STANDAR OPERATING PROCEDUREINVENTARISASI BARANG

UIN SUNAN KALIJAGA 

TUJUAN

Dalam rangka meningkatkan dan menyempurnakan aspek ketatalaksanaan dalam

bidang perlengkapan diperlukan suatu pedoman pelaksanaan yang dapat dijadikan

dasar , tuntunan dan pegangan, dalam melakukan pengelolaan barang milik/kekeyaan

negara di lingkungan UIN Sunan Kalijaga.

Salah satu cara untuk memperoleh data yang benar, lengkap, mutakhir dan dapat

dipertanggungjawabkan adalah melaksanakan pembukuan dan inventarisasi barang

secara tertib, teratur, dan terarah menurut ketentuan yang berlaku.

SOP ini bertujuan untuk memberikan penjelasan mengenai :

1.      Tercapainya tertib administrasi pengelolaan barang milik/kekayaan negara

2.      Mempermudah pengawasan dan penyelamatan barang milik/kekayaan negara

3.      Mempermudah dalam menghitung kekayaan negara

4.      Tercapainya penghematan keuangan negara

 

RUANG LINGKUP

1. Menyediakan data untuk merencanakan dan menentukan kebutuhan barang-

barang milik/kekayaan negara

2. Memberikan informasi untuk dijadikan bahan masukan untuk pengadaan barang

milik/kekayaan negara

3. Menjadi pedoman  dalam pendistribusian barang milik/kekayaan negara

4. Memberikan informasi dalam pemeliharaan barang milik/kekayaan negara

5. Menyediakan data/informasi dalam menentukan kondisi barang milik/kekayaan

negara ( tua, rusak, berlebih ) dan penghapusan serta pertanggungjawabannya

6. Membina katalogisasi dan standarisasi barang milik/kekayaan negara.

 

DEFINISI ( PENGERTIAN-PENGERTIAN )

1. Pedoman Pembukuan dan inventarisasi barang milik/kekayaan negara di

lingkungan UIN Sunan Kalijaga adalah rangkaian ketentuan yang harus

dilaksanakan dan dijadikan pegangan, tuntutan dan dasar dalam melakukan

pembukuan dan inventarisasi barang milik/kekayaan negara di lingkungan UIN

Sunan Kalijaga.

2. Pembukuan Barang milik/kekayaan negara adalah kegiatan untuk melakukan

pencatatan barang milik/kekayaan negara baik data asal barang, penempatan

barang di unit kerja, mutasi barang maupun inventarisasi barang

3. Inventarisasi adalah kegiatan untuk melakukan pencatatan dan pendaftaran

barang milik/kekayaan negara pada suatu saat tertentu

4. Barang Milik/Kekayaan Negara adalah semua barang milik negara yang

berasal/dibeli dengan dana yang bersumber untuk seluruhnya atau sebagian dari

APBN ataupun dengan dana dari luar APBN yang dikuasai/dibawah pengurusan

Departemen, Lembaga-lembaga Negara, Lembaga Non Pemerintah Non

Departemen serta unit-unit di dalam lingkungannya yang terdapat baik di dalam

maupun di luar negeri.

5. Barang adalah bagian dari kekayaan negara yang terdiri dari satuan-satuan

tertentu yang dapat dihitung, diukur, ditimbang dan tidak termasuk uang dan surat

berharga.

6. Barang bergerak adalah barang milik/kekayaan negara yang menurut sifat

penggunaannya dapt dipindah-pindahkan. Misalnya alat pengankut, peralatan

kantor, alat kesehatan dan lainnya.

7. Barang tidak bergerak adalah barang milik/kekayaan negara yang menurut

aturan perundang-undangan yang berlaku ditetapkan sebagai barang tidak

bergerak misalnya tanah, bangunan, dermaga, landasan dan lainnya.

8. Barang persediaan adalah barang yang merupakan bagian dari kekayaan negara

yang masih disimpan dalam ruang penyimpan ( gudang ) dan belum digunakan

dalam kegiatan dinas.

9. Barang pakai habis adalah barang yang merupakan bagian dari kekayaan negara

yang menurut sifatnya dipakai habis untuk keperluan dinas atau jangka waktu

pemakaian kurang dari 1 tahun

10. Barang Inventaris adalah barang yang merupakan bagian dari kekayaan negara

baik berupa barang bergerak maupun tidak bergerak yang berada dalam

penguasaan dan pengurusan departemen/non departemen yang jangka waktu

pemakaiannya lebih dari 1 tahun dan telah digunakan dalam kegiatan dinas.

11. Daftar Inventaris barang adalah daftar yang memuat catatan barang inventaris

yang berada dalam lingkungan satuan kerja.

 

PENGGUNA ( USER )

1.      Pengguna barang milik/kekayaan negara  adalah satuan Unit Kerja di lingkungan

UIN Sunan Kalijaga yang melakukan kegiatan dinasnya  sesuai dengan tugas pokok

dan fungsinya serta   tujuan pengadaan barang oleh  pihak UIN Sunan Kalijaga.

2.      Pengguna SOP Pembukuan dan Inventarisasi Barang Milik/Kekayaan Negara

adalah Bagian Inventaris Kekayaan Negara ( Ka.Bagian Rumah Tangga UIN Sunan

Kalijaga

Buku Inventaris adalah buku yang mencatat barang inventaris yang berada dalam

Kantor/ Satuan Kerja/Proyek

http://adhiewibowo.wordpress.com/2008/10/10/pengelolaan-inventaris-muhammadiyah/

 

PENGELOLAAN INVENTARIS   MUHAMMADIYAH Posted on October 10, 2008 by adhiewibowo

Oleh :ISMET WIBOWO, BA

PENGELOLAAN INVENTARIS

I. PENDAHULUANDalam Rangka meningkatkan pelaksanaan salah satu fungsi administrasi, yaitu mencatat secara rapi dan teratur pengadaan sarana berupa perlengkapan atau barang-barang yang menjadi hak milik persyarikatan memegang peranan yang sangat penting. Hal ini berkaitan dengan erat dari akibat dikeluarkan biaya untuk pembelian barang-barang yang menjadi inventaris/hak milik persyarikatan yang harus dipertanggungjawabkan pada tiap akhir tahun, sebagaimana tersebut pada ART Muhammadiyah pasal 29 ayat 3.Pelbagai macam nama/jenis perlengkapan/barang baik yang dikelola oleh pimpinan persyarikatan termasuk majelis atau bagian maupun yang dikelola langsung oleh unit-unit amal usaha (sekolah-sekolah, panti asuhan, rumah sakit dll.) masih banyak yang belum diketahui secara langsung, karena belum terdapat tata pencatatan barang yang dianggap baik dan sama atau seragam.Menyadari akan hal tersebut dan sambil menunggu pedoman dari Pimpinan Pusat Muhammadiyah, Pimpinan Wilayah Muhammadiyah DIY merasa perlu menyusun buku petunjuk pengelolaan inventaris/hak milik persyarikatan, bagi pimpinan Muhammadiyah, termasuk majelis, bagian dan unit amal usaha di DIY, sehingga dapat melaksanakan pencatatan atau pengadministrasian inventaris/hak milik persyarikatan secara mudah dan seragam.Maksud dan tujuan Petunjuk Pengelolaan Inventaris/Hak Milik Persyarikatan adalah untuk menyeragamkan tata cara pengadministrasian pengelolaan inventaris di seluruh eselon pimpinan (ranting, cabang, daerah, wilayah) majelis, bagian maupun unit-unit amal usaha, yaitu sekolah-sekolah dari SD, SLTP, SLTA Muhammadiyah dan unit amal usaha lainnya.

II. INVENTARISASIA. PENGERTIANYang dimaksud dengan inventarisasi adalah kegiatan melaksanakan pengurusan, penyelenggaraan, pengaturan, pencatatan dan pendaftaran barang inventaris/hak milik.Daftar barang inventaris /hak milik adalah suatu dokumen berharga yang menunjukkan sejumlah barang milik persyarikatan Muhammadiyah dan dikuasai pimpinan persyarikatan; yang berada di majelis-majelis daan bagian maupun yang berada di seluruh unit amal usaha, bauk yang bergerak maupun yang tidak bergerak.Adanya daftar inventaris yang lengkap, teratur dan berkelanjutan di semua tingkat eselon pimpinan persyarikatan mempunyai fungsi dan peranan yang sangat dihajatkan dalam rangka :1. Tertib administrasi dan tertib barang/hak milik,2. Pendaftaran, pengendalian dan pengawasan setiap hak milik,3. usaha untuk memanfaatkan penggunaan setiap barang/hak milik secara maksimal

dalam melancarkan pencapaian maksud dan tujuan persyarikatan,4. Menunjang pelaksanaan Penyelenggaraan Pimpinan Persyarikatan.

B. PELAKSANAAN INVENTARISASIDalam usaha tertib administrasi pengelolaan barang/hak milik persyarikatan, semua eselon pimpinan termasuk majelis dan bagian maupun pimpinan unit-unit amal usaha, melaksanakan pencatatan dengan mengggunakan buku sebagai berikut :1. Kartu inventarisasi ruangan (format inventaris 1)2. Kartu inventarisasi barang (format inventaris 2-1 s.d. 2.4)3. Buku inventaris barang (format inventaris 4)Pengertian masing-masing jenis kartu dan buku adalah sebagai berikut :a. Kartu inventaris ruangan dibuat ditempatkan dalam setiap ruangan kantor persyarikatan atau amal usaha yang memuat segala jenis barang yang ada dalam ruangan itu.b. Kartu inventaris barang adalah kartu yang berisi catatan barang inventaris yang terpisah atau kumpulan lengkapc. Buku inventaris merupakan buku yang berisi semua catatan barang yang berasal dari format inventaris 1 dan format inventaris 2 secara lengkap dan terperinci

C. MUTASI BARANGMutasi barang terjadi karena bertambah dan berkurang.1. Bertambah, dapat disebabkan :a. Pengadaan baru karena pembelianb. Adanya sumbangan, wakaf atau hibahc. Penyewaand. Perubahan peningkatan kuantitas2. Berkurang, dapat disebabkan :a. Rusak/hilangb. Dihibahkan/atau disumbangkan atas keputusan rapatc. Dijual atau ditukartambahkan atas dasar keputusan rapat pimpinan

D. APARAT PELAKSANASebagaimana halnya dengan pengelolaan keuangan, maka pengelolaan inventaris/hak milik menganut sistem pengurusan umum/pengurusan unsur penguasaan/penanggung jawab dan pengurusan khusus (pengurusan bendaharawan) yaitu pengurusan yang mengandung kewajiban untuk menerima, mencatat, menyimpan, mengatur penggunaan, memelihara dan mempertanggungjawabkan inventaris yang dimiliki persyarikatan.Pimpinan persyarikatan berwenang mengatur dan bertanggung jawab atas penyelenggaraan administrasi penggunaan dan perawatan barang-barang inventaris di tingkatnya masing-masing.

