Acta Sesión 38-2012 - Archivo Nacional de Costa Rica · Nacional de Notariado que respecto de la situación presentada con los expedientes de actividad judicial no contenciosa

Acta CNSED 38-2012 1

Acta No. 38-2012 correspondiente a la sesión ordinaria celebrada por la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos, en las instalaciones de la Dirección General del Archivo Nacional en Curridabat, a partir de las 8:30 horas del día 23 de agosto de 2012; con la asistencia del señor José Bernal Rivas Fernández, Presidente de la Comisión, en representación del Presidente de la Junta Administrativa del Archivo Nacional; el señor Raymundo Brenes Rosales, Historiador; la señora Ivannia Valverde Guevara, Jefe del Departamento Servicios Archivísticos Externos y Secretaria Ejecutiva de la Comisión; la señorita Camila Carreras Herrero, Técnica nombrada por la Dirección General del Archivo Nacional y la señorita María Fernanda Guzmán Calderón, Secretaria del Departamento Servicios Archivísticos Externos. Ausentes con justificación: la señora Carmen Campos Ramírez, Subdirectora General y Jefe por recargo del Departamento Archivo Histórico y Vicepresidenta de la Comisión y la señora Virginia Chacón Arias, Directora Ejecutiva de la Comisión. Asiste: el señor Javier Gómez Jiménez, Profesional responsable del informe. Convocados: el señor Christián Solís Zeledón, Encargado del Archivo Central y Secretario del Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos del Consejo Nacional de Producción (CNP) y la señora Patricia Sánchez Carvajal, Encargada del Archivo Central y Secretaria del Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos de la Autoridad Reguladora de los Servicios Públicos (ARESEP). CAPITULO I. LECTURA Y APROBACIÓN DE ACTAS: Artículo 1. Lectura, comentario y aprobación de las Actas 35-2012 y 36-2012. ACUERDO 1. Se aprueban, con correcciones, las actas 35-2012 y 36-2012. CAPITULO II. ACUERDOS PENDIENTES: Artículo 2. Sesión 04-2012 del 19 de enero de 2012: Acuerdo 4. Solicitar a la Dirección Nacional de Notariado que respecto de la situación presentada con los expedientes de actividad judicial no contenciosa tramitados en sede notarial (8067 expedientes aproximadamente), que actualmente se encuentra bajo custodia del Archivo Judicial; así como el acuerdo tomado por el Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos del Poder Judicial, respecto de otorgar un plazo de tres meses para el retiro de dichos expediente, o de lo contrario se procederá a la destrucción de estos documentos; esta Comisión solicita su atención a dicha petición por cuanto el recibo, custodia y administración de los expedientes es responsabilidad de la entidad productora y dicha Dirección debe velar por la correcta conservación documental o de lo contrario estaría infringiendo la normativa que establece la Ley 7202 del Sistema Nacional de Archivos. Además, se les recuerda que la autorización para la eliminación de documentos según la normativa vigente la deben gestionar ante esta Comisión, previo a ejecutar cualquier acción sobre el particular. Enviar copia de este acuerdo al Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos del Poder Judicial y a la señora Virginia Chacón Arias, Directora General del Archivo Nacional.


ACUERDO 2. Enviar un recordatorio a la Dirección Nacional de Notariado de que aún se encuentra pendiente de respuesta el acuerdo 4 de sesión 04-2012 del 19 de enero de 2012, el cual indica lo siguiente: “Solicitar a la Dirección Nacional de Notariado que respecto de la situación presentada con los expedientes de actividad judicial no contenciosa tramitados en sede notarial (8067 expedientes aproximadamente), que actualmente se encuentra bajo custodia del Archivo Judicial; así como el acuerdo tomado por el Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos del Poder Judicial, respecto de otorgar un plazo de tres meses para el retiro de dichos expedientes, o de lo contrario se procederá a la destrucción de estos documentos; esta Comisión solicita su atención a dicha petición por cuanto el recibo, custodia y administración de los expedientes es responsabilidad de la entidad productora y dicha Dirección debe velar por la correcta conservación documental o de lo contrario estaría infringiendo la normativa que establece la Ley 7202 del Sistema Nacional de Archivos. Además, se les recuerda que la autorización para la eliminación de documentos según la normativa vigente la deben gestionar ante esta Comisión, previo a ejecutar cualquier acción sobre el particular.” Enviar copia de este acuerdo al Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos del Poder Judicial y a la señora Virginia Chacón Arias, Directora General del Archivo Nacional. Artículo 3. Sesión 19-2012 del 19 de abril de 2012: Acuerdo 7. Comunicar a la señora Milena Conejo Aguilar, Coordinadora de la Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos del Poder Judicial; que la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos tiene interés en reactivar la Comisión de normalización de criterios en materia de valoración documental entre el Poder Judicial y el Archivo Nacional; para lo cual se ha designado por parte del Archivo Nacional a las Jefaturas de los Departamentos Servicios Archivísticos Externos y Archivo Histórico y a la señorita Natalia Cantillano Mora, Coordinadora Área de Rescate y Rectoría del Departamento Servicios Archivísticos Externos. Asimismo, con el fin de conformar esta Comisión, le solicitamos atentamente informar que funcionarios representaran al Poder Judicial, para de esta forma poder iniciar a la mayor brevedad las reuniones respectivas para la definición de criterios en materia de valoración documental. Enviar copia de este acuerdo a la señora Virginia Chacón Arias, Directora General del Archivo Nacional; al señor Alfredo Jones León, Director Ejecutivo y a la señora Patricia Ugalde Romero, Jefe del Archivo Judicial del Poder Judicial. ACUERDO 3. Enviar un recordatorio a la señora Milena Conejo Aguilar, Coordinadora del Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos del Poder Judicial; de que aún se encuentra pendiente de respuesta el acuerdo 7 de sesión 19-2012 del 19 de abril de 2012, el cual indica lo siguiente: “Comunicar a la señora Milena Conejo Aguilar, Coordinadora de la Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos del Poder Judicial; que la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos tiene interés en reactivar la Comisión de normalización de criterios en materia de valoración documental entre el Poder Judicial y el Archivo Nacional; para lo cual se ha designado por parte del Archivo Nacional a las Jefaturas de los Departamentos Servicios Archivísticos Externos y Archivo Histórico y a la señorita Natalia Cantillano Mora, Coordinadora Área de Rescate y Rectoría del Departamento Servicios Archivísticos Externos. Asimismo, con el fin de conformar esta Comisión, le solicitamos atentamente informar que funcionarios representaran al Poder Judicial, para de esta forma poder iniciar a la mayor brevedad las reuniones respectivas para la definición de criterios en materia de valoración documental.”


