Embed Size (px)
Citation preview
1
EXPEDIENTE: SAG 20160002
PLIEGO DE CONDICIONES TÉCNICAS PARA PARA LA IMPLANTACIÓN Y PARAMETRIZACIÓN DE MICROSOFT DINAMICS NAV 2016 COMO SISTEMA DE GESTIÓN DE LA EMPRESA PÚBLICA S.A. DE GESTIÓN SAGUNTO
ADJUDICACIÓN: DATANET CONSULTORES S.L.
FECHA: 18/03/2016
A.-Objeto del contrato
S.A. de Gestión, en adelante, SAG, es una empresa pública del Ayuntamiento de Sagunto, cuyo principal objetivo es la gestión de servicios municipales del municipio. Actualmente la empresa dispone de un ERP completamente integrado en SAP con SQL Server. Los actuales módulos instalados son los de Finanzas, Costes, Compras, Ventas, Nominas, Tiempos, Servicio al Cliente, así como desarrollos personalizados para la planificación de cuadrantes del personal, la planificación de la hoja diaria de trabajo, y la entrada de partes de trabajo para cada uno de los diversos servicios que presta la empresa y entrada de pluses asociados al servicio y a la nómina. Además de inter-fases con el fichador de tiempos, la báscula y el sistema de gasoil. Además hay un programa para la gestión de depósito municipal y otro para el parking de camiones que aporta información pero no están inter-faseados. Lo que se pretende en este proyecto es migrar los módulos de Finanzas, Costes, Compras, Ventas, Nóminas, conforme a especificación funcional del ANEXO I y cuanta funcionalidad nueva pueda requerirse legalmente a SAG durante el proceso, en un nuevo ERP simplificando al máximo posible los procesos, todo sobre una misma plataforma y cubriendo lo legalmente exigido a una empresa de nuestras características (Empresa Pública). Tras estudiar las distintas soluciones que ofrece el mercado de las tecnologías de la información actual, se ha seleccionado el ERP Microsoft Dynamics Nav 2016 y sus verticales homologados para nóminas, por tratarse de un sistema basado en una plataforma tecnológica actual, escalable, flexible, plenamente integrable, que facilita mucho la gestión del cambio, con numerosa base instalada en España y con un amplio abanico de proveedores cualificados para dar soporte al mismo. El objeto del presente contrato será la realización de los trabajos necesarios para la definición, análisis, diseño y desarrollo, migración, adaptación, instalación, integración con otros sistemas, implantación y despliegue, documentación, formación, gestión del cambio, soporte, mantenimiento y administración de sistemas y traspaso de conocimiento de los Sistemas de Información actuales de SAG, sobre la plataforma Microsoft Dynamics Nav 2016, así como el suministro de las licencias necesarias para la ejecución de este contrato, incluyendo el mantenimiento de las mismas durante el primer año.
B. Presupuesto:
El presupuesto se presentará, de forma unitaria, sin IVA, detallando cada uno
2
de los servicios (licencias, mantenimiento, soporte primer año, migración y parametrización-desarrollo)
C.Fórmula de revisión de precios:
No se aplicará revisión de precios por IPC.
D.Solvencia financiera, económica y técnica:
Para la solvencia económica y financiera
Deberán presentar las empresas licitadoras certificados de al menos una
entidad bancaria o la correspondiente clasificación empresarial de
consellería.
Solvencia técnica
Para la solvencia técnica deberá presentar una relación de los principales
servicios o trabajos, relacionados con el objeto del contrato, realizados
durante los últimos tres años que incluya fechas, importes y beneficiarios
públicos o privados de los mismos.
E. Condiciones:
El licitador, deberá proponer una solución que en términos generales contemple los siguientes puntos:
Definición de las arquitecturas Hardware y Software necesarios para los
entonos de desarrollo-pruebas y producción.
Suministrar las licencias necesarias para la puesta en marcha de dichos
entornos. Para ello:
o se tendrá en cuenta un volumen de 3 usuarios full user concurrentes
(1 para RRHH y 2 para el resto de funcionalidad) y 1 usuarios
limitados (1 para acceder a delt@) en una primera fase para
licencias en propiedad. (arquitectura cliente-servidor)
o El precio ofertado para las licencias, incluirá los costes de todos los
productos de terceros sujetos a licencia, entregados como parte del
objeto de la contratación, así como el coste de mantenimiento anual
durante el primer año si fuese el caso.
o Los importes correspondientes se detallarán en la oferta económica
separándolos de los costes de servicios.
3
o Además se informará de los costes de licencias por tipología posible,
de modo que durante el análisis se verán las necesidades de su
incremento posterior, así como limitaciones (ej. Número de licencias
limitadas máximas por licencia Full). Se tendrá que indicar si existen
licencias y requisitos técnicos especiales así como su coste si éstas
fueran especiales diferentes para acceso desde Tablet o
Smartphone.
o Estas licencias estarán en propiedad de SAG y podrán reducirse
suspendiendo su mantenimiento si tras su ampliación hacia la
finalización del proyecto por encima del mínimo (3 full user) se viera
necesidad de su decremento con el paso del tiempo. Si por alguna
desavenencia SAG decidiera abandonar Navision con el paso del
tiempo, las licencias le darán derecho a la consulta de la información
y uso del software sin actualizaciones legales.
o En la actualidad SAG cuenta con un parque de PCs con w7 pro en
adelante y la mayoría de PCs tienen office sin Access, salvo
excepciones. Los servidores disponen de Windows server 2012 SP3.
La actual capacidad de los servidores permite la ubicación de 1
servidor, de modo que será necesario ampliar 2 más y algo de
memoria, lo cual se vería en el momento en que fuera necesario y
como empresa pública se pedirían 3 presupuestos.
