academia fi pw

Acad FI -

Cliente

Cliente

Cliente

Cliente

Cliente

Grupo 1

Grupo 2

Princpio de controle duplo: princpio dos '4 olhos'

1000Empresa 0001 Adm.conta

Pagto. trans.

Correspondncia

Seguros

Imposto retido na fonte

1000Empresa 0001

1000Empresa 0001

1000Empresa 0001

1000Empresa 0001

...

...

Agora, possvel ter uma pessoa responsvel pelas modificaes em um cliente ou fornecedor, enquanto outra fica responsvel pela validao das modificaes, em geral daquelas alteraes crticas de cliente/fornecedor. Primeiro, preciso definir os campos de princpio de controle duplo nos registros mestre de cliente/fornecedor no IMG. Se um campo for definido como "sensvel" no registro mestre de cliente/fornecedor, o cliente/fornecedor correspondente ser bloqueado no pagamento, caso a entrada seja modificada. O bloqueio removido quando uma segunda pessoa com autorizao verifica a modificao e a confirma ou rejeita. A confirmao das modificaes pode ser feita para um cliente/fornecedor individual ou pode-se obter uma lista. A lista pode ser restringida por: cliente/fornecedor empresa contas ainda no confirmadas contas recusadas contas que devem ser confirmadas pelo usurio.

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e e

10Forneced. B

1010

Cliente ANvel do mandante

Controle de contasFornecedor

Forneced. BNvel do mandante

Controle de contasCliente

Oper.pagto.autom.Comp.com fornec.

Cliente A10

Oper.pagto.autom.Comp.com cliente

Compensao cliente/fornecedor

Forneced. B Cliente A

X X

Se um cliente for tambm um fornecedor, ou vice-versa, o programa de pagamento e de reclamaes pode compensar reciprocamente partidas em aberto. As partidas em aberto da conta atribuda podem tambm ser exibidas na tela de seleo exibir partida individual e partida em aberto. Para usar esta compensao, as seguintes etapas devem ser realizadas: O nmero da conta do fornecedor deve ser introduzido na conta do cliente e vice-versa. Cada empresa pode decidir, em separado, se deseja compensar um cliente com um fornecedor. Se optar pela compensao, o campo "Comp.com fornec." da conta do cliente precisa ser marcado e vice-versa.

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ou ou

Cliente A10

Forneced. B1010 conta bancria de Y

ou Z

Para o endereo ou conta bancria de M ou N

10

Nvel do mandante

Cliente A

Alt. Pagador Cliente YPagto. Trans.

+Alt. Pagador Cliente Z

Oper.pagto.autom.

Nvel do mandante

Fornec.B

Alt. Recebedor do pagto. FornecPagto. Trans.

+Alt. Recebedor do pagto. Fornec

Oper.pagto.autom.

Pagador/recebedor divergente do pagamento

Nos nveis do cliente e da empresa pode ser introduzido um pagador/recebedor do pagamento alternativo. A entrada no segmento da empresa tem maior prioridade que no nvel de cliente. H vrias opes para usar esta funcionalidade dentro do registro mestre. Se o campo "especificao individual" for selecionado durante a entrada de fatura, possvel entrar informaes individuais de pagador/recebedor do pagamento em um cliente/fornecedor que no tenha sido criado no sistema R/3. Se o pagador/recebedor do pagamento alternativo for um cliente ou fornecedor existente, os nmeros do fornecedor/cliente podem ser entrados no registro mestre como pagador/recebedor do pagamento autorizado. Durante a entrada da fatura, um desses pode ser selecionado com o matchcodes. Se for introduzido um pagador alternativo, o dinheiro para liqidar as partidas em aberto vencidas da conta ser cobrado do pagador alternativo. Se um recebedor do pagamento alternativo for introduzido, o dinheiro que a empresa deve pagar para liqidar as partidas vencidas ser enviado ou transferido ao recebedor alternativo.

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Forneced. BMandantenvel

e e

Cliente X10

Cliente A Forneced. Y10

Forneced. B

Cliente da sede XAdmin.de conta

Cliente AMandantenvel

Fornec. da sede YAdmin.de conta

Sede/Filial

......

Os clientes, em alguns setores industriais, colocam seus pedidos localmente (ou seja, atravs de suas filiais), mas pagam suas faturas de forma centralizada (da sede). Isto pode ser refletido no sistema R/3 por meio das contas da sede e da filial. Todos os itens lanados em uma filial so automaticamente transferidos para a conta da sede. Em geral, a sede que cobrada e tem de pagar ou receber pagamento. Mas, se o campo processamento descentralizado estiver marcado no registro mestre da sede, a conta da filial ser usada pelos programas de cobrana e de pagamento.

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Ao final deste tema, o aluno dever estar apto a:

Dados mestre do banco: objetivos

criar dados mestre do banco; definir os bancos da empresa; definir as contas nos bancos da empresa; atualizar a ligao entre as contas bancrias e do

Razo.

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Pas do banco

Nvel do mandante

Endereo...

Dados de controle

...

Dados mestre do banco

Bancos

Chave do banco

Dados mestre do banco (1)

Acad FI -

Pas do banco

Nvel do mandante

Endereo

Dados de controle


Bancos

Chave do bancoDados comuns dobco.empresa

Dados do banco da empresa

+ Dados DME/EDI

Dados do banco da empresaPas do banco

Empresa


Chave do banco

...

ID do banco da empresa

...

...

Acad FI -

Dados mestre de cliente/fornecedor

Pas do banco

Nvel do mandante

Endereo

Dados de controle


Cliente/Fornecedor

Nvel do mandante Dados bancrios

Bancos

Chave do bancoDados comuns dobco.empresa


+ Dados DME/EDI

Dados do banco da empresaPas do banco

Empresa


Chave do banco

ID do banco da empresa

......

...

Chave do banco do pas ContaCobranaTipo de banco

Todos os bancos usados no sistema (por exemplo, como banco da empresa ou do cliente/fornecedor) precisam ter um registro mestre do banco. Os registros mestre do banco so armazenados centralmente no ndice de bancos. Todos os registros so identificados pelo pas e pela chave do banco. Os registros mestre do banco incluem os dados de endereo do banco e dados de controle como, por exemplo, cdigo SWIFT, dados de ordens de pagamento postais e grupo de bancos (para otimizao do pagamento). Os dados mestre do banco podem ser criados de quatro maneiras: ao entrar informaes bancrias no registro mestre de cliente ou fornecedor, ou na configurao do banco da empresa; utilizar a operao Criar banco no menu do registro mestre de Contas a receber/a pagar; o ndice de bancos pode ser importado de um disco ou de uma fita com o programa RFBVALL_0, Transferncia de dados bancrios especfica do pas. O disco com o ndice de bancos pode ser obtido de uma das organizaes bancrias do pas. Deve ser atualizado regularmente; para os clientes que usam a funcionalidade lockbox, pode ser criada uma pasta batch input que atualiza, automaticamente, as informaes bancrias do cliente no registro mestre. Os bancos usados pela empresa so definidos como Bancos da empresa. Estes bancos so criados na configurao e compem-se de dados mestre de banco, informaes bancrias eletrnicas, contas bancrias por banco e contas do Razo por conta bancria.

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Dados mestre de cliente/fornecedor

Pas do banco

Mandantenvel

Endereo...

Dados de controle

...


Cliente/Fornecedor

Mandantenvel Dados bancrios

Pas Chave do banco ContaTipo banco Cobrana

Bancos

Chave do banco Dados comuns dobco.empresa

...