E. PELAPORANPimpinan persyarikatan masing-masing tingkat berkewajiban membuat laporan tahunan tentang kekayaan/kehartabendaan yang dimiliki termasuk yang dikelola majelis-majelis/bagian-bagian serta unit amal usaha dan disampaikan kepada pimpinan di atasnya dengan format inventaris 5

Mekanisme penyampaian inventarisasi barang dilaksanakan sebagai berikut :F. KODE LOKASI DAN KODE BARANGSemua barang inventaris yang dikuasai dan menjadi tanggung jawab pimpinan persyarikatan, majelis-majelis/bagian-bagian dan unit-unit amal usaha harus diberi tanda hak milik persyarikatan dengan kode lokasi dan kode barang seperti contoh :

Keterangan :A : kode lokasi di kantor pimpinan persyarikatan01 : tanah00 : masih kosong (belum dimanfaatkan)81 : tahun perolehan01 : nomor register

Pada dasarnya barang yang dimiliki atau dikuasai pimpinan persyarikatan, majelis-majelis, bagian dan unit amal usaha dibagai 10 bidang :No. Urut Bidang Kode1. Tanah 012. Bangunan Gedung 023. Alat-alat angkutan 034. Alat-alat kantor dan rumah tangga 045. Alat-alat studio 056. Alat-alat kedokteran 067. Alat-alat laboratorium 078. Buku perpustakaan 089. Alat kesenian dan kebudayaan 0910. Tanda-tanda penghargaan 10

Kode Barang dan Kode Lokasi serta pengelompokannya disesuaikan dengan indeks surat-surat MUHAMMADIYAH YANG BERLAKU SEJAK 1 JANUARI 1969, contoh :Keterangan :E : Kode lokasi (milik PWM DIY) yang berada/dikelola oleh PWM Majelis P&K03 : Kode barang berwujud Gedung01 : Kode barang Gedung untuk Kantor82 : Tahun perolehan/membangun01 : Register/Nomor urut jumlah barang

G. CARA MEMBERI LABEL DAN KODE BARANGSetiap barang yang dikuasai oleh pimpinan persyarikatan, majelis atau bagian serta unit amal usaha diberi LABEL PEMILIK dan nomor kode. Nomor kode barang dan lokasi serta pengelompokannya disesuaikan dengan indek surat-surat Muhammadiyah yang berlaku sejak 1 Januari 1969.Kode barang yang berada di unit-unit amal usaha (yang berada di sekolah, rumah sakit, panti asuhan dan sebagainya), dengan memberikan tambahan angka dibelakang kode organisasinya.Kode barang dan kode lokasi ditulis sebagai berikut :A : Barang-barang yang dikelola dan ditempatkan di pimpinan persyarikatan (wilayah,

daerah, cabang dan ranting)B : Barang-barang yang dikelola dan ditempatkan di Majelis TablighC : Barang-barang yang dikelola dan ditempatkan di MajelisTarjihD : Barang-barang yang dikelola dan ditempatkan di Biro HikmahE : Barang-barang yang dikelola dan ditempatkan di Majelis Pendidikan dan KebudayaanE-1 : Barang-barang yang ada di Sekolah DasarE-2 : Barang-barang yang ada di SLTP/TsanawiyahE-3 : Barang-barang yang ada di SLTA/AliyahE-4 : Barang-barang yang ada di SLTA KejuruanE-5 : Barang-barang yang ada di Perguruan TinggiF : Barang-barang yang dikelola dan ditempatkan di Majelis Bagian PKUG : Barang-barang yang dikelola dan ditempatkan di Majelis PustakaH : Barang-barang yang dikelola dan ditempatkan di Majelis Ekonomi

III. PENGHAPUSANA. PENGERTIANYang dimaksud dengan penghapusan ialah kegiatan meniadakan barang-barang milik persyarikatan , sehubungan dengan tidak berfungsinya barang-barang tersebut.

B. PENGHAPUSANPada prinsipnya barang dihapuskan disebabkan karena :1. Rusak berat atau setidak-tidaknya sudah tidak bermanfaat lagi untuk kepentingan persyarikatan, misalnya : karena hilang, tidak diperlukan lagi, rusak berat, dan sudah waktunya dihapuskan.2. Ketentuan penghapusan :Berdasarkan keputusan Rapat Pimpinan Persyarikatan dan pelaksanaannya dilakukan dengan berita acara penghapusan.Sumber :

http://fe.elcom.umy.ac.id/file.php/64/Draft_Pengelolaan_Inventaris_Muhammadiyah.doc

Filed under: Uncategorized

« Otomasi Perpustakaan Manual Athenaeum Light   6.0 Nonton TV di   Internet »

http://perlengkapan.auk.uns.ac.id/pedoman/inventaris/inventaris.html

PELAKSANAAN INVENTARISASIBARANG MILIK / KEKAYAAN NEGARA

TUJUAN INVENTARISASI

KESEMPURNAAN PENGURUSAN & PENGAWASAN TATA USAHA KEUANGAN NEGARA

TERCAPAINYA PENGAWASAN YANG EFEKTIF TERHADAP KEUANGAN/ KEKAYAAN NEGARA

FUNGSI INVENTARISASI

MENCATAT & MENGHIMPUN DATA ASET YANG DIKUASAI DEPARTEMEN;

MENYIAPKAN & MENYEDIAKAN BAHAN LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN ATAS PENGUASAAN DAN PENGELOLAAN ASET NEGARA

MENYIAPKAN & MENYEDIAKAN BAHAN ACUAN UNTUK PENGAWASAN ASET NEGARA;

MENYEDIAKAN INFORMASI MENGENAI ASET NEGARA YANG DIKUASAI DEPARTEMEN SBG. BAHAN UTK PERENCANAAN KEBUTUHAN, PENGADAAN & PENGELOLAAN PERLENGKP. DEPARTEMEN;

MENYEDIAKAN INFORMASI TENTANG ASET YANG DIKUASAI DEPARTEMEN UNTUK MENUNJANG PERENCANAAN & PELAKSANAAN TUGAS DEPARTEMEN.

SASARAN INVENTARISASI adalah SEMUA BARANG MILIK NEGARA yang DIBELI, DIDAPAT, DIHASILKAN baik secara SEBAGIAN maupun KESELURUHAN Melalui APBN atau diperoleh di luar APBN sesuai peraturan perundangan yang berlaku (Pada dasarnya adl. Barang-barang yang umur pakai/ teknisnya lebih dari satu tahun), meliputi:

BRG TIDAK BERGERAK seperti TANAH, BANGUNAN DLL. BARANG BERGERAK seperti KENDARAAN, PERALATAN BESAR,

PERALATAN LABORATORIUM, PERALATAN KANTOR DLL. BARANG PERSEDIAAN dalam Gudang & Tempat penyimpanan lainnya.

ISTILAH DALAM INVENTARISASI

INVENTARISASI BARANGKegiatan untuk melakukan pencatatan & pendaftaran BMN pada suatu saat tertentu.

LAPORAN INVENTARISDaftar yang menunjukan catatan sejumlah BMN.

BARANG MILIK NEGARASemua barang yang berasal / dibeli dengan dana yg bersumber utk seluruhnya atau sebagian dari APBN atau yang diperoleh di luar APBN.

BARANGBagian kekayaan negara yg terdiri dari satuan –satuan tertentu yang dapat dihitung, diukur, ditimbang & dinilai, kecuali Uang.

BARANG TIDAK BERGERAKMenurut sifat & penggunaannya tidak dapat dipindah-pindahkan

BARANG BERGERAKMenurut sifat & penggunaannya dapat dipindahkan.

BARANG HABIS PAKAIMenurut sifatnya dipakai habis utk keperluan dinas atau jangka waktu pemakaiannya kurang dari satu tahun.

BARANG PERSEDIAANBarang yang masih disimpan dalam Gudang dan belum digunakan dalam proses kegiatan dinas.

BARANG INVENTARISBarang yang berada dalam penguasaan & pengurusan Dept. yang jangka waktu pemakaiannya lebih dari satu tahun.

PENGURUS BARANGPejabat yang oleh negara diserahi tanggungjawab mengurus, mengatur, & membina Adm. maupun Fisik BMN.

BENDAHARAWAN BARANGPejabat yang oleh negara diserahi untuk: menerima, menyimpan, memelihara, dan mengeluarkan serta mempertanggungjawabkan Barang dalam Gudang.

PEMBINA BARANG INVENTARIS ( PEBIN )Menteri Pendidikan Nasional.

KUASA PEBINSekretaris Jenderal.

PENGUASA BRG INVENTARIS ( PBI )SETIAP PIMPINAN (ESELON I) UNTI UTAMA & PERGURUAN TINGGI.

PEMBANTU PENGUASA BRG INVENTARIS ( PPBI )Pejabat yang mendapat pelimpahan wewenang dari PBI untuk bertanggungjawab mengenai Pengelolaan BMN dlm satuan kerja tertentu yg berkaitan dgn kewenangan pengelolaan anggaran.

UNIT PEMAKAI BARANG (UPB)SATUAN KERJA yang dalam melaksanakan tugas sehari-hari diberi wewenang oleh PBI untuk mengurus dan menggunakan barang invt.

PENANGGUNGJAWAB PELAKSANA INV. ( PPI )SATUAN KERJA yang diberi wewenang oleh PPBI untuk mengawasi & mengkoordinasikan pelaks. pelaporan inventarisasi Pemakai Brg., yg mencakup dlm kawasan di bawah tanggungjawab UPB.

BUKU ( INDUK ) INVENTARISDOKUMEN UTK MENCATAT JUMLAH & NILAI SELURUH BARANG INVENTARIS YANG BERADA DI BAWAH PENGUASAAN TANGGUNGJAWAB UPB, PPBI, PBI dan PEBIN.

KARTU INVENTARIS BARANG ( KIB )KARTU YANG DIGUNAKAN UNTUK MENCATAT DATA ASAL INVENTARIS RIWAYAT SELAMA PENGGUNAAN, MUTASI DLL.BAGI BARANG-BARANG TERTENTU Seperti : TANAH, BANGUNAN, GEDUNG, ALAT ANGKUTAN & SENJATA API.

DAFTAR INVENTARIS RUANGAN ( DIR )DAFTAR YG MEMUAT CATATAN BARANG INV. YANG BERADA DALAM SETIAP RUANG KERJA, AULA, WISMA, SEKOLAH, RUMAH SAKIT, LAB. dsb.

DAFTAR INVENTARIS LAINNYA ( DIL ) DAFTAR YANG MEMUAT BARANG-BARANG INVT. YANG TIDAK TERTAMPUNG DALAM DIR & KIB.