Artículo 4. Sesión 19-2012 del 19 de abril de 2012: Acuerdo 5. Comunicar a la señora Virginia Chacón Arias, Directora General del Archivo Nacional; que esta Comisión comprende todo lo expuesto en su oficio DG-396-2012 de 03 de mayo de 2012; sin embargo, considera que una decisión como la solicitada debe tener un análisis previo por profesionales dedicados a la valoración documental, y no puede desligarse del trabajo de cambio metodológico que se realizó recientemente. Por lo tanto, le recomienda integrar un nuevo equipo de trabajo; con el fin de que analicen las solicitudes específicamente planteadas por el ICE y CCSS, para la utilización de tablas homólogas en dichas instituciones, Este equipo puede estar integrado por la señora Carmen Campos Ramírez, Subdirectora General, Jefe por recargo del Departamento Archivo Histórico y Vicepresidenta de la Comisión y los profesionales involucrados en el proceso de valoración documental del Departamento Servicios Archivísticos Externos. La señorita Camila Carreras Herrero, Técnica nombrada por la Dirección General del Archivo Nacional informa que los miembros de la Comisión de Cambio Metodológico de Valoración sostuvieron una reunión el pasado martes 21 de agosto de 2012 con la señora Virginia Chacón Arias, Directora General del Archivo Nacional, con el fin de revisar dicha metodología.

Dado que se realizaron nuevas correcciones, la señorita Carreras Herrero junto a la señorita Natalia Cantillano Mora, Coordinadora del Área de Rectoría del Departamento Servicios Archivísticos Externos, incluyeron dentro de la metodología el tema de la utilización de tablas de plazos de conservación de documentos homólogas en aquellas instituciones que contengan unidades, secciones o departamentos que realicen las mismas funciones.

Por tanto, se indicó que el tema de utilización de tablas homólogas dentro de las instituciones ya se contempló en el cambio metodológico, y que se espera realizar las modificaciones finales para hacer llegar el documento final a esta Comisión para su análisis, revisión y aprobación. CAPTULO III. LECTURA, COMENTARIO, MODIFICACIÓN Y APROBACIÓN DE LAS SIGUIENTES VALORACIONES: Artículo 5. Informe de Valoración: IV-44-2012-VP Asunto: Valoración Parcial de Documentos Fondo: Consejo Nacional de Producción (CNP) Subfondo: 1. División de Estabilización de Precios Convocado: el señor Christián Solís Zeledón, Encargado del Archivo Central y Secretario del Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos del Consejo Nacional de Producción (CNP). Hora: 9:00 a.m. Se deja constancia de que durante la sesión la valoración parcial de documentos estuvo a disposición de los miembros de la Comisión para su consulta. Al ser las 9:00 horas ingresan el señor Christián Solís Zeledón, Encargado del Archivo Central y Secretario del Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos del


Consejo Nacional de Producción (CNP) y el señor Javier Gómez Jiménez, Profesional responsable del informe. El señor Gómez Jiménez, Profesional responsable; procede a exponer las consideraciones previas del informe de valoración, entre las cuales se destacan: (...) 3.3 La solicitud de valoración parcial de documentos está firmada por el señor Edgar Hernández Valverde, Sub Gerente General del CNP, esto debido a que desde el 31 de diciembre de 2011, la institución no cuenta con Gerente General asignado. 3.4 En sesión Nº 25-2011 de 25 de agosto de 2011, se presentó el informe de valoración IV-29-2011-VP, correspondiente a la valoración parcial de documentos de la División de Estabilización del CNP, en dicha ocasión se acordó dejar pendiente de aprobación hasta tanto no se aclararan los siguientes puntos: “1.1 Notas de envío de mercadería a expendios: Verificar quién custodia el original de esta serie. 1.2 Ordenes de semillas: Verificar si es correcta la información de que el original lo custodian los productores y la copia se encuentra en las regionales.” 3.5 La CNSED en sesión Nº 40-2011 de 24 de noviembre de 2011, acordó archivar el trámite sin resolver, correspondiente a la valoración de la División de Estabilización de Precios, ya que el CISED del CNP no remitió respuesta a lo solicitado en la sesión Nº 23-2010 de 11 de agosto de 2010. 3.6 Mediante oficio ASI AC CISED-002-2010 de 11 de octubre de 2010, el señor Christián Solís Zeledón, Secretario del Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos (CISED) del Consejo Nacional de Producción (CNP), explicó lo siguiente relacionado al inicio y fin de las funciones de la División de Estabilización de Precios: Inicio de funciones Se inició el 17 de julio de 1956, amparado en la Ley 2035 del 17 de julio de 1956, se establece en el artículo Nº 9 la función de abastecimiento de las instituciones y de estabilización de precios, inclusive en la Ley 6050 del 14 de marzo de 1977, artículo 3, se habla que el CNP tendrá la finalidad de Estabilización de Precios de los Artículos de consumo, de los habitantes del país. Finalización de Labores y Causas Las causas del cierre de esta división tiene una serie de elementos, cuya coyuntura generó su finalización de funciones; su cierre se dio (sic) en el periodo de 1993-94, producto de una serie de reformas del sector agrario, las cuales afectaron fuertemente, aunando a esto, los Programas de Ajuste Estructural (PAES), los cuales iniciaron desde 1982, culminando en el año de 1992 con la eliminación de precios de sustentación y el cierre definitivo de los Expendios; se da también un cambio paulatino; como se señala en el Acta Nº 1903 del 22 de octubre de 1996, donde habla según el artículo Nº 1 de la creación de la Sociedad Anónima Laboral, para la administración privada del Programa de Abastecimiento Institucional, denominado PAISAL, fundando cooperativas alrededor del país. Quien Asumió sus funciones Con el cierre de esta división, y la reestructuración sufrida en la institución en el año de 1994, se eliminó definitivamente la División de Estabilización de Precios y ninguna otra oficina asumió esas


