Breve manual práctico de Accsess

BREVE MANUAL PRÁCTICO DE ACCESS

1.- Introducción Ventanas Pg. 1Campos y registros Pg. 2Tipo de datos Pg. 3Filtros y ordenación de datos Pg. 4Crear una base de datos Pg. 5

2.- Tablas Crear una Tabla Pg. 6Nombre de la tabla y relación Pg. 7Final de la creación e introducción de datos Pg. 8

3.- Consultas Consulta modo diseño Pg. 9Ejemplo Pg. 10Criterios de selección Pg. 11

4.- Relación de Tablas Relacionar tablas Pg. 12Identificación y modificación Pg. 13

5.- Formularios Crear formulario Pg. 14Introducción de datos con formulario Pg. 15

6.- Informes Crear un informe con el asistente Pg. 16Orden, distribución y estilo Pg. 17

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Breve manual práctico de Accsess1.- INTRODUCCIÓN

Un gestor de base de datos es una herramienta para ordenar y clasificar objetos, pudiendo hacer posteriormente algunas operaciones tales como la realización de consultas, la realización de listas para imprimir datos de una manera elegante ó la realización de formularios para introducir los datos de una manera más cómoda.

Además, en una tabla de una base de datos se pueden hacer otras operaciones cómo es la ordenación de los datos (más cómodo que en Excel) y la creación de filtros:

En primer lugar, veamos las partes de la ventana:

Al arrancar Access, llama la atención que la primera pantalla que aparece es la de Diseño de la base de datos. En esta ventana aparecen las operaciones que vamos a realizar con la base de datos: Creación de tablas, consultas, formularios e informes.

En una tabla haremos una distinción especial entre: Registros y Campos.

Un registro es todos los datos de un objeto en particular, mientras que un campo es cada uno de los datos que puedo introducir de un objeto en particular. Lo vemos mejor en el gráfico que tenemos algo más abajo.

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Barra de tituloBarra de menús

Barra de herramientas

Diseño de la base de datos

Tabla

Barra de estado

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Tanto tablas, como consultas, como formularios y como informes, tienen dos vistas, una es vista normal y otra es vista diseño. Para cambiar de una vista a otra se utilizan los botones , para ir a

vista diseño, y para ir a vista normal. (En formularios e informes el botón es diferente, pero sigue siendo el que sustituye al anterior al cambiar de vista)

Es más fácil aprender a manejar Access al principio con una tabla ya creada, para después comenzar a crear nuestras propias tablas.

1º Abre de tu carpeta el archivo Música.mbd.

2º Visualiza las tablas discos y compras.

Observarás que:

1º Para crear una tabla hay que definir en primer lugar los campos que tendrá la tabla.

2º Hay que definir el tipo de datos que tendrá ese campo (se pincha en la flecha que aparece en tipo de datos cuando pones el cursor sobre esa celda y de la lista que se despliega se selecciona el tipo de datos que querremos introducir en ese lugar)

3º Una vez elegido el tipo de datos, en la parte de abajo podemos modificar alguna de las opciones de ese tipo de dato: si se trata de datos de tipo texto, podemos definir la longitud del campo en Propiedades del campo, que es el número máximo de caracteres que podremos introducir; si se trata de datos de tipo fecha/hora, podemos cambiar la máscara de entrada y el formato. Basta con seleccionar el campo que queremos editar y poner el cursor abajo en la propiedad que queremos cambiar, para pulsar a continuación el botón con puntos suspensivos que aparece:

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Campos

Registros

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4º Por último, podemos introducir para cada campo una breve descripción, que sólo nos servirá a nosotros, para el diseño de la tabla. El contenido de la descripción no aparecerá posteriormente en ningún sitio, (de hecho, se puede prescindir de esta descripción para la creación de la tabla, ya que sólo es una nota aclaratoria de cómo se ha hecho el diseño de la tabla)

5º En una tabla, a parte de cualquier tipo de texto, se pueden introducir imágenes ú objetos varios, y para eso debemos elegir como tipo de datos, objeto OLE. Después en la tabla, lo que se hará en esa celda, es ir al menú insertar, seleccionar objeto seleccionar crear desde archivo y elegir el archivo que queramos introducir. El objeto en cuestión se verá más adelante, cuando se creen formularios.