+ Dados DME/EDI

Dados do banco da empresaPas do bancoChave do banco

EmpresaID do banco da empresa


O campo "Tipo de banco", no registro mestre de cliente/fornecedor, usado para fazer a distino entre bancos diferentes. No processamento de faturas, se o cliente/fornecedor tiver mais de um banco, o usurio pode selecionar os bancos diferentes com o uso de matchcode no campo banco parceiro. Os IDs do banco da empresa e os tipos de banco podem ser usados pelo programa de pagamento para determinar que bancos usar.

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Dados contabanc.

ID do banco da empresa ID da conta

Conta bancria

MoedaConta do Razo

Conta bancria

Contas bancrias (1)

Acad FI -

Conta do Razo

Detalhesbanc./financ.BaBanco da

empresa

Controle de contas

Nmero da conta

Moeda da contaDados contabanc.

ID do banco da empresa ID da conta

Conta bancria

MoedaConta do Razo

Conta bancria

Contas bancrias (2)

ID conta

As contas bancrias administradas pelos bancos da empresa tambm precisam ser definidas. As contas podem ser identificadas por um ID de conta, que nico por banco da empresa. Os dados da conta bancria contm o nmero da conta no banco, a moeda da conta e a conta do Razo que reflete os lanamentos da conta bancria no Razo. Deve-se criar uma conta do Razo para cada conta bancria. Esta conta do Razo atribuda conta bancria e vice-versa. As duas contas devem ter a mesma moeda de conta.

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Itens

Documento

PKPK

Sntese Detalhe

DT

Detalhes adicionais

Partida individual 1 / PKConta

O documento FI do sistema R/3

N do documento Empresa ExerccioData do documentoData de lanamentoPerodoMoeda ... .....

001002

Cta.Cta. Descrio

Descrio MontanteMontante

+-

. .

..

.. .

.. .

.... .

Cabealho

MontanteCdigo de imposto

DivisoCentro de custoTexto...

O sistema R/3 usa o princpio de documento: os lanamentos sempre so gravados em forma de documento. At ser arquivado, o documento permanece como uma unidade completa no sistema. Um documento identificado pela combinao de: n de documento empresa exerccio O documento FI do sistema R/3 compe-se de: um cabealho do documento (informaes que se aplicam ao documento inteiro); 2 a 999 partidas individuais (informaes especficas daquela partida individual). O cabealho e as partidas individuais tambm podem ser mostrados em detalhes. Duas das mais importantes chaves de grupo so: o tipo de documento para o cabealho, e a chave de lanamento para as partidas individuais.

Acad FI - O princpio de documento SAP

BALANO LUCROS & PERDAS

Ativo Passivos Receitas

Despesas

70000 aes ordinrias

113100 Citibank

113200 Fuji Bank

1000000

800000

200000

No. documento: 88675Data: 06.05.199XEmpresa: XXXXMoeda: $$$ ....

Dbito CrditoEstoque 1000000Citibank 800000Fuji Bank 200000

Total: 10000001000000

DOCUMENTO

O sistema R/3 registra pelo menos um documento para cada transao contbil. Cada documento recebe um nmero de documento exclusivo. O sistema R/3 pode atribuir os nmeros de documento (=atribuio interna) ou o usurio pode atribu-los ao entrar no documento (=atribuio externa). Um evento pode acionar mais de um documento dentro do sistema R/3. Quando mercadorias so recebidas de um fornecedor, criado um documento de material para manter a localizao de detalhes importantes ao rastreamento do estoque. criado um documento contbil para localizar informaes financeiramente relevantes, como contas do Razo e montantes. Em todo o sistema R/3 ocorrem muitos eventos para os quais so criados documentos, porm como no h impacto financeiro, nenhum documento contbil produzido. Um exemplo disto um pedido. O sistema R/3 ligar os documentos relacionados no sistema para fornecer uma viso completa de qualquer transao contbil dentro dele.

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Fatura de fornecedor

Documentos originais Documentos R/3

CCliente

DZ 0000123456DZ Itens

Faturas de

fornecedores

1000000000 -

1999999999

KR

No. 1112FFornecedor

KRItens

1000234567

1000234567

Pagamentos

de clientes

0000000000-

0999999999

DZ

Tipos de documento

No.ref. 1112

Razo

Razo

Pagamento de cliente

O tipo de documento controla o cabealho do documento e usado para diferenciar as transaes comerciais a serem lanadas, por exemplo, fatura de cliente, pagamentos de fornecedor etc. Os tipos de documento so definidos no nvel do mandante e, portanto, vlidos para todas as empresas. O sistema standard fornecido com tipos de documentos que podem ser utilizados, modificados ou copiados. Os principais controles de tipos de documentos so: o intervalo de numerao dos nmeros de documento, e os tipos de conta permitidos para lanamento. Outros controles de tipo de documento: o status dos campos de cabealho Texto e Nmero de referncia, e se as faturas foram lanadas com o mtodo do valor contbil lquido. No procedimento recomendado pela SAP para preenchimento de documentos originais, o tipo de documento controla o preenchimento do documento. preciso, sempre, gravar os documentos originais sob o nmero do documento de processamento eletrnico de dados. Caso o documento original tenha um nmero externo: entrar o nmero externo do documento original no campo nmero de referncia, no cabealho do documento de processamento eletrnico de dados, e registrar o nmero do documento de processamento eletrnico de dados no documento original.

Acad FI -

Faturas

de

clientesD

R Crditos d

e

clientes

DG Pagam

entos

de clientesD

Z Lanamentos

da conta do

Razo

SA

Faturas

de

fornecedor

es

KR Cr

ditos

de fornece

dor

es

KG Pagam

ent

os de fornece

do

res

KZ F

aturas

lquidas

e

crditos de

fornecedor

es

KN

Documentos

geraisAB

Tipos de documentos standard importantes

O tipo de documento AB permite lanamentos em todos os tipos de conta. Todos os outros tipos de documento limitam os tipos de conta em que possvel fazer lanamento. O tipo de documento DG, por exemplo, permite apenas fazer lanamentos no cliente (D) e nas contas do Razo (S). Para transferir documentos de faturamento do sistema de faturamento R/3, o sistema standard utiliza os tipos de documentos: RV, o tipo de documento inicial para documentos de faturamento de SD (faturas de clientes). RV, o tipo de documento inicial para documentos de faturamento de MM (faturas de fornecedor). Quando a atribuio de nmeros internos utilizada, o sistema atribui um novo nmero para cada documento no componente Contabilidade financeira. Na atribuio de nmeros externos, o sistema transfere o nmero do documento de faturamento para o documento FI, desde que esse nmero ainda no tenha sido atribudo. O programa de pagamento utiliza o tipo de documento ZP para lanamentos automticos.

Acad FI -

0000000000

1000000000

2000000000

3000000000

4000000000

5000000000

6000000000

7000000000

8000000000

9000000000

9999999999

00

01

02

numerao interna definida por exerccio

numerao externa

numerao interna definida at o exerccio futuro

nmeros atuais

1998

nmeros atuais

EX 02

SB 01

DR 00

Intervalos de numerao de documentos

1999 2000 2001...

