SKIM N (KUMPULAN P&P DAN PELAKSANA)

1. TUJUAN

Kertas ini dikemukakan bagi mendapatkan pertimbangan dan kelulusan daripada Pihak Kementerian Pendidikan Malaysia (KPM) berhubung permohonan 232 perjawatan tambahan baharu bagi tahun 2015 bagi skim pentadbiran dan sokongan (skim N) di Universiti Malaysia Sabah.

Permohonan pertambahan ini adalah bertujuan untuk mengukuhkan pentadbiran di UMS. Pengukuhan perjawatan ini disebabkan pertambahan fungsi dan tanggungjawab dan penubuhan agensi baru di setiap Jabatan, Pusat, Sekolah, Institut dan Unit (JPSIU). Ini secara tidak langsung akan menyebabkan beban/kompleksiti tugas kakitangan tersebut meningkat.

2. LATAR BELAKANG

2.1 Universiti Malaysia Sabah (UMS) telah ditubuhkan pada 24 November 1994, apabila Parlimen meluluskan penubuhannya setelah diistiharkan oleh Seri Paduka Baginda Yang Dipertuan Agong dibawah Seksyen 6 (1), Akta Universiti dan Kolej 1971.

2.2 UMS merupakan universiti awam yang ke-9 di Malaysia, bermula pada tahun 1994 hanya dengan tiga buah sekolah dan satu pusat pengajian liberal. Pada tahun 2013, UMS mempunyai 13 buah sekolah, satu pusat pengajian liberal, satu pusat kokurikulum dan pemajuan pelajar, tiga (3) buah institut penyelidikan dan dua (2) kampus cawangan iaitu UMS-Kampus Antarabangsa Labuan dan Sekolah Pertanian Lestari di Sandakan. Dari segi pertambahan jumlah pelajar pula UMS telah bermula pada enrolmen pertama tahun 1995 dengan 464 orang pelajar sehinggalah pada tahun 2012 ianya meningkat kepada 20,906 orang pelajar. Pertambahan jumlah kakitangan juga meningkat daripada seramai 72 orang kakitangan pada tahun 1995 kepada 2,618 orang pada tahun 2012.

1/15

KERTAS PERMOHONAN PERJAWATAN ANGGARAN BELANJA MENGURUS (ABM)

BAGI TAHUN 2015

2.3 Sehingga kini, jumlah kakitangan bagi kumpulan pentadbiran dan sokongan adalah seramai 1,120 orang yang merangkumi penempatan di jabatan, sekolah, pusat dan institut. Dengan pertambahan jumlah jabatan, sekolah, pusat dan institut keperluan perjawatan bagi skim perkhidmatan N adalah amat diperlukan bagi menjalankan tugas-tugas dalam bidang pentadbiran di universiti ini.

3. PERMOHONAN AGENSI

3.1 Permohonan ini adalah berdasarkan :

3.1.1 Pertambahan fungsi dan tanggungjawab di setiap Jabatan/ Pusat/

Institut/Unit (JSPIU).

3.1.2 Pertambahan program dan aktiviti JSPIU.

3.1.3 Pertambahan beban dan kompleksiti tugas.

3.2 Permohonan pertambahan jawatan baharu bagi skim pentadbiran dan sokongan di UMS adalah pecahan seperti berikut :

3.1.1 Kumpulan Pengurusan dan Profesional : 55 jawatan3.1.2 Kumpulan Pelaksana : 177 jawatan

3.3 Pecahan permohonan 17 perjawatan adalah seperti :

Kumpulan Pengurusan & Profesionali. Pengurus Asrama (N41) : 3 jawatan

Kumpulan Pelaksana 1i. Penolong Pengurus Asrama Kanan (N36) : 2 jawatanii. Penolong Pengurus Asrama Kanan (N32) : 2 jawataniii. Penyelia Asrama Kanan (N22) : 10 jawatan

4. Job Profile BAGI JAWATAN YANG DICADANGKAN UNTUK DITUKAR GANTI

- TIADA PERMOHONAN UNTUK TUKAR GANTI –

2/15

5. ASAS PERMOHONAN/ JUSTIFIKASI

Kumpulan Pengurusan & Profesional – Pengurus Asrama N41

BilJawatan dipohon

Gred Job Profile Kewajaran

1. 3 jawatan- HEP (3)