Si ya tenemos claro esto, ya podemos empezar a crear nuestra base de datos y nuestra primera tabla.

1º Diseña, en papel, en tu cuaderno, la base de datos que desees crear. Dicha base de datos tendrá dos Tablas, una principal y otra secundaria. La tabla principal se llamará normalmente igual que la base de datos, y la secundaria tendrá un nombre adecuado a la función complementaria que va a realizar.

2º Crea una base de datos que se llame Musica, Libros, Poetas, Futbolistas, Amistades, Servicios, etc.

3º Crea en vista diseño una tabla que se llame Musica, Libros, Poetas, Futbolistas, Agenda, Servicios, etc. con un mínimo de 8 campos para cada registro y cinco tipos diferentes de datos en los campos.

4º En la tabla introducirás después al menos 20 registros completos.

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5º Crea en vista diseño una segunda tabla, la secundaria, que se llame por ejemplo Conciertos, Compras, Obras, Eventos, Efemérides, Reparaciones, etc. con un mínimo de 5 campos para cada registro y tres tipos diferentes de datos en los campos.

6º En esta segunda tabla introducirás después al menos 20 registros completos, sin olvidar que es complementaria de la primera tabla.

Crear una base de datos es sencillo. Basta con abrir Access y pulsar sobre el botón Crear un archivo nuevo.

Y después sobre el botón Base de datos en blanco

Después lo que se nos pedirá es que guardemos el archivo con un nombre y en una ubicación específica.

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Una vez que la tabla ya está creada, se pueden crear filtros y ordenaciones. Para ver que es cada cosa:

1º Selecciona el valor del campo por el que vas a filtrar y pulsa sobre el botón crear filtro:

2º Observa que dos botones más a la derecha, se ha activado el botón aplicar o quitar filtro. Si pulsamos sobre él para desactivar el filtro, volvemos a la tabla original.

3º Si pruebas a crear filtros de selección en cualquier otra celda, verás cómo sólo quedará un registro. Sólo se puede crear un filtro de selección cada vez. Hay otros dos tipos de filtros, que veremos más adelante.

Otra de las operaciones que podemos hacer es ordenar los datos de la tabla. Para ello.

1º Pon el cursor en cualquier celda.

2º Pulsa sobre el botón ordenar de la barra de herramientas. Verás cómo se ordenan todos los campos

del registro en orden ascendente ó descendente (según hayamos pulsado el botón ó el ) sin tener que seleccionar toda la tabla.

Para ver cómo se ha creado la tabla, pasa de la vista normal a la vista diseño, pulsando el botón de la barra de herramientas.

2.- TABLAS

Se pueden crear tablas también a partir de un asistente, aunque considero más recomendable siempre la opción de la práctica 1, que es crear la tabla en vista diseño con los campos que nosotros queramos introducir y con las características para campo que queramos dar. Para usar el asistente, debemos seleccionar crear una tabla utilizando el asistente. Nos aparecerá una ventana como la siguiente:

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En este cuadro de diálogo deberemos elegir en primer lugar qué tipo de tabla queremos, si de negocios ó personal. Después seleccionaremos una de las tablas de ejemplo y finalmente los campos que queremos que tenga la tabla que vamos a crear. En algunos casos, cambiaremos el nombre del campo, para que nos sea más cómodo. Para ello pulsaremos sobre el botón cambiar el nombre del campo…

E introduciremos a continuación el nuevo nombre

Una vez hecho esto, pulsaremos el botón siguiente, donde nos aparecerá este cuadro de diálogo:

Escribiremos el nombre de la tabla que vamos a crear. A la pregunta de si deseamos que el asistente asigne una clave principal, responderemos que Si.

