Adatbázis-kezelés

3

TARTALOMJEGYZÉK BEVEZETİ............................................................................................................................6

ALAPISMERETEK...................................... ...........................................................................6

ADATBÁZIS..........................................................................................................................................................6 AZ ADATBÁZISHOZ KAPCSOLÓDÓ FOGALMAK..........................................................................................6 ADATMODELL .................................................................................................................................................8

ADATBÁZISOK TERVEZÉSE ..............................................................................................................................9 1. LÉPÉS: KÖVETELMÉNYELEMZÉS.............................................................................................................9 2. LÉPÉS: EGYEDEK, TÁBLÁK MEGHATÁROZÁSA......................................................................................9 3. LÉPÉS: ATTRIBÚTUMOK, MEZİK MEGHATÁROZÁSA..........................................................................10 4. LÉPÉS: AZ AZONOSÍTÓK MEGHATÁROZÁSA........................................................................................11 5. LÉPÉS: A KAPCSOLATOK MEGHATÁROZÁSA.......................................................................................11 6. LÉPÉS: ELLENİRZÉS ..............................................................................................................................12 7. LÉPÉS: ADATBEVITEL ÉS TOVÁBBI OBJEKTUMOK LÉTREHOZÁSA...................................................12

A MICROSOFT ACCESS INDÍTÁSA........................ ...........................................................14

AZ ABLAK ..........................................................................................................................................................14

MUNKA LÉTEZİ ADATBÁZISSAL ...................................... ..............................................16

MEGNYITÁS ......................................................................................................................................................16 TÁBLÁK..........................................................................................................................................................17 LEKÉRDEZÉSEK ...........................................................................................................................................18 ŐRLAPOK ......................................................................................................................................................18 JELENTÉSEK.................................................................................................................................................18 ADATELÉRÉSI LAPOK..................................................................................................................................18 MAKRÓK........................................................................................................................................................18 MODULOK .....................................................................................................................................................18 AZ OBJEKTUMOK NÉZETEI .........................................................................................................................18

A NORTHWIND MINTAADATBÁZIS..................................................................................................................18 MŐVELETEK REKORDOKKAL..........................................................................................................................20

MOZGÁS A TÁBLÁBAN.................................................................................................................................21 REKORD MÓDOSÍTÁSA ...............................................................................................................................22 VISSZAVONÁS ..............................................................................................................................................22

TÁBLA MÓDOSÍTÁSA .......................................................................................................................................23 BETŐTÍPUS ...................................................................................................................................................23 ADATLAP MEGJELENÉSE............................................................................................................................23 SORMAGASSÁG BEÁLLÍTÁSA.....................................................................................................................24 OSZLOPSZÉLESSÉG BEÁLLÍTÁSA .............................................................................................................25 OSZLOP ÁTNEVEZÉSE ................................................................................................................................25 OSZLOP ÁTHELYEZÉSE ..............................................................................................................................25 OSZLOP ELREJTÉSE ÉS FELFEDÉSE........................................................................................................26 OSZLOPOK RÖGZÍTÉSE ..............................................................................................................................26

KERESÉS ÉS CSERE........................................................................................................................................26

4

MÓDOSÍTÁSOK MENTÉSE...............................................................................................................................28 ADATBÁZIS BEZÁRÁSA....................................................................................................................................28

OBJEKTUMOK BEZÁRÁSA...........................................................................................................................28 ADATBÁZIS MENTÉSE MÁS MAPPÁBA VAGY MEGHAJTÓRA......................................................................29

ÚJ ADATBÁZIS LÉTREHOZÁSA........................... .............................................................30

AZ ADATBÁZISFÁJL LÉTREHOZÁSA...............................................................................................................30 TÁBLA LÉTREHOZÁSA.....................................................................................................................................31 TÁBLA LÉTREHOZÁSA TERVEZİ NÉZETBEN ...............................................................................................32

MEZİTULAJDONSÁGOK..............................................................................................................................33 EGYÉNI SZÁMFORMÁTUMOK .....................................................................................................................37 BEVITELI MASZK KÉSZÍTÉSE VARÁZSLÓVAL ...........................................................................................38 EGYÉNI BEVITELI MASZK KÉSZÍTÉSE .......................................................................................................42 TOVÁBBI TULAJDONSÁGOK .......................................................................................................................43 TÁBLATULAJDONSÁGOK.............................................................................................................................46 TÁBLA ADATLAP NÉZETE............................................................................................................................48 SZŐRÉS KIJELÖLÉSSEL ..............................................................................................................................51 SZŐRÉS KIZÁRÁSSAL..................................................................................................................................52 SZŐRÉS ŐRLAPPAL .....................................................................................................................................52 IRÁNYÍTOTT SZŐRÉS...................................................................................................................................55

TÁBLÁK IMPORTÁLÁSA ...................................................................................................................................56 FÁJLOK KERESÉSE......................................................................................................................................57 IMPORTÁLÁS ACCESS-BİL ........................................................................................................................57 IMPORTÁLÁS EXCELBİL.............................................................................................................................58

TÁBLÁK CSATOLÁSA .......................................................................................................................................63 ACCESS TÁBLA CSATOLÁSA......................................................................................................................63 EXCEL TÁBLA CSATOLÁSA.........................................................................................................................65

TÁBLA MÁSOLÁSA............................................................................................................................................68

LEKÉRDEZÉSEK ....................................... .........................................................................69

A LEKÉRDEZÉS NÉZETEI ................................................................................................................................70 A LEKÉRDEZÉS TÍPUSAI..................................................................................................................................71 VÁLASZTÓ LEKÉRDEZÉS LÉTREHOZÁSA .....................................................................................................72 LEKÉRDEZÉS MENTÉSE..................................................................................................................................79 LEKÉRDEZÉS BEZÁRÁSA................................................................................................................................80 CSÚCSÉRTÉK TULAJDONSÁG........................................................................................................................80 SZÁMÍTOTT MEZİ LÉTREHOZÁSA.................................................................................................................82 A KIFEJEZÉSSZERKESZTİ HASZNÁLATA.....................................................................................................83 AZ ACCESS GYAKRAN HASZNÁLT FÜGGVÉNYEI.........................................................................................86

DÁTUM ÉS IDİ FÜGGVÉNYEK....................................................................................................................86 DATE..........................................................................................................................................................86 DATEPART ................................................................................................................................................86 DAY ............................................................................................................................................................88 MONTH ......................................................................................................................................................88 NOW...........................................................................................................................................................88 YEAR..........................................................................................................................................................89

PROGRAMFOLYAMAT FÜGGVÉNYEK........................................................................................................89

5

IIF ...............................................................................................................................................................89 SZÖVEGES FÜGGVÉNYEK ..........................................................................................................................89

LEFT...........................................................................................................................................................89 LEN.............................................................................................................................................................89 MID.............................................................................................................................................................89 RIGHT ........................................................................................................................................................90

ÖSSZESÍTİ LEKÉRDEZÉSEK..........................................................................................................................90 AKCIÓ LEKÉRDEZÉSEK...................................................................................................................................91

TÁBLAKÉSZÍTİ LEKÉRDEZÉS ....................................................................................................................91 TÖRLİ LEKÉRDEZÉS...................................................................................................................................93 FRISSÍTİ LEKÉRDEZÉS ..............................................................................................................................94 HOZZÁFŐZİ LEKÉRDEZÉS.........................................................................................................................95

PARAMÉTERES LEKÉRDEZÉS........................................................................................................................98 KERESZTTÁBLÁS LEKÉRDEZÉS.....................................................................................................................99

A KERESZTTÁBLÁS LEKÉRDEZÉS VARÁZSLÓ .......................................................................................101

ŐRLAPOK ............................................. ............................................................................104

AZ ŐRLAPOK NÉZETEI...................................................................................................................................104 AZ ŐRLAPOK FELÉPÍTÉSE ............................................................................................................................107 ŐRLAPOK LÉTREHOZÁSA .............................................................................................................................107 AZ ŐRLAPOK ELRENDEZÉSE........................................................................................................................107

AUTOŐRLAPOK KÉSZÍTÉSE......................................................................................................................108 KIMUTATÁS AUTOŐRLAP HASZNÁLATA..................................................................................................109 KIMUTATÁSDIAGRAM AUTOŐRLAP HASZNÁLATA .................................................................................112 AZ ŐRLAP VARÁZSLÓ HASZNÁLATA .......................................................................................................113

REKORDOK KEZELÉSE ŐRLAPPAL..............................................................................................................116 REKORD MÓDOSÍTÁSA .............................................................................................................................116

ŐRLAP FORMÁTUMOZÁSA............................................................................................................................117 KÉP BESZÚRÁSA FÁJLBÓL ŐRLAPRA .........................................................................................................122

KÉP HASZNÁLATA HÁTTÉRKÉNT .............................................................................................................124

JELENTÉSEK......................................... ...........................................................................124

A JELENTÉS FELÉPÍTÉSE .............................................................................................................................125 A JELENTÉS NÉZETEI ....................................................................................................................................126 JELENTÉSEK LÉTREHOZÁSA .......................................................................................................................126

AZ AUTOJELENTÉSEK SZERKEZETE.......................................................................................................126 AUTOJELENTÉS KÉSZÍTÉSE.....................................................................................................................127 JELENTÉSEK KÉSZÍTÉSE VARÁZSLÓVAL ...............................................................................................127

JELENTÉSEK NYOMTATÁSA.............................. ............................................................132

OLDALBEÁLLÍTÁS...........................................................................................................................................132 MARGÓK......................................................................................................................................................132 OLDAL..........................................................................................................................................................133 OSZLOPOK..................................................................................................................................................134

NYOMTATÁS ...................................................................................................................................................135

6

BEVEZETİ Ebben a tananyagban a Microsoft Access XP programmal ismerke-dünk meg, amely a Microsoft Office XP Professional változatának tag-jaként napjaink egyik legelterjedtebb adatbázis-kezelı programjává vált. Mivel a továbbiakban tárgyalt programfunkciók célja, szerepe a korábban bemutatott programok eljárásaival szemben mindenki szá-mára nem feltétlenül azonnal érthetı, az egyes részek elıtt külön ki-emeljük a tárgyalt eljárás hasznosságát, alkalmazási körét.

A tananyag az ECDL vizsga követelményein túl a következı témakö-röket tárgyalja:

• Adattábla módosítása,

• Egyéni számformátumok,

• Beviteli maszk készítése varázslóval,

• Egyéni beviteli maszk készítése,

• Táblatulajdonságok,

• Táblák csatolása,

• A DatePart függvény és a szöveges függvények,

• Paraméteres lekérdezés.

ALAPISMERETEK Az adatbázis tágabb értelemben egy olyan adathalmaz, amelynek ele-mei egy meghatározott tulajdonságuk alapján összetartozónak tekint-hetık. Az adatbázis-kezelıknek meg kell oldani ezen adatok rendezé-sét, a köztük lévı kapcsolat nyilvántartását, az adatokhoz való hozzá-férés szabályozását, az adatok védelmét, az integritás megırzését, az adatok módosíthatóságát, lekérdezését, különféle szempontok sze-rinti kigyőjtését, válogatását és egyéb statisztikai funkciókat is.

Egy meghatározott témakörrel kapcsolatos információk lehetnek pél-dául a vevıi megrendelések, számlázási vagy készlet-nyilvántartási adatok, stb.

Az adatbázis az adatok és a köztük lévı összefüggések rendszere, amelyet egymás mellett tárolunk. Nagyon fontos, hogy az adatbázi-sunk szerkezetét jól megtervezzük, mert a késıbbiekben csak így tu-dunk hatékonyan dolgozni vele.

A tábla a logikailag összetartozó adatokat foglalja össze. A tábla osz-lopokból és sorokból áll, melyeket mezıknek, illetve rekordoknak ne-vezünk.

A rekord az adatbázis egy sora. Egy rekordban tároljuk az egymással összefüggı adatokat.

A mezı az adatbázis egy oszlopa, amelyben az egyedek tulajdonság-értékeit tároljuk.

Az elemi adatok a táblázat celláiban szereplı értékek, amelyek az e-gyed konkrét tulajdonságai.

ADATBÁZIS

AZ ADATBÁZISHOZ KAPCSOLÓDÓ FOGALMAK

ÖSSZEFOGLALÁSA

7

Az egyed az, amit le akarunk írni, amelynek az adatait tároljuk és győjtjük az adatbázisban. Az egyedet idegen szóval entitásnak nevez-zük. Egyednek tekinthetünk például egy személyt.

Az attribútum vagyis tulajdonság az egyed valamely jellemzıje. Az egyed az attribútumok összességével jellemezhetı. Egy személy egy jellemzıje lehet például a neve.

Az egyedre vonatkozóan megadott tulajdonságok összességét egyed-típusnak nevezzük. Egy személy leírható például a nevével, életkorá-val, testmagasságával, a szeme és haja színével együttesen.

Az egyedre vonatkozóan megadott konkrét tulajdonságokat egyed-elıfordulásnak nevezzük. Egy egyed-elıfordulás például Kis Ede, aki 29 éves, 183 cm magas, kék szemő, barna hajú.

Elsıdleges kulcs : a táblázat rekordjainak egyértelmő azonosítója, ér-téke egyedi.

Idegen kulcs : olyan azonosító amelynek segítségével egy másik táblázat elsıdleges kulcsára hivatkozhatunk.

Az anomáliák egy nem megfelelı modellbıl eredı problémák, ellent-mondások. Egy relációs adatbázisban a következı anomáliák léphet-nek fel:

• Bıvítési anomália: ha egy rekord felvételekor a már koráb-ban tárolásra került információkat is újra be kell vinni.

• Törlési anomália: amikor az elem megszüntetésekor a nem hozzá tartozó információk is elvesznek.

• Módosítási anomália: amikor az elemi adat módosulásakor az adatbázisban az elemi adat összes elıfordulási helyén el kell végezni a módosítást.

A táblák közti kapcsolatok az egyedek egymáshoz való viszonyát ír-ják le. Az egyedek közti kapcsolatot háromféleképpen írhatjuk le.

• egy-egy (1:1) kapcsolat: az egyik tábla egy eleméhez a má-sik tábla pontosan egy eleme kapcsolódik

• egy-több (1:N) kapcsolat: az egyik tábla egy eleméhez a másik tábla több eleme is tartozhat

• több-több (N:M) kapcsolat: bármely tábla elemeihez a má-sik tábla tetszıleges számú eleme tartozhat

A normalizálás folyamata során az adatbázisból kiküszöböljük a kü-lönféle anomáliákat, a redundanciát (adattöbbszörözést), így csökken az adatbázisfájl mérete, és az adatbázis tartalma logikailag áttekinthe-tıbb lesz.

Az adatbázis-rendszernek az alábbi követelményeknek kell megfelelni:

• biztosítsa nagy mennyiségő adat hatékony kezelését,

• egyszerre több felhasználó is használhassa,

• ırizze meg az adatok integritását, feleljen meg a megadott szabályoknak,

• nyújtson adatvesztés elleni védelmet,

• tegye lehetıvé az egyes felhasználók hozzáférési jogainak szabályozását,

8

• továbbfejleszthetı legyen.

Az adatmodell egyértelmően meghatározza az adatbázis szerkezetét, magában foglalja az adatok típusát, kapcsolatát, a korlátozó feltétele-ket és az adatkezelési mőveleteket.

A mai adatbázisokban négyféle logikai adatmodellt használunk: a hie-rarchikus, a hálós, az objektum-orientált illetve a relációs adatmodellt. Az Access a relációs adatmodellt használja.

A relációs adatmodellben az adatokat egymással logikai kapcsolatban álló táblázatokba rendszerezzük. Egy táblázat oszlopainak és sorainak a következı feltételeknek kell megfelelniük:

• minden oszlopnak egyértelmő neve van,

• minden sorban ugyanazok az oszlopok vannak,

• az oszlopokban található adatok meghatározott értéket vehetnek fel,

• az oszlopok soronként csak egy értéket vehetnek fel,

• a táblázatot a neve egyértelmően azonosítja.

ADATMODELL

9

Egy megfelelıen mőködı adatbázis készítéséhez alaposan át kell gondolnunk a megoldandó feladatot. Meg kell határoznunk, hogy az egyedek mely tulajdonságait szeretnénk tárolni, ez alapján kell de-finiálnunk az egyedtípusokat és az adatbázis felépítését.

A következıkben hét lépésben ismertetjük egy Access adatbázis ter-vezésének javasolt lépéseit.

1. lépés:Követelményelemzés

2. lépés:Egyedek, táblákmeghatározása

3. lépés:Attribútumok, mezık

meghatározása

4. lépés:Az azonosítók meghatározása

5. lépés:A kapcsolatok meghatározása

6. lépés:Ellenırzés

7. lépés:Adatbevitel és további

objektumok létrehozása

1. lépés:Követelményelemzés

2. lépés:Egyedek, táblákmeghatározása

3. lépés:Attribútumok, mezık

meghatározása

4. lépés:Az azonosítók meghatározása

5. lépés:A kapcsolatok meghatározása

6. lépés:Ellenırzés

7. lépés:Adatbevitel és további

objektumok létrehozása

Tervezés

Feltételekmegadása

Adatbáziselkészítése

Az elsı lépésben a megoldandó feladatot, az adatbázis célját, az alkal-mazás rendeltetését határozzuk meg. Vizsgáljuk meg az alkalmazási területet, hogyan oldják meg hagyományos eszközökkel a feladatot. Készítsünk „interjúkat” az adatbázis leendı használóival. Tanulmá-nyozzuk, milyen adatokat kapnak a felhasználók, hogyan dolgozzák azokat fel, győjtsük össze az adatok felvételére jelenleg használt őrla-pokat. Határozzuk meg, milyen információkhoz szeretnénk jutni az adatbázisból. Elemezzük a hasonló felépítéső és szerepő, mőködı adatbázisokat. Ezek alapján határozzuk meg, hogy milyen témákról, egyedekrıl kell adatokat tárolni, és konkrétan mely adatok azok, ame-lyeket tárolnunk kell.

Ebben a lépésben az összegyőjtött adatokat rendszerezzük és egy in-formációrendszerbe szervezzük. Egy információrendszer például egy személyi nyilvántartás, amely a következı egyedekkel foglalkozik: személyek, munkahelyek, lakóhelyek, iskolai végzettségek, stb. Ebben az esetben a személy egy egyedtípus, annak egy példánya lehet pél-dául Kiss Ede és a hozzátartozó tulajdonságok.

1. LÉPÉS: KÖVETELMÉNY-

ELEMZÉS

ADATBÁZISOK TERVEZÉSE

2. LÉPÉS: EGYEDEK,

TÁBLÁK MEGHATÁROZÁSA

10

Fizikailag az egyed tulajdonságait egy táblában tároljuk. A tábla soraiba (rekordjaiba) kerülnek az egyedpéldányok, azaz az egyedtípusok tényleges elıfordulásai, a rekord mezıibe (oszlopokba) az attribútumok.

Minden adatot csak egy táblában tároljunk, hogy késıbb csak egy he-lyen kelljen frissítenünk azokat. Egy táblában csak egy adott témára vonatkozó információ legyen, így az egyes témákra vonatkozó adato-kat egymástól függetlenül lehet törölni vagy megtartani.

Például ha egy könyvtár adatait vizsgáljuk és a kölcsönzı személyi adatait – nevét, címét, munkahelyét, telefonszámát – külön táblán ke-zeljük a kikölcsönzött könyvektıl – ISBN szám, író, cím, kulcsszavak – törölhetünk egy kölcsönzést, ugyanakkor megtarthatjuk a kölcsönzı adatait.

Ebben a lépésben tervezzük meg a táblákat és a táblákat felépítı me-zıket, vagyis konkrétan definiáljuk az egyedtípusokat.

Az attribútumokat a következıképpen osztályozhatjuk: • egyszer ő, azaz tovább nem bontható, illetve összetett , azaz több

egyszerő értékbıl alkotott (például az irányítószámból, városnév-bıl, közterület azonosítóból stb. álló cím)

• egyérték ő, mely minden egyes elıfordulásnál csak egy értéket ve-het fel (például a születési hely), illetve többérték ő vagy halmaz-értékő, amely minden elıfordulásnál akár több értéket is felvehet (például, hogy egy személy milyen nyelvvizsgákkal rendelkezik)

• tárolt , amely értékeit az adatbázis tartalmazza, illetve származta-tott , melyek értéke más attribútumok alapján határozható meg, il-letve számítható ki.

Egyes attribútumok tartalmazhatnak egyedi, azaz nem ismétlıdı ada-tot, amelyet késıbb kulcsként, a rekordok egyértelmő azonosítására használhatunk.

A mezık meghatározásakor ügyeljünk a következıkre: • minden szükséges adatot vegyünk fel, • hagyjuk ki a származtatott vagy kalkulált adatokat,

Egyedtípus

Személy

Neve

Életkora

Testmagassága

Szeme színe

Haja színe

Neve

Egyed -elıfordulások

Életkora Testmagassága Szeme színe Haja színe

Kis Ede 29 év 183 cm Kék Barna

Nagy Miklós 31 év 179 cm Fekete Fekete

3. LÉPÉS: ATTRIBÚTUMOK,

MEZİK MEGHATÁROZÁSA

11

• az összetett attribútumokat bontsuk fel egyszerő attribútumokra, azaz tároljuk az információt a legkisebb egységek szerint (például külön a családnevet és a keresztnevet).

A táblák közötti kapcsolatok kialakításához követelmény a táblákban tárolt információ egyértelmő azonosítása. Az azonosítók segítségével például egy vásárlót összekapcsolhatunk a megvásárolt áruval.

Minden olyan táblában, melynek rekordjait egyenként, egyedileg sze-retnénk azonosítani, lennie kell egy úgynevezett elsıdleges kulcsnak. Az elsıdleges kulcs olyan azonosító, melynek értékei az adott táblá-ban nem ismétlıdhetnek. Az elsıdleges kulcs leggyakrabban egy mezı, de különleges esetben több mezıbıl álló elsıdleges kul-csot is létrehozhatunk, ebben az esetben összetett elsıdleges kulcsról beszélünk.

A relációs adatbázis-kezelı rendszerek hatékonyságát, a különbözı táblákban tárolt információk gyors megkeresését és összegyőjtését a megfelelıen megválasztott elsıdleges kulcs biztosítja. Az Access-ben háromféle elsıdleges kulcs alkalmazható: számláló, egyetlen mezı és több mezı.

Számláló típusú els ıdleges kulcs

Ez a legegyszerőbb elsıdleges kulcs. Ekkor egy Számláló típusú me-zıt hozunk létre, melyben az Access minden egyes új rekord számára egyedi sorszámot generál. A kulcs típusa, mérete befolyásolja az adat-feldolgozás sebességét. Szélsıségesen nagy kulcs megadása lassít-hatja a program futását, a lekérdezések, szőrések végrehajtását.

