Administração de ProjetosIniciação: elaborando um TAP

Prof. Robson Almeida

UNIP. Administração de projetos. Aula 3 – Fase de Iniciação de projetos [notas de aula]. Faculdade Online UVB, 2012.Acesso em: 09 mar. 2016.

Iniciação do Projeto

Processo de planejar os objetivos e a definição de ações necessárias para completar o projeto.

Envolve a identificação das atividades, a sequencia que acontece e uma estimativa, grosso modo, da

duração de cada atividade e dos recursos necessários para sua realização, estimando-se com

isso o orçamento e o cronograma iniciais do projeto.

Objetivo

Produção de um conjunto de documentos que justifique e defina o

projeto e forme a base para o gerenciamento durante as outras fases

do ciclo de vida desse projeto.

Esses documentos são o produto mais importante a ser produzido

nessa fase, pois maximizam as chances de se obter o produto certo,

dentro do prazo, de acordo com o orçamento e com as

características especificadas.

Um eficiente início de projeto resulta em fundamentação sólida para

o alcance dos objetivos

Etapas da Iniciação

Os documentos iniciais devem apresentar, de forma concisa, a

justificativa do projeto, os objetivos, os fatores críticos de sucesso,

os produtos intermediários, custos e benefícios, projetos

relacionados e os riscos aos quais o projeto está exposto.

A elaboração destes documento assegura com que tópicos principais

como necessidades e objetivos estejam completamente definidos ,

entendidos e aceitos por todos os envolvidos.

1. Indicação de um líder

Na fase embrionária do projeto, deve-se nomear uma pessoas que

será responsável por conduzir os primeiros estudos sobre a ideia e

seu desenvolvimento. Esse líder, que poderá ou não ser o futuro

gerente de projeto é responsável por:

• Definir os objetivos do projeto

• Coordenar a elaboração dos documentos iniciais do projeto

• Apresentar as conclusões e obter autorização para prosseguir

2. Identificação do patrocinador

O patrocinador é responsável pela direção estratégica do projeto. Ele

deve ter autoridade para definir os objetivos do projeto, assegurando

recursos para resolver prioridades organizacionais e conflitos.

São responsabilidades do patrocinador:

• Articular a alta administração para que o projeto receba recursos e prioridade;

• Assegurar com que as especificações e requisitos sejam alcançados

Na fase de iniciação:

• Deve definir as necessidades e objetivos do projeto;

• Assegurar suporte e apoio a equipe

3. Definição da necessidade/oportunidade

Projetos são criados a partir de necessidades ou de oportunidades. A correta identificação é fundamental para todo o desenvolvimento das atividades do projeto.

Tipicamente, uma necessidade ou uma oportunidade pode ser relacionada com:

• Prestar serviço mais eficiente;• Reduzir custos;• Gerar mais lucros;• Oferecer um novo produto;• Implantar um sistema mais confiável.

4. Definição do escopo geral do projetoRedija um texto conciso que trate do que o projeto vai cumprir e, seapropriado, o que está fora do escopo. O nível de detalhamento deste texto deve ser suficiente para se desenvolver a declaração de escopo na fase de planejamento.

5. Definição dos objetivos do projeto

Objetivos descrevem os produtos, serviços ou processos que o projeto quer realizar. Cada objetivo deve ser descrito de forma que se possa avaliar se ele foi alcançado, ao término do projeto. Eles são usados para medir o desempenho do projeto por meio dacomparação entre o que foi planejado e o que foi efetivamente realizado.

Alguns gerentes de projeto classificam os objetivos em torno de duas naturezas:

• Objetivos hard – Relacionados com a duração, o custo e a qualidade do produto do projeto;

• Objetivos soft – Relacionados com a forma como os objetivos serão atingidos, podendo incluir atitudes, comportamento, expectativas e comunicação.

5. Definição dos objetivos do projetoPara a correta definição do objetivo específico siga a regra “SMART”:

• Specífic (específico): Deve ser redigido de forma clara, concisa e compreensiva;

• Measurable (mensurável): O objetivo específico deve ser mensurável, ou seja, possível de ser medido por meio de um ou mais indicadores;

• Agreed (acordado): Deve ser acordado com as partes interessadas (Stakeholders);

• Realistic (realista): Deve estar centrado na realidade, no que é possível de ser feito considerando as premissas e restrições existentes;

• Time Bound (Limitado no tempo): Deve ter um prazo determinado para

sua finalização}

6. Identificação das Premissas e Restrições

Premissas são fatores que, para os propósitos do planejamento, sãoconsideradas verdadeiras, reais, ou certas. Por exemplo, se a data na qual uma pessoa-chave estiver disponível para o projeto é incerta, a equipe poderá assumir uma data de início específica. As premissas geralmente envolvem certo grau de risco. (PMBOK – PMI)

Restrições são fatores que limitam as opções da equipe de gerência do projeto. Por exemplo, um orçamento pré-definido é uma restrição que na maioria das vezes limita as opções da equipe com relação ao escopo, pessoal e prazos. Quando um projeto é desenvolvido sob contrato, as provisões contratuais são geralmente restrições. (PMBOK – PMI)

6. Identificação das Premissas e RestriçõesProjetos têm restrições em termos de tempo, recursos, equipamentos, instalações, etc. As restrições formam a base para a estratégia do projeto. Por exemplo, podemos decidir ampliar o prazo em função da indisponibilidade de uma determinada máquina por um período.

