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ACTA No. 8 PRE-ASAMBLEA CIUDADELA PARQUE CENTRAL DE OCCIDENTE ETAPA 1 P.H.
En la ciudad de Bogotá, en el salón comunal de PARQUE CENTRAL DE OCCIDENTE ETAPA 1 P.H.,
ubicado en la Calle 77b N 129 - 70 siendo las 2:30 pm. del día 8 de abril del 2018, previa convocatoria
escrita y oportuna realizada por el Consejo de administración con la antelación prevista en los
Estatutos y entregada a cada copropietario, se reunió la Pre-Asamblea de la torre 3 para la asamblea
ordinaria de Propietarios El día 8 de abril de 2018 a las 2:30am en el salón comunal. Para tratar el
siguiente orden del día:
ORDEN DEL DÍA PREASAMBLEAS
1. Llamado a lista y verificación del quórum. Si en el lapso de 30 minutos no hay quórum se levanta la sesión y se procederá de acuerdo con lo establecido en el Artículo 41 de la ley 675 de 2001. Se realizará la lista de asistencia y se aplicarán las sanciones respectivas por inasistencia a los propietarios que llegasen a faltar que, de acuerdo con la Asamblea del 20 de enero de 2014, corresponde al 50% del valor de la cuota de administración.
2. Lectura y aprobación del orden del día. 3. Aprobación del Reglamento de la pre-Asamblea. 4. Elección de presidente y secretario de la pre-Asamblea. 5. Nombramiento de la comisión verificadora redactora del Acta de la pre-asamblea. 6. Informe de Administración, Consejo y Revisor Fiscal.
7. Presentación de Estados Financieros a 31 de diciembre de 2017.
8. Presentación de la ejecución presupuestal vigencia 2017.
9. Presentación del proyecto de presupuesto de funcionamiento para el año 2018.
10. Presentación y aprobación proyectos de inversión.
11. Postulación Consejo de Administración para la vigencia de abril de 2018 a abril de 2019.
12. Postulación Comité de Convivencia.
13. Postulación Comité recepción de áreas comunes.
14. Presentación de propuestas y nombramiento de Revisor Fiscal.
15. Presentación cambios a Manual de Convivencia.
16. Propuestas por parte de los residentes para ser consideradas en la Asamblea. En la página del
conjunto www.parquecentraloccidente1.com, se encuentra el formato de propuestas, que puede
ser descargado y diligenciado. Estas propuestas para ser tenidas en cuenta deben ser
entregadas en la Administración hasta el miércoles 4 de abril a las 5:00 p.m. con el fin de
clasificarlas por tema, evitar repeticiones y agilizar su presentación.
17. Proposiciones y varios, se tendrá en cuenta que en la asamblea no se recibirán quejas, reclamos, ni sugerencias, estas deberán tramitarse a través de la página de internet del conjunto con el fin de dar agilidad a la reunión.
18. Nombramiento de los delegados para la asamblea. 19. Firma del acta de la pre-Asamblea.
2 Se da inicio a la preasamblea siendo las 2:30 p.m.
1. VERIFICACION DE QUORUM
Llamado a lista y verificación del quórum. Si en el lapso de 30 minutos no hay quórum se
levanta la sesión y se procederá de acuerdo con lo establecido en el Artículo 41 de la ley
675 de 2001. Se realizará la lista de asistencia y se aplicarán las sanciones respectivas por
inasistencia a los propietarios que llegasen a faltar que, de acuerdo con la Asamblea del 20
de enero de 2014, corresponde al 50% del valor de la cuota de administración. El presidente
del Consejo Señor Andrés Rodríguez propietario de la torre 2- Apto 103 realiza la
verificación de Quorum. Revisor Fiscal constata que el quorum pasa del 50% para deliberar
y tomar decisiones.
2. LECTURA Y APROBACIÓN DEL ORDEN DEL DÍA.
Se lee orden del día por parte del presidente del consejo, el cual es aprobado.