Prestación de los servicios profesionales, de cualquier tipo, necesarios para
la implantación y puesta en marcha de MS Dynamics 2016, incluyendo
tareas de instalación, parametrización, personalización, integración,
pruebas, formación a usuarios y administradores y soporte durante el
periodo de garantía y posterior entre otras. La formación podrá ser grabada
para usos internos en SAG.
Prestación de los servicios profesionales necesarios para la extracción y
migración de la información contenida en SAP (presupuestos, Saldos
contables, facturas, maestros, activos, todo el histórico de personal, y
cuanta información sea necesaria para el correcto funcionamiento del
sistema) en el momento de la puesta en marcha del nuevo sistema.
Los importes ofertados para la totalidad de los servicios objeto de contrato,
incluirán los gastos del equipo de trabajo (dietas, desplazamientos, etc.) de
la empresa adjudicataria, que puedan originarse.
Además, SAG, a la hora de abrir cualquier proceso de licitación, persigue contratar los servicios profesionales de un proveedor tecnológico que aporte, en todo momento los valores y aptitudes de compromiso y flexibilidad ante cualquier circunstancia planificada o sobrevenida, Innovación y proactividad para la mejora de procesos como parte del servicio y no como medio de
4
obtención de proyectos independientes, así como capacidad para la consecución del proyecto en plazos y con un buen clima de trabajo. La orientación del presente proceso de licitación, por tanto, es seleccionar a un proveedor capaz de prestar con garantías de éxito todos los servicios descritos en este documento. A la hora de contratar los servicios objeto de este Pliego, será esencial que las empresas que concurran al proceso de licitación contemplen y den la importancia necesaria a la etapa de migración y transición que implicará el cambio de plataforma tecnológica para los usuarios de SAG.
1 ALCANCE DE LA SOLUCIÓN
En una primera etapa, el ERP MS Dynamics NAV 2016 dará soporte exclusivamente al Departamento Económico Financiero y de Nóminas de SAG, así como a los departamentos de servicios que necesiten introducir incidencias de nóminas. No obstante, la solución ofertada deberá tener la suficiente flexibilidad para acometer la implementación en otros departamentos de SAG en etapas sucesivas. La integración entre Módulos, incluido el de nóminas deberá ser total y automática. Y tendrán que disponer del Certificado Verified by VeriTest de Lionbridge para MS Dynamics NAV 2015/2016. El programa y todos sus add-ons deberán tener integración nativa de PDF. Los trabajos a realizar para la implantación de la solución sobre el ERP MS Dynamics NAV 2016 para SAG, se describen en los siguientes puntos:
1.1 Consideraciones Generales
Parametrización para cuentas de cotización diferentes en el área de
nóminas.
SAG ejecuta encargos en los que actúa en nombre y por cuenta del
Ayuntamiento de Sagunto. Estos encargos o encomiendas de
gestión, se tratan como unidades de negocio en SAG (con el mismo
CIF), pero con una contabilidad que divide la principal de SAG,
repartiendo los gastos generales entre dichas unidades de negocio.
Todo el sistema contará con reporting standard configurable y se
configurará de tal forma que funcione con el add-on
correspondiente de Excel para que al exportarlos se guarden en el
menú y con permisos, puedan consultarlos varios usuarios y que los
datos se retroalimenten en el tiempo.
1.2 Migración de Datos
Traspaso de los planes contables de SAG de 2016 con sus saldos
correspondientes
5
Traspaso de la contabilidad Analítica y Financiera 2016 y si es
posible, más.
Migración de los maestros (por ejemplo proveedores, materiales,
equipos, empleados, histórico de eventuales, contratos, etc.), datos
de corte (por ejemplo, pedidos, entregas, amortizaciones, facturas,
IRPF, histórico de contratos, nóminas, etc.) y cuanta información se
estime necesaria para el arranque y el ágil funcionamiento del
sistema.
1.3 Contabilidad analítica
La contabilidad analítica por dimensiones tendrá que replantearse
en el propio módulo de finanzas, (opcional también en nominas la
parte correspondiente desde una perspectiva financiera y
coincidente con ésta) teniendo en cuenta una dimensión para las
unidades de negocio y subunidades, y otra para los vehículos de la
empresa, los cuales se asociarán a dichas unidades mediante
imputaciones directas completas o a porcentaje en su caso.
Además la empresa realiza también trabajos a clientes privados, por
lo que deberá poder visualizarse también por cliente y por
agrupación de clientes (ayuntamiento de Sagunto por un lado y
privados u otros entes por otro)
Se traspasará información de nóminas para su contabilización
desglosando ITs y traspasando sus movimientos, y no el resultado
matemático de la compensación que seguridad social pueda hacer.
Se identificarán las diversas pagas extras y cuanta información sea
sugerida para un buen análisis. Todo ello por convenio y por unidad
de negocio. Además en el módulo de Nominas se tendrá que
desglosar el costes por empleado y poder simularse el coste del
personal sin bajas (o si se fuerza, con baja), e identificarse el coste
de las bajas de forma desglosada y por unidad de negocio,
convenio o persona.
Se permitirá añadir dimensiones a la estructura inicial.
Dispondrá de informes configurables, algunos pre-configurados,
presentables e imprimibles.
Los presupuestos podrán realizarse en múltiples versiones,
comparar real vs presupuesto, elección de periodos, elección de
una o varias dimensiones.
6
1.4 Integración con otros sistemas
Cualquier integración que haya que realizar, entre nóminas y finanzas, con otro módulo (ej. Servicios) o programa (ej. Gasoil), se realizará preferentemente en tiempo real mediante servicios web si fuera el caso, frente a procesos batch off line.
