Actos Protocolarios Más Habituales

8/15/2019 Actos Protocolarios Más Habituales

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TÉCNICAS DE ORGANIZACIÓN DE ACTOS Un id ad D idáct ic a Nº 7

Formación sin barreras Pág. 2/16

I Inauguracion es

II Primer acto de un edif ic io : el acto d e la primera piedra

III Acto d e entrega de premios

IV Acto d e f i rma de con venios

V Proto colo a seguir en las visi tas a las inst i tucio nes ofic iales

VI Act o de vis i ta a las ob ras

VII Bib lio gr afía Recom endada





En esta unidad veremos la organización y el protocolo de los actos más habituales quesuelen desarrollar las entidades.

I Inauguracion es

Las inauguraciones son los actos más habituales que se organizan en las institucionespúblicas y entidades privadas. Se entiende por inauguración, el acto que prepara unainstitución para presentar públicamente una nueva instalación.

No siempre inauguración se refiere a la apertura de una instalación tras un proceso deobra, sino al inicio de un nuevo servicio al público.

Se desarrolla este acto cuando la entidad anfitriona quiere dar a conocer y proyectar alexterior el servicio que van a prestar. De ahí, la importancia que normalmente adquieren losmedios de comunicación como difusores del acto.

Normalmente, la presidencia del acto suele recaer, cortésmente, en autoridades yrepresentantes públicos y con lo que el anfitrión consigue realzar más su acto.

Pasos en su preparación

Normalmente, lo habitual en las inauguraciones es seguir este cronogramaprotocolario:

Llegada y recepción de invitados

Llegada y recepción de la autoridad o autoridades invitadas

Llegada y recepción de la autoridad o invitado de honor que va a presidir el acto

Saludo a la corporación o grupo anfitrión.

Algunas veces, se procede al corte de cinta (aunque cada vez con menosfrecuencia)

Descubrimiento de placa conmemorativa por la autoridad que va a presidir el acto

Breve recorrido por las instalaciones

Acto institucional en el que están presentes los discursos por parte del anfitrión y laautoridad que preside, y en algunos casos de otros representantes de institucionescolaboradoras.

Firma en el libro de honor, si procede, por parte de la autoridad invitada o invitadode honor

Aperitivo, vino español, cóctel, según los casos y la hora en la que se desarrolle elacto

Almuerzo o cena (esto último cada vez con menos frecuencia).

Despedida de las autoridades y de los invitados, con una posible entrega de algúntipo de obsequio de recuerdo

Ante la asistencia de un alto número de invitados, la organización podrá plantearse el

recorrido de diferentes maneras:





- Formando grupos atendidos por un responsable de la entidad anfitriona quedurante el recorrido explicará las características de la nueva obra o servicio,atendiendo a su vez a los invitados. El primer grupo será el formado por laautoridad o invitado de honor que presidirá el acto y el anfitrión, quienes estaránacompañados por los principales invitados al acto.

- Creando recorridos alternativos para evitar que el acto se extiende demasiadotiempo si se va dando paso sucesivamente a distintos grupos por el mismorecorrido. Si se opta por utilizar un mismo recorrido para todos los invitados al acto,o bien éste deberá reducirse para aquellos invitados “no principales”, o bien seincorpora un acto para ocupar ese espacio de tiempo para el grupo principalmientras el resto de invitados terminan de ver las instalaciones.

- Trasladando a los invitados al espacio donde se desarrollará el acto institucional yproyectando un vídeo relativo a las características técnicas de lo que se inaugura,en tanto el grupo principal recorre la instalación. Al finalizar el acto, se ofrecerá alos invitados la posibilidad de recorrer la instalación.

En este sentido, y en lo tocante a las explicaciones técnicas, al inicio del recorrido o al

inicio del acto institucional, resulta casi obligado dar unas explicaciones técnicas relativas a lainstalación o espacio que se va a proceder a inaugurar por parte de los técnicoscorrespondientes (el arquitecto, el jefe de servicio,...). Estas explicaciones se suelenacompañar de paneles, fotos, planos, vídeos, maquetas, o cualquier otro elemento que permitauna mejor comprensión del asunto.

De cualquier forma, en las inauguraciones, la organización anfitriona deberá enseñar orecorrer una parte representativa de la actividad y no todas las instalaciones, aunque también,ello dependerá de múltiples factores como el entorno, el número de personas invitadas,...

