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ADENDA No. 2 TÉRMINOS DE REFERENCIA PARA LA CONTRATACIÓN DE LOS SERVICIOS DE INTERVENTORÍA A REALIZARSE SOBRE LOS CONTRATOS CELEBRADOS POR EL FONDO DE MODERNIZACIÓN E INNOVACIÓN PARA LAS MICRO, PEQUEÑAS Y MEDIANAS EMPRESAS – FMI EN EL MARCO DE

CONVOCATORIAS DE COFINANCIACIÓN Con la presente adenda se modifican los numerales que se indican a continuación: 7.6. HERRAMIENTA TECNOLÓGICA: eliminación numeral 6, nota 9.1. ALCANCE DE LA CONTRATACIÓN: numeral 4 9.2. ENTREGABLES: numeral 3, numeral 14 10.3. OBLIGACIONES DEL CONTRATISTA: numeral 3, numeral 19 10.4. DURACIÓN DEL CONTRATO 11.6. ETAPA LIQUIDACIÓN: ajuste viñeta “Según los términos de referencia de las convocatorias de cofinanciación, soportar al FONDO en la solicitud de información a presentar por las entidades ejecutoras durante los siguientes dos (2) años fiscales a la terminación del proyecto, relacionadas con los indicadores de seguimiento en términos de ventas anuales, activos y empleos, a partir de los documentos soporte (Balance General y Estado de Resultados firmados por el representante legal y contador o revisor fiscal, las planillas integrales de aportes al sistema general de seguridad social y parafiscales, así como la información sobre el número de empleos calificados y no calificados de su empresa”

BOGOTÁ D.C. Marzo de 2015

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FONDO DE MODERNIZACIÓN E INNOVACIÓN PARA LAS MICRO, PEQUEÑAS Y MEDIANAS EMPRESAS – FMI

TÉRMINOS DE REFERENCIA PARA LA CONTRATACIÓN DE LOS SERVICIOS DE INTERVENTORÍA A REALIZARSE SOBRE LOS CONTRATOS CELEBRADOS POR EL FONDO DE MODERNIZACIÓN E

INNOVACIÓN PARA LAS MICRO, PEQUEÑAS Y MEDIANAS EMPRESAS – FMI EN EL MARCO DE CONVOCATORIAS DE COFINANCIACIÓN

BOGOTÁ D.C. Febrero de 2015

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TABLA DE CONTENIDO

1. INTRODUCCIÓN .............................................................................................................. 5

2. JUSTIFICACIÓN ............................................................................................................... 5

3. OBJETO DE LA CONVOCATORIA ......................................................................................... 5

4. TÉRMINOS JURÍDICOS ..................................................................................................... 5

4.1 RÉGIMEN JURÍDICO APLICABLE .................................................................................. 5

4.2 VERACIDAD DE LA INFORMACIÓN SUMINISTRADA ....................................................... 5

4.3 PROPIEDAD DE LA INFORMACIÓN .............................................................................. 6

4.4 CONFIDENCIALIDAD DE LA INFORMACIÓN ................................................................... 6

4.5 CLÁUSULA DE RESERVA ............................................................................................ 6

4.6 GARANTÍA DE SERIEDAD DE LA OFERTA ...................................................................... 6

5. INSTRUCCIONES A LOS PROPONENTES ............................................................................... 6

5.1 ESTUDIOS PARA PARTICIPAR EN LA CONVOCATORIA .................................................... 6

5.2 INSTRUCCIONES PARA PRESENTAR LA PROPUESTA ....................................................... 7

5.3 REQUISITOS PARA PARTICIPAR EN LA CONVOCATORIA.................................................. 7

6. CRONOGRAMA DE LA CONVOCATORIA .............................................................................. 8

6.1 FORMULACIÓN DE INQUIETUDES ............................................................................... 8

6.2 RESPUESTA DE INQUIETUDES .................................................................................... 8

6.3 CIERRE Y ENTREGA DE LAS PROPUESTAS ..................................................................... 8

7. EVALUACIÓN.................................................................................................................. 9

7.1 CRITERIOS TÉCNICOS ................................................................................................ 9

7.2 CRITERIOS ECONÓMICOS .......................................................................................... 9

7.3 EXPERIENCIA ESPECIFICA DEL PROPONENTE .............................................................. 10

7.4 PERFIL Y EXPERIENCIA DEL EQUIPO DEL TRABAJO ...................................................... 10

7.5 METODOLOGÍA ..................................................................................................... 15

7.6 HERRAMIENTA TECNOLÓGICA ................................................................................. 16

7.7 PROPUESTA ECONÓMICA ....................................................................................... 16

7.8 CAPACIDAD FINANCIERA ........................................................................................ 18

7.9 CRITERIOS DE DESEMPATE ...................................................................................... 19

7.10 RECHAZO DE PROPUESTAS ...................................................................................... 19

7.11 DECLARATORIA DE DESIERTA .................................................................................. 19

8. CONTENIDO Y ESTRUCTURA DE LA PROPUESTA ................................................................. 20

8.1 PRESENTACIÓN DE LA PROPUESTA ........................................................................... 20

8.2 PERIODO DE VALIDEZ DE LA PROPUESTA ................................................................... 20

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8.3 DOCUMENTACIÓN DE LA PROPUESTA....................................................................... 20

9. TÉRMINOS DE LA CONTRATACIÓN ................................................................................... 21

9.1 ALCANCE DE LA CONTRATACIÓN .............................................................................. 21

9.2 ENTREGABLES ....................................................................................................... 22

9.3 FORMA DE PAGO .................................................................................................. 23

10. CONTRATACIÓN ........................................................................................................ 24

10.1 SUSCRIPCIÓN DEL CONTRATO ................................................................................. 24

10.2 OBLIGACIONES DEL FONDO ..................................................................................... 25

10.3 OBLIGACIONES DEL CONTRATISTA ........................................................................... 25

10.4 DURACIÓN DEL CONTRATO ..................................................................................... 27

10.5 SEGUIMIENTO Y CONTROL DEL CONTRATO ................................................................ 27

10.6 GARANTÍA DEL CONTRATO ..................................................................................... 27

11. PAUTAS PARA LA DEFINICIÓN DE LA METODOLOGÍA A PRESENTAR POR LA FIRMA

INTERVENTORA ................................................................................................................... 28

11.1 ALCANCE DE LA INTERVENTORÍA.............................................................................. 28

11.2 DOCUMENTOS DE REFERENCIA ................................................................................ 28

11.3 INTERVENTORÍA A LOS CONTRATOS ......................................................................... 28

11.4 ETAPA DE INICIO ................................................................................................... 28

11.5 ETAPA DE EJECUCIÓN ............................................................................................. 29

11.6 ETAPA DE LIQUIDACIÓN ......................................................................................... 32

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1. INTRODUCCIÓN ACERCA DEL FONDO DE MODERNIZACIÓN E INNOVACIÓN PARA LAS MICRO, PEQUEÑAS Y MEDIANAS EMPRESAS. El artículo 44 de la Ley 1450 de 2011 – Plan Nacional de Desarrollo 2010 – 2014, que modificó el artículo 17 de la Ley 590 de 2000, creó el Fondo de Modernización e Innovación para las Micro, Pequeñas y Medianas Empresas como una cuenta de orden (asimilada a un patrimonio autónomo) que administrará el Banco de Comercio Exterior de Colombia S.A. -Bancóldex, (en adelante El Fondo). En este sentido, el objeto del Fondo es el de aplicar instrumentos financieros y no financieros, estos últimos, mediante cofinanciación no reembolsable de programas, proyectos y actividades para la innovación, el fomento y promoción de las Mipymes. En lo que tiene que ver con el Objeto del FONDO, éste se cumple mediante la realización de Convocatorias Públicas para entregar recursos de cofinanciación para el desarrollo de proyectos que cumplan con los criterios de evaluación fijados en la convocatoria respectiva. Así mismo, el artículo 1º del Decreto No. 3321 de 2011, por el cual se reglamentan los artículos 44 y 45 de la Ley 1450 de 2011, establece que Bancóldex como administrador del Fondo ejercerá su dirección y secretaría técnica, y que en éste sentido, podrá contratar las evaluaciones técnicas de las propuestas, la auditoría e interventoría especializada en manejo financiero y de gestión; y otras actividades que correspondan al giro ordinario de la administración del Fondo. 2. JUSTIFICACIÓN Atendiendo lo mencionado anteriormente, el Fondo requiere la contratación de los servicios de interventoría técnica, financiera, administrativa y legal, para el seguimiento de los contratos de cofinanciación e incentivo celebrados y por celebrarse correspondientes a proyectos que reciban recursos del Fondo de Modernización e Innovación para las Micro, Pequeñas y Medianas Empresas, en el marco de las convocatorias que éste realice, conforme a las condiciones que la ley exige para el seguimiento de los recursos. 3. OBJETO DE LA CONVOCATORIA Contratar los servicios de interventoría técnica, financiera, administrativa y legal sobre los contratos de cofinanciación e incentivo celebrados y por celebrarse correspondientes a proyectos que reciban recursos del Fondo de Modernización e Innovación para las Micro, Pequeñas y Medianas Empresas en el marco de las convocatorias que éste realiza. 4. TÉRMINOS JURÍDICOS 4.1 RÉGIMEN JURÍDICO APLICABLE En atención a la naturaleza jurídica del Fondo, el presente proceso de selección y la contratación que eventualmente de éste se derive, se encuentran sometidos a las normas del derecho privado colombiano. 4.2 VERACIDAD DE LA INFORMACIÓN SUMINISTRADA El Proponente está obligado a responder por la veracidad de la información entregada durante el presente proceso de selección. El Fondo, de conformidad con el artículo 83 de la Constitución Política, presume que toda la información que el Proponente presente para el desarrollo de esta invitación es

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veraz y corresponde a la realidad. No obstante, el Fondo se reserva el derecho de verificar toda la información suministrada por el Proponente. 4.3 PROPIEDAD DE LA INFORMACIÓN El Proponente seleccionado acepta que la información entregada por el Fondo en desarrollo de la presente invitación, así como la información que se genere como consecuencia de la prestación del servicio que se contrate es de propiedad exclusiva del Fondo. 4.4 CONFIDENCIALIDAD DE LA INFORMACIÓN El Proponente seleccionado acepta que la ejecución del contrato que se celebre será desarrollado bajo parámetros de absoluta reserva y no podrá utilizar total o parcialmente la información que reciba directa o indirectamente del Fondo, o aquella a la cual tenga acceso en cumplimiento del proceso de selección y contratación o por cualquier otro motivo, para desarrollar actividades diferentes a las contempladas en el objeto, alcance y obligaciones que le correspondan de conformidad con el contrato celebrado, adoptando las medidas necesarias para mantener la confidencialidad de los datos suministrados. 4.5 CLÁUSULA DE RESERVA El Fondo se reserva el derecho de cerrar anticipadamente la presente convocatoria y de rechazar cualquiera o todas las propuestas que se presenten, si así conviene a sus intereses, sin necesidad de dar explicación alguna a los oferentes y sin indemnizar ningún tipo de perjuicio o asumir costo alguno que con tal cierre o rechazo se pudiera generar a alguno de los proponentes. 4.6 GARANTÍA DE SERIEDAD DE LA OFERTA El Proponente deberá presentar una garantía de seriedad de la oferta por un valor asegurado de CINCUENTA MILLONES DE PESOS ($50.000.000), la cual podrá consistir en una garantía bancaria a primer requerimiento (on-demand) o en una póliza de seguro expedida por una compañía de seguros vigilada por la Superintendencia Financiera de Colombia, que sea satisfactoria para BANCÓLDEX como administrador del Fondo. La garantía deberá ajustarse a los presentes Términos de Referencia y a las disposiciones legales vigentes. Las compañías de seguros que otorguen la garantía deberán estar legalmente establecidas en Colombia, los establecimientos bancarios que otorguen la garantía podrán ser nacionales legalmente establecidos en Colombia, o extranjeros siempre que tengan límite de exposición crediticia con BANCOLDEX (cupo de crédito aprobado con BANCÓLDEX). La garantía deberá ser válida por un periodo de seis (6) meses contados a partir de la fecha de cierre de la convocatoria. La garantía de seriedad de la oferta deberá ser otorgada a favor del Banco de Comercio Exterior de Colombia S.A. – BANCÓLDEX – quien actúa como administrador del Fondo de Modernización e Innovación para las Micro, Pequeñas y Medianas Empresas, NIT. 900.457.656-8, en formato para entidades particulares, la cual se hará efectiva si el proponente retira su propuesta dentro del período de validez estipulado, o si habiéndosele adjudicado el contrato no cumple con los requisitos establecidos para la firma del mismo o se niega a celebrar el contrato respectivo o no presenta las garantías del Contrato establecidas en estos Términos de Referencia o en el Contrato. 5. INSTRUCCIONES A LOS PROPONENTES 5.1 ESTUDIOS PARA PARTICIPAR EN LA CONVOCATORIA Corresponde a todo Proponente efectuar los estudios y verificaciones que considere necesarios para la formulación de la Propuesta, incluyendo los estudios técnicos, contables, tributarios, entre otros;