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Si pulsamos el botón siguiente,

Ahora seleccionaremos que la tabla no esté relacionada con ninguna de las anteriores. Más adelante explicaremos qué son tablas relacionadas y cómo se definen relaciones.

Pulsamos sobre el botón siguiente:

En este último paso, seleccionaremos la opción introducir datos directamente en la tabla. Cuando seamos usuarios más experimentados, probaremos a modificar el diseño de la tabla para cambiar la longitud de algunos campos, ó la máscara de entrada de otros. También probaremos más adelante, (cuando veamos qué es un formulario) la tercera opción.

Pulsamos a finalizar. En ese momento tendremos ante nosotros la tabla y lo único que tendremos que hacer es ir introduciendo los datos.

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Breve manual práctico de Accsess3.- CONSULTAS

Una consulta en una base de datos es una nueva tabla que se define a partir de una existente, en la que figurarán los registros de esa tabla existente que verifiquen una serie de condiciones. Para crear una consulta se debe partir entonces de la existencia de una tabla. En la consulta podrán aparecer ó no todos los campos que teníamos en la tabla inicial: Basta con seleccionar aquellos que queremos que aparezcan en la consulta.

Hay distintos tipos de consultas, aunque las más fáciles de utilizar son las consultas de selección. Además de éstas, hay de referencias de tablas cruzadas, de creación de tabla, de eliminación, de datos añadidos, y finalmente otras que también son fáciles de usar, que son las de actualización. Veamos las primeras aquí:

Si creamos una consulta en vista diseño, tenemos que seleccionar una tabla ( o varias tablas si éstas están relacionadas)

y a partir de ahí observarás que en la parte inferior de la ventana consulta1 aparece una tabla con cinco filas: Campo, Tabla, Orden, Mostrar y Criterios.

Quiero haceros notar la presencia de la fila Mostrar: esto nos va a servir para que aparezca o no ese campo en el resultado de la consulta, es decir que podemos utilizar un campo cualquiera para establecer un criterio de consulta y preferir que ese campo no aparezca posteriormente.

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En cuanto a los Criterios, son los aspectos que limitarán la búsqueda de los registros de la tabla. Para ello se utilizarán Operadores, que pueden ser aritméticos (+, −, *, /, \, ^, Mód), comparativos (<, <=, >, >=, =, <>, Entre) ó lógicos (Eqv, Imp, Negado, Or, OEx, Y)

Para definir el criterio, podré utilizar campos numéricos, de caracteres, o de Fecha/hora.

Veamos un ejemplo:

1º Abre la base de datos Música.mbd

2º Ve a consultas:

3º Haz doble clic en crear una consulta en vista diseño:

4º Aparecerá una ventana Mostrar tabla, que nos servirá para ver a partir de qué tablas vamos a crear la consulta. Seleccionamos la tabla Discos, y pulsamos agregar.

5º Tendremos entonces la ventana Consulta1 en la que veremos en la parte superior los campos de la tabla Discos y en la parte inferior la tabla antes comentada.

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6º Seleccionaremos los campos que quiero que aparezcan en la consulta y los arrastraré a la fila Campo.

Selecciona los campos Titulo, Autor, Fecha, Duración.

7º En principio, observa que al añadir un campo, se activa automáticamente la casilla de verificación Mostrar, con lo que en principio se mostrarán todos. Nosotros desactivaremos la casilla de verificación del campo Duración para que no se muestre en la consulta:

8º Establecemos el criterio de selección, que va a ser que el disco dure más de una hora: escribiremos como Criterio en el campo Duración >1:00:00

9º Después guardaremos la consulta con el nombre Discos que duren más de una hora. Si no guardamos la consulta, y vamos a visualizar la consulta, el programa me dirá que antes debemos guardar la consulta y me pedirá un nombre para guardarla.

10º Al visualizar la consulta, veremos que sólo aparecen cuatro registros en la consulta y que sólo aparecen los tres primeros campos que he seleccionado, en particular no aparece el campo sobre el que precisamente hemos establecido el criterio de selección de registros. Si queremos que se visualice lo que tenemos que hacer es volver a la vista diseño y activar la casilla de verificación Mostrar correspondiente.