Llegada y recepción de invitados

Un aspecto relevante a tener en cuenta en lo tocante a la llegada de invitados se refiereal aparcamiento de los vehículos utilizados por los invitados para llegar al edificio, espacio oinstalación donde se va a desarrollar el acto. No a todos los actos los invitados acuden convehículo propio y no en todos es necesario su uso, debido a que el acto tiene lugar en unespacio accesible por medios de transporte público. Sin embargo, en el caso en el que laorganización prevea la necesidad del uso del vehículo se advertirá en la invitación que se envíea los invitados o se les hará llegar una credencial para que los invitados puedan aparcar en elespacio reservado a tal efecto acompañada de un mapa explicativo del lugar.

El anfitrión o los miembros más representativos de la institución anfitriona, deberánrecibir a los invitados en el punto de acceso previsto del lugar que se va a proceder a

inaugurar.

Los recibimientos son objeto de una gradación de rangos debido a los diversos rangosde las personas invitadas (autoridades, patrocinadores, invitados generales,...), de este modo,las autoridades principales que acudan al acto serán recibidas por el anfitrión principal y unavez saludadas éstas, deberán esperar la llegada de la autoridad o invitado de honor quepresida el acto. Si ésta es una alta autoridad estatal, en primer lugar serán las autoridades pororden riguroso las que den la bienvenida oficial y, a continuación, el anfitrión y los miembrosmás representativos de la entidad anfitriona. Si la autoridad que preside no tiene una especialrelevancia, será el propio anfitrión quien la reciba directamente, y después se realizará unsaludo informal con el resto de las autoridades para proceder seguidamente a realizar el saludopertinente a los miembros de la institución anfitriona.





Acto de descubrimiento de placa

En los actos de inauguraciones suele ser usual que la autoridad o invitado de honorque preside el acto descubra una placa conmemorativa como señal de la celebración del acto.En dicha placa se reflejarán los datos del acto, el nombre y/o cargo de la persona que procede

a la inauguración y la fecha en la que se realiza. Esta placa se ubicará en un lugar visible, degran relevancia en el espacio inaugurado y hasta el momento en el que se proceda a sudescubrimiento, estará cubierta por una tela.

Dentro del programa del acto, este sub-acto tiende a celebrarse tras los saludos debienvenida a los invitados. El ceremonial que se usa es cómo sigue: la persona anfitrionainvitará a la autoridad que preside el acto cediéndole el puesto más próximo a los tiradores quese utilizarán para realizar el descubrimiento de la placa, y permanecerá a su lado mientras sedesarrolla este acto. El resto de autoridades invitadas y miembros de la entidad anfitriona seubicarán en un segundo plano.

Normalmente, suele ser habitual que el espacio situado frente a la autoridad o invitadode honor que va a proceder al descubrimiento de placa se reserve como pool de prensa paralos medios de comunicación gráficos.

Acto institucional: intervenciones de la presidencia del acto

Se denomina acto institucional a aquella parte del programa en el que se procede a losdiscursos por parte del anfitrión, de la persona o autoridad invitada a presidir el acto y de otraspersonas vinculadas con el acto desarrollado. Este acto institucional suele concluir con un vinode honor, teniendo en cuenta la hora de conclusión.

Dependiendo del lugar o espacio donde se celebre la inauguración, el acto institucionalpuede desarrollarse de pie o sentado. Será el propio anfitrión o la duración del acto, quienesmarquen lo más oportuno al respecto.

Suele ser habitual que en primer lugar, hable el anfitrión y cierre las intervenciones laautoridad o invitado de honor que presida el acto, existiendo la posibilidad de ofrecer lapalabra, entre las intervenciones de ambos, a otras personalidades o autoridades ligadas a lanueva instalación o servicio. Si por parte del grupo anfitrión hablase más de una persona, elprotocolo exige que la persona de menor rango abra el acto y que el de mayor rangointervenga el penúltimo, es decir, inmediatamente antes que la autoridad que preside.

Puede ocurrir que el acto institucional se cierre con algún tipo de actividad cultural,como un pequeño concierto a cargo de un coro o de un cuarteto, pero no suele ser lo máshabitual. Igualmente, podría concluir con la interpretación de los himnos oficiales, si se tratasede una inauguración promovida por una institución o autoridad del Estado o por una institucióno autoridad de una Comunidad Autónoma.