Gred N41

1. TugasMelaksanakan dasar, operasi dan sumber rujukan bagi fungsi jawatan yang disandang

2. Aktiviti-aktivitii. Merancang pelaksanaan dan

pengawalan sumberii. Menjalankan tugas-tugas

keurusetiaaniii. Desk Officer bagi tugas yang

dijalankaniv. Penyeliaan staf sokongan di

bawah seliaanv. Membimbing dan memberi

khidmat nasihat.vi. Mengawal sumber tugas-tugas

operasi dalam unitvii. Sumber rujukan bagi tugas

Unitviii. Memantau tugas Unit

1. Pertambahan fungsi

2. Peningkatan kualiti penyampaian perkhidmatan

3. Peningkatan bilangan pelajar, kakitangan dan program pengajian

4. Pemanjangan peranan ke kampus cawangan

5. Penjanaan6. Konsolidasi Kolej

Kediaman/Asrama

3/15

KUMPULAN PELAKSANA 1

BilJawatan dipohon

Gred Job Profile Kewajaran

1 Penolong Pengurus Asrama Kanan2 jawatan- HEP ( 2 )

N361. Tugas

Pelaksanaan kerja-kerja operasi dan penyeliaan di bawah kawalan

2. Aktiviti-aktivitii. Urusan Kolej Kediaman /

Asramaii. Urusan surat-menyuratiii. Mengemaskini rekod iv. Urusan failv. Urusetia mesyuaratvi. Urusan dengan

pelanggan/pelajarvii. Urusan kewanganviii. Urusan inventori dan asetix. Urusan kemudahan dalam

perkhidmatanx. Urusan latihan dalam

perkhidmatanxi. Urusan akademik pelajarxii. Urusan hal-ehwal pelajarxiii. Urusan kemudahan pelajar di

asramaxiv. Mengawasi kerja-kerja operasixv. Menyelia dan membimbing

kakitangan di bawahnyaxvi. Menyediakan jadual kerja

(contoh: perkhidmatan kaunter)xvii. Menyelaras agihan kerjaxviii. Mengawasi disiplin kakitangan

dibawahnya

1. Penyandang sedia ada (N32) telah lebih 5 tahun menyandang jawatan tersebut.2. Menyediakan program Perancangan Pentadbiran untuk Pusat Penempatan dan Perumahan Pelajar. (Kolej dan Non-Resident)3. Menyusun rancangan, menyediakan dan melengkapkan kemudahan di kolej kediaman dan perumahan luar kampus. (Kolej dan Non-Resident)4. Merancang penempatan pelajar untuk kolej-kolej kediaman dan perumahan luar kampus. (Kolej dan Non-Resident)5. Merancang program pengembangan kerjaya untuk staf Pusat Penempatan dan Perumahan Pelajar. (Kolej dan Non-Resident)6. Membuat kawalan terhadap pelaksanaan dasar Pusat Penempatan dan Perumahan Pelajar (Kolej dan Non-Resident).7. Menguatkuasa peraturan-peraturan Pentadbiran Pusat Penempatan dan Perumahan Pelajar (Kolej dan Non-Resident).8. Melaksanakan transformasi dan naiktaraf kolej-kolej kediaman.

2 Penolong N321. TugasPelaksanaan kerja-kerja operasi dan

1. Penyandang sedia ada (N27) telah lebih 5 tahun

4/15

Pengurus Asrama Kanan2 jawatan- HEP (2)

penyeliaan di bawah kawalan

2. Aktiviti-aktivitii. Urusan Kolej Kediaman /

Asrama ii. Urusan surat-menyuratiii. Mengemaskini rekod iv. Urusan failv. Urusetia mesyuaratvi. Urusan dengan

pelanggan/pelajarvii. Urusan kewanganviii. Urusan inventori dan asetix. Urusan kemudahan dalam

perkhidmatanx. Urusan latihan dalam

perkhidmatanxi. Urusan akademik pelajarxii. Urusan hal-ehwal pelajarxiii. Urusan kemudahan pelajar di

asramaxiv. Mengawasi kerja-kerja operasixv. Menyelia dan membimbing

kakitangan di bawahnyaxvi. Menyediakan jadual kerja

(contoh: perkhidmatan kaunter)xvii. Menyelaras agihan kerjaxviii. Mengawasi disiplin kakitangan

dibawahnya

menyandang jawatan sekarang.

