Actualización y mantenimiento de recursos electrónicos · Servicios Bibliográficos • Presentar anualmente el Informe anual suscripción y renovación de bases de datos y publicaciones

Dirección de Planeación y Evaluación | 1

Actualización y mantenimiento de recursos electrónicos PRO-23-1-03-12

FECHA PUBLICACIÓN 22/11/2017

MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2

Recursos Académicos Recursos Bibliográficos Preparación y Mantenimiento de

Servicios Bibliográficos

Tabla de Contenido

1. OBJETIVO ............................................................................................ 2

2. ALCANCE ............................................................................................ 2

3. NORMATIVIDAD .................................................................................... 2

3.1. Directrices ........................................................................................ 2

3.2. Lineamientos ..................................................................................... 2

4. RESPONSABILIDADES............................................................................... 2

4.1. Responsable del Proceso ........................................................................ 2

4.2. Responsabilidades ............................................................................... 2

5. DEFINICIONES ....................................................................................... 3

6. DIAGRAMA DE FLUJO Y DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES ........................................ 4

6.1. Diagrama de flujo ................................................................................ 4

6.2. Descripción de actividades ...................................................................... 4

7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA ................................................................... 6

8. INDICADORES ....................................................................................... 6

9. RIESGOS ............................................................................................. 8

10. CONTROL DE CAMBIOS .......................................................................... 9

11. APROBACIÓN ..................................................................................... 9







1. OBJETIVO

Realizar la actualización y el mantenimiento de recursos electrónicos adquiridos por suscripción o

compra por el Sistema de Bibliotecas.

2. ALCANCE

El proceso inicia con el reporte de un fallo o con una notificación por parte de Gestión de

Colecciones sobre la adquisición o suscripción de un recurso electrónico. Finaliza con la realización

de las modificaciones en las plataformas correspondientes y/o su comprobación de acceso. La

actualización y el mantenimiento aplican para los siguientes recursos electrónicos: publicaciones

seriadas, bases de datos, libros electrónicos para el descubridor y la plataforma AtoZ; la solución

de fallas aplica para bases de datos, descubridor y AtoZ.

3. NORMATIVIDAD

3.1. Directrices

PDI 2016-2020 Integrar uso de TIC: Integrar el uso de las TIC como herramientas

facilitadoras para la prestación de los servicios, la gestión de la información, el aprendizaje,

generación de conocimiento, y los procesos de investigación.

3.2. Lineamientos

Los recursos electrónicos se actualizan cada año de acuerdo al Informe anual suscripción y

renovación de bases de datos y publicaciones seriadas suministrado por Gestión de

Colecciones.

Los recursos electrónicos se actualizarán cada vez que se reporte un fallo en el acceso, en la

información de cobertura o un cambio en la URL del recurso.

La actualización y mantenimiento de los recursos electrónicos incluye la configuración del

recurso en el EZProxy.

4. RESPONSABILIDADES

4.1. Responsable del Proceso

JEFE ADMINISTRATIVO - SBADM - 10001992

4.2. Responsabilidades

Coordinador Gestión de Colecciones:







• Presentar anualmente el Informe anual suscripción y renovación de bases de datos y

publicaciones seriadas.

Gestor de Colecciones:

• Mantener actualizado el tablero de control.

• Informar la compra y/o suscripción de libros electrónicos, publicaciones seriadas

electrónicas y bases de datos.

• Validar el acceso de cada recurso electrónico.

• Garantizar la comunicación con el proveedor del recurso electrónico.

Gestor Servicios de Información:

• Generar reportes de fallos desde el Área de Servicios.

Técnico soporte:

• Asegurar la actualización y el mantenimiento de los recursos electrónicos.

• Comunicar la disponibilidad de los recursos electrónicos, una vez agregados, actualizados

y/o corregidos.

5. DEFINICIONES

AtoZ: Es una herramienta web que permite organizar, buscar y recuperar los enlaces a todos los

recursos electrónicos de la colección, en el que se incluyen publicaciones seriadas electrónicas,

libros electrónicos, proceedings y todos aquellos títulos de material bibliográfico que tengan

acceso a texto completo. Es una herramienta que se encuentra integrada al Servicio de

Descubrimiento.

