Acadre 5.2 - Releasebeskrivelse - Varde Kommuneintranet.vardekommune.dk/media/396197/acadre-5-2-rele… · Web viewAcadre 5.2 er en videreudvikling af Acadre ESDH-systemet udviklet

Acadre 5.2Releasebeskrivelse

Leverandør:

Formpipe Software A/S

Borupvang 5D

DK-2750 Ballerup

Acadre 5.2 – Releasebeskrivelse Versionsnr.: 1.1

Produktbeskrivelse:

Produkt Acadre 5.2Versionsnummer 5.201.0.0016Release type ReleaseProjektleder KAASSW ansvarlig STNAQA ansvarlig LOHCStyregruppe STNA, KAAS, SSV, KRST, JOHE, MIK, TTA, BKOSlutkunde(r)Release dato 5. september 2013

Dokumenthistorik:

Redigeret af Dato BeskrivelseELPE 07.06.2013 Første kladdeJOHE 10.07.2013 Version klar til lanceringsworkshopJOHE 17.07.2013 Final reviewJOHE 18.07.2013 Lille rettelse i nye partroller som standardELPE 29.07.2013 Version 1.0ELPE 30.08.2013 Afsnit 2.1 opdateret mht. nye ikonerELPE 30.08.2013 Forberedelse til officiel releaseJOHE 30.08.2013 Review + Formpipe logoELPE 02.09.2013 Farver i layout ændretELPE 05.09.2013 Version 1.1

Acadre 5.2 – Releasebeskrivelse | 5. september 2013 side

Indholdsfortegnelse

1.0 Opsummering af releasen....................................................................................1

2.0 Generelle forbedringer........................................................................................2

2.1 Nye Acadre ikoner......................................................................................................2

2.2 Overfør til sagstitel er forbedret................................................................................3

2.3 Slet dagsordenspunkt med ny advarsel.....................................................................3

2.4 Ændring af standard valg ved ikke integreret filtype.................................................3

2.5 Opret ny mappe fra filmenuen...................................................................................4

2.6 Journaliser kopi af dokument tager også bilag med...................................................4

2.7 Nedarving af sagsbehandler til bilag.........................................................................5

2.8 Afsluttede opgaver vises med blå ikon.......................................................................5

2.9 Alfabetisk sortering af udvalg.....................................................................................5

2.10 Nulstil sortering i Acadre MM...................................................................................6

3.0 Ny funktionalitet i Find sag dialog........................................................................7

4.0 Ny funktionalitet i Outlook..................................................................................8

4.1 Send og journaliser i Outlook.....................................................................................8

4.2 Acadre AOI knapper på startsiden i Outlook 2010.....................................................8

4.3 Tilknyt Acadre dokumenter og kontakter møder og aftaler i Outlook.......................9

4.4 Ny installationspakke til Avanceret Outlook Integration..........................................10

5.0 Forbedret sagspart funktionalitet.......................................................................11

5.1 Partrolle som søgekriterium....................................................................................11

5.2 Sagspart rolle i feltvælger.......................................................................................11

5.3 Nye partroller som standard....................................................................................12


6.0 Nye kolonner på notater lister...........................................................................13

7.0 Ny funktionalitet i skabeloncenter.....................................................................14

7.1 Adgangskode og adgangsgruppe.............................................................................14

7.2 Konfigurerbare felter...............................................................................................15

7.3 Understøttelse af flettefelter som skjult tekst og feltkoder.....................................15

8.0 Understøttelse af reservation i dagens post........................................................17

8.1 Annuller reservation...............................................................................................17

9.0 Nyt modul til PDF konvertering..........................................................................18

9.1 Konverteringsprocessen...........................................................................................18

10.0 Ny version af aktindsigtsmodulet.......................................................................23

10.1 Aktindsigtsprocessen..............................................................................................23

11.0 Kopier en sag.....................................................................................................27

11.1 Kopieringsprocessen................................................................................................27

12.0 Ny version af Acadre Administration..................................................................29

12.1 Flere operationer i én arbejdsgang..........................................................................29

12.2 Vis adgang for bruger...............................................................................................29