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asumiendo todos los gastos, costos, impuestos y riesgos que ello implique, que no serán reembolsados en ningún caso y bajo ningún concepto. La presentación de una Propuesta implicará que el Proponente realizó los estudios, análisis y valoraciones pertinentes para prepararla y, por lo mismo, no se reconocerá sobrecosto alguno derivado de deficiencias en ellos. 5.2 INSTRUCCIONES PARA PRESENTAR LA PROPUESTA Las Propuestas recibidas que no cumplan los requisitos y no vengan acompañadas de la documentación exigida en estos Términos de Referencia, serán excluidas del proceso de evaluación. Si el Proponente lo estima conveniente, podrá adicionar a su propuesta información suplementaria a la solicitada en estos Términos de Referencia, siempre y cuando dicha información sea suministrada dentro del término establecido para la entrega de las Propuestas. La Propuesta debe ser presentada en español y se recomienda que todas sus páginas estén numeradas en forma ascendente consecutiva, con el correspondiente índice o tabla de contenido que permita su fácil consulta. 5.3 REQUISITOS PARA PARTICIPAR EN LA CONVOCATORIA Podrán participar en este proceso personas jurídicas, individualmente o en consorcios o en uniones temporales. Los Proponentes deberán cumplir los siguientes requisitos: 1. Acreditar que su objeto social, su manual de contratación o documento equivalente le permite

prestar de servicios en interventoría. 2. Tener mínimo tres (3) años de existencia legal a la fecha de presentación de la propuesta. 3. Los proponentes deberán acreditar la experiencia requerida en el numeral 7.3. 4. Tener la capacidad financiera exigida en el numeral 7.8 de los presentes términos. 5. El proponente favorecido debe estar en disponibilidad de iniciar y ejecutar el objeto del contrato,

disponibilidad que se presumirá con la sola presentación de la propuesta. 6. Aportar oportunamente TODA la documentación exigida en los presentes Términos de

Referencia.

Cuando los Proponentes participen asociados bajo la figura de consorcios o uniones temporales tendrán aplicación las siguientes reglas: 1. Presentar copia del acuerdo consorcial o documento de la conformación de la unión temporal o

consorcio según se trate, en el que expresamente se deberá designar a un representante de los miembros del consorcio o de la unión temporal para todos los efectos de la presentación de la propuesta, de la eventual suscripción y ejecución del contrato (en el evento que se les adjudique la convocatoria).

2. No se acepta ninguna limitación de responsabilidad, por lo que la responsabilidad de los miembros será solidaria tanto para la presentación de la propuesta como para la eventual celebración y ejecución del contrato.

3. La garantía de seriedad de la oferta y demás garantías que se pidan para la eventual celebración del Contrato, deberán otorgarse por, y cubrir a todos y cada uno de los integrantes de la unión temporal o consorcio, aportándose además el recibo de pago de la prima.

4. Cada uno de los requisitos de tiempo de existencia, experiencia y capacidad financiera deberá acreditarse en su totalidad por al menos uno de los miembros del consorcio o unión temporal, no pudiendo ser acumulable entre los distintos participantes.

5. La carta de presentación de la propuesta deberá presentarse suscrita por el apoderado designado por cada uno de los miembros del consorcio o unión temporal.

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6. El formato de vinculación de clientes deberá ser diligenciado en su totalidad por cada uno de los miembros del consorcio o de la unión temporal además de entregarse toda la información de cada uno de los participantes exigida en los presentes términos de referencia y el formato de vinculación de clientes.

6. CRONOGRAMA DE LA CONVOCATORIA El desarrollo de esta convocatoria tendrá lugar de conformidad con el siguiente cronograma, el cual podrá ser modificado por el Fondo sin restricción mediante adenda a los presentes Términos de Referencia:

EVENTO FECHA

Apertura y publicación de los Términos de Referencia 23 de febrero de 2015

Formulación y radicación o envío de inquietudes por parte de los Proponentes al Fondo

23 al 25 de febrero de 2015

Respuesta de inquietudes enviadas por los Proponentes al Fondo 26 al 28 de febrero de 2015

Cierre y entrega de las propuestas 9 de marzo de 2015

6.1 FORMULACIÓN DE INQUIETUDES Las inquietudes o preguntas relacionadas con los presentes Términos de Referencia, que surjan por parte de los proponentes, podrán ser presentadas dentro de las fechas relacionadas en el numeral precedente, mediante correo electrónico a [email protected], indicando en el asunto, el nombre y número de la convocatoria. También podrán remitirse a la calle 28 No. 13 A – 15 piso 39 a nombre de Fondo de Modernización e Innovación para las Micros, Pequeñas y Medianas Empresas. 6.2 RESPUESTA DE INQUIETUDES El Fondo publicará en su página web www.bancoldex.com las respuestas a las inquietudes formuladas por los Proponentes, siempre y cuando, las mismas se presenten en la fecha y en los términos indicados en estos Términos de Referencia. 6.3 CIERRE Y ENTREGA DE LAS PROPUESTAS Las propuestas deberán ser dirigidas al Fondo y presentadas con la documentación requerida en físico en la ventanilla de radicación de correspondencia ubicada en la Calle 28 N° 13 A – 15, piso 39 de la ciudad de Bogotá, hasta las 4:00:00 p.m. de acuerdo con lo establecido en el numeral 6. El Fondo hará constar en recibo entregado a la persona que radique la propuesta, la fecha y hora de presentación.

Las propuestas que fueran presentadas más allá de la hora de cierre no serán objeto de evaluación y por consiguiente no serán tenidas en cuenta en el proceso de adjudicación por haber sido presentadas de forma extemporánea. No se validarán propuestas presentadas vía correo electrónico. Se reitera que la fecha de cierre no se modificará o aplazará, salvo que el Fondo lo considere conveniente. La ampliación del plazo se dará a conocer mediante adenda que se publicará en la página Web www.bancoldex.com antes de la fecha de cierre.

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7. EVALUACIÓN El proceso de evaluación de la Propuesta tendrá en cuenta criterios técnicos y económicos, conforme los numerales 7.1 y 7.2, estos criterios serán evaluados de conformidad con la siguiente ponderación:

CRITERIOS PONDERACIÓN

TÉCNICOS 70%

Experiencia especifica del proponente 20%

Perfil y experiencia del equipo de trabajo 20%

Metodología 20%

Herramientas tecnológicas 10%

ECONÓMICOS 30%

Propuesta económica 20%

Capacidad financiera 10%

TOTAL 100%

Nota: Para que la propuesta sea considerada para la adjudicación de la convocatoria, la evaluación de cada uno de los criterios evaluables deberá tener un puntaje mínimo equivalente al setenta por ciento (70%) en cada uno de los criterios objeto de evaluación. Las propuestas que no obtengan dicho puntaje NO serán tenidas en cuenta para el proceso de adjudicación. El Fondo adjudicará la propuesta que obtenga el mayor puntaje teniendo en cuenta lo indicado en los párrafos precedentes. En el caso en que la propuesta no sea seleccionada, ésta y todos sus anexos deberán ser reclamados por el proponente en un plazo máximo de quince (15) días hábiles posterior a la notificación por parte del Fondo. Cumplido este plazo, si el proponente no reclama la documentación, se procederá con su destrucción. 7.1 CRITERIOS TÉCNICOS Se refiere a la experiencia institucional, equipo de trabajo, metodología y herramienta tecnológica del proponente. En este aspecto se tendrá en cuenta:

a. Experiencia especifica del proponente certificada de acuerdo con el objeto de la presente convocatoria, según lo establecido en el numeral 7.3.

b. Perfil del equipo de trabajo, el cual deberá tener experiencia de acuerdo con el numeral 7.4 de estos términos de referencia.

c. Metodología propuesta, en las condiciones establecidas en el numeral 7.5. d. Herramienta tecnológica según numeral 7.6.

7.2 CRITERIOS ECONÓMICOS En este componente se tendrá en cuenta el valor establecido para adelantar las labores a contratar, conforme la propuesta económica que se presente, la cual debe ser acorde a las condiciones establecidas en el numeral 7.7. Adicionalmente se valorará la capacidad financiera de la entidad de conformidad con lo establecido en el numeral 7.8.

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7.3 EXPERIENCIA ESPECIFICA DEL PROPONENTE El proponente deberá acreditar experiencia de al menos tres (3) años en la ejecución de contratos con objetos similares al de la presente convocatoria, esto es, prestación de servicios en interventorías de proyectos multisectoriales dirigidos a Mipymes, dentro de los cuales deberá certificar experiencia en el seguimiento a la ejecución de recursos públicos. Para tal efecto sólo se tendrán en cuenta contratos que tengan más de un 50% de ejecución en plazo a la fecha de presentación de la propuesta. Para acreditar la experiencia exigida el Proponente deberá aportar mínimo la información relacionada con cada contrato ejecutado de la siguiente manera:

Nombre del contratante Objeto y descripción del contrato Fecha de suscripción del contrato Fecha de terminación del contrato Valor del contrato Valor ejecutado del contrato Nombre, cargo y firma de quien expide la certificación Dirección y teléfono del contratante Certificación del cliente de entrega a satisfacción de los productos contratados Fecha de elaboración de la certificación

7.4 PERFIL Y EXPERIENCIA DEL EQUIPO DEL TRABAJO El proponente deberá anexar el formato resumen del equipo de trabajo (Anexo No. 1) y las hojas de vida con los respectivos soportes de formación y experiencia específica en interventoría y/o procesos similares, propuestos para adelantar las labores de Interventoría a los proyectos que se adjudiquen por parte del Fondo. Para el caso de los Interventores Técnicos y Financieros se podrá presentar la hoja de vida o se deberá establecer el perfil adicional al perfil mínimo establecido en estos términos de referencia. Para cada cargo se debe indicar el tiempo de dedicación estimado. El equipo propuesto deberá contar con mínimo:

CARGO FUNCIONES Y EXPERIENCIA

Director de la Interventoría

FUNCIONES MÍNIMAS DEL CARGO:

Dirección general de la Interventoría a su cargo.