2 FASES
El licitador podrá proponer las fases y metodología que considere, contemplando al menos las fases e hitos que a continuación se detallan, las cuales podrán paralelizarse. Todos los entregables y actividades tienen que ser supervisadas y acordadas por el Comité de Dirección del proyecto de SAG.
2.1 Lanzamiento del proyecto
Revisión y aprobación del enfoque y planteamiento del proyecto
Revisión y aprobación del cronograma detallando las fases, hitos
por fase, entregables y recursos involucrados. Se incluirá
estimación del tiempo que deberán dedicar al proyecto los perfiles
de SAG asignados al mismo y las tareas en las que será necesaria
su participación.
Formalizar los modelos de relación y coordinación entre el
adjudicatario y SAG.
Establecer un cronograma de reuniones.
Revisión y aprobación de las metodologías y procedimientos que
cubran al menos lo siguiente: desarrollo e implantación del
proyecto, parametrización funcional, aseguramiento de la calidad,
pruebas, prototipos intermedios y validación, gestión de parches,
gestión de entornos, gestión del proyecto, gestión del cambio,
documentación, administración, seguridad, mantenimiento y
soporte.
Establecer las herramientas a utilizar para la gestión del proyecto y
la gestión y generación de la documentación.
2.2 Análisis técnico y funcional
Dentro del plan de formación deberá diseñarse y ejecutarse, como
parte de las actividades previas al inicio del análisis, la formación
necesaria a los perfiles funcionales y técnicos de SAG para que
puedan afrontar con garantías esta fase del proyecto.
7
Exponer cómo contempla la plataforma estándar los diferentes
procesos de negocio objeto de este contrato.
Realizar reuniones que definan las funcionalidades requeridas y los
procesos de trabajo finales tomando como punto de partida las
funcionalidades estándar facilitadas por la plataforma.
Identificar informes, interfaces, extensiones y desarrollos adicionales
que contemplen la funcionalidad estándar del ERP. Como parte del
Análisis Funcional, se elaborará un documento en el que se informe
con precisión y detalle de cualquier funcionalidad que no pueda ser
cubierta por el estándar y requiera de desarrollos, componentes de
terceros, etc. Deberá analizarse su posible impacto en el
mantenimiento del sistema.
Analizar y diseñar la seguridad: tanto para implementar los posibles
perfiles/roles de acceso y uso del sistema, como para realizar todas
las tareas necesarias que aseguren el cumplimiento de la LOPD.
En definitiva, recabar toda la información de SAG, necesaria para la
parametrización y puesta en marcha del sistema de MS Dynamics
NAV 2016, proponiendo la arquitectura definitiva del sistema y
redactando los documentos de análisis funcional y técnico que se
tomarán como referencia para los trabajos posteriores.
2.3 Instalación y parametrización de MS Dynamics NAV 2016
De acuerdo con las especificaciones obtenidas durante la fase de
análisis y la arquitectura resultante, el adjudicatario procederá a
proveer, instalar y configurar de forma óptima en los servidores de
SAG todos los componentes necesarios para el despliegue de MS
Dynamics NAV 2016. Se configurará un entorno de Desarrollo/Test y
un entorno de Producción.
Parametrizará los diversos roles y usuarios en MS Dynamics NAV
2016 conforme a requerimientos de SAG recogidos durante la fase
de Análisis Funcional.
Realizará los desarrollos adicionales al sistema estándar necesarios
para dar una respuesta completa a los requerimientos funcionales
de SAG objeto del presente pliego, aunque se utilizará el estándar
de MS Dynamics NAV 2016 siempre que sea posible. Cualquier
personalización o desarrollo necesario para cubrir las necesidades
de SAG se realizará siguiendo los estándares de buenas prácticas
de MS Dynamics NAV 2016, los cuales deberán de darse a conocer
a SAG.
8
Definirá la Seguridad del Sistema mediante la creación de los
distintos perfiles, grupos, roles, etc. Y la vinculación de premisos y
usuarios a los mismos según las necesidades de SAG
Diseñará y definirán las pruebas a realizar sobre la parametrización
y el desarrollo.
Constituirá un repositorio que contenga documentados todos los
cambios realizados al estándar y parches de producto. Este
repositorio deberá tener lo necesario para facilitar la transferencia de
conocimiento y será de uso para todo el proyecto. Estará detallado
como mínimo con la siguiente información:
o Localizador en el producto (módulo, submódulo, objeto, etc.)
o Objetivo de la modificación y vínculo con en análisis funcional
y diseño técnico, de tal forma que puedan estar recogidas
todas las modificaciones al producto referentes a una
funcionalidad concreta.
o Cualquier otra información que se vea necesaria para el
óptimo mantenimiento del sistema.
2.4 Migración de datos
El adjudicatario analizará la organización actual de la información
del ERP SAP y propondrá una estrategia de Migración de todos los
datos contenidos en SAP: Fase I- Aquello necesario para el
arranque en NAV, y Fase II- Todos los datos desde el año 2010.
Esta última se presupuestará aparte y no formará parte del actual
presupuesto.
Desarrollará el estudio de migración y reglas de conversión de la
información de los sistemas actuales a la nueva plataforma.
Confeccionará los programas, herramientas y/o procedimientos
automatizados necesarios para la extracción de la información de
los sistemas actuales, conversión de formatos de datos, conversión
de códigos, cualquier otro cálculo o transformación necesaria,
depuración automatizada de la información y carga en el nuevo
sistema.
Para aquellos casos en los que no se pueda definir la depuración de
la información de forma automatizada o para listados muy sencillos,
deberá SAG suministrar las reglas para la depuración así como toda
la información o medios necesarios para poder depurar en origen.