O intervalo de numerao de documento define o intervalo permitido em que se deve posicionar um nmero de documento, que no pode ser sobreposto. Numerao interna: o sistema grava o ltimo nmero de documento usado, a partir do intervalo de numerao, no campo nmero atual e adota o nmero subseqente para o documento seguinte (exemplos 00 e 01 acima). Numerao externa: o usurio entra o nmero de documento original ou o nmero transferido automaticamente de um sistema de faturamento antecipado. Geralmente, os nmeros no so utilizados em seqncia, o que torna impossvel para o sistema arquivar um nmero atual (exemplo 02). Os nmeros podem ser alfanumricos. O intervalo de numerao de documento deve ser definido para o exerccio em que ser usado. possvel definir os intervalos de numerao de documento: at um exerccio futuro: no incio de cada exerccio, o sistema continua a adotar o nmero seguinte ao nmero atual. No reiniciado no limite inferior. por exerccio: no incio de cada exerccio, a numerao do documento comea novamente no limite inferior. Isto evita que o limite superior de um intervalo seja atingido. possvel atribuir um intervalo de numerao para vrios tipos de documento.

Acad FI -

Detalhes adicionais


Montante

Viso detalhadaA chave de lanamento tem funes de controle dentro das partidas individuais.

Funes das chaves de lanamento (1)

Cdigo de imposto


Acad FI - Funes das chaves de lanamento (2)

1. o tipo de conta em que possvel lanar a partida individual;

Conta

Viso detalhada

1. S, D, K, A, M ? A chave de lanamento tem funes de controle dentro das partidas individuais.Essas funes controlam:

Detalhes adicionais

MontanteCdigo de imposto


Partida individual 1 / PK




Montante

Viso detalhada

1. S, D, K, A, M ?

2. dbito,crecrdito ?

A chave de lanamento tem funes de controle dentro das partidas individuais.Essas funes controlam:

2. sse o item lanado como dbito ou crdito.

Detalhes adicionaisDivisoCentro de custoTexto...

Cdigo de imposto




Montante

Viso detalhada

1. S, D, K, A, M ?

2. dbito,crecrdito ?

3. Status do campo ?

A chave de lanamento tem funes de controle dentro das partidas individuais.Essas funes controlam:

2. sse o item lanado como dbito ou crdito;

3. oo status do campo de detalhes adicionais.

Detalhes adicionaisDivisoCentro de custoTexto...

Cdigo de imposto

Assim como os tipos de documento, as chaves de lanamento so definidas no nvel do mandante. Alm das funes de controle acima mencionadas, a chave de lanamento indica: se a partida diz respeito ou no a uma operao de pagamento. Essa informao necessria na anlise de histrico de pagamento e na criao de avisos de pagamento; se os nmeros de vendas da conta devem ser atualizados pela transao; por exemplo, no lanamento de uma fatura de cliente. As chaves de lanamento foram ampliadas com a nova funcionalidade EnjoySAP. Nas operaes standard, as chaves de lanamento so identificadas como dbito e crdito. Em Customizing, o sistema R/3 fornece os seguintes valores propostos: Para operaes do Razo: dbito a chave de lanamento 40, crdito a chave de lanamento 50. Para faturas de clientes: dbito a chave de lanamento 01, crdito a chave de lanamento 50. Para faturas de fornecedores: crdito a chave de lanamento 31, dbito a chave de lanamento 40.

Acad FI -

sim

no suprimir

Status do campo de documento (1)

Campo

relevante para lanamentosem contas deste tipo?

Acad FI -

Campo

Status do

campo

dependente da

chave de

lanamento ?

sim

no suprimir

Lanado com que chave de lanamento?

PK ...PK ...



Acad FI -

Campo

Status

do

camp

o

depen

dente

da co

nta

Status do

campo

dependente da

chave de

lanamento ?

Prio

ridad

e

Contasim

no suprimir

Lanado com que chave de lanamento?

Lanado em qual conta?

PK ...PK ...



Na entrada de um documento, dependendo da operao e das contas usadas so exibidos campos diferentes. Por exemplo, ao lanar despesas, geralmente so necessrias informaes de centro de custo e tributrias. Entretanto, ao lanar fundos lquidos, essa mesma informao no necessria. Estas exibies diferentes durante o processamento de documentos so controladas pelo status do campo. Como regra geral, o status do campo dependente da conta personalizado em contas do Razo. No processamento de clientes e fornecedores, o status do campo personalizado na chave de lanamento, quando necessrio. Da mesma forma que na definio de status de campo em contas do Razo, aplicado o status do campo com prioridade mais alta. A prioridade apresentada acima. Excees regra acima so: se divises tiverem de ser utilizadas, o campo diviso deve estar pronto para receber entradas. Ele ativado pela habilitao dos balanos por diviso para a empresa. Com o status de campo, s possvel decidir se ele deve ser um campo de entrada necessrio ou opcional; os campos de impostos s estaro prontos para entrada, se a conta do Razo estiver preparada como relevante para imposto. impossvel combinar as definies de status de campo suprimir e entrada necessria. Esta combinao gera erro.

Acad FI - Grupos de status de campo

0001G001

Contas de fundos lquidos

G002Conta de despesas

G003

GR01

Contas gerais...Conta de rendimentos...Contas de material...

Controle entrada documentoGrupo de status de campo G001

Nmero de conta 8090

Controle entrada documentoGrupo de status de campo G001

Nmero de conta 1222

Controle entrada documentoG001

Nmero de conta 1111

Status do campo Grupos Variante Empresa

GR02GR03:.

GR04GR05:.

Grupo de status de campo

Texto: opcional

Texto: obrigatrio

Alocao: opc.Centro de custo: sup.

:.

Texto: opcional

Alocao: opc.Centro de custo: obrig.

:.

Para cada categoria de conta do Razo como, por exemplo, contas de fundos lquidos, contas de despesas, necessrio determinar o status de cada campo de entrada de documento. O texto ser obrigatrio, suprimido ou opcional para entrada de documento durante o uso dessas contas do Razo? O centro de custo ser obrigatrio, suprimido ou opcional para entrada de documento durante o uso dessas contas do Razo? etc. Essas regras so agrupadas, para cada categoria de contas do Razo, nos grupos de status de campo. Os grupos de status de campo so atribudos aos respectivos registros mestre do Razo. Os grupos de status de campo so reunidos em uma variante de status de campo. A variante de status de campo atribuda (s) empresa(s). Nenhum lanamento pode ser feito at que esteja concludo. Geralmente, a mesma variante de status de campo atribuda a todas as empresas, de forma que as mesmas "regras" sejam aplicadas nessas empresas. O sistema R/3 fornece um conjunto standard de grupos de status de campo. Recomenda-se copiar os grupos de status de campo standard fornecidos e modificar de acordo com a necessidade. Se um documento for lanado em uma conta do livro auxiliar, aplica-se o grupo de status de campo da conta de conciliao.

Acad FI -

010203040506070809

Clientes111213141516171819

313233343536373839

Fornecedores212223242526272829

50909193949596

Razo40808183848586

75Ativo70 99

Materiais

89

Para lanamentos no Razo fora da Administrao materiais

Chaves de lanamento standard

A SAP recomenda a utilizao das chaves de lanamento standard fornecidas. Se modific-las, ou definir novas chaves de lanamento, todas as tabelas que faam referncia a essas chaves devero tambm ser atualizadas. Chaves de lanamento para ativo e materiais s podem ser utilizadas se os componentes correspondentes SAP estiverem implementados. Ao influenciar as definies de status de campo das chaves de lanamento e o grupo de status de campo, possvel tornar o status dependente da transao e da conta. Uma vez que as contas do livro auxiliar no tm um grupo de status de campo, as diferenas nos lanamentos do livro auxiliar so efetuadas, principalmente, por chaves de lanamento diferentes. Portanto, h muitas chaves de lanamento para lanamentos no livro auxiliar. Nos lanamentos do Razo, a diferenciao feita principalmente por grupos de status de campo diferentes. Portanto, apenas duas chaves de lanamento (40 e 50) so necessrias para lanamentos no Razo.