Diseñar el plan de acción de las actividades a desarrollar en cumplimiento del objeto del contrato, mapa de riesgos y controles operativos asociados a la prestación del servicio y manual de procesos que detalle la guía metodológica, instrumentos y herramientas de control.

Establecer el programa de inducción, entrenamiento, actualización y evaluación del equipo de trabajo de la Interventoría.

Presentar los informes y conceptos solicitados en el numeral 9.2 de los presentes términos de referencia.

Asistir a las reuniones programadas por el Fondo.

Realizar retroalimentación a los funcionarios del Fondo de acuerdo con los hallazgos de los interventores.

Definir instrumentos para realizar las actividades de interventoría

Definir indicadores para medir el desempeño de la Interventoría y de los

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proyectos objeto de seguimiento.

Obrar como puente de comunicación entre el Fondo y la Interventoría.

Emitir concepto frente a la ejecución de los proyectos para efectos de la autorización de desembolsos y la liquidación de los contratos de cofinanciación.

Emitir concepto y recomendación frente a las solicitudes de modificación a los proyectos.

Dar respuesta oportuna a los requerimientos de información y documentación relacionados con el desarrollo de las labores de interventoría y cumplir con los planes de mejoramiento señalados por parte del Fondo o los entes de control.

PERFIL MÍNIMO REQUERIDO:

Título profesional en ingeniería, ciencias económicas o áreas afines.

Título de posgrado.

Experiencia de mínimo dos (2) años en gestión, dirección, coordinación o interventoría de proyectos ejecutados con recursos públicos.

Experiencia de mínimo cinco (5) años como director, coordinador o interventor en contratos de Interventoría de proyectos multisectoriales dirigidos a Mipymes.

Experiencia de mínimo dos (2) años en la dirección, coordinación o como consultor de contratos de asesoría, consultoría, seguimiento y/o evaluación de proyectos de desarrollo o fortalecimiento empresarial u organizacional.

Coordinador Técnico


Desarrollar el programa de inducción, entrenamiento, actualización y evaluación del equipo de trabajo de la Interventoría.

Diseñar conjuntamente con el equipo de Interventores los instrumentos y documentos de trabajo necesarios para el desarrollo de las actividades de Interventoría.

Coordinar y validar el proceso de visitas de vinculación, seguimiento y acompañamiento a los proyectos que reciben recursos del Fondo, así como la elaboración, revisión y presentación de informes, conceptos y casos de proyectos al Fondo.

Coordinar la presentación oportuna de los informes y conceptos establecidos contractualmente.

Hacer seguimiento preventivo y oportuno al cumplimiento de las labores adelantadas por parte de los interventores técnicos en cuanto al alcance, contenido y plazos establecidos en los presentes términos de referencia, manual de procesos y acuerdos de servicios que se llegaren a suscribir. Esto incluye la gestión realizada frente a las inquietudes, solicitudes y demás situaciones que se presenten durante la etapa de ejecución y liquidación de los proyectos.


Título profesional en ingeniería, ciencias económicas o áreas afines.

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Experiencia de mínimo tres (3) años como director, coordinador o interventor de contratos de Interventoría de proyectos multisectoriales dirigidos a Mipymes.

Experiencia de mínimo un (1) año en gestión, dirección, coordinación o interventoría en proyectos ejecutados con recursos públicos.

Experiencia de mínimo un (1) año en la dirección, coordinación o como consultor de contratos de asesoría, consultoría, seguimiento y/o evaluación de proyectos de desarrollo o fortalecimiento empresarial u organizacional.

Coordinador Administrativo y Financiero


Desarrollar el programa de inducción, entrenamiento, actualización y evaluación del equipo de trabajo de la Interventoría.

Diseñar conjuntamente con el equipo de Interventores los instrumentos y documentos de trabajo necesarios para el desarrollo de las actividades de Interventoría.

Coordinar y validar el proceso de visitas de vinculación, seguimiento y acompañamiento a los proyectos que reciben recursos del Fondo, así como la elaboración, revisión y presentación de informes, conceptos y casos de proyectos al Fondo.

Coordinar la presentación oportuna de los informes y conceptos establecidos contractualmente

Hacer seguimiento preventivo y oportuno al cumplimiento de las labores adelantadas por parte de los interventores administrativos y financieros en cuanto al alcance, contenido y plazos establecidos en los presentes términos de referencia, manual de procesos y acuerdos de servicios que se llegaren a suscribir. Esto incluye la gestión realizada frente a las inquietudes, solicitudes y demás situaciones que se presenten durante la etapa de ejecución y liquidación de los proyectos.


Título profesional en ciencias económicas o áreas afines.


Experiencia de mínimo tres (3) años como director, coordinador o interventor en contratos de Interventoría de proyectos multisectoriales dirigidos a Mipymes.

Experiencia de mínimo un (1) año en gestión, dirección, coordinación o interventoría de proyectos ejecutados con recursos públicos.

Experiencia de mínimo un (1) año en la dirección, coordinación o como consultor de contratos de asesoría, consultoría, seguimiento y/o evaluación de proyectos de desarrollo o fortalecimiento empresarial u organizacional.

Asistente Administrativo Financiero


Presentar los soportes de liquidación de la factura derivada de la prestación del servicio objeto de la presente convocatoria.

Coordinar las actividades relacionadas con la programación de visitas de

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vinculación de proponentes, así como de seguimiento y liquidación de los proyectos, solicitud de tiquetes y legalización de viáticos relacionados.


Título profesional en ciencias económicas o áreas afines.

Experiencia de mínimo un (1) año en cargos administrativos y financieros.

Interventor Técnico


Coordinar el desarrollo de las labores de seguimiento y control técnico de cada uno de los proyectos a su cargo, con las labores de seguimiento y control financiero, administrativo y legal, a efectos de asegurar una evaluación integral de los proyectos cofinanciados por el Fondo.

Emitir concepto sobre las hojas de vida propuestas por el ejecutor, previo a su vinculación al proyecto.

Efectuar la revisión de la documentación que soporta la planeación de la ejecución de los proyectos asignados para su seguimiento y control, lo cual incluye la propuesta declarada viable, la ficha de evaluación de la propuesta y los formatos de interventoría definidos para tal fin, a efectos de presentar las observaciones, sugerencias y/o requerimientos a que haya lugar debida y técnicamente sustentados.

Realizar el seguimiento y verificación al cumplimiento de las actividades, resultados y metas establecidas en las propuestas adjudicadas, en el marco de las normas legales que le sean aplicables, a efectos de presentar las observaciones, sugerencias y/o requerimientos a que haya lugar debida y técnicamente sustentados.

Emitir concepto frente a la ejecución de los proyectos asignados y el cumplimiento de actividades, resultados, metas, objetivo y/o propósito general del proyecto, debida y técnicamente sustentados.

Realizar visitas de seguimiento técnico a los proyectos asignados y presentar los informes correspondientes, lo cual incluye reuniones con el equipo ejecutor de los proyectos y usuarios finales, así como visitas en las instalaciones de los usuarios finales.

Emitir concepto frente a las inquietudes, solicitudes y modificaciones propuestas por las entidades ejecutoras debida y técnicamente sustentados.

Realizar acompañamiento oportuno y seguimiento preventivo a la ejecución de los proyectos, así como orientar a las entidades ejecutoras para contribuir al logro de actividades, resultados, metas, objetivo y/o propósito general, y el cumplimiento de los cronogramas de actividades.

Elaborar los informes correspondientes a las labores de seguimiento y control técnico a su cargo.

Aportar información cualitativa y cuantitativa sobre la ejecución de los proyectos a su cargo respecto al cumplimiento frente a los objetivos del Fondo y la convocatoria, como resultado de las labores de seguimiento y control realizadas.


Título profesional en áreas afines al perfil técnico del contrato objeto de

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seguimiento. A efectos de establecer un referente se informa que los proyectos objeto de seguimiento están enmarcados dentro de los sectores de comercio, industria y servicios, en este sentido, en la página www.innpulsacolombia.com se pueden consultar los términos de referencia de las convocatorias administradas por el Fondo así como el reporte de las propuestas declaradas viables en cada una de ellas.

Experiencia de mínimo tres (3) años en el ejercicio de su profesión, en la ejecución de contratos o proyectos afines al perfil técnico del contrato objeto de seguimiento o experiencia de mínimo dos (2) años en procesos de seguimiento y/o interventoría de proyectos.

Interventor Financiero y Administrativo


Coordinar el desarrollo de las labores de seguimiento y control financiero y administrativo de cada uno de los proyectos a su cargo, con las labores de seguimiento y control técnico y legal, a efectos de asegurar una evaluación integral de los proyectos cofinanciados por el Fondo.

Efectuar la revisión de la documentación que soporta la planeación de la ejecución de los proyectos asignados para su seguimiento y control, lo cual incluye la propuesta declarada viable, la ficha de evaluación de la propuesta y los formatos de interventoría definidos para tal fin, a efectos de presentar las observaciones, sugerencias y/o requerimientos a que haya lugar debida y técnicamente sustentados.

Realizar el seguimiento y verificación a la ejecución presupuestal de los proyectos (recursos de cofinanciación y contrapartida) frente a las actividades, resultados y metas establecidas en las propuestas adjudicadas, en el marco de las normas legales y tributarias que le sean aplicables, a efectos de presentar las observaciones, sugerencias y/o requerimientos a que haya lugar debida y técnicamente sustentados.

Emitir concepto sobre la ejecución de los proyectos asignados y el cumplimiento de la ejecución presupuestal (recursos de cofinanciación y contrapartida) frente a las actividades, resultados, metas, objetivo y/o propósito general del proyecto debida y técnicamente sustentados.

Realizar visitas de seguimiento financiera y administrativa a los proyectos asignados y presentar los informes correspondientes, lo cual incluye reuniones con el equipo ejecutor de los proyectos y usuarios finales, así como visitas en las instalaciones de los usuarios finales.

Emitir concepto frente a las inquietudes, solicitudes y modificaciones propuestas por las entidades ejecutoras debida y técnicamente sustentados.

Orientar a las entidades ejecutoras de proyectos para la correcta ejecución de los recursos de cofinanciación y contrapartida, así como la adecuada gestión administrativa del proyecto, en cumplimiento de las obligaciones contractuales.

Realizar acompañamiento oportuno y seguimiento preventivo a la ejecución administrativa y financiera de los proyectos.

Elaborar los informes correspondientes a las labores de seguimiento y control financiero y administrativo a su cargo.

Aportar información cualitativa y cuantitativa sobre la ejecución administrativa y financiera de los proyectos a su cargo respecto al cumplimiento frente a los objetivos del Fondo y la convocatoria, como resultado de las labores de seguimiento y control realizadas.

http://www.innpulsacolombia.com/

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Título profesional en ciencias económicas o afines, de preferencia contador público.

Experiencia de mínimo dos (2) años en auditoría o interventoría financiera.

Asesor Jurídico


Apoyar a la dirección y coordinación de la interventoría en la orientación del trabajo, la emisión de conceptos y la presentación de incumplimientos por parte de las entidades ejecutoras de proyectos, frente a las obligaciones contractuales.

Evaluar y emitir concepto sobre el cumplimiento de la normatividad técnica, tributaria u otra aplicable a los proyectos objeto de interventoría.

Apoyar a la interventoría técnica, financiera y administrativa en la evaluación y emisión de conceptos sobre el cumplimiento de las obligaciones contractualmente establecidas en el marco de la normatividad que le sea aplicable, acorde con lo definido en los términos de referencia de la convocatoria específica, la propuesta declarada viable y los objetivos del Fondo, en desarrollo de las labores de seguimiento a los proyectos.