BUKU CATATAN NON INVENTARISBUKU UNTUK MENCATAT SELURUH BARANG NON INVENTARIS atau BARANG YANG BELUM JELAS STATUS HUKUMNYA.

ORGANISASI & TATA CARA PELAKSANAAN INVENTARISASI

PEBIN (MENDIKNAS)WEWENANG &

TANGGUNGJAWAB

Melakukan Pembinaan dlm pengelolaan Inventaris, yang meliputi : PENGADAAN, PENATAUSAHAAN, PEMANFAATAN, PEMELIHARAAN DAN PENGHAPUSAN.

o Secara fungsional dilimpahkan kepada /dilakukan oleh:KUASA PEBIN / PBI (Sekretaris Jenderal)

o Secara operasional dilaksanakan oleh:KEPALA BIRO UMUM

PBI

Melakukan pengelolaan BMN di lingkungan masing-masing

Secara fungsional dilimpahkan kpd. SEKRETARIS UNIT UTAMA

Secara Operasional Inventarisasi dilaks. dgn. tanggungjawab penuh BAGIAN PERLENGKAPAN

 

PPBI

Bertanggungjawab scr operasional dlm pengelolaan BMN

Secara Fungsional dijabat oleh Pejabat khusus untuk itu.

UPB

Diberi wewenang dari PBI utk mengurus dan menggunakan Brg Inventaris, sesuai petunjuk & syarat, di bawah koordinasi Pejabat yg ditugasi.

UPB meliputi :

Unit Utama Pusat-pusat di lingkungan

Sekretariat Jendral

Satuan Kerja di daerah & di LN

 

INSTRUMEN PENCATATAN PELAPORAN & DOKUMEN INVENTARISASI BMN.

1. BUKU INDUK BRG. INVENTARIS2. DAFTAR INVENTARIS RUANGAN ( DIR )3. KARTU INVENTARIS BARANG ( KIB )4. DAFTAR INVENTARIS LAIN ( DIL )5. LEMBAR MUTASI BARANG TRIWULAN ( LMBT )

6. LAPORAN TAHUNAN ( LT )7. BUKU CATATAN NON INVENTARIS8. DAFTAR BARANG DALAM PROSES INVENTARIS

PENYELENGGARAAN PEMBUKUAN

Daftar Inventaris Ruang (DIR)o Pencatatan atas Brg Inv yg ada di Ruangano Hasil pencatatan diketik ke dlm DIRo Ditandatangani oleh Pemakai Barango ASLI ditempel pada masing-masing Ruango Lembar kedua mrpk bahan pembukuan

Kartu Inventaris Barang (KIB)o Pencatatan Brg Inventaris berupa TANAH, BANGUNAN GEDUNG,

ALAT ANGKUT dan BARANG LAIN Tertentuo Dibuat rangkap 3 (tiga);pertama untuk Arsip UPB, kedua untuk PBI, dan

ketiga untuk PEBIN Daftar Inventaris Lainnya (DIL)

Pencatatan barang tertentu yang karena kategorinya tidak tertampung dalam DIR maupun KIB

LEMBAR MUTASI BARANG TRIWULAN ( LMBT )PERUBAHAN ATAS KUANTITAS BRG INV PADA SETIAP TRIWULAN

o Berdasarkan keadaan penambahan / pengurangan selama 3 bln berjalan;o dikerjakan setiap akhir triwulan;o dibuat rangkap 2 ( Arsip UPB & dikirim ke PBI )o ditandatangani Penanggungjawab Pelaksana I

LAPORAN TAHUNAN ( LT )o DIBUAT UPB SETELAH THN ANGGARAN BERAKHIRo DISUSUN DGN CARA : Mengolah Data dari BUKU INVENTARIS

(berdasarkan Sub Kelp Brg) & Empat LMBT yg tlh disampaikan seblmnya.

o DIBUAT DlM RANGKAP 4 (empat) dengan perincian: Lembar 1, 2 & 3 dikirim kpd PBI paling lambat 14 hari stl berakhirnya TA dan Lembar 4 segabai Arsip UPB.

o ditandatangani Penanggungjawab Pelaksana Inv.

KLASIFIKASI & KODEFIKASI BARANG INVENTARIS DI LINGKUNGAN DEPDIKNAS( Instruksi Mendiknas No. 0/U/2001 Tgl. 23 Nopember 2001 )

KODE WILAYAH

023 04 03 189882 000 0000

DEPDIKNAS DITJEN DIKTI

WILAYAH SATKER UNIT KERJA / FAKULTAS

TAHUN

    JAWA TENGAH

UNIVERSITAS SEBELAS MARET

   

KODE BARANG INVENTARIS ( NOMOR BARANG INVENTARIS )

1 01 01 01 000. nomor urut barang

GOLONGAN BIDANG KELOMPOK SUB. KELOMPOK

SUB-SUB KELOMPOK

Barang tidak bergerak

1.00.00.00.000

Tanah

1.01.00.00.000

Tanah Persil

1.01.01.00.000

Tanah Bangunan Perumahan

1.01.01.01.000

Tanah Bangunan Rumah Negara Golongan I

1.01.01.01.001

Barang bergerak

2.00.00.00.000

Alat angkut

2.02.00.00.000

Alat Angkutan Darat Bermotor

2.02.01.00.000

Kendaraan Dinas Bermotor Perorangan

2.02.01.01.000

Sedan

2.02.01.01.001

CONTOH PENULISAN NOMOR INVENTARIS

MOBIL STATION WAGON KANTOR PUSAT

“ TOYOTA INNOVA”

 

Nomor Inventaris Barang

23.01.03.189882.01.20052.02.01.01.012.3668/DIPA/PNBP

Catatan:3668 adalah nomor urut dalam buku inventarisDIPA/PNBP adalahmenerangkan sumber dana

NOMOR KODE SATUAN KERJA UNIVERSITAS SEBELAS MARET

1 KANTOR PUSAT 001 12 F. MIPA 012

2 FSSR 002 13 PASCASARJANA 013

3 FKIP 003 14 UPT PERPUSTAKAAN 014

4 FKIP PGSD 004 15 UPT P2B 015

5 F. HUKUM 005 16 UPT LAB PUSAT MIPA 016

6 F. EKONOMI 006 17 UPT PORSIMA 017

7 F. ISIP 007 18 UPT MKU 018

8 F. KEDOKTERAN 008 19 UPT KOMPUTER 019

9 HIPERKES 009 20 LPPM 020

10 F. PERTANIAN 010 21 LPP 021

11 F. TEKNIK 011 22 UPT PNRBITN & PCTKN 022

 

Surakarta, 5 September 2005

Kepala Bagian Perlengkapan,

RUSDIAN RASIH HENDRATO

http://www.google.co.id/search?q=buku+induk+inventaris+sekolah+&btnG=Telusuri&hl=id&client=firefox-a&channel=s&rls=org.mozilla%3Aen-US%3Aofficial&sa=2ANALISIS INFORMASITATA USAHA DAN ADMINISTRASI

TATA USAHA SEKOLAH(Studi Kasus :SMP NEGERI 10KOTA PROBOLINGGO)DISUSUN OLEHNAMA : WIWIK WIDAYATI, S. SosUNIT KERJA : SMP N. 10 KOTA PROBOLINGGOE-MAIL : widayati63@yahoo.co.id

SMP NEGERI 10 KOTA PROBOLINGGOALAMAT : JL. SOEKARNO HATTA 263QKOTA PROBOLINGGOTELP. (0335) 427260

KATA PENGANTARPuji syukur kehadiran Allah SWT yang telah memberikan rahmad danhidayahnya kepada kita sehingga atas petunjukkNya dapat menyelesaikan kegiatanberupa pembuatan makalah dengan judul Analisis Informasi Tata Usaha danAdministrasi Tata Usaha Sekolah.Kami tahu Pengelolaan Program Administrasi Ketatausahaan SMPNegeri 10 Kota Probolinggo ini kurang sempurna, jadi saran dan kritik tetap kamiperlukan dan kepada semua pihak yang mendukukung terwujudnya penulisanmakalah ini kami sampaikan terimakasih,Probolinggo, 20 Desember 2007PenulisBAB IPENDAHULUAN1. Latar BelakangPendidikan Nasional berdasarkan Pancasila, bertujuan untuk meningkatkankualitas manusia Indonesia, yaitu manusia yang beriman dan bertaqwa terhadapTuhan Yang Maha Esa, berbudi pekerti luhur, berkepribadian, berdisiplin, bekerjakeras, tangguh, bertanggung jawab, mandiri, cerdas dan terampil serta sehatjasmani dan rohani.Salah satu tujuan Pendidikan Nasional di atas, berbagai kegiatan telah

dilakukan diantaranya dalam pengelolaan administrasi sekolah yang mencakupdiantaranya dalam peningkatan jenis mutu prasarana dan sarana pendidikan.Dalam rangka mewujudkan pencapaian tujuan Pendidikan Nasionaldimaksud, maka kegiatan-kegiatan tersebut di atas harus ditunjang oleh pelayananadministrasi sekolah yang teratur, terarah, dan terencana. Pelayanan administrasisekolah yang baik akan menunjang penyelenggaran proses belajar dan mengajaryang baik pula. Penyelenggaraan proses belajar yang baik akan dapatmeningkatkan hasil belajar siswa seperti yang diharapkan oleh tujuan PendidikanNasional yang hendak dicapai.Pelayanan administrasi sekolah yang baik harus mengikuti ketentuan danperaturan yang telah dikeluarkan oleh instansi atau unit yang relevan di lingkunganDepartemen Dinas Pendidikan Nasional.Agar semua sekolah dapat menyelenggarakan pendidikan di sekolah, sesuaidengan ketentuan dan peraturan administrasi sekolah yang berlaku, perlu disusunsuatu pedoman umum administrasi khusus untuk sekolah, yang memuat penjelasanmengenai cara pelayanan administrasi terhadap komponen-komponen pendidikandi sekolah untuk semua tingkat, jenis dan jenjang pendidikan.Pedoman tersebut diperlukan selain memantapkan pelaksana didalammenjalankan tugasnya disekolah, juga akan memudahkan pelaksanaan supervisidan evaluasi penyelenggaraan pendidikan di sekolah. Pelaksanaan teknis edukatifyang ditunjang oleh pelayanan administrasi yang efektif dan efisien akanmeningkatkan mutu hasil belajar siswa.2. TujuanKepala Sekolah adalah administrator pendidikan di lingkungan sekolah yangdipimpinnya. Sebagai administrator Kepala Sekolah harus memahami adanyakomponen-komponen tersebut didalam penyelenggaraan keseluruhan kegiatan