13.0 Udfasning af funktionalitet................................................................................31

13.1 Udfasning af understøttelse af indlejret e-mail klient.............................................31

13.2 Udfasning af Windows XP understøttelse...............................................................31

13.3 Antal søgeresultater kan ikke sættes til 0................................................................31


1.0 Opsummering af releasen

Acadre 5.2 er en videreudvikling af Acadre ESDH-systemet udviklet af Formpipe Software A/S. Et system, der i dag er et af de mest udbredte ESDH-systemer i den offentlige forvaltning. I Acadre 5.2 er der blevet implementeret en række nye funktionaliteter, bl.a. funktionaliteter prioriteret af Acadre brugerklubben i forbindelse med ”Kundeprioritering 2012”, samt understøttelse af Microsoft Windows 8 platformen.

Releasedokumentation til Acadre 5.2 er opdelt i 4 dokumenter:

Acadre 5.2 – Releasebeskrivelse (dette dokument) – Indeholder detaljeret beskrivelse af ny og ændret funktionalitet.

Acadre 5.2 – Release Notes – Indeholder en kort beskrivelse af de implementerede kundeændringsønsker, fejlrettelser og kendte fejl.

Acadre 5.2 – Systemkrav – Indeholder supporterede platforme, minimums krav til hardware og software i forhold til både klienter og servere.

Acadre 5.2 – Installationsvejledning – Indeholder tips and tricks i forbindelse med installation af diverse Acadre komponenter.

Indhold i dette dokument på overskriftsform:

En masse generelle forbedringer Ny funktionalitet i Find sag dialog Ny funktionalitet i Outlook Forbedret sagspart funktionalitet Nye kolonner på notatlister Ny funktionalitet i skabeloncenter Reservation i dagens post Nyt modul til PDF konvertering Nyt aktindsigtsmodul Nyt modul til sagskopiering Ny version af Acadre Administration Udfasning af funktionalitet

I det følgende beskrives indholdet overordnet.

NB! For en mere detaljeret gennemgang af nyheder henvises til Acadre CM Onlinehjælpen, fx via afsnittet Ændringsloggen.


2.0 Generelle forbedringer

2.1 Nye Acadre ikoner

Acadres programmer har fået nye og Windows 8-venlige ikoner, der harmonerer med produktlinjens farve samt gør det nemmere at adskille bl.a. Acadre CM og Acadre MM fra hinanden i proceslinjen. Her er et eksempler på genvejsikoner på skrivebordet….

…og her eksempler på CM og MM i proceslinjen.

Farvevalget afspejles udover programikonerne nu også i onlinehjælpens layout:


2.2 Overfør til sagstitel er forbedret

Den eksisterende funktionalitet hvor det er muligt at højreklikke på en sagspart og få overført navn og adresse til titelfeltet på sagen er forbedret således at der nu indsættes en bindestreg som skilletegn mellem navn og adresse.

2.3 Slet dagsordenspunkt med ny advarsel

Den advarsel der fremkommer hvis en bruger forsøger at slette et dagsordenspunkt er nu skærpet med følgende tekst: ”Dagsordenspunktet slettes fra både Acadre CM og Acadre MM.”

Grunden til at teksten er skærpet er at hvis brugeren svarer Ja, er der ingen fortrydelse.

2.4 Ændring af standard valg ved ikke integreret filtype

Hvis en bruger dobbeltklikker på et dokument, som ikke er låst, bliver det checket ud til redigering. Hvis dokument er af en filtype som ikke er integreret med Acadre, f.eks. en PDF, vises nedenstående dialog hvor brugeren advares om, at vedkommen selv skal huske at checke dokumentet ind igen.


Standard valget i dialogen var tidligere ”Fortsæt redigering” hvilket havde den uheldige følgevirkning at brugerne kom til at checke en masse dokumenter ud. Dette er nu ændret så standardvalget er ”Vis dokument”.

2.5 Opret ny mappe fra filmenuen

Tidligere har det kun været muligt at oprette nye mapper i dokumentlisten eller i organisationstræet, nu er det også muligt fra Filer/Ny menuen.