El uso de la bendición religiosa

Tradicionalmente y por la arraigada cultura católica existente en España, en algunosterritorios los edificios o espacios que se inauguran son previamente bendecidos por laautoridad religiosa local, por expreso deseo de la institución anfitriona.

Sin embargo y aunque en la actualidad, la aconfesionalidad del Estado español nohace necesario el uso de la bendición religiosa, quedando esta ceremonia relegada a lascreencias personales de la entidad anfitriona, los asesores de protocolo del invitado de honor ode la autoridad que va a presidir el acto deben de tenerlo presente.





El acto de inauguración de carreteras y calles

El programa protocolario a seguir es similar al desarrollado con anterioridad, sinembargo, habrá que tener en cuenta otros factores relevantes. De este modo, la urbanizaciónde una nueva calle se inaugura descubriendo la placa que da nombre a la calle. En el caso de

una carretera, se procederá a cortar una cinta y se invitará a los invitados al acto a que subanen autobuses para recorrer el tramo más representativo procurando hacer alguna parada enobras que por sus características sean de interés especial para un conocimiento más puntualde las obras. En estos autobuses, a los invitados les acompañará un experto que irá explicandolos detalles más relevantes de la obra.

La duración del recorrido será breve, ya que su finalidad es meramente representativay concluirá en el lugar donde se vaya a celebrar el aperitivo o cóctel. A este respecto, laorganización del acto deberá prever la vuelta de los invitados al lugar donde hayan dejado suscoches.

Si el acto se desarrolla al aire libre, habrá que tener previsto una carpa o espaciocubierto frente a la posibilidad del mal tiempo.

La entrega del regalo como obsequio por la asistencia al acto

El regalo tiene una finalidad particularmente publicitaria y recordatoria del acto al quese ha asistido. De este modo, la elección de qué se regala suele ser primordial porque el regalodice mucho del acto, de la institución anfitriona y del o los anfitriones.

Normalmente, en este tipo de actos como son las inauguraciones, el momento máspropicio para hacer entrega del obsequio es en la despedida, ya que de este modo se evita elque los invitados tengan que cargar con el regalo durante todo el transcurso del acto, llegandoa ser una carga más que algo agradable.

El regalo suele ser común a todos los invitados que asisten al acto, sin embargo, sueleser habitual que a los invitados de honor o a la autoridad invitada para presidir el acto se lesobsequie con un regalo más especial debido a su especial condición. El momento más idóneopara hacer entrega del obsequio a la autoridad que preside el acto es el de la firma en el Librode Honor si lo hubiera o finalizado el acto institucional de forma privada.

Las inauguraciones de edificios o instalaciones empresariales

El de la inauguración de edificios o instalaciones empresariales es uno de los actosmás peculiares en el sector empresarial. Normalmente, el acto de inauguración es posterior alinicio de su funcionamiento por lo que un aspecto a tener en cuenta es que el personal

trabajador de la empresa deberá estar preparado para responder a posibles preguntas de losinvitados, autoridades,.., que asistan al acto.

A la hora de confeccionar este acto, los servicios de protocolo de la entidad empresarialo su departamento de protocolo deberán funcionar conforme a los datos que el gabinete de laPresidencia estime oportunos relativos a fecha de celebración, invitados (autoridades estatales,autoridades autonómicas, autoridades locales,..), filosofía del acto,.., tendentes a potenciar laimagen social de la empresa.

El acto seguirá el mismo programa protocolario que el expuesto con anterioridad en losapartados precedentes: a) recepción de invitados y autoridades, b) saludo a la junta directiva c) descubrimiento de placa, d) acto inaugural o acto institucional de presentación de instalacionescon breves discursos de la presidencia (si se opta por el acto de bendición, habrá que dar aviso

a la autoridad eclesiástica correspondiente), e) visita del espacio a inaugurar, f) acto de firmade Libro de Honor de la entidad empresarial por la autoridad o invitado de honor que esta





presidiendo el acto de la inauguración, g) vino de honor, almuerzo, cóctel,.. (es costumbre en elámbito empresarial que la comida o vino de honor se desarrolle en el mismo espacio donde seha procedido al acto de inauguración), h) despedida a las autoridades o invitados de honorasistentes y a los invitados generales.

El departamento de protocolo deberá tener en cuenta la asistencia de los medios de

comunicación, diseñando los espacios que deberán ocupar para poder tener un seguimientooportuno del acto.