Emitir los conceptos jurídicos solicitados por el Fondo relacionados con las labores de interventoría a los proyectos del Fondo.


Título profesional en derecho.


Experiencia de mínimo tres (3) años en contratación pública y/o privada o en asesoría jurídica a proyectos de seguimiento o interventoría.

Con base en lo anterior, una vez adjudicado el contrato por parte del Fondo, cualquier cambio en el equipo de trabajo presentado en la propuesta debe estar previamente avalado por el Fondo, con el fin de garantizar que se cumpla el perfil establecido por el proponente. Para tal efecto el contratista deberá presentar la hoja de vida del nuevo profesional a vincular con los respectivos soportes de formación y experiencia. El contratista deberá garantizar que los cambios en el equipo ejecutor que se puedan presentar no paralizarán o retrasarán el desarrollo normal del contrato. En todo caso cualquier cambio en los miembros del equipo de trabajo, sin previo visto bueno del Fondo será considerado como incumplimiento del contrato que se celebre. 7.5 METODOLOGÍA El proponente debe presentar la metodología con la cual realizará la Interventoría técnica, financiera, administrativa y legal a los contratos objeto de seguimiento, en donde deberá describir las actividades a realizar, el tipo de pruebas que implementará (controles), los informes que solicitará a los contratistas (formatos o formularios a diligenciar), los responsables en cada etapa y su periodicidad. Dicha metodología debe atender a las particularidades de cada convocatoria de cofinanciación que adelante el Fondo y debe incluir la verificación de las actividades, resultados, metas, objetivo y/o propósito general del proyecto, la totalidad de los recursos de cofinanciación y contrapartida dispuestos

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para el desarrollo de los proyectos objeto de seguimiento, para lo cual se deben detallar las pruebas a implementar con los contratistas, el equipo ejecutor y los usuarios finales, previo inicio de la interventoría. Para información de los proponentes, en la página www.innpulsacolombia.com se pueden consultar las convocatorias administradas por el Fondo, en donde se podrán identificar las particularidades de cada una, para efectos del diseño y presentación de la propuesta. La metodología deberá apuntar al cumplimento del objeto de la presente convocatoria y al cumplimiento de las obligaciones descritas en los numerales 9.1 y 9.2 de los presentes Términos de Referencia. 7.6 HERRAMIENTA TECNOLÓGICA El proponente deberá proporcionar un aplicativo accesible para el Fondo, que permita a sus funcionarios obtener la información actualizada de cada uno de los proyectos en los componentes técnico, financiero, administrativo y legal. El aplicativo requerido debe permitir, entre otras, las siguientes funcionalidades: 1. Consulta sobre la documentación contractual (contratos, pólizas, modificaciones, otrosíes, etc.) 2. Consulta sobre el estado de los contratos, porcentaje de avance en la ejecución técnica y

financiera, frente al cronograma y presupuesto aprobado. 3. Consulta de desembolsos realizados a cada contrato (fechas y valores). 4. Consulta de conceptos emitidos por la interventoría (cumplimiento técnico, financiero,

administrativo y legal de los proyectos, desembolsos, modificaciones, liquidaciones, entre otros), informes de seguimiento y control (informes de avance y concepto de la interventoría, informes de visita, informes de estado de proyectos, entre otros), así como la trazabilidad de comunicaciones generadas en desarrollo de las labores de interventoría.

5. Consulta de información detallada de los usuarios finales de los contratos de cofinanciación tanto de personas naturales como jurídicas (nombre, documento de identificación, datos de ubicación y contacto, sector y subsector económico, ubicación geográfica, entre otros).

6. Configuración de perfiles de consulta de manera parametrizable. 7. Acceso remoto a consultas de contenidos de la herramienta.

La prestación del servicio asociado a la herramienta debe contemplar: 1. Acceso de por lo menos cinco (5) usuarios del Fondo o de los entes de control que lo requieran. 2. Mantenimiento, alimentación y administración de la herramienta y de la información de los

proyectos y contratos. 3. Desarrollo de backups de seguridad. 4. Desarrollo de pruebas de fiabilidad. 5. Presentación de consultas detalladas y/o consolidadas de información que se requieran por parte

del Fondo, respecto a los proyectos objeto de seguimiento.

Cabe indicar que la herramienta descrita anteriormente debe estar disponible a la fecha de inicio del contrato que se llegare a suscribir, a efectos de realizar la migración de la información correspondiente a los proyectos cofinanciados por el Fondo. NOTA. En caso que el Fondo lo requiera, el proponente deberá entregar la información disponible en su herramienta tecnológica en una base de datos de acuerdo con las características requeridas por el Fondo. 7.7 PROPUESTA ECONÓMICA

http://www.innpulsacolombia.com/

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En la oferta económica, el proponente deberá indicar el valor en moneda colombiana, para cada uno de los siguientes conceptos, incluyendo IVA y demás impuestos, tasas, contribuciones, costos directos e indirectos: a. Visitas de Vinculación de Clientes: Valor propuesto por visita de conocimiento del cliente, de

acuerdo con los procedimientos establecidos por el Fondo. Este valor deberá incluir los honorarios correspondientes a la realización de la visita, la socialización de la metodología de Interventoría y la presentación de los respectivos informes de la visita.

b. Valor Interventoría: Se deberá indicar el costo de las labores de Interventoría a adelantar, desde los

componentes técnico, financiero, administrativo y legal, realizadas durante la ejecución del contrato y hasta su liquidación, así como el desarrollo de los entregables definidos en el numeral 9.2, el cual se debe expresar como un porcentaje único calculado sobre el valor total de cofinanciación asignado por el Fondo a los proyectos objeto de seguimiento.

Para tal efecto en el Anexo No. 2 de los presentes términos de referencia se incluye un listado de los ciento cuarenta (140) proyectos objeto de seguimiento que reciben recursos del Fondo a enero 31 de 2015, a efectos de establecer un referente de la duración, valor de cofinanciación, valor total y ubicación geográfica de los proyectos que reciben recursos del Fondo. Así mismo se informa que el Fondo cuenta con recursos por valor total de $40.000 millones de pesos aproximadamente para la cofinanciación de proyectos, a través de las diferentes convocatorias a publicar en 2015. Los proyectos tienen diferentes fechas de inicio, duración y fechas de terminación, así como ubicación geográfica. Al respecto, se aclara que si en el desarrollo de la operación del Fondo se llegaran a asignar nuevos proyectos de cofinanciación, los mismos serán objeto de seguimiento por parte del Proponente, para lo cual igualmente se ampliaría el valor estimado del contrato que eventualmente se celebre, tomando como base las tarifas presentadas para el seguimiento de los proyectos en la oferta económica. Así mismo, se aclara que el precio de la oferta seleccionada se mantendrá independiente de las modificaciones al plazo contractual de los proyectos objeto de seguimiento (prórrogas o suspensiones) que puedan surgir durante su ejecución, así como el tiempo requerido para su liquidación.

c. Valor de los Gastos de Viaje: Se debe indicar el valor estimado de los costos relacionados con gastos de transporte (terrestre y aéreo) y viáticos requeridos para adelantar las visitas de vinculación, así como las visitas de seguimiento técnico y financiero a los proyectos cofinanciados por el Fondo que se desarrollen por fuera de la ciudad base del Proponente, de conformidad con las condiciones establecidas en el numeral 10.3.

Para tal efecto en el Anexo No. 2 se presenta la distribución geográfica de los proyectos del Fondo a enero de 2015, a efectos de establecer un referente de la cobertura geográfica del Fondo. Sin embargo, la ubicación de los proyectos objeto de seguimiento a la fecha de inicio del contrato de Interventoría que se llegare a celebrar, dependerá de la demanda de recursos del Fondo. Cabe indicar que la visita de vinculación se efectuará por el proponente seleccionado, en este sentido si la misma entidad presenta más de un proyecto a las diferentes convocatorias del Fondo, y dentro del plazo exigido por EL FONDO para mantener actualizada la información, es decir doce (12) meses), con una visita de vinculación se realizará el proceso de contratación de las demás propuestas declaradas viables a la misma entidad.

Finalmente se indica que:

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NOTA 1. A partir de la oferta económica presentada por el proponente seleccionado, el Fondo podrá establecer a discreción si los gastos de viaje requeridos para las labores de visita de vinculación y seguimiento a los proyectos se incluirán o no en el precio del contrato a suscribir. En el caso que no se incluya, el Fondo reconocerá los viáticos y gastos de transporte a que haya lugar en cumplimiento de las obligaciones contractuales que se desarrollen por fuera de la ciudad base del Proponente, los cuales serán pagados directamente a la persona natural o jurídica designada para desarrollar la actividad que genere el pago por estos conceptos, acorde con la tarifa única establecida por el Fondo. NOTA 2. Para los proyectos que se encuentren en ejecución a la fecha de inicio del contrato que se llegare a celebrar, el Fondo pagará a Proponente la tarifa por concepto de Interventoría de forma proporcional de acuerdo con los meses faltantes de ejecución del proyecto, contra la presentación de los entregables establecidos como condicionante para el pago. Dicha regla aplica de igual forma, en caso de terminación y liquidación anticipada del contrato objeto de interventoría. NOTA 3. En ningún caso el Fondo reembolsará o cubrirá gastos adicionales a los estipulados en los presentes términos de referencia. NOTA 4. Todo error u omisión en la oferta económica, indebida interpretación del alcance y condiciones previstas en estos Términos de Referencia, será responsabilidad del Proponente y no se le permitirá ajustar sus precios. 7.8 CAPACIDAD FINANCIERA El proponente deberá tener la capacidad financiera suficiente para el cumplimiento de sus obligaciones contractuales, de acuerdo con criterios de evaluación de ingresos, capacidad o suficiencia operativa y endeudamiento.

Para la validación de esta información, el proponente deberá diligenciar el formato anexo de vinculación, suscribirlo en original y deberá adjuntar la totalidad de documentación solicitada en dicho formato. En el caso que el proponente sea una Unión Temporal o Consorcio, cada uno de sus miembros deberá diligenciar el formato anexo de vinculación suscribirlo en original y deberá adjuntar la totalidad de documentación solicitada en dicho formato.

Con base en los Estados Financieros entregados por el Proponente se calcularán los siguientes indicadores financieros:

Capital de trabajo neto = Activo Corriente – Pasivo Corriente Razón de liquidez = Activo Corriente / Pasivo corriente Razón de Endeudamiento = Pasivo / Total Pasivo + Patrimonio

El análisis de la situación financiera y respaldo que ofrece cada uno de los proponentes se realizará con base en los indicadores financieros enunciados anteriormente promediando el resultado de los periodos analizados (Dos últimos años fiscales completos - 2012 y 2013). Para evaluar la capacidad financiera, los proponentes deben cumplir como mínimo los siguientes parámetros:

1. El capital de trabajo neto debe ser superior o igual al diez (10%) del valor de la propuesta económica. El capital de trabajo neto debe ser superior o igual al diez por ciento (10%) de la proyección interna que realice el Fondo del precio total del contrato que se llegare a suscribir.

2. La razón de liquidez debe ser mayor o igual a uno (1). 3. La razón de endeudamiento no debe ser superior al setenta por ciento (70%).