2.6 Journaliser kopi af dokument tager også bilag med

Hvis en bruger ønsker at tage en kopi af et dokument med tilknyttede bilag og journalisere det i en anden sag, har det ikke tidligere være muligt at medtage bilagene. I Acadre 5.2 fremkommer nedenstående dialog når registreringsguiden afsluttes.

Hvis brugeren svarer Ja bliver der automatisk taget en kopi af samtlige bilag og de tilknyttes automatisk til det kopierede dokument i den valgte sag.


Efter journaliseringen fremkommer ovenstående kvittering.

2.7 Nedarving af sagsbehandler til bilag

Hvis en bruger ønsker at ændre sagsbehandler på et dokument med tilknyttede bilag fremkommer nedenstående dialog.

Hvis brugeren svarer Ja bliver den valgte sagsbehandler nedarvet til samtlige bilag.

2.8 Afsluttede opgaver vises med blå ikon

I forbindelse med implementeringen af den nye workflow funktionalitet i Acadre 5.01 blev en opgave, hvor forfaldsdato var overskredet, vist med rød ikon i opgavelisterne, selvom opgaven var afsluttet. Dette er nu ændret så en afsluttet opgave altid vises med blå ikon.

2.9 Alfabetisk sortering af udvalg

I de tidligere versioner af Acadre blev listen af udvalg vist i tilfældig rækkefølge, i forbindelse med placering af et dagsordenspunkt i kø til behandling i MM. Dette er nu ændret i Acadre 5.2 så udvalgene bliver vist i alfabetisk rækkefølge.


2.10 Nulstil sortering i Acadre MM

I Acadre MM har det altid væres muligt i trævisningen, at sætte rækkefølgen af de enkelte punkter på dagsordenen. Hvis brugeren klikker på selve dagsordenen vises dagsordenspunkterne i listevisningen i samme rækkefølge som i trævisningen.

Hvis så brugeren efterfølgende valgte at sortere på en kolonne i listevisningen, var det ikke muligt at komme tilbage den sortering som vises i trævisningen.

Dette problem er løst i Acadre 5.2 ved at brugeren nu kan højreklikke i listevisningen og vælge ”Nulstil sortering”, hvorefter punkterne igen vises i samme rækkefølge, som de ses i trævisningen.


3.0 Ny funktionalitet i Find sag dialog

På baggrund af indkomne ønsker fra vores kunder er der implementeret en del ændringer i ”Find sag” dialogen.

For nemmere at få en fornemmelse af ændringerne viser nedenstående skærmbillede find sag dialogen i henholdsvis Acadre 5.2 og Acadre 5.1.

Der er lavet følgende ændringer:

1) Mulighed for søgning på specifikt sagsnummer.

2) Ved at markere ”Søg kun i aktive sager” får brugeren en mulighed for i én arbejdsgang at søge både aktive og passive sager. Sagt med andre ord, så kan afsluttede sager fjernes fra søgeresultatet. Det er specielt anvendeligt hvis kunden har flere forskellige sagsstatus værdier, hvilket f.eks. er nødvendig i forbindelse med OIO integrationer.

3) Mulighed for søgning i brugerens foretrukne sager.

4) Hvis brugeren finder ud af at der ikke eksisterer en relevant sag til journalisering af det pågældende dokument, kan vedkommende gå direkte til autoprofil dialogen og oprette en ny sag.

5) Stikord er fjernet fra dialogen.

6) Mulighed for søgning i papirsager er også fjernet.


4.0 Ny funktionalitet i Outlook

4.1 Send og journaliser i Outlook

Det har altid været muligt at sende en e-mail fra CM via ”Ny e-mail” menuen og derved få overført sags- og dokument- nummer til e-mailens emnefelt. Denne funktionalitet er nu blevet udvidet med en journaliseringsfunktion der gør, at mailen automatisk bliver journaliseret, når den er sendt.

Er udgangspunktet en sag, journaliseres mailen på sagen; er udgangspunktet et dokument, bliver mailen journaliseret som et bilag til dokumentet. Hvis der ikke er valgt en sag eller et dokument startes registreringsguiden op på normal vis.

OBS. Eventuelle vedhæftede filer i e-mailen bliver ikke udtrukket og journaliseret separat.