funciones, ya que el CNP dejo (sic) de ser un ente regulador de los precios de consumo masivo. (El subrayado y negrita es del original) Además, como complemento a la información antes citada, el señor Solís Zeledón mediante correo electrónico de 9 de julio de 2012, explicó lo siguiente: “ Cierre de División de Estabilización de Precios Con la adhesión de Costa Rica al GATT, y la implementación de los programas de ajuste estructural, Costa Rica se compromete a reducir la intervención del estado tomando una serie de medida como la reducción arancelaria en maíz amarillo, trigo y eliminando poco a poco las fijaciones de precios al productor de maíz y frijol, limitando sustancialmente la intervención directa del Estado y su poder de maniobra. Estas medidas impactaron en una reducción sustancial en las compras, importaciones y ventas de granos básicos por parte del Estado, situación que trajo como consecuencia la disminución de la actividad de esta División. Este nuevo giro en el modelo de desarrollo hacia una apertura comercial implicó que en 1994 el CNP hiciera un replanteamiento de su orientación, para lo cual debió definir nuevos y novedosos mecanismos de intervención y rediseñar nuevos instrumentos para el apoyo al pequeño y mediano productor Es así como se identifica una seria de apoyos necesarios tendientes a favorecer la inserción de estos agricultores en el mercado, actividades estas relacionadas con el mercadeo agropecuario, la agroindustria y la calidad e inocuidad; fueron sustituyendo aquellas que implicaron la intervención directa en el mercado. A pesar de lo anterior, en el estudio realizado en 1994 se da una reducción significativa de las funciones de un aserie de áreas de la institución, entre las que destacaba la división de Estabilización de Precios; la incierta situación que este nuevo modelo de desarrollo establecía para el pequeño y mediano productor de granos, para el país en general y para la institucionalidad, impidió esa eliminación en ese momento, realizando solo una reducción mínima del recurso humano y financiero. Nuevamente en 1997 se identifica la necesidad de realizar ajustes en la estructura y la orientación del CNP, es así como se plantea ante MIDEPLAN el documento fase final de reorganización administrativa en el cual se mantienen y se refuerzas los instrumentos orientados a la asesoría y se justifica que esta División deje de existir para dar paso a otras Direcciones que vinieron a desarrollar actividades como las que se plantearon anteriormente y asumieron pequeñas funciones que pasaron a constituir parte del deber de vigilancia del estado. Estos nuevos planteamientos inducidos por un nuevo modelo de desarrollo y la promulgación y reforma de la Ley de creación de la Corporación Ganadera, redujo sustancialmente las acciones y participación del CNP en las actividades pecuarias, limitando las funciones en estas actividades en información estadística, las cuales son realizadas a la fecha por el Área de Información de Mercados y lo correspondiente a la estimación de precios de semilla le tocó al Área de Políticas Agropecuarias.” 3.7 En sesión de la CNSED 17-92 de 07 de agosto de 1992, se sometió a valoración el subfondo de la División de Estabilización de Precios, por medio del informe de selección IS-37-92, en el cual se declaró con valor científico cultural “parcial” la serie documental “correspondencia”, indicándose lo siguiente: “Conservar permanente lo que más refleje los objetivos y funciones sustantivas de la entidad. Eliminar el resto, lo que se refiere a trámites administrativos secundarios o rutinarios.” Se anotó que esta serie documental tenía una cantidad de 2 m y fechas extremas que comprendían los años de 1981-1982.


