ACHMEA

"PAS HET SYSTEEM NIET AAN OP JE PROCESSEN, MAAR DOE HET PRECIES ANDERSOM"

2 ACHMEA

Achmea, opgericht in 1811, is met tien miljoen klanten uitgegroeid tot

de grootste verzekeraar van Nederland. Het bedrijf is marktleider in

schade- en zorgverzekeringen en neemt op het gebied van inkomens-

en levensverzekeringen een derde positie in. Daarnaast is Achmea in

omvang de vijfde vermogensbeheerder van Nederland.

Het bedrijf levert klanten een volledig aanbod van verzekeringen

en aanverwante financiële producten en diensten. Dat gebeurt met

bekende merken zoals Zilveren Kruis, Centraal Beheer en – via

samenwerkingspartner Rabobank – Interpolis. Met deze merken streeft

Achmea een positie na als koploper in mobiele en online dienstverlening.

De organisatie investeert volop in innovatie en verwacht daarmee

een verdere verhoging van het resultaat en een verdere stijging van de

klanttevredenheid te realiseren. Bij Achmea, dat behalve in Nederland ook

actief is in Griekenland, Turkije, Slowakije, Ierland en Australië̈, werken

meer dan veertienduizend mensen.

OVER ACHMEA

3 ACHMEA

DE UITDAGINGEN 4 79

INHOUDSOPGAVE

IMPLEMENTATIE

FUNCTIONEEL BEHEER

13OVER AFAS

4 ACHMEA

Op zoek naar vervanging van het gedateerde HRM- en Payroll-systeem

kwam het grote Achmea uit bij het kleinere AFAS. Dat was niet bepaald een

keuze voor een traditionele oplossing van een gevestigde internationale

leverancier, zoals Achmea gewend was. “Men vroeg zich vooral af of zo’n

standaardoplossing wel zou kunnen werken in een complexe organisatie

als de onze.”

In het voorjaar van 2016 koos Achmea voor de HRM- en Payroll-

oplossing van AFAS. Hein de Jong (Product Owner HR) en Egmond

Borgdorff (Directeur HR-beleid en Arbeidsmarkt) herinneren zich de

aanleiding voor de oriëntatie op nieuwe software nog goed. Borgdorff:

“Het systeem dat we in gebruik hadden was te weinig flexibel om invulling

te kunnen geven aan onze visie op modern HR-beleid. Zoiets als een tool

voor performance management ontbrak volledig en de functionaliteit voor

Employee Self Service werkte niet goed. Kortgezegd: met het toenmalige

systeem konden we de gewenste rol van HR als business partner voor de

organisatie naar onze mening niet waarmaken.” “Bovendien”, vult De Jong

aan, “zat het systeem in technisch opzicht aan het einde van zijn levens-

cyclus. Het bood onvoldoende flexibiliteit om er nieuwe schwung in te

brengen. De personeels- en salarisadministratie was in technisch opzicht

weliswaar toereikend, waar het echter aan ontbrak waren mogelijkheden

om handige functionaliteiten voor eindgebruikers in te richten.”

DE UITDAGINGEN

5 ACHMEA

GEEN APPELTJE-EITJETijd voor iets nieuws dus. In dat traject nam Egmond Borgdorff de rol

van opdrachtgever op zich en leidde hij de procedure met betrekking

tot de vervanging van het oude systeem. Voor hem was AFAS vanaf het

begin in beeld als een serieuze kandidaat, omdat hij de software kende

vanuit een eerdere functie bij een ander bedrijf. Appeltje-eitje zou je

denken, maar zo gemakkelijk ging het niet. Borgdorff: “Voor Achmea was

dat helemaal niet zo vanzelfsprekend. Van oudsher was men hier gewend

om in traditionele oplossingen in combinatie met gevestigde leveranciers

te denken. Lang niet voor iedereen in deze organisatie was het een uit-

gemaakte zaak dat we een relatief klein familiebedrijf uit Leusden als

serieuze softwarepartij konden beschouwen. Men vroeg zich af vooral

af of zo’n standaardoplossing wel zou kunnen werken in een complexe

organisatie als de onze.” “Daarbij is HR natuurlijk geen eiland, maar een

geïntegreerd onderdeel van het grotere geheel”, zegt De Jong. “Daar-

voor zijn koppelingen nodig met andere systemen en omgevingen. Niet

iedereen was er op voorhand van overtuigd dat dit goed zou komen. Zeker

niet als het zou gaan om een oplossing in de cloud.”