4.2 Acadre AOI knapper på startsiden i Outlook 2010

Den avancerede Outlook Integrationen opretter automatisk knapper på Startsiden i Outlook 2007, men det gør den ikke i Outlook 2010. Hvis brugeren ønsker Acadre knapperne på Startsiden í Outlook 2010, skal det gøres manuelt på følgende måde:

1) Fra Filer > Indstillinger > Tilpas bånd, klik på knappen [Ny gruppe] nederst i højre kolonne af dialogen

2) Klike herefter på [Omdøb] og navngiv gruppen, fx "Acadre AOI"3) I venstre side af dialogen i feltet Vælg kommandoer fra, vælger du Hovedfaner


4) Under Hovedfanen Acadre > E-mail markerer du nu Journaliser5) Klik på knappen [Tilføj] 6) Funktionen Journaliser er nu tilføjet den nye gruppe (Acadre AOI) på Startsidens

værktøjsbånd7) Gør nu det samme med Acadre > Indstillinger> Regler og Mapper

Resultatet kan se sådan ud:

4.3 Tilknyt Acadre dokumenter og kontakter møder og aftaler i Outlook

I Acadre 5.2 er det blevet muligt at tilknytte Acadre dokumenter og Acadre Kontakter til møder/aftaler i Outlook. Det er samme funktionalitet som findes i forbindelse med e-mails.

Nedenstående skærmbillede viser Outlook møde dialogen.


4.4 Ny installationspakke til Avanceret Outlook Integration

I de tidligere versioner af Acadre var den Avancerede Outlook Integration (AOI) til CM klienten og Outlook integration til Web klienten adskilt i to forskellige installationspakker. I Acadre 5.2 er de blevet samlet i én installationspakke hvor man under installation kan vælge at installere den ene eller den anden eller dem begge.

Hvis de begge er installeret kan man med programmet ”Acadre CM Advanced Outlook Integration - [aktivering]” vælge hvilke man ønsker at benytte.

Det er muligt at aktivere og benytte begge integrationer uden at de generer hinanden.

Hvis begge er aktiveret vises de i højreklik menuen i Outlook som vist i ovenstående billede.


5.0 Forbedret sagspart funktionalitet

5.1 Partrolle som søgekriterium

I forbindelse med søgning på partsinformation er det nu muligt at markere primær sagspart og/eller partrolle.

Ved at sætte en markering i feltet ”Primær” returneres kun de sager hvor den pågældende sagspart er tilknyttet som primær part i sagen.

Ved at vælge en partrolle returneres kun de sager hvor den pågældende sagspart er tilknyttet sagen med den valgte rolle.

I ovenstående eksempel returneres kun sager hvor Carsten er primær part og tilknyttet med rollen ”Forældre myndigheden”.

5.2 Sagspart rolle i feltvælger

På partsinformationsfanebladet på sagsprofilen, er det nu muligt at få vist sagspartens rolle i listen af de parter som er tilknyttet sagen.


I ovenstående eksempel er Jørgen tilknyttet som ”Ejer” på sagen.

5.3 Nye partroller som standard

I de tidligere versioner af Acadre var der som standard kun 2 roller ”Primær” og ”Sekundær”. Fra Acadre 4.3 og nyere har der været understøttelse af primær part markering hvilket gør disse to roller overflødige.

Hvis der laves en ny installation af Acadre 5.2 bliver systemet som standard oprettet med nogle mere sigende roller, der er forskellige afhængig af sagstypen. Ved opgraderinger bibeholdes kundes nuværende roller.


6.0 Nye kolonner på notater lister

I forbindelse med søgning på notater, er det nu muligt at få vist følgende nye kolonner:

Sagsår – Årstallet på den sag som notatet er tilknyttet. Sagsløbenr. – Løbenummeret på den sag som notatet er tilknyttet. Redigeret af – Hvis notatet er et tidsnotat eller en gul seddel, og det er blevet redigeret

vises navnet på brugeren som har foretaget ændringen. Sidst redigeret – Dato og tidspunkt for ændringen.