3. APROBACIÓN DEL REGLAMENTO DE LA PRE-ASAMBLEA.
Se señala las condiciones de la preasamblea, se confirma que se hará un sondeo sobre los puntos que no constituye la decisión en firme por ende se nombrará los representantes para la asamblea, (documento pág. WEB)
4. ELECCIÓN DE PRESIDENTE Y SECRETARIO DE LA PRE-ASAMBLEA.
Se nombra al Sr. JAIRO RIVERA Apto 705 como presidente y secretaria ELIZABETH LUGO apto 304
5. NOMBRAMIENTO DE LA COMISIÓN VERIFICADORA REDACTORA DEL ACTA DE LA PRE-ASAMBLEA.
Orlando Arenas 1097
Jairo Velasco 703
6. INFORME DE ADMINISTRACIÓN, CONSEJO Y REVISOR FISCAL.
Presidente del Consejo Señor Andrés Rodríguez propietario de la torre 2- Apto 103 junto el administrador William Bueno presentan informe y confirman que está publicado en la página del conjunto.
SITUACION JURIDICA ECONOMICA DEL CONJUNTO.
ECONOMICA
2017 fue un año muy efectivo, tiene una caja disponible de 15 días como colchón de
operación, se tuvo recuperación con AR, $8.975.000 periodos 2013/14 y 15
3
JURIDICA no se tienen demandas en contra, por el contrario el conjunto esta realizando
reclamaciones la primera en contra de AR 2013/2014/2015 por plataformas de ingreso que
se instalaron en el conjunto en el momento de la obra, AR debió haber respondido por la
vigilancia, el conjunto asumió este costo por lo que está en proceso de recuperación .
AR demanda en secretaria de habita 2015 y2016, en febrero 2017 la secretaria de hábitat
fallo a favor del conjunto por $32.000.000 a favor del conjunto AR, no ha cumplido, en este
momento esta en desacato
Proceso jurídico contra 11 Apartamentos por cartera morosa,
Adicional se tiene una reclamación ante Catastro y AR por impuesto de plusvalía $4.500
mm, lo que implicaba cobro a cada propietario, William Bueno Administrador explica de
donde viene este cobro, aclarando que quien debía pagar el impuesto es AR, emitió una
carta de responsabilidad haciéndose responsables de su pago
IMPUESTO PREDIAL. Se debe a dos aspectos AR debió haber des englobado los terrenos,
solo lo hicieron con las torres activas 1 y 2 , con la normatividad nueva a partir de enero de
2015 aplica una nueva tarifa para des englobes posteriores aplicándolos a torre 3 y 4 siendo
la tarifa del 17.8%.
ESTRATIFICACION. La Administración ni consejo son los responsables de la estratificación,
este tema le corresponde tramitar cada propietario, Mas sin embargo por parte de la
Administración está trabajando en ello como gestión de apoyo. La Administración realiza la
observación haciendo la aclaración de que dando la pelea se puede lograr pero los
resultados no son inmediatos
ADMINISTRATIVA: La Gestión para el 2017 realizo instalación y adecuación de los
bicicleteros con la observación que la utilización no es la esperada en relación a la presión
ejercida por los habitantes
Iluminación torre 4
Implementación de sonido para el salón comunal
Adecuación de Jardines al ingreso de la torre,
Cubierta Domo al ingreso del conjunto con implementación de 6 cámaras
Torre 4 instalación de 2 cámaras
Implementación sábados de cine dirigida a los niños
Adquisición de equipos para mantenimiento - Hidro lavadora,
Adquisición de un equipo de soldadura
Instalación de tres postes en cada esquina con inclusión de domo alcance 3 kms,
4
Fibra óptica entre el cuarto de monitoreo y la administración
Ante alcaldía y movilidad se radicaron derechos de petición siendo atendidos hasta junio
2017.