Además, en sesión de la CNSED 6-94 de 27 de mayo de 1994, por medio del informe de selección IS-14-94, se analizó dicho subfondo documental. En esa oportunidad se reiteró la declaratoria de valor científico cultural “parcial” para la serie “Correspondencia. Documentos varios”, y se indicó lo siguiente: “Hacer un expurgo interno de esta documentación, de tal manera que se conserven permanentemente los documentos más importantes producidos por ese Departamento, los que reflejen objetivos o funciones sustantivas de la entidad. Eliminar documentos rutinarios cuando caduque su vigencia administrativa y legal.” Se apuntó que la serie documental “Correspondencia”, tenía una cantidad de 1 m y fechas extremas 1980-1982. Asimismo, en sesión de la CNSED 10-96 de 22 de agosto de 1996, por medio del informe de selección IS-31-96, se presentó a valoración este subfondo. En dicha ocasión, la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos, comunicó mediante el oficio CNSED-39 de 02 de setiembre de 1996, dirigido al señor Ricardo Zeledón Cambronero, Coordinador de la Evaluación de Documentos del CNP, el siguiente acuerdo “se aprueba el informe excepto los siguientes tipos documentales que quedan pendientes para su análisis más detallado”. Dentro de las series documentales pendientes se incluía la “correspondencia” de la División de Estabilización de Precios. Sin embargo, en el expediente consultado no se encontró ninguna referencia sobre la finalización de dicho trámite. En esa oportunidad se apuntó que dicha serie documental contaba con fechas extremas de 1982-1985. La actual solicitud de valoración presenta la serie documental “correspondencia” con una cantidad de 0.06 m y con fechas extremas de 1990-1991. 3.8 El día 9 de julio de 2012, el suscrito remitió vía correo electrónico al señor Solís Zeledón, preguntas relacionadas con fechas extremas y cantidades de la serie documental “Correspondencia”. 3.9 En razón de lo requerido el señor Solís Zeledón, respondió por medio de correo electrónico de 10 de julio de 2012, aclarando las dudas solicitadas. A continuación se detallan las observaciones y sus respectivas respuestas: Observación: Según los informes de selección IS-37-92 aprobado en sesión de la CNSED Nº 17-92 de 7 de agosto de 1992 e IS-14-94 aprobado en sesión CNSED 06-1994 de 27 de mayo de 1994, fue declarada con valor científico cultural parcial la serie documental "Correspondencia", con fechas extremas: 1980-1982, sin embargo, en la solicitud actual se apuntaron las fechas: 1990-1991, por lo tanto, se le solicita explicar dónde se encuentra la documentación de los años 1983-1989. Explicar por qué se apuntó como fecha final de la serie "correspondencia" el año 1991, ya que, según los datos aportados, la oficina División de Estabilización de Precios cerró en el año 1994. Respuesta: “Con relación a su inquietud con el tipo documental "Correspondencia", efectivamente se dio un error en los datos planteados en la tabla de plazos, ya que efectivamente se tiene correspondencia desde el año 1983 hasta el año 1994, con una cantidad de 8 metros lineales de documentos. ” Observación: Indicar dónde se encuentran los originales de estas series documentales:


- Liquidación de bodegas. Copia - Liquidaciones totales de notas de envío. Copia Respuestas: “En el caso concreto del tipo documental "Liquidación de Bodega" en la casilla "Original o copia", lo correcto es "Original" y no copia, tal y como se especificó en dicha Valoración Parcial. En el tipo documental "Liquidaciones Totales de Notas de Envío", efectivamente se cuenta con copias de dichos documentos, y en la casilla "cuales otras oficinas tienen original o copia" se omitió el dato que el original se lo dejaban los clientes que se dejaban la mercadería que recibían.” Posterior a la lectura del informe de valoración, los miembros de esta comisión acuerdan: ACUERDO 4. Aprobar la solicitud de Valoración Parcial de Documentos presentada por el Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos del Consejo Nacional de Producción (CNP), mediante oficio ASI AC CISED-08-2012 de 09 de abril de 2012, para el Fondo: Consejo Nacional de Producción (CNP), Subfondo: 1. División de Estabilización de Precios. La aprobación se hace conforme a lo siguiente:

FONDO: CONSEJO NACIONAL DE PRODUCCIÓN (CNP)

SUBFONDO: División de Estabilización de Precios Funciones: Construir programas para la estabilización de precios de los productos de consumo popular y asegurar el abastecimiento adecuado de estos productos en todo el territorio nacional. N° orden Tipo / serie documental Vigencia

Administrativa-Legal

Valor científico-cultural

1.1 Notas de envío de mercadería a expendios. Copia. Original: Oficinas Regionales, Contabilidad y el proveedor. Contenido: solicitudes del CNP a los distintos proveedores para mantener el aprovisionamiento de los Expendios y las Bodegas que tenía en funcionamiento la Institución en todo el país. Soporte: papel Cantidad: 9 m Fechas: 1990-1996

10 años No*

1.2 Órdenes de entrega de semillas. Copia. Original: Regionales, División de Fomento. Copia: Productores. Contenido: registro de entrega de semilla a las sub-regiones para ser entregado a los pequeños y medianos productores para llevar a cabo el proceso de siembras. Soporte: papel Cantidad: 0.02 m Fechas: 1985-1991

4 años No*


1.3 Reportes de depósitos bancarios. Copia. Original: Banco emisor Contenido: reportes diarios que se hacía de los distintos depósitos, tanto en cheque como en efectivo, de lo recibido producto de las ventas y se incluían los recibos de cuentas por cobrar y otros ingresos por servicios. Soporte: papel Cantidad: 8 m Fechas: 1990-1991

6 años No*

1.4 Cajas chicas de expendios y bodegas. Original. Copia: ninguna Contenido: informe que muestra los egresos por concepto de pago de insumos o servicios que se solicitaban en los distintos expendios y bodegas de país. Soporte: papel Cantidad: 4.5 m Fechas: 1990-1994

5 años No*

1.5 Planillas de alquileres de expendios y bodegas. Original. Copia: ninguna Contenido: hojas mecanizadas en los que se muestran los distintos alquileres que tenía la Institución con los particulares. Soporte: papel Cantidad: 0.12 m Fechas: 1990-1991

3 años No*

1.6 Ventas a crédito. Original. Copia: ninguna Contenido: resúmenes de ventas de crédito hechas por la Institución a distintos proveedores Soporte: papel Cantidad: 0.07 m Fechas: 1991

5 años No*

1.7 Liquidaciones totales de notas de envío. Copia. Original: Clientes1 Copia: Contabilidad y Tesorería. Contenido: hojas mecanizadas con el desglose de las notas de envío mensual y semanal de las ventas a distintas instituciones. Soporte: papel Cantidad: 1 m Fechas: 1993-1994

5 años No*

1 En el formulario de solicitud de valoración parcial no se indicó quién tenía el original de esta serie documental, sin embargo, por medio de correo electrónico de 10 de julio de 2012, el señor Christián Solís Zeledón, Secretario del CISED del CNP indicó que lo conservan los clientes de las mercancías.


