INFORMACION NECESARIA PARA DESARROLLAR UN PLAN PARA EMERGENCIASI Nombre de la institucin ________________________________Fecha en que fue llenada o puesta al da esta ficha _________________________Personal de la institucin que debe ser llamado en caso de emergencia:

Cargo

Nombre

Tel. DomicilioResponsabilidad especfica en caso de emergencia

Administrador principal

Jefe del equipo responsable del rescate

Persona responsable del mantenimiento del edificio

Catalogador/Registrador de colecciones

Administrador de preservacin/Conservador restaurador

Empleados que conforman el equipo de rescate de la institucin

Otro

II Servicios que se necesitarn durante una emergencia:ServicioProveedor (compaa, institucin, nombre contacto)Telfono

Contratistas que proveen la seguridad de la institucin

Cuerpo de bomberos

Polica/Carabineros

Ambulancias

Defensa civil

Centro nacional de conservacin y restauracin/conservador

Compaa de seguros

Servicios de congelacin

Servicios de congelacin al vaco (liofilizacin)

Especialistas en recuperacin despus de incendios

Especialistas en recuperacin despus de inundacin

Especialistas en recuperacin de recursos de informtica

Consultor legal

Electricista

Fontanero/Plomero/Gasfiter

Carpintero

Exterminador de plagas

Servicios de fumigacin

Qumico

Cerrajero

Compaa de electricidad

Compaa de gas

Compaa de agua

Arquitecto o Constructor

Empresa de limpieza

Vidriera

Fotgrafo

Otros

III Equipos de emergencia y su ubicacin dentro de la institucin:Haga un listado y gurdelo con un plano del edificio donde se ubique cada uno de ellos en forma clara y visible.A. Llaves (duplicados) para las puertas, armarios, vitrinas, etc.B. Servicios principales:1. Caja de control de electricidad2. Llave maestra del agua3. Llave maestra del gas4. Sistema de rociadores contra incendios5. Sistema de aire acondicionado y/o calefaccinC. Radio de banda civil mas cercana (CB)D. ExtinguidoresCantidad por tipo:- Madera, papel, combustible (Tipo A): _________- Gasolina y lquidos inflamables (Tipo B): _________- Elctricos (Tipo C): __________- Tipo A B C : __________E. Alarma principal (Caja principal)F. Detectores de humo y/o calorG. Luces de emergencia/linternas de pilas/generadorH. Bomba porttil para sacar aguaI. Tela/lmina de plstico (almacenada junto con tijeras y cinta adhesiva)J. Toallas absorbentes de papelK. Maletn de primeros auxiliosL. Carretillas/carretas metlicas para transportar objetosM. Tableros porttiles para escribirN. Mesas porttiles de armarO. Ventiladores porttilesP. Espacio para secadoQ. Fondos para compras de emergencia: Dinero en efectivo/ Ordenes de compraTodos los miembros del equipo para rescate conocen la ubicacin de los puntos desde A hasta Q ?Fecha: _______________________________________________________IV Equipos y materiales que pueden necesitarse durante la emergencia y el rescate:ObjetoProveedor (compaa, institutucin, nombre contacto)Telfono

Aspiradoras de agua

Baldes/botes plsticos para basura

Batas y delantales de caucho

Bolsas plsticas de basura

Bomba de agua porttil

Cables de extensin de 10-15 mts con polo a tierra

Cajas de seguridad

Camiones frigorficos

Canastas plsticas (como para botellas)

Carritos/carretillas metlicas para transportar los libros

Cordeles plsticos, nylon de pesca (monofilamiento)

Deshumidificadores

Escobas, cepillos, palas, etc.

Espacio para secado

Esponjas, paos, trapeadores etc.

Generador porttil

Guantes de plstico y de cuero para trabajo pesado

Guardias de seguridad adicionales

Hielo seco

Iluminacin porttil

Lmina plstica en rollos, calibre grueso

Mangueras para agua

Mascaras y gafas de seguridad

Mesas porttiles

Papel absorbente

Papel gaceta sin tinta

Papel siliconado o encerado

Timol y alcohol

Ventiladores elctricos porttiles

Otros

V Control de mantenimientoUltima Fecha de Control

A. Se han revisado las cerraduras de puertas y ventanas, y sus llaves? Existen las llaves?

B. Estn puestos los nmeros de los servicios de emergencia cerca de cada uno de los telfonos?

C. Fecha de la ltima inspeccin realizada por los bomberos:

Con qu frecuencia se hacen estas inspecciones?