É importante identificar as restrições e premissas de um projeto, logo na fase inicial, antes que as atividades do projeto comecem para evitar iniciar projetos que não tenham suficiente fundamentação.

7. Identificação e envolvimento dos principais Stakeholders

A equipe do projeto deve identificar os stakeholders, determinar suas necessidades e expectativas, além de influenciar suas decisões de modo a assegurar o sucesso do projeto, pois o entendimento e o gerenciamento das necessidades bem como expectativas é crucial para o sucesso do projeto.

8. Identificação dos riscos potenciais

Projetos encerram incertezas, principalmente no seu início. Por isso, éimportante se elaborar um documento de estudo dos riscos ao qual oprojeto está exposto para identificar, quantificar, priorizar, e estabelecer estratégias de mitigação para os principais riscos.

Risco é qualquer fator que pode potencialmente afetar na capacidade do projeto concretizar seu resultado. Identificar o risco é reconhecer que algum evento pode se transformar num problema. Um risco não é um problema, pois problema é um risco que se materializou.

9. Estimativa de prazo

1. Divida o projeto em etapas distintas, e identifique as macro-atividades necessárias para completar o projeto.

2. Estabeleça uma seqüência e estime suas durações. 3. Identifique as atividades críticas. 4. Especifique o produto de cada etapa. 5. Elabore um cronograma mostrando as fases e as atividades

críticas. 6. Por último, Identifique pontos de medição e relação ao progresso

do projeto e assinale estes pontos no cronograma.

10. Estimativa de custo

Com base no cronograma, relacione os recursos necessários para realizar as atividades. Determine custos para os recursos e calcule o custo por atividade, por fase, e também o custo total estimado do projeto.

11. Escopo do projeto

O escopo do projeto especifica o que deverá ser feito, como as entregas intermediárias e as responsabilidades das partes envolvidas. É importante que a equipe defina o que está fora do escopo como forma de evitar conflitos mais tarde.

11. Escopo do projeto

12. Fatores críticos de sucesso

Para assegurar com que o projeto tenha progresso satisfatório devem ser identificados certos marcos com datas claramente definidas, pelas quais o progresso do projeto será medido, na medida em que os compararmos com os objetivos planejados.

Estes marcos podem ser usados para aprovar a conclusão de uma determinada fase e estabelecer uma decisão de parar ou prosseguir. Os fatores críticos de sucesso asseguram com que produtos e serviços entregues atendam aos objetivos com relação a prazo, custo e qualidade.

Exemplo de Termo de Referências (Project Charter)

Situação Atual:Explicar os eventos que conduzem a solicitação do projeto. Descreverprojetos relacionados que possam ter influenciado este projeto. Identificar quem está envolvido e a situação atual do projeto.

Objetivos do ProjetoInformar como os resultados do projeto beneficiam a empresa e auxiliam no alcance dos objetivos organizacionais ou corrigem um problema. Fornecer detalhes referentes ao custo benefício. Lembrar do SMART

Escopo do projetoEspecificar o que deverá ser feito, no caso das entregas intermediárias. É importante deixar claro o que está fora do escopo.

Exemplo de Termo de Referências (Project Charter)

Fatores Críticos de Sucesso:Fornecer uma lista de pelo menos cinco fatores de sucesso. Estas são áreas nas quais o projeto não pode falhar e as quais serão baseadas nos objetivos organizacionais a serem alcançados ou nos problemas a serem resolvidos.

Premissas e RestriçõesListar quaisquer fatores conhecidos que limitam a execução do projeto. A restrição mais freqüente é a data final do projeto. Para cada restrição listada, demonstrar de que maneira está limitando o projeto e quais seriam os benefícios da sua remoção.

Exemplo de Termo de Referências (Project Charter)

Autoridade no Projeto:Esta seção identifica os envolvidos no projeto e seus respectivos níveisde autoridade, quem tem competência para resolver conflitos e quemvai fornecer a direção geral para os esforços do projeto. Esta seção deve conter, no mínimo, os papéis e responsabilidades da equipe do projeto e dos stakeholders. Deve também identificar qualquer estrutura de controle ou comitê de direcionamento aos quais o projeto está ligado.

AprovaçõesRevisei as informações constantes do Termo de Referência datado de ______, e estou de acordo e compromissado com as bases estabelecidas neste documento.