Acad FI -

0102

03

04

050607

1211

10

09

08

0102

03

04

050607

1211

10

09

08abrir

1514 1613

abrir

abrir

Perodos contbeis em aberto durante o exerccio

Perodos contbeis em aberto durante o procedimento de

encerramento

Perodos contbeis

Os perodos contbeis so definidos na variante do exerccio. Para evitar que documentos sejam lanados em um perodo contbil errado, os perodos desejados podem ser fechados. Geralmente, o perodo contbil atual est em aberto e todos os outros esto fechados. No final de um perodo, ele em geral encerrado e o perodo seguinte aberto. Um perodo aberto pela entrada de um intervalo na variante do perodo contbil que abrange esse perodo. Pode-se ter a quantidade de perodos que quiser. Durante o procedimento de fechamento financeiro, alguns perodos extraordinrios tambm podem ser abertos para lanamentos de encerramento. Durante o procedimento de fechamento, dois intervalos de perodo tm que estar abertos ao mesmo tempo. Portanto, dois intervalos de perodo podem ser entrados na tabela de perodo contbil.

Acad FI -

Empresa 1000

Empresa 2000

Empresa 3000

Empresa 4000

Variante do perodo contbil

Variante do perodo contbil

Vrias empresas podem utilizar a mesma variante do perodo contbil. A abertura e o fechamento de perodos so, nessas condies, feitos ao mesmo tempo para todas as empresas atribudas, o que torna a atualizao do perodo mais fcil.

Acad FI -

Itens001 PK

002 PK. . .

. . .

Cabealho do documento+

S, D, K, A ou M

S, D, K, A ou M

ContaTipos Da conta Para a conta

ZZZZZZZZZ

ZZZZZZZZZ

Documento FI

Contas do Razo

Verificaes de perodo por tipo de conta

No nvel do cabealho do documento, o sistema R/3 verifica os perodos que esto alocados para o tipo de conta +. Esta a primeira verificao. Portanto, o tipo de conta + deve ser aberto para todos os perodos, que se supe estejam abertos para qualquer outro tipo de conta. O tipo de conta + representa a entrada mnima na variante do perodo contbil. Perodos contbeis podem ser tratados de diferentes modos para vrios tipos de conta, isto , para um determinado perodo, possvel fazer lanamentos em contas de cliente, mas no possvel fazer lanamentos em contas de fornecedor. No nvel da partida individual, o sistema R/3 verifica o tipo de conta da chave de lanamento para saber se o perodo est em aberto para o tipo de conta atribudo. O intervalo de conta sempre tem contas do Razo. A entrada de determinadas contas de conciliao atrs de tipos de conta do livro auxiliar, faz com que as contas do livro auxiliar possam ser tratadas diferentemente das contas com conta de conciliao diferente.

Acad FI -

0102

03

04

050607

1211

10

09

08

1514 1613

abrir

abrir

Perodos contbeis em aberto duranteo procedimento de fechamento

Intervalo 1

Intervalo 2

Opcional:Grupo de autorizaesrestringe a autoridade de lanamentoa usurios especiais

Dois intervalos de perodo

Durante o procedimento de encerramento, dois intervalos de perodo devem estar abertos ao mesmo tempo. Portanto, dois intervalos de perodo podem ser entrados na tabela de perodo contbil. Um grupo de autorizao pode ser atribudo ao primeiro intervalo. Desta forma, apenas usurios que fazem parte desse grupo esto autorizados a lanar no primeiro intervalo do perodo. razovel utilizar o primeiro intervalo para perodos extraordinrios, e autorizar apenas os contadores envolvidos no encerramento para fazer lanamentos nesses perodos extraordinrios. O usurio deve ter a autorizao para o objeto de autorizao F_BKPF_BUP (documento contbil: autorizao para perodos contbeis) com o mesmo valor no campo grupo de autorizaes, como na tabela de perodos contbeis.

Acad FI -

Os montantes mximos so definidos por empresa em "grupos de tolerncia. Aqui tambm controlado o processamento das diferenas de pagamento.

GrupoEmpresaMoeda

Montante por documentoMontante por item de conta de partida em abertoDesconto por partida individual

Limites superiores para operaes de lanamento

Diferenas de pagamento permitidas...

Montantes mximos

Nesta seo, so enfocados os limites superiores para operaes de lanamento dentro dos grupos de tolerncia. Aqui, possvel entrar um limite superior para o montante total por documento; o montante por item de cliente/fornecedor; o percentual de desconto que um usurio pode garantir nesse grupo de tolerncia. A moeda a moeda da empresa.

Acad FI -

GrupoEmpresaMoeda

Limites baixosLimites superiores para operaes de lanamento

Limites superioresLimites superiores para operaes de lanamento

Grupo ChefeEmpresaMoeda

Responsveis

Contador chefe

Atribuio de autorizaes de lanamento

possvel criar um nmero ilimitado de grupos de tolerncia. Pode-se atribuir explicitamente cada usurio a um grupo de tolerncia. Se um usurio no for atribudo a nenhum grupo de tolerncia em especial, as entradas no grupo de tolerncia ____ so vlidas para ele. Este o grupo de tolerncia default. Geralmente, o grupo de tolerncia ____ contm valores que devem ser vlidos para o maior grupo de empregados. Para funcionrios com limites muito altos ou baixos, deve ser criado e atribudo um grupo de tolerncia especial para seu ID de acesso de usurio.

Acad FI -

PK ...PK ......

Itens

Documento

PK ...PK ......

Itens

Documento

PK ...PK ......

Itens

Documento Lanamentos de conta do Razo Lanamentos de fatura de

clientes Lanamentos de crdito de

clientes Lanamentos de fatura de

fornecedores Lanamentos de crdito de

fornecedores

Lanamentos FI bsicos

O mdulo financeiro do sistema R/3 utiliza uma operao de lanamento de documento para vrios lanamentos diferentes. Por exemplo: lanamentos de conta do Razo; lanamentos de faturas de clientes; lanamentos de crditos de clientes; lanamentos de faturas de fornecedores; lanamentos de crditos de fornecedores.

Acad FI -Lanamento bsico FI: cabealho e 1a. partida individual

06.06.200006.06.2000

5 000

DR

US$

Conta no.

Empresa IDES

I0 Cliente isento de imposto

Dados bsicosPagamentoImpostosDetalhes Notas Transao Fatura

Isis T. SilvaRua Canrio, 230 - So Paulo, SP -Brasil

Cliente:

Conta bancria: 994885992

ClienteData da faturaData do lanamentoRefernciaMontanteMontante de impostoTextoEmpresa

Tipo de documento

O design da operao de lanamento do sistema R/3 , para entrada de documento do Razo de cliente e de fornecedor, foi modificado para permitir ao usurio lanamentos mais rpidos e mais fceis, com o mnimo de treinamento possvel. As novas operaes de entrada exibem os campos de entrada mais importantes em uma tela. H uma pequena diferena entre a tela de lanamento do Razo e as telas de faturas de cliente e fornecedor. Deve-se entrar os dados gerais para o documento de lanamento na seo do cabealho do documento da tela: data do documento e do lanamento, texto etc. O tipo de documento predefine a transao que est em processamento. SA: lanamento do Razo KR: fatura de fornecedor - KG: crdito de fornecedor DR: fatura de cliente - DG: crdito de cliente Os campos de entrada importantes esto em primeiro plano em um registro, e os campos usados com menos freqncia esto nos outros registros, atrs do primeiro. Com as faturas de cliente e fornecedor, so entrados, nesta seo, os dados mestre do parceiro de negcios juntamente com a fatura ou conta de crdito. Ao selecionar enter, os dados mestre do parceiro de negcios tambm so exibidos, assim como o nome da conta, endereo e dados bancrios. Outras informaes sobre o parceiro de negcios, como partidas individuais em aberto, podem ser exibidas com a seleo do cone partidas em aberto.

