ACTIVIDAD PRACTICA ADSI-IIPRESENTADO POR:

ANDREA FARLEY RAMIREZ ESPINOSA

CLARA INÈS VALENCIA VELEZ

SEXTO SEMESTRE

GRUPO 3

Docente:

LUZ STELLA GIRALDO G.

UNIVERSIDAD DEL QUINDÍO

FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES

PROGRAMA CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVÍSTICA CIDBA

ANALISIS Y DISEÑO DE SISTEMAS II

ARMENIA

2013

CONTENIDO

PAGINAS

INTRODUCCION ________________________________________ 3

JUSTIFICACION _________________________________________ 4

OBJETIVOS ____________________________________________ 5

SIABUC _________________________________________________ 6

BIBLIOTECA DEPARTAMENTAL JORGE GARCES BORERO

DISEÑO DE SALIDAS ______________________________________ 7

MODULO DE PRESTAMO ___________________________________ 8

TAREAS DEL MODULO DE PRESTAMO _______________________ 9

MODULO INVENTARIOS ___________________________________ 10

DISEÑO ENTRADAS Y CONTROLES EN UN SI _________________ 11

MODULO DE ADQUISICIONES ______________________________ 12

MODULO ANALISIS Y CAPTURA DE INFORMACION _____________ 13

ANALISIS PROCESO DE CATALOGACION ______________________ 14

ENTRADA Y CAPTURA DE INFORMACION _____________________ 15

DISEÑO DE ARCHIVOS DEL SISTEMA DE INFORMACION _________ 16

CONCLUSIONES __________________________________________ 17

REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS _____________________________18

INTRODUCCION

En la actualidad para muchas organizaciones, los sistemas de información basados en

herramientas electrónicas son la base de las actividades cotidianas y objeto de gran consideración

en la toma de decisiones, por lo tanto dichos resultados no sólo se deben a las herramientas como

tal; iremos avanzando en el estudio de los Diseños de Entrada y Controles de Datos al sistema

para descubrir la importancia de éstos en el desarrollo de aplicaciones que son las que dan

soporte a dichos procesos, también mencionamos las salidas requisitos fundamentales para los

usuarios de dicho sistema ya que de no resultar útil se podría desistir de su uso fracasando

inevitablemente, por ello es indispensable lograr desarrollar salidas eficientes y eficaces.

En un Sistema de Información, el Diseño de Archivos y Bases de Datos incluye decisiones con

respecto a la naturaleza y contenido del propio archivo, como si se fuera a emplear para guardar

detalles de las transacciones, datos históricos, o información de referencia, para efectuar lo

descrito anteriormente a continuación damos solución a la actividad propuesta por la docente

exponiendo cada una de las fases de diseño de un sistema de información.

JUSTIFICACION

• Es muy común escuchar aquella frase popular: “lo que comienza mal, termina mal”; de igual manera

sucede con los sistemas de información que en su esencia dependen de la planificación que se

haga de éste, es decir, el éxito de un buen sistema de información depende de la “calidad de su

diseño”; diseñar significa planear, estructurar por fases un todo que satisfaga los objetivos y las

necesidades planteadas. Extendemos a usted, señor lector, una invitación a este pequeño paseo

por las distintas fases de diseño en un sistema de información el cual visitamos en equipo.

OBJETIVOS

OBJETIVO GENERAL :

• Conocer las tres fases de diseño de un sistema de información

• Determinar el propósito de entradas y control de un sistema

Implementar los procesos que se deben llevar Diseños de salida y entrada en la Biblioteca

Departamental Jorge Garcés Borrero, teniendo a disposición los módulos de adquisición, análisis,

Inventarios, préstamos todos enfocados a un Diseño de sistema de información

OBJETIVO ESPECIFICO:

Realizar los procesos compra de material bibliográfico de acuerdo con los parámetros establecidos

por las políticas de la institución con proveedores, editoriales y fuentes de financiamiento para adquirir

las adquisiciones.

Promocionar la lectura a través del préstamo de libros, y en las Bases de datos facilitando la

información actualizada del material bibliográfico que va llegando a las colecciones.

SIABUC 9

SIABUC 9 es una nueva versión que esta dirigida a usuarios con mayores necesidades, pero que a su

vez tiene mejores condiciones de infraestructura.

Con SIABUC 9 se obtendrá todos los componentes necesarios para optimizar los servicios de la

Bibliotecas y Centros de información.

OBJETIVO DEL SISTEMA DE INFORMACION:

Es un software que posibilita el intercambio de información y la búsqueda de consultas científicas

que unida al registro histórico de documentación garantizan un mejor aprovechamiento del

conocimiento .

Es un sistema de información para gestión y documentación en la Biblioteca, se debe contar con

una estructura tecnológica, para hacer posible la optimización de acceso a los usuarios. De manera

general se explican las principales opciones con que cuentan los módulos ( Adquisiciones,

Prestamos, Consulta, Análisis, Inventarios etc. ) y cual es el proceso que se debe llevar a cabo en

cada uno.

BIBLIOTECA DEPARTAMENTAL JORGE GARCES BORERRO

DISEÑO DE SALIDAS DE INFORMACION – SIABUC 9 - FASE 1

La Biblioteca Departamental Jorge Garcés Borrero tiene en su sistema de información el software Siabuc

9, esta dirigido a usuarios y con infraestructura para optimizar los servicios de la Biblioteca y centros de

documentación .

MODULO DE CONSULTA : Se pueden realizar 2 tipos de búsqueda libre y avanzada ( libros, revistas,

CD) finalizando la búsqueda salen los resultados por autor, titulo, materia etc. también puede ver el

contenido de la ficha bibliográfica, la disponibilidad del libro.