1. Estn los extinguidores actualizados y funcionan?

2. Funcionan los detectores de humo y/o calor?

3. Funciona el sistema de rociadores?

4. Funciona el sistema de deteccin de agua?

5. Funciona el sistema de haln?

6. Funcionan las alarmas de incendio?

7. Funciona el sistema de agua para los bomberos?

D. Funcionan las luces de emergencia? (linternas de pilas, una en cada oficina, escritorio de recepcin.)

E. Funciona el sistema de radio de transistores? Tiene pilas frescas?

F. Esta el personal familiarizado? (por medio de visitas, no solamente mirando un plano) con la ubicacin de: controles, termostatos, salidas normales, escapes de emergencia, extinguidores, luces de emergencia, radio, personal encargado de las emergencia, como comunicarse con el equipo responsable del rescate.

G. Cundo fue el ltimo entrenamiento de todo el personal ante un incendio y con que frecuencia se lleva a cabo?

H. Cundo fue el ltimo entrenamiento de la defensa civil? Con que frecuencia se lleva a cabo?

I. Cundo fueron actualizadas las plizas de seguro? Con que frecuencia se actualizan?

J. Hay fotografas del interior y el exterior de la institucin?

K. Hay un depsito fuera de la institucin donde se guarde una copia del registro de la coleccin? (Microfilm o Computadora) Con que frecuencia se actualiza? Dnde est ubicado este registro?

VI Inserte aqu copias del ltimo informe de inventario y de las plizas de seguroVII Prioridades para el salvamentoHaga una lista para cada departamento y para cada oficina de los materiales que deben ser salvados EN PRIMER LUGAR.Debe considerar los siguientes aspectos para definir esas prioridades:A. Es el objeto indispensable para el funcionamiento de la institucin?B. Puede el objeto ser reemplazado?C. El costo de reemplazar el objeto es mayor o menor que el costo de su restauracin? (la cifra del costo de reemplazo debe incluir el valor del pedido adems del valor del empaque, porte de correo, catalogacin, etc.)D. Existe este objeto en otro formato o en otra coleccin?E. Tiene este objeto prioridad alta o baja dentro de las prioridades de adquisiciones de la coleccin?F. El objeto requiere atencin inmediata por su composicin? (papel satinado, pergamino, tintas solubles al agua)VIII Documentos del Plan de Emergencia de la InstitucinA. Quienes dentro de la institucin tienen copias de todos estos documentos y estan familiarizados con su contenido?B. Liste todos los lugares donde se han guardado copias de este plan (dentro y fuera de la institucion)IX Incluya con este documento una lista detallada de las medidas que el personal de la institucin debe tomar en caso de emergencia. Estas deben regirse por las necesidades especficas de su institucin y sus colecciones. Copias de todo este archivo debe guardarse dentro y fuera de la institucin.Este material se basa en los planes de emergencia desarrollados por las Bibliotecas Estatales de Wyoming y Iowa. Puede ser usado con su permiso.KM: 6/94 Northeast Document Conservation Center, Andover, Mass., USA

INSTRUCCIONES BSICAS PARA EMERGENCIASEsta lista debe incluir muy brevemente y en forma que sea fcil de leer, las instrucciones que cualquier miembro de la institucin, voluntario, estudiante, investigador, debe seguir en caso de una emergencia que afecte las colecciones. Copias de esta hoja deben estar pegadas en lugar visible al pie de cada telfono o mostrador del rea de recepcin, etc. Todo el personal debe recibir instrucciones sobre su uso. Algunos ejemplos de lo que esta hoja debe incluir son los siguientes.EN CASO DE INCENDIO:1. Llame al Cuerpo de Bomberos, Estacin No. ______________ Tel: ________________________2. Ayude en la evacuacin del edificio.3. Notifique a:a) ___________________, Director de la institucin, Tel: ____________________________________b), ___________________, Persona responsable de la respuesta ante una emergencia, Tel: ________c) ___________________, Su supervisor inmediato, Tel: _____________________________________EN CASO DE INUNDACIN:1. Llame a:a) _____________________, Fontanero/Plomero/Gasfiter (o ingeniero de mantenimiento, etc.), Tel:b) _____________________, Persona responsable de la respuesta ante emergencias, Tel: ___________c) _____________________, Su supervisor inmediato, Tel: ____________________________________2. Cubra las estanteras con tela plstica que se encuentra en:3. Antes de que se mojen los libros/objetos (si hay agua en el piso):Muevalos con la ayuda de un carrito a estantes que estn ms altos o llvelos a otro sitio.

Contine una lista de las instrucciones ms bsicas y pertinentes para el edificio, las colecciones y su institucin, especficamente.Utilice un lenguaje claro para que an bajo condiciones angustiosas los individuos puedan seguirlas y as evitar mayores estragos.Original: "Emergency Management" Technical Leaflet, Northeast Document Conservation Center. Este material ha sido publicado con autorizacin de Sally Buchanan, 1992. Traducido por Mechtilde Endhardt y editado por Amparo R. de Torres, con las debidas autorizaciones.