Acad FI -

06.06.200006.06.2000

5 000

DR

US$

Conta no.

Empresa IDES

I0 Cliente isento de imposto

Dados bsicosPagamentoImpostosDetalhes Notas

Fatura $ 0

Isis T. SilvaRua Canrio, 230 -So Paulo, SP -Brasil

Lanamento bsico FI: partidas individuais adicionais

Transao Saldo

ClienteData da faturaData do lanamentoRefernciaMontanteMontante de impostoTextoEmpresa

Tipo de documento

Conta bancria: 994885992

Cliente:

Conta do RazoTexto breve D/C Mont.moeda do doc. Cdigo de imposto...475000 Conta de despesasDbito 5 000 I0

Dbito

Dbito

...

Entrar as partidas individuais na tabela estruturada na seo inferior da tela. Os nomes de campo so nitidamente identificados, e outras informaes, como o nome da conta, tambm so exibidas quando as entradas so feitas. Selecionar campos ou colunas diferentes e modificar seu tamanho e seqncia. As partidas individuais tambm podem ser copiadas. Na parte superior da tela, possvel selecionar Pr-editar, Lanar ou Manter para concluir a transao de entrada do documento quando o saldo for zero. A antiga operao de entrada do Razo ainda est disponvel pelo cdigo de transao F-02, ou no caminho de menu Razo, Entrada de documento, Outros, Lanamento geral. Para operaes mais complexas, no menu, ramificar para a operao de lanamento complexa existente. Depois disso, no ser possvel retornar a essa primeira tela. Os usurios podem navegar de uma estrutura em rvore no lado esquerdo da tela. A rvore oferece uma seleo de documentos de referncia que os usurios podem marcar. Os documentos de referncia podem ser configurados para incluir uma seleo especial de campos e valores de campos.

Acad FI -

ID de parmetro: - Definir determinados valores de campodefault

Opes de processamento: - Definir mscaras da tela default

- Modificar estrutura da tela

Registro mestre de usurio: - Idioma

- Formatao de data

- Impressoras

- Notao decimal

Valores propostos do usurio

Os ids de parmetro permitem aos usurios definir valores propostos para campos cujos valores no se modificam com freqncia, por exemplo, empresa, moeda. Durante o processamento da transao, esses valores sero propostos nos campos, o que poupa tempo, reduz toques de teclas e aumenta a exatido. As opes de processamento permitem aos usurios modificar suas telas do sistema R/3, nas seguintes reas: Entrada de documento: os usurios podem "ocultar" campos que no sejam relevantes para seus jobs, como moeda estrangeira ou operaes interempresariais. Exibio de documento: os usurios podem definir diferentes opes de exibio ao consultar documentos. Partidas em aberto: os usurios selecionam exibies de estrutura linhas e opes de lanamento para processar partidas em aberto, ou seja, eles tm a opo de entrar o montante de um pagamento parcial ou o saldo da nova partida em aberto. Quando os usurios acessam o sistema R/3, seu id de usurio tem propriedades particulares, isto , idioma de acesso, formatao de data, notao decimal, que acompanharo o usurio por todo o sistema. Os usurios tambm tm a opo de definir uma impressora default para seu prprio uso.

Acad FI -

Defaults de sistema: - Data de lanamento

- Princpio de documento

Defaults contbeis: - Tipo de documento e chave de lanamento

- Definies de chave de lanamento de dbito / crdito

- Proposta de exerccio

- Proposta de data efetiva

- Desvio mximo na taxa de cmbio

Defaults de sistema e contbeis

O sistema R/3 fornece alguns defaults bsicos durante o processamento de documento. O sistema R/3 sempre prope a data atual como a data de lanamento e de entrada durante o processamento de documento. Contudo, a data de entrada no pode ser modificada. O sistema R/3 atende ao "Princpio de documento": todos os documentos devem ter equivalncia antes de seu lanamento. Como o processo feito em vrias operaes contbeis, os tipos de documento default e as chaves de lanamento so definidos por operao em customizing. Uma fatura de fornecedor ter o tipo de documento KR; o crdito ser lanado com a utilizao da chave de lanamento 31. Uma fatura de cliente ter o tipo de documento DR; o dbito ser lanado com o uso da chave de lanamento 01. possvel, ainda, fazer com que o sistema R/3 proponha a data efetiva e o exerccio em diversas operaes contbeis. preciso definir, no nvel da empresa, a diferena mxima entre a taxa de cmbio que foi entrada no cabealho do documento de uma operao e a da tabela de taxas de cmbio. Se o sistema encontrar uma diferena superior quela definida, ser emitida uma mensagem de aviso. Desta forma, as entradas incorretas sero reconhecidas e corrigidas em tempo.

Acad FI -

Modificaes em 2 nveis: - Cabealho de documento

- Partida individual-eDeterminadoscampos no podem ser modificados: montante, chave delanamentouOutros campos podem ser modificados: texto, alocao O sistema rastreia todas as modificaes de documentos.

Modificao de documentos

possvel modificar documentos j lanados. Entretanto, com base em regras diferentes, apenas certos campos podem ser modificados. Essas regras so impostas pelo sistema ou personalizadas. Pode-se modificar determinados campos do cabealho do documento e das partidas individuais. Cabealho do documento: somente o nmero de referncia e os campos de texto podem ser modificados. Partidas individuais: o sistema no permite modificaes no montante, na chave de lanamento, na conta ou em qualquer outro campo que afete a conciliao de um lanamento. medida que os usurios modificam os documentos, as seguintes informaes so registradas: O campo que foi modificado. Os valores novos e antigos. O usurio que fez a modificao. A hora e a data da modificao.

Acad FI - Regras de modificao de documentos

Cada campo pode ser diferenciado por: - Tipo de contaC-

- Operaes do Razo especial- - EmpresaEiDefinio de

condies por campo: - Perodo contbil ainda em

abertoPa- Partida individual n-o liqidada- - Lanamentos de

dbito/crdito- - Inscriro ao crdito no referente fatura- -

Nenhum crrdito para adiantamento

Pode-se ter diferentes regras de modificao para cada campo, da seguinte maneira: Tipo de conta: O tipo de conta permite diferenciar uma regra entre contas a receber, contas a pagar e Razo. Classe de transao: As classes de transao so usadas apenas nas operaes do Razo Especial para letras de cmbio e adiantamentos. Empresa: Se o campo estiver em branco, a regra aplicada em cada empresa. As condies para modificar um campo so predefinidas, e os usurios podem modific-las da seguinte maneira: O perodo contbil ainda est em aberto. A partida individual ainda no est liqidada. A partida individual um dbito em conta de cliente ou um crdito em conta de fornecedor. O documento no uma inscrio ao crdito referente fatura. O documento no um crdito decorrente de um adiantamento.

Acad FI -

EmprEmpresaInvoiFatura

MMM As condies de pagamento so utilizadas para definir:

data base para clculo de vencimento validades dos descontos porcentagens de desconto

E as condies so

alocadas no registro mestre de cliente/fornecedor; propostas pelo sistema ou entradas pelo usurio; usadas em partidas individuais de transao para determinar as condies de pagamento.