2.Menyusun rancangan, menyediakan dan melengkapkan kemudahan di kolej kediaman dan perumahan luar kampus. (Kolej dan Non-Resident)3. Merancang

penempatan pelajar untuk kolej-kolej kediaman dan perumahan luar kampus. (Kolej dan Non-Resident)

4. Merancang program pengembangan kerjaya untuk staf Pusat Penempatan dan Perumahan Pelajar. (Kolej dan Non-Resident)

5. Membuat kawalan terhadap pelaksanaan dasar Pusat Penempatan dan Perumahan Pelajar (Kolej dan Non-Resident).

6. Menguatkuasa peraturan-peraturan Pentadbiran Pusat Penempatan dan Perumahan Pelajar (Kolej dan Non-Resident).

7. Melaksanakan transformasi dan naiktaraf kolej-kolej kediaman.

8. Menyelaraskan dasar penempatan di semua kolej kediaman.

3. Penyelia Asrama Kanan10 jawatan- HEP (10)

N 221. Tugas

Pelaksanaan kerja-kerja operasi dan penyeliaan di bawah kawalan

2. Aktiviti-aktivitii. Urusan Kolej Kediaman/Asramaii. Urusan surat-menyuratiii. Mengemaskini rekodiv. Urusan failv. Urusetia mesyuaratvi. Urusan dengan pelangganvii. Urusan kewanganviii. Urusan inventoriix. Urusan perkhidmatan

kakitanganx. Urusan kemudahan dalam

perkhidmatan

1. Penyandang sedia ada (N17) telah lebih 5 tahun menyandang jawatan sekarang.

2. Melaksanakan rancangan, menyediakan dan melengkapkan kemudahan di kolej kediaman dan perumahan luar kampus.

5/15

xi. Urusan latihan dalam perkhidmatan

xii. Urusan akademik pelajarxiii. Urusan hal-ehwal pelajarxiv. Urusan perpustakaanxv. Mengawasi kerja-kerja operasixvi. Menyelia dan membimbing

kakitangan di bawahnyaxvii. Menyediakan jadual kerja

(contoh: perkhidmatan kaunter)

(Kolej dan Non-Resident)

3. Melaksanakan penempatan pelajar untuk kolej-kolej kediaman dan perumahan luar kampus. (Kolej dan Non-Resident)

4. Membuat kawalan terhadap pelaksanaan dasar Pusat Penempatan dan Perumahan Pelajar (Kolej dan Non-Resident).

5. Membuat kaedah kawalan keselamatan di kolej-kolej kediaman dan di luar kampus.

6. Membuat penyelarasan pemilihan tempat tinggal pelajar di dalam kolej– kolej kediaman.

7. CARTA ORGANISASI (SEDIA ADA)

6/15

7. CARTA FUNGSI (SEDIA ADA)

7/15

9. CARTA ORGANISASI (CADANGAN AGENSI)

8/15

Petunjuk:

Jawatan Dimohon

9/15

10/15

10. ASAS PERMOHONAN

11/15

Asas kepada permohonan perjawatan ini berdasarkan kepada beberapa faktor seperti berikut :

Seiring dengan penanda aras yang dipersetujui dan ditetapkan oleh Majlis Perumahan Universiti-Universiti Malaysia (MAPUM).

Peningkatan jumlah pelajar dengan kewujudan kolej-kolej baru.

Pertambahan beban tugas.

Pada masa ini Bahagian Perumahan diketuai oleh Penolong Pendaftar Kanan Gred N44 sebagai Ketua Bahagian untuk menyelaras pengurusan pelajar UMS dalam kampus termasuk pelajar Non-Resident (NR) yang kini menjangkau seramai 13,000 orang pelajar dan adalah di jangka jumlah ini akan meningkat sehingga 20,000 orang pelajar pada tahun 2020. Oleh itu, perkembangan kerjaya kakitangan perumahan perlu dirancang lebih awal bagi membolehkan Universiti Malaysia Sabah dapat menguruskan keperluan pelajar seiring dengan peningkatan jumlah pelajar pada masa depan.