Base de conocimiento (Knowledge Base): Es un componente que permite administrar las

colecciones electrónicas que el Sistema de Bibliotecas tiene disponible para su comunidad de

usuarios. Combina los datos sobre los recursos electrónicos de una biblioteca con las funciones de

enlace para que las colecciones sean fáciles de encontrar, compartir, administrar y usar.

Descubridor: Es la herramienta a través de la cual se realiza la búsqueda y recuperación de

información a partir de un índice global conformado por las colecciones impresas y electrónicas

que el Sistema de Bibliotecas tiene a disposición de su comunidad de usuarios. El servicio está

diseñado para que el usuario pueda recuperar información a partir de una única caja de búsqueda.

EZProxy: Es un servidor web que sirve como intermediario entre los dispositivos de los usuarios y

los sitios web de los proveedores o editores de recursos electrónicos. En el Sistema de Bibliotecas,

es utilizado para validar a los usuarios y permitir el acceso a los diferentes recursos electrónicos

que hacen parte de nuestras colecciones.







Worldshare collection manager: Ese la plataforma de administración de colecciones, conformada

por la base de conocimiento de WorldCat®, que permite gestionar el mantenimiento de

existencias de WorldCat y proporciona registros MARC con actualizaciones constantes para

garantizar que las colecciones electrónicas sean precisas y estén actualizadas, lo que permite a los

usuarios encontrar sus materiales y tener acceso a su contenido.

6. DIAGRAMA DE FLUJO Y DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES

6.1. Diagrama de flujo - Actualización y mantenimiento de recursos electrónicos

6.2. Descripción de actividades - Actualización y mantenimiento de recursos electrónicos

ENTRADA

1. Reporte de falla

2. Informe anual suscripción y renovación de bases de datos y publicaciones seriadas

3. Notificación de recursos electrónicos nuevos adquiridos

PROVEEDOR 1. Área de Servicios

2. Gestión de Colecciones

SALIDA Recursos electrónicos actualizados

CLIENTE Comunidad Uniandina

ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE SISTEMA DOCUMENTOS

1 Notificar falla

De acuerdo a la revisión semanal de

bases de datos, el Área de Servicios

reporta a Gestión de Colecciones los

fallos encontrados en las bases de

datos.

GESTOR SAI -

SBSER

FOR-23-1-03-25 Revisión

bases de datos

FOR-23-1-03-26 Reporte fallas

en bases de datos

FOR-23-1-03-27 Reporte fallas

WCD

2 Verificar falla

El Gestor de Colecciones en conjunto

con el Técnico de Soporte, verifican el

tipo de falla remitida desde el Área de

Servicios para establecer de acuerdo a la

falla cual es la acción a seguir.

GESTOR GESTIÓN

COLECCIONES -

SBDC - 10002050

sa.rodriguez204Archivo adjuntoPRO-23-1-03-12 Actualización y mantenimiento de recursos electrónicos.jpg







3 Escalar al proveedor

Se escala al proveedor en el caso de que

la falla sea por acceso a los recursos

suscritos, para lo cual se espera la

respuesta del proveedor.

GESTOR GESTIÓN

COLECCIONES -

SBDC - 10002050

4 Notificar solución al

Área de Servicios

Una vez el proveedor notifica o

confirma la solución, el Gestor de

Colecciones y/o el Técnico de Soporte

notifica al Área de Servicios el

restablecimiento del acceso al recurso.

GESTOR GESTIÓN

COLECCIONES -

SBDC - 10002050

5 Escalar a Área

Administrativa

Se escala al Área Administrativa en el

caso de que la falla sea por actualización

del recurso en el Descubridor, AtoZ y/o

EZProxy, lo cual será definido y validado

en el Área Administrativa.

GESTOR GESTIÓN

COLECCIONES -

SBDC - 10002050

6 Crear configuración en

EZProxy

Si la falla es del EZProxy se revisa,

modifica o crea la configuración de

acuerdo con el instructivo

correspondiente.

TECNICO

SOPORTE -

SBADM

EZProxy

7 Remitir configuración

a la DSIT

Se remite la configuración a la DSIT

para que sea agregada al EZProxy.

TECNICO

SOPORTE -

SBADM

8 Ingresar configuración

a EZProxy y notificar

Se realiza el procedimiento de

configuración y se notifica al Sistema de

Bibliotecas de la actualización del

EZProxy.