Condies de pagamento

As condies de pagamento so condies estabelecidas entre parceiros de negcios para liqidar o pagamento de faturas. As condies definem o vencimento da fatura e o desconto oferecido para liqidao antecipada dessa fatura. No sistema R/3, algumas condies de pagamento comuns foram predefinidas; quando necessrio, possvel criar novas condies de pagamento. As condies de pagamento habilitam o sistema para calcular o vencimento de fatura e desconto. Para fazer esse clculo, o sistema necessita dos trs elementos de dados a seguir: Data base: Data que d origem ao vencimento. Validades dos descontos: Perodo em que ser permitido o desconto. Porcentagem de desconto: Taxa utilizada para calcular o valor de desconto. Durante o processamento de um documento, preciso entrar a condio de pagamento para que o sistema possa calcular as condies de pagamento necessrias. Se a condio de pagamento tiver sido atribuda no registro mestre, ela ser proposta pelo sistema; no entanto, o usurio pode entr-la ou modific-la durante o processamento da transao.

Acad FI - Condies de pagamento em faturas


Fornecimento e condies de pagamento

A AA

Fatura emitidaCondies de pagamento 0001

SD


Dados de pagamentoFatura


0001FI


CondiesRecebida Fatura

Condies de pagamento 0001

MM

0001

0001

0001

As condies de pagamento podem ser entradas no segmento da empresa, segmento da rea de vendas e segmento de compras de um registro mestre de cliente/fornecedor. As condies de pagamento durante o lanamento de uma fatura dependero do local de criao dessa fatura: Se a fatura tiver sido criada em FI, as condies de pagamento do segmento da empresa sero propostas pelo sistema. Se uma fatura de cliente tiver sido criada em SD, as condies de pagamento do segmento da rea de vendas sero propostas pelo sistema. As condies de pagamento da fatura, durante seu lanamento em SD, so copiadas para a fatura em FI (as faturas em FI so criadas automaticamente). Se uma fatura de fornecedor tiver sido criada em MM, as condies de pagamento do segmento de compras sero propostas pelo sistema. As condies de pagamento da fatura, durante seu lanamento em MM, so copiadas para a fatura em FI (as faturas em FI so criadas automaticamente). preciso garantir que as entradas no segmento da rea de compras e no segmento da empresa (clientes), assim como as entradas no segmento de compras e no segmento da empresa (fornecedores), sejam idnticos. Ao entrar uma fatura de fornecedor, pode-se tambm definir um montante de desconto fixo ou uma porcentagem de desconto. Ou seja, o desconto concedido independentemente do perodo/data de pagamento. Assim, necessrio fazer a entrada apropriada no campo "desconto".

Acad FI -

crd. Adm., fat.subseq.Condies de pagamentoFatura relacionada

/ /12345678 20xx 10

0003Inscrio ao crdito referente fatura, faturas subseqentes

Outros crditos


/ /


/ /V

00030003

Condies pagamento invlidas -- devidas na data

base

Condio de pagamento vlida

Condies de

pagamento da fatura

Condies de pagamento relativas a crditos

Crdito relacionado a faturas: Os crditos podem ser ligados fatura original, com a entrada do nmero no campo de fatura relacionada durante a entrada do documento. Neste caso, as condies de pagamento so copiadas da fatura, de forma que ambos (fatura e crdito) tenham o mesmo dia de vencimento.

Outros crditos: As condies de pagamento em outros crditos no so vlidas e so devidas na data do documento. Para ativar as condies de pagamento nessas inscries ao crdito referentes fatura, preciso entrar um "V" no campo de fatura relacionada durante a entrada do documento.

Acad FI - Condies de pagamento: dados bsicos

GERAL Dia-limite Descrio Tipo de conta

CONTROLE DE PAGAMENTO

Chave de bloqueio Forma de pagamento

Geral: Dia-limite: at esse dia do calendrio, a condio de pagamento pode ser aplicada; isto possibilita que as condies de pagamento sejam dependentes da data. A descrio de uma condio de pagamento tem trs elementos: Uma explicao determinada pelo sistema, que uma descrio relacionada a vendas para impresso de faturas e uma explicao definida pelo usurio. O tipo de conta permite a utilizao conjunta ou exclusiva de uma condio de pagamento em um livro auxiliar. Controle de pagamento: Uma fatura geralmente bloqueada com uma chave de bloqueio na partida individual; no entanto, possvel definir uma chave de bloqueio em uma condio de pagamento. Uma forma de pagamento , em geral, entrada na partida individual; todavia, possvel definir uma forma de pagamento em uma condio de pagamento. O sistema prope a definio da chave de bloqueio e da forma de pagamento em uma condio de pagamento na partida individual, caso a condio de pagamento seja atribuda no registro mestre do parceiro de negcios.

Acad FI - Data base

DATA BASE

Valor proposto para data base

DD.MM.YYYY

01.MM.YYYY

DD.MM+1.YYYY

Dia fixado: 01

Meses adicionais: 1

Condies de pagamento: 0001Clculo

( Clculo de data base( Data base proposta pelo sistema

Sem defaultData documentoData lanamentoData de entrada

Data base A data base a data de incio que o sistema utiliza para calcular o vencimento da fatura. As seguintes regras so aplicadas na definio do clculo da data base: Os valores propostos, a partir dos quais possvel determinar a data base, so os seguintes: 'Sem Default'; 'Data de lanamento'; 'Data do documento' ou 'Data de entrada' Especificaes para clculo da data base: A data fixada utilizada para substituir o dia de calendrio da data base. A quantidade de mes(es) a ser(em) adicionado(s) ao ms de calendrio do ms base.

Acad FI -

Data base

Desconto 1

Nmero de dias (ou clculo)

Desconto 2 Lquido no vencimento

3% 2% 0% Em atraso

30 dias14 dias

45 dias

data

DESCONTO

Desconto

( Porcentagens de desconto( Validade do desconto

Para calcular o desconto, entra-se uma porcentagem na condio de pagamento. A quantidade de dias de validade da porcentagem tambm entrada na mesma linha. Tambm podem ser acrescentados outros dias ou meses fixos.

Os dias e meses definidos na condio de pagamento so usados em conjunto com a data base para calcular o montante de desconto correto para a data do pagamento.

Pode-se entrar at trs validades de desconto.

Acad FI - Dias-limite

Data base e dia-limite 1 de 0001

Data base e dia-limite 2 de 0001

0001/dia-limite 1

0001/dia-limite 2

Diferentes condies de pagamento

Fatura

Condies de pagamento 0001

Data base

Os dias-limite possibilitam condies de pagamento dependentes de data. Pode-se definir diversas verses de uma chave de condies de pagamento, cada uma delas com diferentes dias-limite. O dia-limite a data de lanamento: a verso de condies de pagamento pode ser aplicada at esse dia.

Acad FI - Prestao

PRESTAO


Prestao

Condies pagamento: R001R001

PrestaesCondies de

pagamento das prestaes

Nmero de prestaes

Porcentagem Condies pagamento da prestao

1 40% 000100020003

30%30%

23

R001R001

Um plano de pagamento em prestaes possibilita que o pagamento de uma fatura seja feito ao longo de vrios meses, ou que uma parte do montante da fatura seja retida para pagamento em data posterior. O montante total da fatura dividido em montantes apropriados de acordo com o plano e cada montante tem vencimento em datas diferentes. O sistema executa automaticamente a funo acima e, para isso, utiliza uma condio de pagamento em prestaes. A condio "prestao" definida quando o usurio marca "prestao" e no atribui dias de desconto ou porcentagens. A condio de "pagamento em prestaes" fica ainda mais definida quando o usurio indica a quantidade de prestaes, a porcentagem e a condio de pagamento a prazo. As porcentagens indicadas devem totalizar 100%. O sistema cria uma partida individual para cada prestao determinada. Cada montante de partida individual ser equivalente porcentagem da prestao em relao ao montante total do principal, e a soma dos montantes das partidas individuais deve ser igual ao montante total do principal. As condies de pagamento das partidas individuais so definidas pelo plano de pagamento em prestaes.