Oleh itu, beberapa permohonan perjawatan baru iaitu jawatan kenaikan pangkat dari Pengurus Asrama Gred N41 ke Gred N44, kenaikan pangkat jawatan Penolong Pengurus Asrama Kanan N36 dan kenaikan pangkat jawatan Penyelia Asrama Kanan N22 dibuat.

Jawatan-jawatan ini perlu diwujudkan untuk memikul beban dan tanggungjawab yang berat terhadap perkembangan pengurusan kolej-kolej (centre) dalam aspek perkembangan fizikal,penempatan dan perumahan pelajar.

Jawatan Pengurus Asrama Kanan Gred N44 ini dicadangkan di Bahagian Perumahan dan Hospitaliti sebagaimana ia wujud di Universiti lain contohnya di UITM, UPM, UKM dan UNIMAS.

Jawatan Penolong Pengurus Asrama Kanan Gred N36 ini dicadangkan ditempatkan di Bahagian Perumahan dan Hospitaliti bagi memperkukuhkan lagi Bahagian Perumahan dan Hospitaliti. Ini seiring dengan pertambahan beban tugas dan tanggungjawab sebagai penolong pengurus yang mana perlu menyelia bilangan Penolong Pengurus Asrama N27 yang turut bertambah seiring dengan pertambahan pelajar pada masa akan datang.

Jawatan Penyelia Asrama Kanan N22 ini dimohon bagi menyeimbangkan jumlah penyelia asrama di Universiti Malaysia Sabah yang kini telah pun mencapai 23 orang. Dengan kewujudan kenaikan pangkat jawatan Penyelia Asrama N22 ini, ia akan meningkatkan motivasi kerja penyelia asrama yang lama dan baru.

12/15

11. NORMA / PENANDA ARAS YANG DIGUNAPAKAI OLEH MAJLIS PERUMAHAN UNIVERSITI-UNIVERSITI MALAYSIA (MAPUM)

JUMLAH PELAJAR KURANG DARIPAD

A 500

501 HINGGA

800

801 HINGGA

1200

1201 HINGGA

1600

1601 HINGGA

2000

2001 DAN

KEATAS

JAWATANGRED

PENGURUS ASRAMA KANAN

N44 1

PENGURUS ASRAMA N41 1

PENOLONG PENGURUS ASRAMAKANAN

N32/36 1 2

PENOLONG PENGURUS ASRAMA

N27 1 2 4

PENYELIA ASRAMA KANAN

N22 1 2PENYELIA ASRAMA N17 2 4

PEMBANTU AM PEJABAT KANAN

N11 1

NOTA

i. 250 orang pelajar - 1 Penyelia asrama dan 1 Pembantu Am Pejabat

ii. Kurang 500 orang pelajar - 1 Penolong Pengurus Asrama, 2 Penyelia Asrama & 2

Pembantu Am

iii. 800 orang pelajar - 1 Penolong Pengurus Asrama – N27

iv. 1000 orang pelajar - 1 Penolong Pengurs Asrama Kanan – N36/N32

v. 1200 orang pelajar - 1 Pengurus Asrama – N41

vi. 2000 orang pelajar - 1 Pengurus Asrama Kanan – N44

13/15

PERJAWATAN YANG PERLU DIWUJUDKAN DI KAMPUS INDUK DENGAN MENGUNAKAN NORMA/PENANDA ARAS MAJLIS PERUMAHAN

UNIVERSITI-UNIVERSITI MALAYSIA (MAPUM)

BAHAGIAN PERUMAHANBILANGAN PELAJAR 12848JAWATAN GREDPENGURUS ASRAMA KANAN N44 LAYAK

PENGURUS ASRAMA N41 LAYAK

PENOLONG PENGURUS ASRAMA KANAN N32/36 LAYAK

PENOLONG PENGURUS ASRAMA N27 2

PENYELIA ASRAMA KANAN N22 LAYAK

PENYELIA ASRAMA N17 4

PEMBANTU AM PEJABAT N11 LAYAK

PERJAWATAN YANG PERLU DIWUJUDKAN DI KAMPUS INDUK DENGAN MENGUNAKAN NORMA/PENANDA ARAS MAJLIS PERUMAHAN

UNIVERSITI-UNIVERSITI MALAYSIA (MAPUM)

