ACCUEIL Tarifs 2015-2016 - La Rochelle Tourisme & Evénements · - La réservation d’un allotement de chambres dans les différents hôtels retenus et selon les catégories choisies

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Tarifs 2015-2016

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Photographies non contractuelles - Tarifs indicatifs 2015 -2016 non contractuels Sous réserve de disponibilité

VP3- 01 - ACCUEIL - DM- Mise à jour janvier 2015 2

SOMMAIRE

1- Inscrire & héberger ............................................................................................................... p.3

2- Accueillir et informer ...................................................................................................... p.5

3- Orienter ............................................................................................................................................... p.7

4- Transporter ................................................................................................................................... p.7

5- Recevoir ....................................................................................................................... ...................p.10

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1. INSCRIRE & HEBERGER

Avec une capacité d’accueil de plus de 1 500 lits en centre ville, La Rochelle assure un confort inégalable en termes de proximité (maxi 15 minutes à pied de l’Espace Encan), et offre une gamme de prestations complète. Cette capacité est complétée par des résidences hôtelières proposant studios et appartements en centre ville. Pour votre confort, La Rochelle Evénements :

- Réalise une étude de faisabilité hôtelière selon le cahier des charges de chaque manifestation, et ce, quel que soit le mode de gestion hôtelière retenu

- Propose une gestion d’hébergement en ligne sans frais ainsi qu’une gestion d’inscriptions

A Gestion hébergement

- La réservation d’un allotement de chambres dans les différents hôtels retenus et selon

les catégories choisies

- La mise à disposition du client d’un moteur de réservation en ligne dédié à l’événement

- La réception et le traitement des inscriptions individuelles,

- La répartition les participants dans les hôtels en cohérence avec vos attentes,

- La mise à jour du contingent et ajustement en fonction de la demande si nécessaire

- L’édition et l’envoi sur demande des états des réservations

- L’envoi des confirmations de réservation hôtelière aux participants

- L’édition et l’envoi de la rooming-list à l’issue de la période d’inscription de la

manifestation et au plus tard à J-10

- La gestion des annulations selon les conditions fixées

�� Prestation gratuite pour l’organisateur et les cong ressistes/participants (pas de frais de dossier).

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B Gestion inscription

- Le paramétrage et la transmission du formulaire d’inscription en ligne dédié à

l’évènement réalisée en collaboration avec l’organisateur

- L’enregistrement et la gestion des inscriptions au congrès (plénière, ateliers, déjeuners,

soirées de gala,…) : congressistes, accompagnants ou intervenants, hors hébergement

- L’encaissement des forfaits (paiements sécurisés par, carte bancaire, virements,

chèques, mandats administratifs, espèces)

- La gestion des modifications et des annulations

- Le suivi des règlements

- L’édition des factures pour le compte du client

- Le suivi des inscriptions

- L’édition et l’envoi des accusés d’inscription aux participants et aux organisateurs

- L’édition des listings multicritères (format Excel)

- Le traitement des annulations selon les conditions définies avec le client

�� 15 € HT par inscription traitée

C Gestion de mandat

- L'ouverture et la gestion d'un compte bancaire spécifique à la manifestation

- L'encaissement des règlements liés aux inscriptions

- La remise d'un état comptable récapitulatif à l'issue de la manifestation avec solde de

compte bancaire.

- La rémunération de la SEM s'élève à 2% du montant des mouvements créditeurs

effectués sur le compte bancaire.

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2. ACCUEILLIR ET INFORMER DES VOTRE ARRIVÉE

A Dès l’arrivée sur La Rochelle…

A la gare ou à l’aéroport, nous installons un comptoir doté d’une signalétique à vos couleurs. Comptoir d’accueil avec affichette sur plexi A4 : 115 € HT Mise à disposition d’une hôtesse en tailleur (jupe et veste noires) - 1/2 journée : 156 € HT - Journée : 342 € HT

B Dès l’arrivée sur votre lieu de congrès ...

- Le service hôtesses Nous pouvons gérer l’accueil de vos congressistes avec des hôtesses dédiées en charge de l’émargement, la remise de pochettes ou de documents ou bien encore du vestiaire.

- 1 service hôtesse/accueil 1/2 journée : 156 € HT Comprend 1 hôtesse en tailleur (jupe et veste noires) pendant 5h - 1 service hôtesse/accueil journée : 342 € HT Comprend 1 hôtesse en tailleur (jupe et veste noires) pendant 11h - 1 service hôtesse/accueil ½ journée soirée : 198 € HT Comprend 1 hôtesse en tailleur (jupe et veste noires) pendant 5h en soirée.

