23
Warszawa, 14 marca 2013 roku Optymalizacja czasu pracy sposobem na optymalizację kosztów zatrudnienia - Case study Monika Smulewicz Dyrektor Zarządzająca HR & Payroll Partner Grant Thornton FPA Outsourcing

ACCA Optymalizacja czasu pracy

  • View
    835

  • Download
    2

Embed Size (px)

DESCRIPTION

 

Citation preview

Warszawa, 14 marca 2013 roku

Optymalizacja czasu pracy

sposobem na optymalizację

kosztów zatrudnienia - Case study

Monika Smulewicz

Dyrektor Zarządzająca

HR & Payroll Partner

Grant Thornton FPA Outsourcing

Optymalizacja czasu pracy sposobem na optymalizację kosztów zatrudnienia – Case Study

Wstęp – podstawy prawne czasu pracy

Zgodnie z Art. 128 KP przez czas pracy należy rozumieć czas, w którym pracownik

pozostaje w dyspozycji pracodawcy w zakładzie pracy lub w innym miejscu wyznaczonym

do wykonywania pracy.

Aby dany okres czasu można było uznać za czas pracy muszą więc zostać spełnione dwie przesłanki:

• pracownik musi pozostawać w dyspozycji pracodawcy – przez dyspozycję należy

rozumieć gotowość do wykonywania poleceń, wykonywanie tychże poleceń

• pracownik musi przebywać w zakładzie pracy lub w innym miejscu wyznaczonym do

wykonywania pracy

Optymalizacja czasu pracy sposobem na optymalizację kosztów zatrudnienia – Case Study

Wstęp – podstawy prawne czasu pracy

• Gotowość do pracy nie jest tożsama z przebywaniem w wyznaczonym do niej miejscu i

czasie.

• Niezbędny jest przy tym taki stan psychofizyczny pracownika, który umożliwia mu

rzeczywiste wykonywanie pracy – czyli wskazujący na chęć i możliwość wykonywania

powierzonych czynności.

• Nie bez znaczenia pozostają tu również kwalifikacje zdrowotne i zawodowe niezbędne

do wykonywania pracy.

Optymalizacja czasu pracy sposobem na optymalizację kosztów zatrudnienia – Case Study

Wstęp – podstawy prawne czasu pracy

Nie zaliczamy do czasu pracy, czasu usuwania

następstw wadliwie wykonanej pracy oraz

powstałych w ich wyniku usterek.

Praca tego rodzaju nie stanowi pracy w

godzinach nadliczbowych, nawet jeśli

wykonywana jest poza normalnymi godzinami

pracy.

Optymalizacja czasu pracy sposobem na optymalizację kosztów zatrudnienia – Case Study

Wstęp – podstawy prawne czasu pracy

Podstawowe definicje wprowadzające w tematykę czasu pracy:

Doba pracownicza

Tydzień

Niedziela/święto

Praca zmianowa

Pracownicy zarządzający zakładem pracy

w imieniu pracodawcy

Optymalizacja czasu pracy sposobem na optymalizację kosztów zatrudnienia – Case Study

Wstęp – podstawy prawne czasu pracy

Normy czasu pracy.

Obowiązujące w Polsce podstawowe normy czasu pracy to:

• 8 godzin na dobę,

• 40 godzin w pięciodniowym tygodniu pracy, w przyjętym okresie rozliczeniowym nie

przekraczającym czterech miesięcy.

• łącznie wraz z nadgodzinami czas pracy w przyjętym okresie rozliczeniowym nie może przekroczyć

48 godzin (norma ta nie dotyczy jednak pracowników zarządzających zakładem pracy)

Optymalizacja czasu pracy sposobem na optymalizację kosztów zatrudnienia – Case Study

Wstęp – podstawy prawne czasu pracy

Wymiar czasu pracy

Wymiar czasu pracy to czas w jakim pracownik zobowiązał się pozostawać w dyspozycji

pracodawcy w danym dniu roboczym i “uśrednionym” tygodniu pracy.