7.0 Ny funktionalitet i skabeloncenter

7.1 Adgangskode og adgangsgruppe

I forbindelse med oprettelse af et dokument via Acadre skabeloncenter har det altid været sådan, at dokumentet som standard fik påsat samme adgangskode som sagen. Hvis brugeren havde behov for at ændre adgangskoden til noget andet måtte det gøres manuelt efterfølgende. Dette er nu ændret sådan at brugeren kan vælge adgangskode i skabeloncenteret. Samme funktionalitet er implementeret i forbindelse med adgangsgrupper.

Når en skabelon vælges, sker der følgende:

Hvis adgangskoden ikke er gemt som standardværdi på skabelonen, så vises adgangskoden fra sagen. Hvis sagen ikke har adgangskode, er feltet tomt.

Hvis der er gemt en standardværdi for adgangskoden på skabelonen og brugeren er autoriseret til den gemte adgangskode, så vil den gemte adgangskode blive vist. Hvis brugeren ikke er autoriseret til den gemte adgangskode, så vises sagens adgangskode, hvis den har en adgangskode.

Hvis brugeren vælger en anden adgangskode end den viste, så vil den valgte adgangskode blive sat på dokumentet når det journaliseres. Brugeren kan kun vælge autoriserede adgangskoder.

OBS. Det er ikke muligt at gemme en skabelon med en tom værdi i adgangskode feltet, for derved at indikere, at dokumenter baseret på denne skabelon aldrig skal have en adgangskode, uanset om sagen har en adgangskode. Hvis der ikke er gemt en adgangskode på skabelonen vil sagens adgangskode altid blive vist, men hvis brugeren, i forbindelse med skrivning, fjerner den viste adgangskode, vil dokument blive journaliseret uden adgangskode.


7.2 Konfigurerbare felter

Mange Acadre kunder ønsker ikke at være tvunget til at skulle indtaste tekst i indholdsbeskrivelsen på dokumenter. Det har altid været muligt at gøre feltet ”ikke tvunget” på selve dokumentprofilen, men ikke i skabeloncenteret.

Dette er nu ændret i Acadre 5.2, så man pr. dokumenttype kan konfigurere, om feltet skal være tvunget eller ej.

OBS. Det er muligt at sætte tvunget/ikke tvunget på samtlige felter i skabeloncenteret, men vær opmærksom på, at visse felter skal have indhold for at dokumentet kan journaliseres i Acadre.

7.3 Understøttelse af flettefelter som skjult tekst og feltkoder

I forbindelse med output management systemer som f.eks. Doc2Mail er det nødvendig at overføre borgerens CPR nummer til e-Boks. Det gøres ved at placere flettefeltet AcadreRecipientPublicIdentity i printkoden til output management systemet.

I de tidligere version af Acadre var det nødvendig at få vist feltkoderne i Word for at Acadre kunne erstatte flettefeltet med metadata. Dette problem er løst i Acadre 5.2.

Acadre 5.2 understøtter at flettefelter kan være placeret i Word skabeloner som:

Almindelige flettefelter (Både Acadre felter og brugerdefinerede felter)


Flettefelter indlejret i MS feltkoder Flettefelter som skjult tekst


8.0 Understøttelse af reservation i dagens post

Som noget nyt i Acadre 5.2 bliver et dokument reserveret i Dagens post i det øjeblik en bruger påbegynder en journalisering. Hvis en anden bruger prøver at journalisere det samme dokument vil vedkommende få en besked om, at dokumentet er reserveret inkl. vedkommendes initialer.

Der er oprettet en ny kolonne i dagens post som hedder ”Reserveret af” hvor brugeren kan se hvem der evt. er i gang med at journalisere dokumentet.

Hvis en bruger begynder at journalisere et dokument som allerede er ved at blive journaliseret vises denne meddelelse:

8.1 Annuller reservation

Hvis der i forbindelse med journalisering opstår en fejl, der medfører at journaliseringsprocessen afbrydes, kunne det i de tidligere versioner af Acadre forekomme, at dokumentet forsvandt fra dagens post. Hvis dette sker i Acadre 5.2 forsvinder dokumentet ikke, det står i stedet som reserveret i dagens post.