1.8 Entradas y salidas de productos a bodega. Original. Copia: ninguna Contenido: expediente donde se detalla datos de crédito y débito, con datos del precio de venta al por mayor, datos de detalle de peso, impurezas del producto (si las tiene) y devoluciones de mercadería. Soporte: papel Cantidad: 1 m Fechas: 1989-1994

6 años No*

1.9 Liquidación de bodegas. Original2. Copia: Contabilidad y Tesorería. Contenido: registros de entrada y salida de granos, notas de crédito y débito, hojas con el conteo del comestible que se distribuía, incluía las facturas de los distintos proveedores de la Institución. Soporte: papel Cantidad: 0.20 m Fechas: 1990-1991

6 años No*

1.10 Reportes diarios de ventas al por mayor. Copia. Original: Banco emisor Contenido: facturas de bodegas con detalles de ventas al por mayor y reportes diarios donde se desglosan las facturas. Soporte: papel Cantidad: 0.30 m Fechas: 1990-1994

5 años No*

1.11 Tarjetas de control de existencias diarias. Original. Copia: ninguna Contenido: registros de la información de artículos de la canasta básica, por bultos, entradas y salidas, saldos, etc. Soporte: papel Cantidad: 0.03 m Fecha: 1990

5 años No*

1.12 Correspondencia. 3 Original y copia. Original y copias: en otras dependencias administrativas. Contenido: comunicación constante que se da entre la jerarquía y el resto de las Áreas de la entidad, la hay informativa, decisoria, instrucción, cumplimiento, atención o aplicación. Soporte: papel y microfilm4 Cantidad: 8 m Fechas: 1983-1994

7 años Sí. Conservar en soporte papel. Porque evidencia la toma de decisiones en materia de estabilización de precios del Consejo

Nacional de Producción, CNP. Elegir la

relacionada con la ejecución de las

funciones sustantivas, a criterio del Encargado

del Archivo Central y el Jefe de la Oficina

Productora

2 En el formulario de solicitud de valoración parcial se indicó que correspondía a copias, sin embargo, por medio de correo electrónico de 10 de julio de 2012, el señor Christián Solís Zeledón, Secretario del CISED del CNP indicó que corresponden a originales.


No*: indica que se puede eliminar cuando caduque su vigencia administrativa y legal.

En cuanto a los documentos en soporte electrónico, es importante aclarar que, de conformidad con el artículo 16 de la Ley General de Control Interno Nº 8292, la institución debe documentar los sistemas, programas, operaciones del computador y otros procedimientos pertinentes a los sistemas de información, ya que esto le permitirá disponer de documentación completa, adecuada y actualizada para todos los sistemas que se desarrollan. Además, se les recuerda que se deben conservar los metadatos que permitan el acceso a la información en un futuro, de acuerdo con los lineamientos de la “Directriz con regulaciones técnicas sobre administración de documentos producidos por medios automáticos”, emitida por la Junta Administrativa del Archivo Nacional y publicada en La Gaceta Nº 61 de 28 de marzo de 2008, y las “Normas Técnicas para la Gestión y el Control de Tecnologías de Información, (N-2-2007-CO-DFOE)”, publicada en La Gaceta Nº 119 de 21 de junio de 2007”. En relación con los documentos contables, en la circular 22-2010 de 13 de septiembre de 2010 remitida por la Dirección General del Archivo Nacional se indica: “Por este medio nos permitimos recordarles que de acuerdo con lo que dispone la Ley 8754, Ley contra la delincuencia organizada (artículos 4, 5, 18 y 47) el plazo de vigencia administrativa-legal de los documentos de operaciones contables, cuentas, operaciones financieras, documentos tributarios y similares no puede ser menor a 10 años. Los archivistas, y en particular los Comités Institucionales de Selección y Eliminación de Documentos, deben tener presentes estas disposiciones vigentes hace más de un año.” Asimismo, se le consulta al señor Solís Zeledón si tiene algún comentario, consulta o duda sobre la lectura del informe, a lo que responde que no. Por tanto, de las series documentales sometidas a valoración fue declarada con valor científico cultural la siguiente:

FONDO: CONSEJO NACIONAL DE PRODUCCIÓN (CNP) Subfondo: 1. División de Estabilización de Precios

N° de orden Serie o Tipo documental Cantidad

Fechas Extremas Valor científico- cultural

1.12 Correspondencia. 5 Original y copia. Original y copias: en otras dependencias administrativas. Contenido: comunicación constante que se da entre la jerarquía y el resto de las Áreas de la entidad, la hay informativa, decisoria, instrucción, cumplimiento, atención o aplicación. Soporte: papel

8 m 1983-1994

Sí. Conservar en soporte papel. Porque evidencia la toma de decisiones en materia de estabilización de precios del Consejo Nacional de Producción, CNP. Elegir la relacionada con la ejecución de las funciones sustantivas, a criterio del Encargado del Archivo Central y el Jefe de la Oficina Productora