DIRECCIÓN DE

SERVICIOS DE

INFORMACIÓN Y

TECNOLOGÍA

EZProxy

9 Verificar acceso a

contenidos suscritos

Se verifica el acceso al recurso

electrónico y la disponibilidad de los

contenidos. Esta actividad se realiza en

conjunto con el Técnico de Soporte.

GESTOR GESTIÓN

COLECCIONES -

SBDC - 10002050

10 Solicitar ajuste a DSIT

En dado caso de que se necesite realizar

un ajuste adicional sobre la

configuración inicial, se remite el caso

nuevamente a la DSIT. Esta actividad se

realiza en conjunto con el Gestor de

Colecciones.

TECNICO

SOPORTE -

SBADM

11

Ingresar a las

herramientas

(Descubridor y AtoZ) y

verificar falla

Si la falla es del descubridor y/o AtoZ se

ingresa a la herramienta de búsqueda y

se verifica el fallo.

TECNICO

SOPORTE -

SBADM

AtoZDescubr

idor







12

Ingresar a la

plataforma y

actualizarla

Se ingresa a la plataforma de

configuración para realizar la

actualización correspondiente.

TECNICO

SOPORTE -

SBADM

WorldShare

Colection

Manager

13

Elaborar y entregar

reporte de los recursos

actualizados

Se elabora el reporte o la notificación de

la actualización y mantenimiento de los

recursos electrónicos y se registra la

información de la actualización o

mantenimiento en el formato

establecido.

TECNICO

SOPORTE -

SBADM

FOR-23-1-03-28 Formato de

actualización y

mantenimiento de recursos

electrónicos

14

Enviar Informe anual

suscripción y

renovación de bases

de datos y

publicaciones seriadas

Se envía el informe a las áreas y

unidades interesadas, con el fin de que

sea suministro para la actualización de

la actividad 12.

COORDINADOR

GESTIÓN

COLECCIONES -

SBI - 10002007

INF-23-1-02-02 Informe anual

suscripción y renovación de

bases de datos y publicaciones

seriadas

15

Notificar la adquisición

de un nuevo recurso

electrónico

Si la adquisición se realiza en un periodo

diferente al que se genera el informe, se

debe notificar al Área Administrativa

para realizar la actividad 12.

COORDINADOR

GESTIÓN

COLECCIONES -

SBI - 10002007

7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA

INTERNOS (Cadena de Valor) EXTERNOS (Unidad académica, administrativa, entidad)

• FOR-23-1-03-25 Revisión bases de datos

• FOR-23-1-03-26 Reporte fallas en bases de

datos

• FOR-23-1-03-27 Reporte fallas WCD

• FOR-23-1-03-28 Formato de actualización y

mantenimiento de recursos electrónicos

• INF-23-1-02-02 Informe anual suscripción y

renovación de bases de datos y

publicaciones seriadas

• MAN-23-1-03-16 Manual revisiones bases de

datos

• Manual de Configuración EZProxy

• Manual WorldShare Collection Manager

• EZProxy Reference Manual

8. INDICADORES

FIC

HA

DEL

IND

IC

AD

OR

PORCENTAJE DE BASES DE DATOS RECUPERABLES POR EL DESCUBRIDOR







Código del indicador IND-23-1-03-121

Responsable del

indicador Técnico de Soporte - Jefatura Administrativa

Objetivo Establecer el porcentaje de recursos electrónicos vigentes suscritos que son

recuperables en el servicio de descubrimiento.

Método de Medición

Se realiza una comparación de los contenidos suscritos vigentes y se determina

cuáles de ellos son recuperables a través del servicio de descubrimiento. Finalizada

esta comparación, se obtiene el porcentaje de recursos que si son recuperables del

total de recursos suscritos vigentes.