I I Primer acto de un edif ic io : el acto d e la primera piedra

Se trata de un acto simbólico que se convoca con ocasión del inicio formal de una obraque es considerada, por su repercusión en beneficio de la sociedad en general o para lainstitución promotora en particular, de relevancia especial

Una misma obra, además del acto de la primera piedra, puede ser objeto de múltiplesactos: la presentación del anteproyecto y del proyecto ante los patrocinadores, acto deadjudicación del contrato ante diversas constructoras, visita a las obras por las autoridades del

sector o por los patrocinadores para ver el estado y ritmo de la construcción, el acto deinauguración del edificio por parte de una autoridad representativa, acto que marque el inicio dela actividad o producción.

De entre todo este cúmulo de actos, el de la primera piedra y el de la inauguraciónsuelen ser los más significativos, por el alcance social que se pretende mostrar, ya que por elprimero se pretende hacer una llamada a la sociedad del inicio de una construcción queprocurará un beneficio social a la zona (bien económico, cultural, sanitario,...), y por el segundose hace realidad dicha construcción.

Normalmente, el espacio que se busca para ubicar la primera piedra suele estarrelativamente alejado de la construcción del edificio por varios motivos; a) para que la primerapiedra no dificulte el desarrollo normal de las obras, y b) para que ese espacio donde se hacolocado la primera piedra pueda ser un elemento histórico y significativo de la génesis deledificio.

Cronograma del acto

Básicamente, el acto de colocación de la primera piedra viene determinado por lassiguientes acciones:

a) Llegada y recepción a los invitados generalesb) Llegada y recepción a las autoridadesc) Llegada y recepción a la autoridad o invitado de honor que presidirá el actod) Un técnico cualificado encargado de la obra (por ejemplo, el arquitecto) expondrá loslas características del edificio o instalación que se va a construire) Acto institucional en el que el anfitrión y las autoridades invitadas expondránprotocolariamente sus discursos (el lugar en el que se desarrolle, carpa o al aire libre,vendrá marcado por el estado del tiempo)f) Colocación, propiamente dicha, de la primera piedrag) Vino de honor, aperitivo o cóctelh) Despedida, primero a las autoridades invitadas y después a los invitados generales

Debido al estado de las obras (en la mayoría de los casos el acto de colocación de laprimera piedra es anterior a cualquier tipo de intervención constructiva por parte de losoperarios, siendo el espacio usual un solar), dentro de este acto, la parte de explicación técnicade las obras es prácticamente una de las más significativas.





Aspectos protocolarios de carácter técnico a tener en cuenta

El acto de la colocación de la primera piedra es un acto que se desarrolla al aire libre ynormalmente en un solar o descampado donde no hay construcción alguna, por lo que laorganización y su departamento de protocolo deberán “maquillar” la zona.

En qué consiste este “maquillar” la zona. Pues bien, prácticamente se basa en dosaspectos:

a) Marcar el perímetro de lo que será la futura construcción

b) Acondicionar y decorar el espacio donde se va a desarrollar el acto, acordonandola zona, colocando decoración floral,..

Asimismo, protocolo de la organización deberá de tener en cuenta los siguienteselementos, necesarios para el desarrollo del acto

c) Una mesa cubierta por un mantel blanco donde se procederá a la firma del acta.

d) Un recipiente con cemento y paleta, un mortero para cubrir la piedra y una pequeñagrúa para hacer descender la piedra a su ubicación.

e) Un tubo o una caja de metal que puede ser de hierro, cobre o plata donde seintroducirán monedas de curso legal, periódicos del día y una copia del acta. Estetubo o caja se ubicará en un hueco junto con la primera piedra.

f) Sobre una mesa auxiliar se puede colocar una maqueta del futuro edificio condiversos planos del mismo. Esta mesa con las maquetas puede instalarse en elinterior de una carpa debido a las inclemencias del tiempo

g) Tarima donde ubicar a las autoridades o invitados de honor que presidirán el acto

h) Medios materiales para el desarrollo del acto como megafonía, adornos, banderas,alfombras, etc.

* En caso de procederse a la bendición de la primera piedra, serán necesarios unacubeta con agua bendita, un hisopo y un habitáculo o lugar donde el sacerdote puedacambiarse para la ceremonia religiosa.