Realizar pruebas de migración que aseguren la calidad de los datos
migrados
9
Actualizar los planes de pruebas realizados para asegurar la calidad
del dato.
Preparación de entornos con datos migrados para la fase de
Pruebas.
Realizará las pruebas necesarias para la validación de los daos una
vez migrados definitivamente. El contratista será responsable de la
calidad de la migración de estos datos.
2.5 Pruebas y Validación
Actualizar el pan de pruebas con el detalle de todos los casos de
prueba para cada uno de los módulos del sistema de información
Realizar el plan de pruebas definido que tiene que incluir al menos
pruebas unitarias, integración entre módulos, pruebas funcionales,
pruebas de integración si las hubiera, pruebas de validación y
aceptación del usuario.
Instalación y configuración definitiva del entorno de producción.
Al final de esta fase, cuando la solución esté validada, se debe tener
toda la parametrización y desarrollos funcionales o técnicos
documentados.
2.6 Formación
El adjudicatario impartirá formación en el uso, parametrización y
administración de MS Dynamics NAV a todos los usuarios del
sistema, en función del perfil de cada uno de ellos.
La formación los módulos a implantar deberá ser reglada y
certificada, basada en los MOC de Microsoft y debe permitir el
acceso a la correspondiente certificación oficial de Microsoft. Se
aportarán, así mismo, los manuales oficiales de Microsoft. Y las
adaptaciones que de los mismos se hayan personalizado en SAG.
El adjudicatario deberá preparar el entorno de formación y se
asegurará de la disponibilidad del mismo.
Se tendrá que ofertar precio para posible nueva formación para
nuevos empleados o para empleados que cambien sus funcionas
dentro de la impresa, incluida la certificación.
2.7 Puesta en producción
Realizar el alta de usuarios y asignar las políticas de seguridad
definidas para cada uno de ellos.
Realizar el paso del entorno de pruebas al entorno de producción.
Elaborar el plan de seguridad y backup.
10
Elaborar el Plan de administración del sistema, detallando todos los
procedimientos y acciones necesarios para garantizar la buena
salud de MS Dynamics NAV 2016 y de todos los componentes
necesarios para su funcionamiento.
Definir el Plan de Mantenimiento
Definir la metodología y herramientas de gestión de incidencias
siendo necesario tener activado el mecanismo definitivo de gestión
de incidencias antes de la salida en real del sistema.
2.8 Soporte a usuarios y administradores y mantenimiento
Durante el periodo de garantía, el contratista dará soporte a SAG
sobre cualquier incidencia provocada en MS Dynamics NAV, así
como para resolver dudas de uso o técnicas de los usuarios y
administradores de SAG, para ello, deberá habilitar los medios
necesarios, tanto para las posibles intervenciones remotas o “in
situ” sobre el sistema de SAG, como para facilitar la comunicación
con los usuarios.
Una vez terminado el periodo de garantía, el adjudicatario prestará durante 12 meses servicios de mantenimiento correctivo así como de soporte técnico y funcional a usuarios y administradores.
Con el objeto de garantizar la correcta prestación del servicio, se
establecerán Acuerdos de Nivel de Servicio mínimos. En su oferta,
el licitador debe incluir una propuesta de Acuerdo de Nivel de
Servicio para el mantenimiento correctivo y evolutivo y de soporte
técnico y funcional a administradores y usuarios clave.
El adjudicatario deberá proporcionar a SAG acceso a alguna
herramienta de gestión de incidencias donde pueda hacer un
seguimiento del estado de cualquier incidencia, petición y consulta
relacionadas con los servicios de soporte y mantenimiento de MS
Dynamics NAV 2016. Esta base de datos con su contenido, deberá
trasladarse a SAG sobre MS Dynamics NAV en caso de cesar el
servicio de mantenimiento y soporte.
Es responsabilidad del adjudicatario registrar, actualizar e
incorporar en esta herramienta toda la información relativa a
incidencias, peticiones y consultas que se produzcan en el ámbito
de la prestación de estos servicios. Incluida la clasificación del nivel
de urgencia., la cual tendrá que acordarse con el usuario.
Es fundamental y requisito esencial a describir en la oferta la
responsabilidad del Partner en la aplicación de cuantas
11
actualizaciones legales vayan surgiendo con el paso del tiempo
durante el contrato de mantenimiento y soporte a informar y aplicar
en SAG en tiempo y forma adecuadas para que esto no incida en
ningún momento en la organización y será responsabilidad y
obligación del Partner que todo aquello que Microsoft no cubra
como fabricante sea cubierto y desarrollado funcionando
correctamente para que días antes de lo que la ley exija se informe
y forme al personal de SAG, de modo que no exista ningún vacío en
el cumplimiento de la legalidad. Cualquier error debida a Microsoft o
al Partner que repercuta en recargos u otras responsabilidades que
la administración exija a SAG derivados de un mal funcionamiento
del software, una cobertura legal no aplicada o desarrollada y
formado e informado al personal de SAG para su aplicación y
ejecución con 48 horas de antelación al límite legal, será asumido
por el contratista.
Cualquier trabajo, solo podrá considerarse con categoría de
extraordinario y que pueda considerarse que se sale del alcance del
presente proyecto o del soporte posterior si éste no está
mencionado en ningún aspecto en las especificaciones funcionales
previas del proyecto o en el presente pliego, y tendrá que ser
presupuestado, aprobado y tratado como un proyecto
independiente.
El adjudicatario, deberá establecer un canal de comunicación para
informar a SAG de los cambios legales que estén previstos y la
planificación de la adaptación del software a éstos en el tiempo,
indicando detalle de qué parte desarrolla Microsoft y qué parte
aplican el adjudicatario como partner, así como adaptaciones que
haya que hacer específicas a SAG.