Wymiar czasu pracownika zatrudnionego na pełny etat wynosi 8 godzin dziennie i 40 w

tygodniu, na 1/4 etatu 2 godziny dziennie i 10 tygodniowo.

Wymiar czasu pracy określa więc ile czasu zgodnie z umową pracownik powinien poświęcić

swemu pracodawcy.

Optymalizacja czasu pracy sposobem na optymalizację kosztów zatrudnienia – Case Study

Wstęp – podstawy prawne czasu pracy

Odpoczynek dobowy

Odpoczynek tygodniowy

Dyżur

Przestój

7

Optymalizacja czasu pracy sposobem na optymalizację kosztów zatrudnienia – Case Study

Systemy czasu pracy

System podstawowy

System równoważny

System przerywany

System zadaniowy

System pracy w ruchu ciągłym

System weekendowy

System skróconego tygodnia pracy

8

Optymalizacja czasu pracy sposobem na optymalizację kosztów zatrudnienia – Case Study

Case study – firma produkcyjna

Firma produkcyjna charakteryzująca się okresową sezonowością:

• Okres 01-08 – pełna moc produkcyjna (większa obsada na zmianach)

• Okres 09-12 – produkcja zmniejszona (mniejsza obsada na zmianach)

Optymalizacja czasu pracy sposobem na optymalizację kosztów zatrudnienia – Case Study

W toku przeprowadzonej analizy zdefiniowano następujące obszary :

Obowiązująca w firmie organizacja pracy

determinuje naruszenie przepisów o czasie

pracy, przede wszystkim w zakresie

obowiązujących norm czasu pracy, jak również

okresów odpoczynku;

W sposób stały pracownicy przekraczają

dopuszczalne przepisami normy czasu pracy, w

tym również limity godzin nadliczbowych;

W firmie systematycznie planowane są godziny

nadliczbowe.

Optymalizacja czasu pracy sposobem na optymalizację kosztów zatrudnienia – Case Study

Założenia projektu i wstępne konkluzje

Aktualny stan zatrudnienia w zespołach produkcyjnych (pracownicy pełnoetatowi) nie w

pełni pokrywa zapotrzebowanie na pracę. Tworzone przez firmę harmonogramy pracy, aby

wypełnić cały niezbędny czas, zawierają planowane godziny przekraczające pełny wymiar czasu pracy

pracowników, a co za tym idzie również normy czasu pracy.

Założenia:

• Praca 24 h/dobę w systemie podstawowym 8h na 3 zmiany

• Dni wolne od pracy: 24/12-01/01, 1/11 oraz okres świąt Wielkanocnych

(sobota, niedziela poniedziałek).

• Okres 01-08 – pełna moc produkcyjna (większa obsada na zmianach)

• Okres 09-12 – produkcja zmniejszona (mniejsza obsada na zmianach)

11

Optymalizacja czasu pracy sposobem na optymalizację kosztów zatrudnienia – Case Study

a) DZIAŁ WWW

W celu dokonania oszacowania zasobów niezbędnych do zabezpieczenia procesu produkcyjnego przez

35 maszyn dokonaliśmy, w oparciu o obowiązujące w Polsce normy czasu pracy, kalkulacji zasobów

ludzkich niezbędnych do realizacji produkcji.

W okresie styczeń – sierpień, przy pełnej mocy produkcyjnej, potrzeba zgodnie z przekazanymi

danymi co najmniej 8 osób na zmianie (7 pracowników operacyjnych + kierownik zmiany)

Ilość dni roboczych w okresie (bez dni wolnych kiedy wstrzymana jest produkcja): 239 dni * 24h pracy

maszyn* 8 osób = 45 888 godzin roboczych

W okresie wrzesień-grudzień, przy ograniczonej produkcji, potrzeba zgodnie z przekazanymi danymi

co najmniej 5 osób na zmianie (4 pracowników operacyjnych + kierownik zmiany)

