน คอ (1) ระบบงานพฒนาทรพยากรสารสนเทศ (2) ระบบงานทารายการทรพยากรสารสนเทศ (3) ระบบงานควบคมวารสาร (4) ระบบงานยม-คน และ (5) ระบบงานสบคนสารสนเทศ

การประชมวชาการระดบชาต PULINET ครงท 10 : Library Transformation in a Disrupted World, 8-9 มกราคม 2563, สานกหอสมด มหาวทยาลยทกษณ

ออนไลน เบองตนในเรองของการโอนถายขอมลจากระบบเดมเขาสระบบใหม ไดมอบหมายใหมตรวจสอบแกไขรายการขอมลทไมถกตองออกไปจากชดขอมล (Cleansing Data) โดยการลบรายการขอมลทไมมตวเลมจรงในหองสมดออกไป เพอปองกนไมใหเกดปญหาในการใชบรการของผใช และการตรวจสอบเพอการจดหาทรพยากรสารสนเทศ (จฑาทพย จนทรลน, 2553) ดงนน เมอเรมตนใชงานระบบหองสมดอตโนมต Koha กยงไมมการใชระบบงานพฒนาทรพยากรสารสนเทศ สบเนองจากนโยบายของหอสมดฯ ณ ขณะนนยงคงไมตองการใหมการสรางระเบยนขอมลทเกดจากการสงซอในระบบหองสมดอตโนมต Koha ดวยเกรงวาหากเปดใหใชงาน จะเกดปญหาเชนเดมอก คอ มการสรางระเบยนขอมลแลว แตเมอไมไดรบตวเลมจากผแทนจาหนาย จะไมมการดาเนนการลบขอมลออกจากระบบ เมอผใชบรการสบคน กจะพบขอมลหนงสอ แตไมมตวเลมใหบรการ อกทงบคลากรในการจดหาทรพยากรสารสนเทศยงขาดความร ความสามารถในการสรางรายการบรรณานกรมตามมาตรฐาน จงยงคงตองใชงานโมดลจดหาทรพยากรสารสนเทศของระบบจดการหองสมดเสนายนตอไป ทงนจากการประเมนผลการใชงานระบบเสนายนในชวงปตนป พ.ศ. 2560 พบปญหาจากการใชงานหลากหลายรปแบบ ทงทเกดจากความไมเสถยรของระบบ เปนเหตใหเกดความผดพลาดในการคนหาทรพยากร และสงซอหนงสอซาซอนกน และทเกดจากการไมบรณาการระบบงานเปนหนงเดยว ทาใหไมสามารถควบคม ตรวจสอบ และตดตามการดาเนนการจดหาทรพยากรสารสนเทศไดอยางเตมประสทธภาพ ดงนนหอสมดฯ จงเรมทดลองใชงาน Acquisition Module ของระบบหองสมดอตโนมต Koha โดยมการปรบใชระบบและมการเพมฟงกชนการตดตามสถานะของหนงสอ (Book Tracking) ใหสอดคลองกบการปฏบตงาน โดยเรมใชงานจรง ตงแตวนท 1 เมษายน 2562 แบงแยกการจดซอหนงสอตามหองสมดสาขาทง 9 แหง ไดแก หอสมดปรด พนมยงค, หอสมดปวย องภากรณ, หองสมดสญญา ธรรมศกด, หองสมดนงเยาว ชยเสร, หองสมดปวย องภากรณ, หองสมดศาสตราจารยดเรก ชยนาม, หองสมดศาสตราจารยสงเวยน อนทรวชย, หองสมดคณะวารสารศาสตรและสอสารมวลชน และหองสมดบญช ตรทอง ทงนเพอเปนการสรางความมนใจวาการใชงาน Acquisition Module ของระบบหองสมดอตโนมต Koha จะชวยเพมประสทธภาพการปฏบตงานจดหาทรพยากรสารสนเทศไดอยางแทจรง ผศกษาจงสนใจทจะประเมนผลการใชงาน Acquisition Module เพอนาผลการศกษาไปปรบปรงและพฒนางานตอไป วตถประสงค เพอประเมนผลการใชงาน Acquisition Module ของระบบหองสมดอตโนมต Koha ขนตอนและวธการดาเนนงาน การศกษาการใชงาน Acquisition Module ของระบบหองสมดอตโนมต Koha มขนตอนและวธการดาเนนงาน ดงน 1. การวางแผนการดาเนนงาน หอสมดฯ จดตงคณะทางาน จดทาแผนปรบปรงการปฏบตงาน ระยะเวลาดาเนนการ 4 เดอน ตงแตเดอนตลาคม 2560 - มกราคม 2561 โดยเรมจากการวเคราะหสาเหตของปญหาในการใชงานระบบจดการหองสมดเสนายน (Senayan) เพอนาขอมลทไดมาวางแผนและพฒนาปรบปรงตอไป โดยสรปได ดงน