2.9 Gestión del cambio y comunicación
El adjudicatario deberá asesorar y dar soporte a SAG en la
identificación de los principales riesgos asociados a los usuarios de
MS Dynamics NAV 2016 y en el diseño de acciones de difusión y
comunicación que permitan dar a conocer internamente.
Elaboración de un Plan de gestión del cambio.
Se dará apoyo a SAG en la gestión del cambio en la implantación
de MS Dynamics NAV, tanto durante la puesta en marcha como
durante los primeros 3 meses desde su puesta en producción.
12
2.10 Transferencia tecnológica y de conocimiento
El adjudicatario deberá asegurar la transferencia tecnológica y de
conocimiento al próximo contratista que se encargue del Soporte y
Mantenimiento de MS Dynamics NAV 2016 de SAG, en caso de
que una vez finalizado este contrato éste fuera distinto del
adjudicatario de este pliego.
Debe también asegurar la transferencia tecnológica y de
conocimiento al equipo de SAG.
Realizará las acciones complementarias a las acciones formativas
que sean necesarias con el objetivo de asegurar las prestaciones
del servicio por SAG o un nuevo contratista una vez finalizado el
contrato.
Elaborará un plan de trasferencia tecnológica y de conocimiento.
Durante la ejecución de los trabajos objeto del contrato, el
adjudicatario se compromete en todo momento, a facilitar a las
personas designadas por SAG toda la información y documentación
que éstas soliciten para disponer de un pleno conocimiento de las
circunstancias en que se desarrollan los trabajos, así como de los
eventuales problemas que puedan plantearse y de las tecnologías,
métodos y herramientas utilizadas.
Los trabajos objeto del presente contrato deberán ser
convenientemente documentados, para lo que el adjudicatario se
compromete a generar toda la documentación que sea aplicable por
cada producto obtenido.
Tanto la documentación generada durante la ejecución del contrato
como el código fuente de cualquiera de los componentes software
(NAV, SQL, librerías de integración, etc.) que formen parte del
proyecto, son propiedad exclusiva de SAG, sin que el contratista
pueda conservarlos ni obtener copia de los mismos o facilitarlos a
terceros sin la expresa autorización de SAG, lo que requeriría, en su
caso, petición formal previa del contratista.
Toda la documentación se entregará en castellano y correctamente
encuadernada. Asimismo, se entregará la documentación en
medios y soporte electrónicos para su tratamiento electrónico con
herramientas ofimáticas.
El proyecto en su totalidad será tratado como “proyecto llave en
mano” de modo que solo se entenderá que es un proyecto
finalizado si éste funciona en todo su conjunto y sin fallos de
cualquier índole.
13
2.11 Control y seguimiento del proyecto
El seguimiento y control del proyecto se efectuará sobre las
siguientes bases:
Seguimiento continuo de a evolución del proyecto con el
Responsable del contrato, único interlocutor y máximo
responsable por parte del adjudicatario y el Director del
Proyecto y el Jefe del Proyecto que SAG designe.
El licitador deberá proponer en su oferta los procedimientos y
herramientas a utilizar para poder llevar a cabo el seguimiento
y control del proyecto. Asimismo, el adjudicatario, durante el
plazo de ejecución del contrato, propondrá las mejores de
calidad que estime oportunas, para optimizar la actividad
desarrollada.
Esta actividad comprende desde el momento de la adjudicación del
contrato hasta el final del contrato.
Para ello, al menos se definirán los siguientes órganos de gobierno
que quedarán establecidos durante la primera semana de contrato:
Comité Director formado por el Director de Proyecto, el jefe de
Proyecto y los representantes del Departamento de RRHH y el
Económico-Financiero de SAG, así como el Responsable del
Contrato y el Jefe de Proyecto del adjudicatario. Los objetivos
del Comité Director son:
o Revisar los informes preparados por el Jefe de Proyecto
del adjudicatario, en relación al estado de los
compromisos contractuales, así como la ejecución del
Contrato.
o Revisar los informes de satisfacción de los Usuarios
Finales en relación con la prestación del Contrato.
o Discutir los eventos significativos ocurridos desde la
reunión anterior del Comité Director.
o Revisar y controlar el grado de avance del proyecto así
como la consecución de Niveles de Servicio y de la
aplicación de las penalizaciones asociadas.
o Dar solución a los conflictos que vengan del comité de
Seguimiento.
Comité de seguimiento formado por el Director de Proyecto,
el Jefe de Proyecto y los representantes de los departamentos
económico-financiero y de RRHH de SAG, el Jefe de Proyecto
del adjudicatario, así como todo recurso técnico o funcional
14
que por ambas partes se consideren necesarios. La actividad
del Comité de Seguimiento se centrará en el seguimiento de
las actividades relacionada por la definición, análisis,
implantación, formación, soporte y mantenimiento de MS
Dynamics NAV 2016.
Se organizará la estructura adecuada de grupos de trabajo y/o
comisiones especializadas necesarias para llevar a cabo los
trabajos, para lo cual se tendrá en cuenta la propuesta organizativa
del adjudicatario, que deberá estar incluida en la oferta, así como la
periodicidad, naturaleza y objetivos de los Comités.
Estos aspectos deberán ser acordados definitivamente entre el
adjudicatario y SAG durante la primera semana de ejecución del
contrato.
En cualquier caso, el Director del Proyecto de SAG podrá requerir a
cualquier miembro del personal del adjudicatario reuniones
específicas cuando SAG lo considere necesario para el buen
funcionamiento del proyecto.