Ilość dni roboczych w okresie(bez dni wolnych kiedy wstrzymana jest produkcja): 113 dni * 24h pracy

maszyn * 5 osób = 13 560 godzin roboczych

Założenia projektu i konkluzje

12

Optymalizacja czasu pracy sposobem na optymalizację kosztów zatrudnienia – Case Study

Razem w roku : 59 448 godzin

Ilość roboczogodzin na pracownika: 252 (łączna liczba dni roboczych w roku zgodnie z

obowiązującymi normami) – 26 (liczba dni urlopu wypoczynkowego) = 226 dni * 8h (norma

dzienna)= 1 808 h – efektywny czas pracy pracownika po zabezpieczeniu prawa pracownika do

corocznego płatnego nieprzerwanego urlopu wypoczynkowego.

59 448 / 1 808 = 33 osoby (w tym 4 kierowników)

Obecny stan zatrudnienia pracowników działu WWW :

• 28 pracowników

• 4 kierowników

Założenia projektu i konkluzje

13

Optymalizacja czasu pracy sposobem na optymalizację kosztów zatrudnienia – Case Study

b) DZIAŁ NNN

W okresie styczeń – sierpień, przy pełnej mocy produkcyjnej, potrzeba zgodnie z przekazanymi

danymi co najmniej 3 osoby na zmianie

Ilość dni roboczych w okresie (bez dni wolnych kiedy wstrzymana jest produkcja): 239 dni * 24h pracy

maszyn * 4 osoby = 22 944 godzin roboczych

W okresie wrzesień-grudzień, przy ograniczonej produkcji, potrzeba zgodnie z przekazanymi danymi

co najmniej 3 osoby na zmianie

Ilość dni roboczych w okresie (bez dni wolnych kiedy wstrzymana jest produkcja): 113 dni * 24h pracy

maszyn * 3 osoby = 8 136 godzin roboczych

Założenia projektu i konkluzje

Optymalizacja czasu pracy sposobem na optymalizację kosztów zatrudnienia – Case Study

Razem w roku : 31 080 godzin

Ilość roboczo godzin na pracownika: 252 dni (łączna liczba dni roboczych w roku zgodnie z

obowiązującymi normami) – 26 dni (liczba dni urlopu wypoczynkowego) = 226 dni * 8h (norma

dzienna) = 1 808 h– efektywny czas pracy pracownika po zabezpieczeniu prawa pracownika do

corocznego płatnego nieprzerwanego urlopu wypoczynkowego.

31 080 / 1 808 = 17 osób

Obecny stan zatrudnienia pracowników działu DDD:

13 pracowników

Założenia projektu i konkluzje

Optymalizacja czasu pracy sposobem na optymalizację kosztów zatrudnienia – Case Study

Łączne zapotrzebowanie na pracowników produkcji wynosi minimum 33 pracowników działu WWW

+ 17 pracowników działu DDD = 50 osób (w tym 4 kierowników) + kierownik działu DDD

pracujący w godzinach 8-16.

Powyższa kalkulacja dostępnych godzin roboczych pracownika (1808 h w roku) nie

uwzględnia innych niż urlopy wypoczynkowe, nieprzewidzianych nieobecności pracowników

(np. chorób).

Z otrzymanych przeanalizowanych materiałów wynika, że w okresie styczeń-październik 2012

roku dni absencji spowodowanych chorobami było 523 dni na 46 zatrudnionych osób (czyli średnio

ok. 12 dni /96 godz. na osobę).

Takie dodatkowe absencje, stanowiące ok. 5% potencjalnego czasu pracy, niewątpliwie generują

dodatkowe godziny nadliczbowe.

Założenia projektu i konkluzje

Optymalizacja czasu pracy sposobem na optymalizację kosztów zatrudnienia – Case Study

Podsumowanie

Analiza stanu osobowego przedsiębiorstwa została oparta na przekazanych

dokumentach oraz informacjach uzyskanych od przedstawicieli firmy, sygnalizujących

wyraźną i uciążliwą w organizacji pracy sezonowość.

Poza wynikającym w tego faktu przekraczaniem norm czasu pracy, nie znaleziono

innych uchybień w planowaniu i rozliczaniu czasu pracy.