pendidikan di sekolah, menuju tercapainya tujuan pendidikan yang diharapkan.Kepala Sekolah harus memahami bagaimana cara mendayagunakan segala saranadan daya usaha pencapaian tujuan pendidikan di sekolah. Keseluruhan kegiatan diatas adalah merupakan kegiatan pengelolaan sekolah.BAB IIANALISIS ADMINISTRASI DAN TATA USAHA1. Pendekatan Administrasi SekolahAdiministrasi sekolah yang efektif dan efisien menggunakan beberapapendekatan yaitu :a. berorientasi kepada tujuan, yang berarti bahwa administrasisekolah menunjang tercapainya tujuan pendidikanb. berorientasi kepada pendayagunaan semua sumber (tenaga, danadan sarana) secara tepat guna dan berhasil guna.c. Mekanisme pengeloaan sekolah meliputi perencanaan,pengorganisasian, pelaksanaan, dan penilaian hasil kergiatanadministrasi sekolah harus dilakukan secara sistematis dan terpadu.Peranan Pedoman Administrasi bagi sekolah MenengahAdministrasi sekolah Menengah yang tertib dan teratur, sangatdiperlukan untuk meningkatkan kemampuan pengelolaan pendidikan bagiKepala Sekolah dan Guru. Peningkatan kemampuan tersebut akan berakibatpositif, yaitu makin meningkatnya efisien, mutu dan perluasan pendidikansekolah menengah.Untuk memperlancar kegiatan di atas agar lebih efektif dan efisienperlu informasi yang memadai. Sistem informasi ini di tingkat sekolahmenengah menyangkut dua hal pokok yaitu kegiatan pencatatan data(recording system) dan pelaporan ( reporting system ).Untuk memperlancar dua kegiatan tersebut diperlukan faktor-faktorpenunjang antara lain :1. format- format yang diperlukan2. Petunjuk dan aturan yang berlaku3. Ketrampilan personil yang memadaiKegiatan –kegiatan yang dilakukan di sekolah menengah itu seringdisebut kegiatan administrsasi. Pencatatan dan perekaman data danpengaturan sumber data di sekolah yang rapi / teratur dan benar sangatdiperlukan dalam system informasi. Untuk itu pedoman administrasi secaratertulis bagi sekolah menengah memegang peranan yang penting dalam

kegiatan administrasi. Kepala Sekolah memiliki patokan –patokan untukmenjabarkan lebih lanjut kebijakan – kebijakan pemerintah dalampenyelenggaraan Sekolah MenengahADMINISTRASI TATA USAHA SEKOLAHKegiatan Tata Usaha Sekolah terdiri dari :a. ADMINISTRASI KEPEGAWAIANBuku pedoman Administrasi Kepegawaian menguraikan kegiatanyang berkaitan dengan kepegawaian, tugas dan tanggung jawab pengelolaansatuan pendidikan dan peningkatan tata usaha kepegawaian di sekolah.Sebagai perlengkapan tata laksana kepegawaian disediakan format-formatuntuk menata pelaksanaan kegiatan tertentu yang diperlukan. Sesuai denganprinsip tata laksana kepegawaian sekolah menengah yang menyeluruh danbrkelangsungan. Untuk itu telah diusahakan bentuk-bentuk pelayanan hakhakpegawai/guru yang bertugas di sekolah tertentu.Penggunaan format sesuai dengan kebutuhan pelaksanaan suatu kegiatanpelayanan administrasi dalam rangka pembinaan pegawai /guruberkelangsungan, berdasrkan ketentuan perundang –undangan yang berlaku.Dalam hal tersebut yang perlu disiapkan / disediakan :a.1. File Guru dan pegawai ( Dikumen guru dan pegawai )a.2. Buku induk guru dan pegawaia.3. Buku kendali ( buku jadwal kenaikan gaji berkala dan kenaikan tingkat )a.4. Buku DP3a.5. Buku DUKa.6. Buku Catatan kemajuan guru dan pegawaia.7. Buku cuti pegawai dan gurua.8. Buku mutasi pegawaia.9. Buku data sertifikat pelatihan/seminar guru dan pegawaia.10. Rencana pengembangan SDMa.11. Analisis kebutuham guruKeterangan :a.1 ( File Guru dan pegawai ) merupakan kumpulan data / berkas berkasmasing – masing guru dan pegawai seperti SK. pengangkatanpertama sampai dengan terakhir, SK berkala, Karpeg, Taspen, Ijasah,dll. Manfaat dari file guru dan pegawai untuk memudahkan mencaridata dan mencari arsip-arsip data guru dan pegawai.a.2. ( Buku Induk Guru dan pegawai ) merupakan buku yang berisi data –data guru dan pegawai manfaatnya untuk mengetahui jumlah guru ygada, dan urutan yang ke berapa mulai berada di instansi tersebut dll.a.3. ( Buku Kendali ) merupakan buku yang berisi tentang jadwal

kenaikan pangkat dan kenaikan gaji berkala bagi guru dan pegawai.Manfaatnya untuk mengetahui kapan guru atau pegawai akan naikpangkat dan kenaikan berkala.a.4. ( Buku DP3 ) merupakan buku yang berisi sekumpulan nilai atasprestasi kerja yang dilakukan. Manfaaatnya untuk syarat kenaikanpangkat dll.a.5. ( Buku DUK ) merupakan daftar urutan pangkat guru dan pegawai.Mafaat DUK untuk mengetahui urutan pangkat tertinggi sampai yangterendah.a.6. ( Buku Catatan kemajuan guru dan pegawai ) merupakan buku yangberisi tentang kejadian yang dilakukukan oleh masing – masing gurudan pegawai.a.7. ( Buku cuti guru dan pegawai ) merupakan buku yang berisi tentangguru dan pegawai yang mengajukan cuti. Contoh Cuti Melahirkan,Cuti besar dll.a.8. ( Buku Mutasi Pegawai ) merupakan buku yang berisi tentang catatanguru dan pegawai yang mutasi masuk atau mutasi keluar. Manfaatdari buu ini untuk mengetahui berapa guru dan pegawai yang berasaldari pindahan/mutasian dll.a.9. ( Buku data sertifikasi / seminar guru dan pegawai ) merupakan bukuyang berisi data masing-masing guru dan pegawai yang telahmengikuti pelatihan / seminar. Mafaat dari buku ini untuk mengetahuiberapa banyak dan macam pelatihan yang telah diikuti oleh guru danpegawai.a.10. ( Rencana Pengembangan SDM ) merupakan program sekolah yangdibuat oleh masing- masing urusan yang ada di sekolah, ini tertuang didalam RAPBS.a.11. ( Analisis kebutuhan guru ) untuk mengetahui berapa jumlah guruyang ada sesuai dengan bidang studi dan berapa jumlah guru yangkurang sehingga ketemu berapa jumlah guru yang dibutuhkan.(Tentunya dengan menggunakan rumus kebutuhan guru ).b. ADMINISTRASI KETATA USAHAANDalam hal tersebut yang perlu disiapkan / disediakan :b.1. Program kerja tata usahab.2. Absensi dan rekap absen guru dan pegawaib.3 Buku agenda masuk keluarb.4. Buku ekspedisib.5. Sistem penyimpanan arsipb.6. Pemanfaatan SIM/SIN/TINKeterangan :

b.1. ( Program kerja Tata Usaha ) merupakan rencana kerja ketatausahaanyang akan dilakukan selama tahun pelajaran berlangsung denganbertujuan supaya dalam melaksanakan tugas terarah sesuai programyang dibuat.b.2. Absensi dan rekap absen guru dan pegawai digunakan untuk mrngetahuikehadiran dan tidak kehadiran guru/pegawai dan jam berapa hadir danjam berapa pulang sedangkan rekap untuk mengetahui berapa jumlahmasing-masing guru yang tidak hadir dalam satu bulan.b.3. Buku agenda masuk keluar buku yang mencatat surat – surat masuk dankeluar.b4. Buku ekspedisi buku yang digunakn untuk tanda terima bilamengantarkan suratb5. Sistem penyimpanan arsip yaitu surat masuk dan surat keluar disimpansesui dengan kode-kode yang ada dan diurutkan sesuai tanggal masukatau keluar tujuan dari system menyimpanan ini untuk memudahkanmencari kembali surat yang masuk dan surat yang kelauar dll.b.6. Pemanfaatan SIM/SIN/TIN untuk mengetahui perkembangan suatusekolah.c. ADMINISTRASI KEUANGANDalam hal tersebut yang perlu disiapkan / disediakan :c.1 Buku Kas Umumc.2. Buku Kas Pembantuc.3. Laporan keuanganKeterangan :c.1. Buku Kas Umum merupakan buku yang mencatat penerimaan danpengeluaran yang dilakukan oleh bendahara tujuannya untukmengetahu berapa jumlah uang yang masuk dan berapa jumlah uangyang keluar sehingga bisa ketemu berapa saldonya setiap bulanc.2. Buku Kas Pembantu merupakan buku catatan pengeluaran secara rinciper mata anggaran.c.3. Laporan keuangan yaitu laporan keuangan sekolah yangdipertanggungjawabkan oleh Kepala Sekolah dan Bendaharad. ADMINISTRASI BARANGDalam hal tersebut yang perlu disiapkan / disediakan :d.1. Buku Induk / Inventaris barangd.2. Buku Non Inventarisd.3. Buku Pemeliharaand.4. Buku kendali / stok barangKeterangan :

d.1. Buku Induk / Inventaris barang buku yang mencatat tentang barang yangtelah diperoleh baik dari pembelian dari droping maupun dari bantuand.2. Buku Non Inventaris adalah buku yang mencatat barang-barang yanghabis pakai baik dari pembelian maupun bantuan.d.3. Buku Pemeliharaan adalah buku yang yang mencatat tentang barangbaranginventaris yang di perbaiki.d.4. Buku kendali / stok barang adalah buku yang mencatat masing-masingbarang untuk diketahui berapa jumlah barang yang masuk dan berapajumalah barang yang keluar sehingga diketemukan sisa barang.e. ADMINISTRASI KESISWAAMDalam hal tersebut yang perlu disiapkan / disediakan :e.1. Buku Induk Pegawaie.2. Klapere.3. Buku mutasi masuk, keluare.4. Buku Prestasie.5. Rekap absen siswae.6. Buku kumpulan nilaie.7. Daftar nominatif siswae.8. Foto copy ijasah/ DHUN/ Transkip/sertifikat siswa dan tamatane.9. Rapor siswaKeterangan :e.1. Buku Induk siswa buku yang mencatat tentang diri siswa yang diurutkansesuai dengan nomor induk siswa, selain data juga ditampilkan fotosiswa serta juga ditampilkan data pelaporan penilaian hasil belajar siswa.e.2. Klaper buku yang mencatat nama siswa menurut abjade.3.Buku mutasi masuk, mutasi keluar buku yang mencatat siswa yangpindah sekolah atau DO, serta mencatat siswa yang mutasi masuk didalam buku mutasi juga terdapat rekapitulasi keadaan siswa buku inisetiap bulan dipertanggung jawabkan kepada Kepala Sekolah.e.4.Buku Prestasi buku yang mencatat prestasi yang diraih siswa baikakademis maupun akademiase.5. Rekap absen siswa buku rekap yang berisi tentang rekap masing –masing siswa yang tidak hadir dalam satu bulan.e.6. Buku kumpulan nilai buku yang berisi tentang kumpulan nilai daribeberapa bidang studi mulai dari semester satu sampai semester duamanfaat dari buku ini untuk dipindahkan di buku induk siwa dalamlembaran pelaporan hasil belajar siswa.e.7. Daftar Nominasi siswa daftar susunan nama siswa yang akan mengikuti

