1 ACTIVIDAD PRÁCTICA

FASE I – II - III

DISEÑO DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN

ANDRÉS HERNANDO ZAMBRANO CARDONA

ANÁLISIS Y DISEÑO DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN II VI SEMESTRE

GRUPO 3

UNIVERSIDAD DEL QUINDÍO FACULTAD CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES

PROGRAMA CIENCIA DE LA INFORMACIÓN, DOCUMENTACIÓN, BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVÍSTICA

ARMENIA QUINDÍO 2013

2 ACTIVIDAD PRÁCTICA

FASE I – II – III

DISEÑO DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN

ANDRÉS HERNANDO ZAMBRANO CARDONA

ANÁLISIS Y DISEÑO DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN II VI SEMESTRE

GRUPO 3

DOCENTE LUZ STELLA GIRALDO GALLEGO

INGENIERA DE SISTEMAS ESPECIALISTA EN AUDITORIA DE SISTEMAS ESPECIALISTA EN INFORMATICA EDUCATIVA

UNIVERSIDAD DEL QUINDÍO

FACULTAD CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES PROGRAMA CIENCIA DE LA INFORMACIÓN, DOCUMENTACIÓN,

BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVÍSTICA ARMENIA QUINDÍO

2013

3 TABLA DE CONTENIDO

TEMA PÁGINA

Introducción 4

Justificación 5

Objetivos 6

1- Diseño de salidas del sistema 7

2- Diseño de entradas y salidas 8, 9, 10 y 11

3- Diseño de archivos 12 y 13

Conclusiones 14

Fuentes consultadas 15

4 INTRODUCCIÓN

Un sistema interactúa de forma sincronizada para un mismo fin buscando con ello

lograr un propósito específico y definido. Por lo anterior, se infiere que un

SISTEMA DE INFORMACIÓN (SI) está diseñado para ayudar, favorecer y

clarificar situaciones en una organización en el momento requerido.

Los SI son órganos internos institucionales pensados como apoyo integral en la

toma de decisiones, siendo ellos los encargados de buscar, almacenar, procesar y

dar salida la información y, cuando esto último sucede, debe contener la respuesta

a un interrogante o solución a la necesidad.

De hecho un SI es planeado, implantado y ejecutado debido a la insuficiencia que

genera la toma de decisiones cuando no se cuenta con una información clara

sobre una determinada situación; por consiguiente un SI es un apoyo estratégico

valioso para cualquier empresa, entidad o institución.

5 JUSTIFICACIÓN

La Biblioteca Pública es un sistema de información encargada del planeamiento,

administración y ejecución de actividades y servicios, que a través de un grupo de

personas con una formación y capacitación especial proveen y facilitan el uso

de documentos para suplir las necesidades de información de acuerdo con los

objetivos concretos que deben cumplir, con el fin de crear y disponerlos a los

usuarios, ordenados de acuerdo a un sistema y políticas normalizadas y

cumplen funciones formadoras, investigativas, recreativas y sociales.

Presta sus servicios teniendo en cuenta, igualdad de acceso a todas las

personas, independientemente de su edad, raza, sexo, religión, nacionalidad

y condición social, además, y contar con servicios, para quienes por cualquier

razón, no puedan valerse de ellos y materiales ordinarios, por ejemplo,

minorías lingüísticas, deficientes físicos y mentales, enfermos o reclusos.

Sus objetivos se determinan en función del bienestar social de la comunidad en la

cual se inscribe, teniendo en cuenta los aspectos fundamentales para la

realización del individuo como ser social: La educación, la cultura, la información y

la recreación.

6 OBJETIVOS

GENERAL

Conocer un Sistema de información específico de una Biblioteca donde se

identifiquen los diferentes aspectos que estamos desarrollando en cada

semana de estudio.

ESPECÍFICOS

Determinar las funciones del SI en cada paso (entrada, control y salida)

Consultar el diseño físico y lógico de un SI e identificar sus aplicaciones

internas y externas

Realizar ejercicio práctico de reconocimiento de un SI

Ejecutar los procesos de entrada, control y salida del material existente en

la biblioteca como mecanismo práctico de identificación con el SI

7 1- DISEÑO DE SALIDA DEL SISTEMA

Se entiende, según la teoría, por diseño de salida “la capacidad de un Sistema de

Información para generar la información procesada hacia el exterior, bien sean datos de

entrada o resultados. Generalmente la salida de un Sistema de Información puede

constituir la entrada a otro Sistema de Información o módulo, en este caso, también existe

una interface automática de salida; Por ejemplo, el Sistema de Control de Clientes tiene

una interface automática de salida con el Sistema de Contabilidad, ya que genera las

pólizas contables de los movimientos procesales de los clientes”1.

Partiendo de esta acepción y considerando la visita realizada a la Biblioteca

Pública Municipal de Armenia Quindío, encontramos que el SI implementado en

ella es el SIABUC 8. Para este caso y como ejemplo de salida se muestra la

imagen o “pantallazo” de la salida de información o préstamo de material

bibliográfico y consultas.

1 Diseño de salida del sistema. Giraldo G., Luz Stella. Docente. Universidad del Quindío.

Materia: Análisis y diseño de sistemas de información II. 2013.