Egyetlen mez ıbıl álló els ıdleges kulcs

Elsıdleges kulcs nem számláló típusú – például TB számot tartalmazó – mezı is lehet, amennyiben az egyetlen ismétlıdı értéket sem tartal-maz. Az elsıdleges kulcs mezıbe az Access nem engedi ismétlıdı adatok bevitelét. Amennyiben a táblában nincs egyedi értékeket tar-talmazó mezı, hozzunk létre Számláló típusú mezıt elsıdleges kulcs-ként, vagy hozzunk létre több mezıbıl álló elsıdleges kulcsot.

Több mez ıbıl álló els ıdleges kulcs

Összetett elsıdleges kulcsot több mezı felhasználásával képezünk. Erre akkor van szükség, ha egyetlen mezı egyediségét sem lehet biztosítani.

Ha nem tudjuk eldönteni, hogy több mezıbıl létrehozható-e a rekor-dok egyértelmő azonosítására alkalmas mezıkombináció, akkor in-kább adjunk egy Számláló típusú mezıt a táblához és azt adjuk meg elsıdleges kulcsként.

Ebben a lépésben a táblák rekordjait kapcsoljuk össze egymással, a táblák kialakítása során azonosított elsıdleges kulcsmezık segítsé-gével. A kapcsolat a rendszer szempontjából fontos két egyed össze-tartozását fejezi ki.

A kapcsolat számosságát három csoportba oszthatjuk: • Egy az egyhez (1:1) kapcsolatban egy egyed-elıforduláshoz, azaz

rekordhoz mindig csak egy másik egyed-elıfordulás tartozik. Ezt a kapcsolattípust használhatjuk például házastársak nyilván-tartása esetén.

4. LÉPÉS: AZ AZONOSÍTÓK

MEGHATÁROZÁ SA

5. LÉPÉS: A KAPCSOLATOK

MEGHATÁROZÁSA

12

• Egy a többhöz (1:n) kapcsolat esetén egy adott egyed-elıfordulás egy vagy több másik egyed-elıforduláshoz van rendelve, azaz az egyik tábla egy rekordjához a másik tábla több rekordja kap-csolódhat. Ilyen kapcsolattípust használhatunk például a megren-delık és megrendeléseik nyilvántartásakor.

• Több a többhöz (n:m) kapcsolat esetén egy adott egyed egy vagy több elıfordulása kapcsolatban állhat egy vagy több másik egyed elıfordulásával. Ilyenkor a kapcsolatot egy harmadik (illesztı) tábla beiktatásával, hálós szerkezettel képezzük le. Az illesztı táb-lába kell felvenni mindkét tábla elsıdleges kulcs mezıjét. Ezzel a kapcsolattípussal írhatjuk le például egy cég ügyfeleinek és az ügyfelek számára nyújtott szolgáltatásainak kapcsolatát.

A kapcsolatokban szereplı egyedeket szerepük szerint nevezik még fıegyednek vagy szülınek, illetve alegyednek vagy gyereknek. A logi-kai adatmodell szokásos ábrázolási módja szerint a „sok” oldalra nyíl-hegyet vagy „csirkelábat” rajzolhatunk.

Vevıkód

VEVİVevıkód

Vevıkód

VEVİVevıkód

A nyíl a fıegyedtıl az alegyed felé mutat.

A táblák, a mezık és a szükséges kapcsolatok megtervezése után nézzük át a tervet, nem maradt-e benne hiba. Alapos ellenırzést kö-vetıen könnyebb az adatbázis tervét most megváltoztatni, mint amikor a táblákat már feltöltöttük adatokkal.

Az Access segítségével hozzuk létre a táblákat, határozzuk meg kö-zöttük a kapcsolatot vagyis alakítsuk ki az adatbázis külsı szerkezetét. Ezt követıen próbaképpen írjunk be néhány rekordot minden táblába és vizsgáljuk meg, hogy megválaszolhatók-e a kívánt kérdések az adatbázis alapján.

Ha elvégeztük a szükséges javításokat és ellenırzésünk szerint az adatbázis terve hibátlan és a táblaszerkezet megfelel a céloknak, továbbmehetünk, és bevihetjük az adatokat a már létezı táblákba. Ki-

Férfiak Nık

Megrendel ık Megrendelések

Ügyfelek Szolgáltatások

6. LÉPÉS: ELLENİRZÉS

7. LÉPÉS: ADATBEVITEL ÉS

TOVÁBBI OBJEKTUMOK

LÉTREHOZÁSA

13

alakíthatjuk a többi objektumot: létrehozhatunk például beviteli őrlapo-kat, lekérdezéseket, jelentéseket is (lásd késıbb részletesen).

Megjegyzés

Az adatbázisok tervezéséhez további ötleteket meríthetünk a Northwind mintaadat-bázisból és az Adatbázis varázsló segítségével elıállítható adatbázisok sémájá-ból. Az Adatbázis varázsló az indító (Új fájl ) munkaablakban az Általános sablo-nok hivatkozásra kattintás után megjelenı párbeszéd panelrıl indítható.

14

A MICROSOFT ACCESS INDÍTÁSA A Microsoft Access XP adatbázis-kezelı program indítása a Start menü Programok Microsoft Access parancsával történik.

A program indításához – helyzettıl függıen – használhatjuk még a Munkaasztalon vagy a Tálcán található parancsikont is.

Az alábbi ábrán az Access elindítása után megjelenı ablak fıbb ré-szeit mutatjuk be.

Menü

Eszköztár Ablakvezérlı gombok

Állapotsor

Munkaablak

AZ ABLAK ÁTTEKINTÉSE

15

A menüben kategóriák szerint csoportosítva találjuk az Access paran-csait és beállítási lehetıségeit. Az egyes menükben alaphelyzetben csak az általunk leggyakrabban használt parancsok listája jelenik meg. A teljes parancslista megjelenítéséhez kattintsunk a menü legalján lát-ható lefelé mutató dupla nyílra.

TIPP

Aki a régi stílusú menükhöz szokott, az Access-t úgy is beállíthatja, hogy a menük mindig a teljes parancslistát mutassák. Ennek beállításához jelenítsük meg a Testreszabás párbeszéd panelt az Eszközök menü Testreszabás parancsával, majd a Beállítások fülön kapcsoljuk be a Mindig a teljes menü megjelenítése je-lölınégyzetet.

Az eszköztárakon található gombok segítségével az Access leggyak-rabban használt parancsait érhetjük el. Az eszköztárak a menükhöz hasonlóan a leggyakrabban használt parancsok gombjait mutatják elı-ször. A további gombok az eszköztár végén található nyílra kattintva érhetık el.

A képernyın a beállításoktól függıen egyszerre több eszköztárat is lát-hatunk, ezek tartalmát és elhelyezkedését szabadon módosíthatjuk. Az eszköztárak megjelenítéséhez vagy elrejtéséhez használjuk a Nézet menü Eszköztárak almenüjének lehetıségeit.

Az Adatbázis eszköztár munkánk során leggyakrabban használt általá-nos parancsok gombjait tartalmazza.

Az Állapotsor a kurzor aktuális pozíciójáról és az Access bizonyos üzemmódjainak állapotáról szóló információkat tartalmaz.

16

Az ablakvezérl ı gombok segítségével a Windows-ban már megis-mert módon méretezhetjük át vagy zárhatjuk be az Access vagy az egyes objektumok ablakait.

A munkaablak az új fájlok létrehozását, a Vágólap használatát és a fájlok tartalmában történı keresést könnyíti meg. A munkaablak alaphelyzetben a program indításakor automatikusan megjelenik. Az Indításkor jelenjen meg ez a panel opció kikapcsolása esetén a munkaablak a következı indításkor már nem fog megjelenni. A mun-kaablakot szükség szerint bármikor megjeleníthetjük vagy elrejthetjük a Nézet menü Eszköztárak Munkaablak parancsával.

A felsorolt elemek részletes használatát a késıbbiekben ismertetjük.

MUNKA LÉTEZİ ADATBÁZISSAL Egy korábban megnyitott adatbázis megnyitásához kattintsunk a fájl nevére az Új fájl munkaablak Fájl megnyitása listájában vagy a Fájl menü alján látható listában. Az Access alaphelyzetben négy utoljára használt fájl nevét ırzi meg. Más adatbázis megnyitásához használ-hatjuk a munkaablak További fájlok hivatkozását, vagy a Fájl menü Megnyitás parancsát. A megjelenı panelen válasszuk ki a megfelelı adatbázis fájlt.

A Megnyitás gomb menüjébıl választhatjuk a Csak olvasásra, Kizárólagos megnyitás, Kizárólagos megnyitás csak o lvasásra parancsokat is. A Megnyitás parancs használata esetén az adatbázist közös használatra nyitjuk meg, ami azt jelenti, hogy az adatbázist velünk egy idıben más felhasználók is megnyithatják és módosíthatják.

Ha az adatbázist a Csak olvasásra paranccsal nyitjuk meg, az adatbázist nem módosíthatjuk, illetve az esetleges módosításokat nem menthetjük el. Más felhasználók azonban velünk párhuzamosan megnyithatják és akár módosíthatják is az adatbázist. A Kizárólagos megnyitás parancs használata esetén az adatbázist tetszılegesen módosíthatjuk, más felhasználók azonban az adatbázis bezárásáig nem férhetnek hozzá annak tartalmához. Ha az adatbázist más fel-használó már megnyitotta, kizárólagos használatra nem nyithatjuk meg azt. A Kizárólagos megnyitás csak olvasásra parancs segítsé-

MEGNYITÁS

17

gével az adatbázist csak olvasható üzemmódban nyitjuk meg. Ebben az esetben velünk egy idıben más felhasználók is megnyithatják az adatbázist, de szintén csak olvasható üzemmódban.

A megnyitás után rendszerint az Adatbázis ablak jelenik meg.

Az Adatbázis ablakban kezdeményezhetjük az adatbázist alkotó ob-jektumok megnyitását. Az objektumcsoportokat az ablak bal oldalán látható listából vagy a Nézet menü Adatbázis-objektumok almenüjébıl választjuk ki.

Az Access adatbázis-kezelı programban elérhetı objektumok a Táb-lák, Lekérdezések, Őrlapok, Jelentések, Lapok, Makrók és Modu-lok .

A tábla objektumokban a logikailag összetartozó adatokat rendezett sorrendben tároljuk. A táblák sorait rekordoknak, az oszlopait mezık-nek nevezzük.

Egy adatbázis általában több táblából áll, amelyek egymással kapcso-latban lehetnek.

TÁBLÁK

18

A lekérdezések segítségével egy vagy több tábla meghatározott felté-teleknek megfelelı adatait jeleníthetjük meg. A lekérdezés lényegében nem más, mint az adatok szőrésére és feldolgozására vonatkozó sza-bályrendszer, ezért a táblában szereplı adatok változása esetén a le-kérdezés eredménye is módosul.

A lekérdezések eredményhalmazát – bizonyos megkötésekkel – a táblákhoz hasonlóan kezelhetjük, ezért a lekérdezések nem csak táblákon, de más lekérdezések eredményhalmazán is alapulhatnak.

Az őrlapok a táblák rekordjainak bevitelére, módosítására és törlésére szolgáló legegyszerőbb eszközök. Az őrlapok készülhetnek táblák vagy lekérdezések alapján.

A jelentések az adatbázis adatainak rendezett, esetleg csoportosított formában történı megjelenítésére szolgálnak. A jelentéseket eredmé-nyét leggyakrabban kinyomtatják, de elküldhetı e-mailben vagy el-menthetı HTML formátumban is. A jelentések készülhetnek táblák vagy lekérdezések alapján.

Az adatelérési lapok olyan weblapok, amelyek segítségével adatbázi-sunk a weben keresztül is kezelhetı. Ezekkel adatbázisunkat akár az Interneten keresztül is bıvíthetjük új rekordokkal, módosíthatjuk a meglévı rekordokat, illetve törölhetjük a feleslegessé vált elemeket.

A makrók segítségével gyakran használt összefüggı mőveletsorokat egy parancsba foglalhatunk, és ezzel elvégzésüket gyorsíthatjuk, auto-matizálhatjuk.

A modulok a felhasználó által Visual Basic nyelven megírt programok, melyek kiegészítik az Access-ben található lehetıségeket. A modulok a Visual Basic programból is elérhetık abban az esetben, ha önálló fájlként mentjük ıket.

Az adatbázis ablakban kiválasztott objektumokat kétféle nézetben nyit-hatjuk meg.

A gombbal az adott objektum felépítését és elemeinek tulaj-donságait tekinthetjük át és módosíthatjuk.

A gombbal az adott objektum által megjeleníthetı eleme-ket, bejegyzéseket tekinthetjük meg. Ebben az esetben az adatbázis rekordjaival különbözı mőveleteket végezhetünk.

Az Access készítıi a különféle megoldások bemutatására, illetve gya-korlás céljából a Northwind nevő, angol nyelvő minta-adatbázist mellé-kelték. A Northwind adatbázist – alapértelmezett telepítés esetén – háttértárunk Program Files \Microsoft Office\Office10\Samples map-pájában találjuk.

LEKÉRDEZÉSEK

ŐRLAPOK

JELENTÉSEK

ADATELÉRÉSI LAPOK

MAKRÓK

MODULOK

AZ OBJEKTUMOK NÉZETEI

A NORTHWIND MINTAADATBÁZIS

19

A Northwind mintaadatbázis megnyitásakor automatikusan egy üd-vözlı párbeszéd panel jelenik meg. Ez a párbeszéd panel az OK gombbal zárható be.

Ha bejelöljük a Don’t show this screen again jelölınégyzetet, akkor az adatbázis késıbbi megnyitásakor ez a párbeszéd panel nem jelenik meg.

A következı párbeszéd panel arra szolgál, hogy egy viszonylag kép-zetlen felhasználó is egyszerően használhassa az adatbázist.

A Northwind mintaadatbázis minden eleme, beleértve az indító párbe-széd paneleket is, megnyitható, módosítható.

A Northwind adatbázis analógiájára létrehozhatunk saját adatbázisokat is (akár úgy is, hogy sablonként használjuk a mintaadatbázist).

20

Egy tábla megnyitás után Adatlap nézetben jelenik meg a képernyın. Ebben a nézetben a tábla rekordjaival különféle mőveleteket végezhe-tünk.

Ebben a nézetben lehetıségünk van új adatok bevitelére vagy a meg-lévı adatok módosítására. Ennek a nézetnek az elınye, hogy sok re-kord tartalmát láthatjuk egyszerre a képernyın, ami megkönnyítheti az adatok összevetését, illetve az esetlegesen hibás adatok kikeresé-sét. Az adatbevitel egyszerősítésére azonban készíthetünk kényelme-sebben használható őrlapokat is.

A legtöbb rekordmővelet elvégzése elıtt a megfelelı rekordot a re-kordkijelölıre kattintva ki kell jelölni.

Az egér húzásával, illetve a CTRL vagy a SHIFT billentyők használa-tával egyszerre több rekordot is kijelölhetünk.

Az aktuális rekord kijelöléséhez használhatjuk a Szerkesztés menü Rekord kijelölése , a tábla összes rekordjának kijelöléséhez a Szerkesztés menü Összes rekord kijelölése parancsát vagy a CTRL+SHIFT+O billentyőkombinációt. A kijelölés megszüntetéséhez kattintsunk bármely rekord tetszıleges mezıjére.

MŐVELETEK REKORDOKKAL

21

A következı táblázatban a rekordkijelölın megjelenı ikonokat és azok jelentését foglaltuk össze.

Jelölés Jelentése

Aktuális mentett rekord

Szerkesztés alatt álló, még nem mentett rekord

Zárolt rekord, nem szerkeszthetı

Új rekord

Megjegyzés

Az Access alaphelyzetben nem zárolja a rekordokat, ezért ha az adatbázisban egy idıben több felhasználó dolgozik, elıfordulhat, hogy ugyanazt a rekordot töb-ben egy idıben módosítják. Ennek elkerülése érdekében – a megfelelı jogosultsá-gok birtokában – bekapcsolhatjuk a szerkesztés alatt álló rekordok zárolását, így egy rekordot egy idıben csak egy felhasználó módosíthat. Ehhez használjuk az Eszközök menü Beállítások parancsát és a megjelenı párbeszéd panel Speciális fülén található Alapértelmezett rekordzárolás csoportban válasszuk a Szerkesztett rekord rádiógombot.

A táblában a TAB billentyő lenyomásával a következı mezıbe lépünk. A SHIFT+TAB billentyővel az elızı mezıbe lépünk vissza.

A HOME és END billentyő az aktuális rekord elsı, illetve utolsó mezı-jébe léptet.

A PAGE UP vagy PAGE DOWN billentyők segítségével képernyı ol-dalanként lapozhatunk.

A CTRL+HOME, illetve a CTRL+END billentyők az elsı rekord elsı, illetve az utolsó rekord utolsó mezıjébe léptetnek.

A kurzormozgató nyilakkal mindig a nyilaknak megfelelı irányba lép-tethetjük el a kurzort.

A megnyitott táblában a rekordok között a rekordléptetı gombok segít-ségével mozoghatunk.

Az Ugrás az els ı rekordra gombbal a tábla elsı rekordjára léptet-jük a kurzort.

Az Ugrás az utolsó rekordra gomb segítségével a tábla utolsó re-kordjára ugrunk.

Az Ugrás az el ızı rekordra gombbal az aktuális kurzorpozíció elıtti rekordra lépünk.

Az Ugrás a következ ı rekordra gomb használatával az aktív rekordot követı rekordra ugrunk.

Az Új rekord hozzáadása gombbal a tábla végén új rekordot hozhatunk létre. Ezt a mőveletet a Tábla adatlap eszköztár Új re-kord hozzáadása gombjával vagy a Beszúrás menü Új rekord parancsával is elvégezhetjük.

Egy vagy több feleslegessé vált rekord törléséhez – azok kijelölése után – kattintsunk a Tábla adatlap eszköztár Rekord törlése gombjára, adjuk ki a Szerkesztés menü Rekord törlése parancsát vagy üssük le a DELETE billentyőt. Az aktuális rekord törlése a teljes rekord kijelölése nélkül is lehetséges a Rekord törlése parancs vagy gomb használatával.

MOZGÁS A TÁBLÁBAN

22

Amennyiben az aktuális tábla kapcsolatban van egy másik táblával, a kapcsolódó rekordok kibonthatók a + ikonokra kattintva. Például megnézhetjük, hogy egy termékféleség egy kiszerelésére milyen meg-rendelések érkeztek:

A rekord adatainak módosításához álljunk a kurzorral a megfelelı cel-lába, és végezzük el a változtatást. A rekord változásai a rekordból való kilépéskor automatikusan mentésre kerülnek.

Az Access-ben a rekordok szerkesztésekor – az Office programokban megszokottól eltérıen – igen korlátozott visszavonási lehetıségeink vannak: kizárólag egy rekord tartalmának utolsó módosítása vagy új rekord létrehozása vonható vissza. A visszavonás a Szerkesztés menü Visszavonás parancsával, a Tábla adatlap eszköztár Visszavo-nás gombjával vagy a CTRL+Z billentyőkombinációval történhet.

REKORD MÓDOSÍTÁSA

VISSZAVONÁS

23

Az Access táblában használható formátumok vonatkozhatnak a táblá-ban tárolt adatokra, illetve magára a táblázatra.

A táblában alkalmazott betőformátumokat a Formátum menü Be-tőtípus parancsának használatakor megjelenı párbeszéd panelen ál-lítjuk be.

A Betőtípus listában a Windows telepített karakterkészleteibıl vá-laszthatunk. A betők írásmódját a Betőstílus listán választjuk ki. A vá-lasztható betőstílusok betőtípusonként eltérıek lehetnek. A betőnagy-ságot a Méret rovat segítségével nyomdai mértékegységben, pontban határozhatjuk meg. Szükség esetén ebbe a rovatba be is gépelhetünk egy – 1 és 127 pont közötti – tetszıleges értéket.

A Hatás csoportban található Aláhúzás jelölınégyzet bekapcsolásával a kijelölt adatokat a karakter színével megegyezı színnel, egyszere-sen aláhúzhatjuk. A Szín legördülı listában tizenhat különbözı bető-szín közül választhatunk. A különféle színek fekete-fehér nyomtatókon szürke árnyalatok formájában jelennek meg.

A tábla megjelenését a Formátum menü Adatlap parancsára kattintva az Adatlap formázása panelen módosíthatjuk.

A Cellahatás csoportban a cellák optikai megjelenését módosíthatjuk.

Sima

BETŐTÍPUS

ADATLAP MEGJELENÉSE

TÁBLA MÓDOSÍTÁSA

24

Domború

Homorú

A Rácsvonalak csoportban kiválaszthatjuk, hogy láthatóak legyenek-e a tábla függıleges és vízszintes cellaelválasztó vonalai.

A Háttérszín és a Rácsvonalszín legördülı listákban beállítható, hogy a cellák háttere és elválasztó vonalai milyen színőek legyenek.

A Szegély- és vonalstílus csoportban az adatlap rácsvonalainak stí-lusát egyesével, egymástól függetlenül beállítható.

Domború vagy Homorú cellahatás választása esetén ezek a beállí-tási lehetıségek nem használhatóak.

A sorok magasságát a Formátum menü Sormagasság parancsával állíthatjuk be. A sormagasság alapesetben a betőmérethez igazodik. A sorok magasságának növelése esetén a hosszú szövegek több sorba törve jelennek meg.

A sormagasságot pontban adjuk meg. Az eredeti magasság visszaál-lításához, jelöljük be a Szabvány magasság jelölınégyzetet.

SORMAGASSÁG BEÁLLÍTÁSA

25

A táblázat oszlopainak szélessége alapértelmezésben azonos. Az osz-lopszélesség beállításához húzzuk az egér segítségével a megfelelı oszlop fejlécének jobb oldali határoló vonalát.

A kijelölt oszlopok szélességét a Formátum menü Oszlopszélesség parancsára megjelenı párbeszéd panelen is beállíthatjuk.

A párbeszéd panelen az oszlopszélességet az alapértelmezett mérető számjegyek számának meghatározásával adhatjuk meg.

Amennyiben vissza szeretnénk állítani az eredeti szélességet, jelöljük be a Szabvány szélesség jelölınégyzetet.

A Legjobb illesztés gombot használva a kijelölt oszlopok szélességét az adott oszlop leghosszabb adatot tartalmazó cellájához igazíthatjuk.

A kijelölt oszlop átnevezéséhez adjuk ki a Formátum menü Oszlop átnevezése parancsát, majd gépeljük be az új nevet. A névadást az ENTER billentyő leütésével zárjuk.