Implementación plan de emergencia y SG - SST
OBSERVACION: no hay participación de la comunidad en las brigadas, y cursos
capacitación los cuales son gratuitos
Compra 4 carros mercados
Compra 2 carros para trasteo
Se hace la observación de que se han elevado costos administrativos por falta de apoyo de
la misma comunidad – falta de cultura
INFORME DE ADMINISTRACION Y CONSEJO PREGUNTAS
PREDIAL: el impuesto vuelve a bajar después de reclamación
Administrador: no hay Responsabilidad de AR
ESTRATO: cómo se va a realizar la reclamación: colectiva o individual ya que individual no
prospera considera que no prospera así
DESENGLOBE: establecer responsabilidad de AR
ESTRATIFICACION: AR puede dar algún soporte teniendo en cuenta que vendió el estrato
como estrato 3 – soporte Jurídico
Estudio desde el año 90, venia el tema que era estrato 4, por lo que la Administración no
tendría el alcance con AR, el trabajo serio a nivel de propietario
ASCENSORES: ¿FORMAN PARTE DE AREAS COMUNES?
Si está en la recepción de áreas comunes
SOTANO 2 ESPEJO.
Administrador, se comprará por Administración con cargo al habitante que genero el daño
VIA DE ACCESO E INGRESO A LA TORRE: PERJUDICANDO A LA COMUNIDAD.
Administración. Ya habló con AR y ya está programada el desbloqueo de la vía de acceso,
las canastas no se pueden tocar por la Administración del Conjunto por ser espacio Público.
5
Por sugerencia de un propietario hablar con la Junta de acción comunal y trabajar con frente
común con la torre vecina.
ESTRATIFICACION Y REQUERIMIENTO: el propietario aclara que cada residente debe
presentar un derecho de petición, analizando jurídicamente, la incidencia es apalancamiento
en la norma y unión en una figura jurídica, retomando lo que dice la Administración es un
tema que cuesta mucho que se debe revisar y mas atentos a los acompañamientos para
apoyar a la Administración, si bien es cierto este tema implica una reclamación netamente
jurídica y que se debe llevar de la mejor forma.
EDGAR SIERRA 3-2001- solicita cambio de canastas frente al conjunto
ASEO EN LOS SHUT: propietario solicita aseo en los alrededores del Shut, se solicita
generar una acción correctiva.
Administración: falta de cultura de los habitantes, sin embargo, se tomará en cuenta la
observación y se procederá a aplicar acción correctiva. Se aclara que en semana santa no
hubo recicladores que trabajaran lo que genero acumulación de basuras
LLAVE DEL AGUA SHUT TORRE 3: escape, solicita revisar arreglo, ya que esto genera
costo
Se solicita informar en forma oportuna a través de correo debidamente documentado
ANGELICA VARGAS 3-708: shut TORRE 3 presencia de roedores
Administración: difícil manejar el tema, pero se ha venido revisando en conjunto con AR, el
próximo lunes habrá fumigación para matar nido encontrado en TORRE 4
ASCENSORES TORRE 3 mantenimiento y aseo;
Administrador, en esta semana se realizaron cambios de botones exactamente el día jueves
5/04/2018, existen videos que evidencian el mal manejo y manipulación dañina de los
botones del ascensor, El tema es de conciencia y cultura. Mantenimiento por alineación de
las guías de los ascensores con correspondiente reclamación a AR (por tratarse de Área
común)
ASCENSORES: mantenimiento en las puertas, solicitud de cambio de alfombra
PERROS: sugiere cobro de sanción desde la primera vez, Se reitera el protocolo de manejo
de mascotas, Se hace referencia al manejo de excrementos, ¿cuál es su manejo?
Se dirige el tema a COMITÉ DE CONVIVENCIA
6
DIEGO MONROY 3-1005: ASCENSORES: no funcionan los botones de contacto, se solicita
revisión y mantenimiento
PARQUEADEROS DE VISITANTES: solicitud de revisión de cambio de horario de visitantes
y ampliación de horario,
Administración. Protocolo aprobado e incluido en Manual de convivencia, en espera de
definición por parte del consejo, la Asamblea dio potestad a este para el manejo.