Las actividades mínimas a realizar por el adjudicatario para estos
órganos de gobierno son los siguientes:
Planificar y realizar el seguimiento de las diferentes actividades
a realizar durante la ejecución del proyecto de manera que se
asegure el cumplimiento de los hitos.
Realizar el seguimiento y control de riesgos del proyecto que
dificulten la consecución del cumplimento de plazos de
implantación.
Realizar el aseguramiento de la calidad del proyecto en los
aspectos asociados a la gestión de documentación,
desarrollos, aseguramiento del cumplimiento de hitos y
entregables, etc.
Gestión de las Peticiones que producen cambios de requisitos.
Actualización del Plan de Proyecto, así como de cualquier otro
documento de planificación cuando éstos se vean afectados.
Aseguramiento de que todos los entregables de
documentación del proyecto son actualizados cuando éstos se
vean afectados.
Revisar y aprobar los mantenimientos evolutivos.
Revisar las valoraciones de los trabajos fuera del alcance del
contrato y elevarlos para su aprobación al Comité Director.
Elevar al Comité Director, aquellos puntos de no acuerdo entre
las partes para su resolución.
15
Entregables asociados a estas actividades por parte del
adjudicatario:
Informes periódicos de seguimiento del proyecto
Informe de análisis de Acuerdo de Nivel de Servicio.
Actas
Actualización de Plan de Proyecto y de cualquier otro
documento afectado por cambios.
La documentación resultante de la realización de las actividades referidas en los anteriores apartados será entregada a SAG en formatos electrónicos estándar, que en su caso expedirá las correspondientes certificaciones de conformidad para cada una de las partes del contrato que vayan siendo entregadas. Además la documentación propia del sistema MS Dynamics NAV 2016 y de la referida en los apartados anteriores el contratista entregará como mínimo la siguiente documentación:
Documento de Arquitectura Hardware y software, incluyendo detalle
de las modificaciones realizadas al estándar de NAV y diseño
detallado, manuales de referencia, etc., de cualquier desarrollo o
librería que forme parte de la Arquitectura propuesta.
Propuesta de Migración de Datos desde el ERP de SAP, indicando
detalladamente, los procesos de extracción y carga de cada una de
las tablas implicadas en la migración.
Extracto del Modelo de Datos de NAV que sea aplicable al ámbito del
proyecto con detalle de las modificaciones respecto al estándar.
Análisis de Requisitos del Sistema.
Especificaciones Funcionales del Sistema.
Plan de Proyecto detallado para cada una de las Fases.
Plan de Pruebas de Usuario.
Plan de Formación.
Manuales de usuario, Administrador y Operación de MS y
adaptaciones.
Plan de contingencia, teniendo previstas las contingencias más
comunes en sistemas de similares características.
3 EQUIPO DE TRABAJO Y LUGAR DE PRESTACIÓN DE LOS
SERVICIOS
3.1 Equipo de trabajo
El licitador deberá proponer un equipo de trabajo formado por un Jefe de proyecto y un equipo de consultores, compuesto por el número de integrantes que se estime necesario para el cumplimiento de los
16
objetivos y plazos del proyecto. En relación con los profesionales responsables de la ejecución del Trabajo:
Deberán disponer de la calificación necesaria y de la titulación
adecuada a la naturaleza de los trabajos, así como un profundo
conocimiento y experiencia de los aspectos funcionales y técnicos
relacionados con el objeto del presente pliego. Se pide como mínimo
4 años de experiencia demostrable en proyectos con MS Dynamics
NAV.
Al menos el 70% del personal asignado al proyecto deberá estar
certificado en MS Dynamics NAV por el fabricante del producto.
Se considera que la correcta realización de las tareas asignadas requiere una dedicación intensa durante toda la vigencia del contrato, por lo que al configurar la oferta debe expresarse, además de los datos relativos a la cualificación profesional y experiencia del equipo de trabajo propuesto, la dedicación prevista a las tareas asignadas de cada uno de sus componentes.
3.2 Lugar de desempeño de los trabajos
El desempeño de las tareas durante la dedicación ofertada se hará efectivo en el lugar que determine SAG, estando previsto que dada la naturaleza de la prestación, este lugar esté ubicado en las oficinas de SAG en Sagunto en Av/ Fausto Caruana s/n. A petición del adjudicatario, SAG puede autorizar el desempeño de determinadas tareas en algún centro de operaciones del adjudicatario, en cuyo caso deberá comunicar a SAG la ubicación de dicho centro. Los servicios de soporte y mantenimiento remoto deberán ser prestados desde las instalaciones del adjudicatario, indicando al comienzo de la prestación la ubicación de las mismas.
3.3 Cambios en el equipo de trabajo
SAG se reserva la facultad de solicitar, en cualquier momento, antes o después de la adjudicación y durante el curso de los trabajos, cualquier tipo de documento complementario, en orden a la comprobación de cuantos datos haya ofrecido la empresa adjudicataria, tanto respecto a la misma como al equipo de trabajo. A la constitución inicial de equipo de trabajo, el equipo humano que se incorporará tras la formalización del contrato para la ejecución de los trabajos deberá estar formado por los componentes relacionados en la oferta adjudicataria. La autorización de cambios puntuales en la composición del mismo requerirá de las siguientes condiciones:
Justificación escrita, detallada y suficiente, explicando el motivo que
suscita el cambio.
17
Traspaso de conocimiento a cargo del adjudicatario, entre el recurso
saliente y el entrante.
Presentación de posibles candidatos con un perfil de cualificación
técnica igual o superior al de la persona que se pretende sustituir.
Aceptación por el Director de Proyecto designado por SAG de
alguno de los candidatos.