Ujian Akhir Nasionale.8. Foto copy ijasah/ DHUN/ Transkip/sertifikat siswa dan tamatan :kumpulan ijasah siswa yang telah lulus, dikelompokkan sesuai tahunpelajarane.9. Rapor siswa : Buku hasil belajar siswa yang diberikan kepada siswasetiap semester.BAB IIIPENUTUPSekolah merupakan lembaga pendidikan yang menunjang pembangunanmasyarakat, oleh karena itu kegiatan sekolah dalam semua bidang harus relevandengan kegiatan masyarakat, khususnya masyarakat, dimana sekolah itu berada.Kegiatan kegiatan yang ada di tata usaha SMP Negeri 10 kota Probolinggoini, terutama yang menyangkut hak dan kewajiban guru dan pegawai merupakansebagian masyarakat kecil yang bertanggung jawab dan dipertanggujawabkan baikkepada (To Level Manajemen) yang dalam hal ini yaitu kepada Kepala Sekolahmaupun kepada guru dan pegawai yang bersangkutan sebagai pihak (Person toPerson).Tugas administrasi sekolah sebagai pengelola dan bertanggung jawab dalammengumpulkan, mengelola, memproses maupun menyimpan sebagai usaha untukpengelola (Data Base) baik untuk kepentingan sekolah pribadi maupun sebagaikegiatan dinas yang dalam hal ini bertindak sebagai supervisi.Jika terjadi kekurangan maupun kesalahan dalam hal ini bentuk pengelolaanmaupun bentuk pengarsipan, hendaknya dapat diketahui dari tindak lanjut adanyasupervise yang dilakukan oleh dinas, sehingga pihak administras nantinya dapatmengetahui maupun dapat melakukan koreksi dari tindakan yang telah dilakukanoleh dinas. Pihak dari Kepala Sekolah nantinya dapat dijadikan usaha urun rembukuntuk tugas penyempurnaan dan pengesahan dari setiap berkas maupun

pemberkasan yang telah dilakukan.

Pengelolaan Barang Inventaris SMP Negeri 1 Semanding iA.ALI IMRONPengelola Barang InventarisPEMERINTAH KABUPATEN TUBANDINAS PENDIDIKANSMP NEGERI 1 SEMANDINGJalan Penambangan, Semanding, Nomor 55 (0356) 326031 TubanE-Mail : smpn1semanding_tuban@yahoo.co.idOlehPengelolaan Barang Inventaris SMP Negeri 1 Semanding ii

KATA PENGANTARHALAMAN JUDUL ............................................................................................... iDAFTAR ISI ........................................................................................................... iiKATA PENGANTAR ... .. iiiBAB I PENDAHULUANA. Latar Belakang ................................................................................. 1B. Tujuan Penulisan .............................................................................. 2C. Barang Inventaris dan Pengurusannya ............................................. 2BAB II SIKLUS PENGELOLAAN BARANG INVENTARISA. Perencanaan...................................................................................... 3B. Penentuan Kebutuhan ...................................................................... 4C. Penganggaran ................................................................................... 4D. Pengadaan......................................................................................... 4E. Inventarisasi ..................................................................................... 4F. Penyimpanan ................................................................................... 5G. Penyaluran ....................................................................................... 6H. Pemeliharaan .................................................................................... 6I. Pengamanan ..................................................................................... 7J. Pemanfaatan ..................................................................................... 7K. Penghapusan .................................................................................... 8BAB III PENUTUPA. Kesimpulan ...................................................................................... 9B. Sasaran ............................................................................................. 9LAMPIRAN-LAMPIRANPengelolaan Barang Inventaris SMP Negeri 1 Semanding iii

KATA PENGANTARTiada kata yang patut kami sampaikan kecuali ucapan syukur AlhamdulillahKehadirat Allah S.W.T. karena hanya dengan rahmat, taufiq dan hidayah-Nyalahpenulis dapat menyelesaikan makalah ini. Adapun judul makalah ini adalahPENGELOLAAN BARANG INVENTARIS DI SMP NEGERI 1 SEMANDINGMaksud dari penyusunan makalah ini adalah untuk memenuhi persyaratanpelatihan jardiknas yang diselenggarakan di ICT Center Tuban pada tanggal 19sampai dengan 23 Nopember 2007.

Kami menyadari sepenuhnya, bahwa makalah ini jauh dari sempurna. Untukitu kami mengharapkan segala kritik dan saran yang bersifat membangun demipenyempurnaan makalah ini.Kepada semua pihak yang membantu tersusunnya makalah ini, kamimengucapkan banyak terima kasih.Akhirnya kami mengharap, mudah-mudahan makalah ini bermanfaat bagikita semua.Sekian.Tuban, Desember 2007PenulisPengelolaan Barang Inventaris SMP Negeri 1 Semanding 1

PENDAHULUANA. LATAR BELAKANGParadigma pengelolaan di suatu instansi pendidikan yang berorientasi padaOtonomi Daerah memberikan kewenangan yang demikian luas sehingga perludilakukan upaya-upaya pengelolaan penyempurnaan terhadap ketentuan yangterintergrasi, termasuk pengelolaan barang inventaris. Barang inventaris sebagaisalah satu unsur penting dalam sarana penunjang keberhasilan penyelenggaraanpendidikan harus dikelola dengan baik dan benar sehingga dapat terwujudakuntabilitas dalam pengelolaannya.Keberhasilan output suatu lembaga pendidikan tidak luput adanya fasilitasfasilitasyang memadai dan terkelola. Dengan adanya fasilitas ataupun sarana yangterus menerus diberdayakan / dipergunakan oleh banyaknya personil sekolah, siswa,guru ataupun orang tua siswa maka perlu adanya perawatan yang baik, terus-menurusdan berkelanjutan.Pengelolaan barang inventaris tidak melulu pada administrasi pada buku sajatapi pengelolaan barang inventaris meliputi kegiatan perencanaan, penentuankebutuhan, penganggaran, pengadaan, inventarisasi, penyimpanan, penyaluran,pemeliharaan, pengamanan, pemanfaatan serta penghapusan.

BABIPengelolaan Barang Inventaris SMP Negeri 1 Semanding 2B. TUJUAN PENULISAN1. Memenuhi persyaratan pelatihan jardiknas yang diselenggarakan di ICTCenter Tuban pada tanggal 19 sampai dengan 23 Nopember 2007;2. Menyeragamkan langkah dan tindakan yang diperlukan dalam pengelolaanbarang inventaris sesuai dengan ketentuan yang berlaku;3. Pedoman pelaksanaan pengelolaan barang inventaris bagi pengelola baranginventaris sehingga dapat dipakai sebagai acuan oleh semua pihak.C. BARANG INVENTARIS DAN PENGURUSANNYA1. Pengertian Barang InventarisBarang inventaris adalah semua kekayaan baik yang dimiliki maupun dikuasaiyang berwujud, baik yang bergerak maupun tidak bergerak beserta bagianbagiannyaataupun merupakan satuan tertentu yang dapat dinilai, dihitung, diukuratau ditimbang.2. Barang Inventaris dan PengurusannyaBarang inventaris merupakan bagian dari aset daerah berupa barang bergerak dantidak bergerak yang dimiliki/dikuasai pemerintah daerah yang sebagian atau

seluruhnya dibeli atas beban APBD serta perolehan lain yang sah yang terdiri :a. Barang-barang yang dimiliki/dikuasai oleh pemerintah daerah danbarang-barang yang diserahkan penggunaannya pada instansi/lembagapemerintah daerah maupuan instansi/lembaga lainnya berdasarkanketentuan yang berlaku.b. Barang-barang yang dimiliki/dikuasai oleh instansi/lembagaPengelolaan Barang Inventaris SMP Negeri 1 Semanding 3

SIKLUS PENGELOLAANBARANG INVENTARISSiklus pengelolaan barang merupakan rangkaian kegiatan dan atau tindakan yangmeliputi :A. PERENCANAANAdalah kegiatan dan tindakan untuk menghubungkan kegiatan yang telah laludengan keadaan yang sedang berjalan sebagai dasar dalam melakukan tindakanyang akan datang.Untuk melakukan perencanaan dan penentuan kebutuhan barang harus didasarkanalas an tertentu, yaitu :1. Untuk mengisi kebutuhan barang karena terjadinya perkembangan organisasiatau personil2. Adanya barang-barang yang rusak, dihapus, dijual, hilang, mati atau sebablain yang dapat dipertanggungjawabkan sehingga memerlukan penggantian3. Adanya peruntukan barang yang didasarkan pada jatah perorangan, jikaterjadi mutasi personil sehingga turut mempengaruhi kebutuhan barang4. Untuk menjaga tingkat persediaan barang bagi setiap tahun anggaran bersangkutanagar efisien dan efektif5. Pertimbangan teknologi.

BABIIPengelolaan Barang Inventaris SMP Negeri 1 Semanding 4B. PENENTUAN KEBUTUHANAdalah kegiatan atau tindakan untuk merumuskan rincian kebutuhan padaperencanaan sebagai pedoman dalam melaksanakan pemenuhan kebutuhanbarang daerah yang dituangkan dalam perkiraan anggaran.C. PENGANGGARANAdalah kegiatan penyusunan harga pada masing-masing barang denganmemperhatikan standarisasi sarana dan prasarana perkantoran dan standarisasiharga. Penganggaran disesuaikan dengan RAPBS yang sebelumnya telah digodokbersama komite sekolah.D. PENGADAANAdalah kegiatan untuk melakukan pemenuhan kebutuhan barang dan jasa.Pengadaan barang menggunakan skala prioritas dan menyesuaikan anggaran yangada. Agar pengadaan dapat berjalan efektif dan efisien perlu membentuk panitiapengadaan yang melibatkan seluruh personil sekolah, termasuk komite sekolah.E. INVENTARISASIAdalah kegiatan untuk melakukan penghitungan, pencatatan data dan pelaporanbarang dalam pemakaian.