"IK KIES LIEVER VOOR EEN SYSTEEM DAT VOOR 90% IN JE BEHOEFTE VOORZIET DAN

VOOR EEN OPLOSSING DIE WERKELIJK ALLES KAN, MAAR WAARVAN JE UITEINDELIJK NIET

MEER DAN 10% GEBRUIKT”

6 ACHMEA

Na een volgens Borgdorff pittige selectie viel de keuze uiteindelijk toch

op AFAS. “De verwachte besparing over vijf jaar die wij met het nieuwe

systeem hadden becijferd, was buitengewoon overtuigend. Om een voor-

beeld te noemen: het aantal fte’s op de HR-afdeling zou met een kwart

kunnen afnemen. AFAS had overduidelijk de beste business case. En ook

nog eens een groot aantal positieve referenties.” De Jong: “Bovendien zijn

de systeemkosten van dit puur Nederlandse pakket een stuk lager dan

van internationale softwaresystemen. Bovendien zit de relevante wet- en

regelgeving er al standaard in, wat bij internationale pakketten niet zo is.”

BIJNA DE PERFECTE OPLOSSINGVoor Achmea zijn er nog wel een aantal punten om aan te werken.

Borgdorff: “Ik kies liever voor een systeem dat voor negentig procent in je

behoefte voorziet dan voor een alternatieve oplossing die werkelijk alles

kan, maar waarvan je uiteindelijk niet meer dan tien procent gebruikt.”

De Jong: “We hebben bewust gekozen voor standaardsoftware omdat die

je dwingt om efficiënt te werken. Dat maakt je voorspelbaar in je dienst-

verlening.”

7 ACHMEA

JAARVERLAG 2015 - DIRECTIE VERSLAG

De implementatie heeft al met al net iets meer dan een half jaar in beslag

genomen. Voor een omvangrijke en complexe organisatie als Achmea is

dat tamelijk snel. De Jong: “Niet voor niets hebben we daarvoor een AFAS

Award gewonnen. Ik was als manager van het Shared Service Center

betrokken bij de implementatie. Sinds 1 januari 2017 ben ik als

ketenmanager HR werkzaam als coördinator voor alle IT-systemen die

HR gebruikt. In mijn rol van Product Owner HR sta ik aan de kant van de

business.”

Borgdorff: “Het pakket is uitermate geschikt voor een businessgedreven

implementatie vanwege de eenvoud. Bovendien is het pakket niet

bepaald een lege doos. Waar dat mogelijk is zijn allerlei gegevens op het

gebied van relevante wet- en regelgeving dus al verwerkt.”

IMPLEMENTATIE

"WE HEBBEN BEWUST GEKOZEN VOOR STANDAARDSOFTWARE OMDAT DIE JE DWINGT OM EFFICIËNT TE WERKEN"

8 ACHMEA

STERKE TOENAME VAN EFFICIENCY IN PROCESSEN De Jong: “We zijn begonnen met het neerzetten van de basis in de vorm

van de personeels- en salarisadministratie. Spannend was natuurlijk de

eerste salarisronde na de live-gang. Dat ging goed. Een we merkten ook

al snel dat de efficiency in processen sterk toenam. Mutaties werden

snel en eenmalig verwerkt, terwijl daar in de oude situatie zelfs soms nog

brieven voor verstuurd moesten worden. De nieuwe werkwijze bespaarde

direct tijd en geld en er werden minder fouten gemaakt.” Borgdorff: “De

vergelijking met het oude systeem is misschien niet helemaal

eerlijk, want dat hadden we door de jaren heen behoorlijk verhaspeld. Op

meerdere plekken hadden we maatwerkoplossingen ingericht. Dat

betekende dat je systeemwijzigingen niet zoals nu met één druk op de

knop door kon voeren. Daar ging dan zeker een kwartaal overheen.”

"HET VOORDEEL VAN AFAS SOFTWARE IS DAT ER GEEN DIEPGAANDE

IT-KENNIS NODIG IS”

9 ACHMEA

JAARVERLAG 2015 - DIRECTIE VERSLAG

Het functioneel beheer ligt bij een interne beheerorganisatie in de vorm

van een scrumteam. De Jong: “Daar zitten business analisten en bouwers

in, een Scrum Master en ikzelf als Product Owner; een agile werkvorm

dus. Het gaat om vijf mensen, die zich voor een deel van hun tijd

trouwens ook met andere systemen bezighouden. Als Product Owner

ben ik intensief betrokken bij de doorontwikkeling van HRM en Payroll.

Vroeger ontwikkelde IT, ver weg van de business, nu is de business in

de lead. De business bepaalt en prioriteert welke functionaliteiten op

welk moment nodig zijn. Het voordeel van AFAS software is dat er geen

diepgaande IT-kennis nodig is om met dit systeem nieuwe functionaliteit

te ontwikkelen.”

FUNCTIONEEL BEHEER

10 ACHMEA

ZELFOPLOSSEND VERMOGEN Voor ondersteuning door de leverancier mikten Achmea aanvankelijk

op twee keer per maand een dag hulp van een consultant. De Jong: "In

de praktijk blijkt dit niet meer nodig, behalve als we willen sparren of

een issue hebben. Waar we in de oude situatie regelmatig een program-

meur nodig hadden, kunnen we met ons bestaande scrumteam heel veel

zelf oplossen.” Borgdorff: “Dat is helemaal in lijn met de filosofie van de

leverancier. Een mooie en onderscheidende filosofie als je het mij vraagt.”