3 En el formulario de valoración parcial se había apuntado las fechas extremas 1990-1991 y una cantidad de 0.06 m, sin embargo, por medio de correo electrónico de 10 de julio de 2012, el señor Christián Solís Zeledón, Secretario del CISED del CNP indicó lo siguiente: “Con relación a su inquietud con el tipo documental "Correspondencia", efectivamente se dio un error en los datos planteados en la tabla de plazos, ya que efectivamente se tiene correspondencia desde el año 1983 hasta el año 1994, con una cantidad de 8 metros lineales de documentos. ” 4 Información suministrada por el señor Christián Solís Zeledón, Encargado del Archivo Central del Consejo Nacional de Producción, CNP. 5 En el formulario de valoración parcial se había apuntado las fechas extremas 1990-1991 y una cantidad de 0.06 m, sin embargo, por medio de correo electrónico de 10 de julio de 2012, el señor Christián Solís Zeledón, Secretario del CISED del CNP indicó lo siguiente: “Con relación a su inquietud con el tipo documental "Correspondencia", efectivamente se dio un error en los datos planteados en la tabla de plazos, ya que efectivamente se tiene correspondencia desde el año 1983 hasta el año 1994, con una cantidad de 8 metros lineales de documentos. ”


Comunicar al señor Christián Solís Zeledón, Encargado del Archivo Central y Secretario del Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos del Consejo Nacional de Producción (CNP). Enviar copia de este acuerdo al señor Edgar Hernández Valverde, Sub gerente General del Consejo Nacional de Producción (CNP). Artículo 6. Informe de Valoración: IV-43-2012-TP Asunto: Tablas de Plazos de Conservación de Documentos Fondo: Autoridad Reguladora de los Servicios Públicos (ARESEP) Subfondos: 2. Regulador General, 3. Gerencia General, 4.Departamento de Gestión y Documentación, 5. Departamento de Tecnologías de Información, 6. Auditoria Interna, 7. Dirección General de Asesoría Jurídica y Regulatoria, 8. Dirección General del Centro de Desarrollo de la Regulación, 9. Departamento de Recursos Humanos, 10. Centro de Informática Técnica, 11. Dirección de Servicios de Aguas y Ambiente, 12. Dirección de Servicios de Transporte, 13. Dirección General de Estrategia y Evaluación, 14. Dirección de Servicios de Energía, 15. Dirección General Participación al Usuario, 16. Dirección Administrativa Financiera, 17. Departamento de Finanzas, 18. Departamento de Servicios Generales, 19. Proveeduría, 20. Unidad de Transportes. Convocada: la señora Patricia Sánchez Carvajal, Encargada del Archivo Central y Secretaria del Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos de la Autoridad Reguladora de los Servicios Públicos (ARESEP). Hora: 9:30 a.m. Se deja constancia de que durante la sesión las tablas de plazos de conservación de documentos estuvieron a disposición de los miembros de la Comisión para su consulta. Al ser las 10:00 horas ingresan la señora Patricia Sánchez Carvajal, Encargada del Archivo Central y Secretaria del Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos de la Autoridad Reguladora de los Servicios Públicos (ARESEP), el señor Luciano Unfried Rovelo, Funcionario del Archivo Central de la ARESEP. El señor Gómez Jiménez, Profesional responsable; continúa con la lectura del informe de valoración IV-43-2012-TP, el cual se había iniciado en sesión 36-2012 de 09 de agosto de 2012. Posterior a la lectura del informe de valoración, los miembros de esta comisión acuerdan: ACUERDO 5. Dejar pendiente el análisis y aprobación de las solicitudes de Tablas de Plazos de Conservación de Documentos presentadas por el Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos de la Autoridad Reguladora de los Servicios Públicos (ARESEP), mediante los oficios CISED-02-2011 de 12 de diciembre de 2011, 001-CISED-2012 de 9 de enero de 2012, 002-CISED-2012/794 de 16 de enero de 2012, 003-CISED-2012/89197 de 16 de abril de 2012, para el Fondo: Autoridad Reguladora de los Servicios Públicos (ARESEP), Subfondos: 2. Regulador General, 3. Gerencia General, 4.Departamento de Gestión y Documentación, 5. Departamento de Tecnologías de Información, 6. Auditoria Interna, 7. Dirección General de Asesoría Jurídica y Regulatoria, 8. Dirección General del Centro de Desarrollo de la Regulación, 9. Departamento de Recursos Humanos, 10. Centro de Informática Técnica, 11. Dirección de Servicios de Aguas y Ambiente, 12. Dirección de Servicios