Az oszlop áthelyezéséhez elıször jelöljük ki az oszlopot, majd a Fogd és vidd módszerrel húzzuk az oszlopot a kívánt helyre.

OSZLOP-SZÉLESSÉG

BEÁLLÍTÁSA

OSZLOP ÁTNEVEZÉSE

OSZLOP ÁTHELYEZÉSE

26

A tábla oszlopainak elrejtését az oszlop kijelölése után a Formátum menü Oszlopok elrejtése parancsával hajtjuk végre. Erre akkor lehet szükség, ha a képernyı bal szélén megjelenı rekordazonosítók mellett csak néhány, módosítandó oszlopot akarunk megjeleníteni.

Az elrejtett oszlopokat a Formátum menü Oszlopok felfedése paran-csával jelenítjük meg újra. A megjelenı párbeszéd panelen jelölhetjük ki a megjeleníteni kívánt oszlopokat.

Több oszlopot tartalmazó adatlap esetén rögzíthetjük azokat az oszlo-pokat, amelyeket az adatlap bal szélen mindig látni szeretnénk. Az oszlopok kijelölése után kikattintsunk a Formátum menü Oszlop rögzítése parancsára. Az így rögzített oszlopok mindig láthatóak ma-radnak. A rögzítés megszüntetéséhez kattintsunk a Formátum menü Összes oszlop rögzítésének feloldása parancsára.

Az Access Keresés és Csere funkcióival könnyedén kikereshetjük vagy lecserélhetjük egy adott érték elıfordulásait a táblázatban.

A Keresés funkciót a Szerkesztés menü Keresés parancsával érjük el.

A Mit keres rovatba gépeljük be a keresett adatot, vagy annak egy részletét.

A Miben legördülı listában kiválaszthatjuk, hogy az aktuális oszlop-ban, vagy a teljes táblában történjék-e a keresés. Ha a Keresés pa-rancs kiadásakor több mezı, illetve egy vagy több teljes rekord volt ki-jelölve, a keresés csak a teljes táblában lehetséges. Ilyenkor a Miben legördülı lista inaktív.

Az Egyezés legördülı listában meghatározhatjuk, hogy a keresett a-datnak hol kell szerepelnie a mezıben. A Teljes mez ı listaelem vá-lasztása esetén a mezı tartalmának teljes egészében meg kell egyez-

OSZLOP ELREJTÉSE ÉS

FELFEDÉSE

OSZLOPOK RÖGZÍTÉSE

KERESÉS ÉS CSERE

27

nie a keresett értékkel. A Mezı elején listaelem választása esetén a mezı tartalmának a keresett kifejezéssel kell kezdıdnie. A Mezı bármely részében listaelem választásakor a keresett kifejezés a me-zı tartalmának bármely része lehet.

A Keresés legördülı lista segítségével állíthatjuk be, hogy a keresés az aktuális rekordpozíciótól lefelé vagy felfelé történjen, vagy pedig az egész táblára kiterjedjen.

A Kis- és nagybet ő különbözik jelölınégyzet bekapcsolásával elıír-hatjuk a kis- és nagybetők szigorú megkülönböztetését.

A Formázott adat keresése jelölınégyzet bekapcsolása esetén a ke-resés során a keresett adatot és a mezık képernyın kijelzett formáját veti össze a program. Például formázott adat az 1 000,00 Ft, ez for-mázás nélkül 1000. Ha a jelölınégyzetet nem kapcsoljuk be, a Mit keres rovatban megadott adatot a mezı értékében keresi a program. Ha a teljes táblában keresünk, mindig formázott keresés történik.

A keresést a Következ ı gombra kattintva indítjuk. Ekkor a program kijelöli az elsı, a keresett információ elsı elıfordulását.

A folytatáshoz kattintsunk ismét a Következ ı gombra.

Egyes adatok cseréléséhez kattintsunk a Keresés és csere panel Csere fülére, vagy adjuk ki a Szerkesztés menü Csere parancsát.

A Mit keres rovatba a keresett adatot adhatjuk meg.

A Mire cseréli rovatba a behelyettesítendı adatot írjuk.

A további opciók megegyeznek a keresésnél tanultakkal.

A csere mővelet indításához kattintsunk a Következ ı gombra.

28

Ekkor az Access kijelöli az elsı, a keresett adatot tartalmazó cellát. Ezután a Cseréli gombra kattintva kérhetjük a cella tartalmának cse-réjét, vagy a Következ ı gombra kattintva az aktuális cellát átugorjuk.

A keresett adat minden elıfordulásának lecseréléséhez kattintsunk a Mindet cseréli gombra.

A rekordok tartalmi módosításait az Access a rekord elhagyásakor au-tomatikusan elmenti, így azok külön mentésére nincs szükség. Abban az esetben azonban, ha a táblában nem tartalmi, hanem például szer-kezeti módosításokat végzünk, a változásokat el kell mentenünk. A mentéshez adjuk ki a Fájl menü Mentés parancsát vagy kattintsunk az Adatbázis eszköztár Mentés gombjára, illetve használhatjuk a CTRL+S billentyőkombinációt is. Ekkor a tábla elızı változata felül-íródik az új változattal.

Az elkészült adatbázist a Fájl menü Bezárás parancsával vagy az adatbázis-ablak Bezárás gombjával zárjuk be.

Az egyes megnyitott objektumokat – például tábla, jelentés, őrlap, adatelérési lap, modul – szintén a Fájl menü Bezárás parancsával vagy az objektum ablak címsorában található Bezárás gombbal zárjuk be. Amennyiben az objektum korábban nem mentett módosításokat tartalmaz, a program bezáráskor egy párbeszéd panellel figyelmeztet a mentés szükségességére.

Ha a panel Igen gombjára kattintunk, a program elmenti a módosításo-kat. Ha a Nem gombra kattintunk, a módosítások nem kerülnek men-tésre.

Ha nem szeretnénk bezárni az objektumot, kattintsunk a Mégse gombra. Ekkor tovább dolgozhatunk az objektummal.

MÓDOSÍTÁSOK MENTÉSE

ADATBÁZIS BEZÁRÁSA

OBJEKTUMOK BEZÁRÁSA

29

Mivel az Access-ben nincs Mentés másként funkció, kész adatbázi-sunk más mappába, illetve más meghajtóra történı mentéséhez a Microsoft Windows Intézıt kell használnunk.

A mentés megkezdése elıtt zárjuk be az adatbázis fájlt. A Windows Intézı szerkezeti paneljén válasszuk ki azt a mappát, amelyben az adatbázis található, majd a lista panelen jelöljük ki az adatbázis fájlt.

Ezután adjuk ki a Szerkesztés menü Másolás parancsát vagy hasz-náljuk a CTRL+C billentyőkombinációt.

A célmappát mutató ablakban adjuk ki a Szerkesztés menü Beillesz-tés parancsát, vagy üssük le a CTRL+V billentyőkombinációt.

A fenti mőveletsor segítségével adatbázisunkat akár hajlékonylemezre is elmenthetjük. Ebben az esetben azonban gyızıdjünk meg arról, hogy az adatbázis ráfér a hajlékonylemezre.

A témakörhöz kapcsolódó gyakorló feladatok: Feladatgyőjtemény 1. feladat

ADATBÁZIS MENTÉSE MÁS

MAPPÁBA VAGY MEGHAJTÓRA

30

ÚJ ADATBÁZIS LÉTREHOZÁSA Egy új adatbázis létrehozásának elsı lépése az adatbázist tartalmazó fájl létrehozása. Ezt megelızıen célszerő a bevezetı részben tárgyalt módon és alapossággal papíron megtervezni, hogy milyen táblát vagy táblákat szeretnénk használni, és ezekben milyen típusú adatokat fo-gunk tárolni.

Amennyiben az Új fájl munkaablak nincs bekapcsolva kattintsunk a Fájl menü Új parancsára, vagy az Adatbázis eszköztár Új ikonjára.

A megjelenı Új fájl munkaablakban kiválaszthatjuk, hogy új, üres adatbázist hozunk létre, az Adatbázis varázsló segítségével dolgo-zunk, vagy egy meglévı adatbázis fájlt nyitunk meg.

Egy üres adatbázis létrehozásához kattintsunk a munkaablak Új cso-portjának Üres adatbázis hivatkozására. A megjelenı Új adatbázis panelen adjuk meg a létrehozni kívánt fájl nevét és helyét a mappa-szerkezetben.

Ha egy létezı adatbázis alapján szeretnénk egy új adatbázist létre-hozni, kattintsunk az Új fájl létez ı fájlból csoport Fájl kijelölése hi-vatkozására. Ekkor az Access az eredeti adatbázissal megegyezı mappában létrehoz egy új, a kiválasztott fájllal teljesen megegyezı tartalmú adatbázist.

AZ ADATBÁZISFÁJL LÉTREHOZÁSA

31

Az Új dokumentum sablon alapján csoport Általános sablonok hi-vatkozására kattintva megjeleníthetı panelen elıre elkészített sablon-adatbázisok közül választhatunk. Ilyen sablonokat letölthetünk a Microsoft.com webhelyrıl is. A sablon kiválasztása után megjelenı Új adatbázis panelen adjuk meg a létrehozni kívánt fájl nevét és he-lyét a mappaszerkezetben.

Új tábla létrehozásához az adatbázis-ablak Tábla csoportjában állva adjuk ki a Beszúrás menü Tábla parancsát, vagy kattintsunk az adat-bázis-ablak eszköztárán található Új gombra.

Az Adatlap nézet választása esetén a táblát a mezık értékeinek be-gépelésével hozhatjuk létre. Ebben az esetben az Access a mezık tí-pusait és jellemzıit megpróbálja a bevitt adatok alapján meghatározni. Bár ez a módszer igen kényelmesnek tőnik, használata nem ajánlott. A Tervezı nézet segítségével az egyes mezık nevét és jellemzıit egyenként állíthatjuk be. Ez a leghosszadalmasabb, de egyben a leg-több beállítási lehetıséget kínáló módszer. A Tábla varázsló haszná-latával az új táblát néhány egyszerő lépésben, elıre elkészített minták alapján hozhatjuk létre. Ennek a módszernek a hátránya, hogy nem tudjuk elıre pontosan meghatározni az egyes mezık típusát és tulaj-donságait. A Tábla importálása segítségével külsı adatforrásból – például egy másik adatbázisból – beolvasott adatokból hozhatjuk létre az új táblát. A Tábla csatolása segítségével külsı forrásból származó táblát kapcsolhatunk az adatbázishoz, mely automatikusan követi a forrás tábla változásait, illetve korlátozott mértékben lehetıvé teszi a forrás tábla adatainak módosítását.

Az új táblát célszerő a Tervezı nézetben létrehozni.

TÁBLA LÉTREHOZÁSA

32

A Tervezı nézetben a tábla szerkezeti felépítését definiáljuk, illetve a már meglevı táblánk szerkezetét módosíthatjuk. Ebben a nézetben adjuk meg a mezıneveket, a mezık adattípusait, illetve a mezık tulaj-donságait és az elsıdleges kulcsot.

A Mezınév azonosítja a mezıben tárolt adatokat. Maximum 64 karak-terbıl állhat, nem tartalmazhat pontot, felkiáltójelet vagy szögletes zá-rójelet.

Az Adattípus kiválasztásával határozzuk meg, hogy milyen értékeket tartalmazhat a mezı, mekkora területet tartson fenn számára a prog-ram és milyen mőveleteket végezhetünk az adott mezıvel. Az alapér-telmezett mezıtípus a Szöveg típus.

A Leírás segítségével az általában rövid mezınévhez egy hosszabb magyarázatot rendelhetünk. Ez elsısorban a fejlesztınek hasznos, ha hosszabb kihagyás után kell az adatbázis módosításához folyamodnia. A leírásban nyugodtan használhatunk ékezetes karaktereket és tet-szıleges írásjeleket.

A beírt információ az Adatlap nézetben adatbevitelkor megjelenik az Állapotsoron.

TÁBLA LÉTREHOZÁSA

TERVEZİ NÉZETBEN

33

Az Access-ben a következı adattípusok használhatók:

Beállítás Az adat típusa Méret Szöveg Tetszıleges karaktersorozat. maximum 255 karakter Feljegyzés Tetszıleges, általában hosszabb karaktersoro-

zat, például termékleírás. Kezelése általában lassabb, mint a szöveg tí-pusú mezıé, továbbá a rendezésnél vagy cso-portosításnál az Access csak a mezı elsı 255 karakterét veszi figyelembe.

maximum 65535 karakter

Szám Numerikus adatok, melyekkel matematikai mő-veleteket végezhetünk.

1, 2, 4, 8 vagy 12 bájt (a szám típusú mezı jellemzıit részletesen lásd a Mezıtulaj-donságok részben)

Dátum/Idı Dátum és idı értékek. Csak a 100 és a 9999 évek közé esı értékeket veszi figyelembe.

8 bájt

Pénznem Numerikus adatok, melyeket pénznemként kezel a gép. A szám adattípushoz hasonlóan használható. A tizedesjeltıl balra max. 15, a tizedesjeltıl jobbra max. 4 számjegyet tartalmazhat.

8 bájt

Számláló Az Access által létrehozott egyedi, egymást kö-vetı vagy véletlen számok, melyek a rekordok egyedi azonosítására alkalmasak.

4 vagy 16 bájt

Igen/Nem Logikai érték, amely két lehetséges érték közül az egyiket tartalmazza.

1 bit

OLE objektum A táblához kapcsolt vagy abba beágyazott ob-jektum, Word vagy Excel fájl, hang, stb. Nem in-dexelhetı, nem rendezhetı és nem csoportosít-ható.

Maximum 1 gigabájt, de a szá-mítógép kapacitásától is függ.

Hiperhivatkozás Tetszıleges karaktersorozat, amely szövegként kerül tárolásra, és amely hiperhivatkozásként (egy fájlra vagy weboldalra mutató linkként) mő-ködik.

Részenként maximum 2048 ka-raktert tartalmazhat.

Keresés Varázsló Ennek a mezıtípusnak a kiválasztásával olyan mezıt hozhatunk léte, melynek értékét egy le-nyíló lista segítségével lehet megadni. A listában szereplı értékékek másik táblából vagy elıre megadott listából származhatnak.

Az adattípustól függıen változik.

Az egyes mezık tulajdonságait a Mezıtulajdonságok panel alsó ré-szén állíthatjuk be. Ezekkel a beállításokkal meghatározhatjuk, hogy a mezıkben hogyan történjen az adatok tárolása, kezelése és megjelenítése.

A mezıtulajdonságokat a mezı kiválasztása után az Általános fülön állíthatjuk be. A kiválasztást segíti az ablak jobb oldalán megjelenı magyarázat.

A következıkben a mezık legfontosabb tulajdonságait tekintjük át.

MEZİTULAJDONSÁGOK

34

Mezıméret: A szöveg adattípusú mezı estében a maximálisan bevi-hetı karakterek száma, a szám adattípusú mezıben a tárolt adat nagysága definiálható.

A szám típusú mezıben megadható méreteket az alábbi táblázat fog-lalja össze.

Méret Bájtok száma

Tizedesjegyek maximális

száma Legkisebb érték Legnagyobb érték

Bájt 1 0 0 255 Egész 2 0 -32 768 32 767 Hosszú egész 4 0 -2 147 483 348 2 147 483 347 Egyszeres 4 7 -3,402823·1038 és

-1,401298·10-45 között 1,401298·10-45 és 3,402823·1038 között

Dupla 8 15 -1,79769313486231·10308 és -4,94065645841247·10-324 között

4,94065645841247·10-324 és 1,79769313486231·10308 kö-zött

Decimális 12 28 -1028-1 1028-1 Többszörözési azonosító

16 Nem értelmez-hetı

Nem értelmezhetı Nem értelmezhetı

A Többszörözési azonosítónak csak az adatbázis szinkronizálásánál van szerepe.

Több adattípus – például a Dátum/Id ı – tárolása mindig azonos mezıméret használatával történik. Ezeknél nincs lehetıség a mezı-méret beállítására.

A Formátum mezıben megadhatjuk, hogyan jelenjenek meg a táblá-ban tárolt adatok a képernyın, illetve nyomtatásban. A Formátum tu-lajdonság különbözı adattípusok esetén eltérı lehetıségeket enged meg. Szöveges típusú adatok esetén általában nem szükséges kijel-zési formátumot beállítani.

35

Dátum/Id ı adattípus esetén a következı formátumok közül választha-tunk.

Beállítás Leírás Általános dátum Alapértelmezett beállítás. Lehetséges csak dátum (Rövid

dátum), csak idı (Hosszú idı) vagy mindkét adattípus keze-lése. Példa: 1993. 4. 3. 5:34:23.

Hosszú dátum Az év, hónap, nap teljes kiírása, megegyezik a Vezérlıpult Területi beállítások paneljén használttal. Példa: 1993. április 3.

Egyszerő dátum Példa: 93. ápr. 3. Rövid dátum Számként jeleníti meg az évet, hónapot, napot, megegyezik

a Vezérlıpult Területi beállítások paneljén használt rövid dátum formátummal. Példa: 1993. 4. 3. A Rövid dátum beállítás azt feltételezi, hogy a 0. 1. 1. és 29. 12. 31. közötti dátumok huszonegyedik századi dátumok, azaz az évek száma 2000 és 2029 közötti, a 30. 1. 1. és 99. 12. 31. közötti dátumok feltételezetten huszadik századiak, azaz az évek száma feltételezetten 1930 és 1999 közötti.

Hosszú idı Ugyanaz, mint a Windows Vezérlıpult Területi beállítások - adatlap Idı lapján szereplı beállítás. Példa: 5:34:23 du

Közepes idı Példa: 5:34 du Rövid idı Példa: 17:34

Igen/Nem típusú mezı esetén Igen/Nem, Igaz/Hamis vagy Be/Ki for-mátumok közül választhatunk.

Ennek a mezınek a tartalma alaphelyzetben jelölınégyzetként jelenik meg a képernyın, így formátumának beállítására csak abban az eset-ben van szükség, ha a Megjelenítés fülön a Vezérlıelem megjelení-tése rovatban a Beviteli mez ı vagy a Kombinált lista megjelenítési módot választjuk.

A Szám és Pénzem adattípusok esetében az alábbi formátumok áll-nak rendelkezésre.

36

Beállítás Leírás Általános szám A számokat pontosan úgy jeleníti meg, ahogyan be lettek

írva. Ez az alapértelmezett beállítás. Pénznem Ezreselválasztót használ; a negatív számokat zárójelek kö-

zött jeleníti meg; a Tizedeshelyek tulajdonság alapértelme-zett beállítása 2.

Rögzített Legalább egy számjegyet megjelenít; a Tizedeshelyek tulaj-donság alapértelmezett beállítása 2.

Szabványos Ezreselválasztót használ; a Tizedeshelyek tulajdonság alap-értelmezett beállítása 2.

Százalék Az értéket megszorozza 100-zal, és egy százalékjelet (%) főz hozzá; a Tizedeshelyek tulajdonság alapértelmezett beállí-tása 2.

Tudományos A szabványos tudományos jelölést használja.

A Tizedeshelyek mezıben – pénznem és szám típusú adatok esetén – a kijelzett tizedesjegyek számát szabjuk meg.

37

Egyéni számformátumok beállításával lehetıségünk van az egyes me-zık tartalmát tetszıleges formátumban megjeleníteni. Egyéni szám-formátumok definiálásához leggyakrabban az alábbi szimbólumokat használjuk:

Szimbólum Leírás , (vesszı) Tizedeselválasztó. Az elválasztók a Windows Vezérlıpult Te-

rületi beállítására való dupla kattintással állíthatók be. (szóköz) Ezreselválasztó 0 Számhely-jelölı. Egy számjegyet vagy 0-t jelenít meg. # Számhely-jelölı. Egy számjegyet jelenít meg vagy semmit. $ Magát a $ szimbólumot jeleníti meg. % Százalék. Az értéket megszorozza 100-zal, és

egy százalékjelet (%) főz hozzá. E– vagy e– Tudományos jelölés, ahol a negatív kitevı mellett egy mí-

nuszjel (-) jelenik meg, míg a pozitív kitevı mellett semmi. Ezt a szimbólumot más szimbólumokkal együtt kell használni (például: 0.00E–00 vagy 0.00E00).

E+ vagy e+ Tudományos jelölés, ahol a negatív kitevı mellett egy mí-nuszjel jelenik meg, míg a pozitív kitevı mellett pluszjel (+). Ezt a szimbólumot más szimbólumokkal együtt kell használni (például: 0.00E+00).

"szöveg" Az idézıjelek között megadott szöveget jeleníti meg.

A # és a 0 karakter használata közötti különbséget jól szemlélteti az alábbi példa:

Eredeti érték Számformátum Megjelen ı érték #### 15 15 0000 0015 #### (nem jelenik meg) 0 0000 0000

Az egyéni számformátumok egy, kettı, három vagy négy, pontosvesz-szıvel (;) elválasztott szakaszt tartalmazhatnak. Minden egyes sza-kasz más típusú számformátum megadását teszi lehetıvé.

Szakasz Leírás Elsı A pozitív számok formátuma Második A negatív számok formátuma Harmadik A nulla értékek formátuma Negyedik A kitöltetlen mezı formátuma (Nullérték)

A szakaszok használatának bemutatásához tekintsük a Celsius fok egyéni számformátumot:

# ##0,0" Celsius fok"; -# ##0,0" Celsius fok"; 0,0" Celsius fok";"nincs adat"

Ebben a példában a pozitív, negatív és a nulla szám mellett mértékegységként megjelenik a Celsius fok kiírás. A számok egy tizedesjegy kijelzéssel, ezres tagolással jelennek meg a cellában. A kitöltetlen cellákban a „nincs adat” felirat jelenik meg.

Ügyeljünk arra, hogy amennyiben tizedes kijelzést is szeretnénk, az adattípust ennek megfelelıen Egyszeresre vagy Duplára válasz-szuk.

Lehetıségünk van arra is, hogy egyes szakaszokhoz ne rendeljünk formátumot. Ezek a szakaszok – attól függıen, hogy az elıtte lévı

EGYÉNI SZÁMFORMÁTUMOK

38

szakaszhoz van-e definiálva formátum – vagy formátumok nélkül, vagy az elsı szakasz formátum-beállításaival jelennek meg. Nézzük példa-ként a mennyiség egységek közül a darab mértékegységet:

# ##0"db";;0"db";"nincs adat"

Ebben a példában a pozitív, negatív és a nulla szám mellett mértékegységként megjelenik a db kiírás. A számok tizedesjegy kijel-zés nélkül, ezres tagolással jelennek meg a cellában. A kitöltetlen cel-lákban a „nincs adat” felirat jelenik meg. A negatív szám formátumát ebben az esetben nincs értelme kialakítani, ezért kihagytuk.