Unidad de Medida Porcentaje (%)

Fórmula 𝑁ú𝑚𝑒𝑟𝑜 𝑑𝑒 𝑏𝑎𝑠𝑒𝑠 𝑑𝑒 𝑑𝑎𝑡𝑜𝑠 𝑟𝑒𝑐𝑢𝑝𝑒𝑟𝑎𝑏𝑙𝑒𝑠 𝑒𝑛 𝑒𝑙 𝑑𝑒𝑠𝑐𝑢𝑏𝑟𝑖𝑑𝑜𝑟

𝑁ú𝑚𝑒𝑟𝑜 𝑑𝑒 𝑏𝑎𝑠𝑒𝑠 𝑑𝑒 𝑑𝑎𝑡𝑜𝑠 𝑠𝑢𝑠𝑐𝑟𝑖𝑡𝑎𝑠 𝑣𝑖𝑔𝑒𝑛𝑡𝑒𝑠∗ 100%

Variables

Numerador: corresponde al número de bases de datos que son efectivamente

recuperables a través del servicio de descubrimiento

Denominador: corresponde al número de bases de datos suscritas vigentes para el

periodo que se está evaluando.

Limitaciones Ninguna

Fuente de datos

Informe Anual de Suscripciones de recursos electrónicos que emite el área de

Gestión de Colecciones

La comparación se obtiene luego de validar cada recurso vigente en la Base de

Conocimiento de la plataforma de descubrimiento.

Información registrada en el Tablero de Control para las suscripciones vigentes a

bases de datos.

Granularidad No aplica.

Periodicidad Anual

Meta

Podemos garantizar la comparación del 100% de las bases de datos que estén

vigentes en el período a evaluar, pero no podemos establecer una meta específica

para el indicador, debido a que no todas las bases de datos se encuentran

disponibles para ser indizadas por el Servicio de Descubrimiento.

Observaciones

FIC

HA

DEL

IND

ICA

DO

R

PORCENTAJE DE REVISTAS INDEXADAS EN ATOZ

Código del indicador IND-23-1-03-122







Responsable del

indicador Técnico de soporte.

Objetivo Medir el porcentaje de revistas indexadas en ATOZ.

Método de Medición Se reportan las estadísticas de las revistas indexadas y se calcula el indicador.

Unidad de Medida Porcentaje

Fórmula (𝑁ú𝑚𝑒𝑟𝑜 𝑑𝑒 𝑟𝑒𝑣𝑖𝑠𝑡𝑎𝑠 𝑖𝑛𝑑𝑒𝑥𝑎𝑑𝑎𝑠 𝑝𝑜𝑟 𝐴𝑇𝑂𝑍 / 𝑁ú𝑚𝑒𝑟𝑜 𝑡𝑜𝑡𝑎𝑙 𝑑𝑒 𝑟𝑒𝑣𝑖𝑠𝑡𝑎𝑠 𝑠𝑢𝑠𝑐𝑟𝑖𝑡𝑎𝑠) 𝑥 100

Variables

Número de revistas indexadas por ATOZ: corresponde al número de títulos de

publicaciones seriadas que se indexan en ATOZ.

Número total de revistas suscritas: Número total de títulos de publicaciones

seriadas suscritas en el año vigente.

Limitaciones No aplica.

Fuente de datos Módulo administrador de ATOZ.

Tablero de control.

Granularidad No aplica

Periodicidad Anual

Meta 100%

Observaciones

9. RIESGOS

CALIDAD DE SERVICIO

- No comunicar la actualización y/o mantenimiento del recurso afectando el servicio al usurario.

ADMINISTRATIVO

- No revisar el reporte de fallos.







10. CONTROL DE CAMBIOS

VERSIÓN ACTUALIZACIÓN FECHA

0 Elaboración 14/08/2015

Publicación 12/01/2016





11. APROBACIÓN

NOMBRE CARGO FECHA

ELABORÓ

Manuela Peña INGENIERO PROCESOS (T) -

PROY - 10006394

16/01/2016 Eliana Arciniegas

AUXILIAR BIBLIOTECA -

SERVICIOS SISTEMA

BIBLIOTECAS

Leonardo Calderón TECNICO SOPORTE - SBADM

REVISÓ Liliana Caballero JEFE ADMINISTRATIVO - SBADM

- 10001992 21/03/2017

APROBÓ Angela María Mejia DIRECTOR SISTEMA

BIBLIOTECAS - SBI - 10001991 21/04/2017

Documents

Actualización y mantenimiento de recursos electrónicos · Servicios Bibliográficos • Presentar anualmente el Informe anual suscripción y renovación de bases de datos y publicaciones