de Transporte, 13. Dirección General de Estrategia y Evaluación, 14. Dirección de Servicios de Energía, 15. Dirección General Participación al Usuario, 16. Dirección Administrativa Financiera, 17. Departamento de Finanzas, 18. Departamento de Servicios Generales, 19. Proveeduría, 20. Unidad de Transportes; hasta tanto se realicen las correcciones de fondo al informe de valoración IV-43-2012-TP y se redacten de forma más entendible la declaratoria de valor científico cultural; dada su complejidad y similitud, para los siguientes tipos documentales: Subfondo 8. Dirección General del Centro de Desarrollo de la Regulación: 8.6 Expedientes OT (Otros trámites) de Modelos de ajuste tarifario; subfondo 11. Dirección de Servicios de Aguas y Ambiente: 11.5 Expedientes OT (Otros trámites), 11.6 Expedientes OT (Otros trámites) y 11.7 Expedientes OT (Otros trámites); subfondo 14. Dirección de Servicios de Energía: 14.6 Expedientes OT (Otros trámites). Comunicar a la señora Patricia Sánchez Carvajal, Encargada del Archivo Central y Secretaria del Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos de la Autoridad Reguladora de los Servicios Públicos (ARESEP). Enviar copia de este acuerdo al señor Rodolfo González Blanco, Gerente General de la Autoridad Reguladora de los Servicios Públicos (ARESEP). CAPITULO IV. CORRESPONDENCIA: Artículo 7. Oficio DG-601-2012 de 09 de julio de 2012, suscrito por la señora Virginia Chacón Arias, Directora General del Archivo Nacional; mediante el cual adjunta para conocimiento de esta Comisión, los acuerdos publicados en los Boletines Judiciales N° 112 del 11 de junio de 2012 y N° 108 y 116 del 15 de junio de 2012, relacionados con la eliminación de documentos en el Poder Judicial. SE TOMA NOTA. Artículo 8. Oficio DG-638-2012 de 17de julio de 2012, suscrito por la señora Virginia Chacón Arias, Directora General del Archivo Nacional; mediante el cual adjunta para conocimiento de esta Comisión, los acuerdos publicados en el Boletín Judicial N° 55 del 16 de junio de 2012, relacionados con la eliminación de documentos en el Poder Judicial. SE TOMA NOTA. Artículo 9. Oficio DSAE-535-2012 de 31 de julio de 2012, suscrito por la señora Virginia Chacón Arias, Jefe por recargo del Departamento Servicios Archivísticos Externos; mediante el cual solicita de ser posible la resolución de los oficios DSAE-263-2012 de 02 de mayo de 2012, relativo a la declaratoria de valor científico cultural de los expedientes clínicos del Hospital Nacional Psiquiátrico; así como, del oficio DSAE-362-2012 del 30 de mayo de 2012, relacionado con una declaratoria similar, respecto de los documentos del Colegio Superior de Señoritas, los cuales fueron presentados ante esta Comisión. ACUERDO 6. Comunicar a la señora Virginia Chacón Arias, Directora General, que en relación con el oficio DSAE-535-2012 de 31 de julio de 2012, el cual suscribió siendo Jefe por recargo del Departamento Servicios Archivísticos Externos; esta Comisión tomó dos acuerdos a saber: 1. Acuerdo 8 de sesión 29-2012 del 21 de junio de 2012, solicitando información adicional a la Jefatura del Departamento Servicios Archivísticos Externos, respecto de la clasificación y ordenación de los expedientes del Hospital Nacional Psiquiátrico y 2. Acuerdo 11 de sesión 29-2012 del 21 de junio de 2012, solicitando a la Directora del Colegio Superior de Señorita muestra de los documentos declarados; ambos acuerdos con el fin de que esta Comisión tenga más datos para la toma de decisiones al respecto. Por lo tanto, al momento de recibir la contestación a los acuerdos mencionados,


se le estará comunicando la decisión final. Enviar copia de este acuerdo a la señora Ivannia Valverde Guevara, Jefe del Departamento Servicios Archivísticos Externos. Artículo 10. Oficio CIAP-030-2012 de 07 de agosto de 2012, suscrito por la señora Lilliam Alvarado Agüero, Presidenta de la Comisión Interinstitucional de Jefes o Encargados de los Archivos Centrales del Sector Público; mediante el cual plantea la preocupación en cuanto a los criterios y metodología de esta Comisión y remiten una serie de observaciones y recomendaciones al respecto. ACUERDO 7. Trasladar fotocopia a los miembros de la Comisión del oficio CIAP-030-2012 de 07 de agosto de 2012, suscrito por la señora Lilliam Alvarado Agüero, Presidenta de la Comisión Interinstitucional de Jefes o Encargados de los Archivos Centrales del Sector Público; para su lectura y análisis en una próxima sesión de esta Comisión. Artículo 11. Oficio DG-698-2012 de 09 de agosto de 2012, suscrito por la señora Virginia Chacón Arias, Directora General del Archivo Nacional; mediante el cual adjunta para conocimiento de esta Comisión, los acuerdos publicados en los Boletines Judiciales N° 137 del 16 de julio de 2012 y N° 140 del 19 de julio de 2012, relacionados con la eliminación de documentos en el Poder Judicial. SE TOMA NOTA. Artículo 12. Oficio CISED-HMS-006-2012 del 09 de agosto de 2012, suscrito por la señora Ruth Cernas Casares, Encargada del Archivo Central del Hospital Monseñor Sanabria de la Caja Costarricense del Seguro Social (CCSS); mediante el cual comunica la conformación del Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos de dicho Hospital. ACUERDO 8. Trasladar a la señora Ivannia Valverde Guevara, Jefe del Departamento Servicios Archivísticos Externos, fotocopia del oficio CISED-HMS-006-2012 del 09 de agosto de 2012, suscrito por la señora Ruth Cernas Casares, Encargada del Archivo Central del Hospital Monseñor Sanabria de la Caja Costarricense del Seguro Social (CCSS); con el fin de que se verifique si la conformación del Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos de dicho Hospital es correcta. Artículo 13. Oficio CISED-006-2012 del 17 de agosto de 2012, suscrito por el señor Yáyner Sruh Rodríguez, Presidente el Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos del Banco Central de Costa Rica (BCCR); mediante el cual remite la respuesta a los oficios CNSED-144, 145, 147, 166, 177 y 178-2012, en los cuales se transcriben varios acuerdos tomados por esta Comisión y que requerían de algunas aclaraciones relacionadas con la solicitud de valoración de tablas de plazos de conservación de documentos de dicho Banco. ACUERDO 9. Trasladar a la señora Ivannia Valverde Guevara, Jefe del Departamento Servicios Archivísticos Externos, fotocopia del oficio CISED-006-2012 del 17 de agosto de 2012, suscrito por el señor Yáyner Sruh Rodríguez, Presidente el Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos del Banco Central de Costa Rica (BCCR); con el fin de que el Profesional responsable del informe de valoración de dicho Banco analice las respuestas indicadas en el oficio y remita a esta Comisión su criterio técnico respecto de sí fueron subsanadas las inconsistencias de esta valoración documental, para la toma de la decisión final. Enviar copia de este acuerdo al señor Yáyner Sruh Rodríguez, Presidente el


Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos del Banco Central de Costa Rica (BCCR). Artículo 14. Oficio 226-219-2012 de 20 de agosto de 2012, suscrito por la señora Silvia González Ulate, Secretaria del Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos del Instituto Costarricense de Electricidad (ICE); mediante el cual remite respuesta al oficio CNSED-175-2012, relacionado con una solicitud de aclaración de la serie documental “Libro submayor contable” de la Tabla de plazos de conservación de documentos del Proyecto Hidroeléctrico Pirrís. ACUERDO 10. Trasladar a la señora Ivannia Valverde Guevara, Jefe del Departamento Servicios Archivísticos Externos, fotocopia del oficio 226-219-2012 de 20 de agosto de 2012, suscrito por la señora Silvia González Ulate, Secretaria del Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos del Instituto Costarricense de Electricidad (ICE); con el fin de que el Profesional responsable del informe de valoración analice la respuesta indicada en el oficio y remita a esta Comisión su criterio técnico respecto de sí fue subsanada la consulta de esta valoración documental, para la toma de la decisión final. Enviar copia de este acuerdo a la señora Silvia González Ulate, Secretaria del Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos del Instituto Costarricense de Electricidad (ICE). Artículo 15. Copia del Oficio N° 7744-12 del 12 de agosto de 2012, suscrito por la señora Catalina Conejo Valverde, Pro-secretaria General de la Corte Suprema de Justicia y dirigido al señor Carlos Manual Rodríguez Jiménez, Director de la Dirección Nacional de Notariado, el cual esta relacionado a la custodia de los Expedientes de actividad judicial no contenciosa custodiados en el Archivo Judicial del Poder Judicial. ACUERDO 11. Trasladar a la señora Ivannia Valverde Guevara, Jefe del Departamento Servicios Archivísticos Externos, la copia del Oficio N° 7744-12 del 12 de agosto de 2012, suscrito por la señora Catalina Conejo Valverde, Pro-secretaria General de la Corte Suprema de Justicia y dirigido al señor Carlos Manual Rodríguez Jiménez, Director de la Dirección Nacional de Notariado, con el fin de que se incorpore al expediente de valoración respectivo. CAPITULO V. ASUNTOS VARIOS: Artículo 16. La señora Ivannia Valverde Guevara, Jefe del Departamento Servicios Archivísticos Externos y Secretaria Ejecutiva de la Comisión, solicita la revisión nuevamente del acuerdo 2.2 tomado en sesión 2-2005 celebrada el día 02 de marzo de 2005, con el cual se le solicitaba a la Auditoría Interna del Archivo Nacional la apertura de las actas de esta Comisión. La señora Ivannia Valverde Guevara, Jefe del Departamento Servicios Archivísticos Externos y Secretaria Ejecutiva de la Comisión, expone a los miembros de la Comisión que según el acuerdo 2.2 tomado en sesión 2-2005 celebrada el día 02 de marzo de 2005, se le solicitó a la Auditoría Interna del Archivo Nacional la apertura de las actas de esta Comisión.


La señora Noemy Méndez Madrigal, Auditora Interna de la Dirección General del Archivo Nacional contestó mediante oficio A.I. 74-2004 de 16 de noviembre de 2004 [sic]; lo siguiente:

“(...) los tomos de actas resultantes de las reuniones pasadas pueden mandarlos a empastar y debido a su extemporaneidad no requieren razones de apertura y cierre. No obstante, es conveniente que el tomo próximo a cerrarse si contemple dejar en blanco la última hoja para estampar en él la razón de cierre. En el caso del próximo tomo a abrir, antes de iniciarse la transcripción de actas debe recibir su razón de apertura (...)”

Sin embargo, a la fecha no se han tomado las medidas necesarias para la apertura y cierre de dichas actas. Posterior al análisis de los antecedentes, los miembros de esta Comisión acuerdan: ACUERDO 12. Solicitar a la señora Noemy Méndez Madrigal, Auditora Interna de la Dirección General del Archivo Nacional; iniciar con los requisitos necesarios para la apertura del próximo tomo de actas de la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos, CNSED; para lo cual esta Comisión agradece su colaboración en indicar el procedimiento a seguir; en cuanto a esta solicitud. No obstante, se recuerda que dada la extemporaneidad del acto, las actas únicamente han sido empastadas. ACUERDO 13. Solicitar a la señora Virginia Chacón Arias, Directora General del Archivo Nacional, que se incluya dentro del presupuesto institucional un porcentaje de dinero para la compra de papel de seguridad para la impresión de las Actas de la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos, CNSED. A las 12:00 horas se levanta la sesión. José Bernal Rivas Fernández Virginia Chacón Arias Presidente Directora Ejecutiva

No firma por no haber estado presente

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Acta Sesión 38-2012 - Archivo Nacional de Costa Rica · Nacional de Notariado que respecto de la situación presentada con los expedientes de actividad judicial no contenciosa