A Beviteli maszk segítségével elıírhatjuk, hogy egy mezıbe hány da-rab karaktert, illetve az egyes karakterhelyekre milyen karaktereket vi-hetünk be. A megfelelı beviteli maszk kialakításával segíthetjük az adatrögzítık munkáját. Például egy rendszám esetében elıírhatjuk, hogy az elsı három karakter csak nagybető, a második három karak-ter csak számjegy legyen. Ezzel megkönnyíthetjük az adatbevitelt.

A Beviteli maszk varázslót csak dátum/idı és szöveg típusú adatok esetében használhatjuk. A Varázsló használata elıtt el kell menteni a táblát. Ezután álljunk a megfelelı mezı Beviteli maszk rovatába, majd kattintsunk a rovat mellett látható gombra. A megjelenı Beviteli maszk varázsló panelen négy lépésben definiálhatjuk a beviteli maszk jellemzıit.

Elsıként válasszuk ki, hogy milyen típusú legyen a beviteli maszk.

A kijelölt típus megjelenését a Próba mezıbe kattintva ellenırizhetjük.

Új maszk létrehozásához, illetve a már meglevı maszk módosításához használjuk a Lista szerkesztése gombot.

A megjelenı Beviteli maszk varázsló testreszabása párbeszéd pa-nelen módosíthatjuk a meglévı beviteli maszkok jellemzıit, illetve az Új rekord gombra kattintva új beviteli maszkot hozhatunk létre.

BEVITELI MASZK KÉSZÍTÉSE VARÁZSLÓVAL

39

A Leírás mezıben egyedi azonosítót adhatunk a maszkhoz, amely alapján a késıbbiekben azonosíthatjuk.

40

A Beviteli maszk rovatban adjuk meg a maszkot. A beviteli maszk há-rom egymástól pontosvesszıvel elválasztott részbıl áll.

Szakasz Leírás Elsı A beviteli maszk alakját határozza meg. Második A szöveges megjelenítéső adat tárolását adja meg. Ha 0 értéket

írunk, akkor a szöveges megjelenítéső karakter az értékkel együtt tá-rolódik. Ha 1-et írunk, vagy üresen hagyjuk a szakaszt, akkor csak a beírt karakterek ırzıdnek meg.

Harmadik A szóköz helyén megjelenı karaktert adja meg.

A következı táblázat a beviteli maszkban felhasználható karaktereket tartalmazza:

Karakter Leírás 0 Számjegy 0 és 9 között, kötelezı bejegyzés, nem használható a + és

a - jel 9 Számjegy vagy szóköz, nem kötelezı bejegyzés, nem használható

a + és a - jel # Számjegy vagy szóköz, nem kötelezı bejegyzés; + és - elıjel megen-

gedett L Bető A–Z, kötelezı bejegyzés ? Bető A–Z, nem kötelezı bejegyzés A Bető vagy szám, kötelezı bejegyzés a Bető vagy szám, nem kötelezı bejegyzés & Bármilyen karakter vagy szóköz, kötelezı bejegyzés C Bármilyen karakter vagy szóköz, nem kötelezı bejegyzés . , : ; - / Tizedesjel helyırzıje és ezres-, dátum- és tagoló karakterek < A jelet követı összes karakter kisbetős lesz. > Az összes ezt követı karakter nagybetős lesz. ! Hatására a jelet követı elem jobbról balra jelenik meg, és nem balról

jobbra. A beírt karakterek mindig balról jobbra töltıdnek ki. \ Az ezt követı karakter szövegként jelenik meg. Jelszó Ha a Beviteli maszk tulajdonságot Jelszó értékre állítjuk be, akkor

jelszóbeviteli mezıt hozunk létre. A Beviteli maszk mezıbe beírt ka-rakter karakterként tárolódik, de csillagként (*) jelenik meg.

A Helyırzı segítségével a tábla adatlap nézetében megjelenı karak-tert definiálhatjuk, amely jelzi, hogy a maszk hány karakter hosszú.

A Mintaadat rovatba begépelt adatunk az általunk kialakított maszk-nak megfelelıen jelenik meg.

A Maszktípus rovatban adjuk meg a begépelt adat típusát. Választha-tunk a szöveg és a dátum/idı típus között.

A Rekord gombokkal a Beviteli maszk varázsló panelen található be-viteli maszkok között lépegethetünk.

A leírt szabályok betartásával a beviteli maszkot a megfelelı adatok begépelésével is létrehozhatjuk.

41

A Beviteli maszk varázsló panel Tovább gombjára kattintva a követ-kezı lépésben a beviteli maszk egyes tulajdonságait módosíthatjuk.

A Helyırzı karakter legördülı listában kiválaszthatjuk, hogy bevihetı adatok helyén milyen karaktert jelenítsen meg a program.

A harmadik lépésben kiválaszthatjuk, hogy a beviteli maszkban sze-replı adatot hogyan tárolja a program.

42

A negyedik lépésben a Befejezés gombra kattintva jóváhagyhatjuk a beállításokat.

Ebben az esetben is be kell tartanunk a hármas tagolást. A maszk ki-alakításához a korábban megismert karaktereket használjuk. Példa-ként készítsünk beviteli maszkot gépkocsik rendszámának bevitel-éhez. A rendszám három betőbıl és három számjegybıl áll, melyeket kötıjellel tagolunk. Mindhárom bető és számjegy megadása kötelezı. A betőket nagybetővé kell alakítani, függetlenül a begépelés módjától. Helyırzı karakterként aláhúzás jelet használunk. A kötıjelet – melyet elıre megadunk – a többi karakterrel együtt eltároljuk.

A beviteli maszk:

>LLL\-000;0;_

Megjegyzés

Az egyéni beviteli maszk Access XP magyar verziójában helytelenül mőködik. Erre a hibára e jegyzet írásakor javítás még nem állt rendelkezésre.

EGYÉNI BEVITELI MASZK KÉSZÍTÉSE

43

A Tervezı nézet Mezıtulajdonságok paneljén található Általános fü-lön a mezıre vonatkozó további beállítási lehetıségeket találunk. Ezek a mezı adattípusától függıen eltérıek lehetnek.

A Cím rovatban felhasználóbarát mezıneveket adhatunk meg a tábla adatokkal történı feltöltésének megkönnyítésére. A cím maximum 2048 karakter hosszúságú lehet és tetszıleges karakterekbıl állhat. Ha a rovatot üresen hagyjuk, a tábla mezınév rovatának tartalma jele-nik meg.

Az Alapértelmezett érték mezıben megadható, hogy új rekord felvi-telekor mi legyen a mezı alapértelmezett tartalma. Alapértelmezett ér-téket képletek, függvények segítségével is megadhatunk. A rovatban állva, a rovat után található gomb segítségével megjeleníthetjük a Kifejezésszerkeszt ı párbeszéd panelt, amely megkönnyíti a külön-bözı függvények, képletek és mőveletek bevitelét.

Érvényességi szabály megadásával az adatokra vonatkozó érvényességi feltételeket adhatunk meg. Amennyiben egy új rekord felvitelekor, vagy egy rekord módosításakor a mezıbe bevitt érték nem felel meg a feltételeknek, az Access figyelmeztetı üzenetet küld és nem engedélyezi a mezı elhagyását. Az Érvényesítési szöveg rovat-ban az alapértelmezett figyelmeztetı üzenet helyett tetszıleges szö-veget adhatunk meg.

Az érvényességi szabály létrehozásánál a következı matematikai mő-veletek, relációjelek és logikai operátorok használhatóak fel:

Matematikai m őveletek Jelentése + Összeadás - Kivonás * Szorzás / Osztás ^ Hatványozás

TOVÁBBI TULAJDONSÁGOK

44

Relációjelek Jelentése < Kisebb > Nagyobb = Egyenlı <= Kisebb vagy egyenlı >= Nagyobb vagy egyenlı <> Nem egyenlı

Logikai operátorok Jelentése AND És OR Vagy NOT Tagadás

Példa: A Fizetés mezıbe nem írhatunk negatív számot:

Bonyolultabb – például függvényeket is tartalmazó – érvényességi szabályt kényelmesebb a Kifejezésszerkeszt ı panel segítségével el-készíteni.

45

Példa: A születési dátum bevitelekor kizárhatjuk, hogy a felhasználó a mai napnál késıbbi dátumot adjon meg. Ezt a Date() függvény segít-ségével ellenırizhetjük, amely mindig az aktuális dátumot adja ered-ményül.

<=Date()

A Kötelez ı rovatban azt határozzuk meg, hogy a mezınek mindenféleképpen kell-e adatot tartalmaznia. Igen érték megadása esetén a rekordot addig nem lehet menteni, amíg ez a mezı nem kerül kitöltésre. Ilyen esetben a program hibaüzenettel figyelmeztet a kötelezı kitöltésre.

A Nulla hosszúság engedélyezése rovatban engedélyezzük üres ka-raktersorozat alkalmazását a mezıben. Nulla hosszúságú karakterso-rozat például a mezıbe egymás mellé gépelt két idézıjel: ˝˝.

Az Indexelt rovatban beállíthatjuk hogy a mezı indexelt legyen. Az in-dex segítségével meggyorsíthatjuk az adatbázis rendezését, illetve az adatbázisban való keresést. Az index választásunktól függıen lehet ismételhetı vagy nem ismételhetı. Ez a tulajdonság igen fontos a táb-lák kapcsolata szempontjából is.

A tábla mezıinek felvétele és tulajdonságainak meghatározása után célszerő a mezık közül kiválasztani az elsıdleges kulcsnak alkalmas mezıt. Az elsıdleges kulcs a táblázat rekordjainak egyértelmő azono-sítója, értéke egyedi. Fontos szerepe van a táblák közti kapcsolatok ki-alakításánál és az adattöbbszörözés kiküszöbölésénél.

Amennyiben a táblázatban felvett mezık közül egyik sem teljesíti a kritériumokat, hozzunk létre egy számláló adattípusú új mezıt. Ez a típus pontosan megfelel a követelményeknek, mivel ebben a mezıben a program minden új rekord esetében egyedi értéket állít be.

Egy mezı elsıdleges kulcsként történı megjelöléséhez válasszuk ki a mezıt, majd kattintsunk a Táblatervezı eszköztár Elsıdleges kulcs gombjára, vagy használjuk a Szerkesztés menü Elsıdleges kulcs parancsát. Az elsıdleges kulcsként megjelölt mezı kijelölı sávjában egy kulcs jelenik meg.

Az elsıdleges kulcs egyben nem ismétlıdı típusú index is.

Amennyiben több mezıbıl álló, összetett elsıdleges kulcsot szeret-nénk létrehozni, a CTRL billentyő segítségével válasszuk ki a mezı-ket, és csak ezután kattintsunk a Táblatervezı eszköztár Elsıdleges kulcs gombjára.

46

Ha nem hozunk létre elsıdleges kulcsot, a program a tábla Tervezı nézetének elsı mentésekor rákérdez, hogy létrehozza-e automatiku-san az elsıdleges kulcsot.

Az Igen gombra kattintást követıen a program Azonosító néven be-szúr egy új Számláló típusú mezıt, és ezt beállítja elsıdleges kulcs-ként.

A táblára vonatkozó általános tulajdonságokat a Tervezı nézetben a Nézet menü Tulajdonságok parancsával, vagy a Táblatervezı esz-köztár Tulajdonságok gombjára kattintva megjeleníthetı panelen ad-juk meg.

A Leírás rovatban hosszabb magyarázó szöveget írhatunk a táblához. A Leírás az adatbázis ablak Részletek nézetében látható. Az adatbá-zis ablak Részletek nézetére a Nézet menü Részletek parancsával, vagy az ablak Részletek gombjával válthatunk át.

Érvényességi szabály beállításával ellenırizhetı, hogy az aktuális re-kordba bevitt adatok helyesek-e. Elınye, hogy segítségével több mezı értékét is összehasonlíthatjuk, vagy korlátozásokat léptethetünk életbe. Például fizikai adatok bevitelénél a reális nagyságrendre kor-

TÁBLATULAJDONSÁGOK

47

látozhatjuk a bevihetı adatok mértékét. Ellenırzésére a rekord menté-sekor vagy tábla bezárásakor kerül sor.

Az érvényességi szabályt a mezıknél megismert szabályok szerint ki-fejezés szerkesztıvel vagy egyszerőbb esetben egyénileg, a rovatba gépelve hozhatjuk létre.

Az Érvényesítési szöveg mezıben megadjuk, hogy milyen hibaüze-net jelenjen meg, ha a beírt adatok nem felelnek meg az érvényességi szabályban megadott feltételeknek. Érdemes ezt is kitölteni, hiszen a korlátozás életbe lépése esetén a felhasználó tanácstalan lehet, nem tudja mit rontott el, mit kellene másképp megadni.

A Szőrı tulajdonsággal elérhetjük, hogy egy tábla rekordjai közül csak a feltételnek megfelelıeket jelenítsük meg.

A megadott szőrıfeltétel aktiválásához kattintsunk a Tábla adatlap eszköztár Szőrés gombjára.

48

A Rendezés tulajdonság azon mezı vagy mezık listáját tartalmazza, amely szerint Adatlap nézetben a rekordok rendezve vannak. Az alap-értelmezett rendezési sorrend a növekvı.

Amennyiben csökkenı rendezést szeretnénk választani, a kifejezés végére a DESC utasítást kell írnunk.

A tábla Adatlap nézetébe a Nézet menü Adatlap nézet parancsára vagy a Táblatervezı eszköztár Adatlap nézet gombjára kattintva tér-hetünk át.

A korábbiakban ismertetett módon itt a táblát adatokkal tölthetjük fel.

A táblában levı rekordok rendezését a rendezni kívánt mezı kijelölése után a Tábla adatlap eszköztár Rendezés-növekv ı, illetve Rendezés- csökken ı gombjára kattintva, vagy a Rekordok menü Rendezés almenüjének Rendezés-növekv ı, illetve Rendezés- csökken ı parancsát használva kezdeményezhetjük.

TÁBLA ADATLAP NÉZETE

49

Amennyiben többféle szempont szerint szeretnénk a táblát rendezni, akkor a rendezésben részt vevı mezıket mozgassuk egymás mellé a rendezés sorrendjének megfelelıen, majd jelöljük ki ıket együtt, és végezzük el a rendezést. Több oszlop kijelölése esetén balról jobbra haladva rendez az Access, azaz a rekordokat elıször a bal oldali oszlop tartalma alapján rendezi sorba. Ha az elsı oszlopban azonos értékek szerepelnek, akkor ezek sorrendjét a következı oszlop tartal-ma alapján dönti el. Ha a második oszlop is tartalmaz ismétlıdı érté-keket, az Access tovább lép a következı kijelölt oszlopra, és így tovább.

A beállított rendezési módot a Tervezı nézetben a Nézet menü Tulaj-donságok parancsával, vagy a Táblatervezı eszköztár Tulajdonságok gombjára kattintva megjeleníthetı Tábla tulajdonsá-gok panel Rendezés mezıjében tekinthetjük meg, illetve módosíthat-juk.

50

A rendezés megszőntetéséhez használjuk a Rekordok menü Sző-rés/Rendezés törlése parancsát, vagy töröljük a Tábla tulajdonsá-gok panel Rendezés rovatának tartalmát.

Adatlap nézetben a tábla rekordjait megjeleníthetjük úgy, hogy csak a megadott feltételnek eleget tevı rekordok jelenjenek meg. Ilyenkor szőrést hajtunk végre. Például kiválogathatjuk egy termékcsoport ada-tait, egy szerzı mőveit, egy beteg leleteit stb.

A témakörhöz kapcsolódó gyakorló feladatok: Feladatgyőjtemény 2. feladat

51

Az Access az adatlap nézetben lehetıséget biztosít a rekordok külön-féle szempontok szerinti gyors szőrésére is. A szőrés legegyszerőbb módja a Szőrés kijelöléssel , amely egy mezıben kijelölt érték – ugyanabban a mezıben található – további elıfordulásait jeleníti meg. Jelöljük ki a keresendı értéket, majd használjuk a Tábla adatlap esz-köztár Szőrés kijelöléssel gombját, illetve a Rekordok menü Szőrés almenüjének Szőrés kijelöléssel parancsát.

A szőrést tovább szőkíthetjük ha egy újabb mezıben kiválasztott adat-tal ismét szőrést hajtunk végre.

TIPP

A szőrés a mezı egy részletének kijelölésével is mőködik.

A szőrıvel rendelkezı tábla rekordléptetı sorában a Szőrt megjegy-zést találhatjuk. A szőrés bekapcsolt állapotát az Állapotsoron látható SZŐR felirat is jelzi.

A szőrés a Rekordok menü Szőrés/Rendezés törlése parancsával vagy a Tábla adatlap eszköztár Szőrı eltávolítása gombjával töröl-hetı, ekkor újból az összes rekord megjelenik az Adatlap nézetben.

SZŐRÉS KIJELÖLÉSSEL

52

A Rekordok menü Szőrés almenüjének Szőrés kizárással parancsá-val a szőrés végeredményébıl kizárjuk azokat a rekordokat, amelyek-nek a kijelölt mezıvel egyezı az értéke.

A kijelöléssel vagy a kizárással történı szőrés igen kényelmes és gyors, azonban nem biztosít lehetıséget egyéni szőrıfeltételek, illetve VAGY kapcsolatban álló szőrıfeltételek alkalmazására. Egyéni szőrı-feltételeket a Rekordok menü Szőrı almenüjének Szőrés őrlappal parancsával vagy a Tábla adatlap eszköztár Szőrés őrlappal gombjára kattintva adunk meg. Ilyenkor egy szőrıablak jelenik meg, ahol a kiválasztott mezıkre megadhatjuk a szőrıfeltételeket.

Az egy sorban levı feltételek ÉS (AND) kapcsolatban vannak egymás-sal, azaz az egymás mellett megadott feltételek mindegyikét teljesíte-nie kell a megjelenı rekordoknak. A Keresend ı fülre kattintva az elsı szőrıfeltételt tekinthetjük meg. A Vagy fülekre kattintva további felté-teleket adhatunk meg.

Lássunk egy példát! Keressük ki a Northwind adatbázisban, a Products nevő táblában található terméklistából azokat a termékeket, melyek ára hét dollár, illetve kevesebb, vagy már megszőntek (discontinued). Az elsı feltételt a Keresend ı fülön adhatjuk meg.

SZŐRÉS KIZÁRÁSSAL

SZŐRÉS ŐRLAPPAL

53

A második feltételt a Vagy fülön definiálhatjuk. Ekkor automatikusan megjelenik egy újabb Vagy fül is, hogy szükség szerint további feltéte-leket is megadhassunk.

A szőrés eredményét az alábbi képen láthatjuk.

Dátum típusú adatok bevitelekor a dátumértéket # jelek közé kell ír-nunk. Például: #1998.01.01.# Ha egy feltételbe dátumértéket írunk és az Access felismeri a dátumértéket, automatikusan beírja a # jeleket.

A megadott feltételek szerinti szőréshez kattintsunk a Szőrı/Rendezés eszköztár Szőrés gombjára.

A szőrı feltételeket a Szőrı/Rendezés eszköztár Rács törlése gombjára kattintva töröljük.

Az eredeti táblához történı visszatéréskor használjuk a Szőrı esz-köztár Bezárás gombját.

54

A szőréseknél az alább felsorolt relációjeleket használhatjuk:

Relációjelek Jelentése < kisebb > nagyobb = egyenlı <= kisebb vagy egyenlı >= nagyobb vagy egyenlı <> nem egyenlı

Az alábbi példában az 1999-ben, vagy azt követıen kiadott könyveket keressük.

Logikai operátorok Jelentése AND és OR vagy NOT tagadás

Az alábbi feltétel segítségével az 1995. és 1999. között kiadott köny-vek listáját jeleníthetjük meg.

Szöveges adatok keresésénél a LIKE operátor segítségével egy meg-adott mintának megfelelı szöveges karaktersorozatot kereshetünk. A mintát idézıjelek között kell megadnunk. A mintában a behelyettesí-tendı karakterek jelölésére a * csillag karaktert használhatjuk, amely tetszıleges számú karaktert jelöl. A kis- és nagybetők között a kere-séskor nem tesz különbséget az Access. Az alábbi példa segítségével azoknak a könyveknek az adatait jeleníthetjük meg, melyek címe tar-talmazza a Windows szót.

55

Az Irányított szőrés lényegében egy korlátozott tudású lekérdezés. Le-hetıvé teszi komplex szőrıfeltételek használatát, illetve az egyes me-zık rendezési módjának beállítását. Az Irányított szőrés használata akkor célszerő, ha bonyolultabb szőréseket szeretnénk végrehajtani, azonban a szőrıfeltételeket nem akarjuk elmenteni. Irányított szőrést végezhetünk a Rekordok menü Szőrı almenüjének Irányított szőrés/rendezés parancsával.

Azokat a mezıket, melyekhez szőrıfeltételeket, vagy rendezést szeretnénk megadni, fel kell vennünk az ablak alsó részén látható ter-vezırácsba. A mezıket a Fogd és vidd módszerrel, az ablak felsı ré-szén látható mezılistából áthúzva adhatjuk hozzá a tervezırácshoz.

A szőrés kritériumait a Feltétel rovatban adhatjuk meg, az eddig meg-ismert operátorok segítségével. Az egy sorban lévı feltételek ÉS kap-csolatban vannak egymással, tehát a lekérdezés eredményeképpen csak azok a rekordok fognak megjelenni, melyek minden egy sorban megadott feltételnek megfelelnek. A különbözı sorokban megadott feltételek VAGY kapcsolatban állnak, azaz egy rekord megjelenítésé-hez elegendı, ha a rekord bármely sor feltételeinek eleget tesz. A Rendezés rovatban növekvı vagy csökkenı rendezést állíthatunk be.

ÍRÁNYÍTOTT SZŐRÉS

56

A szőrés eredményét a Tábla adatlap eszköztár Szőrés gombjá-val jeleníthetjük meg. A szőrés eredményeként a tervezırácsba felvett mezıktıl függetlenül minden mezı megjelenik.

TIPP

Ha egy Irányított szőrést ugyanazokkal a feltételekkel a késıbbiekben többször is szeretnénk megismételni, a tervezırács bekapcsolt állapotában – amikor a feltéte-leket bevisszük vagy módosítjuk – elmenthetjük lekérdezésként a Fájl menü Men-tés lekérdezésként parancsával vagy a Szőrı/rendezés eszköztár Mentés lekér-dezésként gombjával.