I tilfælde af at journaliseringsprocessen afbrydes, kan en reservation annulleres af en bruger med rettigheden RO_DAILYMAILREVOKERESV (Dette er en ny rettighed som kan tildeles i Acadre Administration).

Personen med denne rettighed kan højreklikke på et reserveret dokument og vælge ”Annullér reservation”


9.0 Nyt modul til PDF konvertering

Der er udviklet et nyt modul til PDF konvertering i Acadre 5.2. Med dette modul er det muligt i én arbejdsgang, at konvertere flere dokumenter til PDF. Når dokumentet er konverteret til PDF gemmes det automatisk som en ny version af det oprindelige dokument. Hvis et hoveddokument har bilag bliver disse også konverteret.

Vær opmærksom på, at dokumenter kun kan konverteres til PDF hvis de ikke er låste. Et låst dokument kan godt konverteres hvis brugeren har rettighed til at låse det op. Hvis et dokument er låst, bliver det automatisk låst op, konverteret og låst igen.

Modulet kan konvertere en række forskellige filtyper, samtidig med at det har en ”plugin struktur” der gør det muligt, at udvikle dedikerede konvertere til specielle filtyper, som f.eks. blanketter og lignende.

Som standard understøttes følgende filtyper:

Programnavn File type Beskrivelse

Adobe Acrobat PDF Ingen konvertering nødvendig - filen kopieres

Graphic Interchange Format GIF Konverteres

JPEG/JIFF Image JPG Konverteres

Microsoft Excel XLS; XLSX Konverteres sålænge opsætningen af 'print option' er sat til 'Print workbook'. Default er 'Print active sheet'.

Microsoft Notepad TXT Konverteres

Microsoft Outlook MSG Kun mailen konverteres - eventuelle indlejrede filer i e-mailen konverteres ikke.

Microsoft Paint BMP Konverteres

Microsoft PowerPoint PPT; PPTX Konverteres

Microsoft Word DOC; DOCX Konverteres

Portable Network Graphic PNG Konverteres

Rich Format Text RTF Konverteres

Tagged Image format File TIF; TIFF Konverteres

OBS. Understøttelse af konvertering af specielle filtyper, som f.eks. blanketter, kan udvikles af kunden selv, 3. part eller Formpipe leverance i forbindelse med implementering af Acadre 5.2.

9.1 Konverteringsprocessen

Konverteringsprocessen er opbygget som en guide hvor brugeren evt. kan ignorere et step.

Fremfind dokument/dokumenter som skal konverteres Marker én eller flere dokumenter Højreklik og vælg Konverter til PDF Hvorefter dialogen ”Konverter til PDF” vises:


Ovenstående dialog vises kun for eventuelle låste dokumenter.

Klik næste hvorefter der vises nedenstående dialog hvis der er nogle bilag som er låste.

Ovenstående dialog vises kun for eventuelle låste bilag.

Klik næste hvorefter nedenstående dialog viser de dokumenter som forsøges konverteret til PDF.


Klik næste hvorefter nedenstående dialog viser de bilag som forsøges konverteret til PDF.

Klik næste hvorefter nedenstående dialog viser de bilag som låses igen efter konvertering.


Klik næste hvorefter nedenstående dialog viser de dokumenter som låses igen efter konvertering.

Klik Udfør hvorefter konverteringen starter.

Afhængig af hvor mange dokumenter der skal konverteres kan dette godt tage et stykke tid. Når konverteringen er færdig får brugeren enten beskeden:

Handlingen er udførteller

Handlingen er udført med fejl.

Ved klik på ”Vis mere” vises nedenstående dialog hvor brugeren kan se en status på hvordan konverteringen er forløbet.


Hvis der i ”Resultat” kolonnen står ”Kan ikke konverteres til PDF”, er det formentlig fordi at det pågældende dokument er af en filtype som ikke understøttes.


10.0 Ny version af aktindsigtsmodulet

Acadre Aktindsigt er ikke en standard del af Acadre, men er udviklet som et tilkøbsmodul. Modulet understøtter processen i at give aktindsigt i én eller flere sager. Fra Acadre 5.2 tilbydes modulet i en forbedret udgave, som bl.a. understøtter ændring af metadata på aktindsigtssagen, opmærkning af sagen via autoprofiler og mulighed for at opdatere eksisterende aktindsigtssager.