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En el caso que el proponente sea una Unión Temporal o Consorcio, por lo menos uno de los miembros del Consorcio o Unión Temporal que conforman el proponente debe tener la capacidad financiera exigida. 7.9 CRITERIOS DE DESEMPATE Cuando entre dos o más propuestas se presente un empate en la calificación total obtenida, se hará un desempate teniendo en cuenta los siguientes criterios en su orden señalado: a. Experiencia del proponente en interventoría b. Valor económico de la propuesta presentada c. El proponente que acredite que por lo menos el 10% de su nómina la conforman empleados en las

condiciones de discapacidad enunciadas en la Ley 361 de 1997 debidamente certificadas por la oficina de trabajo de la respectiva zona y contratados por lo menos con anterioridad de un año a la presentación de la propuesta. Si la propuesta es presentada por un Consorcio o Unión Temporal, el integrante del proponente que acredite que el diez por ciento (10%) de su nómina está en condición de discapacidad, debe tener una participación de por lo menos el veinticinco por ciento (25%) en el Consorcio o la Unión Temporal y aportar mínimo el veinticinco por ciento (25%) de la experiencia acreditada en la propuesta. En todo caso; en el evento que la propuesta seleccionada sea aquella que acredite cumplir con esta condición, los empleados deberán mantenerse vinculados por un lapso igual al plazo del contrato que se celebre como consecuencia de la adjudicación de la presente convocatoria.

7.10 RECHAZO DE PROPUESTAS Se rechazarán las Propuestas en las que: 1. El Proponente no cumpliere con los requisitos establecidos en estos Términos de Referencia. 2. No se incluya en la Propuesta la documentación exigida en el numeral 8.3 de estos Términos de

Referencia. 3. Se hubiere presentado la Propuesta en forma subordinada al cumplimiento de cualquier

condición. 4. No se incluya la garantía de seriedad, o la garantía aportada no cumpla con los requisitos

establecidos en los Términos de Referencia. 5. Se incluya información que no sea veraz. 6. Se incluyan disposiciones contrarias a la ley colombiana

7.11 DECLARATORIA DE DESIERTA La convocatoria se declarará desierta en los siguientes casos: 1. Cuando ninguna de las propuestas evaluadas cumpla con los requisitos exigidos en los términos

de referencia. 2. Por motivos o causas que impidan la escogencia objetiva, debidamente sustentados. 3. Cuando se hubiere violado la reserva de las propuestas presentadas. 4. Cuando no se presente ninguna propuesta.

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8. CONTENIDO Y ESTRUCTURA DE LA PROPUESTA 8.1 PRESENTACIÓN DE LA PROPUESTA El Proponente presentará una sola propuesta en idioma español, en original (medio físico) debidamente suscrita por su representante legal y copia en medio magnético (CD), con la documentación requerida diligenciada en su totalidad. La propuesta deberá contener una carta de presentación y aceptación firmada por el Representante Legal del proponente en la que declarará expresamente que acepta los términos y condiciones establecidos en los Términos de Referencia y en sus adendas y anexos. En el caso de uniones temporales o consorcios, esta carta deberá ser firmada por cada uno de los representantes legales de los miembros que la constituyan. Cualquier información adicional que el proponente considere necesario presentar, debe incluirla o adjuntarla a la Propuesta que entregue de acuerdo con las fechas establecidas para el cierre de la convocatoria. Una vez radicada la Propuesta en la oficina de correspondencia de BANCOLDEX, ésta no se podrá modificar, ni se podrá adjuntar ningún tipo de información adicional, a menos que el Fondo lo haya requerido expresamente. La presentación de la Propuesta implica que el proponente acepta todas las condiciones y obligaciones establecidas en los Términos de Referencia.

8.2 PERIODO DE VALIDEZ DE LA PROPUESTA La Propuesta tendrá un periodo de validez de noventa (90) días, contados a partir de la fecha de cierre y entrega de la propuesta señalada en el numeral 6.3 de estos Términos de Referencia. 8.3 DOCUMENTACIÓN DE LA PROPUESTA La propuesta técnica deberá contener como mínimo la información descrita a continuación:

1. Carta de presentación de la propuesta dirigida al Fondo de Modernización e Innovación para las

Micro, Pequeñas y Medianas Empresas en la cual indique el nombre, cargo e información de contacto del responsable a quien se contactará para cualquier asunto relacionado con la Propuesta; además, deberá declarar expresamente que acepta los términos y condiciones establecidos en los Términos de Referencia y en sus adendas y anexos, firmada por el representante legal.

2. Poder debidamente otorgado y reconocido en texto y firma notarialmente, cuando se actúe por

representación. 3. Formato de vinculación adjunto, totalmente diligenciado, con anexos, firmado y con huella del

representante legal (en original). 4. Garantía de seriedad de la propuesta de acuerdo con el numeral 4.6. En caso de presentar una

póliza de seguros se debe adjuntar un certificado de pago de la prima respectiva. 5. Propuesta de documento metodológico de acuerdo al numeral 7.5. 6. Información relacionada con la experiencia del equipo de trabajo, de acuerdo al numeral 7.4 de

los presentes términos de referencia. Igualmente se debe remitir el formato resumen de Equipo de Trabajo (Anexo No. 1).

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7. Información relacionada con la experiencia del oferente de acuerdo al numeral 7.3 de los

presentes términos de referencia. 8. Información de la herramienta tecnológica conforme lo establecido en el numeral 7.6 9. Propuesta económica de acuerdo al numeral 7.7. de los presentes términos de referencia. 10. Declaración del oferente en el sentido de:

a. No conocer ninguna circunstancia que implique conflicto de intereses con BANCOLDEX y/o

El Fondo. b. No estar incurso en alguna causal de inhabilidad o incompatibilidad, según lo dispuesto en

los artículos 8, 9 y 10 de la Ley 80 de 1993, en el Decreto-Ley 128 de 1976 y en el Estatuto Anticorrupción Ley 1474 de 2011.

c. No encontrarse incurso en un proceso de liquidación. d. Garantizar que toda la información consignada del oferente es verídica.

9. TÉRMINOS DE LA CONTRATACIÓN 9.1 ALCANCE DE LA CONTRATACIÓN La persona jurídica a contratar debe realizar la visita de vinculación de clientes para las propuestas declaradas viables y el seguimiento técnico, financiero, administrativo y legal, a cada uno de los contratos de cofinanciación e incentivo adjudicados por el Fondo, con el fin de contribuir con los objetivos de las convocatorias, conforme las condiciones legales que le apliquen al seguimiento de los recursos. La propuesta económica presentada contempla las visitas de vinculación de clientes para las propuestas declaradas viables y el seguimiento a la totalidad de proyectos que se encuentren activos durante la vigencia del contrato. En este sentido, el proceso corresponde al seguimiento técnico, financiero, administrativo y de legalidad realizado durante la ejecución del contrato y hasta su liquidación. Se aclara que el precio de la oferta seleccionada se deberá mantener, independiente de las modificaciones al plazo contractual de los proyectos objeto de seguimiento (prórrogas o suspensiones) que puedan surgir durante su ejecución, así como el tiempo requerido para su liquidación. No obstante, se informa que si en el desarrollo de la operación del Fondo se llegaran a asignar nuevos proyectos de cofinanciación, los mismos serán objeto de seguimiento por parte del proponente, para lo cual igualmente se ampliaría el valor estimado del contrato que eventualmente se celebre, tomando como base la tarifa presentada en la oferta económica. El proceso establecido contempla: 1. El desarrollo de una visita inicial de vinculación a los proponentes seleccionados en las diferentes

convocatorias, con el fin de validar en campo la información reportada en la propuesta, relacionada con objeto social, personal directivo y administrativo, infraestructura, situación financiera, proveedores y clientes del proponente, disponibilidad de recursos para aportar la contrapartida, conocimiento de la propuesta presentada al Fondo, entre otros. En esta visita se presentará la metodología de seguimiento a efectuar a los proyectos, así como los lineamientos que se deben aplicar durante la ejecución y liquidación del contrato de cofinanciación o incentivo, si se llegara a suscribir. La visita inicial de vinculación deberá llevarse a cabo respecto de los nuevos ejecutores seleccionados en las diferentes convocatorias y para todos los casos dentro de los ocho (8) días hábiles siguientes a la notificación y entrega de información por parte del Fondo.

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2. El seguimiento y verificación del cumplimiento de las actividades, resultados, metas, objetivo y/o

propósito general y demás obligaciones establecidas en los contratos de cofinanciación suscritos con las entidades, conforme las condiciones que la ley exige.

3. El seguimiento de la ejecución de la totalidad de los recursos de cofinanciación y de

contrapartida aportados para la ejecución del proyecto, en el marco de las normas legales y tributarias que apliquen.

4. Soportar al Fondo en la solicitud de información de línea base de los usuarios finales y su

evolución durante los siguientes dos (2) años fiscales a la terminación del proyecto, en términos de ventas anuales, activos y empleos, según lo indicado en los términos de referencia de las convocatorias del Fondo.

5. La presentación de los entregables establecidos en el numeral 9.2. 6. Ofrecimiento de una herramienta tecnológica que permita la consulta de toda la información que

se genere en desarrollo de las labores de interventoría. 9.2 ENTREGABLES Para el desarrollo de las labores de Interventoría requeridas en los presentes términos de referencia, el proponente se obliga a presentar como mínimo los siguientes resultados o informes: 1. Plan de acción de las actividades a desarrollar en cumplimiento del objeto del contrato, mapa de

riesgos y controles operativos asociados a la prestación del servicio objeto del presente contrato y manual de procesos que detalle la guía metodológica, instrumentos y herramientas de control.

2. Acceso a la herramienta establecida, conforme las condiciones descritas en el numeral 7.6.

3. Actas de reuniones realizadas para la entrega por parte del Fondo, recepción y validación por parte de la firma interventora a contratar, de la documentación (en medio físico y magnético) e información correspondiente a los proyectos que se encuentren activos a la fecha de inicio del contrato que se llegare a suscribir, con el fin de garantizar la continuidad en el seguimiento de los proyectos que reciban recursos del Fondo; así como la información correspondiente a proyectos administrados por el Fondo y liquidados a la fecha, para efectos de la generación de reportes e informes consolidados.

4. Informe de visita de conocimiento del cliente, de acuerdo con los procedimientos establecidos

por el Fondo. Este informe debe incluir la descripción de la visita de vinculación y la socialización de la metodología de Interventoría.

5. Relación mensual de los interventores técnico y financiero asignados a cada uno de los proyectos

objeto de seguimiento. 6. Conceptos para la autorización de los desembolsos, conforme el plan de desembolsos

establecido para cada proyecto objeto de seguimiento. En el concepto remitido se deberá indicar si el proyecto cumple con las condiciones técnicas, financieras, administrativas y legales requeridas para realizar el respectivo desembolso.

7. Informe Trimestral de Estado de Proyectos, el cual debe comprender una evaluación de la gestión

técnica, financiera, administrativa y legal de cada contrato de cofinanciación objeto de Interventoría, indicando el porcentaje de avance técnico y financiero, así como una calificación

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global del estado del proyecto de acuerdo con el cronograma de actividades y presupuesto aprobado.

8. Informes de visitas técnicas y financieras realizadas por la Interventoría, en los cuales se

presenten los avances, hallazgos y observaciones del proyecto, el concepto de la Interventoría, el porcentaje de avance técnico y financiero, verificaciones adelantadas con el equipo ejecutor y usuarios finales del proyecto, así como una calificación global del estado del proyecto de acuerdo con el cronograma de actividades y presupuesto aprobado, de conformidad con las condiciones establecidas en el numeral 10.3.

9. Los informes trimestrales de estado de proyectos y de visita correspondientes a proyectos que

presenten desviaciones en su ejecución técnica, financiera, administrativa o legal, así como posibles riesgos de incumplimiento del objeto se deben sustentar ante el Fondo.