A témakörhöz kapcsolódó gyakorló feladatok: Feladatgyőjtemény 3. feladat

Az importálás mővelettel objektumokat vagy adatokat másolhatunk át egy másik adatbázisból vagy listából. Importálhatunk Access, FoxPro, dBASE, Paradox adatbázis fájlokból, illetve Excel táblázatokból és Word szövegszerkesztıvel készített dokumentumokból is.

Az importálás megkezdésekor nyissuk meg a célfájlt a Fájl menü Küls ı adatok átvétele almenüjének Importálás parancsával.

A megjelenı Importálás párbeszéd panel Fájltípus legördülı listájá-ban adjuk meg az importálandó fájl típusát. A fájlszerkezetben keres-sük meg és jelöljük ki az importálandó fájlt.

Az importálás folyamatának elindításához kattintsunk az Importálás gombra. A megjelenı Objektum importálása párbeszéd panelen je-löljük ki a másolandó objektumokat, majd kattintsunk az Importálás gombra.

TÁBLÁK IMPORTÁLÁSA

57

A megfelelı típusú vagy tartalmú fájl megkereséséhez használjuk az Eszközök gomb lenyíló menüjének Keresés parancsát.

Kereshetünk fájlnevek és a fájlok tulajdonságlapján megadott adatok alapján is. Ehhez a keresıfeltételeket a Speciális lapon adjuk meg.

Importálhatjuk az Access adatbázis összes objektumát, csak egyes rész objektumait, vagy csak a kiválasztott objektumokat.

Célszerő a kiválasztást objektum típusonként végezni. A típus összes elemének importálásához használjuk a Mindet kijelöli gombot.

Ha nem a keresett elemeket jelöltük ki, az Összes kijelölés törlése gombbal törölhetjük az addigi kiválasztásokat.

IMPORTÁLÁSACCESS-BİL

FÁJLOK KERESÉSE

58

A Beállítások gomb segítségével megadhatjuk, hogy az adott objek-tumtípus elemeinek mely tulajdonságait szeretnénk importálni.

Az OK gombra kattintva a program elvégzi a kijelölt Access elemek importálását.

Az adatok Excel fájlból történı importáláshoz az Importálás párbe-széd panel Fájltípus legördülı listájában válasszuk a Microsoft Excel fájltípust. Keressük meg és jelöljük ki az importálandó fájlt.

IMPORTÁLÁS EXCELBİL

59

Az importálás folyamatának elindításához kattintsunk az Importálás gombra. A megjelenı Táblázat importálása varázsló párbeszéd pa-nelen kiválaszthatjuk, hogy melyik munkalapot vagy a munkalapon megnevezett tartományt szeretnénk másolni.

A megfelelı elem kiválasztása után kattintsunk a Tovább gombra.

A következı lapon a kiválasztott táblázat elsı sorát beállíthatjuk osz-lopfejlécnek. Ebben az esetben az Access az elsı sorban található szövegeket mezıneveknek és címeknek tekinti. Bejelölés nélkül a me-zıket a Mezı1, Mezı2, stb. névvel látja el az Access.

60

A következı lapon megadhatjuk, hogy hová szeretnénk importálni a táblát. Lehetıségünk van létrehozni egy új táblát, illetve felhasznál-hatunk már korábban létrehozott táblákat is. Amennyiben egy létezı táblába szeretnénk importálni az adatokat, az importálni kívánt és a meglévı tábla adatszerkezetének meg kell egyeznie.

A negyedik lapon kijelölhetjük az importálandó mezıket. Ez abban az esetben fontos, ha nem az összes oszlopot akarjuk egyszerre im-portálni. Az oszlopokat a fejlécükre kattintva tudjuk kijelölni.

Azokat az oszlopokat, amelyeket nem szeretnénk importálni a Ne im-portálja a mez ıt (Kihagyja) jelölınégyzet bekapcsolásával jelöljük meg. Az Indexelt legördülı mezıvel a kiválasztott oszlopok indexelési módját állíthatjuk be.

A következı oldalon megadhatjuk, hogy melyik mezı legyen az el-sıdleges kulcs. Jelöljük be a Magam választom ki választógombot, és a legördülı listában adjuk meg az elsıdleges kulcsnak szánt mezı nevét.

61

Amennyiben egyik létezı mezınk sem alkalmas elsıdleges kulcsnak, válasszuk Az Access adjon els ıdleges kulcsot a táblához választó-gombot. Ekkor a program egy számláló típusú mezıt szúr be, ahol au-tomatikusan generálja az egyedi azonosítót.

Ha nem szeretnénk elsıdleges kulcsot definiálni, válasszuk a Ne le-gyen els ıdleges kulcs opciót.

62

Az utolsó oldalon adjunk nevet a táblánknak. A program alapértelme-zésként a másolt munkalapfül nevét ajánlja fel.

Az importálás elvégzéséhez kattintsunk a Befejezés gombra.

Ha az adatok új táblaként történı importálásakor egy létezı tábla ne-vét adtunk meg, akkor a program figyelmeztet a felülírás veszélyére. A felülírt táblák minden adata elvész.

A sikeres importálásról az alábbi párbeszéd panel tájékoztat bennün-ket.

63

Ezután az importált tábla megjelenik az Adatbázis ablakban.

A témakörhöz kapcsolódó gyakorló feladatok: Feladatgyőjtemény 13. feladat

A külsı forrásból származó adatokat nem csak importálhatjuk, hanem csatolhatjuk is Access adatbázisunkhoz. Ebben az esetben az Access-ben végzett módosítások bekerülnek a csatolt tábla forrásaként szol-gáló fájlba is, illetve a forrásként szolgáló fájlban külsı programmal végzett módosítások megjelennek az Access-ben is.

Access tábla csatolásához használjuk a Fájl menü Küls ı adatok át-vétele almenüjének Csatolás parancsát. Gyızıdjünk meg arról, hogy a Csatolás párbeszéd panel Fájltípus legördülı listában a Microsoft Access listaelem van kiválasztva.

Jelöljük ki a csatolni kívánt fájlt, majd kattintsunk a Csatolás gombra.

TÁBLÁK CSATOLÁSA

ACCESS TÁBLA CSATOLÁSA

64

A megjelenı Tábla csatolása párbeszéd panelen a fájlok importálásá-hoz hasonló módon jelölhetjük ki a csatolni kívánt táblázatot.

A csatolt táblákat a többitıl eltérı ikonnal jelöli az Access.

A csatolt táblánkban végezhetünk szőréseket, rendezéseket, de a tábla Tervezı nézetét nem módosíthatjuk.

Megjegyzés

Az Access-ben csak táblák csatolására van lehetıségünk, így például őrlapok vagy lekérdezések átvétele csak importálással lehetséges.

65

Excel tábla csatolásához a Csatolás párbeszéd panel Fájltípus legör-dülı listájában válasszuk a Microsoft Excel fájltípust.

Jelöljük ki a csatolni kívánt fájlt, majd kattintsunk a Csatolás gombra.

A megjelenı Táblázat csatolása varázsló párbeszéd panelen választhatjuk ki a másolandó munkalapot vagy tartományt.

EXCEL TÁBLACSATOLÁSA

66

A következı lapon a kiválasztott táblázat elsı sorát beállíthatjuk osz-lopfejlécnek. Ebben az esetben az Access az elsı sorban található szövegeket tekinti mezıneveknek és címeknek.

Az utolsó panelen szükség szerint módosíthatjuk a tábla nevét. A program alapértelmezésként a másolt munkalapfül nevét ajánlja fel.

67

A csatolás elvégzéséhez kattintsunk a Befejezés gombra. A sikeres csatolásról az alábbi párbeszéd panel tájékoztat bennünket.

Ez után az importált tábla megjelenik az Adatbázis ablakban.

A csatolt táblában végezhetünk szőréseket, rendezéseket, de a tábla Tervezı nézetét nem módosíthatjuk.

68

Elkészült tábláinkról másolatot készíthetünk. A másolás lépései a kö-vetkezık:

1. Jelöljük ki a másolni kívánt táblát az adatbázis ablakban.

2. Adjuk ki a Szerkesztés menü Másolás parancsát, vagy kattint-sunk az Adatbázis Másolás gombjára, illetve üssük le a CTRL+C billentyőkombinációt.

3. A mővelet befejezéséhez használjuk a Szerkesztés menü Beil-lesztés parancsát, az Adatbázis eszköztár Beillesztés gomb-ját vagy a CTRL+V billentyőkombinációt.

A megjelenı Tábla beillesztése másként panelen gépeljük be az új tábla nevét.

A Beillesztés beállításai csoportban adjuk meg, hogy a tábla melyik részét másoljuk.

Amennyiben a Csak struktúra választógombot jelöljük be, az új táb-lánk az elızınek csak a tervezetét másolja le, a táblában levı rekor-dok nem kerülnek át az új táblába.

A Struktúra és adat választógomb bejelölése esetén az új táblába át-másolódnak a forrás tábla rekordjai és a forrás tábla szerkezeti felépí-tése is.

Abban az esetben, ha csak a tábla rekordjait szeretnénk másolni egy már meglevı, hasonló szerkezető táblába, a Táblanév rovatban adjuk meg a már létezı tábla nevét, és jelöljük be az Adat hozzáf ő-zése meglév ı táblához opciót.

TÁBLA MÁSOLÁSA

69

LEKÉRDEZÉSEK A lekérdezések segítségével egy vagy több tábla vagy lekérdezés re-kordjaiból az elıre meghatározott kritériumoknak eleget tevı részhal-mazt tudjuk megjeleníteni. A lekérdezés alapjául szolgáló táblákat és lekérdezéseket összefoglaló nevükön rekordforrásnak nevezzük.

A lekérdezések elsı pillantásra az Irányított szőrıre hasonlítanak, hi-szen az Irányított szőrı a lekérdezés egy korlátozott tudású változata. A lekérdezések és az Irányított szőrı közötti legfontosabb különbsé-geket az alábbi táblázatban foglaltuk össze. A táblázat középsı oszlo-pában a lehetıségek egyezését jelöltük. Az eltérést �, egyezést �,

a részleges egyezést pedig � jelöli.

Lekérdezés Irányított sz őrı Egy lekérdezés alapja, azaz a re-kordforrás lehet egy vagy több tábla vagy lekérdezés.

� A szőrés egy táblán vagy egy lekér-dezésen hajtható végre.

Lehetıséget ad az adatok sorba ren-dezésére.

� Lehetıséget ad az adatok sorba ren-dezésére.

Lehetıség van a tábla csak egyes mezıinek tartalmát megjeleníteni.

� Mindig minden mezı tartalma megje-lenik.

Lehetıség van a rekordok csoporto-sítására, illetve a csoportosítás alap-ján történı számításokra.

� Nincs lehetıség a rekordok csoporto-sítására.

Tartalmazhat számított mezıt. � Nem tartalmazhat számított mezıt. Bekérhet adatokat a felhasználótól és azokat felhasználhatja a szőrıfelté-telekben, a számított mezıkben, il-letve a rekordok módosítására.

� Bekérhet adatokat a felhasználótól, de azokat csak a szőrıfeltételekben használhatja fel. E funkció használata általában szükségtelen.

Módosíthatja egy tábla vagy az adat-bázis tartalmát.

� Nem módosíthatja a táblák vagy az adatbázis tartalmát.

Általában elmentjük a késıbbi fel-használás céljából.

� Általában nem kerül mentésre. Lekér-dezésként elmenthetı, de ebben az esetben a továbbiakban lekérde-zésként kezelhetjük.

Az Irányított szőrı elsısorban az alkalmi szőrések esetén lehet hasz-nos, míg a lekérdezések különösen a rendszeresen ismétlıdı szőré-sek, adatfrissítések végrehajtásánál hasznosak. A lekérdezések alap-jául más lekérdezések eredményei is felhasználhatók.

70

Lekérdezéseinket háromféle nézetben tekinthetjük meg.

A Tervezı nézetben készítjük el a lekérdezés tervét. A lekérdezés ilyenkor két részbıl áll, a felsı részen a lekérdezés által használt táb-lák és lekérdezések mezıit és kapcsolatait látjuk. Az elsıdleges kulcs mezı vastagon szedve jelenik meg. Az alsó részen a lekérdezésekben szereplı mezıket, valamint a mezıkre vonatkozó rendezési módot, csoportosítási szempontokat és szőrı feltételeket vehetjük fel.

Az Adatlap nézetben megtekinthetjük vagy – egyes esetekben – mó-dosíthatjuk is a lekérdezés eredményeként kapott adatokat.

Tekintsük át azokat a leggyakoribb eseteket, amikor a rekordok nem, vagy csak korlátozottan módosíthatók:

• A lekérdezés egy-a-többhöz kapcsolatú rekordforrásokra épül, • a lekérdezés számított mezıt tartalmaz, • a lekérdezés írásvédett mezıket vagy más felhasználó által zá-

rolt rekordokat tartalmaz, • a lekérdezés egy kereszttáblás lekérdezés, • nem rendelkezünk a megfelelı jogosultsággal.

Az SQL nézetben a tervezı nézetben elkészített lekérdezést SQL kifejezésként tekinthetjük meg. SQL nyelvben jártas felhasználók eb-ben a nézetben módosíthatják a már korábban elkészített lekérdezé-seiket, illetve újakat hozhatnak létre.

A LEKÉRDEZÉSNÉZETEI

71

A megfelelı nézetet a Nézet menü, vagy a Lekérdezéstervezés esz-köztár Nézet legördülı listájának segítségével állíthatjuk be.

Az Access-ben a következı lekérdezéstípusokat különböztetjük meg:

1. Választó lekérdezés

2. Akció lekérdezés

a. Táblakészítı lekérdezés

b. Frissítı lekérdezés

c. Törlı lekérdezés

d. Hozzáfőzı lekérdezés

3. Kereszttáblás lekérdezés

4. Paraméteres lekérdezés, amely a fentiek közül bármelyik tí-pusú lehet

A LEKÉRDEZÉSTÍPUSAI

72

A választó lekérdezés egy vagy több rekordforrásból származó adato-kat jelenít meg. A választó lekérdezések a táblák illetve az adatbázis tartalmát nem változtatják meg, a felhasználók azonban – bizonyos korlátok között – módosíthatják a lekérdezés eredményeként kapott re-kordokat.

Új lekérdezés létrehozásához álljunk az adatbázis-ablak Lekérdezés objektum elemére.

Adjuk ki a Beszúrás menü Lekérdezés parancsát, vagy kattintsunk az adatbázis-ablak Új gombjára. A megjelenı Új lekérdezés panelen válasszuk a Tervezı nézet listaelemet, majd kattintsunk az OK gombra.

A Tábla megjelenítése panelen válasszuk ki a lekérdezésben megjelenítendı objektumokat.

VÁLASZTÓ LEKÉRDEZÉS

LÉTREHOZÁSA

73

A lekérdezés készülhet táblából, lekérdezésbıl, esetleg mindkettıbıl egyszerre. Több objektum kijelölését a CTRL gomb segítségével kez-deményezhetjük. A kijelölt objektumokat a Hozzáadás gombbal adjuk hozzá a lekérdezéshez.

A panelt az objektumok felvétele után a Bezárás gombbal zárjuk be. A felvett rekordforrások az ablak felsı részén jelennek meg.

Amennyiben a szükségesnél több rekordforrást vettünk fel, a felesle-geseket kijelölés után a Szerkesztés menü Törlés parancsával vagy a billentyőzet DELETE billentyőjével törölhetjük.

Abban az esetben, ha további rekordforrásokra lenne szükségünk a le-kérdezéshez, használjuk a Lekérdezés menü Tábla megjelenítése parancsát, a helyi menü Tábla hozzáadása parancsát vagy a Le-kérdezéstervezés eszköztár Tábla megjelenítése gombját. A megjele-nı Tábla hozzáadása panelen jelöljük ki és vegyük fel a szükséges rekordforrásokat.

A lekérdezésben használni kívánt mezıket az ablak alsó részén lát-ható tervezırácsba kell felvennünk.

Mezıt úgy vehetünk fel a tervezırácsba, ha kettıt kattintunk a rekord-forrásban a mezıre, vagy Fogd és vidd módszerrel áthúzzuk a szük-séges mezıt a rácsba, esetleg a tervezırács Mezı sorának legördülı listájában kiválasztjuk a mezıt. Több mezıt egyszerre a CTRL és SHIFT billentyők segítségével jelölhetünk ki.

A mezı felvételekor a Tábla sor automatikusan kitöltıdik.

74

Ha a Tábla sor nem látszik a képernyın, megjelenítéséhez kattintsunk a Nézet menü Táblanevek parancsára.

A mezı tervezırácsból való törléshez jelöljük ki a mezıt a felette lévı szürke kijelölı sávra kattintva, majd használjuk a Szerkesztés menü Oszlopok törlése parancsát vagy a billentyőzet DELETE gombját.

A tervezırács Rendezés sorában a kiválasztott mezı szerinti rende-zést adhatunk meg. A mezı rendezése lehet növekvı vagy csökkenı.

Amennyiben több mezıre állítunk be rendezést, a program a rekordok rendezésénél a tervezırácsban való elhelyezkedésüket veszi figye-lembe balról jobbra haladva. Tehát az Access elıször a bal oldali osz-lop tartalmát rendezi sorba, majd – ha ez az oszlop ismétlıdı értéke-ket tartalmaz – az érintett rekordok sorrendjét a következı oszlop tar-talma alapján dönti el. Ha a második oszlop is tartalmaz ismétlıdı ér-tékeket, az program tovább lép a következı oszlopra, és így tovább.

A tervezırács Feltétel sorában adjuk meg a rekordok megjelenítési feltételeit. Itt a szőrésekhez hasonló módon szerkeszthetjük meg fel-tételeinket.

Alaphelyzetben minden, a tervezırácsba felvett mezı megjelenik a le-kérdezés Adatlap nézetében.

Amennyiben egy mezıt csak feltétel megadásához szeretnénk felhasználni, kapcsoljuk ki a tervezırács Megjelenítés sorában a me-zıhöz tartozó jelölınégyzetet.

75

Az egy sorban levı feltételek között ÉS kapcsolat van, tehát ezeknek egyszerre kell teljesülniük, a sorok kritériumai között pedig VAGY kap-csolat van, azaz elegendı, ha bármely sor minden megadott feltétele teljesül.. Az alábbi példában Kis Sándor Benedek 1980-ban, vagy az elıtt, illetve Györgyi Krisztián 2000-ben, vagy azt követıen kiadott mőveit jelenítjük meg.

76

ÉS illetve VAGY kapcsolatban lévı feltételeket egyetlen rovatba is be-gépelhetünk az AND illetve az OR logikai operátorok használatával.

A használható logikai operátorok a következık:

Logikai operátorok Jelentése AND és OR vagy NOT tagadás

Az alábbi feltétellel az 1997 és 2001 között megjelent könyvek listáját jeleníthetjük meg.

A feltételek megadásakor az alább felsorolt relációjeleket használhat-juk:

Relációjelek Jelentése < kisebb > nagyobb = egyenlı <= kisebb vagy egyenlı >= nagyobb vagy egyenlı <> nem egyenlı

A felsorolt relációjeleken kívül használhatjuk az alábbi operátorokat is:

Operátor Leírás Like "minta" A like operátor segítségével a – helyettesítı jeleket tartalmazó

– minta szövegnek megfelelı szöveges adatokat kereshetünk. Between … and … Az operátor segítségével megjeleníthetjük két szám vagy két

dátum közötti értékeket. In(…) Megjeleníti a zárójelben felsorolt kritériumoknak megfelelı re-

kordokat. A felsorolt elemeket pontosvesszıvel választjuk el egymástól. Az operátort, akkor használjuk, ha több OR (vagy) feltételt szeretnénk megadni.

Is Null Megjeleníti azokat a rekordokat, ahol a feltételt tartalmazó mezı nincs kitöltve.

Is Not Null Megjeleníti azokat a rekordokat, ahol a feltételt tartalmazó mezı ki van töltve.

"" (két, egymást kö-vetı idézıjel)

Megjeleníti azokat a rekordokat, ahol a feltételt tartalmazó mezıben nulla hosszúságú karakterláncot tárolunk. (A nulla hosszúságú karakterlánc nem egyenlı a kitöltetlen mezıben tárolt Null értékkel.)

TRUE, IGAZ, BE Logikai típusú adatnál az IGAZ vagy bekapcsolt állapot. FALSE, HAMIS, KI Logikai típusú adatnál a HAMIS vagy kikapcsolt állapot.

77

A LIKE operátor alkalmazásakor a mintában az alábbi helyettesítı ka-rakterek használhatók:

Helyettesít ı karakter Funkciója Példa

* Tetszıleges számú karaktert helyettesít, és a karakterláncban bárhol használható.

LIKE "Szabó*"

? Egyetlen tetszıleges karaktert helyettesít. LIKE "sz?l" # Egyetlen tetszıleges számjegyet helyettesít. LIKE "#. emelet" [karakterek] A szögletes zárójelek között levı karakterek

közül bármelyiket helyettesíti. LIKE "sz[éáó]l"

[!karakterek] Bármely, a szögletes zárójelek között nem szereplı karakter helyettesít.

LIKE "f[!aü]l"

[karakter1-karakter2]

A karaktr1-tıl karakter2-ig terjedı tarto-mányban levı bármely karaktert helyettesít.

LIKE "[1-5]. emelet"

[*], [?], [#], [[ ]

A * csillag, ? kérdıjel, # kettıskereszt, illetve [ nyitó szögletes zárójel karakterek jelölésére szolgál. Abban az esetben használjuk, ha a LIKE operátorral megadott mintában ma-gát a csillag, kérdıjel, kettıskereszt vagy nyitó szögletes zárójelet szeretnénk keresni.

LIKE ″*mikor[?]″

Megjegyzés

Ha olyan lekérdezést készítünk, amely SQL szerverrıl dolgozik, a * csillag helyett a % százalék, a ? kérdıjel helyett az _ aláhúzás jelet kell használnunk.

Az alábbiakban a három leggyakrabban használt operátor, a LIKE, a BETWEEN és az IN használatára mutatunk be példákat.

Az alábbi lekérdezés segítségével Merle összes, az adatbázisban ta-lálható könyvét listázhatjuk ki.

78

A következı példában a BETWEEN operátor használatával az 1998 és 2000 között kiadott mőveket keressük ki. Mint láthatjuk, a BETWEEN 1998 AND 2000 feltétel lényegében a >=1998 AND <=2000 feltételt helyettesíti.

Az alábbi példában az 1983, 1995 illetve 2001-ben kiadott könyvek listáját jelenítjük meg. Figyeljük meg, hogy a példában szereplı IN (1983;1995;2001) feltétel az 1983 OR 1995 OR 2001 feltételnek felel meg.