การประชมวชาการระดบชาต PULINET ครงท 10 : Library Transformation in a Disrupted World, 8-9 มกราคม 2563, สานกหอสมด มหาวทยาลยทกษณ

1.1 ระบบจดการหองสมดเสนายน ไมมความเสถยรภาพในการใชงาน 1.2 ระบบจดการหองสมดเสนายน ตองทางานรวมกนกบระบบหองสมดอตโนมต Koha โดยการทางาน 2 ระบบ เปนการเพมขนตอนในการปฏบตงาน ทาใหเกดขอผดพลาดไดงาย 1.3 ระบบจดการหองสมดเสนายน ไมสามารถบรหารจดการงบประมาณการจดซอทรพยากรสารสนเทศได 1.4 ระบบจดการหองสมดเสนายน ไมสามารถตดตามสถานะของหนงสอได 1.5 ระบบจดการหองสมดเสนายน ไมสามารถสง E-mail อตโนมตใหกบผรบบรการ

ภาพท 1 ระบบจดการหองสมดเสนายน (Senayan)

ภาพท 2 การลงรายการเพอใชในการตรวจสอบความซาซอนในระบบจดการหองสมดเสนายน

การประชมวชาการระดบชาต PULINET ครงท 10 : Library Transformation in a Disrupted World, 8-9 มกราคม 2563, สานกหอสมด มหาวทยาลยทกษณ

2. ศกษาการใชงาน Acquisition Module ของระบบหองสมดอตโนมต Koha คณะทางาน ศกษาการใชงาน Acquisition Module เปนระยะเวลา 9 เดอน ตงแตเดอนกมภาพนธ 2561 - ตลาคม 2561 โดยบรษท ปนสาร เอเชย จากด ผพฒนาระบบหองสมดอตโนมต Koha ใหกบหอสมดแหงมหาวทยาลยธรรมศาสตร แนะนาการใชงานพนฐานของ Acquisition Module และคณะทางานดาเนนการเปรยบเทยบการปฏบตงานในขณะนนกบ Acquisition Module และศกษาแนวทางในการปรบปรงระบบใหสอดคลองกบการปฏบตงาน ดงน 2.1 การเสนอสงซอจากผรบบรการ (Book Suggestion) 2.2 การตรวจสอบความซาซอนของหนงสอ 2.3 การบรหารจดการงบประมาณ 2.4 การตดตามสถานะหนงสอ (Book Tracking) 2.5 รายงานสถต (Report)

ภาพท 3 ระบบหองสมดอตโนมต Koha

ภาพท 4 Acquisition Module ของ Koha

การประชมวชาการระดบชาต PULINET ครงท 10 : Library Transformation in a Disrupted World, 8-9 มกราคม 2563, สานกหอสมด มหาวทยาลยทกษณ