10. Emisión de conceptos sobre casos especiales (solicitudes de prórroga o suspensión,

modificaciones, traslados presupuestales, situaciones de riesgo de cumplimiento del objeto del proyecto, incumplimientos, etc.), que se presenten en desarrollo de los contratos objeto de seguimiento, los cuales se deben sustentar ante el Fondo.

11. Emisión de conceptos e informes para la liquidación de contratos, que deben contemplar los

aspectos técnicos, financieros, administrativos y legales. 12. Informes semestrales de análisis cuantitativo y cualitativo de la ejecución y resultados de los

proyectos objeto de seguimiento dirigidos a población desplazada a efectos de validar el cumplimiento de los objetivos de la convocatoria. Estos informes servirán como parámetro de retroalimentación para el Fondo, los cuales se deben sustentar ante el mismo.

13. Informes semestrales de análisis cuantitativo y cualitativo de la ejecución y resultados obtenidos

en desarrollo de los proyectos objeto de seguimiento a efectos de validar el cumplimiento de los objetivos de las demás convocatorias administradas por el Fondo. Estos informes servirán como parámetro de retroalimentación para el Fondo, los cuales se deben sustentar ante el mismo.

14. Según los términos de referencia de las convocatorias de cofinanciación, soportar al FONDO en la

solicitud de información a presentar por las entidades ejecutoras durante los siguientes dos (2) años fiscales a la terminación del proyecto, relacionadas con los indicadores de seguimiento en términos de ventas anuales, activos y empleos, a partir de los documentos soporte (Balance General y Estado de Resultados firmados por el representante legal y contador o revisor fiscal, las planillas integrales de aportes al sistema general de seguridad social y parafiscales, así como la información sobre el número de empleos calificados y no calificados de su empresa.

15. Informes de las actividades trimestrales realizadas por la Interventoría en desarrollo del objeto

del contrato que se llegare a suscribir. 16. Custodia, administración y digitalización del archivo correspondiente a la documentación de los

proyectos objeto de seguimiento, de acuerdo con los lineamientos del Fondo.

17. Entrega de la documentación e información física y magnética correspondiente a los proyectos objeto de seguimiento en los términos y condiciones que establezca el Fondo.

9.3 FORMA DE PAGO Para las labores a contratar el Fondo realizará pagos trimestrales que se calcularán teniendo en cuenta: a. Un componente variable, por concepto de las visitas de vinculación realizadas a los nuevos

proponentes cuyas propuestas sean calificadas viables.

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b. Un componente variable por concepto de interventoría a los contratos correspondientes a los

proyectos que reciban recursos del Fondo, objeto de seguimiento durante el periodo, previo recibo a satisfacción por parte del Fondo de la totalidad de entregables que corresponda entregar para el respectivo período.

c. Sin perjuicio de lo anterior, una vez legalizado el contrato que se llegare a celebrar se desembolsará un primer pago en calidad de anticipo correspondiente al quince por ciento (15%) del precio estimado del contrato, el cual se amortizará en los primeros tres (3) trimestres con cargo a los pagos que se generen por concepto de los servicios de interventoría. En todo caso para este primer pago será necesario que previamente se presenten los entregables definidos en los puntos 1 y 2 del numeral 9.2 de los términos de referencia de la convocatoria 603.

NOTA 1: Teniendo en cuenta que los proyectos cuentan con fechas de inicio y plazos de ejecución diferentes, el Fondo efectuará cortes trimestrales para el cálculo del pago correspondiente, tomando como base meses de treinta días. Para tal efecto el componente variable por concepto de Interventoría se liquidará mensualmente y se pagará trimestralmente (siendo los cortes para el pago el último día de cada trimestre (marzo, junio, septiembre y diciembre) aplicándose el porcentaje único sobre el valor de cofinanciación de los proyectos objeto de seguimiento que se encuentren activos. NOTA 2: La tarifa de interventoría no se generará respecto de los proyectos que al final del mes se encuentren suspendidos. De igual forma el pago correspondiente a la última cuota del contrato objeto de seguimiento, está sujeto a la presentación de la totalidad de informes incluyendo el concepto final de liquidación. NOTA 3: Para los proyectos que se encuentren en ejecución al inicio del contrato de Interventoría, el Fondo pagará el valor ofertado por el proyecto objeto de seguimiento, de manera proporcional de acuerdo con el nivel de avance del mismo según el plazo del contrato. Dicha observación aplica de igual forma, en caso de terminación y liquidación anticipada del contrato. Nota 4: En todo caso para realizar cualquiera de los pagos antes mencionados, el contratista deberá presentar los informes relacionados en el numeral 9.2 de los presentes términos de referencia, el informe trimestral de actividades en el que acredite el cumplimiento cabal de las obligaciones a su cargo, así como la factura en legal forma, los cuales deberán contar con el visto bueno del supervisor del contrato. 10. CONTRATACIÓN

10.1 SUSCRIPCIÓN DEL CONTRATO Una vez se adjudique el Contrato por parte del Fondo se informará por escrito de dicha decisión al proponente favorecido, quien procederá a la firma del mismo y al cumplimiento de los demás requisitos de legalización dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la fecha de envío del modelo de contrato respectivo.

En caso de negativa u omisión del adjudicatario a suscribir el contrato en el plazo previsto, o cualquier otra causa o circunstancia por la cual el adjudicatario no esté en condiciones de firmar conforme a estos Términos de Referencia, el Fondo podrá contratar con el proponente siguiente en el orden de calificación mayor a menor, y así sucesivamente. En todo caso, el Fondo hará efectiva la garantía de seriedad de la Propuesta sin menoscabo de las acciones legales conducentes al reconocimiento de perjuicios causados y no cubiertos por el valor de la garantía.

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NOTA: Se aclara que para todos los efectos legales, el CONTRATANTE es BANCÓLDEX COMO ADMINISTRADOR DEL FONDO DE MODERNIZACIÓN E INNOVACIÓN PARA LAS MICRO, PEQUEÑAS Y MEDIANAS EMPRESAS (ASIMILADO A UN PATRIMONIO AUTONOMO). 10.2 OBLIGACIONES DEL FONDO En el desarrollo del Contrato suscrito en virtud de estos Términos de Referencia, el Fondo tendrá las siguientes obligaciones:

1. Pagar al Contratista la suma debida según los términos del Contrato. 2. Cooperar con el Contratista para el normal desarrollo del Contrato. 3. Entregar al Contratista el material e información necesaria para efectos del desarrollo del objeto

del Contrato. 10.3 OBLIGACIONES DEL CONTRATISTA En el desarrollo del Contrato suscrito en virtud de estos Términos de Referencia, el Contratista tendrá, entre otras, las siguientes obligaciones:

1. Presentar el plan de acción de las actividades a desarrollar en cumplimiento del objeto del

contrato, mapa de riesgos y controles operativos asociados a la prestación del servicio objeto del presente contrato y manual de procesos que detalle la guía metodológica, instrumentos y herramientas de control.

2. Contar con la herramienta tecnológica y la infraestructura requerida para la prestación del

servicio, acorde con lo indicado en los presentes términos de referencia y la propuesta presentada, cuya información deberá mantenerse actualizada de acuerdo con los soportes documentales producidos en el desarrollo de cada uno de los contratos de cofinanciación.

3. Asistir a las reuniones requeridas para la recepción y validación de la documentación e

información correspondiente a los proyectos que se encuentren activos a la fecha de inicio del contrato que se llegare a suscribir, con el fin de garantizar la continuidad en el seguimiento de los proyectos que reciban recursos del Fondo; así como la información correspondiente a proyectos administrados por el Fondo y liquidados a la fecha, para efectos de la generación de reportes e informes consolidados.

4. Adelantar las visitas y entrevistas de vinculación a los nuevos proponentes cuyas propuestas sean

calificadas viables, como requisito previo al proceso contractual de acuerdo con los lineamientos establecidos por el Fondo, diligenciando los documentos establecidos para dicho fin.

5. Presentar a los diferentes proponentes seleccionados por el Fondo la metodología de la

interventoría desarrollada por el proveedor, indicándole los formatos e informes que deberá presentar durante la ejecución y proceso de liquidación del contrato, correspondiente al proyecto que recibirá recursos del Fondo.

6. Asignar oportunamente a los interventores técnico y financiero de cada proyecto para asegurar

el acompañamiento desde el inicio de su ejecución, así como garantizar una adecuada distribución de proyectos por interventor que permita dar respuesta oportuna a los requerimientos de cada proyecto, la realización de las visitas de seguimiento, la presentación de informes y conceptos, entre otros.

7. Realizar las labores de Interventoría a los contratos correspondientes a los proyectos que reciban

recursos del Fondo, lo que comprende la realización de actividades de seguimiento y control técnico, financiero, administrativo y legal a cada contrato, desde la emisión del concepto para la

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autorización del primer desembolso, el seguimiento durante su ejecución, así como la emisión de conceptos para la liquidación.

8. Dar oportuna y suficiente respuesta a las inquietudes planteadas por los

proponentes/contratistas de los proyectos objeto de seguimiento, así como las observaciones, sugerencias y/o recomendaciones relacionadas con los informes de avance técnico y financiero de los proyectos.

9. Presentar el Informe Trimestral de Estado de Proyectos, el cual debe comprender una evaluación

de los aspectos técnicos, financieros, administrativos y legales de cada contrato de cofinanciación objeto de Interventoría.

10. Adelantar las visitas de seguimiento y control técnico y financiero a los proyectos durante su

plazo de ejecución y para efectos de la emisión del concepto para la liquidación del mismo y presentar los informes correspondientes al Fondo, de la siguiente manera:

a. Para la interventoría realizada sobre contratos cuya duración sea igual o inferior a ocho (8)

meses, se realizarán al menos dos (2) visitas técnico financieras que incluyen reunión y visita a usuarios finales de los proyectos cuando aplique.

b. Para la interventoría realizada sobre contratos cuya duración sea superior a ocho (8) meses e inferior o igual a quince (15) meses, se realizarán al menos tres (3) visitas técnico financieras que incluyen reunión y visita a usuarios finales de los proyectos cuando aplique.

c. Para la interventoría realizada sobre contratos cuya duración sea superior a quince (15) meses, se realizarán al menos cuatro (4) visitas técnico financieras que incluyen reunión y visita a usuarios finales de los proyectos cuando aplique.

11. Sustentar ante el Fondo los informes trimestrales de estado de proyectos y de visita

correspondientes a proyectos que presenten desviaciones en su ejecución técnica, financiera, administrativa o legal, así como posibles riesgos de incumplimiento del objeto.

12. Presentar al Fondo su concepto y recomendación con respecto a las modificaciones solicitadas

por las entidades ejecutoras de proyectos y demás situaciones especiales que se presenten en desarrollo de los mismos.

13. Presentar y sustentar ante el Fondo los informes pertinentes a la interventoría técnica,

financiera, administrativa y legal cuando sean solicitados.

14. Presentar y sustentar los informes semestrales de avance y resultados de los proyectos objeto de seguimiento dirigidos a población desplazada. Estos informes servirán como parámetro de retroalimentación para el Fondo.

15. Presentar y sustentar los informes semestrales de la ejecución y resultados de los proyectos

objeto de seguimiento de las demás convocatorias administradas por el Fondo. Estos informes servirán como parámetro de retroalimentación para el Fondo.

16. Asistir a reuniones de seguimiento del contrato de Interventoría y a las demás reuniones

relacionadas con el objeto del contrato a las que se le convoque por parte del Fondo.

17. Presentar la información requerida por los entes de control y cumplir con los planes de mejoramiento señalados por los mismos o por el Fondo, en el marco de la ejecución del contrato que se firmará con el proveedor.