Végezetül lássunk egy összetettebb lekérdezést. Ennek segítségével kilistázhatjuk azoknak a pillanatnyilag megrendelhetı könyveknek az adatait, melyek 1995-ben vagy azt követıen jelentek meg és címükben szerepel a Windows kifejezés, illetve 2000-ben vagy azt követıen jelentek meg és a nevükben szerepel a Word kifejezés.

79

A lekérdezés eredményét a Nézet menü Adatlap nézet parancsával vagy a Lekérdezéstervezés eszköztár Adatlap nézet gombjára kat-tintva tekinthetjük meg.

Nagyobb adatbázisok, vagy bonyolult lekérdezések esetén elıfordul-hat, hogy a lekérdezés eredményének elıállítása hosszabb idıt vesz igénybe. Ha a lekérdezés létrehozása túl sokáig tart, a mővelet bármi-kor megszakítható a CTRL+BREAK billentyőkombinációval.

Kész lekérdezésünk mentését a Lekérdezéstervezés eszköztár Men-tés gombjával vagy a Fájl menü Mentés parancsával kezdeményez-hetjük.

A megjelenı Mentés másként panelen adjuk meg a lekérdezés nevét, majd kattintsunk az OK gombra.

A lekérdezések mentésekor az Access a lekérdezést saját logikájának megfelelıen módosítja, optimalizálja – például a lekérdezésben sze-replı felesleges mezıket törli – így elıfordulhat, hogy a lekérdezés új-bóli megnyitásakor a lekérdezésben megadott feltételek nem teljesen az általunk megadott formában vagy elrendezésben jelennek meg. Ez természetesen a lekérdezés eredményét nem befolyásolja.

LEKÉRDEZÉS MENTÉSE

80

A lekérdezést a Fájl menü Bezárás parancsával vagy a Lekérdezés ablak Bezárás vezérlıgombjával zárhatjuk be. Ha még nem mentettük el a lekérdezést vagy az utolsó mentés óta módosításokat végeztünk benne, a program rákérdez, hogy szeretnénk-e menteni a módosításo-kat. A módosítások mentéséhez kattintsunk az Igen gombra. A Nem gomb használata esetén a lekérdezést a változások mentése nélkül zárja be a program. A Mégse gombot választva visszatérhetünk a le-kérdezés szerkesztéséhez.

Ha nem szeretnénk a lekérdezés eredményének összes rekordját megtekinteni az Adatlap nézetben, akkor a Tervezı nézet Lekérdezéstervezés eszköztár Csúcsérték legördülı listájára kattintva adjuk meg, hogy az összes rekord közül hány darabot, illetve hány százalékot mutasson meg a lekérdezés.

Megadhatunk a lista elemeitıl eltérı értéket is, ha a Csúcsérték ro-vatba begépeljük azt, majd leütjük az ENTER billentyőt.

Ezt a tulajdonságot használjuk fel, ha a legalacsonyabb, illetve a leg-magasabb értéket tartalmazó rekordokat keressük.

LEKÉRDEZÉSBEZÁRÁSA

CSÚCSÉRTÉK TULAJDONSÁG

81

Az alábbi példában egy könyvtár három legértékesebb könyvének lis-táját kellett megjelenítenünk. Ehhez a könyvek árát csökkenı sor-rendbe rendeztük, és a Csúcsérték rovatba a 3-as számot írtuk.

82

Az adatbázisok tervezésekor figyelembe kell venni azt a szabályt, hogy nem tárolunk olyan adatokat, amelyek a többibıl kiszámíthatók. Ezeket az adatokat számított mezıket tartalmazó lekérdezések segít-ségével hozhatjuk létre. Ehhez a megfelelı képletet a tervezırács egy üres mezıjébe kell begépelnünk. A képletben használt mezıne-veket szögletes zárójelek közé kell írnunk.

Megjegyzés

A szükséges zárójeleket az Access az esetek többségében utólag automatikusan beszúrja a képletekbe.

A lekérdezés eredményét az alábbi képen láthatjuk.

A számított mezıknek alaphelyzetben a Kif1, Kif2, stb. neveket adja az Access. A számított mezı nevét a kifejezés elé kell beírnunk. A mezınevet kettısponttal kell elválasztanunk a kifejezéstıl.

Amennyiben a lekérdezés több rekordforrást tartalmaz melyekben azonos mezınevek is vannak, a mezık egyértelmő megkülönbözteté-séhez a megfelelı mezıt tartalmazó tábla vagy lekérdezés nevét is meg kell adnunk a képletben. A rekordforrás nevét szögletes zárójelek között, a mezınév elé kell írnunk és egy felkiáltójellel kell a mezı ne-vétıl elválasztanunk.

Például: [Konyvek]![Peldanyszam]

SZÁMÍTOTT MEZİLÉTREHOZÁSA

83

Amennyiben a számolt mezı tulajdonságait szeretnénk módosítani, a mezı kijelölése után kattintsunk a Lekérdezéstervezés eszköztár

Tulajdonságok gombjára vagy adjuk ki a Nézet menü Tulajdon-ságok parancsát. Itt a tábláknál megismert módon beállíthatjuk a mezıre vonatkozó Leírás , Formátum , Tizedeshelyek , Beviteli maszk , illetve Cím tulajdonságokat.

A Kifejezésszerkesztı segítségével a bonyolultabb számított mezık képleteit a begépelésnél kényelmesebben hozhatjuk létre. A képletben felhasználhatjuk a már megismert matematika mőveleteket, a logikai operátorokat, illetve az Access elıre definiált függvényeit.

A Kifejezésszerkesztı megjelenítéséhez álljunk a lekérdezés tervezı-rács valamely üres oszlopának Mezı vagy Feltétel rovatába, attól füg-gıen, hogy új mezıt vagy feltételt szeretnénk létrehozni.

Kattintsunk a Lekérdezéstervezés eszköztár Szerkesztés gomb-jára, vagy adjuk ki a helyi menü Szerkesztés parancsát.

A megjelenı Kifejezésszerkeszt ı panel bal oldali listájában a tábla vagy lekérdezés objektumait, az Access-ben használható állandókat, operátorokat, kifejezéseket és függvényeket láthatjuk hierarchikus szerkezetbe rendezve.

A belsı mappákat a fımappára duplán kattintva érhetjük el.

A beépített függvényeket a Függvények mappa Beépített függvé-nyek almappájában találjuk.

A KIFEJEZÉS-SZERKESZTİ HASZNÁLATA

84

A középsı listában a választható függvénykategóriákat láthatjuk. Az egyes függvényeket a jobb oldali listában találjuk. A kiválasztott függvény szintaxisát, a szükséges paramétereket a panel bal alsó sar-kában olvashatjuk le.

A függvények bemenı adatainak – argumentumainak – beírását << >> jelek közé írt helyırzık segítik.

Ezeket a helyırzıket a megfelelı értékekre, mezınevekre, függvé-nyekre vagy kifejezésekre cserélhetjük, vagy törölhetjük. Egy helyırzı átírásához kattintsunk a helyırzıre, majd írjuk be a megfelelı argu-mentumot.

85

A mezık hivatkozásait be is gépelhetjük, de a Táblák vagy a Lekér-dezések mappák segítségével is beszúrhatjuk.

Megjegyzés Amikor egy mezıt a Kifejezésszerkeszt ı párbeszéd panel Táblák vagy Lekérde-zések mappája segítségével szúrunk be a képletbe, az Access a mezınévvel együtt mindig feltünteti a rekordforrás nevét is.

Jóváhagyás elıtt ellenırizzük, hogy ne maradjanak helyırzık a kifeje-zésben. A helyırzıket a szövegszerkesztésben megszokott DELETE vagy BACKSPACE billentyőkel törölhetjük.

86

A következıkben az Access néhány gyakrabban használt függvényét ismertetjük. A függvények két részbıl állnak, a függvénynévbıl és a függvénynevet követı, kerek zárójelek közözött megadott argumen-tumlistából. Azokat az argumentumokat, melyeket kötelezı megad-nunk félkövér-d ılt, azokat melyeket nem kötelezı megadnunk dılt betővel jelöltük.

A beépített Dátum/Id ı kategóriába tartozó függvények segítségével dátum és idı típusú adatokkal végezhetünk mőveletet. Az alábbiakban néhány dátum és idı függvényt tekintünk át.

DATE()

A Date függvény az aktuális dátumot jeleníti meg. A függvény alkal-mazásához kattintsunk duplán a nevére, vagy a használjuk a panel Beillesztés gombját. Ekkor megjelenik a függvény a panel szerkesztı ablakában. A Date függvény használatakor az argumentum üres.

Például: Date()

DATEPART( intervallum;dátum; hétköznap;elsıhét)

A DatePart függvénnyel a dátum és idı típusú értékek év, hónap vagy nap részét jeleníthetjük meg.

Az intervallum argumentumban azt adjuk meg, hogy a dátum melyik részét szeretnénk eredményül kapni.

DÁTUM ÉS IDİ FÜGGVÉNYEK

AZ ACCESS GYAK-RAN HASZNÁLT

FÜGGVÉNYEI

87

A függvény alkalmazásakor használható kódokat a következı táblá-zatban foglaltuk össze:

Kód Jelentés yyyy A dátumban szereplı évszámot adja eredményül. q Megadja, melyik negyedévre esik a dátum. m A dátumban szereplı hónap. y Megadja, hogy a dátum az év hányadik napjára vonatkozik. d Megadja, hogy a dátum a hónap hányadik napjára vonatkozik. w Megadja, hogy a dátum a hét hányadik napjára vonatkozik. ww Megadja, hogy a dátum az év hányadik hetére vonatkozik. h Megadja a idıpont által jelölt órát. n Megadja a idıpont által jelölt percet. s Megadja a idıpont által jelölt másodpercet.

A kódokat szöveges kifejezésként, idézıjelek között kell megadnunk.

Például az aktuális napi dátumból a következı kifejezés eredménye-képpen az aktuális negyedévet kapjuk: DatePart("q";Date())

A hétköznap argumentum segítségével meghatározhatjuk, hogy a hét melyik napját tekintjük a hét elsı napjának. Ha nem adjuk meg, a gép a vasárnapot tekinti alapértelmezésnek. Ennek az argumentumnak ab-ban az esetben van jelentısége, ha intervallumként a „w” (a hét napja) argumentumot adtuk meg. A hétköznap argumentum értékei a követ-kezıek lehetnek:

Érték Jelentés 0 A Windows rendszerbeállításainak megfelelı nap 1 Vasárnap (alapértelmezés) 2 Hétfı 3 Kedd 4 Szerda 5 Csütörtök 6 Péntek 7 Szombat

Az elsıhét argumentumban meghatározhatjuk, hogy melyik hetet te-kintjük az év elsı hetének. Ha ezt az argumentumot nem adjuk meg, a január elsı napját tartalmazó hetet tekinti a program alapértelmezés-nek. A lehetséges értékek jelentése a következı:

Érték Jelentés 0 A Windows rendszerbeállításainak megfelelı hét 1 Január elsı napját tartalmazó hét (alapértelmezés) 2 Az év elsı, legalább négy napos hete 3 Az év elsı teljes hete

88

A következı példában egy osztály tanulóinak születési évét jelenítjük meg, a tanulók születési dátuma alapján.

DAY(dátum )

A Day függvénnyel a megadott dátum nap részét jeleníthetjük meg.

A függvény kiválasztása után a korábban megismert módon adjuk meg azt a mezıt, amelynek nap részletét meg szeretnénk jeleníteni.

Például az aktuális dátum napja: Day(Date()).

MONTH(dátum )

A Month függvény segítségével a megadott dátum hónap részét tud-juk megjeleníteni.

Például az aktuális dátum hónapja: Month(Date()).

NOW()

A Now függvény a dátumot és a hozzá tartozó aktuális idıt jeleníti meg. A Date függvényhez hasonlóan, az argumentum üres.

Például az aktuális dátum és idı: Now().

89

YEAR(dátum)

A Year függvény a megadott dátum év részét jeleníti meg. Használata hasonló a Day és a Month függvényéhez.

Például az aktuális napi dátum év része: Year(Date())

A korábbi példa alapján egy tanuló születési éve a születési dátumot tartalmazó mezı alapján a Year([Tanuló]![Szul_datum]) kifejezés se-gítségével határozható meg.

A Programfolyamat függvények közül az Iif függvényt tárgyaljuk részletesen, amely a „ha, akkor, egyébként” feltételnek felel meg.

IIF(feltétel;igaz_rész;hamis_rész)

Az Iif függvény megvizsgálja a feltétel argumentum értékét és ha a feltétel teljesül, az igaz_rész , ha nem teljesül, a hamis_rész értékét adja eredményül. Az igaz_rész és hamis_rész argumentumok tet-szıleges adattípusúak, sıt akár képletek is lehetnek.

Például a következı kifejezéssel megállapíthatjuk, hogy melyek az ak-ciós termékek:

Iif([Engedmeny]>0;"akciós termék";"normál áras termék").

Megjegyzés

Az Iif függvény a feltétel eredményétıl függetlenül minidig kiértékeli az igaz_rész és a hamis_rész argumentumok értékét. Például, ha a hamis_rész nullával való osztást tartalmaz, abban az esetben is hibaüzenetet kapunk, ha a feltétel eredmé-nye IGAZ.

A szöveges függvények segítségével a szöveg típusú adatokkal végezhetünk mőveleteket.

LEFT(szöveg;hossz )

A Left függvény egy szöveges érték hossz argumentumban megadott számú karakterét jeleníti meg, balról jobbra haladva.

Például a Left("Budapest";4) függvény eredményül a „Buda” szöveget adja eredményül.

LEN(szöveg )

A Len a megadott szöveg karaktereinek számát adja eredményül.

Például a Len([könyv]![cím]) függvény a könyv címének hosszát adja eredményül, a szóközöket és írásjeleket is beleértve.

MID(szöveg;kezdet; hossz)

A Mid függvény a szöveg argumentumban megadott mezıben lévı szöveg kezdet karakterétıl kezdıdıen hossz számú karaktert jelenít meg. Ha a hossz argumentumot nem adjuk meg, a függvény a kezdet karaktertıl kezdıdı részt adja eredményül.

Például a következı függvény eredménye a „víz” szó:

Mid("televízió";5;3)

PROGRAMFOLYAMA T FÜGGVÉNYEK

SZÖVEGES FÜGGVÉNYEK

90

RIGHT(szöveg;hossz )

A Right függvény a Left függvényhez hasonlóan mőködik, azzal a különbséggel, hogy a megjelenített karakterek a szöveg jobbról szá-mított karakterei lesznek.

Például a Right("Budapest";4) függvény eredményül a „pest” szöveget adja.

Az összesítı lekérdezés a választó lekérdezés egyik fajtája, mely az adatok szőrésén kívül lehetıséget nyújt a rekordok különbözı szempontok szerinti csoportosítására és a csoportosított értékekhez kapcsolódó számítások – például összegzés vagy átlagolás – elvégzé-sére. Az összesítı lekérdezések segítségével egyszerősíthetjük egy nagyon sok rekordot érintı lekérdezés eredményhalmazának átte-kintését. Például készíthetünk olyan lekérdezést, amely a havonta az egyes dolgozóknak kifizetett bérek helyett, a bérköltségeket ha-vonta összesítve jeleníti meg.

Összesítı lekérdezés készítéséhez hozzunk létre egy választó lekér-dezést a szokott módon, majd kapcsoljuk be a Lekérdezéstervezés

eszköztár Összesítés gombját vagy kattintsunk a Nézet menü Összesítés parancsára. A csoportosítási módot illetve az összesítı függvényt a megjelenı Összesítés sor mezıiben adhatjuk meg.

Az összesítı lekérdezésben az alábbi statisztikai függvények és beállí-tások használhatóak.

Függvény neve Jelentése Sum A csoport összegét számolja ki. Avg A csoport átlagát számolja ki. Min A csoport legkisebb elemét adja meg. Max A csoport legnagyobb elemét adja meg. Count A csoportba tartozó elemek számát adja meg. StDev A csoport szórását számolja ki.

Var A csoport varianciáját számolja ki. (Variancia: a szórás négyzete, statisztikai adatoknál az adatkiugrás kimutatására szolgál.)

First Az elsı rekord adott mezıben levı értékét adja meg. Last Az utolsó rekord adott mezıben levı értékét adja meg.

ÖSSZESÍTİ LEKÉRDEZÉSEK

91

Beállítás Jelentése

Group by A rekordok csoportosítására szolgál. A csoportosított rekordok más mezıinek értékeivel szükség szerint különféle számításokat is végezhetünk.

Expression Olyan számított mezı létrehozására használjuk, amely összesítı – például Sum, Min vagy Max – függvényt tartalmaz a kifejezés-ben.

Where

Azoknál a mezıknél válasszuk, amelyeket csak szőrıfeltétel megadására használunk, így ezek a mezık nem képeznek cso-portosítási alapot és a lekérdezés eredményében sem jelennek meg. Ezeknél a mezıknél a Megjelenítés jelölınégyzetnek min-dig kikapcsolt állapotban kell lennie, ezért azt a Where elem ki-választásakor a program automatikusan kikapcsolja.

Az alábbi példában egy könyvtár éves beszerzéseit összesítettük.

A témakörhöz kapcsolódó gyakorló feladatok: Feladatgyőjtemény 4., 5., 14. feladat

Az akció lekérdezések segítségével különféle változtatásokat hajtha-tunk végre a meglévı táblák tartalmával, illetve új táblát hozhatunk létre. Megkülönböztetünk táblakészítı, törlı, hozzáfőzı és frissítı le-kérdezést.

Az akció lekérdezések elınye, hogy egy mővelettel több rekordot is módosíthatunk, létrehozhatunk vagy törölhetünk a táblában. Fontos megjegyeznünk azonban, hogy az akció lekérdezések segítségével sem végezhetünk olyan mőveletet, amely megsérti a táblákra vagy mezıkre vonatkozó integritási szabályokat, például egy mezıbe nem kerület olyan érték, amely ellentmond a mezıre beállított érvényességi szabálynak.

Az akciólekérdezések alkalmazását minden esetben gondoljuk át, mi-vel a végrehajtott módosítások véglegesek.

A táblakészítı lekérdezés egy vagy több rekordforrás – megadott krité-riumok alapján megszőrt – rekordjainak mezıibıl készít egy új táblát. Alkalmas biztonsági másolat készítésére a tábláról, exportálás elıtti adatkigyőjtésre, őrlapok, jelentések alapjainak elkészítésére.

Táblakészítı lekérdezés létrehozásához készítsünk egy új lekérdezést és adjuk hozzá a megfelelı táblákat illetve lekérdezéseket. Ez után

AKCIÓ LEKÉRDEZÉSEK

TÁBLAKÉSZÍT İLEKÉRDEZÉS

92

használjuk a Lekérdezés menü Táblakészít ı lekérdezés parancsát vagy a Lekérdezéstervezés eszköztár Lekérdezés típusa legördülı listájában válasszuk ki a Táblakészít ı lekérdezés elemet.

A megjelenı Táblakészít ı panel Új tábla létrehozása csoportjában levı Táblanév rovatban adhatjuk meg az új tábla nevét. A választó-gombok segítségével meghatározhatjuk, hogy az új tábla az aktuális adatbázisba, vagy egy már létezı, másik adatbázisba kerüljön.

A lekérdezést a továbbiakban a már megismert módon készíthetjük el.

A lekérdezés végrehajtása elıtt az új táblába beszúrásra kerülı rekor-dokat az Adatlap nézetben a korábban megismert módon tekinthetjük meg. Az Adatlap nézet használatakor a lekérdezés nem kerül végre-hajtásra, így új tábla sem jön létre. A lekérdezés végrehajtásához és az új tábla létrehozásához a Lekérdezéstervezés eszköztár Futtatás

93

gombját vagy a Lekérdezés menü Futtatás parancsát kell használ-nunk.

A lekérdezést bezárása után újbóli megnyitásával futtathatjuk le.

Amennyiben a Táblakészítı lekérdezést futtatjuk, és a létrehozni kí-vánt táblával megegyezı nevő tábla már létezik, a tábla korábbi tar-talma visszavonhatatlanul törlıdik. Erre a következı párbeszéd pa-nellel figyelmeztet az Access.

Az új tábla létrehozása elıtt a következı párbeszéd panel jelenik meg.

Az elkészült táblát az Adatbázis ablak Táblák objektumai között talál-juk.

A témakörhöz kapcsolódó gyakorló feladatok: Feladatgyőjtemény 15. feladat

A törlı lekérdezés a megadott kritériumnak megfelelı rekordokat törli a rekordforrásból. A törlı lekérdezés a mezık egyenkénti törlésére nem alkalmas.

Megjegyzés

A törlı lekérdezés rekordforrása másik lekérdezés is lehet, azonban tartsuk szem elıtt, hogy egy lekérdezés eredményhalmazaként kapott rekordok törlése nem min-den esetben megengedett. A rekordok módosítására vonatkozó legfontosabb meg-kötéseket a 70. oldalon foglaltuk össze.

Törlı lekérdezés készítéséhez hozzunk létre egy új lekérdezést a ko-rábban ismertetett módon és adjuk hozzá azt a táblát, amelybıl törölni szeretnénk. Kattintsunk a Lekérdezés menü Törlı lekérdezés paran-csára vagy válasszuk a Lekérdezéstervezés eszköztár Lekérdezés típusa legördülı listájában a Törlı lekérdezés típust.

TÖRLİLEKÉRDEZÉS

94

A törlés feltételeit a megszokott módon adhatjuk meg.

Kész lekérdezésünket a Lekérdezéstervezés eszköztár Futtatás gombjával vagy a Lekérdezés menü Futtatás parancsával hajthatjuk végre. Ekkor a program törli a táblából a feltételnek megfelelı rekordo-kat.

A lekérdezés bezárása után minden megnyitáskor a lekérdezés újból végrehajtásra kerül.

A törlı lekérdezés lefuttatása után a törölt rekordok a Visszavonás parancs segítségével már nem állíthatók vissza. Erre az Access az alábbi párbeszéd panellel figyelmeztet.

A frissítı lekérdezéstípussal a kritériumoknak eleget tevı rekordcso-port egyes mezıinek értékét módosíthatjuk. Kattintsunk a Lekérdezés menü Táblakészít ı lekérdezés parancsára vagy a Lekérdezéstervezés eszköztár Lekérdezés típusa legördülı listájá-ban válasszuk ki a Frissít ı lekérdezés elemet.

A rekordok módosításának feltételeit a választó lekérdezéseknél tanult módon határozhatjuk meg. Az egyes mezıkben elvégzendı változtatá-sokat a Módosítás sorban adhatjuk meg. Itt megadhatunk konkrét értékeket vagy tetszıleges képletet is.