Pracownicy odpowiedzialni za planowanie i rozliczanie czasu pracy znają, rozumieją i

prawidłowo stosują przepisy ustawodawstwa polskiego w zakresie czasu pracy, a ewentualne

nieprawidłowości wynikają tylko i wyłącznie z niewystarczającej obsady personelu

produkcyjnego.

Optymalizacja czasu pracy sposobem na optymalizację kosztów zatrudnienia – Case Study

Rekomendacje

Zaproponowano wprowadzenie czteromiesięcznych okresów rozliczeniowych dla pracowników

działów produkcyjnych rozłożonych tak, aby przynajmniej dwa z nich mogły obejmować

częściowo okresy pełnej produkcji oraz okresy gdzie jest ona zmniejszona. Będą one uwzględniały

sezonowość prac produkcyjnych, co pozwoli ograniczyć ilość godzin nadliczbowych.

Zaproponowano, aby okresy rozliczeniowe układały się następująco:

1. Listopad – luty

2. Marzec – czerwiec

3. Lipiec – październik

Rozwiązanie to umożliwia planowanie większej ilości godzin w okresach wzmożonej produkcji i zmniejszenie liczby godzin pracy w okresach ograniczonej aktywności.

Optymalizacja czasu pracy sposobem na optymalizację kosztów zatrudnienia – Case Study

Rekomendacje

Zaproponowano dokonanie stosownej zmiany w obowiązującym w firmie Regulaminie Pracy,

regulującej częstotliwość przygotowywania harmonogramów pracy (przed rozpoczęciem okresu

rozliczeniowego) oraz wprowadzenie możliwości dokonywania zmian w harmonogramie pracy

w trakcie miesiąca (nie później niż na 24 godziny przed przewidywaną zmianą), w wyniku

szczególnych potrzeb pracodawcy, których nie dało się przewidzieć, po wcześniejszym uzyskaniu

pisemnej zgody pracownika.

Dzięki temu rozwiązaniu możliwe będzie planowanie pracy w zależności od potrzeb oraz dokonywanie zmian w harmonogramie w przypadku zaistnienia okoliczności, których nie dało się przewidzieć w trakcie planowania harmonogramu pracy na dany okres rozliczeniowy.

Umożliwi to zapewnienie pracownikom dobowego oraz tygodniowego wypoczynku, a także zachowanie zasady średnio pięciodniowego tygodnia pracy

Optymalizacja czasu pracy sposobem na optymalizację kosztów zatrudnienia – Case Study

Rekomendacje

Zaproponowano dokonanie stosownej zmiany w obowiązującym Regulaminie Pracy

zmniejszającej dotychczas przewidziany maksymalny limit godzin nadliczbowych w roku

kalendarzowym, co dostosowałoby go do obowiązujących w tym zakresie interpretacji zarówno

Ministerstwa Pracy jak i GIP.

Optymalizacja czasu pracy sposobem na optymalizację kosztów zatrudnienia – Case Study

Uwaga

Aktualnie polski ustawodawca planuje przeprowadzenie zmian w zakresie przepisów o czasie pracy,

polegających m. in. na możliwości przedłużania okresów rozliczeniowych nawet do 12 miesięcy.

W przyszłości takie rozwiązanie umożliwiłoby dużo większą elastyczność przy planowaniu czasu

pracy zgodnie z potrzebami pracodawcy. Pozwoliłoby ono również na rozwiązanie aktualnych

problemów wynikających w dużej mierze z obecnie istniejących ograniczeń.

Jednak na dzień dzisiejszy musimy poruszać się w ramach obowiązujących przepisów.

21

Optymalizacja czasu pracy sposobem na optymalizację kosztów zatrudnienia – Case Study

Dziękuję za uwagę

22

Monika Smulewicz

Dyrektor Zarządzająca

HR & Payroll Partner

E [email protected]

E [email protected]

Grant Thornton FPA Outsourcing

Al. Jerozolimskie 94

00-807 Warszawa

tel. 22 463 40 00/01

fax: 22 463 40 02