Au delà de 5 hôtesses, il convient de rajouter la gestion d’un pool hôtesse comprenant : - En amont : la définition du dispositif d'hôtesses à mettre en œuvre et la préparation de l'accueil - Pendant la manifestation : un briefing, la gestion des éventuels imprévus, le suivi et l'encadrement du pool - En aval : la remise d'un rapport d'activité dédié lors du débriefing L'ensemble de ces opérations se fait en relation avec l'organisateur sur la base d'un cahier des charges Tarif : 43€ HT par heure de jour (6h-21h)

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- Les badges

Edition des badges

- Fabrication de badges personnalisés et nominatifs au format 8,5 cm x 5,5 cm (CR 80) sur PVC - Epaisseur 76 microns en impression quadri avec logo - Fourniture d’un BAT pour la maquette - Attache par pinces ou cordon cou - Insertion code barre pour contrôle d’accès sur demande - Insertion de photos sur demande (fourniture fichiers jpeg, gif,… par le client) - Badges réalisés en amont et remis à votre arrivée du client, présentés sur plateau et classés

par ordre alphabétique - Etablissement d’une liste de pointage Tarif : 4.30 € HT/badge Option : Insertion de photos sur demande (fourniture fichiers jpeg, gif,… par le client) 0.60 € HT/badge Edition de badges en instantané

- Même descriptif que précédemment, Les photos sont prises en instantané à l’arrivée du client et les badges édités au fur et à mesure

- Installation d’un poste de saisie avec caméra pour photo, comprend le matériel et logiciel nécessaires à l’édition des badges

- Hôtesses/hôtes de saisie et distribution - Contrôle d’édition des badges selon un listing de préinscription fournit par le client - Edition et distribution de badge en instantané - Remise de listing de distribution en fin de session Tarif : 936 € HT ½ journée /poste 1092 € HT/jr /poste Gestion des badges Option 1 : Le Formulaire d’inscription est généré par vos soins à partir de votre site internet et vous nous communiquez le listing des inscrits à J-15 (type Excel pour édition de badges), ce listing peut-être réactualisé jusqu’au jour J.

Option 2 : Mise en relation avec le service d’inscription en ligne de l’Office du Tourisme, ce dernier nous communiquera le listing pour l’édition des badges.

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Distribution des badges

Option 1 : Distribution sur site réalisé par vos soins Option 2 : Distribution réalisée par nos hôtesses d’accueil. Il faut compter en moyenne 1 hôtesse pour 100 personnes. - 1 service hôtesse/accueil 1/2 journée : 156 € HT

Comprend 1 hôtesse en tailleur (jupe et veste noires) pendant 5h - 1 service hôtesse/accueil journée : 342 € HT

Comprend 1 hôtesse en tailleur (jupe et veste noires) pendant 11h

- Contrôle d’accès

Option 1 : Contrôle visuel des badges à l’entrée des zones ou salles selon un code prédéfini : par exemple un système visuel de couleur (bande, pastille) ou photo Pas de coût supplémentaire si le contrôle est effectué par vos soins Si ce n’est pas le cas, il conviendra de rajouter un agent de sécurité pour le contrôle Tarif : 28 € HT par heure de jour (6h-21h), 30 € HT par heure de nuit (21h-6h) Option 2 : Contrôle électronique type douchette à l’entrée des zones ou des salles : Mise en place du système de contrôle d’accès comprend : le système de gestion afin de délivrer les droits d’accès, 2 douchettes de contrôle, le listing de pointage en fin d’évènement. Tarif : 364 € HT (forfait pour la durée de l’évènement, 1-5 jours) Il conviendra de rajouter un agent de sécurité pour le contrôle Tarif : 28 € HT par heure de jour (6h-21h), 30 € HT par heure de nuit (21h-6h) (déterminer le nombre d’accès à contrôler et la durée du contrôle) Tarif douchette supplémentaire =122 € HT

3. ORIENTER

La Rochelle Evénements met à disposition des supports signalétique mobiles et fixes. Nos hôtesses d’accueil se chargent d’éditer et mettre en place les affichages selon vos indications. Cette signalétique est composée : A l’Espace Encan, de

- 20 supports sur pied mobiles - affichage à hauteur de vue sur format A3. - Ecrans LCD fixes devant chaque salle. Ces supports permettent la diffusion de films,

programmes, power point Au Forum des Pertuis, de

- 10 supports sur pied mobiles - affichage à hauteur de vue sur format A3. D’autres supports peuvent compléter ce dispositif, nous vous invitons à consulter notre catalogue signalétique à cet effet.