Az alábbi példában az 1980 elıtt kiadott könyvek értékét 10%-kal csökkentjük.

FRISSÍTİLEKÉRDEZÉS

95

A Módosítás mezıben használt képletet a Lekérdezéstervezés esz-köztár Szerkesztés gombjára kattintva a Kifejezésszerkeszt ı pane-len is megszerkeszthetjük.

Kész lekérdezésünket a Lekérdezéstervezés eszköztár Futtatás gombjával vagy a Lekérdezés menü Futtatás parancsával hajthatjuk végre. Ekkor a program a kifejezésnek megfelelıen módosítja a re-kordforrás megadott mezıinek értékét .

A lekérdezés bezárása után minden megnyitáskor újból végrehajtásra kerül, azaz a megadott mezık értékeit újra és újra módosítja.

A frissítı lekérdezés lefuttatása után a rekordok korábbi tartalma a Visszavonás parancs segítségével már nem állítható vissza. Erre az Access az alábbi párbeszéd panellel figyelmeztet.

A témakörhöz kapcsolódó gyakorló feladatok: Feladatgyőjtemény 12. feladat

A hozzáfőzı lekérdezés egy vagy több rekordforrásból származó, az adott feltételeknek eleget tevı rekordokat főz hozzá egy kijelölt táblához.

HOZZÁFŐZİLEKÉRDEZÉS

96

Hozzáfőzı lekérdezés létrehozásához készítsünk egy lekérdezést a korábban megismert módon, majd adjuk hozzá a forrás adatokat tar-talmazó táblákat vagy lekérdezéseket. Kattintsunk a Lekérdezés menü Hozzáfőzı lekérdezés parancsára vagy a Lekérdezéstervezés eszköztár Lekérdezés típusa legördülı listájában válasszuk ki a Hozzáfőzı lekérdezés elemet.

A megjelenı párbeszéd panel Hozzáfőzés csoportjában levı Táblanév rovatban adjuk meg a tábla nevét, amelyhez a lekérdezés-bıl származó rekordokat főzni szeretnénk. A rovat alatti választógom-bokkal meghatározhatjuk, hogy a tábla az aktuális adatbázisban vagy egy már létezı, másik adatbázisban található.

A tervezırácsba a szokott módon vehetjük fel a mezıket és adhatjuk meg a feltételeket. A Hozzáfőzés sorban kiválaszthatjuk, hogy az egyes mezık tartalmát a cél tábla melyik mezıjébe írja az Access a hozzáfőzés során. A táblához hozzáfőzött adatoknak a tábla mezıi-vel kompatíbilis adattípusokat kell tartalmazniuk. Íme néhány tipp hi-bák megelızéséhez:

• Szöveges és feljegyzés típusú mezıvel az OLE objektum kivételével minden mezıtípus adatai kompatíbilisek, de ha az adatok meghaladják a mezı hosszát, a „kilógó” részt a hozzáfőzés során automatikusan elhagyja az Access.

• Szöveges típusú adat csak akkor kerülhet egy mezıbe, ha az adott szöveges érték értelmezhetı a mezı típusának meg-felelı adattípusként. Például szám típusú mezı esetén az ″123″ szöveg 123 értékként hozzáfőzhetı, míg a ″Teszt″ szöveges érték nem, mivel számként nem értelmezhetı.

• Szám vagy pénznem típusú mezıbe csak szám, dátum vagy Igen/Nem típusú adatok kerülhetnek, ezek azonban nem léphe-tik túl a mezıhossz által megszabott értékhatárokat, például Bájt hosszúságú, Szám típusú mezıbe csak 0 és 255 közötti értékek kerülhetnek.

• A Szám vagy pénznem típusú mezıkbe kerülı adatok tizedesjegyei szükség szerint a mezı jellemzıinek megfelelıen kerekítésre kerülnek.

97

• Az egyes mezıtípusokba kerülı adatok automatikusan a mezı típusának megfelelı adattípussá konvertálódnak, például a Szám típusú mezıbe bevitt dátum vagy logikai értékek számmá konvertálódnak.

Elkészült lekérdezésünket a Lekérdezéstervezés eszköztár Futtatás gombjával vagy a Lekérdezés menü Futtatás parancsával hajthatjuk végre.

A lekérdezés bezárása után minden megnyitáskor újból végrehajtásra kerül, azaz a megadott tábla adatait újabb rekordokkal bıvíti.

A hozzáfőzı lekérdezés lefuttatása után a módosított mezık tartalma a Visszavonás parancs segítségével már nem állítható vissza. Erre az Access egy párbeszéd panellel figyelmeztet.

98

A paraméteres lekérdezés olyan lekérdezés, amely futás közben felté-teleket vagy egy mezıbe illesztendı értékeket kér be a felhasználótól egy párbeszéd panel segítségével. Ebben az esetben a felhasználó beavatkozásától is függ az eredmény. Paraméteres lekérdezés létrehozásához hozzunk létre egy lekérdezést a szokott módon, majd a tervezırácsba írjuk be a szükséges képleteket és feltételeket. Azon adatoknál, amiket a felhasználótól szeretnénk bekérni, mezınév he-lyett [ ] szögletes zárójelek között írjunk be egy üzenetet vagy a para-méter nevét. Az üzenetnek nem szabad megegyeznie a mezı nevével.

A paraméteres lekérdezés az Adatlap nézetbe történı átváltáskor vagy a Lekérdezéstervezés eszköztár Futtatás gombjával, illetve a Lekérdezés menü Futtatás parancsával megjelenı párbeszéd pa-nelen, a szögletes zárójelek között megadott szöveggel kéri be a szük-séges adatokat.

Lássunk egy példát az iménti lekérdezés futtatására.

PARAMÉTERESLEKÉRDEZÉS

99

A kereszttáblás lekérdezés segítségével olyan összesítést készíthe-tünk, amely kettı vagy több kiválasztott mezı adatai alapján összesíti egy harmadik mezı adatait.

A következı példában egy cég ügynökeinek áruforgalmát összesítjük havi bontásban.

A kereszttáblás lekérdezés létrehozását is a korábban megismert mó-don kezdjük. A megfelelı rekordforrások felvétele után kattintsunk a Lekérdezés menü Kereszttáblás lekérdezés parancsára vagy vá-lasszuk az eszköztár Lekérdezés típusa listájának Kereszttáblás lekérdezés elemét.

A használni kívánt mezıket a szokott módon vehetjük fel a tervezı-rácsba, majd az összesítı lekérdezésekhez hasonlóan az Összesítés sorban adjuk meg a csoportosítási szempontot vagy a használni kívánt összesítı függvényt.

Ez után a Kereszttábla sorban adhatjuk meg, hogy az egyes mezık az összesítés mely elemeként jelenjenek meg. Az Oszlopfejléc válasz-tása esetén az adatok mezınevekként jelennek meg az oszlopok fe-lett. A Sorfejléc választása esetén az adatok a sorok elején jelennek meg. Az Oszlop- és Sorfejléceknek mindig csoportosított adatoknak kell lenniük. Az Érték az Oszlop- és Sorfejlécek metszéspontjainál, az általunk kiválasztott függvénnyel összegezve jelennek meg. Az Érték nem lehet csoportosított adat.

Bonyolultabb összesítéseknél több Sorfejlécet is megadhatunk, de Oszlopfejléc és Érték mindig csak egy lehet. Ellenkezı esetben az alábbi figyelmeztetés jelenik meg a képernyın:

Szükség esetén a Feltétel sorban – a szokott módon – tetszıleges szőrıfeltételeket is megadhatunk.

KERESZTTÁBLÁSLEKÉRDEZÉS

100

A lekérdezés eredményének megtekintéséhez kattintsunk a Lekérde-zéstervezés eszköztár Futtatás gombjára vagy adjuk ki a Lekérdezés menü Futtatás parancsát.

101

Kereszttáblás lekérdezést varázsló segítségével is létrehozhatunk.

Álljunk az adatbázis-ablak Lekérdezés objektum elemére, majd kat-tintsunk az Adatbázis ablak eszköztárának Új gombjára.

Az Új lekérdezés párbeszéd panelen válasszuk a Kereszttáblás lekérdezés varázsló listaelemet.

Lekérdezésünket a megjelenı Kereszttáblás lekérdezés varázsló párbeszéd panel segítségével állíthatjuk össze. Az elsı oldalon adjuk meg, hogy melyik tábla vagy lekérdezés tartalmazza azokat a mezı-ket, amelyeket a kereszttáblás lekérdezésnél használni szeretnénk.

A KERESZTTÁBLÁSLEKÉRDEZÉS

VARÁZSLÓ

102

A második lépésben válasszuk ki, hogy mely mezık alkossák a sorfej-lécet.

A harmadik panelen válasszuk ki az oszlopfejlécként használni kívánt mezıt.

103

A következı lépésben adjuk meg, hogy melyik mezıvel és milyen szá-mítást szeretnénk végezni az oszlopok és sorok metszéspontjában. Az adatok soronkénti összegzéséhez jelöljük be az Igen, legyenek sorösszegek jelölınégyzetet.

Az utolsó panelen adjuk meg a lekérdezés nevét, majd kattintsunk a Befejezés gombra.

Ha az utolsó párbeszéd panelen A lekérdezés megtekintése rádió-gombot választjuk, akkor a lekérdezés eredménye azonnal megjelenik. Ha A terv módosítása rádiógombot választjuk, az elkészült lekérde-zés Tervezı nézetben jelenik meg, így lehetıségünk nyílik tetszıleges módosítások elvégzésére, például különféle szőrıfeltételek beírására.

Az eredmények megtekintéséhez váltsunk át Adatlap nézetbe vagy használjuk a Futtatás parancsot.

104

ŐRLAPOK Az őrlap könnyen kezelhetı és egyszerő eszköze az adatok adatbá-zisba vitelének, esztétikus megjelenítésének. Segítségével kiküsz-öbölhetjük az adatbeviteli hibákat, gyorsabban áttekinthetjük a koráb-ban rögzített adatainkat.

Az Access-ben készített őrlapokat ötféle nézetben tekinthetjük meg, ezek között a Nézet menü megfelelı elemének választásával vagy az Őrlaptervezı eszköztár Nézet legördülı listájának segítségével vált-hatunk.

A Tervezı nézetet az őrlapok elkészítésekor vagy módosításakor használjuk. Ebben a nézetben az őrlapelemek tulajdonságait, formá-tumait és elrendezését módosíthatjuk.

AZ ŐRLAPOK NÉZETEI

105

Az Őrlap nézetben az őrlapot – az őrlap beállításától függıen – Egy-szeres őrlap vagy Folyamatos őrlap formátumban tekinthetjük meg. Az egyszeres őrlap csak egy rekord, míg a folyamatos őrlap egyszerre több rekord tartalmának megjelenítésére alkalmas.

Egyszeres őrlap

Folyamatos őrlap

Az Adatlap nézetben az őrlapon található mezıket a táblák adatlap né-zetéhez hasonló táblázatos formában jeleníthetjük meg.

106

A Kimutatás nézetben az őrlapon szereplı mezık tartalmát összegzı – a kereszttáblás lekérdezéshez hasonló – táblázatot készíthetünk.

A Kimutatásdiagram nézetben az őrlapon szereplı mezık tartalmát összegzı diagramot készíthetünk.

A Kimutatás és Kimutatásdiagram nézetekben az összesítı táblázat il-letve diagram tartalmát a Fogd és vidd módszerrel kell kialakítanunk. Ezzel részletesebben az AutoŐrlapok részben ismerkedünk meg.

107

Az őrlap öt, egymástól jól elhatárolható résszel rendelkezik. Ezeknek a részeknek a formátuma, mérete, tartalma egyenként szabályozható.

Az őrlapfej tartalmazza általában az őrlap címét, a használati utasítá-sokat és az egyes mőveletek végrehajtását segítı parancsgombokat. Nyomtatásban az elsı oldalon, a képernyın minden oldal tetején meg-jelenik.

Az oldalfej (csak nyomtatásban) minden oldal tetején megjelenı, is-métlıdı adatokat tartalmaz. Ide kerülhetnek az oszlopfejlécek és a ro-vatfejek is.

A törzs az őrlap fı része, itt jelennek meg a rekordok, általában bevi-teli mezıkbıl áll.

Az oldalláb minden oldal alján ismétlıdı információk megjelenítésére szolgál. Ilyen lehet például az oldalszám, a dátum, kifejezések. Az ol-dalláb is csak a nyomtatásban jelenik meg.

Az őrlapláb az őrlapfejhez hasonló információkat jelenít meg, például a számított mezıket. Az őrlapláb nyomtatásban az utolsó oldal alján, a képernyın minden lapon megjelenik.

Az őrlapok készülhetnek az adatbázis tábláiból vagy lekérdezéseibıl. Attól függıen, hogy milyen típusú őrlapra van szükségünk, választha-tunk őrlaptípusok közül.

Az őrlapok létrehozásának legegyszerőbb módja az Access AutoŐrlap vagy Őrlap varázsló funkciójának használata.

Az AutoŐrlap funkció vagy az Őrlap varázsló használatakor a feladat követelményeit figyelembe véve különbözı elrendezéső őrlapok közül választhatunk.

Az Oszlopos őrlap egyszerre egy rekordot mutat meg. Az őrlapon egy rekord mezıi láthatók egymás alatt. Az így készült őrlap alaphely-zetben Egyszeres őrlap nézetben jelenik meg.

A Táblázatos őrlap a mezıket egymás mellett helyezi el. A Tábláza-tos őrlap alaphelyzetben Folyamatos őrlap nézetben jelenik meg, így egyszerre több rekord tartalmának áttekintésére van lehetıségünk.

Az Adatlap őrlap az őrlap tartalmát Adatlap nézetben jeleníti meg, így a rekordok tartalmát táblázatos formában tekinthetjük át.

AZ ŐRLAPOKFELÉPÍTÉSE

ŐRLAPOK LÉTREHOZÁSA

AZ ŐRLAPOKELRENDEZÉSE

108

A Sorkizárt őrlap annyi objektumot helyez egy sorba, amennyit az őrlap szélessége enged. Így a mezık egymás mellett, de általában több sorban helyezkednek el az őrlapon. Ennél az őrlapnál az adato-kat Egyszeres őrlap nézetben tekinthetjük meg.

A Sorkizárt és Adatlap szerkezető őrlapokat nehezebb áttekinthetısé-gük miatt ritkábban használjuk.

A Kimutatás és a Kimutatásdiagram őrlapok az adatok összegzé-sére használhatók. Az adatok ilyenkor – értelemszerően – Kimutatás vagy Kimutatásdiagram nézetben jelennek meg.

Az őrlapok elkészítésének legegyszerőbb módja az AutoŐrlap funkció használata. Az AutoŐrlap funkció segítségével egy kiválasztott re-kordforrás minden mezıjét elhelyezhetjük egy általunk kiválasztott el-rendezéső őrlapon.

AutoŐrlap létrehozásához kattintsunk az Adatbázis-ablak eszköztár sorának Új gombjára. A megjelenı Új őrlap panelen válasszuk ki a megfelelı elrendezéső Auto Őrlap listaelemet, A tábla vagy lekér-dezés, ahonnan az objektum adatai származnak legördülı listában pedig azt a táblát vagy lekérdezést, amelybıl az őrlap készül.

AUTOŐRLAPOKKÉSZÍTÉSE

109

Az OK gomb használata után megjelenik a kész őrlap Őrlap nézetben.

Amennyiben elégedettek vagyunk az őrlappal, mentsük el azt az Őrlap nézet eszköztár Mentés gombjára vagy a Fájl menü Mentés paran-csára kattintva. Az őrlap nevét a megjelenı Mentés másként panel Őrlapnév rovatában adhatjuk meg.

Megjegyzés

A létrehozott AutoŐrlap stílusa alapértelmezés szerint megegyezik az utoljára az Őrlap varázslóval készített őrlap stílusával.

A Kimutatás Auto őrlap segítségével az őrlapon szereplı mezıket könnyen csoportosítható, rendezhetı, az adatok egyszerő szőrésére is lehetıséget biztosító formában jeleníthetjük meg.

A Kimutatás AutoŐrlap elkészítés után egy üres kimutatás tábla jelenik meg a képernyın.

KIMUTATÁSAUTOŐRLAP

HASZNÁLATA

110

Az összesítésben felhasználható mezık listáját a Kimutatás mez ılis-tája ablakban láthatjuk.

Ennek az ablaknak a megjelenítéséhez vagy elrejtéséhez használjuk az eszköztár Mezılista gombját, vagy a Nézet menü Mezılista parancsát.

A megfelelı mezıket legegyszerőbben az egérrel a Kimutatás mez ı-listája ablakból a kimutatásőrlap megfelelı területeire húzva adhatjuk a kimutatáshoz.

111

Ugyanezt elvégezhetjük úgy is, hogy a mezılistában kijelölt elemet a mezılista alatti legördülı listában kiválasztott helyhez az Ehhez gombra kattintva adjuk hozzá.

Az beszúrt elemek egérrel húzva utólag is átrendezhetık. A kimutatás-tábla egyes területeire akár több mezıt is behúzhatunk.

112

A Kimutatásdiagram Autoőrlap segítségével az összesített adatokat grafikusan szemléltethetjük. A mezıket a Kimutatás AutóŐrlaphoz ha-sonlóan a Diagram mez ılistája ablakból áthúzva helyezhetjük el a di-agram területén.

A diagram jelmagyarázatát az eszköztár Jelmagyarázat látszik gombja vagy a Kimutatás menü Jelmagyarázat látszik parancsa se-gítségével jeleníthetjük meg vagy rejthetjük el.

KIMUTATÁS -DIAGRAM

AUTOŐRLAPHASZNÁLATA

113

A Típus gombra kattintva megjelenı párbeszéd panel segítségével megváltoztathatjuk a diagram típusát, illetve egyes tulajdonságait és formátumait.

Az Őrlapvarázsló használatakor az AutoŐrlapokkal szemben lehetısé-günk van az őrlap egyes tulajdonságainak testreszabására. Az Őrlap varázsló elindításához kattintsunk az Adatbázis-ablak eszköztár sorá-nak Új gombjára. A megjelenı Új őrlap panelen válasszuk az Őrlap varázsló listaelemet.

Az Őrlap Varázslót az Adatbázis-ablak Őrlap létrehozása varázsló segítségével parancsára kattintva is elindíthatjuk.

AZ ŐRLAP VARÁZSLÓ HASZNÁLATA

114

Az Őrlap varázsló párbeszéd panel Táblák/lekérdezések legördülı listában válasszuk ki, hogy mely rekordforrásból származzanak az őr-lap mezıi.

Az Elérhet ı mezık listában jelöljük ki azokat a mezıket, amelyeket felveszünk az őrlapra. Az > átviteli gombra kattintva a kijelölt mezı át-kerül a Kijelölt mez ık listára, és megjelenik az őrlapon. Ismétljük az eljárást addig, míg az összes megjelenítendı mezı átkerül a Kijelölt mez ık listába. Ha az összes mezıt fel szeretnénk venni, az >> átviteli gombot használjuk. Amennyiben olyan mezıt is felvet-tünk, amelyre nincs szükség, akkor a kijelölt mezıt a < gomb segítsé-gével vehetjük ki a Kijelölt mez ık listából. Az << átviteli gomb segít-ségével az összes mezıt visszaküldhetjük a Kijelölt mez ık listáról az Elérhet ı mezık listára.

115

A következı panelen választhatjuk ki, hogy milyen szerkezető őrlapot szeretnénk létrehozni.

A harmadik lapon stílust választhatunk az őrlapnak. Amennyiben az őrlap háttérszínét a késıbbiekben módosítani szeretnénk, célszerő Szabványos stílust kijelölni.

Az utolsó panelen adjunk nevet az őrlapunknak. A kész őrlapot meg-nyithatjuk Adatlap nézetben, amennyiben az Őrlap megnyitása meg-tekintés vagy adatbevitel céljából rádiógombot választjuk ki.

Ha az őrlapot Tervezı nézetben szeretnénk megnyitni, válasszuk az Őrlap tervének módosítása rádiógombot.

A mővelet befejezéséhez kattintsunk a Befejezés gombra.

116

A meglevı rekordok megtekintéséhez, módosításához, illetve új rekor-dok felvételéhez nyissuk meg az őrlapot Őrlap nézetben.

A megnyitott őrlapon a rekordok között a rekordléptetı gombok segít-ségével lépegethetünk.

Az Ugrás az els ı rekordra gombbal az őrlap alapjául szolgáló re-kordforrás elsı rekordjára léptethetjük a kurzort.

Az Ugrás az utolsó rekordra gomb segítségével az őrlap alapjául szolgáló rekordforrás utolsó rekordjára ugorhatunk.

Az Ugrás az el ızı rekordra gombra kattintva az aktuális kurzorpozí-ció elıtti rekordra léphetünk.

Az Ugrás a következ ı rekordra gomb használatával az aktív rekordot követı rekordra ugorhatunk.

Az Új rekord hozzáadása gomb segítségével új rekordot hozunk létre. Ez a mővelet a Tábla adatlap eszköztár Új rekord hozzáadása gomb-jával vagy a Beszúrás menü Új rekord parancsával is elvégezhetı.

A feleslegessé vált rekord törléséhez a rekord kijelölése után kattint-sunk az Őrlap nézet eszköztár Rekord törlése gombjára, vagy adjuk ki a Szerkesztés menü Rekord törlése parancsát.

A rekord egyes tulajdonságainak módosításához álljunk a kurzorral a megfelelı cellába, és végezzük el a változtatást. A rekord változásai akkor kerülnek be az adatbázisba, ha kilépünk a rekordból, például az elızı vagy a következı rekordra lépünk.

A témakörhöz kapcsolódó gyakorló feladatok: Feladatgyőjtemény 7., 8. feladat

REKORDOK KEZELÉSE ŐRLAPPAL

REKORD MÓDOSÍTÁSA

117

Az őrlap mezıit, kapcsolóit, parancsgombjait, illetve egyéb elemeit összefoglaló néven vezérlıelemeknek nevezzük.

Az őrlapelemek elhelyezkedésének, illetve formátumának módosításá-hoz nyissuk meg az őrlapot Tervezı nézetben. Az Őrlap nézetben megnyitott őrlapoknál a Tervezı nézetbe az Őrlap nézet eszköztár Tervezı nézet gombjával, vagy a Nézet menü Tervezı nézet parancsával válthatunk.

Jelöljük ki a módosítandó elemeket. Ha az őrlap minden elemét ki sze-retnénk jelölni, használjuk a Szerkesztés menü Az összes kijelölése parancsát.