KOLEJ AB CD E ANGKASA

KF USIA UA/UCA

KAPASITI PELAJAR 1776 1454 3600 2500 366 492 400JAWATAN GREDPENGURUS ASRAMA KANAN N44 LAYAKPENGURUS ASRAMA N41 LAYAK LAYAK LAYAKPENOLONG PENGURUS ASRAMAKANAN

N32/36 LAYAK 1 LAYAK 1 LAYAK 2 LAYAK 1

PENOLONG PENGURUS ASRAMA

N27 1 1 1 1 1 1 1

PENYELIA ASRAMA KANAN N22 LAYAK 1 LAYAK 1 LAYAK 2 LAYAK 1PENYELIA ASRAMA N17 3 3 2 2 1 1 2PEMBANTU AM PEJABAT N11

14/15

PERJAWATAN YANG PERLU DIWUJUDKAN DI KAMPUS LABUAN DAN SANDAKAN DENGAN MENGUNAKAN NORMA/PENANDA ARAS MAJLIS

PERUMAHAN UNIVERSITI-UNIVERSITI MALAYSIA (MAPUM)

KOLEJ ALPHAUMSKAL

BETAUMSKA

LMUTIARAUMSKAL

LESTARISANDAKAN

KAPASITI PELAJAR838 1122 326 1000

JAWATAN GRED

PENGURUS ASRAMA KANAN N44 LAYAK 1

PENGURUS ASRAMA N41 LAYAK 1PENOLONG PENGURUS ASRAMA KANAN N32/36 LAYAK 1

LAYAK 1 LAYAK 1

PENOLONG PENGURUS ASRAMA N27 LAYAK 1

PENYELIA ASRAMA KANAN N22 LAYAK 1 LAYAK 1 LAYAK 1

PENYELIA ASRAMA N17 2 2 1

PEMBANTU AM PEJABAT N11

12. PENINGKATAN JUMLAH PELAJAR

Keperluan jawatan ini diwujudkan setimpal dengan perkembangan fizikal, penempatan dan perumahan pelajar yang pesat dan pengambilan pelajar yang bertambah dengan mendadak pada setiap sesi. (Statistik unjuran pelajar dilampirkan)

a) Jadual I menunjukkan statistik unjuran pelajar prasiswazah sepenuh masa di Kampus Induk, kampus Labuan dan Kampus Sandakan.

b) Jumlah pelajar yang dikategorikan sebagai pelajar tanpa asrama atau Non-Residen menjangkau 3000 orang.

Jumlah ini dijangka akan meningkat dengan pertambahan kolej-kolej baru di mana keperluan untuk menguruskan jumlah pelajar samada yang mendapat asrama atau tidak akan turut meningkat.Oleh itu sebagai persediaan dengan pertambahan pelajar ini bahagian ini amat memerlukan seorang Pengurus Asrama Gred N44 dalam sistem pentadbiran kolej kediaman agar pengurusan penempatan dan perumahan dapat berjalan dengan lancar bagi merealisasikan misi Universiti untuk menjadikan pengurusan penempatan pelajar yang lebih kondusif dan sistematik.

Jawatan Pengurus Asrama Gred N44 perlulah dijadikan jawatan tetap/hakiki. Penjawat hakiki mestilah mempunyai pengalaman dalam bidang ini (pengurusan kolej kediaman). Supaya perancangan dasar-dasar penempatan dan perumahan pelajar tidak akan berubah-ubah setiap kali perlantikan pegawai baru berlaku.

15/15

Pengurus Asrama Gred N44 akan mengetuai pentadbiran Bahagian Perumahan untuk menyelaras penempatan pelajar di kolej-kolej kediaman dan pelajar tinggal luar (Non-Resident) yang perlu diurus secara profesional. Jadual I & II menunjukkan data di bawah kawalan pengurusan Bahagian Perumahan dan UMSKAL. Dari jadual ini menunjukkan bebanan pengurusan pentadbiran kolej yang memerlukan seorang Pengurus Asrama Kanan Gred N44.