Dalam usaha tertib adminstrasi, pengelolaan barang inventaris agar dicatat secararapi dan teratur. Dalam pencatatan tersebut dipergunakan kartu-kartu/buku-bukusebagai berikut :1. Buku Inventaris model INV.12. Kartu Inventaris Barang (KIB), terdiri dari :Pengelolaan Barang Inventaris SMP Negeri 1 Semanding 5KIB A. Tanah Model INV.2KIB B. Gedung Model INV.3KIB C. Kendaraan Bermotor Model INV.4KIB D. Barang Lainnya Model INV.53. Kartu Inventaris Ruangan (KIR)Pengisian kartu-kartu/buku-buku tersebut telah diatur dalam Lampiran KeputusanMenteri Dalam Negeri Nomor 152 Tahun 2004 Tentang Pedoman PengelolaanBarang Daerah pada Bab VI.Contoh pengisiannya seperti terlampir.F. PENYIMPANANAdalah kegiatan untuk melakukan pengurusan penyelenggaraan dan pengaturanbarang persediaan di dalam gudang/ruang penyimpanan.Kegiatan penyimpanan yaitu :1. Menerima, menyimpan, mengatur, merawat dan menjaga keutuhan barangdalam gudang penyimpanan agar dapat dipergunakan sesuai dengan rencanasecara tertib, rapi dan aman2. Menyelenggarakan administrasi penyimpanan atas semua barang yang adadalam ruang3. Melakukan stock opname secara berkala ataupun insidentil terhadap barangpersediaan yang ada di dalam gudang agar persediaan selalu dapat memenuhikebutuhan4. Membuat laporan tentang keadaan penyimpanan sesuai ketentuan yang berlakuPengelolaan Barang Inventaris SMP Negeri 1 Semanding 6G. PENYALURANAdalah kegiatan untuk menyalurkan barang dari gudang ke pihak yangmembutuhkan.Kegiatan penyaluran yaitu :1. Menyelenggarakan penyaluran barang kepada pihak yang membutuhkan2. Menyelenggarakan administrasi penyaluran dengan tertib dan rapi3. Membuat laporan tentang keadaan penyaluran sesuai dengan ketentuan yangberlakuH. PEMELIHARAANAdalah kegiatan atau tindakan yang dilakukan agar semua barang selalu dalamkeadaan baik dan siap untuk digunakan secara berdaya guna dan berhasil guna.Penyelenggaraan pemeliharaan dapat berupa :1. Pemeliharaan ringan adalah pemeliharaan yang dilakukan sehari-hari olehpemakai/pengurus barang tanpa membebani anggaran2. Pemeliharaan sedang adalah pemeliharaan dan perawatan yang dilakukansecara berkala oleh tenaga terdidik yang mengakibatkan pembebanananggaran3. Pemeliharaan berat adalah pemeliharaan dan perawatan yang dilakukan secarasewaktu-waktu oleh tenaga ahli yang pelaksanaannya tidak dapat diduga

sebelumnya, tetapi dapat diperkirakan kebutuhannya yang mengakibatkanpembebanan anggaran.Pengelolaan Barang Inventaris SMP Negeri 1 Semanding 7I. PENGAMANANAdalah kegiatan tindakan pengendalian dalam pengurusan barang dalam bentukfisik dan administratif.Tindakan pengamanan dititikberatkan pada pengamanan secara fisik danadministratif, sehingga barang inventaris tersebut dapat dimanfaatkan secaraoptimal.a. Pengamanan Fisik Barang Bergerak dilakukan dengan cara :Pemanfaatan sesuai tujuanPenyimpanan / penggudangan, baik tertutup maupun terbukaPemasangan tanda kepemilikanb. Pengamanan Fisik Barang Tidak Bergerak dilakukan dengan cara :PemagaranPemasangan plang tanda kepemilikanPenjagaanPengamananc. Pengamanan secara administratif dapat dilakukan dengan cara :Pencatatan secara tertib dan teraturPenyelesaian bukti kepemilikanPemasangan label kode barangJ. PEMANFAATANAdalah pendayagunaan barang oleh pihak yang membutuhkan tanpa merubahstatus kepemilikanPengelolaan Barang Inventaris SMP Negeri 1 Semanding 8K. PENGHAPUSANPada prinsipnya barang inventaris dapat dihapuskan dengan mempertimbangkanalasan-alasan yang benar dan melalui prosedur yang sesuai dengan ketentuanyang ada.Alasan-alasan yang digunakan dalam penghapusan diantaranya adalah :Secara fisik rusak berat dan tidak ekonomis bila diperbaikiTidak dapat dipergunakan secara optimalTelah melampaui batas waktu penggunaan/kadaluarsaMengalami perubahan dasar spesifikasiHilang karena bencanaBerkurang ukurannya karena penggunaanPengelolaan Barang Inventaris SMP Negeri 1 Semanding 9

PENUTUPA. KESIMPULAN1. Makalah ini dibuat sederhana yang berisi pokok-pokok kegiatan pengelolaanbarang inventaris2. Agar pengelolaan dapat menghasilkan kinerja yang optimal diperlukan keterlibansemua komponen sekolah3. Makalah ini dapat menjadi media pengingat petugas pengelola barang inventarisagar diperoleh hasil yang optimal, khususnya penulisB. SASARAN1. Sekolah sebagai pihak yang punya kerja atau yang berkepentingan harus proaktif

2. Semua komponen sekolah (Kepala Sekolah, Guru, Staf, dan Siswa) harus bahumembahu,seia sekata dalam pengelolaannya3. Komite sekolah sebagai wakil dari masyarakat harus berperan akhtif sesuai tugasdan fungsinya4. Cabang Dinas Pendidikan, Dinas Pendidikan Kabupaten, Dinas PendidikanPropinsi maupun pusat wajib memberi saran dan dukungan untuk mewujudkantertib administrasi5. Kita bekerja dan berdoa, semoga Allah SWT senantiasa melimpahkan petunjukdan bimbingan-Nya sehingga kita meraih kesuksesan dalam pekerjaan kita, Amin.

BABIIIPengelolaan Barang Inventaris SMP Negeri 1 Semanding 10Model INV.1BUKU INVENTARISPROPINSI : JAWA TIMURKABUPATEN/KOTA : TUBANUNIT : DINAS PENDIDIKANNAMA KANTOR/UNIT KERJA : SMP NEGERI 1 SEMANDING No. Kode Lokasi :00.13.15.17.06.52.01.01.81N O M O R Spesifikasi BarangJ u m l a hNo. Sertifikat/ Asal / Cara Tahun Beli/Ukuran Barang/KeadaanNo.Kode Nama / Jenis Merek/ No. Pabrik Perolehan PerolehanKonstruksi Satuan Barang Barang Harga Ket.Urut BarangRegisterBarang Type No. ChasisBahanBarang (P.S.D) (B/RR/RB)No. Mesin1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 1213 14 151. 01.01.01.010001 Tanah untuk sarana 35181210400001 - Hibah 29-12-198116830 m2 Bidang1 -- 1 4.914.900ExdiknasPendidikan 20-02-1990 ( P & K )Bang. Gedung Pendidikan2. 06.01.10.010002-13 Kantor 87 th. 1983 Beton Hibah 28-11-1983154 m2 Unit - -1 1 12.656.350Exdiknas3. 06.01.12.020014-15 Guru & Ketrampilan 87 th. 1983 Beton Hibah 28-11-1983150 m2 Unit 1 -- 1 12.327.600

Exdiknas4. 06.01.10.010016 Perpustakaan 87 th. 1983 Beton Hibah 28-11-198390 m2 Unit 1 -- 1 7.396.600Exdiknas5. 06.01.10.010017-24 Theori I 87 th. 1983 Beton Hibah 28-11-1983567 m2 Unit - 26 8 26.593.500Exdiknas6. 06.01.10.010024-25 WC Murid 87 th. 1983 Beton Hibah 28-11-198360 m2 Unit - -2 2 6.260.750Exdiknas7. 06.01.05.010026 Laboratorium 87 th. 1983 Beton Hibah 28-11-1983126 m2 Unit 1 -- 1 10.355.200Exdiknas8. 06.01.13.020027 Rumah Penjaga Sek. 87 th. 1983 Kayu Hibah 28-11-19837 m2 Unit - -1 1 400.000Exdiknas9. 09.02.02.010028 Sepeda Pancal PHOENIX Besi Hibah 1983 Buah- -1 1 50.000Exdiknas10.12.01.01.010029 Mesin ketik Brother G.2341042 Baja Hibah 1983 Buah- -1 1 150.000Exdiknas11.12.01.04.020030-32 Almari plat 180x90x45 Plat Hibah 1983 Buah1 11 3 225.000Exdiknas12.12.01.04.020033-34 filling cabinet Elite Plat Hibah 1983 Buah1 1- 2 100.000Exdiknas13.12.01.04.060035 Brankas Royal Metal Hibah 1983 Buah1 -- 1 365.000Exdiknas14.

12.01.04.120036 Almari kaca Kayu+KacaHibah 1983 175x45x45 Buah- -1 1 75.000Exdiknas15.17.01.04.070037 Matras Busa Hibah 1983 2x3 m Buah- -1 1 30.000Exdiknas16.12.01.05.070038-48 Papan tulis lipat Kayu Hibah 1983 320x120 Buah6 -5 11 55.000Exdiknas17.12.01.05.070049-52 Papan tulis biasa Kayu Hibah 1983 240x120 Buah- -4 4 8.000Exdiknas18.12.01.05.070053-64 Papan tulis daftar hadir Kayu Hibah 1983 60x60 Buah5 -7 12 20.000Exdiknas19.12.02.01.010065 Almari tinggi Kayu Hibah 1983 200x30x50 Buah- -1 1 160.000Exdiknas20.12.02.01.010066-70 Almari kotak Kayu Hibah 1983 100x40x180 Buah- 23 5 300.000Exdiknas21.12.02.01.010071-74 Almari simpan Kayu Hibah 1983 175x50x50 Buah- 13 4 200.000Exdiknas22.12.02.01.010075-76 Almari rak Kayu Hibah 1983 150x60x80 Buah- -2 2 50.000ExdiknasMengetahui Semanding, 31 Desember 2006