Propietaria hace observación que en Asamblea la tarea de dejo al consejo, Presidente de
Consejo vigente hace referencia a que el cobro por parqueo de visitantes tiene su implicación
tributaria que podría afectar a los propietarios
Los cambios que se hagan al Manual de convivencia serán aprobados solamente con
Asamblea, presidente de consejo hace la aclaración que ya este tema se trabajo con las
otras 3 pre-asambleas
INGRESO EMERGENCIA MEDICA. ACCESO A SOTANOS – presidente consejo revisara
el tema e implementar las acciones correctivas
SE SOLICITA QUE SE TENGAN EN CUENTA LAS PROPUESTAS QUE SALGAN COMO
NUEVAS EN ESTA PREASAMBLEA, ESTANDO DENTRO DE LOS LINEAMIENTOS DE
LEY
7. PRESENTACIÓN DE ESTADOS FINANCIEROS A 31 DE DICIEMBRE DE 2017
Presidente de consejo hace la presentación haciendo referencia a que los EEFF están publicados en la WEB (anexo a la presente)
Rubros de impacto
SERVICIOS VIGILANCIA, ADMINISTRACION LLEGADA TORRE 4
SERVICIO DE ENERGIA; AUMENTO ENERGIA AREAS COMUNES, RETOMANDO LO EXPUESTO POR ADMINSITRACION, SE IMPLEMENTA LUZ LED
MANTENIMIENTO EN ASCENSORES, se contrata empresa para certificar los ascensores, se emiten observaciones mas no conformidades mayores, información disponible de trazabilidad para los habitantes del conjunto
MANTENIMIENTO MOTOBOMBAS
CARTERA: estrategias con Data crédito, tema jurídico $41 MM 0-30 días // 13 MM 61-90 más de 90 días $90 MM, hay $135 MM en proceso Administrativo, prejurídicos 48 MM y $68 MM en jurídico , con un indicador del 68 % en trámite de recuperación de cartera
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APROBADOS LOS ESADOS FINANCIEROS POR UNANIMIDAD
8. EJECUCION PRESUPUESTAL 2017
Básicamente $1.185 MM vr ejecutado, hubo una reducción en tema de seguro, por negociación por pronto pago con un beneficio de $22 MM
Ahorro en Mantenimiento, compra de maquinaria y equipo, disminuye el tema de subcontratación externo de mantenimiento
Documento en la WEB (forma parte del acta)
Preguntas por parte de los Propietarios:
No se presentan preguntas sobre este punto
9. PRESENTACIÓN DEL PROYECTO DE PRESUPUESTO DE FUNCIONAMIENTO PARA
EL AÑO 2018.
A cargo de Presidente de Consejo. Documento en la WEB (forma parte del acta)
RUBROS QUE IMPACTAN
Con impacto en seguridad – circular Supervigilancia la cual tiene tarifas por estrato, El costo se podría mejorar cultura en el conjunto, lo cual disminuiría un turno de guarda al año
Energía
Seguros
Mantenimientos: política mantener mantenimientos preventivos
Gimnasio: puesta en funcionamiento, que incluye dos instructores y logístico, se hace la aclaración que si el uso de este no es masivo no se ejecutará este rubro o su costo será menor
PUERTAS DE SEGURIDAD PARA INGRESO VEHICULAR: que funcionaria solo en las noches, con evaluación de propuesta para lector de placas (análisis costo /beneficio)
Preguntas
INCREMENTO PRESUPUESTOS:
Presidente consejo, habrá una preaprobación y la aprobación definitiva será en Asamblea general
TOKEN: QUE SANCIONES TIENE EL NO HACER USO DE EL
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12303 NUBIA LOPEZ: LA COMUNIDAD PAGA LA FALTA DE CULTURA, TENIENDO EN CUENTA QUE HAY CAMARAS, SE SOLICITA IDENTIFICAR A AQUELLOS HABITANTES QUE VIOLAN EL BUEN VIVIR, LO QUE TRAE COSTO
GIMNASIO: EL 100% LO UTILIZARAN, SUGIERE NO TENER EN CUENTA EL COSTO DE INSTRUCTORES EN PRESUPUESTO, SUGIERE SEA COORDINADO POR QUIEN LO UTILIZA DIRECTAMENTE
1602- Marcela Jaramillo GIMNASIO. No está de acuerdo con incluir este rubro en presupuesto, hace referencia a las implicaciones de RCE (jurídica), mantenimiento equipos revisión de impacto
Presidente consejo: requerimiento de la comunidad, se realizó estudio de alcance y responsabilidad por RCE, se aclara que hay diseño de un documento de responsabilidad propia, los instructores disminuirían el riesgo de lesión. Si pocas personas lo usan se genere un riesgo mínimo. En presupuesto se proyecta el costo mayor teniendo en cuenta que su ejecución seria progresiva
1905, SERVICIO DE VIGILANCIA. Solicita revisión de contratación, argumentando que cuando no hay Administración presente, la seguridad es quien toma decisiones Se solicita a la Administración y Consejo
Presidente consejo, más que negociar costo se negocia valor agregado para el caso instalación cámaras, turnos adicionales. Se hace referencia que el conducto regular es Administración, la Seguridad no toma decisiones.