Durante la ejecución del contrato, SAG podrá verificar los conocimientos y experiencia profesional del personal que conforma el equipo de trabajo y gestión del adjudicatario par el proyecto objeto de este contrato. No obstante, la falsedad en el nivel de conocimientos técnicos del personal ofertado, así como la sustitución de alguno de los componentes del equipo adscrito a la ejecución de los trabajos sin observar el procedimiento y requisitos exigidos en los apartados siguientes, facultará a SAG para instar la resolución del contrato. La valoración final de la calidad de los trabajos desarrollados por las personas adscritas a la ejecución del contrato corresponde al Director del Proyecto designado por SAG, siendo potestad suya solicitar el cambio de cualquiera de los componentes del equipo de trabajo, con un preaviso de diez días, por otro de igual categoría, si existen razones justificadas que lo aconsejen. Asimismo, SAG podrá exigir la incorporación de más miembros al equipo de trabajo o refuerzos, cuando sean necesarios para garantizar el cumplimiento de cada uno de los plazos comprometidos por el adjudicatario en su Propuesta Técnica, de tal forma que se asegura la finalización de las fases en tiempo y forma. Ahora bien, si fuera la firma adjudicataria la que propusiera el cambio de una de las personas del equipo de trabajo, se deberá solicitar por escrito con quince días de antelación, exponiendo las razones que obligan a la propuesta y cumpliendo el procedimiento arriba descrito para la autorización de cambios puntuales en la composición del equipo de trabajo. En su caso, el cambio deberá ser aprobado por el Director de Proyecto designado por SAG.
4 PROPIEDAD DE LOS TRABAJOS
Sin perjuicio de lo dispuesto para la legislación vigente en materia de Propiedad intelectual, el adjudicatario acepta expresamente que todos los estudios y documentos, así como los productos y subproductos elaborados por el adjudicatario como consecuencia de la ejecución del contrato serán propiedad de SAG, quien podrá reproducirlos, publicarlos y divulgarlos, total o parcialmente, sin que pueda oponerse a ello el adjudicatario autor material de los trabajos. El adjudicatario renuncia expresamente a cualquier derecho que sobre los trabajos realizados como consecuencia de la ejecución del contrato
18
pudieran corresponderle, y no podrá hacer ningún uso o divulgación de los estudios y documentos utilizados o elaborados en base a este pliego de condiciones, bien sea en forma total o parcial, directa o extractada, original o reproducida, sin autorización expresa de SAG. Específicamente todos los derechos de explotación y titularidad de las aplicaciones informáticas y programas de ordenador desarrollados al amparo del contrato corresponden única y exclusivamente a SAG.
Se tendrá como excepción a lo expuesto en este apartado las reservas en materia de Propiedad intelectual que se especifican en el contrato de Licencia de Microsoft Dynamics 2016
5 POLÍTICA DE CALIDAD
La totalidad de los trabajos a desarrollar en el marco del contrato se
ajustarán a lo contenido en una metodología de gestión de proyectos de
reconocido prestigio, en cuyo caso deberá ser propuesta y explicada con
detalle por el adjudicatario en su oferta.
Durante el desarrollo de los trabajos y la ejecución de las diferentes fases
del proyecto, SAG podrá establecer controles de calidad sobre la actividad
desarrollada y los productos obtenidos.
SAG se reserva el derecho de rescindir el contrato si se considera que la
empresa adjudicataria no ofrece un servicio de calidad acorde con los
objetivos descritos.
Se valorará que la empresa adjudicataria disponga de un sistema de
calidad, así como su aplicación práctica a los trabajos a realizar en el marco
del proyecto.
EN EL ANEXO DE LAS CONDICIONES SE DA INFORMACIÓN DE LA
ORGANIZACIÓN INTERNA DE LA EMPRESA.
6 SEGURIDAD Y CONFIDENCIALIDAD
El adjudicatario queda expresamente obligado a mantener absoluta
confidencialidad y reserva sobre cualquier dato que pudiera conocer con
ocasión del cumplimiento de contrato, especialmente los de carácter
personal, que no podrá copiar o utilizar con fin distinto al del objeto del
proyecto, ni tampoco ceder a otros ni siquiera a efectos de conservación.
Cualquier consulta técnica deberá realizarse por correo electrónico: [email protected]
F. Procedimiento y forma de adjudicación:
19
Procedimiento abierto Criterios de adjudicación y su ponderación:
CRITERIOS VALOR
Oferta económica 60%
Oferta técnica 40%
Puntuación total 100%
La oferta económica (de 0 a 180 puntos) se valorara de acuerdo al siguiente criterio: Vi=Pm/Pi * N Siendo Vi =valoración de la oferta en cuestión. Pm=el importe de la menor oferta. Pi=el importe de la oferta a valorar. N=180 puntos (Puntos máximos del criterio de valoración)
Oferta económica 180 puntos (Se considerará baja temeraria
cuando el precio de la oferta más económica diste de la
anteriormente más económica en más de un 30%) Informar de los
costes de formación para los próximos 3 años en diversas materias
y exámenes de certificación. También se informará del coste hora
para próximos desarrollos por perfil de empleado. Puntuación
acorde a fórmula del pliego de cláusulas administrativas.