IN GEBRUIK GENOMEN FUNCTIONALITEITEN Naast een uitgebreide set aan administratieve self service

processen en rapportages, gebruikt Achmea het verzuimmanagement, de

beoordelingscyclus en het systeem van strategische personeels-

planning. Borgdorff: “Dat helpt de leidinggevenden in onze organisatie

om beter te sturen. Tegelijk hebben onze medewerkers direct toegang tot

al hun gegevens en zien ze aan de hand van taken en signaleringen wat

er van het verwacht wordt. Want het barst inmiddels van de workflows in

het systeem. De interne portal InSite speelt daarin een centrale rol. Die

portal is ook een uitkomst in de omgang met het individueel keuze-

budget dat aan alle medewerkers is toegekend. Wij willen dit cafetaria-

model in de toekomst verder uitbreiden en InSite helpt ons daarbij.” De

Jong: “Momenteel werken we aan de verdere optimalisering van het

verzuimmanagement en aan het inrichten van ondersteunende

functionaliteiten aan het 'Achmea management development

programma'. Mogelijk nemen we in de toekomst ook de Pocket App in

gebruik. Voorafgaand daaraan zullen we in ieder geval moeten

beoordelen of die tool voldoet aan de strenge beveiligingseisen die voor

ons gelden.”

11 ACHMEA

JAARVERLAG 2015 - DIRECTIE VERSLAG

Dankzij de dashboards die de softwareleverancier beschikbaar stelt maak

je de data makkelijk inzichtelijk. Door deze informatie uit je systeem te

halen, kun je beter sturen op het resultaat. De Jong: “Voor leidinggevenden

hebben we cockpits voor realtime rapportages op het gebied van zaken als

verzuim, verlof en bezetting. In de praktijk blijkt het gebruik door leiding-

gevenden van die dashboards nog enigszins een drempel, men moet nog

een beetje wennen. We bekijken hoe we die drempel kunnen verlagen.”

Borgdorff: “Mijn ervaring is dat als je de cockpits gebruikt je meteen

ziet hóe het werkt en dát het ook werkt, maar dat je jezelf er eerst even

in moet verdiepen.” De Jong: “Wat ook mooi is aan AFAS zijn de vele

eenvoudige overzichten die als standaardfunctionaliteit in het systeem

echt heel eenvoudig te realiseren zijn. Net als het exporteren van die

overzichten naar bijvoorbeeld Excel.”

REALTIME INZICHT IN DE ORGANISATIE

"HET PAKKET IS NIET BEPAALD EEN LEGE DOOS”

12 ACHMEA

JAARVERLAG 2015 - DIRECTIE VERSLAG

De Jong: “De basisvastleggingen zitten in het systeem. Een meer

geavanceerd instrument als de HR3P-matrix past er nog niet in. Dat is een

vervolgfunctionaliteit om te ontwikkelen. Daarnaast hebben we heel veel

kleine wensen: een veldje hier, een workflowtje daar.” Een grotere wens

namens Achmea is een sollicitantenvolgsysteem. Borgdorff: "Wij blijven

hopen dat de leverancier dat in de toekomst voor elkaar krijgt.”

TIPS AAN ANDERE GEBRUIKERS De Jong: “In plaats van de traditionele manier van ontwerpen, kun je veel

beter samen met de eindgebruiker achter het computerscherm gaan

zitten. Door samen te klikken op knoppen en afbeeldingen, en visueel te

maken wat je wilt ontwikkelen, kom je veel sneller tot een oplossing dan

met een ouderwets proces als functioneel, technisch ontwerp en bouw.”

Borgdorff: “Pas het systeem niet aan op je processen, maar doe het

precies andersom. Door je aan de standaard van het systeem te houden,

behaal je de meeste efficiency.”

13 ACHMEA

OVER AFAS SOFTWARE

AFAS Software is een dynamisch en eigenzinnig softwarebedrijf met ruim

vierhonderd enthousiaste medewerkers. Als Nederlands familiebedrijf

ontwikkelt AFAS softwareproducten voor zowel de zakelijke als

de consumentenmarkt op een maatschappelijk verantwoorde

manier. Hierbij staan klanten, medewerkers, maatschappij en milieu

centraal. Met het geïntegreerde softwarepakket zijn meer dan 10.000

organisaties in Nederland, België, Luxemburg en de Nederlandse

Antillen volledig geautomatiseerd. Kwaliteit en visie zijn de pijlers van

ons succes en deze principes stellen ons in staat om hoogwaardige

softwareproducten te ontwikkelen, te verkopen en te ondersteunen.

ZO KOM JE MET ONS IN CONTACT

TELEFOONNUMMER033-434 3883

BEZOEKADRESPhilipsstraat 9

3833 LC Leusden