18. Atender las solicitudes de aclaración o ampliación de información requeridos por el Fondo sobre

los informes y/o conceptos de interventoría emitidos.

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19. Según los términos de referencia de las convocatorias de cofinanciación, soportar al FONDO en la solicitud de información a presentar por las entidades ejecutoras durante los siguientes dos (2) años fiscales a la terminación del proyecto, relacionadas con los indicadores de seguimiento en términos de ventas anuales, activos y empleos, a partir de los documentos soporte (Balance General y Estado de Resultados firmados por el representante legal y contador o revisor fiscal, las planillas integrales de aportes al sistema general de seguridad social y parafiscales, así como la información sobre el número de empleos calificados y no calificados de su empresa.

20. Presentar informes de las actividades trimestrales realizadas por la Interventoría como soporte

para el pago de la factura. 21. Custodiar, administrar y digitalizar el archivo correspondiente a la documentación de los

proyectos objeto de seguimiento, de acuerdo con los lineamientos del Fondo.

22. Entregar la documentación e información física y magnética correspondiente a los proyectos objeto de seguimiento en los términos y condiciones que establezca el Fondo.

23. Las demás labores que se establezcan en el contrato. 10.4 DURACIÓN DEL CONTRATO El contrato de Interventoría tendrá una duración de dos (2) años contados a partir de la fecha de legalización. 10.5 SEGUIMIENTO Y CONTROL DEL CONTRATO Sin perjuicio del control y supervisión interno que deberá establecer el adjudicatario de la presente invitación para supervisar sus actividades, el Fondo supervisará la ejecución del Contrato, verificando las actividades relacionadas con el mismo. El supervisor del Contrato por parte del Fondo, será, para todos los efectos, el que se designe en el Contrato. 10.6 GARANTÍA DEL CONTRATO Para la ejecución del Contrato, el adjudicatario deberá constituir a favor del Banco de Comercio Exterior de Colombia S.A. – BANCOLDEX / Fondo de Modernización e Innovación para las Micro, Pequeñas y Medianas Empresas NIT 900.457.656-8 una garantía bancaria a primer requerimiento o un seguro de cumplimiento, en formato de entidades particulares, expedido por una compañía de seguros o establecimiento bancario, debidamente autorizado por las autoridades colombianas, el cual deberá contener los amparos que se mencionan a continuación:

1. Correcto manejo e inversión del anticipo, con una suma asegurada igual al monto entregado bajo

este concepto y con una vigencia igual a la vigencia del contrato y tres (3) meses más.

2. Cumplimiento de las obligaciones derivadas del Contrato con una suma asegurada equivalente al veinte (20%) por ciento del valor del Contrato que se llegare a celebrar y con una vigencia igual a la del Contrato y tres (3) meses más.

3. Pago de salarios, prestaciones sociales, indemnizaciones laborales y demás prestaciones de

índole laboral del personal dedicado por el Contratista para la ejecución del Contrato, con una suma asegurada equivalente al treinta por ciento (30%) del valor del Contrato que se llegare a celebrar y con una vigencia igual a la del Contrato y tres (3) años y tres (3) meses más.

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4. Calidad del servicio objeto del contrato por un valor asegurado equivalente al veinte por ciento

(20%) del valor del contrato que se llegare a celebrar, con una vigencia igual a la del Contrato y un año y tres (3) meses más.

Con el fin de que la vigencia del seguro sea congruente con el inicio de vigencia del contrato, la cual inicia cuando se produce la legalización del mismo, el seguro deberá presentarse con una vigencia adicional de un (1) mes respecto de las vigencias indicadas en los anteriores numerales. Las compañías de seguros que otorguen la garantía deberán estar legalmente establecidas en Colombia, los establecimientos bancarios que otorguen la garantía podrán ser nacionales legalmente establecidos en Colombia, o extranjeros siempre que tengan límite de exposición crediticia con BANCOLDEX (cupo de crédito aprobado con BANCOLDEX). 11. PAUTAS PARA LA DEFINICIÓN DE LA METODOLOGÍA A PRESENTAR POR LA FIRMA

INTERVENTORA

El presente numeral contiene pautas para la presentación de la metodología de interventoría. 11.1 ALCANCE DE LA INTERVENTORÍA La persona jurídica a contratar debe realizar la visita de vinculación de clientes para las propuestas declaradas viables y el seguimiento técnico, financiero, administrativo y legal, a cada uno de los contratos de cofinanciación e incentivo adjudicados por el Fondo, con el fin de contribuir con los objetivos de las convocatorias, conforme las condiciones legales que le apliquen al seguimiento de los recursos. 11.2 DOCUMENTOS DE REFERENCIA Los documentos que sirven de referencia a las actuaciones y emisión de conceptos de la Interventoría son:

- Términos de Referencia de cada convocatoria

- Propuesta declarada viable

- Ficha de evaluación

- Contrato celebrado con los ejecutores.

- Manual de procesos que detalle la guía metodológica, instrumentos y herramientas de control. 11.3 INTERVENTORÍA A LOS CONTRATOS Hace referencia a las acciones de seguimiento y control a cada uno de los contratos celebrados, de acuerdo con las siguientes fases de los proyectos:

- Inicio. Actividades adelantadas antes de la fecha de inicio establecida en la respectiva cláusula del contrato.

- Ejecución. Corresponde a la Interventoría técnica, financiera, administrativa y legal efectuada a los contratos durante su desarrollo.

- Liquidación. Acciones adelantadas con el fin de verificar la obtención de los resultados planteados y el cumplimiento de las obligaciones contractuales en los componentes técnico, financiero, administrativo y legal.

11.4 ETAPA DE INICIO

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Una vez recibidos por parte del Fondo la propuesta aprobada con sus anexos y la ficha de evaluación o documento equivalente, la interventoría debe proceder a realizar una visita de vinculación de clientes, para aquellos proponentes a los que no se les haya realizado dicha visita previamente. La visita tiene como objetivo validar en campo la información reportada por el proponente en la propuesta, relacionada con objeto social, personal directivo y administrativo, infraestructura, situación financiera, proveedores y clientes del proponente, disponibilidad de recursos para aportar la contrapartida, conocimiento de la propuesta presentada al Fondo, entre otros. En esta visita se presentará la metodología de seguimiento a efectuar a los proyectos, así como los lineamientos que se deben aplicar durante la ejecución y liquidación del contrato de cofinanciación o incentivo, si se llegare a suscribir. Se deben indicar los formatos e informes que deberá presentar el contratista durante la ejecución y proceso de liquidación del contrato y se debe entregar material de consulta sobre el taller realizado. Como resultado se remitirá al Fondo el correspondiente informe de visita de conocimiento del cliente, de acuerdo con los procedimientos establecidos por el Fondo. Este informe incluye la descripción de la visita de vinculación, la socialización de la metodología de Interventoría, diligenciamiento y envío de los formatos establecidos por el Fondo. 11.5 ETAPA DE EJECUCIÓN Corresponde al seguimiento técnico, financiero, administrativo y legal, efectuado a los proyectos durante su desarrollo. Durante esta etapa, la interventoría debe:

- Crear en la herramienta tecnológica cada contrato de cofinanciación para su seguimiento. En el aplicativo de seguimiento de proyectos se registrará toda la información referente al proyecto.

- Verificar el cumplimiento de los requisitos establecidos por el Fondo y emitir concepto para la autorización del giro del primer desembolso a los contratos de cofinanciación o incentivo, en un plazo no mayor a tres (3) días hábiles, una vez cuente con la totalidad de la documentación establecida en el contrato para su giro.

- Informar al contratista, mediante oficio, el nombre del interventor técnico y del interventor financiero designado para su proyecto. Para garantizar el debido proceso de seguimiento, el perfil del interventor técnico debe guardar correspondencia con el propósito, objetivos, resultados y actividades de cada contrato. Los interventores financieros deben ser profesionales de las ciencias económicas y administrativas, preferiblemente contadores públicos.

- Solicitar al contratista la actualización del cronograma del proyecto de acuerdo con la fecha de inicio del contrato.

- Emitir concepto o realizar observaciones sobre las hojas de vida del equipo ejecutor no incluidas en la propuesta aprobada, para su vinculación al proyecto o para solicitar la presentación de nuevas hojas de vida cuando el perfil del candidato propuesto no se ajuste al establecido en la propuesta o al requerido por las actividades a realizar.

- Solicitar al contratista el envío del formato de identificación de usuarios finales (en medio magnético).

- Presentar, mediante oficio, las observaciones y/o recomendaciones pertinentes para el logro del objeto contractual, actividades, resultados y metas establecidas en los proyectos objeto de seguimiento con el fin de garantizar la efectividad de las labores de seguimiento técnico, financiero, administrativo y legal, en el primer mes de ejecución del proyecto.

- Desarrollar mecanismos y realizar gestiones para garantizar que el contratista remita a la Interventoría cada dos (2) meses un informe de avance técnico y financiero del proyecto, el cual debe incluir:

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Formatos de avance físico, ejecución presupuestal, seguimiento a las actividades de

capacitación y asistencia técnica a usuarios finales, consolidados a la fecha de presentación del informe.

Informe ejecutivo en el cual se presente el avance en el cumplimiento de cada uno de las actividades, resultados y metas establecidas en los proyectos objeto de seguimiento, indicando el responsable de la actividad, fechas de ejecución, duración en horas para el caso de las capacitaciones y asistencias/asesorías, resultados de los estudios o eventos realizados, memorias de las capacitaciones y metodología utilizada, número de usuarios finales que participaron en cada actividad, así como los resultados obtenidos con su desarrollo.

- Desarrollar mecanismos y realizar gestiones para que el contratista remita a la Interventoría: copia de los extractos bancarios de la cuenta en la cual se administran los recursos del proyecto correspondientes al periodo del informe; copia del formulario de declaración y pago de retención en la fuente con el respectivo auxiliar contable; copia de los contratos o actos suscritos en desarrollo del proyecto, con copia del Registro Único Tributario – RUT del contratista (cuando aplique).

- Remitir al contratista, mediante oficio, las observaciones y/o recomendaciones técnicas, financieras, administrativas y legales que considere pertinentes, en un plazo no mayor a diez (10) días hábiles después de recibir cada informe de avance. En dicho oficio se hará énfasis sobre los siguientes aspectos: cumplimiento del cronograma de actividades; ejecución de productos y/o actividades frente a las condiciones cualitativas y cuantitativas establecidas en la propuesta; compromiso y ejecución de los recursos de cofinanciación y de contrapartida, acorde con el presupuesto del proyecto; cumplimiento de las obligaciones del contratista en materia tributaria, en lo referente a los recursos del proyecto.

- Realizar visitas de seguimiento y practicar pruebas de verificación directa con el equipo ejecutor y con usuarios finales de los proyectos. Las visitas tienen como objeto verificar la ejecución del proyecto, el cumplimiento del cronograma de actividades y de resultados de cada contrato, evaluar los aspectos administrativos y financieros relacionados con el manejo del proyecto y verificar la existencia y validez de los documentos y soportes técnicos y financieros del proyecto. Este seguimiento contempla las visitas requeridas en etapa de ejecución y durante la liquidación de los contratos. Se debe registrar en el aplicativo de la Interventoría la programación y ejecución real de las visitas, con su respetivo concepto. En tal sentido se indica que:

Para contratos cuya duración sea igual o inferior a ocho (8) meses, se deben realizar al menos

dos (2) visitas de interventoría técnica y financiera que incluyen reunión y visita a usuarios finales de los proyectos cuando aplique.