El ceremonial acostumbrado

Tradicionalmente, el acto de colocación de primera piedra se realiza siguiendo elsiguiente esquema protocolario:

- Llegada y recepción de invitados

- Reunión de las autoridades en un punto donde se colocarán por orden deprecedencia, enfrente del obispo o sacerdote encargado de la bendición religiosa. Lapresidencia será de pie

- Petición de permiso a la autoridad o invitado de honor que preside el acto para iniciarla colocación de la piedra









el café. De este modo, al lado de la mesa presidencial se colocaría un atril desde donde elspeaker leería la concesión de los premios.

Las autoridades invitadas, el presidente del jurado o el máximo representante de laentidad patrocinadora del premio se acercaría al atril para hacer entrega del premio, cerrandoel acto a continuación de las palabras de agradecimiento de los premiados.

En cuanto a los detalles protocolarios que se deberían tener con los premiados cabeseñalar que; en las tarjetas de invitación se mencione su nombre, y que su entrada al comedorsea la última, para que todos los invitados aplaudan su llegada. Si el premiado fueraúnicamente uno, la norma establece que se siente en la mesa presidencial junto al jurado delpremio, a la derecha de la autoridad que preside o del anfitrión, o que se le ceda la presidencia,según convenga. Si el galardonado fuera acompañado de su consorte, éste tomará asiento enla misma mesa.

En el caso en el que los premiados sean varios, y todos ellos del mismo rango, lo másaconsejable es habilitar una mesa especial, situada frente a la presidencia (constituyendo lamesa 2). Los premiados se sentarán en la mesa siguiendo un orden protocolario que laorganización señale (orden de concesión, criterios de edad,...).Si la organización optase por

sentarlos en distintas mesas con sus familiares y amigos, no se establecería protocolo demesas al respecto.

Si hubiera varios premios, su orden de entrega vendrá definido por importancia delpremio, siendo el último en entregar el más importante.

IV Acto d e f i rma de con venios

Debido a la enorme expansión que está teniendo en la actualidad el mundoempresarial, y por lo tanto su protocolo, el acto de firma de convenios se ha convertido en unacto muy recurrido.

En argot protocolario se entiende como acto de firma de convenio, al acto por el que,con firma pública o privada, dos o más partes suscriben un acuerdo o compromiso.

Lo normal, es que el acto de firma de convenio se realice públicamente con presenciade medios de comunicación para hacer partícipe a la sociedad o a un sector amplio de lamisma lo que se ha suscrito, ya que normalmente la firma suele tener una repercusión socialen el aspecto económico, cultural, laboral,..

El programa protocolario básico de una firma de convenio sigue el siguiente esquema:

1. Lectura del acta o texto que se va a proceder a firmar por parte de un altorepresentante o directivo de la institución anfitriona o persona designada al efecto porlas partes.

2. Acto propio de la firma de los documentos con o sin intercambio de carpetas.

3. Breve alocución, por parte de las partes firmantes, que seguirá el orden marcado deintervención coincidente con el orden protocolario que se ha seguido para sentarse enla mesa. Si las partes firmantes son muchas, se designará un portavoz

4. Aunque no es algo general, puede convocarse una rueda de prensa protagonizadapor las partes firmantes.

5. Aperitivo, vino de honor o lunch.





Existen básicamente dos fórmulas de firma de convenios:

A) Convenio simple

Se denomina firma de convenio simple a la firma pública de tantos ejemplares como

firmantes haya, con el intercambio posterior de las mismas. Al concluir la firma, se procede alintercambio de carpetas y simbólico apretón de manos, llevándose cada parte firmante unejemplar del convenio firmado por todos.

El acto de firma de convenio simple suele realizarse cuando el número de los firmantesno supera las cuatro personas.

El normal escenario donde se procede a la firma es una habitación o espacio con unamesa presidencial, preferiblemente sin ningún adorno, donde los firmantes se sitúan mirando alpúblico. Sobre la mesa donde se va a proceder a la firma del documento, el departamento deprotocolo se encargará de ubicar las carpetas cerradas que contendrán los documentos que laspartes deben de firmar. A su lado se colocarán las plumas con las que se firmarán losdocumentos.

El protocolo de asiento de los firmantes variará por factores de cesión de presidenciaen beneficio del invitado de fuera, o en beneficio de una alta autoridad estatal invitada (ésta obien se sienta en la mesa presidencial ocupando el puesto central de la misma, o bien se sitúade pie en un lugar destacado de la sala. En este caso, el acto se celebraría de pie y losfirmantes acudirían a la mesa de firmas en el momento preciso de la firma del convenio), o porcriterios de antigüedad en el cargo, edad,.., dependiendo de donde se celebre el acto de firmadel convenio.