Acad FI - Montante base de desconto

Itens

Fatura

001 Conta corrente

002 Partida indivual 1 da conta do Razo003 Partida indivual 2 da conta do Razo004 Ativo fixo 1005 Ativo fixo 2 BBase do desconto lqido006 Impostos BBase do desconto bruto

A legislao federal do pas que determina se o montante base de desconto ser o valor lquido (soma da conta do Razo e das partidas individuais do ativo fixo, impostos no includos) ou o valor bruto (que inclui os impostos). preciso decidir, por empresa ou por cdigo de jurisdio, como o sistema deve determinar o montante base de desconto.

Acad FI - Lanamento de descontos

Entrada de pagamentosDesconto concedido

Receita1000

Cliente10001 1

Sada de pagamentoDesconto no vencido

Despesas1000

Fornecedor1000 1 1

Contas a pagar

Contas a receber

Acad FI - Lanamento de descontos - procedimento bruto

Desconto concedido30

Entrada de pagamentos970

Receita1000

Cliente1000 10001 2 1

2 2

Sada de pagamento970

Desconto no vencido30

Despesas1000

Fornecedor1000 1000 12 1

2 2

Contas a pagar

Contas a receber

O montante do desconto entrado na fatura, manual ou automaticamente, pelo sistema que, para isso, utiliza as taxas existentes nas condies de pagamento. possvel modific-lo at mesmo depois que a fatura lanada. Quando for liqidada uma partida em aberto, de uma conta de cliente ou fornecedor, o desconto possvel automaticamente lanado em uma conta de "desconto concedido" ou "desconto no vencido". As contas desconto concedido ou desconto no vencido so definidas na configurao.

Acad FI - Processo de contabilizao lqidapara fornecedores - pagamento


Compensao do desconto

30

Despesas970

Fornecedor1000 1000 12 1

2 2301

Pagamento dentro da validade do desconto

Pagamento aps o vencimento do desconto


Compensao do desconto

30

Despesas97012 1

2 2301

Perda do desconto102

Lanado com tipo documentolqido

1

Fornecedor1000 1000

Lanado com tipo documentolqido

1

Perda do desconto

Se o usurio fizer o lanamento de uma fatura de fornecedor com um tipo de documento para o processo de contabilizao lqida, o montante lanado em despesas ou na conta do balano reduzido pelo montante do desconto. O mesmo montante tambm lanado em uma conta de liqidao de desconto para compensar o documento. Quando se utiliza o processo de contabilizao lqida, o montante do desconto automaticamente lanado durante o lanamento da fatura. Na liqidao do documento, o sistema faz um lanamento de compensao na conta de liqidao de desconto. Se o pagamento da fatura ocorre depois do vencimento do desconto, a perda do desconto lanada em uma conta separada. A conta de liqidao de desconto deve ser administrada com base na partida em aberto.

Acad FI -

Conta 21000

Conta 11000

Empresa 1000 Empresa 2000

D Conta 1C Conta 2

Itens

Documento

Operao interempresarial (1)

Acad FI -

Compensao Empr.1000Compensao Empr.2000

Conta 21000

Conta 11000

D Conta 1C Compensao 2000

Itens

Documento

Empresa 1000 Empresa 2000

D Conta 2C Compensao 1000

Itens

Documento

D Conta 1C Conta 2

Itens

Documento

1000 1000

Operao interempresarial2 documentos

1 nmero interempresarial

Operao interempresarial (2)

Uma operao interempresarial envolve duas ou mais empresas em uma transao contbil. Exemplos de operao interempresarial: Uma empresa compra de outras empresas (suprimento centralizado). Uma empresa paga para outras empresas (pagamento centralizado). Uma empresa vende mercadorias para outras empresas. Uma operao interempresarial faz lanamentos em contas de vrias empresas. Isto no pode ser feito com o lanamento de apenas um documento, porque um documento sempre atribudo a uma nica empresa. Em vez disso, o sistema lana um documento em separado para cada empresa envolvida. Para saldar dbitos e crditos nesses documentos, o sistema gera partidas individuais automticas, que so lanadas em contas transitrias, isto , contas a pagar ou a receber entre as empresas. Os documentos pertencentes a uma operao interempresarial so ligados por um nmero de operao interempresarial comum.

Acad FI -

Lanamento empr.1000 Lanamento empr.2000

Doc. no. 1500000010

Doc. no. 2000000030

Oper.interempresarial No 1500000010 1000 19XX

Fornecedor

Despesas

IVA suportado

Empr.2000

110

80

10

20

Despesas

Empr.1000

20

20

Exemplo: compras centralizadas

Este slide apresenta um exemplo de operao interempresarial (compras centralizadas): um fornecedor fornece equipamentos para a empresa 1000 e outros equipamentos para a empresa 2000, mas emite apenas uma fatura de todos os equipamentos para a empresa 1000. O usurio entra uma parte da despesa e lana a fatura na conta de fornecedor da empresa 1000. Ao entrar a fatura, preciso lanar a outra parte das despesas na empresa 2000. Os lanamentos de compensao e o lanamento de imposto so gerados automaticamente. O imposto no distribudo entre as empresas de acordo com suas despesas. Portanto, essa funcionalidade s pode ser utilizada quando a prpria transao no for relevante para imposto ou quando as empresas formarem uma entidade fiscal. O imposto calculado sempre lanado na empresa da primeira posio. Portanto, para garantir que o imposto seja lanado na mesma empresa onde foi lanada a fatura, a posio da fatura deve ser sempre entrada em primeiro lugar. A legislao fiscal de alguns pases (por exemplo, Japo e Dinamarca) exige que os montantes de imposto sejam lanados nas empresas onde ocorreram as despesas. Desse modo, o imposto deve ser distribudo da primeira empresa para as demais, e de acordo com seus montantes de despesas. Para tanto, utilizar o relatrio RFBUST10.

Acad FI -

EMPRESA 1000Lanado na 1000

Liqidado pela 2000

A pagar

194002 194002

A receber

EMPRESA 2000Lanado na 2000

Liqidado pela 1000

A pagar

194001 194001

A receber

Contas transitrias

As contas transitrias devem ser definidas em cada empresa antes da execuo de uma operao interempresarial. As contas transitrias podem ser contas do Razo, de cliente ou de fornecedor. Na configurao, necessrio atribuir contas transitrias para cada possvel combinao de duas empresas, a fim de permitir lanamentos interempresariais entre essas combinaes (isto , trs empresas precisam de 3*2= 6 contas transitrias) Para diminuir a quantidade de contas transitrias, pode-se utilizar apenas uma empresa como empresa de compensao. Neste caso, o usurio deve atribuir contas transitrias para cada combinao da empresa de compensao com as outras empresas (isto , trs empresas precisam de 2*2= 4 contas transitrias). necessrio atribuir chaves de lanamento s contas transitrias para identificar que tipo de contas elas so.