ESTRUCTURA, CONTENIDO DE LA OFERTA Y PUNTUACIONES DE LA
OFERTA TÉCNICA
Las ofertas técnicas que se presenten deberán contener, como mínimo
los siguientes puntos:
Índice
Visión del proyecto
Solución técnica: descripción de la solución propuesta 35
puntos(se entiende que la parte standard se cubrirá en todas las
propuestas por igual salvo en nóminas, por tanto, se puntuará:
XBRL 5 puntos, Factura Electrónica 5 puntos, Modelos oficiales y
sociedades 5 puntos, prorratas IVA y circuito de autorizaciones
20
compra 5 puntos, Nominas funcionario 5 puntos, Creta 5 puntos,
solución para integración de variables nóminas por interface 5
puntos)
o En ella se informará de la funcionalidad cubierta por standard
y la cubierta fuera de éste. Se indicará especialmente en la
parte no cubierta por el standard y para cada apartado,
especialmente en los apartados que puntúan, en qué
empresas se ha implantado e indicarse los datos de contacto
para poder hablar con ellas y pedir referencias. Se dará 1
punto por tener la funcionalidad desarrollada y puesta en
cada empresa que se mencione con un máximo de 5.
Metodología de desarrollo de los trabajos. Mecanismos de
aseguramiento de la calidad de los trabajos 5 puntos. Se darán los
5 puntos a aquellos que cumplan metodología certificada por
organismos de renombre. Y contemplen la gestión del cambio con
actuaciones especiales para ello. 2 puntos para los que solo tengan
alguno de los dos requisitos y ninguno par los que no cumplan ni
una ni otra.
Plan de trabajo 5 puntos. 5 puntos para el ofertante que más
recursos incluya y de mayor perfil (se multiplicarán las horas x2 a
perfiles superiores y x1 a los inferiores) y 0 para el que menos. Los
ofertantes que pongan recursos intermedios se ponderarán y
redondearán por método científico.
Organización del trabajo. Instrumentos de dirección y seguimiento
de los trabajos. Herramientas de apoyo.5 puntos. 5 puntos para el
ofertante que más hitos incorpore y 1 para el que menos incorpore.
Los ofertantes que pongan recursos intermedios se ponderarán y
redondearán por método científico.
Descripción del equipo de trabajo, adjuntando por cada
componente del equipo: 10 puntos (5 para el jefe de proyecto y para
el responsable comercial y 5 para los consultores). Se dará máxima
puntuación al ofertante que más años de experiencia en proyectos
tenga x mayor número de certificaciones MS dynamics Nav tenga x
empresas públicas implantadas. 0 al que menos tenga y Los
ofertantes con puntuaciones intermedias se ponderarán y
redondearán por método científico.
o Currículum Vitae, en el que se indicarán la formación y los
proyectos en los que ha participado, qué papel adquirió en
esos proyectos y qué funcionalidad desarrolló, así como las
21
certificaciones alcanzadas en tecnologías relacionadas con el
proyecto.
o Definición breve de las funciones que desempeñará en el
proyecto.
o Copia de las certificaciones aportadas.
Garantía. 10 puntos. No se abonarán al completo los servicios
informáticos de programas que no se dejen en marcha y
funcionando correctamente. Se espera que el proyecto finalmente
sea un proyecto con entrega “llave en mano” con validación total a
los 6 meses. 10 puntos al ofertante que mayor plazo de garantía
ofrezca y 0 al que menos. Puntuaciones intermedias a ponderar en
garantías temporales intermedias.
Mantenimiento y Soporte postventa. 20 puntos. 12 puntos para
aquellos que den tiempos de respuesta más cortos para resolución
de incidencias a SAG, 0 puntos para el que menos y se ponderarán
el resto de resultados. 8 puntos para: media de rotación de la
plantilla de la empresa x número de técnicos Navision con
certificaciones (se aportará relación) en la empresa x número de
empleados en asesoría subcontratada, 0 puntos para el ofertante
con menor puntuación y se ponderarán el resto de resultados.
Mejoras a la oferta 20 puntos. Procesos de workflows gráficos y
asistentes enlazados con documentación 5 puntos. Interface para
introducir incidencias de nóminas 10 puntos. Otras mejoras 5
puntos. Tolo el que aporte alguna de estas mejoras obtendrá la
puntuación máxima.
Experiencias en proyectos similares, especialmente empresas
públicas con implantación de funcionalidad similar. 10 puntos. 5
puntos a la empresa que más implantaciones de funcionalidad
específica (PMP según ley, XBRL para rendición de cuentas) haya
puesto en empresas públicas y 5 para la empresa que más
implantaciones de funcionalidad similar haya puesto en empresas
públicas. 0 puntos en cada apartado para la que menos y el resto
se ponderará la puntuación.
TOTAL OFERTA TÉCNICA: 120 PUNTOS
TOTAL OFERTA ECONÓMICA Y TÉCNICA: 300 PUNTOS
G. Plazo de adjudicación desde la apertura de proposiciones: Diez días máximo hábiles.
22
H. Plazos de ejecución:
El plazo de entrega no será en ningún caso superior a 8 meses desde la adjudicación definitiva, pudiendo penalizarse con 50.-euros por día de retraso.
I. Pago: Se realizará mediante transferencia bancaria de la siguiente forma; se abonará un 30% a la firma del proyecto, un 40% en dos hitos separados en el tiempo durante el avance del proyecto, otro 20% a la finalización, puesta en marcha y correcto funcionamiento. El 10% restante, se abonará a los seis meses o tras la validación total por parte de SAG de su correcto funcionamiento.
J. Perfil de Contratante:
www.sag.es
En caso de haber sido adjudicatarios recientemente de algún Concurso de la Sociedad Anónima de Gestión Sagunto, deberán hacerlo constar a efectos de reducir y simplificar la documentación a aportar en el mismo (escrituras, DNI, etc.). Documentación que se adjunta:
Anexo 1: Pliego de cláusulas administrativas particulares para contratación por procedimiento abierto de la S.A. de Gestión Sagunto.
Anexo 2: Modelos de documentación a cumplimentar para entregar junto a la oferta.
Anexo 3: Anexo de condiciones.
Sagunto, a 23 de febrero de 2016
El Director General
Fdo. Enrique Catalá Belda