Para contratos cuya duración sea superior a ocho (8) meses e inferior o igual a quince (15) meses, se deben realizar al menos tres (3) visitas de interventoría técnica y financiera que incluyen reunión y visita a usuarios finales de los proyectos cuando aplique.

Para contratos cuya duración sea superior a quince (15) meses, se deben realizar al menos cuatro (4) visitas de interventoría técnica y financiera que incluyen reunión y visita a usuarios finales de los proyectos cuando aplique.

- Las visitas de seguimiento deben ser realizadas por los Interventores técnico y financiero asignados al proyecto.

- Los interventores deben verificar los documentos que soportan el desarrollo de las actividades y la ejecución de recursos del proyecto, tales como: listados de asistencia a capacitaciones; planillas de control de asesorías y/o asistencias; documentos y soportes técnicos (informes, diseños, análisis experimentales, prototipos, estudios, planes estratégicos, planos, certificaciones y registros); material didáctico; registro fotográfico; contratos o actos celebrados en desarrollo del proyecto; soportes de los pagos efectuados con cargo a los recursos de cofinanciación y/o contrapartida,

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entre otros, con el fin de verificar el cumplimiento de la normatividad técnica, legal y tributaria.

- Los interventores deben realizar reunión y visita a usuarios finales del proyecto que permita validar, mediante encuestas y/o entrevistas directas, su participación en las actividades, el nivel de aplicabilidad en su empresa, así como conocer su percepción sobre el proyecto y el logro de los resultados planteados.

- Una vez efectuada las visitas, la Interventoría debe presentar al contratista mediante oficio las observaciones y/o recomendaciones técnicas y/o financieras sobre el desarrollo de las actividades, la ejecución de los recursos y el cumplimiento de los productos, en un plazo no mayor a diez (10) días hábiles.

- La Interventoría debe remitir al Fondo el informe de la visita después de la realización de la visita por parte de los interventores (técnico y financiero), dentro de los 10 días hábiles posteriores a la fecha de terminación de la visita.

- La Interventoría debe alimentar el aplicativo de proyectos con información referente a la fecha de realización de la visita y con los avances de productos y/o actividades del proyecto, así como ejecución de recursos de cofinanciación o incentivo y de contrapartida, con el fin de documentar su seguimiento.

- Remitir al Fondo, cuando se cumplan las condiciones y requisitos (cumplimiento de los productos y/o actividades y demás obligaciones contractualmente establecidas como condicionantes), el concepto para autorización del desembolso correspondiente, así como los documentos y soportes aportados por el ejecutor del proyecto, en cumplimiento de lo establecido en el contrato de cofinanciación o de incentivo. Dicho concepto se debe registrar en el aplicativo de la Interventoría con el fin de permitir el seguimiento en la ejecución de los recursos de cofinanciación, así como el giro efectivo de los recursos al contratista. En todos los casos una vez se encuentren radicados en debida forma los documentos requisito para el giro de recursos, la interventoría dará visto bueno máximo en tres (3) días hábiles con su correspondiente radicación en el Fondo.

- Dar concepto, mediante oficio, sobre las solicitudes de cambios en el equipo ejecutor. Analizar las hojas de vida propuestas para remplazar las personas que no harán parte del equipo ejecutor, con sus respectivos soportes de formación y experiencia. En caso de rechazo, se debe solicitar la presentación de hojas de vida que cumplan con el perfil establecido en la propuesta o que se ajuste a las actividades a realizar en el proyecto.

- Dar concepto, mediante oficio, sobre las solicitudes de cambio de usuarios finales de los proyectos. Presentar caso sustentado cuando dicho cambio requiera aprobación por parte del Fondo, de acuerdo con lo establecido en cada convocatoria o en el contrato de cofinanciación suscrito entre el Fondo y el ejecutor del proyecto. Solicitar al contratista que adelante sesiones de nivelación para los usuarios finales a vincular, con respecto a las actividades ya ejecutadas en el proyecto.

- Emitir y sustentar ante el Fondo conceptos sobre casos especiales (solicitudes de prórroga o suspensión, modificaciones, traslados presupuestales, situaciones de riesgo de cumplimiento del objeto, incumplimientos, etc.) que se presenten en desarrollo de los contratos objeto de seguimiento. La totalidad de conceptos favorables o negativos emitidos por la interventoría deben estar debida y explícitamente sustentados indicando los análisis y variables tenidos en cuenta para el mismo, de acuerdo con el objeto de la convocatoria a la que pertenezca el proyecto, lo establecido en los términos de referencia, la normatividad aplicable al caso, la propuesta aprobada y su pertinencia frente al cumplimiento del objeto del proyecto.

- Desarrollar mecanismos y realizar gestiones enfocadas a que el contratista subsane circunstancias, condiciones o situaciones que generen riesgo de incumplimiento del objeto contractual o o

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desviaciones en la ejecución técnica, financiera, administrativa y/o legal del proyecto, detectados como resultado de la revisión de los informes de avance, de los soportes contables y/o de las visitas de seguimiento, o mediante información entregada por miembros del equipo ejecutor o de usuarios finales del proyecto. Presentar por escrito al contratista las observaciones y/o requerimientos que considere pertinentes deban ser subsanados. Informar al Fondo, cuando la situación lo amerite. Dar traslado al Fondo para que se inicie el procedimiento tendiente a la declaratoria de incumplimiento del contrato, si el contratista no subsana las deficiencias que ponen en riesgo el cumplimiento del objeto contractual y los recursos de cofinanciación.

11.6 ETAPA DE LIQUIDACIÓN Comprende las acciones adelantadas con el fin de verificar la obtención de los resultados planteados y el cumplimiento de las obligaciones contractuales en los componentes técnico, financiero, administrativo y legal, así como la emisión de conceptos para que el Fondo pueda adelantar el proceso de liquidación de los contratos de cofinanciación o incentivo. Durante esta etapa, la interventoría debe:

- Desarrollar mecanismos y realizar gestiones para que el contratista remita a la Interventoría máximo quince (15) días después de terminado el plazo de ejecución del contrato, el informe final de ejecución técnica y financiera del proyecto con los correspondientes formatos, para realizar visita final de seguimiento, elaborar el acta de entrega de productos, el concepto para liquidación financiera y para enviar los conceptos y soportes que requiera el Fondo para adelantar el proceso de liquidación del contrato.

- Realizar la visita final de seguimiento técnico y financiero, con el fin de completar el acta de entrega de productos, verificar el cumplimiento de las actividades reportadas y revisar los soportes físicos de la ejecución técnica, financiera, administrativa y legal, dentro del mes siguiente a la fecha de finalización del proyecto.

- Remitir al contratista, dentro de los diez (10) días hábiles posteriores a la visita, las observaciones, requerimientos o conceptos frente a la ejecución técnica y financiera del proyecto, estableciendo una fecha de respuesta máxima.

- Elaborar y remitir al contratista el oficio que contiene la liquidación financiera del contrato, en el que se determinará el valor total ejecutado del proyecto a partir de los soportes financieros revisados durante las visitas de seguimiento, el nivel de cumplimiento de las actividades, resultados, metas, objetivo y/o propósito general y demás obligaciones establecidas en los contratos de cofinanciación.

- Dar respuesta formal a las objeciones que haya formulado el contratista con respecto al concepto de liquidación técnica y/o financiera presentada por la Interventoría.

- Remitir al Fondo los siguientes documentos soporte para el trámite de liquidación del contrato de cofinanciación:

Acta o informe de entrega de actividades, resultados, metas, objetivo y/o propósito general. Informe de liquidación financiera en el cual se establece el valor real ejecutado del proyecto y

el valor del último desembolso o reintegro a que haya lugar. Carta del contratista de aceptación o de observaciones respecto al informe de liquidación

financiera. Certificación expedida por el representante legal, revisor fiscal y/o contador público en la que

expresa que el contratista se encuentra al día en el pago de aportes al sistema de seguridad social integral y parafiscales, en cumplimiento a lo establecido en el parágrafo primero del Artículo 23 de la ley 1150 de 2007.

Original de la cuenta de cobro o factura emitida por el contratista. Copia de la comunicación de la Interventoría al contratista en la que da respuesta formal a las

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objeciones que haya formulado el contratista. El proceso de liquidación se deberá desarrollar en un plazo máximo de dos (2) meses contados a partir de la fecha de terminación del plazo contractualmente establecido en cada proyecto.

- Registrar en el aplicativo de la interventoría la información referente al nivel final de cumplimiento de productos, actividades y/o resultados entregados por el contratista, liquidación financiera, autorización y giro efectivo del desembolso o reintegro a que haya lugar.

- Registrar en el aplicativo de la interventoría la información enviada por el Fondo referente al acta de liquidación del contrato suscrita por las partes.

- Entregar al Fondo informes trimestrales de estado de proyectos, los cuales debe comprender una evaluación de la gestión técnica, financiera, administrativa y legal de cada contrato de cofinanciación objeto de Interventoría, indicando el porcentaje de avance técnico y financiero, así como una calificación global del estado del proyecto de acuerdo con el cronograma de actividades y presupuesto aprobado. Dichos informes deben ser entregados en un plazo no mayor a treinta (30) días calendario posteriores a las fechas de corte trimestral que determine el Fondo.

- Entregar al Fondo informes semestrales de análisis cuantitativo y cualitativo de la ejecución y resultados de los proyectos objeto de seguimiento dirigidos a población desplazada, con presentación de información y análisis por vigencias, a efectos de validar el cumplimiento de los objetivos de la convocatoria. Estos informes deben ser entregados en un plazo no mayor a sesenta (60) días hábiles posteriores a la fecha de corte semestral que determine el Fondo y se deben sustentar ante el mismo.

- Entregar al Fondo un informe semestral de análisis cuantitativo y cualitativo de la ejecución y resultados obtenidos en desarrollo de los proyectos objeto de seguimiento, por tipo de convocatoria y con presentación de información y análisis por vigencias. Estos informes deben ser entregados en un plazo no mayor a sesenta (60) días hábiles posteriores a la fecha de corte anual que determine el Fondo y se deben sustentar ante el mismo.

- Entregar al Fondo informes de las actividades trimestrales realizadas por la Interventoría en desarrollo del objeto del contrato que se llegare a suscribir. El informe de cada trimestre debe ser entregado en un plazo no mayor a 30 días calendario posterior a las fechas de corte trimestral que determine el Fondo.

- Según los términos de referencia de las convocatorias de cofinanciación, soportar al FONDO en la solicitud de información a presentar por las entidades ejecutoras durante los siguientes dos (2) años fiscales a la terminación del proyecto, relacionadas con los indicadores de seguimiento en términos de ventas anuales, activos y empleos, a partir de los documentos soporte (Balance General y Estado de Resultados firmados por el representante legal y contador o revisor fiscal, las planillas integrales de aportes al sistema general de seguridad social y parafiscales, así como la información sobre el número de empleos calificados y no calificados de su empresa.

- Custodiar, administrar y digitalizar el archivo correspondiente a la documentación de los proyectos objeto de seguimiento, de acuerdo con los lineamientos del Fondo.

- Entregar la documentación e información física y magnética correspondiente a los proyectos objeto de seguimiento en los términos y condiciones que establezca el Fondo.

- Al final de cada anualidad del contrato, EL CONTRATISTA deberá hacer entrega a EL FONDO de la información correspondiente a los contratos de cofinanciación que se hubieren liquidado durante la anualidad respectiva.

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ADENDA No. 2 TÉRMINOS DE REFERENCIA PARA LA … · 1 adenda no. 2 tÉrminos de referencia para la contrataciÓn de los servicios de interventorÍa a realizarse sobre los contratos