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Breve manual práctico de Accsess4.- RELACIONAR TABLAS

Si tenemos dos tablas en las que los registros de una tabla hacen referencia a los mismos artículos que los registros de la otra tabla, podemos establecer lo que se llama una relación. Eso ocurre en la base de datos Música ya que las tablas Discos y Compras están relacionadas, ya que el primer registro de la tabla Discos, corresponde con el primer registro de la tabla Compras, y así los demás registros. Eso es porque en una tabla hemos colocado los discos y en la otra tabla nos hemos centrado en los precios y el lugar de compra. Es decir, los registros de la tabla Discos hacen referencia a discos que hemos comprado, y los datos de la compra están en los registros de la tabla Compras.

Para establecer una relación entre dos tablas es para lo que necesitamos los Identificadores de una y otra tabla, (ese es el motivo por el que en ocasiones Access pone el nombre IdCompras, IdInventarioDoméstico,… para tener claro a que tabla corresponde cada identificador y que no nos equivoquemos al establecer la relación)

En el ejemplo de las tablas Discos y Compras, a mismo identificador corresponde el mismo artículo.

Para establecer una relación se debe hacer lo siguiente:

1º Abrir la base de datos en la que haya tablas relacionadas, (en nuestro caso, de momento, sólo la base de datos Música.mbd)

2º Desplegar el menú Herramientas, y seleccionar Relaciones.

3º Pulsamos sobre el botón

Para que se muestre la ventana Mostrar tabla, y de esa ventana seleccionamos las tablas que tengan los registros relacionados, (en nuestro caso, Discos y Compras) y pulsar el botón Agregar sucesivamente. Después hay que cerrar la ventana Mostrar tabla.

4º En la ventana Relaciones debemos tener dos ventanas pequeñas con los campos de las dos tablas que hemos agregado.

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5º Ahora, para definir la relación, lo que haremos será pinchar sobre el campo de la primera tabla que está relacionado con algún campo de la segunda tabla y arrastrarlo hasta ponerlo justo encima de ese campo de la segunda tabla con el que está relacionado. En nuestro caso, seleccionamos el campo Id de la tabla Discos y lo arrastramos hasta ponerlo encima del campo IdCompras de la tabla Compras.

6º Aparece entonces la ventana Modificar relaciones en la que aparece la relación que queremos crear: a la izquierda tenemos el campo de la primera tabla y a la derecha el campo de la segunda tabla con el que queremos relacionarlo:

7º Entonces pulsamos el botón crear.

8º Veremos entonces que la relación ya está creada:

Las bases de datos relacionales (que así se llaman estas), me servirán para crear consultas en las que necesite campos de distintas tablas. Sólo si las tablas (de las que quiero usar los campos) están relacionadas puedo crear éstas consultas, sino no.

Posible ejercicio práctico a realizar como ejemplo: Consulta Precios.a) Usando la base de datos Música, crea una consulta que muestre los campos Autor (de la

tabla Discos) y Precio (de la tabla Compras)b) Guarda esta consulta con el nombre Precios.c) Exporta la consulta a Excel y guarda el archivo. Abre después la hoja de cálculo y haz la

suma total de los precios.

5.- FORMULARIOS Página 13 de 15

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Un formulario será la manera más cómoda de introducir nuevos registros en una base de datos.

En primer lugar vamos a crear el formulario Discos. Para crear un formulario, siempre utilizaremos el asistente. No os doy normas, porque lo que me gustaría es que ensayarais vosotros diversas posibilidades con el asistente. Os doy sólo los pasos básicos para comenzar:

1º Abrir la base de datos Musica.mbd e ir a la parte de los formularios.2º Pulsar el botón Crear un formulario utilizando el asistente.3º Elegir la tabla ó la consulta de la que queremos realizar el formulario, (aunque en principio tiene más sentido hacer formularios sólo de tablas) En nuestro primer caso, la tabla Discos.4º Una vez elegido, el resto de las opciones que nos ofrece Access van a ser de tipo visual: Campos que queremos que aparezcan en el formulario (en principio la norma es que sean todos) Distribución de los campos en el formulario, que aquí elegiremos lo que más nos guste, Estilo que deseamos aplicar, en cuanto al diseño del formulario, y por último, titulo del formulario.5º Siempre crearemos los formularios utilizando el asistente, pero una vez creado, lo que sí que podemos hacer es ir a la vista diseño y retocar un poco el formulario, es decir, redefinir el tamaño de algunas ventanas, recolocar algunos objetos, etc. Debemos tener en cuenta que cada objeto lleva asociado el cuadro de texto, con su etiqueta correspondiente, y que si movemos uno, deberíamos mover también el otro.

Una vez creado el formulario vamos a probar a introducir nuevos registros en la base de datos usando el formulario. Para cada registro nuevo se rellenará una hoja del formulario.

1º Abre la base de datos Música.2º Ve a la parte de los formularios.

3º En ella, abre el formulario Discos:Cuando tengas abierto el formulario Discos, lo que vamos a hacer es introducir un nuevo registro. Procederemos de la siguiente manera:4º En la parte inferior del formulario, pulsaremos sobre el botón introducir un nuevo registro:

5º Introduciremos entonces los datos según nos los vaya pidiendo:En el campo Titulo, introduciremos el dato Brothers in armsEn el campo Autor, introduciremos el dato Dire StraitsEn el campo Fecha, introduciremos el dato 1/05/1985En el campo Duración, introduciremos el dato 0:50:40En el campo Carátula, pincharemos con el botón derecho del ratón y escogeremos la opción insertar objeto, como se muestra en la figura:

Después pulsaremos crear desde archivo, pulsaremos el botón examinar, y buscaremos un archivo bmp. Finalmente damos a aceptar y listo.

Como veis, es una forma de insertar nuevos registros de una manera más agradable que utilizando la tabla.

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Como práctica, vais a crear dos formularios, uno ahora sobre la tabla principal de la base de datos, y otra, al finalizar el tema, sobre la tabla secundaria..

6.- INFORMES

En esta práctica crearemos informes. Un informe es una ligera variante de una consulta cuyo objetivo final es imprimirlo en papel. Se hará de la misma forma que para los formularios. Primero crearemos el informe usando el asistente, y después, si lo necesitamos, iremos a la vista diseño para retocar algo el informe.

1º Para crear un informe, abrimos la base de datos y nos vamos al apartado Informes.

2º Pulsamos el botón Crear un informe utilizando el asistente.

3º Seleccionamos la tabla ó la consulta de la que deseamos crear el informe y a continuación los campos que queremos que formen parte del informe (en el caso de este ejemplo, la consulta discos que duran más de una hora y todos los campos) y pulsamos al botón siguiente

4º Seleccionamos si queremos algún nivel de agrupamiento, (en nuestro caso no será necesario, pero si se trata de tablas con canciones, podemos agruparlas por género, y lo mismo si se trata de tablas con películas ó alguna tabla donde sí que tenga sentido hacer alguna distinción entro los registros de la tabla) y pulsamos el botón Siguiente.

5º Seleccionamos el orden de cómo quiero que aparezcan los registros. Selecciono el campo por el que deseamos ordenar los registros y el tipo de orden (ascendente ó descendente)

(Para cambiar el orden de ascendente a descendente pulsamos sobre el botón y cambia)

6º En los siguientes pasos haremos elecciones relativas al diseño del informe y aquí, como en el caso de los formularios, conviene que hagáis pruebas, para ver cómo nos gusta más. La primera elección es en cuanto a la distribución del informe, y la segunda es en cuanto al estilo del informe.

7º Por último, damos un nombre al informe y comprobamos cómo nos ha quedado seleccionando la vista previa del informe. En caso de que no nos guste mucho, siempre podemos ir a la vista diseño y modificar algo el diseño. (Se puede retocar prácticamente todo).

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