En caso de presentarse conflicto entre los habitantes y la seguridad, se deberá exponer la situación a través del correo del conjunto debidamente documentado, la Administración entrará a revisar
DESTINO CUOTA EXTRAORDINARIA RECAUDADA A COMIENZOS DEL 2017,
Presidente consejo, la cuota extraordinaria está destinada a la recepción de áreas comunes, ver información pág. Web.
MASCOTAS : no es manejo de la Administración, el tema no es la multa y la cultura, Por Manual de Convivencia y se surte el trámite correspondiente
CAMBIO DE TOKEN DE ARRENDADOR A ARRENDATARIO
No es necesario
PREAPROBACION DE PRESUPUESTO
PARA PREAPROBRAR SE PONE EN CONSIDEREACION EL RUBRO DE INSTRUCTORES DEL GIMNASIO.
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OBSERVACION DE PROPIETARIO, DE DEBE TENER EN CUENTA QUE EL INCREMENTO ESTA POR ENCIMA DEL IPC 15%, POR LO QUE SOLICITO TENERLO EN CUENTA PARA TOMAR LA DECISION
Administración hace la aclaración que no solo es tema de Gimnasio, y que a pesar del incremento estamos por debajo de la media
27 propietarios no están de acuerdo con el presupuesto / del total de asistentes presentes para un 20%.
Por ende, se da preaprobación por presupuesto al 2018 por Torre 3
Se aclara que se sigue manteniendo el 10% por pronto pago sobre la cuota de administración aprobada
El incremento a partir de la aprobación en asamblea será retroactivo a partir del mes de enero de 2018 (4 meses), la forma de cobro se informará en Asamblea General y posteriormente en comunicación oficial.
10. PRESENTACIÓN Y APROBACIÓN PROYECTOS DE INVERSIÓN.
NO SE PRESENTO
11. POSTULACIÓN CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN PARA LA VIGENCIA DE ABRIL DE
2018 A ABRIL DE 2019.
ORLANDO ARENAS 3-1907
DANILO HERNANDEZ 3-205
12. POSTULACIÓN COMITÉ DE CONVIVENCIA.
Andrés hace la introducción, e invita a que se postulen estando conscientes de su participación en la mejora de la convivencia en la comunidad JAIRO FONSECA 3-501 SANDRA GONZALEZ -3-203 JULIAN RORIGUEZ 3-1604
13. POSTULACIÓN COMITÉ RECEPCIÓN DE ÁREAS COMUNES.
Andrés invita a la comunidad a que se postulen, resalta la importancia de que al menos 3
propietarios se postulen, haciendo énfasis en el seguimiento e impacto que tiene este tema
ANDRES MAURICIO PEÑA 3-806
ORLANDO ARENAS 3-1907
10
JAVIER RODRIGUEZ 3-1605
14. Presentación de propuestas y nombramiento de Revisor Fiscal.
Convertir excedente $6MM generada por utilidad. como una reserva o llevarlos a cubrir gastos.