Pengwujudan jawatan ini juga memberi peluang kenaikan pangkat dan dapat meningkatkan moral pemegang jawatan di samping meningkatkan prestasi dan tanggungjawab yang diamanahkan.

JADUAL 1 : UNJURAN PENGAMBILAN PELAJAR DAN PENEMPATAN PELAJAR

BIL TAHUNJUMLAH PELAJAR

BERDAFTAR PRASISWAZAH

JUMLAH PENGAMBILA

N PELAJAR

JUMLAH PELAJAR TAMAT

PENGAJIAN

JUMLAH KAPASITI

KOLEJ

JUMLAH PELAJAR

YANG AKAN

TINGGAL LUAR

1 2011 12729 4500 4000 10294 29352 2012 13229 5400 4500 11166 29633 2013 14129 5500 4800 11166 36634 2014 14829 6000 4800 11166 48635 2015 16029 6000 4500 11166 6363

16/15

13. RINGKASAN PERJAWATAN SEDIA ADA

BIL.RINGKASAN PERJAWATAN

JAWATAN / GRED SEDIA ADA

1 Pegawai Tadbir, Gred 54 12 Pegawai Tadbir, Gred 52 43 Pegawai Tadbir, Gred 48 144 Pegawai Tadbir, Gred 44 245 Pegawai Tadbir, Gred 41 486 Pegawai Penerbitan, Gred N41 37 Pengurus Asrama, Gred N41 38 Penolong Pegawai Tadbir, Gred N36 19 Penolong Pengurus Asrama, Gred N36 1

10 Penolong Pegawai Tadbir, Gred N32 211 Penolong Pengurus Asrama, Gred N32 312 Penolong Pegawai Tadbir, Gred N27 2113 Setiausaha Pejabat, Gred N27 3214 Pembantu Tadbir (P/O), Gred N26 015 Pembantu Tadbir (P/O), Gred N22 2516 Pembantu Penerbitan, Gred N22 017 Pegawai Khidmat Pelanggan, Gred N22 018 Pegawai Khidmat Pelanggan, Gred N17 519 Penyelia Asrama, Gred N22 320 Pembantu Tadbir (P/O), Gred N17 18321 Pembantu Penerbitan, Gred N17 222 Pembantu Tadbir (Kesetiausahaan), Gred N17 423 Pembantu Penyediaan Makanan 0

JUMLAH 379

17/15

14. MAKLUMAT TERKINI PENGISIAN PERJAWATAN

BIL.RINGKASAN PERJAWATAN

JAWATAN / GRED SEDIA ADA

CADANGAN JUMLAH (+) (-)

1 Pegawai Tadbir, Gred 54 1 2 0 32 Pegawai Tadbir, Gred 52 4 2 0 63 Pegawai Tadbir, Gred 48 14 5 0 194 Pegawai Tadbir, Gred 44 24 13 0 375 Pegawai Tadbir, Gred 41 48 28 0 766 Pegawai Penerbitan, Gred N41 3 2 0 57 Pengurus Asrama, Gred N41 3 3 68 Penolong Pegawai Tadbir, Gred N36 1 1 0 3

9 Penolong Pengurus Asrama, Gred N36 1 1 0 2

10 Penolong Pegawai Tadbir, Gred N32 2 3 0 5

11 Penolong Pengurus Asrama, Gred N32 3 1 0 4

12 Penolong Pegawai Tadbir, Gred N27 21 13 0 3413 Setiausaha Pejabat, Gred N27 32 3 0 3514 Pembantu Tadbir (P/O), Gred N26 0 4 0 415 Pembantu Tadbir (P/O), Gred N22 25 24 0 4916 Pembantu Penerbitan, Gred N22 0 0 0 0

17 Pegawai Khidmat Pelanggan, Gred N22 0 0 0 0

18 Pegawai Khidmat Pelanggan, Gred N17 5 0 0 5

19 Penyelia Asrama, Gred N22 3 10 0 1320 Pembantu Tadbir (P/O), Gred N17 183 100 0 28321 Pembantu Penerbitan, Gred N17 2 1 0 3

22 Pembantu Tadbir (Kesetiausahaan), Gred N17 4 5 0 9

23 Pembantu Penyediaan Makanan 0 1 0 1JUMLAH 379 223 0 602

18/15

19/15