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Administracióndel tiempo

Hoy en día la correcta administración del tiempo es indispensable dada la serie de actividades que debemos de atender, sobre todo porque nuestro negocio ocurre en tiempo real. Antes que nada debemos de recordar que la Administración del Tiempo es en realidad una habilidad que se desarrolla en el día con día y donde quizá algunos pequeños consejos podrán ayudarnos.

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Actualmente, ¿Cómo inviertes tu tiempo durante el día?

¿Estás seguro de ser tan e�ciente con tu tiempo como es posible?

Existen varias estrategias para el uso de nuestro tiempo y las mismas se emplean de forma efectiva como resultado de las buenas prácticas en este rubro. A continuación un breve resumen que esperamos te puedan generar inquietudes para que investigues sobre el tema por tu propia cuenta y encuentres más consejos que te encaminen a ser más e�ciente.

• Revisiones semanales. Parte de una estrategia exitosa para la Administración del Tiempo es llevar a cabo revisiones semanales sobre las actividades realizadas, las tareas hechas, las no hechas, el calen-dario y su apego, entre otros. Tener en mente las fechas compromiso es fundamental y más aún en la medida en que se aproximan estas fechas. De hecho nuestra rutina cotidiana debe ajustarse con base a los resulta-dos de estas revisiones semanales.

• Priorización de responsabilidades. Una recomen-dación es iniciar el día con las actividades de mayor complejidad y criticidad. Al arrancar el día nos encon-tramos frescos y tenemos mayor energía para concen-trarnos en éstas y dar lo mejor de nosotros mismos. También es aconsejable que busquemos retroali-mentación sobre aquellas actividades y tareas que sabemos son de mayor di�cultad, así conoceremos de primera mano y de forma activa si estamos o no desa- rrollando correctamente las mismas.

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• Bloques de tiempo para actividades específicas. Los bloques de actividades deben ser de alrededor de 50 minutos, máximo una hora y quizá en algunos casos es necesario un descanso después de sólo 30 minutos. Esto depende de la complejidad de las tareas de cada actividad y de la concentración que nos demande. Una vez que reanudemos las tareas es indispensable retomar las mismas a partir del punto en donde las dejamos. Lo que debemos de hacer durante el descan-so es reenergizarnos. La idea es establecer los bloques de tiempo en los momentos más productivos que tenemos durante el día. Es importante que durante estos espacios dedicados no nos distraigamos (sin llamadas, sin mensajes de texto, sin correo, sin celular, etc.), la idea es minimizar los distractores.

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• Posponer actividades innecesarias hasta que el trabajo importante ha sido concluido. Debemos de posponer todo aquello que puede esperar y que no es indispensable ejecutar sino hasta que hayamos termi-nado con lo prioritario. Esta puede ser la tarea más difícil dentro de las buenas prácticas de Adminis-tración del Tiempo. Por lo general las actividades que más nos gusta realizar son aquellas que podemos dejar para más tarde.

• Alcanzar logros reales. Al iniciar nuestras activi-dades y desarrollarlas quizá haya ocasiones en donde podemos percatarnos de que existen tareas que no habíamos planeado. Los detalles en nuestras asigna-ciones no siempre son evidentes, sino hasta que las realizamos. Aunque también debemos de considerar que el perfeccionismo es enemigo de lo bueno (en términos generales); especialmente cuando nos impiden iniciar con nuestras responsabilidades. El secreto es iniciar con las tareas lo más pronto posible e ir descubriendo aquellas que quizá no eran obvias en un inicio.

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• Identificar y solicitar ayuda de otros. Aprovechar la experiencia de nuestros compañeros de o�cina quienes tienen responsabilidades semejantes o bien buscar la ayuda de nuestros superiores cuando se requiera, especialmente ante situaciones poco comunes; así como también dejarnos ayudar cuando es necesario. Seguramente este tipo de apoyos nos ahorrará tiempo y será una de las mejoras formas de aprender y desarrollarnos en el día con día. Por supues-to será importante tomar notas de las tareas y activi-dades relevantes con el propósito de entender de mejor forma los procesos correspondientes. También es recomendable tener claros ejemplos sobre los casos más típicos y las excepciones que se pudieran presen-tar, sin dejar de lado el proceso de toma de decisión a seguir según se requiera.

En resumen lo importante es inten-tar una o varias de las recomenda-ciones que hemos enlistado, ya que así mejoraremos nuestra habilidad en la Administración del Tiempo, nada es tan exitoso como el mismo éxito que obtenemos al intentarlo la primera vez.

Para concluir agregamos otro par de ayudas efectivas sobre la Admin-istración del Tiempo:

• Desarrollar una lista simple de las “actividades por hacer”. Este listado te ayudará a identi�car las principales actividades, la razón por la cual se deben de desarrollar y la fecha en que deben ser concluidas.

• Plan de la semana/día. Anota tus citas y reuniones. Veri�ca este plan a primera hora por la mañana, así tendrás presente lo que debes realizar. También de ser posible chécalo al �nal del día y por supues-to no olvides tenerlo a la mano para ir actualizándolo según lo nece- sites. En lo posible desarrolla un plan mensual, seguramente tienes actividades que ocurren una o dos veces al mes.

Una de las metas es que te asegures de cómo estás organizando, priori-zando y ejecutando de manera exitosa tu agenda de actividades de forma cotidiana.

Artículo de Opinión

Ing. Guillermo SaldiernaDirector de Servicio al cliente

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