MODULO DE PRESTAMO

En este modulo se lleva el control de los procesos relacionados con el préstamo y devolución y

devolución de material bi8bliografico y documental. Se envía alertas de correos electrónicos con

notificación de multas a los usuarios morosos . Cuenta con restricciones adicionales de préstamo

donde se pueden configurar políticas por un periodo determinado de tiempo .

Se incluye la estadística de productividad de por bibliotecario , donde se especifica las actividades

en devoluciones, multas cobradas o condonadas.

En las pestañas se agrupan las actividades que se realizan con mayor frecuencia y que tiene relación

entre si, por que son tareas que se deben realizar y están derivadas unas de otras como:

TAREAS DEL MODULO DE PRESTAMO

PROCESO DIARIO: Se hace el control de préstamo y devoluciones, multas, bloqueo de usuarios y

constancias de no adeudo.

REPORTES: Se hace reporte de la información que se esta procesando en el sistema ejemplo:

Multas, prestamos históricos, prestamos actuales, vencidos , usuarios bloqueados .

ESTADISTICAS: Se reporta información concentrada de diversa índole

CATALOGOS: Se registra información correspondiente a la Biblioteca, escuelas y políticas de

préstamo y usuarios.

MODULO DE INVENTARIO

Este modulo permite obtener información del material bibliográfico que se encuentra físicamente en

el acervo.

El proceso de inventario solo puede ser iniciado , cancelado, terminado y depurado por un usuario

con privilegio de administrador . Captura números de adquisición seleccionando diversos parámetros

sobre el material a inventariar como bibliotecas, escuelas, acervo libros o revistas , tipos de material,

colecciones.

Se puede inventariar automáticamente el material que se encuentra prestado al momento de iniciar

el inventario ( prestamos a domicilio, en sala, y prestamos interbibliotecarios). Por seguridad se

guarda una copia de fichas y ejemplares, el inventario del material lo pueden capturar varias

personas y la información se guarda hasta que sea cancelado o terminado el proceso de inventario.

DISEÑO DE ENTRADAS Y CONTROLES EN UN SI – FASE II

MODULO ADQUISICIONES

INFORMACION DE ENTRADAS Y CONTROLES DEL SISTEMA

En cuanto a Entradas de información prevalece el modulo de Recepción y adquisición del material

bibliográfico. Se capturan los datos de las editoriales y proveedores ( empresas a quienes se les

compran los libros y entidades donadoras de material, suscripción de revistas) . Se define la fuente

de financiamiento, dinero con para adquirir las adquisiciones.

En el modulo de adquisiciones se ejecutan los procesos de presupuestos , ( partidas y pagos, fuentes

de financiamiento , Asignación de partidas , Control de facturas , Control de pagos , realizar

cotizaciones , generar el pedido de compra, inicializar los catálogos generales, recepción de

ejemplares , envío de material para catalogación).

MODULO ADQUISICIONES

RESPORTES Y ESTADISTICAS: Se relacionan reportes sobre financiamientos, partidas, pagos y

reportes sobre solicitudes, cotizaciones y pedidos.

De igual manera hay mas opciones en reportes como filtrar un reporte , exportar un reporte.

CONTROL DE FACTURAS: Se registran y se controlan las facturas que ampara los materiales

adquiridos, las facturas deben ser expedidas por un proveedor con folio y fecha de facturación o

monto a cubrir , se incluye descuentos y devoluciones mediante notas de crédito.

MODULO DE ANALISIS Y CAPTURA DE INFORMACION

En este modulo se realizan las actividades de catalogación, clasificación de material bibliográfico ,

como cualquier tipo de documento o soporte .

En Siabuc 9 toda la información de fichas se almacena en un formato estándar MARC21, donde los

puntos de acceso corresponden con los campos de títulos, autores, editoriales temas y series.

En el análisis se generan se enlazan y se validan automáticamente en el sistema , propiciando una

mejor consistencia de los datos, unificando términos y mayor facilidad en la recuperación de la

información.

Para llevar a cabo la catalogación hay que tener en cuenta varios procesos como:

Recepción y asignación, recepción proveniente de adquisiciones , catalogación de material ,

seleccionar ejemplares asignados , buscar en el acervo una ficha existente , iniciar el proceso de

catalogación con una ficha vacía

ANALISIS- PROCESO DE CATALOGACION

En Análisis hay que tener en cuenta varios procesos como iniciar los catálogos generales, recepción y

asignación de materiales, procesamiento b bibliográfico, procesamiento físico, envío de materiales a la

Biblioteca , seguimiento y reportes estadísticos.

ENTRADA Y CAPTURA DE INFORMACION

MODULO DE CONSULTA

DISEÑO DE ARCHIVOS DEL SISTEMA DE INFORMACION

CONCLUSIONES

Comprendimos que las distintas fases de diseño son la parte fundamental para el funcionamiento de

un sistema de información

Analizamos que en las Empresas y organizaciones al crear un Diseño de sistemas de información

se debe implementar una Base de datos que pueda abarcar varias aplicaciones, para llevar a cabo

esta función es necesario utilizar un administrador y licencias para cumplir con las normas

establecidas de seguridad del sistema de información.

Concluimos que en un Diseño de archivos y Bases de datos se incluyen medidas para guardar

referencias de las actividades o datos informativos.

REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS

Material de apoyo suministrado por la docente

Manual Siabuc9 PDF

Guía Siabuc9 PDF

http://www.oocities.org/siliconvalley/pines/7894/sistemas/diseno.html

http://www.slideshare.net/NoImportista/diseo-de-las-entradas-y-controles-del-sistema