ภาพท 5 ระบบจดการคาขอของผใชบรการ 3. เตรยมความพรอมกอนการใชงาน Acquisition Module หลงจากมการปรบปรงระบบ Acquisition Module ของระบบหองสมดอตโนมต Koha ใหสอดคลองกบการปฏบตงาน ไดมการจดอบรมแกผปฏบตงานจดหาฯ ทกหองสมดสาขา เพอใหทราบแนวทางในการปฏบตงานไดอยางถกตอง และมประสทธภาพมากขน โดยมหวขอการจดอบรม ดงน 3.1 การตรวจสอบและแยกประเภททรพยากรสารสนเทศประเภทสงพมพ 3.2 การลงรายการบรรณานกรมทรพยากรสารสนเทศประเภทสงพมพ 3.3 การใชงาน Acquisition Module

ภาพท 6 การเตรยมความพรอมในการใชงาน Acquisition Module

การประชมวชาการระดบชาต PULINET ครงท 10 : Library Transformation in a Disrupted World, 8-9 มกราคม 2563, สานกหอสมด มหาวทยาลยทกษณ

4. ทดลองการใชระบบหองสมดอตโนมต Koha ในฐานขอมลเพอการฝกปฏบตงาน (Train database: TrainDB) ผปฏบตงานจดหาฯ เรมทดลองใชงาน Acquisition Module ในฐานขอมลเพอการฝกปฏบตงาน (TrainDB) เปนระยะเวลา 3 เดอน ตงแตเดอนตลาคม 2561 - ธนวาคม 2561 โดยทดสอบการใชงาน สรปปญหาทพบ และดาเนนการปรบปรงระบบใหสอดคลองกบการปฏบตงานอกครง 5. เรมใชงาน Acquisition Module และจดทาคมอปฏบตงาน คณะทางานจดทาเอกสารคมอการปฏบตงาน เปนระยะเวลา 2 เดอน ตงแตเดอนกมภาพนธ 2562 - มนาคม 2562 และหองสมดสาขาทง 9 แหง เรมใชงาน Acquisition Module ในวนท 1 เมษายน 2562

หลงจากเรมใชงานแบบเตมรปแบบ ผปฏบตงานมการแลกเปลยนเรยนรถงปญหาและกระบวนการทางานตาง ๆ และไดดาเนนการแกไขและปรบปรง สรปผล อภปรายผล ขอเสนอแนะ และการนาไปใชประโยชน

จากการทหอสมดแหงมหาวทยาลยธรรมศาสตรไดศกษาและนา Acquisition Module ของระบบหองสมดอตโนมต Koha มาใชงานนน ทาใหกระบวนการจดหาฯ มการทางานอยางเปนระบบ ชวยเพมประสทธภาพในการปฏบตงานมากยงขน และชวยประหยดเวลาในการดาเนนงาน ตงแตกระบวนการเสนอซอทผใชบรการสามารถเสนอซอผาน OPAC ของระบบ Koha ผใชบรการทราบสถานะจดหาของตนเอง การแจงผลการดาเนนการผานทางอเมลโดยอตโนมต เมอมการพจารณาสงซอ การดาเนนการตรวจสอบความซาซอนของหนงสอภายในหองสมด สามารถตรวจสอบไดงายขน จากเดมทตองตรวจสอบจากหลายระบบ การบรหารจดการงบประมาณทาไดอยางสะดวก สามารถตรวจสอบยอดเงนทสงซอหนงสอ ยอดเงนทสงจายหนงสอ รวมถงยอดเงนคงเหลอ การตดตามสถานะของหนงสอสามารถตดตามไดอยางสะดวก ตงแตสถานะสงซอ สถานะรบเขาหองสมด สถานะสงใหงานจดการทรพยากรสารสนเทศ สถานะสงหนงสอใหงานบรการ และสถานะหนงสอพรอมใหบรการ รวมไปถงการสรางรายงานสถตตาง ๆ ของการจดหาทรพยากรสารสนเทศ เชน รายการคงคาง รายการตะกราทยงไมปด รายการการดาเนนงานตาง ๆ สามารถทาไดอยางสะดวก ดงตาราง

การประชมวชาการระดบชาต PULINET ครงท 10 : Library Transformation in a Disrupted World, 8-9 มกราคม 2563, สานกหอสมด มหาวทยาลยทกษณ