En primer lugar la persona que procederá a dar lectura del documento que se va afirmar se ubicará en un atril, mirando al público, mencionando, al acabar la lectura del texto, elnombre de las personas que van a proceder a la firma. Posteriormente, los ayudantes oauxiliares de protocolo designados se colocarán detrás de cada persona firmante ayudándole

a pasar los folios y señalándole donde debe firmar, folio tras folio.

Lo tradicional es firmar al margen izquierdo de cada hoja a excepción de la última queestará señala por escrito donde debe firmar esa persona.

Al finalizar la firma del primer ejemplar, los auxiliares de protocolo cerrarán la carpeta yse la intercambiarán con el siguiente ayudante. Así hasta que todas las carpetas esténfirmadas por todas las partes. Una vez concluida la firma, los firmantes dejarán la pluma en lamesa, se levantarán y se darán la mano entre sí como señal de acuerdo de lo firmado.

* Lo más habitual es que el anfitrión o autoridad que ha presidido el acto,..,ofrezca las plumas que han utilizado las partes firmantes como regalo que sirva para

recordar el evento.

B) Convenio múltiple

Se denomina firma de convenio múltiple a la firma pública de un único ejemplar, en laque al finalizar el acto no se procede al intercambio de carpetas entre las partes firmantes.

Se usa este sistema cuando las partes firmantes son más de cuatro.

Las partes firmantes, de forma pública, sólo firman un único documento (el resto de losdocumentos los firman de forma privada), en un acto de firma de convenio que es simbólico.





El protocolo que sigue para este tipo de firma es similar que para la firma del conveniosimple, si bien, se puede optar entre dos ceremoniales:

1. Los firmantes se sientan protocolariamente en una mesa y un auxiliar de protocolova pasando de uno a uno el documento a firmar. Se empieza por el de la derecha que preside yen sentido circular se sigue hasta acabar por el de la izquierda de quien preside. La última

parte en firmar será la persona que preside la mesa. Al finalizar, el auxiliar de protocolorecogerá la carpeta y todas las partes se levantarán y se saludarán entre sí.Finalizado el acto, la organización dará a cada parte firmante una copia firmada del

documento.

2. En vez de firmar todas las partes a la vez, el speaker o persona que ha leído el actava llamando a cada una de las partes, que firmará sobre una mesa que se habrá habilitadodonde se encuentra el documento a firmar y una pluma. El orden de llamada a firmar es demenor a mayor rango.

Otro de los aspectos a tener en cuenta en los actos de firma de convenios es el de la

ordenación y colocación de las comitivas o personas que acompañan a cada parte firmante.Esta ordenación y colocación de las comitivas en la sala donde se realiza el acto de firma deconvenio dependerá del número de partes firmantes que concurran al mismo.

Si las partes firmantes son dos, las respectivas delegaciones que acompañan secolocarán detrás de la mesa donde se procederá a la firma, colocándose cada una próxima allado donde se ubicará la persona que les representará en la firma. Si en vez de ser unadelegación la compañía es una persona, ésta podrá situarse al lado de la persona queprocederá a firmar

Si las partes firmantes son varias, lo normal será habilitar las primeras filas del público,y de forma mixta ubicar a los acompañantes.

V Proto colo a seguir en las visi tas a las inst i tucio nes ofic iales

Estas visitas pueden ser de dos tipos:

1. Visitas de carácter oficial a la institución

Este tipo de visitas tiene el siguiente programa protocolario:

- Recibimiento de las personas. Dependiendo del rango de la persona que visita, asíserá el rango de la persona que recibe. La secretaría particular de la personavisitada dará a conocer al puesto de control y acceso al edificio el nombre de lapersona que visita, su cargo, y la hora a la que llegará, para que todo esté previstoy no se produzcan retenciones a su entrada por motivos de seguridad. Si el edificiovisitado tuviera estrictos controles de seguridad, se avisará al visitante de lanecesidad de dar a conocer su D.N.I. a la entrada del edificio.

- Acto de bienvenida, durante el cual pueden explicarse los aspectos funcionales dela institución.

- Visita o recorrido por las zonas o instalaciones más representativas de la institucióny, en su caso, saludo a la máxima autoridad

- Si la visita es de un grupo representativo de una entidad pública o privada, queestá encabezado por algún miembro rango elevado dentro de ésta, suele ser





habitual que se le ofrezca el libro de firmas a los visitantes para que quedeconstancia de su presencia.