Kepala SMP Negeri 1 Semanding, Pengurus Barang,Pengelolaan Barang Inventaris SMP Negeri 1 Semanding 11Drs. KARDJI ALI IMRON NIP. 130354936 NIP. 132228047KARTU INVENTARIS BARANG (KIB) A. TANAHNO. KODE BARANG : 01.10.10.40.02NO. KODE LOKASI : 00.13.15.07.06.52.01.01.81 NO. REGESTER : 0001Status TanahJenis Barang/ S e r t i f i k a t BangunanAsal usul HargaNama BarangLetak / Alamat Hak(RibuanKeteranganLuas (m2)Tanggal NomorRupiah)1 2 3 4 5 6 7 8 9 10Tanah untuk 16830 Jl. Penambangan no 55 Pakai 20-02-1990 35181210400001- Hibah 4.914 ExdiknasSarana PendidikanSemanding, TubanMengetahui Semanding, 31 Desember 2006Kepala SMP Negeri 1 Semanding, Pengurus Barang,Drs. KARDJIALI IMRONNIP. 130354936 NIP. 132228047Pengelolaan Barang Inventaris SMP Negeri 1 Semanding 12KARTU INVENTARIS BARANG (KIB) B. GEDUNG NO. REGISTER : 1377-1384NO. KODELOKASI : 00.13.15.07.06.52.01.06.86 NO. KODE BARANG : 06.01.10.01Jenis Barang/ Kondi- KonstruksiBangunan Luas Letak / Lokasi Dokumen Gedung HargaNama Barang si Ba- Bertingkat/ Beton/LantaiAlamat LuasStatusNomor Kode Asal usul (Ribuan Keteranganngunantidak tidak (m)2Tanggal Nomor(m)2 TanahTanah Rupiah)1 2 3 4 6 7 8 9 10 11 12 13 14Theori II RR tidak BetonJl. Penambangan 06-06-86 80 th. 86 189 pakai - Hibah 30.000

Eksdiknasno. 55 SemandingTubanMengetahui Semanding, 31 Desember 2006Kepala SMP Negeri 1 Semanding, Pengurus Barang,Drs. KARDJIALI IMRONNIP. 130354936 NIP. 132228047Pengelolaan Barang Inventaris SMP Negeri 1 Semanding 13KARTU INVENTARIS BARANG (KIB) C. KENDARAAN BERMOTOR NO. REGISTER : 1377-1384NO. KODE LOKASI :00.13.15.08.01.03.20.005 NO. KODE BARANG : 1437Nomor Tahun B.P.K.BJenis Barang/ Pembua-Pembe-Nomor Asal usul Harga KeteranganNama BarangMerek Type CC Warna Rangka Mesintan lian PolisTanggalNomor(Ribuanrupiah)1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15Sepeda Motor Suzuki RC100 100 Hitam MHDRC100PVJ-341848 E104-ID 5650661998 1998 S970809-09-1998 - SMP Terbuka 3.500 -(APBD I)Mengetahui Semanding, 31 Desember 2006Kepala SMP Negeri 1 Semanding, Pengurus Barang,Drs. KARDJIALI IMRONNIP. 130354936 NIP. 132228047Pengelolaan Barang Inventaris SMP Negeri 1 Semanding 14

KARTU INVENTARIS BARANG (KIB) D. BARANG INVENTARIS LAINNYA MODEL. INV. 5NO. KODE LOKASI : 00.13.15.07.06.52.01.09.83Kode Nama Barang / Nomor Tahun Asal usul HargaNo.Barang Jenis Barang Register Merek Type Bahan Pembe- UkuranAsalUsulCara Perolehan (Ribuan Rupiah) Keteranganlian1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 131. 09.02.02.01 Sepeda Pancal 0028 PHOENIX Besi 1983 Hibah Exdiknas 50

2. 12.01.01.01 Mesin ketik 0029 Brother G.2341042 Baja 1983 Hibah Exdiknas 1503. 12.01.04.02 Almari plat 0030-32 180x90x45 Plat 1983 Hibah Exdiknas 2254. 12.01.04.02 filling cabinet 0033-34 Elite Plat 1983 Hibah Exdiknas 1005. 12.01.04.06 Brankas 0035 Royal Metal 1983 Hibah Exdiknas 3656. 12.01.04.12 Almari kaca 0036 Kayu+Kaca 1983 175x45x45 Hibah Exdiknas 757. 17.01.04.07 Matras 0037 Busa 1983 2x3 m Hibah Exdiknas 308. 12.01.05.07 Papan tulis lipat 0038-48 Kayu 1983 320x120 Hibah Exdiknas 559. 12.01.05.07 Papan tulis biasa 0049-52 TP-4 Kayu 1983 240x120 Hibah Exdiknas 810. 12.01.05.07 Papan tulis daftar hadir 0053-64 Kayu 1983 60x60 Hibah Exdiknas 2011. 12.02.01.01 Almari tinggi 0065 Kayu 1983 200x30x50 Hibah Exdiknas 16012. 12.02.01.01 Almari kotak 0066-70 Kayu 1983 100x40x180 Hibah Exdiknas 30013. 12.02.01.01 Almari simpan 0071-74 Kayu 1983 175x50x50 Hibah Exdiknas 20014. 12.02.01.01 Almari rak 0075-76 Olivetti Kayu 1983 150x60x80 Hibah Exdiknas 5015. 12.02.01.01 Almari bahan 0077-80 Brother Kayu 1983 270x60x75 Hibah Exdiknas 20016. 12.02.01.01 Almari buku 0081-85 Olivetti Linea Kayu 1983 160x100x50 Hibah Exdiknas 20017. 12.02.01.04 Meja Pimpinan 0086-87 Olivetti Linea Kayu 1983 115x75x75 Hibah Exdiknas 5018. 12.02.01.04 Meja kerja 0088-108 Kayu 1983 120x60x75 Hibah Exdiknas 63019. 12.02.01.04 Meja murid 0109-324 Kayu 1983 120x48x62 Hibah Exdiknas 2.16020. 12.02.01.04 Meja murid 0325-340 Kayu 1983 120x48x62 Hibah Exdiknas 160Mengetahui Semanding, 31 Desember 2006Kepala SMP Negeri 1 Semanding, Pengurus Barang,Drs. KARDJIALI IMRONNIP. 130354936 NIP. 132228047This document was created with Win2PDF available at http://www.daneprairie.com.The unregistered version of Win2PDF is for evaluation or non-commercial use only.

http://www.pidra-indonesia.org/content/view/99/70/lang,id/

V.B. Administrasi Aset 1.    Barang Inventaris

Penataan Barang SATKER adalah bagian dari kegiatan Administrasi materiil yang meliputi semua jenis barang yang menjadi kekayaan negara dengan sifat terukur dalam satuan-satuan dan dapat dinyatakan dengan nilai uang. Pembukuan barang inventaris dan fisik lainya.  Fungsi pembukuan adalah mencatat, menyimpan dan menyajikan data barang.  Dengan demikian pembukuan barang bertujuan: i) menyajikan data secara tepat mengenai waktu penerimaan barang, jumlah barang dan tempat/lokasi barang; dan ii) mengamankan dokumen masing-masing barang secara keseluruhan.

Macam dan kegunaan Buku Barang adalah sebagai berikut: Buku Induk Penerimaan Barang, adalah buku yang dipergunakan untuk

mencatat semua penerimaan barang yang dilakukanoleh satuan pelaksana kegiatan PIDRA

Buku Induk Pengeluaran Barang, adalah buku yang dipergunakan untuk mencatat semua pengeluaran barang dari satuan pelaksana kegiatan PIDRA

Buku Barang Inventaris, merupakan buku pembantu yang kegunaanya untuk mencatat semua barang inventaris milik PIDRA kecuali inventaris tanah dan

bangunan serta inventaris alat pengankutan Buku Memorial, adalah buku pembantu yang digunakan untuk mencatat semua

barang yang belum jelasstatus kepemilikannya dan atau barang-barang bukan milik PIDRA

Buku Inventaris Tanah dan Bangunan, adalah buku pembantu yang dipergunakan untuk mencatat barang inventaris tanah dan bangunan milik PIDRA.

Macam dan kegunaan Kartu Barang.  Kartu ini dipergunakan untuk mencatat data suatu barang secara menyeluruh yang meliputi: spesifikasi barang, konstruksi barang, bagian-bagian lain/perlengkapan, cara perolehan/pengadaan, Instansi pemakai, lokasi instansi/lokasi barang, kondisi saat barang diperiksa, dan catatan mutasi perubahan barang.  Kartu barang terdiri dari:

Kartu persediaan, yang digunakan untuk mencatat jumlah serta mutasi barang yang ada di dalam gudang persediaan

Kartu Inventaris ruangan, yang digunakan untuk mencatat semua barang inventaris yang secara tetap berada di dalam suatu ruangan tertentu.

Penggolongan Barang.  Barang-barang milik negara/kekayaan negara dikelompokan menjadi beberapa golonngan barang yaitu:

Barang tidak bergerak: tanah, jalan dan jembatan, bangunan air, instalasi, jaringan, gedung dan monumen/ bangunan bersejarah

Barang bergerak: alat besar, alat angkut, alat bengkel dan alat ukur, alat pertanian, alat kantor dan rumah tangga, alat studio komunikasi dan pemancar, alat kedokteran dan kesehatan, alat laboratorium, koleksi perpustakaan/buku, barang kesenian/kebudayaan/olah raga, alat persenjataan dan komputer.

Hewan, ternak dan tanaman Barang persediaan: barang habis pakai, barang tak habis pakai dan barang bekas

pakai

Kodifikasi Barang. Pengkodean barang agar mengikuti Petunjuk Administrasi Material (PAM) Departemen Pertanian.  Kode barang terdiri dari 10 (sepuluh) ditambah 4 (empat) angka untuk nomor pendaftaran barang di UPB (Unit Pemakai Barang), dengan pengertian:

Kotak pertama menunjukkan kode golongan barang Kotak kedua dan ketiga menunjukkan bidang barang Kotak ke empat dan ke lima menunjukkan kode kelompok barang Kotak ke enam dan ke tujuh menunjukkan kode sub kelompok barang Kotak ke delapan sampai dengan sepuluh menunjukkan kode sub-sub kelompok

barang Kotak ke sebelas s/d empat belas menunjukkan nomor pendaftaran barang

dikantor/satuan kerja/proyek yang bersangkutan.

Pelaporan.  Dalam rangka tertib administrasi penatausahaan barang maka kepada setiap UPB (Unit Pemakai Barang), wajib membuat laporan inventaris barang yang meliputi Laporan Mutasi Barang Triwulan (LMBT-UPB) dan Laporan Tahunan (LT-UPB), dengan ketentuan sebagai berikut:

Laporan Mutasi Barang Triwulan (LMBT-UPB), yang dibuat dalam rangkap 4 (empat) dan disampaikan kepada PBI (Penguasa Barang Inventaris), PPBI (Pembantu PBI) terkait dan Irjen serta arsip UPB yang bersangkutan, waktu penyampaian LMBT-UP adalah satu minggu setelah triwulan terakhir.

ii. Laporan Tahunan (LT-UPB), yang dibuat dalam rangkap 4 (Empat) dan disampaikan kepada PBI, PPBI dan Itjen. Waktu penyampaian LT-UPB adalah 1 (satu) bulan setelah tahun anggaran yang bersangkutan berakhir atau selambat-lambatnya pada bulan Januari diterima oleh PBI, PPBI (terkait) dan Inspektorat Jendral Departemen Pertanian.