Den indbyggede PDF konvertering som fandtes i de tidligere versioner af modulet er fjernet og erstattet at et nyt konverteringsmodul, beskrevet i afsnittet ”Nyt modul til PDF konvertering”.

Modulet gør det muligt at fremsøge og udvælge den eller de sager, der skal gives aktindsigt i, og på en nem måde få oprettet en ny aktindsigt sag, som indeholder alle de dokumenter og bilag, der skal udleveres i forbindelse med begæring om aktindsigt.

10.1 Aktindsigtsprocessen

Aktindsigtsprocessen startes fra handlingsmenuen eller ved højreklik. Vær opmærksom på at i de tidligere versioner af modulet blevet der vist en ”Aktindsigt” knap på sagsprofilen, denne er fjernet i det nye modul.

Fremsøg og udvælg den eller de sager som er omhandlet af begæringen.

Højreklik og vælg ”Giv aktindsigt” hvorefter nedenstående dialog vises:


Når dialogen vises vil dokumenter og notater som standard være sortere med ældste sag øverst indeholdende ældste dokument og ældste notat øverst.

Brugeren kan nu højreklikke i ”Dokumenter” og/eller ”Notater” listen og vælge ”Sorter nyeste øverst” hvorefter nyeste sag vises øverst indeholdende nyeste dokument og/eller nyeste notat øverst.

Hvis brugeren vil tilbage til udgangspunktet vælges ”Nulstil sortering”.

Dialogen indeholder flere kolonner end tidligere. Brugeren også sortere på disse kolonner, f.eks. kolonnen ”DokumentId” og derved få sorteret dokumenter kronologisk pr. sag.

Den valgte sortering vil blive afspejlet i de rapporter som automatisk genereres i aktindsigtssagen samt i den rækkefølge som dokumenterne journaliseres.

Vælg de dokumenter, bilag og notater som ønskes medtaget i aktindsigtssagen Vælg den part som har anmodet om aktindsigt Klik ”Udfør” hvorefter autoprofil dialogen vises Vælg en passende autoprofil eller udfyldt sagsprofilen manuelt Vælg ”Gå til sag”

Der oprettes nu en aktindsigtssag hvor det tydeligt fremgår af sagsprofilen, at det er en aktindsigtssag.


Der oprettes automatisk henvisning mellem aktindsigtssagen og de sager der er begæret indsigt i inkl. henvisning mellem de dokumenter der er omhandlet at aktindsigt. Der dannes endvidere to rapporter som beskriver de dokumenter der er undtaget fra aktindsigt. Den ene rapport indeholder detaljeret information, den anden rapport er en oversigt. Her vises oversigtsrapporten:

Bemærk at rapporten nu også indeholder bilagsinformation.

OBS. Hvis der vælges flere sager i forbindelse med aktindsigt bliver aktindsigtssagen altid en emnesag. Hvis der kun vælges én sag bliver aktindsigtssagen som standard samme sagstype som


den valgte sag og sagens metadata overføres til sagsprofilen. Hvis der vælges en autoprofil, er det autoprofilen der er bestemmende for sagstypen og de øvrige metadata.

Hvis brugeren har oprettet en aktindsigtssag, men har glemt nogle dokumenter i en af sagerne eller der skal andre sager medtages, er det muligt at tilføje dokumenter og notater til aktindsigtssagen samtidig med at der generes nye rapporter. De gamle rapporter må brugeren manuelt fjerne fra sagen.


11.0 Kopier en sag

I Acadre 5.2 har vi udviklet en ny funktionalitet, der gør det muligt i én arbejdsgang, at oprette en ny sag på baggrund af en eksisterende sag.

I forbindelse med kopieringen overføres følgende information fra originalsagen til kopisagen:

Metadata Parter Mapper Eventuelle dokumenter valgt af brugeren

Der oprettes en henvisning af typen ”Kopi” fra kopisagen til originalsagen.

OBS. Henvisninger samt workflows og opgaver kopieres ikke. Det er kun muligt at kopiere én sag af gangen.