ตารางเปรยบเทยบการใชงานระบบจดการหองสมดเสนายนกบระบบหองสมดอตโนมต Koha ในการจดหาทรพยากรสารสนเทศ

กระบวนงาน ระบบจดการหองสมดเสนายน ระบบหองสมดอตโนมต Koha Book Suggestion 1. ดาเนนการรวมกบระบบหองสมด

อตโนมต Koha

2. ตองแจงผลการจดซอหนงสอผาน E-

mail ดวยตนเอง

1. ดาเนนการไดดวยระบบเดยว

2. ระบบสามารถแจงผลการจดซอได

อตโนมต

การตรวจสอบความซาซอนของหนงสอ

ตรวจสอบความซาซอนจากทง 2 ระบบ คอ ระบบเสนายน และ Koha ซงระบบเสนายนไมมความเสถยรภาพ การคนหารายการบรรณานกรมทางานไมถกตอง สงผลใหเกดการจดซอซา

ตรวจสอบไดในระบบเดยว

การบรหารจดการงบประมาณ

ไมสามารถตรวจสอบงบประมาณทจดซอหนงสอได

แ สด ง ร ายกา ร งบป ระม า ณ แล ะตรวจสอบไดงายและชดเจน

การตดตามสถานะหนงสอ (Book Tracking)

ไมสามารถตดตามสถานะการจดซอหนงสอได

มการจดเกบขอมลการจดซอในทกขนตอน จงสามารถตดตามสถานะการจดซอได

รายงานสถต (Report) ในการจดทารายงานสถต ผปฏบตงานตองรวบรวมขอมลทจาเปนดวยตนเอง

ระบบสามารถสรางรายงานสถตจากขอมลทจดเกบในฐานขอมลไดอตโนมต

การตรวจสอบงานคางในระบบ

ไมสามารถตรวจสอบ Late order ในระบบได ตองตรวจสอบดวยตนเอง

ตรวจสอบ Late order ในระบบไดโดยตรง

ภาพท 7 การตรวจสอบรายการคงคางในระบบ

การประชมวชาการระดบชาต PULINET ครงท 10 : Library Transformation in a Disrupted World, 8-9 มกราคม 2563, สานกหอสมด มหาวทยาลยทกษณ

ภาพท 8 รายการรายงานของ Acquisition Module ขอเสนอแนะ 1. จากการศกษาการใชงาน Acquisition Module สามารถเปนแนวทางการศกษาในการนาทรพยากรสารสนเทศประเภทอเลกทรอนกส (E-Book) เขาสกระบวนการจดหาทรพยากรสารสนเทศตอไปไดเพอสะดวกตอการบรหารจดการงบประมาณมากยงขน 2. ควรมกจกรรมแลกเปลยนเรยนรการใชงาน Acquisition Module กบหองสมดอน ๆ ทใชระบบหองสมดอตโนมตทแตกตางกนออกไป เพอเกบรวบรวมขอด ขอดอยของแตละระบบ มาปรบปรงและพฒนา Acquisition Module ของหอสมดฯ ตอไป การนาไปใชประโยชน 1. มการใชงาน Acquisition Module ครบทกฟงกชน ซงจากผลการดาเนนพบวาสามารถทาใหการปฏบตงานจดหาทรพยากรสารสนเทศมประสทธภาพมากขน 2. ผปฏบตงานจดหาทรพยากรสารสนเทศไดศกษาและเรยนรงานรวมกน อนนามาซงโอกาสในการแลกเปลยนเรยนร การแบงปนประสบการณ และการถายทอดความร 3. โอกาสในการปรบเปลยนขนตอนการปฏบตงานใหมความเหมาะสม สะดวก รวดเรว และถกตองยงขน รายการอางอง ขวญชนก สถาพรพบลย. (2560). การจดหาทรพยากรสารสนเทศ. สบคนจาก http://203.131.219.167

/km2559/2017/09/22 จฑาทพย จนทรลน. (2553). ระบบหองสมดอตโนมตแบบโอเพนซอรส. วารสารสารสนเทศศาสตร, 28(1), 73-80.