  [Kembali]

http://isnahanifah.blogspot.com/2009/05/penghapusan-barang.html

BAB I

PENDAHULUAN

Barang yang sudah lama disimpan dan tidak layak pakai, rusak berat,

hilang, maka dapat dihapuskan, namun permasalahannya tidak semua orang

terkait dengan tugas dan pekerjaan tersebut mengerti bagaimana pelaksaan

penghapusan barang yang benar sesuai prosedur. Umumnya penghapusan secara

fisik dilakukan namun secara administrasi tidak mengetahui caranya. Selain itu

penghapusan barang sering menjadi masalah dalam hal penggunaan ekonomis.

Seringkali tidak ditentukan berapa lama barang tersebut dapat digunakan

dan kapan barang tersebut harus dihapuskan, bahkan kadang barang yang sudah

lama rusak masih disimpan walaupun di gudang sudah tidak memadai lagi,

akhirnya disimpan di sembarang tempat sehingga memakan ruangan yang

seharusnya dapat berfungsi untuk kegiatan lainnya. Permasalahan yang lain

adalah kurangnya inventarisasi adanya barang yang hilang sebelum dihapus

merupakan perasalahan yang sering dihadapi di dalam suatu lembaga khususnya

lembaga pendidikan sehingga hal ini merupakan pemborosan dan merugikan

negara atau pemiliknya.

BAB II

PEMBAHASAN

2.1 Pengertian Penghapusan Barang Inventaris

Penghapusan barang inventaris adalah proses kegiatan yang bertujuan

untuk mengeluarkan/ menghilangkan barang-barang dari daftar inventaris karena

barang itu sudah dianggap tidak mempunyai nilai guna atau sudah tidak berfungsi

sebagaimana yang diharapkan terutama untuk kepentingan dinas, misalnya rusak,

susuk, mati, atau biayanya terlalu mahal kalau dipelihara/ diperbaiki.

Penghapusan sebagai salah satu fungsi sarana dan prasarana pendidikan

mempunyai arti :

a. Mencegah kerugian pemborosan biaya untuk keperluan pemeliharaan/

perbaikan.

b. Meringankan beban kerja dan tanggung jawab pelaksanaan inventaris

c. Membebaskan ruangan dari penumpukan barang yang tidak berguna

2.2 Tujuan Penghapusan Sarana dan Prasarana Pendidikan

Penghapusan sarana dan prasarana pendidikan memiliki tujuan :

1. Mencegah dan membatasi kerugian ataupun pemborosan biaya pemeliharaan

2. Meringankan beban kerja pelaksanaan inventaris

3. Membebaskan ruang dari penumpukan barang

4. Membebaskan barang dan tanggung jawab pekerja

2.3 Syarat-syarat Penghapusan Sarana dan Prasarana Pendidikan

a. Keadaan barang dalam rusak berat sehingga tidak dapat diperbaiki atau

digunakan lagi

b. Kegunaan tidak seimbang dengan pemeliharaan

c. Tidak sesuai lagi dengan kebutuhan saat ini

d. Terlalu lama disimpan sehingga mengakibatkan kerusakan

e. Penyusutan barang diluar kekuasaan pengurus

f. Apabila dilakukan pebaikan, akan menelan biaya yang besar

g. Barang yang secara teknis dan ekonomis kegunaannya tidak seimbang

dengan biaya pemeliharaa

h. Terjadi penyusutan diluar kekuasaan

i. Barang-barang tersebut sudah tidak mutahir lagi

j. Hilang akibat susut diluar kekuasaan pengurus barang

k. Musnah akibat bencana alam

l. Merupakan kelebihan persediaan

m. Hilang akibat pencurian

2.4 Pelaksanaan Penghapusan Sarana dan Prasarana Pendidikan

Pelaksanaan penghapusan barang inventaris di tiap instansi dari pusat

sampai daerah pada tiap permulaan tahun anggaran dilakukan oleh panitia

Peneliti/Penghapusan barang inventaris, dengan keputusan Unit Utama masing-

masing mewakili unsur keuangan, perlengkapan dan bidang teknis.

Panitia penghapusan barang inventaris tersebut bertugas untuk meneliti,

menilai barang-barang yang ada dan perlu dihapuskan, membuat berita acara,

melaksanakan penghapusan sampai melelang atau memusnahkan barang-barang

inventaris tersebut.

2.5 Jenis-jenis Penghapusan Sarana dan Prasarana Pendidikan

Dalam pelaksanaan penghapusan dikenal dua jenis, yaitu penghapusan melalui

lelang dan penghapusan melalui pemusnahan.

a. Penghapusan barang inventaris dengan lelang

Menghapus dengan menjual barang-barang melalui kantor Lelang negara.

Prosesnya sebagai berikut :

1. Pembentukan Panitia Penjualan

2. Melaksanakan sesuai prosedur lelang

3. Mengikuti acara pelelangan

4. Pembuatan ”Risalah Lelang” oleh Kantor Lelang

5. Pembayaran uang lelang

6. Biaya lelang dan lainya dibebankan kepada pembeli

7. Dengan perantara panitia lelang melaksanakan penjualan melalui kantor

lelang negara dan menyetorkan hasilnya ke Kas negara setempat,

kemudian menyampaikan.

b. Penghapusan barang inventaris dengan pemusnahan

Penghapusan barang inventaris dilakukan dengan memperhitungkan faktor-

faktor pemusnahan ditinjau dari segi uang. Oleh karena itu pemusnahan dibuat

dengan perencanaan yang matang dan dibuat surat pemberitahuan kepada

atasan dengan menyebutkan barang-barang apa saja yang hendak

disingkirkan.

Prosesnya adalah sebagai berikut:

1. Pembentukan panitia penghapusan oleh pimpinan Unit Utama

2. Sebelum barang dihapuskan perlu dilakukan pemilihan barangyang

dilakukan setiap tahun bersamaan dengan waktu memperkirakan

kebutuhan.

3. Panitia melakukan penelitian barang yang akan dihapus

4. Panitia membuat berita acara

5. Setelah mengadakan penelitian secukupnya barang-barang yang diusulkan

untuk dihapus sesuai Surat Keputusan dengan disaksikan oleh pejabat

pemerintah daerah setempat dan atau kepolisian, pemusnahannya

dilakukan oleh unit kerja yang bersangkutan, tata cara pemusnahannya

yaitu dengan cara dibakar, dikubur, dsb

6. Menyampaikan berita acara ke atasan/ Menteri sehingga dikeluarkan

keputusan penghapusan

7. Jika barang itu dimusnahkan, pimpinan unit utama membentuk dan

menugaskan panitia untuk melaksanakan pemusanahan yang harus

disaksikan oleh Pemda setempat.

2.6 Tata Cara Penghapusan Sarana dan Prasarana Pendidikan

a. Penghapusan barang yang rusak/tua/berlebih

1. Setiap pengurus membuat daftar barang inventaris yang akan diusulkan

untuk dihapuskan kepada pejabat yang berwenang

2. Pengurus menghimpun atau meletakkan barang yang akan diusulkan untuk

dihapuskan tersebut pada tempat tertentu yang telah ditetapkan oleh

pimpinan satuan kerja.

3. Pengurus mengusulkan penghapusannya kepada unit utamanya masing-

masing di daerah tingkat I.

4. Unit utama membentuk panitia penghapusan barang

5. Panitia memeriksa barang yang diusulkan untuk dihapuskan oleh unit kerja

dan panitia melaporkannya kepada pimpinan unit utama disertai dengan

usul/ rekomendasi penyelesaiannya.

6. Pimpinan unit utama meneliti barang yang diusulkan untuk dihapuskan

7. Jika barang yang akan dihapuskan seperti barang tidak bergerak, biro

perlengkapan akan meminta persetujuan/ izin tertulis dari menteri

keuangan diteruskan kepada biro hukum dan dinas Depdiknas untuk

dibuatkan surat keputusan (SK), di dalam SK tersebut terdapat cara

penghapusannya seperti melalui lelang atau pemusnahan.

b. Penghapusan barang yang hilang/dicuri/dirampok/diselewengkan

- Pimpinan unit satuan kerja bertanggung jawab atas barang yang hilang

melaporkan ke pimpinan unit dan kepolisian.

- Pihak kepolisian diharapkan mengeluarkan berita acara pemeriksaan dalam

waktu 3 bulan.

- Hasil penyelidikan berisikan tentang kehilangan, barang tersebut bukan

karena kelalaian petugas atau kehilangan yang disebabkan karena

kelalaian petugas.

- Pimpinan unit utama mengusulkan penghapusannya kepada menteri

dilampiri berita acara dan bukti setoran hasil penjualan, mentri

mengeluarkan surat keputusan (SK) penghapusannya.

- Penghapusan dari daftar inventaris dilakukan setelah SK penghapusan

dikeluarkan.

c. Penghapusan barang karena bencana alam

Tata caranya disamakan dengan penghapusan barang yang rusak/tua dengan

tambahan SK dari Pemda yang menyatakan bahwa daerah tersebut telah

terjadi bencana alam.

2.7 Landasan Hukum

Dalam pelaksanaan penghapusan barang-barang inventaris harus berlandaskan

hukum berwujud sebagai keputusan presiden, Keputusan Menteri, Instruksi

presiden, Peraturan Pemerintah, Surat Edaran Menteri/dewan pengawas

Keuangan, Undang-Undan Pembendaharaan Indonesia.

a. Perubahan Status Hukum

Perubahan status hukum adalah setiap tindakan hukum dari pemerintah daerah

yang mengakibatkan terjadinya perubahan status hukum pemilikan atas barang.

Perubahan status hukum barang disebabkan oleh tiga hal, yaitu:

1. Penghapusan barang

2. Penjualan barang

3. Tukar menukar

b. Perubahan status hukum terhadap barang milik negara/ daerah

Pelaksanaannya dilakukan berdasarkan peraturan yang berlaku. Pada prinsipnya

penjualan barang berdasarkan atas Peraturan Pemerintah tukar barang pada

prinsipnya dapat dilaksanakan dengan dasar peraturan Menteri.

DAFTAR PUSTAKA

Arum, Wahyu Sri Ambar. 2007. Manajemen Sarana dan Prasarana Pendidikan. Jakarta:

Multi Karya Mulia.

Tugas Diskusi Kelompok Mata Kuliah Manajemen Sarana & Prasarana

diposkan oleh isna hanifah di 5/11/2009 02:40:00 PM  

kategori Manajemen sarana dan prasarana pendidikan