11.1 Kopieringsprocessen

Kopieringsprocessen startes fra handlingsmenuen eller ved højreklik.

Fremsøg og udvælg den som ønskes kopieret.

Højreklik og vælg ”Kopier sag” hvorefter nedenstående dialog vises:

Når dialogen vises vil der være sorteringsmuligheder som beskrevet i afsnittet ”Ny version af aktindsigtsmodulet”.

Den valgte sortering vil have betydning for den rækkefølge som dokumenterne kopieres over i kopisagen.

Vælg de dokumenter og bilag som ønskes kopieret Klik ”Udfør” hvorefter autoprofil dialogen vises med metadata overført fra originalsagen Vælg ”Gå til sag”


Der oprettes nu en kopi af den oprindelige sag inkl. evt. valgte dokumenter. Der oprettes automatisk henvisning mellem kopisagen og originalsagen inkl. henvisning mellem de dokumenter der er medtaget i kopien.

OBS. Hvis der vælges en autoprofil, er det autoprofilen der er bestemmende for de metadata som kopisagen oprettes med. Hvis man ønsker en direkte kopi, er det derfor vigtigt IKKE at vælge en autoprofil. Brugen kan evt. efterfølgende tilrette kopisagen efter behov.


12.0 Ny version af Acadre Administration

I Acadre 5.2 er der frigivet en ny version 1.1.6 af Acadre Administrationsmodulet.

12.1 Flere operationer i én arbejdsgang

Den nye version giver mulighed for at vælge flere rækker i brugergrænsefladen og på den måde lave den samme operation på mange objekter i én arbejdsgang.

I ovenstående skærmbillede gives et eksempel på hvordan rollen ”Redigere dagsordenspunkt” tilføjes mange brugere i én og samme arbejdsgang.

12.2 Vis adgang for bruger

I værktøjsmenuen er der kommet en undermenu der hedder ”Vis adgang for bruger” hvor fremsøge de sager og dokumenter som én eller flere brugere har adgang til.


I ovenstående skærmbillede gives et eksempel på hvilke sager brugeren AON har adgang til. Listen kan eksporteres til en CSV fil for efterfølgende bearbejdning i Excel.


13.0 Udfasning af funktionalitet

13.1 Udfasning af understøttelse af indlejret e-mail klient

I Acadre 5.2 har vi fjernet muligheden for at arbejde med Outlook eller Notes inde fra ”Din post” i Acadre CM klienten.

Ovenstående billede illustrerer forskellen mellem Acadre 5.1 og Acadre 5.2, hvor det fremgår at ”Din post” er fjernet fra organisationsvisningen. Det samme er gældende i de andre visninger andre hvor ”Din post” tidligere blev vist.

13.2 Udfasning af Windows XP understøttelse

I Acadre 5.2 er der kommet understøttelse af Microsoft Windows 8 platformen, men det har så til gengæld betydet, at vi ikke længere understøtter Microsoft Windows XP platformen.

13.3 Antal søgeresultater kan ikke sættes til 0

I de tidligere versioner af Acadre har det været muligt, under indstillinger i Acadre CM klienten, at sætte ”Antal søgeresultater=0”. Ved at sætte antal søgeresultater til 0 var der ingen begrænsninger i hvor mange rækker der blev returneret i en søgning. Det havde voldsomme


konsekvenser for performance, memory forbrug og CPU belastning, samtidig med at selve SQL serveren kunne blive overbelastet. Derfor er denne funktionalitet fjernet i Acadre 5.2.

Hvis brugeren forsøger at skrive 0 i et af felterne, rettes det automatisk til 1. Det maksimale antal er 500. Hvis brugeren f.eks. forsøger at skrive 1000 i et af felterne, rettes det automatisk til 500.

Hvis kundens behov er større end max 500, kan default, med fare for performancetab, ændres i T_Config under 'SearchResultLimitMax'.


Documents

Acadre 5.2 - Releasebeskrivelse - Varde Kommuneintranet.vardekommune.dk/media/396197/acadre-5-2-rele… · Web viewAcadre 5.2 er en videreudvikling af Acadre ESDH-systemet udviklet