Amennyiben csak egy vezérlıelemet vagy az őrlap valamely részét szeretnénk formátumozni, használjuk az eszköztár Objektum legör-dülı listáját, innen válasszuk ki az elem nevét.

Az egyes vezérlıelemeket az egérrel az elemre kattintva is kijelölhet-jük.

Több vezérlıelem együttes kijelöléséhez kattintsunk az elsı vezérlı-elemre, majd a SHIFT gomb nyomva tartása mellett folytassuk a többi elem kijelölését. Egymás melletti vezérlıelemeket kijelölhetünk a Win-dows-ból ismert gumikeret segítségével is.

Ha egy oszlopban vagy egy sorban levı vezérlıelemeket szeretnénk kijelölni, akkor kattintsunk a vezérlıelem oszlopa feletti vagy sora melletti vonalzóra.

ŐRLAP FORMÁ-TUMOZÁSA

118

Nagyobb tartomány kijelöléséhez tartsuk az egér bal gombját le-nyomva, és húzzuk a vonalzón vízszintes vagy függıleges irányba.

Egy kijelölt elem törléséhez használjuk a Szerkesztés menü Törlés parancsát, vagy a DELETE billentyőt.

Az őrlapelemek helyzetének módosításához jelöljük ki azokat az ele-meket, amelyek igazításra szorulnak. A módosítást a Formátum menü Igazítás parancsával kezdeményezzük. Ha a Balra elemet választjuk, az összes kijelölt elemet a balról az elsı, a Jobbra parancs esetén jobbra a legszélsı elemhez igazítja a program. A Fel, illetve Le paran-csokkal a legfölsı, illetve a legalsó vezérlıelemhez igazíthatjuk a kije-lölt objektumokat. A Rácshoz opció választásakor az őrlap kezelését megkönnyítı négyzetrácsokhoz igazíthatjuk ıket.

Ha bekapcsoljuk a Formátum menü Rácsra ugrás parancsát, az Access a vezérlıelemeket létrehozáskor, illetve az egér húzásával való áthelyezés vagy átméretezés esetén automatikusan a tervezı-rácshoz ütközteti.

Ha azt szeretnénk, hogy a vezérlıelemek egyforma távolságra legye-nek egymástól, a vezérlıelemek kijelölése után válasszuk a Formátum menü Vízszintes távolság illetve Függıleges távolság almenüjét, és ezen belül használjuk a Legyen egyforma parancsot. A Növelés illetve a Csökkentés elemek választásával az elemeket tá-volíthatjuk egymástól vagy közelíthetjük egymáshoz.

119

Az őrlapelemek tulajdonságainak megjelenítéséhez használjuk a Nézet menü Tulajdonságok parancsát vagy az Őrlaptervezés esz-köztár Tulajdonságok gombját.

A megjelenı panel Formátum fülén található tulajdonságok segítségé-vel az őrlap kijelölt elemeinek formai megjelenését állíthatjuk be.

A Látható tulajdonsággal határozzuk meg, hogy az adott vezérlıelem az őrlapon megjelenjen.

A Kijelzés tulajdonsággal megadhatjuk, hogy az adott vezérlıelem képernyın vagy nyomtatón, esetleg mindkét helyen megjelenjen.

120

A Szélesség és Magasság tulajdonságokkal a kijelölt vezérlıelemek vízszintes és függıleges méretét adjuk meg.

A Háttérszín tulajdonsággal a kijelölt elem színét határozzuk meg. A Háttérszín rovat végén található Szerkesztés gombra kattintva a megfelelı háttérszínt egy színpaletta segítségével állítjuk be. A Szín párbeszéd panel Egyéni színek gombjára kattintva tetszıleges szín kikeverésére nyílik lehetıségünk.

Megjegyzés

Az őrlapon esetlegesen beállított háttérkép az őrlap háttérszínét az esetek többsé-gében eltakarja. A beállított háttérszín láthatóvá tételéhez törölnünk kell a háttérké-pet. A háttérkép beállításával és törlésével a Kép használata háttérként részben foglalkozunk.

A Speciális hatás tulajdonsággal azt szabályozzuk, hogy a kijelölt ve-zérlıelem milyen módon emelkedjék ki a környezetébıl.

Az őrlapelemet körülvevı szegély formátumait a Keret stílusa, Keret színe és Keret szélessége tulajdonságokkal határozhatjuk meg.

121

Az őrlapelemek betőformátumait az Elıtér színe , Betőtípus , Betőmé-ret , Betővastagság, Dılt bet őtípus és Aláhúzás tulajdonságok segítségével állíthatjuk be.

A Szövegigazítás tulajdonsággal a kijelölt elembe írt szöveg rovaton belüli igazítását adhatjuk meg. Az Általános listaelem esetén a szö-veg igazítása a mezıtípus alapján automatikusan történik. Például a számadatok jobbra, míg a szöveges adatok balra igazításra kerül-nek.

Az elıbbiekben felsorolt tulajdonságok közül a leggyakrabban használt elemeket elérhetjük a Formázás (őrlap/jelentés) eszköztár gombjaival is.

Betőtípus

Betőméret

Félkövér

Dılt

Aláhúzott

Balra zárt

Középre zárt

Jobbra zárt

Kitöltı- és háttérszín

Bető- és elıtérszín

Vonal- és szegélyszín

Vonal- és szegélyvastag-ság

Különleges hatás

122

Más programból származó képeket a Beszúrás menü Kép parancsá-val szúrunk be az őrlapra.

A megjelenı párbeszéd panelen a beszúrni kívánt képet a fájlok meg-nyitásánál tanult módszerrel választjuk ki.

Az átméretezést a kép kijelölése után a kép körül megjelenı méretezı jelek húzásával végezzük. A kép átméretezése alaphelyzetben a kép vágását eredményezi.

KÉP BESZÚRÁSA

FÁJLBÓL ŐRLAPRA

123

A kép befoglaló keretben történı elhelyezését az Őrlaptervezés esz-köztár Tulajdonságok gombja segítségével megjeleníthetı párbe-széd panel Formátum fülén állíthatjuk be, a Méretezési mód és a Képigazítás tulajdonságok segítségével.

A Képigazítás legördülı lista segítségével a kép a befoglalókerethez viszonyított pozícióját szabályozhatjuk.

A Méretezési mód legördülı listában a kép kerethez történı átmérete-zését állíthatjuk be. A Kivágás listaelem választása esetén a kép min-dig megırzi eredeti méretét. Ha a befoglaló keretet a képnél kisebb méretőre állítjuk, a kép kilógó része nem jelenik meg. Kitöltés mérete-zési mód választása esetén a kép a befoglaló kerettel együtt méretez-hetı. A Méretezés listaelem választása esetén a kép a befoglaló ke-rettel együtt méretezıdik, de az eredeti méretarányait megtartja.

124

Az őrlap hátterében látható képet az őrlap tulajdonságlapjának Formá-tum fülén található Kép mezıben állíthatjuk be.

Ha a kép kisebb az őrlapnál, akkor változtassuk a Mozaikszer ő képel-rendezés tulajdonságot Igen -re, vagy a Képméretezési mód tulaj-donságot Kitöltés -re.

A kép rovat tartalmának törlésével a beállított háttérképet törölhetjük.

Megjegyzés

A kép törlése után az őrlap háttere az aktuálisan beállított háttérszínnel lesz ki-töltve. A háttérszín beállításával az Őrlap formázása részben foglalkozunk.

JELENTÉSEK A jelentések elsısorban adataink papíron történı megjelenítését teszik lehetıvé. A jelentések segítségével adatainkat csoportosíthatjuk, a csoportok végén megjelenı részösszegeket, a lista végén megjelenı végösszegeket számolhatunk. A jelentéseket az őrlapokhoz hasonlóan formátumozhatjuk.

A jelentések alapjául szolgáló adatok származhatnak táblából, illetve lekérdezésekbıl. Ha több táblából származó adatokat szeretnénk megjeleníteni, célszerő ezeket egy lekérdezésben összefoglalni, és erre alapozni a jelentést.

Ha a jelentés alapjául szolgáló tábla vagy lekérdezés adatait módosít-juk, a módosítás megjelenik a jelentésben is. Ha a tábla szerkezeté-ben történik a változás – például egy mezı típusát megváltoztatjuk, vagy egy mezıt törlünk – ezt át kell vezetnünk a jelentésbe is.

KÉP HASZNÁLATA HÁTTÉRKÉNT

125

A jelentés több szakaszból áll.

A Jelentésfej a jelentés legelején az oldalfejléc elıtt, a jelentésláb a je-lentés végén az oldalláb elıtt jelenik meg. Ez a két elem csak egyszer jelenik meg a jelentésben. Itt helyezzük el a jelentés címét, az aktuális dátumot és a jelentés készítıjének nevét. Megjelenítése a Nézet menü Jelentésfej/-láb parancsával történik.

Az oldalfej, illetve oldalláb a jelentés minden oldalának tetején, illetve alján megjelenik. A Nézet menü Oldalfej/-láb parancsával kapcsol-hatjuk ki vagy be.

Ha jelentésünkben az adatokat valamilyen elıre meghatározott feltétel vagy mezı alapján csoportosítjuk, a jelentés újabb szakaszokkal, a csoportfejjel, illetve csoportlábbal bıvülhet. Minden csoportosított mezıhöz megjeleníthetı egy csoportfej, illetve csoportláb. Itt helyez-hetık el a teljes csoport elemeire vonatkozó összegzéseket jelzı kép-letek. A csoportosítás beállításához, valamint csoportosított mezık csoportfejének, illetve csoportlábának megjelenítéséhez a Nézet menü Rendezés és csoportosítás parancsával vagy a Jelentéstervezés eszköztár Rendezés és csoportosítás gombjával megjeleníthetı pár-beszéd panelen van lehetıségünk.

A törzs tartalmazza a jelentés lényegi részét, itt jelennek meg a rekor-dok.

A JELENTÉS FELÉPÍTÉSE

126

A kész jelentések háromféle nézetben tekinthetık meg.

A Tervezı nézetben áttekinthetjük, módosíthatjuk a jelentés tervét.

Az Elrendezés megtekintése nézetben a jelentés külleme figyelhetı meg. Ebben a nézetben azonban a jelentéshez tartozó lekérdezése-ket, számításokat, kifejezéseket nem értékeli ki a program, így lehet hogy itt nem kapunk helyes eredményeket.

A Nyomtatási kép nézetben a nyomtatásban megjelenıvel azonos ké-pet kapunk.

A nézetek között – a megszokott módon – a Nézet menü vagy a Jelen-téstervezés eszköztáron található Nézet gomb legördülı listájának se-gítségével válthatunk.

Jelentéseket táblák vagy lekérdezések alapján hozhatunk létre. A je-lentések készítésének legegyszerőbb módja az AutoJelentések vagy a Jelentés varázsló használata.

A feladattól függıen kétféle szerkezető AutoJelentés közül választha-tunk.

Az oszlopos AutoJelentésben a rekordok mezıi egymás alatt jelennek meg egy oszlopban. Ezzel a jelentéstípussal katalógusszerő jelentést hozhatunk létre.

A táblázatos jelentés esetén egy rekord egy sorban jelenik meg. Ezzel a jelentéstípussal listaszerő jelentést hozhatunk létre.

A JELENTÉS NÉZETEI

JELENTÉSEKLÉTREHOZÁSA

AZ AUTOJELENTÉSEK SZERKEZETE

127

AutoJelentés készítéséhez válasszuk az Adatbázis-ablak eszköztár sorának Új gombját. A megjelenı Új jelentés panelen válasz-szuk ki a megfelelı AutoJelentést, A tábla vagy lekérdezés, ahonnan az objektum adatai származnak legördülı listában pedig azt az ob-jektumot, amelybıl a jelentés készül.

A kész jelentés Nyomtatási kép nézetben jelenik meg.

Amennyiben a jelentéssel elégedettek vagyunk, mentsük el azt a Nyomtatási kép nézet eszköztár Mentés gombjára kattintva, vagy a Fájl menü Mentés parancsával. A jelentés nevét a megjelenı Mentés másként panel Jelentésnév rovatában adhatjuk meg.

A jelentés elrendezésének vagy formátumainak módosításához nyis-suk meg a jelentést Tervezı nézetben.

A témakörhöz kapcsolódó gyakorló feladatok: Feladatgyőjtemény 9. feladat

A Jelentés varázsló használatával lehetıségünk van a jelentés egyes tulajdonságainak testreszabására.

A Jelentés varázsló elindításához kattintsunk az Adatbázis-ablak esz-köztár sorának Új gombjára. A megjelenı Új jelentés panelen válasszuk a Jelentés varázsló listaelemet.

AUTOJELENTÉS KÉSZÍTÉSE

JELENTÉS KÉSZÍTÉSEVARÁZSLÓVAL

128

A Jelentés varázslót az Adatbázis-ablak Jelentés létrehozása va-rázsló segítségével parancsára duplán kattintva is elindíthatjuk.

A Jelentés varázsló párbeszéd panel Táblák/lekérdezések legördülı listában válasszuk ki, hogy mely rekordforrásból származzanak a je-lentés mezıi.

Az Elérhet ı mezık listában az jelöljük ki azokat a mezıket, amelyet felveszünk a jelentésbe. Az > átviteli gombra kattintva a kijelölt mezı átkerül a Kijelölt mez ık listára és megjelenik a jelentésben. Ismétljük az eljárást addig, míg az összes megjelenítendı mezı átkerül a Kijelölt mez ık listába. Ha az összes mezıt fel szeretnénk venni, használjuk az >> átviteli gombot. Amennyiben egy korábban felvett mezıre nincs szükségünk, akkor a kijelölt mezıt a < gomb segítségé-vel küldhetjük vissza az Elérhet ı mezık listára. Az << átviteli gomb segítségével az összes mezıt visszaküldhetjük a Kijelölt mez ık listá-ról az Elérhet ı mezık listára.

A következı párbeszéd panelen adjuk meg, hogy melyik mezı vagy mezık szerint szeretnénk csoportosítani az adatokat. A jelentésben az Access minden rekordcsoport elıtt egy fejlécben feltünteti a csoportosítási alap aktuális értékét. Ezt követıen kibontva megjelen-nek az adott csoportba sorolt rekordok értékei. A csoport végén – egy késıbbi lépésben – opcionálisan az egyes mezık összegét, átla-gát, illetve legkisebb vagy legnagyobb értékét is megjeleníthetjük.

129

A csoportosítási alapként használni kívánt elemeket a bal oldali pane-len történı kijelölés után az > átviteli gomb segítségével vihetjük át a jobb oldali panelre. Maximum négy csoportszintet hozhatunk létre.

A kiválasztott mezı vagy mezık a jobb oldali panelen kék színnel ki-emelve jelennek meg. A mezık sorrendjét a prioritás gombok segítsé-gével változtathatjuk meg.

Több csoportosítási szempont megadása esetén az Access a rekordo-kat elıször az elsıként megadott szempont alapján csoportosítja, ezen belül újabb csoportokat képez a második, majd a harmadik, s végül a negyedik szempont alapján.

A Csoportosítási beállítások gombra kattintva az egyes mezık érté-keire vonatkozó csoportosítási szisztémát módosíthatjuk. A Csopor-tosítási intervallumok listában kiválaszthatjuk, hogy a program ho-gyan csoportosítsa a rekordokat a kiválasztott mezın belül.

A Normál elem választása esetén minden egyedi szöveg külön cso-portot alkot.

Az Elsı bető elem választásakor a rekordok az ABC-nek megfelelı csoportokba kerülnek. A 2 kezdıbető, illetve a 3 kezdıbető elem vá-lasztásakor az adott betőszámmal egyezı csoportokat hoz létre a program.

Amennyiben nem választunk csoportosítási alapot, a jelentés végered-ményében a rekordok alaphelyzetben az általunk választott szerkezet-nek megfelelıen, az elsıdleges kulcs szerint rendezve jelennek meg.

A harmadik panelen a rekordok meghatározott mezı szerinti növekvı vagy csökkenı sorrendő rendezését adhatjuk meg. Itt csak a csopor-tosítási alapként nem használt mezık sorrendjét kell beállítanunk, a csoportosító mezık automatikusan növekvı sorrendbe rendezve fognak megjelenni.

130

Az Összesítési beállítások gombbal kiválaszthatjuk, hogy a csoporto-sított adatokkal milyen statisztikai mőveleteket végezzünk.

A csoportosított adatokkal végzendı mőveleteket a panel bal oldalán látható jelölınégyzetek segítségével választhatjuk ki.

Megnevezés Mővelet Össz A csoport összegét számolja ki. Átl A csoport átlagát számolja ki. Min A csoport legkisebb elemét adja meg. Max A csoport legnagyobb elemét adja meg.

Az Összegek százalékának számítása jelölınégyzet bekapcsolása esetén a program az egyes csoportok összesítı eredményeinek a tel-jes rekordhalmazra vetített százalékos arányát adja meg.

A Megjelenítés csoportban a Törzs és Összesítés opció választása esetén csoportonként részletezve láthatjuk az egyes rekordokat és alattuk az összesítéseket. A Csak Összesítés rádiógomb választása esetén a részleteket nem jelennek meg, csak csoportokra lebontva az összesítések eredményei.

A következı panelen válasszuk ki, hogy milyen elrendezéső jelentést szeretnénk létrehozni. A választható elrendezéseknek megfelelı min-tát, az elrendezés kijelölése után, a panel bal oldalán található képen tekinthetjük meg.

131

A Tájolás csoportban az Álló, illetve Fekvı opció választásával meg-adhatjuk, hogy a jelentés álló vagy fekvı lapra kerüljön.

Amennyiben azt szeretnénk, hogy összes kiválasztott mezı elférjen egy lapszélességben, jelöljük be a Mezıszélesség állítása, hogy minden mez ı elférjen a lapon jelölınégyzetet.

A következı lapon stílust választhatunk a jelentéshez. A választható stílusoknak megfelelı mintát, a stílus kijelölése után, a panel bal olda-lán található képen tekinthetjük meg.

Az utolsó panelen adjunk nevet a jelentésnek.

A kész jelentést megnyithatjuk Nyomtatási kép nézetben, amennyiben a Jelentés nyomtatási képének megtekintése választógombot je-

132

löljük be. Abban az esetben, ha a jelentést Tervezı nézetben szeret-nénk megnyitni, válasszuk a Jelentésterv módosítása választógom-bot.

A Befejezés gomb használata után a jelentés az általunk kiválasztott nézetben megjelenik a képernyın.

A témakörhöz kapcsolódó gyakorló feladatok: Feladatgyőjtemény 10. feladat

JELENTÉSEK NYOMTATÁSA Az Access-ben általában csak a jelentések nyomtatására van szükség. A jelentés nyomtatásban való megjelenésének beállításához a Fájl menü Oldalbeállítás parancsát használjuk.

Az Oldalbeállítás panel Margók fülén a margók méretét állítjuk be.

Ha nem akarjuk a nyomtatásban a címkéket, rácsvonalakat és egyéb objektumokat megjeleníteni, kapcsoljuk be a Csak adatnyomtatás je-lölınégyzetet.

OLDALBEÁLLÍTÁS

MARGÓK

133

Az Oldalbeállítás panel Oldal fülén a nyomtatásra vonatkozó általá-nos beállításokat adhatunk meg.

A Tájolás csoportban beállíthatjuk, hogy álló vagy fekvı lapra nyom-tassuk a jelentést.

A Papír csoport Méret legördülı listájában adjuk meg a használt lap-méretet. A Papírforrás legördülı listában a nyomtató használni kívánt lapadagolóját választjuk ki.

A Nyomtatás csoportban kiválaszthatjuk, hogy a számítógépünkre te-lepített nyomtatók közül az alapértelmezett vagy egy másik, általunk választott nyomtatóra szeretnénk a jelentést kinyomtatni. Utóbbi eset-ben a megfelelı nyomtatót a Nyomtató gombra kattintva választhatjuk ki.

OLDAL

134

Az Oldalbeállítás panel Oszlopok fülén a jelentések több hasábban történı nyomtatásával kapcsolatos jellemzıket állítjuk be.

A Rácsbeállítások csoportban megadhatjuk, hogy hány oszlopban ke-rüljön a jelentés nyomtatásra, illetve, hogy az oszlopok és sorok között milyen távolságot hagyjon az Access.

Az Oszlopméret csoportban az oszlopok szélességét és magasságát adjuk meg centiméterben. Ha túl nagy oszlopszélességet állítunk be, elıfordulhat, hogy az Oszlopok száma rovatban megadott mennyi-ségő oszlop nem fér el egy oldalon. Ilyen esetben „lelógó” oszlopok csak részben, vagy egyáltalán nem jelennek meg.

Ha az oszlopszélességet vagy a sormagasságot kisebbre állítjuk, mint a jelentés törzs szakaszának mérete, az oszlopok és sorok tartalma egymásra lóghat. Ezt legegyszerőbben Az egészet jelölınégyzet be-kapcsolásával kerülhetjük el. Ha Az egészet jelölınégyzetet bekap-csoljuk, az oszlopszélességet és a sormagasságot úgy állítja be a program, hogy az megegyezzen a jelentés törzs szakaszának mé-retével.

Az Oszlopszerkezet csoportban válasszuk ki, hogy az oszlopokat mi-lyen sorrendben helyezze el az Access a nyomtatásban.

OSZLOPOK

135

Jelentésünk nyomtatását a Fájl menü Nyomtatás parancsával vagy az eszköztár Nyomtatás gombjával indítjuk. A Nyomtatás gomb hasz-nálata esetén jelentés nyomtatása azonnal megkezdıdik. A Nyomta-tás parancs használata esetén a nyomtatási beállításokat a megjelenı Nyomtatás panelen adjuk meg.

A panel Nyomtató csoportjában található Név legördülı listából kivá-laszthatjuk a használni kívánt nyomtatót.

A Tulajdonságok gombra kattintva az aktuális nyomtató részletes be-állítási lehetıségeihez férhetünk hozzá. A megjelenı panel tartalma a kiválasztott nyomtatótól függıen eltérı lehet.

A Nyomtatási tartomány csoportban beállíthatjuk, hogy a teljes je-lentés vagy annak meghatározott oldalai, illetve a nyomtatási panelre történt belépés elıtt kijelölt rekordjai kerüljenek nyomtatásra.

A Példányszám csoportban állíthatjuk be, hogy hány példányban sze-retnénk nyomtatni. Több oldalas jelentés több példányban történı nyomtatása esetén célszerő bekapcsolni a Szétválogatás jelölınégy-zetet.

A Beállítás gombra kattintva az Oldalbeállítás panelt jeleníthetjük meg.

A nyomtatás megkezdéséhez kattintsunk az OK gombra.

A témakörhöz kapcsolódó gyakorló feladatok: Feladatgyőjtemény 11. feladat

NYOMTATÁS