Acad FI -

Nmero para operao interempresarial

Nmero de documento naempr.1000

Nmero de documento naempr.2000

1500000010 1000 AAAA

N do documento 1500000010

N do documento 2000000030

Empresas subseqentes

2000

Primeira empresa 1000

Nmero para operao interempresarial

No lanamento do documento interempresarial, o sistema gera um nmero para operao interempresarial para interligar todos os novos documentos.

O nmero do documento uma combinao do nmero do documento da primeira empresa, do nmero da primeira empresa e do exerccio atual. Ele arquivado no cabealho de todos os documentos criados para uma pista de auditoria completa.

Os documentos interempresariais podem ser estornados: o sistema pode estornar cada documento criado com esse documento interempresarial, ou os documentos individuais podem ser estornados separadamente.

Acad FI -

EmprEmpresamDocumentoMMM

2,500

Conta 1

2,050

Conta 2

2,050

Conta 1

2,500

Conta 2

2,500


2,500

Conta 1

2,050

Conta 2

2,050


2,500

Estorno de documentos

Documento entrado incorretamente

Documento corrigido por estorno Estornar com lanamento de

estorno standard Estornar com lanamento negativo

Documento entrado novamente de maneira correta

O usurio pode cometer um erro ao fazer uma entrada. Por conseqncia, o documento conter informaes incorretas. Para fazer uma reviso da correo, o usurio deve primeiro estornar o documento errado e, em seguida, captur-lo corretamente. O sistema fornece uma funo para estornar documentos do Razo, de clientes e de fornecedores, individual ou coletivamente. possvel estornar um documento de uma das seguintes maneiras: entrar um lanamento de estorno standard ou entrar um lanamento negativo. No estorno de um documento, necessrio entrar um motivo da diferena estornada para explicar o estorno. O motivo da diferena tambm controla se h permisso para que a data de estorno seja diferente da data de lanamento original. impossvel estornar documentos com partidas liqidadas. Primeiramente, o documento deve ser anulado.

Acad FI -

Conta 1

2050

Conta 2

2050

Conta 1

2050

Conta 2

2050

Conta 1

2050

Conta 2

2050

2050 2050

2050 2050

2050 20502050 2050

2050 2050-2050 -2050

Lanamento incorreto

0 0 0 0

2050

20500

0

Lanamento de estorno standard

Lanamento negativo

Lanamentos de estorno standard,lanamentos negativos

O lanamento de estorno standard faz com que o sistema lance erroneamente o dbito como crdito e o crdito como dbito. O lanamento de estorno standard provoca um aumento na movimentao no perodo. O lanamento negativo tambm faz com que o sistema lance erroneamente o dbito como crdito e o crdito como dbito. Desta vez, o montante lanado no adicionado movimentao no perodo, mas subtrado dessa movimentao no outro lado da conta. Isto faz com que a movimentao no perodo volte a ser o que era antes de ter ocorrido o lanamento incorreto. Geralmente, o sistema utiliza o lanamento de estorno standard para estornar documentos. Para executar lanamentos negativos, as seguintes exigncias devem ser atendidas: A empresa deve permitir lanamentos negativos. O motivo da diferena do estorno deve ser determinado para lanamentos negativos. Tambm possvel utilizar lanamentos negativos para executar transferncias de partidas individuais incorretas. O item removido da conta errada por um lanamento negativo (o que anula a movimentao no perodo) e feito na conta correta por um lanamento normal. Isso s pode ser feito para tipos de documento que permitam lanamentos negativos.

Acad FI - Compensao

Compensao de partidas em aberto Entrada de pagamentos e pagamentos a efetuar Diferenas de pagamento Diferenas de cmbio

Acad FI -

FevereiroConta de partida em aberto

2,000 5,000

Pode ser compensada

Depsito de cheque

EmprEmpresaiFaturaMMMEmprEmpresaiFaturaMMMJaneiro1 2 3 4 5 6 7

8 9 10111213141617181920212223242526272829293031

1 2

1 2 3 4 5 6 78 9 1011121314

1617181920212223242526272829293031

LIQIDAO DE UMA CONTA

LANAMENTO COM

COMPENSAO

3

Compensao de partida em aberto

3,000

Partidas em aberto so transaes incompletas, tais como uma fatura de fornecedor que no foi paga. Para que uma transao de partida em aberto seja considerada completa, a transao deve ter sido compensada. Uma transao considerada compensada quando um valor de contrapartida lanado para um item ou grupo de itens, de forma que o saldo resultante das partidas seja zero. Os documentos com partidas em aberto no podem ser arquivados e permanecem no sistema at que todas as partidas em aberto sejam compensadas. Exemplo de lanamento com compensao (representado acima): Uma fatura lanada em uma conta de cliente. Essa fatura mencionada como uma partida em aberto porque at agora no foi paga. O cliente paga a fatura e o pagamento alocado para essa fatura. A fatura compensada com o pagamento e o saldo resultante zero. Exemplo de compensao de conta: Fazer, manualmente, a compensao de um fatura em aberto com um crdito relacionado e pagamento na conta. Uma operao de compensao cria sempre um documento de compensao.

Acad FI -

Conta de partida em aberto

20003000

1000

Itens

Documento de compensao

Conta transitria

5000

D Conta transitria 5000

1. Entrado manualmente

Lanamento com compensao (1)

Acad FI -


20003000

1000

Itens


Conta transitria

5000

D Conta transitria 5000


2. Selecionado


Acad FI -


20003000

10005000

Itens


Conta transitria

5000

D Conta transitria 5000C Conta de partida em aberto 5000

3. Criado automaticamente


2. Selecionado


Acad FI -


20003000

10005000

Itens


Conta transitria

5000

D Conta transitria 5000C Conta de partida em aberto 5000


2. Selecionado

4. Compensado

3. Criado automaticamente


Com a funo "lanamento com compensao", o usurio entra itens de documento e, em seguida, marca as partidas em aberto que devem ser compensadas. Se o montante total de partidas em aberto marcadas for equivalente ao montante das partidas individuais entradas, o sistema liqida as partidas em aberto ao criar um ou mais lanamentos de contrapartida. Se o montante total de partidas em aberto marcadas no for igual ao de partidas individuais entradas, o sistema permite o lanamento das diferenas. O "lanamento com compensao" pode ser feito, simultaneamente, para vrias contas e tipos de conta, e para qualquer moeda. A transao "lanamento com compensao" pode ser realizada, manual ou automaticamente, com a utilizao do programa de pagamento automtico.

Acad FI -


2000 50003000 1000


2000 50003000 1000

Itens


Compensao de contas

Compensao de contas

O uso da funo "compensao de conta" permite selecionar e fazer a correspondncia das partidas em aberto existentes a partir de uma conta de saldo zero. O sistema marca as partidas em aberto como compensadas e cria um documento de compensao. O nmero do documento de compensao e a data de compensao so entrados nas partidas em aberto liqidadas. A data de compensao pode ser a data atual ou uma data definida pelo usurio. A funo "compensao de conta" funciona para qualquer conta administrada de partida em aberto no Razo, Clientes e Fornecedores. Geralmente, essa funo utilizada com subcontas bancrias e contas de compensao. Essa transao s compensa itens de uma conta. Como a maioria dos registros de tempo no precisam ser feitos durante a compensao de conta, o documento de compensao habitualmente no contm partidas individuais. Contudo, se partidas individuais de diferentes divises fizerem parte do procedimento de compensao, o sistema pode necessitar de lanamentos de compensao para equilibrar as divises. A operao de compensao de conta pode ser executada, manual ou automaticamente, com a utilizao do programa de compensao automtica.

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