4. TRANSPORTER

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A Bus

Afin d’organiser des navettes (entre la gare, nos sites et les hôtels), le réseau des transports urbains rochelais met ses services à votre disposition. Il est possible de privatiser des bus de ville standards (80 places) ou articulés (120 places) et de les personnaliser au nom de votre manifestation.

La Rochelle Evénements vous propose de gérer vos transferts. Cette prestation comprend : En amont : - La transmission du cahier des charges au prestataire - L’analyse de la réponse et transmission pour validation à l’organisateur - La confirmation auprès du prestataire - Le suivi des ajustements éventuels - La transmission du planning à l’organisateur - L’information auprès des hôtels ou lieux concernés Pendant la manifestation : - La vérification du bon fonctionnement du dispositif par votre chargé de production - La permanence téléphonique (contact transmis à l’organisateur) En aval : - Le traitement de la facturation � Tarif d’un trajet hors dimanches et jours fériés : à partir de 93€ HT pour un bus standard et 105€ HT pour un bus articulé � Tarif d’un trajet les dimanches et jours fériés : à partir de 123€ HT pour un bus standard et 138€ HT pour un bus articulé � Option : présence d’une hôtesse durant le trajet. Cette prestation comprend : - La relation avec le chauffeur et l’organisateur - La gestion des retardataires éventuels en relation avec l’organisateur - L’accompagnement des participants pendant le trajet (information sur la ville, le programme, les

itinéraires…) Pour recevoir un devis personnalisé, merci de nous en faire la demande.

B Vélos jaunes personnalisés

Mise à disposition d’un parc de 50 vélos…………...255 € HT/le 1er jour Par jour suivant……………………………....……….181 € HT

Gestion du Parc (comprend l’installation d’un garden 4x4, d’une signalétique aux couleurs de votre évènement et une personne pour la distribution des vélos ................ 400 € HT/1er jour

........................................................................................................ 250 € HT/jour sup 5. RECEVOIR

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A Les produits régionaux

B Les cadeaux congressistes

Matlama fabrique depuis 11 ans des sacs au design audacieux. Tantôt classiques, tantôt extravagants, ils suscitent la conversation. Bâche de piscine, protège table, voile de bateau, poche ostréicole, les matières surprennent et attisent la curiosité. Tous les modèles sont conçus par Marina Richer à La Rochelle et fabriqués en séries limitées dans différents ateliers à Cholet, La Rochefoucault, Périgny et Tonnay Charente. Les sacs Matlama s'imposent donc comme 100% made in France. Le + : recycler les bâches de vos évènements.... Vous pouvez lui confier la bâche de votre précédente manifestation afin qu’elle la transforme en cadeau de bienvenue sur votre édition rochelaise ; ou bien encore, lui confier le support édité pour l’édition rochelaise en vue d’offrir à postériori, un petit souvenir…. La sardine....

Porte clés original et pratique. Facile à repérer et à attraper dans le sac, vos clés ne vous

feront plus défaut. A laisser dépasser négligemment de la poche du jean ou à accrocher

en déco sur le sac. Sardines fabriquées dans les chutes de matière, anneau en PVC

recyclé.

Autres couleurs, nous contacter.

Longueur:16 cm (1 couleur, 1 logo blanc : 4€50 HT / unité)

Boîtes fer pockets caramels

9 décors au choix (un seul par conditionnement) : Talmont - La Rochelle - Ile d'Oléron – Royan - Marais salant - Vélo – Rochefort - Fort Boyard - Ile de Ré 2,00 € HT l'unité par conditionnement de 48 (coffret de 30gr de caramels papillotes au beurre AOP et fleur de sel)

Boîte s fer plate pocket Fort Boy ard chocolats

Assortiment chocolats Fort Boyard 48g environ (4 pièces) Blanc, Lait, Noir 6,40€ HT l'unité par conditionnement de 24 (coffret de 145gr)

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La sacoche....

Format A4, on peut loger un ordinateur portable 15 pouces.

(doublé toile coton noir ou gris, sangle en ceinture de sécurité réglable, bâche recyclée

perforée, doublure imperméable)

Chaque pièce est unique

Longueur:33,5cm - Hauteur:24cm - Largeur:5cm - Poids:260g - Volume:4L

(69 € HT / unité)

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