- Acto seguido, y como parte final de la visita, se puede ofrecer a los visitantes unrefresco o pequeño aperitivo. Igualmente, se les puede hacer entrega de unpequeño obsequio que recuerde su paso por la institución visitada.

- Acto de despedida con las mismas formalidades que a la llegada.

En este tipo de visitas, puede que se realicen fotografías oficiales que rememoren lavisita realizada, o bien como recuerdo o bien por su utilidad periodística como información deinterés para un medio de comunicación. En este sentido, el departamento de comunicación dela entidad estará informado de la existencia de esta visita, para que sus medios gráficosrecojan el momento indicado.

2. Visitas de trabajo

Este tipo de visitas, exigen muy poco protocolo, debido a que su acción, si requiere delas formalidades y educación debida en todo momento, la esencia de la reunión se fundamentaen causas meramente laborales y no simbólicas.

En este sentido, se entiende por visitas de trabajo aquellos tipos de visita que, porcategoría, suelen afectar a altos funcionarios de la Administración o de las entidades privadas yque tienen por finalidad el tratamiento de temas de gestión o tratamiento de asuntos decarácter laboral.

Dentro de este tipo de visitas de trabajo se distinguen a su vez varios tipos de visitas:

- Visitas oficiales: las realizadas por algún cargo público, cualquiera que sea la Administración a la que estén adscritos y siempre que su contexto esté en relacióncon sus competencias, ya que en caso contrario se entenderá como visita privada.En este sentido, y debido al rango del visitante, su espera al edificio se realizará enla puerta principal de acceso.

- Visitas Generales: las efectuadas por personas sin cargo público alguno, aunqueen calidad de cualificado representante de una entidad, empresa o colectividad. Siel rango del visitante es inferior al de la persona visitada, será el jefe de gabinete osu secretario quien se encargará de recibir, y la persona visitada esperará lallegada del visitante en su despacho.

- Privadas: las efectuadas por cualquier persona o cargo público a título propio. En

estas visitas, al igual que sucede para las visitas generales, el rango del visitantemarca el rango del tipo de recibimiento.

VI Act o de vis i ta a las ob ras

Suele ser habitual que la autoridad institucional que promueve las obras o colabora ensu construcción u otras autoridades del sector realicen una visita a las obras, especialmente,cuando lo que se está construyendo tiene una importante trascendencia en y para la sociedad.

En este tipo de actos, al igual que en todos aquellos de gran trascendencia yrepercusión social, cobran una significativa importancia los medios de comunicación. De ahí seestriba que sea de gran importancia la estrategia de comunicación que se confeccione, así







B ib lio gr afía Recomendada

- Calera, Ana María, La etiqueta en la mesa, Ed. De Vecchi, 1994- De Urbina, José Antonio, El arte de invitar , Ed. El Ateneo

-; El protocolo en casa, Ed. Temas de Hoy, 1995-; El protocolo en los negocios, Ed. Temas de Hoy, 1994- Díaz-Plaja, Fernando, Manual de cortesía y convivencia, Ed. Nobel, 1998- Gourlat, C., Cómo ser un buen anfitrión, Ed. Salvat, 1995- López Pérez, Camilo, El libro del saber estar , Ed. Nobel- López- Nieto y Mallo, Francisco, Honores y Protocolo, Ed. Consultor de los Ayuntamientos, Madrid,2000-; La documentación del protocolo, Ed. Bayer, Barcelona, 1998-; Manual de Protocolo, Ed. Ariel, 1997- Manzano Lahoz, Antonio, Las banderas históricas del Ejército español ,Ministerio de Defensa, Madrid, 1996

- Marchesi, María Rosa, El protocolo hoy , Ed. El País Aguilar, 1993- ; Recibir en casa, Ed. Planeta, 1997- Marín Calahorro, Francisco, Fundamentos del protocolo en la comunicacióninstitucional , Ed. Síntesis, 1997- Smith, Susi, La decoración de la mesa, Ed. Folio, 1993- Solé, Montse, Saber ser. Saber convivir , Ed. Planeta, 1995-; El protocolo y la Empresa, Ed. Planeta, 1998-Vilarrubias, Felio. A., Tratado de Protocolo del Estado e Internacional , Ed.Nobel, 1994

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