8 2- DISEÑO DE ENTRADAS Y CONTROLES

Siguiendo los pasos de la teoría, tenemos que “un sistema de información – SI,

debe ser flexible y susceptible de modificaciones rápidas que permitan hacer frente a

necesidades cambiantes de los usuarios.

Así, el diseño de las entradas y controles del SI, debe consistir en el desarrollo de

especificaciones y protocolos que preparen los datos y la información para su mejor

“lectura”, inspeccionando en cada momento la calidad de la entrada, evitar los errores,

retrasos, pasos adicionales y mantener la sencillez del proceso.

Las actividades de control de los SI deben estar diseñadas para ejercer dominio sobre el

procesamiento de las gestiones y transacciones del programa o la aplicación.

El diseño de entrada es el enlace que une al sistema de información con el mundo y sus

usuarios.

En este diseño existen aspectos generales que todos los analistas deben tener en cuenta,

estos son:

1. Objetivos del diseño de entrada.

2. Captura de datos para la entrada”2.

Para este caso exponemos la imagen que representa estas funciones y son:

estadísticas, control de material, consulta de acervo bibliográfico y

administrador, registro de material e ingresos, entrada al sistema.

2 Diseño de entradas y controles del sistema. Giraldo G., Luz Stella. Docente. Universidad del

Quindío. Materia: Análisis y diseño de sistemas de información II. 2013.

9

10

11

12 3- DISEÑO DE ARCHIVOS

Se define el diseño de archivos como “el Diseño de Archivos y Bases de Datos

incluye decisiones con respecto a la naturaleza y contenido del propio archivo, como si se

fuera a emplear para guardar detalles de las transacciones, datos históricos, o

información de referencia. Entre las decisiones que se toman durante el diseño de

archivos, se encuentran las siguientes:

a. Los datos que deben incluirse en el formato de registros contenidos en el archivo.

b. La longitud de cada registro, con base en las características de los datos que contenga.

c. La secuencia a disposición de los registros dentro del archivo (la estructura de

almacenamiento que puede ser secuencial, indexada o relativa).

Es claro que no todos los sistemas requieren del diseño de todos los archivos, ya que

pueden existir archivos de un sistema anterior que pueden ser utilizados para el nuevo

sistema y probablemente solo tenga que enlazarse el nuevo sistema al archivo maestro

donde se encuentran los registros.

En lo que se refiere a las bases de datos, la mayoría de los sistemas de información ya se

han implantado en sistemas de cómputos grandes o pequeños, por lo que utilizan una base

de datos que puede abarcar varias aplicaciones, por esta razón estos sistemas utilizan un

administrador de base de datos. En este caso el diseñador no construye la base de datos

sino que consulta a su administrador para ponerse de acuerdo en el uso de esta base de

datos en el sistema”3.

En las instalaciones de la Biblioteca Pública Municipal de Armenia Quindío y en

desarrollo de actividades propias, como son: talleres literarios, tertulias, concursos,

alfabetización digital, servicios de referencia, préstamo de material bibliográfico,

sala de internet y registro de estadísticas.

Para este fondo documental se establecen serie que a su vez se dividen en

subserie, el ejemplo gráfico de este archivo se representa de la siguiente manera:

3 Diseño de archivos. Giraldo G., Luz Stella. Docente. Universidad del Quindío. Materia:

Análisis y diseño de sistemas de información II. 2013.

13

Biblioteca Pública Municipal

Armenia Quindío

Talleres literarios

Infantiles Juveniles

Estadísticas

Préstamo externo libros

Consulta interna libros

Asistentes a Talleres Literarios (Infantil y Juvenil)

Consulta en Internet

Tertulias

Adultos

Concursos

Cuento, novela y poesía

Dibujo, pintura y fotografía

Ortografía

14 CONCLUSIONES

Establecer diferencias entre servicios para realizar un análisis conceptual

acorde

Realizar visita práctica donde se aplican conceptos teóricos

Determinar alcances de cada fase y sus funciones

Establecer co-relaciones entre un SI de forma jerárquica identificando cada

fase

Tomar como punto de investigación y consulta la Biblioteca Pública

Municipal de Armenia Quindío para realizar ejercicio de observación,

práctica e identificación de los elementos de un SI y su operatividad

15 BIBLIOGRAFÍA

Diseño de salida del sistema. Material de estudio. Asignatura: Análisis y diseño de

sistemas de información II. Giraldo G., Luz Stella, Docente. Universidad del

Quindío. Sexto semestre. 2013.

Diseño de entradas y controles del sistema. Material de estudio. Asignatura:

Análisis y diseño de sistemas de información II. Giraldo G., Luz Stella, Docente.

Universidad del Quindío. Sexto semestre. 2013.

Diseño de archivos. Material de estudio. Asignatura: Análisis y diseño de sistemas

de información II. Giraldo G., Luz Stella, Docente. Universidad del Quindío. Sexto

semestre. 2013.

FUENTES CONSULTADAS

Biblioteca Pública Municipal Armenia Quindío, carrera 13 No. 19 -19.