Se aprueba este punto por unanimidad en la preasamblea
Incrementar IPC cuota administración, parqueaderos motos y salón comunal
Se aprueba este punto por unanimidad en la preasamblea
REVISOR FISCAL … TEMA PARA ASAMBLEA
15. Presentación cambios a Manual de Convivencia.
Anexo presentación Administración “Temas convivencia”
16. Propuestas por parte de los residentes para ser consideradas en la Asamblea. En la página
del conjunto www.parquecentraloccidente1.com, se encuentra el formato de propuestas,
que puede ser descargado y diligenciado. Estas propuestas para haber sido tenidas en
cuenta debieron ser entregadas en la Administración hasta el miércoles 4 de abril a las 5:00
p.m. con el fin de clasificarlas por tema,
Ver anexo de propuestas presentadas
SUGERENCIA: CARROS MERCADO, se propone que la persona que lo necesite deje
documento, le entreguen llave, haga uso del mismo y lo devuelva
Presidente consejo, se dejará libre el uso, si no hay comportamiento positivo se vuelve al
sistema anterior
MANTENIMIENTO FACHADAS TORRES: sugiere revisar plan Mantenimiento –
impermeabilización
Presidente consejo: contemplado en la recepción áreas comunes
PAG WEB. Acceso para publicidad, USO DE PANELES SOLARES, solicita revisar el tema
Pag Web publicidad ya está lista, el tema de paneles solares ya se esta revisando cuando
llegue el momento se comentará
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TEMA CONVIVENCIA: CONSUMO MARIHUANA (piso 18) solicita revisar el tema
Participación Comité de Convivencia, sugiere pasar el reporte debidamente documentado
para poder realizar el seguimiento correspondiente
GUARDAS DE SEGURIDAD: medida aviso “piso resbaloso”, se revisará el tema
ENTREGA AREAS COMUNES: LIMPIEZA DE FACHADAS Y VENTANAS
ZONAS BBQ, adecuar azoteas para este fin, AR ratifica que no se autoriza, el proyecto
queda quieto.
TERRAZAS
Recepción de Áreas comunes, es un proceso que no es inmediato, e implica un proyecto
de adecuación
RAMPA ACCESO PASILLO A LA ENTRADA TORRES
Área común, cuando se reciba se revisará el tema
MAS PARQUEADEROS PARA MOTOS:
Es un tema en la lista, el uso del parqueadero se tiene que cambiar, pero son muy limitados,
De igual forma se sigue evaluando
17. Proposiciones y varios, se tendrá en cuenta que en la asamblea no se recibirán quejas, reclamos, ni sugerencias, estas deberán tramitarse a través de la página de internet del conjunto con el fin de dar agilidad a la reunión. Presentación por parte del Presidente de Consejo (documento anexo pág. web)
18. Nombramiento de los delegados para la asamblea.
Delegados para la asamblea son 7 personas que van a participar en todas las asambleas del año y 2 suplentes. El administrador proveerá toda la logística que se requieran para las reuniones. DELEGADOS A LA ASAMBLEA ORDINARIA 7 PRINCIPALES FRANCY ESCOBAR SUAREZ 3-1003 MARIA DEL PILAR GARZON 3-1308 CESAR AUGUSTO URREGO -3-1106 ALVARO MARTINEZ -3-1105 NANCY RODRIGUEZ 3-1507
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GUSTAVO ADOLFO FORERO 3-2008 JAIRO MORENO 3-1908 2 SUPLENTES JOHANA RODRIGUEZ VALBUENA 3-1703 FRANCY MARTINEZ 3-1306 (NUEVO PROPIETARIO)
19. Firma del acta de la pre-Asamblea.
Siendo las 6:10 P.M. damos por terminada la Pre-asamblea.
Firma presidente Preasamblea Firma Secretaria Preasamblea
(ORIGINAL FIRMADO) (ORIGINAL FIRMADO)
JAIRO RIVERA GALVIS ELIZABETH LUGO DIAZ
Apto 03-705 Apto 03-304
Firma el Comité de Verificador del Acta:
(ORIGINAL FIRMADO) (ORIGINAL FIRMADO)
JAIRO VELASCO JOSE ORLANDO ARENAS GIL
Apto 03-703 Apto 03-1907